Alcătuirea unei scrisori de intenție a unui anumit eșantion în cazul trimiterii de documente către companii sau departamente guvernamentale este un pas opțional, dar de dorit. Despre cum să dezvoltați corect forma corectă a unui astfel de document și unele dintre nuanțele de lucru cu acesta - chiar acum.

Documentul este întocmit sub orice formă, deoarece nu există un eșantion unificat. Scopul principal este de a oferi destinatarului o idee corectă despre ce fel de documente au fost trimise și, cel mai important, care este scopul urmărit de expeditor.

Deși o companie nu este obligată în mod oficial să scrie scrisori de intenție, totuși, într-un flux de documente de afaceri, aceasta este o normă destul de bine stabilită care ar trebui urmată. Vă permite să rezolvați mai multe probleme simultan:

1. În primul rând, acesta este cel care conține principalele explicații ale expeditorului, pe care acesta dorește să le transmită destinatarului. În acest caz, acest lucru contează, deoarece corespondența de afaceri este o comunicare indirectă, care ar trebui să fie extrem de clară pentru ambele părți.
2. Scrisoarea de intenție conține și o listă de documente - de fapt, lista cu numele complet și numărul documentelor care au fost trimise este duplicată. Acest lucru elimină posibilele erori de proiectare.
3. Prin specificarea unei liste de documente se pot evita anumite dificultăți în refacerea acestora în caz de pierdere. În plus, indică numerele documentelor de ieșire și de intrare, datorită cărora pot fi găsite cu ușurință și pot controla direcția de mișcare.
4. În cele din urmă, destinatarul, care a acceptat nu numai documentele, ci și scrisoarea de intenție către acestea, va putea înțelege rapid esența dorințelor expeditorului și va putea răspunde rapid acestora în funcție de situație.

Prin urmare, putem spune că proiectarea competentă a scrisorii de intenție a documentelor, crearea propriilor mostre uniforme pentru a uniformiza procesul este în interesul expeditorului însuși.

Exemplu de scrisoare de intentie 2019

În ciuda faptului că nu există o formă aprobată a unui astfel de document și fiecare organizație are dreptul de a stabili cum să-l întocmească, există reguli general acceptate care ar trebui urmate.

1. În antet, ca de obicei, sunt indicate numele oficiale complete ale destinatarului („Către ...”) și expeditorului („de la ...”).
2. Urmează o notă despre numărul pentru care scrisoarea este înregistrată în firma expeditorului.
3. Apoi vine textul propriu-zis al documentului. Este foarte important să începeți corect fraza. Există 3 opțiuni pentru acest caz:

• "trimit la tine"- pentru acele cazuri în care documentația este transmisă acelorași companii (de exemplu, contrapărți);
• „Vă prezentăm”- scrisoarea se trimite la fisc, instante, sediu social - i.e. toate instituțiile cu o poziție superioară;
• "te trimitem"- daca vorbim de documente care sunt trimise, dimpotriva, catre departamentele din subordine (de exemplu, departamente, sucursale ale aceleiasi firme).

1. După ce ați descris scopul trimiterii, trebuie să furnizați o listă completă de documente (inventar), care este prezentată convenabil sub forma unui tabel. Ar trebui să conțină următoarele coloane:

• numele complet al documentului;
• numarul copiilor;
• dacă este necesar, se mai indică sub ce formă a fost trimis documentul - originalul sau copie (autentificată sau neautentificată).

1. La sfârșitul tabelului este indicat numărul total de documente trimise împreună cu scrisoarea de intenție.
2. În cele din urmă, este indicat un atașament, care enumeră documente suplimentare, dacă există, de asemenea, trimise destinatarului. Este important să înțelegeți că cuvântul „Aplicație” este scris la singular numai atunci când există un singur document. Dacă documentele sunt la plural, atunci se scrie „Anexe”. Alături de titlul documentului sunt:

• data acceptarii documentului;
• numărul total de copii trimise;
• numărul de pagini din fiecare document (se scrie numărul total de foi pentru toate exemplarele);
• dacă este necesar, indicați necesitatea firmware-ului.

Nu doar directorul general, ci și persoana autorizată corespunzătoare semnează scrisoarea de intenție la documente, indiferent de eșantionul acesteia. Semnătura este pusă în mod tradițional de către angajatul ale cărui activități sunt direct legate de documentele trimise:

1. Directorul general sau șeful unei sucursale, subdiviziune semnează documentele fluxului general, care se referă imediat la întreaga companie, precum și documentele de importanță deosebită (de exemplu, rapoartele anuale care sunt trimise la sediul central).
2. Contabilul-șef semnează scrisori care însoțesc documentele financiare - de obicei sunt trimise la fisc.
3. Avocatul intern al companiei trimite scrisori de intenție în cazul documentelor care au legătură, de exemplu, cu litigii, încheierea de contracte cu potențiale contrapărți etc.

NOTĂ. În cazurile în care vorbim de expedierea în masă a documentelor de același tip (de exemplu, mai multe facturi sau contracte de același tip cu contrapărți), le puteți combina într-un singur grup și puteți scrie numărul total de foi în toate exemplarele deodată. .

Cum să înregistrezi o scrisoare de intenție

Este important să se respecte particularitățile etichetei în afaceri în ceea ce privește proiectarea scrisorilor de intenție - în primul rând, este mai bine să utilizați același eșantion, șablon de document și aceeași persoană a cărei semnătură se află pe scrisoare ar trebui să o semneze pe partea a expeditorului.

