Bir iş mektubu, gönderenin bir tür psikolojik portresi, arama kartı ve şirketin imajının ve itibarının bir parçasıdır. Tüm bunlara cesur bir çarpı koyma olasılığına karşı kendinizi nasıl koruyabilirsiniz - makalemizde.

Tatyana Nikolaeva,

Moskova, Müzakere Eğitim Merkezinde Önde Gelen İş Görgü Kuralları Uzmanı

E-posta Kuralları iş adamları için, şirketin "yüzünü korumanıza" ve imajını ortaklarla iletişimde yansıtmanıza izin veren bir tür araçtır. Tüccarların dikkate alması gereken iş e-posta yazışmalarının temel kuralları nelerdir? Daha yakından bakalım, çünkü gerçekten çok büyük bir rol oynuyor.

Kural 1: E-postanın konusunu dahil edin

Meşgul bir kişi ilk önce hangi mektubu açacağına bu kritere göre karar verir. Ayrıca bu e-posta kuralı muhatabın yazışma akışı arasında istediği harfi bulmasını sağlar. Örneğin, aynı sürecin farklı organizasyonel yönlerini yansıtan konu satırlarına sahip e-postalar almak uygundur.

Örneğin: “Katılımcının belge paketi”, “Sergiye katılım faturası”, “Sergi katılımcısına not”, “Sergi pavyonlarının düzeni” vb. Tüm yazışmalar “Sergiye katılım” konusuyla yapılmışsa sergi”, geniş yazışmalarda istenen mektubu bulmak çok daha zor olurdu.

Kural 2. Adresi ve selamlamayı unutmayın

Mektubun başlaması gereken yer burasıdır. Bunu şu biçimde yapmak daha iyidir: "İyi günler, muhatabın adı (patronimik)." "İyi günler!" kullanmamak daha iyidir. Şu ifadeyi belirtmek de yanlıştır: "Merhaba, Bay Ivanov." Bir iş ortamında sağlık hakkında konuşmazlar. Mektup bir grup insana hitap ediyorsa, toplu kelimeyi kullanabilirsiniz: "Sevgili Baylar!" veya "İş arkadaşları!". Skype'ta iletişim kurarken olduğu gibi, yalnızca "soru-cevap" modunda yoğun yazışma durumunda temassız yapabilirsiniz.

yazışmalarda kullanılamayacak ifadeler

E-posta kuruluşunuz için önemli bir potansiyel müşteri yaratma kanalıysa, işte burada 11 cümle"Ticari Yönetmen" dergisinin editörlerinin acilen kurtulmasını önerdiği .

Kural 3. Kısalığın yeteneğin kardeşi olduğunu unutmayın.

Mektubun konusu açıklama ve ayrıntı gerektiriyorsa, gerekli parametreleri belirtin. Ancak, aynı anda "su" dökmeyin, özellikle yazın. İdeal seçenek, bir telefon görüşmesi veya tüm ayrıntıları tartışabileceğiniz bir toplantıda muhatap ile aynı fikirde olduğunuz küçük bir mektup olacaktır.

Kural 4. Yazma stili - iş, ton - nötr

Elinizde bir senaryo bulunan yüz yüze iletişim ve telefon görüşmesinden farklı olarak muhatabınız sizi sadece görmez, duymaz da. Sözlerinizi yüz ifadeleri, tonlama veya diğer sözel olmayan ipuçlarıyla tamamlayamazsınız. Bu nedenle, bu iş e-posta kuralına kesinlikle uyun. Örneğin, bir konuşmada, belirli bir tonlama ile söylenen “benden başka neye ihtiyacın var?” İfadesi, tüm görev veya eylemler listesini bilme arzusunu ifade edecektir. Ve yazılı olarak şöyle okunabilir: “Ne kadar yükleyebilirim? Vicdanınız olsun!

Bu nedenle, daha fazla işlem yapmaya hazırsanız, her zaman bu e-posta yazışma kuralını kullanmak en iyisidir. Şöyle yazın: “Başka ne işe yarar/yararlı olabilirim?”. Daha sonraki sürece katılma isteğiniz yoksa, bunu doğru bir şekilde söylemelisiniz. Örneğin, şunun gibi: “Meslektaşlarım, başka bir projedeki yüksek iş yüküm göz önüne alındığında, minnettar olurum…” ve ardından dileklerinizi açıklayın: “beni bu proje üzerinde daha fazla çalışmaktan kurtarın”, “beni açıklayın. işimi planlayabilmem için görevlerimin tamamı. Aynı zamanda, tabi olmayı hesaba katmak önemlidir: yöneticiyle yazışırsanız, bu çalışmanın önceliğini onunla kontrol edin.

Kural 5. Metindeki ifade sayısını dozlayın

Bu, iş adamlarının elektronik yazışmalarının temel bir kuralıdır. Bazı şirketlerde "smilies" kullanımı kesinlikle yasaktır. Kuruluşunuz bunlardan biri değilse, bu simgeleri kullanın, ancak çok dikkatli olun. Sonuçta, “ifadeler” bir iş ortamında dozlanması gereken duyguların sembolleridir. Mektuptaki bir simge, muhatabın duygularınızı anlamasına izin vermek için yeterlidir. Bu e-posta yazışma kuralı, Skype ve ICQ'daki iş iletişimi için de geçerlidir.

Kural 6. Elektronik imzayı unutmayın

Her mektubun (yalnızca ilk değil) sonunda, gönderenin tam adını ve konumunu, iş bağlantılarını ve şirket logosunu içeren bir imza bulunmalıdır. Bu iyi bir ton ve kurum kültürünün varlığının bir göstergesidir.

Kural 7. Göndermeden önce mektubu tekrar okuyun. Hataları ve yazım hatalarını düzeltin

Dikkatsizlik, bir iş insanı için en iyi kalite değildir.

Kural 8. Yazışmalara 24 saat içinde yanıt verin

Daha fazla zamana ihtiyacın varsa, bir gün içinde yazmalısın. Gönderdikten sonra mektubun alıcısıyla iletişime geçmek ve mektubu aldığından ve ondan ne zaman bir yanıt bekleyeceğinden emin olmak gereksiz olmayacaktır.

Kural 9: Ekli e-postaları onaylayın

Doğru açılıp açılmadıklarını kontrol edin. Lütfen şirket yöneticilerinin (tartışma konusu olmadıkça) promosyon teklifleri veya kendilerine yönlendiren bağlantılar göndermemeleri gerektiğini unutmayın.

Bu tür mektupları, mektubun gövdesinde ilgili bir bildirimle bir satış müdürü adına göndermek daha iyidir.

Kural 10. Yazışma, başlatan kişiyle biter

Son mektup, yazışmayı başlatan tarafından gönderilir. Tüm sorular zaten tartışılmış olsa bile, etkili işbirliği ve hızlı yanıtlar için ortaklara şükran sözlerini yazın. Sonunda, size iyi bir ruh hali ve verimli bir hafta dileyebilirsiniz. Ancak, yalnızca alıcıyla yakın ve uzun süreli bir ilişkiniz varsa. Diğer tüm durumlarda, "En iyi dileklerimle" belirtmek daha iyidir.

Geçtiğimiz on yıllar boyunca, e-posta yoluyla yapılan iş yazışmaları büyük bir popülerlik kazandı ve iş iletişiminin ana yollarından biri haline geldi. Günümüzde kişilerarası iletişim pratiğinde e-posta kullanmayacak birini bulmak zor. Buna rağmen, bugün birçok kişi şu soruyu soruyor: tüm kurallara uyulması için mi? Yetkili bir mektup yardımıyla gönderen hakkında iyi bir izlenim nasıl oluşturulur?

Bu makale, iş e-posta yazışmalarının kurallarını açıklar ve makalede sunulan pratik ipuçları, e-posta oluştururken doğru iş iletişimini öğrenmenize yardımcı olacaktır.

Birçok kişi, yeni mesajlar için posta kutularını kontrol ederek iş gününe başlar. Ancak, ne yazık ki, bu bilgi alışverişi yönteminin yaygınlığına rağmen, çoğu iş yazışma dilini doğru kullanmayı bilmiyor, gayri resmi bir iletişim yolu için e-posta alıyor.

