Agir en cas de manque de fonds à la caisse de Horns and Hooves LLP.

Compilé par la commission :

• Président de la Commission d'Audit : Dyagileva S.Yu.
• Membres de la commission d'audit : Uralova S.G., Charikov G.A.
• Comptable en chef de Horns and Hooves LLP : Pakhomova M.A.

À la suite de l'audit des activités financières et économiques de Horns and Hooves LLP pour la période du 12 juin 2011 au 6 juin 2012, ce qui suit a été établi :

1. Le solde des espèces dans la caisse enregistreuse, selon les documents de caisse partiellement restaurés, selon le livre de caisse, au 6 mars 2012, devrait être de 80 776 tenge 00 tiyn (quatre-vingt mille sept cent soixante-seize tenge 00 tiyn).

2. En fait, il n'y avait aucun solde de trésorerie dans la caisse enregistreuse. Le manque d'espèces à la caisse est de 80 776 tenge 00 tiyn (quatre-vingt mille sept cent soixante-seize tenge 00 tiyn).

3. Le manque d'espèces dans la caisse enregistreuse de Horns and Hooves LLP d'un montant de 80 776 tenge 00 tiyn (quatre-vingt mille sept cent soixante-seize tenge 00 tiyn) a été causé par la faute du comptable-caissier S.A. Bystrova.

4. Note explicative sur les raisons du manque d'argent dans la caisse enregistreuse de Horns and Hooves LLP, par l'ancien comptable-caissier S.A. Bystrova. non fourni.

Président de la Commission d'audit Dyagileva S.Yu.

Membre de la Commission d'Audit S.G. Uralova

Membre de la Commission d'Audit Charikov G.A.

Comptable en chef de Horns and Hooves LLP Pakhomova M.A.

Pour auditer la trésorerie stockée dans l'entreprise, un inventaire de caisse est réalisé. Le formulaire INV-15, l'échantillon de remplissage et les instructions d'inscription se trouvent ci-dessous sur la page.

Formulaire INV-15 : télécharger gratuitement (word)

Le contrôle peut être effectué aussi bien par l'administration fiscale que par le chef de l'organisation. Si l'entreprise procède à un audit si nécessaire, par exemple lors d'un changement de responsable financier, le rapport d'inventaire de trésorerie (INV-15) est établi en triple exemplaire : un pour les anciens et les nouveaux salariés et pour le service comptable. Si le contrôle est programmé, deux exemplaires suffisent. Vous pouvez utiliser le formulaire dans n'importe quel format qui vous convient - Word ou Excel. Un exemple de remplissage d'un rapport d'inventaire de caisse enregistreuse est ci-dessous.

Formulaire INV-15 : téléchargez le formulaire en Excel

Le gérant décide lui-même du moment où faire l'inventaire de la caisse enregistreuse. Mais il y a aussi des raisons obligatoires :

• avant de préparer les rapports annuels,
• quand les caissiers changent,
• si des vols, des pénuries ou des excédents sont constatés.

Formulaire INV-15 : remplissage d'un échantillon

Le rapport d'inventaire de trésorerie (formulaire INV-15) est rempli des deux côtés - le verso est nécessaire lorsque des écarts sont identifiés.

Téléchargez un exemple de remplissage de l'INV-15 au format Word ou Excel. Dans celui-ci, toutes les colonnes requises sont surlignées en couleur - vous ne pouvez pas vous tromper.

La procédure de réalisation de l'inventaire de trésorerie est fixée dans les documents internes de l'organisation. Voyons comment se déroule le processus de vérification et comment remplir les documents.

La procédure à suivre pour réaliser un inventaire de caisse

Ensuite, l'employé financièrement responsable remet un récépissé attestant qu'il a transféré toutes les recettes et ordres de dépenses au service comptable et que la trésorerie a été capitalisée. Ensuite, cet employé doit saisir manuellement son poste et sa date dans le rapport d'inventaire de caisse à la caisse, signer et déchiffrer la signature.

Assurez-vous de conclure un accord sur l'entière responsabilité financière avec l'employé financièrement responsable, sinon vous ne pourrez pas récupérer intégralement le déficit.

La partie suivante est remplie par la commission d'inventaire.

Rapport d'inventaire de trésorerie : formulaire à télécharger et exemple

Ci-dessous, nous avons discuté des questions fréquemment posées sur la procédure à suivre pour réaliser un inventaire de caisse et sur la manière de préparer les documents.

