Următoarele cerințe dau forță legală documentului. Condiții de dare a forței legale documentelor întocmite cu ajutorul gazului „electori”. Documente electronice ca probe

Forța juridică a documentului este asigurată de setul de detalii stabilit pentru fiecare tip de document și de executarea pe un formular care respectă standardul.
Trebuie reținut că diferitele documente constau dintr-un set diferit de detalii și, atunci când compilați un document, nu este necesar să utilizați toate detaliile descrise în GOST. Unele cerințe se exclud reciproc, de exemplu, cerințele „Date de referință despre organizație” sunt indicate doar cu litere, în timp ce „Numele tipului de document” nu este scris pe antet. În procesul de pregătire și prelucrare a documentelor, componența detaliilor obligatorii poate fi completată cu alte detalii, dacă scopul documentului, prelucrarea acestuia o impune. Puteți adăuga detalii suplimentare la formele unificate de documente. De exemplu, sub formă de comenzi de angajare și concediere a angajaților, adăugați detaliile „semnătura șefului departamentului de personal”, „semnătura supervizorului imediat”. Cu toate acestea, eliminarea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă.
Compoziția detaliilor, care caracterizează un anumit document, este determinată de scopurile creării documentului, scopul acestuia, cerințele privind conținutul și forma acestui document, metoda de documentare.
Principalele documente care stabilesc componența detaliilor și cerințele pentru executarea acestora sunt GOST R 6.30-2003, Regulile pentru munca de birou în organele executive federale aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477

Aceste documente stabilesc următoarele detalii care sunt utilizate în pregătirea și executarea documentelor organizatorice și administrative - rezoluții, ordine, ordine, scrisori, protocoale, acte și alte documente cuprinse în OK 011-93 (OKUD):
Cod formularul documentuluiși depus în conformitate cu clasificatorul All-Russian al documentației de management (OKUD). OKUD este parte integrantă a Sistemului unificat de clasificare și codificare a informațiilor tehnice, economice și sociale și acoperă sisteme unificate de documentare și forme de documente permise pentru utilizare în economia națională.
Emblema organizației sau marcă comercială(marca de serviciu) este plasată pe antetul organizației în conformitate cu Carta (regulamente privind organizația).
Cod de organizare(OKPO) sunt aplicate conform clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor.
OGRN- numărul principal de înregistrare de stat al unei persoane juridice se aplică în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.
TIN/KPP- numărul de identificare al contribuabilului/codul motivului de înregistrare se înscrie în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.
Numele companiei, care este autorul documentului, trebuie să corespundă denumirii fixate în actele sale constitutive. Deasupra numelui organizației indicați prescurtarea, iar în absența acesteia - numele complet al organizației-mamă (dacă există). Numele prescurtat al organizației este dat în cazurile în care este consacrat în actele constitutive ale organizației. Numele prescurtat (în paranteze) este plasat sub sau după numele complet. Numele organizațiilor subiecților Federației Ruse, care, împreună cu limba de stat a Federației Ruse (rusa), au limba de stat a subiecților Federației Ruse, sunt tipărite în două limbi.
Denumirea filialei, oficiului teritorial, reprezentanței este indicată dacă este autorul documentului, și se plasează sub denumirea organizației.
Informațiile de referință despre organizație includ inclusiv: adresa poștală; numărul de telefon și alte informații la discreția organizației (numere de fax, numere de telex, conturi bancare, adresă de e-mail).
Denumirea tipului de document întocmit sau publicat de organizație trebuie să fie determinată de cartă (regulamente privind organizația) și trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de OKUD (clasa 0200000). De exemplu, „Regulamentul intern al muncii”, „fișa postului”.
Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru protocol - data ședinței (luarea deciziei), pentru act - data evenimentului.
Documentele emise de două sau mai multe organizații trebuie să aibă o singură dată.
Permis două moduri de a formata data documentului: numeric sau cuvânt-numeric.
Cu metoda digitală, data documentului este întocmită cu cifre arabe în succesiunea:
ziua lunii, luna, anul. Ziua lunii și luna se întocmesc cu două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an - patru cifre arabe.
De exemplu, data 5 februarie 2011 ar trebui scrisă ca următoarea intrare: 02/05/2011.
Este permisă formatarea datei în secvența: an, luna, ziua lunii, de exemplu, 2011.02.05.
Această metodă de înregistrare a datei este utilizată pe scară largă în arhive - datele de pe rafturi, dosare și alte documente sunt scrise în secvența „inversă”.
Cu metoda verbal-numerică se întocmește data: 05 februarie 2011.
Numărul de înregistrare al documentului este din numărul său de ordine, care poate fi completat la discreția organizației cu indexul cazurilor conform nomenclatorului cazurilor, informații despre corespondent, interpreți.
Numărul de înregistrare al unui document publicat în comun de două sau mai multe organizații constă din numerele de înregistrare ale documentului fiecăreia dintre aceste organizații, separate printr-o bară oblică în ordinea autorilor din document.
Numărul de înregistrare al documentului este atribuit pe baza înscrierii făcute în formularul de înregistrare relevant.

Există următoarele tipuri de formulare de înregistrare:

Carduri de înregistrare și control (RKK);

Reviste de înregistrare (cărți);

Formulare de ecran (când se utilizează tehnologia computerizată).

Formularele unor reviste si carti sunt aprobate de organisme oficiale. De exemplu, forma cărții de contabilitate pentru circulația cărților de muncă și a inserțiilor la acestea a fost aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor de completare. cărți de muncă”.
Dar majoritatea formelor dezvoltat la discreția dumneavoastră angajator. Formele documentelor pot fi găsite în documentele de mai sus.