Teslimat hızı nedeniyle önemli resmi belgelerin, formların, başvuruların değişimini kolaylaştırır, ancak burada bile insanlar mektup gönderirken hata yaparlar. Çoğu zaman, herhangi bir dosya alışverişi sırasında bir e-posta oluştururken, bir nedenden dolayı, muhataplar, alıcıların çalışmasını zorlaştırabilecek kapak makaleleri oluşturmaz ve konu girmez. Bu makalenin amacı şu soruya cevap vermektir: e-posta nasıl gönderilir ve e-posta ile iş yazılı iletişiminin tüm kurallarına nasıl uyulur?

E-posta oluştururken, sağlanan tüm alanlar doldurulmalıdır

Ticari e-posta yazışması kuralları, mektubu gönderen kişinin, e-postada belirtilen alıcının adresi ve adı ve mektubu gönderen gibi tüm alanları doldurmasını zorunlu kılar. Gönderilen mektubun özünü kısaca açıklayan konuyu açıkladığınızdan emin olun. Çoğu zaman, gönderilen mektubun kaderi ve içinde belirtilen sorunu çözme hızı, doğru şekilde açıklanan konuya bağlıdır. Bir iş e-postası bir selamlama ile başlamalıdır - alıcıya bu basit saygı eylemi yazışmalarda çok önemlidir. Selamlamadan sonra, "mektubun gövdesi" olarak adlandırılan bir metin gelmeli ve sonunda, örneğin "Saygılarımızla, Brisov Petr Ivanovich" gibi bir imza bırakılmalıdır.

İş yazışmalarında selamlar

Bu noktada dikkatinizi daha fazla odaklamaya değer, çünkü iş iletişiminin herhangi bir alanında saygı ifadesi çok önemlidir. En uygun selamlama ifadesi "İyi günler" veya "Merhaba"dır. E-posta ile iş yazışmaları yapmak, gönderenin "İyi akşamlar" veya "Günaydın" ifadelerini kullanmasını sınırlar, çünkü alıcı mektubu aldıktan çok sonra okuyabilir. Ayrıca selamlamada kullanılan konuşma dilindeki ifadeleri selamlamada kullanmak da doğru değildir.

Bir selamlama kelimesi veya cümlesinden sonra, alıcıya isim ve soyadı ile hitap etmelisiniz ve eğer isim gönderen tarafından bilinmiyorsa, bu an atlanabilir. Bundan sonra, mektubun amacının sunumuna geçebilirsiniz.

İş e-posta yazışmalarındaki ekler

Mektubun asıl amacı sadece konunun özünün yazılı bir anlatımı ve sunumu değil, aynı zamanda bir dosyanın gönderilmesi ise, iletilen nesneyi ilk etapta eklemek daha iyidir. Çoğu zaman, dikkatsizlik nedeniyle, konunun özünü mektup metninde belirtmiş olan birçok göndericinin gerekli eki eklemeyi unuttuğu görülür. Bu tür bir ihmal, bir iş mektubunu gönderen kişinin ticari itibarını olumsuz yönde etkileyebilir.

E-posta adresi tanınabilir ve kısa olmalıdır.

Ticari e-posta yazışması kuralları, gönderenin, gönderenin adı hakkında doğru bilgileri içermesi gereken tanınabilir bir elektronik ada sahip olmasını zorunlu kılar. Resmi mektuplar ve itirazlar, örneğin “limon_petya” e-posta adresi gibi e-posta adresinde resmi olmayan ifadeler veya kelimeler belirtildiğinde çok özlü ve aptal görünüyor. Bir yetişkin için çok onursuz görünüyor. İş yazışmaları için ayrı bir e-posta oluşturmak ve iş e-posta yazışmalarının görgü kurallarına uymak daha iyidir.

Daha Önce Alınan E-postaları Yanıtlamak için Hızlı Yanıt (Yanıt) İşlevini Kullanma

Yanıtla veya Yanıtla işlevi (Re: olarak kısaltılır), kullanıcının gönderenden önceden gönderilen mesajlara hızlı bir şekilde yanıt vermesine yardımcı olur. Bu işlev ayrıca, belirli bir konuda muhatap ile önceki yazışmaları okuma konusunda evrensel bir yeteneğe sahiptir. Ancak, ticari e-posta yazışması kuralları, yazışma sırasında tartışmanın özü değişirse, göndereni bir iş mektubunun konusunu yeniden adlandırmaya zorlar.

Bir iş mektubu göndermeden önce, yazım ve noktalama hatalarını kontrol edin.

E-posta bilgi alışverişini kolaylaştırır, ancak iş yazışmalarında Rus dilinin kurallarını ihmal etmemelisiniz, çünkü dikkatsizce yapılan bir hata gönderenin otoritesini etkileyebilir. Bir mektup göndermeden önce, metni birkaç kez gözden geçirmeli ve yazım ve noktalama hataları için dikkatlice kontrol etmelisiniz. Birçok e-posta istemcisinde bir yazım denetleyicisi vardır, bu nedenle kırmızıyla altı çizili sözcüklere dikkat edin. Doğru yazım konusunda herhangi bir şüpheniz varsa, İnternet'ten yardım almalı veya bir yazım sözlüğü kullanarak yazım denetimi yapmalısınız.

Adres alanı en son doldurulmalıdır.

Bitmemiş veya düzenlenmemiş mektupların gönderilmesini önlemek için, bir iş mektubunun alıcısının adresi, göndermeden önce en son anda girilmelidir. Bu kural, iş e-posta yazışmalarının temelleri arasında da yer almaktadır. Muhatap alanını doldururken, e-posta daha önce kullanılan alıcıların bir listesini sunabilir, burada ayrıca üçüncü taraf bir muhataba yanlışlıkla derlenmiş bir iş mektubu göndermemek için dikkatinizi odaklamalısınız.

Bir iş mektubunun yapılandırılması

Metin yapılandırma kuralları sadece kağıt medya için değil, aynı zamanda e-posta ile ticari yazışma kuralları için de geçerlidir. Alıcının monitör ekranında büyük hacimli metin mesajlarını okuması her zaman uygun değildir. Bu noktayı basitleştirmek için, iş mektubu metnini yazarken metni mantıksal olarak oluşturulmuş küçük paragraflara bölmeli ve karmaşık cümlelerden kaçınmalısınız. Bir iş mektubunda bir cümlenin optimal uzunluğu on beş kelimeden fazla olmamalıdır.

Bir iş mektubunun özü esasında belirtilmelidir.

İş mektubunun belirtilen konusuna ek olarak, alıcı, gövde metninin açıkça ifade edilen birinci ve ikinci cümlesiyle de ilgilenmelidir. Gönderenin görevi, alıcıya hitap ettiği sorunun veya konunun özünü mektubun başında belirtmektir. İlk cümle, iş mektubunun gönderilme amacını belirtmelidir. Örnek: “02.01.2017 tarihli ve 45 No'lu “Dökme malzeme tedariğine ilişkin” sözleşme kapsamındaki yükümlülüğün sürelerinin sona erdiğini bildiririz. Sözleşmeyi uzatmak için yeni bir belge paketi göndermelisiniz. Belirlenen amaç sayesinde, alıcı bir iş mektubunun ana fikrini araştırma fırsatına sahiptir. Mektubun metni çok büyükse, bir nesneyi metin belgesi biçiminde ek olarak ekleme işlevini kullanmak daha iyidir, ancak aynı zamanda metin alanında bir kapak yazısı bırakılmalıdır. iş mektubunu aydınlatır. Örnek: “Size incelemeniz için Mak-Stroy LLC'den gelen mektubun elektronik bir kopyasını gönderiyoruz. 2 Ocak 2017 tarihli ve 45 No'lu “Dökme malzeme temini” konulu Sözleşme'nin yazıda belirtilen son tarihe kadar uzatılmasına ilişkin kararınızı tarafımıza bildirmenizi rica ederiz.

Her iş e-postası yanıtlanmalıdır.

Alıcının herhangi bir nedenle iş mektubunu görmezden geldiğinde olumsuz iş yazışmaları örnekleri vardır. Bazen, belirli durumlar nedeniyle bir yanıtın verilemediği durumlar olabilir, örneğin, bir sorunun çözülmesi için verilen süre birkaç gün sürebilir veya alıcı düşüncededir ve sorulan soruyu hemen yanıtlayamaz. Bu durumda, bu konuda kısa bir yorum yapılmalıdır, örneğin, “Merhaba Petr İvanoviç. Mektubunuzu aldım, ancak bugün üst yönetime danışmam gerektiğinden yanıt vermekte zorlanıyorum. Sorununuzu şirketimizin CEO'suna bildireceğim ve hafta sonuna kadar resmi bir cevap vereceğim. Saygılarımla, Satış Müdürü Belov Ivan Gennadievich.

