Directorul companiei și contabilul șef semnează o cantitate imensă de documente diferite în fiecare zi (documente primare, documente financiare, documente de livrare, acte, facturi, facturi, contracte și altele).

Ordinul este emis de obicei în companiile mari și mijlocii pentru o perioadă de absență îndelungată a managerului, precum și din cauza existenței unui flux imens de documente curente care necesită viză pentru șef.

Procedura de acordare a drepturilor

Pentru început, directorul ar trebui să decidă asupra alegerii angajaților ale căror activități sunt strâns legate de documentația companiei.

Lista persoanelor autorizate cărora le este transferat dreptul de a semna documente primare, facturi, acte, facturi este aprobată direct de însuși manager.

Adesea, selecția candidaților are loc cu participarea contabilului șef. Șeful companiei, în lipsa unui post de contabil șef în personal, poate acționa în calitate de persoană împuternicită.

În acest caz, directorul semnează de două ori în documentația societății (pentru el și pentru contabil), ceea ce impune consemnarea obligatorie a dreptului de dublă semnătură în ordinea internă a societății.

Procedura de înregistrare

Cadrul legislativ

Preambulul unui ordin, conform regulii general acceptate, trebuie să conțină un motiv. Pentru acest caz, aceasta este Legea federală nr. 402 din 6 decembrie 2011, și anume articolele 7 și 9. Ordinul indică o trimitere la lege sau sintagma „Pentru a asigura respectarea regulilor legislației în vigoare”.

Compilare

Ordinul este emis pe antet de companie într-un singur exemplar și conține următoarele informații:

• denumirea formularului;
• seria, data, localitatea;
• scop (optimizarea procesului de muncă, călătoria de afaceri a managerului);
• Numele complet și funcția specialistului care încredințează semnătura în numele directorului;
• lista documentelor (facturi, certificate de finalizare a lucrarilor, facturi etc.);
• perioada de acordare a drepturilor.

Proiectul de ordin finalizat pentru transferul dreptului de semnare a documentelor primare este aprobat de director. Termenul de atribuire a atribuțiilor angajaților este individual pentru fiecare întreprindere. Durata de valabilitate este de la 1 trimestru la o perioadă nelimitată, perpetuă.

Semnăturile persoanelor autorizate (eșantioane) pot fi pregătite ca anexă la comandă pe o foaie separată.

Pe formular trebuie să fie prezentă semnătura introductivă a specialiștilor indicați în document.

Prezența unui sigiliu pe o comandă legată de documentația internă a companiei depinde de alegerea executorului. Cerința strictă de a folosi un sigiliu în activitățile organizațiilor a fost anulată în 2016.

Fax sau comanda?

Este mult mai ușor să faci o ștampilă și să nu emiti o comandă. Dar facsimilul este folosit în cazurile reglementate de lege sau cu acordul părților la contract.

Documentele contabile și fiscale necesită autografe „în direct” ale directorului și contabilului șef.

Documentația primară cu semnătură prin fax poate duce la comentarii nedorite în timpul unei inspecții de către un inspector fiscal. La emiterea unei facturi este strict interzis sa ai o stampila in loc de o semnatura.

Întocmirea documentelor administrative este consemnată în statutul sau regulamentele organizației. Transferul drepturilor de semnătură către un alt angajat se înregistrează prin ordin. Pentru a rezolva sarcini mai mici, este suficient să emiteți o procură cu puteri prescrise.

Ce este mai bine să emit - un ordin sau o procură?

• Procura - furnizată angajaților unei organizații sau unui specialist terț, dacă este necesar, pentru a semna documente în numele unei întreprinderi dintr-o zonă îndepărtată. Un exemplu este o procură eliberată unui șofer de livrare pentru a primi mărfuri sau unui angajat contabil pentru actele bancare.
• Ordinul se emite numai angajaților companiei; sunt semnate doar documentele interne ale companiei.

Descărcați eșantionul

Comanda din dreapta pentru semnarea documentelor primare eșantion -

Comanda din dreapta de semnare a documentelor primare (exemplu)

Contabilul șef și șeful organizației în fiecare zi în munca lor se confruntă cu faptul că trebuie să semneze un număr mare de documente diferite: contracte de furnizare, documentație primară, contracte de muncă sau alte documente financiare. Dar ce să faci dacă un angajat se îmbolnăvește, pleacă în vacanță sau se află într-o călătorie lungă de afaceri? Un exemplu de comandă în dreptul de a semna documentele primare cu un exemplu de completare în acest articol va rezolva această problemă.

