هل من الممكن استخدام EDS الخاص بصاحب العمل والموظف في إعداد مستندات الموارد البشرية (أوامر القبول ، والإجازات ، وعقود العمل ، و DS ، والتعريف بـ LND الخاص بصاحب العمل ، و PVTR ، وما إلى ذلك) شكرًا لك.

إجابة

أجب على السؤال:

هذا ممكن ، ولكن فقط فيما يتعلق بالعاملين عن بعد (باستثناء عقود العمل والاتفاقيات الإضافية الخاصة بهم).

يحق للمنظمة إعداد مستندات محاسبية أولية سواء في شكل ورقي أو إلكتروني ( القانون الاتحادي المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ (يشار إليه فيما بعد -). من الممكن استخدامها لأغراض الإدارة فقط إذا كان لها قوة قانونية ().

لتحقيق ذلك ، من خلال إعداد المستندات ذات الصلة ، يتعين على أصحاب العمل القيام بما يلي:

• أن تستند إلى قواعد التشريع الحالي ؛
• إنشاء المستندات ضمن اختصاصهم ؛
• الامتثال لقواعد الأعمال الورقية المعمول بها.

يجب أولاً إعداد المستند الإلكتروني وفقًا للقواعد العامة للعمل المكتبي (). ثانيًا ، للحصول على التفاصيل المطلوبة المحددة لوثيقة مماثلة على الورق (). هذه ، على سبيل المثال ، اسم المستند وتاريخ تجميعه ، واسم المنظمة ، ونوع المستند ، وحجم ووحدات الحدث ، وما إلى ذلك.

يتم التعرف على المستند الإلكتروني الموقع بتوقيع إلكتروني مؤهل كمكافئ لمستند ورقي موقع بتوقيع بخط اليد (). الاستثناء هو الحالات التي تتطلب فيها القوانين الفيدرالية أو الإجراءات القانونية التنظيمية المعتمدة وفقًا لها أن يتم إعداد المستند على الورق فقط ( الجدول المرفق للإجابة أدناه). على وجه الخصوص ، يجب صياغة عقد العمل والاتفاقيات الإضافية له على الورق ( فن. 67 ، ق , فن. 312.2 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

من الناحية العملية ، حتى إذا أدخلت إحدى المنظمات نظامًا إلكترونيًا لإدارة المستندات ، فإن بعض المستندات التي يتطلب القانون من أجلها التوقيعات الشخصية للموظفين يتم وضعها على الورق. على سبيل المثال كتاب المحاسبة عن حركة المصنفات وإدراجها فيها. بعد كل شيء ، يحتوي على العمودين "استلام الشخص المسؤول الذي قبل أو ملأ دفتر العمل" و "استلام الموظف في الحصول على دفتر العمل".

من الناحية الرسمية ، يعد التوقيع الإلكتروني المؤهل مكافئًا للتوقيع بخط اليد. ولكن في تشريعات العمل ، يتم توفير تبادل المستندات الإلكترونية فقط للعمال عن بعد. عند التفاعل معهم ، يسمح المشرع رسميًا لصاحب العمل باستخدام توقيع إلكتروني مؤهل لمجموعة محدودة من المستندات (). بمساعدة هذا التوقيع ، سيؤكد كل طرف أنه قد قرأ المستند الإلكتروني.

من خلال تبادل المستندات الإلكترونية ، يمكن للعامل عن بُعد ( , قانون العمل للاتحاد الروسي):

• التعرف على اللوائح المحلية للمنظمة المتعلقة بنشاطها العمالي وأوامر (تعليمات) صاحب العمل والإخطارات والمتطلبات والمستندات الأخرى ؛
• إبرام عقد عمل للعمل عن بعد واتفاقية بشأن تغيير شروط عقد العمل التي يحددها الطرفان ؛
• تنطبق على صاحب العمل مع بيان ، وتقديم تفسيرات أو معلومات أخرى.

في هذه الحالة ، يتعين على صاحب العمل أن يرسل إلى الموظف البعيد عن طريق البريد المسجل مع إشعار:

• نسخة من عقد العمل - في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام تقويمية من تاريخ إبرامها () ؛
• نسخة ورقية من أمر إنهاء عقد العمل للعمل عن بعد - في يوم إنهاء عقد العمل ().

التفاصيل في مواد موظفي النظام:

طاولة:المستندات التي يجب إعدادها (مكررة) في شكل ورقي

وثيقة	قاعدة
رسالة إلى المرشح للوظيفة الشاغرة حول سبب رفض إبرام عقد العمل	فن. 64 قانون العمل للاتحاد الروسي
عقد التوظيف	فن. 67 ، ق. 312.2 من قانون العمل في الاتحاد الروسي
تاريخ التوظيف	، فن. تمت الموافقة على 312.2 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، تعليمات لملء كتب العمل
كتاب محاسبة لحركة دفاتر المصنفات وملحقاتها	قواعد حفظ وتخزين دفاتر العمل المعتمدة (من الآن فصاعدا -)
البطاقة الشخصية للموظف	اللائحة رقم 225
اتفاق المسؤولية	فن. 244 من قانون العمل في الاتحاد الروسي
أجازة مرضية	فن. 13 من القانون الاتحادي المؤرخ 29 ديسمبر 2006 رقم 255-FZ
تغيير شروط عقد العمل التي يحددها الطرفان	مقالات ، قانون العمل للاتحاد الروسي
طلب إجازة غير مدفوعة الأجر (باستثناء العاملين عن بعد)	فن. 128 قانون العمل للاتحاد الروسي
أمر صاحب العمل بإشراك الموظف في العمل في عطلات نهاية الأسبوع والعطلات غير الرسمية	فن. 113 قانون العمل للاتحاد الروسي
عقد الطالب	قانون العمل للاتحاد الروسي
شرح للموظف الذي تسبب في ضرر لصاحب العمل من أجل إثبات سبب الضرر المادي	فن. 247 من قانون العمل في الاتحاد الروسي
شرح إرتكاب موظف مخالفة تأديبية	فن. 193 قانون العمل للاتحاد الروسي
تحذير الموظف من إنهاء عقد العمل	مقالات ، قانون العمل للاتحاد الروسي
إخطار صاحب العمل بإنهاء عقد العمل	مقالات ،

ما هي القيود التي يفرضها التشريع الحالي ، وكيف تسترشد الآن وماذا تتوقع عند الرقمنة والأتمتة في المستقبل؟

يقول ميخائيل الكسندروف ، المحلل في DIRECTUM.

لماذا هناك حاجة إلى التحول؟

إن مزايا سير العمل اللاورقي واضحة - تتمثل في خفض التكلفة وتوفير ساعات العمل الثمينة وشفافية العمل.

تحاول الأعمال رقمنة العمليات الرئيسية التي تؤثر على ربحيتها. في الوقت نفسه ، يتم أيضًا تحسين المشاريع الجماعية - مع أقصى مشاركة للموظفين ، وهذا يسمح لك بتقليل تكاليف الشركة. نتيجة لذلك ، يتم إنقاذ أطنان من الورق وسنوات من وقت الإنسان ومليارات الخلايا العصبية لملايين الأشخاص.

