Оформление и ведение кассовой книги может понадобиться для разных субъектов хозяйственной деятельности — как для индивидуальных предпринимателей, так и для организаций. Если из двух доступных форм ведения книги — электронной и бумажной — выбирается последняя, то нужно знать основные правила ее заполнения и оформления.

Кассовая книга — это важный документ , которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:

1. Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года .
2. Ведением книги занимается либо главный бухгалтер , либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир) .
3. В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
4. В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).
5. Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным .
6. Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная . Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
7. Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств .
8. Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4 .
9. В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с , все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый , который сверяется с суммой наличных в кассе.

Под итоговой суммой ставится подпись кассира или другого лица, ответственного за ведение книги. Также рассчитанные показатели каждого дня проверяются главным бухгалтером предприятия, что и подтверждается его подписью в конце листа.

Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.

При ведении кассовой книги в электронном виде все данные в нее вносятся на компьютере, распечатывать в конце отчетного периода книгу не нужно. Особых сложностей в заполнении такой книги нет, поэтому более подробно стоит рассмотреть именно бумажный вариант.

Существует два способа ведения кассовой книги в таком формате:

1. Покупается уже готовая книга (например, напечатанная в типографии). Стандартная книга такого рода сделана в виде журнала и обычно имеет 50 или 100 листов.

Если одной книги будет для текущего календарного года недостаточно, необходимо завести новую и продолжить фиксировать операции уже в ней. В этом случае на титульном листе новой книги нужно указать тот период времени, за который в книгу вносятся операции. После окончания года нужно заводить новую книгу, даже если в старой еще остались листы.

Все листы в журнале делятся на два вида:

• вкладные — заполняются шариковой ручкой;
• отрывные — ведутся под копирку, то есть в них полностью дублируется информация, внесенная на вкладной лист.

Оба вида листов должны иметь одинаковую нумерацию и содержать идентичные данные. После заполнения вкладной лист остается в книге, а отрывной кассир сдает в бухгалтерию. Этот лист является его и подлежит сдаче наряду с другими документами: ПКО, РКО, ведомостями на оплату и т. п.

2. Готовятся электронные листы книги, после они распечатываются и заполняются ответственным лицом. Эти листы могут быть заполнены как от руки, так и на компьютере (в последнем случае они распечатываются уже после заполнения).

Нумерация листов — сквозная, они проставляются с начала года в порядке возрастания. Также необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и итоговое годовое значение.

Исправления в кассовой книге

При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:

1. В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
2. Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.

В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.

При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования. В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие. Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.

Титульный и вкладной листы кассовой книги

Титульный лист кассовой книги, как и у большинства других документов, содержит информацию о субъекте предпринимательской деятельности. На нем должно быть указано:

• ОКПО предприятия;
• фамилия и инициалы ИП;
• год или временной период, за который ведется книга;
• название структурного подразделения (если книга ведется на дочернем предприятии).

Что касается вкладного листа, то он представляет собой документ со строго обозначенными графами, в каждую из которых вносится соответствующая информация. На вкладном листе указываются остатки денежных средств на начало дня и данные из кассовых ордеров: их номера и суммы поступлений или расходов. Причем сумма должна вноситься в виде целых чисел — в рублях без копеек. Далее подсчитывается общая сумма совершенных операций и итог на конец дня.

Образец заполнения кассовой книги

Чтобы лучше понять, как правильно вести кассовую книгу, стоит ознакомиться с образцом ее ведения.

Образец заполнения кассовой книги можно бесплатно скачать по ссылке: .

Как сшивать кассовую книгу?

При ведении кассовой книги важным моментом является не только ее правильное заполнение, но и соблюдение всех требований оформления . В первую очередь это касается прошивания листов и их скрепления.

Порядок сшивания листов кассовой книги также зависит от того, каким способом она ведется:

1. Купленная в типографии книга сшивается сразу. Перед началом ее заполнения необходимо:

• пронумеровать все листы;
• прошить все листы;
• на последней странице указать общее количество листов;
• поставить печать (сургучную или мастичную);
• подписать (это должен сделать руководитель предприятия и главный бухгалтер).

2. Книга, распечатанная на компьютере, прошивается в конце года. В течение года кассир или бухгалтер заполняет распечатанные листы и хранит их в отдельной папке, а после — сшивает по тем же правилам, что и готовую книгу (с указанием количества страниц, печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера).

При ведении и оформлении кассовой книги стоит помнить о нескольких важных моментах:

• Наличие книги необходимо для тех организаций и предпринимателей, которые в своей деятельности имеют дело с наличными средствами.
• Для использования можно как купить готовую кассовую книгу, так и самостоятельно распечатать ее на компьютере.
• Ведением кассовой книги занимается специальное ответственное лицо: главный бухгалтер или кассир.
• В бумажном варианте книгу можно вести как от руки, так и при помощи технических средств (то есть заполнять на компьютере и распечатывать).