Quand faut-il faire un état des lieux de caisse ?

Les orientations méthodologiques du ministère des Finances n°49 énumèrent les cas où un inventaire de caisse est requis. Le contrôle est effectué lorsque :

• louer les biens de l'entreprise, les racheter ou les vendre,
• préparer les rapports annuels,
• changer d'employés financièrement responsables,
• constater un vol ou des dommages à des objets de valeur,
• des catastrophes naturelles, des incendies et d'autres situations d'urgence surviennent,
• liquider ou réorganiser la société.

Dans le même temps, les politiques comptables de l’organisation peuvent prévoir d’autres cas où un inventaire de caisse est requis. Formulaire INV-15, remplissage d'échantillons -

À quelle fréquence faut-il faire l’inventaire de sa caisse enregistreuse ?

La fréquence est fixée par le dirigeant et est indiquée dans les principes comptables de l’entreprise.

Qui peut faire partie de la commission d'inventaire des caisses ?

Si au moins un membre de la commission est absent lors du contrôle, ses résultats seront invalides.

Est-il possible de développer votre propre formulaire d'inventaire des espèces en caisse ?

Peut. Il n'est pas nécessaire d'utiliser le formulaire INV-15 ; il peut être remplacé par un document similaire. Mais il est préférable d'utiliser un acte d'inventaire de caisse tout fait. Vous pouvez télécharger le formulaire et un échantillon complété, dans lequel les lignes requises sont surlignées en couleur.

Conformément aux lois de la Fédération de Russie, les entités économiques, quelle que soit leur forme de propriété, sont tenues d'exercer un contrôle interne sur les activités financières (article 19 de la loi fédérale n° 402-FZ). Les documents comptables primaires et les documents de reporting stricts doivent être remplis dans un seul formulaire approuvé. Les rapports d'audit interne ne s'appliquent pas à ces documents, c'est pourquoi presque tous les comptables se demandent quel formulaire utiliser pour établir un rapport d'inventaire de trésorerie. Nous fournirons un échantillon de ce document et examinerons la procédure à suivre pour le remplir.

Raisons de l'inventaire

La forme de la loi (INV-15) a été recommandée par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie n° 88 du 18 août 1998 comme obligatoire et s'appelait « Loi sur l'inventaire des espèces ».

Des modifications au document ont été apportées le 27 mars 2000. Et à partir du 01/01/2013, le formulaire INV-15 a été transféré dans la catégorie recommandée (inf. Ministère des Finances de la Fédération de Russie N PZ-10/2012).

• La nécessité de procéder à un inventaire des espèces à la caisse d'une entreprise peut survenir dans plusieurs cas.
• Remplacement d'un caissier en cas de son licenciement.
• Remplacer un caissier pendant ses vacances ou son absence temporaire pour une autre raison.
• Des informations ont émergé sur des violations existantes de la discipline financière de la part du caissier.

A la veille du contrôle de l'État.

La nécessité, la faisabilité et la fréquence de ce type de travail d'audit sont déterminées par le chef de l'entreprise, de l'institution ou de l'organisation.

Le contrôle des caisses est effectué par une commission spécialement désignée à cet effet.

• Caractéristiques de l'audit de trésorerie
• Les employés qui jouissent de la confiance de la direction de l'entreprise sont généralement embauchés pour le poste de caissier. Personnes non agréées :
• avec un casier judiciaire exceptionnel ;

inscrit dans un dispensaire psychoneurologique ;

• alcooliques ou toxicomanes.
• Lors de la nomination d'une commission chargée de vérifier le solde des espèces en caisse, les relations familiales du caissier et des membres de la commission et les relations personnelles sont prises en compte. Les personnes suivantes sont généralement nommées à la commission :
• l'un des dirigeants de l'entreprise ;
• employé comptable;

caissier remettant la caisse enregistreuse ;

caissier acceptant de l'argent.

Il est possible de désigner un représentant d'un cabinet d'audit indépendant à la commission.

Exemple de commande pour remplacer un caissier

Le document est rédigé sur papier à en-tête de l’organisation sous forme libre. Il est obligatoire d'indiquer :

• données personnelles et position du remplaçant ;
• la durée prévue d'exercice des fonctions de caissier ;
• montant (pourcentage) du complément de rémunération pour cumul de postes ou son absence.

