إذا تم ارتكاب خطأ في العمل، مما أدى إلى خسائر مالية للمؤسسة، كقاعدة عامة، تطلب الإدارة من الموظف المذنب كتابة مذكرة توضيحية. ويجب أن يتم ذلك حتى تتم معاقبة الموظف على الحادث.

هناك أسئلة تحتاج إلى إجابة:

• عندما تنشأ الحاجة إلى إعداد مثل هذا البيان التوضيحي؛
• كيفية كتابة مذكرة توضيحية بشكل صحيح حول الخطأ (إذا اعترف الموظف بالذنب، إذا كان الموظف لا يعتبر نفسه مذنباً)؛
• ماذا يحدث إذا لم يقدم الموظف تفسيرا في الوقت المحدد.

المواقف التي قد يُطلب منهم فيها إعداد مذكرة توضيحية

تنشأ الحاجة إلى كتابة ملاحظات توضيحية في العمل في كثير من الأحيان، ولكن من المهم أن نتذكر أن هذا يجب أن يتم بكفاءة، مع مراعاة جميع القواعد. مع اتباع نهج جدي، سيكون من الممكن تقليل العواقب في حالة حدوث خطأ، أو حتى تجنب العقوبة من الإدارة.

الملاحظة التوضيحية حول الخطأ هي مستند يملأه الموظف في الحالات التالية:

• الكشف الذاتي عن الأخطاء؛
• إذا تم العثور على خطأ أثناء التحقق (الجرد، التدقيق)؛
• قد تكون هناك أيضًا حالة تلقي بيانات خاطئة من موظف آخر، مما يؤدي إلى خطأ أكبر؛
• وفي المواقف الخلافية، حتى لو لم يكن هناك خطأ، ينبغي توضيح ذلك كتابيا.

من يطلب كتابة هذه الوثيقة هو الإدارة العليا (كقاعدة عامة، رئيس القسم، أو في حالات التفتيش، رئيس قسم المخزون، المدقق).

بدون مثل هذه الوثيقة، من المستحيل تقديم المسؤولية التأديبية.

قد تطلب منك الإدارة كتابة ملاحظة، إما كتابيًا أو شفهيًا. يحق للإدارة، عند الطلب، تحديد مواعيد نهائية للكتابة.

ما هي الوثيقة ل؟

تؤكد هذه الوثيقة كتابيًا الخطأ الذي تم ارتكابه، وبعد ذلك يحق لصاحب العمل تطبيق عقوبة تأديبية.

يمكن تقسيم نص المذكرة نفسها:

ماذا قد تكون العواقب بعد تقديم مذكرة توضيحية:

• تم إسقاط جميع المطالبات بسبب براءة الموظف؛
• تحذير شفهي؛
• إجراءات تأديبية.

قد تتضمن النقطة الأخيرة التوبيخ والتوبيخ وحتى الفصل من المنصب.

أسباب عدم الدقة والأخطاء

تجدر الإشارة إلى أن الأخطاء، كقاعدة عامة، يتم ارتكابها دون نية خبيثة، ويمكن أن تكون الأسباب أي موقف قائم. الأسباب الرئيسية تشمل:

• حالة من التوتر
• مرض طويل الأمد، أو المرحلة الأولى من المرض؛
• الوضع غير المستقر في المنزل، يمكن أن يكون إما مشاكل شخصية في العلاقات الأسرية أو حوادث طارئة (حريق، فيضان)؛
• استخدام الأدوية التي تؤثر على التنسيق.
• نقص الخبرة في هذا المنصب؛
• عدم الالتزام بقواعد السلامة.

من المهم جدًا الإشارة بوضوح إلى سبب الخطأ، لأن الخطأ لا يقع دائمًا على عاتق موظف واحد فقط. نعم و هناك احتمال كبير أن يكون الخطأ في العمل خطأ شخص آخر.

إذا كان الخطأ يقع بالكامل على عاتق الموظف، فيجب عليك في المذكرة التوضيحية عند وصف الموقف أن تصف بالتفصيل الأسباب التي أدت إلى الأخطاء وتشير إلى جوانبك الإيجابية. على سبيل المثال، إذا تأخر الموظف، ولم يتم ملاحظة ذلك من قبل، فعليك الانتباه إلى ذلك في النص.