Este trimis folosind poșta rusă sau poșta privată - de regulă, este mai bine să faceți acest lucru prin poștă recomandată. Trebuie notat numărul expedierii, care este înregistrat în jurnalul fluxului de documente al companiei expeditoare. Sub acest număr de adresă, el își pune deja numărul - și astfel riscul de confuzie este redus semnificativ.

De regulă, o scrisoare de intenție este emisă în cel puțin 2 exemplare - 1 pentru destinatar, 1 pentru expeditor. Un astfel de document este stocat pentru o perioadă, a cărei oportunitate și durată sunt determinate de compania însăși. De obicei, în fluxul de lucru modern al companiilor, toate documentele sunt susținute în formă electronică - acest lucru vă permite să le găsiți rapid și să le stocați în siguranță până când este necesar.

Timp de raspuns

În ceea ce privește momentul răspunsului, aceasta este o întrebare mai puțin clară. Pe de o parte, există o regulă generală conform căreia timpul de procesare a oricărei contestații către organele de stat, precum și către firme, companii, asociații obștești nu trebuie să depășească 1 lună, adică 30 de zile calendaristice. Numărătoarea inversă începe din ziua lucrătoare următoare zilei în care e-mailul ajunge la destinatar.

Pe de altă parte, foarte des în practică există cazuri în care expeditorul se așteaptă ca destinatarul să răspundă la cererea sa cât mai repede posibil. Apoi trebuie să notați separat o astfel de dorință, de exemplu: „Vă rugăm să semnați documentele necesare și să dați un răspuns pe fond în termen de 7 zile lucrătoare”. Dacă vorbim de o sucursală, o unitate structurală care se află în subordinea directă expeditorului, formularea este mai categoric: „Termenul limită de răspuns este de 3 zile lucrătoare de la data notificării oficiale de primire a acestei scrisori de intenție”.

NOTĂ. În cazul în care contractul dintre companii prescrie inițial o anumită procedură de lucru cu pretenții, soluționarea prealabilă a posibilelor dezacorduri, este necesar să se procedeze de la textul acestor contracte. Un exemplu de text este prezentat mai jos.

Procedura de depozitare

Scrisorile de intenție sunt documente private ale organizației, al căror conținut poate dezvălui sau clasifica la discreția sa (acest lucru se aplică atât documentelor primite, cât și celor care ies). Prin urmare, alegerea unei metode specifice de stocare depinde de decizia conducerii.

În general, se respectă următoarele reguli:

1. Deoarece principala semnificație juridică nu este scrisoarea de intenție în sine și eșantionul acesteia, ci documentele pe care le precedă, atenția principală este acordată siguranței acestora.
2. După ce toate anexele (adică documentele în sine) au fost retrase, perioada de păstrare este determinată individual.
3. În unele cazuri, companiile creează un folder special „Scrisori de intenție”, în care pun documentația relevantă. Această opțiune este potrivită pentru firmele mici cu fluxuri de lucru mici.
4. Dacă fluxul de documente este prea mare, iar compania are mai multe sucursale, atunci se întocmesc nomenclaturi speciale de cazuri - i.e. liste de documente grupate după scop general, de exemplu, „Contracte de furnizare”, „Contracte de închiriere”, „Judiciar”, etc.

Astfel, cea mai bună opțiune este să vă creați propriul eșantion unic de scrisori de intenție pentru documente și să organizați un sistem de stocare adecvat volumului fluxului de documente al companiei.

Vă mulțumim pentru scrisoarea dvs. de la... Ca răspuns, informăm...
Pe lângă scrisoarea noastră din... anul acesta. anuntam ca...
Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră, vă informăm că... În confirmarea convorbirii noastre telefonice care a avut loc... anul acesta, vă informăm că...
În confirmarea telegramei noastre de la... vă informăm că...
În legătură cu scrisoarea dumneavoastră de... vă informăm că, spre regretul nostru...
Ne exprimăm satisfacția pentru răspunsul prompt la întrebarea noastră.
Din păcate, încă nu am primit răspunsul dumneavoastră la scrisoarea noastră de... și trebuie să vă reamintim încă o dată (vă întrebăm) despre...
Dorim sa va informam ca...
Vă mulțumim (vă mulțumim) pentru serviciu (ajutor, suport).
Suntem obligați să vă anunțăm (pentru a vă reaminti)...
Suntem extrem de surprinși de scrisoarea dumneavoastră de... în care informați că...
Am primit scrisoarea dumneavoastră din... anul acesta, din care am aflat cu plăcere că...
Am primit scrisoarea dumneavoastră de la... împreună cu documentele atașate acesteia.
Regretăm (îmi pare rău) refuzul (tăcerea) dvs....
Am fost surprinși să aflăm din telegrama dvs. că...
Prin prezenta, reamintim (raportăm) încă o dată că...
Confirmăm prin prezenta că am primit scrisoarea dumneavoastră de... si anunta-ne ca...
Confirmăm primirea scrisorii dumneavoastră de la... cu toate anexele.
La cererea dumneavoastră, vă trimitem...
Vă rugăm să acceptați scuzele noastre pentru...
Luăm notă de scrisoarea dumneavoastră de... și vă informăm că...
Ne cerem scuze pentru întârzierea de a răspunde la e-mailul dvs....
Vă informăm... Vă informăm...

