Платежная ведомость: бланк + образец заполнения

Мы рассматривали в особенности заполнения расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). В этой консультации расскажем о платежной ведомости (форма № Т-53) и покажем пример ее заполнения.

Для чего используется платежная ведомость

Платежная ведомость применяется для отражения выплаты заработной платы работникам организации, но только тем, кто получает зарплату наличными, а не на пластиковые карты.

Платежная ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии и передается в кассу для оплаты (в т.ч. на аванс).

Форма платежной ведомости разрабатывается организацией самостоятельно и закрепляется в учетной политике. Может организация использовать и форму платежной ведомости № Т-53, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 . Расскажем о некоторых особенностях заполнения платежной ведомости по форме № Т-53.

О заполнении платежной ведомости по форме № Т-53

На титульном листе платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате.

Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В платежной ведомости по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, в графе 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа (к примеру, при получении зарплаты по доверенности).

В конце таблицы платежной ведомости на выдачу зарплаты после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости.

В конце самой ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

Платежная ведомость (бланк): скачать

Форма Т-53 «Платежная ведомость» содержится в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. По коду формы (Т-53) ведомость на выдачу зарплаты (бланк) без труда можно найти в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс».

Т-53а — журнал, предназначенный для регистрации платежных ведомостей, по которым производились выплаты сотрудникам компании. О правилах использования и заполнения этого документа читайте в нашей статье.

С какой целью используется журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а

Для отражения перечня документов на выплаты, связанные с оплатой труда, заводится регистр, в котором в хронологическом порядке систематизируется информация обо всех ведомостях по выдаче зарплаты и иных платежей сотрудникам предприятия. С этой целью в бухгалтерии заводится журнал регистрации платежных ведомостей.

Обычно для этого используется утвержденный Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1) журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а. Эта форма является унифицированной, с 2013 года необязательна к применению и может быть заменена на иной регистр аналогичного содержания.

В журнале регистрации систематизируются сведения о платежных ведомостях по формам:

• Т-53;
• Т-49.

Подробнее об этих ведомостях читайте в статьях:

• «Унифицированная форма № Т-53 - платежная ведомость» ;
• «Унифицированная форма № Т-49 - бланк и образец» .

Порядок ведения журнала

Приступая к заполнению журнала, важно учитывать требования, прописанные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Так, в частности, необходимо отображать записи строго в хронологическом порядке.

В журнале нельзя допускать пропусков строк и изъятия целых листов. В случае если требуется внести исправление, это следует делать по правилам (ст. 10 закона № 402-ФЗ). Рядом с исправленной записью должна быть проставлена дата внесения исправления, а также подпись ответственного за ведение регистра лица и идентифицирующие его данные.

За правильностью отражения сведений по учету выплат работникам за их труд в данном журнале следит бухгалтер, который ведет его и ставит свою подпись. Срок хранения журнала до момента его уничтожения составляет 5 лет.

В установленных законом случаях журнал необходимо сдать в архив.

Подробнее о порядке и сроках хранения документации вы узнаете из статьи «Основные сроки хранения документов в организации (архив)» .

Как правильно заполнять журнал

На титульной странице журнала следует указать полное наименование компании (так, как прописано в уставе), а также структурное подразделение, которое отвечает за ведение данного регистра. Приводится код компании по ОКПО, период, на который заведен журнал (от … до …), и сведения о лице, на которое возложена ответственность за его ведение (должность и Ф. И. О.).

В табличной части регистра указываются сведения из платежных ведомостей, а именно:

• их даты и номера;
• название произведенного платежа и подразделения, его осуществившего;
• сумма выплат, сделанных по ведомости;
• Ф. И. О. лиц, сдающих и принимающих закрытые ведомости под роспись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Внизу на каждой странице журнала необходимо делать записи прописью: «С … по …» с указанием порядковых номеров из таблицы ведомостей.

Где найти форму журнала

Готовый для заполнения бланк формы Т-53а вы можете скачать на нашем сайте.