Opțiuni pentru transferul drepturilor de semnătură

În conformitate cu actele legislative ale Federației Ruse, există un concept de prima și a doua semnătură. Prima semnătură aparține întotdeauna șefului organizației, a doua semnătură aparține directorului financiar sau contabilului șef al companiei. Situația devine mai complicată dacă prima și a doua semnătură aparțin aceleiași persoane, atunci când managerul și-a atribuit atribuțiile unui contabil, ceea ce se întâmplă adesea în întreprinderile mici.

Motive pentru care un manager poate delega puteri și poate emite un ordin cu privire la dreptul de a semna documente primare:

• Responsabilul organizației se află în vacanță, în concediu medical sau într-o călătorie lungă de afaceri;
• Programul de lucru al organizației nu coincide cu programul de lucru al oficialilor de top ai companiei, de exemplu, un depozit angro este deschis 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână, dar managerul are un program de lucru diferit;
• Fluxul de documente al organizației are un volum prea mare de documente de intrare și de ieșire; este nerealist ca o singură persoană să facă față unei astfel de cantități.

Este imposibil să se întocmească documente fără semnătura înalților oficiali ai organizației. În astfel de cazuri sau în alte împrejurări, se emite un ordin cu privire la dreptul de a semna documentele primare care indică lista completă a persoanelor care au dreptul de a semna pentru conducătorul societății sau contabilul șef.

Dreptul de primă semnătură nu poate fi transferat contabilului-șef sau altei persoane care are dreptul de a doua semnătură asupra documentelor financiare și de altă natură.

Dreptul de a semna documente financiare sau de altă natură poate fi transferat numai unui angajat al organizației, iar din moment ce personalul organizației se poate modifica, este recomandabil să se întocmească o comandă anual.

Este de remarcat faptul că acest ordin nu se aplică documentelor bancare, de exemplu, un carnet de cecuri, deoarece dreptul de a semna este limitat la cercul de persoane specificat în cardul bancar al eșantionului de semnături ale organizației și nu poate fi transferat altor persoane.

Întocmim o comandă

Comanda din dreapta de semnare a documentelor primare (exemplu)

Ordinul privind dreptul de semnătură se întocmește pe antetul oficial al organizației acceptate pentru comenzi.

Punctele obligatorii ale comenzii sunt:

• Numele complete ale angajaților;
• Poziția persoanei care are încredere pentru semnarea documentelor;
• Termenul limită pentru acordarea drepturilor de semnătură;
• Foaie cu mostre de semnături ale directorilor și împuterniciților.

Dacă șeful unei organizații are îngrijorări că angajații ar putea dăuna companiei și semnează „ceva greșit”, se întocmește o listă de documente. În activitățile financiare și economice normale ale unei organizații, se recomandă transferul dreptului de semnătură managerului și contabilului șef pentru următoarea serie de documente:

• Certificat de finalizare;
• Aviz de trăsură pentru expedierea sau acceptarea mărfurilor și materialelor;
• Factura fiscala;
• Jurnalul casierului-operator, documente de numerar;
• Contracte standard de furnizare încheiate cu cumpărătorii;
• Procura pentru primirea obiectelor de inventar.

Există o concepție greșită obișnuită conform căreia nu este necesară crearea unor comenzi, este mai ușor să comandați o ștampilă și să puneți un facsimil peste tot, dar o semnătură prin fax poate fi utilizată dacă este prevăzut în mod expres de lege sau de acordul părților. tranzactia.

La pregătirea documentelor contabile și contabile fiscale, o organizație necesită semnături „în direct” ale managerului și contabilului șef. Serviciile fiscale ale Federației Ruse au o atitudine negativă față de documentele primare în care se aplică o ștampilă „facsimil” în loc de semnătură. La emiterea unei facturi, organele fiscale refuză, în general, posibilitatea unei semnături prin fax. Dacă doriți să evitați neînțelegerile cu inspectorii fiscali, nu trebuie să semnați documente cu semnătură fax.

Acest document este necesar pentru fiecare organizație datorită cerințelor legislației contabile. În acest articol veți găsi un exemplu de ordin pentru dreptul de a semna documente, aflați despre nuanțele executării acestuia, precum și în ce cazuri trebuie să întocmiți o procură.

