Naudingos frazės verslo korespondencijai. Kaip išsiųsti vieną el. laišką daugeliui gavėjų vienu metu

magas_romanas„Aklos kopijos“ sąvokoje, mokantis nedaryti kvailų dalykų

Keista, kad daugelis žmonių, kai reikia išsiųsti laišką keliems žmonėms vienu metu, tiesiog surašo adresus laukelyje „Kam“, tai normalu, kai šis el. laiškas skirtas jūsų kolegoms ar draugams, bet siunčiant laiškus grupei klientų, taip visiems rodote kitų gavėjų adresus, iš esmės atskleidžiant savo adresų bazę.

Viskas, ką jūsų klientai turi padaryti, tai persiųsti šį laišką konkurentui ir jūsų kontaktai tuoj pat nutekės.

Keista, bet daugelis toli gražu ne kvailų žmonių nustemba sužinoję, kad jei jums reikia išsiųsti laišką daugeliui gavėjų, kad jie nežinotų vienas apie kitą, tada tam yra laukas „Bcc“.

Pavyzdžiui, mail.ru tai atrodys taip:

Ir dar kartą trumpai:nurodė adresus "kam" - visi mato, kam siuntėte laiškus, nurodyta "aklojoje kopijoje" - visi mano, kad laiškas skirtas tik jam.

Ir kiekvienas gavėjas gaus laišką, kur bus laukelyje „kam“. tik jo adresas . Jei naudojate kitas programas, jei nerandate BCC, paprašykite, kad kas nors parodytų. Kitas mažas dalykas, turite nurodyti vieną adresą lauke „kam“ dauguma programų ar pašto serverių neleis siųsti laiško be šio parametro.

Taigi, kalbant apie pasiūlymų, naujienų siuntimą savo klientų grupei – čia aklo kopijavimo praktika aiški, turite paslėpti savo adresų bazę. Įdomus momentas apie laiško siuntimą savo kolegoms, čia rekomenduojama elgtis pagal situaciją, pvz., siunčiant laišką su prašymu siųsti pasiūlymus (pvz., pagerinti klientų aptarnavimą) ir jei kiekvienas kolega mato, kad kitas žmonių gavo tą patį laišką, tada greičiausiai neatsakys – pasikliaus kitais, vadinasi, reikia naudoti paslėptą kopiją. Jei šis įsakymas bus įvykdytas, tada, pavyzdžiui, nurodę kolegos viršininką, tiesiog padarysite stebuklus ir jūsų užsakymas bus įvykdytas.

Atskiras klausimas su tiekėjais. Viena vertus, nurodant visus gavėjus kopijoje, tiekėjas turėtų parodyti, kad turite pasirinkimą ir jis turėtų pasiūlyti geras kainas. Kita vertus, jūsų laišką gavęs vadovas, matydamas, kad jis išsiųstas ne tik jam, greičiausiai su jūsų prašymu elgsis „šaltai“. Asmeniškai, mano nuomone, manau, kad tiekėjų atveju reikia naudoti paslėptą kopiją, bent jau siekiant apsaugoti komercines paslaptis, bet labiau tikėtina, kad geri santykiai su tiekėjo vadovu.

Galite perskaityti neseniai įvykusį specialisto klaidos atvejį, kai visi gavėjai matė kitus gavėjus: Smacks visiems šiame pokalbyje, ten buvo tikrai garbingų žmonių - direktorių, bet vis tiek daugelis gavo šlamštą.

Na, kaip visada, diskusija komentaruose yra laukiama.

bandai, rašai, parinki reikiamus žodžius – ir viskas nenaudinga! Potencialus partneris ar investuotojas neatveria jūsų verslo laiško arba perskaito jį net nepasivargindamas atsakyti. Dažna situacija? Naujame straipsnyje mes jums pasakysime, kaip teisingai vesti verslo korespondenciją ir ką rašyti laiške, kad jis būtų perskaitytas iki galo.

Kam skirtas šis straipsnis?

