Si une erreur est commise au travail, entraînant des pertes financières pour l'entreprise, la direction exige généralement que l'employé coupable rédige une note explicative. Cela doit être fait pour que l'employé soit puni pour l'incident.

Il y a des questions auxquelles il faut répondre :

• lorsqu'il est nécessaire d'établir un tel exposé des motifs ;
• comment rédiger correctement une note explicative sur une erreur (si un salarié admet sa culpabilité, si le salarié ne se considère pas coupable) ;
• que se passe-t-il si l'employé ne fournit pas d'explication à temps.

Situations où il peut leur être demandé de rédiger une note explicative

La nécessité de rédiger des notes explicatives au travail se pose très souvent, mais il est important de se rappeler que cela doit être fait avec compétence, en suivant toutes les règles. Avec une approche sérieuse, il sera possible de réduire les conséquences en cas d'erreur, voire d'éviter les sanctions de la direction.

Une note explicative d'une erreur est un document qui est rempli par un salarié dans les cas suivants :

• auto-détection des erreurs ;
• si une erreur a été constatée lors de la vérification (inventaire, audit) ;
• il peut également y avoir une situation de réception de données erronées d'un autre employé, entraînant une erreur plus importante ;
• dans les situations controversées, même s’il n’y a pas de faute, cela doit être expliqué par écrit.

Qui exige la rédaction de ce document, c'est la haute direction (en règle générale, le chef du service, ou en cas de contrôle, le chef du service des stocks, auditeur).

Sans un tel document, il est impossible d'engager une responsabilité disciplinaire.

La direction peut vous demander de rédiger une note, par écrit ou oralement. Sur demande, la direction a le droit de fixer des délais de rédaction.

A quoi sert le document ?

Ce document confirme par écrit l'erreur commise, après quoi l'employeur a le droit d'appliquer une sanction disciplinaire.

Le texte de la note elle-même peut être divisé :

Quelles peuvent être les conséquences après présentation d'une note explicative :

• toutes les réclamations ont été abandonnées en raison de l’innocence de l’employé ;
• avertissement verbal ;
• mesures disciplinaires.

Le dernier point peut inclure une réprimande, une réprimande et même le licenciement d'un poste.

Causes des inexactitudes et des erreurs

Il convient de rappeler que les erreurs, en règle générale, sont commises sans intention malveillante et que les raisons peuvent être n'importe quelle situation existante. Les principales raisons incluent :

• état de stress;
• maladie de longue durée ou stade initial de la maladie ;
• situation instable à la maison, il peut s'agir soit de problèmes personnels de relations familiales, soit d'incidents d'urgence (incendie, inondation) ;
• utilisation de médicaments qui affectent la coordination ;
• manque d'expérience dans ce poste;
• non-respect des règles de sécurité.

Il est très important d’indiquer clairement la raison de l’erreur, car la faute n’en incombe pas toujours à un seul employé. Oui et il y a une forte probabilité que l'erreur dans le travail soit la faute d'une autre personne.

Si la faute incombe entièrement à l'employé, alors dans la note explicative lors de la description de la situation, vous devez décrire en détail les raisons qui ont conduit aux erreurs et indiquer vos aspects positifs. Par exemple, si un employé est en retard et que cela n'a pas été observé auparavant, vous devez y prêter attention dans le texte.

Vous ne devez pas limiter votre note à deux ou trois phrases., il est nécessaire de décrire l'ensemble de la situation, mais rappelez-vous qu'il s'agit d'un document et qu'il y a de fortes chances qu'il tombe entre les mains du juge.

Le but est de décrire vos meilleurs côtés, de vous caractériser comme un bon travailleur. Personne n'a le droit de dire à un employé quoi écrire ou non ; seul un avocat peut donner des conseils appropriés lors de la rédaction d'une note explicative.

Quand devez-vous fournir un document à votre manager ?

La direction a le droit de demander des notes explicatives pour toute infraction mineure, par exemple, pourquoi l'employé n'a pas travaillé activement pendant une certaine période ou pourquoi de longues conversations téléphoniques ont été enregistrées pour des raisons autres que professionnelles. Parfois, cela est fait afin d'augmenter la productivité du travail dans les départements, car une fois que vous aurez rédigé une telle note, vous ne voudrez plus que la direction fasse une remarque à l'avenir.

Considérons quelles erreurs fondamentales nécessitent une explication lors de la réalisation :

Une note explicative est écrite au chef de service ; afin de mieux comprendre à qui écrire exactement, il convient d'étudier la hiérarchie interne de subordination dans l'entreprise.

Important : il ne faut pas écrire directement au directeur général si dans la hiérarchie il n'est pas en avance sur le salarié qui a commis l'infraction.

Remarque d'erreur peut être écrit à la main ou imprimé sur un ordinateur. Il est important de signer à la fin l’employé qui a rédigé la note. Les documents internes de l'entreprise peuvent expliquer exactement comment rédiger correctement une note explicative, à la main ou en la tapant sur un ordinateur, et un exemple de formulaire spécial peut également être fourni.

Beaucoup de gens vous demandent d'écrire la note entière à la main, de sorte que si vous refusez vos mots à l'avenir, il y avait une confirmation rédigée par le complètement coupable.

S'il n'y a pas d'échantillon, alors la note explicative doit être rédigée selon les instructions suivantes :

1. Dans «l'en-tête», il est écrit à qui la note est adressée, en indiquant le poste et le nom complet de l'entreprise, rempli par qui, en indiquant le poste et l'unité structurelle.
2. Si l'entreprise dispose d'un journal pour l'enregistrement de ces documents, il est alors nécessaire d'indiquer le numéro du document sortant et la date.
3. « Explicatif » est écrit au milieu de la feuille, suivi d'un texte sur la ligne rouge, qui doit décrire la situation et les événements qui la suivent, pour lesquels il leur est demandé de fournir des explications.
4. À la fin du document, vous apposez votre propre signature et donnez une transcription de qui a rempli la note explicative.

