Meglepő módon sokan, amikor egyszerre több embernek kell e-mailt küldeniük, egyszerűen felsorolják a címeket a "Címzett" mezőben, ez normális, ha ezt az e-mailt kollégáinak vagy barátainak címezték, de ha levelet küldenek egy csoportnak. ügyfelek közül, így mindenkinek megmutatja a többi címzett címét, lényegében felfedve a címbázisát.
Ügyfeleinek csak továbbítaniuk kell ezt a levelet a versenytársának, és az Ön elérhetőségei azonnal kiszivárognak.
Furcsa, de sok korántsem hülye ember meglepődik, amikor megtudja, hogy ha sok címzettnek kell levelet küldenie, hogy ne tudjanak egymásról, akkor ehhez van egy „Bcc” mező.
Például a mail.ru esetében ez így fog kinézni:
És még egyszer röviden:a címeket a „címzett”-ben jelölte meg - mindenki láthatja, hogy kinek küldte a leveleket, „vakmásolat”-ban van feltüntetve - mindenki azt hiszi, hogy a levél csak neki szól.
És minden címzett kap egy levelet, ahol a „címzett” mezőben ott lesz csak a címét . Más programok esetén, ha nem találja a BCC-t, kérjen meg valakit, hogy mutassa meg. Egy másik apró pont, meg kell adnia egy címet a „to” mezőben; a legtöbb program vagy levelezőszerver nem engedi, hogy e paraméter nélkül levelet küldjön.
Tehát, ha ajánlatokról, hírekről van szó ügyfelei egy csoportjának – itt egyértelmű a vakmásolat használatának gyakorlata, el kell rejtenie címbázisát. Egy érdekes pont a kollégáknak szóló levélküldéssel kapcsolatban, itt javasolt a helyzetnek megfelelően eljárni, például levelet küldeni javaslatok küldésére (például az ügyfélszolgálat javítása érdekében), és ha minden kolléga látja, hogy más emberek kapták ugyanazt a levelet, akkor valószínűleg nem fognak válaszolni - másokra támaszkodnak, ami azt jelenti, hogy rejtett másolatot kell használnia. Ha ezt a parancsot végrehajtják, akkor például a kollégája főnökének feltüntetése egyszerűen csodákat tesz, és az Ön megrendelése teljesül.
Külön probléma a beszállítókkal. Egyrészt az összes címzett feltüntetésével a másolaton azt kell mutatnia a szállítónak, hogy van választási lehetősége, és jó árakat kell kínálnia. Másrészt a vezető, aki megkapta a levelét, látva, hogy nem csak neki küldték, nagy valószínűséggel „hűvösen” fogja kezelni kérését. Személy szerint véleményem szerint a beszállítók esetében rejtett másolatot kell használni, legalábbis az üzleti titkok védelme érdekében, de inkább a beszállító vezetőjével való jó kapcsolat érdekében.
Olvasható egy közelmúltban egy szakember tévedésének esete, amikor az összes címzett más címzettet látott: Smack mindenkinek ebben a chatben, valóban tiszteletreméltó emberek voltak ott - igazgatók, de még így is sokan kaptak válaszként spamet.
Nos, mint mindig, szívesen fogadjuk a hozzászólásokat.
próbálkozol, írsz, kiválasztod a szükséges szavakat - és minden haszontalan! Egy potenciális partner vagy befektető nem nyitja meg az üzleti levelét, vagy átfutja anélkül, hogy válaszolna. Gyakori helyzet? Új cikkünkben elmondjuk, hogyan kell helyesen lebonyolítani az üzleti levelezést, és mit kell írni egy levélbe, hogy az elolvassa a végéig.
Kinek szól ez a cikk?
Rögtön jegyezzük meg: e-mailekről beszélünk. Ha valaki más is használ csigapostát, biztosítjuk, hogy a szabályok ugyanazok. Elvileg mindezek a szabályok vonatkoznak a normál levelezésre is, amiről már írtunk. Most kifejezetten az üzleti levelezésről beszélünk. Ha te:
- vállalkozó, aki a vállalkozás számára fontos emberekkel kommunikál;
- egy alkalmazott, aki ír egy főnöknek vagy a jövőbeli vezetőségnek;
- olyan személy, akit érdekelnek az internetes etikett és az emberi pszichológia alapjai - akkor nyugodtan olvasd el, érdekes lesz.
