Проведение пресс-конференции - это тщательно спланированная и хорошо организованная встреча журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами. Пресс-конференции проводятся с целью предоставления СМИ информации и характеризуется возможностью, так или иначе позиционировать компанию или проект.

Технология проведения пресс-конференций не должна предусматривать беседу и обмен информацией между основными выступающими и приглашенными представителями СМИ непосредственно перед началом пресс-конференции.

Если пресс-коференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из единого мероприятия:

Открытие;

Представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

Вступительное слово ведущего;

Выступления (информационные сообщения);

Вопросы и ответы;

Закрытие;

Неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Общая продолжительность пресс-конференции недолжна, превышать 30-60 минут. Менее 30 минут - это оперативный брифинг. К исходу 60 минут внимание журналистов, как правило, ослабевает ощущение значимости, и солидности происходящего постепенно утрачивается. Поэтому даже вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Продолжать пресс-конференцию больше часа имеет смысл в тех случаях, когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, сто можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и о том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы, комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его выступлением.

Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно ёмкими, лаконичными и краткими, особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

Некоторые модераторы не уделяют должного внимания вступительной речи. Тем не менее, значение вступительной речи кажется нам очень важным. Вступлением вы как бы задаете свои правила информационной игры (т.е. взаимодействия с журналистами). Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции.

Организаторы пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаружатся попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции - информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук.

Предварять вопросы журналистов должно само выступление ньюсмейкера. Главный критерий успешного выступления на пресс-конференции - информативность (хотя перегруженность выступления информацией также не приветствуется: в СМИ могут появиться искажения). Поэтому никогда не стоит приводить сколько-нибудь широкий перечень цифр, фамилий, организаций и другой фактографической информации (передайте журналистам соответствующие сведения в письменном виде).

Наиболее оптимальная форма поведения на пресс-конференции:

Естественность;

Умеренная эмоциональность;

Доброжелательность.

После завершения пресс-конференции ее организаторы должны оценивать результативность проведения мероприятия. Для этого необходим полный и детальный анализ материалов о прошедшей пресс-конференции, появившихся в СМИ спустя некоторое время, - как правило, это выполняется специалистами по связям с общественностью организации, проводящей пресс-конференцию.

Наряду с пресс конференцией важное значение для правильной организации связей с общественностью имеет посещение объектов представителями СМИ.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видео материалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видео материалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляет не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это, прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг, как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

В день мероприятия (максимум - утром следующего дня) нужно материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти. А также отправить благодарности соответствующим лицам. Также необходимо организовать заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции.