L'employé reconnaît sa culpabilité

Admettre sa culpabilité dans une note explicative tu dois te repentir complètement, admettez que vous êtes prêt à assumer vos responsabilités et à contribuer, si possible, à résoudre la situation actuelle. Pour atténuer la culpabilité, vous pouvez décrire vos aspects positifs, souligner une fois de plus que l'erreur était une erreur ponctuelle et que tout le nécessaire sera fait pour que cela ne se reproduise plus.

Si la faute incombe à d'autres dans la situation générale, cela doit être indiqué, décrivant l'ensemble de la situation point par point, ajoutant un avis sur la façon dont tout cela aurait dû être évité sera également bénéfique lors du prononcé d'une sentence. Mais vous ne devriez pas rejeter la responsabilité sur quelqu'un d'autre, car, en règle générale, des notes explicatives sont exigées de tous les participants en même temps et ce serait une situation laide si l'employé se laisse emporter par un mensonge.

Le salarié ne se considère pas coupable

Dans ce cas, vous devez fournir toutes les preuves pour lesquelles l'employé ne se considère pas coupable. Il est nécessaire de faire appel à d'éventuels témoins qui pourront le confirmer, et vous pouvez même joindre leur déclaration écrite.

Important : même si l'employé n'est pas responsable de la situation actuelle, la note doit conserver un ton respectueux et le texte ne doit pas être émotionnel. Vous devez remplir un tel document avec la tête « refroidie », après avoir d'abord fait un plan pour vous-même.

Il ne faut pas négliger que lors de la rédaction d'une note, vous devez indiquer tous les coupables, et expliquez étape par étape quelles actions ont conduit à quelles conséquences.

Mais il peut s'ensuivre une situation où, arrivés après un certain temps sur un nouveau lieu de travail, il y aura une erreur grave a été détectée et doit être corrigée. Dans ce cas, vous devez contacter vous-même la direction et indiquer dans le rapport la personne qui a commis l'erreur, quelle était l'erreur, quand elle a été découverte et les mesures que l'employé prendra pour la corriger. Vous pouvez également indiquer les conséquences pour l’entreprise si cet oubli n’est pas corrigé.

Que se passe-t-il si la note n'est pas fournie à temps

Travailleur a le droit de ne pas rédiger de note explicative, s’il ne s’estime pas coupable, personne ne peut le contraindre. Vous ne pouvez pas le forcer, sinon le salarié peut s'adresser à la commission du travail ou au tribunal. En cas de refus, l'employeur émettra un acte de refus d'écrire une note et rejettera la faute sur le salarié.

Après avoir rédigé une note et l'avoir enregistrée dans le flux documentaire, vous pouvez être sûr que la direction n'interprète plus la situation à sa manière, et tous les points de vue seront pris en compte.

Résumons : si la direction vous demande de rédiger une note explicative, alors il vaut mieux le faire. L'essentiel dans la note est de décrire la situation point par point, tous les moments où le salarié s'estime coupable et où il ne le fait pas. Décrivez vos meilleurs côtés et soulignez que l’erreur a été commise une fois.

Cette vidéo contient des informations supplémentaires sur la façon de rédiger correctement des notes explicatives.

Pour résoudre les litiges et conflits qui y sont liés, un outil tel qu'une note explicative du salarié est utilisé. Ce document enregistre ce qui s’est passé, donne à l’entreprise la possibilité de voir les circonstances du point de vue de l’employé et à l’employé la possibilité de se justifier.

L'utilisation de notes explicatives est réglementée par la loi. Par exemple, la loi fédérale n° 90 (à l'article 57) et le Code du travail (aux articles 192-193) définissent les droits de l'employeur et la procédure pour demander une note explicative à un salarié s'il a enfreint les règles du entreprise, a négligé ses devoirs ou la discipline du travail. L'article 37 de la Constitution de la Fédération de Russie « reconnaît le droit d'un citoyen aux conflits du travail individuels et collectifs en utilisant les méthodes pour les résoudre établies par la loi fédérale », donc le droit de l'employé de rechercher la vérité et d'utiliser les notes explicatives de l'employé dans les litiges sont établis par les principaux documents de l'État.

Modèles de notes d'introduction : télécharger des exemples

Nous avons préparé plusieurs modèles de notes explicatives des salariés, que vous pouvez télécharger ci-dessous.

Lorsqu'un salarié néglige ses obligations telles que spécifiées dans le contrat de travail, l'employeur, en vertu de la loi, peut lui appliquer des sanctions disciplinaires aux niveaux suivants :

• Réprimande verbale pour des délits mineurs.
• Réprimande (orale ou sur papier - dépend des circonstances et de la gravité de la violation).
• Licenciement d'un salarié conformément au Code du travail et aux autres réglementations dans le domaine des relations de travail.

Cependant, le directeur ne peut pas utiliser immédiatement ces méthodes de sanction ; il doit au préalable prendre une note explicative du salarié contenant une explication de l'incident, les raisons d'un tel acte et les conditions dans lesquelles la violation des normes disciplinaires a été commise. Le salarié peut fournir des informations explicatives par écrit ou oralement.

Une réponse écrite obligatoire est généralement requise dans les cas les plus complexes ou les plus graves, lorsqu'il est nécessaire de comprendre comment des raisons valables ont conduit le travailleur à commettre une infraction particulière. Chacun de ces cas nécessite une analyse minutieuse et une approche individuelle, c'est pourquoi exiger une note explicative de l'employé est une démarche justifiée. Ce document peut apporter de la clarté, ajouter des détails au tableau de l’incident et démontrer également aux supérieurs la position de l’employé et sa volonté d’analyser et de négocier.

A la demande de la direction, le salarié est tenu de fournir la note dans un délai de deux jours, faute de quoi, conformément à la loi, un acte spécial sur son défaut de présentation est préparé. Cette loi n'empêche pas la sanction adaptée à l'infraction.

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Quand est-il nécessaire qu’un salarié fournisse une explication ?

