من المثير للدهشة أن الكثير من الأشخاص، عندما يحتاجون إلى إرسال بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص في وقت واحد، ما عليك سوى إدراج العناوين في الحقل "إلى"، وهذا أمر طبيعي عندما يكون هذا البريد الإلكتروني موجهًا إلى زملائك أو أصدقائك، ولكن عند إرسال رسائل إلى مجموعة من العملاء، فإنك بذلك تُظهر للجميع عناوين المستلمين الآخرين، مما يكشف بشكل أساسي عن قاعدة العناوين الخاصة بك.
كل ما يحتاجه عملاؤك هو إرسال هذه الرسالة إلى منافسك وسوف تتسرب جهات الاتصال الخاصة بك على الفور.
إنه أمر غريب، لكن العديد من الأشخاص البعيدين عن الأغبياء يتفاجأون عندما يعلمون أنه إذا كنت بحاجة إلى إرسال خطاب إلى العديد من المستلمين حتى لا يعرفون بعضهم البعض، فهناك حقل "Bcc" لهذا الغرض.
على سبيل المثال، بالنسبة لـ mail.ru سيبدو كما يلي:
وهكذا مرة أخرى باختصار:تمت الإشارة إلى العناوين بـ "إلى" - يمكن للجميع معرفة من أرسلت الرسائل إليه، والمشار إليها بـ "نسخة كربونية عمياء" - يعتقد الجميع أن الرسالة مخصصة له فقط.
وسيتلقى كل مستلم رسالة حيث سيكون هناك في الحقل "إلى". عنوانه فقط . بالنسبة للبرامج الأخرى، إذا لم تتمكن من العثور على مكان لنسخة مخفية الوجهة، فاطلب من شخص ما أن يرشدك. نقطة صغيرة أخرى، يجب عليك تحديد عنوان واحد في الحقل "إلى"، لن تسمح لك معظم البرامج أو خوادم البريد بإرسال خطاب بدون هذه المعلمة.
وهكذا، عندما يتعلق الأمر بإرسال العروض والأخبار إلى مجموعة من عملائك - هنا تكون ممارسة استخدام النسخة العمياء واضحة، ويجب عليك إخفاء قاعدة العناوين الخاصة بك. نقطة مثيرة للاهتمام حول إرسال خطاب إلى زملائك، هنا يوصى بالتصرف وفقًا للموقف، على سبيل المثال، إرسال خطاب مع طلب إرسال اقتراحات (على سبيل المثال، لتحسين خدمة العملاء) وإذا رأى كل زميل أن الآخر لقد تلقى الأشخاص نفس الرسالة، فمن المرجح أنهم لن يستجيبوا - سيعتمدون على الآخرين، مما يعني أنك بحاجة إلى استخدام نسخة مخفية. إذا تم تنفيذ هذا الطلب، على سبيل المثال، فإن الإشارة إلى رئيس زميلك سوف تعمل ببساطة على تحقيق العجائب، وسيتم تنفيذ طلبك.
قضية منفصلة مع الموردين. من ناحية، الإشارة إلى جميع المستلمين في النسخة يجب أن تظهر للمورد أن لديك خيارًا ويجب عليه أن يقدم لك أسعارًا جيدة. من ناحية أخرى، فإن المدير الذي تلقى رسالتك، ورؤية أنه لم يتم إرسالها إليه فقط، فمن المرجح أن يتعامل مع طلبك "بهدوء". شخصياً، في رأيي، أعتقد أنه في حالة الموردين، تحتاج إلى استخدام نسخة مخفية، على الأقل لحماية الأسرار التجارية، ولكن على الأرجح لعلاقة جيدة مع مدير المورد.
يمكنك قراءة حالة حديثة لخطأ أحد المتخصصين، عندما رأى جميع المستلمين مستلمين آخرين: صفع للجميع في هذه الدردشة، كان هناك أشخاص محترمون حقًا - مديرون، ولكن لا يزال الكثير منهم يتلقون بريدًا عشوائيًا ردًا على ذلك.
حسنًا، كما هو الحال دائمًا، نرحب بالمناقشة في التعليقات.
تحاول الكتابة واختيار الكلمات الضرورية - وكل شيء عديم الفائدة! لا يفتح الشريك أو المستثمر المحتمل خطاب عملك أو يتصفحه دون أن يكلف نفسه عناء الرد. الوضع المشترك؟ نخبرك في مقالتنا الجديدة بكيفية إجراء المراسلات التجارية بشكل صحيح وما يجب كتابته في الرسالة حتى تتم قراءتها حتى النهاية.
لمن هذه المقالة؟
دعونا نلاحظ على الفور: نحن نتحدث عن رسائل البريد الإلكتروني. إذا كان أي شخص آخر يستخدم البريد العادي، فإننا نؤكد لك أن القواعد هي نفسها. من حيث المبدأ، تنطبق كل هذه القواعد على المراسلات العادية التي كتبنا عنها بالفعل. الآن نحن نتحدث على وجه التحديد عن المراسلات التجارية. اذا أنت:
- رجل أعمال يتواصل مع الأشخاص المهمين في العمل؛
- الموظف الذي يكتب إلى رئيسه أو الإدارة المستقبلية؛
- شخص مهتم بأساسيات آداب الإنترنت وعلم النفس البشري -ثم لا تتردد في قراءتها، وسوف تكون مثيرة للاهتمام.