Пресс-конференция - PR - мероприятие для журналистов, на котором представляют новые проекты, сообщают об общественно значимых событиях, заявляют точку зрения на актуальную тему; ср. брифинг.
Обычно ПК. коммерческих предприятий ведут пресс-секретари или руководители фирмы. ПК. отличают от брифинга: ПК. собирает большее количество журналистов, проводится более официально, затрагивает только серьезные проблемы широкого общественного звучания.
Проведение ПК. планируют следующим образом. Формулируют цели мероприятия и составляют список вопросов, которые необходимо обойти. Определяют те редакции СМИ (СОИ), чьи представители будут приглашены на ПК. При этом их делят на "своих", "нейтральных" и "враждебных" (последних обычно стремятся на ПК. не допустить). Готовят пресс-релиз и другие материалы информационного пакета, который будут раздавать пришедшим на ПК. журналистам и отсылать в те СМИ, чьи представители по каким-то причинам не посетили ПК., но чье внимание для организаторов ПК. желательно.
В сценарий проведения ПК. часто вписывают "своих" журналистов и вопросы, которые они должны будут задать в ходе ПК. Но все равно возможно возникновение острых ситуаций на ПК., неприятные вопросы, когда не все СМИ и журналисты заранее "прикормлены". В этих случаях используется стандартная фраза-клише "Нет комментариев".
Приглашения в СМИ рассылаются за несколько дней или даже 1-2 недели до ПК. Лучше посылать персональные приглашения, но часто они бывают "редакционными" (в итоге, редакция сама решает, кто из журналистов пойдет на ПК.). Бывает, что на ПК. приходит юное дарование или другой внештатный сотрудник. Их отчет потом может отправиться в мусорное ведро. Еще хуже, если приглашены серьезные журналисты, телевидение и влиятельная пресса, а новость, тема ПК. не слишком интересны и значительны.
Помещение для проведения ПК. подбирают дней за 10 до события. Зал не должен выглядеть полупустым, размеры помещения нужно соотносить с числом приглашаемых журналистов. В полном порядке на ПК. должно быть оборудование: электророзетки для представителей ТВ, микрофоны, стол регистрации участников и выдачи печатных информационных материалов, минеральная вода.
Лучшие дни для ПК - вторник, среда и четверг. Не следует проводить ПК. до 10 утра; журналисты не любят рано вставать, телеканалам трудно прислать съемочную группу. Если ПК. проводится не в связи с чрезвычайным событием, то 12 часов дня - оптимальное время. Видеосюжеты попадут в вечерний показ на ТВ, ежедневные газеты дадут сообщения о ПК. на следующий день. Плюс - можно сэкономить на фуршете.
Накануне ПК. полезно сделать контрольные звонки в редакции СМИ, напомнить о мероприятии, уточнить, кто придет на него. При регистрации участников нужно получить точный список с именами журналистов и названиями СМИ, которые они представляют. Им, в свою очередь, необходимо раздать список лиц, которые представляют организацию на ПК., чтобы потом не перевирались в прессе их имена, фамилии, должности (если, конечно, это не ПК. очень известных персон).
Следует предусмотреть возможность персональных интервью по просьбе журналистов прямо на месте, после окончания ПК. или в самые ближайшие дни. Обычно ПК. ведут в режиме диалога, вопросов аудитории и ответов на них. Вступительные заявления о предмете ПК. должны быть, по возможности, краткими. В конце мероприятия обязательно нужно поблагодарить пришедших на него журналистов. Можно вручить им фирменные сувениры, подарить образцы продукции. Организаторы ПК. должны дождаться, пока с ПК. уйдет последний гость. Некорректно выглядят убегающие с ПК., торопящиеся руководители компании. Если предмет ПК. не чрезвычайно захватывающий, то для проведения этой PR - акции вполне достаточно 1 часа. Для более длинных ПК. рекомендуется делать перерыв на 10-15 минут. Участников ПК. следует заранее попросить отключить мобильные телефоны и пейджеры.

Выше речь шла о подаче новостей преимущественно в ходе пресс-конференций. Действительно, опыт показывает, что эта форма информационного общения является наиболее привычной и привлекательной для журналистов, поэтому имеет смысл остановиться на ней подробнее.

Итак, что такое пресс-конференция? Это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется несколько этапов, каждый из которых имеет характерные особенности.

1. Планирование и оповещение.

«А нужно ли ее вообще проводить? - так начинает разговор о пресс-конференции Д. Доти в уже упоминавшейся книге "Паблисити и паблик рилейшнз" и добавляет: - Как говаривал один крупный специалист по "паблик рилейшнз": "В девяти случаях из десяти лучше бы ограничиться посылкой пресс-релиза"».

Вряд ли можно безоговорочно согласиться с подобным утверждением: анализ российского рынка ПР-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний хорош на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции (как «разогревающая» информация), при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал). Рассчитывать же на то, что даже хороший пресс-релиз сыграет серьезную самостоятельную роль, недальновидно.

«Довести до ума» пресс-конференцию всегда легче, чем сделать то же самое с пресс-релизом. Что же касается крылатых фраз, то нам больше по душе другая мысль: у бизнеса по организации конференций есть только один существенный недостаток – нельзя провести больше 365 конференций в год.

Когда проводить пресс-конференцию? По мнению той же Д. Доти, наиболее подходящие дни пресс-конференций – со вторника по пятницу, лучшие часы – с 14.30 до 16.30. С точки зрения С. Блэка, пятница – всегда неудачный день применительно к центральным газетам, а лучшее время - 11.00-11.30 или 14.30-15.00.

Попробуем резюмировать высказанные мнения применительно к российским условиям. В идеале лучшие дни – вторник, среда и четверг. Пятница плоха лишь тем, что если материал не попал в субботние газеты, то в следующий выпуск (вторничный, поскольку в воскресенье и понедельник газеты не выходят) он, скорее всего, тоже не попадет, так как «состарится». А у понедельника наряду с известными минусами имеются и свои плюсы: в условиях относительного информационного голода, образовавшегося за выходные дни, СМИ идут на информационные контакты в начале недели довольно охотно.

Касательно времени: если необходимо увидеть материал о пресс-конференции в утренних газетах, начинать пресс-конференцию нужно в 11.00, 12.00 или максимум в 13.00; если ориентироваться на телевидение, радио, еженедельники и ежемесячники, часы проведения пресс-конференции не имеют значения; если же в руках действительно «горячая» новость, проводится пресс-конференция в любое время (утром, вечером, ночью, в субботу, воскресенье и т.д. – СМИ все равно соберутся), при промедлении новость «остынет».