Un document neînregistrat nu are forță juridică!!!
Link către numărul de înregistrare și data documentul include numărul de înregistrare și data documentului la care trebuie dat un răspuns. Acest atribut este necesar pentru litere.
Locul de compilare sau edițiile documentului sunt indicate dacă este dificil de determinat prin detaliile „Numele organizației” și „Date de referință despre organizație”. Se indică locul întocmirii sau publicării ținând cont de împărțirea administrativ-teritorială acceptată, putând fi folosite doar abrevieri general acceptate.
destinatar pot fi organizații, subdiviziunile lor structurale, funcționari sau persoane fizice. La adresarea unui document unui funcționar, inițialele sunt indicate înaintea numelui de familie.
Denumirea organizației și a unității sale structurale este indicată în cazul nominativ. Poziția persoanei căreia i se adresează documentul este indicată în cazul dativ.
De exemplu:
către CEO
SA Parus
V.A. Laptev
sau

SRL „Mayak”
Contabilitate
Economist-sef
V.M. Kochetova

Documentul nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar nu este indicat. Cu un număr mai mare de destinatari, se întocmește o listă de corespondență a documentului.
„Adresa” necesară poate include o adresă poștală. Elementele adresei poștale sunt indicate în succesiunea stabilită prin regulile de prestare a serviciilor poștale.
La adresarea unui document unei organizații, se indică numele acestuia, apoi adresa poștală, se permite și centrarea fiecărei linii din atributul „Adresă” în raport cu cea mai lungă linie.

De exemplu:

agenție guvernamentală
Cercetare integrală rusească
Institutul de Știință și Arhivare a Documentelor
Strada Profsoyuznaya, 82, Moscova, 117393
Când adresați un document unei persoane, indicați numele și prenumele, patronimul destinatarului, apoi adresa poștală,

De exemplu:

Abramov Oleg Pavlovici
Sf. Sadovaya, d. 5, ap. 12,
Lipki, regiunea Tula, 301264
Când adresați un document în același timp unei organizații și unei persoane („într-o copie”), adresa ar trebui să fie emisă conform exemplului:
Departamentul de Afaceri Interne al regiunii Moscova
St.Petersburg
Seful departamentului
S.M. Titov
Sviridov Petr Alekseevici
Sf. Portovaya, d.82, ap.17
Lomonosov
Regiunea Leningrad, 196754
Ştampila de aprobare a documentului- cerința unui document oficial, dând caracter normativ sau juridic conținutului acestuia. Aprobarea unui document este o modalitate specială de punere în aplicare a unui document, autorizând distribuirea acestuia către un anumit cerc de organizații, funcționari și cetățeni.
Un document poate fi aprobat în două moduri:
oficial (oficiali);
document special publicat.
Ambele metode de aprobare au același efect juridic.
Ștampila de aprobare a documentului se află în colțul din dreapta sus al documentului.
Atunci când un document este aprobat de un funcționar, ștampila de aprobare trebuie să fie compusă din cuvântul APROB (fără ghilimele), titlul persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării.

De exemplu

APROBA
CEO
CJSC „Scarlet Sails”
Semnătura personală I.S. Sergeev
12.01.2011
Este permisă centrarea elementelor în raport cu cea mai lungă linie din atributul „Ștampila de aprobare” al documentului.

De exemplu

APROBA
CEO
Fabrica de portelan CJSC Lomonosov
Semnătura personală I.S. Sergeev
12.01.2011
Atunci când un document este aprobat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel.
Atunci când un înscris este aprobat prin rezoluție, decizie, ordin, protocol, ștampila de aprobare este formată din cuvântul APROBAT (APROBAT, APROBAT sau APROBAT), denumirea actului de aprobare în cazul instrumental, data acestuia, numărul.

De exemplu

APROBAT
Prin hotărâre a adunării generale
actionari din 15.09.2010 Nr.14
sau
APROBAT
Ordinul președintelui
consiliu bancar
din data de 01.02.2011 Nr.12
Ştampila de aprobare nu este prezentă pe fiecare document.

Exemplu de listă de documente care urmează să fie aprobate.
Acte (inspecții și revizuiri; acceptarea instalațiilor de construcție finalizate, a echipamentelor; radieri; examinări, transfer de cazuri; lichidarea organizațiilor, instituțiilor, întreprinderilor etc.).
Contracte (cu privire la executarea lucrărilor, aprovizionările materiale și tehnice, închirierea spațiilor; privind livrările, contractele, cooperarea științifică și tehnică, răspunderea etc.).
Misiuni (pentru proiectarea de instalații, structuri tehnice, construcție capitală; pentru cercetare, proiectare și lucrări tehnologice; tehnice etc.)
Instrucțiuni (reguli) - (oficial; muncă de birou; siguranță; reglementări interne de muncă etc.)
Standarde (consum de materii prime, materiale, energie electrică; proiectare tehnologică; număr de angajați etc.)
Rapoarte (pe activități de producție, călătorii de afaceri, lucrări de cercetare etc.)
Liste (posturi ale lucrătorilor cu program de lucru neregulat; întreprinderi care fac obiectul unor beneficii; materiale documentare standard generate în activitățile ministerelor, departamentelor și altor organizații, care indică termenul de valabilitate al materialelor etc.)
Planuri (producție; construcție și instalare, proiectare și sondaj, lucrări de cercetare, introducere de noi tehnologii; livrări cooperative de produse; distribuție de produse conform gamei stabilite; venituri din locuințe și servicii comunale, revizii; lucrări ale colegiului, științifice și consiliu tehnic, consiliere a oamenilor de știință etc.)
Reglementări (cu privire la organizație; unitate structurală; bonusuri, pregătire avansată etc.)
Programe (efectuarea de lucrări și evenimente; training etc.)
Deviz pentru realizarea lucrărilor.
Estimări (costuri pentru întreținerea aparatului administrativ, clădirilor, spațiilor, structurilor; utilizarea fondurilor din fondul întreprinderii; pentru pregătirea și dezvoltarea producției de noi produse; pentru construcția capitalului etc.)
Standarde de stat, ramură, specificații.
Structură și personal.
Tarife.
Statutele organizatiei.
Forme de documente unificate.
Programe și modificări ale acestora.
Rezoluţie.
Rezoluția conține o indicație cu privire la soluționarea (pregătirea unei soluții) a problemei expuse în document.
Rezoluția, înscrisă pe document de către funcționarul relevant, include numele, parafa interpreților, conținutul comenzii (dacă este necesar), data scadenței, semnătura și data.