Formulaire d'arrêté approuvant la composition de la commission d'audit

Pour procéder à un contrôle du respect de la discipline de trésorerie ou à un audit du solde de trésorerie, comme indiqué ci-dessus, une commission est désignée. Un exemple d'arrêté sur sa composition est donné ci-dessous.

La procédure pour remplir l'acte INV-15

Le caissier est informé du rapport d'inventaire de caisse à la caisse de l'entreprise plusieurs jours avant le contrôle. Cela permet de préparer les documents nécessaires et simplifie le travail des membres de la commission. Le caissier prépare un rapport final qui sert de base à l'audit. La notification peut être faite oralement ou sous forme de prise de connaissance de la commande.

Veuillez noter que si un audit soudain du solde de trésorerie est effectué, seul le salarié préparant la commande concernée doit en être informé.

Le moment du contrôle de trésorerie dépend de la taille de l'entreprise et du volume des mouvements de trésorerie. Il faut généralement une à trois heures pour vérifier l'argent à la caisse. Chaque entreprise dispose d’un montant maximum de liquidités autorisé.. Ce montant pourra être dépassé les jours de paie et en cas de force majeure. Ces jours-là, les audits ne sont généralement pas effectués. Toutefois, le contrôle du respect de la limite fait partie des tâches de l'audit.

Le formulaire INV - 15, bien qu'il soit facultatif, est recommandé aux entreprises de le remplir en cas de contrôle de caisse. Les inspections gouvernementales exigent rarement de tels documents, mais il peut être nécessaire de les fournir. Par exemple, lors d'un contrôle préalable à l'enquête dans le cadre de la décision d'ouvrir une procédure pénale. Vous pouvez utiliser un formulaire gratuit (informations du ministère des Finances de la Russie N PZ-10/2012), mais toutes les autorités de régulation ne le savent pas.

Tous les membres de la commission doivent être présents lors de la réalisation d'un inventaire.. Le contrôle s'effectue selon le schéma ci-dessous.

Compter l'argent. La forme du recalcul peut être différente. À la fois automatique et manuel. Les billets de différentes coupures sont comptés séparément. Dans les petites entreprises et avec un petit montant, le calcul de tout l’argent peut se faire sur une seule ligne.

Lors de la deuxième étape, les documents de caisse sont vérifiés. Le document principal est le livre de caisse. Les premiers rapports du caissier servent de base. À carreaux:

• bons de réception. Leur présence et leur respect de l'inscription au livre sont comparés ;
• faire de même en vérifiant les bons de dépenses et leur livret d'enregistrement ;
• les fiches de paie et leur enregistrement ;
• journal des sommes déposées.

Lors de l'audit, les dates indiquées dans les documents primaires sont comparées aux dates de leur enregistrement dans les journaux, et un calcul arithmétique du solde de trésorerie est effectué et celui-ci est comparé au solde réel.

La forme de remplissage des documents de caisse primaires est contrôlée. Il ne doit y avoir aucune correction ni rature ; les signatures des employés responsables doivent correspondre aux échantillons originaux. Dans le même temps, le respect des limites de trésorerie, la correspondance correcte des comptes et le dépôt en temps opportun des sommes impayées sont vérifiés.

Comment remplir un rapport sur les résultats d'un contrôle de caisse

Tous les résultats de l'inspection sont saisis dans un formulaire INV-15 pré-imprimé. Le débit du compte 50 « Trésorerie » doit coïncider avec le solde de trésorerie réel. Si un écart est constaté dans le solde général, le rapprochement est effectué à l'aide des bons de caisse et des rapports de caisse.

Les résultats finaux de l'audit sont inscrits dans les sections appropriées de la deuxième feuille du formulaire INV-15. Vous trouverez ci-dessous un exemple de rapport d'inventaire de trésorerie, formulaire INV-15.

Les formulaires de déclaration stricts, les cachets et les titres sont vérifiés individuellement et les résultats sont saisis dans un formulaire correspondant au formulaire INV-16. Le formulaire INV-16 peut être consulté et téléchargé à partir de ce lien.

A l'issue du contrôle (audit), l'acte doit être signé par tous les membres de la commission et remis au gérant pour examen. Le gestionnaire prend une décision sur le rapport d'inspection et certifie le rapport par sa signature.