Когда и как оповещать СМИ? Когда есть время «для разбега», первый анонс стоит дать за неделю, дубль – за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее чем за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно, новость не является «горячей». Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять вечером и ночью (когда каналы связи наиболее свободны) в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте.

Не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольный обзвон СМИ, во всяком случае, ключевых, для выяснения вопросов: получено ли приглашение? Планируется ли явка? Не нужна ли какая-то дополнительная информация?

Некоторые специалисты считают, что пресс-конференция предназначена только для журналистов. Скажем, С. Блэк писал о нежелательности приглашения на нее «посторонних лиц», так как «это обычно не нравится журналистам». Вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

2. За час до пресс-конференции.

Для представителя СМИ пресс-конференция начинается уже тогда, когда он отправляется по указанному в приглашении адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдет, однако от того, как долго он будет его искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою очередь, может отразиться на характере материала. Поэтому не стоит пренебрегать таким моментом, как изготовление указателей: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелок с текстом «пресс-конференция» внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указателя «регистрация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов.

Уместен указатель «раздевалка», особенно если она расположена не на виду, в противном случае журналисты будут проходить в зал одетыми и развешивать одежду на стульях. Нагрудные указатели (баджи) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, фамилией, именем и отчеством сотрудника должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода процедурным и иным вопросам.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. При всей кажущейся простоте вопроса о тексте на этих табличках оптимальные варианты встречаются не слишком часто. Оптимум нарушается в сторону «недогруза», когда вместо имени-отчества пишут только инициалы; в сторону «перегруза» – когда указывают должности и титулы. Фамилия, имя и отчество ньюсмейкера (англ. newsmaker – человек, «делающий» новости, интересная личность или носитель новостей), написанные полностью, достаточно крупно и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участник пресс-конференции без проблем мог найти свое место за столом), – наиболее приемлемый вариант.

На стене за столом участников располагается логотип организатора пресс-конференции, в этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения телевизионных камер. Если камер нет, логотип (или даже аккуратно сделанную надпись с наименованием организации) все равно стоит вывесить – он как бы закрепляет авторские права на данную пресс-конференцию.

Желательно, чтобы каждому участнику пресс-конференции был предоставлен персональный «джентльменский набор», включающий микрофон, бутылку минеральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.

Ну наконец все готово, журналисты прибывают, и вот-вот появятся главные действующие лица – ньюсмейкеры. Здесь возникает целый ряд деликатных вопросов. Ответы на них такие: первое – встречать их сразу же после входа в здание; второе – предусмотреть помещение, где они могли бы «присесть» перед пресс-конференцией, выпить чашку чая или кофе и побеседовать с организаторами. Причем разговор этот – не только светская беседа желанного гостя с радушным хозяином: необходимо четко прояснить такие моменты, как продолжительность вступительной речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Третье – постараться, чтобы перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не общались, хотя последние могут пытаться это делать, чтобы получить информацию первыми, впрочем, для СМИ – ваших информационных партнеров возможны исключения.

Интересен и следующий вопрос: сколько человек сажать в так называемый президиум? Ответ однозначен: чем меньше, тем лучше, иначе рабочая пресс-конференция будет напоминать торжественное заседание, а когда журналистов в зале не слишком много, «президиум» будет выглядеть даже смешно.

Последнее, о чем стоит договориться, – это распределение ролей на пресс-конференции. С организационной точки зрения их три: ньюсмейкер, ведущий и эксперт. Первая роль предполагает ответственность за информацию как таковую, вторая – за процедуру ведения пресс-конференции, третья – за информационную полноту и насыщенность. Первая и третья роли могут совмещаться или разделяться (когда менее авторитетные по статусу, но хорошо информированные по существу проблемы специалисты сидят рядом с основным ньюсмейкером или даже в зале и в случае необходимости дополняют его ответы на вопросы). Первую и вторую роли целесообразно всегда разделять.

3. Пресс-конференция началась.

Посмотрим на нее с точки зрения ведущего, которого часто называют специальным термином «модератор » (англ. moderator). Можно ли затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление от объявленного времени на 5-10 минут допустимо и даже желательно – за этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью свыше 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раздражаться.