Dreptul de a semna documente primare: ordin sau procură?

Alegerea dintre două surse de reglementare depinde de obiectivele urmărite de manager: dacă se presupune că va fi necesară semnarea documentației interne corporative, atunci soluția optimă este emiterea unui ordin. Dacă intenționați să semnați și să transferați documente în afara companiei (de exemplu, scrisori de intenție pentru expedierea de mărfuri sau facturi), atunci este de preferat să alegeți o procură. Din motive de securitate și de protecție a secretelor comerciale, mulți se tem să transfere astfel de puteri serioase unor terți care nu sunt angajați ai companiei, așa că practica comenzilor este cea mai comună. Cu toate acestea, în cazurile în care managerul intenționează să încredințeze unui angajat o serie de sarcini mici și nu este pregătit să îi acorde dreptul de a semna într-un sens global, atunci el poate emite și o împuternicire pentru el.

Cu toate acestea, în ambele acte este necesar să se indice:

• datele personale ale persoanei autorizate;
• numele documentelor pe care le poate semna.

De asemenea, în ambele cazuri, șeful companiei ar trebui să certifice un eșantion de semnătură a persoanei autorizate, care să fie plasat într-o coloană separată a formularului.

Exemplu de comandă care acordă drepturi de semnătură

Managerul poate oferi posibilitatea semnării contabilului-șef, adjunctului acestuia sau altui angajat care acționează ca șef al întocmirii actelor fiscale, financiare și juridice. Un ordin de drept de semnare a documentelor primare poate fi emis în formă liberă, întrucât legislația actuală nu stabilește o formă unificată. Cu toate acestea, conform practicii consacrate de gestionare a documentelor, formularul trebuie să indice:

• denumirea companiei, detaliile acesteia;
• detalii formular (numar si data);
• temeiul juridic al transferului dreptului de semnătură (articolele 7 și 9 din Legea federală „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ);
• Numele complet și funcția angajaților cărora le este transferat dreptul de semnătură;
• o listă de documente pe care o persoană va avea dreptul să le semneze pentru un manager;
• eșantion de semnătură a unei persoane autorizate și a directorului.

Exemplu de comandă din dreapta pentru semnarea facturilor

Folosind același principiu, puteți transfera capacitatea de a semna nu numai documente primare, ci și financiare. Cu toate acestea, astfel de operațiuni presupun o responsabilitate sporită pentru angajat, deoarece pot cauza daune grave organizației. Este necesar ca salariatul să aibă suficiente calificări și ca noile puteri să corespundă fișei postului său.

Datorită cerințelor existente impuse de prevederile actuale ale legislației Federației Ruse privind contabilitatea, o structură comercială poate solicita eșantion de comandă pentru dreptul de a semna documentația primară.

Acest tip de comandă este diferit anumite caracteristici, în ceea ce privește scopul, conținutul, precum și proiectarea structurală.

În conformitate cu recomandările Ministerului de Finanțe al Federației Ruse care au fost date în legătură cu anumite prevederi ale legii „Cu privire la contabilitate”, șeful fiecărei structuri comerciale implicate în activități economice, trebuie să aprobe o anumită listă de persoane care au dreptul de a semna documentația contabilă primară.

Acest post intern de departament se bazează pe prevederile de lucru și articolele nr. 402-FZ. Poate fi evaluat ca factor determinant continuitatea normelor legale care au fost stabilite la paragraful 3 al paragrafului 9 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”, care era în vigoare anterior.

Înainte de aceasta, în actele juridice care reglementează procesul contabil, au fost prescrise cerințe specifice privind necesitatea ca conducatorul societatii sa aprobe o lista cu persoanele care au dreptul de a lasa o semnatura personala pe documentatia primara.

În prezent, normele legislative actuale nu reglementează în niciun fel procedura de dobândire de către persoanele relevante a autorității care le permite să semneze documente primare. Realitățile moderne ale întreprinderilor rusești arată cel mai adesea că astfel de puteri sunt consolidate prin emiterea unui ordin special de către conducătorul organizaţiei:

1. Un ordin de la șeful companiei de a transfera dreptul de a semna documente primare unei anumite persoane sau grup de persoane.
2. Procura pentru a transfera dreptul de a semna documentele incluse în lista documentației primare.

Pentru a obține informații mai detaliate despre fiecare dintre aceste metode, ar trebui să le luați în considerare separat.

Ce certifică?

