Not, çalışanlar arasında iletişimin resmi yazılı biçimde gerçekleştiği dahili bir belgedir. İçeriği ödevlere, herhangi bir görevin yerine getirilmesine vb., yani iş konularına indirgenmiştir. Bir not yazmanın basit bir mesele olmasına ve çok katı kurallarla düzenlenmemiş olmasına rağmen, yine de bunları bilmeniz gerekir. Bu yazıda, bu belgeleri, türleri vb. Derleme prosedürünü ele alacağız.

Karakteristik

Hizmet notunun doğası bilgilendirici ve referans niteliğindedir, yani belirli bildirimler, mesajlar, talimatlar vb. içerir. İçinde ortaya çıkan sorunlar, gönderildiği belirli çalışanla ilgilidir. Başka bir deyişle, bir not, bir kuruluş içindeki iletişim için bir araç takımıdır.

Not: Memo zorunluluğu tesis edilmemiştir. Bu ek bir belgedir, ancak emirler ve talimatlar temel alınarak hazırlanabilir.

Pratik

Not, aynı zamanda resmi olarak sınıflandırılmış yönetim belgeleri listesinde yer almayan, sık kullanılan bir belge olarak kabul edilir. Yaygın olarak kullanıldığında, yatay düzeyde bir bağlantı haline gelir: yani, bir departmanın çalışanı tarafından bir başkasının çalışanına bir talep veya teklif iletmek için derlenir.

Önemli: Aralarında bir servis notu aracılığıyla iletişim kurulan kontrol nesnelerinin durumları eşdeğer olmalıdır. Aksi takdirde, belge bir not değil, bir muhtıra olarak kabul edilir.

kullanım amaçları

Çalışmak için bir not çeşitli durumlarda kullanılabilir.

İşte bazı örnekler:

• bir çalışanı ödüllendirmek;
• bir çalışanı bir iş gezisine göndermek;
• ekipman arızası hakkında lojistik departmanına raporlama;
• yetkisiz kişilerin (çalışan olmayanların) şirket binasına girmesine izin verilmesi gerektiğine dair başka herhangi bir birimin başkanından güvenlik şefinin nedenlerini belirterek bildirimi;
• belirli ihtiyaçlar için malzeme kaynaklarının tahsisi için muhasebe departmanına gönderilen bir not şeklinde bir talep, vb.

Derleme notlarının ayrı durumları

Memo iç evrak sayılmakla birlikte, çeşitlerinden biri de tasdik komisyonuna gönderilen evraktır. Bununla birlikte, yalnızca iş iletişimi için notların kullanılması hala daha yaygındır.

Bir not nasıl yazılır?

Bir not derlemek için temel kurallar diğerlerine benzer. A4 kağıda yazı, kimden ve kime gönderildiğine dair talimatlar, tarih ve imza içeren teminatları içerir. Ancak tüm gereksinimlere uygun bir not nasıl yazılır?

• ortaya (sayfanın sol tarafına da yerleştirmek mümkündür), belgenin ilgili başlığını yazın;
• tarihi yazmak için iki seçenek vardır - hem tamamen Arap rakamlarıyla hem de ayı kelimelerle belirterek;
• ana başlığın başlığında, belgenin içeriğinin kısa bir açıklamasını ekleyebilirsiniz;
• gönderen ve alıcı hakkındaki bilgiler eksiksiz olmalıdır: ad, soyadı ve soyadı, pozisyonun tam adı ve bu pozisyonun bağlı olduğu departman (bölüm).

Memo nasıl yazılır sorusuna cevaben bu belgenin sadece detayları ve nitelikleri değil, içeriğinin ne olması gerektiği de yer almaktadır.

Söz konusu makale, sorunun özünün çok kuru ve resmi bir dilde sunulmasını gerektirmez - ancak, özellikle yazma nedenini yansıtan serbest bir anlatıma izin verilir.

İçerik iki bölüme ayrılmıştır. Bunlardan ilki önsöz olarak adlandırılır. Yazarı hem bir not yazmaya hem de onu belirli bir çalışana göndermeye iten şeyin ne olduğundan kısaca bahsediyor.

İkinci bölüm ana bölüm olarak kabul edilir, ayrıca önsözden daha hacimlidir. Bu metin, doğrudan istek veya teklifin bir açıklamasını içerir. Buna durumun, sonuçların ve sonuçların bir analizini ekleyebilirsiniz.

Biçim

Bazı şirketler, nasıl not yazılacağı sorulduğunda, çalışanlarına özel bir form sağlar. Ancak, bunun zorunlu bir birleştirme olmadığına dikkat edilmelidir - GOST, onaylanmış bir örnek olmadan yalnızca danışma hükümleri (yazı tipleri, boyutlar ve aralıklar ile ilgili) sağlar. Ancak, bu belirli bir şirkette varsa, ona bağlı kalmak daha iyidir.