Итоги

Платежные ведомости, по которым осуществляются выплаты доходов сотрудникам, подлежат регистрации. Учетным регистром для этой цели служит журнал регистрации, имеющий унифицированную форму Т-53а.

Для отражения выплат в пользу сотрудников, на предприятиях существуют специальные документы, на основании которых впоследствии предоставляются все виды отчетностей, которые необходимы для различных инстанций. Именно с этой целью в организациях и заполняется журнал регистрации платежных ведомостей.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Этот документ выступает в качестве регистра бухучета. Существует несколько разновидностей данного документа, и в данной статье речь пойдет о .

Суть документа

Унифицированная форма Т-53а была утверждена на основании Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г . Эта форма документа используется для того, чтобы произвести расчет и выплату зарплаты в пользу рабочих.

В той ситуации, когда хозяйствующий субъект применяется расчетно-платежную ведомость для того, чтобы рассчитать зарплату, отдельное заполнение сведений не требуется. Стоит отметить, что журнал регистрации ведется исключительно уполномоченным сотрудником бухгалтерского отдела на каждом предприятии.

Стоит обратить внимание на тот факт, что на основании ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г ., унифицированные формы для оформления бухгалтерских документов вместе с формами регистров бухучета должны утверждаться начальником экономического субъекта. При этом он должен представить должностное лицо, который несет ответственность за ведение бухучета.

Соответственно, требование об использовании унифицированных форм для создания первичной документации учета или регистров бухучета в ФЗ №402 отсутствует. При этом, Письмо Минфина РФ № ПЗ-10/2012 гласит о том, что применяться в обязательном порядке должны те формы документов, которые установлены уполномоченными органами на основании прочих федеральных документов.

Если учитывать все вышеперечисленное, то на предприятиях должны применяться те унифицированные формы для ведения бухучета, которые были разработаны и одобрены Госкомстатом РФ. При этом, данные формы обязательно должны закрепляться приказом согласно учетной политике.

Предназначение

Чтобы производить деятельность по кадровому учету, нужен регистр, согласно которому можно осуществлять систематизацию сведений по всем имеющимся на предприятии ведомостям в хронологическом порядке. При этом информация должна поступать из ведомостей по зарплатам сотрудников и прочим платежным документам.

Соответственно, для обеспечения такой возможности, сотрудник бухгалтерской службы, который является уполномоченным по ведению учета кадров, должен завести специальный журнал для того, чтобы регистрировать в нем платежные ведомости.

В нынешнее время, для этих целей существует унифицированная форма Т-53а. Именно этот документ рекомендуется Роскомстатом в роли первичного документа, который регламентирует вопросы учета труда и зарплаты в целом.

Правила заполнения журнала регистрации платежных ведомостей

Начинается заполнение с титульного листа.

На нем нужно указать следующие данные:

1. Наименование (полное и сокращенное) предприятия. При наличии, также стоит указать название структурного подразделения.
2. Код ОКПО.
3. Время ведения документа. Здесь нужно указать «1 год».
4. ФИО и должность сотрудника, который несет ответственность за заполнение этого документа. Зачастую, на любом предприятии этим занимается либо работник кадровой службы компании, либо специалист бухгалтерии.

На второй странице документа стоит отразить следующую информацию:

1. Порядковый номер.
2. Номер выписанной ведомости и дата ее составления.
3. Суть операции, для которой составляется ведомость. Например, «выдача зарплаты за февраль 2016».
4. Название подразделения, для работников которого была выплачена заработная плата.
5. Сумма средств, которая была выдана согласно ведомости.
6. ФИО и подпись гражданина, который передает специальный бланк ведомости для его дальнейшей регистрации в данном документе.
7. ФИО и подпись гражданина, который несет ответственность за заполнение журнала. Именно этот сотрудник и должен заниматься приемом бланка ведомости от того рабочего, который указан в предыдущих графах.

В самом низу второй страницы стоит отразить порядковые номера по платежкам, которые были указаны в таблицах.