Az üzleti levelezés jellemzői
- sima, nyugodt előadásmód – nem tévesztendő össze a száraz bürokratikus nyelvezettel;
- a kommunikáció szigorúan a lényegre irányul - bizonyos információk átadása a címzettnek;
- kis térfogat - egy A4-es lap több mint elég;
- alárendeltség tisztelete, semmi összeszokottság. Speciális esetekben, amikor egy üzleti levél címzettjével kötetlen, nem munkakapcsolat alakul ki, természetesen ez a szabály elhanyagolható. De ez már nem teljesen üzleti levél lesz, hanem baráti, beleegyezel?
- Különleges hitelességet ad a cég fejlécére írt levél. Tartalmaznia kell egy logót és nevet, adatokat és elérhetőséget, valamint a webhely címét.
Az üzleti levelek típusai
1. Információ. Az ilyen levelek nem igényelnek választ – Ön azért írja őket, hogy tájékoztassa a címzettet bizonyos információkról. Például van egy online áruház tulajdonosa, és bejelenti, hogy holnap lesz a kedvezmények utolsó napja. Vagy az árak változnak. A tájékoztató leveleknek sok fajtája létezik: jelezhetnek szándékot, emlékeztethetnek egy fontos eseményre, visszaigazolhatják az áruk átvételét és átvételét stb.
2. Felkérő levelek. Milyen gyakran kell a vállalkozóknak, különösen a kezdőknek megírniuk ezeket! Ezek a befektetőkhöz intézett felhívások azzal a kéréssel, hogy szponzorálják menő projektjét, számtalan együttműködési ajánlatot, különféle kéréseket, hogy megtudjanak például bizonyos információkat.
3. Postalevelek - olyasmi, amit néha meg kell írni a címzettel való találkozás után. Ebben a levélben idézze fel találkozója fő témáját, fejezze ki hozzáállását, hangsúlyozza, hogy folytatni kívánja az együttműködést, és ajánlja fel a választási lehetőséget a következő találkozó időpontjára és helyszínére.
4. Garancia. Ha már megegyeztek az együttműködésben, hamarosan szükség lehet ilyen típusú levelekre. Ezekben garantálja, hogy teljesíti kötelezettségeit: időben elvégzi a munkát, kifizeti a szolgáltatást, időben leszállítja az árut, stb.
5. A munkalevelek ugyanazok, amelyeket minden cég küld és kap minden nap. Ez a partnerekkel, ügyfelekkel való levelezés: szerződéskötés, megbeszélések, tárgyalások, árlista és termékkatalógus megismerése, emlékeztetők a megbeszélésekre - rutin munkafolyamatok.
6. Panaszlevelek – igen, ez így is történik. Általában akkor írják őket, ha az egyik fél elégedetlen a másik cselekedeteivel. És nem csak tettek, hanem a szerződésben rögzített felelősségek is. Például Vasya megállapodást kötött az áruk szállítóival, és ők, az ilyen retek, folyamatosan késleltetik a határidőket. Vagy vett egy autót, de az elromlott.
7. A nem munkával kapcsolatos levelek olyan üzenetek, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül az Ön tevékenységéhez. Ezek gratuláció, köszönet a munkáért, sőt részvét – az életben minden megtörténik.
1. Címsor. Az e-mail fejlécek összeállítása tudomány. A titkos technikákról bővebben a cikkben beszéltünk. Röviden, az üzleti levelek fejlécének a lehető leghasznosabbnak kell lennie a címzett számára.
A provokáció és a humor itt valószínűleg nem megfelelő: komoly embereknek írunk, emlékszel? Ha jobban megismeri az embert, akkor megpróbálhatja, de egyelőre jobb, ha nem kockáztat.
- Bevezetés. Mint egy hagyományos levél, az üzleti levél is bevezetővel vagy bevezetővel kezdődik. Ebben köszönsz, és elmondod a lényeget, a húst. Spórolja meg a címzett idejét: azonnal mondja el, mire van szüksége tőlük. „Én, Vasya Pupkin, kitaláltam egy menő startupot az internetes marketing területén (építőipar, szépségipar, ipar, autózás - tevékenységi területétől függően), és arra kérem, hogy ismerkedjen meg vele, és támogassa anyagilag. A fő hiba ebben a szakaszban az, hogy hagyod gondolataidat elkalandozni, motyogni, és nem jut el a dolog lényegéhez.