مميزات المراسلات التجارية
- عرض سلس وهادئ - لا ينبغي الخلط بينه وبين اللغة البيروقراطية الجافة؛
- يتم التواصل بشكل صارم - لنقل معلومات معينة إلى المرسل إليه؛
- حجم صغير - ورقة A4 أكثر من كافية؛
- احترام التبعية، وعدم الألفة. في حالات خاصة، عندما تتطور علاقة غير رسمية وغير رسمية مع مرسل إليه خطاب عمل، بالطبع، يمكن إهمال هذه القاعدة. لكن هذا لن يكون خطابًا تجاريًا تمامًا، بل سيكون خطابًا وديًا، هل توافق على ذلك؟
- تعطي الرسالة المكتوبة على ورق الشركة مصداقية خاصة. ويجب أن يحتوي على شعار واسم وتفاصيل ومعلومات الاتصال وعنوان موقع الويب.
أنواع الرسائل التجارية
1. المعلومات. لا تتطلب مثل هذه الرسائل ردًا - فأنت تكتبها لإخبار المستلم ببعض المعلومات. مثلاً تمتلك متجراً إلكترونياً وتعلن أن غداً هو آخر يوم للتخفيضات. أو أن الأسعار تتغير. هناك أنواع عديدة من رسائل المعلومات: يمكنها ذكر النوايا والتذكير بحدث مهم وتأكيد تسليم واستلام البضائع وما إلى ذلك.
2. خطابات الطلب. كم مرة يتعين على رواد الأعمال، وخاصة المبتدئين، أن يكتبوها! هذه نداءات للمستثمرين تطلب رعاية مشروعك الرائع، وعروض تعاون لا تعد ولا تحصى، وأنواع مختلفة من الطلبات لمعرفة، على سبيل المثال، معلومات معينة.
3. الرسائل البريدية - شيء يجب كتابته أحيانًا بعد الاجتماع مع المرسل إليه. في هذه الرسالة، تذكر الموضوع الرئيسي لاجتماعك، وعبر عن موقفك تجاهه، وأكد على رغبتك في مواصلة التعاون واعرض خيارك بشأن وقت ومكان الاجتماع التالي.
4. الضمان. إذا كنت قد وافقت بالفعل على التعاون، فقد تكون هناك حاجة قريبًا لهذا النوع من الرسائل. تضمن فيها أنك ستفي بالتزاماتك: سوف تقوم بالعمل في الوقت المحدد، وتدفع مقابل الخدمة، وتسليم البضائع في الوقت المحدد، وما إلى ذلك.
5. خطابات العمل هي نفس الرسائل التي ترسلها وتستقبلها أي شركة كل يوم. هذه هي المراسلات مع الشركاء والعملاء: إبرام العقود والمناقشات والمفاوضات، والتعرف على قائمة الأسعار وكتالوج المنتجات، والتذكير بالاجتماعات - عمليات العمل الروتينية.
6. خطابات الشكوى – نعم، يحدث ذلك بهذه الطريقة. وعادة ما يتم كتابتها عندما يكون أحد الطرفين غير راضٍ عن تصرفات الطرف الآخر. وليس فقط الإجراءات، ولكن المسؤوليات المنصوص عليها في العقد. على سبيل المثال، أبرمت Vasya اتفاقية مع موردي البضائع، وهم، مثل الفجل، يؤخرون المواعيد النهائية باستمرار. أو اشترى سيارة لكنها تعطلت.
7. الرسائل غير المتعلقة بالعمل هي رسائل لا تتعلق مباشرة بأنشطتك. هذه تهنئة وشكر على العمل وحتى تعازي - كل شيء يحدث في الحياة.
1. العنوان. يعد إنشاء رؤوس البريد الإلكتروني بمثابة علم. تحدثنا أكثر عن التقنيات السرية في المقال. باختصار، يجب أن تكون عناوين الرسائل التجارية مفيدة قدر الإمكان للمرسل إليه.
من غير المرجح أن تكون الاستفزازات والفكاهة مناسبة هنا: نحن نكتب لأشخاص جادين، تذكر؟ إذا تعرفت على شخص أفضل، فيمكنك المحاولة، ولكن في الوقت الحالي من الأفضل عدم المخاطرة به.
- مقدمة. مثل الرسالة العادية، تبدأ رسالة العمل بمقدمة أو ديباجة. فيه تقول مرحبًا وتخبر جوهر اللحم. توفير وقت المستلم: أخبره على الفور بما تحتاجه منه. "أنا، Vasya Pupkin، توصلت إلى شركة ناشئة رائعة في مجال التسويق عبر الإنترنت (البناء والجمال والصناعة والسيارات - اعتمادًا على مجال نشاطك) وأطلب منك التعرف عليها ودعمها ماليًا. الخطأ الرئيسي في هذه المرحلة هو ترك أفكارك تتجول وتتمتم ولا تصل إلى جوهر الموضوع.
