Orele de lucru sunt înregistrate folosind foile de pontaj. Folosind acest document, puteți determina numărul de ore lucrate, standardele de timp de lucru și puteți completa documentația contabilă. Articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse obligă angajatorii să creeze un astfel de document pentru fiecare angajat și să-l completeze pe măsură ce lucrează. Există instrucțiuni pentru completarea și eșantionarea rapoartelor de raportare pentru 2019.

Forma și scopul documentului contabil conform Codului Muncii al Federației Ruse

Foaia de pontaj este necesară pentru a înregistra programul de lucru al angajatului. Există două forme unificate de documente contabile: T12 și T13. De asemenea, este posibil să vă dezvoltați propriile formulare în cadrul companiei. Aceasta este baza pentru salarizare.

Acestea sunt folosite pentru a înregistra timpul efectiv lucrat și (sau) nelucat de fiecare angajat al organizației, pentru a monitoriza respectarea angajaților cu programul de lucru stabilit, pentru a obține date despre timpul lucrat, pentru a calcula salariile și, de asemenea, pentru a întocmi rapoarte statistice. asupra travaliului.

Principalele funcții ale bilanțului:

1. Înregistrarea zilnică a timpului lucrat. Monitorizarea respectării cerințelor legislației muncii în vigoare.
2. Înregistrarea datelor privind timpul de lucru al fiecărui lucrător.

În funcție de numărul de ore de lucru, se calculează salariile și se întocmește un raport pentru departamentul de statistică.

Amenzi: cine este responsabil?

În lipsa acestui document, societatea poate fi supusă răspunderii administrative. Într-o astfel de situație, funcționarul responsabil se confruntă cu demiterea.

În cazul în care întreprinderea nu a alocat timp pentru a completa buletinul, inspectoratul de muncă va aplica o amendă de 10.000 de ruble. Dacă foaia de pontaj este completă, erorile pot fi luate în considerare. Un document incorect trebuie corectat.

Pentru încălcarea reglementărilor de umplere, se aplică o amendă de până la 50.000 de ruble. Este posibilă și pedeapsa administrativă. Această măsură obligă întreprinderea să rămână inactivă timp de până la 90 de zile.

Metode de completare a unei foi de pontaj

Prezența sau absența la locul de muncă a fiecărui angajat cu normă întreagă se înregistrează prin metoda înregistrării continue. Această abordare este utilizată dacă numărul de ore lucrate diferă în zile diferite.

Dacă numărul de zile lucrătoare este neschimbat, atunci se aplică a doua metodă. Folosind această abordare, puteți înregistra abateri: absențe, ore suplimentare, întârzieri.

Prima pagină

Astfel de informații sunt introduse automat cu condiția ca foaia de pontaj să fie completată folosind programe specializate pe un computer.

Simbolurile timpului lucrat și nelucrat prezentate pe pagina de titlu a Formularului N T-12 sunt de asemenea folosite la completarea fișei de pontaj din Formularul N T-13.

Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1

Există o listă de simboluri pe pagina de titlu. Acestea sunt coduri acceptate în general, care sunt folosite la completarea tuturor formularelor de pontaj.

Exemplu corect: cum se întocmește un document

Documentul contabil în cauză este întocmit într-un singur exemplar. Folosit pentru a desfășura afaceri, inclusiv antreprenori individuali.

La sfârșitul lunii, buletinul este semnat de managerii de toate nivelurile (șef și șef de departament sau de sector), precum și de ofițerul de personal responsabil.

După înregistrare, foaia de pontaj este trimisă la departamentul de contabilitate.

Intocmirea si executarea rapoartelor in structurile bugetare

Întreprinderile/instituțiile de stat utilizează formularul 0504421. Acesta este un document care înregistrează abaterile în utilizarea programului de lucru. Formată cu două zile înainte de începerea perioadei contabile. Toate abaterile de la sfârșitul lunii trebuie însumate și transferate departamentului de contabilitate.

Cum se completează formularul electronic

Fișa de pontaj poate fi compilată în interfața unui program specializat. Cea mai simplă opțiune este o foaie de calcul Excel. Există, de asemenea, soluții integrate bazate pe sistemul informațional al întreprinderii.

Raportul este completat automat pe baza datelor de lucru. Această formă de buletin este mai ușor de ajustat.

Video: Cum să completați o foaie de pontaj

Completarea unui document pentru plata la bucată a unui angajat: instrucțiuni

Sistemul de lucru la bucata presupune calcularea salariilor in functie de volumul muncii prestate. În acest scop, se păstrează o fișă de pontaj și evidența producției pentru fiecare angajat.

1. Caracteristici ale contabilității pentru plata la bucată:
2. Travaliul poate fi măsurat în ore. De exemplu, munca profesorilor, lectorilor, șoferilor etc. Într-o astfel de situație, timpul de lucru este indicat pe buletinul.
3. În alte cazuri, se pune marcajul „I” sau „01”. Ultima linie a documentului este goală.

Vacanțele se plătesc separat. Suma plății este descrisă în contractul colectiv.

Sunt utilizate codurile stabilite de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse în formularul T12. Decodificarea este descrisă pe pagina de titlu a eșantionului.

• Sunt un job de zi;
• B - munca de sarbatori si in weekend;
• N - tura de noapte;
• PB - prezenta la locul de munca intr-o zi libera;
• C - ore suplimentare;
• B - zile de invaliditate temporară (concediu medical);
• K - zile într-o călătorie de afaceri;
• OT - zile de vacanță planificată;
• OZ - concediu pe cheltuiala ta;
• U - concediu de studii la o institutie de invatamant;
• NN sau ZO - absenta de la serviciu din motive necunoscute;
• PR - absenteism. A nu se confunda cu timpul liber, care poate fi aprobat oficial de conducere.

Dacă este necesar, atunci când codurile de mai sus nu sunt suficiente, este permisă dezvoltarea denumirilor suplimentare la întreprindere.