- A fő rész: Itt minden egyszerű: részletesen elmondja, mi az elképzelése, bemutatja azokat a tényeket és érveket, amelyek érdekelhetik a címzettet. Ha visszatérünk Vasyára és induló vállalkozására, elmagyarázza, mi a lényege, az emberiség számára általában, és különösen a levél címzettje számára. Számokkal és tényekkel, a célközönség véleményével és a szakértők véleményével fog szolgálni. Hiszünk Vasyában, meg tudja csinálni!
- A legfontosabb. Ha kérdez, kérdezzen újra. Ha felteszed, világosan és konkrétan tedd fel a kérdést. Ha együttműködést remél, ismét világosan fogalmazza meg javaslatát. És mindezt néhány sorban.
- Következtetés. Köszönjük figyelmét, és fejezze ki reményét, hogy a címzett válaszolni fog, vagy más szükséges intézkedést megtesz. Használjon cselekvésre ösztönzést, mint itt szövegek értékesítése vagy .
- Kérjük, adja meg adatait: teljes név, elérhetőségek, a szervezet neve és adatai.
- Csatolt fájlok. Ezt gyakran elfelejtik, de hiába. Sokan könnyebben értékelik a vizuális információkat, mint a betűket és a vonalakat. Csatolja a levélhez fényképeket a levél tárgyának legteljesebb képéhez, csatolja a szükséges dokumentumokat, amelyek biztosítják a címzett fizetőképességét és szándékai komolyságát.
A leggyakoribb hibák az üzleti levelekben
- Ne köszönj. Igen, udvarias és jó modorú emberek ezrei valamilyen oknál fogva elfelejtenek köszönni, és egy levelet a „Kedves...” szavakkal kezdenek. Természetesen jó, ha tisztelnek minket, de egy egyszerű emberi üdvözletet még soha senki nem mondott le.
- Mint már elhangzott, gondolatot, azaz gondolatot terjeszteni a fa mentén. Ha egyik dologról a másikra ugrik, tanulja meg megfogalmazni gondolatait, és ha nincs ideje, vegyen fel szövegírókat és újságírókat - ők biztosan segítenek.
- Élettelen, száraz nyelvvel beszélj. Hagyja mindezt a „figyelembe vételt”, „ha lehetséges” a hivatalnokokra – Ön a való életben nem így fejezi ki magát, akkor miért kellene a címzettje? Könyörülj az emberen, írj minél egyszerűbben!
- Ugyanakkor ne csússzon bele az ismerősségbe. Az üzleti levelezésnek két stílusa van: személyes és hivatalos. Személyesen első személyben kommunikálsz - azaz: „Én, Vasya Pupkin, felajánlom neked...” A formális személyes névmások helyébe általában a semleges-semleges „A Horns and Hoofs cég kínál Önnek. ..” Melyik stílus áll közelebb Önhöz és milyen mértékben? korrelál a címzett tevékenységi területével - ez rajtad múlik. Ha párod fiatal, modern ember, nyugodtan írj első személyben. Ha kommunikálnia kell a kormányzati szervekkel vagy önkormányzati szervezetekkel, jobb, ha nem kísérti a sorsot, és semlegesen kommunikál. Válaszolni fognak neked – muszáj! - de negatív benyomást kelthet. Legyen releváns.
- Legyen alaptalan. Százszor elmondhatod, hogy milyen jövedelmező ajánlatod és jó ötleted van, de mi értelme van bizonyíték nélkül? Az üzletemberek hozzászoktak a tényekkel operálni, nem hisznek a szép szavaknak és képeknek. Számok, tények, konkrétumok – ezek a fő fegyverei.
- Ne jak, hanem kovácsoljon. Képzelje el, hogy Ön üzleti levelet kap Vasya Pupkintól. Kinyitod, elkezded olvasni, és nincs más, csak dicséret Vasyának és termékének. Örülök Vasyának, gondolhatod, de mit számít ez nekem? De ha Vasya elmondja, hogyan tud segíteni, milyen előnyökkel jár, és milyen gyorsan térül meg a befektetés, akkor a dolgok érdekesek lesznek.
- Hibák, elírások, hanyag tervezés (különböző betűtípusok, szóközök hiánya) - nincs hozzászólás.
- A szleng túlzott használata. Még akkor is, ha Ön és a címzett ugyanazon a területen dolgoznak, speciális szakmai szlenggel, óvatosan használjon konkrét kifejezéseket. Jobb, ha minimálisra beillesztjük őket a szövegbe, megfejtjük a rövidítéseket, megmagyarázzuk néhány szó jelentését. Mi van, ha a beszélgetőpartnere 60 éves?