Как долго проводить пресс-конференцию? Общий ответ «в зависимости от интереса журналистов» лучше конкретизировать: планируемая продолжительность – 30-60 минут, менее 30 минут – это оперативный брифинг (короткая пресс-конференция) «на ходу», а к исходу часа внимание журналистов, как правило, ослабевает, телевизионные камеры начинают «сниматься с мест» и ощущение солидности происходящего постепенно утрачивается. Поэтому даже если вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. «Зашкаливать» за 60 минут стоит в исключительных случаях, главным oбpaзом когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.

Сколько минут отвести на предваряющее выступление? Некоторые ньюсмейкеры сразу берут быка за рога: «Здравствуйте, я готов отвечать на ваши вопросы». Это не лучший способ поведения - предварительный «разогрев» журналистов вступительной речью и необходим, и полезен. Но и утомлять журналистов длинным вступлением не стоит, его нормальная продолжительность – 10-15 минут.

Что делать, если задают по 2-3-4 вопроса? Устроители пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения. Если предполагается большое число вопросов, можно сказать в самом начале: «Мы знаем, что количество журналистов, желающих задать вопросы, велико, а время пресс-конференции ограниченно, поэтому просим вас задавать только по одному вопросу». В дальнейшем, когда обнаружат попытки нарушить регламент, можно будет нейтрализовывать их фразой «Мы договорились задавать по одному вопросу».

Как поступать, если вместо вопроса следует «самовыражение» журналиста или другого участника пресс-конференции, например такое «Пользуясь случаем, я хотел бы вам сказать...»? Можно остановить монолог разъяснением того, что форма пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Еще лучше произнеси короткую фразу: «Формулируйте, пожалуйста, ваш вопрос».

Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок.

Как быть, если вопросов нет совсем? Никаких оснований для паники! Можно заранее попросить знакомых журналистов задать какие-нибудь вопросы. Можно то же самое поручить сотрудникам организации. Наконец, можно произнести фразу типа: «Перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (поступило несколько звонков) с вопросами» и т.д.

Правда, как считает С. Блэк, «в заблаговременной подготовке вопросов нет необходимости. Если выступления с трибуны настолько исчерпывающие, что возникает мало вопросов, это надо рассматривать как признак успеха, а не как повод для размышлений». Когда пресс-конференция провалится, этой мыслью тоже можно себя успокоить.

А теперь проанализируем детали пресс-конференции с позиции ньюсмейкера. Главный критерий успешного выступления на пресс-конференции – информативность. Если уж вы вышли к микрофону, то обязаны выдавать информацию. Ее никогда не заменят ни «рассуждения на тему», ни даже самый высокий уровень компетентности. С другой стороны, вреден и информационный перегруз. Поэтому никогда не стоит приводить сколько-нибудь широкий перечень цифр, фамилий, организаций и т.д. Либо нужно дать журналистам соответствующие сведения в письменном виде, либо ограничится двумя-тремя примерами, в противном случае в СМИ почти наверняка появятся искажения.

Необходимо стараться не высказываться (даже с оговорками типа «Я не являюсь здесь специалистом, поэтому прошу воспринимать мои слова как частное мнение») по вопросам, в которых вы некомпетентны. Журналисту все равно, рассуждает ли ньюсмейкер как чиновник, коммерсант или как обыватель, он выдаст цитату без оправдательных оговорок, а компетентный читатель или зритель «дорисует» картину не в пользу ньюсмейкера. Более того, в СМИ могут попасть исключительно «некомпетентные» мнения, и вот каким образом. Например, в день N СМИ особенно волнует тема Чечни. Соответственно в этот день на всех пресс-конференциях все журналисты будут задавать всем ньюсмейкерам вопросы про Чечню. И очень важные, содержательные, продолжительные рассуждения, скажем, о развитии российской промышленности (для этого и затевали пресс-конференцию) могут вообще не попасть в эфир, в то время как случайная 5-секундная фраза о Чечне облетит всю страну. А если эта фраза сказана невпопад?!

Молчание при ответе на нежелательный вопрос – вовсе не худший вариант, поскольку молчание трудно комментировать. Вариант ответа «У меня сейчас нет данных» или «Не знаю» значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не хочу отвечать».

Как себя вести: строго, скованно или, напротив, раскрепощенно? Оптимальны естественность, умеренная эмоциональность и доброжелательность. Не нужно смущаться от неудобных и даже провокационных вопросов, начать ответ на них можно с фразы: «Спасибо за такой острый вопрос» или: «Проблема, которую вы затронули, действительно существует». А дальше... говорить на ту тему и выдавать ту информацию, которая считается нужной, например: «Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем...».