منظر علوي

وفقًا لوزارة العمل في الاتحاد الروسي ، تستخدم الشركات حوالي 40 نوعًا من وثائق الموظفين في أشكال مختلفة. يتفاعل معهم 100٪ من موظفي الشركة ، لذا فإن تحويل هذه الأوراق إلى شكل إلكتروني والأتمتة اللاحقة للعمليات يوفر على الفور الكثير من الموارد.

لكن الشيطان يكمن في التفاصيل. أول شيء يجب مواجهته هو الحاجة إلى التأكد من أهمية وثائق الموظفين. قد يطلبها الموظف نفسه وعشرات المنظمات الخارجية (وزارة العمل الروسية وصناديق التقاعد والتأمين الطبي الإجباري والمحاكم والسلطات الأخرى).

مع الورق ، كل شيء واضح: يجب أن تكون هناك نسخة مع ختم وتوقيع في متناول اليد. أما بالنسبة للعمل مع المستندات الإلكترونية ، فلا يوجد الكثير من الممارسة حتى الآن.

رقمنة الإطارات ، من أين نبدأ؟

يمكن تقسيم جميع مستندات الموظفين بشكل مشروط إلى جزأين:

1. ذات الطابع الشخصي ، هي عقود عمل وأوامر تؤثر على موظف واحد فقط (بشأن تغيير أحكام عقد العمل ، والفصل ، والقبول ، والنقل ، وما إلى ذلك).
2. الكتلة - جميع أنواع التعليمات والأوامر واللوائح التي يجب أن تكون مألوفة لجميع موظفي المنظمة أو الإدارات ذات الصلة.

ليس من الصعب إنشاء شكل إلكتروني للمستند لضمان أهميته القانونية في المستقبل. من ناحية أخرى ، هناك القانون الاتحادي رقم 63 بتاريخ 04/06/2011 "بشأن التوقيع الإلكتروني". يسمح باستخدام التوقيع الإلكتروني (ES) ويلزم بالتعرف على المستندات الموقعة من قبله والمكتوبة بخط اليد على أنها معادلة. من ناحية أخرى ، هناك قانون العمل في الاتحاد الروسي ، الذي يسمح باستخدام المستندات الإلكترونية فقط من قبل الموظفين عن بعد وباستخدام توقيع إلكتروني مؤهل محسن - UKEP.

UKEP مكلف!

للحصول على شهادة توقيع مؤهلة ، يجب عليك الاتصال بمركز اعتماد معتمد (يشار إليه فيما يلي باسم CA). سيُنشئ زوجًا من المفاتيح يتم من خلاله إنشاء التوقيع والتحقق منه.

بخلاف توقيع ورقة بيدك ، فإن إصدار شهادة UKEP هو خدمة مدفوعة. هذا هو السبب في أن الشركات ليست في عجلة من أمرها لنقل الموظفين إلى العمل عن بعد بموجب القواعد الجديدة - يبدو أن الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية للموظفين لا طائل من ورائه.

الجميع يرتفع ، المحكمة في جلسة

تأمل في الفقه الحديث. يمكن ملاحظة حقائق مثيرة للاهتمام حول استخدام الوسائل الإلكترونية في مجال قانون العمل:

• وجدت المحكمة أنه من المشروع تعريف الموظفين باللوائح المحلية (المشار إليها فيما يلي باسم الجيش الوطني الليبي) عبر البريد الإلكتروني: حكم محكمة بريمورسكي الإقليمية في 6 مارس 2014 في القضية رقم 33-1126 ؛
• يجوز استخدام توقيع إلكتروني بسيط عند قراءة المستندات الإلكترونية: قرار محكمة مقاطعة نوفو سافينوفسكي في كازان بتاريخ 16 يناير 2014 في القضية رقم 2-1091 / 14.

وبالتالي ، يجب تحويل الانتباه من رقمنة تدفق الموظفين بأكمله إلى المستندات الجماعية. على الأقل حتى يتم إجراء تغييرات على قانون العمل.

التعارف على ملف

ما هو المطلوب في النهاية لإضفاء الشرعية على التعارف مع الجيش الوطني الليبي بدون ورق؟ يمكنك تنظيم العملية بالأفعال المحلية عن طريق البريد الإلكتروني.

لهذا تحتاج:

• الموافقة على الحكم ذي الصلة بشأن إجراءات العمل مع البريد الإلكتروني ؛
• لتعريف الموظف كتابةً بالتوقيع معه ؛
• إصلاح عناوين البريد الإلكتروني في عقد العمل أو أي مستند آخر موقع من قبل الموظف.

يجب أن يشمل الحكم ما يلي:

• لوائح استخدام البريد الإلكتروني من قبل الموظفين ؛
• المواعيد النهائية للرد على الرسائل وتخزين الرسائل المستلمة والمرسلة ؛
• التزام الموظف بإخطار المرسل باستلام الرسالة والتحقق بانتظام من استلام البريد الإلكتروني لفترة محددة ؛
• بند ينص على أن المراسلات بين صاحب العمل والموظف تساوي تبادل المستندات على الورق.

سيكون أكثر موثوقية تسجيل المعلومات باستخدام التوقيع الإلكتروني.

إمضاء. إلكتروني. إنه

التوقيع الإلكتروني هو معلومات إضافية لازمة لتحديد الموقع ، وثبات الوثيقة وتفاصيلها. الميزة الرئيسية لـ ES على التعرّف على أنظمة الشركة هي استحالة تكوين نفس مجموعة المعلومات غير مالك المفتاح.

يتم تعزيز المزيد من الخيارات الاقتصادية غير المؤهلة (برنامج الأمم المتحدة للبيئة) والتوقيعات الإلكترونية البسيطة (SES).

يسمح القانون الاتحادي رقم 63 باستخدام التوقيع الإلكتروني غير المشروط على قدم المساواة مع التوقيع المؤهل ، ولكن مع بعض الاختلافات.

في حالة برنامج الأمم المتحدة للبيئة ، قد لا يكون مركز الشهادات معتمدًا. في الوقت نفسه ، يمكن لصاحب العمل نشر الخدمات بشكل مستقل للحفاظ على البنية التحتية للخدمات البيئية. سيقومون بإنشاء أزواج رئيسية وإصدارها للموظفين حتى يتمكن الموظفون من توقيع المستندات في نظام المعلومات.

وبالتالي ، تنشئ الشركة "مرجع التصديق الخاص بها". لكن استخدام برنامج الأمم المتحدة للبيئة وحده لا يكفي. يجب على صاحب العمل أيضًا إعداد مجموعة من المستندات ووضعها موضع التنفيذ من أجل التطبيق الصحيح للتوقيع الإلكتروني:

• مجالات المسؤولية وإجراءات التشغيل في CA ؛
• قواعد استخدام المفاتيح ؛
• شروط ووسائل التكوين والتحقق ؛
• إجراءات تسجيل الطلبات وإصدارها وسحبها وإتلاف الوسائط والمفاتيح.

في المقابل ، يجب أن يعرف الموظف:

• إجراء الحصول على مفاتيح ES ؛
• مكان تطبيقه
• ما هي الإجراءات في النظام التي ستشكل توقيعًا إلكترونيًا.

وأيضًا يجب أن يفهم أنه مسؤول شخصيًا عن زوج المفاتيح الصادر له ، وأن ES هو نظير للتوقيع بخط اليد.

هل يمكن أن يكون أسهل؟

بالإضافة إلى برنامج الأمم المتحدة للبيئة ، ينص القانون على استخدام التوقيع الإلكتروني البسيط (SES). شروط تطبيقه موصوفة في المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 63.