Exemple de fraze care pot sta la baza unei scrisori de afaceri

Comanda ta va fi onorată dacă...
Cererea (propunerea) dvs. este în curs de examinare. După primirea rezultatelor revizuirii, vă vom informa imediat.
Propunerea dumneavoastră va fi acceptată cu plăcere (recunoştinţă) dacă sunteţi de acord să faceţi modificări...
Solicitarea dvs. pentru... a fost acceptată...
Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră de... vă informăm că cererea dumneavoastră de livrare... a fost rezolvată pozitiv.
Ca răspuns la solicitarea dumneavoastră (comanda), regretăm să vă informăm (suntem obligați să vă informăm) că nu putem (nu putem) să o îndeplinim din cauza următoarelor circumstanțe.
Din păcate, cererea dumneavoastră nu poate fi acceptată din următoarele motive.
Din păcate, trebuie să vă refuzăm oferta. Avem nevoie de mai multe informații despre...
Vă rugăm să ne comunicați datele...
Vă informăm prin prezenta că oferta dumneavoastră a fost acceptată...
Vă rugăm să trimiteți...
Vă rugăm să ne anunțați despre...
Vă rugăm să ne comunicați decizia dvs. cu privire la...
Vă rugăm să ne comunicați dacă oferta noastră pentru...
Vă rugăm să grăbiți îndeplinirea obligațiilor dvs. pe...

O parte integrantă și importantă a corespondenței de afaceri moderne este o scrisoare de cerere. Exemplele și exemplele de formulare prezentate în articol, precum și regulile indicate pentru redactarea acestuia, vă vor ajuta să compuneți corect textul necesar și să-l aranjați în conformitate cu obiceiurile muncii de birou. Vă oferim un ghid pas cu pas pentru redactarea acestui tip de contestație.

Informatii generale

O scrisoare de solicitare este relevantă în cazurile în care autorul ei trebuie să primească informații, documente, să încheie o înțelegere sau alte acțiuni comerciale de la alte persoane. Poate fi trimis atât la numele unei anumite persoane (șef, director, șef de departament etc.), cât și la adresa întregii organizații în ansamblu. Solicitarea dvs. de ajutor trebuie să respecte regulile general acceptate în corespondența de afaceri.

Scrisoarea este chipul companiei, chiar și lucrurile mărunte contează. Imprimați-l pe antet semnat de o persoană autorizată și ștampilat (dacă este disponibil). Fii responsabil pentru alegerea fontului, dimensiunea acestuia și poziția textului pe pagină. Nu neglija marginile, linia roșie și paragrafele. Adesea, prima impresie se face doar privind documentul.

Pasul 1: Specificarea unei destinații

Dacă scrieți o scrisoare impersonală unei anumite companii, atunci cel mai probabil va merge la recepție sau la birou, apoi la manager și, în final, la executorul direct. Indicați numele complet corect al organizației în „capul” textului, cel mai bine este să adăugați și adresa legală.

După cum sa menționat mai sus, cea mai bună opțiune este considerată pentru a indica un anumit destinatar, adică o cerere de ajutor adresată personal. Încercați întotdeauna să vă adresați după nume și patronim. De exemplu, „Dragă Alexander Viktorovich!” sau „Stimate domnule Schwartz!”. Astfel, dumneavoastră, în primul rând, vă exprimați respectul față de persoană, iar în al doilea rând, o solicitare adresată unei anumite persoane îi impune anumite obligații, responsabilitatea pentru luarea în considerare și implementarea acesteia.

În unele situații, ar fi logic să folosim ca destinatar un grup de oameni, o anumită echipă sau o parte a acesteia. Acest lucru este relevant și în cazurile în care o scrisoare de cerere este trimisă la mai multe adrese. Folosiți cuvinte precum: „Stimați colegi!”, „Stimați contabili!” etc.

Etapa 2: Compliment

Este bine dacă scrisoarea oficială de solicitare conține un compliment în legătură cu destinatarul său. Făcând-o, se pare că răspunzi la întrebarea lui firească: „De ce îmi adresezi această întrebare?”. Puteți nota meritele trecute și calitățile personale ale unei persoane, statutul companiei etc. În special, utilizați următoarea formulare: „Firma dumneavoastră este un furnizor de top…”, „Ați ajutat mulți în rezolvarea unor probleme complexe din acest domeniu…”, „Organizația dumneavoastră este un expert de top pe piață în domeniu…”, etc. Nu uitați că se cuvine un compliment atunci când scrisoarea de solicitare (exemple și exemple în text) este de natură non-standard și destinatarul trebuie să fie câștigat. Atrageți-i atenția asupra calităților și meritelor care sunt relevante pentru îndeplinirea cererii dvs. Cu toate acestea, nu vă recomandăm să traversați o linie foarte subțire între un compliment bun și corect și lingușirea grosolană.

Etapa 3: Fundamentarea cererii

Orice cerere trebuie să fie motivată, deoarece destinatarul trebuie să știe de ce vă adresați lui în mod specific. Deci, are sens să o aducem în miezul problemei. În această etapă, vă recomandăm să selectați cele mai convingătoare trei argumente care ar trebui construite în textul scrisorii conform schemei: putere medie, slabă, cea mai puternică.

Solicitarea poate avea un alt nivel de complexitate și trebuie să fiți pregătit pentru faptul că destinatarul nu va fi întotdeauna interesat de implementarea acesteia. În acest sens, el trebuie să fie convins că implementarea acesteia aduce potențiale beneficii pentru el. Intereseaza-l pe destinatar astfel incat acesta sa accepte documentul tau cu deplina seriozitate.

Scrisoarea de cerere poate conține o propunere de implementare a unei anumite oportunități atractive pentru el.