Greșeli de bază

Raportul trebuie completat ținând cont de cerințele legale. Sunt excluse erorile și inexactitățile. Cele mai frecvente erori sunt:

1. Nu este specificată funcția de angajat. Nu este suficient să indicați doar numele dvs. complet, trebuie să introduceți în coloană numele postului dvs.
2. Un weekend sau o sărbătoare este incorect desemnată ca zi lucrătoare.
3. Durata incorectă a zilei înainte de vacanță. Astfel de ore de lucru sunt de obicei scurtate. Este necesar să marcați 7 în loc de ora 8.

Cum ar trebui luată în considerare combinația de poziții?

Urmărirea timpului unui angajat cu fracțiune de normă are câteva caracteristici. Se notează timpul efectiv de lucru. Durata muncii pe zi este notă în foaia de pontaj T12 în rândul de mai jos, în coloanele 4 și 6, sau în T13 în rândurile 2 și 4. În cazul muncii interne cu fracțiune de normă, timpul de lucru se reflectă separat pentru fiecare funcție ocupată de salariat.

Formular standard pentru completarea unui raport de lucru pentru un călător de afaceri

Timpul lucrat de călătorii de afaceri este înregistrat în formularul T12. Coloana este marcată cu litera „K” sau cu numărul „06”. Sunt notate doar zilele, nu sunt specificate orele.

Regula de utilizare a diferitelor formulare de raportare

În baza art. 7 și 9, o societate care desfășoară activități comerciale poate dezvolta forme suplimentare de înregistrare a orelor de lucru care sunt mai potrivite specificului întreprinderii. Organizațiile bugetare preferă următoarele forme de pontaj:

1. Fișă de calcul salariu (F Nr. 0504421).
2. Contabilitatea destinată prelucrării automate ulterioare a informațiilor (F nr. 0301008).

Formularele T12 și T13 au detalii identice conform instrucțiunilor pentru întocmirea foilor de pontaj.

Cum trebuie întocmit un raport: reglementări

Documentul se completează după cum urmează:

1. În partea de sus, completați numele întreprinderii sau instituției, precum și al departamentului sau sectorului (dacă este necesar).
2. Se completează data exactă de întocmire a documentului și numărul acestuia.
3. Datele pentru toate zilele acestei perioade sunt introduse în coloana „Perioada de raportare”.
4. Secțiunea 1 conține un număr de serie.
5. Coloanele 2 și 3 sunt completate cu informații despre angajații cu normă întreagă pe baza cardurilor lor personale.
6. În coloanele 4 și 6 se înscriu codurile corespunzătoare timpului lucrat pentru fiecare zi lucrătoare a perioadei contabile.
7. Coloanele 5 și 7 au scopul de a obține rezultate intermediare pentru o jumătate de lună: celula din partea de sus este completată cu numărul de zile lucrătoare efective, în partea de jos - ore lucrate. Acest lucru permite o analiză preliminară.
8. Coloanele de la 8 la 17 sunt completate după lună.
9. Numărul de zile și ore lucrate se înscrie în coloanele 14 și 16.
10. Motivul posibilei neprezentări este indicat cu codul corespunzător în coloana 15.
11. Coloana 17 este utilizată pentru a reflecta numărul de zile nelucrătoare (weekend și sărbători).
12. Următoarele coloane (a doua parte a foii de pontaj) de la coloanele 1 la 55 sunt completate de contabili.

Responsabilitate pentru întreținere și aprobare

Din cauza lipsei unor cerințe clare pentru cronometrarea, întreprinderea își stabilește propria procedură de păstrare a documentației de personal. Luarea deciziilor este influențată de diverși factori: capacitățile financiare, de personal și organizaționale ale companiei.

În conformitate cu cerințele părții 4 a articolului 91 din Codul muncii al Federației Ruse, întreținerea foii de pontaj este responsabilitatea angajatorului. Aceasta înseamnă că conducerea are dreptul de a numi un anumit angajat pentru a menține această formă de contabilitate.

Responsabilitatile sunt stabilite in fisa postului sau in contractul de munca pe baza unui ordin emis de manager. Astfel de acțiuni sunt reglementate în articolele 8, 57, 91 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Dacă numărul personalului dintr-o organizație este de la 1 la 5 persoane, nu este prevăzută o poziție separată pentru menținerea foilor de pontaj.

Nu este întotdeauna recomandabil să încredințați atribuțiile unui cronometrator unuia dintre angajați. Acest lucru necesită pregătire avansată și costuri suplimentare. De regulă, într-o întreprindere mică, managerul însuși păstrează foaia de pontaj. Dacă o organizație are mai mult de 30 de oameni, timpul lucrat este înregistrat de un angajat separat de HR. Uneori este permisă combinarea responsabilităților.

Responsabilitatea pentru cronometrarea este uneori atribuită unui contabil sau secretar.

Cum să ții evidența timpului

1. Intabulare centralizată. Întreprinderea are mai mulți angajați cronometratori, ale căror principale responsabilități sunt să păstreze foile de pontaj ale timpului lucrat al fiecărui angajat.
2. Descentralizat. În acest caz, fiecare divizie a companiei are propriul cronometru. Șeful unității structurale poate semna buletinul. Acest drept este exercitat prin împuternicire a managerului sau aprobat printr-un ordin corespunzător.

Specificul activității întreprinderii nu permite adesea transferul dreptului de semnătură al managerului principal către șef al unității structurale. Acest lucru provoacă o încălcare a legislației muncii, care poate fi detectată în timpul inspecției de către autoritățile de reglementare.

Recomandare: Înainte de a delega autoritatea, trebuie să vă asigurați că documentele constitutive ale companiei nu interzic un astfel de transfer. Dacă există restricții, dreptul de semnătură va rămâne în sarcina conducătorului societății-mamă.

Contabilitatea „de călătorie”: cum să luați în considerare orele de lucru dacă un angajat se află într-o călătorie de afaceri

Este imposibil să monitorizați munca unui angajat situat în alt oraș. Legea muncii nu impune cerințe clare pentru urmărirea timpului. În astfel de cazuri, se recomandă ca angajatul însuși să țină evidența timpului său de lucru.