عند تطبيق PEP ، من المفترض أن:

• هذه معلومات مرفقة أو مرتبطة بالمستند الموقع ؛
• مهمتها هي تحديد الموقع بشكل لا لبس فيه ؛
• هناك فرق من ES المعزز - لا يضمن سلامة المعلومات ؛
• مثل برنامج الأمم المتحدة للبيئة أو UKEP ، يتم تكوينه على مفتاح خاص ؛
• يجب أن يكون للتنظيم والفني قواعد تحقق من الصحة وإجراء تأكيد ليتم تثبيته على المستند.

يجب وصف كل ما سبق وتثبيته في قواعد استخدام التوقيعات الإلكترونية ، المطورة على قدم المساواة مع اتفاقية استخدام ES. يجب أن تكون هذه الوثائق على دراية بالموظفين كتابةً تحت التوقيع.

لا يسمح التشريع الحالي برقمنة جميع الأعمال مع الموظفين. لكن نقل التعرف على المستندات المحلية إلى شكل إلكتروني وإعداد الأنظمة سيجعل عملياتك أكثر كفاءة بالفعل.

في الفترة من 23 مارس إلى 1 أكتوبر 2018 ، أجرت وزارة العمل والحماية الاجتماعية تجربة لتحويل المستندات والمعلومات الخاصة بالموظفين حول علاقات العمل إلى شكل إلكتروني. يتم تنظيم قواعد تنفيذه بموجب الأمر رقم 194 المؤرخ 26 مارس 2018. وينص على وجه الخصوص ، على أن قواعد العمل الجديدة سيتم اختبارها في مراحل مهمة مثل إبرام عقود العمل ورحلات العمل ، وإصدار مذكرة. تصريح العمل ، تعريف الموظف بجدول الإجازة وبعض أرباب العمل في الجيش الوطني الليبي.

شاركت 11 شركة كبيرة في المشروع التجريبي: Russian Railways JSC، Gazprombank JSC، AvtoVAZ PJSC، Rosbank PJSC، Mechel PJSC، Severstal Management JSC، Rostelecom PJSC، SIBUR LLC، Alfa-Bank JSC، Tatneft PJSC، Agrotorg LLC. من بين مهامهم:

• لاختبار آلية إمكانية الاحتفاظ بوثائق الموظفين في شكل إلكتروني ؛
• تقييم تكاليف وآثار القواعد الجديدة للحفاظ على سجلات الموظفين ؛
• تحديد المشاكل والمخاطر من الحفاظ على سير عمل الموظفين في البريد الإلكتروني. استمارة؛
• إعداد مقترحات لتحسين المستندات المطلوبة لأصحاب العمل ؛
• تقديم مبادرات لتعديل التشريعات من أجل السماح بإدارة وثائق الموظفين الإلكترونية (EKD).

وفقًا لوزارة العمل بتاريخ 10/19/2018 ، تم تحديد بعض الصعوبات التي سيتعين على الحكومة حلها قبل ظهور لوائح محددة بشأن تنمية الطفولة المبكرة. فيما يلي بعض المشكلات التي أشار إليها العمل:

1. التكلفة العالية لاكتساب واستخدام التوقيع الرقمي. من المفترض أن إدارة المستندات الإلكترونية ستتطلب الحصول على توقيع رقمي واحد على الأقل سنويًا. الآن تكلفتها للفرد من 1000 إلى 5000 روبل. إذا لم ينخفض ​​هذا السعر ، فسيكون التأثير الاقتصادي لإدخال ECD ضئيلًا.
2. عدم وجود متطلبات موحدة للتوقيع الرقمي العالمي. حاليًا ، تمت الموافقة على عدة أنواع من EDS بموجب القانون ، والتي يتم استخدامها في مواقف مختلفة. الأكثر طلبًا هو توقيع مؤهل محسن ، حيث يمكن استخدامه في نطاق أوسع من العلاقات القانونية. ومع ذلك ، بالنسبة لإدارة سجلات الموظفين ، لم يحدد القانون بعد نوع EDS الذي يجب استخدامه ، وخصائصه.
3. مشاكل تقنية. توصلت الشركات المشاركة في التجربة إلى استنتاج مفاده أن الاحتفاظ بالمستندات في شكل حصري عبر الإنترنت غير مربح لصاحب العمل بسبب ارتفاع مخاطر التعرض للعقاب بسبب مشاكل فنية. لذلك ، بالنسبة لفقدان البيانات ، أو استخدامها غير المصرح به من قبل أطراف ثالثة ، أو أخطاء البرامج في نقل المعلومات أو معالجتها ، سيتعين على صاحب العمل الإجابة. إذا احتاجت المحكمة أو السلطات التنظيمية إلى المستندات المفقودة ، فلن تعاني الشركة فقط ، ولكن أيضًا الموظف الذي فقدت معلوماته. هذا يعني أن كلاً من الموظف والسلطات الإشرافية سيكونان قادرين على المساءلة.
4. في حالة فقدان المستندات من قبل صاحب العمل ، هناك أيضًا مخاطر على الموظفين. بدون وثائق ، لن يتمكنوا من حماية حقوقهم.

بما أن المشاكل كبيرة ، اقترحت وزارة العمل والاتحاد الروسي للصناعيين ورجال الأعمال واتحاد النقابات العمالية المستقلة أن يجدوا أولاً خيارات لحلولهم ، ثم ينفذون جميع المبادرات تدريجياً. بالإضافة إلى ذلك ، يعتقد المسؤولون أنه من الضروري أولاً انتظار التغييرات في مجال تكنولوجيا المعلومات ، بحيث تكون هناك قواعد تتعلق بالتوقيع الرقمي الإلكتروني العالمي ، وتخزين أرشفة البيانات ، وحماية نقل البيانات ، والأهمية القانونية للوثائق الإلكترونية ، بما في ذلك في المحكمة. وفقًا لخطط الحكومة ، يجب إعداد مشاريع القوانين ذات الصلة ضمن الأطر الزمنية التالية:

• بحلول كانون الأول (ديسمبر) 2020 - المبادرات المتعلقة بتشكيل التوقيع الإلكتروني والحصول عليه واستخدامه ، وإنشاء متطلبات موحدة له ، وتصوره في مستند إلكتروني ؛
• بحلول تموز (يوليو) 2020 - المشاريع التي سيتم فيها توضيح مفاهيم الوثيقة الإلكترونية وإجراءات تخزين ومعالجة المستندات الإلكترونية ونسخها (الصور الإلكترونية).

وزارة العمل على يقين من أنه فقط بعد اعتماد كل هذه الأطر القانونية ، يمكن البدء في العمل بنشاط على مشروع قانون يسمح لأصحاب العمل بالاحتفاظ بسجلات الموظفين في شكل إلكتروني فقط. ستظهر الوثيقة ، حسب توقعات المسؤولين ، في موعد لا يتجاوز عام 2021.

