Şirketlere veya devlet dairelerine belge gönderilmesi durumunda belirli bir örneğin ön yazısını derlemek isteğe bağlı ancak istenen bir adımdır. Böyle bir belgenin doğru formunun nasıl doğru bir şekilde geliştirileceği ve onunla çalışmanın bazı nüansları hakkında - şu anda.
Belge, birleşik bir örnek olmadığı için herhangi bir biçimde düzenlenir. Asıl amaç, muhataba ne tür belgelerin gönderildiği ve en önemlisi gönderici tarafından hangi amacın izlendiği konusunda doğru bir fikir vermektir.
Bir şirketin resmi olarak kapak mektubu yazması gerekmese de, bir iş belgesi akışında bu, uyulması gereken oldukça iyi kurulmuş bir normdur. Aynı anda birkaç sorunu çözmenizi sağlar:
- Her şeyden önce, muhataba iletmek istediği gönderenin ana açıklamalarını içeren şeydir. Bu durumda, bu önemlidir, çünkü ticari yazışmalar her iki taraf için de son derece açık olması gereken dolaylı iletişimdir.
- Kapak mektubu ayrıca bir belge listesi içerir - aslında, gönderilen belgelerin tam adının ve sayısının listesi çoğaltılır. Bu, olası tasarım hatalarını ortadan kaldırır.
- Bir belge listesi belirleyerek, kayıp durumunda onları geri getirmede bazı zorluklardan kaçınmak mümkündür. Ek olarak, giden ve gelen belge numaralarını gösterir, bu sayede kolayca bulunabilir ve hareket yönünü kontrol edebilir.
- Son olarak, sadece belgeleri değil, aynı zamanda onlara kapak mektubunu da kabul eden muhatap, gönderenin isteklerinin özünü hızlı bir şekilde anlayabilecek ve duruma göre onlara hızlı bir şekilde cevap verebilecektir.
Bu nedenle, belgelere kapak mektubunun yetkin tasarımı, süreci tek tip hale getirmek için kendi üniforma örneklerini oluşturmasının gönderenin kendisinin yararına olduğunu söyleyebiliriz.
Kapak Mektubu Örneği 2019
Böyle bir belgenin onaylanmış bir formu olmamasına ve her kuruluşun nasıl hazırlanacağını belirleme hakkına sahip olmasına rağmen, uyulması gereken genel kabul görmüş kurallar vardır.
- Başlıkta, her zamanki gibi, muhatabın (“Kime ...”) ve gönderenin (“Kimden ...”) tam resmi isimleri belirtilir.
- Ardından, mektubun gönderenin şirketinde kayıtlı olduğu numara hakkında bir not gelir.
- Ardından belgenin asıl metni gelir. Cümleye doğru başlamak çok önemlidir. Bu durumda 3 seçenek vardır:
- "sana gönderiyorum"- belgelerin aynı şirketlere gönderildiği durumlar için (örneğin, karşı taraflar);
- "Size sunuyoruz"- mektup vergi dairesine, mahkemelere, merkeze gönderilir - yani. daha yüksek pozisyona sahip tüm kurumlar;
- "sizi gönderiyoruz"- aksine, alt departmanlara gönderilen belgelerden bahsediyorsak (örneğin, aynı şirketin departmanları, şubeleri).
- Gönderme amacını açıkladıktan sonra, tablo şeklinde uygun bir şekilde sunulan eksiksiz bir belge listesi (envanter) sağlamanız gerekir. Aşağıdaki sütunları içermelidir:
- belgenin tam adı;
- kopya sayısı;
- Gerekirse, belgenin hangi biçimde gönderildiği de belirtilir - orijinal veya bir kopya (onaylı veya onaysız).
- Tablonun sonunda, kapak mektubu ile birlikte gönderilen toplam belge sayısı belirtilmiştir.
- Son olarak, varsa ek belgeleri de listeleyen bir ek belirtilir ve alıcıya gönderilir. "Uygulama" kelimesinin yalnızca tek bir belge olduğunda tekil olarak yazıldığını anlamak önemlidir. Belgeler çoğul ise "Ekler" yazılır. Belgenin başlığıyla birlikte:
- belgenin kabul tarihi;
- gönderilen toplam kopya sayısı;
- her belgedeki sayfa sayısı (tüm kopyalar için toplam sayfa sayısı yazılır);
- gerekirse, bellenim ihtiyacını belirtin.
Örneği ne olursa olsun, sadece genel müdür değil, ilgili yetkili de belgelere ön yazı imzalar. İmza, geleneksel olarak, faaliyetleri doğrudan gönderilen belgelerle ilgili olan çalışan tarafından atılır:
- Genel müdür veya şube başkanı, alt bölüm, şirketin tamamıyla ilgili genel akış belgelerini ve ayrıca özel öneme sahip belgeleri (örneğin, genel merkeze gönderilen yıllık raporlar) imzalar.
- Baş muhasebeci, mali belgelere eşlik eden mektupları imzalar - genellikle vergi dairesine gönderilir.
- Şirketin kurum içi avukatı, örneğin dava, potansiyel karşı taraflarla sözleşme akdedilmesi vb. ile ilgili belgeler olması durumunda ön yazı gönderir.
NOT. Aynı türdeki belgelerin toplu postalanmasından bahsettiğimiz durumlarda (örneğin, karşı taraflarla aynı türden birkaç fatura veya sözleşme), bunları bir grupta birleştirebilir ve tüm kopyalardaki toplam sayfa sayısını bir kerede yazabilirsiniz. .
Bir kapak mektubu nasıl kaydedilir
Ön yazı tasarımında iş görgü kurallarının özelliklerini gözlemlemek önemlidir - her şeyden önce, aynı örneği, belge şablonunu kullanmak daha iyidir ve mektubun üzerinde imzası olan aynı kişi bunu imzalamalıdır. gönderenin.