Exemple de redactare

• „În orice moment, oamenii întreprinzători și oameni de afaceri s-au străduit nu numai pentru succesul material, ci și pentru creșterea personală, pentru a fi amintiți pentru totdeauna de oameni pentru faptele lor bune, pentru a le câștiga respectul.”
• „Desigur, scopul tău principal este să îmbunătățești nivelul de trai al cetățenilor orașului”. În special, această formulare poate fi folosită atunci când se întocmește o scrisoare de cerere către un deputat, de exemplu, pentru asigurarea unui spațiu pentru o grădiniță, amenajarea unui loc de joacă etc.

Puteți, de asemenea, să exprimați o problemă care este relevantă pentru destinatar, să îi arătați cum îl poate ajuta solicitarea dvs. în rezolvarea acesteia sau în realizarea anumitor oportunități.

Se întâmplă să nu ai nimic de oferit celuilalt, sau este inadecvat în acest context. În acest caz, cea mai optimă cale de ieșire este o poveste despre semnificația cererii tale. Descrieți situația cât mai fiabil și complet posibil, astfel încât să fie nevoie, după cum se spune, pentru suflet. Dacă un moment sentimental din povestea ta nu este a priori, dă fapte și concentrează-te pe relațiile de cauză și efect. Spune-ne ce se va întâmpla dacă ești refuzat sau, dimpotrivă, ești de acord să ajuți.

Pasul 4: Faceți o cerere

Atunci când destinatarul este pregătit mental să accepte cererea dvs., se poate afirma. Păstrați textul scurt, evitând propozițiile lungi și complicate, precum și ambiguitatea sau subestimarea. Scrisoarea de cerere (exemple și exemple de formulare în text) trebuie să fie concisă și clară în sens. Deci, dacă solicitați să achiziționați orice echipament pentru companie, atunci indicați caracterul complet, prețul și cantitatea:

„Pentru a echipa departamentul de urgență, spitalul are nevoie de o mașină nouă, al cărei cost este de 3,5 milioane de ruble. Vă rugăm să ne ajutați să-l obținem.”

Sau, de exemplu, trebuie specificată o cerere de reducere a chiriei: „Vă rugăm să reduceți chiria pentru spații la nivelul de 500 de ruble. pe metru pătrat până când situația economică se stabilizează.”

Etapa 5: Rezumat

La sfârșitul scrisorii, trebuie să rezumați solicitarea dvs. Repetați-l din nou și concentrați-vă asupra faptului că destinatarul beneficiază dacă vă oferă asistența solicitată. Cu toate acestea, textul cererii ar trebui să fie ușor modificat. Revenind la același exemplu de reducere a chiriei, propunem următoarea formulare:

„Dacă sunteți de acord să reduceți chiria la nivelul de 500 de ruble. pe metru pătrat pe perioada stabilizării situației economice actuale, veți putea contribui la menținerea a peste 20 de locuri de muncă și nu veți suferi pierderi din cauza lipsei totale de plată.”

Amintiți-vă, este important să repetați nu numai cererea, ci și beneficiul care poate fi obținut din implementarea acesteia și nu trebuie să fie material. Multe companii mari acționează de bunăvoie ca sponsori, investitori și fac activități de caritate.

Credem că acum, după ce ați studiat procesul în etape, nu veți avea o întrebare despre cum să scrieți o scrisoare de cerere. Este suficient să țineți cont de toate regulile corespondenței de afaceri și de unele nuanțe. Vă sugerăm să studiați și un alt exemplu.

Exemplu

Dragă Felix Petrovici!

Întreprinderea dumneavoastră organizează de câțiva ani practica industrială a studenților la întreprindere, ajutându-i să pună în practică cunoștințele acumulate la universitate.

Dumneavoastră, în calitate de șef al departamentului de personal, sunteți o persoană interesată în atragerea de noi angajați, ingineri tineri și promițători și specialiști cu înaltă calificare. Astăzi, această profesie este una dintre cele mai solicitate. Mulți studenți ar dori să știe despre posibilitățile, subtilitățile și semnificația acestuia.

În acest sens, vă rugăm să organizați o întâlnire a inginerului șef cu solicitanții și studenții la 1-2 cursuri pe 25 aprilie la ora 17:00 pe baza întreprinderii dumneavoastră.

După ce ați spus despre avantajele și secretele profesiei de astăzi, puneți o bază solidă pentru formarea specialiștilor și profesioniștilor de mâine. Poate că, în câțiva ani, unul dintre ele vă va duce compania la un nou nivel de dezvoltare.

Cu respect și recunoștință,

Rectorul Universității I.Zh.Bychkov

După ce ați studiat informațiile despre cerințele pe care trebuie să le îndeplinească o scrisoare de cerere, mostre și exemple de formulare, puteți face față cu ușurință redactării acesteia în practică.

Pentru a scrie o scrisoare de cerere de asistență pentru rezolvarea problemei unei persoane care deține o poziție înaltă, trebuie să cunoașteți regulile pentru scrierea unei astfel de scrisori. Este indicat să se precizeze pe scurt și clar esența recursului. Din acest articol puteți afla cum să scrieți guvernatorului o scrisoare de cerere de asistență pentru rezolvarea problemei. Puteți scrie, de exemplu, despre rezolvarea unor probleme legate de oraș și regiune, fie că este vorba despre neajunsuri în locuințe și servicii comunale sau despre o solicitare cu caracter personal. Este important de menționat că cererea nu trebuie să depășească capacitățile persoanei autorizate.