لماذا هناك حاجة لتجربة أخرى؟

قررت وزارة العمل عدم انتظار التغييرات القادمة في التشريع المتعلق بالتوقيع الرقمي الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، فإن المسؤولين واثقون من أن التجربة العملية للتحول إلى المستندات الإلكترونية أكثر فائدة لواضعي مشروع القانون من أي خيارات أخرى لجمع المعلومات. لذلك ، على مدى السنوات الثلاث المقبلة ، من المخطط إجراء تجربة أخرى حول الانتقال إلى تنمية الطفولة المبكرة. وقد تم بالفعل إعداد مشروع القانون ذي الصلة وسيُعرض قريباً على مجلس الدوما.

الغرض من المشروع التجريبي الثاني هو تحديد ، وإن أمكن ، إيجاد حل للمشاكل المتعلقة باستخدام التوقيع الإلكتروني ، وتخزين أرشفة الوثائق الإلكترونية ، والجوانب الأخرى عند العمل مع تنمية الطفولة المبكرة. علاوة على ذلك ، يتعين على الشركات التي توافق على المشاركة في التجربة أن تعمل في وقت تتغير فيه اللوائح الأخرى. وفقًا لوزارة العمل ، بحلول عام 2020 ، يجب الموافقة على التعديلات على القوانين الاتحادية التالية:

• "على نسخة إلزامية من المستندات" ؛
• "في المعلومات وتقنيات المعلومات وحماية المعلومات" ؛
• الأفعال القانونية التنظيمية الأخرى التي تحتوي على إشارات إلى المستندات الإلكترونية ، وإجراءات تخزين واستخدام نسخة إلكترونية (صورة إلكترونية) من المستند أو المستند نفسه.

أما بالنسبة للمشاركين في المشروع ، فما زالوا مجهولين ، لكن من المخطط أن يكون حوالي 10 منظمات جاهزة للتغيير في العمل. جميع التكاليف التي سيتعين على أصحاب العمل تحملها يتحملونها بالكامل. في الوقت نفسه ، سيكونون قادرين على اختيار أنواع التوقيع الإلكتروني التي يجب استخدامها وأي مستندات شخصية يجب الاحتفاظ بها حصريًا في شكل إلكتروني. القاعدة الوحيدة هي استخدام توقيع إلكتروني مؤهل معزز إذا:

• عقد التوظيف؛
• اتفاق المسؤولية
• اتفاق الطالب.

أو إذا تم إجراء تغييرات عليها.

كما تم توضيح أنه في إطار التجربة ، سيتعين على الشركات تطوير وضمان قابلية تشغيل نظام المعلومات الخاص بها ، مما سيسمح بتخزين المستندات الإلكترونية ، مما يتيح الوصول إليها لفئات مختلفة من المستخدمين للقيام بإجراءات مختلفة (إجراء تغييرات ، السيطرة ، والحصول على استخراج (نسخة) ، وما إلى ذلك).

المسؤولون لم ينسوا حقوق العمال. سيُطلب من الشركات التي ستشارك في المشروع التجريبي أن تعلن في اتفاقيات جماعية أو اتفاقيات منفصلة مع الموظفين أنها لا تعارض نقل المستندات إلى تنسيق عبر الإنترنت.

وبحسب خطط وزارة العمل فإن التجربة يجب أن تجري في الفترة من 01/01/2019 إلى 31/12/2022. ولكن إذا لم يكن لدى نواب مجلس الدوما الوقت للموافقة على مشروع القانون ، فقد تتغير المواعيد النهائية. تابع أخبارنا.

ماذا قررت في كتاب العمل الالكتروني

في البداية ، أراد المسؤولون دمج مبادرة التحول إلى كتاب عمل إلكتروني مع فكرة نقل أصحاب العمل بالكامل إلى تنمية الطفولة المبكرة. ومع ذلك ، كما أظهرت التجربة - يجب تطوير نموذج لإدارة المستندات الإلكترونية في إدارة سجلات الموظفين بشكل منفصل. أصرت نقابات العمال واتحادات أرباب العمل عموم روسيا على ذلك.

لذلك قررت وزارة العمل الترويج لمشروع قانون كتاب العمل الإلكتروني الآن من أجل إدخال وثيقة الويب في الشركات المحلية في عام 2020. المبادرة جاهزة بحسب المسؤولين ، وتفترض (اقتباس من معلومات وزارة العمل بتاريخ 19/10/2018):

سيرسل أرباب العمل إلى صندوق المعاشات التقاعدية لروسيا معلومات إلكترونية عن النشاط العمالي للموظفين ، أي حول التوظيف ، والانتقال إلى مكان عمل آخر ، والفصل. المشروع واسع النطاق لأنه يؤثر على جميع أصحاب العمل. سيتمكن الموظفون من رؤية السجلات التي قام بها صاحب العمل في نظام المعلومات في أي وقت ، بالإضافة إلى إرسال بياناتهم إلكترونيًا إلى صاحب العمل ، على سبيل المثال ، عند التقدم لوظيفة ، بما في ذلك العمل عن بُعد في منطقة أخرى.

يمكنك أن تقرأ عن إيجابيات وسلبيات كتاب العمل الإلكتروني في مادتنا.

كيف يرى المسؤولون الإصلاح بشكل عام؟

كما قال ليوبوف يلتسوفا ، نائب وزير العمل والحماية الاجتماعية في الاتحاد الروسي ، في وقت سابق ، إن وزارة العمل مستعدة للاستماع إلى موقف رواد الأعمال والنقابات العمالية بشأن مسألة انتقال الشركات الروسية إلى تنمية الطفولة المبكرة.

أوضح ليوبوف يلتسوفا (اقتباس من الموقع الرسمي لوزارة العمل - محرر):

يتمثل الجوهر الرئيسي لمقترحاتنا في أنه ، إلى جانب إدارة المستندات الورقية ، تتمتع الشركات بفرصة إدارة المستندات الإلكترونية للموظفين. على وجه الخصوص ، يُقترح منح صاحب العمل الحق في اتخاذ قرار بشأن الصيانة الكاملة أو الجزئية للمستندات المتعلقة بعمل الموظفين في شكل إلكتروني. سيتم اتخاذ هذا القرار من قبل صاحب العمل فقط مع الأخذ في الاعتبار رأي الهيئة التمثيلية للموظفين.

يتحمل صاحب العمل وحده جميع تكاليف الحفاظ على المستندات في شكل إلكتروني. يجب ألا يتحمل الموظف أي تكاليف مرتبطة بالحفاظ على سجلات الموظفين الإلكترونية الجزئية أو الكاملة. بالإضافة إلى ذلك ، يلتزم صاحب العمل ، بناءً على طلب الموظف ، بتزويده بالوثائق التي تم إنشاؤها في شكل إلكتروني على الورق.

من هو على استعداد للتحرك

وتؤكد الوزارة أن الشركات في القطاع المصرفي وتقنيات المعلومات ، "حيث توجد بشكل أساسي هياكل متكاملة رأسياً ، ويكون العمل مرتبطًا باستخدام تكنولوجيا المعلومات" ، تؤيد إدخال تنمية الطفولة المبكرة. لذلك ، أصبحوا أول المشاركين في المشروع التجريبي. في الوقت نفسه ، أعربت العديد من الشركات بالفعل عن تقديرها لمزايا إدارة المستندات الإلكترونية ، لذلك إذا قامت السلطات بإضفاء الشرعية عليها في إدارة سجلات الموظفين ، فإنها ستبدأ ببطء في التحول إلى قواعد العمل الجديدة.