Étant donné que le salarié, ayant signé un contrat de travail avec l'entreprise, a assumé certaines responsabilités (y compris l'obligation de respecter la discipline du travail et les normes établies par les lois locales), il doit décrire dans une note explicative les raisons et les événements qui l'a incité à violer. Habituellement, toutes les infractions se résument à plusieurs types :

• Absence temporaire (ou tout au long de la journée) du bureau sans présentation de documents le permettant (un tel document peut être, par exemple, un certificat d'un établissement médical joint à la note explicative du salarié confirmant la maladie du salarié).
• Refus d'exercer des fonctions professionnelles prescrites ou attitude inappropriée à leur égard (par exemple, dans une situation où un employé travaille, mais le fait au hasard, ce qui entraîne des résultats négatifs pour l'entreprise).
• Retard (les raisons peuvent être irrespectueuses ou tout à fait satisfaisantes, qui devront être indiquées dans la note explicative du salarié).
• Dommages causés aux biens de l'entreprise suite à la négligence d'un employé.
• Être au travail sous l'influence de drogues, d'alcool ou de toute substance toxique, etc., ce qui constitue un mépris de l'obligation de respecter les normes de sécurité du travail.
• Une tâche non accomplie de la part d'un manager qui ne relève pas de la responsabilité directe du salarié.
• Dissimulation ou déformation des informations fournies à la direction sur les activités réelles de l'entreprise, ce qui entraîne des perturbations dans l'activité économique de l'entreprise.
• Écart par rapport aux normes de sécurité humaine adoptées par l'organisation.

Dans chaque cas, il peut y avoir des circonstances atténuantes, il est donc extrêmement important de fournir au manager une note explicative du salarié et, si possible, d'y joindre des documents officiels.

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Qui a le droit d'exiger une explication d'un salarié ?

Les lois et réglementations en vigueur de la Fédération de Russie dans le domaine des relations de travail établissent que l'exigence d'une note explicative de la part d'un employé relève uniquement de l'employeur, c'est-à-dire du chef de l'entreprise ou d'une personne officiellement autorisée à exercer les fonctions. d'un gérant.

Cette exigence constitue un élément important de la responsabilité disciplinaire dans les locaux de l’employeur, qui doit inclure tous les salariés.

Une lettre explicative d'un employé est un bon outil pour clarifier les circonstances de l'incident et les raisons de la violation. En lisant ce document, l'employeur a la possibilité de prendre une décision équilibrée et motivée sur la sanction appropriée.

Comment demander une note explicative à un salarié

La première chose vers laquelle nous nous tournons pour comprendre la procédure permettant de résoudre tout problème dans les relations de travail est le Code du travail de la Fédération de Russie. À l’article 193, nous trouvons l’instruction suivante : « … l’employeur doit demander une explication écrite au salarié. » Et c’est tout ce qui a été dit sur le format de demande de note explicative à un salarié. Autrement dit, il doit exister, mais on ne sait pas s'il est oral ou écrit.

Le plus souvent, dans des situations potentiellement conflictuelles et difficiles, le manager rédige une demande écrite explicative du salarié. Ceci est fait de sorte qu'en cas de réaction trop dure de la part d'un subordonné ou même lors d'un procès, il soit possible de documenter que toutes les procédures formelles ont été suivies, que toutes les nuances ont été étudiées et que la décision concernant les mesures disciplinaires a été prise sans aucun des écarts par rapport à la lettre de la loi.

Le Code du travail et les lois connexes n'établissent pas non plus le formulaire de demande de note explicative à un salarié, il est donc différent selon les entreprises. Souvent, le type de document lui-même est déterminé par le responsable du personnel (par exemple, un avis ou une lettre). Il est préférable de considérer cela comme une exigence, puisqu'au début de l'article 193 on parle de « demander » une déclaration explicative au salarié. Un tel littéralisme sera également utile en cas de procès sérieux, lorsqu'un audit peut considérer une inexactitude comme une erreur.

Précisons maintenant quelques délais pour rédiger les documents et prendre des décisions.

Premièrement, la partie 3 du même article stipule que la sanction en cas de mauvaise conduite d’un employé doit être imposée au plus tard un mois après la constatation de l’infraction. Le moment où la faute a été découverte est établi non pas en exigeant une note explicative du salarié, mais par un acte distinct, qui doit être dressé le même jour.

Cette exigence est le point de départ d'un autre délai : une déclaration explicative écrite du salarié doit être présentée à l'entreprise dans les deux jours ouvrables suivant le dépôt de la demande. Ici, les organisations sont confrontées à une autre tâche bureaucratique : il ne suffit pas de rédiger et de présenter une demande, il faut aussi prouver qu'elle a été remise au salarié. Pour ce faire, remplissez des champs sous la note explicative elle-même, l'un d'entre eux est destiné à la signature du salarié confirmant la réception du papier, le second est destiné à la signature des témoins pouvant confirmer le refus du destinataire de remplir les conditions.

Puisque des questions se posent souvent sur l'expiration du délai de deux jours pour présenter une note explicative d'un salarié, clarifions ce point. Par exemple, un salarié s'est absenté du travail le 1er septembre 2016 et n'a pas fourni de certificat médical. Des témoins ont confirmé l'infraction et en même temps un acte a été dressé constatant l'infraction. Le lendemain, le 2, le contrevenant s'est vu présenter une demande d'explication de la part de l'employé. Il dispose ensuite de deux jours pour préparer une réponse :

• 3 septembre – 1er jour ;
• 4 septembre – 2e jour ;
• Le 5 septembre, l’employeur a le droit de préparer des documents concernant le défaut d’explication du salarié.

Veuillez noter que si la demande est envoyée au contrevenant le vendredi, les week-ends suivants ne sont pas pris en compte - les premier et deuxième jours de remise d'une note explicative du salarié seront le lundi et le mardi.