Можно ли читать по бумажке? Сколько угодно! Сравнение с Леонидом Ильичом Брежневым не считается сегодня журналистской находкой, в любом случае не вредно иметь печатный текст перед глазами. Известная поговорка «Хорош тот экспромт, который подготовлен заранее» на пресс-конференции весьма актуальна. Только необходимо учесть, что сплошное чтение полностью снимет эффект естественности, который желателен пресс-конференции.

4. После пресс-конференции.

Когда ведущий говорит журналистам «спасибо и до свидания», пресс-конференция не заканчивается – журналисты, как правило (даже если даны ответы на все заданные вопросы), подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Поощрять ли такое поведение или, наоборот, быстрее уходить с «поля боя»?

Вот что пишет Д. Доти: «Не бродите поблизости, после того как пресс-конференция закончилась, она продолжается, пока вас видно и слышно». И еще: «Если кто-либо из репортеров выразил желание встретиться с вами после окончания встречи, не соглашайтесь на это... Считается неэтичным, чтобы один из журналистов имел частную пресс-конференцию с выступающим».

Но тогда какова, в конце концов, основная цель пресс-конференции? Получить максимальный выход материалов в СМИ! Чем больше встреч и вопросов, тем больше материалов, а их качество зависит не от числа встреч, а от выданной и отработанной информации.

Существуют и вспомогательные цели, одна из которых – расположить к себе журналистов. Но быстрым уходом такого расположения не добиться. Поэтому даже в условиях отсутствия времени необходимо найти возможность сказать настойчивому репортеру пару слов, а в крайнем случае, дать контактные телефоны для связи в перспективе.

Но, удовлетворяя журналистов, организаторы пресс-конференции одновременно могут использовать встречу с ними для решения дополнительных задач: собрать с пришедших информацию для включения в медиа-карту, провести среди них социологический опрос по интересующим вопросам и т.д.

Цикл мероприятий вокруг пресс-конференции завершает пресс-клиппинг - анализ вышедших в СМИ материалов, который крайне необходим как для определения степени эффективности акции, так и для формирования планов на будущее.

В заключение разговора о пресс-конференциях необходимо подчеркнуть: даже при отсутствии многих объективно сопутствующих успеху факторов она может быть превращена в заметное событие с помощью прогрессивных технологий и креативных подходов.

Одним из наиболее распространенных событий является пресс-конференция.

Западные специалисты по РЯ считают, что время пресс-конференций, как главного средства РЯ, прошло. Это связано и с развитием телекоммуникаций и с изменением самого стиля подачи информации в СМИ в сторону «картинки», динамики.

Время «говорящих голов» прошло.

Они советует проводить пресс-конференцию, если событие действительно важно и интересно для большинства населения, если есть возможность провести пресс-конференцию на месте события и если в проблеме есть большое количество аспектов, которых хватит на всех журналистов, если мнение и комментарий организации по какой-либо проблеме действительно важны. К счастью, экологическая тематика обычно отвечает этим требованиям.

Ключевые моменты, которые следует учитывать при проведении

пресс-конференции

На пресс-конференцию выносится одна мысль (проблема, событие). Одна мысль проводится через всю пресс-конференцию, каждый из участников которой раскрывает различные ее аспекты.

Вообще, пресс-конференция - это мини-шоу, но с серьезным содержанием. Журналисты на ваше шоу придут, если их заинтересует тема или люди (то есть участники пресс-конференции). Именно с учетом общих интересов необходимо формулировать тему пресс-конференции и подбирать участников.

Участников пресс-конференции должно быть от 2 до 5 (причем пять человек - это максимум). Пресс-конференция - это не заседание Президиума Верховного Совета. Пусть остальные, которые в случае необходимости могут выручить с ответом на вопрос, будут в зале поблизости. К ним можно переадресовывать вопросы журналистов по их специальности.

Хорошо пригласить разных выступающих - например, представителя вашей организации, какого-нибудь ученого эксперта и т.д. Главное, они должны выступать в поддержку того, что утверждает ваша организация. Хорошо, если люди известные, но надо чтобы они соответствовали теме пресс-конференции и были в курсе дел. Если это люди не слишком известные, им можно придать значимость, расписав их регалии (например - автор известной книги, проекта, первый, кто поднял проблему и т.д.).

Следует учитывать специфику СМИ, которые приходят на вашу пресс- конференцию.