وفقًا لخبير KlubaTK ، محامي وكالة Ares للتجنيد Tatiana Magera ، فإن إدخال إدارة المستندات الإلكترونية للأفراد هو عملية ضرورية وطبيعية. ربما ، في المرحلة الأولى ، يمكن أن يكون الانتقال إليه طوعيًا بشكل حصري لكل من أصحاب العمل والموظفين. علاوة على ذلك ، في الواقع ، تم إنشاء ومحاسبة وثائق الموظفين لعدة سنوات في شكل رقمي. تعد طباعة ونسخ المستند على الورق إلزاميًا بسبب شرط التصديق عليه بالتوقيع الشخصي للموظف وصاحب العمل. يمكن أن يؤدي تقنين التوقيع الرقمي الإلكتروني لأطراف علاقات العمل إلى حل هذه المشكلة.

تتذكر Tatyana Magera أيضًا أن استخدام مثل هذه البوابات مثل nalog.ru وbit.ru و gosuslugi.ru أصبح أكثر شيوعًا وفعالية كل يوم. لذلك لا شيء يمنع إدخال إدارة المستندات الإلكترونية في سجلات الموظفين ، بما في ذلك استخدام الأنظمة الأساسية والتطورات الحالية.

ما يمكن ترجمته إلى تنسيق على الإنترنت الآن

تحتوي التشريعات الروسية على العديد من اللوائح التي تسمح للشركات برقمنة بعض مستندات الموارد البشرية. بقرار من إدارة الشركة ، يمكن إعداد الأوراق الداخلية مباشرة على أجهزة كمبيوتر العمل. إذا لزم الأمر ، يمكن طباعتها وتوقيعها. إذا تم إرسالها رقميًا إلى الموظفين أو الوكالات الحكومية ، فيجب تأكيد أصالتها بتوقيع رقمي إلكتروني.

مجلة محاسبة المعدات الكهربائية وغيرها).

يجب الاحتفاظ بالبطاقات الشخصية للموظفين ، وأوامر الموظفين ، ودفاتر العمل وسجلاتهم ، وعقود العمل والاتفاقيات الإضافية معهم ، بالإضافة إلى معظم سجلات الموظفين ، على الورق.

الفروق الدقيقة في سير عمل المنظمة: هل من القانوني استخدام EDS في وثائق الموظفين الخاصة بالمؤسسة - اقرأ المقال.

سؤال:هل ستكون المستندات (الموظفون و OT) الموقعة من قبل رئيس EDS والمطبوعة على الورق صالحة.

إجابة:يتم التعرف على المعلومات في شكل إلكتروني ، المدعومة بتوقيع إلكتروني ، كمستند إلكتروني ، يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا بيد الشخص. الاستثناء هو الحالات التي تتطلب فيها القوانين أو اللوائح الفيدرالية المعتمدة وفقًا لها الحاجة إلى إعداد مستند على الورق فقط. أي أن التشريع يسمح لصاحب العمل باستخدام توقيع إلكتروني مؤهل لمجموعة محدودة من المستندات (الجزء الرابع من المادة 312.1 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). في الوقت نفسه ، يسمح قانون العمل بتبادل المستندات الإلكترونية فقط للعاملين عن بعد. يلتزم صاحب العمل بإعداد المستندات على الورق ، حيث تكون التواقيع الشخصية للموظفين والأشخاص المصرح لهم إلزامية. وهي عبارة عن دفتر عمل ، وعقد عمل ، وبطاقة شخصية ، وأوامر للموظفين ، وطلبات ، وشهادات إجازة مرضية ، وسجلات وغيرها (انظر قائمة هذه الوثائق في الجدول أدناه). وبالتالي ، يجب تخزين جميع مستندات الموظفين التي تتطلب تشريعات العمل موافقة الموظف على الورق ، مع توقيعات الأشخاص المصرح لهم والموظف. يجب أن تحتوي هذه المستندات على توقيعات "حية" للموظف والشخص المخول. في مستندات الموظفين الأخرى (على سبيل المثال ، في صحيفة الوقت) ، قد يكون هناك EDS للشخص المخول (المدير).

أجاب ألكسندر سوروكين ،

التوصيات ".

المنطق

الموقف:هل يمكن الاحتفاظ بجدول زمني في شكل إلكتروني دون تسجيله على الورق؟

هذا ممكن ، ولكن فقط إذا تم اعتماده بالتوقيع الرقمي الإلكتروني.

الورقة الزمنية (في النموذج رقم T-13 أو نموذج مطور ذاتيًا) هي وثيقة المحاسبة الأساسية (البند 2 من مرسوم حكومة الاتحاد الروسي الصادر في 8 يوليو 1997 رقم 835). يمكن إعداد مستندات المحاسبة الأولية والموجزة على الورق ووسائط الكمبيوتر. يجب تسجيل الانتقال إلى الاحتفاظ بسجلات ساعات العمل في شكل آلة في القانون المتعلق بالسياسة المحاسبية للمنظمة ().

يتم التعرف على المعلومات في شكل إلكتروني ، المدعومة بتوقيع إلكتروني ، كمستند إلكتروني ، يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا بيد الشخص. الاستثناء هو الحالات التي تتطلب فيها القوانين أو اللوائح الفيدرالية المعتمدة وفقًا لها الحاجة إلى إعداد مستند على الورق فقط. جاء ذلك في قانون 6 أبريل 2011 رقم 63-FZ. في الوقت نفسه ، فإن المنظمة ملزمة بإنتاج نسخ على نفقتها الخاصة من هذه الوثائق على الورق بناءً على طلب هيئات الدولة (الجزء 6 من المادة 9 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ).

وبالتالي ، يمكن الاحتفاظ بالجدول الزمني في شكل إلكتروني إذا كان يحتوي على توقيع إلكتروني تم تنفيذه بشكل صحيح للشخص المسؤول عن الحفاظ على الجدول الزمني ورئيس الوحدة الهيكلية وضابط شؤون الموظفين. إذا لزم الأمر ، على أساس هذه الوثيقة الإلكترونية ، يمكن لصاحب العمل عمل صحيفة زمنية على الورق.

توجد وجهة نظر مماثلة في خطاب وزارة المالية الروسية بتاريخ 11 يناير 2012 رقم 03-02-07 / 1-1.

ميزات العمل بالمستندات الإلكترونية

مع أي موظفين يمكن إبرام عقد عمل عبر الإنترنت؟

مع العمال عن بعد.

هل يمكن إصدار تقرير مسبق عن رحلة عمل بشكل إلكتروني؟

نعم ، مسموح.

كم سنة لتخزين وثائق الموظفين في شكل إلكتروني؟

بقدر الورق.

أتاحت التعديلات التي أدخلت على قانون العمل بشأن العمل عن بعد إضفاء الطابع الرسمي على علاقات العمل عبر الإنترنت. لمواكبة العصر ، تسعى المنظمات جاهدة لإتقان إدارة المستندات الإلكترونية. تكمن الصعوبة في أن العديد من ضباط الموظفين لا يثقون في المستندات الافتراضية. ما مدى تبرير هذا الحذر؟ ما هي متطلبات مستندات الموارد البشرية بصيغة إلكترونية؟ أي منهم يجب أن يتكرر على الورق؟

يحق للمنظمة إعداد مستندات محاسبية أولية في شكل ورقي وإلكتروني (الجزء 5 من المادة 9 من القانون الاتحادي المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ (يشار إليه فيما يلي بالقانون رقم 402-FZ). يمكن استخدامها لأغراض الإدارة فقط بشرط أن يكون لها قوة قانونية (الفقرة 2.1.25 GOST R 51141-98).