Informatii generale

O astfel de scrisoare de asistență în rezolvarea problemei este utilă atunci când aveți nevoie să obțineți informații, documente sau să faceți o înțelegere. Puteți scrie o contestație cu o cerere de îmbunătățire a calității muncii oricărei organizații de stat. De obicei, astfel de scrisori sunt trimise pe numele altcuiva. În unele cazuri, aceștia contactează direct organizația.

O scrisoare către guvernator care solicită asistență trebuie să respecte pe deplin regulile corespondenței de afaceri. Totul trebuie luat cu responsabilitate: de la fontul textului până la conținutul scrisorii. Dacă problema afectează nu numai un cetățean, ci mai mulți, se pot colecta semnături și documente relevante. Cu cât documentele depuse sunt mai convingătoare, cu atât este mai probabil ca administrația să răspundă la cerere. O astfel de scrisoare de asistență în rezolvarea problemei poate fi acceptată sau respinsă. În orice caz, angajații agențiilor guvernamentale trebuie să trimită un răspuns cu informații detaliate și o explicație a motivelor refuzului.

Următoarele elemente vor fi necesare pentru a scrie și trimite o scrisoare:

1. PC cu acces la internet.
2. Hârtie.
3. Un stilou.
4. Plicul.
5. Imprimanta.

Forma

Există un formular special pentru a scrie o scrisoare guvernatorului cu o cerere de asistență, care indică numele solicitantului, precum și numele și funcția guvernatorului, un rezumat al scrisorii și alte puncte importante. Este recomandabil să tipăriți contestația pe o foaie separată. Formularul îl găsiți pe site-ul administrației sau în biroul guvernatorului. În unele zone, poate să lipsească, atunci trebuie să îl scrieți singur folosind un computer sau manual. Când trimiteți o scrisoare de cerere de asistență pentru rezolvarea unei probleme fără un astfel de formular, este posibil să nu primiți un răspuns.

Afirmație

După completarea formularului, trebuie să începeți să scrieți scrisoarea în sine.

1. În primul rând, se face o pălărie. Funcția, prenumele, numele și patronimul funcționarului sunt scrise în dreapta. În partea de jos sunt scrise numele complet și toate informațiile de contact (adresă, telefon, e-mail) ale autorului contestației. Toate datele unui funcționar public sunt indicate în cazul dativ. Date personale – în cazul genitiv.
2. Mai departe, făcând un pic înapoi, la mijloc ar trebui să începeți să abordați cuvântul „respectat”.
3. După aceea, puteți spune esența problemei.

Scrisoarea nu trebuie să fie mare. Nu este necesar să scrieți partea principală pentru mai multe pagini. O coală A4 este suficientă pentru asta. Principalul lucru este să enunțați esența problemei, astfel încât, atunci când citește, o persoană să înțeleagă ce este în joc. Toate informațiile necesare pot fi specificate în aplicație. Nu trebuie întins pe zece pagini, puteți scrie mai multe foi, dezvăluind pe deplin problema. Nu scrie nimic în plus în aplicație.

Modul în care este scris corpul determină dacă scrisoarea va fi citită de guvernator sau nu. La sfârșitul scrisorii, trebuie să faceți inscripția „Anexă” și să indicați foile cu informații suplimentare. La sfârșitul scrisorii, trebuie să descrii din nou cererea în două sau trei propoziții și să o semnezi. De exemplu, puteți scrie o scrisoare prin care cereți asistență pentru rezolvarea unei probleme din oraș.

Structura aplicației

Scrisoarea este scrisă după modelul standard. Ar trebui să conțină:

1. Motivul petiției. Motivul este descris pe scurt: în legătură cu ceea ce cetățeanul se referă la acest funcționar și, de asemenea, de ce se referă la acest oficial anume.
2. Ţintă. Pentru ce este scrisoarea? Aici este necesar să se precizeze esența problemei și, de asemenea, să se arate de ce destinatarul trebuie să răspundă la cerere.
3. Legătură. Descrierea rezultatului deciziei. Dacă guvernatorul răspunde la problemă, ce schimbări vor avea loc în companie, în viața comunității etc. Aceasta este cea mai importantă parte. Ea convinge destinatarul de necesitatea acordarii asistentei, de ea depinde daca se va raspunde cererii.

Dacă există mai multe solicitări, cel mai bine este să faceți mai multe paragrafe pentru fiecare dintre probleme. Toate detaliile pot fi scrise, așa cum s-a menționat mai sus, în aplicație. Structura aplicației este scrisă pentru partea sa principală.

Trimiterea

După finalizarea lucrării cu scrisoarea de cerere de asistență pentru rezolvarea problemei, trebuie să puneți toate probele și contestațiile oficiale în plic, precum și scrisoarea în sine. Toate atașamentele suplimentare cresc probabilitatea ca destinatarul să citească scrisoarea.

După ce ați împachetat totul într-un plic, trebuie să aflați adresa legală a administrației regiunii sau districtului și să trimiteți o scrisoare. Înainte de a-l trimite, ar trebui să faceți copii ale tuturor documentelor. Cel mai bine este să le trimiteți, deoarece scrisoarea în sine cu documente importante se poate pierde la poștă sau în administrație.