Смотрите также видео о том, как правильно заполнять кассовую книгу:

Большинство организаций или предприятий работают по безналичным расчетам, но это не означает, что ни в одной операции не используются наличные деньги. А если есть хотя бы небольшой процент операций с наличными, значит нужно вести кассовую книгу.

Поэтому данная статья актуальна для юридических лиц, бухгалтеров и для индивидуальных предпринимателей (далее – ИП). С 2014 года ИП, имеющий книгу учета доходов и расходов, может не оформлять кассовые ордера. Соответственно вести кассовую книгу им тоже не надо. Хотя некоторые предпочитают продолжать это делать.

Не осознавая ее значимость, к ней относятся «спустя рукава». Чтобы избежать неприятных последствий и санкций налоговой инспекции, необходимо внимательно относиться к кассовым операциям и заполнять книгу. Давайте рассмотрим основные вопросы, возникающие по поводу кассовой книги: ее значение, как ее заполнить, можно ли вносить исправления и как это грамотно сделать.

Что это за книга и зачем ее вести

Кассовая книга – специальный журнал, в который записывают все операции с наличными средствами . Также она входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой зафиксированы приходно-расходные операции с наличными. Ее ведение обязательно в соответствии с нормами действующего законодательства. Причем книга обязательна даже для тех, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

На одном предприятии или организации есть только одна кассовая книга. Это же касается и частных предпринимателей. Единственное исключение – если юрлицо имеет представительства или филиалы, которые действуют на основе собственного баланса. В таком случае филиал или представительство ведет собственную книгу, отражающую его операции. Копии первичных ордеров и страниц книги передаются в главный офис. Сведения о количестве оставшихся денежных средств находят свое отражение в кассовой книге подобного подразделения и на его балансе, затем такие сведения переносятся в сводный баланс всей фирмы.

Унифицированная форма книги утверждена Постановлением Госкомстата. Форма называется КО-4.

Грамотное ведение книги очень важно, так как контролирующие органы часто ее проверяют. Если будут выявлены неточности или несоответствия, то фирму могут оштрафовать за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации.

Кассовая книга должна вестись с начала календарного года по нарастающей. В следующем году заводится новая книга на целый год . Она представляет собой журнал из пятидесяти или ста страниц. На титульном листе пишется срок действия данной книги. Если одного журнала в году оказалось мало, то заводится еще один – записи продолжаются в хронологической последовательности и не прерываются. На новой заведенной книге указывается дата начала и окончания ее ведения. Таким образом, будет легко определить последовательность кассовых книг.

Обычно приобретается уже готовая книга с расчерченными графами и столбцами, напечатанная в типографии. Возможен и электронный вариант.

Все листы книги сразу нумеруются, то есть на чистом листе уже имеется проставленный номер. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя и главбуха. Прошитая книга опечатывается мастичной или сургучной печатью. Если была допущена ошибка, то можно ее исправить, об этом чуть позднее.

Кто занимается ее ведением

Все записи в кассовую книгу вносит кассир . Именно он выдает и принимает денежные средства и все это подтверждает записью в журнале. Он должен подписать заполненный лист, тем самым неся всю ответственность за выполненные операции.

В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию остаток денежных средств и все первичные документы – приходные и расходные ордера. Бухгалтер также подписывает лист из книги . Если отсутствует главный бухгалтер, то его заменяет руководитель. Такая процедура повторяется каждый день. Все вышеперечисленное касается предприятий или организаций.

Индивидуальный предприниматель имеет некоторые особенности. Если он работает один, он и является кассиром. Соответственно, подписи главбуха не будет.

Для того чтобы проводить кассовые операции, кассир или другой работник, уполномоченный руководителем, должен быть ознакомлен под роспись со своими должностными правами и обязанностями. Также такие операции могут проводиться непосредственно руководителем.

Как заполняется этот журнал?

На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:

• полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
• период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
• если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
• ОКПО.

Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице. После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств. Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.

Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.

Если согнуть лист по линии отрыва, то можно одновременно заполнять обе части под копирку. То есть на вкладном листе пишут шариковой ручкой, а на отрывном копируется такая же запись.

По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.

Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги. Для заполнения вручную следуйте инструкции:

1. Начинаем заполнение с графы «Остаток на начало дня» , здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа «Остаток на конец дня».
2. Графа «Номер документа» – порядковый номер кассового ордера.
3. Следующая графа посвящена тому, от кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юрлице – наименование.
4. Номер субсчета или корреспондирующего счета . Имеются в виду данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Примером могут быть: 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата, 62 – покупатели и заказчики. Обратите внимание, что индивидуальным предпринимателям не надо заполнять данные этой графы.
5. Затем идут строки «Приход» и «Расход» , в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, сумма выданных средств выглядит так – 129,05.
6. Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
7. Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
8. В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день» . Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
9. «Остаток на конец дня» . Внимательно сложите все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнимите выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
10. Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
11. В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.

Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.

Подробнее о заполнении книги в программе 1С 8.2 на следующем видео:

Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею. Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год. Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.

Исправления в кассовой книге

Если была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.

Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.

Внимание! Лист не вырывается. Кассир должен написать заявление о случившемся главбуху.

Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.

Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.

Согласно установленным правилам, каждый субъект предпринимательства обязан придерживаться правил кассовой дисциплины. Одно из этих правил обязует предпринимателей вести кассовую книгу. Нужно отметить, что в две тысячи четырнадцатом году, Центральный Банк РФ выпустил постановление, освобождающее индивидуальных предпринимателей от этой обязанности. Это означает, что ведение кассового журнала является обязательным требованием лишь в отношении юридических лиц. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как заполняется кассовая книга.

Касса есть у всех юр. лиц и индивидуальных предпринимателей

Что такое кассовая книга и зачем она нужна

Каждый человек, занимающийся предпринимательством, обязан оборудовать кассу. Важно отметить, что большинство новичков в сфере бизнеса не понимают разницы между кассой и кассовой техникой. ККТ или контрольно-кассовая техника является специальным прибором, что применяется во время приема наличных средств . Согласно установленным правилам, данные приборы должны применяться при реализации товарной продукции за наличность. Также нужно упомянуть, что у этого правила есть несколько исключений. В некоторых ситуациях, предприниматель может использовать вместо чека специальные бланки.

Сам термин «касса» обозначает общую сумму всех денежных операций, связанных с наличностью. Из этого можно сделать вывод, что в кассе отображаются как расходы, так и прибыль, полученная за конкретный временной отрезок. Финансовые ресурсы, полученные за счет оказания услуг либо продажи товаров, должны обязательно быть отражены в кассе. При этом совершенно неважно, использует ли предприниматель ККТ или бланки строгой отчетности.

Важно отметить, что даже при отсутствии финансовых операций, связанных с наличностью, предпринимателю необходимо вести кассовый учет.

Кто несет ответственность за заполнение журнала

Рассмотрев вопрос о том, что такое кассовая книга, следует перейти к разговору об ответственности за заполнение этого регистра. Согласно правилам, изданным Центробанком в две тысячи четырнадцатом году, частные предприниматели освобождены от обязанности вести рассматриваемую книгу. Все финансовые операции оформляются при помощи расчетных ведомостей и платежных поручений, которые используются при выплате оклада и иных денежных поощрений. В отличие от индивидуальных предпринимателей, юридические лица обязаны вести рассматриваемый журнал и составлять дополнительные документы при взаимодействии с наличностью. Ответственным за ведение регистра назначается кассир предприятия.

Также нужно отметить, что индивидуальные предприниматели имеют законное право продолжать придерживаться кассовой дисциплины. Но в этом случае органы контроля не могут наказывать за отсутствие журнала или неправильное заполнение. Говоря простыми словами, владельцы ИП могут использовать кассовые журналы для упрощения процедуры расчета налогооблагаемой базы.

Касса - это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации

Обязательно ли ведение кассовой книги

Согласно Указу Центрального Банка от одиннадцатого марта две тысячи четырнадцатого года, все субъекты коммерции, зарегистрированные в статусе юридических лиц, обязаны вести специальные регистры, куда будут вноситься все финансовые операции, связанные с наличными деньгами. Важно обратить внимание на недопустимость использования копий или дополнительных дубликатов для составления отчетов . На каждой странице регистра должна быть нанесена отметка, соответствующая номеру листа. Перед введением регистра в эксплуатацию нужно обязательно прошить весь журнал.

Кассовый журнал, подготовленный к вводу в эксплуатацию, должен быть завизирован генеральным директором либо любым другим работником, имеющим необходимые полномочия. Юридические акты, регламентирующие ведение кассового учета, говорят о том, что сведения, содержащиеся в кассовом журнале, должны быть продублированы при помощи копирки. Переносить информацию необходимо на отрывную часть листа, которая используется для отчетности. Важным требованием органов контроля является совпадение номеров оригинальных страниц и отрывных копий.

Рассматривая вопрос о том, как вести кассовую книгу, важно уделить внимание изменению и коррективам записей в реестре. Все исправления, внесенные в этот регистр, должны подтверждаться подписью кассира и руководителя бухгалтерского отдела . Сегодня, все организации имеют законное право на ведение журнала в электронном виде. Также существуют специальные компьютерные приложения, при помощи которых составляются записи по форме, соответствующей государственным стандартам.