- الجزء الرئيسي: كل شيء بسيط هنا: أنت تخبر بالتفصيل ما هي فكرتك، وتقدم الحقائق والحجج التي يمكن أن تهم المرسل إليه. إذا عدنا إلى فاسيا وشركته الناشئة، فسوف يشرح ما هو جوهرها، والفوائد والفوائد للإنسانية بشكل عام ولمرسل إليه الرسالة بشكل خاص. وسيقدم أرقامًا وحقائق، ورأي الجمهور المستهدف، ورأي الخبراء. نحن نؤمن بفاسيا، يمكنه فعل ذلك!
- الأكثر أهمية. إذا سألت، اسأل مرة أخرى. إذا سألت، اطرح السؤال بشكل واضح ومحدد. إذا كنت تأمل في التعاون، قم بصياغة اقتراحك بوضوح مرة أخرى. وكل هذا في بضعة أسطر.
- خاتمة. نشكرك على اهتمامك ونعرب عن أملك في أن يجيبك المستلم أو يتخذ إجراءً ضروريًا آخر. استخدم عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء كما في بيع النصوص أو .
- يرجى تقديم التفاصيل الخاصة بك: الاسم الكامل وجهات الاتصال واسم المنظمة وتفاصيلها.
- الملفات المرفقة. وهذا غالبا ما ينسى، ولكن دون جدوى. يجد العديد من الأشخاص أنه من الأسهل تقييم المعلومات المرئية بدلاً من مجرد الحروف والسطور. أرفق الصور الفوتوغرافية بالرسالة للحصول على الصورة الأكثر اكتمالا لموضوع الرسالة، وأرفق المستندات اللازمة لضمان المرسل إليه ملاءتك وجدية نواياك.
الأخطاء الأكثر شيوعًا في الرسائل التجارية
- لا تقول مرحبا. نعم، لسبب ما، ينسى الآلاف من الأشخاص المهذبين وذوي الأخلاق الحميدة إلقاء التحية، بدءًا من الرسالة بالكلمات "عزيزي..." بالطبع، من الجيد أن تحظى بالاحترام، لكن لم يقم أحد على الإطلاق بإلغاء التحية الإنسانية البسيطة.
- كما سبق أن قلنا، نشر فكرة، أي فكرة، على طول الشجرة. إذا قفزت من شيء إلى آخر، فتعلم كيفية صياغة أفكارك، وإذا لم يكن لديك الوقت، فاستأجر مؤلفي النصوص والصحفيين - فسوف يساعدون بالتأكيد.
- تحدث بلسان جاف لا حياة فيه. اترك كل هذه "مع الأخذ في الاعتبار"، "إن أمكن" للمسؤولين - أنت لا تعبر عن نفسك بهذه الطريقة في الحياة الواقعية، فلماذا يجب على المرسل إليه ذلك؟ أشفق على الشخص، واكتب ببساطة قدر الإمكان!
- وفي الوقت نفسه، لا تنزلق إلى الألفة. هناك أسلوبان في المراسلات التجارية: الشخصية والرسمية. بشكل شخصي، تتواصل بضمير المتكلم - أي "أنا، Vasya Pupkin، أقدم لك..." في الضمائر الشخصية الرسمية، كقاعدة عامة، يتم استبدالها بصيغة محايدة محايدة "تقدم لك شركة Horns and Hoofs". .." ما هو النمط الأقرب إليك وإلى أي مدى يرتبط بمجال نشاط المرسل إليه - الأمر متروك لك. إذا كان شريكك شابًا وحديثًا، فلا تتردد في الكتابة بصيغة المتكلم. إذا كنت بحاجة إلى التواصل مع الجهات الحكومية أو المنظمات البلدية، فمن الأفضل عدم إغراء القدر والتواصل بشكل محايد. سوف يجيبونك - يجب عليهم ذلك! - ولكن يمكنك ترك انطباع سلبي. كن ذا صلة.
- لا أساس لها من الصحة. يمكنك أن تقول مائة مرة ما لديك من عرض مربح وفكرة رائعة، ولكن ما الفائدة بدون دليل؟ لقد اعتاد رجال الأعمال على التعامل مع الحقائق، فهم لا يصدقون الكلمات والصور الجميلة. الأرقام والحقائق والتفاصيل - هذه هي أسلحتك الرئيسية.
- لا تثرثر، بل اصنع. تخيل أنك تتلقى بنفسك رسالة عمل من Vasya Pupkin. تفتحه، وتبدأ في القراءة، ولا يوجد سوى الثناء على فاسيا ومنتجه. قد تعتقد أنني سعيد من أجل فاسيا، ولكن ما الذي يهمني في ذلك؟ ولكن إذا أخبرك Vasya كيف يمكنه مساعدتك، وما هي الفوائد التي ستجلبها ومدى سرعة سداد الاستثمار، فسوف تصبح الأمور مثيرة للاهتمام.
- أخطاء، أخطاء مطبعية، تصميم غير دقيق (خطوط مختلفة، نقص المسافات) - لا توجد تعليقات.
- الإفراط في استخدام العامية. حتى لو كنت أنت والمتلقي تعملان في نفس المجال باستخدام لغة عامية احترافية خاصة، فاستخدم تعبيرات محددة بعناية. من الأفضل إدراجها في النص إلى الحد الأدنى، وفك الاختصارات، وشرح معنى بعض الكلمات. ماذا لو كان محاورك يبلغ من العمر 60 عامًا؟
- عدم الأهمية. ما زلنا نأمل في فاسيا. Vasya ذكي، لن يرسل أصحاب صالونات التجميل عروض بدء تشغيله في مجال صناعة السيارات. كم مرة يرتكب بيت وكول مثل هذا الخطأ؟ كيفية إنشاء قاعدة بيانات للعناوين لإرسال العروض التجارية مكتوبة جيدًا في المقالة.
