Aşağıdaki gereksinimler belgeye yasal güç verir. "Seçim" gazı kullanılarak hazırlanan belgelere yasal güç verme koşulları. Kanıt olarak elektronik belgeler

Belgenin yasal gücü, her belge türü için oluşturulan bir dizi ayrıntı ve standarda uygun bir form üzerinde yürütülmesi ile sağlanır.
Farklı belgelerin farklı bir dizi ayrıntıdan oluştuğunu ve bir belgeyi derlerken GOST'ta açıklanan tüm ayrıntıları kullanmanıza gerek olmadığı unutulmamalıdır. Bazı gereklilikler birbirini dışlar, örneğin, “Kuruluşla ilgili referans verileri” sadece harflerle belirtilirken, antetli kağıda “Belge türünün adı” yazılmaz. Belgelerin hazırlanması ve işlenmesi sürecinde, belgenin amacı, işlenmesi gerektiriyorsa, zorunlu ayrıntıların bileşimi diğer ayrıntılarla desteklenebilir. Birleşik belge formlarına ek ayrıntılar ekleyebilirsiniz. Örneğin, çalışanların işe alınması ve işten çıkarılması için emirler şeklinde, “personel departmanı başkanının imzası”, “amirin imzası” ayrıntılarını ekleyin. Ancak, birleştirilmiş formlardan bireysel ayrıntıların çıkarılmasına izin verilmez.
Detayların bileşimi, belirli bir belgeyi karakterize eden, belgeyi oluşturma amaçları, amacı, bu belgenin içeriği ve biçimi için gereksinimler, belgeleme yöntemi ile belirlenir.
Ayrıntıların bileşimini ve bunların yürütülmesi için gereklilikleri belirleyen ana belgeler, 15 Haziran 2009 tarih ve 477 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan federal yürütme organlarında ofis çalışması kuralları olan GOST R 6.30-2003'tür.

Bu belgeler, örgütsel ve idari belgelerin hazırlanmasında ve yürütülmesinde kullanılan aşağıdaki ayrıntıları belirler - kararlar, emirler, emirler, mektuplar, protokoller, eylemler ve OK 011-93'te (OKUD) bulunan diğer belgeler:
Belge formu kodu ve Tüm Rusya yönetim belgeleri sınıflandırıcısına (OKUD) göre indirilir. OKUD, Teknik, Ekonomik ve Sosyal Bilgilerin Sınıflandırılması ve Kodlanması için Birleşik Sistemin ayrılmaz bir parçasıdır ve ulusal ekonomide kullanılmasına izin verilen birleşik belgeleme sistemlerini ve belge biçimlerini kapsar.
Kuruluş amblemi veya ticari markası(hizmet işareti) Kuruluşun antetli kağıdına Tüzüğe (kuruluş yönetmeliğine) uygun olarak yerleştirilir.
Organizasyon kodu(OKPO), işletmelerin ve kuruluşların All-Russian sınıflandırıcısına göre yapıştırılmıştır.
OGRN- bir tüzel kişinin ana devlet sicil numarası, vergi makamları tarafından verilen belgelere uygun olarak eklenir.
kalay/KPP- Mükellefin kimlik numarası/kayıt nedeninin kodu, vergi makamları tarafından düzenlenen belgelere uygun olarak yazılır.
Şirketin adı, belgenin yazarı olan, kurucu belgelerinde belirtilen isme karşılık gelmelidir. Kuruluşun adının üstünde kısaltılmış ve yokluğunda - ana kuruluşun (varsa) tam adı belirtilir. Kuruluşun kısaltılmış adı, kuruluşun kurucu belgelerinde yer aldığı durumlarda verilir. Kısaltılmış ad (parantez içinde) tam adın altına veya arkasına yerleştirilir. Rusya Federasyonu'nun devlet dili (Rusça) ile birlikte Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet diline sahip olan Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının isimleri iki dilde basılmıştır.
Şubenin adı, bölge ofisi, temsilcilik, belgenin yazarı ise belirtilir ve kuruluş adının altına yerleştirilir.
Kuruluşla ilgili referans bilgileri şunları içerir: dahil: posta adresi; telefon numarası ve kuruluşun takdirine bağlı diğer bilgiler (faks numaraları, teleks numaraları, banka hesapları, e-posta adresi).
Kuruluş tarafından hazırlanan veya yayınlanan belge türünün adı, tüzük (kuruluş düzenlemeleri) tarafından belirlenmeli ve OKUD tarafından sağlanan belge türlerine (sınıf 0200000) karşılık gelmelidir. Örneğin, "İç çalışma düzenlemeleri", "iş tanımı".
Belgenin tarihi imza veya onay tarihi, protokol için - toplantı tarihi (karar verme), eylem için - olayın tarihi.
İki veya daha fazla kuruluş tarafından düzenlenen belgelerin bir (tek) tarihi olmalıdır.
İzin verilmiş belgenin tarihini biçimlendirmenin iki yolu: sayısal veya sözcük-sayısal.
Dijital yöntemle, belgenin tarihi aşağıdaki sırayla Arap rakamlarıyla düzenlenir:
ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay, bir nokta ile ayrılmış iki çift Arap rakamıyla çizilir; yıl - dört Arap rakamı.
Örneğin, 5 Şubat 2011 tarihi şu giriş olarak yazılmalıdır: 02/05/2011.
Tarihin şu sırayla biçimlendirilmesine izin verilir: yıl, ay, ayın günü, örneğin, 2011.02.05.
Bu tarih kaydı yöntemi arşivlerde yaygın olarak kullanılır - raflardaki, klasörlerdeki ve diğer belgelerdeki tarihler "ters" sırada yazılır.
Sözlü-sayısal yöntemle tarih yazılmalıdır: 05 Şubat 2011.
Belgenin kayıt numarası vakaların isimlendirilmesine göre vaka indeksi ile kuruluşun takdirine bağlı olarak eklenebilen seri numarasından muhabir, sanatçılar hakkında bilgiler.
İki veya daha fazla kuruluş tarafından ortaklaşa yayınlanan bir belgenin sicil numarası, belgedeki yazarların sırasına göre bir eğik çizgi ile ayrılmış, bu kuruluşların her birinin belgesinin sicil numaralarından oluşur.
Belgenin kayıt numarası, ilgili kayıt formunda yapılan giriş esas alınarak atanır.

Aşağıdaki kayıt formu türleri vardır:

Kayıt ve kontrol kartları (RKK);

Kayıt dergileri (kitaplar);

Ekran formları (bilgisayar teknolojisini kullanırken).

Bazı dergi ve kitapların formları resmi kurumlarca onaylanmıştır. Örneğin, çalışma kitaplarının ve bunlara eklerin hareketi için muhasebe kitabının formu, Rusya Federasyonu Çalışma Bakanlığı'nın 10 Ekim 2003 tarih ve 69 sayılı “Doldurma talimatlarının onaylanması üzerine” tarafından onaylanmıştır. çalışma kitapları”.
Ama çoğu form sizin takdirinize bağlı olarak geliştirildi iş veren. Belge formları yukarıdaki belgelerde bulunabilir.