Важно отметить, что коммерческие структуры не могут расходовать наличность, хранящуюся в кассе, без документального подтверждения. Все денежные операции должны подтверждаться при помощи расходного ордера, содержащего роспись получателя. Отсутствие подписи расценивается как недостача денежных средств, что несет за собой ответственность в виде удержания части заработка ответственного лица. Все денежные средства, на которые отсутствуют соответствующие документы, рассматриваются как прибыль компании.

Также необходимо уделить отдельное внимание оборудованию комнаты, использующейся как касса предприятия. Главной задачей ответственных лиц является обеспечение безопасного хранения наличности . Правила безопасности необходимо соблюдать и во время отправки денег в финансовое учреждение. Данное обязательство возлагается на руководителя компании. Нужно понимать, что нарушение вышеперечисленных правил может повлечь за собой как административную, так и уголовную ответственность. Действующие Указания Центробанка содержат в себе подробную информацию о правилах хранения финансовых средств . Здесь важно отметить, что в текущих нормативах отсутствует регламент, обязывающий предпринимателей устанавливать специальную систему сигнализации. По мнению работников Центрального Банка, собственнику компании достаточно приобрести специальный сейф, ключ от которого будет передан кассиру.

Перед тем как приступить к началу рабочего дня, кассир предприятия должен тщательно осмотреть комнату и сейф с целью выявления следов взлома . В случае наличия следов попытки вскрытия сейфа необходимо сообщить об этом администрации компании и задействовать правоохранительные органы.

Нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги

Правила заполнения документа

Кассовая книга – это небольшой журнал, содержащий в себе пятьдесят или сто страниц. Этот регистр, помимо кассовых листов, должен иметь титульный лист, где отмечается дата ввода документа в эксплуатацию. Важно отметить, что для данных журналов отсутствуют финансовые лимиты.

Титульный лист

На главной странице нужно указать следующие сведения:

1. Наименование фирмы и реквизиты, включая ИНН и код ОКПО.
2. Паспортные данные генерального директора.
3. Наименование структурного отдела.
4. Паспортные данные, а также должность лица, несущего ответственность за ведение журнала.
5. Дату ввода реестра в эксплуатацию.

Кассовый лист

Ведение кассовой книги вручную требует предварительной подготовки журнала к вводу в эксплуатацию. Каждая страница должна быть пронумерована, после чего весь журнал прошивается. Каждая запись, сделанная в регистре должна дублироваться на отрывном листе. Для этой цели применяется копировальная бумага. Кассир ответственный за заполнение регистра обязан составлять расчет денежного оборота, прошедшего в течение дня через кассу и рассчитывать остаток денежных средств по окончании дня. Отрывные копии страниц передаются в бухгалтерский отдел.

Каждая запись, внесенная в кассовую книгу, должна быть проверена работником бухгалтерии. Также нужно отметить, что количество записей должно строго соответствовать числу отрывных листов (ордеров). Проверив правильность внесенной информации, бухгалтер должен заверить книгу своей подписи. Важно отметить, что действующие нормы, установленные Центробанком, допускают внесение исправлений и корректив. В се изменения, внесенные в журнал, должны подтверждаться подписью руководителя бухгалтерского отдела.

Рассматривая вопрос о том, как заполнять кассовую книгу нужно отметить, что записи в данный регистр должны вноситься ежедневно. Единственным исключением являются праздничные и выходные дни. Каждый рабочий день используется новый лист журнала. На протяжении дня в нем указываются все финансовые операции и денежный оборот, прошедший через кассу. По окончании дня подбивается остаток, а заполненная страница заверяется подписью кассира. Использовать журнал можно лишь на протяжении одного года. По завершении отчетного периода, кассир обязан открыть новый регистр, который будет введен в эксплуатацию с началом нового календарного года.

Давайте рассмотрим порядок заполнения кассового листа. В верхней части страницы необходимо указать её порядковый номер, а также актуальную дату. В графе «Остаток на начало дня» указывается информация о количестве наличности, хранящейся в кассе. Данная сумма должна совпадать с графой «Остаток на конец дня», указанной на предыдущем листе. В графе «номер документа» указывается порядковый номер ордера.

В следующем разделе указывается наименование компании либо фамилия, имя и отчество собственника ИП. В колонках «Номер корреспондирующего счета» и «Номер субсчета» нужно указать конкретный метод приема или выдачи денежных средств. Каждый из методов отображается при помощи специального шифра. Важно отметить, что владельцам ИП не нужно заполнять этот раздел.