كيف لا وكيف. مثال حقيقي
وها هو السؤال الأهم الذي سيجيب عليه العقل الجماعي الآن. أجرى المحرر بافيل موليانوف مؤخرًا مسابقة بين المشتركين في مجموعته على فكونتاكتي.
من المثير للدهشة أن الكثير من الأشخاص، عندما يحتاجون إلى إرسال بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص في وقت واحد، ما عليك سوى إدراج العناوين في الحقل "إلى"، وهذا أمر طبيعي عندما يكون هذا البريد الإلكتروني موجهًا إلى زملائك أو أصدقائك، ولكن عند إرسال رسائل إلى مجموعة من العملاء، فإنك بذلك تُظهر للجميع عناوين المستلمين الآخرين، مما يكشف بشكل أساسي عن قاعدة العناوين الخاصة بك.
كل ما يحتاجه عملاؤك هو إرسال هذه الرسالة إلى منافسك وسوف تتسرب جهات الاتصال الخاصة بك على الفور.
إنه أمر غريب، لكن العديد من الأشخاص البعيدين عن الأغبياء يتفاجأون عندما يعلمون أنه إذا كنت بحاجة إلى إرسال خطاب إلى العديد من المستلمين حتى لا يعرفون بعضهم البعض، فهناك حقل "Bcc" لهذا الغرض.
على سبيل المثال، بالنسبة لـ mail.ru سيبدو كما يلي:
وهكذا مرة أخرى باختصار:تمت الإشارة إلى العناوين بـ "إلى" - يمكن للجميع معرفة من أرسلت الرسائل إليه، والمشار إليها بـ "نسخة كربونية عمياء" - يعتقد الجميع أن الرسالة مخصصة له فقط.
وسيتلقى كل مستلم رسالة حيث سيكون هناك في الحقل "إلى". عنوانه فقط . بالنسبة للبرامج الأخرى، إذا لم تتمكن من العثور على مكان لنسخة مخفية الوجهة، فاطلب من شخص ما أن يرشدك. نقطة صغيرة أخرى، يجب عليك تحديد عنوان واحد في الحقل "إلى"، لن تسمح لك معظم البرامج أو خوادم البريد بإرسال خطاب بدون هذه المعلمة.
وهكذا، عندما يتعلق الأمر بإرسال العروض والأخبار إلى مجموعة من عملائك - هنا تكون ممارسة استخدام النسخة العمياء واضحة، ويجب عليك إخفاء قاعدة العناوين الخاصة بك. نقطة مثيرة للاهتمام حول إرسال خطاب إلى زملائك، هنا يوصى بالتصرف وفقًا للموقف، على سبيل المثال، إرسال خطاب مع طلب إرسال اقتراحات (على سبيل المثال، لتحسين خدمة العملاء) وإذا رأى كل زميل أن الآخر لقد تلقى الأشخاص نفس الرسالة، فمن المرجح أنهم لن يستجيبوا - سيعتمدون على الآخرين، مما يعني أنك بحاجة إلى استخدام نسخة مخفية. إذا تم تنفيذ هذا الطلب، على سبيل المثال، فإن الإشارة إلى رئيس زميلك سوف تعمل ببساطة على تحقيق العجائب، وسيتم تنفيذ طلبك.
قضية منفصلة مع الموردين. من ناحية، الإشارة إلى جميع المستلمين في النسخة يجب أن تظهر للمورد أن لديك خيارًا ويجب عليه أن يقدم لك أسعارًا جيدة. من ناحية أخرى، فإن المدير الذي تلقى رسالتك، ورؤية أنه لم يتم إرسالها إليه فقط، فمن المرجح أن يتعامل مع طلبك "بهدوء". شخصياً، في رأيي، أعتقد أنه في حالة الموردين، تحتاج إلى استخدام نسخة مخفية، على الأقل لحماية الأسرار التجارية، ولكن على الأرجح لعلاقة جيدة مع مدير المورد.
يمكنك قراءة حالة حديثة لخطأ أحد المتخصصين، عندما رأى جميع المستلمين مستلمين آخرين: صفع للجميع في هذه الدردشة، كان هناك أشخاص محترمون حقًا - مديرون، ولكن لا يزال الكثير منهم يتلقون بريدًا عشوائيًا ردًا على ذلك.
حسنًا، كما هو الحال دائمًا، نرحب بالمناقشة في التعليقات.
تتعلق جميع القواعد الأولية الموضحة أدناه في المقام الأول بالمراسلات التجارية مع شركائك وزملائك وعملائك وفناني الأداء. استخدامها في المراسلات الشخصية هو أمر خاص للجميع. ومع ذلك، فإن اتباع هذه القواعد في المراسلات الشخصية لن يؤدي إلا إلى خلق انطباع جيد عنك.