Întocmirea unui document contabil este o responsabilitate suplimentară care trebuie consemnată în fișa postului. Este necesară o plată suplimentară pentru finalizarea acestei sarcini.

Aspectul moral trebuie să intre în joc aici. Angajatul trebuie să fie sincer și să nu permită adăugarea orelor de lucru. Liderul va putea determina cât de sincer este. Se evaluează rezultatele muncii angajatului și gradul de eficacitate al acestuia.

Cât timp poate fi stocat un document, inclusiv. la întreprinderile periculoase

În baza clauzei 281 din Lista documentelor privind activitățile întreprinderii, foaia de pontaj trebuie păstrată cel puțin un an.

Pe de altă parte, acest document stă la baza stabilirii impozitelor. Astfel de „hârtii” sunt stocate timp de până la patru ani în conformitate cu codul (clauza 8, clauza 1, articolul 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

În plus, foaia de pontaj este documentul principal pentru salarii. Aceasta înseamnă că ar trebui să fie păstrat timp de cel puțin cinci ani (articolul 17 din Legea federală „Cu privire la contabilitate”). Astfel, buletinul este păstrat cel puțin 5 ani.

Dacă un angajat lucrează în condiții vătămătoare/periculoase, acesta primește beneficii la calcularea pensiei. Munca grea într-o întreprindere are probabil consecințe negative asupra sănătății și vieții umane. În consecință, în astfel de condiții, buletinul este păstrat timp de 75 de ani.

Foaia de pontaj conține informații de bază care sunt utilizate pentru calcularea și calcularea salariilor. Fiecare coloană în care este trecut cutare sau cutare simbol trebuie să aibă documente justificative (comandă, fișă de invaliditate temporară, diverse adeverințe, notificări, certificate). Pentru a evita erorile la completare, persoana responsabilă cu menținerea documentului contabil trebuie să fie extrem de atent și să aibă cunoștințe speciale. Gestionarea corectă a foii de pontaj asigură că angajații sunt plătiți corect. Aceasta exclude disputele de muncă și amenzile.

Timpul de lucru și contabilitatea acestuia sunt componente importante ale oricărei organizații, permițându-vă să controlați activitățile companiei și să disciplinați angajații. Pentru a simplifica această procedură, a fost elaborat un formular special - o foaie de pontaj. Există atât în ​​versiune hârtie, cât și în versiune electronică. Și fiecare tip are propriile sale nuanțe în umplere.

Cine completează buletinul

Fiecare organizație numește pe cineva responsabil cu menținerea fișelor de pontaj, concentrându-se pe specificul activității și pe numărul de personal. Dacă organizația este mică și toată munca se desfășoară în birou, atunci inspectorul de personal, contabilul sau altă persoană autorizată raportează angajații.

În cazul în care o întreprindere are mai multe facilități, este mult mai ușor să pună pontajul angajaților direct la locurile lor de muncă. În acest caz, această responsabilitate este atribuită maistrului sau șefului unității printr-un ordin separat sau specificat în contractul de muncă.

Algoritm pentru lucrul cu foile de pontaj

În primul rând, trebuie să știți că fiecare întreprindere trebuie să aibă o foaie de pontaj obișnuită (adică versiunea pe hârtie). Puteți fie să tipăriți singur formularul, fie să îl comandați de la o tipografie.

Există două formulare aprobate: T-12 și T-13. Diferența lor este că primul nu ține cont doar de orele de lucru, ci are și coloane pentru calcularea salariului lunar. Se completează după aceeași schemă, și anume, în fiecare lună în prima zi se deschide o nouă fișă de pontaj. Este necesar să completați următoarele câmpuri:

• Numele companiei (după numărul de serie și data finalizării.
• Perioada pentru care se deschide foaia de pontaj.
• Numerele de serie ale personalului și datele acestora de pe cardurile personale.

Datele rămase sunt introduse în termen de o lună, iar completarea părții care se referă la salarii este lăsată în sarcina angajatului departamentului de contabilitate.

Pentru a face completarea foii de pontaj mai rapidă și mai convenabilă, a fost dezvoltat și aprobat un sistem de notare. Ele reflectă și alte nuanțe. Sunt disponibile 36 de simboluri. Dar uneori nici această cantitate nu este suficientă pentru a afișa cu exactitate toate informațiile despre angajat.

Simboluri în foaia de pontaj

	Nume	Desemnarea literei	Denumirea digitală
1	Program de zi și seara	eu	01
2	Munca de noapte	N	02
3	Lucrați în weekend și sărbători	RP	03
4	Peste orar	Cu	05
5	Călătorie de afaceri	LA	10
6	Sărbătoarea principală	din	14
7	Concediu suplimentar	od	15
8	Concediu de studii	U	16
9	Program de lucru redus pentru studenți	UV	17
10	Concediu suplimentar pentru studii fără plată	UD	18
11	și nașterea	r	19
12	Concediu pentru creșterea copilului (cu plată parțială)	foarte bun	20
13	Concediul parental (neplatit)	rece	21
14	Concediu fără plată	la	22
15	Concediu fără plată pentru motive stabilite de lege	OZ	24
16	Concediu medical	B	25
17	Invaliditate neplătită	T	26
18	Program de lucru redus	lch	27
19	Timp de nefuncționare (din motive care nu țin de angajat)	VP	28
20	Neprezentarea din motive stabilite de lege (cu reținerea salariului)	G	29
21	Absenteism fără un motiv întemeiat	PR	31
22	Ore nelucrate (dacă angajatorul a stabilit o zi de lucru cu jumătate de normă)	NS	32
23	Weekend-uri	V	33
24	Greve	ZB	34
25	Absențe din motive necunoscute	NN	35

Tabelul descrie cele mai frecvent utilizate simboluri în foile de pontaj. O descriere mai detaliată și o listă completă se află de obicei pe prima foaie a formularului. Acest lucru facilitează navigarea în notație și determinarea în ce situație ce să puneți în celulă.