Kayıtsız bir belgenin yasal gücü yoktur!!!
Kayıt numarası ve tarih bağlantısı belge, kayıt numarasını ve yanıt verilmesi gereken belgenin tarihini içerir. Bu özellik harfler için gereklidir.
Derleme yeri veya belgenin sürümleri, “Kuruluşun adı” ve “Kuruluşla ilgili referans verileri” ayrıntılarıyla belirlenmesi zorsa belirtilir. Derleme veya yayın yeri, kabul edilen idari-bölgesel bölünme dikkate alınarak belirtilir, yalnızca genel kabul görmüş kısaltmalar kullanılabilir.
muhatap kuruluşlar, yapısal alt bölümleri, yetkililer veya bireyler olabilir. Bir yetkiliye bir belge hitap ederken, soyadından önce baş harfleri belirtilir.
Kuruluşun adı ve yapısal birimi, aday durumda belirtilir. Belgenin gönderildiği kişinin konumu, dava davasında belirtilir.
Örneğin:
CEO'ya
JSC Parus
V.A. Laptev
veya

LLC "Mayak"
Muhasebe
Baş ekonomist
sanal makine Koçetova

Belge dörtten fazla alıcı içermemelidir. İkinci, üçüncü, dördüncü muhataplardan önce "Kopyala" kelimesi gösterilmez. Daha fazla sayıda alıcıyla, belgenin bir posta listesi derlenir.
Zorunlu "Adres" bir posta adresi içerebilir. Posta adresinin unsurları, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kurallar tarafından belirlenen sırayla belirtilir.
Bir belgeyi bir kuruluşa gönderirken, adı belirtilir, ardından posta adresi, "Adres" özelliğinin her satırını en uzun satıra göre ortalamaya da izin verilir.

Örneğin:

Devlet kurumu
Tüm Rusya Araştırmaları
Belge Bilimi ve Arşivleme Enstitüsü
Profsoyuznaya caddesi, 82, Moskova, 117393
Bir belgeye bir kişiye hitap ederken, soyadını ve adını, alıcının soyadını, ardından posta adresini belirtin,

Örneğin:

Abramov Oleg Pavloviç
st. Sadovaya, d.5, apt. 12,
Lipki, Tula bölgesi, 301264
Bir belgeyi aynı anda bir kuruluşa ve bir bireye (“bir kopyada”) adreslerken, adres örneğe göre verilmelidir:
Moskova Bölgesi İçişleri Bakanlığı
Petersburg
Bölüm Başkanı
S.M. Titov
Sviridov Petr Alekseevich
st. Portovaya, d.82, daire.17
Lomonosov
Leningrad bölgesi, 196754
Belge onay damgası- içeriğine normatif veya yasal bir nitelik kazandıran resmi bir belgenin gerekliliği. Bir belgenin onaylanması, bir belgeyi yürürlüğe koymanın, belirli bir kuruluş, yetkili ve vatandaş çevresine dağıtımına izin vermenin özel bir yoludur.
Bir belge iki şekilde onaylanabilir:
resmi (yetkililer);
özel olarak yayınlanan belge.
Her iki onay yöntemi de aynı yasal etkiye sahiptir.
Belge onay damgası, belgenin sağ üst köşesinde bulunur.
Bir belge bir yetkili tarafından onaylandığında, onay damgası, onaylıyorum kelimesi (tırnak işaretleri olmadan), belgeyi onaylayan kişinin unvanı, imzası, baş harfleri, soyadı ve onay tarihinden oluşmalıdır.

Örneğin

ONAYLAMAK
CEO
CJSC "Kızıl Yelkenler"
Kişisel imza I.S. Sergeev
12.01.2011
Belgenin “Onay damgası” özelliğindeki öğelerin en uzun satıra göre ortalanmasına izin verilir.

Örneğin

ONAYLAMAK
CEO
CJSC Lomonosov Porselen Fabrikası
Kişisel imza I.S. Sergeev
12.01.2011
Bir belge birkaç görevli tarafından onaylandığında, imzaları aynı seviyeye yerleştirilir.
Bir belge bir karar, karar, emir, protokol ile onaylandığında, onay damgası ONAYLI (ONAYLI, ONAYLI veya ONAYLI), enstrümantal durumda onaylayan belgenin adı, tarihi, numarasından oluşur.

Örneğin

ONAYLI
Genel kurul kararı ile
15.09.2010 tarih ve 14 sayılı hissedarlar
veya
ONAYLI
Başkanın emri
banka kurulu
01.02.2011 tarihli 12 Sayılı
Onay damgası her belgede bulunmaz.

Onaylanacak belgelerin örnek listesi.
Kanunlar (denetimler ve revizyonlar; tamamlanmış inşaat tesislerinin, ekipmanın kabulü; zarar yazmalar; incelemeler, davaların devri; kuruluşların, kurumların, işletmelerin tasfiyesi vb.).
Sözleşmeler (işin yürütülmesi, malzeme ve teknik tedarik, binaların kiralanması; teslimatlar, sözleşmeler, bilimsel ve teknik işbirliği, sorumluluk vb.).
Görevler (tesislerin tasarımı, teknik yapılar, sermaye inşaatı için; araştırma, tasarım ve teknolojik çalışma için; teknik, vb.)
Talimatlar (kurallar) - (resmi; ofis işleri; güvenlik; iç çalışma yönetmelikleri vb.)
Standartlar (hammadde, malzeme, elektrik tüketimi; teknolojik tasarım; çalışan sayısı vb.)
Raporlar (üretim faaliyetleri, iş gezileri, araştırma çalışmaları vb. hakkında)
Listeler (düzensiz çalışma saatleri olan işçilerin pozisyonları; belirli menfaatlere tabi olan işletmeler; bakanlıkların, dairelerin ve diğer kuruluşların faaliyetlerinde üretilen, malzemelerin raf ömrünü gösteren standart belgesel materyaller vb.)
Planlar (üretim; inşaat ve kurulum, tasarım ve araştırma, araştırma çalışması, yeni teknolojinin tanıtımı; ürünlerin ortak teslimatı; ürünlerin belirlenen aralığa göre dağıtımı; konut ve toplumsal hizmetlerden elde edilen gelir, revizyon; kolej, bilimsel ve teknik konsey, bilim adamı tavsiyesi vb.)
Düzenlemeler (organizasyon; yapısal birim; ikramiyeler, ileri eğitim vb.)
Programlar (işlerin ve etkinliklerin yürütülmesi; eğitim vb.)
Eserlerin üretimi için tahminler.
Tahminler (idari aygıtın, binaların, binaların, yapıların bakım maliyetleri; işletme fonundan fonların kullanımı; yeni ürünlerin üretiminin hazırlanması ve geliştirilmesi; sermaye inşaatı vb.)
Standartlar devlet, şube, özellikler.
Yapı ve personel.
Tarife oranları.
Organizasyon tüzükleri.
Birleşik belge biçimleri.
Programlar ve bunlara ilişkin değişiklikler.
Çözünürlük.
Çözünürlük, belgede belirtilen sorunun çözümüne (çözümün hazırlanmasına) ilişkin bir gösterge içerir.
İlgili görevli tarafından belgeye yazılan kararda icracıların isimlerini, isimlerinin baş harflerini, siparişin içeriğini (gerekirse), teslim tarihini, imzasını ve tarihini içerir.