Servis ve notlar

Notta biraz daha yüksekte hizmet ve muhtıra notlarının nasıl farklılaştığı belirtildi. Ancak birçok insan hala bunları birbiriyle karıştırma eğilimindedir.

En yaygın hatalar şunlardır:

• bir çalışandan patrona bir çalışan için bir not (aslında bir muhtıra);
• ücret artışları hakkında;
• bir promosyon hakkında.

Son ikisi, yatay düzeyde değil, dikey olarak referansı ima eder, bu da bir notun tanımını reddeder.

Önemli: Notların notlara ve açıklayıcı notlara bölünmesi a priori olarak yanlıştır.

Kayıt

Tüm notlar kayıt defterine kaydedilir. Her bir şirkette belge akışının nasıl düzenlendiğine bağlı olarak, bunu ya kağıdı derleyen ya da alan kişi yapabilir. Her durumda, bu, nota, metninde belirtilmesi gereken benzersiz bir numara atandığı gerçeğine indirgenir.

Örnek not

"Satış Departmanı, Bilgi Teknolojileri Bölüm Başkanı V. A. Kutsak
hafıza
№ 19-43/102
13 Nisan 2015
Performansı için PC'nin durumunu test etme hakkında
04/10/2015 tarihinden itibaren, satış departmanının bir çalışanı olan R. Maksimenko'nun kişisel bilgisayarında düzenli arızalar yaşanıyor, yani: bu komutu bilgisayara vermeden yeniden başlatma, açma / kapama sorunları ve ekran titriyor Yukarıdakiler sonucunda, sorunların nedenlerini belirlemek ve başarılı bir şekilde ortadan kaldırmak için bölümünüzün uzmanları tarafından gerekli teşhisleri yapmanızı rica ediyorum. Test sonuçlarını, diğer eylemleri özetleyerek yazılı olarak yayınlamayı öneriyorum: makinenin onarımı veya değiştirilmesi.

Bilgisayarın tamir edilemeyeceğinin ortaya çıktığını varsayalım. Bu durumda, ekipmanı iptal etmek için bir not düzenleriz.

Ekipmanı iptal etmek için bir not örneği

"Satış Departmanı, Lojistik Departmanı Direktörü M. A. Oleinik
hafıza
№ 21-45/104
16 Nisan 2015'ten itibaren
Çalışmayan bir bilgisayarı silme hakkında
Satış departmanının bir çalışanı olan R.D. Maksimenko, 04/10/2015 tarihinden itibaren kişisel bilgisayarında düzenli arızalar yaşadı. Sonuç olarak, bilgi teknolojisi departmanı uzmanları tarafından gerçekleştirilen teşhis aşağıdakileri gösterdi: PC daha fazla kullanılmamalıdır. Bu bağlamda, çalışmama nedeniyle yukarıdaki ekipmanı yazmanızı rica ediyorum.

Daire Başkanı L. A. Kudryavtsev"

Buna ek olarak, hizmet dışı bırakılan ekipmanı değiştirmek için başka bir nota ihtiyacınız olacak.

Ekipman değiştirme notu

"Satış Departmanı, Lojistik Departmanı Direktörü M. A. Oleinik
hafıza
№ 22-46/104
17 Nisan 2015'ten itibaren
Bozuk bir PC'nin değiştirilmesi hakkında
Bölüm uzmanı Maksimenko R. D.'nin kişisel bilgisayarı hizmet dışı bırakıldı ve çalışmaz durumda olması nedeniyle değiştirilmesi gerekiyor (04/15/2015 tarih ve 20-44/103 numaralı belgeye göre). Hizmet dışı bırakılanın parametrelerine uyan yeni ekipman sağlamanızı rica ediyorum. Lütfen tamamlandığını yazılı olarak bildirin. Nota ekli olarak, gerçekleştirilen teşhis ve sonuçları hakkında bilgi teknolojisi departmanından bir rapor yer almaktadır.

Daire Başkanı L. A. Kudryavtsev"

Nihayet

Genellikle bir not yazmak sorun yaratmaz. Bu dahili belge, hükümetin farklı seviyeleri arasında oldukça tanıdık bir iletişim aracıdır. Koşullu engellere yalnızca notlar ve servis notları arasındaki "karışıklık" neden olabilir (makale, bunların nasıl farklı olduğunu gösterir).

Bazı şirketlerde, notların hazırlanması yalnızca tanıtılan ve onaylanan örneğe göre yapılır (bu durumda onlar için özel formlar stoklamak daha iyidir), diğerlerinde ise ücretsizden daha fazlasıdır.