Как вести журнал

Перед тем, как начать заполнение данного журнала, обязательно стоит ознакомиться с требованиями, которые прописаны в ФЗ №402 от 06.12.2011 и ПБУ. К примеру, уполномоченные сотрудники обязательно должны помнить, что записи стоит вносить исключительно в хронологическом порядке. И группироваться они должны согласно соответствующим бухгалтерским счетам.

В документе не допускается пропуски строк, а также изъятия листов. Если уполномоченный сотрудник вынужден внести коррективы в запись, обязательно стоит руководствоваться законным требования ФЗ №402.

В частности, по данным правилам нужно проставить рядом с корректируемой записью дату внесения изменений и подпись уполномоченного работника вместе с его персональными сведениями.

За верностью вносимых данных в этом документе должен следить сотрудник, который его ведет. Он должен храниться на предприятии в течение 5 лет до уничтожения.

По данному журналу в обязательном порядке будут проводиться соответствующие проверки со стороны контролирующих органов. В прочих ситуациях, которые установлены законом, документ подвергается сдаче в архив.

Как правильно заполнить

Заполнение начинается с титульного листа, где отражается вся необходимая информация в соответствии с формой Т-53а. Здесь обязательно стоит указать наименования компании (и сокращенное при наличии, и полное), и подразделение, отвечающее за ведение этого документа.

В обязательном порядке прописывается код ОКПО и отрезок времени, для которого и был создан данный документ. Также в документе нужно отразить персональные сведения о сотруднике, для которого он был создан.

В той части документа, где находятся таблицы, необходимо указывать данные из платежных документов.

В частности, к ним стоит отнести:

1. Даты составления, порядковые номера.
2. Наименование платежа и название подразделения, который его произвел.
3. Сумма выплат, которая была проведена согласно ведомости.
4. ФИО всех граждан, которые принимают и сдают ведомости в закрытом виде под подпись.

Стоит помнить, что на каждой странице документа нужно делать записи с отражением порядковых номеров ведомостей.

Законодательство

В настоящий момент регулирование и регламентирование вопроса правильности ведения рассматриваемого документа лежит на следующих нормативных актах и документах:

1. Стандарты бухгалтерского учета в России (ПБУ).
2. Письмо Минфина РФ № ПЗ-10/2012.
3. ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.

Применяется для выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа.

В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

·····

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

Грамотно организованный учет документов на предприятии позволяет поддерживать порядок в организации, и в кратчайшие сроки находить нужный документ. Для учета документации предназначены регистрационные журналы и книги. Для каждого типа документов может быть предусмотрен отдельный журнал.

Например, может вестись отдельный журнал по регистрации приказов по основной деятельности, приказоd по личному составу, входящей, исходящей корреспонденции.

Для учета платежных ведомостей также следует использовать журнал регистрации, причем Госкомстат разработал специальную форму журнала - Т-53а. Организации могут использовать эту форму для регистрации в ней платежных ведомостей. Также можно подготовить и свою форму журнала, если это необходимо. Типовые формы носят лишь рекомендательный характер.

Платежная ведомость - это документ, на основании которого происходит выплата наличных денег из кассы на зарплату персонала. Каждая ведомость должна быть зарегистрирована в журнале.

Многие организации не относятся всерьез к оформлению подобного рода журналов, однако журнал имеет свое предназначение - позволяет систематизировать информацию о документах, контролировать их исполнение и местонахождения.

Номер ведомости присваивается при ее регистрации в журнале. Скачать бланк и образец платежной ведомости.

Как правильно заполнить журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а?

Заполнение обложки журнала:

• наименование фирмы;
• наименование структурного подразделения, если в журнале будут регистрировать платежные ведомости по выплате зарплаты конкретным отделам и подразделениям;
• период ведения журнала - например, календарный год;
• должность и ФИО ответственного лица.