De exemplu:

Zaitseva A.V.
Nikitin P.S.
Vă rugăm să pregătiți un proiect
Contracte cu compania „Hermes”
până la 21.01.2011
Semnătura personală
data
Este permisă emiterea unei rezoluții pe o foaie separată.
Titlul textului include un rezumat al documentului. Titlul trebuie să fie în concordanță cu numele tipului de document. Titlul poate răspunde la întrebări precum:
despre ce (despre cine), ce (despre cine)?
De exemplu: ordin de creare a unei comisii de atestare; fișa postului proiectantului principal.
Este permisă neindicarea antetului textului documentelor întocmite pe antet în format A5.
Marca de control pentru executarea documentului se notează prin litera „K”, cuvântul sau ștampila „Control”.
Textul documentului este redactat în limba de stat a Federației Ruse sau în limbile de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse, în conformitate cu legislația Federației Ruse și entitățile constitutive ale Federației Ruse.
Textele documentelor sunt întocmite sub forma unui chestionar, a unui tabel, a unui text coerent, sau sub forma unei combinații a acestor structuri.
La compilarea textului sub forma unui chestionar, numele trăsăturilor obiectului caracterizat ar trebui să fie exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ sau o frază cu un verb la persoana a doua plural al prezentului sau al trecutului („au”, „propriu” sau „au fost”, „au fost”, etc.) .). Caracteristicile exprimate verbal trebuie să fie în concordanță cu numele semnelor.
Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță cu titlurile.

Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate și numai numerele acestor coloane trebuie tipărite pe paginile următoare.
Text conectat de obicei este format din două părți.
Prima parte indică motivele, motivele, scopurile întocmirii documentului,
în al doilea (final) - decizii, concluzii, solicitări, sugestii, recomandări.
Textul poate conține doar partea finală (de exemplu, comenzi - partea administrativă fără declarații; scrisori, declarații - o cerere fără explicații).
În textul unui document întocmit pe baza documentelor altor organizații sau a documentelor publicate anterior, sunt indicate detaliile acestora:
Titlul documentului;
numele organizației - autorul documentului;
data documentului;
numărul de înregistrare al documentului;
titlul textului.
Dacă textul conține mai multe decizii, concluzii și așa mai departe, atunci poate fi împărțit în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe.
În documente (comandă, instrucțiune) organizațiilor care funcționează pe principiile unității de comandă, precum și documentele adresate conducerii organizației, textul este enunțat la persoana I singular („comand”, „ofer”, „vă rog”).
În documente organe colegiale textul este enunțat la persoana a III-a singular („hotărăște”, „hotărăște”).
În documentele comune, textul este enunțat la persoana I plural („comandăm”, „hotărât”).
Textul protocolului este enunțat la persoana a III-a plural („a ascultat”, „a vorbit”, „a hotărât”, „a hotărât”).
În documentele care stabilesc drepturile și obligațiile organizațiilor, diviziunile lor structurale (regulamente, instrucțiuni), precum și care conțin o descriere, evaluarea faptelor sau concluzii (act, certificat), se utilizează forma de prezentare a textului de la persoana a treia singular sau plural („departamentul îndeplinește funcții”, „asociația include”, „comisia a stabilit”).
Următoarele forme de prezentare sunt folosite în scrisori:
- de la persoana întâi plural („vă rugăm să trimiteți”, „trimiteți spre considerație”);
- de la persoana I singular („Consider că este necesar”, „Vă rog să evidențiați”);
- de la persoana a III-a singular („slujirea nu se deranjează”).
Marcarea prezenței aplicației, denumite în textul documentului, sunt întocmite după cum urmează:
Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare.
Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acestuia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate ,

De exemplu:

Aplicații.
1. Reglementări privind Departamentul de Creditare Regională pe 5 ani. în 1 exemplar.
2. Reguli pentru întocmirea și executarea documentelor Direcției Regionale de Credit pentru 7 file. in 2 exemplare.
Marcajul este plasat de la paragraful din marginea stângă a documentului prin trei intervale.
Dacă anexele sunt legate, numărul de foi nu este indicat.

Fiecare ofițer de personal aflat în curs de lucru trebuie să întocmească o mulțime de documente de același tip, iar aceste documente trebuie întocmite corect și uniform. Desigur, legislația definește procedura de bază pentru completarea formularelor unificate, carnetelor de muncă, conținutul contractului de muncă. Însă pentru a organiza munca cu documente în cadrul companiei dumneavoastră, este indicat să elaborați o Instrucțiune privind gestionarea evidențelor HR și un program de flux de lucru.

Forța juridică este proprietatea unui înscris oficial, comunicată acestuia prin legislația în vigoare, competența organului care l-a emis și procedura stabilită pentru înregistrare. Lipsa detaliilor necesare sau executarea lor incorectă poate duce la faptul că documentul nu va avea forță juridică (de exemplu, nu există semnătură sau dată). Dacă nu conține un titlu al textului sau o notă despre artist, atunci aceasta va duce doar la anumite dificultăți în lucrul cu documentul, dar nu va afecta semnificația sa juridică.

Cerințe obligatorii care asigură forța juridică a documentelor sunt:

numele organizației (oficial) - autorul documentului;

denumirea tipului de document; data documentului;

număr de înregistrare;

ștampila de aprobare a documentului;

text; semnătură;

Semnătura este o cerință obligatorie a oricărui document. Un funcționar, care semnează un document, își asumă responsabilitatea: pentru autenticitatea documentului; pentru toate consecințele posibile ale executării (edicării) documentului. Dreptul de semnătură se acordă anumitor persoane și poate fi fixat: în statutul întreprinderii; în regulamentul privind întreprinderea (cu privire la unitatea structurală); în instrucțiunile pentru munca de birou; în fișa postului angajatului; în repartizarea sarcinilor. Documentele organizației sunt semnate de director sau adjuncții acestuia. Documentele subdiviziunilor structurale sunt semnate de conducătorii acestora. Pe o serie de probleme, alți angajați, de exemplu, specialiști de frunte ai întreprinderii, pot avea dreptul de a semna. Semnătura se pune pe prima copie a documentului, dacă este necesar - pe alte copii, de exemplu, la încheierea unui acord.