Umplerea obișnuită a formularelor

Completarea unei foi de pontaj este o muncă minuțioasă care necesită atenție. Acest lucru se poate face folosind, de exemplu, metoda aparițiilor continue și a neprezentărilor.

În acest caz, datele sunt introduse în fiecare coloană. Simbolurile indică atât prezența angajaților, cât și absența acestora, indicând motivele. Este indicat și numărul de ore petrecute la locul de muncă.

În foaia de pontaj în sine, va arăta astfel: într-o zi liberă, puneți litera „B”, sub ea 0, într-o zi lucrătoare, respectiv, „I” și numărul de ore, de exemplu 8. Similar weekend-urilor , se notează diverse motive de absență de la serviciu, începând cu călătoriile de afaceri și terminând cu absența din motive necunoscute.

În acest caz, calcularea unei foi de pontaj este puțin mai ușoară, deoarece toate numerele și simbolurile necesare sunt în fața ochilor tăi. Acest lucru se aplică în special specialiștilor cu puțină experiență de lucru - în acest fel vor fi mai puțin probabil să se încurce și să facă o greșeală.

Completați cu înțelepciune foaia de pontaj

Există și o metodă de înregistrare a abaterilor. Se aplică atunci când ziua lucrătoare are aceeași lungime pe toată perioada. În acest caz, se notează doar situații non-standard, adică neprezentări, călătorii de afaceri etc. Când se folosește această metodă, se petrece mult mai puțin timp, iar rezultatul final este același în ambele cazuri.

Pe foaie arată astfel: linia de sus conține informații despre absența angajatului de la locul de muncă - B, K, OT, NN, PR, B și altele. Linia de jos rămâne goală. La urma urmei, în calculul final al timpului lucrat, zerourile nu contează și, cu aceeași lungime a zilei de lucru, nu rămâne decât să efectuați cele mai simple acțiuni: numărați numărul de celule goale din linia de sus (acestea sunt prezențe) și înmulțiți cu numărul de ore.

Această metodă este mai convenabilă pentru ofițerii de personal și contabilii experimentați. Este, de asemenea, potrivit pentru organizațiile mici unde numărul de angajați este mic. Dacă conducerea dumneavoastră nu știe despre un sistem mai simplu de timp și prezență, acum este momentul să le oferiți.

Menținerea foilor de pontaj pe un computer

Pe lângă versiunea pe hârtie, există și câteva electronice. După cum sa menționat mai sus, foile de pontaj trebuie să fie duplicate. Acest lucru este necesar pentru ca datele despre munca angajaților să nu se piardă și să fie confirmată acuratețea lor (la urma urmei, nu este posibil să utilizați un computer peste tot).

Una dintre opțiunile mai accesibile este o foaie de pontaj creată în programele de birou. Excel este perfect pentru aceste scopuri. Foile de calcul vă permit să creați orice tip și dimensiune de document. De asemenea, datorită capacității de a seta formule, însumarea și calcularea datelor intermediare este mult mai ușoară.

Folosind software special

În cazul în care angajatul sau conducerea are abilități insuficiente în lucrul cu foi de calcul, se poate selecta un alt program similar. În acest caz, foaia de pontaj va arăta similar cu versiunea pe hârtie. Acest lucru va ajuta la reducerea timpului petrecut în lucrul cu documentul.

De asemenea, merită luat în considerare faptul că fiecare program necesită utilizarea versiunilor licențiate. Desigur, au prețuri diferite de la diferiți furnizori. De exemplu, programul „Foaie de pontaj” va costa utilizatorii de la 1000 de ruble. și mai mare – în funcție de numărul de personal.

Un alt avantaj al acestor utilități este că nu trebuie să completați o foaie de pontaj pe hârtie. Formularul cu toate semnele poate fi imprimat cu ușurință în orice moment necesar. Această funcție este probabil prezentă în fiecare program similar.

Despre stocarea documentelor

Pentru ce se folosește foaia de pontaj? Aceasta este baza contabilității într-un fel sau altul, precum și principala dovadă că angajatul a fost la locul de muncă și și-a îndeplinit sarcinile. Fără îndoială, acest document este foarte important pentru fiecare organizație.

Atunci cât timp este stocat acest formular? Foile de pontaj trebuie păstrate timp de un an. Acest lucru este stabilit prin lege, iar astfel de norme trebuie respectate.

Dacă pierzi un buletin deja închis, nu este nevoie să intri în panică. Poate fi întotdeauna restaurat folosind alte documente. În acest scop, sunt folosite note explicative, certificate de concediu medical, informații despre călătorii de afaceri, programe de vacanță etc. Orice lucru care confirmă și explică absența unei persoane de la locul de muncă poate fi folosit pentru a restabili datele.

Cine ar putea avea nevoie de un buletin?

Acest document este adesea necesar pentru diferite inspecții. De exemplu, serviciul fiscal verifică disponibilitatea acestuia în organizație și completarea corectă a acestuia.

Absența unei foi de pontaj, chiar și în cea mai mică companie, poate duce la o amendă destul de mare. Același lucru se întâmplă atunci când se comit greșeli la completarea formularelor. Acest lucru se aplică atât calculelor, cât și utilizării incorecte a simbolurilor.

Prezența foilor de pontaj este obligatorie. Acestea sunt necesare atât pentru firma în sine (contabilitatea, disciplina angajaților), cât și pentru organizațiile de inspecție. Și cel mai important lucru este să folosiți corect simbolurile din foaia de pontaj. Apoi puteți evita o serie de probleme cu angajații și autoritățile de reglementare.

În procesul de studiere a regulilor de înregistrare a orelor de lucru, ne vom referi în mod repetat la următoarele reglementări:

În 2015, a fost făcută o clarificare la Codul Muncii al Federației Ruse: dacă natura sezonieră sau tehnologică a producției necesită o creștere a perioadei contabile, un acord industrial (inter-industrial) și un contract colectiv pot prevedea o creștere a perioada contabilă pentru înregistrarea timpului de lucru al acestor salariați, dar nu mai mult de un an. Până acum însă nu au fost elaborate astfel de acorduri, ceea ce înseamnă că întreprinderile nu pot abandona unilateral durata maximă a perioadei contabile de 3 luni.

