Şirketin müdürü ve baş muhasebeci günlük olarak çok sayıda farklı belge imzalar (birincil, finansal belgeler, teslimat belgeleri, eylemler, faturalar, faturalar, sözleşmeler ve diğerleri).

Emir genellikle büyük ve orta ölçekli şirketlerde, başın uzun süre bulunmadığı süre boyunca ve ayrıca başın vizesini gerektiren çok sayıda mevcut kağıt akışının varlığından dolayı verilir.

Hibe prosedürü

Başlangıç ​​olarak, yönetici, faaliyetleri şirketin dokümantasyonu ile yakından ilgili olan çalışanların seçimine karar vermelidir.

Birincil belgeleri, faturaları, işlemleri, irsaliyeleri imzalama hakkının devredildiği yetkili kişilerin listesi doğrudan başkanı tarafından onaylanır.

Genellikle başvuru sahiplerinin seçimi, baş muhasebecinin katılımıyla gerçekleşir. Firma başkanı, kadroda baş muhasebeci pozisyonunun bulunmadığı durumlarda yetkili kişi olarak hareket edebilir.

Bu durumda, yönetici, şirketin iç düzeninde çift imza hakkının zorunlu olarak sabitlenmesini gerektiren şirket belgelerinde (kendisi ve muhasebeci için) iki kez imzalar.

Kayıt prosedürü

yasal çerçeve

Genel kabul gören kurala göre emrin gerekçesi bir sebep içermelidir. Bu durumda, bu, 6 Aralık 2011 tarihli 402 sayılı Federal Kanun, yani 7 ve 9. Maddelerdir. emir.

çizim

Sipariş, şirketin antetli kağıdında 1 nüsha olarak düzenlenir ve aşağıdaki bilgileri içerir:

• form adı;
• seri numarası, tarih, yer;
• amaç (emek sürecinin optimizasyonu, başın iş gezisi);
• Müdür adına imzayı emanet eden uzmanın tam adı ve pozisyonu;
• belgelerin listesi (irsaliyeler, yapılan iş sertifikaları, faturalar vb.);
• hakkın verildiği süre.

Birincil menkul kıymetleri imzalama hakkının devrine ilişkin bitmiş taslak sipariş, müdür tarafından onaylanır. Çalışanları güçlendirme terimi her işletme için ayrıdır. Süre 1 çeyrekten sınırsız, belirsiz bir süreye kadar geçerlidir.

Yetkili kişilerin imzaları (örnekler) ayrı bir sayfada sipariş eki olarak düzenlenebilir.

Belgede belirtilen uzmanların tanıtım imzası formda bulunmalıdır.

Şirketin iç dokümantasyonu ile ilgili siparişte bir mühür bulunması, yüklenicinin seçimine bağlıdır. Mührü kuruluşların faaliyetlerinde kullanma zorunluluğu 2016 yılında iptal edildi.

Faks mı yoksa sipariş mi?

Bir damga yapmak ve sipariş vermemek çok daha kolaydır. Ancak faks, kanunla düzenlenen hallerde veya sözleşmenin taraflarının muvafakati ile kullanılır.

Muhasebe ve vergi belgeleri, müdür ve baş muhasebecinin "canlı" imzalarını gerektirir.

Faks imzalı birincil belgeler, vergi müfettişinin incelemesi sırasında istenmeyen açıklamalara yol açabilir. Faturanın kategorik olarak kaydedilmesi, imza yerine kaşe bulunmasına izin vermez.

İdari belgelerin hazırlanması, kuruluşun tüzüğüne veya yönetmeliğine kaydedilir. İmza hakkının başka bir çalışana devri bir emirle belirlenir. Daha küçük siparişleri çözmek için, öngörülen yetkilere sahip bir vekaletname vermek yeterlidir.

Vermek daha iyi - bir emir mi yoksa vekaletname mi?

• Vekaletname - kuruluşun çalışanlarına veya gerekirse üçüncü taraf bir uzmana, işletme adına uzak bir bölgede belgeleri imzalaması için verilir. Bir örnek, malları almak için bir nakliye sürücüsüne veya banka kağıtları için bir muhasebe görevlisine verilen vekaletnamedir.
• Sipariş - sadece şirket çalışanlarına verilir, sadece şirket içi evraklar imzalanır.