Örneğin:

Zaitseva A.V.
Nikitin notu
Lütfen bir proje hazırlayın
"Hermes" şirketi ile sözleşmeler
21.01.2011'e kadar
Kişisel imza
tarih
Ayrı bir sayfada bir karar vermesine izin verilir.
Metnin başlığı belgenin bir özetini içerir. Başlık, belge türünün adıyla tutarlı olmalıdır. Başlık aşağıdaki gibi sorulara cevap verebilir:
ne hakkında (kimin hakkında), ne hakkında (kime)?
Örneğin: bir tasdik komisyonu oluşturmak için; baş tasarımcının iş tanımı.
A5 formatındaki antetli kağıtlara düzenlenen belgelerin metinlerine başlık gösterilmemesine izin verilir.
kontrol işareti belgenin yürütülmesi için "K" harfi, "Kontrol" kelimesi veya damgası ile gösterilirler.
Belgenin metni, Rusya Federasyonu'nun devlet dilinde veya Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarının devlet dillerinde, Rusya Federasyonu mevzuatına ve Rusya Federasyonu'nun kurucu kuruluşlarına uygun olarak hazırlanır.
Belge metinleri bir anket, bir tablo, tutarlı bir metin veya bu yapıların bir kombinasyonu şeklinde hazırlanır.
Metni bir anket şeklinde derlerken, karakterize edilen nesnenin özelliklerinin adları, aday durumda bir isim veya şimdiki veya geçmiş zamanın ikinci çoğul fiilini içeren bir cümle ile ifade edilmelidir (“sahip”, “kendi” veya “vardı”, “vardı” vb.) .). Sözlü olarak ifade edilen özellikler, işaretlerin adlarıyla tutarlı olmalıdır.
Tablonun sütunları ve satırları, yalın durumda bir isim tarafından ifade edilen başlıklara sahip olmalıdır. Sütun ve satırların alt başlıkları başlıklarla uyumlu olmalıdır.

Tablo birden fazla sayfaya yazdırılıyorsa, tablonun sütunları numaralandırılmalı ve sonraki sayfalarda sadece bu sütunların numaraları basılmalıdır.
bağlı metin genellikle iki bölümden oluşur.
İlk bölüm, belgeyi derlemenin nedenlerini, gerekçelerini, hedeflerini,
ikinci (son) - kararlar, sonuçlar, istekler, öneriler, öneriler.
Metin yalnızca son kısmı içerebilir (örneğin, emirler - belirtmeden idari kısım; mektuplar, beyanlar - açıklamasız bir talep).
Diğer kuruluşların belgelerine veya daha önce yayınlanmış belgelere dayanarak hazırlanan bir belgenin metninde ayrıntıları belirtilir:
Belgenin başlığı;
kuruluşun adı - belgenin yazarı;
belgenin tarihi;
belgenin kayıt numarası;
metne başlık.
Metin birkaç karar, sonuç vb. içeriyorsa, Arap rakamlarıyla numaralandırılmış bölümlere, alt bölümlere, paragraflara bölünebilir.
belgelerde (sipariş, sipariş) komuta birliği esaslarına göre faaliyet gösteren örgütler ve örgütün yönetimine yönelik belgelerde, metin birinci tekil şahıs olarak belirtilir (“Emrim”, “Teklif”, “lütfen”).
belgelerde kolej organları metin üçüncü tekil şahısla belirtilir (“karar”, “karar verdi”).
Müşterek belgelerde metin birinci çoğul şahıs olarak belirtilir (“emir verdik”, “karar verdik”).
Protokol metni üçüncü çoğul şahıs ("dinlendi", "konuştu", "karar verildi", "karar verildi") şeklinde belirtilir.
Kuruluşların hak ve yükümlülüklerini, yapısal bölümlerini (yönetmelikler, talimatlar) belirleyen ve ayrıca bir açıklama, gerçeklerin veya sonuçların (yasa, sertifika) değerlendirilmesini içeren belgelerde, üçüncü tekil şahıstan metnin sunum biçimini kullanın. veya çoğul ("departman işlevleri yerine getirir" , "dernek içerir", "komisyon kurmuştur").
Mektuplarda aşağıdaki sunum biçimleri kullanılır:
- birinci çoğul şahıstan ("lütfen gönder", "değerlendirilmek için gönder");
- birinci tekil şahıstan (“Gerekli buluyorum”, “Vurgulamanızı rica ediyorum”);
- üçüncü tekil şahıstan ("bakanlık umursamıyor").
Uygulamanın varlığını işaretleme, belgenin metninde adı geçen, aşağıdaki gibi hazırlanır:
Uygulama: 5 litre için. 2 kopya halinde.
Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, yaprak sayısını ve kopya sayısını belirtin; birkaç uygulama varsa, bunlar numaralandırılır ,

Örneğin:

Uygulamalar
1. 5 yıl süreyle Bölgesel Kredi Departmanı Yönetmeliği. 1 kopyada.
2. 7 sayfalık Bölgesel Kredi Departmanı belgelerinin hazırlanması ve yürütülmesi için kurallar. 2 kopya halinde.
İşaret, belgenin sol kenarındaki paragraftan üç aralıkla yerleştirilir.
Ekler ciltlenmişse, sayfa sayısı belirtilmez.

Çalışma sürecindeki her personel memuru aynı türden birçok belge hazırlamak zorundadır ve bu belgeler doğru ve tekdüze bir şekilde düzenlenmelidir. Tabii ki, mevzuat, birleşik formları, çalışma kitaplarını ve iş sözleşmesinin içeriğini doldurmak için temel prosedürü tanımlar. Ancak şirketinizde belgelerle çalışmayı organize etmek için bir İK kayıt yönetimi talimatı ve bir iş akışı çizelgesi geliştirmeniz tavsiye edilir.

Yasal güç, mevcut mevzuat, onu yayınlayan kuruluşun yetkinliği ve tescil için yerleşik prosedür tarafından kendisine iletilen resmi bir belgenin özelliğidir. Gerekli ayrıntıların olmaması veya yanlış yürütülmesi, belgenin yasal bir güce sahip olmayacağına (örneğin, imza veya tarih olmamasına) yol açabilir. Metne bir başlık veya sanatçı hakkında bir not içermiyorsa, bu yalnızca belgeyle çalışırken belirli zorluklara yol açacaktır, ancak yasal değerini etkilemeyecektir.