لا ينبغي أن تقصر ملاحظتك على جملتين أو ثلاث جمل.، من الضروري وصف الوضع برمته، لكن تذكر أن هذه وثيقة، وهناك احتمال كبير أن تقع في يد القاضي.

الهدف هو وصف أفضل جوانبك، ووصف نفسك بأنك عامل جيد. لا يحق لأحد أن يخبر الموظف بما يجب أن يكتبه وما لا يجب أن يكتبه؛ فقط المحامي يمكنه تقديم المشورة المناسبة عند إعداد مذكرة توضيحية.

متى تحتاج إلى تقديم وثيقة لمديرك؟

يحق للإدارة طلب ملاحظات توضيحية عن أي مخالفات بسيطةعلى سبيل المثال، سبب عدم عمل الموظف بشكل نشط لفترة زمنية معينة، أو سبب تسجيل المحادثات الهاتفية الطويلة لأسباب أخرى غير أمور العمل. في بعض الأحيان يتم ذلك من أجل زيادة إنتاجية العمل في الإدارات، لأنه بمجرد كتابة مثل هذه المذكرة، لن ترغب في أن تقوم الإدارة بإبداء ملاحظة في المستقبل.

دعونا نفكر في الأخطاء الأساسية التي تتطلب شرحًا عند ارتكاب:

يتم كتابة مذكرة توضيحية إلى رئيس القسم، من أجل فهم أفضل لمن يجب الكتابة إليه، فمن المفيد دراسة التسلسل الهرمي الداخلي للتبعية في المؤسسة.

هام: لا يجب أن تكتب مباشرة إلى المدير العام إذا لم يكن متقدمًا في التسلسل الهرمي على الموظف الذي ارتكب المخالفة.

ملاحظة خطأ يمكن كتابتها بخط اليد أو طباعتها على جهاز كمبيوتر. ومن المهم التوقيع على الموظف الذي كتب المذكرة في النهاية. قد توضح المستندات الداخلية للمؤسسة بالضبط كيفية إنشاء مذكرة توضيحية بشكل صحيح، يدويًا أو كتابتها على جهاز كمبيوتر، ويمكن أيضًا توفير نموذج نموذجي خاص.

كثير من الناس يطلبون منك كتابة المذكرة بأكملها باليد، بحيث إذا رفضت كلامك في المستقبل، كان هناك تأكيد تم وضعه من قبل المذنب تمامًا.

إذا لم تكن هناك عينة فيجب تحرير المذكرة التوضيحية وفقاً للتعليمات التالية:

1. في "الرأس" مكتوب لمن يتم توجيه المذكرة، مع الإشارة إلى المنصب والاسم الكامل للشركة، المملوءة منه، مع الإشارة إلى المنصب والوحدة الهيكلية.
2. إذا كان لدى المؤسسة مجلة لتسجيل مثل هذه المستندات، فمن الضروري الإشارة إلى رقم المستند الصادر والتاريخ.
3. تتم كتابة "توضيحي" في منتصف الورقة، يليها نص على الخط الأحمر، والذي يجب أن يصف الموقف والأحداث التي تلته، والتي يطلب منهم تقديم تفسيرات لها.
4. في نهاية الوثيقة، تضع توقيعك الخاص وتعطي نسخة من الذي ملأ الملاحظة التوضيحية.

يعترف الموظف بالذنب

الاعتراف بالذنب في مذكرة توضيحية عليك أن تتوب تمامااعترف بأنك على استعداد لتحمل المسؤولية والمساهمة إن أمكن في حل الوضع الحالي. للتخفيف من الشعور بالذنب، يمكنك وصف جوانبك الإيجابية، والإشارة مرة أخرى إلى أن الخطأ كان خطأً لمرة واحدة وسيتم القيام بكل ما هو ضروري لضمان عدم تكراره مرة أخرى.

وإذا كان اللوم يقع على الآخرين في الوضع العام فلا بد من الإشارة إلى ذلك، وصف الموقف برمته نقطة بنقطة، وإضافة رأي حول كيفية تجنب كل هذا سيكون مفيدًا أيضًا عند تمرير الجملة. لكن لا ينبغي عليك تحويل المسؤولية إلى شخص آخر، لأنه كقاعدة عامة، تكون الملاحظات التوضيحية مطلوبة من جميع المشاركين في وقت واحد وسيكون الوضع قبيحًا إذا انجرف الموظف في الكذب.