Örneği İndir

Birincil belge örneğini imzalamak için sağdaki sipariş -

Birincil belgeleri imzalamak için sağdaki sipariş (örnek)

Baş muhasebeci ve kuruluş başkanı, işlerinde her gün çok sayıda farklı belge imzalamaları gerektiği gerçeğiyle karşı karşıyadır: tedarik sözleşmeleri, birincil belgeler, iş sözleşmeleri veya diğer finansal belgeler. Peki ya bir çalışan hastaysa, tatildeyse veya uzun bir iş gezisindeyse? Bu makaleyi doldurma örneği ile birincil belgeleri imzalama sağındaki örnek bir sipariş bu sorunu çözecektir.

İmza Transfer Seçenekleri

Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemelerine göre, birinci ve ikinci imza kavramı vardır. İlk imza her zaman kuruluşun başkanına, ikinci imzanın hakkı - şirketin mali direktörüne veya baş muhasebecisine aittir. Yönetici, genellikle küçük işletmelerde olan bir muhasebecinin görevlerini üstlendiğinde, birinci ve ikinci imza aynı kişiye aitse durum daha karmaşık hale gelir.

Yöneticinin yetki devredebilmesinin ve birincil belgeleri imzalama hakkı konusunda bir emir vermesinin nedenleri:

• Tatilde, hastalık izninde, uzun bir iş gezisinde kuruluşun sorumlu bir kişisini bulmak;
• Kuruluşun çalışma programı, şirketin üst düzey yetkililerinin çalışma programı ile örtüşmemektedir, örneğin, bir toptan satış deposu haftanın yedi günü 24 saat açıktır ve yöneticinin farklı bir çalışma programı vardır;
• Kuruluşun belge akışı çok fazla gelen ve giden belge hacmine sahiptir, bu kadar çok sayıda bir kişiyle başa çıkmak gerçekçi değildir.

Kuruluşun ilk kişilerinin imzası olmadan belgelerin kaydı mümkün değildir. Bu gibi durumlarda veya diğer durumlarda, şirket başkanı veya baş muhasebeci için imzalama hakkına sahip kişilerin tam listesini gösteren birincil belgeleri imzalama hakkı hakkında bir emir verilir.

Mali ve diğer belgelerde ilk imza hakkı, baş muhasebeciye veya ikinci imza hakkına sahip başka bir kişiye devredilemez.

Mali veya diğer belgeleri imzalama hakkını yalnızca kuruluşun bir çalışanına devretmek mümkündür ve kuruluşta personel değişebileceğinden, yıllık olarak bir sipariş verilmesi tavsiye edilir.

İmza hakkı, kuruluşun banka imza kartında belirtilen kişi çemberi ile sınırlı olduğundan ve başka kişilere devredilemeyeceğinden, bu emrin, örneğin çek defteri gibi banka belgeleri için geçerli olmadığına dikkat edilmelidir.

bir sipariş oluşturuyoruz

Birincil belgeleri imzalamak için sağdaki sipariş (örnek)

İmza hakkı ile ilgili talimat, sipariş için kabul edilen kuruluşun resmi antetli kağıdına düzenlenir.

Siparişin zorunlu maddeleri şunlardır:

• Çalışanların tam adı;
• Belgeleri imzalaması için güvenilen kişinin konumu;
• İmza hakkının verildiği süre;
• Müdürlerin ve mütevelli heyetlerinin imza örneklerinin bulunduğu sayfa.

Kuruluşun başkanı, çalışanların şirkete zarar verebileceğinden ve "yanlış bir şeyler var" imzalayabileceğinden endişeleniyorsa, bir belge listesi derlenir. Kuruluşun normal finansal ve ekonomik faaliyetlerinde, aşağıdaki belge dizisini baş ve muhasebeciye imzalama hakkının devredilmesi tavsiye edilir:

• İş bitirme belgesi;
• Mal ve malzemelerin sevkiyatı veya kabulü için konşimento;
• Fatura;
• Kasiyer-operatörün günlüğü, nakit belgeler;
• Alıcılarla yapılan standart tedarik sözleşmeleri;
• Mal ve malzemeleri almak için vekaletname.