Belgelerin yasal gücünü sağlayan zorunlu şartlar şunlardır:

kuruluşun adı (resmi) - belgenin yazarı;

belge türünün adı; belge tarihi;

kayıt numarası;

belge onay damgası;

Metin; imza;

İmza, herhangi bir belgenin zorunlu bir şartıdır. Bir belgeyi imzalayan bir görevli aşağıdaki sorumlulukları üstlenir: belgenin gerçekliği için; belgenin yürütülmesinin (yasalaştırılmasının) olası tüm sonuçları için. İmza hakkı belirli kişilere verilir ve sabitlenebilir: işletmenin tüzüğünde; işletme yönetmeliğinde (yapısal birim üzerinde); ofis çalışması talimatlarında; çalışanın iş tanımında; görev dağılımında. Kuruluşun belgeleri müdür veya yardımcıları tarafından imzalanır. Yapısal alt bölümlerin belgeleri başkanları tarafından imzalanır. Bir dizi konuda, örneğin işletmenin önde gelen uzmanları gibi diğer çalışanların imzalama hakkı olabilir. İmza, gerekirse belgenin ilk nüshasına - örneğin bir anlaşma imzalanırken diğer nüshalara konur.

Belgenin tarihi, belgenin en önemli detaylarından biridir. Belgede tarih olmaması onu geçersiz kılar.

Mühür, yasal olarak önemli bir gerekliliktir ve bir yetkilinin en önemli (veya finansal) belgelerdeki imzasını onaylamak için kullanılır.

Mühür, belgenin gerçekliğine, belgenin mühürde belirtilen kuruluşa ait olduğuna tanıklık eder. Mühür, yayınlanması aşağıdakileri içeren belgelere yapıştırılmıştır:

- herhangi bir yasal sonuç, örneğin, işletmenin yaratılması, yeniden düzenlenmesi;
- maddi sonuçlar, örneğin maddi değerlerin transferi, bir kuruluşun veya bireyin bir şeye hakkının belgelenmesi.

Onay damgası - bazı belgeler yalnızca başkan veya daha yüksek bir makam tarafından onaylandıkları andan itibaren yasal güç kazanır. Onay damgası, içeriğine normatif veya yasal bir nitelik kazandıran resmi bir belgenin bir gereğidir. Zorunlu onay aşağıdakilere tabidir: tüzükler, işletmelere (şubeler) ilişkin düzenlemeler; personel programları; teftiş işlemleri, kabul ve devir işlemleri; iş tanımları; tahminler, iş planları, raporlar vb. P.

Kayıt numarası, belgenin gerçekliğinin ek bir garantisidir. Belgenin tüm işleme aşamalarından geçtiğini, tescil edildiğini ve dolayısıyla işletmenin resmi bir belgesi olduğunu gösterir. Elektronik bir belgeye yasal etki sağlamak için elektronik bir dijital imza kullanılır. Elektronik bir belge, yalnızca elektronik dijital imzanın gerçekliğinin doğrulanması sonucunun olumlu olması durumunda yasal olarak önemli olarak tanınır.

Elektronik dijital imza (EDS), elektronik dijital imzanın özel anahtarı kullanılarak bilgilerin kriptografik olarak dönüştürülmesinin bir sonucu olarak elde edilen ve imzanın sahibini tanımlamaya izin veren, bu elektronik belgeyi sahtecilikten korumak için tasarlanmış bir elektronik belgenin bir özelliğidir. anahtar sertifikanın yanı sıra elektronik belgede bilgi bozulmasının bulunmadığını tespit etmek. Elektronik belgedeki bir EDS, aşağıdaki koşullara tabi olarak, kağıt belgedeki el yazısı imzaya eşdeğerdir:

- sertifikasyon merkezi tarafından verilen imza anahtarı sertifikası, elektronik belgenin imzalandığı tarihte geçerlidir; elektronik belgedeki elektronik dijital imzanın gerçekliği onaylanır;
- imza anahtarı sertifikasında belirtilen bilgilerine uygun olarak elektronik dijital imza kullanılır. Bu teknoloji sayesinde elektronik bir belge elde edilir: yasal güce sahip; belgenin yazarlığının onaylanması; belgedeki bilgilerin bozulma olmadığını teyit etmek. Bir kağıt belgenin bir örneğinin aslının hukuki gücüne sahip olabilmesi için, öngörülen şekilde tasdik edilmesi gerekir. Bu amaçla, aşağıdakileri içeren "kopyanın tasdikinde işaret" bulunur: "Doğru" belgelendirme yazısı; kopyayı onaylayan kişinin konumu; onun imzası; sertifika tarihi;
- yazdırma (en önemli veya harici belgeler için). Belgelendirme, işletmenin kendisi veya gerekirse noter tarafından yapılır.

Düzenleyici yasal düzenlemelere uygun olarak veya tarafların mutabakatı ile, elektronik bir belgeye dönüştürüldüğünde mühürlü bir kağıt belge, bir yetkilinin elektronik dijital imzası ile onaylanabilir. İşletmelerin aşağıdakileri onaylamasına izin verilir:

- iş başvurusunda bulunurken vatandaşlar tarafından sunulan belgelerin kopyaları, çalışma;
- çalışanların sosyal sorunlarını çözmek için belgelerin kopyaları. İşletmede, kopyalar aşağıdakiler tarafından onaylanır: kuruluşun başkanı; resmi (personel departmanı başkanı).

bir ?. "Belgenin yasal gücü" kavramı, devlet standardında konsolidasyonu.

GOST 51141-98 “Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar". Bir belgenin yasal gücü, kendisine mevcut mevzuat, onu yayınlayan kuruluşun yetkisi ve tescil için belirlenmiş prosedür ile iletilen resmi bir belgenin özelliğidir.

2? Belgenin şekli hakkında bilgi. Belgenin içeriği, bağlayıcı niteliği. Belge sertifikasının bileşimi: onay, imza, mühür.

Bir belgenin geçerli olabilmesi için şu şekilde olması gerekir:

Düzgün çerçevelenmiş;

Mevcut mevzuatın içeriğiyle çelişmeyin;

Bunu yapmaya yetkili bir kuruluş tarafından yayınlanmalıdır.

Gerekli ayrıntıların olmaması veya yanlış yürütülmesi, belgenin yasal bir güce sahip olmayacağına (örneğin, imza veya tarih olmamasına) yol açabilir. Metne bir başlık veya sanatçı hakkında bir not içermiyorsa, bu yalnızca belgeyle çalışırken belirli zorluklara yol açacaktır, ancak yasal değerini etkilemeyecektir.

Belgenin yasal gücü, her belge türü için oluşturulan bir dizi ayrıntı ile sağlanır - resmi bir belgeyi resmileştirmenin zorunlu unsurları. Ayrıntıların bileşimini ve bunların uygulanması için gereklilikleri belirleyen ana belge: GOST R 6.30-2003 "Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak gereksinimleri". Belgelerin yasal gücünü sağlayan zorunlu şartlar şunlardır:

Kuruluşun adı (resmi) - belgenin yazarı;

Belge türünün adı;

Belge tarihi;

Kayıt numarası;

Belge onay damgası;

İmza;

Ayrıca bazı kaynaklara göre: onay vizesi, bir kopyanın onaylanmasında bir işaret, kuruluşla ilgili referans verileri.