Как мы уже говорили, телевидению нужна картинка, поэтому позаботьтесь о наглядном материале - картах, плакатах, фотографиях, символике организации у вас за спиной или прикрепленной к столу. Если есть такая возможность, предложите телевизионщикам видеокассету с записью материалов о проблеме и вашей работе.

Представители новостных агентств, а также телевизионщики редко остаются до конца пресс-конференции, так как им нужно успеть сдать материал.

Поэтому позаботьтесь о том, чтобы они получили все, что им нужно - пресс-релиз, пресс-пакет, фото и видеоматериалы; взяли, если нужно, у кого-то интервью. Кроме того, основные факты и тезисы лучше озвучить в начале пресс-конференции, чтобы громкие фразы попали на экран и в новостные ленты.

Под конец тоже нужно оставить что-нибудь интересное, чтобы расшевелить аудиторию, чтобы им запомнилось что-то яркое.

Репетиция

За один-два дня до пресс-конференции необходимо собрать всех участников (особенно, если они раньше не выступали вместе) и обсудить порядок выступлений и, собственно, само содержание речей. Лучше уладить любые разногласия до события, чем иметь потом проблемы.

Необходимо также обговорить возможные ответы на наиболее распространенные вопросы, особенно неприятные. Специалисты считают, что можно предугадать более 2/3 вопросов. Если знать точно, кто из журналистов придет, то процент предсказуемости - около 80% (пресс-конференции американского Белого дома). Лучше заранее продумать красивые, интересные ответы на вопросы.

Другие моменты, которые нужно учитывать при проведении

пресс-конференции

Журналисты должны быть подготовлены к восприятию данной темы. Это значит, что вами уже должна была быть проведена некая информационная работа по той теме, о которой вы хотите рассказать, и надо, чтобы у журналистов уже был к ней определенный интерес. Понятно, что в экстренных и сенсационных случаях тема сработает сама собой - например, большой начальник уличен в злостных нарушениях и т.д.

При подготовке пресс-конференции важно, чтобы она не накладывалась на другие события.

Мониторинг СМИ позволяет учесть официальные события, визиты, встречи, которые планируются в ближайшем будущем, этим, соответственно, и будут заняты журналисты. Мониторинг пресс-центров позволяет быть в курсе тематики пресс-конференций и учесть это при выборе дня пресс-конференции.

Время проведения пресс-конференции должно быть удобным - первая половина дня, но не слишком рано - идеально с 11 до 13 часов. День - вторник, среда, четверг - это связано с производственным циклом СМИ.

Место должно быть легкодоступным и находимым. При этом, если у вас в офисе нет специального помещения под пресс-конференции, лучше их в офисе не проводить. Либо работа организации будет парализована на несколько часов, либо журналистам будут мешать и отвлекать звонки, посетители, беготня, общение сотрудников и т.д.

Поэтому лучше договориться с помещением где-нибудь еще, желательно в центре.

На пресс-конференции, как и на многих других мероприятиях, должен быть человек, который встречает журналистов и направляет их в нужное

Подготовка пресс-конференции:

четко и привлекательно сформулируйте тему;

^ назначьте выступающих, желательно известных людей или тех, чье участие можно разрекламировать;

выберите удобное для прессы время и помещение для проведения пресс-конференции;

напишите и разошлите прессе анонс за 1-2 дня до события, пригласите знакомых журналистов лично (по телефону);

^ подготовьте пресс-релизы и пресс-пакеты;

приготовьте таблички с именами и должностями участников;

^ назначьте человека, который будет регистрировать пришедших журналистов (контакты еще пригодятся);

после пресс-конференции разошлите пресс-релизы в издания, журналисты которых не пришли.

Ни в коем случае не рассылайте пресс-релизы до пресс-конференции!!!

помещение, выдает им материалы - пресс-релизы, пресс-пакеты и т.д., а также регистрирует пришедших (список - имя, фамилия, издание, контакты).

Этот список вам пригодится для дальнейшей работы.

Материалы к пресс-конференции

На пресс-конференции обязательно должен раздаваться пресс-релиз, написанный по новостным законам. Лучше, если при нем будет дополнительная информация об организации, проблеме и т.д.

Журналисты должны знать, кто перед ними выступает, поэтому нужно каждому участнику сделать бэдж, а еще лучше - поставить перед ними таблички, на которых крупно написать имя и должность.