Affichage d'un excédent ou d'un déficit

Si un excès est détecté, vous devez comprendre la raison de sa formation. Si une erreur de comptage est identifiée, le comptable procède aux ajustements appropriés ; sinon, il comptabilise le montant en fonds non comptabilisés, au débit 50-1 et au crédit 91-1 autres revenus (inventaire identifié). Des formulaires de déclaration stricts sont effectués à l'aide du débit 006. Les écritures correspondantes sont effectuées dans les livres de caisse.

L'établissement de l'acte INV-15 implique la présence d'une explication du caissier concernant l'identification des excédents ou manques d'espèces dans la caisse. Si le caissier est reconnu fautif, des mesures disciplinaires et des dispositions de pleine responsabilité financière en termes d'indemnisation des pertes pourront lui être appliquées. L'indemnisation des pertes s'effectue au débit du compte 73 « Règlements avec le personnel pour d'autres opérations » - « Calculs d'indemnisation des dommages matériels »

Le caissier a le droit de ne pas signer l'explication. Ce fait est consigné sur la deuxième feuille de l'acte INV-15 avec les signatures des autres membres de la commission. Les documents concernant un caissier qui a commis une pénurie importante peuvent être transférés aux autorités chargées de l'enquête. La comptabilisation des résultats de l'inventaire est reflétée dans le reporting du mois au cours duquel il a été réalisé.

Le but des contrôles d'inventaire de la caisse enregistreuse d'une entreprise est de contrôler le mouvement des espèces. L'importance fondamentale des audits est également de protéger les employés de toute responsabilité en cas de violations de leurs prédécesseurs, de constituer une réserve pour pourvoir les postes et d'accroître la responsabilité des caissiers. Pour refléter les résultats de l'inventaire, vous devez remplir le formulaire INV-15 et le faire certifier par les signatures de tous les membres de la commission d'audit.

Nouveau formulaire "Loi sur l'inventaire de trésorerie" officiellement approuvé par le document approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 N 88.

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La caisse de l'entreprise peut stocker :

• espèces;
• titres;
• documents monétaires (timbres, billets d'avion et de train, bons, etc.) ;
• formulaires de déclaration stricts.

Pour vérifier leur solde réel et la conformité de ce solde avec les données comptables, un inventaire de caisse est réalisé. Sur la base des résultats de la procédure, un acte d'inventaire des espèces en caisse et les résultats obtenus sont analysés.

L’inventaire aide :

• réduire le nombre de violations de la discipline en matière de trésorerie ;
• surveiller les caissiers pour le vol et la qualité de leur travail.

Considérons en détail sa séquence, ainsi que l'ordre de remplissage agir sous le formulaire n° INV-15.

Quand réaliser un état des lieux de caisse ?

Conformément à la partie 3 de l'article 11 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité » (ci-après dénommée la loi n° 402-FZ), les cas, le calendrier et la procédure de réalisation d'un inventaire sont déterminés. de manière indépendante par une entité économique dans un acte réglementaire local (ci-après dénommé - LNA) prenant en compte les dispositions de l'arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 13 juin 1995 n° 49, qui a approuvé les lignes directrices pour l'inventaire des biens et des obligations financières (ci-après - Lignes directrices n° 49). Cependant, il existe un certain nombre de cas où la vérification est obligatoire () :

• changement de personnes financièrement responsables ;
• préparation des états financiers annuels;
• transfert de propriété en location, rachat ou vente ;
• identification des faits de vol, d'abus ou de dommages matériels ;
• catastrophes naturelles, incendies, accidents, etc. ;
• réorganisation/liquidation de l'organisation.

La législation en vigueur prévoit également d'autres cas d'inventaire obligatoire. Par exemple, lors de la vente d'une entreprise en tant qu'ensemble immobilier (article 561 du Code civil de la Fédération de Russie). En outre, la direction de l'entreprise peut compléter la liste législative. Disons que la LNA prévoit un audit trimestriel obligatoire de la caisse. Tous ces cas justifient des inspections programmées.

Un inventaire imprévu (soudain) est réalisé de manière inattendue pour la personne financièrement responsable (caissier) afin de contrôler ses activités. Ce contrôle est effectué :

• par décision du dirigeant (afin d'identifier la cause d'une erreur ou de renforcer le système de contrôle interne) ;
• à la demande des autorités d'enquête et de contrôle.

Étant donné que le calendrier des audits imprévus n'est pas défini au niveau législatif, cela signifie que l'entité commerciale doit les établir.

Qui fait l’inventaire des caisses ?