- Irrelevancia. Még mindig reménykedünk Vasyában. Vasya okos, nem küld ajánlatokat az autóiparban való indulásáról a szépségszalonok tulajdonosainak. Hányszor követ el Pet és Kohl ilyen hibát? A cikkben jól meg van írva, hogyan lehet létrehozni egy címadatbázist a kereskedelmi ajánlatok küldéséhez.
Hogyan ne és hogyan. Valódi példa
És itt van – a legfontosabb kérdés, amelyre a kollektív elme most választ fog adni. Pavel Moljanov szerkesztő a közelmúltban versenyt tartott csoportja előfizetői között a VKontakte-on.
Meglepő módon sokan, amikor egyszerre több embernek kell e-mailt küldeniük, egyszerűen felsorolják a címeket a "Címzett" mezőben, ez normális, ha ezt az e-mailt kollégáinak vagy barátainak címezték, de ha levelet küldenek egy csoportnak. ügyfelek közül, így mindenkinek megmutatja a többi címzett címét, lényegében felfedve a címbázisát.
Ügyfeleinek csak továbbítaniuk kell ezt a levelet a versenytársának, és az Ön elérhetőségei azonnal kiszivárognak.
Furcsa, de sok korántsem hülye ember meglepődik, amikor megtudja, hogy ha sok címzettnek kell levelet küldenie, hogy ne tudjanak egymásról, akkor ehhez van egy „Bcc” mező.
Például a mail.ru esetében ez így fog kinézni:
És még egyszer röviden:a címeket a „címzett”-ben jelölte meg - mindenki láthatja, hogy kinek küldte a leveleket, „vakmásolat”-ban van feltüntetve - mindenki azt hiszi, hogy a levél csak neki szól.
És minden címzett kap egy levelet, ahol a „címzett” mezőben ott lesz csak a címét . Más programok esetén, ha nem találja a BCC-t, kérjen meg valakit, hogy mutassa meg. Egy másik apró pont, meg kell adnia egy címet a „to” mezőben; a legtöbb program vagy levelezőszerver nem engedi, hogy e paraméter nélkül levelet küldjön.
Tehát, ha ajánlatokról, hírekről van szó ügyfelei egy csoportjának – itt egyértelmű a vakmásolat használatának gyakorlata, el kell rejtenie címbázisát. Egy érdekes pont a kollégáknak szóló levélküldéssel kapcsolatban, itt javasolt a helyzetnek megfelelően eljárni, például levelet küldeni javaslatok küldésére (például az ügyfélszolgálat javítása érdekében), és ha minden kolléga látja, hogy más emberek kapták ugyanazt a levelet, akkor valószínűleg nem fognak válaszolni - másokra támaszkodnak, ami azt jelenti, hogy rejtett másolatot kell használnia. Ha ezt a parancsot végrehajtják, akkor például a kollégája főnökének feltüntetése egyszerűen csodákat tesz, és az Ön megrendelése teljesül.
Külön probléma a beszállítókkal. Egyrészt az összes címzett feltüntetésével a másolaton azt kell mutatnia a szállítónak, hogy van választási lehetősége, és jó árakat kell kínálnia. Másrészt a vezető, aki megkapta a levelét, látva, hogy nem csak neki küldték, nagy valószínűséggel „hűvösen” fogja kezelni kérését. Személy szerint véleményem szerint a beszállítók esetében rejtett másolatot kell használni, legalábbis az üzleti titkok védelme érdekében, de inkább a beszállító vezetőjével való jó kapcsolat érdekében.
Olvasható egy közelmúltban egy szakember tévedésének esete, amikor az összes címzett más címzettet látott: Smack mindenkinek ebben a chatben, valóban tiszteletreméltó emberek voltak ott - igazgatók, de még így is sokan kaptak válaszként spamet.
Nos, mint mindig, szívesen fogadjuk a hozzászólásokat.
Az alábbiakban vázolt összes elemi szabály elsősorban a partnereivel, kollégáival, ügyfeleikkel és előadóival folytatott üzleti levelezésre vonatkozik. Használatuk személyes levelezésben mindenki magánügye. Azonban ezen szabályok betartása a személyes levelezés során csak jó benyomást kelt Önről.
Etika az üzleti levelezésben
Ha hirtelen nem akar tovább olvasni, korlátozza magát legalább a következő alapvető szabályokra:
- Válaszadáskor használja a „Válasz mindenkinek” gombot. Ezzel másolatot kapnak az eredeti e-mail címzettjei, így a válasz nem jut el rajtuk. Erősen ajánlom a „Válasz” gomb elrejtését a felület beállításainál. Ha szükséges, manuálisan törölheti a nem kívánt címzetteket.