Заполнение второй страницы бланка Т-53а:

2 - дата платежной ведомости4

4 - наименование платежа, например, заработная плата за август 2015 года;

5 - структурное подразделение, в отношении которого заполнена платежная ведомость, название подразделения указывается на титульном листе ведомости;

6 - сумма ведомости;

7,8 - подпись и ФИО лица, сдавшего ведомость лицу, ответственному за ведение журнала регистрации платежных ведомостей Т-53а;

9,10 - подпись и ФИО лица, принявшего ведомость.

В течение всего периода действия журнала вносятся записи о каждой подготовленной платежной ведомости.

Внизу каждого листа пишутся порядковые номера первой и последней ведомости, зарегистрированный на данной странице.

Еще раз напомним, заполнением журнала является обязательным, при проверке контролирующими органами журнал может быть затребован, при его отсутствии организация может быть привлечена к ответственности.

Скачать образец

Журнал регистрации платежных ведомостей форма Т-53а бланк - скачать.

Журнал регистрации Т-53а образец заполнения - скачать.

Важные правила ведения и заполнения журнала регистрации платежных ведомостей форма Т-53а – бланк и образец

Несмотря на то, что большинство экономических субъектов переходит на выплату заработной платы через кредитные организации, выдача наличных денег через кассу предприятия еще очень широко распространена.

При этом документом основанием для выплаты является платежная ведомость, регистрация которой проводится в специальном журнале Т-53а.

Выплата наличными – право работника

Конституционный суд РФ в определениях от 26.04.2016 N 769-О, от 21.04.2005 N 143-О разъясняет, что работник имеет право получения заработной платы удобным для него способом .

Это означает, что даже если колдоговором или иными локальными актами предусмотрен банковский проект, то желание работника получать зарплату наличными должно быть удовлетворено .

Именно поэтому каждому бухгалтеру необходимо знать порядок выплаты и оформления заработной платы через кассу.

Когда нужно заполнять?

Заработная плата через кассу предприятия производится с оформлением платежных ведомостей .

Эти документы в обязательном порядке регистрируются и хранятся сроком не менее, чем 5 лет.

Для регистрации используется специальный журнал по форме Т-53а .

Он может вестись на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом.

Субъект хозяйственной деятельности имеет право самостоятельно разработать и утвердить внутренним актом форму такого журнала.

Платежная ведомость регистрируется в бланке Т-53а в момент ее закрытия .

Наличные деньги могут храниться в кассе предприятия не более пяти дней , после истечение этого срока не выплаченные средства депонируются и возвращаются в банк.

Все операции с деньгами (выплата или депонент) отражаются в платежной ведомости , бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, номер которого регистрируется в документе.

После этого бланк регистрируется в журнале Т-53а .

Обязательно ли ведение?

Правила ведения кассовых операций регламентированы указанием Банка России 3210-У от 11.03.2014.

П. 6.5 оканчивается нормой : «На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер».

В документе 1993 года реестр всех расходных ордеров и документов, их заменяющих, был обязателен. Этот закон утратил силу.

Но установленный по прежним правилам порядок помогает специалистам осуществлять учет движения наличных средств, поэтому ведение журнала Т-53а представляется целесообразным способом учета и не теряет своей актуальности.

Как заполняется форма?

Нужно понимать, если в учетной политике предприятия закреплено положение об использовании унифицированных форм, то ни один из реквизитов не должен быть пропущен или каким-то образом изменен.

Любой журнал регистрации документов должен иметь титульный лист.

Титульный лист формы Т-53а содержит следующие реквизиты :

• Наименование организации, учреждения, предприятия.
• Название структурного подразделения, в случае если учет ведется отдельно по цеху, участку, торговой точке и пр.
• Код ОКПО субъекта.
• Дата начала и дата окончания ведения журнала. Форма Т-53а ведется в течение календарного года.
• Фамилия, имя, отчества лица, ответственного за ведение регистрационного бланка.

Журнал по форме Т-53а содержит страницы, каждая из которых представляет собой таблицу.