Iš karto pastebėkime: mes kalbame apie el. Jei kas nors kitas naudojasi sraigių paštu, užtikriname, kad taisyklės yra tokios pačios. Iš esmės visos šios taisyklės taikomos įprastiems laiškams, apie kuriuos jau rašėme. Dabar kalbame konkrečiai apie verslo korespondenciją. Jei tu:

verslininkas, bendraujantis su verslui svarbiais žmonėmis;
darbuotojas, rašantis viršininkui ar būsimai vadovybei;
asmuo, kuris domisi interneto etiketo ir žmogaus psichologijos pagrindais - tada nedvejodami perskaitykite, bus įdomu.

Verslo korespondencijos ypatybės

sklandus, ramus pristatymas – nepainioti su sausa biurokratine kalba;
bendravimas yra griežtai prie esmės – perteikti tam tikrą informaciją adresatui;
mažas tūris - A4 lapo yra daugiau nei pakankamai;
pagarba pavaldumui, jokio familiarumo. Ypatingais atvejais, kai su verslo laiško adresatu užsimezga neformalūs, nedarbiniai santykiai, žinoma, šios taisyklės galima nepaisyti. Bet tai jau bus ne visiškai dalykinis, o draugiškas laiškas, ar sutiksite?
Laiškas, parašytas ant įmonės firminio blanko, suteikia ypatingo patikimumo. Jame turi būti logotipas ir pavadinimas, išsami informacija ir kontaktinė informacija bei svetainės adresas.

Verslo laiškų rūšys

1. Informacija. Į tokius laiškus atsakyti nereikia – juos rašote norėdami pasakyti gavėjui kokią nors informaciją. Pavyzdžiui, turite internetinę parduotuvę ir pranešate, kad rytoj paskutinė nuolaidų diena. Arba kainos keičiasi. Informacinių laiškų yra įvairių: juose galima nurodyti ketinimus, priminti apie svarbų įvykį, patvirtinti prekių pristatymą ir gavimą ir pan.

2. Prašymų laiškai. Kaip dažnai verslininkams, ypač pradedantiesiems, tenka juos rašyti! Tai kreipimaisi į investuotojus su prašymu paremti Jūsų šaunų projektą, nesuskaičiuojami bendradarbiavimo pasiūlymai, įvairiausi prašymai išsiaiškinti, pavyzdžiui, tam tikrą informaciją.

3. Pašto laiškai – tai, ką kartais reikia parašyti po susitikimo su adresatu. Šiame laiške prisiminkite pagrindinę savo susitikimo temą, išsakykite savo požiūrį į ją, pabrėžkite, kad norite tęsti bendradarbiavimą ir pasiūlykite savo pasirinkimą dėl kito susitikimo laiko ir vietos.

4. Garantija. Jei jau susitarėte dėl bendradarbiavimo, netrukus gali prireikti tokio tipo laiškų. Juose garantuojate, kad įvykdysite savo įsipareigojimus: laiku atliksite darbus, sumokėsite už paslaugą, laiku pristatysite prekes ir pan.

5. Darbo laiškai yra tie patys, kuriuos bet kuri įmonė siunčia ir gauna kiekvieną dieną. Tai susirašinėjimas su partneriais ir klientais: sutarčių sudarymas, diskusijos ir derybos, susipažinimas su kainoraščiu ir prekių katalogu, priminimai apie susitikimus – įprastus darbo procesus.

6. Skundo laiškai – taip, būna ir taip. Paprastai jie rašomi tada, kai viena šalis yra nepatenkinta kitos veiksmais. Ir ne tik veiksmai, o sutartyje įtvirtintos pareigos. Pavyzdžiui, Vasya sudarė sutartį su prekių tiekėjais, o jie, tokie ridikėliai, nuolatos delsia terminus. Arba nusipirko mašiną, bet ji sugedo.

7. Nedarbiniai laiškai – tai žinutės, kurios nėra tiesiogiai susijusios su tavo veikla. Tai sveikinimai, ačiū už darbą ir net užuojauta – visko gyvenime nutinka.