- Ne hagyja üresen a Tárgy mezőt. Azok, akikkel levelez, naponta több száz e-mailt kaphatnak, és ezt a mezőt használják az e-mail fontosságának és tartalmának gyors felmérésére.
- Idézet betűket. Ne kezdje a válaszadást egy új e-maillel, kattintson a "Válasz mindenkinek" gombra a kapott e-mailben, és ne tiltsa le az árajánlatot a válaszadás és továbbítás során az e-mail kliens beállításaiban.
- Teljes idézettel(ha a válasz a teljes levélre szól) írja alá a válasz szövegét a levél elejére, ne a végére.
FOLYTATJUK?
Levelek fogadása
- A kapott leveleket el kell olvasni. Ha levelet kaptál, az azt jelenti, hogy valaki valamiért elküldte (persze a spam itt nem számít). Ha egy személynek olvasatlanként megjelölt levelei vannak, és azok egy napnál régebbiek, akkor nem tudja, hogyan kell a levelekkel dolgozni. Ez azonban megbocsátható, ha:
- a személy meghalt vagy váratlanul megbetegedett;
- a postával való munka nem tartozik a munkaköri kötelezettségei közé (akkor nincs szüksége szolgálati e-mailre).
- Ha Ön nem menedzser, ellenőrizze e-mailjeit naponta legalább kétszer: reggel és délután. Ha nem válaszol egy gyártási kérdésre, megakadozhatja mások munkáját, és késleltetheti a problémák megoldását.
- Ha Ön menedzser, a munkanapját egy olyan e-mail kliens elindításával kell kezdenie, amely egész nap bekapcsolva marad, és automatikusan ellenőrzi az e-mailjeit. Állítsa be az automatikus levélkézbesítést/-fogadást legalább 10 percenként (lehetőleg 1-3 percenként).
- Levelet kapott. Ha nagyon elfoglalt, azonnal mérje fel, kitől származik, a témát, és lapozza át – ez segít gyorsan eldönteni, hogy a levél sürgős választ igényel-e, vagy várhat egy kicsit.
- Ha tud, azonnal válaszoljon. Ez a legegyszerűbb és leghatékonyabb módja annak, hogy mozgassa a dolgokat, és ne gyűjtse a leveleket.
- Ha megérti, hogy 24 órán belül nem tud válaszolni, jobb, ha azonnal írja be, hogy „pár napon belül válaszolok”, vagy legalább „kicsit később válaszolok”.
Mezők „Címzett”, „Másolatot kap”, „Bcc”
- Ne feledje, hogy vannak Címzett, CC és BCC mezők. Az Ön további lépései (és levelezési partnereinek lépései) a levél kézhezvételekor tőlük függenek:
- „Címzett” („Címzett”) - a levél és a benne található információk vagy kérdések közvetlenül a címzetthez szólnak. Ha kérdést küld, választ vár a „Címzett” mezőben megadott címzetttől. Ha Ön a címzett, akkor Önnek kell válaszolnia.
- „CC” („Másolat”) – a másolatokban megjelenő címzettek „az Ön tájékoztatása érdekében”, tájékoztatásul vagy „tanúsításra meghívást kapnak”. A másolatok címzettje általában ne válaszoljon a levélre; Ezen túlmenően udvariasnak számít, ha szükség esetén a „Bocsánat a beavatkozásért” kifejezéssel kezdi.
- A „BCC” („Blind Copy”) a „palotai intrikák” terepe. Azzal, hogy ebben a mezőben címzettet jelöl meg, „titokban” küldi el neki ezt a levelet: azt, hogy a levelet ennek a személynek küldték, a fő címzett és a másolatokon szereplők nem fogják tudni. Tömeges levelezésre is használják, így a címjegyzékét nem ismeri minden címzett.
- Válaszadáskor használja a „Válasz mindenkinek” gombot. Ezzel elmenti az eredeti e-mail címzettjeinek másolatát, így válasza nem jut el hozzájuk.
- NE távolítsa el a levelezőpartnere által hozzáadott személyeket a levél másolataiból. Ha személyesen szeretne válaszolni, hogy más levelező ne kapja meg válaszát, akkor töröljön mindenkit a másolatokból, kivéve azt, aki a levelet írta (igen, soha nem használjuk a „Válasz” gombot).