Rus Postası veya özel posta kullanılarak gönderilir - kural olarak, bunu taahhütlü posta ile yapmak daha iyidir. Gönderen şirketin belge akış günlüğüne kaydedilen gönderi numarası yazılmalıdır. Bu adres numarasının altında zaten numarasını yazıyor - ve böylece karışıklık riski önemli ölçüde azaltılıyor.
Kural olarak, muhatap için 1, gönderen için 1 olmak üzere en az 2 kopya halinde bir kapak mektubu düzenlenir. Böyle bir belge, uygunluğu ve süresi şirketin kendisi tarafından belirlenen bir süre boyunca saklanır. Genellikle, şirketlerin modern iş akışında, tüm belgeler elektronik biçimde yedeklenir - bu, onları hızlı bir şekilde bulmanızı ve gerekene kadar güvenli bir şekilde saklamanızı sağlar.
Tepki Süresi
Cevabın zamanlamasına gelince, bu daha az net bir soru. Bir yandan, devlet kurumlarına ve ayrıca firmalara, şirketlere, kamu derneklerine yapılan herhangi bir temyiz başvurusunun işlem süresinin geçmemesi gerektiğine dair genel bir kural vardır. 1 ay, yani 30 takvim günü. Geri sayım, postanın muhataba ulaştığı günü takip eden iş gününden başlar.
Öte yandan, uygulamada çok sık olarak, gönderenin muhatabının talebine mümkün olduğunca çabuk yanıt vermesini beklediği durumlar vardır. O zaman böyle bir dileği ayrıca yazmanız gerekir, örneğin: “Gerekli belgeleri imzalamanızı ve 7 iş günü içinde esas hakkında bir cevap vermenizi rica ederiz.” Doğrudan gönderene bağlı olan bir yapısal birim olan bir şubeden bahsediyorsak, ifade daha kategoriktir: "Yanıt için son tarih, bu ön yazının alındığına dair resmi bildirim tarihinden itibaren 3 iş günüdür."
NOT. Şirketler arasındaki sözleşme başlangıçta taleplerle çalışmak için belirli bir prosedür öngörüyorsa, olası anlaşmazlıkların mahkeme öncesi çözümü, bu tür sözleşmelerin metinlerinden devam etmek gerekir. Örnek bir metin aşağıda gösterilmiştir.
Depolama prosedürü
Ön yazılar, içeriği kendi takdirine bağlı olarak ifşa edebileceği veya sınıflandırabileceği kuruluşun özel belgeleridir (bu, hem gelen hem de giden belgeler için geçerlidir). Bu nedenle, belirli bir depolama yönteminin seçimi, yönetimin kararına bağlıdır.
Genel olarak, aşağıdaki kurallara uyulur:
- Hukuki açıdan asıl önem, ön yazının kendisi ve örneği değil, ondan önce gelen belgeler olduğundan, bunların güvenliğine büyük önem verilmektedir.
- Tüm ekler (yani belgelerin kendileri) geri çekildikten sonra, saklama süresi bireysel olarak belirlenir.
- Bazı durumlarda şirketler, ilgili belgeleri koydukları özel bir “Kapak Mektupları” klasörü oluşturur. Bu seçenek, küçük iş akışları olan küçük firmalar için uygundur.
- Belge akışı çok büyükse ve şirketin birkaç şubesi varsa, özel durum isimlendirmeleri yapılır - yani. genel amaca göre gruplandırılmış belge listeleri, örneğin, "Tedarik sözleşmeleri", "Kira sözleşmeleri", "Yargı" vb.
Bu nedenle, en iyi seçenek, belgeler için kendi tek kapak mektubu örneğini oluşturmak ve şirketin belge akışının hacmine uygun bir depolama sistemi düzenlemektir.
Mektubunuz için teşekkür ederiz... Yanıt olarak, bilgilendiriyoruz...
Bu yıl tarihli mektubumuza ek olarak. bunu duyuruyoruz...
Mektubunuza cevaben, size şunu bildiririz ki... Bu yıl gerçekleşen telefon görüşmemizin teyidi olarak...
...'den gelen telgrafımızın teyidi olarak size şunu bildiririz ki ...
Mektubunuzla bağlantılı olarak, üzülerek bildiririz ki...
Sorumuza anında yanıt verilmesinden duyduğumuz memnuniyeti ifade ediyoruz.
Ne yazık ki, mektubumuza hala cevabınızı alamadık ve size bir kez daha hatırlatmak (sormak) zorundayız ...
Size şunu bildirmek isteriz ki...
Hizmet (yardım, destek) için teşekkür ederiz (size minnettarız).
Size bildirmeye (hatırlatmaya) mecburuz...
Bunu bildirdiğiniz... mektubunuz bizi çok şaşırttı.
Memnuniyetle öğrendiğimiz bu yılki ... mektubunuzu aldık ...
Mektubunuzu ekli belgelerle birlikte aldık.
Reddetmenizden (sessizlik) üzgünüz (üzgünüz) ...
Telgrafınızdan öğrendiğimize şaşırdık ki...
Bu vesile ile bir kez daha hatırlatıyoruz (rapor ediyoruz)...
Mektubunuzu aldığımızı onaylıyoruz... ve bunu bize bildirin...
Mektubunuzu tüm ekleriyle birlikte... aldığımızı kabul ediyoruz.
İsteğiniz üzerine size gönderiyoruz...
Lütfen özürlerimizi kabul edin...
Mektubunuzu not alıyoruz... ve size bildiriyoruz ki...
E-postanıza yanıt vermekte geciktiğimiz için özür dileriz...
Sizi bilgilendiriyoruz... Sizi bilgilendiriyoruz...
Bir iş mektubunun temelini oluşturabilecek ifade örnekleri
Siparişiniz yerine getirilecektir...
Talebiniz (teklifiniz) değerlendirme aşamasındadır. İnceleme sonuçlarını aldıktan sonra sizi hemen bilgilendireceğiz.