Bu belgeyi derlerken, diğer kağıtlarla aynı kurallara göre yönlendirilmelisiniz - GOST'a göre yazı tipi ve boşluk, notun geçerliliği için tarih ve imza.

Genel olarak, bir not çok kullanışlı bir araç setidir, ustalaşması kolaydır ve doğru kullanıldığında bir organizasyon ekibinin iyi koordine edilmiş ve net bir çalışması gözlemlenir. Departmanlar arasında uyumlu bir ilişkinin sürdürülmesine yardımcı olur ve ayrıca oluşturdukları yapıyı güçlendirir.

Resmi olarak yasal düzenlemelerle düzenlenmediğinden, dahili belgeler genellikle en çok soruya ve karışıklığa neden olur. Çeşitli faaliyet alanlarında, yazıhane, muhtıra, açıklayıcı notlar için farklı kurallar geçerli olabilir. Not, şirket içi yazışmaların en yaygın biçimlerinden biridir. Diğer dahili belgelerden nasıl farklılaştığını, hangi unsurların zorunlu olduğunu veya değişebileceğini, hangi durumlarda gerekli olabileceğini bu yazımızda açıklamaya çalışacağız. Ayrıca çeşitli amaçlarla hazırlanan yazı notlarından örnekler de verilecektir.

Not: belgenin özü

Bir not, bir kuruluş içindeki yazılı bir iletişim şeklidir. Bu tür yazışmaların belirli bir farkı “yatay” yönelimdir - iletişim, bağlı olmayan, yani resmi statüde eşit olan çalışanlar arasında gerçekleştirilir.

REFERANS! Not, daha yüksek rütbeli bir çalışana gönderilirse, buna hizmet notu değil, rapor notu denir.

Bu belge bilgi ve referansa atıfta bulunur, yani göndericinin alıcı (şirketin başka bir çalışanı veya bölümü) olmadan çözemeyeceği belirli bir sorunun kapsamını içerir. Bazı durumlarda, görev tamamen bilgilendirme amaçlı olabilir: alıcı belirli gerçeklerden haberdar edilir.

notun amacı

Herhangi bir iç yazışmanın izlediği ana hedef, operasyonel yönetim, yani ortaya çıkan soru ve / veya sorunlara en hızlı ve en etkili çözümdür. Servis notunun özellikleri şu şekildedir:

• herhangi bir kararın kabul edilmesini başlatmak;
• belirli bilgileri alıcıya iletmek;
• muhtemelen daha önce gündeme getirilen belirli noktalar hakkında rapor vermek;
• önceki servis notunda sorulan soruyu cevaplayın (bu durumda orijinal notun numarasını belirtmelisiniz).

Bir notta olması gerekenler ve olmaması gerekenler

Memo bir yardımcı belge olduğu için OKUD veya diğer yönetmeliklerde belirtilen emredici kural ve düzenlemelerle düzenlenmez. Yazarken, Rusya Federasyonu "Birleşik Dokümantasyon Sistemleri" GOST R 6.30-2003 kurallarını dikkate almak uygundur.

Bir notun zorunlu ayrıntıları herhangi bir iş belgesinde ihtiyaç duyulanlara benzer birçok yönden.

1. Notu gönderen departman hakkında bilgi.
2. Belgenin gönderildiği bölümün adı.
3. Doğrudan alıcının adı ve konumu.
4. Yazışmanın adı (bu durumda "not").
5. Konusunu kısaca açıklayan notun başlığı veya konusu.
6. Belgenin "gövdesi", durumun, bilgilerin, taleplerin, çözümlerin, sorunu çözme önerilerinin vb. doğrudan bir ifadesidir.
7. Notun tarihi ve numarası.
8. Notu gönderenin konumu, tam adı, imzası.

Olası ek öğeler içerebilir:

• durumu çözmekle ilgilenen diğer kişilerin vizeleri;
• uygulamalar (notun metninde, kullanılabilirliklerine bir bağlantı bulunmalıdır).

Notlarda hariç tutuldu:

• emirler;
• emirler;
• akbabalar “onaylıyorum”, “izin veriyorum” vb.

Böyle bir kısıtlamanın gerekçesi, alıcı ve gönderici statüsünün denkliğidir. Bununla birlikte, doğrudan bir emir olmayan bir not, bir emrin verilmesinde de ifade edilebilecek önemli yönetim kararlarının temeli olabilir.

Dekor

Notlar, bu kuruluştaki tüm belgeler için geçerli olan biçimlendirme gereksinimlerine tabidir. Yerel düzenlemelerde yer almaları uygundur. Genellikle genel kabul görmüş iş uygulamalarını takip ederler:

• A4 kağıdı;
• Bir buçuk aralıkla Times New Roman 12 yazı tipini yazdırın;
• tarih formatı "dd.mm.yy";
• sayfanın ortasındaki veya sol kenardaki "başlığın" konumu;
• karmaşık konuşma dönüşlerinin, gereksiz sözel yapıların, duygusal anların olmaması.