Optiuni pentru livrare

Puteți trimite o scrisoare de cerere pentru a vă ajuta să vă rezolvați problema nu numai prin poștă obișnuită. Dacă există îngrijorări pentru siguranța documentelor sau că scrisoarea nu va ajunge, puteți face următoarele:

1. Livrarea comenzii către un reprezentant al biroului guvernatorului. Această funcție are „Poșta Rusă” și întreprinderi comerciale pentru livrarea scrisorilor. Astfel, scrisoarea va fi livrată mult mai repede și va merge direct la guvernator.
2. E-mail. În afara secolului XXI. Orice contestație poate fi trimisă prin e-mail. Trebuie doar să vizitați site-ul administrației, să aflați mailul pentru relații publice și, după completarea tuturor formularelor și formularele, efectuarea scanărilor tuturor documentelor, să le trimiteți sub formă de dosare prin poștă. Pe unele site-uri există recepții electronice unde nu este nevoie să atașați fișiere, puteți completa datele personale și lăsați o contestație acolo.

Timpul de răspuns, conform datelor oficiale, este de 30 de zile, dar de obicei răspunsul vine în două-trei zile.

Care este cel mai bun mod de a scrie

Puteți scrie o scrisoare prin care cereți asistență în rezolvarea oricărei probleme, dar dacă se va acorda asistență sau scrisoarea va fi arhivată depinde doar de destinatar. Pentru a crește șansele unui rezultat de succes al cazului, este mai bine să atingeți calitățile personale pozitive ale destinatarului. Este necesar ca o persoană să înțeleagă de ce apelează la el.

Câteva inserții cu complimente ar fi potrivite. În scrisoare, merită să-i explicăm persoanei că numai el poate ajuta la rezolvarea problemei expuse în lucrare. De exemplu, dacă destinatarul scrie o scrisoare pentru asistență în rezolvarea problemei locuințelor și serviciilor comunale, se poate demonstra că o astfel de problemă este importantă și guvernatorul, ca nimeni altcineva, va putea ajuta nu numai cetățeanul specific. care au scris contestația, dar și toți cetățenii în rezolvarea acestei probleme.

Asigurați-vă că vă justificați punctul de vedere. Este recomandabil să alegeți mai multe justificări pentru care este necesar să răspundeți la cerere. Este mai bine să construiți aceste justificări conform schemei: mediu persuasiv, slab, cel mai persuasiv - aceasta este o metodă psihologică standard de persuasiune în domeniul comunicării în afaceri.

Este necesar să se intereseze destinatarul în îndeplinirea cererii. Acest aspect trebuie luat în considerare cu atenție. Poate oferta va fi legată cumva de beneficiul destinatarului? Dacă există o problemă importantă, puteți arăta cum cererea declarată va ajuta la rezolvarea fie a întregii probleme, fie a unei părți a acesteia.

Dacă nu este absolut nimic de oferit, nu dispera, se întâmplă și asta. Arătați importanța cererii. Acest lucru va pune presiune asupra emoțiilor. Esența trebuie menționată cât mai clar și pe cât posibil de înțeles, astfel încât atunci când citește o scrisoare, o persoană dorește să ajute la rezolvarea acestei probleme.

Cum se face cel mai bine o cerere

După ce a pregătit destinatarul să accepte cererea, este necesar să se precizeze foarte concis esența. Textul ar trebui să fie scurt. Propozițiile lungi nu sunt potrivite pentru o astfel de scrisoare. Toate cifrele și datele exacte trebuie introduse.

Dacă solicitarea este de a comanda echipamente pentru o companie, de exemplu, atunci prețul, cantitatea și marca ar trebui să fie reflectate în scrisoare. Orice cuvinte sau date neclare sunt cel mai bine explicate. Atunci când exprimați gânduri, nu trebuie să scrieți propoziții cu înțeles dublu. Esența ar trebui să fie clară imediat. Aceasta este o scrisoare de afaceri.

Cum se scrie o concluzie

În cele din urmă, este necesar să rezumam toate cele de mai sus. Merită să scrieți ce beneficii va primi compania sau un anumit cetățean dacă cererea este îndeplinită. Mai mult, este mai bine să o faci sub forma unui lanț logic. De exemplu, la comanda a 5 mașini noi, vor apărea 5 locuri de muncă, așa că multe deduceri fiscale vor merge la buget de la fiecare, sau o anumită întreprindere va primi un astfel de profit.

În concluzie, este important să repeți cererea și la ce va duce executarea ei. Pe parcursul scrisorii, trebuie respectat stilul de afaceri al narațiunii. Aceasta arată atitudinea adresatorului față de problemă și caz în ansamblu.

Exemplu de scrisoare prin care se solicită asistență pentru organizarea unui eveniment

Dragă Ivan Ivanovici!

Firma *numele companiei* organizează de câțiva ani la rând stagii de practică pentru studenții instituțiilor de învățământ superior. Acest lucru ajută nu numai la consolidarea cunoștințelor dobândite, ci și la aplicarea lor în practică.

Dumneavoastră, în calitate de șef al departamentului de personal, sunteți o persoană interesată de a găsi noi candidați: specialiști tineri, energici și promițători. Această profesie este la mare căutare. Eu, ca majoritatea studenților, aș dori să aflu despre toate nuanțele unei astfel de lucrări.

În acest sens, vă rog să organizați o întâlnire a inginerului șef, Petrovich Petrov, cu solicitanții pe 10 mai la ora 16.00 în clădirea de învățământ a institutului nostru.

Arătându-le tinerilor perspectivele unei profesii de astăzi, îi ajutați să învețe mai multe despre aceasta și, de asemenea, să puneți bazele pentru alegerea corectă în viitor. Probabil, după ce au ales această profesie, unii dintre ei vor lucra la întreprinderea dumneavoastră și o vor ajuta să atingă un nou nivel.