Değişiklik yapmayı kabul ederseniz, teklifiniz memnuniyetle (minnettarlık) kabul edilecektir ...
Talebiniz... kabul edildi...
Mektubunuza yanıt olarak, teslimat talebinizin ... olumlu bir şekilde çözüldüğünü size bildiririz.
Talebinize (siparişinize) yanıt olarak, aşağıdaki durumlardan dolayı bunu yerine getiremeyeceğimizi (yapamayacağımızı) üzülerek size bildiririz (sizi bilgilendirmek zorundayız).
Maalesef, isteğiniz aşağıdaki nedenlerle kabul edilemez.
Maalesef teklifinizi reddetmek zorundayız. hakkında daha fazla bilgiye ihtiyacımız var...
Lütfen tarihleri bildiriniz...
Teklifinizin kabul edildiğini bildiririz...
göndermenizi rica ediyoruz...
Lütfen bize bildirin...
Lütfen kararınızı bize bildirin...
Teklifimiz için lütfen bize bildirin...
Sizden yükümlülüklerinizin yerine getirilmesini hızlandırmanızı rica ediyoruz...
Modern iş yazışmalarının ayrılmaz ve önemli bir parçası bir istek mektubudur. Makalede sunulan ifade örnekleri ve örnekleri ile belirtilen yazım kuralları, gerekli metni doğru bir şekilde oluşturmanıza ve ofis işi geleneklerine göre düzenlemenize yardımcı olacaktır. Bu tür bir itirazı yazmak için size adım adım bir kılavuz sunuyoruz.
Genel bilgi
Bir talep mektubu, yazarının diğer kişilerden herhangi bir bilgi, belge alması, bir anlaşma yapması veya diğer ticari eylemleri alması gerektiği durumlarda geçerlidir. Hem belirli bir kişinin adına (başkan, müdür, bölüm başkanı vb.) hem de bir bütün olarak tüm organizasyonun adresine gönderilebilir. Yardım talebiniz, iş yazışmalarında genel olarak kabul edilen kurallara uymalıdır.
Mektup şirketin yüzüdür, küçük şeyler bile önemlidir. Yetkili bir kişi tarafından imzalanmış ve kaşeli (varsa) antetli kağıda yazdırın. Yazı tipi seçiminden, boyutundan ve metnin sayfadaki konumundan sorumlu olun. Kenar boşluklarını, kırmızı çizgiyi ve paragrafları ihmal etmeyin. Genellikle ilk izlenim sadece belgeye bakarak yapılır.
Adım 1: Bir Hedef Belirtme
Belirli bir şirkete kişisel olmayan bir mektup yazarsanız, büyük olasılıkla resepsiyona veya ofise, ardından yöneticiye ve son olarak doğrudan icra memuruna gidecektir. Metnin “başlığında” kuruluşun doğru tam adını belirtin, yasal adresi de eklemek en iyisidir.
Yukarıda belirtildiği gibi, en iyi seçenek, belirli bir muhatabı, yani kişisel olarak yönlendirilen bir yardım talebini belirtmek için kabul edilir. Daima ad ve soyadı ile hitap etmeye çalışın. Örneğin, “Sevgili Alexander Viktorovich!” veya "Sevgili Bay Schwartz!". Bu nedenle, öncelikle, kişiye saygınızı ifade edersiniz ve ikincisi, belirli bir kişiye yönelik bir talep, ona belirli yükümlülükler, dikkate alınması ve uygulanması için sorumluluk yükler.
Bazı durumlarda muhatap olarak bir grup insanı, belirli bir ekibi veya bir kısmını kullanmak mantıklı olacaktır. Bu, bir talep mektubunun birkaç adrese gönderildiği durumlarda da geçerlidir. "Sevgili meslektaşlarım!", "Sayın muhasebeciler!" gibi ifadeler kullanın. vb.
2. Aşama: İltifat
Resmi talep mektubunun muhatabına ilişkin bir iltifat içermesi iyidir. Bunu yaparak, onun doğal sorusuna cevap veriyor gibisiniz: “Neden bana bu soruyla hitap ediyorsun?”. Bir kişinin geçmiş değerlerini ve kişisel niteliklerini, şirketin durumunu vb. Not edebilirsiniz. Özellikle şu ifadeleri kullanın: “Firmanız lider bir tedarikçi…”, “Bu alandaki karmaşık sorunların çözümünde birçok kişiye yardımcı oldunuz…”, “Kuruluşunuz bu alanda pazarda lider bir uzman…” vb. .Talep mektubunun (metin içindeki örnekler ve örnekler) standart olmayan nitelikte olması ve muhatabın kazanılması gerektiğinde iltifat edilmesinin uygun olduğunu unutmayınız. Dikkatini, talebinizi yerine getirmekle ilgili niteliklere ve değerlere çekin. Ancak, iyi ve doğru bir iltifat ile kaba bir iltifat arasında çok ince bir çizgiyi geçmenizi önermiyoruz.
Aşama 3: Talebi doğrulayın
Herhangi bir talep gerekçeli olmalıdır, çünkü muhatap ona neden özellikle hitap ettiğinizi bilmelidir. Bu yüzden meselenin kalbine getirmek mantıklı. Bu aşamada, şemaya göre mektup metninde oluşturulması gereken en ikna edici üç argümanı seçmenizi öneririz: orta güçlü, zayıf, en güçlü.
Talep farklı bir karmaşıklık düzeyine sahip olabilir ve muhatabın uygulanmasıyla her zaman ilgilenmeyeceği gerçeğine hazırlıklı olmanız gerekir. Bu bağlamda, uygulanmasının kendisi için potansiyel faydalar sağladığına ikna edilmelidir. Belgenizi tam bir ciddiyetle kabul etmesi için muhatabı ilgilendirin.