В шапке столбцов данной таблицы предусмотрены следующие графы :

• порядковый номер записи;
• дата составления ведомости;
• номер ведомости;
• основание выплаты (заработная плата или другие выплаты, например, стипендия,)
• структурное подразделение.
• сумма, указанная в платежной ведомости;
• подпись ответственного лица, сдающего ведомость.
• расшифровка подписи ответственного лица;
• подпись принявшего платежный документ.
• расшифровка подписи принявшего ведомость лица.

Скачать бланк и образец заполнения

Скачать бланк журнала форма Т-53а – excel.

Скачать заполненный образец журнала регистрации платежных ведомостей – excel.

Так выглядит заполненный образец:

Полезное видео

Как производится выплата зарплаты из кассы и составляется платежная ведомость, подробно рассмотрено в данном видео:

Выводы

Исходя из новых правил ведения кассовых операций, журнал Т-53а не является обязательным документом.

Но, ввиду сложившейся практики учета, отсутствия судебных решений по данному вопросу, этот документ вести необходимо.

Платежная ведомость, форма Т-53

Компания во время осуществления своей хозяйственной деятельности, в соответствии с заключенными с работниками трудовыми соглашениями, должна выплачивать за их труд денежное вознаграждение. Это она может делать наличным и безналичным путем. Для оформления выдачи зарплаты могут использоваться несколько документов, в том числе платежная ведомость.

Порядок применения ведомости

Согласно законодательству работодатели по трудовым контрактам должны осуществлять выплату зарплаты два раза в месяц. Эти сроки определяются внутренним нормативным актом предприятия, и их необходимо строго соблюдать.

Если выдача осуществляется достаточно большому количеству сотрудников через кассу, целесообразно использовать платежную ведомость, для которой Госстатом предусмотрена форма Т-53. Ее выписывает бухгалтер-расчетчик после начисления зарплаты за прошедший месяц или в сроки, установленные в фирме в качестве периода выдачи аванса. Основанием для заполнения этого документа является расчетная ведомость.

В соответствии с учетной политикой компания имеет право вместо этих двух бланков применять такой документ, как расчетно платежная ведомость форма 49. Это часто используется на малых предприятиях с целью оптимизации документооборота. Главное отличие платежной ведомости от формы 49 в том, что она предназначена только для выплаты денег. Расчет оплаты труда, а также сумм удержаний производится в другом документе (форма Т-51).

Форма платежной ведомости предусмотрена во всех специальных программах по бухучету, в которых она заполняется в автоматическом режиме. Допускается также использовать типографские бланки, которые заполняются вручную. После создания документа его передают в кассу фирмы и в установленные сроки должностные лица выдают наличность, а сотрудники, получив ее, расписываются в ведомости.

На общую выданную зарплату кассир или бухгалтер выписывает РКО. Вовремя не полученную сотрудниками зарплату кассир суммирует в документе при закрытии ведомости и отправляет в банк с пометкой «Депонировано». Это означает, что данные деньги резервируются на расчетном счете и не могут расходоваться компанией на другие цели.

Лицевая сторона

Верхняя часть бланка содержит название компании, регистрационный код ОКПО в статистике, а также наименование отдела, если существует значительная организационная структура. Под кодами необходимо указать корреспондирующий счет.

Далее записываются установленные сроки для выдачи зарплаты на предприятии, в течение которых она будет выплачиваться. В основном это три идущих подряд дня. В следующей строке указывается общая сумма денег к выдаче как прописью, так и цифрами.

Затем платежную ведомость визируют директор и главный бухгалтер с расшифровкой своих должностей и Ф.И.О.

Ниже рядом с названием формы проставляется номер документа по порядку и дата ее выписке. Затем в графах записываются начальная и конечная даты периода, за который производится выплата зарплаты.

Оборотная сторона ведомости

В первом столбце ее указывается номер записи, далее табельный номер работника, а потом полностью личные данные. В следующей графе цифрами заносится денежная сумма, которую сотруднику необходимо выдать на руки. Факт получения денег работник отражает своей личной подписью в пятом столбце. В разделе «Примечание» кассир вписывает необходимые для него пометки, например, наименование и реквизиты доверенности при получении денег не лично сотрудником.