1. Antraštė. Laiškų antraščių kūrimas yra mokslas. Daugiau apie slaptus metodus kalbėjome straipsnyje. Trumpai tariant, verslo laiškų antraštės turėtų būti kuo naudingesnės adresatui.

Provokacijos ir humoras čia vargu ar tiks: rašome rimtiems žmonėms, pamenate? Jei geriau pažinsi žmogų, tuomet gali pabandyti, bet kol kas geriau nerizikuoti.

Įvadas. Kaip ir įprastas laiškas, verslo laiškas prasideda įžanga arba įžanga. Jame jūs sveikinatės ir pasakote pačią esmę – mėsą. Taupykite gavėjo laiką: nedelsdami pasakykite, ko jums reikia. „Aš, Vasya Pupkin, sugalvojau šaunų startuolį internetinės rinkodaros srityje (statybos, grožio, pramonės, automobilių - priklausomai nuo jūsų veiklos srities) ir prašau su juo susipažinti bei paremti finansiškai. Pagrindinė klaida šiame etape yra leisti savo mintims klaidžioti, murmėti ir nesigilinti į reikalo esmę.
Pagrindinė dalis čia yra paprasta: jūs išsamiai pasakote, kokia yra jūsų idėja, pateikiate faktus ir argumentus, kurie gali sudominti adresatą. Jei grįšime prie Vasios ir jo startuolio, jis paaiškins, kokia jo esmė, nauda ir nauda žmonijai apskritai ir konkrečiai laiško adresatui. Jis pateiks skaičius ir faktus, tikslinės auditorijos nuomonę ir ekspertų nuomonę. Mes tikime Vasya, jis gali tai padaryti!
Svarbiausias. Jei klausi, klausk dar kartą. Jei klausiate, užduokite klausimą aiškiai ir konkrečiai. Jei tikitės bendradarbiavimo, dar kartą aiškiai suformuluokite savo pasiūlymą. Ir visa tai keliomis eilutėmis.
Išvada. Dėkojame už dėmesį ir išreikškite viltį, kad gavėjas jums atsakys arba imsis kitų būtinų veiksmų. Naudokite raginimą veikti, kaip nurodyta parduodant tekstus arba .
Pateikite savo duomenis: vardą, pavardę, kontaktus, organizacijos pavadinimą ir jos duomenis.
Prikabinti failai. Tai dažnai pamirštama, bet veltui. Daugeliui žmonių yra lengviau įvertinti vaizdinę informaciją nei tik raides ir linijas. Prie laiško pridėkite nuotraukas, kad būtų kuo išsamesnis laiško temos vaizdas, pridėkite reikiamus dokumentus, kad adresatas būtų užtikrintas jūsų mokumu ir ketinimų rimtumu.