لتحقيق ذلك ، من خلال إعداد المستندات ذات الصلة ، يتعين على أصحاب العمل القيام بما يلي:
- أن تستند إلى قواعد التشريع الحالي ؛
- إنشاء وثائق ضمن اختصاصهم ؛
- الامتثال لقواعد الأعمال الورقية المعمول بها.

يجب أولاً إعداد المستند الإلكتروني وفقًا للقواعد العامة للعمل المكتبي (GOST R 6.30-2003). ثانيًا ، للحصول على التفاصيل الإلزامية المحددة لوثيقة مماثلة على الورق (الجزء 2 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ). هذه ، على سبيل المثال ، اسم المستند وتاريخ تجميعه ، واسم المنظمة ، ونوع المستند ، وحجم ووحدات الحدث ، وما إلى ذلك.

المستندات التي تصدر فقط على الورق

يتم التعرف على المستند الإلكتروني الموقع بتوقيع إلكتروني مؤهل كمكافئ لمستند ورقي موقع بتوقيع بخط اليد (الجزء 1 ، المادة 6 من القانون رقم 63-FZ). الاستثناء هو الحالات التي تتطلب فيها القوانين الفيدرالية أو الإجراءات القانونية التنظيمية المعتمدة وفقًا لها أن يتم إعداد المستند على الورق فقط (الجدول أدناه).

نصيحة

لديك الحق في نسخ الإدخالات في البطاقة الشخصية ، والتي يتم الاحتفاظ بها على الورق ، مع الإدخالات في البطاقة الشخصية ، والتي يتم الاحتفاظ بها في شكل إلكتروني

من الناحية العملية ، حتى إذا أدخلت إحدى المنظمات نظامًا إلكترونيًا لإدارة المستندات ، فإن بعض المستندات التي يتطلب القانون من أجلها التوقيعات الشخصية للموظفين يتم وضعها على الورق. على سبيل المثال كتاب المحاسبة عن حركة المصنفات وإدراجها فيها. بعد كل شيء ، يحتوي على العمودين "استلام الشخص المسؤول الذي قبل أو ملأ دفتر العمل" و "استلام الموظف في الحصول على دفتر العمل". لكن يتم الاحتفاظ بسجل عقود العمل في شكل إلكتروني.

إصلاح الخطأ

خطأ يعتقد بعض أصحاب العمل أنه يمكنهم قبول الطلبات من الموظفين والمستندات (المعلومات) اللازمة لتخصيص استحقاقات الأطفال في شكل إلكتروني ، شريطة أن يتم اعتمادهم بتوقيع إلكتروني مؤهل (البند 5.1 من إجراءات التعيين ودفع استحقاقات الدولة ، المصادق عليه بأمر من وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية لروسيا بتاريخ 23 ديسمبر 2009 برقم 1012 ن (المشار إليه فيما بعد باسم الإجراء)).

كيف ينص البند 5 من الإجراء على أن يرسل الموظف عن طريق البريد إلى المنظمة التي تحدد المزايا ، ونسخًا من المستندات المعتمدة بالطريقة المنصوص عليها في القانون ، على سبيل المثال ، من قبل كاتب عدل (المادة 77 من أساسيات تشريع الاتحاد الروسي بشأن كتاب العدل ، تمت الموافقة عليه بقرار من المجلس الأعلى للاتحاد الروسي في 11 فبراير 1993 رقم 4462-1 ؛ مرسوم هيئة رئاسة مجلس السوفيات الأعلى لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية المؤرخ 4 أغسطس 1983 رقم 9779-X).

ماذا يحدث إذا... إذا دفعت الشركة بدلًا عن نسخ المستندات الممسوحة ضوئيًا وغير المعتمدة حسب الأصول ، فلن تقبل FSS في روسيا ذلك للإزاحة.

كيفية الحصول على توقيع مؤهل معزز في قسم "المنازعات العمالية"

ستجد قرار محكمة يفيد بإمكانية تأكيد علاقة العمل من خلال محتوى المراسلات الإلكترونية التي تم إجراؤها أثناء عملية التوظيف (help.kdelo.ru/sn/item5180؟catId=4324)

يتيح لك التوقيع المؤهل المحسّن تحديد الموظف الذي وقع المستند ، وكذلك تحديد ما إذا كان المستند قد تغير بعد توقيعه (الجزء 4 ، المادة 5 من القانون رقم 63-FZ). يتم تحديد مفتاح التحقق لمثل هذا التوقيع الإلكتروني في شهادة مؤهلة خاصة لمركز اعتماد معتمد. لإصدار توقيع مؤهل معزز ، يجب على المنظمات والموظفين الاتصال بمركز اعتماد معتمد (المادة 15 من القانون رقم 63-FZ) وتقديم مجموعة من المستندات اللازمة (الجزء 2 من المادة 18 من القانون رقم 63-FZ). يتم نشر قائمة مراكز التصديق المعتمدة على الموقع الإلكتروني لوزارة الاتصالات الروسية minsvyaz.ru/ru/directions/؟regulator=118 (خطاب إعلامي من خدمة الأسواق المالية الفيدرالية في روسيا بتاريخ 6 يونيو 2013 رقم 13- DP-10/21117).

كم وكيف يتم تخزين مستندات الموظفين الافتراضية

يمكن تخزين جميع المستندات الأولية الصادرة عن المنظمة إلكترونيًا. الشيء الرئيسي هو أنها معتمدة من قبل توقيع إلكتروني مؤهل. يتم تحديد إجراءات تشكيل أرشيف إلكتروني لمنظمة بموجب قواعد تشغيل المحفوظات. في الوقت نفسه ، لا ينص القانون على أي طرق خاصة لتخزين المستندات الإلكترونية. يمكن للشركات تخزينها على جهاز كمبيوتر ، أو محرك أقراص فلاش ، أو قرص ، أو على ورق في شكل مطبوع مع علامة التوقيع الإلكتروني: "يتم توقيع المستند بتوقيع رقمي إلكتروني. بصمة لا. "

نصيحة

يحق للمنظمة عدم إنشاء أرشيف خاص بها ، ولكن نقل مستنداتها للتخزين الدائم إلى أرشيف الدولة (البند 4 ، المادة 18 من قانون 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ)

من المهم ضمان نظام تخزين يستبعد:
- ضياع المعلومات أو إتلافها أو تشويهها. على سبيل المثال ، للكتابة فوق المستندات على الوسائط الجديدة حيث أن القديمة أصبحت قديمة ، وما إلى ذلك (البند 4.4.2.4 من قواعد تشغيل المحفوظات) ؛
- الوصول غير المصرح به إلى البيانات الشخصية. على سبيل المثال ، لتعيين موظفين مسؤولين عن ضمان أمن البيانات الشخصية في نظام المعلومات ، وما إلى ذلك (البنود 13-16 من المتطلبات التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 1 نوفمبر 2012 رقم 1119).

فترات تخزين الوثائق الأرشيفية الورقية والإلكترونية هي نفسها. تم تأسيسها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558.