Cu respect și recunoștință,

Rectorul Institutului VV Astapov.

Ce constructe de limbaj este cel mai bine să inserați

Când compuneți o scrisoare, ar trebui să utilizați constructele de limbaj descrise mai jos:

1. Parte introductivă. În această parte a scrisorii de asistență în orice materie, este necesar să se precizeze esența cauzei, să se indice motivul contestației și cererea în sine. Pentru a face acest lucru, cel mai bine este să folosiți expresiile de mai jos. A descrie motivul: din cauza neprimirii, luarea în considerare etc. A preciza scopul: pe baza rezultatelor, pentru scopuri, pentru acord etc.
2. Cerere. Poate fi povestit atât la persoana întâi, cât și la persoana a treia. Expresia folosită pentru a o descrie este destul de standard și începe cu cuvântul „te rog”.

Trebuie luate în considerare următoarele puncte:

1. La prezentare, trebuie atrasă atenția asupra interesului pentru îndeplinirea cererii de către ambele părți.
2. Nu trebuie să începeți niciodată o scrisoare cu cuvântul „vă rog”, cel mai bine este să explicați mai întâi motivul apelului și apoi să precizați esența cererii.
3. Nu este de dorit să mulțumim imediat destinatarului. Acest lucru îl poate pune într-o poziție incomodă. Cel mai bine este să mulțumiți persoanei după ce a răspuns la cerere.
4. Descrieți semnificația problemei în cauză. Este necesar să se precizeze că soluția problemei satisface nu numai nevoile destinatarului, ci și ale altor persoane în general. În acest caz, nu trebuie să marcați niciodată partea negativă a cererii.
5. Este imposibil să se includă în textul contestației sentințe cu amenințări (să apelezi la o altă autoritate dacă ajutorul este refuzat, de exemplu). Acest lucru îl va împinge cu siguranță pe destinatar, iar scrisoarea va merge la arhivă.

Concluzie

După ce ați studiat mai detaliat stilul de povestire de afaceri, precum și după ce v-ați schițat propriile gânduri, puteți scrie cu ușurință o scrisoare, după care ați citit-o, destinatarul va răspunde la cererea prezentată în ea.

Trebuie reținut întotdeauna că se scrie o scrisoare managerului pentru asistență în rezolvarea problemei. În plus, această întrebare interesează în primul rând destinatarul. Și numai în puterea lui să facă totul pentru a răspunde la scrisoare.

Astfel, conform exemplului descris mai sus, vă puteți scrie contestația, respectând toate fragmentele și regulile de formatare.

1. Nu uitați că formularul trebuie ștampilat de către administrație. Cel mai bine este să cumpărați un formular în administrația regională.
2. De asemenea, puteți utiliza opțiunea de aplicare online.
3. Este necesar să se colecteze toate documentele și certificatele posibile, precum și semnăturile, dacă problema afectează nu numai un anumit cetățean.
4. Pentru a scrie despre o solicitare de asistență pentru rezolvarea unei probleme, ar trebui să utilizați un stil de narațiune profesional și, de asemenea, nu uitați să respectați tonul scrisorii.
5. Scrisoarea ar trebui să intereseze oficialul încă de la început.
6. După ce ați scris originalul, trebuie să faceți copii ale tuturor documentelor, certificatelor și semnăturilor, precum și ale scrisorii în sine, să trimiteți copii ale documentelor către administrație, după ce ați aflat în prealabil adresa sa legală. În acest caz, trimiteți scrisoarea în original. Cel mai bun mod de a face acest lucru este prin curier. Apoi, revizuirea documentului va dura mult mai puțin.
7. După trimitere, așteptați cu răbdare un răspuns.

Aceasta este o scrisoare de afaceri în care partenerii, clienții, investitorii sunt adresați într-un mod politicos cu o cerere specifică.O scrisoare de cerere este unul dintre cele mai comune tipuri de corespondență de afaceri. De abilitatea de a-l convinge să-și exprime cererea depinde în mare măsură îndeplinirea acesteia. De exemplu:

. Stimati domni! o dată pe sfert.

. Ceilalți furnizori ai noștri în Țara dvs. a fost deja de acord cu acești termeni. Sper să primesc de la. un răspuns pozitiv la cererea noastră. DIN..

. Stimati domni!

. Facem apel la dumneavoastră cu o solicitare de a vinde următoarele valori mobiliare din pachetul nostru: acțiuni după preț. Limita este valabilă până la (data) . Valorile mobiliare trebuie retrase din contul nostru de depozit. Vă rugăm să creditați, de asemenea, echivalentul în contul nostru

. Cu sinceritate.

. Stimati domni!(numele tarii) . Consider că este necesar să discut personal cu. Aveți întrebări despre teritoriul de activitate, comisioane, garanții pentru protecția clienților. aș dori să sugerez. Data întâlnirii dvs.:(data) pe oră

. Vă rog să-mi spuneți dacă sunteți mulțumit. Tu data și ora întâlnirii. raman cu respect..

. dragă /

. Am construit recent o fabrică de procesare a legumelor și, din păcate, nu avem suficiente fonduri pentru a achiziționa echipamente de prelucrare a legumelor

. Am fi recunoscători dacă. Ne-ați oferit un împrumut pe termen lung în valoare de 200.000 (două sute de mii) grivne. Adăugăm la scrisoare documentele necesare: un acord pentru achiziționarea de echipamente; studiu de fezabilitate pentru rambursarea creditului. Deoarece această problemă necesită o soluție imediată la tricotat, vă rugăm să răspundeți cât mai curând posibil. ...