Talep mektubu, kendisi için belirli bir çekici fırsatın uygulanması için bir teklif içerebilir.
ifade örnekleri
- “Girişimci ve işsever insanlar her zaman sadece maddi başarı için değil, aynı zamanda insanlar tarafından sonsuza dek iyi işleriyle hatırlanmak ve saygılarını kazanmak için kişisel gelişim için de çaba sarf ettiler.”
- "Tabii ki asıl amacınız şehrin vatandaşlarının yaşam standartlarını yükseltmektir." Özellikle, bu ifade, örneğin bir anaokulu için bina sağlanması, bir oyun alanının düzenlenmesi vb. için bir vekile bir talep mektubu hazırlandığında kullanılabilir.
Ayrıca muhatabı ilgilendiren bir sorunu dile getirebilir, talebinizin sorunu çözmede veya belirli fırsatları gerçekleştirmede ona nasıl yardımcı olabileceğini ona gösterebilirsiniz.
Karşı tarafa sunacak hiçbir şeyiniz yok ya da bu bağlamda uygun değil. Bu durumda, en uygun çıkış yolu, isteğinizin önemi hakkında bir hikayedir. Durumu mümkün olduğunca güvenilir ve eksiksiz bir şekilde tanımlayın, böylece ruh için dedikleri gibi alır. Hikayenizdeki duygusal bir an a priori değilse, gerçekleri verin ve neden-sonuç ilişkilerine odaklanın. Reddedilirseniz veya tam tersine yardım etmeyi kabul ederseniz ne olacağını bize bildirin.
4. Adım: İstekte Bulunun
Muhatap, isteğinizi kabul etmeye zihinsel olarak hazır olduğunda, belirtilebilir. Metninizi kısa tutun, uzun ve dolambaçlı cümlelerin yanı sıra belirsizlik veya yetersiz ifadelerden kaçının. İstek mektubu (metin içindeki örnek ve ibare örnekleri) kısa ve öz olmalıdır. Bu nedenle, şirket için herhangi bir ekipman satın almak isterseniz, eksiksizliği, fiyatı ve miktarı belirtin:
“Acil servisi donatmak için hastanenin maliyeti 3,5 milyon ruble olan yeni bir arabaya ihtiyacı var. Lütfen onu almamıza yardım edin."
Veya örneğin, kirayı düşürme talebi belirtilmelidir: “Tesis kirasını 500 ruble seviyesine düşürmenizi istiyoruz. ekonomik durum stabilize olana kadar metrekare başına.
Aşama 5: Özetleyin
Mektubun sonunda, talebinizi özetlemeniz gerekir. Bunu bir kez daha tekrarlayın ve muhatabın size istenen yardımı sağlaması durumunda bundan yararlanacağı gerçeğine odaklanın. Ancak, talebin metni biraz değiştirilmelidir. Aynı kira indirimi örneğine dönersek, aşağıdaki ifadeyi öneriyoruz:
“Kirayı 500 ruble seviyesine düşürmeyi kabul ederseniz. Mevcut ekonomik durumun istikrara kavuşturulması sırasında metrekare başına 20'den fazla işin korunmasına katkıda bulunabileceksiniz ve tam ödeme eksikliği nedeniyle kayıplara uğramayacaksınız.”
Unutmayın, sadece talebin değil, uygulanmasından elde edilebilecek faydanın da tekrarlanması önemlidir ve maddi olması gerekmez. Birçok büyük şirket isteyerek sponsor, yatırımcı olarak hareket eder ve hayır işleri yapar.
Artık süreci aşamalar halinde inceledikten sonra artık istek mektubu nasıl yazılır diye bir sorunuz olmayacağını düşünüyoruz. Tüm ticari yazışma kurallarını ve bazı nüansları dikkate almak yeterlidir. Başka bir örneği de incelemenizi öneririz.
Örnek
Sevgili Felix Petrovich!
İşletmeniz, birkaç yıldır işletmedeki öğrencilerin endüstriyel uygulamalarını organize etmekte ve üniversitede edindikleri bilgileri uygulamaya koymalarına yardımcı olmaktadır.
Personel departmanı başkanı olarak, yeni çalışanları, genç ve gelecek vaat eden mühendisleri ve yüksek nitelikli uzmanları çekmekle ilgilenen bir kişisiniz. Bugün, bu meslek en çok talep görenlerden biridir. Pek çok öğrenci onun olasılıklarını, inceliklerini ve önemini bilmek ister.
Bu bağlamda, 25 Nisan saat 17:00'de 1-2 kursa başvuran adaylar ve öğrencilerle girişiminiz bazında başmühendis buluşması düzenlemenizi rica ederiz.
Bugün mesleğin avantajlarını ve sırlarını anlattıktan sonra, yarın eğitim uzmanları ve profesyoneller için sağlam bir temel atıyorsunuz. Belki birkaç yıl içinde bunlardan biri şirketinizi yeni bir gelişme düzeyine taşıyacaktır.
Saygı ve minnetle,
Üniversite Rektörü I.Zh.Bychkov
Bir talep mektubunun hangi gereksinimleri karşılaması gerektiğine dair bilgileri, örnekleri ve ifade örneklerini inceledikten sonra, pratikte yazarak kolayca başa çıkabilirsiniz.
Sorunu yüksek pozisyonda olan bir kişiye çözmede yardım talep mektubu yazmak için, böyle bir mektup yazmanın kurallarını bilmeniz gerekir. Temyizin özünü kısaca ve açıkça belirtmeniz tavsiye edilir. Bu makaleden, sorunun çözülmesinde valiye yardım talep mektubunun nasıl yazılacağını öğrenebilirsiniz. Örneğin, konut ve toplum hizmetlerindeki eksiklikler veya kişisel nitelikte bir talep olsun, şehir ve bölge ile ilgili sorunların çözümü hakkında yazabilirsiniz. Talebin, yetkili kişinin yeteneklerinin ötesine geçmemesi gerektiğine dikkat etmek önemlidir.