Herhangi bir sipariş oluşturmamanız gerektiğine dair yaygın bir yanılgı vardır, bir damga sipariş etmek ve her yere bir faks koymak daha kolaydır, ancak yasada veya işlem taraflarının mutabakatı ile açıkça öngörülmüşse bir faks imzası kullanılabilir. .

Muhasebe ve vergi muhasebesi belgelerini hazırlarken, bir kuruluşun baş ve muhasebecinin “canlı” imzalarına ihtiyacı vardır. Rusya Federasyonu'nun vergi hizmetleri, imza yerine faks damgasının yapıştırıldığı birincil belgelere karşı olumsuz bir tutum sergiliyor. Bir fatura düzenlerken, vergi makamları genellikle bir faks imzası olasılığını reddeder. Vergi müfettişleri ile anlaşmazlıklardan kaçınmak istiyorsanız, belgeleri faks imzasıyla imzalamamalısınız.

Bu belge, muhasebe mevzuatının gereklilikleri nedeniyle her kuruluş için gereklidir. Bu makalede, belge imzalama hakkı için örnek bir emir bulacaksınız, icrasının nüanslarını ve hangi durumlarda bir vekaletname hazırlamanız gerektiğini öğreneceksiniz.

Birincil belgeleri imzalama hakkı: bir emir mi yoksa vekaletname mi?

İki düzenleyici kaynak arasındaki seçim, yönetici tarafından izlenen hedeflere bağlıdır: dahili kurumsal belgeleri imzalamanın gerekli olacağı varsayılırsa, en iyi çözüm bir sipariş vermektir. Evrakları şirket dışına imzalamayı ve transfer etmeyi planlıyorsanız (örneğin, malların veya faturaların nakliyesi için kapak mektupları), bir vekaletname seçmeniz tercih edilir. Güvenlik ve ticari sırların korunması nedenleriyle, çoğu kişi bu tür ciddi yetkileri şirketin çalışanı olmayan üçüncü taraflara devretmekten korkar, bu nedenle emirlerle uygulama en yaygın olanıdır. Ancak yöneticinin çalışana bir takım küçük görevler vermek niyetinde olduğu ve ona küresel anlamda imza hakkı vermeye hazır olmadığı durumlarda, onun için vekaletname de düzenleyebilir.

Ancak, her iki eylemde de belirtmek gerekir:

• yetkili kişinin kişisel verileri;
• imzalayabileceği kağıtların isimleri.

Ayrıca, her iki durumda da, şirket başkanı, formun ayrı bir sütununa eklenmesi gereken yetkili kişinin imza örneğini onaylamalıdır.

İmza hakkının verilmesi için örnek sipariş

Başkan, baş muhasebeciye, yardımcısına veya vergi, mali ve yasal evrakların başkanı olarak görev yapan diğer çalışanlara imzalama fırsatı verebilir. Mevcut mevzuat birleşik bir form oluşturmadığından, birincil belgeleri imzalama hakkı için bir emir serbest biçimde verilebilir. Bununla birlikte, yerleşik belge yönetimi uygulamasına göre, form şunları belirtmelidir:

• şirketin adı, detayları;
• formun detayları (sayı ve tarih);
• imza hakkının devri için yasal dayanak (6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ tarihli "Muhasebe Hakkında" Federal Kanunun 7 ve 9. Maddeleri);
• İmza hakkının devredildiği çalışanların tam adı ve konumu;
• bir kişinin baş için imzalamaya yetkili olacağı belgelerin bir listesi;
• yetkili kişi ve yönetmenin resim örneği.

Faturaları imzalamak için sağdaki örnek sipariş

Aynı prensiple, sadece birincil değil, aynı zamanda finansal belgeleri de imzalama olasılığını devretmek mümkündür. Bununla birlikte, bu tür işlemler, kuruluşa ciddi zararlar verebileceğinden, çalışanın artan sorumluluğunu gerektirir. Çalışanın yeterli niteliklere sahip olması ve yeni yetkilerin görev tanımına uygun olması gerekmektedir.