الموظف لا يعتبر نفسه مذنباً

وفي هذه الحالة يجب عليك تقديم كافة الأدلة التي تجعل الموظف لا يعتبر نفسه مذنباً. من الضروري جذب شهود محتملين يمكنهم تأكيد ذلك ويمكنك حتى إرفاق بيانهم المكتوب.

هام: حتى لو لم يكن الموظف هو المسؤول عن الوضع الحالي، فيجب أن تحافظ الملاحظة على نبرة محترمة، ويجب ألا يكون النص عاطفيًا. من الضروري ملء مثل هذا المستند برأس "بارد" بعد أن وضعت خطة لنفسك أولاً.

ولا ينبغي إغفال ذلك عند كتابة مذكرة، يجب عليك الإشارة إلى جميع الأطراف المذنبة، واشرح خطوة بخطوة من أدت أفعاله إلى أي عواقب.

ولكن قد يتبع ذلك موقف أنه بعد فترة من الوقت سوف يأتي إلى مكان عمل جديد تم اكتشاف خطأ جسيم يحتاج إلى تصحيح. في هذه الحالة عليك التواصل مع الإدارة بنفسك، ويذكر في التقرير الشخص الذي ارتكب الخطأ وما هو الخطأ ومتى تم اكتشافه والإجراءات التي سيتخذها الموظف لتصحيحه. يمكنك أيضًا الإشارة إلى العواقب التي ستتحملها الشركة إذا لم يتم تصحيح هذه الأخطاء.

ماذا يحدث إذا لم يتم تقديم المذكرة في الوقت المحدد

عامل له الحق في عدم كتابة مذكرة توضيحيةإذا لم يعتبر نفسه مذنباً فلا يستطيع أحد أن يجبره. لا يمكنك إجباره، وإلا يمكن للموظف الذهاب إلى لجنة العمل أو المحكمة. إذا كان هناك رفض، فسيصدر صاحب العمل قرارًا بالرفض لإعداد مذكرة وإلقاء اللوم على الموظف.

بعد كتابة ملاحظة وتسجيلها في تدفق المستندات، يمكنك التأكد من أن الإدارة لم تعد تفسر الموقف بطريقتها الخاصة، وسيتم النظر في جميع وجهات النظر.

دعونا نلخص: إذا طلبت منك الإدارة كتابة مذكرة توضيحية، فمن الأفضل أن تفعل ذلك. الشيء الرئيسي في المذكرة هو وصف الموقف بنقطة، كل اللحظات التي يعتبر فيها الموظف نفسه مذنبًا، وأين لا يفعل ذلك. صف أفضل ميزاتك وأشر إلى أن الخطأ قد حدث مرة واحدة.

يحتوي هذا الفيديو على معلومات إضافية حول كيفية كتابة الملاحظات التوضيحية بشكل صحيح.

ولحل النزاعات والصراعات المتعلقة بها يتم استخدام أداة مثل مذكرة توضيحية من الموظف. هذه الورقة تسجل ما حدث، وتعطي الشركة فرصة لمعرفة الظروف من جانب الموظف، والموظف فرصة لتبرير نفسه.

وينظم القانون استخدام الملاحظات التوضيحية. على سبيل المثال، يحدد القانون الاتحادي رقم 90 (في المادة 57) وقانون العمل (في المواد 192-193) حقوق صاحب العمل وإجراءات طلب مذكرة توضيحية من الموظف إذا خالف قواعد العمل الشركة، أهمل واجباته أو الانضباط العملي. تعترف المادة 37 من دستور الاتحاد الروسي "بحق المواطن في نزاعات العمل الفردية والجماعية باستخدام طرق حلها المنصوص عليها في القانون الاتحادي"، وبالتالي فإن حق الموظف في البحث عن الحقيقة واستخدام الملاحظات التوضيحية للموظف في يتم تأسيس النزاعات من خلال وثائق الدولة الرئيسية.

نماذج الملاحظات التمهيدية: تنزيل العينات

لقد قمنا بإعداد عدة نماذج للملاحظات التوضيحية من الموظفين، والتي يمكنك تنزيلها أدناه.