Çevrimiçi not

Kuruluşun yeterince bilgisayarlı bir iş akışı varsa, notlar kağıt olarak değil elektronik biçimde gönderilebilir. Bazen kağıt ortam kaybolabileceği veya zarar görebileceği ve elektronik metin bilgisayarın belleğinde güvenli bir şekilde saklanabileceği için daha da kolay ve kullanışlıdır. İnternet üzerinden bir not metni gönderirken, birkaç ek noktayı dikkate almaya değer.

1. Formlar, şablonlar ve örnek notlar oluşturulabilir, yönetim tarafından onaylanabilir ve yerel ağdaki herhangi bir kullanıcının erişebileceği ayrı bir dosya veya klasöre kaydedilebilir.
2. Muhatap, notun "başlık" metninde değil, elektronik kaynak paylaşılıyorsa "Adres" veya "Konu" satırında belirtilir.
3. İmza, not metnine otomatik olarak eklenebilir, bu da derleyicinin zamanından tasarruf sağlar.
4. Her zaman bir e-posta okundu bilgisi istemeniz önerilir: bu, notun alındığına ve zamanında gönderildiğine dair ek bir onay görevi görür.

Seyahat belgeleri yerine hizmet notu

08.01.2015 tarihinde yürürlüğe giren 1595 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi'nden sonra. 2015, seyahat fişleri, görev ataması ve seyahat atama raporu kaldırılmıştır, not, seyahat süresi ve kaynaklarının kullanımını doğrulamaya yardımcı olan önemli bir belgedir. Yönetim, yerel kanunda böyle bir gereklilik öngörmemişse, bu amaçla bir notun kullanılması zorunlu değildir. Bununla birlikte, böyle bir belge, bir çalışan tarafından seyahat gerçeğinin ve şu veya bu şekilde bir aracın kullanıldığının tek teyidi olabilir. Bir çalışan, halka açık bir yere değil, kişisel, kiralık veya resmi bir araçla seyahate çıkarsa, büyük olasılıkla bir iş gezisinden döndüğünde bir not alması gerekecektir. Geri dönen çalışana ödenecek günlük ödeneğin hesaplanmasına esas teşkil edeceği gibi, yaptığı yemek, barınma ve araç bakım giderlerini de teyit edecektir.

"Seyahat" notunun içeriği

Serbest formda çalışan, iş gezisi hakkında aşağıdaki bilgileri sağlar:

• kalkış ve dönüş tarihi;
• seyahatin amacı veya seyahat sırasına yapılan atıf;
• araçla ilgili bilgiler (isim, model, marka, kayıt numarası);
• başvuruların açıklaması - irsaliye, kasiyer çekleri, konaklama belgeleri, bir araca yakıt ikmali vb.

Belge önce kuruluşun muhasebe departmanına, ardından onay için yönetime sunulur.

Söyleyebilecekken neden yazasın ki?

Bazı çalışanlar, notların hazırlanmasını sadece bir formalite olarak görüyor ve hazırlamak için harcanan zaman boşa gitmiş oluyor. Ancak birçok durumda, bir not yalnızca ortaya çıkan bir sorunu çözmenin en etkili yolu değil, aynı zamanda gerekli kanıt zincirinde kesinlikle vazgeçilmez bir halka olabilir. Bu, belirli bir kişinin dikkatine sunulan bilgilerin incelenmesi gerektiğinde gerçekleşir. belge. Bu ihtiyaç aşağıdaki durumlarda ortaya çıkabilir.

1. Firmanın birçok yapısal bölümü vardır ve sorunun sözlü çözümü, resmi yazışmaların yönlendirilmesinden daha fazla zaman alabilir.
2. Not, önemli bilgilerin aktarımının zamanında olduğunun doğrudan bir teyididir.
3. Belgesel bilgi aktarım şekli, sorumluluğun bir kısmını gönderenden kaldırır.
4. İş gezisinin zamanının ve çalışanın seyahat için kişisel ulaşımının kullanımının onaylanması.
5. Resmi yazışmalar, şirketin belirli eylemlerini onaylar, örneğin, vergi öncesi harcamaları (tartışmalı durumlarda) haklı çıkarır.

ÖRNEĞİN. Vergi makamları, maddi bir varlık (reklam malzemeleri) üzerinden verginin ödenmemesi nedeniyle şirkete para cezası verdi. Reklam departmanının notlarına dayanarak, bu malzemelerin (notlarda listelenmiştir) bir yıldan az kullanıldığı, yani maddi duran varlık olarak sınıflandırılamayacakları anlaşılmıştır.