O altă problemă dificilă pentru angajator este deficitul care a apărut la sfârșitul perioadei contabile. Acest lucru poate fi rezultatul programării proaste a schimburilor. Dacă pentru un astfel de angajat se instituie un sistem de salarizare pe oră, nivelul veniturilor acestuia scade, ceea ce înseamnă că angajatorul este obligat să plătească suplimentar până la nivelul câștigului mediu. Motivul schimburilor neterminate pot fi și circumstanțe de forță majoră când factorii externi sunt de vină. În acest caz, angajatorul trebuie să păstreze 2/3 din tariful sau salariul angajatului proporțional cu timpul lucrat (articolul Codului Muncii al Federației Ruse).

Situația opusă este atunci când un angajat este suprasolicitat. Dificultatea constă în faptul că ofițerul de personal învață despre orele suplimentare abia la sfârșitul perioadei contabile când compară timpul efectiv lucrat și normele calendarului de producție. Când faceți calcule, amintiți-vă despre zilele nelucrate legal: concediu, concediu, concediu medical etc. - toate reduc norma. Apoi, stabiliți dacă angajatul a lucrat în zilele de sărbătoare în perioada contabilă. Aceste zile au fost deja plătite cel puțin dublul sumei (articolul Codului Muncii al Federației Ruse), prin urmare aceste ore (zile) nu ar trebui plătite suplimentar ca ore suplimentare (clauza 4 din Explicații, aprobată prin Rezoluția Prezidiului decizia Consiliului Central al Sindicatelor din Rusia; Dacă, după toate calculele, angajatul mai are ore lucrate peste norma, angajatorul le plătește cu o rată majorată: primele două ore - nu mai puțin de o dată și jumătate rata, cele ulterioare - nu mai puțin. decât dublu (articolul din Codul Muncii al Federației Ruse).

Subliniem că este extrem de important să se respecte regulile de înregistrare a orelor de lucru. Acest lucru afectează calculul salariilor și plăților suplimentare pentru muncă în condiții care se abat de la cele normale. Completarea corectă a unei foi de pontaj vă permite să plătiți corect angajatul pentru munca sa și, important, să țineți cont de tot timpul efectiv lucrat în experiența sa de muncă.

Cum să completezi o foaie de pontaj?
Foaia de pontaj nu reflectă doar numărul de ore lucrate de fiecare angajat, dar vă permite și să înregistrați zilnic informații despre prezența și absența de la serviciu. Unii dintre angajați s-au îmbolnăvit, unii au lipsit din motive necunoscute, iar unii au plecat în vacanță. Să vedem cum să marchezi corect toate aceste cazuri pe buletinul.

Toate organizațiile sunt obligate să păstreze foile de pontaj. Acest document este necesar pentru a:

ia în calcul zilnic modul în care angajații își folosesc timpul de lucru, dacă respectă programul de lucru stabilit;

să primească date despre orele lucrate;

calculează salariul;

întocmește rapoarte statistice privind munca pentru autoritățile de statistică.

Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei a aprobat două formulare unificate pentru foile de pontaj - T-12 și T-13*. Formularele diferă prin faptul că T-12 este o opțiune universală, iar T-13 se realizează dacă organizația are un sistem automat de monitorizare a prezenței și neprezentărilor la locul de muncă (turnichet). În acest caz, datele sunt introduse în formular prin intermediul unui computer. Cel mai adesea, desigur, folosesc formularul T-12, deoarece sistemele de acces nu sunt instalate în toate organizațiile.

Raportul este întocmit într-un singur exemplar. La sfârșitul lunii, buletinul completat trebuie să fie semnat de șefii diviziilor structurale și de angajatul HR. Documentul este apoi trimis la departamentul de contabilitate pentru calculul salariilor.

Cine păstrează foaia de pontaj

Anterior, multe organizații aveau o poziție specială - cronometraj. Acum, managerii consideră că este irațional să mențină o unitate separată de personal doar pentru înregistrarea ieșirilor și absențelor de la serviciu. Cel mai adesea, responsabilitatea ținerii fișelor de pontaj este atribuită unui specialist în resurse umane, contabil sau șefilor unităților structurale pe lângă funcțiile principale ale acestora. Amintiți-vă că această responsabilitate trebuie să fie consacrată în contractul de muncă și fișa postului angajatului sau atribuită acestuia prin ordin al directorului organizației.

Cum să reflectați utilizarea timpului de lucru într-o foaie de pontaj

Formularele T-12 și T-13 practic nu diferă în ceea ce privește compoziția detaliilor, așa că vom lua în considerare completarea foii de pontaj folosind exemplul unui formular - T-12. Sau, mai degrabă, prima sa secțiune, care se numește „contabilitatea utilizării timpului de lucru”. O mostră de completare a foii de pontaj este dată pe pagina ....

Fișa de pontaj se păstrează timp de o lună, iar la sfârșitul acestei perioade rezumă numărul de ore lucrate de fiecare angajat. Se notează și rezultatele intermediare (pentru prima și a doua jumătate a lunii). Prezențele și absențele de la serviciu se înregistrează prin metoda înregistrării continue. Aceasta înseamnă că pentru fiecare zi a lunii, în celula corespunzătoare este introdusă o anumită desemnare - prezență sau neprezentare din anumite motive (sau din cauza unor circumstanțe neclare). Totuși, este posibil și să nu se marcheze prezența, ci să se înregistreze doar abateri de la programul de lucru (neprezentări, întârzieri etc.). Dacă nu au existat abateri în timpul lunii, atunci buletinul va reflecta doar datele finale privind rezultatele muncii pentru prima și a doua jumătate a lunii și rezultatul general, iar celelalte celule vor rămâne goale.

Acum să vedem exact cum să introduceți desemnările în raportul.