İmza herhangi bir belgenin zorunlu bir gereğidir; bir belgeyi imzalayan bir yetkili, belgenin gerçekliği ve belgenin yürütülmesinin olası tüm sonuçları için sorumluluk üstlenir.

Belge tarihi- belgenin en önemli detaylarından biri. Belgede tarih olmaması onu geçersiz kılar.

Fok- en önemli (veya finansal) belgelerde bir yetkilinin imzasını onaylamak için kullanılan yasal olarak önemli gereklilik.

onay damgası- bazı belgeler, yalnızca başkan veya daha yüksek bir makam tarafından onaylandıkları andan itibaren yasal güç kazanır.

Kayıt numarası belgenin gerçekliğinin ek bir garantisidir. Belgenin tüm işleme aşamalarından geçtiğini, tescil edildiğini ve dolayısıyla işletmenin resmi bir belgesi olduğunu gösterir.

Personel kayıtları yönetimi için yasal ve düzenleyici çerçeve

Personel kayıtları yönetimi için yasal ve düzenleyici çerçevenin yapısı:
1. Rusya Federasyonu Kanunları.
2. Rusya Federasyonu Başkanının Kararnameleri, Rusya Federasyonu Hükümetinin kararları; Kuruluşların metodolojik belgeleri, personel kayıtlarının yönetimine ilişkin yerel yürütme makamları.
3. Rusya Federasyonu Devlet Standardının normatif eylemleri, bakanlıklar, bölümler, federal yürütme makamları.

Personel ile çalışmayı belgeleme yükümlülüğüne ilişkin çalışma ve emeklilik mevzuatı.

· Rusya Federasyonu İş Kanunu. Bu, herhangi bir kuruluşta bir personel uzmanının çalışmasına rehberlik etmesi gereken temel yasadır. İş Kanunu'nun normları, çalışanların işe alınması ve işten çıkarılması prosedürünü, çalışma ve dinlenme sürelerinin organizasyonunu, ücret ödeme koşullarını ve çalışanlara çeşitli fayda ve tazminatların sağlanmasını düzenler.

· Yöneticilerin, uzmanların ve diğer çalışanların pozisyonlarının yeterlilik rehberi (Rusya Çalışma Bakanlığı'nın 21 Ağustos 1998 tarih ve 37 sayılı Kararnamesi ile onaylanmıştır (20 Nisan 2001'de değiştirildiği şekliyle): personel dairesi başkanının görevlerinden biri, emeklilikle ilgili belgelerin hazırlanmasını sağlamaktır. sigorta ve bunların sosyal güvenlik kurumuna sunulması. Emekli maaşı başvurusu, emekli maaşı tahsisi ve emekli maaşı miktarının yeniden hesaplanması, bir emekli maaşından diğerine "Rusya Federasyonu'nda emekli maaşları hakkında" Federal Yasalara göre geçiş kuralları (17 Aralık 2001 tarih ve 173-FZ) ) ve "Rusya Federasyonu'nda devlet emekli maaşı sağlanması hakkında" " kanunu( 15 Aralık 2001 tarih ve 166-FZ) (Rusya Çalışma Bakanlığı Kararı ve 27 Şubat 2002 tarih ve 17 / 19pb Rusya Federasyonu Emekli Sandığı Kararı ile onaylanmıştır; Rusya Adalet Bakanlığı'na kayıtlı 31 Mayıs 2002'de (kayıt No. 3491); Rossiyskaya Gazeta'da 5 Haziran 2002'de yayınlandı).

Federal Çalışma Müfettişliği, diğer federal ve kamu denetim ve kontrol organları tarafından denetim ve kontrol faaliyetlerinin uygulanması sırasında personel belgelerinin sunulması; savcılık makamları.

・Yönetmeliklere göre Rusya Federasyonu İş Kanunu, devlet iş müfettişliği, işverenlerin iş kanunlarına uygunluğunu denetleme ve kontrol etme yetkisine sahiptir. Devlet iş müfettişleri, denetim ve kontrol uygulamasında geniş haklara sahiptir, tüm örgütsel ve yasal biçim ve mülkiyet biçimlerindeki kuruluşları ve ayrıca işverenleri - bireyleri serbestçe ziyaret etme, işverenlerden ve temsilcilerinden belge, açıklama talep etme hakkına sahiptir, denetim ve kontrol işlevlerini yerine getirmek için gerekli bilgiler.

· 27 Temmuz 2006 tarihli Rusya Federasyonu Federal Yasası No. 149-FZ "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilgi Koruması Hakkında". Bu kanuna istinaden personel hizmetinin tüm işleri, çalışanların kişisel verileri ile oluşturulmuştur. Örneğin, çalışanın işe girdiğinde aldığı bilgilerin nasıl işleneceği ve nerede saklanacağı sorusuna karar veriliyor.

· 29 Temmuz 2004 tarihli Rusya Federasyonu Kanunu No. 98-FZ "Ticari Sırlar Hakkında". Kuruluşun ticari sırrını oluşturabilecek bir bilgi listesi, ona erişimi olan çalışanların bir listesi, gizli verileri tanıma prosedürü ve gizli bilgilerin yayılması için sorumluluk oluşturur.

· 17 Temmuz 1999 tarihli ve 181-FZ sayılı Rusya Federasyonu Kanunu "Rusya Federasyonu'nda işçi korumasının temelleri hakkında". Bu belgenin hükümleri, kuruluşta yetkin bir şekilde bir işgücü koruma sistemi oluşturmanıza izin verir. İş güvenliği ve güvenliği kurallarının ihlali ortaya çıkarsa, iş müfettişi suçlu yetkilileri idari sorumluluğa getirir.

· 8 Ağustos 2001 tarihli ve 134-FZ sayılı Rusya Federasyonu Kanunu "Devlet kontrolü (denetim) sırasında tüzel kişilerin ve bireysel girişimcilerin haklarının korunması hakkında". Kanun, kuruluşta çeşitli denetimler yaparken işverenin hak ve yükümlülükleri hakkında fikir verir. Örneğin kanun, işverenin kuruluşta göründüğünde müfettişten isteme hakkına sahip olduğu belgelere, bir şirket temsilcisinin denetim sırasında şahsen bulunma hakkına ve kuruluşun tatmin edici olmayan sonuçlara nasıl itiraz edebileceğine atıfta bulunur. teftişten.

Örgütlerde üretim sürecinin bir parçası olarak çalışanlar birbirleriyle iç yazışmalar yaparlar. Açıklamalar yazarlar, yapılan işin ilerleyişi veya nasıl yapılması gerektiği hakkında bildirimlerle birbirlerine bilgi verirler. Genellikle bu tür belgeler çok önemlidir ve bu nedenle yasal güce sahip olmalıdır.

Belgeye yasal güç vermek için aşağıdaki kurallara uyulmalıdır:

işveren, bir iç yazışma belgesi oluştururken mevcut yasal normlara uymalıdır;

bir çalışan yalnızca yetkileri dahilinde bir belge düzenleyebilir;

işveren, belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi ile çalışanların buna aşina olması (gerekirse) kurallarına uymakla yükümlüdür.