Not yazma örnekleri

iş gezisi notu

LLC "Climatcontroltech" Genel Müdürü
Nerubassky Sergey Nikolayeviç
Tyulpanov Alexander Lvovich'ten,
görevdeki yönetici
servis departmanının ekipmanlarının bakımı

HAFIZA
Tula'ya bir iş gezisi hakkında.

10 Eylül 2016 tarih ve 27 sayılı Emir uyarınca, 11 Eylül 2016 tarihli kişisel arabamla (Skoda Octavia, devlet kayıt numarası A869AB 267 RUS) Moskova'dan Tula'ya bir iş gezisine çıktığımı size bildirmek isterim. ). 16 Eylül 2016 günü saat 19:00'da Moskova'ya döndüm.
İş seyahatimin asıl süresi 6 takvim günüydü.
Aşağıdaki seyahat masraflarının kanıtını ekliyorum:
- 1 basılı sayfa üzerinde 09/11/2016 tarihli irsaliye.
– 11 Eylül 2016 (Moskova-Tula karayolu) ve 16 Eylül 2016 (Tula) tarihli Rosneft benzin istasyonlarından alınan nakit makbuzların kopyaları.
- 16 Eylül 2016 tarihli otel "Kâr" makbuzu.

Servis departmanı ekipman yöneticisi laleler A.L. Laleler (imza) 17.09.2016

Ürünlerin verilmesine ilişkin hizmet notu

Ticari Pazarlama Departmanı
Piontkovskaya Regina Semyonovna, bölüm başkanı
Satış Departmanı Başkanı
LLC "Mucize"
Vetrov Sergey Afanasyevich

HAFIZA
23/08/2016 tarihli 11-TSN No.
ürünlerin piyasaya sürülmesi hakkında.

Sizden bu markanın meyve sularının perakende satışlarını artırmayı ve dağıtımı artırmayı amaçlayan TM "Frutonyanya" için bir kampanya düzenlemenizi koordine etmenizi rica ediyorum.
Eylemin perakende satış mağazaları bazında Ekim-Kasım 2016 tarihleri ​​arasında Ryazan ve Vladimir'de yapılması planlanıyor. Hareket mekanizması, 3 paketten fazla satın alındığında 1 paket Frutonyanya TM suyu şeklinde ek bir hediye sağlar. Ödül fonunun aşağıdaki şekilde dağıtılması planlanmaktadır:
- Ryazan - 200 ml'lik 500 paket;
- Vladimir - 200 ml'lik 350 paket.

Kampanyaya katılmayan ürünlerin geri kalanının depoya iade edilmesi gerekmektedir. Ticari Pazarlama Daire Başkanı Piontkovskaya R.S. Piontkovskaya (imza) 23 Ağustos 2016

Zaman ve çaba gerektiren bir formalite - bu, çoğu kişinin notları, hizmeti ve açıklayıcı notları ele alma şeklidir ve genellikle aralarındaki farkı görmez. Raporların ve açıklayıcı notların disiplin cezalarının uygulanmasıyla ilişkilendirildiği genel olarak kabul edilmektedir. Aslında sadece bunun için kullanılmıyorlar. Size hangi durumda bir not yazmanın uygun olduğunu ve bunu nasıl doğru bir şekilde yapacağınızı söyleyeceğiz.

Notlara neden ihtiyaç duyulur?

Her şeyden önce, tüm notlar operasyonel yönetim için bilgi ve referans belgeleridir. Onların yardımıyla şirket içinde bilgi alışverişi yapılır (örneğin, farklı departmanlar arasında veya şubeler, temsilcilikler ve merkez ofis arasında). Notlardaki bilgiler emir içermez, ancak bir tür yönetim kararının verilmesi için temel olabilir veya yalnızca dikkate alınabilir.

Ama bunları yazmak kolay değil. Ne de olsa, düzenleyici yasal düzenlemelerde kavramların tanımları, notların derlenmesi için kurallar yoktur. Onları kendimiz formüle etmeye çalışalım.

Notlar nasıl farklı?

Netlik için, tabloda ana farklılıkları gösteriyoruz.