Unutulmamalıdır ki, üç iş günü içinde cevap verilmezse, iş mektubu alıcısının sessiz kalması, gönderenle iletişim kurmayı reddetme ve görmezden gelme olarak değerlendirilebilir.

Cevap mektupları yazarken, sorulan tüm soruları cevaplamalısınız.

Alıcıya gönderilen mektup sorgulayıcı nitelikte ise, mektup yazılırken, soruların cevapları iş mektubunun alınan metninde bulunan sıraya göre verilmelidir. Sorular sorulursa, gönderen onlara somut cevaplar almayı umar. Bir mektup yazarken cevaplar numaralandırılmamalı, sadece düşünceyi sırayla belirtmeniz gerekir. Sorulan tüm soruları cevaplamak için, önce gelen iş mektubunu birkaç kez tekrar okumanız gerekir ve çok fazla soru varsa, kaçırmamak için bunları ayrı ayrı yazmak daha iyidir. Sorulan soruların bazılarına cevap vermek mümkün değilse, şu anda bir nedenden dolayı cevap verilemeyeceğini belirtmekte fayda var.

Kısaltmaları, duygusal tasarımı ve büyük harfleri kötüye kullanmayın

Gönderenler, ifadeler şeklinde gayri resmi işaretler kullanarak seyrelttiğinde olumsuz ticari yazışma örnekleri vardır. Sosyal ağlarda iletişim kurarken kullanımları popülerdir, ancak ticari yazışma kuralları, bu tür duygu tezahürlerini hoş karşılamaz, çünkü alıcı gerçek anlamlarını bilmeyebilir ve anlaşılmaz bir noktalama hatası seti olarak alabilir.

Metni büyük harflerle yazmayı da reddetmeye değer. İnternette, büyük harflerle yazılan bir dizi kelimeye “bağırma cümleleri” denir ve daha sıklıkla bu tür ifadeler olumsuz bir çağrışım taşır. Alıcı, bir iş e-postasını okurken böyle bir yazı tipini olumsuz değerlendirebilir ve bu da anlam algısını olumsuz yönde etkileyecektir. Bir iş mektubunda herhangi bir noktanın önemini vurgulamak gerekirse, giriş ifadeleri kullanmak daha iyidir, örneğin, “Sözleşmeyi uzatmak için en geç 02/10/ 2017” veya “Sözleşmeyi uzatacak belgelerin 10 Şubat 2017'den önce sunulması gerektiğini lütfen unutmayın.

Hassas bilgileri e-posta yoluyla göndermeyin

Kişisel veya gizli bilgileri aktarmak için, davetsiz misafirler tarafından kendi bencil amaçları için bilgilerin ele geçirilmesi tehdidi olduğundan, e-posta kutularını reddetmek daha iyidir. Bu tür bilgiler şunları içerebilir: telefon numaraları, banka kartı şifreleri, kişisel banka hesapları vb. Bilgilerin posta aracısının sunucusunda saklandığını ve bilgisayar korsanlığı durumunda çalınabileceğini unutmamak önemlidir.

Gönderenin imzası mektubun sonunda olmalıdır.

Daha önce de belirtildiği gibi, gönderilen her e-postanın belirli bir imza içermesi gerekir. Posta kutusu geliştiricileri genellikle konum, ad ve iletişim telefon numarası hakkındaki verilerinizi girebileceğiniz bir imza bloğu işlevi sunar. Daha sonra, bu blok her harfin sonunda otomatik olarak görüntülenecek ve bu da yazmayı kolaylaştıracaktır. İmzanın doğru yazılması, alıcının mektuba cevap verirken gönderene doğru şekilde hitap edebilmesi için önemlidir. Bir imza örneği şöyle görünebilir: "Saygılarımızla, Nikolay Aleksandrovich Petrov, +79810000000."

Sonuç olarak, e-posta ile ticari yazışmaların nasıl yapıldığını anlamak için ek ve karmaşık temellere hakim olmanız gerekmediği belirtilebilir. Kişinin yalnızca temel görgü kurallarına uyması ve Rus dilinin normlarına uyması gerekir.

• Ticari yazışma türleri nelerdir?
• Hangi ticari yazışma kurallarına uyulması önemlidir.
• İş e-postasının özellikleri nelerdir?

Yapmak İş yazışmaları kurallara uyum, kariyer ve iş hayatında başarının önemli bileşenlerinden biridir. Bu kuralların bilinmemesi veya pratikte yanlış uygulanması, ortakların ve müşterilerin kaybına neden olabilir. Ayrıca, doğru ve yetkin iş yazışmaları, iş imajının önemli bir bileşenidir.

Ticari yazışma türleri nelerdir?

İş yazışmaları - ortaklar, müşteriler, meslektaşlar, kuruluşlarla - herhangi bir işletmenin en önemli faaliyetlerinden biridir. Yöneticiler, çeşitli kademelerdeki çalışanlar mektuplar, ticari teklifler vb. alır ve gönderir. Biçime, içeriğe ve yöne bağlı olarak, herhangi bir yazışma aşağıdaki türlere ayrılır:

• resmi;
• kişiye özel;
• dahili;
• harici.

Her biri için derleme ve gönderme için ayrı gereksinimler vardır. Resmi iş mektuplarının en yaygın türleri şunlardır:

• şükran günü;
• reklam;
• mektuplar, talepler ve istekler;
• inkar;
• Tebrikler;
• başsağlığı, ölüm ilanları.

Günümüzde çoğu iş yazışmasının elektronik olarak yapıldığı göz önüne alındığında, her tür için hazır şablonlar ve formlar bulunmaktadır.

İş yazma sanatı

Her metin muhatabı etkilemek için bir mekanizmadır. İşe yaramazsa, montaj kurallarını ihlal ettiniz: yanlış parçaları aldınız, yanlış şekilde yerleştirdiniz. Muhataptan istediğinizi elde etmek için, doğru gerçekleri almanız, bunları doğru bir şekilde belirtmeniz ve bunu mektubun alıcısının teklifinizi kabul etmesini sağlayacak “doğru yüzle” yapmanız gerekir. Nasıl yapılır?

Veri. Muhatapları ikna edebilecek rasyonel argümanlar, çeşitli, bazen yabancı düşüncelerin kaotik sunumunda kaybolur. Ancak bir yapı inşa etmeye değer ve içindeki hiçbir şey anlam olarak değişmemiş olsa bile, harf net ve inandırıcı hale geliyor. Ana fikir (genellikle bu bir harekete geçirici mesajdır) başlangıca getirilir, hemen selamlamayı takip eder. Aşağıda, canlı çizimler (açıklamalar) içeren bir argüman listesi (her biri kırmızı bir çizgiyle belirtilmiştir ve italik yazılmıştır). Sonunda, harekete geçirici mesaj var. İmza takip eder. Basit bir düzenleme, Çehov'un “Vanka” hikayesinden “büyükbabanın köyüne” zavallı ve çok anlaşılır olmayan bir mesajı bile büyükbabaya iyi düşünülmüş cazip bir teklife dönüştürür.

gönderen görüntü Yanıt, mektubu gönderenin nasıl göründüğüne bağlıdır. Bir mektupta memur olabilirsiniz veya bir kişi olabilirsiniz. Bazen birincisi faydalıdır, bazen ikincisi. Örneğin, muhatabı övüyorsanız, kişisel bir üslup kullanmak daha iyidir (kendinizden yazın, gerçeklere karşı tutumunuzu bildirin, eşit temelde konuşun). Bu sayede muhatap sadece iyi iş çıkardığını değil, aynı zamanda onun hakkında iyi bir fikre sahip olduğunuzu da bilecektir. Azarlamak, tam tersine, çıplak gerçekleri ortaya koyan resmi ifadelerle daha iyidir. Bu tavsiye, biraz abartılı bir sunumda şöyle görünür: “Sen bir aptalsın” yerine, “okuyucunun zihninin belirtileri bulunamadı” yazmanız gerekir.