- Ha a beérkezett levél „Címzett” mezőjében kettőnél több címzett szerepel, ez azt jelenti, hogy mindkét levelezőnek vagy bármelyiküknek válaszolnia kell. Gondoljon arra, hogy MINDENKINEK válaszolnia kell – ha a levél Önnek és valaki másnak szól, akkor is válaszoljon (még akkor is, ha ez a „Ez a kérdés biztosan nem nekem szól, válaszoljon erre-arra”).
- Viszont erősen ajánlott, hogy a „Címzett” mezőben NE szerepeljen egynél több címzett. A kettőnek küldött levélre egyiktől sem kap választ, hiszen mindegyik azt hiszi, hogy a másik válaszol. Nem mindenki olvassa el ezt a cikket.
- A magánlevelezés levelezőlistára továbbítása a levelezésben résztvevők beleegyezése nélkül etikátlan!
Tárgy mező
- Ne hagyja üresen.
- A levél tárgysora legyen rövid, de tükrözze a levél fő tartalmát és témáját. Olyan címek, mint „Kérdés”, „Helló!” vagy az üres címsorok arról árulkodnak, hogy kezdő vagy, aki nem rendelkezik alapvető üzleti íráskészségekkel.
- Ha több különböző tárgysorú e-mail egyikére válaszol, válaszoljon a megfelelőekre. A találkozóról „Ülkeztetés április 18-án, kedden”, a nyomdai anyagokkal kapcsolatos „Nyomdai anyagok” levélre válaszoljon. Ez magában foglalja a korábbi levelezés idézését (lásd lentebb a Levélírás részt).
- Ha rendszeres időközönként e-maileket, például heti jelentéseket kell küldenie, próbálja meg állandóan tartani a fejlécet, vagy legalább annak egy részét állandónak kell lennie, hogy a címzett automatikus szabályokat állíthasson be az ilyen levelek rendezésére.
Az írás fontossága
- Ha a levél sürgős változtatásokról, szerződésszövegről vagy egyéb olyan információt tartalmaz, amire először figyelnie kell, használja a „magas” fontosságot, ez kiemeli a levelet a beérkező levelek között.
- Ne használjon hiába a „nagy” jelentőséget - a „zajos” emberek idegesítőek, légy szerényebb.
- Egy üzleti levelezőnek írt személyes levél vagy egy vicces képet vagy linket tartalmazó levél esetén jelölje meg a fontosságot „alacsony”-ként.
Levelek írása (válaszok)
- Kezdje egy üdvözléssel, ez udvarias. – Szia, Gria! azt jelzi, hogy lusta vagy leírni a személy nevét. Akár csak „Andrey!” vagy „Jó napot!” elég udvarias és elégséges.
- Beszéljen ugyanazon a nyelven az illetővel. Ez nemcsak az orosz/angol nyelvre vonatkozik, hanem a szöveg formájára is. Ha hivatalos levelet kap, az arra adott informális válasz tiszteletlenség a válaszolóval szemben, és saját alacsony kultúrájának demonstrálása. Az informális fellebbezésre adott hivatalos válasz vagy felszólítás a szabályok betartására, vagy ezt egyszerűen a vállalati szabályok írják elő.
- Próbáljon mindig a levelezési lánc utolsó betűjére válaszolni, és ne valamelyik köztes betűre.
- Ne ispolzuyte translit kivéve azokat az eseteket, amikor olyan körülmények között küldenek leveleket, amikor nehéz másképpen beírni a szöveget (például mobiltelefonról vagy orosz billentyűzetkiosztás nélküli számítógépről).
- Ha az e-mail kliens nem támogatja az orosz nyelvet, vagy elrontja a kódolást, csatolja mellékletként a válasz szövegét.
- Az üzleti levélnek pontosnak, tömörnek és konkrétnak kell lennie:
- Pontosság – feltétlenül adja meg a hivatkozott pontos adatokat (egy másik e-mail dátuma és tárgya, megbeszélés dátuma, napirendi pont, fájlnév, link az online dokumentumra stb.).
- Tömörség – egyesek három oldalon bemutatják azt, amit három mondattal le lehet írni. Aki tisztán gondolkodik, az tisztán beszél, és ezt a tudósítója is látja.
- Konkrétság - a levélből világosan ki kell derülnie, hogy PONTOSAN MIT kérnek a címzetttől, milyen intézkedéseket kívánnak tőle.
- Az üzleti levelezés nem az episztoláris műfaj gyakorlatainak és nem az érzelmek kifejezésének helye. Erre a célra fórumok, chatek és egyéb elektronikus interperszonális kommunikációs eszközök állnak rendelkezésre. A lakonikus üzleti szöveg nem szárazság, hanem időtakarékosság és a gondolkodás pontossága.