Özellikler	muhtıra	hafıza	açıklayıcı mektup
Notun özü	mevcut durum, meydana gelen olay veya olgu, yapılan iş hakkında bilgi verir; derleyicinin sonuçlarını ve önerilerini içerir	<или>operasyonel sorunları çözme ihtiyacı hakkında bilgi verir. Aynı zamanda sözlü olarak çözülebilen ve belge gerektirmeyen soruların notta yer alması gerekli değildir; <или>bir istek, istek üzerine bilgi, görevin açıklanması, açıklama, istek, teklif içerir	İş disiplini ihlalleri, talimatlara uyulmaması, yerleşik çalışma kurallarından sapmalar, acil durumların ortaya çıkışı (kaza, kaza, hırsızlık vb.) dahil olmak üzere herhangi bir olayın, olgunun, eylemin, olayın nedenlerini açıklar. İstenirse çalışana disiplin cezası verilmesi için düzenlenmesi gereken yazılı açıklamalar açıklama notu olarak da düzenlenebilmekte ve Sanat. 192, Sanatın 1. kısmı. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 193'ü; Rostrud'un 06/01/2011 tarihli ve 1493-6-1 sayılı Mektubu
Oryantasyon	İletişim yönetimi: <или>çalışandan bölüm başkanına; <или>departman başkanından şirket başkanına; <или>şube başkanından genel müdürlüğe	Yöneticiler veya çalışanlar arasındaki yazışmalar tek düzey yönetim Pozisyon olarak birbirine bağlı olmamak, kendi yetki alanlarına giren konularda	Daha düşük bir görevlinin daha yüksek bir görevliye açıklaması (açıklaması)
Randevuya göre not türleri	<или>karar vermeyi başlatmak; <или>tamamen bilgilendirici; <или>raporlama		<или>belirli bir çalışanın (bölüm) eylemlerini açıklamak; <или>bir olayı anlatan
Yapı	Bölüm I- yazılmasına neden olan sebeplerin, gerçeklerin veya olayların bir açıklaması; II bölüm- gerekirse - mevcut durumun analizi ve sorunu çözmek için olası seçeneklerin getirilmesi; Bölüm III- derleyicinin görüşüne göre alınması gereken belirli eylemler için belirli sonuçların, görüşlerin, taleplerin veya tekliflerin açıklaması		Bölüm I- yazılmasına neden olan gerçeklerin beyanı; II bölüm- mevcut durumu açıklayan nedenlerin bir açıklaması. İçermiyor sonuç ve öneriler
Erişilebilirlik derecesine göre not türleri	<или>açık belge; <или>Gizli belge
Örnek notlar	Belirli bir çalışan için bonus teklifi	İzin gününde çalışacak işçilerin binaya girmesine izin verilmesi gerektiği konusunda güvenlik servisine bilgi	Temel malzemelerin üretim standartlarını aşmasının nedenleri hakkında üretim ve teknik departmana açıklama (Ek No. M-29) onaylı SSCB Merkezi İstatistik Bürosu'nun 24/11/82 tarihli ve 613 sayılı Talimatı

Vergi amaçlı, her türlü senet önemlidir

Bazı durumlarda, diğer belgelerle birlikte bir not, giderlerin vergi muhasebesinde doğrulama ve belgeli teyid için birincil belge görevi görebilir. Sanatın 1. paragrafı. 252 Rusya Federasyonu Vergi Kanunu, Örneğin:

• hafıza tanıtım videolarının fiili kullanım süresinin 12 ayı geçmediği kendi reklam hizmeti, şirketin videoların maddi olmayan duran varlık olmadığını kanıtlamasına ve maliyetleri toplu olarak yazmasına yardımcı oldu 16 Mart 2012 tarihli FAS MO Kararı No. A40-100845 / 10-4-498;
• arabanın kilometresini GPS navigasyon cihazının okumalarıyla (kilometre sayacı yerine) doğrulamak ve yakıt maliyetini tanımak için ihtiyacınız var muhtıra yolculuk öncesi muayenenin kilometre sayacında bir arıza olduğunu gösterdiğini kaptandan nakliye departmanı başkanına ve Sanatın 1. paragrafı. 252, alt. 5 sayfa 1 sanat. 254 Rusya Federasyonu Vergi Kanunu. Bu rapora (veya başka bir belgeye) dayanarak, aracı navigatör açıkken çalıştırma ve ifadesini irsaliyede sabitleme ihtiyacı üzerine bir emir verilecektir. 16 Temmuz 2010 tarihli Federal Vergi Servisi Mektubu No. ShS-37-3 / 6848;
• açıklayıcı mektup Yararlı olabilir:

• <или>bir çocuk için kişisel gelir vergisi indirimi almak için alt. 4 sayfa 1 sanat. 218 Rusya Federasyonu Vergi Kanunuönceki iş yerinden 2-NDFL sertifikası yoksa. Bir kişi uzun süre çalışmadığında ve tekrar iş bulduğunda, gelir eksikliği hakkında açıklayıcı bir nota, bir çalışma kitabına ve kesinti için yazılı bir başvuruya ihtiyacı vardır. 30 Temmuz 2009 tarihli Federal Vergi Servisi No. 3-5-04/1133@ Mektubu;
• <или>tatilde seyahat masraflarını ödeme sorununu çözmek için. Bir çalışan kendisine birkaç yere kadar eşlik ediyorsa veya transit geçiş noktalarından geçiyorsa, çalışandan açıklayıcı bir not ve seyahat belgeleri istenmektedir. Sağlık ve Sosyal Kalkınma Bakanlığı'nın 20 Şubat 2009 tarih ve 194-13 sayılı yazısı.