Modern yazışmalarda, selamlama ve manşet arasında "hava durumu konuşmasını" atlayarak genellikle doğrudan konuya gireriz. İsteğe bağlı kısa bir cümlenin büyük bir anlam yükü taşımadığı görülüyor. Ancak okuyucunun gözü önünde ilk görünen odur, bu nedenle mektubun tonunu belirler ve alıcının metnin geri kalanına hangi gözle bakacağını belirler. Aşağıda, farklı hedefler peşinde koşan astlarınıza ve ortaklarınıza mesajınızı nasıl başlatacağınıza dair bazı örnekler verilmiştir.

1. Kendine ağırlık katmak için: “A projesinin bölge valisinin kişisel kontrolü altında olduğu göz önüne alındığında, size hatırlatıyoruz.”
2. Tanıdık olmayan bir şirketle sıcak ilişkiler kurmak için: “Bizim gibi şirketinizin KVN Sibirya yarışmasına sponsor olduğunu öğrendikten sonra, her şeyden önce size teklif etmeye karar verdik.”
3. Yardım almak için: “Olya, çok havalıydın ve en önemlisi konferansta profesyonelce konuştun! Sanırım bir uzman olarak bana yardım edebilirsin.”
4. Astları harekete geçirmek için: "Tebrikler - bugün Cuma. Bütçeyle ilgili teklifler sunmaya devam ediyor - ve rahatlayabilirsiniz.

E-postanızı Öldürecek 5 Korkunç İlk Söz

Amerikan şirketi HubSpot, hangi ilk cümlelerin okuyucuya ilham vermediğini, tam tersine onları mektubu silmeye zorladığını buldu. Bu ifadelerin ne olduğunu öğrenin ve bunları asla bir yazışmanın başında kullanmayın.

İş yazışmaları için genel kurallar

Şirketinizin itibarı dolaylı olarak iş mektubunun nasıl tasarlandığına ve yazıldığına bağlıdır. Başarılı bir şirket imajı oluşturmak ve itibarını inşa etmek için çalışanların hem dış hem de iç iletişim için iş yazışma kurallarına uyması gerektiğini söyleyebiliriz.

Boş mektup. Kurumsal tarzda tasarlanmış, detayların yer aldığı formların kullanılması doğru olacaktır. Stil, bir logonun varlığını, özel bir yazı tipinin kullanımını, tüm iletişim bilgilerinin belirtilmesini ve kuruluşun tam adını ifade eder.

Sayfa düzeni. Bir iş yazışması mektubu yazarken, kenar boşlukları kullanılır (sol kenar boşluğu - 2 cm, sağ kenar boşluğu - 1 cm, üst ve alt kenar boşlukları - her biri 2 cm). Mektup birkaç sayfa içeriyorsa, numaralandırılmalıdır (sayfanın ortasına, ortada).

Stil. İş mektupları, mektubun özünün kısa bir açıklamasını, ifadelerin doğruluğunu ve pulların ve standart dönüşlerin kullanımını içeren resmi bir iş tarzında yazılır. Ayrıca, iş yazışmalarında bir kural vardır: bir sorun - bir mektup.

Metnin yapısı. Standart bir iş yazışması mektubu üç bölümden oluşur:

1. Muhataba itiraz edin.
2. Giriş (mektubun amaçları).
3. Ana bölüm.
4. Özet.

İngilizce ticari yazışma kuralları

İngilizce ticari yazışmaların kaydı genel gerekliliklere uygun olarak yapılır:

1. Metin, kırmızı çizgi kullanılmadan paragraflara ayrılmıştır.
2. Mektubun sol üst köşesi, gönderenin kişisel verilerini (tam adı veya kuruluşun adı ve adresi) içermelidir.
3. Aşağıda, rakibin adı veya adresle birlikte alıcının girişiminin adı (yeni bir satırda).
4. Mektubun tarihi, üç satır aşağıda veya sağ köşede üstte belirtilmiştir.
5. Mektubun ana kısmı sayfanın ortasına yerleştirilir.
6. Ana fikre, temyiz sebebinden bir sebep göstergesi ile başlamak daha iyidir: “Yazıyorum ...”
7. Standart bir mektup, muhatabın adı biliniyorsa, "Saygılarımla" ifadesiyle bitmelidir; "Saygılarımla" - değilse.
8. Teşekkürden sonraki dört satırı atlayın ve adınızı ve pozisyonunuzu ekleyin.
9. İmza, isim ile yukarıdaki selamlama arasına konulur.

İş yazışmalarının "dili"

Ticari yazışmalar için özel gereksinimler vardır. Her şeyden önce, mektuplar duygusal tonlar içermemelidir. Mümkün olduğunca gizli, özlü ve kesin olmalıdırlar. Metnin mantıklı ve tutarlı yapısı, duygusallığın yerini tamamen alıyor. Genel kabul görenler listesinde olmayan ünlemler, küçültmeler, kısaltmalar - ticari yazışmalarda tüm bunlardan kaçınılmalıdır.

Bir mektup yazmanın önemli koşullarından biri, pratik değerini temsil eden anlamsal doğruluktur.

Bir sonraki önemli kriter, metnin mantıksal sunumudur. Kelimeler çifte yoruma tabi tutulmamalıdır - bu, mektuptaki içeriğin anlamını değiştirebilir ve ona istenmeyen bir ton verebilir.

Herhangi bir iş belgesinin temel amacı, belirli bir bakış açısını ifade etmede ikna edici olmaktır. Bir belge, not veya mektup yazma ve derlemedeki ana kurallar okuryazarlık, argümantasyon, doğru itiraz, bilgilerin güvenilirliği ve yeterli kanıttır.

Aşağıda iş mektupları yazmak için birkaç kural bulunmaktadır:

Zamirlerin kullanımı. İş yazışmaları kişisel duygu ve algıları yansıtmaktan kaçınmalıdır. İş bilgileri geleneksel olarak standart formlar kullanılarak iletilir. Kural olarak, böyle bir yazışma sırasında, bir bireyin değil, tüm işletmenin çıkarları ifade edilir, bu nedenle temyiz çoğuldan gelir. Ve bu, "biz" zamirinin kullanımını içermesine rağmen, uygun fiil formlarını kullanmaktan kaçınılmalıdır.

Rehin formları. İş yazışmalarında pasif ses kullanılmalıdır. Bu tür itirazlar daha yumuşak bir görünüme sahiptir. Örneğin, “Tamir işini zamanında tamamlamadınız” ifadesini, “Sözleşmenin öngördüğü onarım işi tamamlanmadı” ifadesiyle yeniden düzenlerseniz, tamamlanmadığı gerçeğini belirtmek mümkündür. doğrudan suçlamada bulunmadan çalışmak. Yani, ihlal gerçeği belirtilir, ancak belirli failler belirtilmez, bu da mektubun tonunu daha yumuşak hale getirir.

Aktif ses, belirli eylemlerin başlatıcısı olarak hizmet eden bir nesneyi bir harfte tanımlarken kullanılır. Örneğin, “hukuk dairesi, açıklama sağlayan…”. Bu tür cümlelerde şimdiki zaman biçiminin kullanıldığına dikkat edilmelidir.

Pasif sesin kullanımı aynı zamanda mektubun doğasını da belirler. Bu tür formlar, odağı eylemi gerçekleştirenlere değil (teklif gönderildi, rapor alındı) belirli bir olaya ayarlamanıza izin verir. Nesne aşikar ise (toplantı tarihi belirlenmişse) pasif ses de kullanılır.

Fiil formu. Dikkati sürekli tekrar eden bir eyleme odaklama ihtiyacı varsa, bunları tanımlamak için eksik formdaki fiiller kullanılır (uzmanlar düzenli olarak son tarihlerini ihlal eder). Sürecin bütünlüğünü vurgulamak gerekirse, fiillerin mükemmel formu kullanılır (devriyeler hizmet vermeye başlamıştır).

Aksanların tanıtımı. Çoğu iş e-postası nötr tonda olsa da, belirli noktalara daha fazla odaklanmanın gerekli olduğu zamanlar vardır. Bunun için, ifadeyi yumuşatmak için giriş dönüşleri kullanılır. ("Lütfen elinizdeki belgeleri gönderin" ibaresini "elinizde görünen belgeleri gönderin" şeklinde değiştirirseniz, bu durumda gerginlik derecesi önemli ölçüde azalır ve daha uygundur. iş yazışmalarında incelik gereksinimleri.)