Dažniausios klaidos verslo laiškuose

nesisveikink. Taip, tūkstančiai mandagių ir gero būdo žmonių kažkodėl pamiršta pasisveikinti, pradėdami laišką žodžiais „Brangusis...“ Žinoma, malonu būti gerbiamam, bet niekas niekada neatšaukė paprasto žmogiško pasisveikinimo.
Kaip jau buvo sakyta, skleisti mintį, tai yra mintį, palei medį. Jei šokinėjate nuo vieno dalyko prie kito, išmokite formuluoti savo mintis, o jei neturite laiko, samdykite tekstų kūrėjus ir žurnalistus - jie tikrai padės.
Kalbėkite negyvu, sausu liežuviu. Palikite visa tai „atsižvelgti“, „jei įmanoma“ pareigūnams - realiame gyvenime jūs taip neišreiškiate, tai kodėl turėtų jūsų adresatas? Pasigailėkite žmogaus, rašykite kuo paprasčiau!
Tuo pačiu metu nenuslyskite į pažintį. Yra du verslo susirašinėjimo stiliai: asmeninis ir formalus. Asmeniškai jūs bendraujate pirmuoju asmeniu - tai yra „Aš, Vasya Pupkin, siūlau tau...“ Formaliuose asmenvardžiuose, kaip taisyklė, pakeičiami neutraliai neutralūs „Ragai ir kanopos jums siūlo kompanija. .. Kuris stilius jums artimesnis ir kiek jis koreliuoja su jūsų adresato veiklos sritimi – priklauso nuo jūsų? Jei jūsų partneris yra jaunas, šiuolaikiškas žmogus, drąsiai rašykite pirmuoju asmeniu. Jei reikia bendrauti su valstybinėmis įstaigomis ar savivaldybių organizacijomis, geriau likimo negundyti ir bendrauti neutraliai. Jie tau atsakys – privalo! – bet jūs galite padaryti neigiamą įspūdį. Būkite aktualūs.
Būk nepagrįstas. Galite šimtą kartų pasakyti, kokį pelningą pasiūlymą ir šaunią idėją turite, bet kokia prasmė be įrodymų? Verslininkai įpratę operuoti faktais, netiki gražiais žodžiais ir paveikslais. Skaičiai, faktai, specifika – tai jūsų pagrindiniai ginklai.
Ne jauk, o padirbk. Įsivaizduokite, kad jūs pats gaunate verslo laišką iš Vasya Pupkin. Atsiveri, pradedi skaityti, o ten... nieko, tik pagyras Vasijai ir jo gaminiui. Džiaugiuosi už Vasią, gal manote, bet ką man tai svarbu? Bet jei Vasya jums pasakys, kaip jis gali jums padėti, kokią naudą jis atneš ir kaip greitai atsipirks investicijos, tada viskas bus įdomu.
Klaidos, rašybos klaidos, aplaidus dizainas (skirtingi šriftai, trūksta tarpų) – komentarų nėra.
Per didelis slengo vartojimas. Net jei jūs ir jūsų gavėjas dirbate toje pačioje srityje su specialiu profesiniu žargonu, atsargiai vartokite konkrečius posakius. Geriau juos įterpti į tekstą iki minimumo, iššifruoti santrumpas, paaiškinti kai kurių žodžių reikšmę. Ką daryti, jei jūsų pašnekovui 60?
Neaktualumas. Mes vis dar tikimės Vasios. Vasya yra protingas, jis nesiųs pasiūlymų apie savo pradžią automobilių versle grožio salonų savininkams. Kiek kartų Pet ir Kohl daro tokią klaidą? Straipsnyje gerai parašyta, kaip sukurti komercinių pasiūlymų siuntimo adresų duomenų bazę.

Kaip negalima ir kaip. Tikras pavyzdys

Ir štai – svarbiausias klausimas, į kurį dabar atsakys kolektyvinis protas. Redaktorius Pavelas Moljanovas neseniai „VKontakte“ surengė savo grupės prenumeratorių konkursą.

Viskas, ką jūsų klientai turi padaryti, tai persiųsti šį laišką konkurentui ir jūsų kontaktai tuoj pat nutekės.

Pavyzdžiui, mail.ru tai atrodys taip:

Ir dar kartą trumpai:nurodė adresus "kam" - visi mato, kam siuntėte laiškus, nurodyta "aklojoje kopijoje" - visi mano, kad laiškas skirtas tik jam.

Na, kaip visada, diskusija komentaruose yra laukiama.

Visos toliau pateiktos pagrindinės taisyklės pirmiausia susijusios su verslo susirašinėjimu su jūsų partneriais, kolegomis, klientais ir atlikėjais. Jų naudojimas asmeniniame susirašinėjime yra kiekvieno privatus reikalas. Tačiau šių taisyklių laikymasis asmeniniame susirašinėjime susidarys tik gerą įspūdį apie jus.