Pour éviter toute confusion et ne pas embrouiller le salarié qui tente de résoudre honnêtement la situation, indiquez simplement dans la demande le délai imparti au salarié pour fournir une explication. Il convient également de préciser immédiatement à qui la note explicative doit être adressée et à qui elle doit être remise une fois prête (puisque le destinataire et le premier destinataire s'avèrent souvent être des personnes différentes, par exemple le directeur général et le responsable du personnel). ).

Il ne faut pas avoir peur d’une note explicative d’un salarié et éviter d’en rédiger une. Au contraire, si le salarié a des raisons suffisamment impérieuses et que l'employeur est un gestionnaire adéquat et prudent, alors ce document fera partie de la défense du contrevenant. Dans cette situation, vous n'avez même pas besoin d'attendre que l'employé exige une note explicative ; vous devez immédiatement écrire à la direction et joindre toutes les preuves disponibles de votre innocence. Non seulement les documents portant une douzaine de cachets conviennent, mais également des copies de nouvelles confirmant qu'il y a eu un gros accident sur la route par laquelle l'employé se rend à l'entreprise le matin de ce jour-là. Lorsque le problème est un conflit de personnel, une explication de haute qualité peut faire pencher la direction d’un côté ou de l’autre.

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Si un salarié refuse de rédiger une note explicative

Le salarié a le droit de refuser, puisque la note explicative est une confirmation directe ou indirecte de sa culpabilité dans la situation actuelle. Cependant, il est souvent préférable de fournir des documents pour parer aux sanctions les plus sévères, comme le licenciement ou de lourdes amendes.

Lorsqu'une demande de note explicative d'un salarié parvient au contrevenant, il est tenu de répondre à une telle lettre, même s'il n'a pas l'intention de préparer la note nécessaire à la direction. Le salarié est tenu d’informer l’employeur de sa décision, mais il est important de comprendre que le refus du salarié de rédiger une note explicative ne constitue pas une infraction ou une autre violation de la discipline du travail.

Au nom de qui est rédigée la note explicative du salarié et sous quelle forme ?

Les réponses à ces questions se trouvent tout d'abord dans le règlement intérieur de l'organisation. Il est généralement indiqué que l'employé relève du directeur général et de son supérieur direct. Ceci détermine le destinataire de la note explicative de l'employé - dans ce cas, elle doit être écrite au directeur général ou au chef de service.

Les documents internes de l'entreprise peuvent également établir d'autres options hiérarchiques. Disons qu'il existe un groupe de travail composé d'employés de différents départements, alors les lois locales peuvent indiquer que l'un des managers devient le patron de ce groupe particulier. Dans ce cas, une note explicative du salarié sera rédigée à son nom. Mais il n'est licite de l'exiger que si une violation liée aux activités de ce groupe est constatée.

Par conséquent, sauf disposition contraire du règlement de l’entreprise, nul autre que le supérieur immédiat n’a le droit d’exiger des explications d’un salarié qui n’est pas son subordonné direct.

En plus des documents locaux, ce droit peut être délivré par le Directeur Général, déléguant des responsabilités par arrêté de l'entreprise. Dans les cas difficiles, une commission spéciale peut être constituée pour enquêter sur l'incident, et un président y est nommé, autorisé à recueillir les explications des salariés et à prendre des décisions.

La législation du travail ne précise pas comment rédiger les notes explicatives, mais des spécialistes RH prudents demandent aux salariés de rédiger les explications à la main. Lors d'un litige grave, cette circonstance peut prouver que l'employeur n'a pas forcé le salarié à signer un document imprimé tout fait, mais a utilisé une note explicative du salarié, rédigée par lui.

Le texte doit contenir au minimum les éléments manuscrits suivants : fonction du salarié, nom complet, signature personnelle.

Vous ne devez pas écrire uniquement un trait à la main, car dans des cas extrêmes, un examen graphologique peut ne pas permettre de déterminer sans ambiguïté la paternité de la signature. Et quelques mots augmentent déjà les chances d’une conclusion concrète de la part des spécialistes.

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Note explicative du salarié : remplissage d'un échantillon

Ce document est rédigé selon plusieurs règles simples. Premièrement, la note explicative est rédigée dans un style commercial officiel. Le formulaire commence par un en-tête qui indique le destinataire (généralement le directeur général) et l'auteur de la note.

Ci-dessous, au milieu de la page, écrivez le nom du document - « Note explicative ». Ensuite, le texte principal de la note explicative du salarié est rédigé, contenant des informations sur l'incident et ses causes.

La note explicative du salarié doit comprendre une description détaillée des circonstances dans lesquelles l'infraction a été commise, ainsi que les raisons de l'inaction, si elle s'est avérée fatale.

La note doit inclure :

• L'évaluation par l'employé de ses propres actions et décisions qui ont conduit à une mauvaise conduite, à des perturbations dans le processus de travail ou à une exécution insuffisante de ses fonctions de travail.
• Argumentation appropriée dans la note explicative du salarié.
• Que l'employé plaide coupable ou innocent de l'incident.
• Les circonstances dans lesquelles la violation a été commise.
• L'attitude d'un employé envers les résultats de ses actions ou inactions, qui ont affecté négativement l'entreprise.
• Sa position quant au fait que l'employeur entend le tenir responsable et lui imposer l'une ou l'autre sanction disciplinaire.

Les annexes sont un autre élément structurel autorisé dans une note explicative. Ils sont dressés en liste après la partie principale et classés avec le document.

Regardons quelques exemples supplémentaires de note explicative d'un employé (documents à télécharger en annexe à l'article).

1) Note explicative du salarié pour absentéisme.

2) Une note explicative du salarié accompagnant l'arrêt de maladie en lien avec la blessure.

3) Une note sur les raisons de la négligence des tâches professionnelles.

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Notes explicatives drôles mais réelles de travailleurs toujours en retard

• Embouteillages

Il y a plusieurs raisons à mon retard. Premièrement, je viens au bureau en voiture, et la route est un endroit dangereux, où le risque pour 10 minutes de travail est le comble de l'idiotie, donc je n'essaye pas de contourner les embouteillages.