İş mektupları yazarken rakibe karşı saygılı bir tavır sergilemeye de dikkat edilmelidir. Dolayısıyla “teklifinizle ilgilenmiyoruz” ifadesi “maalesef şu anda teklifinizle ilgilenmiyoruz” şeklinde değiştirilirse, iş yazışmalarında uygun olmayan gereksiz katılıktan kurtulmuş olur.

Tanıtım yapıları, onları çok kuru yapmadıkları için bir iş mektubunun da önemli bir parçasıdır. İş görgü kuralları normlarına uygun olarak, “mümkünse lütfen malzemelerimizin kalitesi hakkında uzman yorumlarınızı yapın” ifadesi uygun olacaktır. Giriş yapıları, kategorikliği azaltmak, saygı ve dikkat göstermek ve aynı zamanda yardımsever bir ton ifade etmek için iyi bir araçtır. Bunların kullanımı, rakibin gururunu incitmeden bir fikri ifade etmenizi sağlar.

İş E-posta Görgü Kuralları: Uzaktan İyi Bir İzlenim Yaratmak için 5 İpucu

1. Mektuba yanıt verme süresi, iletişim ve işbirliğine olan ilginizi gösterir. İş mektuplarına mümkün olan en kısa sürede cevap vermek gerekir: dakika, saat, maksimum gün. Gecikmenin nesnel nedenleri varsa, bir mektup gönderin ve bir mesaj aldığınızı ve yakında cevap vereceğinizi yazın. Doğru bir şekilde öncelik vermek için, rakibin mektubundaki - “önem”, “konu” vb. ilgili notlara dikkat etmelisiniz. Bu tür işaretlerin varlığı, cevabınızın ne kadar önemli olduğunu gösterir.

Yanıtta gecikme, bir müşteriyi kaybetme olasılığının yüksek olmasıdır. Lütfen en kısa sürede cevap verin. "Sonrası için" yalnızca cevabı zaman alan harfleri bırakın. İnsanların davranışlarını tahmin etmeyi ve mükemmel müzakereyi öğrenmek, Genel Müdür Okulu'nda size yardımcı olacaktır.

2. Kişisel itiraz. Kişisel adres, muhataba saygının bir göstergesi olduğu için tercih edilir.

Kişisel bir adresin kullanılması, ticari yazışmaların zorunlu kurallarından biridir. Kişisel yönelim, bireyselliğe saygının ve yardımseverliğin bir göstergesidir. Ek olarak, bu şekilde, gri şablon cevap kütlesinden mektubunuzu vurgulayacaksınız.

3. Minnettarlık sözlerinin ifadesi (temyiz için). Bir mektupta ifade edilen takdir, şirketiniz lehine bir rakip veya müşteri seçtiğiniz için bir tür şükran ifadesidir. "Mektubunuz için teşekkür ederim" ile başlayan yazılı bir cevap, rakibinize sizin için değerli olduğunu gösterir. Bir iş mektubunun bu tonu, yapıcı bir konumu yansıttığı için doğrudur. Örneğin:

Tünaydın! İçtenlikle, Anatoli Seosyan.
başarısız cevap	şanslı cevap
Merhaba Anatoly! Bir hesap açmak için şirketinizin detaylarına ihtiyacınız var. Lütfen onları bu mektuba yanıt olarak gönderin.	Merhaba Anatoly! Öncelikle merkezimizi tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz. Ayrıca, bizimle işbirliği yapmaktan memnun kalacağınıza olan güveninizi de ifade etmek istiyoruz. Bir hesap açmak için şirket bilgilerinize ihtiyacımız var. Lütfen onları bu mektuba yanıt olarak gönderin.

Aşağıdaki yapılar kullanılarak mektubun başında işinize duyulan güven için bir şükran ifadesi yapılır:

• İlginiz için teşekkürler…;
• Mektubun için teşekkürler…;
• Bize ulaştığınız için teşekkür ederiz…;
• Şirketimizi tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz…;
• İlginiz için teşekkürler...

4. Olumlu son. Nihai yapıların, mektubu okuduktan sonra rakibin dikkat alanına girmesi garanti edilir. Bu nedenle, iş yazışmalarının olumlu havasını bu formda pekiştirmek ve olumlu bir ruh hali ve yazışma ortağı ile iletişimi sürdürme arzusu yaratmak arzu edilir. Örneğin;

mektubunuzu okurken muhatabın dikkat alanında kalan son şey. Son cümlelerde iş iletişiminin duygusal olarak olumlu atmosferini düzeltin. Muhatap için iyi bir ruh hali yaratın - böylece sizinle tekrar iletişim kurmak ister. Örneğin:

Tünaydın! Merkezinizdeki ileri eğitim kurslarına kayıt için mülakatı geçtim. Öğrenim ücretleri şirket hesabımdan ödenecektir. Lütfen bana ödeme için uygun faturayı gönderin. İçtenlikle, Anatoli Seosyan.
başarısız seçenek	İyi seçenek
Merhaba Anatoly! Öncelikle merkezimizi tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz. Ayrıca, bizimle işbirliği yapmaktan memnun kalacağınıza olan güveninizi de ifade etmek istiyoruz. Bir hesap açmak için şirketinizin detaylarına ihtiyacınız var. Lütfen onları bu mektuba yanıt olarak gönderin.	Merhaba Anatoly! Öncelikle merkezimizi tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz. Ayrıca, bizimle işbirliği yapmaktan memnun kalacağınıza olan güveninizi de ifade etmek istiyoruz. Bir hesap açmak için şirketinizin detaylarına ihtiyacınız var. Lütfen onları bu mektuba yanıt olarak gönderin. Merkezimizde eğitimle ilgili soruları yanıtlamaktan her zaman mutluluk duyarız.

Mektubunuzu bitirdiğinizde, rakibinize iletişimi sürdürmek için daima olumlu bir tutum verin. Bu amaçlar için inşaatı kullanabilirsiniz:

• İşbirliği yapmaktan mutluluk duyuyoruz;
• Sorularınızı yanıtlamaya hazır;
• Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen iletişime geçin;
• Karşılıklı yarar sağlayan işbirliğini dört gözle bekliyoruz;
• Size yardımcı olmaktan mutluluk duyarız;
• İçtenlikle.

5. Kişilerin imzası ve blokajı. İş yazışmalarını yürüten bir çalışanın, "monitörün diğer tarafında" kimin bulunduğuna dair bir fikre sahip olması gerekir. Diğer bir deyişle, rakibin adı, soyadı, pozisyonu ve iletişim bilgileri ile ilgili bilgiler gereklidir:

1. Ad (soyadı) - kişisel adres imkanı sağlamak;
2. Pozisyon - rakibe yetkinlik seviyesinin anlaşılmasını sağlar
3. Koordinatlar - ek iletişim kanallarının ortaya çıkmasına katkıda bulunur.

Tünaydın! Merkezinizdeki ileri eğitim kurslarına kayıt için mülakatı geçtim. Öğrenim ücretleri şirket hesabımdan ödenecektir. Lütfen bana ödeme için uygun faturayı gönderin. İçtenlikle, Anatoli Seosyan.
başarısız seçenek	İyi seçenek
	Merhaba Anatoly! Öncelikle merkezimizi tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz. Ayrıca, bizimle işbirliği yapmaktan memnun kalacağınıza olan güveninizi de ifade etmek istiyoruz. Bir hesap açmak için şirketinizin detaylarına ihtiyacınız var. Lütfen onları bu mektuba yanıt olarak gönderin. Merkezimizde eğitimle ilgili sorularınızı yanıtlamaktan her zaman mutluluk duyarız. İçtenlikle, Anton Antonov İleri Araştırmalar Merkezi Uzmanı Tel. XXXXXX mafya Tel.ХХХХХХ

İş yazışmalarıyla çalışmayı optimize etmek için, iletişim bilgilerini içeren bloğu standart ayarlara eklemek daha iyidir. Bu blok, iş dünyasına profesyonel bir tutumun sembolü olarak ortaklara, iş arkadaşlarına ve müşterilere gönderilen mektuplarda bulunmalıdır.