Data documentului este unul dintre cele mai importante detalii ale documentului. Absența unei date pe document îl face nul.

Sigiliul este o cerință semnificativă din punct de vedere juridic și este folosit pentru a certifica semnătura unui funcționar pe cele mai importante documente (sau financiare).

Sigiliul atestă: despre autenticitatea documentului, despre apartenența documentului la organizația indicată pe sigiliu. Sigiliul se aplică pe documente, a căror publicare presupune:

- orice consecințe juridice, de exemplu, crearea, reorganizarea întreprinderii;
- consecințe materiale, de exemplu, transferul de valori materiale, certificarea dreptului unei organizații sau al unui individ la ceva.

Ştampila de aprobare - unele documente dobândesc forţă juridică numai din momentul în care sunt aprobate de către conducător sau o autoritate superioară. O ștampilă de aprobare este o cerință a unui document oficial care conferă caracter normativ sau juridic conținutului său. Aprobarea obligatorie este supusă: charte, reglementări privind întreprinderile (filiale); programul personalului; acte de inspecție, acte de acceptare și transfer; descrierea postului; estimări, planuri de afaceri, rapoarte etc. P.

Numărul de înregistrare este o garanție suplimentară a autenticității documentului. Indică faptul că documentul a trecut toate etapele de prelucrare, este înregistrat și, prin urmare, este un document oficial al întreprinderii. O semnătură digitală electronică este utilizată pentru a da efect juridic unui document electronic. Un document electronic este recunoscut ca semnificativ din punct de vedere juridic numai dacă rezultatul verificării autenticității semnăturii digitale electronice este pozitiv.

O semnătură digitală electronică (EDS) este un atribut al unui document electronic conceput pentru a proteja acest document electronic de fals, obținut ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind cheia privată a unei semnături digitale electronice și care permite identificarea proprietarului semnăturii. certificat de cheie, precum și pentru a stabili absența distorsionării informațiilor în documentul electronic. Un EDS într-un document electronic este echivalent cu o semnătură scrisă de mână într-un document pe hârtie, sub rezerva următoarelor condiții:

- certificatul cheie de semnătură eliberat de centrul de certificare este valabil la momentul semnării documentului electronic; se confirmă autenticitatea semnăturii digitale electronice din documentul electronic;
- o semnătură digitală electronică este utilizată în conformitate cu informațiile acesteia specificate în certificatul cheie de semnătură. Datorită acestei tehnologii se obține un document electronic: având forță juridică; confirmarea dreptului de autor al documentului; confirmând absența denaturării informațiilor din document. Pentru ca o copie a unui document pe hârtie să aibă forța juridică a originalului, aceasta trebuie să fie certificată în modul prescris. În acest scop, sunt puse recuzita „marca pe certificarea copiei” care conține: inscripția de certificare „Corect”; funcția persoanei care a certificat copia; semnătura lui; data certificării;
- imprimare (pentru cele mai importante documente sau externe). Certificarea este efectuată de către întreprindere însăși sau, dacă este necesar, de către un notar.

În conformitate cu actele juridice de reglementare sau prin acordul părților, un document pe hârtie cu sigiliu, atunci când este convertit într-un document electronic, poate fi certificat printr-o semnătură digitală electronică a unui funcționar. Întreprinderile au voie să certifice:

- copii de pe actele depuse de cetăţeni în momentul aplicării pentru un loc de muncă, studii;
- copii de pe documente pentru rezolvarea problemelor sociale ale angajatilor. La întreprindere, copiile sunt certificate de: conducătorul organizaţiei; funcționar (șeful departamentului de personal).

unu ?. Conceptul de „forță juridică a documentului”, consolidarea acestuia în standardul de stat.

GOST 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții". Forța juridică a unui înscris este o proprietate a unui înscris oficial, comunicată acestuia prin legislația în vigoare, competența organului care l-a emis și procedura stabilită pentru înregistrare.

2?. Informații despre forma documentului. Conținutul documentului, caracterul său obligatoriu. Componența certificatului de documente: aprobare, semnătură, sigiliu.

Pentru ca un document să fie valabil, acesta trebuie să fie:

Încadrat corespunzător;

Nu contraziceți conținutul legislației în vigoare;

Să fie publicat de o organizație abilitată să facă acest lucru.

Lipsa detaliilor necesare sau executarea lor incorectă poate duce la faptul că documentul nu va avea forță juridică (de exemplu, nu există semnătură sau dată). Dacă nu conține un titlu pentru text sau o notă despre artist, atunci acest lucru va duce doar la anumite dificultăți în lucrul cu documentul, dar nu va afecta valoarea juridică a acestuia.

Forța juridică a documentului este asigurată de un set de detalii stabilite pentru fiecare tip de document - elemente obligatorii de formalizare a unui document oficial. Documentul principal care stabilește componența detaliilor și cerințele pentru executarea acestora este GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente". Cerințe obligatorii care asigură forța juridică a documentelor sunt:

Numele organizației (oficial) - autorul documentului;

Denumirea tipului de document;

Data documentului;

Număr de înregistrare;

Ştampila de aprobare a documentului;

Semnătură;

Tot conform unor surse: viză de aprobare, o marcă pe certificarea unei copii, date de referință despre organizație.

Semnătură este o cerință obligatorie a oricărui document; un funcționar, semnând un document, își asumă responsabilitatea pentru autenticitatea documentului și pentru toate consecințele posibile ale executării documentului.

Data documentului- unul dintre cele mai importante detalii ale documentului. Absența unei date pe document îl face nul.

Sigiliu- cerință semnificativă din punct de vedere juridic, utilizată pentru a certifica semnătura unui funcționar pe cele mai importante documente (sau financiare).

Ştampila de aprobare- unele înscrisuri dobândesc putere juridică numai din momentul în care sunt aprobate de către conducător sau o autoritate superioară.