Deuxièmement, je suis non-fumeur, contrairement à la plupart des salariés de notre entreprise. Ainsi, au lieu de cinq pauses cigarette de 10 minutes, j'ai 50 minutes de temps de travail pendant que chacun fait ce qu'il veut. En ce moment, je TRAVAILLE !

La troisième chose que je clarifierai dans cette note explicative de l'employé est que je suis un employé responsable et que j'ai accepté le fait qu'au moins deux fois par mois, je dois rester au bureau jusqu'à 23 heures (jusqu'à le bâtiment ferme) et TRAVAIL ! Cela se produit parce que les amateurs de pause cigarette accumulent 16 heures de conneries par mois, ce qui les empêche de faire face à leurs responsabilités directes et laisse tomber les autres.

Au total, en économisant 16 heures pour sortir fumer et en travaillant huit heures par jour, je TRAVAILLE 24 heures de plus que le reste des membres de notre équipe. En même temps, mes retards totaux prennent au maximum deux heures par mois.

Si l'entreprise ne voit pas que mon retard constitue toujours un investissement rentable dans un employé, vous pouvez alors me licencier et embaucher un autre spécialiste, plus ponctuel. Je vous souhaite qu'il fume et, malgré le début opportun de la journée de travail, vole deux jours de travail à l'entreprise.

• Note explicative d'un salarié sur le sujet : regard ivre

Je jure que je n'ai pas bu.

• Note explicative du salarié qui trop dormi

J'avoue qu'aujourd'hui je suis arrivé avec six heures de retard, car hier je suis rentré en retard d'une dégustation à l'usine de vin et de vodka. Jusqu'à deux heures de l'après-midi, j'essayais de me rappeler où je travaillais, jusqu'à ce que ma mère me le dise.

Je vous assure que cela ne se reproduira plus car mon adresse professionnelle et mon numéro de taxi sont désormais griffonnés sur mon réfrigérateur.

• Note explicative du salarié pour des raisons familiales

Hier, j'étais en retard au travail parce que mon enfant avait besoin de faire ses besoins avant d'aller à la maternelle. Puisque le moment de quitter la maison et le trajet vers le jardin d'enfants et le travail étaient calculés avec précision, je suis resté exactement le temps de ce besoin précis. Ces raisons peuvent être qualifiées de cas de force majeure, qui ne peuvent en aucun cas être influencées par ma volonté d'arriver à l'heure.

• Note explicative du débutant

Je ne travaille pour votre entreprise que depuis deux jours. Aujourd'hui, c'est lundi et le week-end n'a pas été facile, alors le matin, j'ai pris le métro jusqu'à mon ancien lieu de travail. Et seul le visage du réalisateur montrait clairement que je n’étais pas là où je devrais être.

• Raison triviale

Vendredi, je suis arrivé sur mon lieu de travail avec cinq heures de retard, car j'étais sûr que c'était aujourd'hui samedi.

Que doit faire l'employeur, comment le salarié rédigera-t-il une note explicative ?

Une note explicative d'un salarié est un document qui nécessite un enregistrement (vous devez enregistrer le numéro du papier entrant et la date de réception).

Pour éviter des actions illégales de la part de ses supérieurs, le salarié doit enregistrer sa note en deux exemplaires au secrétaire ou au bureau de l'entreprise afin d'en conserver une version pour lui-même.

Dans cette situation, personne ne pourra invoquer l’article 193 du Code du travail et prétendre que la note explicative du salarié n’a pas été remise à la direction à temps (au plus tard deux jours à compter du dépôt de la demande).

Sur la base de toutes les informations recueillies sur l’infraction ou l’inaction négligente de l’employé, une mesure disciplinaire est imposée. Cette décision est prise uniquement par l'employeur, c'est-à-dire le directeur général, et la formalise sous forme de résolution.

Tous les documents exécutant la décision de sanction sont préparés sur la base de cette résolution de gestion.

• confirmer ou nier le fait de la violation ;
• décrire les circonstances de l'événement (date, heure, lieu), ses causes ;
• caractériser la culpabilité : intentionnelle, due à la négligence, son absence ;
• amener des témoins;
• exprimer un avis sur la poursuite en justice ;
• décrivez votre attitude envers la poursuite des travaux.

1. Une charge de travail élevée est une conséquence d’une charge de travail maximale et d’un manque de personnel. L'explication est bonne car elle transfère la responsabilité sur l'employeur. Convient pour une petite unité.

Exemple de note explicative. comment rédiger une note explicative ?

Note explicative sur une erreur de travail

Dans ce cas, des documents sont nécessaires confirmant l’intention de l’employé de tout faire correctement et ce qui l’a empêché de le faire.

Il est peu probable que des pièces justificatives soient nécessaires pour les demandes.
Peut-être un certificat médical pour plus de sympathie. Ici, il faut faire preuve de prévoyance et s'approvisionner en papiers : sur une détérioration soudaine de la santé, sur les actions d'organismes tiers, sur l'état technique des équipements ou sur la suffisance du soutien matériel.

Important

Même les témoignages oculaires feront l’affaire. Après avoir fourni une note explicative, l'employeur dispose d'un délai de 30 jours pour réfléchir et prendre une décision sur la sanction, art.

193 savoirs traditionnels. Caractéristiques des notes explicatives En matière de droit du travail, il précise que la décision de fournir ou non une note explicative concernant une erreur de travail est prise par le salarié de manière indépendante.

S'il vous plaît, aidez-moi avec une note explicative

Mais plusieurs conditions doivent être remplies lors de la rédaction :

• En haut dans le coin droit, ils indiquent à qui et de qui la note est destinée (en indiquant les noms complets, les fonctions et le nom de l'entreprise).
• Au milieu de la ligne : « Explicatif ».
• De plus, à partir du paragraphe, le texte lui-même est sous forme libre, indiquant l'heure exacte, la date et les circonstances de l'incident (à la première personne).
• Après le texte de la note explicative, le salarié a le droit de placer des pièces jointes qui rassemblent brièvement des faits confirmant son innocence.
• Ci-dessous, en partant du coin gauche : le poste du salarié, puis signature et relevé de notes.
• Le dernier, dans le coin gauche, est la date – le jour où la note explicative est rédigée.