Belgeye yasal güç kazandıran şartlar

Oluşturulan belgelere yasal güç veren ayrıntıların zorunlu bileşimi:

1. Belgenin yazarı (kuruluşun, kurumun, işletmenin adı, departman bağlantısını veya yasal formu gösteren). Bir alternatif, belgeyi antetli kağıda yazdırmak olabilir. Bazı belgeler ayrıca bu belgenin yayınlandığı şehri de gösterir.

2. Belgenin başlığı (düzen, yönetmelik vb.).

3. Belgenin oluşturulma tarihi, onaylanması, yürürlüğe girmesi.

4. Şirket tarafından benimsenen kayıt sistemine uygun olarak bu belgenin kayıt endeksi (sayı).

6. Kuruluş başkanının veya yetkilendirdiği sorumlu kişinin imzası. Başın imzası, özellikle çeşitli şekillerde eklenebilir:

6.1. Doğrudan imza (birleşik formlardaki siparişlerde olduğu gibi - konumu, imzanın kodunu ve imzanın kendisini belirtir).

6.2. Bu kuruluşun başkanı (veya yetkili bir görevlisi) tarafından imzalanmış doğrudan bir onay damgası. Onay damgası, belgenin sağ üst başlığına yapıştırılır.

6.3. Örneğin siparişe göre onay yoluyla aracılık edilen dolaylı onay damgası. Böyle bir damga, kural olarak, sağ taraftaki belgenin üst başlığına da yapıştırılır (birleşik T-3 - Personel formunda olduğu gibi).

6.4. Bir yöneticinin kararı şeklinde, örneğin bir çalışanın beyanında. Karar dört bileşen içermelidir: kararın alıcısı, idari işlem veya talimatın kendisi, başkanın imzası ve kararın verildiği tarih. Çözünürlük, kural olarak, belgenin herhangi bir boş alanına, ancak genellikle üst kısmına elle yapıştırılır.

7. Onay vizeleri, bu tür vizeler olmadan tam yasal güce sahip olmayacak türden belgeler için. Örneğin, temsilci organın görüşü, bir avukatla anlaşma, baş muhasebeci ile anlaşma vb. dikkate alınarak birincil sendika organı ile onay vizeleri. Onay gerektiren belgeler, mevcut mevzuatın gereklilikleri, birleştirilmiş formlar ve kuruluşun kendi iç yerel düzenlemeleri, özellikle ofis çalışmaları için talimatlar veya departmanlar için düzenlemeler vb. (varsa) ile belirlenir. Onay vizesi aşağıdaki şekillerde olabilir:

7.1. Onayı onaylayan belgenin bir göstergesi (birleşik form T-7). Onay damgası, kural olarak, sol taraftaki tasarımın alt kısmına yapıştırılmıştır.

7.2. Sözleşmeyi teyit eden ibarenin belirtilmesi, sözleşmenin yapıldığı kişi veya kişilerin konumu, imza/imzalar, transkriptleri ve sözleşme tarihleri. Onay vizesi, kural olarak, belgenin resmileştirme bölümünün altına veya herhangi bir boş alana yapıştırılır.

8. Tanıtma vizeleri, özünde belirli bir çalışan çevresine iletilmesi gereken tüm personel emirleri ve diğer belgeler kapsamında olmalıdır. Bu gereklilik, çalışanların imzalı belge altında el yazısıyla aşina olma tarihini de içerir. Tanıtma vizesi, belgenin alt kısmına orta veya sol tarafa yapıştırılmıştır.

Devlet İstatistik Komitesi tarafından geliştirilen birleşik formlar, belgelere yasal güç vermek ve belirtilen tüm ayrıntıları içerir (istisnalar olmasına rağmen, örneğin bir çalışanın kişisel kartı - birleşik form T-2 bir kayıt numarası içermez) , bu belgeler kronolojik olarak değil alfabetik olarak saklandığından).

Birleştirilmiş bir formda belirtilen tüm ayrıntıların bir örneği, örnek olarak birleştirilmiş T-6 formu kullanılarak - bir tatil siparişi olarak verilmiştir.

İç yazışma belgelerine yasal güç verilmesi

Kuruluştaki iç yazışmalar aşağıdaki görevleri çözer:

1. Taraflardan birinin, işverenin veya çalışanın görüş, talep, önerisini veya diğer tarafı bilgilendirme mahiyetinde olduğunu yazılı olarak beyan ve belgeler.

2. Bir iş sözleşmesinin feshi, çalışanların transfer edilmesi, izinlerin kaydedilmesi ve diğer personel prosedürlerinin ayrılmaz bir bağlantısıdır.

3. Bir iş anlaşmazlığı göz önüne alındığında gerekli belgesel kanıt olarak hizmet eder.

İç yazışmaların yukarıdaki görevlerin tümünü yerine getirebilmesi için aşağıdaki koşulların yerine getirilmesi gerekir:

1. Belge, gerekli tüm ayrıntılarla birlikte doğru şekilde yürütülmelidir.

2. Belgenin gelen ve giden evrak kaydına göre kayıt numarası olmalıdır.

3. Bu belge, alıcı tarafça resmi olarak yanıtlanmalıdır. Örneğin, bir karar şeklinde.

4. Belge, belirlenen arşiv gereksinimleri dikkate alınarak saklanmalıdır.

Çoğu zaman, çalışan, beyanlar, resmi ve notlar ve işveren yardımıyla - bildirimler şeklinde iç yazışmalar yapar. İç yazışma belgeleri, yalnızca çalışanlar arasında resmi mesaj alışverişi yapılması gerektiğinde değil, aynı zamanda bölüm başkanları ve çalışanlar, bir bölüm başkanları ve diğerleri vb. arasında da resmi mesaj alışverişi yapılması gerektiğinde hazırlanır.

Şu anda, bu yazışmaların çoğu, elektronik formatta, mesajlaşarak email yoluyla . Bu tür mesajlarla, bu elektronik belgenin bu belirli çalışan tarafından oluşturulduğunu kanıtlamak son derece zordur (şifre ayarlarken bile, bu belirli çalışan dışında hiç kimsenin belirli bir e-postaya erişmek için şifreyi bilmediğini kanıtlamanız gerekecektir). Bu nedenle, bir ihtilaf veya olası bir ihtilaf durumunda, imzanızla onaylayan belgeleri kağıt biçiminde hazırlamanız ve belgeyi kaydettirmekten sorumlu şirket yetkilisi aracılığıyla kayıt yaptırmanız önerilir.

Bu tür yazışmalara, çalışanın elektronik iletileri çıktısını alması ve memur tarafından kayıt altına alınması halinde yasal güç kazandırılması mümkündür. Ek olarak, şirketin iç belgelerinin (iç yerel düzenlemeler), iletişim için çalışan bir mekanizma olarak, yalnızca böyle bir bilgi alışverişi yolunu ve mesajları kontrol etme sıklığını düzeltmesi gerekir.

