Акт по недостаче денежных средств, в кассе ТОО «Рога и копыта».

Составлен комиссией:

• Председатель ревизионной комиссии: Дягилева С.Ю.
• Члены ревизионной комиссии: Уралова С.Г., Чариков Г.А.
• Главный бухгалтер ТОО «Рога и копыта»: Пахомова М.А.

В результате проведенной ревизии финансово-хозяйственной деятельности ТОО «Рога и копыта» за период с 12 июня 2011 года по 06 июня 2012 года установлено:

1. Остаток наличных денег в кассе, по частично восстановленным кассовым документам, согласно кассовой книге, по состоянию на 06 марта 2012 года, должен составлять 80776 тенге 00 тиын (восемьдесят тысяч семьсот семьдесят шесть тенге 00 тиын).

2. Фактически остаток наличных денег в кассе отсутствовал. Недостача наличных денег в кассе составляет 80776 тенге 00 тиын (восемьдесят тысяч семьсот семьдесят шесть тенге 00 тиын).

3. Недостача наличных денег в кассе ТОО «Рога и копыта» в сумме 80776 тенге 00 тиын (восемьдесят тысяч семьсот семьдесят шесть тенге 00 тиын) образовалась по вине бухгалтера-кассира Быстровой С.А.

4. Объяснительная записка, о причинах недостачи денег в кассе ТОО «Рога и копыта», бывшим бухгалтером-кассиром Быстровой С.А. не предоставлена.

Председатель ревизионной комиссии Дягилева С.Ю.

Член ревизионной комиссии Уралова С.Г.

Член ревизионной комиссии Чариков Г.А.

Главный бухгалтер ТОО «Рога и копыта» Пахомова М.А.

Чтобы провести ревизию наличных, которые хранятся в компании, проводится инвентаризация кассы. Бланк ИНВ-15, образец заполнения и инструкция по оформлению - ниже на странице.

Бланк ИНВ-15: скачать бесплатно (word)

Проверку может проводить как налоговая, так и руководитель организации. Если компания делает ревизию по необходимости, например, при смене материально ответственного лица, акт инвентаризации кассы (ИНВ-15) составляют в трех экземплярах: по одному на бывшего и нового сотрудников и в бухгалтерию. Если проверка плановая - достаточно двух копий. При этом можно использовать бланк в любом удобном для вас формате - word или excel. Образец заполнения акта инвентаризации кассы - далее.

Форма ИНВ-15: скачать бланк в Excel

Руководитель сам решает, когда проводить инвентаризацию кассы. Но есть и обязательные поводы:

• перед тем как составлять годовые отчеты,
• когда меняются кассиры,
• если нашлись хищения, недостачи или излишки.

Бланк ИНВ-15: образец заполнения

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15) заполняется с двух сторон - оборотная нужна при выявлении расхождений.

Скачайте образец заполнения ИНВ-15 в формате word или excel. В нем все обязательные графы выделены цветом - не ошибетесь.

Порядок проведения инвентаризации кассы закрепляют во внутренних документах организации. Разберем, как проходит проверка и как оформлять документы.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Далее материально ответственный сотрудник дает расписку о том, что он передал все приходные и расходные ордеры в бухгалтерию, а наличные оприходованы. Потом этот сотрудник должен от руки вписать в акт инвентаризации денежных средств в кассе свою должность и дату, подписаться и расшифровать подпись.

С материально ответственным сотрудником обязательно заключите договор о полной материальной ответственности , иначе вы не сможете взыскать недостачу в полном объеме.

Следующую часть заполняет инвентаризационная комиссия.

Акт инвентаризации кассы: скачать бланк и образец

Ниже мы разобрали часто задаваемые вопросы о порядке проведения инвентаризации кассы и о том, как оформлять документы.

Когда инвентаризация кассы обязательна?

В Методических указаниях Минфина №49 перечислены случаи, когда инвентаризация кассы обязательна. Проверку проводят, когда:

• передают имущество компании в аренду, выкупают его или продают,
• составляют годовую отчетность,
• меняют материально ответственных сотрудников,
• находят хищения или порчу ценностей,
• происходят стихийные бедствия, пожары и другие чрезвычайные ситуации,
• ликвидируют или реорганизовывают компанию.