Rusya Federasyonu'nun muhasebe mevzuatının yürürlükteki hükümleri tarafından getirilen mevcut gereklilikler nedeniyle, ticari bir yapının birincil belgeleri imzalama hakkının örnek sırası.

Bu komut türü farklıdır belirli özellikler amacı, içeriği ve yapısal yapısı ile ilgili olarak.

Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı'nın "Muhasebe Kanunu"nun belirli hükümleri ile ilgili olarak verilen tavsiyelerine göre, ekonomik faaliyetlerde bulunan her ticari yapının başkanı, belirli bir kişi listesini onaylaması gerekir birincil muhasebe belgelerini imzalama hakkına sahip olanlar.

Böyle bir iç departman pozisyonu, çalışma hükümlerine ve 402-FZ sayılı maddelere dayanmaktadır. olarak değerlendirilebilir belirleyici faktör daha önce yürürlükte olan "Muhasebe Hakkında" Federal Kanunun 9. paragrafının 3. paragrafında oluşturulan yasal normların sürekliliği.

Bundan önce, muhasebe sürecini düzenleyen düzenleyici yasal düzenlemelerde, özel gereksinimler vardışirket başkanı tarafından birincil belgelere kişisel imza bırakma hakkına sahip kişilerin listesini onaylama ihtiyacı üzerine.

Bugüne kadar, mevcut yasal normlar, ilgili kişilerin birincil belgeleri imzalama yetkisini edinme prosedürünü hiçbir şekilde düzenlememektedir. Rus işletmelerinin modern gerçekleri çoğu zaman bu tür güçlerin konsolidasyonunun gerçekleştiğini göstermektedir. kuruluş başkanı tarafından özel bir emir vererek:

1. Şirket başkanının, birincil belgeleri imzalama hakkını belirli bir kişiye veya kişi grubuna devretme emri.
2. Birincil belgeler listesinde yer alan kağıtları imzalama hakkını devretmek için vekaletname.

Bu yöntemlerin her biri hakkında daha detaylı bilgi almak için ayrı ayrı değerlendirmelisiniz.

Neyi onaylar

Bu durumda, başkanın imza hakkını devretme emri ile vekaletnameyi ayırt etmenin ana kriteri şudur: sipariş yalnızca kuruluşun çalışanları için geçerli olabilir süre vekaletname başka bir kişiye devredilebilir.

Böyle bir durumda temel gereklilik, vekaletnamede başın onu kullanabilecek kişilerin bir listesini yapması gerektiği olacaktır. Çeşitli hukuk dalları, bir emir ve vekaletname hazırlama sürecini düzenler, daha spesifik olarak, İş ve Medeni Kanun bundan sorumludur.

Şirketin yalnızca dahili belgelerini imzalamaya ihtiyaç varsa, en iyi çözüm, imza hakkının birincil belgelere devrini onaylayan düzenleyici bir kaynak görevi gören bir emir hazırlamak olacaktır. Bu durumda, diğer kişilere ek yetkiler devretmeye gerek olmadığı gerçeğini belirtmekte fayda var.

Aynı zamanda, örneğin, malların taşınması veya bir fatura için eşlik eden belgeler gibi kuruluş dışına daha sonra devredilmesiyle birlikte bu veya bu belgelerin imzalanması gerekiyorsa, o zaman böyle bir durumda hazırlanması gerekli hale gelir. uygun bir vekaletname.

Hem düzende hem de vekaletnamede yansıtılması önemli bir ihtiyaçtır. aşağıdaki bilgiler:

• ilgili yetkiye sahip kişinin kişisel verileri;
• Yetkili bir kişi tarafından imzalanabilecek belirli belgelerin listesi.

Ayrıca bu durumların her birinde şirket başkanı kişinin imzasını onaylar vekaletname veya emrin özel bir alanında aynı kişi tarafından belirtilen yetkili.