تذكر الشيء الرئيسي

يلتزم صاحب العمل بإعداد المستندات على الورق ، حيث تكون التواقيع الشخصية للموظفين والأشخاص المصرح لهم إلزامية. هذا كتاب عمل ، عقد عمل ، بطاقة شخصية ، طلبات موظفين ، طلبات ، شهادات إجازة مرضية ، سجلات ، إلخ.

هناك بعض التناقض بين قانون التوقيع الإلكتروني وقانون العمل. رسميًا ، المستند الذي يحمل توقيعًا إلكترونيًا مؤهلًا يعادل مستندًا موقعًا بيد الشخص. ومع ذلك ، فإن قانون العمل يسمح بتبادل المستندات الإلكترونية للعاملين عن بعد فقط.

حتى الآن ، لا توفر تشريعات العمل لصاحب العمل الشروط التي يمكن بموجبها تخزين جميع وثائق الموظفين في شكل إلكتروني فقط. استثناء هو الوثائق المتعلقة بعلاقات العمل للعمال عن بعد.

بقرار من كوليجيوم المحفوظات الاتحادية في 6 فبراير 2002 (من الآن فصاعدا - قواعد عمل المحفوظات)

تعرف على قواعد وطرق تخزين المستندات الإلكترونية

أجاب ألكسندر سوروكين ،

نائب رئيس قسم مراقبة العمليات في دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا

"يجب استخدام CCP فقط في الحالات التي يزود فيها البائع المشتري ، بما في ذلك موظفيه ، بخطة تأجيل أو تقسيط لدفع ثمن سلعهم وأعمالهم وخدماتهم. هذه هي الحالات ، وفقًا لدائرة الضرائب الفيدرالية ، التي تتعلق بتوفير وسداد قرض لدفع ثمن السلع والعمل والخدمات. إذا أصدرت إحدى المنظمات قرضًا نقديًا ، أو تلقت عائدًا من هذا القرض ، أو حصلت هي نفسها على قرض وسددته ، فلا تستخدم مكتب النقد. عندما تحتاج بالضبط إلى لكمة شيك ، انظر إلى

للوهلة الأولى ، قد يبدو أن استخدام التوقيع الإلكتروني في التصميم والمزيد من التنظيم لعلاقات العمل يجب أن يقلل بشكل كبير من تكاليف العمالة للعاملين في الموارد البشرية. ومع ذلك ، هل هذا صحيح حقًا ، وما الميزات التي يجب أن يأخذها المتخصصون في الاعتبار ، كما يشرح خبير قانون العمل ألكسندر يوزالين.

في العالم الحديث ، هناك العديد من الفرص التقنية التي تجعل من الممكن تبسيط العمل في مختلف مجالات أنشطة الشركة. أحدها هو القدرة على استخدام التوقيع الإلكتروني عند الحفاظ على تدفق مستندات الشركة (على وجه الخصوص ، سير عمل الموظفين).

يتم تحديد قواعد استخدام التوقيع الإلكتروني بموجب القانون الاتحادي الصادر في 6 أبريل 2011 N 63-FZ "بشأن التوقيع الإلكتروني" (المشار إليه فيما يلي بالقانون رقم 63-FZ). فوفقًا للمادة الخامسة من هذا القانون ، ينقسم التوقيع الإلكتروني إلى:

• توقيع إلكتروني بسيط ؛
• التوقيع الإلكتروني المعزز غير المشروط ؛
• توقيع إلكتروني مؤهل محسن.

التوقيع الإلكتروني البسيط هو توقيع إلكتروني يؤكد ، من خلال استخدام الرموز أو كلمات المرور أو غيرها من الوسائل ، حقيقة قيام شخص معين بتشكيل توقيع إلكتروني..

لا توجد متطلبات خاصة لمثل هذا التوقيع ، وبالمقارنة مع الأنواع الأخرى من التوقيعات الإلكترونية ، فمن المعترف به بالفعل أنه الأبسط.

بالنسبة للتوقيعات المحسنة (المؤهلة وغير المؤهلة) ، يتم تطبيق قواعد أكثر صرامة. بموجب القانون ، مثل هذا التوقيع:

1) يجب الحصول عليها نتيجة للتحويل المشفر للمعلومات باستخدام مفتاح التوقيع الإلكتروني ؛

2) يسمح لك بتحديد هوية الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند الإلكتروني ؛

3) يسمح لك باكتشاف حقيقة إجراء تغييرات على المستند الإلكتروني بعد لحظة توقيعه ؛

4) يجب إنشاؤها باستخدام أدوات التوقيع الإلكتروني.

هناك فرق واحد ، ولكنه مهم بشكل أساسي ، بين التوقيعات المؤهلة وغير المؤهلة:

يتم تحديد مفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني في الشهادة المؤهلة.

أي أنه يتم التعرف على أصالة هذا التوقيع إذا تم تأكيد تأليفه من خلال وثيقة رسمية (إلكترونية أو ورقية) صادرة عن مركز تصديق معتمد أو هيئة تنفيذية فيدرالية.

وبناءً على ذلك ، فإن تعقيد إجراء الحصول عليها ، وكذلك تكلفة هذا الإجراء ، يعتمد على التوقيع الذي يعتزم صاحب العمل استخدامه.

دعونا نتناول بمزيد من التفصيل إمكانية استخدام مثل هذا التوقيع ، من حيث المبدأ ، كبديل للتوقيع بخط اليد.

تنص الفقرة 5 من المادة 9 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 N 402-FZ "بشأن المحاسبة" على أن يتم تجميع مستند المحاسبة الأساسي على الورق و (أو) في شكل مستند إلكتروني معتمد بالتوقيع الإلكتروني. لذلك ، وثائق المحاسبة الأولية يمكنأن تكون مصدق عليها بالتوقيع الإلكتروني.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لصق التوقيع الإلكتروني في جميع الحالات التي لا يحظرها القانون.

من المهم مراعاة أن المستند الإلكتروني المعتمد بتوقيع إلكتروني بسيط أو غير مؤهل يُعترف به باعتباره معادلاً لمستند ورقي مصدق بتوقيع بخط اليد ، عندما تكون هذه الإمكانية منصوص عليها في القوانين الفيدرالية أو بموجب اتفاق بين المشاركين في التفاعل الإلكتروني (على سبيل المثال ، بين الموظف وصاحب العمل).

وفقًا لذلك ، في معظم الحالات ، يحتاج صاحب العمل إلى إبرام اتفاق مناسب مع الموظفين ، حيث يشيرون إلى جميع الشروط اللازمة لاستخدام توقيع إلكتروني بسيط أو غير مؤهل.

على سبيل المثال ، تشمل الشروط الإلزامية (المادة 9 من القانون رقم 63-FZ):

1) قواعد تحديد الشخص الذي يوقع على مستند إلكتروني بتوقيعه الإلكتروني البسيط ؛

2) التزام الشخص بإنشاء و (أو) استخدام مفتاح توقيع إلكتروني بسيط للحفاظ على سريته.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن الاتفاق على شروط أخرى: قائمة الوثائق التي يستخدم مثل هذا التوقيع عند التوقيع ؛ متطلبات إضافية لمستند إلكتروني ، إلخ.

لذلك ، نستنتج: عندما لا تكون هناك حاجة لوضع توقيع "حي" ، يمكن لأطراف علاقات العمل تأكيد الالتزامات المتبادلة من خلال التوقيع الإلكتروني.