Genel bilgi
Sorunun çözümünde böyle bir yardım mektubu, bilgi, belge almanız veya bir anlaşma yapmanız gerektiğinde yararlıdır. Herhangi bir devlet kuruluşunun çalışma kalitesini iyileştirme talebiyle temyiz yazabilirsiniz. Genellikle bu tür mektuplar başka birinin adına gönderilir. Bazı durumlarda, doğrudan kuruluşla iletişim kurarlar.
Valiye yardım isteyen bir mektup, ticari yazışma kurallarına tam olarak uymalıdır. Her şey sorumlu bir şekilde alınmalıdır: metnin yazı tipinden mektubun içeriğine. Sorun sadece bir vatandaşı değil, birkaç vatandaşı etkiliyorsa, imza ve ilgili belgeler toplanabilir. Sunulan belgeler ne kadar inandırıcı olursa, idarenin talebe yanıt verme olasılığı o kadar yüksek olur. Sorunun çözümünde böyle bir yardım mektubu kabul edilebilir veya reddedilebilir. Her durumda, devlet kurumu çalışanları, ayrıntılı bilgi ve ret nedenlerinin bir açıklamasını içeren bir yanıt göndermelidir.
Bir mektup yazmak ve göndermek için aşağıdaki öğeler gerekli olacaktır:
- İnternet erişimi olan bilgisayar.
- Kağıt.
- Bir kalem.
- Zarf.
- Yazıcı.
form
Valiye yardım talebi ile mektup yazmak için, başvuranın adının yanı sıra valinin adını ve konumunu, mektubun bir özetini ve diğer önemli noktaları gösteren özel bir form vardır. İtirazın ayrı bir kağıda basılması tavsiye edilir. Formu idarenin web sitesinde veya valilik ofisinde bulabilirsiniz. Bazı alanlarda eksik olabilir, o zaman bir PC kullanarak veya manuel olarak kendiniz yazmanız gerekir. Bu tür bir form olmadan bir sorunu çözmek için yardım talep mektubu gönderirken yanıt alamayabilirsiniz.
Beyan
Formu doldurduktan sonra, mektubun kendisini yazmaya başlamanız gerekir.
- Önce şapka yapılır. Görevlinin konumu, soyadı, adı ve soyadı sağda yazılır. Altta, itirazı yapan yazarın tam adı ve tüm iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta) yazılır. Bir memurun tüm verileri, dava dosyasında belirtilir. Kişisel veriler - genel durumda.
- Ayrıca, biraz geri adım atarak, ortada “saygın” kelimesine hitap etmeye başlamalısınız.
- Bundan sonra, sorunun özünü belirtebilirsiniz.
Mektubun büyük olması gerekmez. Ana bölümü birkaç sayfa yazmak gerekli değildir. Bunun için bir sayfa A4 yeterlidir. Ana şey, sorunun özünü belirtmektir, böylece okurken bir kişi neyin tehlikede olduğunu anlar. Gerekli tüm bilgiler uygulamada belirtilebilir. On sayfadan fazla uzatılmamalıdır, sorunu tam olarak ortaya koyan birkaç sayfa yazabilirsiniz. Uygulamaya ekstra bir şey yazmayınız.
Cesedin nasıl yazıldığı, mektubun vali tarafından okunup okunmayacağını belirler. Mektubun sonunda "Ek" yazısını yapmalı ve ek bilgileri içeren sayfaları belirtmelisiniz. Mektubun sonunda yine talebi iki veya üç cümle ile anlatıp imzalamanız gerekiyor. Örneğin, şehirdeki bir sorunu çözmek için yardım isteyen bir mektup yazabilirsiniz.
Uygulama Yapısı
Harf standart desene göre yazılmıştır. Şunları içermelidir:
- Dilekçe nedeni. Nedeni kısaca açıklanmıştır: vatandaşın bu yetkiliye ne ifade ettiği ve ayrıca neden bu yetkiliye atıfta bulunduğuyla bağlantılı olarak.
- Hedef. Mektup ne için? Burada sorunun özünü belirtmek ve ayrıca muhatabın talebe neden cevap vermesi gerektiğini göstermek gerekir.
- Bağlantı. Kararın sonucunun açıklaması. Vali soruna cevap verirse şirkette, toplum hayatında vs ne gibi değişiklikler olur. Bu en önemli kısımdır. Muhatabı yardım sağlama ihtiyacı konusunda ikna eder, talebe cevap verilip verilmeyeceği ona bağlıdır.
Birden fazla istek varsa, sorunların her biri için birkaç paragraf yapmak en iyisidir. Tüm detaylar yukarıda belirtildiği gibi uygulamada yazılabilir. Uygulamanın yapısı ana kısmı için yazılmıştır.
gönderme
Sorunu çözmek için yardım talep mektubu ile çalışma tamamlandıktan sonra, tüm kanıtları ve resmi itirazları ve mektubun kendisini zarfa koymanız gerekir. Tüm ek ekler yalnızca alıcının mektubu okuma olasılığını artırır.
Her şeyi bir zarfa koyduktan sonra, bölge veya ilçe yönetiminin yasal adresini bulmanız ve bir mektup göndermeniz gerekir. Göndermeden önce, tüm kağıtların kopyalarını almalısınız. Onları göndermek en iyisidir, çünkü önemli belgeler içeren mektubun kendisi postanede veya yönetimde kaybolabilir.
Nakliye seçenekleri
Sadece normal posta ile değil, sorununuzu çözmenize yardımcı olacak bir istek mektubu gönderebilirsiniz. Kağıtların güvenliği veya mektubun ulaşamayacağı endişesi varsa, şunları yapabilirsiniz:
- Valilik ofisinin bir temsilcisine teslimat emri verin. Bu işlev, mektupların teslimi için "Rus Postası" ve ticari işletmelere sahiptir. Böylece mektup çok daha hızlı teslim edilecek ve doğrudan valiye gidecek.