أخلاقيات العمل بالبريد الإلكتروني
إذا لم ترغب فجأة في مواصلة القراءة، فاقتصر على القواعد الأساسية التالية على الأقل:
- عند الرد استخدم زر "الرد على الكل".سيؤدي هذا إلى إرسال نسخة إلى مستلمي البريد الإلكتروني الأولي حتى لا يتجاوزهم ردك. أوصي بشدة بإخفاء زر "الرد" في إعدادات الواجهة. إذا لزم الأمر، يمكنك حذف المستلمين غير المرغوب فيهم يدويًا.
- لا تترك حقل الموضوع فارغا.قد يتلقى الأشخاص الذين تتواصل معهم مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، ويستخدمون هذا الحقل لتقييم أهمية البريد الإلكتروني ومحتواه بسرعة.
- اقتباسات الحروف.لا تبدأ ردك برسالة بريد إلكتروني جديدة، وانقر على "الرد على الكل" في البريد الإلكتروني المستلم، ولا تقم بتعطيل ميزة الاقتباس عند الرد وإعادة التوجيه في إعدادات عميل البريد الإلكتروني لديك.
- مع الاقتباس الكامل(إذا كانت إجابتك على الرسالة بأكملها) فاكتب نص الإجابة في بداية الرسالة، وليس في النهاية، أدناه.
هل باستطاعتنا المتابعة؟
استلام الرسائل
- يجب قراءة الرسائل الواردة. إذا تلقيت رسالة، فهذا يعني أن شخصا ما أرسلها لسبب ما (بالطبع، لا يعتبر البريد العشوائي هنا). إذا كان لدى الشخص رسائل تم وضع علامة "غير مقروءة" عليها، وكانت أقدم من يوم واحد، فهو لا يعرف كيفية التعامل مع البريد. ومع ذلك، يمكن أن يغفر هذا إذا:
- توفي الشخص أو مرض بشكل غير متوقع؛
- العمل مع البريد ليس من مسؤولياته الوظيفية (فلا يحتاج إلى خدمة البريد الإلكتروني).
- إذا لم تكن مديرًا، فتحقق من بريدك الإلكتروني مرتين على الأقل يوميًا: في الصباح وبعد الظهر. قد يؤدي عدم الرد على سؤال الإنتاج منك إلى تعطيل عمل الآخرين وتأخير حل المشكلات.
- إذا كنت مديرًا، فيجب أن يبدأ يوم عملك بإطلاق عميل بريد إلكتروني يبقى مفتوحًا طوال اليوم ويتحقق تلقائيًا من بريدك الإلكتروني. قم بإعداد تسليم/استلام البريد التلقائي كل 10 دقائق على الأقل (يفضل 1-3 دقائق).
- لقد تلقيت رسالة. إذا كنت مشغولًا للغاية، فقم على الفور بتقييم من هو الشخص والموضوع وتصفحه سريعًا - سيساعدك هذا على أن تقرر بسرعة ما إذا كانت الرسالة تتطلب ردًا عاجلاً أو يمكنك الانتظار قليلاً.
- إذا كنت تستطيع، يرجى الرد على الفور. هذه هي الطريقة الأسهل والأكثر فعالية لتحريك الأشياء وليس جمع البريد.
- إذا فهمت أنه لا يمكنك الإجابة خلال 24 ساعة، فمن الأفضل أن تكتب على الفور "سأجيب في غضون يومين" أو على الأقل "سأجيب بعد قليل".
الحقول "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية الوجهة"
- تذكر أن هناك حقول "إلى" و"نسخة إلى" و"نسخة مخفية الوجهة". تعتمد أفعالك الإضافية (وتصرفات شركاء المراسلات) عند استلام الرسالة عليها:
- "إلى" ("إلى") - يتم توجيه الرسالة والمعلومات أو الأسئلة الواردة فيها مباشرة إلى المستلم. إذا قمت بإرسال سؤال، فإنك تتوقع الرد من المرسل إليه المحدد في الحقل "إلى". إذا كنت أنت المتلقي، فيجب أن تكون أنت من يجيب.
- "CC" ("نسخة") - يتلقى المستلمون الذين يظهرون في النسخ خطابًا "لمعلوماتك" أو "للحصول على معلومات" أو "مدعوون للشهادة". لا ينبغي لمستلم النسخ الرد بشكل عام على الرسالة؛ علاوة على ذلك، يعتبر من الأدب أن تبدأ بعبارة "آسف على التدخل"، إذا كانت هناك حاجة لذلك.
- "BCC" ("نسخة عمياء") هو حقل "مؤامرات القصر". من خلال الإشارة إلى مستلم في هذا الحقل، فإنك ترسل إليه "سرًا" هذه الرسالة: حقيقة إرسال الرسالة إلى هذا الشخص لن تكون معروفة للمستلم الرئيسي أو الموجودين في النسخ. يتم استخدامه أيضًا للبريد الجماعي بحيث لا يكون دفتر العناوين الخاص بك معروفًا لجميع المستلمين.
- عند الرد استخدم زر "الرد على الكل". سيؤدي هذا إلى حفظ نسخة لمستلمي البريد الإلكتروني الأولي حتى لا يمر ردك عليهم.