İş E-posta Kuralları

Grigory Sizonenko, CJSC Bilgi Uygulama Şirketi Genel Müdürü, Moskova

1. "Tümünü yanıtla" düğmesini kullanın. Yazışmaya birkaç kişi katılırsa, yalnızca son mesajın göndericisine değil, herkese yanıt vermeniz gerekir.

2. Her zaman mektubun konusunu belirtin. Çoğu durumda, alıcı yalnızca yeni e-postanın başlığını görür. Daha sonra Konu alanındaki bilgiler mesajları bulmanıza ve sıralamanıza yardımcı olur. Başlıkta etiket kelimeleri kullanabilirsiniz - örneğin, "ÖNEMLİ!" - ancak yalnızca mektubun içeriğine gerçekten karşılık geliyorlarsa (ancak, tüm popüler kitaplarda bulunan "Önem" düğmesini tıklamak daha uygundur). e-posta programları ve işareti "Konu" alanının yanında görünecektir). Birleşik bir ifade tarzı geliştirin ve buna sürekli bağlı kalın. Bugün birçok kişinin yazışmaları sıralamak için otomatik filtreler kullandığını unutmayın. Bu nedenle başlık, makine tarafından “okunabilecek” şekilde seçilmelidir.

3. Mektup kısa ve yapılandırılmış olmalıdır. Anlamın maksimum şeffaflığı ve sunumun netliği için çaba gösterin, temel ve küçük ayrıntıları ayırın. Bir iş mektubunu bir kez okuduktan sonra, hem sorunun özünü hem de konunun tarihçesini, tekliflerin anlamını ve muhataptan beklenen eylemlerin niteliğini kolayca anlayabilmeniz yararınızadır. Mesaj metnini şişirmemek için ek materyaller (belgeler, tablolar, fotoğraflar) göndermek daha iyidir; Aynı zamanda ne tür dosyalar gönderdiğinizi de mektupta belirtmelisiniz.

4. Kibar olun. Herhangi bir mektupta bir selamlama, itiraz ve imza için bir yer olmalıdır (mesajlarınızdan herhangi birine otomatik olarak eklenmesini etkinleştirebilirsiniz). Ayrıca anlamsal ve duygusal vurgular yerleştirmeniz gerekir - telgraf tarzından kaçının. Yazışma hassas bir konu veya çatışma hakkında olsa bile saygılı olun. Gerçekten de, iş dünyasında rahatsız etmek değil, bir çözüm bulmak önemlidir. Kısıtlama ve nezaket bu konuda iyi yardımcılardır.

5. Mektuplar cevaplanmalıdır! Ve derhal. Bu temel gerçeği anlamamak, birçok yanlış anlaşılmayı beraberinde getirir. Gönderen, mektubun okunduğunu bilmeli ve bir süre sonra anlamlı bir yanıt bekleyebilirsiniz. Aynı zamanda, tamamen otomatik yanıtlayıcılara ve otomatik bildirimlere güvenmemelisiniz - kendinizden kısa bir cümle yazın. Öte yandan bazı e-postaların yanıtlanması gerekmez. İlk olarak, "Kopyala" alanında adresinizin bulunduğu kişilere: gönderen, başka bir kişiyle yazışmalarından haberdar olmanızı istiyor. İkincisi, adresinizin orada olmadığı kişilere: bu, mektubun yazarının koordinatlarınızı "Bcc" alanına eklediği anlamına gelir - yani, sizi doğrudan muhatabından gizli olarak yazışmalar hakkında bilgilendirmek niyetindedir. mesaj.

6. Cevapladığınız mektubun metnini silmeyin. Cevabınız bir süre sonra yeniden okunabilir - belki birkaç yıl sonra bile. Birçok işletme halihazırda e-posta arşivleme sistemlerine sahiptir. Bu arada, bir şirket yetkilisinden gelen e-postanın yasal olarak önemli bir belge olarak kabul edildiği ülkelerde, yazışmaların uzun süreli saklanması yasal bir gerekliliktir. Henüz buna sahip değiliz, ancak uygulama yazılı düzenlemeleri geride bırakıyor.Yazdığınız her mektuba alıcının gözünden bakın. Bu, ticari yazışmaların temel kuralıdır. Takip ederseniz, alıcılar akıştaki mesajlarınızı vurgulamaya başlar.

7. İyi yazın. Bir mektupta yapılan tek hatalar, acele veya ihmalin bir tezahürü olarak algılandığından muhatap için rahatsız edicidir. Ve birden fazla hata, gönderenin düşük kültürel seviyesine tanıklık eder ve ayrıca, iş yazışmalarından bahsettiğimiz için, gönderenin çalıştığı şirketi de olumsuz bir şekilde temsil eder.

"Genel Müdür Okulu"nda yeni kurs

Birçok kuruluşun çalışmalarının ayrılmaz bir parçası, birçok kuralı ve özelliği olan ticari yazışmalardır. Sadece sekreterler değil, diğer çalışanlar da ortaklar ve diğer çalışanlarla iletişim için mektup yazabilmelidir.

İş yazışmaları kavramı

Bu terim, ticari ve ticari bilgi alışverişini ifade eder. Özel kurslarda bile öğretilen belirli bir iş yazışması görgü kuralları vardır. Mektup, şirketin itibarını oluşturacağı ve sürdüreceği ve ayrıca kuruluşa karşı ciddi bir tutum oluşturacağı için kurallara göre düzenlenmelidir. Teknik açıdan iş mektubu, farklı şirketler veya departmanlar arasındaki iletişimi geliştirmeyi amaçlayan bir araçtır.

Ticari yazışma türleri

Birkaç tür belge vardır ve her biri kendi kayıt ve teslim kurallarını içerir. E-posta yoluyla iletişim kurarken de iş yazışmalarının temelleri kullanılır. Uzmanlar bu tür iş mektuplarını ayırt eder: şükran, istekler, talepler, özürler, inkarlar, tebrikler ve taziyeler. Ayrıca, talepler, retler, hatırlatmalar, garantiler vb. içeren ticari mektuplar vardır.

İş yazışmaları nasıl yapılır?

Bir mektup yazarken, tüm ayrıntılara dikkat etmek önemlidir. İş yazışmalarının kurallarını anlatırken aşağıdaki hususlara dikkat etmelisiniz:

1. Yazarın sorduğu bazı soruları cevaplamanız gereken bir mektup yazıyorsanız, her birini ayrı ayrı alıntılamak uygun olacaktır. Bunu yapmak için numaralandırmayı kullanın ve metni paragraflara ayırın.
2. Bir mektup yazarken, sizin tarafınızdan veya muhatap tarafından eklenen tüm belgeler hakkında kısaca yorum yapmanız gerekir. Bu, alıcının mektubun özünü hemen anlaması için önemlidir.
3. Mektup baş tarafından imzalanmalıdır ve bir mühür gereklidir.

İş Yazışma Kuralları

İş mektubu yazarken yapılan hatalar kabul edilemez, bu nedenle bunları yazmanın temel kurallarını bilmek önemlidir:

1. Anlamı bilinmeyen sözcükleri kullanmayın veya bir sözlük kullanarak yorumlarını kontrol edin.
2. Bazı kelimeler muhatap tarafından bilinmeyebileceğinden, iş yazışmaları yapmak belirli terminolojinin kullanımını hariç tutar. Bu tür terimler kullanılıyorsa, lütfen bunları açıklayınız.
3. Ana özün kaybolmaması için düşüncelerinizi kısa cümlelerle ifade edin.
4. Rus dilini tam olarak bilmiyorsanız, yazım denetimi için metni önce bir düzenleyicide veya bilgisayardaki bir belgede yazmak daha iyidir.
5. İş yazışmaları, konuşma diline ait kelimelerin, edebi dönüşlerin vb. kullanımına izin vermez. Mektubu göndermeden önce, hata ve yazım hataları olup olmadığını kontrol edin. Bir süre sonra tekrar kontrol etmek daha iyidir.

İş yazışmalarında mektup başlatmak

İlk olarak, mektubun yapısında, muhatabın konumunu ve tam adını içeren bir “başlık” vardır. Ticari yazışmaların özellikleri, çoğu durumda sayfanın ortasına yazılan standart "Sevgili" temyizini içerir. Bir kişi tanıdık değilse, soyadından önce “bay” kelimesi yazılır. İlk paragraf (önsöz) mektubun amacını ve nedenini içerir. Okuduktan sonra, muhatap temyizin ana anlamını anlamalıdır.