- E-posta. 21. yüzyılın dışında. Herhangi bir itiraz e-posta ile gönderilebilir. Yönetimin web sitesini ziyaret etmeniz, halkla ilişkiler için postayı bulmanız ve tüm formları ve formları doldurduktan sonra tüm belgeleri taramanız ve bunları dosya şeklinde postayla göndermeniz yeterlidir. Bazı sitelerde dosya eklemeye gerek olmayan elektronik alımlar vardır, kişisel verileri doldurabilir ve orada itiraz bırakabilirsiniz.
Resmi verilere göre yanıt süresi 30 gündür, ancak genellikle yanıt iki ila üç gün içinde gelir.
yazmanın en iyi yolu nedir
Herhangi bir sorunun çözümünde yardım isteyen bir mektup yazabilirsiniz, ancak yardımın sağlanıp sağlanmayacağı veya mektubun arşivlenip saklanmayacağı yalnızca muhatabına bağlıdır. Davanın başarılı bir şekilde sonuçlanma şansını arttırmak için muhatabın olumlu kişisel özelliklerine değinmek daha iyidir. Bir kişinin neden ona yöneldiğini anlaması gerekir.
İltifatlar içeren birkaç ek uygun olacaktır. Mektupta, kişiye, makalede belirtilen sorunun çözümüne yalnızca kendisinin yardımcı olabileceğini açıkça belirtmeye değer. Örneğin, muhatap konut ve toplumsal hizmetler sorununu çözmede yardım için bir mektup yazarsa, böyle bir sorunun önemli olduğu ve başka hiç kimse gibi valinin sadece belirli vatandaşa yardım edemeyeceği gösterilebilir. İtirazı kim yazdı, aynı zamanda tüm vatandaşlar bu sorunu çözmede.
Bakış açınızı haklı çıkardığınızdan emin olun. Talebe yanıt vermenin neden gerekli olduğu konusunda birkaç gerekçe seçmeniz önerilir. Bu gerekçeleri şemaya göre oluşturmak daha iyidir: orta ikna edici, zayıf, en ikna edici - bu, iş iletişimi alanında standart bir psikolojik ikna yöntemidir.
Talebin yerine getirilmesinde muhatabın ilgisini çekmek gerekir. Bu husus dikkatlice düşünülmelidir. Belki de teklif bir şekilde muhatabın yararına bağlantılı olacaktır? Önemli bir sorun varsa, belirtilen talebin sorunun tamamını veya bir kısmını çözmeye nasıl yardımcı olacağını gösterebilirsiniz.
Kesinlikle önerilecek bir şey yoksa, umutsuzluğa kapılmayın, bu da olur. İsteğin önemini gösterin. Bu duygular üzerinde baskı oluşturacaktır. Öz, mümkün olduğunca açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmelidir, böylece bir mektup okurken, bir kişi bu sorunu çözmede yardımcı olmak ister.
En iyi nasıl istekte bulunulur
Muhatabı talebi kabul etmeye hazırladıktan sonra özünü çok kısa ve öz bir şekilde belirtmek gerekir. Metin kısa olmalıdır. Böyle bir mektup için uzun cümleler uygun değildir. Tüm rakamlar ve kesin veriler girilmelidir.
Talep örneğin bir şirket için ekipman siparişi ise, mektuba fiyat, miktar ve marka yansıtılmalıdır. Herhangi bir belirsiz kelime veya veri en iyi şekilde açıklanır. Düşünceleri ifade ederken, çift anlamlı cümleler yazmamalıdır. Öz bir kerede açık olmalıdır. Bu bir iş mektubu.
Sonuç nasıl yazılır
Sonunda, yukarıdakilerin tümünü özetlemek gerekir. Talep yerine getirilirse şirketin veya belirli bir vatandaşın ne gibi faydalar elde edeceğini yazmaya değer. Üstelik bunu mantıksal bir zincir şeklinde yapmak daha iyidir. Örneğin, 5 yeni makine siparişi verirken, 5 iş ortaya çıkacak, her birinden bütçeye çok fazla vergi indirimi gidecek veya belirli bir işletme şu veya bu kadar kar elde edecek.
Sonuç olarak, talebin tekrarlanması ve yürütülmesinin neye yol açacağı önemlidir. Mektup boyunca anlatının iş tarzına dikkat edilmelidir. Bu, muhatabın soruna ve bir bütün olarak davaya karşı tutumunu gösterir.
Bir etkinlik düzenlemek için yardım isteyen örnek mektup
Sevgili İvan İvanoviç!
Şirket *şirketin adı* arka arkaya birkaç yıldır yüksek öğretim kurumlarının öğrencileri için staj düzenlemektedir. Bu, yalnızca edinilen bilgileri pekiştirmeye değil, aynı zamanda bunları pratikte uygulamaya da yardımcı olur.
Personel departmanı başkanı olarak siz, yeni adaylar bulmakla ilgilenen birisiniz: genç, enerjik ve gelecek vaat eden uzmanlar. Bu meslek büyük talep görüyor. Çoğu öğrenci gibi ben de bu tür çalışmaların tüm nüanslarını öğrenmek istiyorum.
Bu bağlamda, 10 Mayıs günü saat 16.00'da enstitümüzün eğitim binasında başmühendis Petr Petrovich Petrov'un başvuru sahipleri ile bir toplantı düzenlemenizi rica ediyorum.
Gençlere bugünün mesleğinin beklentilerini göstererek, onların meslek hakkında daha fazla bilgi edinmelerine yardımcı olur ve ayrıca gelecekte doğru seçim için zemin hazırlarsınız. Muhtemelen, bu mesleği seçtikten sonra, bazıları işletmenizde çalışacak ve yeni bir seviyeye ulaşmasına yardımcı olacaktır.