IMPORTANT : Lorsqu'il explique les raisons de l'incident, il est conseillé à l'employé d'adhérer à un style commercial officiel, sans recourir à des grossièretés.

Comment rédiger une note explicative sur une erreur de travail

Procédure de soumission La procédure de rédaction d'une note explicative et de sa soumission pour examen comprend les étapes suivantes :

1. Réception par un salarié d'une demande d'explications sur un sujet particulier.
2. Rédaction d'explications écrites dans un délai de 2 jours.
3. Remise de la note explicative à l’accueil du gestionnaire ou directement à la commission chargée de l’enquête.
4. Prise en compte de tous les faits énoncés dans le document.
5. Décider de la punition.

Les autorités par lesquelles passe une note officielle dans le travail de bureau de l'organisation ne diffèrent pratiquement pas de celles par lesquelles passent tous les documents rédigés par les employés (déclarations, rapports et mémos).
Règles générales d'inscription Les notes explicatives sont établies selon les mêmes règles de bureau que les autres documents.

Nous écrivons une explication correcte d'une erreur dans le travail

L’objectif de l’auteur est de se caractériser clairement comme un citoyen respectueux des lois, prêt à effectuer le travail prévu dans le contrat de travail.
Le responsable n'a pas le droit d'influencer le document : dicter le texte, exiger qu'il soit réécrit, indiquer « ce n'est pas la raison ».
Le contenu de la note explicative est déterminé par le salarié. Le texte de la note est laconique.

Les informations non obligatoires peuvent soulever des questions inutiles de la part de la direction.

Les blagues et les expressions familières sont inappropriées. Le ton de l'histoire est respectueux.

Si la procédure est portée devant les tribunaux, la réputation d'un rustre ne contribuera pas à gagner le procès. Le récit est présenté par ordre chronologique à la première personne.

Comment rédiger une note explicative sur une erreur de travail ?

IMPORTANT : Il existe une opinion selon laquelle un employé qui rédige une note « explicative » accepte déjà qu'à l'avenir, il sera blâmé pour ce qui s'est passé.
Mais si vous écrivez « explicatif » ou « explicatif », il sera déclaré innocent. Il s'agit d'une idée fausse, vous ne devez donc pas proposer de nouveaux noms pour la note explicative, mais plutôt rédiger correctement son texte. Le succès d'une note explicative dépend de l'exactitude du respect des règles suivantes :

• Les informations doivent expliquer la situation de manière claire et concise.
• Le style de la note doit être pragmatique.

Bonjour! Aujourd'hui, nous allons parler de ce qu'est une note explicative, comment la rédiger, et nous donnerons de nombreux exemples et exemples pour toutes les occasions : pour le travail, pour un enfant à la maternelle, à l'école, à l'université, etc.

Types de notes explicatives

Note explicative - un document expliquant les raisons de tout fait (absence du travail, retard, violation des devoirs officiels, etc.).

Les types les plus courants :

• Explication des éventuelles dispositions (reporting, etc.) ;
• Explication des circonstances.

La note explicative est rédigée à la main et le destinataire sera celui qui l'a demandée. Il peut également être saisi sur un ordinateur, selon le formulaire accepté dans une organisation particulière. La méthode par laquelle la note doit être faite n'est en aucun cas fixée dans la législation et, par conséquent, l'utilisation d'options manuscrites et dactylographiées est autorisée.

Comment rédiger une note explicative

Vous devez comprendre qu’il ne s’agit pas d’un rapport ou d’une déclaration, il doit donc simplement refléter ce qui s’est déjà produit.

Les règles sont simples :

• Il ne doit pas y avoir de vocabulaire familier, le texte de la note explicative doit être dans un style commercial officiel ;
• Les informations présentées doivent être fiables ;
• Toujours écrit au nom de l'employé ;
• Contient la signature et la date d'émission.

La note explicative est rédigée sous forme libre. Mais pour une écriture plus correcte, vous devez vous familiariser avec les exemples ci-dessous.

Note explicative des travaux

Échantillon :

Comme le montre l'échantillon présenté, le document est clairement rédigé sur le dossier, la raison du retard est indiquée et il n'y a aucune information inutile.

Après rédaction, la note explicative concernant le retard au travail est remise au fonctionnaire pour qu'il prenne une décision concernant le travailleur en retard. Si une décision est prise d'appliquer des mesures disciplinaires, cette note sera jointe à l'ordonnance disciplinaire à titre de preuve.

Exemple de note explicative sur l'absence du travail

Exemple:

De manière générale, conformément à la loi, une absence du lieu de travail sans motif valable pendant plus de 4 heures est considérée comme un absentéisme, qui peut être suivi d'un licenciement ou d'autres mesures disciplinaires.

Les motifs d'une telle absence peuvent être sérieux et valables, c'est pourquoi une note explicative dans ce cas aidera le salarié à se justifier auprès du manager.

Avant de vous lancer dans la rédaction de ce genre de note explicative, vous devez analyser attentivement les raisons de votre absence.

Note explicative sur une erreur de travail

Même l'employé le plus pédant et le plus attentif n'est pas à l'abri des erreurs de travail. Mais lorsqu'un manager est confronté au fait que de telles erreurs ont été commises, il souhaite le plus souvent une explication à ce sujet.

Nous examinerons ci-dessous le format d'une telle note explicative.

Tout d'abord, il convient de comprendre que la situation doit être décrite brièvement, mais en même temps aussi complètement que possible. Il est nécessaire d'indiquer quelles étaient les erreurs, pourquoi elles ont été commises et quelles conséquences cela a entraîné.

Mentions obligatoires pour le document :

• Nom, initiales et titre du poste du gérant ;
• Nom de l'entreprise;
• Titre;
• Explication directe ;
• Date;
• Signature.

Principal: Pas transformez le document en essai !