Выступление

Все участники должны проводить одну мысль, то есть не затевать спор -

не надо путать круглый стол и пресс-конференцию. На пресс-конференцию вы выносите мнение именно вашей организации по данному вопросу. Если вместо стройного выступления участники затеют дискуссию друг с другом, то, во-первых, журналисты не смогут понять, что же вы им хотели рассказать, а во-вторых, решат, что и внутри одной организации/группы нет согласия по каким-то вопросам. Обычно в таких случаях говорят: «Вы сначала между собой разберитесь, а потом выступайте» или «Между собой договориться не могут, а туда же - в принятии решений участвовать хотят». Поэтому не приглашайте своих оппонентов в качестве участников пресс-конференции.

Для обмена мнениями, как мы уже говорили, существуют конференции, семинары и круглые столы, и приглашать ли туда журналистов, надо решать в каждом конкретном случае.

Иногда оппоненты, особенно «злостные», пытаются, придя на вашу пресс-конференцию, использовать ее для того, чтобы вас дискредитировать, озвучить свое мнение. Иногда они маскируются под журналистов или используют «своих» журналистов.

Именно для таких ситуаций, а также для общей стройности и порядка на мероприятии просто необходимо назначить ведущего. Лучше, если ведущий выступать не будет, поскольку невозможно самому говорить, следить за регламентом, устанавливать порядок вопросов, следить за аудиторией, предотвращать конфликты на начальной стадии и все это делать одинаково хорошо.

Ведущий начинает пресс-конференцию, то есть обозначает ее тему, представляет выступающих, предоставляет им по очереди слово. Самое сложное - уследить за регламентом и незаметно остановить, заставить «закруглиться» распалившегося оратора, особенно, если он любит порассуждать. Обычно это делается с помощью записки с надписью «1 минута».

Именно ведущий предотвращает «захват» пресс-конференции оппонентами. Существует стандартные фразы: «Сформулируйте ваш вопрос, пожалуйста» или «В чем ваш вопрос?».

В общей сложности, все выступления должны длиться не более 20-30 минут, то есть, в среднем, по 5-7 минут на выступающего. Этого должно быть достаточно, чтобы выдвинуть и обосновать какой-либо интересный тезис по проблеме, перечислить основные факты или прокомментировать что-то.

Самое главное - как начать. Необходимо сломать лед отчуждения и недоверия. Здесь нужен творческий подход, также как с лидом. Вы можете начать с броского заявления, интересного факта, а можете пойти на сближение, приведя пример, который поставит вас и журналистов на одну позицию.

Избегайте сложных, запутанных фраз: и слушатели запутаются, и сами забудете, что хотели сказать. Избегайте чрезмерного употребления терминов, научного, официального и канцелярского стилей - это не выступление на научной конференции, не отчетно-предвыборный съезд, это разговор с людьми, которые могут и не быть в курсе вашей проблемы.

Попытайтесь наладить зрительный контакт с аудиторией. Возможно, там есть уже знакомые дружественные журналисты, представьте, что вы обращаетесь к ним. Следите за реакцией зала - слушают ли с интересом, соскучились или сбиты с толку.

Если аудитория «спит», надо из запаса срочно вытащить что-нибудь интересное, но по теме. Если аудитория сбита с толку, попытайтесь быстро понять, в чем проблема - скорее всего, либо масса всего научного, либо нечетко выражена мысль. Постарайтесь исправить ситуацию.

Говорите эмоционально, но основывайте свои эмоции на фактах, а не на штампованных оборотах. Используйте наглядные и понятные сравнения. Попробуйте объединить вашу позицию и позицию журналистов (например, все мы хотим, чтобы наши дети росли в безопасном и чистом мире).

Не нападайте на журналистов: «Вот вы вечно все путаете», «Почему вы так мало пишите об экологии?» и т. д. Контакт тут же будет потерян.

Закончить речь, особенно если она последняя в ряду выступлений, надо чем-то ярким, значимым, подводящим итог и одновременно приглашающим задавать вопросы, действовать дальше, работать в этом направлении.

После выступлений приходит черед вопросов. На них участники пресс- конференции должны отвечать по одному, не противореча друг другу. Если вы чувствуете, что ваш коллега допустил неточность, дополните его, мягко скорректировав сказанное, но не акцентируйте внимание на том, что он допустил ошибку. На пресс-конференции ошибка вашего коллеги автоматически становится вашей, так как пресс-конференция - это командная работа. Если вам задают вопрос, не относящийся к теме конференции, ведущий пресс-конференции вправе сказать, что на данную тему можно будет ответить отдельно после общих вопросов. Пресс-конференция - это ваше событие, хозяйничаете на нем вы.

