Direktor preduzeća i glavni računovođa svakodnevno potpisuju ogromnu količinu različite dokumentacije (primarne, finansijske papire, isporuke, akte, fakture, fakture, ugovore i dr.).

Nalog se obično izdaje u velikim i srednjim preduzećima za period dužeg odsustva direktora, a takođe i zbog postojanja ogromnog toka tekućih papira za koje je potrebna viza šefa.

Procedura granta

Za početak, direktor treba da odluči o izboru zaposlenih čije su aktivnosti usko vezane za dokumentaciju kompanije.

Spisak ovlašćenih lica na koje se prenosi pravo potpisivanja primarnih dokumenata, faktura, akata, tovarnih listova odobrava neposredno sam rukovodilac.

Često se odabir kandidata odvija uz učešće glavnog računovođe. Rukovodilac firme, u nedostatku pozicije glavnog računovođe u kadru, može biti ovlašteno lice.

U ovom slučaju, direktor se dva puta potpisuje u dokumentaciji kompanije (za sebe i za računovođu), što zahtijeva obavezno fiksiranje prava na dvostruki potpis u internom nalogu kompanije.

Procedura registracije

Zakonodavni okvir

Preambula naredbe, prema opšteprihvaćenom pravilu, mora sadržavati razlog. U ovom slučaju radi se o Saveznom zakonu od 6. decembra 2011. br. 402, odnosno članovima 7. i 9. Pozivanje na zakon ili fraza „Da bi se osigurala usklađenost sa pravilima važećeg zakonodavstva“ je naznačena u red.

Izrada

Nalog se izdaje na memorandumu kompanije u 1 primjerku i sadrži podatke:

• naziv obrasca;
• serijski broj, datum, lokalitet;
• cilj (optimizacija procesa rada, službeno putovanje rukovodioca);
• Puno ime i radno mjesto specijaliste koji povjerava potpis u ime direktora;
• spisak dokumenata (putni listovi, potvrde o obavljenim radovima, fakture itd.);
• rok za dodjelu prava.

Gotovi nacrt naloga o prenosu prava potpisivanja primarnih hartija od vrednosti odobrava direktor. Termin za osnaživanje zaposlenih je individualan za svako preduzeće. Trajanje se primjenjuje od 1 kvartala do neograničenog, neograničenog perioda.

Potpisi ovlaštenih lica (uzorci) mogu se izdati kao prilog nalogu na posebnom listu.

Uvodni potpis stručnjaka navedenih u dokumentu mora biti prisutan na obrascu.

Prisustvo pečata na nalogu vezano za internu dokumentaciju kompanije zavisi od izbora izvođača. Strogi zahtjev za korištenje pečata u aktivnostima organizacija ukinut je 2016. godine.

Faksimil ili narudžba?

Mnogo je lakše napraviti pečat, a ne izdati nalog. Ali faksimil se koristi u slučajevima regulisanim zakonom ili uz saglasnost strana u ugovoru.

Računovodstveni i porezni dokumenti zahtijevaju "žive" autograme direktora i glavnog računovođe.

Primarna dokumentacija sa faksimilnim potpisom može dovesti do nepoželjnih primjedbi prilikom inspekcijskog nadzora poreskog inspektora. Registracija računa kategorički ne dozvoljava prisustvo pečata umjesto potpisa.

Izrada administrativnih dokumenata je evidentirana u statutu ili uredbi organizacije. Prenos prava potpisivanja na drugog zaposlenog utvrđuje se naredbom. Za rješavanje manjih naloga dovoljno je izdati punomoćje sa propisanim ovlaštenjima.

Šta je bolje izdati - nalog ili punomoć?

• Punomoćje - daje se zaposlenima u organizaciji ili stručnjaku treće strane, ako je potrebno, da potpišu dokumente u ime preduzeća na udaljenoj teritoriji. Primjer je punomoć izdata špediteru za prijem robe, ili službeniku računovodstva za bankovne papire.
• Naredba - izdaje se samo zaposlenima kompanije, potpisuju se samo interni korporativni papiri.

Download Sample

Nalog o pravu potpisivanja primarnih dokumenata uzorak -

Naredba o pravu na potpisivanje primarnih dokumenata (uzorak)

Glavni računovođa i rukovodilac organizacije svakodnevno se u svom radu suočavaju sa činjenicom da treba da potpišu veliki broj različitih dokumenata: ugovore o nabavci, primarnu dokumentaciju, ugovore o radu ili druge finansijske dokumente. Ali šta ako je zaposlenik bolestan, na odmoru ili na dugom poslovnom putu? Uzorak naloga o pravu potpisivanja primarnih dokumenata s primjerom popunjavanja ovog članka riješit će ovaj problem.