عند إهمال الموظف لواجباته المحددة في عقد العمل، يجوز لصاحب العمل، بموجب القانون، أن يوقع عليه عقوبات تأديبية على المستويات التالية:

• التوبيخ اللفظي للمخالفات البسيطة.
• التوبيخ (شفهيًا أو ورقيًا - يعتمد على ظروف المخالفة وخطورتها).
• فصل الموظف وفقًا لقانون العمل واللوائح الأخرى في مجال علاقات العمل.

ومع ذلك، لا يمكن للمدير أن يستخدم هذه الأساليب للعقاب على الفور؛ يجب عليه أولا أن يأخذ مذكرة توضيحية من الموظف تحتوي على شرح للحادث، وأسباب هذا الفعل والظروف التي ارتكبت فيها انتهاك القواعد التأديبية. يجوز للموظف تقديم معلومات توضيحية كتابيًا أو شفهيًا.

عادةً ما يكون الرد الكتابي الإلزامي مطلوبًا في الحالات الأكثر تعقيدًا أو خطورة، عندما يكون من الضروري فهم مدى وجيهة الأسباب التي دفعت العامل إلى ارتكاب جريمة معينة. وتتطلب كل حالة من هذه الحالات تحليلاً دقيقًا ونهجًا فرديًا، لذا فإن طلب مذكرة توضيحية من الموظف يعد خطوة مبررة. يمكن لهذه الورقة أن تضفي الوضوح وتضيف تفاصيل إلى صورة الحادث، كما توضح لرؤسائك موقف الموظف واستعداده للتحليل والتفاوض.

بناء على طلب الإدارة، يلتزم الموظف بتقديم المذكرة في غضون يومين، وإلا، وفقا للقانون، يتم إعداد قانون خاص بشأن عدم تقديمه. ولا يمنع هذا الفعل من العقوبة المناسبة للجريمة.

• التأخر عن العمل: 4 طرق فعالة للتعامل معه و30 عذراً

متى يكون من الضروري للموظف تقديم تفسير؟

نظرًا لحقيقة أن الموظف، بعد توقيع عقد عمل مع المؤسسة، قد تولى مسؤوليات معينة (بما في ذلك الالتزام بالامتثال لانضباط العمل والمعايير التي تحددها القوانين المحلية)، يجب عليه أن يصف في مذكرة توضيحية الأسباب والأحداث التي دفعه إلى انتهاك. عادة ما تنقسم جميع الجرائم إلى عدة أنواع:

• الغياب المؤقت (أو طوال اليوم) عن المكتب دون تقديم المستندات التي تسمح بذلك (قد تكون هذه الوثيقة، على سبيل المثال، شهادة من مؤسسة طبية مرفقة بمذكرة توضيحية للموظف تؤكد مرض الموظف).
• رفض أداء المهام الوظيفية المقررة أو اتخاذ موقف غير مناسب تجاهها (على سبيل المثال، في موقف يعمل فيه الموظف ولكنه يفعل ذلك بشكل عشوائي، مما يؤدي إلى نتائج سلبية للشركة).
• التأخير (قد تكون الأسباب غير محترمة أو مرضية تمامًا، والتي يجب الإشارة إليها في المذكرة التوضيحية من الموظف).
• الأضرار التي لحقت بممتلكات الشركة نتيجة إهمال الموظف.
• أن تكون في العمل تحت تأثير المخدرات أو الكحول أو أي مواد سامة وما إلى ذلك، وهو تجاهل للالتزام بمعايير سلامة العمل.
• مهمة لم يتم إنجازها من قبل المدير وليست المسؤولية المباشرة للموظف.
• إخفاء أو تشويه المعلومات المقدمة للإدارة حول الأنشطة الحقيقية للشركة، مما يؤدي إلى تعطيل النشاط الاقتصادي للمؤسسة.
• الانحراف عن معايير السلامة البشرية المعتمدة في المنظمة.

في كل حالة، قد تكون هناك ظروف مخففة، لذلك من المهم للغاية تزويد المدير بمذكرة توضيحية من الموظف، وإذا أمكن، إرفاق المستندات الرسمية بها.

"لم آت إلى العمل لأنه لم يكن لدي أي إلهام": أهم الملاحظات التوضيحية السخيفة

اجتمع محررو مجلة "المدير التجاري". أطرف الموظفين التفسيريةوعرضها على شكل ملصقات. اطبعها وعلقها في مكتبك.