Etika verslo el. pašte

Jei staiga nenorite toliau skaityti, apsiribokite bent šiomis pagrindinėmis taisyklėmis:

Atsakydami naudokite mygtuką „Atsakyti visiems“. Pradinio el. laiško gavėjams bus suteikta kopija, kad jūsų atsakymas jų nepatektų. Primygtinai rekomenduoju sąsajos nustatymuose paslėpti mygtuką „Atsakyti“. Jei reikia, galite ištrinti nepageidaujamus gavėjus rankiniu būdu.
Nepalikite temos lauko tuščio.Žmonės, su kuriais susirašinėjate, gali gauti šimtus el. laiškų per dieną ir naudoja šį lauką norėdami greitai įvertinti el. laiško svarbą ir turinį.
Citatos raidės. Nepradėkite atsakymo nauju el. laišku, gautame el. laiške spustelėkite „Atsakyti visiems“ ir neišjunkite citatos atsakydami bei persiuntimo funkcijos el. pašto programos nustatymuose.
Su visa citata(jei jūsų atsakymas yra į visą laišką) atsakymo tekstą parašykite laiško PRADŽIA, o ne pabaigoje, žemiau.

AR TĘSIME?

Laiškų gavimas

Gauti laiškai turi būti perskaityti. Jei gavote laišką, vadinasi, kažkas jį atsiuntė dėl kažkokių priežasčių (žinoma, spam čia nelaikomas). Jei žmogus turi laiškų, pažymėtų kaip neskaitytų, o jie yra senesni nei viena diena, jis nemoka dirbti su paštu. Tačiau tai gali būti atleista, jei:
- asmuo mirė arba netikėtai susirgo;
- darbas su paštu neįeina į jo darbo pareigas (tada jam nereikia tarnybinio el. pašto).
Jei nesate vadovas, patikrinkite savo el. paštą bent 2 kartus per dieną: ryte ir po pietų. Neatsakius į gamybinį klausimą, gali užstrigti kitų žmonių darbas ir uždelsti problemų sprendimas.
Jei esate vadovas, jūsų darbo diena turėtų prasidėti paleidus el. pašto programą, kuri veikia visą dieną ir automatiškai tikrina jūsų el. paštą. Nustatykite automatinį pašto pristatymą / gavimą bent kas 10 minučių (geriausia 1–3 minutes).
Gavote laišką. Jei esate labai užsiėmę, nedelsdami įvertinkite, kieno jis, temą ir peržiūrėkite – tai padės greitai nuspręsti, ar laiškas reikalauja skubaus atsakymo, ar gali šiek tiek palaukti.
Jei galite, nedelsdami atsakykite. Tai lengviausias ir efektyviausias būdas perkelti daiktus ir nerinkti laiškų.
Jei suprantate, kad negalite atsakyti per 24 valandas, geriau iš karto parašykite „atsakysiu per porą dienų“ arba bent jau „atsakysiu šiek tiek vėliau“.

Laukai „Kam“, „Cc“, „Bcc“

Atminkite, kad yra laukai Kam, CC ir BCC. Nuo jų priklauso tolesni Jūsų (ir susirašinėjimo partnerių) veiksmai gavus laišką:
- „Kam“ („Kam“) - laiškas ir jame esanti informacija ar klausimai adresuojami tiesiogiai gavėjui. Jei siųsite klausimą, tikitės atsakymo iš laukelyje „Kam“ nurodyto adresato. Jei esate gavėjas, tuomet turėtumėte atsakyti.
- „CC“ („Kopija“) – kopijose esantys gavėjai gauna laišką „jūsų informacijai“, informacijai arba yra „kviečiami liudyti“. Kopijų gavėjas paprastai neturėtų atsakyti į laišką; Be to, laikoma mandagu, jei, jei yra toks poreikis, pradedate fraze „Atsiprašau, kad trukdėte“.
- „BCC“ („Akla kopija“) yra „rūmų intrigų“ laukas. Šiame laukelyje nurodydami gavėją, „slaptai“ siunčiate jam šį laišką: faktas, kad laiškas buvo išsiųstas šiam asmeniui, nebus žinomas nei pagrindinis gavėjas, nei kopijose esantys asmenys. Jis taip pat naudojamas masiniam paštui, kad jūsų adresų knyga nebūtų žinoma visiems gavėjams.
Atsakydami naudokite mygtuką „Atsakyti visiems“. Tai išsaugos kopiją pradinio el. laiško gavėjams, todėl jūsų atsakymas jiems nebus perduotas.
NEGALIMA pašalinti jūsų korespondento pridėtų žmonių iš laiško kopijų. Jei norite atsakyti ką nors asmeniško, kad kiti korespondentai negautų jūsų atsakymo, ištrinkite iš kopijų visus, išskyrus tą, kuris parašė laišką (taip, mygtuko „Atsakyti“ mes niekada nenaudojame).
Jei gauto laiško laukelyje „Kam“ yra daugiau nei du adresatai, tai reiškia, kad atsakyti turi abu šie korespondentai arba bet kuris iš jų. Apsvarstykite, kad Abu turėtų atsakyti – jei laiškas skirtas jums ir kam nors kitam, taip pat atsakykite (net jei tai būtų toks atsakymas kaip „Šis klausimas tikrai ne man, tegul atsako taip ir taip“).
Savo ruožtu labai rekomenduojama NEĮtraukti daugiau nei vieno adresato į lauką „Kam“. Į laišką, išsiųstą dviem, jūs negausite atsakymo nei iš vieno, nei iš abiejų, nes kiekvienas manys, kad atsakys kitas. Ne visi skaito šį straipsnį.
Privačios korespondencijos siuntimas į adresų sąrašą be susirašinėjimo dalyvių sutikimo yra neetiškas!