В графах «Расход» и «Приход» нужно указать величину денежного оборота, прошедшего через кассу. Суммы указываются в цифровом значении. Округление суммы до полного числа недопустимо. В разделе «Перенос» следует указать общую сумму денежных средств из вышеперечисленных колонок. Но основе величины финансового оборота заполняется графа «Итого за день». По окончании рабочего дня кассиру необходимо прибавить к сумме, оставшейся с прошлого дня, новую наличность. От получившейся суммы нужно отнять деньги, записанные в разделе «Расход». Конечный результат должен соответствовать общему размеру денежных средств, хранящихся в кассе предприятия.

Поля, оставшиеся пустыми, необходимо зачеркнуть при помощи буквы «Z». Данные действия позволяют снизить вероятность внесения правок в заполненный лист. Каждая законченная страница должна быть завизирована подписью работника, заведующего кассой и главой бухгалтерского отдела.

Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации

Последняя страница

По окончании отчетного периода, лицу ответственному за ведение журнала необходимо прошнуровать регистр. На последнюю страницу приклеивается вкладыш, содержащий следующую информацию:

1. Надпись «Прошнуровано и пронумеровано».
2. Отметка о количестве листов.
3. Подпись должностного лица и главного бухгалтера.

Варианты заполнения

Как мы уже отмечали выше, рассматриваемый регистр может заполняться вручную или при помощи специальных приложений. В последнем случае, кассиру необходимо распечатать заполненные формы и прошнуровать их. Также допускается ведение кассовой книги в электронном виде. Ниже мы предлагаем рассмотреть особенности каждого варианта ведения журнала.

Вручную

Кассовые ордера используются в качестве основного источника информации при заполнении рассматриваемого журнала. Важно отметить, что сведения из приходных ордеров указываются в разделе «Приход», а из расходных – в «Расход». Во время заполнения журнала первоначально вносится информация из приходных ордеров, после чего переносятся сведения из расходных документов. На один кассовый ордер должна приходиться лишь одна отметка.

Перед закрытием кассы, работнику необходимо проверить правильность внесенной информации с помощью сверки ордеров и внесенных записей. Остаточная сумма, указанная в графе «Остаток на конец дня», должна быть завизирована росписью труженика. После этого осуществляется сверка полученных средств с суммой, указанной в регистре. Данная проверка должна проводиться при участии руководителя бухгалтерского отдела.

Ниже приведен образец заполнения кассовой книги вручную:

Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее)

На компьютере

Кассовая книга в электронном виде ведется при помощи специализированных компьютерных приложений. На сегодняшний день допускается использование таких приложений, как «Налогоплательщик ЮЛ» и «1С». Использование электронного варианта отчетности позволяет не только систематизировать информацию, но и упростить расчеты . Как правило, такой подход практикуют крупные организации.

При использовании электронной версии журнала, очень важно защитить компьютер от доступа третьих лиц. Для этого можно установить пароль к самому приложению либо защитить бланк от изменений при помощи электронной подписи. Также следует заранее позаботиться о сохранности данных. Хранение резервных копий на надежных носителях информации позволяет минимизировать риск потери журнала из-за сбоев в системе . Также нужно отметить, что в документы, заверенные цифровой подписью, недопустимо вносить коррективы.

«Оцифрованное» заполнение

Оцифрованное заполнение подразумевает использование специальных компьютерных приложений с дальнейшим распечатыванием заполненной формы. При использовании данного варианта, необходимо на начало рабочей смены формировать два бланка: «Отчет по кассе» и «Вкладной лист». Эти бланки должны иметь идентичный текст в виде объема наличных средств, поступивших в кассу.

Кассир обязан хранить вкладыши до окончания календарного года. Отчеты ежедневно передаются в бухгалтерскую службу. При использовании этой методики, все распечатанные страницы пронумеровываются в порядке возрастания. По окончанию месяца необходимо скрепить все бланки, а на последней распечатке указать общее число листов.

Как исправить допущенные ошибки

Рассматривая пример заполнения кассовой книги нужно сказать о том, что при заполнении журнала нельзя допускать ошибок. В случае допущения ошибки, не оказывающей влияния на величину итоговой суммы, нужно зачеркнуть неверные данные прямой чертой. Над ними указывается верная информация, которая заверяется работником кассы и бухгалтером.

Ошибки, нарушившие итоговое значение за определенный период, должны быть перечеркнуты по диагонали. Ниже необходимо сделать отметку «Аннулировано». Далее кассиру нужно заполнить новую станицу, внеся правильные сведения. В случае допущения ошибки нужно составить докладную записку, которая будет передана бухгалтеру либо гендиректору фирмы. В тексте докладной нужно указать допущенную неточность. Составленный акт используется как основа для сбора комиссии, которая внесет коррективы в книгу. По окончании данной процедуры кассир заполняет справку, где указываются все внесенные коррективы.

Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде

Ответственность за отсутствие кассовой книги

Функция контроля над правильностью заполнения рассматриваемого журнала лежит на работниках налоговой инспекции. В случае выявления грубых ошибок и нарушений, работники налоговой могут выписать штраф. Здесь нужно отметить, что органы контроля не могут накладывать штраф за те ошибки, что были обнаружены спустя шестьдесят дней с даты их совершения.

Размер штрафа для собственников ИП варьируется от четырех до пяти тысяч рублей. Штраф в отношении юридических лиц варьируется от сорока до пятидесяти тысяч рублей. Важно отметить, что в случае выявления отсутствия кассовой книги, субъектам предпринимательства также грозит наказание . Пятнадцатая статья Кодекса об Административных правонарушениях, содержит в себе сведения о величине штрафов, установленных для должностных лиц.

Выводы (+ видео)

Рассмотрев образец как заполнить кассовую книгу нужно напомнить, что формирование этого регистра является обязанностью всех юридических лиц. Перед тем как начать заполнение журнала, нужно тщательно изучить все тонкости, связанные с правовой формой конкретного предприятия. Руководителям частных фирм рекомендуется проконсультироваться с грамотным специалистом, разбирающимся в данном вопросе.

Вконтакте

Кассовая книга должна вестись преимущественным большинством современных компаний, и это является не столько инструментом эффективной работы организации, сколько требованием действующего законодательства.

При этом заполнение кассовой книги должно осуществляться в полном соответствии с установленными нормами, так как в противном случае компания не только не сможет предоставить отчетность уполномоченным государственным органам, но еще и может столкнуться с множеством других проблем, касающихся ее непосредственной деятельности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Именно поэтому лучше заранее разобраться в том, как правильно должна заполняться кассовая книга и кто должен заниматься проведением данной процедуры.

Что это такое

Начиная с 2019 года кассовую книгу должны оформлять все предприниматели, включая тех лиц, которые работают на УСН. При этом стоит отметить, что заполнение этого журнала должно осуществляться в строгом соответствии с формой КО-4, и относиться к этому стоит максимально серьезно, так как этот документ тщательно изучается сотрудниками ФНС в процессе проведения налоговой проверки.

Если кассовая книга оформляется некорректно или с ошибками, это может обернуться для предпринимателя штрафами. В ней обязательно нужно отразить движение всех наличных средств компании, а на конец дня вписать итоговые данные, включая расчеты лимита и обороты кассы.

Журнал включает в себя информацию о любых приходно-расходных операциях, фиксируя все , которые присутствуют в работе организации в наличной форме. Именно по этой причине кассовая книга относится к категории обязательной документации.

Основания и регламентация

Основной правовой акт, которым регламентируется ведение кассовых книг предпринимателями – это указание Банка России от 11 марта 2019 года под номером №3210-У. Основная часть этого указания начала действовать с 1 июня 2019 года, и в соответствии с этими данными оформление данного документа предусматривается для любой компании, которая так или иначе работает с наличными средствами.

На законном основании кассовую книгу могут не заполнять те частные предприниматели, которые занимаются ведением в установленном законами порядке учет расходов, доходов, а также других объектов налогообложения, которыми характеризуется ее вид деятельности.

При этом, так как частным предпринимателям практически всегда приходится вести учет расходов и доходов, данная норма может рассматриваться как распространяющаяся на всех коммерческих деятелей.

Кто на предприятии ответственен за ведение?

Ведением кассовой книги занимается уполномоченный кассир, так как именно он проводит выдачу и прием различных денежных средств, регистрируя все операции в соответствующем журнале. В итоге он должен подписывать заполненный лист, и на него возлагается полная ответственность за корректность проведенных операций.

В конце рабочего дня кассир предоставляет в отдел бухгалтерии остаток денежных средств, а также полный пакет первичных документов, то есть всевозможные расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер должен подписать отдельный лист книги, а если эту должность никто не занимает, свою подпись ставит руководитель организации.

Проведение этой процедуры требуется ежедневно, причем, если частный предприниматель не имеет наемных сотрудников, то в таком случае именно он будет заниматься ведением кассовой книги и, соответственно, нести полную ответственность за указанную в ней информацию.

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с действующим законодательством предусматриваются обычный и упрощенный виды оформления кассовой книги. Последний вариант действует для всех частных предпринимателей или же представителей малого бизнеса, в то время как обычный порядок предусмотрен для любых юридических лиц, за исключением бланков.