Număr de înregistrare reprezintă o garanție suplimentară a autenticității documentului. Indică faptul că documentul a trecut toate etapele de prelucrare, este înregistrat și, prin urmare, este un document oficial al întreprinderii.

Cadrul legislativ și de reglementare pentru gestionarea evidenței personalului

Structura cadrului legislativ și de reglementare pentru gestionarea evidenței personalului:
1. Legile Federației Ruse.
2. Decrete ale Președintelui Federației Ruse, rezoluții ale Guvernului Federației Ruse; Documente metodologice ale organizațiilor, autorităților executive locale privind gestionarea evidenței personalului.
3. Acte normative ale Standardului de Stat al Federației Ruse, ministere, departamente, autorități executive federale.

Legislația muncii și a pensiilor privind obligația de a documenta munca cu personalul.

· Codul Muncii al Federației Ruse. Aceasta este legea de bază care ar trebui să ghideze munca unui specialist de personal în orice organizație. Normele Codului Muncii reglementează procedura de angajare și concediere a angajaților, organizarea timpului de muncă și a timpului de odihnă al acestora, condițiile de plată a salariilor și acordarea de diverse beneficii și compensații angajaților.

· Directorul de calificare al posturilor de manageri, specialiști și alți angajați (Aprobat prin Decretul Ministerului Muncii din Rusia din 21 august 1998 nr. 37 (modificat la 20 aprilie 2001): una dintre atribuțiile șefului departamentului de personal este de a asigura pregătirea documentelor privind pensia. asigurare, precum și depunerea acestora la autoritatea de asigurări sociale. Reguli pentru solicitarea unei pensii, atribuirea unei pensii și recalcularea cuantumului unei pensii, trecerea de la o pensie la alta în conformitate cu Legile federale „Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă” (din 17 decembrie 2001 nr. 173-FZ) ) și Legea „Cu privire la asigurarea pensiilor de stat în Federația Rusă”.( din 15 decembrie 2001 nr. 166-FZ) (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei și al Fondului de pensii al Federației Ruse din 27 februarie 2002 nr. 17 / 19pb; înregistrat la Ministerul Justiției din Rusia la 31 mai 2002 (nr. de înregistrare 3491); publicat în Rossiyskaya Gazeta la 5 iunie 2002).

Prezentarea documentației de personal în timpul implementării activităților de supraveghere și control de către organele Inspectoratului Federal de Muncă, alte organisme federale și publice de supraveghere și control; organele de urmărire penală.

・Conform reglementărilor Codul Muncii al Federației Ruse, inspectoratul de stat de muncă este împuternicit să supravegheze și să controleze respectarea de către angajatori a legilor muncii. Inspectorii de muncă de stat au drepturi largi în exercitarea supravegherii și controlului, au dreptul de a vizita liber organizațiile de toate formele organizatorice și juridice și formele de proprietate, precum și angajatorii - persoane fizice, pentru a solicita angajatorilor și reprezentanților acestora documente, explicații, informatiile necesare indeplinirii functiilor de supraveghere si control.

· Legea federală a Federației Ruse din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”. În baza acestei legi se construiește toată munca serviciului de personal cu datele personale ale angajaților. De exemplu, se decide întrebarea cum vor fi prelucrate și unde vor fi stocate informațiile primite de la angajat atunci când acesta intră la locul de muncă.

· Legea Federației Ruse din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale”. Stabilește o listă de informații care pot constitui un secret comercial al organizației, o listă a angajaților care au acces la acestea, o procedură de familiarizare cu datele secrete și responsabilitatea pentru difuzarea informațiilor confidențiale.

· Legea Federației Ruse din 17 iulie 1999 nr. 181-FZ „Cu privire la fundamentele protecției muncii în Federația Rusă”. Prevederile acestui document vă permit să construiți în mod competent un sistem de protecție a muncii în organizație. În cazul în care se constată o încălcare a normelor de protecție și siguranță a muncii, inspectorul de muncă atrage răspunderea administrativă pe funcționarii vinovați.

· Legea Federației Ruse din 8 august 2001 nr. 134-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în cursul controlului (supravegherii) de stat”. Legea oferă o idee despre drepturile și obligațiile angajatorului atunci când efectuează diverse inspecții în organizație. De exemplu, legea se referă la documentele pe care angajatorul are dreptul să le solicite inspectorului atunci când acesta apare în organizație, dreptul unui reprezentant al companiei de a fi prezent personal în timpul inspecției și modul în care organizația poate contesta rezultatele nesatisfăcătoare. a inspecției.

În organizații, ca parte a procesului de producție, angajații conduc corespondență internă între ei. Ei scriu declarații, se informează reciproc cu notificări despre progresul muncii efectuate sau despre cum ar trebui făcută. Adesea, astfel de documente sunt de mare importanță și, prin urmare, trebuie să aibă forță juridică.

Pentru a conferi forță legală documentului, trebuie respectate următoarele reguli:

angajatorul, la realizarea unui document de corespondență internă, trebuie să respecte normele legislative în vigoare;

un salariat poate elibera un document numai în competența sa;

angajatorul este obligat să respecte regulile pentru pregătirea și executarea documentelor, precum și familiarizarea angajaților cu acestea (dacă este necesar).

Condiții care conferă documentului forță juridică

Componența obligatorie a detaliilor care dă forță juridică documentelor create:

1. Autorul documentului (numele organizației, instituției, întreprinderii, indicând apartenența departamentală sau forma juridică). O alternativă ar fi tipărirea documentului pe antet. Unele documente indică în plus orașul în care a fost publicat acest document.

2. Titlul documentului (comandă, regulament etc.).

3. Data creării documentului, aprobării acestuia, intrării în vigoare.

4. Indexul (numărul) de înregistrare al acestui document în conformitate cu sistemul de înregistrare adoptat de societate.

6. Semnătura conducătorului organizației sau a unei persoane responsabile autorizate de acesta. Semnătura capului poate fi aplicată în mai multe forme, în special:

6.1. Semnătură directă (ca în comenzile în forme unificate - indicând poziția, decodificarea semnăturii și semnătura în sine).