من له الحق في طلب تفسير من الموظف؟

تنص القوانين واللوائح الحالية للاتحاد الروسي في مجال علاقات العمل على أن طلب مذكرة توضيحية من الموظف هو حق صاحب العمل فقط، أي رئيس الشركة أو الشخص المعتمد رسميًا لأداء الوظائف من مدير.

يعد هذا المطلب جزءًا مهمًا من المسؤولية التأديبية في مقر صاحب العمل، والتي يجب أن تشمل جميع الموظفين.

تعتبر المذكرة التوضيحية من الموظف أداة جيدة لتوضيح ظروف الحادث وأسباب المخالفة. من خلال قراءة هذه الوثيقة، تتاح لصاحب العمل الفرصة لاتخاذ قرار متوازن ومعقول بشأن العقوبة المناسبة.

كيفية طلب مذكرة توضيحية من الموظف

أول شيء ننتقل إليه لفهم إجراءات حل أي مشكلة في علاقات العمل هو قانون العمل في الاتحاد الروسي. وفي المادة 193 نجد التعليمات التالية: "... يجب على صاحب العمل أن يطلب توضيحاً كتابياً من الموظف". وهذا كل ما قيل عن صيغة طلب مذكرة توضيحية من الموظف. أي أنه لا بد أن يكون موجودًا، ولكن هل هو شفهي أم كتابي غير معروف.

في أغلب الأحيان، في المواقف المتضاربة والصعبة، يقدم المدير طلبًا توضيحيًا مكتوبًا من الموظف. يتم ذلك بحيث أنه في حالة وجود رد فعل قاسٍ للغاية من أحد المرؤوسين أو حتى في دعوى قضائية، فمن الممكن توثيق أنه تم اتباع جميع الإجراءات الرسمية، وتم دراسة جميع الفروق الدقيقة، وتم اتخاذ القرار بشأن الإجراءات التأديبية دون أي الانحرافات عن نص القانون.

كما أن قانون العمل والقوانين ذات الصلة لا تحدد نموذجًا لطلب مذكرة توضيحية من الموظف، لذلك يبدو الأمر مختلفًا في الشركات المختلفة. في كثير من الأحيان يتم تحديد نوع الوثيقة نفسها من قبل ضابط شؤون الموظفين (على سبيل المثال، إشعار أو خطاب). من الأفضل اعتبار هذا مطلبًا، لأننا في بداية المادة 193 نتحدث عن "طلب" بيان توضيحي من الموظف. مثل هذه الحرفية ستساعد أيضًا في حالة المحاكمة الجادة، عندما قد تعتبر عملية التدقيق أن عدم الدقة خطأ.

الآن دعونا نوضح بعض المواعيد النهائية لإعداد المستندات واتخاذ القرارات.

أولاً، ينص الجزء 3 من نفس المادة على أنه يجب فرض العقوبة على سوء سلوك الموظف في موعد لا يتجاوز شهر بعد ملاحظة الانتهاك. يتم تحديد اللحظة التي تم فيها اكتشاف سوء السلوك ليس من خلال طلب مذكرة توضيحية من الموظف، ولكن من خلال قانون منفصل يجب إعداده في نفس اليوم.

الشرط هو نقطة البداية لموعد نهائي آخر: يجب تقديم بيان توضيحي مكتوب من الموظف إلى الشركة خلال يومي عمل بعد تقديم الطلب. هنا، تواجه المنظمات مهمة بيروقراطية أخرى: لا يكفي إعداد طلب وتقديمه؛ بل يحتاجون أيضًا إلى إثبات أنه تم تسليمه إلى الموظف. للقيام بذلك، قم بعمل حقول تحت المذكرة التوضيحية نفسها، أحدهما لتوقيع الموظف الذي يؤكد استلام الورقة، والثاني لتوقيع الشهود الذين يمكنهم تأكيد رفض المستلم استيفاء الشروط.