Вся информация, которая вносится в кассовую книгу, должна быть взята из нескольких документов:

• книга учета полученных и предоставленных средств, из которой берутся данные о движении денежных средств на протяжении рабочего дня;
• и , которые предназначаются для того, чтобы оформить поступление наличности и дальнейшую передачу ее в кассу;
• платежная ведомость, в которой учитывается сумма выплаченной зарплаты;
• расчетно-платежные ведомости, с помощью которых ведется учет рабочих часов, выплат зарплаты и всевозможных взысканий.

При этом стоит отметить несколько важных правил, которые стоит учитывать в процессе заполнения этого документа:

• вся кассовая документация может оформляться в электронном виде, но для подтверждения этих документов потребуется отдельно получить ;
• отчеты кассира не обязательно должны заполняться;
• оформление единого приходного кассового ордера сегодня осуществляется не только в соответствии с дневной контрольной лентой установленного кассового аппарат, но еще и в соответствии с данными ;
• получатель больше не обязан указывать точную сумму полученных наличных средств при составлении расчетного кассового ордера;
• чтобы выдать определенную сумму средств в подотчет определенному сотруднику, нужно в произвольной форме составить заявление с указанием суммы наличных и общего срока, на который предоставляются деньги с указанием даты оформления документа и подписи руководителя;
• в ведомости о предоставлении заработной платы в обязательном порядке нужно указать напротив фамилии надпись «депонировано» но при этом больше не нужно вести соответствующий реестр депонированных средств.

Образец заполнения кассовой книги:

В электронном виде

Есть два варианта того, как можно вести кассовую книгу в электронном виде. Первый вариант – это ведение книги с дальнейшим сохранением ее на бумажном носителе. В таком случае заполнением занимается кассир в соответствии с лимитом денежных средств по кассе, причем проводится данная процедура после того, как от бухгалтерии будут получены необходимые кассовые ордера.

Заполнение кассовой книги кассиром осуществляется на протяжении рабочего дня, причем в конце дня он должен провести проверку записей на предмет их соответствия поступившим первичным документам и определением остатка денег в кассе. После этого нужно будет распечатать листы, поставить на них свою подпись и отнести в отдел бухгалтерии.

Также можно заполнять кассовую книгу полностью в электронном виде с использованием специализированных бухгалтерских программ наподобие 1С. При это стоит отметить тот факт, что в процессе электронного оформления лучше заранее побеспокоиться о том, чтобы данные из этого документа были защищены от третьих лиц, а также утраты или каких-либо искажений.

Кассовая книга в электронном виде обязательно должна быть заверена соответствующей электронной подписью, то есть определенной информацией, которая может быть использована для дальнейшей идентификации лица. Подлинность оставленной подписи подтверждается сертификатом того ключа, который выдается удостоверяющим центром.

В бумажном виде

Для того, чтобы вести кассовую книгу на бумажном носителе, достаточно приобрести уже готовый, распечатанный документ, после чего заполнить его вручную.

Стоит отметить, что перед заполнением книги нужно подробно прошить и пронумеровать все его листы, а на последнем из них обязательно указать общее количество страниц и скрепить их все с помощью мастичной или сургучной печати, поставив дополнительно подписи главного бухгалтера и директора компании.

В конце рабочего дня после окончательного оформления кассовой книги в ней нужно оставить так называемый вкладной лист, в то время как отчет кассира нужно оторвать и передать сотрудникам отдела бухгалтерии для того, чтобы они провели соответствующую проверку и подписали бумаги вместе с остальными первичными документами, оформленными на протяжении дня.

Бланк и образец

Стандартный образец кассовой книги выглядит следующим образом:

• на титульном листе указывается полное название компании;
• вносится соответствующий ;
• на последней странице документа обязательно указывается, сколько в нем содержится листов в общем количестве, а также ставится подпись ответственного лица и дата закрытия книги;
• на каждом листе указывается его номер и дата заполнения;
• в первом столбце таблицы указывается номер ордера;
• далее вносится информация о том, что предоставил или получил указанную сумму средств, включая номер счета;
• после заполнения всех необходимых строк пустые нужно будет заполнить прочерками, которые оформляются крест накрест или в форме «Z»;
• ниже в строке пишется остаток денег в кассе, установленный к концу дня;
• ставится подпись кассира и главного бухгалтера, занимающихся составлением и проверкой этого документа.

Для ООО и ИП

Кассовая книга представляет собой важный документ в деятельности ООО и ИП, работа которых связана с поступлением наличных денег, и при ее ведении нужно основываться на нескольких правилах:

• заведение и использование книги осуществляется на протяжении одного года;
• книгу ведет главный бухгалтер или кассир;
• в одной компании разрешается вести только одну кассовую книгу вне зависимости от того, сколько у нее видов деятельности и, соответственно, систем налогообложения (единственным исключением являются дочерние предприятия, которые должны вести отдельную книгу);
• в книге должны присутствовать данные по всем операциям предприятия, включая как расходные, так и приходные;
• если на протяжении дня не было проведено никаких операций, лист книги нужно оставить незаполненным;
• оформление кассовой книги может осуществляться в бумажном и электронном виде, и правила ее оформления будут непосредственно зависеть от выбранного типа;
• информация заносится в книгу сразу же после того, как произошло фактическое получение или же расход наличных средств;
• оформление кассовой книги должно осуществляться в соответствии с формой КО-4;
• в конце каждого дня данные в книге должны сверяться с показателями кассовых ордеров с дальнейшим выведением итогового остатка денежных средств.