- لا تقم بإزالة الأشخاص الذين أضافهم مراسلك من نسخ الرسالة. إذا كنت تريد الإجابة على شيء شخصي حتى لا يتلقى المراسلون الآخرون إجابتك، فاحذف الجميع من النسخ باستثناء الشخص الذي كتب الرسالة (نعم، لا نستخدم زر "الرد" أبدًا).
- إذا كان هناك أكثر من مخاطبين في حقل "إلى" في الرسالة المستلمة، فهذا يعني أنه يجب على كلا من هؤلاء المراسلين أو أي منهم الرد. ضع في اعتبارك أن كلاهما يجب أن يجيب - إذا كانت الرسالة موجهة إليك وإلى شخص آخر، أجب أيضًا (حتى لو كانت إجابة مثل "هذا السؤال بالتأكيد ليس لي، دع فلانًا يجيب").
- وفي المقابل، يوصى بشدة بعدم تضمين أكثر من مرسل إليه واحد في الحقل "إلى". على الرسالة المرسلة إلى اثنين، لن تتلقى إجابة من أي منهما، لأن كل منهما يعتقد أن الآخر سوف يجيب. ليس الجميع يقرأ هذه المقالة.
- إن إعادة توجيه المراسلات الخاصة إلى القائمة البريدية دون موافقة المشاركين في المراسلات أمر غير أخلاقي!
حقل الموضوع
- لا تتركها فارغة.
- يجب أن يكون سطر موضوع الرسالة مختصرا، ولكنه يعكس المحتوى الرئيسي وموضوع الرسالة. عناوين مثل "سؤال"، "مرحبًا!" أو تكشف العناوين الفارغة أنك مبتدئ ويفتقر إلى مهارات الكتابة التجارية الأساسية.
- عندما ترد على إحدى رسائل البريد الإلكتروني المتعددة التي تحتوي على سطور موضوعات مختلفة، قم بالرد على الرسائل الصحيحة. الرد على الرسالة التي تحمل عنوان "اجتماع يوم الثلاثاء 18 أبريل" حول الاجتماع وعلى رسالة "مواد الطباعة" حول مواد الطباعة. يتضمن ذلك نقلاً عن المراسلات السابقة (انظر قسم كتابة الرسائل أدناه).
- إذا كنت بحاجة إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني بشكل دوري مثل التقارير الأسبوعية، فحاول إبقاء الرأس ثابتًا، أو على الأقل يجب أن يكون جزء منه ثابتًا، حتى يتمكن المستلم من إعداد قواعد تلقائية لفرز مثل هذا البريد.
أهمية الكتابة
- إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات حول تغييرات عاجلة، أو نص العقد أو معلومات أخرى تحتاج إلى الانتباه إليها أولاً، فاستخدم الأهمية "عالية"، سيؤدي ذلك إلى تمييز الرسالة في البريد الوارد.
- لا تستخدم الأهمية "العالية" عبثًا - فالأشخاص "المزعجون" مزعجون، كن أكثر تواضعًا.
- بالنسبة إلى رسالة شخصية إلى مراسل أعمال أو رسالة تحتوي على صورة أو رابط مضحك، ضع علامة "منخفضة" على الأهمية.
كتابة الرسائل (الردود)
- ابدأ بالتحية، فهي مهذبة. "مرحبا جريا!" يشير إلى أنك كسول جدًا في كتابة اسم الشخص. حتى مجرد "أندريه!" أو "مساء الخير!" مهذبا جدا وكافية.
- تحدث بنفس اللغة مع الشخص. وهذا لا ينطبق فقط على اللغة الروسية/الإنجليزية، ولكن أيضًا على شكل النص. إذا تلقيت خطابًا رسميًا، فإن الرد غير الرسمي عليه سيكون بمثابة عدم احترام للمستجيب وإظهارًا لثقافتك المتدنية. إن الرد الرسمي على الاستئناف غير الرسمي هو إما دعوة للامتثال للوائح، أو أن هذا ببساطة مطلوب بموجب قواعد الشركة.
- حاول دائمًا الرد على الحرف الأخير في سلسلة المراسلات، وليس على حرف وسيط.
- لا ترجمة ispolzuyteباستثناء حالات إرسال الحروف من الظروف التي يصعب فيها كتابة النص بشكل مختلف (على سبيل المثال، من هاتف محمول أو من جهاز كمبيوتر بدون تخطيط لوحة المفاتيح الروسية).
- إذا كان عميل البريد الإلكتروني الخاص بك لا يدعم اللغة الروسية أو يفسد الترميزات، فقم بإرفاق نص الرد كمرفق.
- يجب أن تكون رسالة العمل دقيقة وموجزة ومحددة:
- الدقة - تأكد من تضمين التفاصيل الدقيقة التي تشير إليها (تاريخ وموضوع رسالة بريد إلكتروني أخرى، تاريخ الاجتماع، عنصر جدول أعمال الاجتماع، اسم الملف، رابط إلى مستند عبر الإنترنت، وما إلى ذلك).
- الإيجاز - يقدم بعض الأشخاص في ثلاث صفحات ما يمكن كتابته في ثلاث جمل. من يفكر بوضوح يتكلم بوضوح، ومراسلكم يرى ذلك.
- الخصوصية - يجب أن يكون من الواضح من الرسالة ما هو المطلوب بالضبط من المستلم، وما هي الإجراءات التي يريدها منه.