Temos laukas

Nepalikite tuščio.
Laiško temos eilutė turi būti trumpa, tačiau atspindinti pagrindinį laiško turinį ir temą. Pavadinimai, tokie kaip „Klausimas“, „Sveiki! arba tuščios antraštės atskleidžia, kad esate pradedantysis, kuriam trūksta elementarių verslo rašymo įgūdžių.
Kai atsakote į vieną iš kelių el. laiškų su skirtingomis temos eilutėmis, atsakykite į tinkamas. Atsakyti į laišką tema „Susitikimas antradienį, balandžio 18 d.“ apie susitikimą ir į laišką „Spaudos medžiagos“ dėl spaudos medžiagų. Tai apima ankstesnės korespondencijos citavimą (žr. Laiškų rašymo skyrių žemiau).
Jei jums reikia periodiškai siųsti el. laiškus, pvz., savaitės ataskaitas, stenkitės, kad antraštė būtų pastovi arba bent dalis jos turėtų būti pastovi, kad gavėjas galėtų nustatyti automatines tokių laiškų rūšiavimo taisykles.

Rašymo svarba

Jei laiške yra informacijos apie skubius pakeitimus, sutarties tekstas ar kita informacija, į kurią pirmiausia reikia atkreipti dėmesį, naudokite „didelę“ svarbą, tai išryškins laišką gautuosiuose.
Nenaudokite „didelės“ svarbos veltui - „triukšmingi“ žmonės erzina, būkite kuklesni.
Jei norite gauti asmeninį laišką verslo korespondentui arba laišką su juokinga nuotrauka ar nuoroda, pažymėkite svarbą kaip „mažą“.