Açıktır ki, not birincil bir belge ise, o zaman böyle bir belgenin tüm ayrıntılarını içermesi gerekir ve Sanatın 2. paragrafı. 21 Kasım 1996 tarih ve 129-FZ sayılı Kanunun 9'u.

Notlar nasıl doğru yazılır

Birçok çalışan not yazmayı zor buluyor çünkü bu onlar için alışılmadık bir iş. Görevi kolaylaştırmak için, yerel bir düzenleyici yasada, örneğin bir ofis çalışma talimatında taslak kuralların yanı sıra not formları sağlayın ve çalışanları buna alıştırın. Örneğin, bir talimatın bir parçası şöyle görünebilir.

Alpha LLC için siparişle onaylandı
27 Aralık 2011 tarihli No. 123

Ofis işleri için talimatlar LLC "Alpha"

4.10. Notlar (raporlama, ofis, açıklayıcı)

4.10.4. Her not aşağıdaki ayrıntılarla yapılır:

• yapısal birimin adı - notun derleyicisi;
• belge türünün adı - bir muhtıra, hizmet veya açıklayıcı not;
• belgenin tarihi - imza tarihi (sırayla Arap rakamlarıyla: gün, ay, yıl);
• muhatap - f. Ve. Ö. ve notun gönderildiği kişinin konumu (datif durumda);
• "Hakkında" veya "Hakkında" edatıyla başlaması gereken metnin başlığı;
• (varsa) bir uygulamanın varlığına ilişkin bir not, örneğin: “Uygulama: 1 kopyada. 3 litre için.";
• derleyicinin imzası (derleyicinin konumu; kişisel imza ve dökümü (tam ad)).

4.10.5. Metin birinci tekil şahıs ağzından yazılmıştır.

Notun metni selamlama ve kapanış dilekleri içermemelidir.

4.10.6. Rapor formları, hizmet ve açıklayıcı notlar Talimatın 15, 16, 17 numaralı eklerinde verilmiştir.

Bir çalışanın not yazması gerektiğinde, ona hazır bir form veya daha doğrusu bir örnek verin. Farklı notaların tasarımına örnekler veriyoruz.

Alpha Limited Şirketi

Muhasebe

CEO'ya
Alfa LLC
ben Stasov

İnsan Kaynakları Başkanı
S.V. Klimova
Açıklamada belirtilen nedenler
saygısız sayılabilir.
Disiplin cezası uygula
T.I.'ye bir açıklama şeklinde. Bogdanova

Baş Muhasebeci
CEHENNEM. Zharovoy
Gaz türbini motorunu eski haline getirmek için önlemler alın

30.08.2012

AÇIKLAYICI MEKTUBU
30.08.2012 tarihli No. 12

Orijinal GTD'nin kaybının nedenleri hakkında

29 Ağustos 2012'de, Bonduelle, Fransa ile 20 Nisan 2012 tarihli ve No. 0007/5 tarihli Sözleşme kapsamında tedarik için orijinal CCD'si (Gatchinsky Gümrük Postası) bu belgenin fotokopisi çekildiğinde kayboldu.

Ofis fotokopi makinesi, hafif kağıt belgeleri otomatik olarak kopyalamak için tasarlanmamıştır. Aydınger kağıdı ağırlığına sahip orijinal GTD, daha yüksek kağıt ağırlığına sahip diğer belgelerle birlikte otomatik olarak kopyalandı. Sonuç olarak, orijinal GTE kopyalayıcı silindirleri arasında sıkıştı ve sıkıştı. Çıkarmaya çalışırken, belge küçük, onarılamaz ve okunamaz parçalara bölündü.

Tanıdık belge:

30.08.2012

Baş Muhasebeci

İşim gereği günlük olarak çeşitli belgeler hazırlamak zorundayım. Mevcut katı ve keyfi form çeşitlerinde özgürce gezinmek ve ayrıca belirli bir belgenin nasıl yazılacağı, hangi verilerin belirtileceği ve içinde hangi bilgilerin sunulacağı hakkında fikir sahibi olmak önemlidir.

Örnek bir not internette kolayca bulunabilir ve derlerken bu örneği kullanın.

Belge yazmanın birçok nedeni olabileceğinden, belgenin doğru yazılması ve konunun özünün basit, özlü ve anlaşılır bir şekilde ifade edilmesi önemlidir.