- المراسلات التجارية ليست مكانًا للتمارين في نوع الرسائل وليست مكانًا للتعبير عن المشاعر. ولهذا الغرض توجد منتديات ومحادثات ووسائل أخرى للتواصل الإلكتروني بين الأشخاص. نص الأعمال المقتضب ليس الجفاف، ولكن توفير الوقت ودقة الفكر.
- إذا كانت الرسالة تحتوي على عدة أسئلة أو موضوعات أو مهام، قم بتنظيمها وتقسيمها إلى فقرات مع أو بدون ترقيم. من الصعب قراءة "تيار الأفكار" المستمر، ومن السهل تفويت النقطة الرئيسية في الرسالة. علاوة على ذلك، يميل بعض الأشخاص إلى رمي رسالة سيئة التنظيم على الفور في سلة المهملات (على الرغم من أن هذا ربما يكون تطرفًا).
- ضع في اعتبارك أن الإجابة على طلب أو مهمة هي "دعونا نفعل ذلك!" غير مكتمل "سنفعل ذلك بحلول تاريخ كذا وكذا"، "بعد عدة أيام"، "بعد حدث كذا وكذا" هي إجابات أكثر تحديدًا ودقة.
- إذا تمت صياغة الرسالة بطريقة يمكن الرد عليها بكلمة "موافق" بسيطة، فمن المرجح أن يتم استلام الإجابة بشكل أسرع بكثير. على سبيل المثال، إذا كان هناك العديد من الخيارات لما يجب القيام به، فاعرض بعض الخيارات الافتراضية.
- يجب ألا يحتوي النص على أخطاء. أوشيبياتكيليست مخيفة، ولكن إذا كتبت وتهجئت كلمة بشكل غير صحيح في كل حرف، فإنها تصبح ملحوظة بسرعة كبيرة، ويصبح حرف "C" الخاص بك مع علامة ناقص باللغة الروسية واضحًا (بالإضافة إلى استنتاجات أخرى تخمينية حول مستواك العام في التعليم والثقافة ).
- حاول عدم استخدام تنسيق HTML للرسالة. لسوء الحظ، هذا التنسيق لكتابة الرسائل هو الافتراضي في Outlook، ولكن عند استخدامه، خاصة عند الاقتباس (الرد وإعادة التوجيه)، تنشأ الكثير من الأسئلة.
- إذا تلقيت خطابًا بتنسيق html، فلا تقم بتغييره إلى نص عادي، فهذا يعطل إدراك المرسل للمعلومات عند تلقي ردك. كلما زادت أهمية مراسلك بالنسبة لك، كلما زادت أهمية الحفاظ على التصور المناسب له. يمكنك التعامل مع تمييز إجاباتك في استشهادات html باستخدام اللون، أو يمكنك أيضًا استخدام زر "تقليل المسافة البادئة" في لوحة تنسيق html (على الرغم من وجود فروق دقيقة متقلبة هناك).
- اقتبس نص الرسالة الأصلية. ماذا تعتقد أن هذا يعني؟ ولا أعرف أيضًا: إلى: AIST طائر مبدع الموضوع: رد: رد: رد: سؤال حسنًا! فاسيا
- لا تقم أبدًا بتحرير نص شخص آخر عند الاقتباس منه! وهذا نوع من تزوير الحروف.
- عند الاقتباس بالكامل (إذا كان ردك على الرسالة بأكملها)، اكتب نص الرد في بداية الرسالة، وليس في النهاية.
- إذا كنت تجيب نقطة بنقطة باستخدام اقتباس، فافصل بين الاقتباس بأسطر فارغة في الأعلى والأسفل واستخدم الحروف الكبيرة في بداية الجمل. حاول العثور على الإجابات هنا: > نقترح استبدال الشعار بالشعار المضمن، > نظرًا لأن هذه الخلفية الملونة للغاية لم تجد الشعار في المرفق > قم بتصحيح النقش - بدلاً من "سمكة" يجب أن تكتب "عبد"! > وإلا سوف يساء فهمنا، تم تصحيح النقش، آسف > وآخر شيء...
إذا تلقيت رسالة، فهناك العديد من الإجراءات التي يمكنك اتخاذها من الرسائل.
للرد على المرسل فقط، اختر إجابة.
للرد على المرسل وجميع المستلمين الآخرين في السطرين "إلى" و"نسخة"، حدد الرد على الجميع.
لإرسال رسالة إلى شخص غير موجود في الحقل "إلى" أو نسخة السطر، قم بتمييزها إلى الأمام.
يعد الرد على الرسائل وإعادة توجيهها إحدى المهام الأكثر شيوعًا في Microsoft Office Outlook 2007. يوفر هذا القسم معلومات أساسية حول الرد على الرسائل وإعادة توجيهها. تتوفر المساعدة في تخصيص رسائلك، مثل تغيير الخلفية أو إضافة المرفقات، في مواضيع أخرى.
في هذه المقالة
رد على المرسل
ملحوظة:
الرد على المرسل وجميع مستلمي الرسالة
يمكنك الرد على مرسل الرسالة وجميع المستخدمين المحددين في الحقول إلى منو ينسخ.