În acest caz, principalul criteriu de distincție între ordinul unui manager de a transfera dreptul de semnătură și o procură pentru acesta este că ordinul se poate aplica exclusiv angajaților organizației in timp ce împuternicirea poate fi transferată oricărei alte persoane.

Principala cerință într-o astfel de situație va fi ca managerul să includă în împuternicire o listă a persoanelor care o pot folosi. Diverse ramuri juridice reglementează procesul de întocmire a ordinelor și împuternicirilor; mai precis, pentru aceasta sunt responsabile Codul Muncii și Codul civil.

În cazul în care este nevoie de semnarea doar a documentelor interne ale companiei, atunci soluția optimă ar fi alegerea întocmirii unui ordin, acționând ca sursă de reglementare, care atestă transferul dreptului de semnare pe documentația primară. Este demn de remarcat faptul că în acest caz nu este necesară delegarea altor persoane de competențe suplimentare.

În același timp, dacă este necesară semnarea anumitor documentații cu transferul său ulterior în afara organizației, de exemplu, documentația de însoțire pentru transportul de mărfuri sau o factură, atunci într-o astfel de situație este necesar să se întocmească o putere adecvată de avocat.

Există o nevoie importantă de a reflecta atât în ​​ordin, cât și în împuternicire următoarea informație:

• datele personale ale persoanei care deține autoritatea corespunzătoare;
• o listă cu anumite documente care pot fi semnate de o persoană autorizată.

În plus, în fiecare dintre aceste situații, șeful companiei atestă semnătura unei persoane, învestit cu autoritate, care este indicat de aceeași persoană într-un domeniu special al procurii sau ordinului.

Astfel de procese sugerează necesitatea unei proceduri de identificare a semnăturii, care trebuie să aparțină persoanei care și-a pus propria semnătură pe foaia matricolă. Această etapă este extrem de necesară datorită faptului că în prezent aproape toate controalele fiscale sunt efectuate cu identificarea contrapărților care refuză în mod deliberat să își îndeplinească propriile obligații fiscale.

Chiar dacă managerii direcți ai contrapărților nu întreprind nicio măsură pentru a abandona activitățile companiei și recunosc faptul că aceștia acționează ca adevărații manageri ai structurii comerciale, Serviciul fiscal începe să inițieze un studiu de scriere de mână, ceea ce poate confirma faptul că semnăturile de pe documentație nu sunt semnături ale conducerii.

În cele din urmă, aceasta va servi drept bază pentru impozitare refuză oficial să recunoască astfel de cheltuieli pentru întreprindere eu.

Astăzi, se obișnuiește să se înțeleagă cheltuielile documentate ca fiind toate cheltuielile care au dovezi documentare. În acest caz, toate documentele justificative trebuie întocmite în conformitate cu prevederile actuale ale legislației Federației Ruse.

Toate documentele cu date nesigure sau contradictorii sau informații incomplete, nu poate servi ca bază pentru dobândirea de avantaje fiscale. Datorită faptului că documentația primară conține semnătura unei persoane care nu are autoritatea corespunzătoare, acest document va fi recunoscut ca conține informații false. Ca urmare, nu poate confirma în niciun fel deducerea TVA.

Colectie de mostre

Până în prezent, nu există un singur act legislativ care să impună necesitatea verificării semnăturii contrapărții. Dar, în ciuda acestui fapt, șefii din ce în ce mai prudenti ai organizațiilor comerciale cer de la toate contrapărțile lor mostre speciale de semnătură, deținută de persoane care răspund direct de semnarea documentației primare, precum și a facturilor.

Astfel de mostre pot fi o copie a unui pașaport, o copie a cardurilor bancare din plastic cu semnătura proprietarului sau o procură, care va indica semnătura unei persoane autorizate. Într-o altă situație, dacă firma nu îndrăznește să solicite astfel de documente, se poate confrunta cu anumite consecințe neplăcute.

Rezultate

După cum arată practica majorității organizațiilor comerciale, monitorizarea puterilor persoanelor care își lasă semnătura pe documentația primară este o procedură destul de complexă și nu întotdeauna fiabilă.

Acest lucru este valabil mai ales pentru operațiunile desfășurate de companii mari cu o cifră de afaceri mare de mărfuri și numerar, care cooperează cu un număr mare de contrapărți. În general, pentru a crește eficiența unor astfel de verificări, este necesar să se creeze o divizie separată care să lucreze împreună cu departamentul de contabilitate.