6.2. O ștampilă directă de aprobare semnată de șeful (sau un oficial autorizat) al acestei organizații. Ştampila de aprobare este aplicată pe antetul de sus al documentului din partea dreaptă.

6.3. Ştampila indirectă de aprobare, mediată, de exemplu, prin aprobare prin ordin. O astfel de ștampilă este aplicată, de regulă, și pe titlul de sus al documentului din partea dreaptă (ca în formularul unificat T-3 - Staffing).

6.4. Sub forma unei rezoluții a managerului, de exemplu, pe declarația unui angajat. Rezoluția trebuie să cuprindă patru componente: destinatarul rezoluției, acțiunea sau instrucțiunea administrativă în sine, semnătura șefului și data emiterii rezoluției. Rezoluția se aplică, de regulă, manual în orice spațiu liber al documentului, dar de obicei în partea superioară a acestuia.

7. Vize de aprobare pentru acele tipuri de documente care fără astfel de vize nu vor avea putere legală deplină. De exemplu, vize de aprobare cu organul sindical primar, ținând cont de opinia organului reprezentativ, acord cu un avocat, cu contabilul șef etc. Documentele care necesită aprobare sunt determinate de cerințele legislației în vigoare, formularele unificate și reglementările locale interne ale organizației în sine, în special, instrucțiunile pentru munca de birou sau regulamentele pentru departamente etc. (dacă există). Viza de aprobare poate fi sub următoarele forme:

7.1. O indicație a documentului care confirmă aprobarea (formular unificat T-7). Ștampila de aprobare se aplică, de regulă, în partea inferioară a desenului pe partea stângă.

7.2. Indicarea textului care confirmă acordul, poziția persoanei sau persoanelor cu care s-a încheiat acordul, semnătura/semnăturile, stenogramele acestora și datele acordului. Viza de aprobare se aplică, de regulă, în partea de jos a părții de formalizare a documentului sau în orice spațiu liber.

8. Vizele de familiarizare trebuie să fie sub toate ordinele de personal și alte documente, care în esență trebuie transmise unui anumit cerc de angajați. Această cerință include și data scrisă de mână a familiarizării de către angajați sub documentul semnat. Viza de familiarizare este aplicată în partea de jos a documentului în centru sau în partea stângă.

Formularele unificate elaborate de Comitetul de Stat de Statistică sunt construite ținând cont de acordarea de forță legală a documentelor și conțin toate detaliile specificate (deși există excepții, de exemplu, cardul personal al unui angajat - formularul unificat T-2 nu conține un număr de înregistrare , întrucât aceste documente nu sunt stocate cronologic, ci alfabetic).

Un exemplu de toate detaliile specificate pe un formular unificat este dat mai jos folosind formularul unificat T-6 ca exemplu - o comandă pentru vacanță.

Acordarea de forță juridică documentelor de corespondență internă

Corespondența internă în organizație rezolvă următoarele sarcini:

1. Exprimă și documentează în scris avizul, cererea, propunerea uneia dintre părți, a angajatorului sau a salariatului, sau are caracter de informare a celeilalte părți.

2. Este o verigă integrală în procedura de încetare a contractului de muncă, transfer de salariați, înregistrarea concediilor și alte proceduri de personal.

3. Servește drept dovezi documentare necesare atunci când se analizează un conflict de muncă.

Pentru ca corespondența internă să îndeplinească toate sarcinile de mai sus, trebuie îndeplinite următoarele condiții:

1. Documentul trebuie executat corect, cu toate detaliile necesare pentru acesta.

2. Documentul trebuie să aibă un număr de înregistrare conform registrului de intrare și ieșire a documentației.

3. Acest document trebuie să primească un răspuns oficial de către partea care primește. De exemplu, sub forma unei rezoluții.

4. Documentul trebuie păstrat ținând cont de cerințele arhivistice stabilite.

Cel mai adesea, angajatul realizează corespondență internă cu ajutorul declarațiilor, oficialilor și notificărilor, iar angajatorul - sub formă de notificări. Documentele de corespondență internă se întocmesc nu numai dacă este necesar schimbul de mesaje oficiale între angajați, ci și între șefii de departamente și angajați, șefii unui departament și alții etc.

În prezent, cea mai mare parte a acestei corespondențe se desfășoară în în format electronic, prin mesagerie prin e-mail . Cu astfel de mesaje, este extrem de dificil să dovedești că acest document electronic a fost creat de acest angajat (chiar și atunci când setezi parole, va trebui să dovedești că nimeni, cu excepția acestui angajat, nu cunoștea parola pentru accesarea unui anumit e-mail). Așadar, în caz de conflict sau posibil conflict, se recomandă întocmirea documentelor pe hârtie, atestând cu semnătura dumneavoastră, și înregistrarea printr-un funcționar în cadrul companiei responsabilă cu înregistrarea documentului.

Este posibil să se acorde forță legală acestei corespondențe dacă angajatul tipări mesajele electronice și le înregistrează oficialul. În plus, documentele interne ale companiei (reglementările locale interne) trebuie să stabilească tocmai o astfel de modalitate de schimb de informații, precum și frecvența de verificare a mesajelor, ca mecanism de lucru pentru comunicare.

Luați în considerare principiile generale de acordare a forței juridice documentelor de corespondență internă - declarații și notificări. Aceste documente sunt adesea principalele dovezi în conflictele de muncă, așa că munca competentă cu ele este extrem de importantă pentru a proteja interesele angajatorului.

Caracteristici de înregistrare și de conferire a forței juridice declarațiilor

Este în interesul angajatorului ca declarațiile personale ale angajaților să fie completate manual. De obicei, organizațiile folosesc formulare șablon în care cel puțin semnătura angajatului și data la care a fost semnată cererea trebuie completate manual. Adesea, o astfel de executare a declarațiilor este interpretată într-un conflict judiciar ca un fapt de presiune asupra angajatului.