L'état des lieux de la caisse est réalisé par une commission permanente d'inventaire (). Sa composition est fixée par arrêté (résolution, arrêté) du chef de l'organisme (). Il comprend :

• personnel administratif et de gestion;
• les comptables;
• les agents de sécurité et autres spécialistes (économistes, avocats, ingénieurs, techniciens, etc.) ;
• des représentants du service d'audit interne de l'entreprise, des spécialistes tiers (par exemple, des employés d'organismes d'audit indépendants, etc.).

Dans le même temps, une personne financièrement responsable ne devrait pas être incluse en tant que membre de la commission ni en faire le président. Sinon, il s'avérera que le caissier vérifie lui-même. Alors tout l’intérêt de la vérification est perdu.

Si les travaux à réaliser sont importants, alors une commission de travail peut également être créée pour réaliser un inventaire, également par arrêté (résolution, décret). Si vous avez besoin de vérifier un peu, alors la commission d'audit peut également vérifier la caisse, c'est-à-dire il n'est pas nécessaire de créer une commission d'inventaire.

Dans une situation où il n'y a qu'un seul salarié dans l'effectif, aucun arrêté de nomination d'une commission d'inventaire n'est émis. La création d'une telle commission implique la présence d'au moins 2 personnes dans sa composition - un président et des membres ( et ). Ainsi, dans une organisation qui n'a qu'un directeur, il ne sera pas possible de constituer une commission d'inventaire.

Faites attention! La société n'est pas tenue de rééditer annuellement l'arrêté portant composition de la commission d'inventaire si sa composition reste inchangée.

Avant le début du contrôle, la personne financièrement responsable soumet les derniers documents de caisse (à jour) à la commission d'inventaire. Il s'agit notamment des ordres de caisse entrants (formulaire n° KO-1) et sortants (formulaire n° KO-2) ou des rapports de trésorerie (par exemple, une attestation - rapport du caissier de l'opérateur, formulaire n° KM- 6, rapport Z, etc.) .

L'employé responsable confirme également par écrit que :

• tous les documents relatifs aux règlements en espèces ont été soumis au service comptable ou remis à la commission ;
• les actifs entrants sont capitalisés et les actifs cédés sont passés en charges.

Avançons un peu et notons que pour cela acte d'inventaire de caisse selon le formulaire n° INV-15 Il y a une section spéciale « Reçu ».

Le président de la commission vise les documents reçus avec la mention « avant inventaire le « (date) ». Ceci sert de base aux employés comptables pour déterminer les soldes des actifs monétaires en fonction des données comptables au moment du début de l'inventaire.

Les espèces (billets papier et pièces), ainsi que les autres objets de valeur, sont comptés en présence de tous les membres de la commission. Le solde réel est vérifié avec les données du livre de caisse. Si la comptabilité de caisse est automatisée, elle est alors comparée aux données du programme.

Le contrôle de la disponibilité effective des formulaires de titres et des formulaires de documents de déclaration stricte s'effectue à l'aide de () :

• types prenant en compte leurs numéros de début et de fin ;
• lieux de stockage;
• personnes financièrement responsables.

Résultats des stocks de trésorerie

Sur la base des résultats du contrôle, la commission d'inventaire établit acte d'inventaire de trésorerie. Dans ce cas, on utilise formulaire standardisé n° INV-15(approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 18 août 1998 n° 88) ou celui développé par l'entreprise elle-même (partie 4). Tout dépend des formes de documents reflétant les résultats de l'inventaire qui sont approuvées dans la politique comptable.

Toutes les informations obtenues lors du contrôle sont résumées dans un rapport, qui est établi en au moins 2 exemplaires (). Vous pouvez le remplir :

• sur l'ordinateur ;
• à la main (avec un stylo noir ou bleu, sans gommer).

Il n'est pas permis de laisser des lignes vides dans l'acte. Le document est signé par le président et tous les membres de la commission. Et aussi une personne financièrement responsable, qui confirme ainsi que tous les fonds répertoriés dans l'acte sont sous sa garde responsable.

Dans une rubrique spéciale rapport d'inventaire de caisse (formulaire n° INV-15) Le caissier fournit une explication écrite des excédents ou des pénuries, le cas échéant, identifiés à la suite de l'inspection.

Si des corrections doivent être apportées à l'acte, elles doivent être discutées et signées par tous les membres de la commission et les personnes financièrement responsables. De plus, toutes les copies du document sont corrigées.