İç yazışma belgelerine - beyanlar ve bildirimler - yasal güç vermenin genel ilkelerini göz önünde bulundurun. Bu belgeler genellikle iş uyuşmazlıklarında ana kanıttır, bu nedenle onlarla yetkin çalışma, işverenin çıkarlarını korumak için son derece önemlidir.

Tescilin özellikleri ve beyanlara yasal güç verme

Çalışanların özlük beyanlarının elle doldurulması işverenin menfaatinedir. Tipik olarak, kuruluşlar, en azından çalışanın imzasının ve başvurunun imzalandığı tarihin elle doldurulması gereken şablon formları kullanır. Genellikle bu tür ifadelerin yürütülmesi, adli bir çatışmada çalışan üzerindeki baskı gerçeği olarak yorumlanır.

Prensip olarak, başvuru otomatik olarak da oluşturulabilir, ancak bundan sonra bu başvuruyu hazırlayan kişi tarafından yazdırılır ve imzalanır.

Başvuruda, belgelere yasal güç vermek için yukarıdaki prosedür dikkate alınarak, aşağıdaki ayrıntıların dahil edilmesi arzu edilir:

1. Belgenin adı "Uygulama"dır.

2. Muhatap - başvurunun kime gönderildiği, belirli bir kuruluştaki konumu, tam adı. resmi.

3. Derleyici - kimden gönderildiği, konumu ve tam adı belirtir. çalışan.

4. Açıklama metni.

5. Başvuruyu yapanın imzası.

6. Başvuru tarihi.

7. Onay imzaları (çoğunlukla yapısal birimin başkanı ile - gerekirse). Bu pervane isteğe bağlıdır. Bu nedenle varlığı, belirli bir kuruluşta bu tür belgelerle çalışma ilkeleri ile belirlenir.

8. Başvuru kayıt numarası. Numara, gelen belgelerin dergisine (veya belirli bir kuruluştaki kayıt sisteminin yapısına bağlı olarak başka bir dergiye) göre, belgenin numarasını, kabul tarihini ve sorumlu kişinin imzasını gösteren belgeye atanır. (örneğin, sekreter). Bu belgeleri almakla sorumlu kişi numarayı yazar.

9. Başvurunun yönlendirildiği veya belirli bir sorunu çözmeye yetkili kişinin kararı. Karar, el yazısı imza, tarih ve bu emrin gönderildiği belirli yetkiliyi (soyadı veya sadece departmanı) ve (gerekirse) emrin verildiği tarihi belirten başvurunun verildiğine ilişkin idari bir kararı içermelidir. Kararda belirtilen yerine getirilmelidir.

10. Bu uygulama esas alınarak personel işlemleri yapıldıktan sonra, şefin emrinin yerine getirilmesi üzerine işaretler yapılabilir (bkz. Örnek 8). Kural olarak, belgenin tasarım bölümünün altına veya herhangi bir boş alana yapıştırılırlar.

11. Bu başvurunun gönderildiği davanın numarasının işaretleri olabilir.

İşte içinde gerekli tüm detayları içeren bir uygulama örneği.

Tescil ve bildirimlere yasal güç verme özellikleri

İşveren, çalışanı bir şey hakkında bilgilendirmek için bildirimler yazar. Örneğin, şirketin tatil programına göre (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 123. Maddesi) personelde önerilen azalma hakkında (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 180. , iş sözleşmesinin şartlarında yapılacak değişiklik hakkında (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 74. Maddesi), bir çalışanla belirli süreli bir iş sözleşmesinin azaltılması hakkında (İş Kanunu'nun 79. Maddesi). Rusya Federasyonu), vb.

İş mevzuatının öngördüğü prosedüre uymak için resmi bildirimler yalnızca kağıt biçiminde hazırlanmalıdır, çünkü bu belgeler belirlenen prosedüre uygunluğun teyidi olacaktır ve çalışan kural olarak bu bildirimin alındığını teyit eder. belgenin kendisi.

Aşağıda, bazı durumlarda iş mevzuatı gerekliliklerine uygunluk için yazılı bir bildirim şeklinin gerekliliğini teyit eden İş Kanunu'ndan alıntılar bulunmaktadır.

Belge Parçası

Rusya Federasyonu İş Kanunu

Madde 74

(...) İşveren, taraflarca belirlenen iş sözleşmesi koşullarında yapılacak değişiklikleri ve bu değişiklikleri gerektiren sebepleri işçiye bildirmekle yükümlüdür. yazı Bu Kurallar tarafından aksi belirtilmedikçe, en geç iki ay.

İşçi yeni koşullarda çalışmayı kabul etmezse, işveren, yazı ona işverene uygun başka bir iş teklif etmek (hem boş bir pozisyon veya çalışanın niteliklerine uygun bir iş hem de boş bir alt pozisyon veya daha düşük ücretli bir iş), çalışanın sağlık durumunu dikkate alarak gerçekleştirebileceği.

Madde 79 Belirli süreli iş sözleşmesinin feshi

Belirli süreli iş sözleşmesi, geçerlilik süresinin sona ermesiyle sona erer. Belirli süreli iş sözleşmesinin süresinin ifa süresi için akdedildiği durumlar hariç olmak üzere, geçerlilik süresinin sona ermesi nedeniyle iş sözleşmesinin feshi, işten çıkarılmadan en az üç takvim günü önce çalışana yazılı olarak bildirilmelidir. devamsız çalışanın görevlerinin süresi sona erer.

Madde 123

Ücretli izinlerin verilme sırası, her yıl tatil takvimine göre belirlenir (…).

Çalışana tatilin başlama zamanı bildirilmelidir. boyama altında başlamasından en geç iki hafta önce.

Madde 180

(...) Çalışanlar işveren tarafından bizzat uyarılır ve boyama altında fesihten en az iki ay önce.

Tüm bu durumlarda, işverenin, iş mevzuatının gereklerini karşılayan belirli bir süre için çalışanı bilgilendirme gerçeğini onaylaması gerekecektir. Bu nedenle, bu tür bildirimler çalışana kişisel imza altında verilir. Ve bir tebligat yapılırken en önemli şey, çalışanın imzalaması değil, böyle bir tebligatın alındığı tarihin belirtilmesidir.

Bildirim, herhangi bir personel belgesinde olması gereken tüm ayrıntılara sahiptir.

İç yazışmalar için belge kayıt sistemi

Kuruluşun yetkin bir şekilde oluşturulmuş bir belge kayıt sistemi varsa, bir iş çatışması durumunda (yargı dahil) işverenin kendini savunması daha kolay olacaktır. Şirkete kayıt sistemi aşağıdakiler için gereklidir:

belgelerin mevcudiyetini kaydetmek ve hareketlerini izlemek;

şirket belgelerine yasal etki kazandırmak;

işletmede dahili belge akışının optimal organizasyonu;

adli bir ihtilaf durumunda işverenin çıkarlarını korumak. Bu durumda, yevmiye kayıt sistemi, belgenin belirli bir tarihte oluşturulduğunu teyit edecektir.