. Stimati domni!

. Unul dintre clienții noștri a făcut o cerere pentru furnizarea unui lot mare(Numele produsului) . Din păcate, acest produs nu se află în gama noastră și am dori să întrebăm. să faceți o ofertă adecvată clientului nostru și să ne trimiteți o copie a scrisorii

. De. Serviciile dumneavoastră, vă rugăm să percepeți un comision în valoare de%

. Vă rog să-mi spuneți dacă puteți. Ați expediat deja mărfurile comandate și sunteți de acord. b comisioanele oferite de noi

ia doar de la. un răspuns pozitiv, vom informa imediat adresa clientului nostru

. Așteptăm cu nerăbdare o cooperare reciproc avantajoasă între companiile noastre

. Cu respect și cele mai bune urări

. dragă /

. Suntem interesați de un produs nou care Faceți reclamă, așa că vă vom fi recunoscători dacă. Ne veți trimite informații detaliate și un catalog publicitar ilustrat

. Vom fi bucuroși să cooperăm cu. Tu

Cifra de afaceri TIPICĂ

1. Vă rugăm să informați (trimiteți, plătiți, confirmați, luați în considerare)

3. Vă rugăm să ne trimiteți. Documentele și cataloagele dvs. reprezentative care reprezintă. Noile tale produse

4. Nu am găsit erori în ultima noastră factură datată (data). Vom fi recunoscători dacă Vei verifica din nou

5. Vă rugăm să expediați bunurile comandate imediat ce sunt făcute.

6 va fi. Esti foarte apreciat daca. Tu

7. Oricare vă rugăm să ne trimiteți un răspuns cât mai curând posibil

8. Vă rog. Veți examina cu atenție noile noastre condiții de plată, care sunt stabilite în. Condițiile generale ale acordului (se adaugă textul documentului) și dați un răspuns final

9 va fi fericit dacă. Sunteți de acord să cooperați cu noi

10. În conformitate cu n și contractul nostru, vă rugăm. Tu

11. Orice fel de a plăti factura cât mai curând posibil (urgent, fără întârziere)

12. Vom fi foarte recunoscători dacă. Sunteți de acord să ne vindeți articolele dvs. pe bază de probă

13 vor fi. Datori dacă. Veți lua în considerare amendamentele noastre la

15. Dacă este posibil, vă rog. Dumneavoastră furnizați toate datele inițiale

16. Vă rugăm să ne familiarizați. Cu specificatii tehnice (numele produsului)

17 încă nu putea. Oferiți prețuri pentru (numele produsului)?

18. Ne-ar face plăcere să știm

19. Fă-mi o favoare, întoarce documentele de asigurare completate

douăzeci*. Vă rugăm să returnați imediat o copie a contractului semnat

21. Vă rugăm să verificați cu atenție contractul adăugat

22. Vă rugăm să confirmați sosirea la întâlnire

23. Dacă. Sunteți mulțumit de condițiile noastre, vă rugăm să vă telegrafiați disponibilitatea de a semna un contract între firmele noastre. Sperăm într-un răspuns rapid și vă dorim succes

24. Vă rugăm să luați în considerare propunerile noastre cât mai curând posibil (în viitorul apropiat) și să ne informați cu privire la decizia dvs

25. Te rog. Acordați o atenție deosebită

26. Vă scriem cu o cerere pentru o mică donație pentru fond

27. În primul rând, vă rugăm să ne spuneți ce măsuri ar putea ajuta. Depășiți aceste dificultăți

28. Din cauza dificultăților apărute, vă rugăm să ne trimiteți câțiva specialiști cu experiență care ar putea să ne sfătuiască. Speram. Nu vei refuza să ne ajuți

29. Ar fi bine dacă. Ți-ai confirmat decizia în scris

31. Vom fi recunoscători dacă. Ne informați în scris despre

32. Întrebăm cu seriozitate. ne suni tu

33 ar fi recunoscător dacă. Veți lua în considerare propunerile noastre cât mai curând posibil și ne anunțați decizia dvs. cât mai curând posibil.

34. Dacă aceasta este o ofertă. Nu sunteți mulțumit, spuneți motivul

35. Este foarte important pentru noi să obținem informații detaliate despre companie (nume), deoarece am dori să cooperăm cu aceasta

36. Ne veți face un serviciu de neprețuit dacă furnizați informații obiective despre companie (nume)

37. Deoarece aceste informații sunt foarte importante pentru noi, o vom face. Multumesc pentru explicatiile detaliate

38 pentru întocmirea unui raport detaliat asupra muncii depuse, avem nevoie. Ne-ar plăcea să primim. raspunsul tau in curand. Ne exprimăm recunoștința în avans

39. Scuze pentru grijile suplimentare. N-ar fi. Sunteți destul de amabil să ne oferiți explicații scrise despre

40 ar fi recunoscători dacă. Reprezentantul dumneavoastră va veni să efectueze procedura necesară

41. Te rog. Respectați toate punctele acordului nostru și îndepliniți comenzile clienților la nivelul corespunzător

42. Te rog. Ar trebui să studiați cu atenție această scrisoare, să ascultați sfaturile noastre și să luați toate măsurile necesare pentru a rezolva problema.

43. Vă rugăm să examinați și să verificați cu atenție toate listele de facturi plătite

44. Vă rugăm să ne furnizați o reducere % pentru furnizarea de materiale și echipamente pentru construcții (structură) (denumirea obiectului)