При этом в учетной политике организации могут быть прописаны и другие случаи, когда обязательна инвентаризация кассы. Бланк ИНВ-15, образец заполнения -

Как часто проводить инвентаризацию кассы?

Периодичность устанавливает руководитель, она указывается в учетной политике компании.

Кого можно включить в комиссию по инвентаризации кассы?

Если при проверке отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут недействительными.

Можно ли разработать свой бланк акта инвентаризации денежных средств в кассе?

Можно. Форму ИНВ-15 применять необязательно, ее можно заменить аналогичным документом. Но лучше используйте уже готовый акт инвентаризации кассы. Скачать бланк и заполненный образец, в котором нужные строки выделены цветом, можно

В соответствии с законами Российской Федерации экономические субъекты всех форм собственности обязаны осуществлять внутренний контроль финансовой деятельности (ст.19 ФЗ No 402-ФЗ). Обязательными к заполнению по единой утверждённой форме являются первичные бухгалтерские материалы и документы строгой отчётности. Акты внутренней ревизии к таким материалам не относятся, поэтому практически у всех бухгалтеров возникает вопрос, по какой форме составлять акт инвентаризации наличных денежных средств. Приведём образец этого документа и рассмотрим порядок его заполнения.

Основания для инвентаризации

Форма акта (ИНВ-15) была рекомендована постановлением Госкомстата Российской Федерации No 88 от 18 августа 1998 года, как обязательная и называлась «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Изменения в документ вносились 27 марта 2000 года. А с 01.01.2013 форма ИНВ-15 переведена в разряд рекомендуемых (инф. Минфина РФ N ПЗ-10/2012).

Необходимость проведение инвентаризация наличных денег в кассе предприятия может возникнуть в ряде случаев.

• Замена кассира в случае его увольнения.
• Замещение кассира на период его отпуска или временного отсутствия по другой причине.
• Появились сведения об имеющихся нарушениях финансовой дисциплины со стороны кассира.
• Накануне проведения государственной ревизионной проверки.

Необходимость, целесообразность и периодичность данного вида ревизионных работ определяется руководителем предприятия, учреждения или организации. Проверка кассы проводится комиссией, специально назначаемой для этой цели.

Особенности ревизии наличных денежных средств

На должность кассира обычно принимаются сотрудники, которым доверяет руководство компании. Не утверждаются лица:

• с непогашенной судимостью;
• состоящие на учёте в психоневрологическом диспансере;
• злоупотребляющие спиртным или употребляющие наркотики.

При назначении комиссии по проверке остатка наличных денег в кассе учитываются родственные отношения кассира и членов комиссии и личные отношения. В состав комиссии обычно назначаются:

• один из руководителей компании;
• сотрудник бухгалтерии;
• кассир, сдающий кассу;
• принимающий деньги кассир.

Возможно назначение в комиссию представителя независимой аудиторской фирмы.

Работа комиссии регламентирована приказом по компании и должностными инструкциями членов комиссии.

При проведении ревизионных работ по остатку наличности в торговых организациях, использующих кассовые аппараты, установлен особый порядок, который в рамках данной статьи не рассматривается.

Образец приказа о замещении кассира

Документ составляется на фирменном бланке организации в свободной форме. Обязательным является указание:

• персональных данных и должности замещающего лица;
• предполагаемый срок исполнения обязанностей кассира;
• сумма (процент) доплаты за совмещение должностей или её отсутствие.

Форма приказа об утверждении состава комиссии по проведению ревизии

Для проведения проверки соблюдения кассовой дисциплины или ревизии остатка наличных денег, как было указано выше, назначается комиссия. Пример приказа о её составе приведён ниже.

Порядок заполнения акта ИНВ -15

О проведении акта инвентаризации наличных денег в кассе фирмы кассир уведомляется за несколько дней до ревизии. Это позволяет подготовить необходимые документы и упрощает работу членов комиссии. Кассир составляет последний отчёт, служащий основой для проверки. Уведомление может осуществляться как в устной форме, так и в форме ознакомления с приказом.