Doğrudan tutulması gereken dergilerin (muhasebe defterlerinin) sayısı, kuruluşun faaliyetlerinin özelliklerine bağlıdır. Muhasebe dergilerinin (kitapların) yalnızca belge kaydetme işlevini yerine getirmesi değil, aynı zamanda belgenin belirli bir süre içinde gerçekten oluşturulduğu ve daha sonra girilemeyeceği konusunda bir çelişki olması durumunda kanıt olarak hizmet etmesi için, Bu dergilere kayıt yaptırmak için aşağıdaki kurallara uyulması önerilir.

Dergiler şunları yapmalıdır:

sert bir kapağa sahip olmak (raf ömrüne uymak için);

yapışkanlı ciltleme (bir sayfayı çıkarmanın veya mevcut bir dergiye sayfa eklemenin imkansızlığını veya zorluğunu kanıtlamak için);

sayfaların başından sonuna kadar numaralandırılmış olması;

dikilmek;

tüzel kişiliğin mührü ve kuruluş başkanının imzası ile onaylanmalıdır (bir mum mühür veya mühür ile onaylanması gereken ilk iki çalışma defteri muhasebe defteri hariç (KHK'nın 41. maddesi). Rusya Federasyonu Hükümeti 16 Nisan 2003 No. 225 "Çalışma kitaplarında").

İç yazışma belgelerini kaydetmenin mümkün olduğu dergilerin iç görünümü, birleşik dergi biçimleri olmadığı için kuruluşların kendileri tarafından geliştirilir. Aşağıda onların formunun bir örneğidir.

Kopyalar ve kopyalar

Çoğu zaman, iç yazışma belgeleri, özellikle orijinal belge daha yüksek bir memura gönderilirse veya dava dosyasına gönderilirse, kopyalar veya kopyalar şeklinde yetkililere aktarılır, ancak belge üzerinde bazı ilave işlemlerin yapılması gerekir.

kopyala Belge faks veya ücretsiz olabilir. Faks kopyası belgenin içeriğini ve tüm dış özelliklerini - orijinalinde (imza ve mühür dahil) veya bir kısmında yer alan ayrıntıları, konumlarının özelliklerini tamamen çoğaltır. ücretsiz kopya daktilolarda oluşturulur, belgenin tüm ayrıntılarını içerir, ancak mutlaka formunu tekrarlamaz.

Belgelerden sorumlu çalışan kopyaları onaylar. Kopyaların tasdiki, "Doğru" veya "Kopya doğrudur" ibaresinin eklenmesi ve imzanın, transkriptinin ve sorumlu kişinin tarihi belirtilerek yapılır. Kural olarak, sertifika notu, herhangi bir boş alana belgenin resmi bölümünün altına yapıştırılır.

Belge başka kuruluşlara sunulursa, belgelerin kopyaları (onlardan alıntılar) damgaladığınızdan emin olun .

Kopyalamak - orijinalinin yasal gücüne sahip resmi bir belgenin iki kopyası.

* * *

Bu nedenle, iç yazışma belgeleri hafife alınamaz - genellikle prosedürün yasallığının tanınması, doğru şekilde yürütülmesine ve işlenmesine bağlıdır. Ancak, işverenlerin çoğu zaman nasıl ele alınacağını bilmediği bu belgelerle. Bu tür evrakların tescil edilmemesi, dikkate alınmaması, mutabık kalınmaması, sadece belgenin yasal gücünü değil, aynı zamanda şirkette yürütülen yönetim prosedürlerini de olumsuz etkiler. Çoğu zaman, bu nedenle, işveren belirli bir çalışanın suçunu kanıtlayamaz ve disiplin cezası uygulamak veya bir çalışanla iş sözleşmesini feshetmek için yasal yöntemler uygulayamaz. Birçok şirket, zaten hatalarıyla ilgili belgelerle çalışmak için bir sistem oluşturmaya başlar, ancak yine de olumsuz sonuçları önlemek, sonuçlarıyla uğraşmaktan daha iyidir.

1 El yazısı tarih

2 Kişisel tarih

Örgütlerde üretim sürecinin bir parçası olarak çalışanlar birbirleriyle iç yazışmalar yaparlar. Açıklamalar yazarlar, yapılan işin ilerleyişi veya nasıl yapılması gerektiği hakkında bildirimlerle birbirlerine bilgi verirler. Genellikle bu tür belgeler çok önemlidir ve bu nedenle yasal güce sahip olmalıdır.

Mitrofanova V.V.

Belgeye yasal güç vermek için aşağıdaki kurallara uyulmalıdır:

işveren, bir iç yazışma belgesi oluştururken mevcut yasal normlara uymalıdır;
bir çalışan yalnızca yetkileri dahilinde bir belge düzenleyebilir;
işveren, belgelerin hazırlanması ve yürütülmesi ile çalışanların buna aşina olması (gerekirse) kurallarına uymakla yükümlüdür.

Belgeye yasal güç kazandıran şartlar

Oluşturulan belgelere yasal güç veren ayrıntıların zorunlu bileşimi:

2. Belgenin başlığı (düzen, yönetmelik vb.).

3. Belgenin oluşturulma tarihi, onaylanması, yürürlüğe girmesi.

4. Şirket tarafından benimsenen kayıt sistemine uygun olarak bu belgenin kayıt endeksi (sayı).

6. Kuruluş başkanının veya yetkilendirdiği sorumlu kişinin imzası. Başın imzası, özellikle çeşitli şekillerde eklenebilir:

6.1. Doğrudan imza (birleşik formlardaki siparişlerde olduğu gibi - konumu, imzanın kodunu ve imzanın kendisini belirtir).
6.2. Bu kuruluşun başkanı (veya yetkili bir görevlisi) tarafından imzalanmış doğrudan bir onay damgası. Onay damgası, belgenin sağ üst başlığına yapıştırılır.

6.3. Örneğin siparişe göre onay yoluyla aracılık edilen dolaylı onay damgası. Böyle bir damga, kural olarak, sağ taraftaki belgenin üst başlığına da yapıştırılır (birleşik T-3 - Personel formunda olduğu gibi).

6.4. Bir yöneticinin kararı şeklinde, örneğin bir çalışanın beyanında. Karar dört bileşen içermelidir: kararın alıcısı, idari işlem veya talimatın kendisi, başkanın imzası ve kararın verildiği tarih. Çözünürlük, kural olarak, belgenin herhangi bir boş alanına, ancak genellikle üst kısmına elle yapıştırılır.

7.1. Onayı onaylayan belgenin bir göstergesi (birleşik form T-7). Onay damgası, kural olarak, sol taraftaki tasarımın alt kısmına yapıştırılmıştır.

Birleştirilmiş bir formda belirtilen tüm ayrıntıların bir örneği, örnek olarak birleştirilmiş T-6 formu kullanılarak - bir tatil siparişi olarak verilmiştir.

İç yazışma belgelerine yasal güç verilmesi