În coloanele 4 și 6 din formularul T-12 există două linii. Linia de sus conține o literă de desemnare a tipurilor de timp de lucru petrecut în fiecare zi a lunii (aspect, vacanță, călătorie de afaceri, concediu medical etc.). Numărul de ore pentru ei este înregistrat în partea de jos. Desemnările literelor sunt date pe pagina de titlu a formularului T-12. De exemplu, dacă un angajat a venit la muncă pe 13 iunie și a fost prezent cu normă întreagă, atunci în buletinul pentru iunie în celula cu numărul 13 vizavi de numele de familie al angajatului vom pune „I” și 8 ore de lucru. Dacă a fost într-o călătorie de afaceri în acea zi, atunci este necesar să puneți un „K”. Dar nu a avut ore de lucru în organizația ta în acea zi, așa că am pus zero în linia de jos. Weekend-urile și sărbătorile au, de asemenea, propria lor denumire. Linia de sus este marcată cu „în”, iar linia de jos cu zerouri.

Amintiți-vă: pentru a introduce acest sau acel cod, trebuie să aveți motive întemeiate. De exemplu, puteți marca concediul medical pe buletinul de calificare numai dacă știți sigur că angajatul are un certificat de incapacitate temporară de muncă. Tabelul de la pagina ... oferă o listă de documente pentru toate cazurile de absențe și abateri de la programul de lucru stabilit. Dacă nu aveți documente care să confirme motivul absenței angajatului, atunci puteți nota numai în buletinul de evaluare absența din motive necunoscute („NN”).

Simbolurile timpului lucrat și nelucrat, care sunt prezentate pe pagina de titlu a formularului T-12, sunt folosite și în formularul T-13

Cum să rezumă

La sfârșitul lunii, trebuie să calculați numărul total de zile și ore lucrate. Totodată, din calculul zilelor lucrate sunt excluse weekend-urile, absenteismul, absențele din motive necunoscute, zilele de boală, călătoriile de afaceri - în general, toate acele zile în care angajatul a lipsit de la serviciu. Pentru a calcula numărul de ore lucrate, trebuie pur și simplu să însumați numerele din a doua linie a coloanelor 4 și 6 și să introduceți rezultatele în coloana 5 (pentru prima jumătate a lunii), coloana 7 (pentru a doua jumătate a lunii). a lunii) și coloanele 8-13 (pentru întreaga lună) .

Separat, trebuie să calculați numărul de zile de neprezentare și să introduceți informații despre acestea în coloanele 14-16. Coloana 15 conține coduri numerice pentru motivele neprezentării (aceste coduri sunt date pe pagina de titlu a formularului, împreună cu denumirea literelor). De exemplu, codul pentru următoarea vacanță este 09, iar absențele din motive necunoscute sunt 30. Și, în sfârșit, este necesar să se determine numărul total de zile libere pentru fiecare angajat pe lună și să îl introducă în coloana 17.

AM APROBAT
Director general
OJSC „Companie”
____________ P.P. Petrov

"___"___________ G.

Instrucțiuni pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru

1 Dispoziții generale

1. Pentru a înregistra utilizarea timpului de lucru, se utilizează un formular unificat, Time Sheet T-13.
2. Fișa de pontaj este utilizată pentru obținerea de date privind timpul lucrat, calcularea salariilor, elaborarea rapoartelor statistice și monitorizarea respectării de către salariați a programului de lucru stabilit.
3. Persoana responsabilă cu menținerea fișei de pontaj (denumită în continuare fișa de pontaj) este inspectorul de personal al departamentului de personal (pentru departamentele în care există un inspector cu normă întreagă). În departamentele care nu dispun de inspector de personal cu normă întreagă, persoana responsabilă cu menținerea pontajului este angajatul departamentului căruia i se atribuie această responsabilitate prin ordin al întreprinderii.
4. În cazul absenței temporare a persoanei responsabile cu menținerea fișei de pontaj, șeful unității structurale determină salariatul responsabil temporar cu menținerea fișei de pontaj în ordinea relevantă pentru unitate. O copie a comenzii trebuie depusă de șeful unității structurale la departamentul de resurse umane în termen de 2 zile. In lipsa acestui ordin in cadrul departamentului HR, responsabilitatea inregistrarii orelor de lucru si mentinerii pontajelor revine conducatorului unitatii structurale.
5. Persoana responsabilă pentru corectitudinea și fiabilitatea informațiilor introduse în fișa de pontaj cu privire la durata muncii personalului în timpul zilei de lucru (conform orelor de funcționare ale departamentului relevant: de la 7-30 la 16-00, de la 8 -00 la 17-00, etc.) Mentinerea pontajelor in departament. Șefii departamentelor relevante sunt responsabili pentru acuratețea și fiabilitatea înregistrării orelor de lucru care depășesc orele normale de lucru (orele suplimentare, weekend-urile, vacanțele).
6. Fișa de pontaj se completează într-un singur exemplar și este documentul principal pe baza căruia se calculează salariile și se plătesc bursele pentru studenți. O fișă de pontaj completată și semnată în întregime, împreună cu documentele justificative (memo, foi de parcurs etc.) se păstrează de către inspectorul HR sau de către persoana responsabilă cu menținerea fișei de pontaj în departament timp de 1 an (pentru departamentele de management al fabricii - în biroul de contabilitate personal al departamentului HR) .