În principiu, aplicația poate fi creată și automat, dar, totuși, după aceea este tipărită și semnată de persoana care întocmește această cerere.

Este de dorit ca în cerere, ținând cont de procedura de mai sus pentru acordarea forței juridice documentelor, să fie incluse următoarele detalii:

1. Numele documentului este „Aplicație”.

2. Destinatar - căruia i se trimite cererea, indicând postul într-o anumită organizație, nume complet. oficial.

3. Compilator - de la care este trimis, indicând funcția și numele complet. muncitor.

4. Textul enunțului.

5. Semnătura inițiatorului cererii.

6. Data cererii.

7. Semnături de aprobare (cel mai adesea cu șeful unității structurale - dacă este necesar). Această recuzită este opțională. Prin urmare, prezența sa este determinată de principiile lucrului cu astfel de documente într-o anumită organizație.

8. Numărul de înregistrare a cererii. Numărul este atribuit documentului conform jurnalului de documentație primită (sau alt jurnal, în funcție de construcția sistemului de înregistrare într-o anumită organizație), indicând numărul, data acceptării documentului și semnătura persoanei responsabile. (de exemplu, secretară). Persoana responsabilă cu primirea acestor documente notează numărul.

9. Rezolvarea persoanei căreia i s-a adresat cererea sau care este autorizată să rezolve o anumită problemă. Rezoluția trebuie să conțină o semnătură olografă, data și o decizie administrativă cu privire la emiterea cererii care să indice funcționarul specific (numele său de familie sau pur și simplu departamentul) căruia i se trimite acest ordin și (dacă este necesar) data până la care ordinul este transmis. specificate în rezoluție trebuie îndeplinite.

10. După ce procedurile de personal sunt efectuate pe baza acestei cereri, se pot face semne pe aceasta la executarea ordinului șefului (vezi Exemplul 8). Ele sunt fixate, de regulă, în partea de jos a părții de design a documentului din stânga sau în orice spațiu liber.

11. Pot exista semne ale numărului cauzei la care este trimisă această cerere.

Iată un exemplu de aplicație cu toate detaliile necesare în ea.

Caracteristici de înregistrare și de conferire a forței legale notificărilor

Angajatorul scrie notificări pentru a informa angajatul despre ceva. De exemplu, pentru a-l avertiza cu privire la propunerea de reducere a personalului (Articolul 180 din Codul Muncii al Federației Ruse), despre viitorul concediu anual regulat, conform programului de vacanță al companiei (Articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse) , despre viitoarea modificare a termenilor contractului de muncă (articolul 74 din Codul muncii al Federației Ruse), despre faptul că un contract de muncă pe durată determinată cu un angajat este redus (articolul 79 din Codul muncii al Federația Rusă), etc.

Avizele de respectare a procedurii prevăzute de legislația muncii trebuie întocmite numai pe suport de hârtie, întrucât aceste documente vor constitui o confirmare a respectării procedurii stabilite, iar salariatul confirmă primirea acestui aviz, de regulă, pe documentul în sine.

Mai jos sunt extrase din Codul Muncii, care confirmă cerința unei forme scrise de notificare în unele cazuri de respectare a cerințelor legislației muncii.

Fragment de document

Codul Muncii al Federației Ruse

Articolul 74

(...) Angajatorul este obligat să notifice salariatului modificările viitoare ale termenilor contractului de muncă determinate de părți, precum și motivele care au necesitat astfel de modificări. scris nu mai târziu de două luni, cu excepția cazului în care prezentul cod prevede altfel.

Daca salariatul nu este de acord sa lucreze in noile conditii, angajatorul este obligat sa scris să-i ofere un alt loc de muncă la îndemâna angajatorului (atât un post vacant sau un loc de muncă corespunzător calificărilor salariatului, cât și un post vacant inferioară sau un loc de muncă prost plătit), pe care salariatul îl poate îndeplini ținând cont de starea sa de sănătate.

Articolul 79. Încetarea unui contract de muncă pe durată determinată

Contractul de muncă pe durată determinată încetează la expirarea perioadei de valabilitate a acestuia. Salariatul trebuie să fie înștiințat în scris despre încetarea contractului de muncă din cauza expirării perioadei de valabilitate a acestuia cu cel puțin trei zile calendaristice înainte de concediere, cu excepția cazurilor în care termenul contractului de muncă pe durată determinată încheiat pentru perioada de prestare. din atribuțiile salariatului absent expiră.

Articolul 123

Ordinea acordării concediilor plătite se stabilește anual în conformitate cu programul de concediu (...).

Angajatul trebuie anunțat despre ora de începere a concediului. sub vopsire cel târziu cu două săptămâni înainte de începerea sa.

Articolul 180

(...) Angajații sunt atenționați personal de către angajator și sub vopsire cu cel puțin două luni înainte de încetare.

În toate aceste cazuri, angajatorul va trebui să confirme faptul de a sesiza angajatul pentru o anumită perioadă de timp, care îndeplinește cerințele legislației muncii. Prin urmare, astfel de notificări sunt date angajatului sub o semnătură personală. Iar cel mai important lucru la livrarea unei notificări nu este atât semnarea de către angajat, cât indicarea datei primirii unei astfel de notificări.

Notificarea are toate aceleași detalii care ar trebui să fie pe orice document de personal.

Sistem de înregistrare a documentelor pentru corespondența internă

Angajatorului îi va fi mai ușor să se apere în cazul unui conflict de muncă (inclusiv judiciar) dacă organizația are un sistem de înregistrare a documentelor construit în mod competent. Sistemul de înregistrare în companie este necesar pentru:

înregistrarea disponibilității documentelor și urmărirea mișcării acestora;

darea efectului juridic documentelor companiei;

organizarea optimă a fluxului de documente interne la întreprindere;

protejarea intereselor angajatorului în caz de conflict judiciar. În acest caz, sistemul de înregistrare a jurnalului va confirma faptul că documentul a fost creat la o anumită dată.