Обратите внимание, что если проводится внезапная ревизия остатка денежных средств, об этом должен быть осведомлён только сотрудник, подготавливающий соответствующий приказ.

Сроки проведения ревизии наличности зависят от масштабов предприятия и объёма оборота наличных денег. Обычно на проверку денег в кассе уходит один-три часа. Для каждой фирмы предусмотрено максимально допустимое количество наличности . Эта сумма может превышаться в дни выдачи заработной платы и в случае форс-мажорных обстоятельств. В такие дни ревизия, как правило, не проводится. Однако, проверка соблюдения лимита является одной из задач ревизионной проверки.

Форма ИНВ - 15 хоть и является необязательной, однако компаниям рекомендуется заполнять её в случае ревизии кассы. Государственные проверки требуют такие акты нечасто, однако может возникнуть необходимость в их предоставлении. Например, при проведении доследственной проверки в рамках принятия решения о возбуждении уголовного дела. Можно использовать произвольную форму (информация Минфина России N ПЗ-10/2012), но не все контролирующие органы об этом знают.

При проведении инвентаризации должны в обязательном порядке присутствовать все члены комиссии . Проверка проводится по приведённой ниже схеме.

Присчитывание наличных денег. Форма пересчёта может быть различная. Как автоматическая, так и ручная. Купюры разного достоинства пересчитываются раздельно. В малых предприятиях и при незначительной сумме подсчёт всех денег можно оформить одной строкой.

На второй стадии проводится проверка кассовых документов. Основным документом является кассовая книга. За основу берутся ранние отчёты кассира. Проверяются:

• приходные ордера. Сопоставляется их наличие и соответствие регистрации в книге;
• аналогично поступают с проверкой расходных ордеров и книгой их регистрации;
• платёжные ведомости и их регистрация;
• журнал депонированных сумм.

В ходе проверки сверяются даты, указанные в первичных документах, с датами их регистрации в журналах, а также производится арифметический расчёт остатка наличности и его сравнение с фактическим остатком.

Контролируется форма заполнения первичных кассовых документов. Не должно быть исправлений и подчисток, подписи ответственных сотрудников должны соответствовать оригинальным образцам. Параллельно проверяется соблюдение лимитов наличных, правильность корреспонденции счетов, своевременность депонирования невыплаченных денег.

Как заполнить акт об итогах проверки денежной наличности

Все результаты проверки заносятся в заранее распечатанный бланк формы ИНВ-15. Дебет по счету 50 «Касса» должен совпадать с реальным остатком наличных денег. Если установлено расхождение по общему балансу, сверка проводится по кассовым ордерам и отчётам кассира.

Окончательные результаты ревизионной проверки заносятся в соответствующие разделы на втором листе формы ИНВ-15. Ниже пример акта инвентаризации наличных денежных средств формы ИНВ-15.

Бланки строгой отчётности, марки и ценные бумаги проверяются поштучно, и результаты заносятся в бланк, соответствующий форме ИНВ-16. Бланк ИНВ-16 можно посмотреть и скачать по этой ссылке .

По завершении проверки (ревизии) акт должен быть подписан всеми членами комиссии и передан руководителю для ознакомления. Руководитель принимает решение по акту проверки и заверяет акт своей подписью.

Проводка излишка или недостачи

При обнаружении излишка следует разобраться в причине его образования. Если выявлена счётная ошибка, бухгалтер вносит соответствующие корректировки, в противном случае - проводит сумму, как неучтенные средства, дебет 50–1, а кредит 91–1 прочие доходы (выявленные инвентаризаций). Бланки строгой отчётности проводятся по дебету 006. В кассовых книгах делают соответствующие записи.

Составление акта ИНВ-15 подразумевает наличие объяснение от кассира относительно выявления излишков или недостачи наличности в кассе . Если устанавливается вина кассира, то к нему могут применяться меры дисциплинарной ответственности и положения о полной материальной ответственности в части возмещения убытка. Возмещение убытка проводится по дебету счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» - «Расчёты по возмещению материального ущерба»

Кассир имеет право не подписывать объяснение. Этот факт фиксируется на втором листе акта ИНВ-15 подписями других членов комиссии. Материалы в отношении кассира, допустившего крупную недостачу, могут быть переданы в следственные органы. Проводка по результатам инвентаризации отражается в отчётности месяца, в котором она была проведена.