Bu tür süreçler şunları içerir: imza tanımlama prosedürüne duyulan ihtiyaç transkripte kendi imzasını koyan kişiye ait olması gerekir. Bu aşama, artık neredeyse tüm vergi denetimlerinin, kendi vergi yükümlülüklerini yerine getirmeyi kasten reddeden karşı tarafların tespiti ile gerçekleştirilmesi nedeniyle son derece gereklidir.

Karşı tarafların doğrudan yöneticileri, şirketin faaliyetlerinden vazgeçmek için herhangi bir işlem yapmasalar ve ticari yapının asıl başkanı olarak hareket ettiklerini kabul etseler bile, vergi servisi bir el yazısı çalışmasının başlatılmasına başlar, belgelerdeki imzaların yönetimin imzaları olmadığı gerçeğini doğrulayabilir.

Sonuçta, bu verginin temeli olacak resmi olarak işletmenin bu tür masraflarını tanımayı reddetmek BEN.

Bugüne kadar, belgelenmiş giderleri, belgesel kanıtı olan tüm giderler olarak anlamak gelenekseldir. Bu durumda, tüm destekleyici belgeler, Rusya Federasyonu mevzuatının mevcut hükümlerine uygun olarak hazırlanmalıdır.

Yanlış veya çelişkili veriler veya eksik bilgiler içeren tüm belgeler, vergi avantajlarının elde edilmesi için bir temel teşkil edemez. Birincil belgede uygun yetkiye sahip olmayan bir kişinin imzası bulunduğundan, bu belge yanlış bilgi içeren belge olarak kabul edilecektir. Sonuç olarak, KDV indirimini hiçbir şekilde teyit edemez.

Örnek koleksiyon

Bugüne kadar, karşı tarafın imzasını doğrulama ihtiyacını gerektirecek tek bir yasal düzenleme bulunmamaktadır. Ancak bu gerçeğe rağmen, giderek daha ihtiyatlı olan ticari kuruluşların başkanları, tüm karşı taraflarından talep ediyor. özel imza örnekleri, birincil belgelerin yanı sıra faturaları imzalamaktan doğrudan sorumlu kişilere aittir.

Bu tür örnekler pasaport fotokopisi, mal sahibi tarafından imzalanmış plastik banka kartlarının fotokopisi veya yetkili bir kişinin imzasının gösterileceği vekaletname olabilir. Diğer bir durumda ise firma bu tür belgeleri istemeye cesaret edemezse bazı tatsız sonuçlarla karşılaşabilir.

Sonuçlar

Çoğu ticari kuruluşun uygulamasının gösterdiği gibi, birincil belgelere imzalarını bırakan kişilerin yetkileri üzerinde kontrol uygulamak, oldukça karmaşık ve her zaman güvenilir olmayan bir prosedürdür.

Bu, özellikle, çok sayıda karşı tarafla işbirliği yapan, büyük bir emtia ve para cirosu olan büyük şirketler tarafından gerçekleştirilen işlemler için geçerlidir. Genel olarak, bu tür kontrollerin etkinliğini artırmak için muhasebe departmanı ile birlikte çalışacak ayrı bir birim oluşturmak gerekir.

Aynı zamanda, mükellef için uygun yetkiye sahip olmayan bir kişi tarafından birincil belgeleri imzalarken olumsuz nitelikteki gerçek sonuçların, ancak genel kanıt temeli, böyle bir karşı tarafla yapılan tüm işlemlerin hayali olduğunu gösterdiğinde ortaya çıkabileceğine dikkat edilmelidir.

Karşı tarafın bir günlük bir şirket olduğu ortaya çıkarsa, şirket başkanı kategorik olarak imzalamayı reddederse, inceleme imzanın sahte olduğunu, şirketin vergi ücreti ödemediğini doğrularsa, bu tür durumlar ortaya çıkabilir ve yakında.