ومع ذلك ، يبقى السؤال ، ما هي وثائق الموظفين التي يمنع منعا باتا لصق مثل هذا التوقيع؟

عندما يتعلق الأمر بعلاقات العمل ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن العديد من القوانين التنظيمية التي تحتوي على قواعد قانون العمل تتطلب استخدام الورق فقط.

وبالتالي ، ينص قانون العمل في الاتحاد الروسي على متطلبات صارمة لتنفيذ عدد من وثائق الموظفين.

عقد التوظيف

• وفقًا للمادة 61 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، يدخل عقد العمل حيز التنفيذ اعتبارًا من تاريخه التوقيع الموظف وصاحب العمل.
• وفقًا للجزء الأول من المادة 67 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، يتم إبرام عقد العمل في مكتوب مؤلف من نسختين ، كل منهما علامات حفلات.

اتفاقيات إضافية لعقد العمل

• وفقًا للجزء الثالث من المادة 57 والمادة 72 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، يجب إبرام اتفاقيات إضافية لعقد العمل في مكتوب استمارة.

التحويل إلى وظيفة أخرى

• مسموح فقط مع مكتوب موافقة الموظف (المادة 72.1 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)

أمر (تعليمات) من صاحب العمل بشأن التوظيف

• تم إعلانه للموظفتحت الرسم في غضون ثلاثة أيام من بدء العمل الفعلي.
• بناءً على طلب الموظف ، يلتزم صاحب العمل بإصدارهمصدقة بشكل صحيح نسخة من الأمر المذكور (تعليمات).

بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا للمادة 68 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، يلتزم صاحب العمل ، قبل إبرام عقد العمل ، بتعريف الموظفتحت الرسم مع لوائح العمل الداخلية ، واللوائح المحلية الأخرى المتعلقة مباشرة بنشاط عمل الموظف ، والاتفاقية الجماعية.

وبالتالي ، إذا كان القانون ينص على إعداد وثائق معينةمكتوب شكل و يشترك الموظفين ، ثم هناك حاجة إلى "توقيع مباشر".

نماذج موحدة من الوثائق

المرسوم الصادر عن لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي بتاريخ 05.01.2004 N 1 يوافق على النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لحساب العمالة ودفعها. تحتوي معظم الوثائق المدرجة فيه على قسم« توقيع الموظف ". أي ، إذا قام صاحب العمل بتحرير مستندات الموظفين وفقًا للعينات المعتمدة بالمرسوم أعلاه ، يجب على الموظف التوقيع عليها بيده.

ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن معظم هذه النماذج الموحدة ليست إلزامية للاستخدام اليوم. هذا يعني أن صاحب العمل له الحق في تطوير أشكال من وثائق المحاسبة الأولية بشكل مستقل ، بعد أن وافق عليها بأمر من المنظمة للنشاط الرئيسي.

في الوقت نفسه ، من المهم مراعاة أن النماذج الجديدة يجب أن تفي بمتطلبات المادة 9 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 N 402-FZ "بشأن المحاسبة". وفقًا لذلك ، إذا كانت النماذج المطورة من المستندات المحلية لا توفر توقيعًا إلزاميًا بخط اليد للموظف ، وأيضًا إذا كان استخدام التوقيع الإلكتروني لا يتعارض مع متطلبات تشريعات الاتحاد الروسي ، يمكن للموظفين التعرف عليها بموجب توقيع الكتروني.

العمل عن بعد

كقاعدة عامة ، يتبادل الموظفون وأصحاب العمل عن بُعد المستندات الإلكترونية عبر الإنترنت. ومن ثم هناك بالفعل حاجة ماسة للتوقيع الإلكتروني.

يسمح قانون العمل للموظفين بالتعرف على وثائق الموظفين ذات التوقيع الإلكتروني فقط عند استخدام العمل عن بعد. يمكن التعرف على لوائح العمل الداخلية واللوائح المحلية الأخرى من خلال تبادل المستندات الإلكترونية مع الأشخاص الذين يبرمون عقد عمل للعمل عن بُعد (الفقرة 5 من المادة 312.2 من قانون العمل للاتحاد الروسي).

لكن الانتباه! على الرغم من أن القانون يسمح لك بإبرام عقد عمل مع موظف عن بُعد في شكل إلكتروني ، فلا يزال يتعين على صاحب العمل إصلاح العلاقة القانونية على الورق! في غضون 3 أيام من تاريخ التسجيل الفعلي لعلاقة العمل ، من الضروري إرسال نسخة ورقية معدة بشكل صحيح من عقد العمل إلى العامل عن بعد بالبريد (بالبريد المسجل مع إشعار) والتأكد من قيام الموظف بإرجاع نسخة ثانية للشركة مصدقة بتوقيعه الخاص.

وهناك فارق بسيط أكثر أهمية.لا تحتوي تشريعات العمل على حظر مباشر لاستخدام التوقيع الإلكتروني عند التوقيع و (أو) التعرف على وثائق الموظفين. ومع ذلك ، في بعض الحالات هذا الخيار غير ممكن لأسباب فنية.

يجب على الموظفين المحتملين التعرف على اللوائح المحلية قبل توقيع عقد عمل ، أي قبل أن يتم تعيينهم رسميًا من قبل الشركة. اتضح أنه من أجل تعريف المرشح لمنصب ما بالوثائق الداخلية ، يحتاج صاحب العمل بالفعل إلى توقيع إلكتروني له.

تخزين الأرشيف

بالإضافة إلى ذلك ، كل شيء صعب للغاية مع مراعاة تشريعات الأرشفة. اللوائح المحلية وأوامر الموظفين والأنشطة الأساسية لها فترات احتفاظ معينة. وفقًا لذلك ، يجب أن تكون هذه المستندات على الورق ولها توقيعات أصلية.

مع الأخذ في الاعتبار متطلبات تشريعات الاتحاد الروسي ، مع مراعاة المخاطر المحتملة عند استخدام التوقيع الإلكتروني ، لا سيما عند تعريف الموظفين باللوائح المحلية ، سنستخلص الاستنتاجات النهائية.

1. إذا كان القانون ينص على الالتزام بإعداد مستند كتابي ، أو تعريف الموظف بالمستند مقابل التوقيع ، فمن الضروري استخدام توقيع الموظف بخط اليد.
2. من المنطقي أنه في الحالات والحالات الأخرى المنصوص عليها صراحةً بموجب القانون (على سبيل المثال ، عند العمل عن بُعد) ، من الممكن التصديق على المستندات بتوقيع إلكتروني.

بالطبع ، يمكن لإدارة المستندات الإلكترونية أن تقلل بشكل كبير من تكاليف العمالة والوقت اللازمة لمعالجة المستندات الورقية. لكن ، لسوء الحظ ، لا يمكننا حتى الآن التخلي تمامًا عن نظام القرطاسية. بعد كل شيء ، الاستبدال السريع لجميع اللوائح المحلية باللوائح الإلكترونية بدلاً من الفوائد المتوقعة يمكن أن يتحول إلى مشاكل خطيرة ويكون بمثابة أساس لجلب المسؤولية الإدارية.

يوزالين ألكسندر ، مستشار في مجموعة شركات فالنتينا ميتروفانوفا ، متخصص رائد في مجال تشريعات العمل وإدارة سجلات الموظفين