Saygı ve minnetle,
Enstitü Rektörü VV Astapov.
Hangi dil yapılarını eklemek en iyisidir
Bir mektup yazarken, aşağıda açıklanan dil yapılarını kullanmalısınız:
- Giriş bölümü. Herhangi bir konuda yardım mektubunun bu bölümünde, davanın özünü belirtmek, temyiz nedenini ve talebin kendisini belirtmek gerekir. Bunu yapmak için aşağıdaki ifadeleri kullanmak en iyisidir. Sebebini açıklamak için: alınmama nedeniyle, dikkate alınma vb. Hedefi belirtmek için: sonuçlara dayanarak, amaçlar için, anlaşma için vb.
- Rica etmek. Hem birinci şahıs hem de üçüncü şahıs ağzından anlatılabilir. Bunu tanımlamak için kullanılan ifade oldukça standarttır ve "lütfen" kelimesiyle başlar.
Aşağıdaki noktalar dikkate alınmalıdır:
- Sunum yapılırken, talebin her iki tarafça yerine getirilmesindeki çıkara dikkat çekilmelidir.
- Asla “lütfen” kelimesiyle bir mektuba başlamamalısınız, önce itirazın nedenini açıklamak ve ardından talebin özünü belirtmek en iyisidir.
- Muhataba hemen teşekkür etmek istenmez. Bu onu garip bir duruma sokabilir. İsteğe yanıt verdikten sonra kişiye teşekkür etmek en iyisidir.
- Eldeki sorunun önemini açıklayın. Sorunun çözümünün sadece muhatabın değil, genel olarak diğer insanların da ihtiyaçlarını karşıladığını açıkça belirtmek gerekir. Bu durumda asla talebin olumsuz tarafını işaretlememelisiniz.
- Temyiz metnine tehdit içeren cümleler eklemek mümkün değildir (örneğin, yardım reddedilirse başka bir makama başvurmak). Bu kesinlikle muhatabı uzaklaştıracak ve mektup arşive gidecek.
Çözüm
İş hikaye anlatımı tarzını daha ayrıntılı olarak inceledikten sonra, kendi düşüncelerinizi çizmenin yanı sıra, okuduktan sonra muhatabın içinde belirtilen talebe cevap vereceği bir mektubu kolayca yazabilirsiniz.
Sorunun çözülmesine yardımcı olması için yöneticiye bir mektup yazıldığı her zaman hatırlanmalıdır. Ayrıca, bu soru öncelikle muhatabı ilgilendirmektedir. Ve sadece mektuba cevap vermek için her şeyi yapma gücünde.
Böylece, yukarıda açıklanan örneğe göre, tüm alıntıları ve biçimlendirme kurallarını gözlemleyerek itirazınızı yazabilirsiniz.
- Formun idare tarafından kaşelenmesi gerektiğini unutmayınız. Bölgesel yönetimden bir form satın almak en iyisidir.
- Online başvuru seçeneğini de kullanabilirsiniz.
- Sorun yalnızca belirli bir vatandaşı etkilemiyorsa, olası tüm belge ve sertifikaların yanı sıra imzaların toplanması gerekir.
- Bir sorunu çözmede yardım talebi hakkında yazmak için, ticari bir anlatım tarzı kullanmalı ve ayrıca mektubun tonuna saygı duymayı da unutmamalısınız.
- Mektup, en başından beri yetkilinin ilgisini çekmelidir.
- Orijinali yazdıktan sonra, mektubun yanı sıra tüm belgelerin, sertifikaların ve imzaların kopyalarını almanız, daha önce yasal adresini öğrenerek belgelerin kopyalarını idareye göndermeniz gerekir. Bu durumda, mektubu orijinalinde gönderin. Bunu yapmanın en iyi yolu kuryedir. O zaman belgenin gözden geçirilmesi çok daha az zaman alacaktır.
- Gönderdikten sonra, lütfen yanıt için sabırla bekleyin.
Ortaklara, müşterilere, yatırımcılara kibar bir şekilde belirli bir taleple hitap edildiği bir iş mektubudur.Talep mektubu en yaygın ticari yazışma türlerinden biridir. İsteğini ifade etmesi için onu ikna etme yeteneğinden, yerine getirilmesi büyük ölçüde bağlıdır. Örneğin:
. Sayın Baylar! dörtte bir.
. Diğer tedarikçilerimiz Ülkeniz bu şartları zaten kabul etti. dan almayı umuyoruz. isteğimize olumlu yanıt verdiniz. İTİBAREN..
. Sayın Baylar!
. Paketimizden aşağıdaki menkul kıymetleri satma talebinizle size hitap ediyoruz: fiyata göre hisse. Sınır (tarih) tarihine kadar geçerlidir . Menkul kıymetler mevduat hesabımızdan çekilmelidir. Lütfen hesabımıza eşdeğerini de kredilendirin
. İçtenlikle.
. Sayın Baylar!(ülkenin adı) . ile bizzat görüşmeyi gerekli görüyorum. Faaliyet alanı, komisyonlar, müşterilerin korunması için garantiler hakkında sorularınız var. önermek isterim. Toplantı tarihiniz:(tarih) saat başına
. Lütfen memnun olup olmadığınızı bana bildirin. Toplantının tarih ve saatini siz belirleyin. saygıyla kalırım..
. Sayın /
. Yakın zamanda bir sebze işleme tesisi kurduk ve ne yazık ki sebze işleme ekipmanı satın almak için yeterli paramız yok
. Olursa minnettar oluruz. tutarında uzun vadeli bir kredi sağladınız. 200.000 (iki yüz bin) Grivnası. Mektuba gerekli belgeleri ekliyoruz: ekipman alımı için bir anlaşma; kredi geri ödemesi için fizibilite çalışması. Bu sorun örgüye ivedilikle çözüm gerektirdiğinden en kısa zamanda cevap vermenizi rica ederiz. ...