Numărul de jurnale (cărți de contabilitate) care trebuie ținute direct depinde de caracteristicile activităților organizației. Pentru ca jurnalele (cărțile) contabile să îndeplinească nu numai funcția de înregistrare a documentelor, ci și să servească drept dovadă în cazul unui conflict că documentul a fost creat efectiv într-o anumită perioadă de timp și nu a putut fi introdus ulterior, se recomandă respectarea următoarelor reguli pentru înregistrarea acestor reviste.

Jurnalele trebuie:

au capac dur (pentru a respecta termenul de valabilitate);

au o legare cu lipici (pentru a dovedi imposibilitatea sau dificultatea de a scoate o coală sau de a adăuga o coală într-un jurnal existent);

au pagini numerotate de la început până la sfârșit;

fi cusut;

să fie certificate prin sigiliul persoanei juridice și semnătura conducătorului organizației (cu excepția primelor două cărți de contabilitate a cărților de muncă, care trebuie să fie certificate prin sigiliu sau sigiliu de ceară (clauza 41 din Decretul de Guvernul Federației Ruse din 16 aprilie 2003 Nr. 225 „Despre cărțile de muncă”).

Viziunea internă a revistelor în care este posibilă înregistrarea documentelor de corespondență internă este dezvoltată de organizațiile înseși, deoarece nu există forme unificate de reviste. Mai jos este un exemplu de forma lor.

Copii și duplicate

Adesea, documentele de corespondență internă sunt transferate funcționarilor sub formă de copii sau duplicate, în special dacă documentul original este trimis unui funcționar superior sau depus în dosarul cauzei, dar trebuie luate unele acțiuni suplimentare asupra documentului.

Copie Documentul poate fi fax sau gratuit. Copie prin fax reproduce integral conținutul documentului și toate caracteristicile sale externe - detaliile conținute în original (inclusiv semnătura și sigiliul) sau o parte a acestora, caracteristicile locației lor. copie gratuită creat pe mașini de scris, conține toate detaliile documentului, dar nu își repetă neapărat forma.

Angajatul responsabil cu documentele certifică copiile. Certificarea copiilor se face prin aplicarea cuvântului „Adevărat” sau „Copia este corectă” și indicând semnătura, transcrierea acesteia și data persoanei responsabile. De regulă, nota de certificare este aplicată în partea de jos a părții oficiale a documentului în orice spațiu liber.

Dacă documentul este transmis altor organizații, pe copii ale documentelor (extrase din acestea) asigurați-vă că ștampilați .

Duplicat - un duplicat al unui document oficial care are puterea juridică a originalului.

* * *

Deci, documentele de corespondență internă nu pot fi subestimate - adesea recunoașterea legalității procedurii depinde de executarea și prelucrarea corectă a acestora. Dar cu aceste documente angajatorii de cele mai multe ori nu știu cum să se descurce. Astfel de acte nu sunt înregistrate, nu sunt luate în considerare, nu sunt agreate, ceea ce afectează negativ nu doar forța juridică a documentului, ci și procedurile de management desfășurate în companie. Adesea, din această cauză, angajatorul nu poate dovedi vinovăția unui anumit angajat și nu poate aplica metodele legale de aplicare a unei sancțiuni disciplinare sau de încetare a unui contract de muncă cu un angajat. Multe companii încep să construiască un sistem pentru a lucra cu documente deja pe greșelile lor, dar este mai bine să preveniți consecințele negative decât să se ocupe de rezultatele lor.

1 Data scrisă de mână

2 Data personală

În organizații, ca parte a procesului de producție, angajații conduc corespondență internă între ei. Ei scriu declarații, se informează reciproc cu notificări despre progresul muncii efectuate sau despre cum ar trebui făcută. Adesea, astfel de documente sunt de mare importanță și, prin urmare, trebuie să aibă forță juridică.

Mitrofanova V.V.

Pentru a conferi forță legală documentului, trebuie respectate următoarele reguli:

angajatorul, la realizarea unui document de corespondență internă, trebuie să respecte normele legislative în vigoare;
un salariat poate elibera un document numai în competența sa;
angajatorul este obligat să respecte regulile pentru pregătirea și executarea documentelor, precum și familiarizarea angajaților cu acestea (dacă este necesar).

Condiții care conferă documentului forță juridică

Componența obligatorie a detaliilor care dă forță juridică documentelor create:

2. Titlul documentului (comandă, regulament etc.).

3. Data creării documentului, aprobării acestuia, intrării în vigoare.

4. Indexul (numărul) de înregistrare al acestui document în conformitate cu sistemul de înregistrare adoptat de societate.

6. Semnătura conducătorului organizației sau a unei persoane responsabile autorizate de acesta. Semnătura capului poate fi aplicată în mai multe forme, în special:

6.1. Semnătură directă (ca în comenzile în forme unificate - indicând poziția, decodificarea semnăturii și semnătura în sine).
6.2. O ștampilă directă de aprobare semnată de șeful (sau un oficial autorizat) al acestei organizații. Ştampila de aprobare este aplicată pe antetul de sus al documentului din partea dreaptă.

6.3. Ştampila indirectă de aprobare, mediată, de exemplu, prin aprobare prin ordin. O astfel de ștampilă este aplicată, de regulă, și pe titlul de sus al documentului din partea dreaptă (ca în formularul unificat T-3 - Staffing).

6.4. Sub forma unei rezoluții a managerului, de exemplu, pe declarația unui angajat. Rezoluția trebuie să cuprindă patru componente: destinatarul rezoluției, acțiunea sau instrucțiunea administrativă în sine, semnătura șefului și data emiterii rezoluției. Rezoluția se aplică, de regulă, manual în orice spațiu liber al documentului, dar de obicei în partea superioară a acestuia.

7.1. O indicație a documentului care confirmă aprobarea (formular unificat T-7). Ștampila de aprobare se aplică, de regulă, în partea inferioară a desenului pe partea stângă.

Un exemplu de toate detaliile specificate pe un formular unificat este dat mai jos folosind formularul unificat T-6 ca exemplu - o comandă pentru vacanță.

Acordarea de forță juridică documentelor de corespondență internă