Laiškų (atsakymų) rašymas

Pradėkite nuo pasisveikinimo, tai mandagu. – Labas, Gria! rodo, kad esate per daug tingus rašyti asmens vardą. Net tik „Andrey! arba „Laba diena! gana mandagus ir pakankamas.
Kalbėkite ta pačia kalba su žmogumi. Tai galioja ne tik rusų/anglų kalbai, bet ir teksto formai. Jei gausite oficialų laišką, neoficialus atsakymas į jį bus nepagarba respondentui ir jūsų žemos kultūros demonstravimas. Oficialus atsakymas į neoficialų kreipimąsi yra arba raginimas laikytis taisyklių, arba to tiesiog reikalauja įmonės taisyklės.
Stenkitės visada atsakyti į paskutinį susirašinėjimo grandinės laišką, o ne į kokį nors tarpinį.
Ne ispolzuyte translit išskyrus atvejus, kai laiškai siunčiami tokiomis sąlygomis, kai sunku kitaip įvesti tekstą (pavyzdžiui, iš mobiliojo telefono ar kompiuterio be rusiškos klaviatūros išdėstymo).
Jei jūsų el. pašto programa nepalaiko rusų kalbos arba sugadina kodavimą, pridėkite atsakymo tekstą kaip priedą.
Verslo laiškas turi būti tikslus, glaustas ir konkretus:
- Tikslumas – būtinai nurodykite tikslią informaciją, kurią nurodote (kito el. laiško datą ir temą, susitikimo datą, posėdžio darbotvarkės punktą, failo pavadinimą, nuorodą į internetinį dokumentą ir kt.).
- Glaustumas – kai kurie žmonės trijuose puslapiuose pateikia tai, ką būtų galima parašyti trimis sakiniais. Tas, kuris mąsto aiškiai, kalba aiškiai, o jūsų korespondentas tai mato.
- Specifiškumas – iš laiško turėtų tiksliai paaiškėti, KO TIKRAI reikalaujama iš gavėjo, kokių veiksmų iš jo nori.
Verslo korespondencija nėra vieta epistolinio žanro pratyboms ir ne vieta emocijoms reikšti. Tam tikslui yra forumai, pokalbiai ir kitos elektroninio tarpasmeninio bendravimo priemonės. Lakoniškas dalykinis tekstas – tai ne sausumas, o laiko taupymas ir mąstymo tikslumas.
Jei laiške yra keli klausimai, temos ar užduotys, susisteminkite juos ir suskirstykite į pastraipas su numeracija arba be jos. Nenutrūkstamą „minčių srautą“ sunku perskaityti ir lengva nepastebėti pagrindinės laiško minties. Be to, kai kurie žmonės linkę iš karto išmesti prastos struktūros laišką į šiukšlių dėžę (nors tai tikriausiai yra ekstremizmas).
Atminkite, kad atsakymas į užklausą ar užduotį yra „Padarykime tai! Nebaigtas „Padarysime iki tokios ir tokios datos“, „po tiek dienų“, „po tokio ir tokio įvykio“ yra konkretesni ir tikslesni atsakymai.
Jei laiškas suformuluotas taip, kad į jį būtų galima atsakyti paprastu „ok“, greičiausiai atsakymas bus gautas daug greičiau. Pavyzdžiui, jei yra keletas parinkčių, ką daryti, pasiūlykite kokią nors numatytąją parinktį.
Tekste neturi būti klaidų. Očepyatki nėra baisūs, bet jei kiekvienoje raidėje rašai ir rašai žodį netaisyklingai, tai labai greitai pasidaro pastebimas, išryškėja tavo „C“ su minusu rusų kalba (taip pat spekuliacinės tolimesnės išvados apie tavo bendrą išsilavinimo ir kultūros lygį ).
Stenkitės nenaudoti raidės html formatavimo. Deja, šis laiškų rašymo formatas yra numatytasis Outlook programoje, tačiau jį naudojant, ypač cituojant (atsakant ir persiuntant), kyla daug klausimų.
Jei laišką gavote html formatu, NEKEISKITE jo į paprastą tekstą, nes tai sutrikdo siuntėjo informacijos suvokimą gavus jūsų atsakymą. Kuo jums svarbesnis korespondentas, tuo svarbiau išlaikyti tinkamą jo suvokimą. Galite paryškinti atsakymus HTML šaltiniuose naudodami spalvą arba taip pat galite naudoti mygtuką „Sumažinti įtrauką“ HTML formatavimo skydelyje (nors ten yra kaprizingų niuansų).
Cituokite originalaus laiško tekstą. Kaip manote, ką tai reikštų? Aš taip pat nežinau: Kam: AIST yra kūrybingas paukštis Tema: Re: Re: Re: Klausimas Gerai! Vasja
Cituodami niekada neredaguokite kito asmens teksto! Tai savotiškas laiškų klastojimas.
Cituodami visą (jei atsakote į visą laišką), atsakymo tekstą rašykite laiško PRADŽIA, o ne pabaigoje.
Jei atsakote taškas po taško naudodami citatą, atskirkite citatą tuščiomis eilutėmis VIRŠUJE ir APAČIOJE ir sakinių pradžioje naudokite didžiąsias raides. Pabandykite rasti atsakymus čia: > siūlome pakeisti logotipą į pateiktą, > kadangi šis labai spalvingas fonas nerado logotipo priede > pataisykite užrašą - vietoj „žuvies“ rašykite „vergas“! > kitaip būsime nesuprasti, užrašas pataisytas, atsiprašau > ir paskutinis dalykas...
Jei gaunate pranešimą, iš pranešimų galite atlikti keletą veiksmų.
Pranešimų atsakymas ir persiuntimas yra viena iš dažniausiai atliekamų Microsoft Office Outlook 2007 užduočių. Šiame skyriuje pateikiama pagrindinė informacija apie atsakymą ir pranešimų siuntimą. Pagalba, kaip tinkinti pranešimus, pvz., pakeisti foną ar pridėti priedų, pateikiama kitose temose.