Buna dayanarak, şirket temsilcileri hala işlemlerin gerçek olduğunu teyit edecek yeterli kanıt toplamayı başarırsa ve ayrıca bir ortak seçerken uygun bir uyanıklık seviyesi varsa, o zaman oldukça olasıdır. kuruluş, vergi hizmetinin tüm taleplerini ortadan kaldırabilecektir.. Benzer süreçler, daha yüksek vergi dairelerinde veya mahkemelerde gerçekleşir.

Bu hakkın nasıl devredileceğini bu videodan öğrenebilirsiniz.

Yönetmenin olmadığı durumlar var ve şu anda önemli bir belge imzalamanız gerekiyor.
Bu gibi durumlardan kaçınmak için birçok yönetici, yoklukları durumunda işletmede önemli belgeleri imzalayabilecek bir kişinin bulunmasına önceden özen gösterir.

İmza hakkının tescili

İşletmede bir yöneticinin yokluğunda (tatilde olmak, iş gezisi), belgeleri imzalama yeteneği başka bir kişiye emanet edilebilir.

Bir yönetmen için imza hakkını kaydettirmenin iki yolu vardır:

1. Belirli belgeleri imzalamak için bir vekaletname verin;
2. Bir sipariş verin.

Belgeleri imzalamak için vekaletname verirken medeni hukukun gereklerine uygun olarak hazırlanması gerektiğini bilmelisiniz. Belirtmek zorunludur:

Cevap mı arıyorsunuz? Bir avukata sorun!

9474 Avukatlar sizi bekliyor Hızlı yanıt!

Bir soru sor

1. Veriliş tarihi;
2. Verildiği yer;
3. Numarası;
4. Şirketle ilgili tüm verilerin yanı sıra yönetici ve verildiği kişi hakkında bilgileri içeren bir metin;
5. Kuruluşun başkanının imzası ve mührü.

Vekaletname ikame sırasına göre verilirse sonra noter tarafından tasdik edilmelidir.

Herhangi bir kişiye vekaletname verilebilir, kuruluşun çalışanı olmayan biri için bile.

İmza hakkı için sipariş kaydı

Sipariş yalnızca şirketin bir çalışanına verilebilir. Aynı zamanda, bu kuruluştaki hizmetin uzunluğu önemli değil. Bu, bir emrin yerine getirilmesinin bir vekaletten ayırt edici özelliğidir. Sipariş şunları belirtmelidir:

1. tarih ve numara;
2. İmza hakkının bulunduğu çalışanın belirtildiği talimat metni;
3. Başkanın imzası;
4. Organizasyon mührü.

Banka belgelerini imzalama hakkı

Bankacılık işlemleri için bir yönetici için imza hakkı verilirse, o zaman işletmenin banka kartına örnek bir imza girilmesi gerekmektedir. hesapların açıldığı yer.

Baş Muhasebeci görevleri gereği ikinci bir imzaya hak kazanan kişi, imza atamayabilir yönetmen için belgeler.

Kuruluşun baş muhasebeci pozisyonu yoksa, o zaman bu durumda belgeleri imzalayabilecek tek kişi var, o yönetmen. Böyle bir durumda, herhangi bir çalışan onun yerini alabilir.

İmza hakları için sorumluluk

İmzaya yetkili kişi, belgeleri imzalamaktan şahsen sorumlu olduğunu unutmamalıdır. Olacak belgeleri imzalarsa yasadışı faaliyetlere tanıklık etmek, bu durumda kendisine cezai nitelikte olanlar da dahil olmak üzere çeşitli yaptırımlar uygulanabilir. Bu, büyük miktarlarda para için sözleşmeler imzalanırken anlaşılmalıdır.

Ama aynı zamanda kuruluşun başkanı bir kişiyi yetkilendirirken riski üstlenir. Bir ay boyunca yok olsaydı ve bu süre zarfında birçok belge imzalandı. Gelecekte, üstlenilen yükümlülüklerin yerine getirilmesinde zorluklar yaşanırsa, o zaman başın kendisi sorumlu olacaktır.

Bir emrin veya vekaletnamenin yerine getirilmesinde herhangi bir zorluk yaşarsanız, uzmanlarımız durumu çözmenize yardımcı olacaktır. Size ve şirketinize uygun bir çözüm seçeceğiz.