Цель инвентаризационных проверок кассы предприятия заключается в контроле над движением наличных денег. Принципиальное значение ревизий ещё и в том, чтобы защитить сотрудников от ответственности за нарушения предшественников, обучить резерв на замещение должностей и повысить ответственность кассиров. Для отражения результатов инвентаризации следует заполнить форму ИНВ-15 и заверить её подписями всех членов ревизионной комиссии.

Новая форма "Акт инвентаризации наличных денежных средств" официально утверждена документом Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Подробнее о применении формы "Акт инвентаризации наличных денежных средств":

• Инвентаризация: пошаговая инструкция

  Инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15); по ценным бумагам и БСО...

• Годовая бухотчетность: готовность № 1

  Бухучета на конец года** Формы № ИНВ-15, ИНВ-16 Дебиторская задолженность (в...

• Инвентаризация и «упрощенка»

  Наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 ; – инвентаризационной описью ценных бумаг и...

• Как бухгалтеру закрыть год

  Этого документа предусмотрена специальная форма № ИНВ-15. При проверке другого имущества составьте...

• Инвентаризация в организации общественного питания

  Акт инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15 Инвентаризационная опись ценных бумаг и... бланков документов строгой отчетности ИНВ-15 Акт инвентаризации расчетов с покупателями...

• В каком документе при проведении годовой инвентаризации должны отражаться векселя сторонних организаций?

  Каком документе - в форме N ИНВ-15 или форме N ИНВ-16 ... каком документе - в форме N ИНВ-15 или форме N ИНВ-16 ... N 88 утверждены формы N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных... заполнению определено, что: - форма N ИНВ-15 применяется для отражения результатов инвентаризации...

• Проводим годовую инвентаризацию

  Инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) или в инвентаризационной описи товарно...

• Готовимся к годовому отчету: инвентаризация

  Денег заполняют акт по форме № ИНВ-15, товаров или материалов – опись по... предусмотрен типовой бланк по форме № ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств...

• Оформляем излишки и недостачи в кассе при использовании ККТ

  Основании данных инвентаризации (формы N ИНВ-15, N ИНВ-26) и бухгалтерской... денежных средств (унифицированная форма N ИНВ-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от...). Обратите внимание, что форма N ИНВ-15 предусматривает получение письменных объяснений от... основании данных инвентаризации (формы N ИНВ-15, N ИНВ-26) и бухгалтерской...

• Общие правила проведения инвентаризации

  Акт инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15 Инвентаризационная опись ценных бумаг и...

В кассе предприятия могут храниться:

• наличные денежные средства;
• ценные бумаги;
• денежные документы (марки, авиа- и железнодорожные билеты, путевки и т. п.);
• бланки строгой отчетности.

Для проверки их фактического остатка и соответствия этого остатка учетным данным проводится инвентаризация кассы. По итогам процедуры составляется акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе и проводится анализ полученных результатов.

Инвентаризация помогает:

• сократить число нарушений кассовой дисциплины;
• контролировать кассовых работников на предмет хищений и качества их работы.

Рассмотрим подробно ее последовательность, а также порядок заполения акта по форме № ИНВ-15 .

Когда проводится инвентаризация кассы

Согласно ч.3 ст.11 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации экономический субъект определяет самостоятельно в локальном нормативном акте (далее - ЛНА) с учетом положений Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49, которым утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Методические указания № 49). При этом существует ряд случаев, когда проверка является обязательной ():

• смена материально ответственных лиц;
• составление годовой бухгалтерской отчетности;
• передача имущества в аренду, его выкуп или продажа;
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• стихийные бедствия, пожар, аварии и т. п.;
• реорганизация / ликвидация организации.

Действущее законодательство также устанавливает иные случаи обязательной инвентаризации. Например, при продаже предприятия как имущественного комплекса (ст.561 ГК РФ). Помимо этого, руководство компании может дополнить законодательный список. Допустим, предусмотреть в ЛНА обязательную ежеквартальную ревизию кассы. Все указанные случаи являются основанием для плановых проверок.