Если зарплата в установленные сроки не была получена, кассиром делается в столбце «Подпись» отметка о депонировании.

В последней строке определяется итоговая сумма.

Ведомость может включать несколько листов, поэтому ниже указывается их количество.

В следующей строке проставляются реквизиты выписанного РКО (расходный кассовый ордер) - его номер и дата оформления.

После проверки платежной ведомости ответственным должностным лицом, он ее визирует и проставляет дату. Здесь же нужно указать его личные данные.

Скачать бланк формы Т-53

Скачать бланк платежной ведомости по форма Т-53, в формате Excel.

Скачать журнал регистрации ведомостей по форме Т-53а, Excel.

Платежная ведомость форма Т-53: в каком случае применяется, кто заполняет, образец заполнения

Исполнением обязательств руководством хозяйствующего субъекта по трудовому контракту является осуществление выплаты работающим в компании людям вознаграждения за их труд. Если это нигде не оговорено, выплата должна производиться наличными деньгами в месте осуществления работниками их трудовых функций. Чаще всего для таких выплат используется платежная ведомость по форме Т-53.

В каком случае применяется

Платежная ведомость используется при осуществлении выплат наличными деньгами работникам предприятия. При этом начисление зарплаты осуществляется в другом документе - расчетной ведомости. Кроме этого, для начисления зарплаты могут использоваться и другие документы – расчетно платежная ведомость форма 49, табель форма Т 12 и т. д.

Какие именно документы надо использовать, определяется самим предприятием исходя из особенностей осуществления деятельности. Выбранный способ отражается в учетной политике фирмы и иных документах локального характера.

Ведомость по форме Т-49 имеет смысл применять на небольших предприятиях, так как в ней одновременно происходит и начисление зарплаты, и ее выдача. Это очень удобно в целях оптимизации документооборота на предприятии.

Однако существенным недостатком данного способа является ее громоздкость. Поэтому при значительной численности штата имеет смысл применять сразу два документа - отдельно расчетную и платежную ведомости.

Таким образом, главное отличие форм Т-49 и Т-53 является то, что последней оформляется только произведение выплаты. Ее использование также предполагает применение формы Т-51 в части выполнения расчетов. Однако, применять ведомость Т-53 можно при выдаче аванса по зарплате, когда необходимо зафиксировать сам факт выдачи средств, без проведения какого-либо расчета.

Когда в компании маленький штат работников и используется расчетная ведомость, выдача зарплаты может происходить без оформления платежной ведомости. Вознаграждения работникам может выплачиваться по РКО.

Важно! Если организация осуществляет выплату зарплаты путем перечисления сумм на пластиковые карты, то платежная ведомость не применяется, даже в случае незначительной численности работников. В этом случае составляются реестр на перечисление в банк.

Кто заполняет ведомость

Форма платежной ведомости подготавливается в бухгалтерии работником расчетного отдела. Основанием для ее заполнения считается расчетная ведомость. Ее данные переносятся в платежную ведомость, а потом в установленные сроки передаются кассиру для осуществления выдачи.

Составлять эту ведомость может и другой бухгалтер или должностное лицо, в обязанности которого входит начисление зарплаты.

Для платежной ведомости Росстатом предусмотрена специальная форма Т-53. Фирмы могут использовать ее, либо применять разработанный самостоятельно бланк.

Использование специализированных программ позволяет формировать платежную ведомость в автоматическом режиме. То есть достаточно только произвести заполнение расчетной ведомости, платежная будет сформирована тут же. Выписывать ведомость нужно в единственном экземпляре.

Внимание! На крупных предприятиях выплата зарплаты может быть оформлена несколькими платежными ведомостями, которые заполняются на каждый отдел.

Оформленные ведомости регистрируются в специальном журнале по форме Т-53а в сквозной нумерации. Данный журнал открывается каждый год, а после его завершения храниться в течение еще 5 лет. Регистрация ведомости в журнале выполняется по номеру и дату ее оформления.