- Ha a levél több kérdést, témát vagy feladatot tartalmaz, strukturálja azokat, és bontsa bekezdésekre számozással vagy anélkül. A folytonos „gondolatfolyam” nehezen olvasható, könnyen kihagyható a levél lényege. Sőt, egyesek hajlamosak egy rosszul felépített levelet azonnal a szemetesbe dobni (bár ez valószínűleg szélsőségesség).
- Ne feledje, hogy egy kérésre vagy feladatra a válasz: „Csináljuk meg!” befejezetlen „Ilyen és ilyen időpontig megtesszük”, „annyi nap múlva”, „ilyen és ilyen esemény után” határozottabb és pontosabb válaszok.
- Ha a levél úgy van megszövegezve, hogy egy egyszerű „ok”-al lehet rá válaszolni, akkor nagy valószínűséggel sokkal gyorsabban megérkezik a válasz. Például, ha több lehetőség is van a teendőkre, ajánljon fel néhány alapértelmezett beállítást.
- A szöveg nem tartalmazhat hibákat. Ocsepyatki nem félelmetesek, de ha minden betűben helytelenül írsz és írsz egy szót, az nagyon gyorsan észrevehetővé válik, és nyilvánvalóvá válik az orosz mínuszos „C” betűje (valamint spekulatív további következtetések az általános iskolai végzettségéről és kultúrájáról) ).
- Lehetőleg ne használja a levél html formázását. Sajnos ez a levélírási formátum az alapértelmezett az Outlookban, de ennek használatakor, főleg idézésnél (válaszolásnál és továbbításnál) rengeteg kérdés merül fel.
- Ha html formátumú levelet kapott, NE módosítsa egyszerű szövegre, mert ez megzavarja a feladó információfelfogását a válasz megérkezésekor. Minél fontosabb Önnek a levelezője, annál fontosabb, hogy megfelelő képet kapjon róla. A válaszok kiemelését a html idézetekben színekkel is megoldhatja, vagy használhatja a html formázási panel „Behúzás csökkentése” gombját is (bár vannak szeszélyes árnyalatok).
- Idézd az eredeti levél szövegét. Szerinted ez mit jelentene? Én sem tudom: Címzett: AIST kreatív madár Tárgy: Re: Re: Re: Kérdés Ok! Vasya
- Soha ne szerkessze mások szövegét, amikor idézi! Ez egyfajta levélhamisítás.
- A teljes idézetnél (ha a válasz a teljes levélre szól), a válasz szövegét a levél elejére írja, ne a végére.
- Ha pontról pontra idézetet használ, válassza el az idézetet üres sorokkal a FELSŐ és ALJON, és használjon nagybetűket a mondatok elején. Próbáld meg itt keresni a válaszokat: > javasoljuk a logó cseréjét a mellékeltre, > mivel ez a nagyon színes háttér nem találta meg a logót a mellékletben > javítsd ki a feliratot - „hal” helyett „rabszolga”-t írj! > különben félreértenek minket, a feliratot javították, bocs > és az utolsó...
Ha üzenetet kap, több műveletet is végrehajthat az üzenetekkel.
Ha csak a feladónak szeretne válaszolni, válassza a lehetőséget válasz.
Ha válaszolni szeretne a feladónak és az összes többi címzettnek a Címzett és a Másolat sorban, válassza a lehetőséget Válasz mindenkinek.
Ha üzenetet szeretne küldeni valakinek, aki nem szerepel a Címzett mezőben vagy a sormásolatban, jelölje ki előre.
Az üzenetek megválaszolása és továbbítása a Microsoft Office Outlook 2007 egyik leggyakoribb feladata. Ez a szakasz alapvető információkat tartalmaz az üzenetek megválaszolásával és továbbításával kapcsolatban. Az üzenetek testreszabásához, például a háttér megváltoztatásához vagy a mellékletek hozzáadásához, más témakörökben talál segítséget.
Ebben a cikkben
Válasz a feladónak
Jegyzet:
Válaszoljon az üzenet feladójának és minden címzettjének
Válaszolhat az üzenet feladójának és a mezőkben megadott összes felhasználónak KinekÉs Másolat.