İş yazışmalarında talep

İş yazışmalarının en popüler türlerinden biri de istek mektubudur. Bu, hassas bir talep veya güncel bir konuda diplomatik bir talep olabilir. İş yazma becerileri, muhatabı yazar için gerekli eylemleri yapmaya teşvik etmesi gerektiğinden, taleplerin taslağının hazırlanması için önemlidir. Mektup yazmak için belirli kurallar vardır:

1. Muhatap, iş görgü kurallarının temellerine uyarak kişisel olarak ele alınmalıdır.
2. Muhataba itirazın nedenini açıklamak için ona bir iltifat verebilir, ticari veya kişisel nitelikleri ve esasları not edebilirsiniz.
3. Talebi tartışın ve muhatabın uygulanmasıyla ilgilenin. Sorun, mümkün olduğunca kısa ve net bir şekilde tanımlanmalıdır.
4. Talep yapıldıktan sonra, potansiyel faydaları vurgulanarak değiştirilmeli ve tekrarlanmalıdır.

İş yazışmalarında kendinize nasıl hatırlatılır?

Yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hukuka uygunluk, önemli bir olayın yaklaşması vb. konularda size hatırlatma yapılması gerektiğinde hatırlatma mektubu kullanılır. Çoğu durumda, ondan önce sözlü bir hatırlatma kullanılır. Sonuç olarak, mektup, yapılan eylemin bir tür kanıtı olarak hizmet eder. İş yazışmalarında hatırlatma şunları içerir:

1. Gönderici ve muhatap hakkında bilgi. Daha sonra hatırlatmanın nedeni belirtilir.
2. Geri çağrılan konu ile ilgili kanun ve yönetmeliklere atıfta bulunulur.
3. İş yazışmalarının ifadeleri açık olmalı, ancak tehdit edici olmamalıdır. Sorunun barışçıl bir şekilde çözülebileceğini hatırlamak gereksiz olmaz.
4. Mektubun herhangi bir standardı yoktur, bu nedenle serbest biçimde yazılabilir.

İş yazışmalarında nasıl özür dilenir?

Yazması en zor olanlardan biri, aynı anda hem özür dilemeniz hem de şirketin yüzünü kurtarmanız gereken bir özür mektubudur. Ayrıca, zarar görmüş ilişkileri restore etmeyi amaçlar. İş yazışmaları, bir özrün bu tür özelliklerini gösterir:

1. Mektubun yapısı, alıcının belirtilmesini, ayrılma konusunu ve itirazı içerir.
2. Yönetim her şeyi imzalayacağı için sanatçıyı belirtemezsiniz.
3. İş yazışmalarında özür ibareleri açık olmamalı ve mektubun konusu nötr olmalı veya tamamen yok olmalıdır.
4. Elde edilecek etki, samimi bir özür ve ne olduğuna dair farkındalık, yani hoş olmayan bir durumun nedeninin bir göstergesidir.

İş E-posta Kuralları

Daha önce bahsedilen tüm kurallar elektronik yazışmalar için de geçerlidir, ancak burada hala bir takım özellikler bulunmaktadır:

1. Tüm mektuplar sunucuda saklandığından ve başka bir kişi bunları okuyabildiğinden, bir iş e-postası yalnızca resmi yazışmalar için kullanılmalıdır.
2. İş e-postası okunabilir bir yazı tipi gerektirir ve Arial veya Times New Roman en iyi seçimdir. Harf boyutu orta olmalıdır. Metinde Caps Lock, ünlem işareti veya özel karakter olmamalıdır. İtalik veya kalın yazı, belirli ifadeler için kabul edilebilir, ancak bunu yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda kullanın.
3. Daha iyi okunabilirlik için alt başlıklar kullanın, ancak sayılarının büyük olmaması gerektiğini, bu nedenle maksimum 3-4 parça olduğunu unutmayın. Bir paragraf dört satırdan uzun olmamalıdır.
4. İş e-posta yazışmaları etiği gereği konu alanının boş bırakılmasına izin verilmez. Spesifik, bilgilendirici ve özlü olması gereken mektubun özünü buraya yazın.
5. Sonunda mutlaka bir imza ve iletişim bilgisi bırakın ve bu altı satırdan fazla sürmemelidir. Aşağıdaki yapıyı kullanın: "Saygılarımızla", soyadı ve adı, şirket adı, e-posta telefon numarası ve web sitesi adresi.
6. İş yazışmalarında kurumsal üslubunuzda kurumsal bir şablon kullanmanız uygundur. Bu sayede diğerleri arasında öne çıkmak ve aynı zamanda ticari yazışma kurallarına uymak mümkün olacaktır. Mektubun sadece bilgisayar ekranında değil, telefonda da okunabileceğini unutmamak önemlidir, bu nedenle şablonun farklı ekranların çözünürlüğü için optimize edilmesi gerekir.

İş yazma kitapları

Bir iş mektubu yazmanın tüm inceliklerini daha iyi anlamak için faydalı literatürü okuyabilirsiniz. Aşağıdaki işler iyi kabul edilir:

1. « İş yazma sanatı. Kanunlar, hileler, araçlar» S. Karepina. Yazar, bir iş yazışma tarzının ne olduğunu, farklı mektup ve raporların nasıl düzgün bir şekilde bırakılacağını açıklar.
2. « İş e-posta yazışmaları. Başarı için Beş Kural". Yazar, ticari yazışma biçimlerini açıklar ve iletişimi daha etkili hale getirmeye yardımcı olacak araçlar sunar. Yararlı ipuçları ve püf noktaları burada bulunabilir.

E-posta ile iş iletişimi, herhangi bir modern insanın hayatının ayrılmaz bir parçasıdır: işteki meslektaşlarımıza, yönetime, müşterilere, iş ortaklarına, bizi tanıyanlara ve henüz bizi tanımayanlara yazıyoruz. Elektronik yazışmalarda iş etiği nedir, başarılı iş için ne kadar gereklidir?

Her harf bizim arama kartımız ve iş konumumuzun bir yansımasıdır. Ve bu kartvizitin güzel görünmesi bizim için önemliyse ve iş pozisyonu iletişimin rahatlığına ve verimliliğine katkıda bulunuyorsa, görgü kurallarının temel kurallarını bilmek ve günlük yazışmalarda bunlara uymak başarının en önemli koşuludur.

Elektronik iş yazışmaları ile ilgili olarak, iş dünyasının diğer herhangi bir iş etkileşimi biçiminde (telefon iletişimi, müzakere vb.) faaliyet gösterdiği aynı kurallar ve düzenlemeler geçerlidir. Benim düşünceme göre, iş e-posta yazışmalarının etiği, birkaç sarsılmaz ilkeye dayanmaktadır:

1. Rakiplerin birbirlerinin kişiliğine ve iş pozisyonuna karşılıklı saygısı.
2. Rakibin ticari çıkarlarına dikkat.
3. Gizlilik konularının önemini anlamak.
4. Bilgi alışverişinde dakiklik.

Bu ilkeleri uygulamak için pratik araçlar düşünün

1. Yetkin ve net bir şekilde tasarlanmış alan "Konu" / "Konu"

Konunun belirtilmesi, muhatabın zamanından tasarruf etmesini sağlayarak, alınan mektubun içeriğini hemen değerlendirmesine ve okurken önceliğine hızlı bir şekilde karar vermesine olanak tanır.

2. Muhatap/muhataplara selamlama ve kişisel adres

Güven oluşturur ve mektuba kişisel bir odaklanma sağlar. Muhatap adının dikkate alınmaması yanlışlık olarak algılanır.

3. Adresleme doğruluğu

"Kime", "Cc", "Bcc" alanlarının doğru doldurulması iletişimin verimliliği ve etiği için en önemli araçtır. Bu alanlarla çalışırken hatalardan kaçınmak için, modern iş ortamında genellikle kabul edilen amaçlarını bilmeniz gerekir:

• adınız doğrudan adres alanında (“Kime”) ise, bu, mektubu gönderen kişinin sizden sorusuna bir cevap beklediği anlamına gelir;
• bu alana birden fazla alıcı yerleştirilmişse, bu, mektubu gönderen kişinin alıcıların her birinden veya herhangi birinden bir yanıt beklediği anlamına gelir;
• adınız "CC" alanına yerleştirildiyse, gönderen sizden bir yanıt beklemeden sorundan haberdar olmanızı istiyor demektir. Adınız "Kopyala" alanında ise yazışma konusuna girmemelisiniz. Hala yazışmaya girmeye karar verirseniz, iyi bir formun işareti, ifadelerden birini yazmaya başlamak olacaktır: “Bu konunun tartışmasına katılayım…”, “Karıştığım için üzgünüm…”, “Fikrimi ifade edeyim…”.