Dans le texte, indiquez une raison valable pour laquelle les erreurs ont été commises, mais ne rejetez pas la faute sur les autres ; il est peu probable que la direction aime que l'employé ne veuille pas admettre les lacunes du travail qu'il a lui-même effectué.

Si vous admettez votre culpabilité, assurez-vous d'indiquer à quel point vous êtes désolé et expliquez que vous ne permettrez pas que cela se produise à l'avenir.

Échantillon :

De l'exemple, il ressort clairement que cette note explicative au directeur a été rédigée avec compétence, sans excès.

Exemple de note explicative sur le manquement à l'exercice de ses fonctions officielles

Les responsabilités professionnelles de chaque salarié sont consignées dans la description de poste dont une copie est conservée par l'employeur, l'autre par le salarié.

Chaque salarié doit en prendre connaissance, ce qui est confirmé par une signature personnelle, ce n'est qu'alors qu'il peut exiger l'exécution des instructions.

Dans une note explicative, le salarié expose sa vision de la situation, et le manager décide s'il accepte ce point de vue ou prend une décision sur les sanctions.

Exemple:

Exemple de note explicative pour la maternelle

Les parents rédigent généralement une note explicative adressée au directeur de l'école maternelle lorsque l'enfant s'absente plusieurs jours pour des raisons non liées à la maladie.

Échantillon :

Note explicative au professeur principal

Les parents doivent souvent rédiger de telles notes, car les situations dans lesquelles un élève manque les cours pour diverses raisons valables ne sont pas rares.

Une note explicative des parents (ou tuteurs) concernant les cours manquants constitue une preuve documentaire d’un motif valable d’absence de l’élève aux cours.

Exemple:

En tant que tel, le format de la note n’est pas particulièrement important pour l’enseignant principal ; l’important est que les parents soient informés de l’absence de l’enfant aux cours un certain jour.

Note explicative pour qu'un enfant aille à l'école

Joint par le titulaire de la classe pour le rapport de présence qui est établi chaque mois.

Note explicative à l'école en cas d'absence à la réunion des parents

Comme l'expliquent les avocats, personne n'a le droit d'exiger une telle note explicative d'un parent. La participation à la réunion des parents est volontaire et n'est réglementée par aucun acte juridique.

Note explicative à l'université

Les étudiants sont des gens qui aiment dormir quelques heures supplémentaires, qui sont en retard en cours à cause de cela, ou qui ne veulent même pas aller du tout aux cours. Mais il existe des situations où les motifs d'absence sont valables. L'essentiel est de le transmettre correctement aux enseignants et au doyen.

Échantillon :

Les échantillons et exemples ci-dessus peuvent être nécessaires dans différentes situations de la vie. La capacité de rédiger correctement un tel document ne sera pas superflue.

Comme le montrent les exemples, il n’y a pas de différences sérieuses entre les différents types de notes.

Qu'exige la loi ?

Selon la législation en vigueur, seul l'employeur peut exiger une déclaration explicative d'un salarié. Il s'agit soit du gérant lui-même, soit d'une personne habilitée par arrêté pour une durée déterminée.

Grâce à la note explicative, il devient possible de clarifier toutes les circonstances dans lesquelles l'infraction a été commise et quelle était la faute du salarié.

Parallèlement, le salarié peut refuser de rédiger une note explicative. Surtout si elle confirme sa culpabilité, directement ou indirectement. Après tout, personne n'est obligé de témoigner contre lui-même, comme le stipule le Code pénal de la Fédération de Russie.

Mais parfois, il est préférable de l’écrire quand même afin d’éviter un licenciement ou d’autres sanctions graves.

Si dans un délai de 2 jours le salarié ne fournit pas de note explicative, ou ne déclare pas de refus de rédiger une note explicative, un acte approprié est dressé et le salarié s'expose à des sanctions disciplinaires.

Délais de conservation des archives pour les notes explicatives

Les notes explicatives sont versées au dossier personnel du salarié et sont ainsi conservées chez lui pendant 75 ans.

Que voudriez-vous dire en conclusion ? Peu importe la pression exercée par le manager, avant de commencer à rédiger une note, il est important de se calmer et, dans le calme, après avoir analysé tous les faits, de rédiger ce document.

La rédaction d'une note explicative permet au salarié d'exprimer sa vision de la situation, ne permet pas à la direction de tout interpréter à sa discrétion et d'imposer une sanction déraisonnable.

Un exemple de note explicative peut être requis dans certaines situations. La capacité de formuler correctement une explication sera utile à tout le monde. Quels attributs essentiels doivent être présents dans cette forme de correspondance commerciale ? Comment rédiger correctement une note explicative ? Vous trouverez ci-dessous les réponses à ces questions, les règles de base pour rédiger une note explicative, ainsi que des exemples de notes explicatives pour le travail et l'école.

Comment rédiger une note explicative ?

Une note explicative est une forme particulière de document commercial utilisée dans les cas où une évaluation complète de la situation actuelle est nécessaire, pour laquelle des explications sont obtenues auprès des participants à l'incident. Il est important de comprendre qu’une note explicative n’est pas la même chose qu’un rapport ou une déclaration. Vous ne déclarez rien, ne demandez pas à la direction d'envisager une situation controversée, ne tirez pas de conclusions, mais réfléchissez simplement à ce qui s'est passé.

Des exemples de cas où vous pourriez être amené à rédiger une note explicative incluent le retard, l'absentéisme, l'incapacité à terminer une tâche ou le non-respect des délais, etc.

Cependant, tout le monde ne sait pas comment rédiger correctement ce document. Pour résoudre le problème, vous pouvez :

• définissez la requête de recherche « comment rédiger un échantillon explicatif » et essayez de sélectionner l'option souhaitée parmi les résultats ;
• ou utilisez simplement nos conseils et exemples et apprenez à rédiger une note explicative à diverses occasions.