В конечном итоге на книге обязательно должна стоять подпись того лица, на котором лежит ответственность за ее ведение. Помимо этого, правильность внесения данных должна регулярно проверяться главным бухгалтером.

Как делать правильно?

Кассовую книгу должен вести уполномоченный кассир или то лицо, которое его заменяет. Он должен ежедневно указывать в ней информацию, полученную из приходных и расходных кассовых ордеров, но если какие-либо приходно-расходные операции на протяжении дня не проводились, книга может за эти даты уже не заполняться.

Каждая книга оформляется только на один календарный год, но если на протяжении одного года единственного экземпляра такой книги оказывается недостаточно, можно завести новую книгу и продолжить выполнение всех операций в хронологической последовательности.

Исправление ошибок

Кассовая книга - обязательный для каждого работающего с наличностью предприятия или ИП документ, в котором учитываются все приходные и расходные кассовые операции организации.

Бланк кассовой книги (форма КО-4) унифицирован и представляет собой книгу с пронумерованными и прошнурованными листами. На последней странице делается запись о количестве листов в книге и заверяется печатью организации. Ниже расписывается руководитель, главный бухгалтер предприятия, и ставится дата.

Бланк кассовой книги

Образец заполнения кассовой книги в 2019 году

Как вести кассовую книгу КО-4

Кассовая книга ведется ежедневно. Ведёт книгу уполномоченный на это кассир или другое ответственное лицо. Контроль за кассовой книгой закреплён за главным бухгалтером.

У одной организации по всей её деятельности должна быть одна кассовая книга. Если у организации есть подразделения, они могут вести свою кассовую книгу. Копии её листов передаются в головной офис в установленный организацией срок.

Листы кассовой книги заполняются или от руки, или на электронном носителе.

• Записи от руки ведутся под копирку; первый экземпляр остаётся в кассовой книге, а второй в конце отрезается и сдаётся для отчета в бухгалтерию.
• При электронном заполнении лист в книге делится на верхнюю и нижнюю часть, обе они заполняются одинаково, содержат все данные предприятия, нумеруются в порядке возрастания. Верхняя остаётся для формирования кассовой книги, нижняя сдаётся в бухгалтерию. Последний лист за месяц содержит информацию о количестве листов в этом месяце всего. Последний лист за год - количество листов за год. В дальнейшем листы сшиваются, заверяются подписью руководителя и главбуха, указывается их число.

Как заполнить бланк кассовой книги КО-4 правильно

На обложке указываются название организации (ФИО ИП), код по ОКПО, структурное подразделение, если есть. Далее указывается период, на который заводится книга (год или месяц и год).

На внутренних листах:

• сверху ставится дата его заполнения.
• в строке «остаток на начало дня» цифрами прописывается количество денег в кассе на начало дня, которое берётся из строки «остаток на конец дня» предыдущего листа.
• Записи с 1 по 5 графу делаются на основании каждого ПКО И РКО.
• заполнение графы «номер корреспондирующего счета, субсчета» заполнять индивидуальным предпринимателям необязательно.
• В графе «перенос» цифрами пишется сумма всего прихода и расхода из выше заполненных строк.
• В графе «итого за день» цифрами указывается общая сумма прихода и расхода за день.
• В поле «остаток на конец дня» указывается остаток денежных средств в кассе на конец дня. Он вычисляется по формуле: остаток на начало дня + итоговая сумма прихода за день – итоговая сумма расхода за день. Если в этом остатке есть деньги на зарплаты или выплаты социального характера и стипендий, их указывают ниже.
• В конце листа прописью указывается количество зарегистрированных ПКО и РКО, ставятся подписи кассира, заполнившего бланк, и бухгалтера.

Незаполненные строки в таблице перечёркиваются.

Заполняя бланк, кассир сверяется с данными приходных и расходных документов. Книгу проверяет бухгалтер (главный бухгалтер, в их отсутствие руководитель) и тоже расписывается.

Если в течение дня движения денег в кассе не было, никакие записи за этот день в книге не делаются.

Исправления в книге не допускаются. Если всё же при заполнении допущена ошибка, исправление подтверждается подписью кассира, заполняющего книгу, и главбуха.