Opcije prijenosa potpisa

U skladu sa zakonodavnim aktima Ruske Federacije, postoji koncept prvog i drugog potpisa. Prvi potpis uvijek pripada šefu organizacije, pravo drugog potpisa - finansijskom direktoru ili glavnom računovođi kompanije. Situacija postaje komplikovanija ako prvi i drugi potpis pripadaju istoj osobi, kada je menadžer preuzeo dužnost računovođe, što se često dešava u malim preduzećima.

Razlozi zbog kojih upravnik može delegirati ovlaštenja i izdati nalog o pravu potpisivanja primarnih dokumenata:

• Pronalaženje odgovorne osobe organizacije na godišnjem odmoru, na bolovanju, na dužem službenom putu;
• Raspored rada organizacije se ne poklapa sa rasporedom rada najviših zvaničnika kompanije, na primjer, veleprodajno skladište radi non-stop i sedam dana u nedelji, a menadžer ima drugačiji raspored rada;
• Protok dokumenata organizacije ima preveliki obim ulaznih i odlaznih dokumenata, nerealno je nositi se sa tako velikim brojem jedne osobe.

Registracija dokumenata bez potpisa prvih osoba organizacije je nemoguća. U takvim slučajevima ili pod drugim okolnostima izdaje se naredba o pravu na potpisivanje primarnih dokumenata, sa naznakom potpune liste osoba koje imaju pravo potpisa za čelnika kompanije ili glavnog računovođu.

Pravo prvog potpisa ne može se prenijeti na glavnog računovođu ili drugo lice koje posjeduje pravo drugog potpisa na finansijskim i drugim dokumentima.

Moguće je prenijeti pravo na potpisivanje finansijskih ili drugih dokumenata samo na zaposlenika organizacije, a budući da se osoblje može promijeniti u organizaciji, preporučljivo je izraditi nalog godišnje.

Treba napomenuti da se ova naredba ne odnosi na bankovne dokumente, na primjer, čekovnu knjižicu, jer je pravo potpisa ograničeno na krug osoba navedenih na kartici za potpis banke banke i ne može se prenijeti na druge osobe.

Sastavljamo nalog

Naredba o pravu na potpisivanje primarnih dokumenata (uzorak)

Naredba o pravu potpisivanja sastavlja se na službenom memorandumu organizacije prihvaćene za narudžbu.

Obavezne stavke narudžbe su:

• Puno ime i prezime zaposlenih;
• Položaj osobe kojoj je povjereno potpisivanje dokumenata;
• Rok za davanje prava potpisivanja;
• List sa uzorcima potpisa nalogodavaca i poverenika.

Ako šef organizacije ima zabrinutost da zaposleni mogu naštetiti kompaniji i potpisati "nešto nije u redu", sastavlja se lista dokumenata. U normalnim finansijskim i ekonomskim aktivnostima organizacije, preporučljivo je prenijeti pravo potpisivanja za direktora i glavnog računovođu za sljedeće serije dokumenata:

• Potvrda o završetku;
• Tovarni list za otpremu ili prijem robe i materijala;
• Račun;
• Dnevnik blagajnika-operatera, novčani dokumenti;
• Standardni ugovori o snabdijevanju zaključeni sa kupcima;
• Punomoćje za prijem robe i materijala.

Uobičajena je zabluda da ne treba kreirati naloge, lakše je naručiti pečat i staviti faksimil svuda, ali se faksimil potpis može koristiti ako je to izričito predviđeno zakonom ili sporazumom strana u transakciji .

Prilikom sastavljanja računovodstvenih i poreskih računovodstvenih dokumenata, organizaciji su potrebni "živi" potpisi šefa i glavnog računovođe. Poreske službe Ruske Federacije imaju negativan stav prema primarnim dokumentima u kojima se umjesto potpisa stavlja faksimilni pečat. Prilikom izdavanja fakture, poreski organi uglavnom odbijaju mogućnost faksimilnog potpisa. Ako želite da izbegnete nesuglasice sa poreskim inspektorima, ne bi trebalo da potpisujete dokumente faksimilnim potpisom.

Ovaj dokument je neophodan svakoj organizaciji zbog zahtjeva računovodstvenog zakonodavstva. U ovom članku ćete pronaći uzorak naloga za pravo potpisivanja dokumenata, saznati o nijansama njegovog izvršenja, kao iu kojim slučajevima trebate sastaviti punomoć.

Pravo na potpisivanje primarnih dokumenata: nalog ili punomoć?

Izbor između dva regulatorna izvora ovisi o ciljevima kojima rukovodilac teži: ako se pretpostavlja da će biti potrebno potpisati internu korporativnu dokumentaciju, onda je najbolje rješenje izdati nalog. Ako planirate potpisivati ​​i prenositi papire izvan kompanije (na primjer, propratna pisma za otpremu robe ili fakture), onda je bolje izabrati punomoćje. Zbog sigurnosti i zaštite poslovne tajne, mnogi se plaše da tako ozbiljna ovlašćenja prenesu na treća lica koja nisu zaposleni u kompaniji, pa je praksa sa nalozima najčešća. Međutim, u slučajevima kada menadžer namjerava povjeriti zaposleniku niz sitnih poslova i nije spreman dati mu pravo na potpisivanje u globalnom smislu, onda može izdati i punomoć za njega.

Međutim, u oba akta potrebno je naznačiti:

• lične podatke ovlaštenog lica;
• nazive papira koje može potpisati.

Takođe, u oba slučaja, rukovodilac preduzeća treba da ovjeri uzorak potpisa ovlašćenog lica, koji se mora staviti u posebnu kolonu obrasca.

Uzorak naloga za davanje prava na potpisivanje

Rukovodilac može dati mogućnost potpisivanja glavnom računovođi, njegovom zamjeniku ili drugom službeniku koji vrši dužnost rukovodioca poreske, finansijske i pravne dokumentacije. Nalog za pravo potpisivanja primarnih dokumenata može se izdati u slobodnoj formi, budući da važeći zakon ne utvrđuje jedinstvenu formu. Međutim, prema ustaljenoj praksi upravljanja dokumentima, u obrascu treba navesti:

• naziv kompanije, njeni podaci;
• detalji obrasca (broj i datum);
• pravni osnov za prijenos prava potpisivanja (članovi 7. i 9. Federalnog zakona "O računovodstvu" od 6. decembra 2011. br. 402-FZ);
• Ime i prezime i položaj zaposlenih na koje se prenosi pravo potpisivanja;
• spisak dokumenata koje će lice imati pravo potpisati za šefa;
• uzorak slike ovlaštenog lica i direktora.

Uzorak naloga na desnoj strani potpisivanja računa

Po istom principu moguće je prenijeti mogućnost potpisivanja ne samo primarnih, već i finansijskih dokumenata. Međutim, takve operacije podrazumijevaju povećanu odgovornost zaposlenika, jer mogu nanijeti ozbiljnu štetu organizaciji. Neophodno je da zaposleni ima dovoljne kvalifikacije i da nova ovlaštenja odgovaraju opisu njegovog radnog mjesta.

Zbog postojećih zahtjeva, koje nameću važeće odredbe zakona Ruske Federacije o računovodstvu, komercijalna struktura će možda morati uzorak naloga za potpisivanje primarne dokumentacije.

Ova vrsta komande je drugačija određene karakteristike u pogledu njegove namjene, sadržaja, kao i konstrukcije.

Prema preporukama Ministarstva finansija Ruske Federacije, koje su date u vezi sa određenim odredbama zakona "O računovodstvu", rukovodilac svake komercijalne strukture koja se bavi privrednim aktivnostima, mora odobriti određenu listu lica koji imaju pravo potpisivanja primarne računovodstvene dokumentacije.

Ovakva interna pozicija odjela zasnovana je na radnim odredbama i članovima br. 402-FZ. Može se ocijeniti kao odlučujući faktor kontinuitet pravnih normi, koje su utvrđene u stavu 3. stav 9. Federalnog zakona "O računovodstvu", koji je ranije bio na snazi.

Prije toga, u regulatornim pravnim aktima koji regulišu računovodstveni proces, bili su specifični zahtjevi o potrebi davanja saglasnosti na listu lica koja imaju pravo da ostave lični potpis na primarnoj dokumentaciji od strane rukovodioca preduzeća.

Do danas, važeće zakonske norme ni na koji način ne regulišu postupak za sticanje ovlašćenja za potpisivanje primarnih dokumenata od strane relevantnih lica. Savremene realnosti ruskih preduzeća najčešće pokazuju da dolazi do konsolidacije takvih ovlašćenja izdavanjem posebne naredbe od strane rukovodioca organizacije:

1. Nalog šefa kompanije da se pravo potpisivanja primarnih dokumenata prenese na određeno lice ili grupu lica.
2. Punomoćje za prenos prava na potpisivanje papira uključenih u listu primarne dokumentacije.

Da biste dobili detaljnije informacije o svakoj od ovih metoda, trebali biste ih zasebno razmotriti.

Šta potvrđuje

U ovom slučaju, glavni kriterijum za razlikovanje naloga rukovodioca za prenos prava na potpis i punomoćja za to je da naredba se može odnositi samo na zaposlene u organizaciji dok punomoćje se može prenijeti na bilo koje drugo lice.

Glavni zahtjev u takvoj situaciji bit će da u punomoći šef mora sastaviti spisak osoba koje ga mogu koristiti. Različite pravne grane regulišu proces sastavljanja naloga i punomoćja, tačnije, za to je nadležan Zakon o radu i Građanski zakonik.

Ako postoji potreba za potpisivanjem samo internih dokumenata kompanije, onda bi najbolje rješenje bilo sastavljanje naloga koji djeluje kao regulatorni izvor, koji potvrđuje prijenos prava potpisivanja na primarnu dokumentaciju. Vrijedi napomenuti činjenicu da u ovom slučaju nema potrebe za prijenosom dodatnih ovlaštenja na druge osobe.

Istovremeno, ako postoji potreba da se potpiše ova ili ona dokumentacija s njenim naknadnim prijenosom izvan organizacije, na primjer, prateća dokumentacija za prijevoz robe ili faktura, tada je u takvoj situaciji potrebno sastaviti odgovarajuće punomoćje.

Postoji važna potreba da se to odrazi iu nalogu iu punomoći sljedeće informacije:

• lične podatke lica koje ima nadležno ovlaštenje;
• spisak određenih dokumenata koje može potpisati ovlašćeno lice.

Osim toga, u svakoj od ovih situacija, šef kompanije ovjerava potpis osobe ovlasti, koje ista osoba naznači u posebnom polju punomoći ili naloga.

Takvi procesi uključuju potreba za procedurom identifikacije potpisa, koji mora pripadati licu koje je stavilo svoj potpis u transkript. Ova faza je izuzetno neophodna zbog činjenice da se sada gotovo sve poreske revizije provode uz identifikaciju ugovornih strana koje namjerno odbijaju da ispune svoje porezne obaveze.

Čak i ako direktni menadžeri ugovornih strana ne preduzmu ništa kako bi napustili aktivnosti kompanije i prepoznali činjenicu da djeluju kao pravi rukovodioci komercijalne strukture, poreska služba počinje sa pokretanjem studije rukopisa, što može potvrditi činjenicu da potpisi na dokumentaciji nisu potpisi uprave.

Na kraju, to će biti osnova za porez zvanično odbijaju da priznaju takve troškove preduzeća I.

Do danas je uobičajeno da se pod dokumentovanim troškovima podrazumevaju svi troškovi koji imaju dokumentovane dokaze. U tom slučaju, svi prateći dokumenti moraju biti sastavljeni u skladu s važećim odredbama zakonodavstva Ruske Federacije.

Sva dokumenta sa netačnim ili kontradiktornim podacima, ili nepotpunim informacijama, ne može poslužiti kao osnov za sticanje poreskih olakšica. Zbog činjenice da primarna dokumentacija ima potpis osobe koja nema odgovarajuća ovlaštenja, ovaj dokument će biti prepoznat kao dokument koji sadrži lažne podatke. Zbog toga ne može ni na koji način potvrditi odbitak PDV-a.

Zbirka uzoraka

Do danas ne postoji niti jedan zakonski akt koji bi zahtijevao provjeru potpisa druge ugovorne strane. Ali uprkos ovoj činjenici, sve razboritiji čelnici komercijalnih organizacija traže od svih svojih partnera specijalni uzorci potpisa, koji pripadaju licima koja su direktno odgovorna za potpisivanje primarne dokumentacije, kao i računa.

Takvi uzorci mogu biti kopija pasoša, kopija plastične bankovne kartice koju potpisuje vlasnik ili punomoćje, gdje će biti naznačen potpis ovlaštene osobe. U drugoj situaciji, ako se kompanija ne usudi da zatraži takve dokumente, može doći do određenih neugodnih posljedica.

Rezultati

Kako pokazuje praksa većine privrednih društava, vršenje kontrole nad ovlašćenjima lica koja ostavljaju svoj potpis na primarnoj dokumentaciji, je prilično komplikovana i ne uvijek pouzdana procedura.

To se posebno odnosi na poslove koje sprovode velike kompanije sa velikim robnim i novčanim prometom, koje sarađuju sa velikim brojem stranaka. Uglavnom, da bi se povećala efikasnost ovakvih provjera, potrebno je stvoriti posebnu jedinicu koja bi radila zajedno sa računovodstvenom službom.

Istovremeno, treba napomenuti da stvarne posledice negativne prirode prilikom potpisivanja primarne dokumentacije od strane lica bez odgovarajućih ovlašćenja za poreskog obveznika mogu nastati samo kada opšta baza dokaza ukazuje da su sve transakcije sa takvom drugom stranom bile fiktivne.

Takve okolnosti mogu nastati ako se ispostavi da je ugovorna strana jednodnevna kompanija, čelnik kompanije će kategorički odbiti da potpiše, ispitivanje će potvrditi činjenicu da je potpis krivotvoren, da kompanija nije platila poreze i tako dalje.

Na osnovu toga, ako predstavnici kompanije ipak uspeju da prikupe dovoljno dokaza koji će potvrditi činjenicu da su transakcije stvarne, kao i ako postoji odgovarajući nivo budnosti pri izboru partnera, onda je sasvim moguće da organizacija će moći da eliminiše sva potraživanja poreske službe. Slični procesi se odvijaju u višim poreskim organima ili na sudu.

Kako prenijeti ovo pravo, možete naučiti iz ovog videa.

Postoje situacije kada je direktor odsutan, a morate odmah potpisati važan dokument.
Kako bi izbjegli ovakve situacije, mnogi menadžeri unaprijed vode računa da u slučaju njihovog odsustva u preduzeću postoji osoba koja može potpisati važne dokumente.

Registracija prava na potpisivanje

U odsustvu direktora u preduzeću (na odmoru, službenom putu), mogućnost potpisivanja dokumenata može se povjeriti drugoj osobi.

Postoje dva načina za registraciju prava na potpis za direktora:

1. Izdati punomoćje za potpisivanje određenih dokumenata;
2. Izdajte naredbu.

Prilikom izdavanja punomoći za potpisivanje dokumenata treba znati da mora biti sastavljen u skladu sa zahtjevima građanskog prava. Obavezno je navesti:

Tražite odgovor? Pitajte advokata!

9474 Advokati vas čekaju Brzi odgovor!

Postavi pitanje

1. datum izdavanja;
2. Mjesto gdje je izdata;
3. Njen broj;
4. Tekst koji sadrži sve podatke o preduzeću, kao i podatke o menadžeru i osobi kojoj se izdaje;
5. Potpis rukovodioca i pečat organizacije.

Ako je punomoćje izdato po redu zamjene onda mora biti ovjerena kod notara.

Punomoćje se može izdati bilo kojoj osobi, čak i za nekoga ko nije zaposlenik organizacije.

Registracija naloga za pravo potpisivanja

Nalog se može izdati samo zaposlenom u kompaniji. Istovremeno, dužina radnog staža u ovoj organizaciji nije bitan. Ovo je odlika izvršenja naloga od punomoćja. U nalogu mora biti navedeno:

1. datum i broj;
2. Tekst naredbe, koji označava zaposlenog koji ima pravo potpisa;
3. Potpis čelnika;
4. Pečat organizacije.

Pravo na potpisivanje bankovnih dokumenata

Ako je za bankarsko poslovanje izdato pravo na potpis za direktora, onda potrebno je upisati uzorak potpisa u bankovnu karticu preduzeća gdje se otvaraju računi.

Glavni računovođa koji je po svojim dužnostima lice koje ima pravo na drugi potpis, možda neće moći potpisati dokumenta za direktora.

Ako organizacija nema poziciju glavnog računovođe, onda u ovom slučaju postoji samo jedna osoba koja može potpisati dokumente, on je direktor. U takvoj situaciji ga može zamijeniti svaki zaposlenik.

Odgovornost za prava potpisivanja

Osoba koja ima pravo potpisivanja mora imati na umu da je lično odgovorna za potpisivanje dokumenata. Ako potpiše dokumente koji će biti svjedoči o nezakonitim radnjama, tada se protiv njega mogu primijeniti različite vrste sankcija, uključujući i kaznene prirode. Ovo treba shvatiti prilikom potpisivanja ugovora za velike iznose novca.

Ali takođe rukovodilac organizacije snosi rizik kada osnažuje osobu. Ako je bio odsutan mjesec dana, a za to vrijeme su potpisani mnogi dokumenti. Ako u budućnosti bude poteškoća sa ispunjavanjem preuzetih obaveza, onda će sam rukovodilac biti odgovoran.

Ako imate bilo kakvih poteškoća s izvršenjem naloga ili punomoći, naši stručnjaci će vam pomoći da riješite situaciju. Mi ćemo odabrati rješenje koje odgovara vama i vašoj kompaniji.