نظرًا لأن الأسئلة غالبًا ما تطرح حول متى تنتهي مهلة اليومين لتقديم مذكرة توضيحية من الموظف، فلنوضح هذه النقطة. على سبيل المثال، غاب أحد الموظفين عن العمل في 1 سبتمبر 2016 ولم يقدم شهادة طبية. وأكد شهود العيان وقوع المخالفة، وفي الوقت نفسه تم إعداد محضر ضبط المخالفة. في اليوم التالي، اليوم الثاني، تلقى المخالف طلبًا للحصول على تفسير من الموظف. ثم أمامه يومان لإعداد الجواب:

• 3 سبتمبر - اليوم الأول؛
• 4 سبتمبر - اليوم الثاني؛
• في 5 سبتمبر، يحق لصاحب العمل إعداد أوراق بشأن فشل الموظف في تقديم تفسير.

يرجى ملاحظة أنه إذا تم إرسال الطلب إلى الجاني يوم الجمعة، فلن يتم أخذ عطلات نهاية الأسبوع اللاحقة في الاعتبار - سيكون اليومان الأول والثاني لتقديم مذكرة توضيحية من الموظف يومي الاثنين والثلاثاء.

لتجنب الارتباك وعدم إرباك الموظف الذي يحاول حل الموقف بأمانة، ما عليك سوى الإشارة في الطلب إلى الموعد النهائي للموظف لتقديم تفسير. ومن الجدير أيضًا أن تحدد فورًا لمن يجب توجيه المذكرة التوضيحية ولمن يجب تسليمها عندما تكون جاهزة (نظرًا لأن المرسل إليه والمستلم الأول غالبًا ما يكونان أشخاصًا مختلفين، على سبيل المثال، المدير العام وضابط شؤون الموظفين) ).

لا داعي للخوف من مذكرة توضيحية من الموظف وتجنب كتابتها. على العكس من ذلك، إذا كان لدى الموظف أسباب مقنعة بما فيه الكفاية، وكان صاحب العمل مديرا كافيا وحكيما، فستصبح هذه الوثيقة جزءا من الدفاع عن الجاني. في هذه الحالة، لا تحتاج حتى إلى الانتظار حتى يطلب الموظف مذكرة توضيحية؛ يجب عليك الكتابة على الفور إلى الإدارة وإرفاق جميع الأدلة المتوفرة على براءتك. ليست المستندات التي تحتوي على عشرات الطوابع مناسبة فحسب، بل أيضًا نسخ من الأخبار التي تؤكد وقوع حادث كبير على الطريق الذي يصل به الموظف إلى المؤسسة في صباح ذلك اليوم. عندما تكون المشكلة عبارة عن صراع بين الموظفين، فإن التفسير عالي الجودة يمكن أن يؤثر على الإدارة لصالح جانب أو آخر.

• معاقبة الموظف كوسيلة للرقابة التأديبية

إذا رفض الموظف كتابة مذكرة توضيحية

يحق للموظف الرفض، لأن المذكرة التوضيحية هي تأكيد مباشر أو غير مباشر لذنبه في الوضع الحالي. ومع ذلك، فمن الأفضل في كثير من الأحيان تقديم الأوراق اللازمة لدرء التهديد بالعقوبات الأشد، مثل الفصل من العمل أو الغرامات الكبيرة.

عند تلقي المخالف طلب مذكرة توضيحية من الموظف، فإنه ملزم بالرد على مثل هذه الرسالة، حتى لو لم يكن ينوي إعداد المذكرة اللازمة للإدارة. يلتزم الموظف بإخطار صاحب العمل بقراره، ولكن من المهم أن نفهم أن رفض الموظف كتابة مذكرة توضيحية ليس جريمة أو انتهاكًا آخر لانضباط العمل.

باسم من تكتب المذكرة التوضيحية من الموظف وبأي شكل؟

الإجابات على هذه الأسئلة، أولا وقبل كل شيء، موجودة في اللوائح الداخلية للمنظمة. وعادة ما ينص على أن الموظف يتبع المدير العام والمشرف المباشر عليه. وهذا يحدد المرسل إليه المذكرة التوضيحية من الموظف - وفي هذه الحالة يجب كتابتها إلى المدير العام أو رئيس القسم.

قد تحدد وثائق الشركة الداخلية أيضًا خيارات تسلسل هرمي أخرى. لنفترض أن هناك مجموعة عمل تتكون من موظفين من أقسام مختلفة، فقد تشير اللوائح المحلية إلى أن أحد المديرين يصبح رئيسًا لهذه المجموعة المعينة. وفي هذه الحالة سيتم كتابة مذكرة توضيحية من الموظف باسمه. لكن لا يجوز المطالبة بذلك إلا في حالة تسجيل مخالفة تتعلق بأنشطة هذه المجموعة.