Часто вместо вопросов гости пресс-конференции устраивают целое выступление. Иногда просто потому, что не могут четко и ясно задать вопрос, но, может быть, и потому, что хотят сорвать ваше мероприятие или пригласить на собственное. Такие попытки необходимо пресекать, вежливо объяснив, что в данный момент время вопросов по теме пресс-конференции, а не выступлений, и передав слово следующему желающему задать вопрос.

Пресс-конференция - это встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Это общепринятое и эффективное средство предоставления прессе такой информации, которая работает на паблисити фирмы, организации, личности и на поддержание необходимого уровня паблик рилейшнз.

Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза. Она является также эффективным средством выдачи информации, "не для протокола", когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами. Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы власти, организации, "важные" персоны, но они могут проводиться и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в профессиональных комментариях тех или иных событий. Таким образом, цель пресс-конференции - это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

Для того чтобы чувствовать себя увереннее на пресс-конференции, не только проинформируйте прессу о готовящейся конференции, но и сами вступите в контакт с журналистами, постарайтесь познакомиться с ним поближе, станьте ценным для репортера "источником" сведений. Как бы вы ни были заняты, для представителей прессы всегда держите дверь открытой, будьте доступны, дайте им знать, что вы готовы для контакта по их просьбе, старайтесь знакомиться с ними в неформальной обстановке, если такая возможность представляется; поощряйте их задавать вам вопросы, выражать любые жалобы, которые у них есть или о которых они слышали, а также высказывать их мнения по важным для вас вопросам; многие вопросы журналистов могут показаться вам примитивными, ибо только некоторые из них разбираются в вопросах бизнеса, постарайтесь это не демонстрировать, не отмахивайтесь от таких вопросов, чтобы не оказаться в неприятной ситуации; используйте благоприятный случай познакомить журналиста с вашей компанией, производимыми ею товарами и услугами; но не забывайте - никакой конфиденциальности.

Ответы готовьте разные, как можно откровеннее и полнее. Они могут носить предварительный характер, гипотетический, подготовьте объяснение, с чем это связано; ответ "Не для записи" используйте как можно реже, в тех случаях, когда вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по существу дела публично; когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время у вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и ответите на него, такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним готовиться и, если обещаете ответить позже - это нужно потом обязательно выполнить; нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа "без комментариев", постарайтесь иметь ответ на любой случай; продумайте все термины и их адекватную интерпретацию, не используйте в ответах жаргонные, арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо; и, наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в ролях, с участием в ней ваших юридических и технических экспертов, которым поручите отследить ваше сообщение и ответы на вопросы с профессиональной и коммуникативной точек зрения. Такие репетиции придадут вам уверенность.

Пресс-конференцию рекомендуется проводить в специальном помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе или в большом актовом зале, где все будут смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному помещению, что создаст неудобства для коммуникации. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды, если такая есть, должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними. Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию в течение не более 60 минут. Ее длительность должна быть объявлена заранее - чтобы журналисты знали, сколько у них будет времени для вопросов и как долго они будут заняты. Незадолго до завершения конференции следует дать знать аудитории об этом, например, объявив, что следующий вопрос будет последним.

Структура пресс-конференции:

• вводная часть (продолжительность 3-4 минуты);
• приветствие;
• объяснение причин проведения;
• программа;
• представление выступающих;
• информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).

Выступления (выступающих должно быть не более двух, с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут для каждого выступающего).

Правила проведения пресс-конференции. Для любой пресс-конференции существуют определенные правила проведения. Вот некоторые из них:

• докладчик обычно зачитывает текст краткого заявления, в котором говорится о причинах проведения такого мероприятия;
• репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом находятся один или два эксперта, которые могут понадобиться ему для ответа на специальные вопросы);
• вопросы задаются по очереди;
• профессиональные стандарты предполагают, что репортеры будут придерживаться объявленной темы.

Ведущий пресс-конференции должен:

1. Не допускать преувеличений, называя вещи своими именами.
2. Проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.
3. Не стремиться убедить других в том, что успех - ваше личное достижение, помнить о своей команде и всех тех, кто работал на успех.
4. Избегать вступать в споры, а также давать односложные ответы типа "ДА", "НЕТ".
5. Не касаться тем, освещение которых в прессе для вас нежелательно.
6. Не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших гостей.
7. Стараться замедлять темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные ответы на некоторые из них.
8. Отказаться от втягивания в спор или дебаты.