“Dikkatinize sunarım…” notu formunun derlenmesinin bazı özellikleri bugün notumda tartışılacak.

Bugün herhangi bir belge yazmanın bir örneği Web'de bulunabilir, resmi bir itiraz hazırlarken, iş yazışmalarını derlemek için ana kurallara ve tavsiyelere dayanmak gerekir.

Temel gereklilik, belgenin bir vatandaşın kişisel görüşünün yanı sıra çeşitli süslemeler, duygusal renklendirme içeren metinler, tehditler içermemesidir.

İtirazın okuryazarlığı son derece önemlidir, yerel ve günlük ifadelerin kullanılmasına izin verilmez. Raporlar ve notlar özel şablonlara göre derlenir ve genellikle aşağıdaki yapıya sahiptir:

• belgenin yaratıcısı ve alıcısı hakkında bilgi;
• konunun özünün kısa bir özeti;
• sanatçının imzası ve başvuru tarihi.

Belgenin sunulacağı koşullara bağlı olarak, forma bazı ek öğeler eklenir. Bir notun nasıl yazıldığı daha sonra daha ayrıntılı olarak tartışılacaktır.

Bir not hangi durumlarda düzenlenir?

Bu belge, işletmenin başkanına veya belirli bir departmana yöneliktir. Belge genellikle üretim sürecini iyileştirmek veya gerekirse ekipteki zor bir durumu çözmek için kullanılır.

Başka bir deyişle, bir nota atıfta bulunurken, çalışandan gerekli bilgiler doğrudan yöneticiye gönderildiğinde, çalışan kendi dikey iletişim yöntemini kullanır.

Böyle bir belgenin yazılmasındaki temel amaç, yetkililerin dikkatini soruna çekmek ve sorunu çözmek için gerekli önlemleri almaya teşvik etmektir. Belirli koşullar altında, yalnızca bilgi amaçlı bir not derlenir ve yetkiliye sunulur.

Belge kesinlikle içseldir ve şirketin ötesine geçmez. Belgeyi yazmanın amacı hakkında birkaç söz söylenmelidir. Aslında, bir "hizmet" derleme gerekçesi farklı olabilir:

1. Astlar tarafından işlenen bir ihlalden dolayı kendilerini sorumluluktan muaf tutmak. Böyle bir belgenin alınması üzerine, başkan gelecekte vatandaşa karşı hak talebinde bulunamayacaktır.
2. Koruma almak için. Bir çalışan, üst düzey personel tarafından adaletsizlik ve seçici bir tutum yaşarsa, sorunu dostane bir şekilde çözmek için bu tür bir itiraz kullanılabilir. Bu başarısız olursa, notun ek delil olabileceği bir sonraki merci mahkemedir.
3. Üretim sürecinin ihlali ile ilgili durumun düzeltilmesi amacıyla ve uzlaşmaya tabidir.
4. Emek verimliliğini artırmak için.

Bu tür belgeleri derlemenin gerekçeleri ve hedefleri dikkate alındığında, not türleri de farklılık gösterir.

not türleri nelerdir

Bu tür formların sınıflandırılması çok basit olmasına rağmen, bazen belirli bir durum için hangi belge türünün kullanılacağı konusunda bir yanlış anlaşılma olabilir. Özellikle, en ünlü not türlerini vurgularız:

1. Belgelerin içeriği: bilgilendirici, raporlama ve proaktif.
2. Muhatap dikkate alınarak: dahili ve harici.
3. Belgeler, içinde belirtilen gerçeklere göre farklılık gösterir.

Yukarıdaki sınıflandırma dikkate alındığında, uygun belge formatını seçmeye ve mevcut örneğe göre bir not derlemeye değer.

"Hizmet" in yazarı kim olabilir?

Resmi olarak, herhangi bir çalışan böyle bir belge hazırlayabilir, ancak burada itaati kesinlikle gözlemlemek gerekir. Başka bir deyişle, acil amirinizin başına geçmeye değmez, ancak ona bir not göndermeniz gerekir.

İtirazda bulunan bir vatandaş, yazılı bir yanıt beklememelidir, çünkü alınmayan bir belgenin ana tepkisi, patrondan bir kararın dayatılmasıdır.

Çözüm

Not yazmak, çok sayıda insanın çalıştığı büyük işletmelerde yaygındır ve durumu yerinde takip etmenin zor olmasıdır. Bu yaklaşım, işletme yönetiminin olayları takip etmesine ve karmaşık ve bazen çatışma durumlarını çözmek için gerekli önlemleri zamanında almasına olanak tanır.

Bir itiraz hazırlarken, mevcut standartların getirdiği çeşitli nüansları ve gereklilikleri dikkate almak önemlidir. Sadece bu durumda belgenin önemi olacaktır.