Šiame straipsnyje

Atsakyti siuntėjui

Pastaba:

Atsakykite siuntėjui ir visiems pranešimo gavėjams

Galite atsakyti žinutės siuntėjui ir visiems laukeliuose nurodytiems vartotojams Kam Ir Kopijuoti.

Daugeliu atvejų nebūtina įtraukti visų vartotojų į atsakymą. Naudokite funkciją Atsakyti visiems būkite atsargūs, ypač jei turite daug gavėjų arba adresatų sąrašų. Jei reikia rašyti tik žinutės siuntėjui, rekomenduojama naudoti mygtuką Atsakymas. Be to, galite pašalinti žmonių vardus arba adresatų sąrašus, kuriems nereikia skaityti atsakymo.

Patarimas: Jei jums reikia parašyti tik vienam iš gavėjų, galite pašalinti kitus. Norėdami tai padaryti, lauke spustelėkite gavėjo vardą Kam arba Kopijuoti(pavadinimas bus paryškintas) ir paspauskite mygtuką DELETE.

Pastaba: Pagal numatytuosius nustatymus, kai atsakote į el. laišką, pradinis pranešimas įtraukiamas į laiško turinį. Norėdami pakeisti šį nustatymą, žr. skyrių.

Pranešimo persiuntimas

Patarimas: Jei norite persiųsti kelis pranešimus, pasirinkite pirmąjį ir laikykite nuspaudę klavišą CTRL, kol pasirinksite likusius pranešimus, tada spustelėkite Persiųsti. Visi pranešimai bus persiųsti kaip naujo pranešimo priedai.
Atšaukti automatinį pradinio pranešimo įtraukimą

Trikčių šalinimas, kai trūksta mygtuko Pateikti

Nesant komandos Siųsti neįmanoma išsiųsti žinutės. Šiame skyriuje pateikiama informacija apie komandos radimą Siųsti, nurodytos galimos jo nebuvimo priežastys ir išvardinti veiksmai šiai problemai ištaisyti.

Mygtukas Siųsti yra šalia laukų „Kam“, „Cc“ ir „Bcc“.

Jei „Outlook 2007“ neturite sukonfigūruotos el. pašto paskyros, komandą Siųsti nerodomas ir žinučių siųsti negalima.

Daugeliu atvejų Outlook 2007 naudojama su el. pašto paskyra. Tačiau yra keletas priežasčių, kodėl el. pašto paskyra gali būti nenustatyta:
Pastaba: Galite atidaryti Outlook duomenų failą, vadinamą asmeninių aplankų failu (PST), peržiūrėti gautus pranešimus ir atidaryti pranešimo kūrimo langą naudodami komandas Sukurti, Atsakymas, Atsakyti visiems arba Persiųsti. Tačiau jei nesukonfigūruota jokia el. pašto paskyra, Siųsti nebus rodomas.

Paskyros prieinamumo tikrinimas

Pirmiausia įsitikinkite, kad jūsų el. pašto paskyra nustatyta.

Jei sąraše vardas skirtuke El. paštas„Outlook“ profilyje nėra jokių įrašų, nėra sukonfigūruotų el. pašto paskyrų.

Daugiau informacijos apie el. pašto paskyros pridėjimą žr