În același timp, trebuie menționat că consecințele negative reale la semnarea documentației primare de către o persoană fără autoritatea corespunzătoare pentru contribuabil pot apărea numai atunci când baza generală de dovezi indică faptul că toate tranzacțiile cu o astfel de contraparte au fost fictive.

Pot apărea circumstanțe similare în cazul în care contrapartea se dovedește a fi o companie-protecție, șeful companiei refuză categoric să semneze, o examinare va confirma falsificarea semnăturii, compania nu a plătit impozite și așa mai departe.

Pe baza acestui fapt, dacă reprezentanții companiei reușesc în continuare să colecteze o cantitate suficientă de dovezi care să confirme realitatea operațiunilor și, de asemenea, dacă există un nivel adecvat de precauție atunci când alegeți un partener, atunci este foarte posibil. organizația va putea elimina toate pretențiile din serviciul fiscal. Procese similare au loc la autoritățile fiscale superioare sau în instanță.

Puteți afla cum să transferați acest lucru chiar din acest videoclip.

Apar situații când directorul este absent și trebuie să semnați un document important chiar acum.
Pentru a evita astfel de situații, mulți manageri se asigură în prealabil că, în cazul absenței lor, la întreprindere există o persoană care poate semna documente importante.

Înregistrarea drepturilor de semnătură

Dacă directorul lipsește din întreprindere (în vacanță, călătorie de afaceri), capacitatea de a semna documente poate fi atribuită unei alte persoane.

Pentru a obține dreptul de a semna pentru un director, există două moduri:

1. Emite o împuternicire pentru semnarea anumitor documente;
2. Emite o comandă.

La eliberarea unei împuterniciri pentru semnarea documentelor trebuie să știți că trebuie întocmit în conformitate cu cerințele dreptului civil. Este obligatoriu de indicat:

Cauți un răspuns? Pune o întrebare avocaților!

9474 avocații vă așteaptă Răspuns rapid!

Pune o intrebare

1. Data emiterii;
2. Locul unde a fost emis;
3. numărul ei;
4. Text care conține toate informațiile despre companie, precum și informații despre director și persoana căreia i se eliberează;
5. Semnătura conducătorului și sigiliul organizației.

Dacă împuternicirea se eliberează prin delegare, atunci trebuie atestat prin notar.

O împuternicire poate fi eliberată oricărei persoane, chiar și cuiva care nu este angajat al organizației.

Întocmirea unui ordin pentru dreptul de semnătură

O comandă poate fi emisă numai unui angajat al companiei. În același timp, vechimea în această organizație nu contează. Aceasta este trăsătura distinctivă a întocmirii unui ordin dintr-o procură. Comanda trebuie să indice:

1. Data și numărul;
2. Textul ordinului, care indică salariatul căruia i se acordă dreptul de semnătură;
3. semnătura managerului;
4. Sigiliul organizației.

Dreptul de a semna documentele bancare

Dacă dreptul de a semna pentru un director este emis pentru tranzacții bancare, atunci este necesar să introduceți un eșantion de semnătură pe cardul bancar al companiei unde se deschid conturile.

Contabil șef, care prin atribuțiile sale este o persoană cu drept de a doua semnătură, nu i se poate da posibilitatea de a semna documente pentru director.

Dacă organizaţia nu are funcţia de contabil şef, atunci în acest caz există o singură persoană care poate semna acte, el este directorul. Într-o astfel de situație, orice angajat îl poate înlocui.

Responsabilitatea pentru autoritatea de semnare

Persoana autorizată să semneze trebuie să-și amintească că este personal responsabilă pentru semnarea documentelor. Dacă semnează actele care vor depune mărturie despre activități ilegale, atunci i se pot aplica diverse tipuri de sanctiuni, inclusiv penale. Acest lucru trebuie înțeles atunci când semnați contracte pentru sume mari de bani.

Dar de asemenea șeful organizației suportă riscul atunci când atribuie puteri unei anumite persoane. Dacă a lipsit o lună, iar în acest timp au fost semnate multe documente. Dacă în viitor apar dificultăți cu îndeplinirea obligațiilor asumate, managerul însuși va fi responsabil.

Dacă întâmpinați dificultăți în întocmirea unui ordin sau a unei împuterniciri, specialiștii noștri vă vor ajuta să înțelegeți situația actuală. Ei vor selecta o soluție care se potrivește dvs. și companiei dvs.