Etik açıdan özellikle dikkat, "Bcc" alanına aittir. Bu, iş etiği açısından en “savunmasız” e-posta aracıdır. bu alan genellikle bir gizli kontrol ve bilgi aracı olarak algılanır. Bcc'ye yerleştirilen alıcılar diğer alıcılar tarafından görülmez. Bazı etik açıdan hassas şirketler, bu aracın kurumsal iletişimde kullanılmasını yasaklar. Toplu postalar (örneğin davetiyeler) bir istisnadır. Çok sayıda alıcıya gönderilirler, ancak e-posta adresleri herkes tarafından görülmemelidir.

Aşağıdaki evrensel kurallara bağlı kalarak, "Bcc" alanının daha sakin bir şekilde ele alındığı şirketler var:

• "Bcc" alanına, yazışmadan haberdar olması gereken, ancak farkındalıklarının doğrudan muhataplar için açık olmaması gereken muhataplar (gizli muhataplar) yerleştirilir;
• "Bcc" alanı doldurulmuş bir mektubun gönderilmesi, mektubun yazarının ve gizli alıcıların bu tür bir farkındalık biçiminin nedeni ve hedefleri hakkında bir ön anlaşma veya daha sonra farkındalığı anlamına gelir;
• gizli muhatap "Bcc" alanından yazışma konusuna girmemelidir.

4. Ani cevap

Bir mektuba yanıt verme süresi, ortakların ve müşterilerin ticari çıkarlarıyla ilgili konumunuzun göstergelerinden biridir. Firmaların bu konuda farklı standartları vardır. Bir mektuba kabul edilebilir bir yanıt/yanıt süresi iki ila üç saat arasındadır. Mektubu aldıktan ve okuduktan sonra, 24 saat içinde cevap veremeyeceğinizi anlarsanız, muhataba mektubunu aldığınız bilgisini göndermek ve cevaplamak iyi bir form kuralı olacaktır: "Bir mektup var. Bugün gün içinde cevap vereceğim" veya "Bir mektup var. Cevaplamak için ek bilgi gereklidir. Daha sonra cevap vermeye çalışacağım ... ".

sunuyoruz

5. Bilgiyle doğru çalışma (hacim, dil, yapı, biçim)

Mektubun metninde bilgi sunmanın niteliği ve özelliği, muhatabınızla mümkün olduğunca doğru ve saygılı bir şekilde iletişim kurma yeteneğinizin ve isteğinizin bir aracı ve göstergesidir:

• “bir ekrana” uyan mektubun hacmi, maksimum - bir sayfa A-4 formatındaki metnin hacminde, okurken en rahatıdır;
• gönderilen eklerin hacmi 3 MB'ı geçmemelidir (daha büyük dosyalar, alıcının posta sunucusundan geçemeyebileceklerinden sorun yaratabilir);
• evrensel kodlamalarda gönderilecek dosyaları “paketlemek” daha iyidir: Zip veya rar (diğer uzantılar aktarım sırasında engellenebilir veya kesilebilir ve muhatap için sorun yaratabilir);
• muhatabın mektubunu yanıtlarken, yanıtınızın metni mektubun altına değil üstüne (başına) yerleştirilmelidir (bu, muhatabı yazışmanın önceki metnini "kaydırmaktan" kurtarır yazdığınız cevabı arayın);
• muhatabın mektubuna yeni bir mektup olarak cevap vermeye başlamamalısınız (yazışma geçmişini kaydetmeden). Böyle bir yanıt, alıcı muhatabı orijinal mesajı aramak için zaman harcamaya zorlayacaktır;
• muhatap için en anlaşılır bir dilde yazmak gerekir. Her durumda, profesyonel, şirket içi kelime dağarcığı, argo, kısaltmalar ve anglikizm (İngilizce'den başka bir dilde ödünç alma) kullanımının uygunluğu konusuna karar verilir.

Argo ve kısaltmaların kullanılması yazışmaların hızını ve verimliliğini artırıyorsa, argo kullanımı kabul edilebilir ve etik olur. Bu nedenle, şirket içindeki iç yazışmalar neredeyse her zaman argo ile doludur: yazışmadaki tüm katılımcılar için tanıdık ve anlaşılırdır ve zaman kazandırır. Ancak dış iş ortakları/müşterileri ile yazışmalarda - bu dikkatli olunması gereken bir konudur.

Bazen terminoloji vazgeçilmezdir. Örneğin bir şirket, müşterilerine online reklamcılık gibi bir ürün/hizmet sağlıyor ve “medya-içeriksel banner”, “anahtar kelimeler”, “negatif anahtar kelimeler”, “ctr” gibi kavramlar hiçbir şeyle değiştirilemez, tanıtılması gerekir. iş bağlamına dahil edin ve müşteriye onlarla çalışmayı öğretin. Bu durumda her iki tarafın da sabırlı olması, açıklamaya ve öğrenmeye istekli olması önemlidir.

Ancak, kısaltmaların ve terimlerin kullanılmasından kaçınılabileceği ve kaçınılması gereken durumlar vardır.

ÖRNEK:

Arkadaşım 2 gün boyunca şu sorunun cevabını aradı: ASAP nedir. Yayınevi için materyaller hazırlıyordu ve son mektubunda ona şunları yazdılar: “ Masha, lütfen tüm malzemelerinizi bir an önce gönderin". Masha, bunun, metni “çevirmenin” gerekli olduğu, kendisi için bilinmeyen bir formatın tanımı olduğuna karar verdi. Masha'nın “deşifre etmek” ve yayıncının isteğini yerine getirmek için harcadığı zaman 2 gün sürdü. 2 gün sonra, gizemli "en kısa sürede" ifadesinin arkasında İngilizce konuşulan ortamlarda yaygın olarak kullanılan bir kısaltma olduğunu öğrendiğinde Machine'in sıkıntısını hayal edin. en kısa sürede» – « mümkün olduğunca hızlı».

TAVSİYE: Dış müşteriler ve ortaklarla yazışmalarda İngilizce terimleri, özel terimleri ve şirket içi kısaltmaları kötüye kullanmayın.

6. İmza ve iletişim bilgilerinin mevcudiyeti

Bu, mektuplarınızın her birini bitirmesi gereken gerekli bir niteliktir. İmza bloğuna aşağıdakiler yerleştirilmelidir:

1. Adınız ve soyadınız.

Bu, yazışmaları kişiselleştirir, bu da iletişimin etkinliğini ve psikolojik rahatlığını etkiler. İmzada kısaltma kullanılmamalıdır. T.L yerine Vorotyntsev imzamda, muhatabın bir yanıt mektubunda benimle nasıl iletişim kuracağını anlaması için Tamara Leonidovna Vorotyntseva (veya Tamara Vorotyntseva) yazacağım.

1. Konumunuzun göstergesi.

Bunu yaparak, muhatabın sorunları çözme konusundaki yetkinizin ve mesleki yeterliliğinizin sınırlarını anlamasına izin vermiş olursunuz.

1. İletişim bilgileri (telefon, e-posta adresi, şirketin adı ve adresi, web sitesi).

Bu, alıcıya gerekirse ek operasyonel iletişim imkanı sağlayacaktır.

Yukarıdakilerin tümünü özetleyerek ve aynı zamanda farklı şirketlerdeki yazışmaları gözlemleme konusunda uzun yıllara dayanan deneyime sahip olarak, güvenle şunları söyleyebilirim: Modern iş dünyasındaki etik normları, kuralların yalnızca ve çok fazla nominal nitelikleri değildir. zevkle, iş iletişimini doğru, verimli, rahat ve nihayetinde etkili kılmayı sağlayan, hayata geçirilmiş pratik araçlardır.

Tamara Vorotyntseva tarafından yürütülen eğitime dikkat edin.

Nesne