Скачать бланк и образец платежной ведомости Т-53 на 2018 год

Платежная ведомость форма т-53 бланк скачать бесплатно в формате Excel.

Cкачать бесплатно бланк платежной ведомости формы т-53 в формате Word.

Скачать образец заполнения формы Т-53.

Образец заполнения платежной ведомости по форме Т-53

Лицевая сторона

Заполнение документа начинается с его шапки. В ней нужно вписать название организации, присвоенный ей код по справочнику ОКПО. Если по ведомости выдается зарплата какого-либо определенного отдела фирмы, то его название необходимо указать в графе ниже. Если выдача проводится общим списком - то там ставится прочерк.

В правой таблице под кодами проставляется счет корреспонденции.

Документ должны подписать директор и главный бухгалтер с проставлением расшифровок.

Справа от названия документа располагаются графы, в которых нужно указать порядковый номер документа и дату его оформления. Далее должен быть проставлен период, за который выполняется выдача зарплаты.

Оборотная сторона

На оборотной стороне ведомости обычно располагается таблица для внесения данных по работникам:

1. В первый столбец заносится номер строки по порядку.
2. Во втором, табельный код сотрудника.
3. В третьем - его полные Ф.И.О.
4. В четвертом столбце проставляется цифрами сумма, которую необходимо выдать.
5. Пятый столбец служит для заверения факта выдачи - там работник лично проставляет свою подпись при получении денежных средств.
6. Шестой столбец – справочный, в нем кассир может делать необходимые пометки. Например, указать сведения о доверенности, если деньги получает не лично сотрудник, а его уполномоченное лицо.

Внимание! В случае, когда работник не получил причитающиеся по ведомости денежные суммы, то при закрытии в графе «Подпись» проставляется отметка «Депонировано».

Последняя строка в таблице служит для подведения итогов по денежным суммам.

Если документ включает в себя несколько листов, то внизу необходимо проставить их общее количество.

Следующим шагом прописью и цифрами нужно указать сумму, которая была выдана на руки работникам, а также сумму, подлежащую депонированию. Далее, кассир проставляет свои подпись и должность.

В следующей строке необходимо указать реквизиты расходного ордера, выписанного к ведомости.

Завершается составление документа подписью ответственного лица, которое должно проверить бланк после закрытия и подтвердить своей подписью отсутствие в нем ошибок.

Что если в ведомости обнаружены ошибки

Этот документ относится к первичным, а потому необходимо не допускать в нем исправления. Если на этапе оформления была допущена ошибка, то такой бланк уничтожается, и выписывается новый.

По правилам, кассир должен проверить наличие в документе ошибок перед тем, как начинать выдачу по нему. Если они будут обнаружены, то бланк необходимо вернуть назад в бухгалтерию.

Однако может сложиться ситуация, когда ошибка будет выявлена уже в процессе выдачи средств по документу. Соответственно, уничтожить бланк и собрать все необходимые подписи на новом уже будет невозможно.

В этой ситуации Необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неверную информацию, а сверху надписать правильную. Зачеркивание нужно производить так, чтобы старые данные легко читались. Исправление своими подписями заверяют руководитель и главбух.

Как закрывается платежная ведомость

Платежная ведомость открывается на строго определенный период времени - обычно, на дни выплаты зарплаты сотрудникам. Как только проходит завершающий день из срока действия, документ необходимо закрыть.

Во время закрытия кассир проверяет ведомость на отсутствие подписей работников. В случае, если есть те, кто не смог получить зарплату в установленный срок, их суммы подлежат депонированию. Для этого в графе, где должна быть подпись, проставляется отметка «Депонировано», после чего в конце документа подводятся итоги по выданным и депонированным суммам.

На сумму выданной зарплаты оформляется расходный кассовый ордер, к которому подкалывается закрытая ведомость. Оформленный документ передается бухгалтеру на проверку. Если все верно, то она должна быть им подписана.

Бухгалтерские проводки

Поскольку форма Т-53 предназначена исключительно для выдачи денежных средств, возможные операции с ней ограничены.

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а)

Все платежные ведомости, составляемые по форме Т-53, необходимо регистрировать. Для этих целей используют специальный журнал.

В Альбоме унифицированных документов был разработан бланк такого журнала, это форма № Т-53а.

Обязательно ли вести этот журнал?

В законодательстве нет прямого указания, что организация обязана вести учет платежных ведомостей, а тем более делать это с помощью унифицированной формы Т-53а.

Но в Федеральном законе «О бухучете» от 22.11.2011 г. № 402-ФЗ можно найти указание, что лицо, ответственное за составление первичных учетных документов, обязано обеспечить их своевременную передачу для регистрации содержащейся в них информации в регистрах бухгалтерского учета, к которым относятся и журналы.

Но при этом использовать унифицированную форму Т-53а не обязательно, поскольку в информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 можно найти сведения о том, что организации (за исключением бюджетных) освобождаются от обязанности вести бухгалтерские регистры в унифицированных формах.

Они могут разработать для этого свои формы журналов, единственное ограничение при этом – это то, что новые бланки должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в статье 10 Закона «О бухучете».

К ним относятся:

• Название документа;
• Название организации, которая его ведет;
• Период, за который был составлен журнал, либо дата начала и дата окончания заполнения;
• Все данные в журнале должны быть расположены либо в хронологическом, либо в систематическом порядке;
• Должны быть указаны единицы измерения, использующиеся в журнале;
• В журнале должна быть информация о лицах, ответственных за его ведение, их данные и подпись.

Унифицированная форма Т-53а полностью соответствует этим требованиям, поэтому организации чаще всего используют ее при регистрации платежных ведомостей.

Инструкция по заполнению формы Т-53а

Титульный лист

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в уставных документах.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

В конце указывают должность и полное ФИО лица, ответственного за ведение журнала.

Табличная часть

Форма журнала представляет собой таблицу, состоящую из 10 колонок:

1. Номер по порядку - сквозной на протяжении всего журнала (1,2,3, и т.д.);
2. Дата составления ведомости;
3. Номер ведомости – номер, проставленный в ведомости. На практике эти номера платежным ведомостям присваиваются как раз с помощью журнала;
4. Наименование платежа – указываются цели, куда пошли денежные средства по данной платежной ведомости;
5. Структурное подразделение – заполняется при наличии;
6. Сумма по ведомости: указывается сумма, проставленная на лицевой стороне ведомости;
7. Подпись работника, который сдал ведомость;
8. ФИО работника, который сдал ведомость;
9. Подпись работника, который принял ведомость;
10. ФИО работника, который принял ведомость;

После таблицы на каждой странице указывается, с какого по какой порядковый номер присутствуют записи. Информация берется из первой колонки (а не номера ведомостей). Порядковые номера заносятся прописью, то есть буквами.

Как оформить журнал?

Как и все журналы, ведущиеся в организации, журнал учета платежных ведомостей должен быть надлежащим образом оформлен:

• Для ведения журнала можно приобрести специально отпечатанную книгу, соответствующую унифицированной форме, а можно самостоятельно распечатать листы на компьютере и сброшюровать их вместе с титульным листом;
• Листы журнала должны быть пронумерованы;
• Сам журнал должен быть сшит нитками, хвостики которых необходимо завязать на последнем форзаце и обрезать, оставив дину 5-6 см.
• На оставшиеся хвостики наклеивается прямоугольник бумаги, где указано, что журнал сшит и в нем содержится такое-то количество листов. Эта надпись заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).

Срок и место хранения документа

Журнал регистрации платежных ведомостей хранится у кассира, который в течение года регистрирует в нем получаемые из бухгалтерии платежные ведомости.

Затем журнал отправляется на хранение в архив организации вместе с остальными кассовыми документами.

Срок хранения журнала должен быть не менее чем 5 лет, которые отсчитываются от даты последней записи в журнале.

Статья написана по материалам сайтов: kadromir.ru, azbukaprav.com, ip-on-line.ru, buhproffi.ru, nalog-spravka.ru.