2 Reguli de completare a fișei de pontaj

1. Utilizarea timpului de lucru se consemnează în fișa de pontaj prin înregistrarea zilnică continuă a prezențelor și absențelor de la serviciu și a timpului efectiv lucrat.
2. Pentru a reflecta utilizarea timpului de lucru pentru fiecare zi în foaia de pontaj (în formularul T-13, coloana 3), sunt alocate două linii - una pentru marcarea simbolurilor tipurilor de timp de lucru petrecut, iar cealaltă pentru înregistrarea numărul de ore pentru ei. Toate informațiile necesare sunt introduse lizibil și numai în coloanele corespunzătoare din Tabel.
3. În rândul simbolurilor pentru costurile timpului de lucru, simbolurile trebuie să fie scrise în conformitate cu cererea.
4. Înscrierile în buletinul de calificare despre motivele absenței de la locul de muncă, despre timpul efectiv lucrat, despre munca suplimentară sau orice alte abateri de la condițiile normale de muncă trebuie făcute numai pe baza documentelor întocmite în mod corespunzător (certificat de incapacitate pentru muncă, memoriu de la maistru, șef de departament despre mersul la muncă în weekend, orele suplimentare, cerere etc.).
5. Lipsa salariatului din motive necunoscute. Dacă un angajat nu apare și este imposibil să se stabilească cu exactitate motivul absenței (nu a fost depus concediu medical etc.), în foaia de pontaj în linia de simboluri în creion, este permisă introducerea semnului „· ” în creion până la clarificarea motivelor absenței, iar în rândul de înregistrare a numărului de ore lucrate - o liniuță. Înainte de a depune buletinul (la sfârșitul lunii), toate semnele „·” trebuie înlocuite cu codul motivului absenței sau trebuie introdus codul NN (motive necunoscute pentru absență).
6. Timp liber. În cazul absenței unui angajat din cauza acordării unui timp liber (ziua întreagă) pentru timpul lucrat anterior, în ziua absenței din foaia de pontaj, codul „NV” (zi liberă suplimentară neplătită) trebuie să apară în rândul simboluri și o liniuță în rândul orelor lucrate.
Dacă nu se acordă concediu pentru o întreagă zi lucrătoare (pentru o parte a zilei, ore), codul „I” ar trebui să apară în linia simbol de pe foaia de pontaj, iar orele efectiv lucrate într-o anumită zi trebuie să fie indicate în linia orelor lucrate. Temeiul acordării liberului și înscrierilor corespunzătoare în fișa de pontaj este o cerere din partea salariatului în care se indică când (data) se acordă timpul liber și pentru ce timp lucrat anterior, cererea trebuie vizată de șeful unității și depusă la inspectorul de personal sau persoana responsabilă cu menținerea fișei de pontaj.
7. În alte cazuri în care șeful unității ia decizia de a acorda timp de odihnă suplimentar salariatului cu munca ulterioară la un alt moment, în buletinul de raport se înscrie „I” (dacă salariatul a lucrat cel puțin 1 oră) și numărul de ore lucrate, sau codul „DD” (în cazul absenței salariatului cu normă întreagă). Baza este un memoriu de la șeful unității structurale care indică lista de angajați, durata odihnei suplimentare (toată ziua, ore).
8. Contabilitatea orelor suplimentare.
În cazul orelor suplimentare, „I + SV” este înscris în primul rând al denumirilor literei din foaia de pontaj. Orele suplimentare lucrate sunt introduse în plus față de ora principală cu semnul „+”, de exemplu 8+1, 8+2.
Baza pentru includerea informațiilor în fișa de pontaj este un raport oficial al șefului atelierului (maistru, șef de secție) cu o listă și indicarea exactă a câte ore au durat orele suplimentare.
Datele privind munca suplimentară trebuie transmise de către șeful unității persoanei responsabile cu menținerea pontajului cel târziu în ziua următoare. Persoana responsabilă cu menținerea pontajului este obligată să introducă în fișa de pontaj informații despre munca suplimentară cel târziu în ziua următoare după ziua de raportare.
În cazul în care orele de muncă suplimentare depășesc 25%, persoana responsabilă cu menținerea fișelor de pontaj este obligată să anunțe în scris directorul adjunct pe economie - șef PEO, șef Departament Resurse Umane.

9. Contabilitatea muncii în weekend și sărbători

Implicarea personalului la lucru în weekend și sărbători trebuie să fie efectuată în următoarea ordine:
- implicarea unui salariat în muncă peste durata normală se realizează cu acordul scris al salariatului;
— persoanele cu handicap și femeile cu copii sub trei ani trebuie să fie informate în scris cu privire la dreptul lor de a refuza să lucreze în afara programului normal de lucru;
— nu este permisă angajarea femeilor însărcinate sau a lucrătorilor cu vârsta sub 18 ani;
— lista lucrătorilor implicați în muncă în weekend și sărbători trebuie convenită cu directorul executiv al întreprinderii și este o anexă obligatorie la ordinul de organizare a muncii în weekend și sărbători.

Copiile de pe lista salariaților implicați în muncă în weekend sau sărbători trebuie să fie depuse de către șeful unității șefului departamentului de personal în cel mult 16-30 de ore din ziua lucrătoare din ajunul weekendului sau sărbătorii.

Introducerea în buletinul de informare a informațiilor despre munca într-o zi liberă se realizează pe baza listelor șefilor de departament (formularul din Anexa 3). Listele cu angajații care au mers la muncă într-un weekend sau sărbătoare trebuie să fie transferate persoanei responsabile cu menținerea pontajului în următoarea zi lucrătoare. Persoana responsabilă cu menținerea foii de pontaj este obligată să introducă aceste informații în foaia de pontaj nu mai târziu de prima zi lucrătoare după plecarea angajaților în weekend și sărbători.
Lucrările de înregistrare în weekend și sărbători se desfășoară conform regulilor generale (codul „РВ” este pus pe linia simbolului, iar numărul de ore lucrate este în linia de jos). Pentru claritate, este permisă evidențierea ieșirilor în weekend și sărbători cu pastă roșie, verde etc. culorile.
În cazul lucrului cu condiția acordării ulterioare a timpului liber, orele lucrate peste program se înscriu în fișa de pontaj în ziua de muncă (în cazul lucrului în weekend sau sărbătoare se indică prezența). Temeiul este o cerere scrisă din partea salariatului în care se indică când (data) și câte ore lucrează cu acordarea ulterioară a timpului liber cererea trebuie vizată de șeful unității și transferată spre păstrare inspectorului de personal sau persoanei respective responsabil cu menținerea foii de pontaj.
Munca într-o zi liberă se plătește cu o singură rată (în limita timpului de lucru lunar), dar cu o rată dublă dacă munca a fost efectuată peste rata lunară.