Внеплановая (внезапная) инвентаризация проводится неожиданно для материально ответственного лица (кассира) с целью контроля его деятельности. Такая проверка осуществляется:

• по решению руководителя (с целью выявления причины возникшей ошибки или для усиления системы внутреннего контроля);
• по требованию следственных и контрольных органов.

Поскольку сроки проведения внеплановых ревизий на законодательном уровне не определены, значит установить их должен субъект предпринимательства.

Кто проводит инвентаризацию кассы

Инвентаризацией кассы занимается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (). Ее состав закрепляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (). В него входят:

• административно-управленческий персонал;
• бухгалтерские работники;
• работники службы безопасности и другие специалисты (экономисты, юристы, инженеры, техники и т. д.);
• представители службы внутреннего аудита компании, сторонние специалисты (например, сотрудники независимых аудиторских организаций и др.).

При этом не следует включать в члены комиссии или делать ее председателем материально ответственное лицо. В противном случае получится, что кассир проверяет сам себя. Тогда теряется весь смысл проверки.

Если предстоит большой объем работы, то для проведения инвентаризации можно создать еще и рабочую комиссию, также приказом (постановлением, распоряжением). Если проверить нужно немного, то осуществить проверку кассы может и ревизионная комиссия, т. е. создавать инвентаризационную комиссию не надо.

В ситуации, когда в штате числится всего один сотрудник, приказ о назначении инвентаризационной комиссии не издается. Создание такой комиссии подразумевает наличие в ее составе не менее 2-х человек - председателя и членов ( и ). Поэтому в организации, в которой числится только директор, инвентаризационную комиссию сформировать не получится.

Обратите внимание! Компания не обязана ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии, если ее состав остается неизменным.

До начала проверки материально ответственное лицо представляет инвентаризационной комиссии последние (текущие) кассовые документы. В частности, это приходные (форма № КО-1) и расходные кассовые ордера (форма № КО-2) или отчеты о движении денежных средств (например, справка -отчет кассира операциониста формы № КМ-6, Z-отчет и пр.).

Также ответственный работник письменно подтверждает, что:

• все документы, связанные с кассовыми расчетами, сданы в бухгалтерию или вручены комиссии;
• поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Забежим немного вперед и отметим, что для этого в акте инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 предусмотрен специальный раздел «Расписка».

Председатель комиссии визирует полученные документы с указанием «до инветаризации на «(дата)»». Это служит основанием для определения работниками бухгалтерии остатков денежных ценностей по данным бухгалтерского учета к моменту начала инвентаризации.

Пересчитывается денежная наличность (бумажные купюры и монеты), а также другие ценности в присутсвии всех членов комиссии. Фактический остаток сверяется с данными кассовой книги. Если кассовый учет автоматизирован, то он сопоставляется с данными программы.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности производится по ():

• видам с учетом их начального и конечного номеров;
• местам хранения;
• материально ответственным лицам.

Результаты инвентаризации кассы

По итогам проверки инвентаризационная комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств . При этом используется его уфиницированная форма № ИНВ-15 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88) или та, что разработана самим предприятием (ч.4 ). Все зависит от того, какие формы документов для отражения результатов инвентаризации утверждены в учетной политике.

Вся информация, полученная в ходе проверки, обобщается в акте, который составляется не менее чем в 2-х экземплярах (). Его можно заполнить:

• на компьютере;
• от руки (черной или синей ручкой, без помароки подчисток).

В акте не допускается оставлять пустые строки. Документ подписывается председателем и всеми членами комиссии. А также материально ответственным лицом, которое таким образом подтверждает, что все перечисленные в акте денежные средства находятся на его ответственном хранении.

В специальном разделе акта инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) кассир дает письменное объяснение излишков или недостач, если таковые выявлены в результате проверки.

Если в акт необходимо внести какие-либо исправления, то их должны оговорить и подписать все члены комиссии и материально ответственные лица. Причем исправляются все экземпляры документа.