. Sayın Baylar!
. Müşterilerimizden biri büyük bir parti tedariki için talepte bulundu.(Ürün adı) . Ne yazık ki, bu ürün bizim yelpazemizde değil ve sormak istiyoruz. müşterimize uygun bir teklifte bulunmanız ve mektubun bir kopyasını bize göndermeniz
. İle. Hizmetleriniz, lütfen tutarında bir komisyon alınız.%
. Lütfen yapabilirsen bana haber ver. Sipariş edilen malları zaten gönderdiniz ve kabul ettiniz. b teklif edilen komisyonlarımız
sadece dan alın. olumlu bir cevap alırsanız, müşterimizin adresini hemen bilgilendireceğiz
. Şirketlerimiz arasında karşılıklı yarar sağlayan işbirliğini dört gözle bekliyoruz
. Saygı ve en iyi dileklerimle
. Sayın /
. Yeni bir ürünle ilgileniyoruz Reklam verirsen minnettar oluruz. Bize detaylı bilgi ve resimli bir reklam kataloğu göndereceksiniz.
. ile işbirliği yapmaktan mutluluk duyacağız. Sen
TİPİK ciro
1. Lütfen bilgilendirin (gönder, öde, onayla, değerlendir)
3. Lütfen bize gönderin. Temsilci çalışma notlarınız ve temsil eden kataloglarınız. Yeni ürünleriniz
4. Son tarihli (tarih) faturamızda herhangi bir hata bulamadık. eğer minnettar olacağız tekrar kontrol edeceksin
5. Lütfen sipariş edilen ürünleri yapılır yapılmaz gönderin.
6 olacak. Eğer çok takdir edilirsiniz. Sen
7. Herhangi biri lütfen bize mümkün olan en kısa sürede bir cevap gönderin
8. Lütfen. bölümünde yer alan yeni ödeme koşullarımızı dikkatle gözden geçireceksiniz. Sözleşmenin genel şartları (belge metni eklenir) ve nihai bir cevap verin
9 olursa mutlu olur. Bizimle işbirliği yapmayı kabul ediyorsunuz
10. n'ye ve sözleşmemize uygun olarak lütfen. Sen
11. Her türlü faturayı en kısa sürede (acil, gecikmeden) ödemek
12. Eğer çok minnettar olacağız. Bize eşyalarınızı deneme bazında satmayı kabul ediyorsunuz
13 olacaktır. Eğer borçlusun. Değişikliklerimizi dikkate alacaksınız
15. Mümkünse lütfen. Tüm ilk verileri sağlıyorsunuz
16. Lütfen bizi tanıyın. Teknik özelliklerle (ürün adı)
17 yine yapamadı. (Ürün adı) için fiyat sağlıyor musunuz?
18. Bilmekten memnuniyet duyarız
19. Bana bir iyilik yap, tamamlanmış sigorta evraklarını çevir
yirmi *. Lütfen imzalanan sözleşmenin bir kopyasını derhal iade edin
21. Lütfen eklenen sözleşmeyi dikkatlice kontrol edin
22. Lütfen toplantı için varışınızı onaylayın
23. Eğer. Koşullarımızdan memnunsunuz, lütfen firmalarımız arasında sözleşme imzalamaya hazır olduğunuzu telgrafla iletiniz. Hızlı bir yanıt almayı umuyoruz ve size başarılar diliyoruz
24. Lütfen tekliflerimizi mümkün olan en kısa sürede (yakın gelecekte) değerlendirin ve kararınızı bize bildirin.
25. Lütfen. özel önem veriyorsun
26. Fona küçük bir bağış talebi ile size yazıyoruz.
27. Öncelikle, lütfen hangi önlemlerin yardımcı olabileceğini bize bildirin. Bu zorlukların üstesinden gelirsin
28. Ortaya çıkan zorluklar nedeniyle, bize tavsiyede bulunabilecek deneyimli uzmanlar göndermenizi rica ediyoruz. Bizde öyle umuyoruz. Bize yardım etmeyi reddetmeyeceksin
29. Olsaydı iyi olurdu. Kararınızı yazılı olarak onayladınız
31. Eğer minnettar olacağız. hakkında bizi yazılı olarak bilgilendirirsiniz
32. Ciddiyetle soruyoruz. bizi ara
33 olursa minnettar olurum. Tekliflerimizi en kısa sürede değerlendirecek ve kararınızı en kısa sürede bize bildireceksiniz.
34. Bu bir teklifse. Memnun değilsin nedenini söyle
35. İşbirliği yapmak istediğimiz için şirket (isim) hakkında detaylı bilgi almak bizim için çok önemlidir.
36. Firma (isim) hakkında objektif bilgi verirseniz bize paha biçilmez bir hizmet vermiş olursunuz.
37. Bu bilgi bizim için çok önemli olduğu için yapacağız. detaylı açıklamalar için teşekkürler
38 Yapılan çalışmalar hakkında detaylı bir rapor hazırlamak için ihtiyacımız var. almak isteriz. cevabınız yakında. şimdiden şükranlarımızı sunarız
39. Ekstra endişeler için üzgünüm. Olmaz. hakkında bize yazılı açıklamalar yapma nezaketini gösteriyorsunuz.
40 olursa minnettar olurum. Temsilciniz gerekli işlemi yapmak için gelecektir.
41. Lütfen. Anlaşmamızın tüm maddelerine bağlı kalırsınız ve müşteri siparişlerini uygun seviyede yerine getirirsiniz.
42. Lütfen. Bu mektubu dikkatlice incelemeli, tavsiyemizi dinlemeli ve sorunu çözmek için gerekli tüm önlemleri almalısınız.
43. Lütfen tüm ödenmiş fatura listelerini dikkatlice inceleyin ve kontrol edin.
44. İnşaat (yapı) (nesnenin adı) için malzeme ve ekipman tedariği için lütfen bize % indirim sağlayın