Et la règle de base sera que lors de la rédaction d'une note explicative, les règles standards de la correspondance commerciale soient appliquées :

• style de présentation commercial, absence de grossièretés et de vocabulaire familier ;
• brièveté de la présentation, fiabilité des informations présentées ;
• le document est rédigé à la première personne, les phrases sont disposées logiquement, séquentiellement, par ordre chronologique ;
• A la fin, une signature personnelle et la date de rédaction doivent être apposées.

Formulaire et formulaire explicatif - dans quelle mesure sont-ils nécessaires ?

Le formulaire explicatif n'a pas été officiellement approuvé, il est donc généralement rédigé sous forme libre. Si vous ne savez pas comment rédiger correctement une note explicative au travail (ou ailleurs), alors l'exemple de note explicative disponible sur notre site Internet vous sera peut-être utile.

Cependant, il ne faut pas oublier que les actes locaux de l'organisation peuvent établir son propre formulaire d'explication. Cela arrive rarement, mais ce n'est pas interdit par la loi, et si un tel formulaire est installé là où vous travaillez, vous devrez alors l'utiliser.

Exemple de note explicative au patron en cas de retard ou d'absentéisme au travail

Nous avons réglé les règles, nous allons maintenant vous expliquer précisément comment rédiger une note explicative (exemple) pour un travail. Disons que vous êtes assez en retard ou que vous ne vous présentez même pas du tout au travail. Comment rédiger une note explicative au patron dans ce cas ?

Vous ne connaissez pas vos droits ?

1. Dans le coin supérieur droit, indiquez le nom du responsable ou autre responsable à qui vous soumettez l'explication. Par exemple : « Au directeur de Romashka LLC, Vasily Leonidovich Bulochkin. »
2. Ci-dessous, sous le destinataire, indiquez votre nom et votre fonction : « de l'ingénieur principal Petr Ivanovich Sidorov ».
3. Au centre vous indiquez le nom du document : « Explicatif ».
4. La partie principale de votre note explicative est un exposé des faits spécifiques qui ont conduit à la situation qui nécessite des éclaircissements. Voici un exemple de note explicative : « 09/01/2018 Je ne suis pas allé travailler car une conduite d'alimentation en eau froide a éclaté chez moi. Après avoir appelé les secours, j'ai pris des mesures pour stopper l'écoulement de l'eau et minimiser les dégâts. Pour des raisons que je ne connais pas, les secours sont arrivés sur place seulement 4 heures après l'appel, soit à 12h00. L'équipe de réparation a coupé l'alimentation en eau et a commencé les travaux de réparation à 12h30. En raison de la forte rafale, la durée totale des travaux a duré 3,5 heures, c'est-à-dire qu'ils ne se sont terminés qu'à 16h00. Pendant tout ce temps, je ne pouvais pas quitter l'appartement car je vis seul et il n'y avait personne d'autre pour permettre aux travailleurs d'accéder à l'appartement. L'équipe de réparation a récupéré le matériel et n'est repartie qu'à 16h30. Étant donné que la journée de travail se termine à 17h00, j'ai décidé de ne pas aller travailler ce jour-là. Je n'ai pas pu appeler pour signaler ce qui s'était passé, car à cause des récentes chutes de neige, les lignes de communication ont été coupées, le téléphone fixe ne fonctionnait pas et je n'ai pas de téléphone portable. Je joins un certificat attestant que l'accident s'est produit et que les travaux de réparation ont été effectués.
5. À la toute fin de la note explicative concernant le retard au travail, inscrivez la date de remise du document et votre signature personnelle : « 01/09/2018, Sidorov P.I. »

Voici à quoi ressemble un exemple de note explicative. Ensuite, elle est soumise pour examen au gestionnaire (responsable autorisé), où il dépose sa résolution concernant la suite des actions à l'égard de l'employé. Si le gestionnaire décide d'appliquer des mesures disciplinaires à l'encontre du salarié, la note explicative remise est jointe au dossier à titre de preuve.

Vous savez désormais comment rédiger une note explicative au travail, et l'exemple de note explicative ci-dessus vous aidera, si nécessaire, à rédiger correctement ce document.

Comment rédiger une note explicative à l'école (exemple)

La note explicative de l'école n'est pas très différente de celle que nous avons citée ci-dessus. La seule différence réside dans le destinataire, qui peut être l'un des fonctionnaires suivants :

• professeur de classe;
• directeur;
• professeur principal

Comment rédiger une note explicative dans ce cas ?

Dans « l'en-tête », vous écrivez par exemple : « Au directeur du gymnase n°1, Sergueï Sergueïevitch Batalov. De qui : « d'un élève de la classe 10 « A » Ivanov Maxim Anatolyevich » ou « du gr. Ivanova Svetlana Igorevna » - dans le cas où la note explicative est rédigée par l'un des parents de l'élève.

La partie principale expose les circonstances qui nécessitent des éclaircissements. Important : si une déclaration explicative est soumise par un parent, alors la partie principale doit contenir une explication correspondante.

Voici un exemple de lettre explicative à l'école : « Moi, Svetlana Igorevna Ivanova, mère d'un élève de la classe 10 « A » Ivanov Maxim Anatolyevich, concernant son absence des cours le 01/09/2019, je peux expliquer ce qui suit . Lorsque mon fils a commencé à se préparer pour l'école, il ne s'est pas senti bien et il m'en a parlé. Après avoir mesuré sa température, j'ai découvert qu'elle était élevée. À cet égard, j'ai dû me rendre à l'ambulance. Le médecin arrivé a porté secours à son fils et lui a conseillé de se reposer. Pour cette raison, j’ai insisté pour qu’il sèche les cours. Pour confirmer mes propos, je joins une attestation délivrée par un ambulancier paramédical.

Comme vous pouvez le constater, il n’existe pas de différences globales entre les deux types de notes explicatives. L'essentiel est de ne pas oublier qu'avant d'écrire une note explicative, vous devez d'abord déterminer sous quel nom elle est écrite. En cas de violations mineures du règlement intérieur de l'école, la communication entre les parents et l'école passe généralement par l'enseignant principal.