Sok esetben nem szükséges minden felhasználót megadni a válaszban. Használja a funkciót Válasz mindenkinekóvatosan, különösen, ha sok címzettje vagy levelezési listája van. Ha csak az üzenet feladójának kell írnia, akkor javasolt a gomb használata Válasz. Ezenkívül eltávolíthatja azoknak a személyeknek vagy levelezőlistáknak a nevét, akiknek nem kell elolvasniuk a választ.
Tanács: Ha csak az egyik címzettnek kell írnia, a többit eltávolíthatja. Ehhez kattintson a címzett nevére a mezőben Kinek vagy Másolat(a név kiemelve lesz), és nyomja meg a TÖRLÉS gombot.
Jegyzet: Alapértelmezés szerint, amikor válaszol egy e-mail üzenetre, az eredeti üzenet szerepel az üzenet törzsében. A beállítás módosításához tekintse meg a részt.
Üzenet továbbítása
Tanács: Ha több üzenetet szeretne továbbítani, válassza ki az elsőt, tartsa lenyomva a CTRL billentyűt, amíg kiválasztja a többi üzenetet, majd kattintson Előre. Az összes üzenetet a rendszer egy új üzenet mellékleteként továbbítja.
Ha egy üzenet ki van választva, de nem nyílik meg külön ablakban. A szabványos eszköztáron kattintson a gombra Előre.
Ha az üzenet nyitva van. A lapon Üzenet csoportban Válasz kattintson a gombra Előre.
Tegye a következők egyikét:
A lapon Lehetőségek csoportban Mezők tárgy kiválasztása Jelenítse meg a „BC” mezőt.
Hozzon létre egy üzenetet.
A terepen Kinekírja be a címzettek nevét.
Jegyzet: A mezőkön Kinek, MásolatÉs SK Legalább egy érvényes e-mail címzettet meg kell adni.
A címzettek nevének a listából való kiválasztásához kattintson a gombra Kinek, Másolat vagy SK.
Bővebben a mezőkről MásolatÉs SK
Másolat: Az üzenet másolatát a rendszer elküldi az Outlook üzenetmezőjében megadott összes címzettnek. Ebben az esetben a nevüket az üzenet többi címzettje láthatja.
SK: A mező neve a "titkos másolat" rövidítése. Az ebben az e-mail üzenetmezőben megadott összes címzett megkapja az üzenet másolatát, de a nevüket nem láthatják más címzettek. Ha új üzenet létrehozásakor a mező SK nem jelenik meg, hozzáadható.
Kattintson a gombra Küld.
Törölje az eredeti üzenet automatikus felvételét
Olyan problémák elhárítása, amelyekben a Küldés gomb hiányzik
Parancs hiányában Küld nem tud üzenetet küldeni. Ez a rész a parancsok megtalálásával kapcsolatos információkat tartalmaz Küld, jelzi a hiányának lehetséges okait, és felsorolja a probléma megoldására irányuló lépéseket.
Gomb Küld a „Címzett”, „Másolatot kap” és „Titkos másolat” mezők mellett található.
Ha nincs konfigurálva e-mail fiókja az Outlook 2007-ben, akkor a parancsot Küld nem jelenik meg, és nem lehet üzenetet küldeni.
A legtöbb esetben az Outlook 2007-et e-mail fiókkal használják. Számos oka lehet azonban annak, hogy az e-mail fiók nem állítható be:
Az Outlook 2007 e-mail támogatás nélkül van konfigurálva. Ritka esetekben előfordulhat, hogy az Outlook 2007 csak névjegyeket, feladatokat vagy naptárakat kezel.
Az e-mail fiók beállítása megszakadt. Az Outlook 2007 első indításakor a fiók beállítása nem fejeződött be.
A fiók konfigurációs fájlja sérült. Az e-mail fiók konfigurációs információinak tárolására használt konfigurációs fájl megsértése azt eredményezheti, hogy a korábban beállított e-mail fiók nem jelenik meg.
Jegyzet: A parancsok segítségével megnyithat egy Outlook adatfájlt, amelyet személyes mappafájlnak (.pst) neveznek, megtekintheti a fogadott üzeneteket, és megnyithatja az üzenetírási ablakot. Teremt, Válasz, Válasz mindenkinek vagy Előre. Ha azonban nincs konfigurálva e-mail fiók, a Küld nem jelenik meg.
A fiók elérhetőségének ellenőrzése
Először győződjön meg arról, hogy az e-mail fiókja be van állítva.
Ha szerepel a listán Név a lapon Email Nincsenek bejegyzések, nincsenek konfigurálva e-mail fiókok az Outlook-profilban.
Az e-mail fiók hozzáadásával kapcsolatos további információkért lásd:
