يعد تجميع خطاب تغطية لعينة معينة في حالة إرسال المستندات إلى الشركات أو الدوائر الحكومية خطوة اختيارية ولكنها مرغوبة. حول كيفية تطوير الشكل الصحيح لمثل هذا المستند بشكل صحيح وبعض الفروق الدقيقة للعمل معه - في الوقت الحالي.

يتم تحرير الوثيقة بأي شكل من الأشكال ، حيث لا توجد عينة موحدة. الغرض الرئيسي هو إعطاء المرسل إليه فكرة صحيحة عن نوع المستندات التي تم إرسالها ، والأهم من ذلك ، ما هو الغرض الذي يسعى إليه المرسل.

على الرغم من أن الشركة غير مطالبة رسميًا بكتابة خطابات تغطية ، إلا أنه في تدفق مستندات العمل ، يعد هذا معيارًا راسخًا إلى حد ما يجب اتباعه. يسمح لك بحل عدة مشاكل في وقت واحد:

1. بادئ ذي بدء ، إنه يحتوي على التفسيرات الرئيسية للمرسل ، والتي يريد أن ينقلها إلى المرسل إليه. في هذه الحالة ، هذا مهم ، لأن المراسلات التجارية هي اتصالات غير مباشرة ، والتي يجب أن تكون واضحة للغاية لكلا الطرفين.
2. يحتوي خطاب الغلاف أيضًا على قائمة بالوثائق - في الواقع ، يتم تكرار قائمة الاسم الكامل وعدد المستندات التي تم إرسالها. هذا يزيل أخطاء التصميم المحتملة.
3. من خلال تحديد قائمة الوثائق ، من الممكن تجنب بعض الصعوبات في استعادتها في حالة فقدانها. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يشير إلى أرقام المستندات الصادرة والواردة ، وبفضل ذلك يمكن العثور عليها بسهولة والتحكم في اتجاه الحركة.
4. أخيرًا ، سيتمكن المرسل إليه ، الذي لم يقبل المستندات فحسب ، بل وأيضًا خطاب الغلاف الخاص به ، من فهم جوهر رغبات المرسل بسرعة والاستجابة لها بسرعة وفقًا للموقف.

لذلك ، يمكننا القول أن التصميم المختص لرسالة الغلاف إلى المستندات ، وإنشاء عينات موحدة خاصة بهم لجعل العملية موحدة في مصلحة المرسل نفسه.

نموذج رسالة الغلاف 2019

على الرغم من عدم وجود نموذج معتمد لمثل هذه الوثيقة ، ولكل منظمة الحق في تحديد كيفية وضعها ، هناك قواعد مقبولة بشكل عام يجب اتباعها.

1. في العنوان ، كالعادة ، يشار إلى الأسماء الرسمية الكاملة للمرسل إليه ("إلى ...") والمرسل ("من ...").
2. بعد ذلك تأتي ملاحظة حول الرقم الذي تم تسجيل الخطاب من أجله في شركة المرسل.
3. ثم يأتي النص الفعلي للوثيقة. من المهم جدًا أن تبدأ العبارة بشكل صحيح. هناك 3 خيارات لهذه الحالة:

• "إرسال لك"- في الحالات التي يتم فيها إرسال الوثائق إلى نفس الشركات (على سبيل المثال ، الأطراف المقابلة) ؛
• "نقدم لكم"- يتم إرسال الرسالة إلى مكتب الضرائب ، والمحاكم ، والمكتب الرئيسي - أي جميع المؤسسات ذات المنصب الأعلى ؛
• "نحن نرسل لك"- إذا كنا نتحدث عن المستندات التي يتم إرسالها ، على العكس من ذلك ، إلى الإدارات التابعة (على سبيل المثال ، الإدارات وفروع نفس الشركة).

1. بعد وصف الغرض من الإرسال ، تحتاج إلى تقديم قائمة كاملة بالوثائق (المخزون) ، والتي يتم تقديمها بشكل ملائم في شكل جدول. يجب أن يحتوي على الأعمدة التالية:

• الاسم الكامل للوثيقة ؛
• عدد النسخ؛
• إذا لزم الأمر ، يشار إليه أيضًا بالشكل الذي تم إرسال المستند فيه - الأصل أو نسخة (مصدقة أو غير معتمدة).

1. في نهاية الجدول ، يُشار إلى العدد الإجمالي للمستندات المرسلة مع خطاب الغلاف.
2. أخيرًا ، يشار إلى مرفق ، والذي يسرد المستندات الإضافية ، إن وجدت ، والتي يتم إرسالها أيضًا إلى المرسل إليه. من المهم أن نفهم أن كلمة "Application" مكتوبة بصيغة المفرد فقط عندما يكون هناك مستند واحد فقط. إذا كانت المستندات بصيغة الجمع ، تتم كتابة "الملاحق". إلى جانب عنوان المستند:

• تاريخ قبول الوثيقة ؛
• العدد الإجمالي للنسخ المرسلة ؛
• عدد الصفحات في كل مستند (يتم كتابة العدد الإجمالي للأوراق لجميع النسخ) ؛
• إذا لزم الأمر ، حدد الحاجة إلى البرامج الثابتة.

ليس فقط المدير العام ، ولكن أيضًا الشخص المخول المقابل يوقع خطاب الغلاف على المستندات ، بغض النظر عن عينته. يتم وضع التوقيع بشكل تقليدي من قبل الموظف الذي ترتبط أنشطته مباشرة بالوثائق المرسلة:

1. يقوم المدير العام أو رئيس الفرع بالتوقيع على مستندات التدفق العام المتعلقة مباشرة بالشركة بأكملها ، وكذلك المستندات ذات الأهمية الخاصة (على سبيل المثال ، التقارير السنوية التي يتم إرسالها إلى المكتب الرئيسي).
2. يوقع كبير المحاسبين الخطابات المصاحبة للمستندات المالية - وعادة ما يتم إرسالها إلى مكتب الضرائب.
3. يرسل المحامي الداخلي للشركة خطابات تغطية في حالة المستندات المتعلقة ، على سبيل المثال ، بالتقاضي ، وإبرام العقود مع الأطراف المقابلة المحتملة ، وما إلى ذلك.

ملاحظة. في الحالات التي نتحدث فيها عن إرسال جماعي لمستندات من نفس النوع (على سبيل المثال ، العديد من الفواتير أو العقود من نفس النوع مع الأطراف المقابلة) ، يمكنك دمجها في مجموعة واحدة وكتابة العدد الإجمالي للأوراق في جميع النسخ في وقت واحد .

كيفية تسجيل خطاب تغطية

من المهم ملاحظة خصوصيات آداب العمل من حيث تصميم خطابات الغلاف - أولاً وقبل كل شيء ، من الأفضل استخدام نفس العينة ، ونموذج المستند ، ويجب أن يوقع نفس الشخص الذي يحمل توقيعه على الرسالة نفسها. المرسل.

يتم إرسالها باستخدام البريد الروسي أو البريد الخاص - كقاعدة عامة ، من الأفضل القيام بذلك عن طريق البريد المسجل. يجب تدوين رقم الشحنة ، والذي يتم تسجيله في دفتر يومية تدفق المستندات للشركة المرسلة. تحت رقم العنوان هذا ، يضع بالفعل رقمه - وبالتالي تقل مخاطر الارتباك بشكل كبير.

كقاعدة عامة ، يتم إصدار خطاب تغطية في نسختين على الأقل - واحدة للمرسل إليه ، ونسخة واحدة للمرسل. يتم تخزين هذا المستند لفترة ، يتم تحديد مدى ملاءمتها ومدتها من قبل الشركة نفسها. عادة ، في سير العمل الحديث للشركات ، يتم نسخ جميع المستندات احتياطيًا في شكل إلكتروني - وهذا يسمح لك بالعثور عليها بسرعة وتخزينها بأمان إلى حين الحاجة.

وقت الاستجابة

أما بالنسبة لتوقيت الإجابة ، فهذا سؤال أقل وضوحًا. من ناحية أخرى ، توجد قاعدة عامة تنص على ألا يتجاوز وقت معالجة أي استئناف إلى هيئات الدولة ، وكذلك إلى الشركات والشركات والجمعيات العامة شهر واحد ، أي 30 يومًا تقويميًا. يبدأ العد التنازلي من يوم العمل الذي يلي يوم وصول البريد إلى المرسل إليه.

من ناحية أخرى ، في كثير من الأحيان في الممارسة العملية هناك حالات يتوقع فيها المرسل أن يستجيب المرسل إليه لطلبه في أسرع وقت ممكن. ثم تحتاج إلى كتابة هذه الرغبة بشكل منفصل ، على سبيل المثال: "نطلب منك التفضل بالتوقيع على المستندات اللازمة والإجابة على مزاياها في غضون 7 أيام عمل". إذا كنا نتحدث عن فرع ، وحدة هيكلية تابعة مباشرة للمرسل ، فإن الصياغة تكون أكثر صرامة: "الموعد النهائي للرد هو 3 أيام عمل من تاريخ الإخطار الرسمي باستلام خطاب التغطية هذا."

ملاحظة. إذا كان العقد المبرم بين الشركات ينص في البداية على إجراء معين للتعامل مع المطالبات ، والتسوية السابقة للمحاكمة للخلافات المحتملة ، فمن الضروري الانطلاق من نص هذه العقود. يتم عرض مثال على النص أدناه.

إجراء التخزين

خطابات الغلاف هي مستندات خاصة للمنظمة ، يمكن الكشف عن محتوياتها أو تصنيفها وفقًا لتقديرها (وهذا ينطبق على كل من المستندات الواردة والصادرة). لذلك ، يعتمد اختيار طريقة تخزين معينة على قرار الإدارة.

بشكل عام ، يتم اتباع القواعد التالية:

1. نظرًا لأن الأهمية القانونية الرئيسية ليست خطاب الغلاف نفسه وعينته ، ولكن المستندات التي تسبقه ، يتم إيلاء الاهتمام الرئيسي لسلامتهم.
2. بعد سحب جميع المرفقات (أي المستندات نفسها) ، يتم تحديد فترة الاحتفاظ بشكل فردي.
3. في بعض الحالات ، تنشئ الشركات مجلدًا خاصًا باسم "Cover Letters" تضع فيه الوثائق ذات الصلة. هذا الخيار مناسب للشركات الصغيرة ذات تدفقات العمل الصغيرة.
4. إذا كان تدفق المستندات كبيرًا جدًا ، وكان لدى الشركة عدة فروع ، فسيتم وضع تسميات خاصة للحالات - أي قوائم بالوثائق المجمعة حسب الغرض العام ، على سبيل المثال ، "اتفاقيات التوريد" ، "اتفاقيات الإيجار" ، "القضائية" ، إلخ.

وبالتالي ، فإن أفضل خيار هو إنشاء عينة واحدة خاصة بك من خطابات الغلاف للوثائق وتنظيم نظام تخزين مناسب لحجم تدفق مستندات الشركة.

شكرا على رسالتك من ... ردا على ذلك أبلغنا ...
بالإضافة إلى رسالتنا المؤرخة ... هذا العام. نعلن أن ...
رداً على رسالتكم ، نبلغكم بأن ... تأكيداً لمحادثتنا الهاتفية التي جرت ... هذا العام ، أبلغكم أن ...
تأكيدا على برقية لدينا من ... نعلمكم أن ...
بخصوص رسالتكم ... نبلغكم أنه للأسف ...
نعرب عن ارتياحنا للاستجابة السريعة لاستفسارنا.
للأسف ، ما زلنا لم نتلق ردك على رسالتنا ... وعلينا تذكيرك مرة أخرى (أسألك) بـ ...
نود أن نعلمك أن...
نشكرك (ممتنًا لك) على الخدمة (المساعدة ، الدعم).
نحن مضطرون لإخطارك (لتذكيرك) ...
نحن مندهشون للغاية من خطابك ... الذي أبلغت فيه ...
لقد تلقينا خطابك ... هذا العام ، والذي تعلمنا منه بسرور أن ...
لقد تلقينا رسالتك من ... مع المستندات المرفقة بها.
نأسف (آسف) على رفضك (صمت) ...
لقد فوجئنا عندما علمنا من برقيتك أن ...
نذكر بموجب هذا (الإبلاغ) مرة أخرى أن ...
نؤكد بموجب هذا أننا تلقينا خطابك ... ودعنا نعرف ذلك ...
نقر باستلام رسالتك من ... مع جميع المرفقات.
بناء على طلبك ، نرسل لك ...
الرجاء قبول اعتذارنا عن ...
نحيط علما برسالتك ... ونبلغك أن ...
نعتذر عن التأخير في الرد على رسالتك الإلكترونية ...
نعلمكم ... نعلمكم ...

أمثلة على العبارات التي يمكن أن تشكل أساس خطاب العمل

سيتم تنفيذ طلبك إذا كنت ...
طلبك (الاقتراح) قيد النظر. عند استلام نتائج المراجعة ، سنبلغك على الفور.
سيتم قبول اقتراحك بسرور (امتنان) إذا وافقت على إجراء تغييرات ...
تم منح طلبك لـ ...
ردًا على خطابك ... نعلمك أن طلبك للتسليم ... قد تم حله بشكل إيجابي.
استجابة لطلبك (الطلب) ، نأسف لإبلاغك (نحن مضطرون لإبلاغك) بأننا غير قادرين (لا يمكننا) الوفاء به بسبب الظروف التالية.
للأسف ، لا يمكن قبول طلبك للأسباب التالية.
للأسف ، علينا رفض عرضك. نحتاج إلى مزيد من المعلومات حول ...
الرجاء إخبارنا بالتواريخ ...
نخبرك بموجبه أنه تم قبول عرضك ...
نطلب منك أن ترسل ...
الرجاء إخبارنا ...
يرجى إخبارنا بقرارك بشأن ...
يرجى إعلامنا إذا كان عرضنا لـ ...
نطلب منك الإسراع في الوفاء بالتزاماتك على ...

يعد خطاب الطلب جزءًا لا يتجزأ ومهمًا من المراسلات التجارية الحديثة. ستساعدك عينات وأمثلة الصياغة المعروضة في المقالة ، بالإضافة إلى القواعد الموضحة لكتابتها ، على تكوين النص اللازم بشكل صحيح وترتيبه وفقًا لعادات العمل المكتبي. نقدم لك دليلًا تفصيليًا لكتابة هذا النوع من الاستئناف.

معلومات عامة

يعتبر خطاب الطلب مناسبًا في الحالات التي يحتاج فيها مؤلفه إلى تلقي أي معلومات أو مستندات أو عقد صفقة أو إجراءات تجارية أخرى من أشخاص آخرين. يمكن إرسالها إلى اسم شخص معين (رئيس ، مدير ، رئيس قسم ، وما إلى ذلك) ، وإلى عنوان المنظمة بأكملها. يجب أن يتبع طلبك للمساعدة القواعد المقبولة عمومًا في المراسلات التجارية.

الرسالة هي وجه الشركة ، حتى الأشياء الصغيرة مهمة. اطبعها على ورقة ذات رأسية موقعة من شخص مخول ومختومة (إن وجدت). كن مسؤولاً عن اختيار الخط وحجمه وموضع النص على الصفحة. لا تهمل الهوامش والخطوط الحمراء والفقرات. غالبًا ما يتم تكوين الانطباع الأول بمجرد النظر إلى المستند.

الخطوة 1: تحديد الوجهة

إذا كتبت خطابًا غير شخصي إلى شركة معينة ، فمن المرجح أن تذهب إلى مكتب الاستقبال أو المكتب ، ثم إلى المدير ، وأخيراً إلى المنفذ المباشر. حدد الاسم الكامل الصحيح للمؤسسة في "الحد الأقصى" للنص ، فمن الأفضل إضافة العنوان القانوني أيضًا.

كما هو مذكور أعلاه ، يعتبر الخيار الأفضل للإشارة إلى المرسل إليه المحدد ، أي طلب المساعدة الموجه شخصيًا. حاول دائمًا معالجة بالاسم وعائلته. على سبيل المثال ، "عزيزي ألكسندر فيكتوروفيتش!" أو "عزيزي السيد شوارتز!". وبالتالي ، فأنت ، أولاً ، تعبر عن احترامك للشخص ، وثانيًا ، يفرض الطلب الموجه إلى شخص معين التزامات معينة عليه ، ومسؤولية النظر فيه وتنفيذه.

في بعض الحالات ، سيكون من المنطقي استخدام مجموعة من الأشخاص أو فريق معين أو جزء منه كمرسل إليه. هذا مهم أيضًا في الحالات التي يتم فيها إرسال خطاب طلب إلى عدة عناوين. استخدم عبارات مثل: "زملائي الأعزاء!" ، "أعزائي المحاسبين!" إلخ.

المرحلة الثانية: المجاملة

من الجيد أن يحتوي خطاب الطلب الرسمي على مجاملة فيما يتعلق بالمرسل إليه. من خلال القيام بذلك ، يبدو أنك تجيب على سؤاله الطبيعي: "لماذا تخاطبني بهذا السؤال؟". يمكنك ملاحظة المزايا والصفات الشخصية السابقة للشخص ، وحالة الشركة ، وما إلى ذلك. على وجه الخصوص ، استخدم الصياغة التالية: "شركتك هي مورد رائد ..." ، "لقد ساعدت الكثيرين في حل المشكلات المعقدة في هذا المجال ..." ، "مؤسستك هي خبيرة رائدة في السوق في هذا المجال ..." ، إلخ. لا تنس أنه من المناسب أن يكون المجاملة عندما يكون خطاب الطلب (عينات وأمثلة في النص) ذا طبيعة غير قياسية ويحتاج المرسل إليه إلى الفوز. لفت انتباهه إلى الصفات والمزايا ذات الصلة بتنفيذ طلبك. ومع ذلك ، لا نوصي بعبور خط رفيع جدًا بين الإطراء الجيد والصحيح وبين الإطراء الوقح.

المرحلة 3: إثبات الطلب

يجب أن يكون أي طلب معللًا ، لأن المرسل إليه يجب أن يعرف سبب مخاطبتك له على وجه التحديد. لذلك من المنطقي أن نضعها في صميم الموضوع. في هذه المرحلة ، نوصيك باختيار الحجج الثلاث الأكثر إقناعًا التي يجب أن تُبنى في نص الرسالة وفقًا للمخطط: متوسطة القوة ، ضعيفة ، أقوى.

قد يكون للطلب مستوى مختلف من التعقيد ، ويجب أن تكون مستعدًا لحقيقة أن المرسل إليه لن يكون دائمًا مهتمًا بتنفيذه. في هذا الصدد ، يجب أن يكون مقتنعًا بأن تنفيذه يحمل فوائد محتملة بالنسبة له. اهتم المرسل إليه حتى يقبل وثيقتك بجدية تامة.

قد يحتوي خطاب الطلب على اقتراح لتنفيذ فرصة جذابة معينة له.

أمثلة على الصياغة

• "في جميع الأوقات ، سعى الأشخاص المغامرون ورجال الأعمال ليس فقط لتحقيق النجاح المادي ، ولكن أيضًا للنمو الشخصي ، حتى يتذكرهم الناس إلى الأبد لأعمالهم الصالحة ، لكسب احترامهم."
• "بالطبع ، هدفك الرئيسي هو تحسين المستوى المعيشي لمواطني المدينة". على وجه الخصوص ، يمكن استخدام هذه الصياغة عند كتابة خطاب طلب للنائب ، على سبيل المثال ، لتوفير أماكن لرياض الأطفال ، وترتيب الملعب ، وما إلى ذلك.

يمكنك أيضًا التعبير عن مشكلة تتعلق بالمرسل إليه ، وإظهار كيف يمكن أن يساعده طلبك في حلها أو في تحقيق فرص معينة.

يحدث أنه ليس لديك ما تقدمه للطرف الآخر ، أو أنه غير مناسب في هذا السياق. في هذه الحالة ، فإن أفضل طريقة للخروج هي قصة عن أهمية طلبك. صِف الموقف بأكبر قدر ممكن من الموثوقية والكاملة ، بحيث يأخذ ، كما يقولون ، الروح. إذا كانت اللحظة العاطفية في قصتك ليست بداهة ، فقدم الحقائق وركز على العلاقات بين السبب والنتيجة. أخبرنا بما سيحدث إذا تم رفضك أو ، على العكس من ذلك ، وافقت على المساعدة.

الخطوة 4: قم بتقديم طلب

عندما يكون المرسل إليه مستعدًا عقليًا لقبول طلبك ، يمكن ذكره. اجعل نصك قصيرًا ، وتجنب الجمل الطويلة والمعقدة ، وكذلك الغموض أو الإختصار. يجب أن يكون خطاب الطلب (نماذج وأمثلة على الصياغة في النص) موجزا وواضحا في المعنى. لذلك ، إذا طلبت شراء أي معدات للشركة ، فقم بالإشارة إلى الاكتمال والسعر والكمية:

"لتجهيز قسم الطوارئ ، يحتاج المستشفى إلى سيارة جديدة ، تبلغ تكلفتها 3.5 مليون روبل. الرجاء مساعدتنا في الحصول عليها ".

أو ، على سبيل المثال ، يجب تحديد طلب تخفيض الإيجار: "نطلب منك تخفيض إيجار المبنى إلى مستوى 500 روبل. لكل متر مربع حتى يستقر الوضع الاقتصادي ".

المرحلة 5: تلخيص

في نهاية الرسالة ، تحتاج إلى تلخيص طلبك. كرر ذلك مرة أخرى وركز على حقيقة أن المرسل إليه يستفيد إذا قدم لك المساعدة المطلوبة. ومع ذلك ، يجب تعديل نص الطلب بشكل طفيف. بالعودة إلى نفس مثال تخفيض الإيجار ، نقترح الصياغة التالية:

إذا وافقت على تخفيض الإيجار إلى مستوى 500 روبل. لكل متر مربع أثناء استقرار الوضع الاقتصادي الحالي ، ستتمكن من المساهمة في الحفاظ على أكثر من 20 وظيفة ، ولن تتكبد خسائر بسبب النقص الكامل في السداد ".

تذكر أنه من المهم تكرار ليس فقط الطلب ، ولكن أيضًا الفائدة التي يمكن الحصول عليها من تنفيذه ، ولا يجب أن تكون جوهرية. تعمل العديد من الشركات الكبيرة عن طيب خاطر كرعاة ومستثمرين والقيام بأعمال خيرية.

نعتقد الآن ، بعد دراسة العملية على مراحل ، لن يكون لديك سؤال حول كيفية كتابة خطاب طلب. يكفي مراعاة جميع قواعد المراسلات التجارية وبعض الفروق الدقيقة. نقترح عليك أيضًا دراسة مثال آخر.

مثال

عزيزي فيليكس بتروفيتش!

تقوم مؤسستك بتنظيم الممارسة الصناعية للطلاب في المؤسسة لعدة سنوات ، مما يساعدهم على تطبيق المعرفة المكتسبة في الجامعة.

أنت ، بصفتك رئيسًا لقسم شؤون الموظفين ، شخص مهتم بجذب موظفين جدد ومهندسين صغار وواعدين ومتخصصين مؤهلين تأهيلاً عالياً. اليوم ، هذه المهنة هي واحدة من أكثر المهن طلبًا. يود العديد من الطلاب معرفة إمكانياتها وخواصها وأهميتها.

في هذا الصدد ، نطلب منك تنظيم اجتماع كبير المهندسين مع المتقدمين والطلاب من دورة أو دورتين في 25 أبريل في تمام الساعة 17:00 على أساس مؤسستك.

بعد أن تحدثت عن مزايا وأسرار المهنة اليوم ، فأنت تضع أساسًا متينًا لتدريب المتخصصين والمهنيين غدًا. ربما ، في غضون بضع سنوات ، سيأخذ أحدهم شركتك إلى مستوى جديد من التطوير.

مع الاحترام والامتنان ،

عميد الجامعة I.Zh.Bychkov

بعد دراسة المعلومات المتعلقة بالمتطلبات التي يجب أن يفي بها خطاب الطلب ، وعينات وأمثلة على الصياغة ، يمكنك بسهولة التعامل مع كتابتها في الممارسة العملية.

لكتابة خطاب طلب للمساعدة في حل المشكلة لشخص يشغل منصبًا رفيعًا ، تحتاج إلى معرفة قواعد كتابة مثل هذا الخطاب. يُنصح بإيجاز ووضوح جوهر الاستئناف. من خلال هذه المقالة يمكنك التعرف على كيفية كتابة خطاب طلب للمساعدة في حل المشكلة إلى المحافظ. يمكنك الكتابة ، على سبيل المثال ، عن حل المشاكل المتعلقة بالمدينة والمنطقة ، سواء كانت قصور في الإسكان والخدمات المجتمعية أو طلبًا ذا طابع شخصي. من المهم ملاحظة أن الطلب يجب ألا يتجاوز قدرات الشخص المخول.

معلومات عامة

يعتبر خطاب المساعدة هذا في حل المشكلة مفيدًا عندما تحتاج إلى الحصول على معلومات أو مستندات أو عقد صفقة. يمكنك كتابة استئناف مع طلب لتحسين جودة عمل أي منظمة حكومية. عادة ما يتم إرسال هذه الرسائل إلى اسم شخص آخر. في بعض الحالات ، يتصلون بالمنظمة مباشرة.

يجب أن تمتثل الرسالة الموجهة إلى المحافظ لطلب المساعدة امتثالًا تامًا لقواعد المراسلات التجارية. يجب أن يؤخذ كل شيء بمسؤولية: من خط النص إلى محتوى الرسالة. إذا كانت المشكلة لا تؤثر على مواطن واحد فقط ، بل تؤثر على العديد من التوقيعات والوثائق ذات الصلة. كلما كانت المستندات المقدمة أكثر إقناعًا ، زادت احتمالية استجابة الإدارة للطلب. قد يتم قبول أو رفض خطاب المساعدة هذا في حل المشكلة. على أي حال ، يجب على موظفي الجهات الحكومية إرسال رد بمعلومات مفصلة وشرح لأسباب الرفض.

ستكون العناصر التالية مطلوبة لكتابة رسالة وإرسالها:

1. جهاز كمبيوتر مع الوصول إلى الإنترنت.
2. ورق.
3. قلم.
4. الظرف - المغلف.
5. طابعة.

الاستمارة

يوجد نموذج خاص لكتابة خطاب إلى المحافظ مع طلب المساعدة ، والذي يشير إلى اسم مقدم الطلب ، وكذلك اسم الحاكم ومنصبه ، وملخص للرسالة ونقاط مهمة أخرى. يُنصح بطباعة الاستئناف على ورقة منفصلة. يمكنك العثور على النموذج على موقع الإدارة أو في مكتب المحافظ. في بعض المناطق ، قد يكون مفقودًا ، فأنت بحاجة إلى كتابته بنفسك باستخدام جهاز كمبيوتر أو يدويًا. عند إرسال خطاب طلب للمساعدة في حل مشكلة بدون هذا النموذج ، قد لا تتلقى ردًا.

بيان - تصريح

بعد إكمال النموذج ، يجب أن تبدأ في كتابة الرسالة نفسها.

1. أولا ، قبعة مصنوعة. تم كتابة منصب المسؤول ولقبه واسمه واسم عائلته على اليمين. في الجزء السفلي ، تتم كتابة الاسم الكامل وجميع معلومات الاتصال (العنوان والهاتف والبريد الإلكتروني) لمؤلف الاستئناف. يشار إلى جميع بيانات موظف الخدمة المدنية في حالة الجر. البيانات الشخصية - في الحالة المضافة.
2. علاوة على ذلك ، بالتراجع قليلاً ، في المنتصف يجب أن تبدأ في معالجة كلمة "محترم".
3. بعد ذلك ، يمكنك تحديد جوهر المشكلة.

لا يجب أن تكون الرسالة كبيرة. ليس من الضروري كتابة الجزء الرئيسي لعدة صفحات. ورقة واحدة من A4 كافية لذلك. الشيء الرئيسي هو تحديد جوهر المشكلة ، بحيث يفهم الشخص عند القراءة ما هو على المحك. يمكن تحديد جميع المعلومات اللازمة في التطبيق. لا ينبغي أن تمتد لأكثر من عشر صفحات ، يمكنك كتابة عدة أوراق ، وكشف المشكلة بالكامل. لا تكتب أي شيء إضافي في التطبيق.

تحدد كيفية كتابة النص ما إذا كان سيتم قراءة الرسالة من قبل الحاكم أم لا. في نهاية الخطاب ، يجب عليك كتابة "ملحق" النقش والإشارة إلى الأوراق التي تحتوي على معلومات إضافية. في نهاية الرسالة ، تحتاج مرة أخرى إلى وصف الطلب في جملتين أو ثلاث جمل والتوقيع عليه. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة رسالة تطلب المساعدة في حل مشكلة في المدينة.

هيكل التطبيق

تتم كتابة الرسالة وفقًا للنمط القياسي. يجب أن تحتوي على:

1. سبب الالتماس. والسبب مذكور بإيجاز: فيما يتعلق بما يشير إليه المواطن هذا المسؤول ، وأيضاً لماذا يشير إلى هذا المسؤول بالذات.
2. استهداف. ما هي الرسالة؟ من الضروري هنا تحديد جوهر المشكلة ، وكذلك توضيح سبب حاجة المرسل إليه للرد على الطلب.
3. نهاية لهذه الغاية. وصف نتيجة القرار. إذا استجاب الحاكم للمشكلة ، فما هي التغييرات التي ستحدث في الشركة ، والحياة المجتمعية ، وما إلى ذلك. هذا هو الجزء الأكثر أهمية. تقنع المرسل إليه بالحاجة إلى تقديم المساعدة ، ويعتمد ذلك على ما إذا كان سيتم الرد على الطلب.

إذا كان هناك أكثر من طلب ، فمن الأفضل عمل عدة فقرات لكل مشكلة. يمكن كتابة جميع التفاصيل ، كما هو مذكور أعلاه ، في التطبيق. تمت كتابة هيكل التطبيق للجزء الرئيسي منه.

إرسال

بعد اكتمال العمل مع خطاب طلب المساعدة في حل المشكلة ، تحتاج إلى وضع جميع الأدلة والنداءات الرسمية في الظرف ، بالإضافة إلى الرسالة نفسها. كل المرفقات الإضافية تزيد فقط من احتمالية قراءة المستلم للخطاب.

بعد أن قمت بتعبئة كل شيء في مظروف ، فأنت بحاجة إلى معرفة العنوان القانوني لإدارة المنطقة أو المنطقة وإرسال بريد إلكتروني. قبل إرسالها ، يجب عمل نسخ من جميع الأوراق. من الأفضل إرسالها ، حيث قد تضيع الرسالة نفسها التي تحتوي على مستندات مهمة في مكتب البريد أو في الإدارة.

خيارات الشحن

يمكنك إرسال خطاب طلب للمساعدة في حل مشكلتك ليس فقط عن طريق البريد العادي. إذا كان هناك قلق على سلامة الأوراق أو أن الرسالة لن تصل ، يمكنك القيام بما يلي:

1. تسليم الأمر إلى ممثل مكتب المحافظ. هذه الوظيفة لديها "البريد الروسي" والشركات التجارية لتسليم الرسائل. وبالتالي ، سيتم تسليم الرسالة بشكل أسرع وستتوجه مباشرة إلى الحاكم.
2. البريد الإلكتروني. خارج القرن الحادي والعشرين. يمكن إرسال أي استئناف عبر البريد الإلكتروني. تحتاج فقط إلى زيارة موقع الإدارة ، ومعرفة البريد للعلاقات العامة ، وبعد ملء جميع النماذج والاستمارات ، وإجراء عمليات مسح لجميع المستندات ، وإرسالها في شكل ملفات عن طريق البريد. في بعض المواقع ، توجد عمليات استقبال إلكترونية حيث لا توجد حاجة لإرفاق ملفات ، يمكنك ملء البيانات الشخصية وترك استئناف هناك.

مدة الاستجابة ، وفقًا للبيانات الرسمية ، هي 30 يومًا ، ولكن عادةً ما تأتي الإجابة في غضون يومين إلى ثلاثة أيام.

ما هي افضل طريقة للكتابة

يمكنك كتابة خطاب يطلب المساعدة في حل أي مشكلة ، ولكن ما إذا كان سيتم تقديم المساعدة أو سيتم أرشفة الرسالة يعتمد فقط على المرسل إليه. لزيادة فرصة تحقيق نتيجة ناجحة للقضية ، من الأفضل التطرق إلى الصفات الشخصية الإيجابية للمرسل إليه. من الضروري أن يفهم الشخص سبب توجهه إليه.

سيكون من المناسب إدراج عدد قليل من الإدخالات مع المجاملات. في الرسالة ، من الجدير أن نوضح للشخص أنه وحده يمكنه المساعدة في حل المشكلة الموضحة في الورقة. على سبيل المثال ، إذا كتب المرسل إليه خطابًا للمساعدة في حل مشكلة الإسكان والخدمات المجتمعية ، فيمكن إثبات أن هذه المشكلة مهمة وأن الحاكم ، مثله مثل أي شخص آخر ، سيكون قادرًا على مساعدة ليس فقط المواطن المحدد الذي كتب النداء ولكن أيضا كل المواطنين في حل هذه المشكلة.

تأكد من تبرير وجهة نظرك. يُنصح باختيار عدة مبررات لضرورة الرد على الطلب. من الأفضل بناء هذه المبررات وفقًا للمخطط: متوسط ​​الإقناع ، ضعيف ، أكثر إقناعًا - هذه طريقة نفسية قياسية للإقناع في مجال الاتصالات التجارية.

من الضروري مصلحة المرسل إليه في تلبية الطلب. يجب النظر بعناية في هذا الجانب. ربما يكون العرض مرتبطًا بطريقة ما بفائدة المرسل إليه؟ إذا كانت هناك مشكلة مهمة ، فيمكنك إظهار كيف سيساعد الطلب المذكور في حل المشكلة بأكملها أو جزء منها.

إذا لم يكن هناك ما تقدمه على الإطلاق ، فلا تيأس ، فهذا يحدث أيضًا. أظهر أهمية الطلب. سيؤدي ذلك إلى الضغط على المشاعر. يجب تحديد الجوهر بأكبر قدر ممكن من الوضوح والمفهومة ، بحيث يرغب الشخص عند قراءة رسالة في المساعدة في حل هذه المشكلة بالذات.

أفضل طريقة لتقديم طلب

بعد تحضير المرسل إليه لقبول الطلب ، من الضروري ذكر الجوهر بإيجاز شديد. يجب أن يكون النص قصيرًا. الجمل الطويلة ليست مناسبة لمثل هذه الرسالة. يجب إدخال جميع الأرقام والبيانات الدقيقة.

إذا كان الطلب هو طلب معدات لشركة ، على سبيل المثال ، فيجب أن ينعكس السعر والكمية والعلامة التجارية في الرسالة. من الأفضل شرح أي كلمات أو بيانات غير واضحة. عند التعبير عن الأفكار ، لا ينبغي للمرء أن يكتب جمل ذات معنى مزدوج. يجب أن يكون الجوهر واضحًا دفعة واحدة. هذه رسالة عمل.

كيف تكتب الخاتمة

في النهاية ، من الضروري تلخيص كل ما سبق. يجدر كتابة الفائدة التي ستحصل عليها الشركة أو مواطن معين إذا تم الوفاء بالطلب. علاوة على ذلك ، من الأفضل القيام بذلك في شكل سلسلة منطقية. على سبيل المثال ، عند طلب 5 آلات جديدة ، ستظهر 5 وظائف ، لذلك ستذهب العديد من الخصومات الضريبية إلى الميزانية من كل واحدة ، أو ستحصل مؤسسة معينة على ربح كهذا وكذا.

في الختام ، من المهم تكرار الطلب وما سيؤدي تنفيذه. في جميع أنحاء الرسالة ، يجب مراعاة أسلوب عمل السرد. هذا يدل على موقف المخاطب من المشكلة والقضية ككل.

نموذج رسالة يطلب المساعدة في عقد حدث

عزيزي إيفان إيفانوفيتش!

تنظم الشركة * اسم الشركة * دورات تدريبية لطلاب مؤسسات التعليم العالي لعدة سنوات متتالية. هذا لا يساعد فقط في تعزيز المعرفة المكتسبة ، ولكن أيضًا لتطبيقها في الممارسة العملية.

أنت ، بصفتك رئيسًا لقسم شؤون الموظفين ، شخص مهتم بالعثور على مرشحين جدد: متخصصون شباب وحيويون وواعدون. هذه المهنة مطلوبة بشدة. أنا ، مثل معظم الطلاب ، أرغب في التعرف على جميع الفروق الدقيقة في هذا العمل.

في هذا الصدد ، أطلب منكم تنظيم اجتماع كبير المهندسين ، Petr Petrovich Petrov ، مع المتقدمين في 10 مايو في الساعة 16.00 في المبنى التعليمي لمعهدنا.

من خلال إظهار الشباب آفاق المهنة اليوم ، فإنك تساعدهم على تعلم المزيد عنها ، وكذلك إرساء الأساس للاختيار الصحيح في المستقبل. ربما ، بعد اختيار هذه المهنة ، سيعمل بعضهم في مؤسستك ويساعدها في الوصول إلى مستوى جديد.

مع الاحترام والامتنان ،

عميد معهد VV Astapov.

ما هي تركيبات اللغة الأفضل إدراجها

عند كتابة خطاب ، يجب عليك استخدام تراكيب اللغة الموضحة أدناه:

1. جزء تمهيدي. في هذا الجزء من خطاب المساعدة في أي مسألة ، من الضروري ذكر جوهر القضية ، وبيان سبب الاستئناف والطلب نفسه. للقيام بذلك ، من الأفضل استخدام العبارات أدناه. لوصف السبب: بسبب عدم الاستلام ، مع الأخذ بعين الاعتبار ، إلخ. لتوضيح الهدف: بناءً على النتائج ، للأغراض ، للاتفاق ، إلخ.
2. طلب. ويمكن أن يروى بضمير المتكلم والثالث. العبارة المستخدمة لوصفها قياسية تمامًا ، وتبدأ بكلمة "من فضلك".

يجب مراعاة النقاط التالية:

1. عند التقديم ، يجب الانتباه إلى الاهتمام بتلبية الطلب من قبل الطرفين.
2. يجب ألا تبدأ حرفًا بكلمة "من فضلك" ، فمن الأفضل أولاً شرح الدافع وراء الاستئناف ، ثم تحديد جوهر الطلب.
3. من غير المرغوب فيه أن أشكر المرسل إليه على الفور. هذا يمكن أن يضعه في موقف حرج. من الأفضل أن تشكر الشخص بعد أن استجاب للطلب.
4. صف أهمية المشكلة المطروحة. من الضروري توضيح أن حل المشكلة يلبي احتياجات ليس فقط المرسل إليه ، ولكن أيضًا الأشخاص الآخرين بشكل عام. في هذه الحالة ، يجب ألا تضع علامة على الجانب السلبي من الطلب.
5. من المستحيل تضمين الجمل مع التهديدات في نص الاستئناف (اللجوء إلى سلطة أخرى إذا تم رفض المساعدة ، على سبيل المثال). سيؤدي هذا بالتأكيد إلى دفع المرسل إليه بعيدًا ، وستنتقل الرسالة إلى الأرشيف.

استنتاج

بعد دراسة أسلوب سرد القصص التجارية بمزيد من التفصيل ، بالإضافة إلى رسم أفكارك الخاصة ، يمكنك بسهولة كتابة خطاب ، بعد قراءته ، سوف يستجيب المرسل إليه للطلب المنصوص عليه فيه.

يجب أن نتذكر دائمًا أنه يتم كتابة خطاب إلى المدير للمساعدة في حل المشكلة. علاوة على ذلك ، فإن هذا السؤال يهم المرسل إليه في المقام الأول. وفقط في قوته أن يفعل كل شيء للرد على الرسالة.

وبالتالي ، وفقًا للمثال الموضح أعلاه ، يمكنك كتابة الاستئناف الخاص بك ، مع مراعاة جميع المقتطفات وقواعد التنسيق.

1. لا تنس أن النموذج يجب أن يختم من قبل الإدارة. من الأفضل شراء نموذج في الإدارة الإقليمية.
2. يمكنك أيضًا استخدام خيار التطبيق عبر الإنترنت.
3. من الضروري جمع كل المستندات والشهادات الممكنة ، وكذلك التواقيع ، إذا كانت المشكلة لا تؤثر على مواطن معين فقط.
4. للكتابة عن طلب للمساعدة في حل مشكلة ما ، يجب أن تستخدم أسلوبًا عمليًا في السرد ، وتذكر أيضًا احترام نبرة الخطاب.
5. يجب أن تكون الرسالة محل اهتمام المسؤول منذ البداية.
6. بعد كتابة الأصل ، تحتاج إلى عمل نسخ من جميع المستندات والشهادات والتوقيعات ، بالإضافة إلى الرسالة نفسها ، وإرسال نسخ من المستندات إلى الإدارة ، بعد أن تعلمت عنوانها القانوني مسبقًا. في هذه الحالة ، أرسل الرسالة في الأصل. أفضل طريقة للقيام بذلك هي عن طريق البريد. ثم تستغرق مراجعة الوثيقة وقتًا أقل بكثير.
7. بعد التقديم ، يرجى الانتظار بصبر للرد.

هذا هو خطاب عمل يتم فيه التعامل مع الشركاء والعملاء والمستثمرين بطريقة مهذبة مع طلب محدد.خطاب الطلب هو أحد أكثر أنواع المراسلات التجارية شيوعًا. من القدرة على إقناعه بالتعبير عن طلبه ، فإن الوفاء به يعتمد إلى حد كبير. فمثلا:

. السادة الأعزاء! مرة كل ربع سنة.

. موردينا الآخرين في لقد وافق بلدك بالفعل على هذه الشروط. نأمل أن تتلقى من. لك ردا ايجابيا على طلبنا. من..

. السادة الأعزاء!

. نناشدكم بطلب بيع الأوراق المالية التالية من مجموعتنا:الأسهم حسب السعر. الحد ساري المفعول حتى (التاريخ) . يجب سحب الأوراق المالية من حساب الإيداع الخاص بنا. يرجى أيضًا إضافة رصيد إلى حسابنا

. بإخلاص.

. السادة الأعزاء!(اسم الدولة) . أنا أعتبر أنه من الضروري مناقشة مع شخصيا. لديك أسئلة حول منطقة النشاط واللجان وضمانات حماية العملاء. وأود أن أقترح. تاريخ اجتماعك:(التاريخ) في الساعة

. واسمحوا لي أن أعرف إذا كنت راضيا. لك تاريخ ووقت الاجتماع. ما زلت باحترام..

. عزيزي /

. لقد قمنا مؤخرًا ببناء مصنع لمعالجة الخضروات ، ولسوء الحظ ، ليس لدينا أموال كافية لشراء معدات معالجة الخضروات

. سنكون ممتنين لو. لقد قدمت لنا قرضًا طويل الأجل بقيمة 200000 (مائتا ألف) هريفنيا. نضيف المستندات اللازمة إلى الرسالة: اتفاقية لشراء المعدات ؛ دراسة جدوى سداد القرض. بما أن هذه المشكلة تتطلب حلاً فوريًا للحياكة ، نرجو منكم الرد في أسرع وقت ممكن .. فول الصويا ...

. السادة الأعزاء!

. قدم أحد عملائنا طلبًا لتوريد دفعة كبيرة(اسم المنتج) . لسوء الحظ ، هذا المنتج ليس في مجموعتنا ونود أن نسأل. لتقديم عرض مناسب لعملائنا ، وإرسال نسخة من الرسالة إلينا

. بواسطة. خدماتك ، يرجى فرض عمولة بمبلغ%

. الرجاء إعلامي إذا كنت تستطيع. لقد قمت بالفعل بشحن البضائع المطلوبة وتوافق على ذلك. ب عمولاتنا المعروضة

فقط من. لك ردًا إيجابيًا ، سنبلغ عنوان عميلنا على الفور

. نحن نتطلع إلى التعاون متبادل المنفعة بين شركاتنا

. مع الاحترام وأطيب التمنيات

. عزيزي /

. نحن مهتمون بمنتج جديد أنت تعلن ، لذلك سنكون ممتنين إذا. سوف ترسل إلينا معلومات مفصلة وكتالوج إعلاني مصور

. سنكون سعداء للتعاون مع. أنت

معدل دوران نموذجي

1. يرجى إبلاغ (إرسال ، دفع ، تأكيد ، النظر)

3. من فضلك أرسل لنا من خلال. ممثلك النشرات والكتالوجات التي تمثل. منتجاتك الجديدة

4. لم نعثر على أخطاء في آخر فاتورة مؤرخة (التاريخ). سنكون ممتنين إذا سوف تعيد التحقق

5. يرجى شحن البضائع المطلوبة بمجرد إجرائها.

6 سيكون. أنت موضع تقدير كبير إذا. أنت

7. يرجى إرسال أي رد لنا في أقرب وقت ممكن

8. من فضلك. ستقوم بمراجعة شروط الدفع الجديدة بعناية ، والتي تم تحديدها في. الشروط العامة للاتفاقية (تمت إضافة نص الوثيقة) ، وإعطاء إجابة نهائية

9 سيكون سعيدا إذا. أنت توافق على التعاون معنا

10. وفقًا لـ n وعقدنا ، من فضلك. أنت

11. دفع أي نوع من الفاتورة في أسرع وقت ممكن (على وجه السرعة ، دون تأخير)

12. سنكون ممتنين جدا إذا. أنت توافق على بيع سلعك لنا على أساس تجريبي

13 سيكون. أنت مدين إذا. ستنظر في تعديلاتنا على

15. إذا أمكن ، من فضلك. أنت تقدم جميع البيانات الأولية

16. يرجى التعرف علينا. بالمواصفات الفنية (اسم المنتج)

17 ما زالوا لا يستطيعون. هل تقدمون أسعار (اسم المنتج)؟

18. يسعدنا أن نعرف

19. اصنع لي معروفا ، بدوره أوراق التأمين المكتملة

عشرين *. يرجى إعادة نسخة واحدة من العقد الموقع على الفور

21. يرجى التحقق بعناية من العقد المضافة

22. يرجى تأكيد وصولك للاجتماع

23. إذا. أنت راضٍ عن شروطنا ، يرجى برقية استعدادك لتوقيع عقد بين شركاتنا. نتمنى استجابة سريعة ونتمنى لكم التوفيق

24. يرجى النظر في مقترحاتنا في أقرب وقت ممكن (في المستقبل القريب) وإبلاغنا بقرارك

25. من فضلك. أنت تولي اهتماما خاصا ل

26. نكتب إليكم لطلب تبرع بسيط للصندوق

27 - أولا ، يرجى إخبارنا بالتدابير التي يمكن أن تساعد. أنت تتغلب على هذه الصعوبات

28. نظرًا للصعوبات التي نشأت ، نطلب منك إرسال بعض المتخصصين ذوي الخبرة الذين يمكنهم تقديم المشورة. نحن نأمل ذلك. لن ترفض مساعدتنا

29. سيكون لطيفا إذا. لقد أكدت قرارك كتابة

31. سنكون ممتنين إذا. تقوم بإبلاغنا في الكتابة عنه

32. نسأل بجدية. اتصل بنا

33 سيكون ممتنا لو. ستنظر في مقترحاتنا في أقرب وقت ممكن وتبلغنا بقرارك في أقرب وقت ممكن.

34. إذا كان هذا هو العرض. أنت غير راضٍ ، اذكر السبب

35. من المهم جدًا بالنسبة لنا الحصول على معلومات مفصلة عن الشركة (الاسم) ، حيث نود التعاون معها

36. ستقدم لنا خدمة لا تقدر بثمن إذا قدمت معلومات موضوعية عن الشركة (الاسم)

37. بما أن هذه المعلومات مهمة للغاية بالنسبة لنا ، فإننا سنفعل ذلك. شكرا لك على التفسيرات التفصيلية

38 لإعداد تقرير مفصل عن العمل المنجز ، نحتاج. نود أن نتلقى. ردك قريبا. نعرب عن امتناننا مقدما

39. آسف للمخاوف الإضافية. لن يكون. أنت طيب بما يكفي لتزويدنا بتفسيرات مكتوبة حول

40 سيكون ممتنا لو. سيأتي ممثلك لتنفيذ الإجراءات اللازمة

41. من فضلك. أنت تلتزم بجميع نقاط اتفاقيتنا وتفي بأوامر العملاء على المستوى المناسب

42. من فضلك. يجب عليك دراسة هذه الرسالة بعناية والاستماع إلى نصائحنا واتخاذ جميع التدابير اللازمة لحل المشكلة.

43. يرجى مراجعة والتحقق بعناية من جميع قوائم الفواتير المدفوعة

44. يرجى تزويدنا بتخفيض بنسبة٪ لتوريد مواد ومعدات البناء (الهيكل) (اسم الكائن)