في كثير من الحالات، ليس من الضروري تضمين جميع المستخدمين في الاستجابة. استخدم الوظيفة الرد على الجميعبحذر، خاصة إذا كان لديك عدد كبير من المستلمين أو القوائم البريدية. إذا كنت تريد الكتابة فقط إلى مرسل الرسالة، فمن المستحسن استخدام الزر إجابة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إزالة أسماء الأشخاص أو القوائم البريدية التي لا تحتاج إلى قراءة الرد.
نصيحة:إذا كنت تريد الكتابة إلى أحد المستلمين فقط، فيمكنك إزالة الآخرين. للقيام بذلك، انقر فوق اسم المستلم في الحقل إلى منأو ينسخ(سيتم تمييز الاسم) ثم اضغط على مفتاح الحذف (DELETE).
ملحوظة:بشكل افتراضي، عند الرد على رسالة بريد إلكتروني، يتم تضمين الرسالة الأصلية في نص الرسالة. راجع القسم لتغيير هذا الإعداد.
إعادة توجيه رسالة
نصيحة:إذا كنت تريد إعادة توجيه رسائل متعددة، فحدد الرسالة الأولى، ثم اضغط باستمرار على CTRL أثناء تحديد الرسائل المتبقية، ثم انقر فوق إلى الأمام. ستتم إعادة توجيه كافة الرسائل كمرفقات برسالة جديدة.
إذا تم تحديد رسالة ولكن لم يتم فتحها في نافذة منفصلة.على شريط الأدوات القياسي، انقر فوق الزر إلى الأمام.
إذا كانت الرسالة مفتوحة.على علامة التبويب رسالةفي مجموعة إجابةانقر فوق الزر إلى الأمام.
إفعل واحدا من ما يلي:
على علامة التبويب خياراتفي مجموعة مجالاتحدد العنصر عرض الحقل "BC"..
أنشئ رسالة.
في الميدان إلى منأدخل أسماء المستلمين.
ملحوظة:في المجالات إلى من, ينسخو كورونايجب تحديد مستلم بريد إلكتروني واحد صالح على الأقل.
لتحديد أسماء المستلمين من القائمة، انقر فوق إلى من, ينسخأو كورونا.
المزيد عن الحقول ينسخو كورونا
ينسخ: يتم إرسال نسخة من الرسالة إلى كافة المستلمين المحددين في حقل رسالة Outlook هذا. وفي هذه الحالة، ستكون أسمائهم مرئية لجميع المستلمين الآخرين لهذه الرسالة.
كورونا: اسم هذا الحقل هو اختصار لـ "bcc". سيتلقى كافة المستلمين المحددين في حقل رسالة البريد الإلكتروني هذه نسخة من الرسالة، لكن أسمائهم لن تكون مرئية لمستلمي الرسالة الآخرين. إذا، عند إنشاء رسالة جديدة، الحقل كورونالم يتم عرضه، يمكن إضافته.
انقر فوق الزر يرسل.
إلغاء التضمين التلقائي للرسالة الأصلية
استكشاف الأخطاء وإصلاحها عندما يكون زر الإرسال مفقودًا
في غياب الأمر يرسلغير قادر على إرسال الرسالة. يوفر هذا القسم معلومات حول العثور على أمر يرسل، تتم الإشارة إلى الأسباب المحتملة لغيابها ويتم سرد الإجراءات اللازمة لتصحيح هذه المشكلة.
زر يرسليقع بجوار الحقول "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية الوجهة".
إذا لم يكن لديك حساب بريد إلكتروني تم تكوينه في Outlook 2007، فسيظهر الأمر يرسللا يتم عرضها ولا يمكن إرسال الرسائل.
في معظم الحالات، يتم استخدام Outlook 2007 مع حساب بريد إلكتروني. ومع ذلك، هناك عدد من الأسباب التي قد تؤدي إلى عدم إعداد حساب بريد إلكتروني:
تم تكوين Outlook 2007 بدون دعم البريد الإلكتروني.في حالات نادرة، قد يتم تكوين Outlook 2007 لإدارة جهات الاتصال أو المهام أو التقويمات فقط.
تمت مقاطعة إعداد حساب البريد الإلكتروني.في المرة الأولى التي قمت فيها بتشغيل Outlook 2007، لم يكتمل إعداد الحساب.
ملف تكوين الحساب تالف.قد يؤدي تلف ملف التكوين المستخدم لتخزين معلومات تكوين حساب البريد الإلكتروني إلى عدم ظهور حساب البريد الإلكتروني الذي تم تكوينه مسبقًا.
ملحوظة:يمكنك فتح ملف بيانات Outlook يسمى ملف المجلدات الشخصية (.pst)، وعرض الرسائل المستلمة، وفتح نافذة إنشاء رسالة باستخدام الأوامر يخلق, إجابة, الرد على الجميعأو إلى الأمام. ومع ذلك، إذا لم يتم تكوين حساب بريد إلكتروني، فسيتم يرسللن يتم عرضها.
التحقق من توافر الحساب
أولاً، تأكد من إعداد حساب البريد الإلكتروني الخاص بك.
إذا كان في القائمة اسمعلى علامة التبويب بريد إلكترونيلا توجد إدخالات، ولا توجد حسابات بريد إلكتروني تم تكوينها في ملف تعريف Outlook.
لمزيد من المعلومات حول إضافة حساب بريد إلكتروني، راجع