10. Contabilitatea muncii de noapte
În conformitate cu legislația muncii (articolul 96 din Codul Muncii al Federației Ruse), noaptea este ora de la ora 22 la ora 6. În cazul muncii de noapte, „N” este plasat în linia simbolului (în cazul continuării turei de zi, „Ya+N” sau „N+Ya”), în linia de jos - numărul de ore lucrate ( conform denumirilor literei).

11. Călătorii de afaceri
Datele despre călătoriile de afaceri sunt introduse în conformitate cu „Instrucțiunile privind procedura de pregătire a documentelor pentru plata pentru weekend și vacanțe în timpul unei călătorii de afaceri la întreprindere. Pentru întreaga perioadă a călătoriei de afaceri, inclusiv în weekend, „K” este introdus în linia de sus a denumirilor literei. Durata călătoriei de afaceri este înscrisă în foaia de pontaj pe baza documentelor relevante (bilet de transport, certificat de călătorie etc.))

12. Reflecție în raportul de transfer al angajaților
12.1 Transfer temporar în cadrul unității
Transferul temporar în cadrul unui departament (schimbarea zonei de lucru) se efectuează numai pe baza unui ordin din partea managerului cu acordul personal al angajaților. Persoana responsabilă cu menținerea foii de pontaj, pe baza unei comenzi în conformitate cu prezența efectivă la locul de muncă, este obligată să reflecte transferul angajaților în foaia de pontaj, notând transferul și întocmind o completare la foaia de pontaj. .
12.2 Transfer între departamente.
Transferul temporar între departamente se efectuează, de asemenea, numai pe baza unui ordin scris de la șeful întreprinderii (sau adjunctul acestuia pentru acest serviciu) cu acordul scris al angajaților. Persoana responsabilă cu menținerea foii de pontaj în compartimentul din care s-a efectuat transferul este obligată, în caz de absență, să noteze pe foaia de pontaj despre transferul salariatului și să notifice în scris șeful secției unde s-a efectuat transferul. necesitatea de a ține evidența orelor de lucru pentru angajații transferați.

13. La sfârșitul lunii trebuie completate coloanele rezumative „Lucrat pentru” (zile, ore) și „Neprezentare din motive” (cod neprezentare, zile (ore)) în foaia de pontaj.
Suma zilelor introdusă în coloanele rezumat trebuie să fie egală cu numărul de zile din luna de raportare.

14. Nu este permis:
— efectuarea retroactivă a înscrierilor în foaia de pontaj;
— introducerea în tabelul simbolurilor neprevăzute în lista din Anexa A (puncte, liniuțe, abrevieri independente);
— introducerea datelor despre muncă care nu sunt confirmate de documentele relevante;
- note neglijente și ilizibile.

15. Fișa de pontaj completată pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru trebuie să fie semnată de persoana responsabilă cu menținerea pontajului, șeful unității structurale.

16. Pentru a controla corectitudinea completarii, pontajul se verifica saptamanal si, in cazul in care nu exista comentarii, se semneaza de seful unitatii structurale (semnatura, transcrierea semnaturii, data), de catre inginerul de organizare si munca. regulament, şi lunar de către şeful biroului de contabilitate personal.

3 Monitorizarea corectitudinii înregistrării timpului de lucru

1. Controlul validității introducerii datelor despre muncă în foaia de lucru este efectuat de către angajații OK și PEO, care au dreptul de a efectua controale de control la fața locului ale prezenței lucrătorilor la locul de muncă (început, sfârșit de lucru).
2. Dacă este necesar, la monitorizarea prezenței lucrătorilor în week-end și sărbători nelucrătoare, agenții de securitate pot fi implicați în inspecție (pentru a controla timpul de ieșire de pe teritoriul întreprinderii a lucrătorilor conform listei lucrătorilor implicați în lucrează cu o zi liberă înainte de încheierea programată a lucrului).

4 Responsabilitate

1. Inspectorul de resurse umane al departamentului de resurse umane sau angajatul responsabil cu menținerea foii de pontaj este personal responsabil pentru:
- pentru fiabilitatea și validitatea informațiilor cuprinse în fișa de pontaj și anume: la începutul și sfârșitul schimbului de muncă, verifică personal prezența lucrătorilor la locul de muncă;
— pentru respectarea tuturor cerințelor pentru completarea unei fișe de pontaj în conformitate cu „Instrucțiunile pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru”;
- pentru transmiterea la timp a informațiilor privind timpul lucrat:
» până în a 2-a zi a lunii următoare celei de raportare, transmite la compartimentul informatic informații despre abateri necesare calculării salariilor;
» până în a 2-a zi a lunii următoare celei de raportare, depun la inginerului de pregătire a personalului din compartimentul HR un extras din fișa de pontaj pentru angajații care sunt în statut de student, necesar pentru calculul burselor de studenți;
» până la data de 10 a lunii următoare celei de raportare, depun la biroul de contabilitate de personal al departamentului de personal o fișă de pontaj pentru salariații încadrați în locuri de muncă care dau dreptul la pensie preferențială. Cererea de pontaj se întocmește în conformitate cu cerințele generale de menținere a pontajelor

2. Şefii de departamente sunt responsabili:
— pentru fiabilitatea informațiilor furnizate despre ieșiri și absențe în afara orelor de lucru (orele suplimentare, în weekend și sărbători);
— pentru informarea promptă a persoanei responsabile cu menținerea fișelor de pontaj cu privire la abaterile din durata de muncă a personalului din subordine (permisiunea de a termina munca înainte de încheierea schimbului, întreruperea muncii etc.);
— pentru furnizarea în timp util a unei liste cu angajații care merg la muncă în weekend și sărbători;
— pentru conformitatea procedurii de atragere a salariaților la muncă în weekend și sărbători cu legislația muncii în vigoare.

3. Departamentul HR este responsabil pentru asigurarea controlului asupra validității introducerii informațiilor în foaia de pontaj.

Șef departament HR

Șeful PEO

Șef Departament Juridic

Director executiv

Şeful Securităţii