وبالتالي، ما لم تنص قواعد الشركة على خلاف ذلك، فلا يحق لأي شخص آخر غير المدير المباشر أن يطلب توضيحًا من الموظف الذي ليس مرؤوسه المباشر.

بالإضافة إلى الوثائق المحلية، يمكن إصدار هذا الحق من قبل المدير العام، وتفويض المسؤوليات بأمر من المؤسسة. وفي الحالات الصعبة يمكن تشكيل لجنة خاصة للتحقيق في الحادثة، ويتم تعيين رئيس لها يكون مخولا بجمع الإفادات التوضيحية من الموظفين واتخاذ القرارات.

لا ينص تشريع العمل على كيفية كتابة الملاحظات التوضيحية، ومع ذلك، يطلب متخصصو الموارد البشرية الحكيمون من الموظفين كتابة التفسيرات يدويًا. خلال نزاع خطير، يمكن أن يثبت هذا الظرف أن صاحب العمل لم يجبر الموظف على التوقيع على وثيقة مطبوعة جاهزة، ولكنه استخدم مذكرة توضيحية من الموظف كتبها له.

يجب أن يحتوي النص على الأقل على العناصر المكتوبة بخط اليد التالية: منصب الموظف، الاسم الكامل، التوقيع الشخصي.

ليس من الضروري أن تكتب فقط بسكتة دماغية، لأنه في الحالات القصوى، قد لا يتمكن الفحص الخطي من تحديد تأليف التوقيع بشكل لا لبس فيه. وبضع كلمات تزيد بالفعل من فرصة التوصل إلى نتيجة ملموسة من المتخصصين.

• نظام إدارة شؤون الموظفين الذي من شأنه زيادة مؤشرات الإيرادات

ملاحظة توضيحية من الموظف: تعبئة العينة

تم تجميع هذه الوثيقة وفقًا لعدة قواعد بسيطة. أولاً، يتم كتابة المذكرة التوضيحية بأسلوب العمل الرسمي. يبدأ النموذج برأس يشير إلى المرسل إليه (عادة المدير العام) ومؤلف المذكرة.

اكتب أدناه في منتصف الصفحة اسم المستند - "ملاحظة توضيحية". بعد ذلك يتم إعداد النص الرئيسي للمذكرة التوضيحية من الموظف والتي تحتوي على معلومات حول الحادث وأسبابه.

ويجب أن تتضمن المذكرة التوضيحية للموظف وصفاً تفصيلياً للظروف التي ارتكبت فيها المخالفة، وكذلك أسباب التقاعس إذا تبين أنها كانت قاتلة.

يجب أن تتضمن المذكرة ما يلي:

• تقييم الموظف لأفعاله وقراراته التي أدت إلى سوء السلوك أو تعطيل سير العمل أو عدم كفاية أداء مهام عمله.
• الحجج المناسبة في المذكرة التوضيحية للموظف.
• ما إذا كان الموظف يعترف بالذنب أو البراءة من الحادث.
• الظروف التي ارتكبت فيها المخالفة.
• موقف الموظف من نتائج تصرفاته أو تقاعسه مما أثر سلبا على المؤسسة.
• موقفه فيما يتعلق بحقيقة أن صاحب العمل ينوي محاسبته وفرض عقوبة تأديبية أو أخرى.

عنصر هيكلي آخر مسموح به في المذكرة التوضيحية هو الملاحق. يتم وضعها في قائمة بعد الجزء الرئيسي ويتم تقديمها مع المستند.

دعونا نلقي نظرة على بضعة عينات أخرى من المذكرة التوضيحية للموظف (وثائق للتحميل في ملحق المقال).

1) مذكرة توضيحية من الموظف للتغيب عن العمل.

2) مذكرة توضيحية من الموظف المرافق للإجازة المرضية بخصوص الإصابة.

3) مذكرة عن أسباب الإهمال في واجبات العمل.

• إبرام عقد العمل: كيفية إضفاء الطابع الرسمي على علاقات العمل مع الموظف

ملاحظات توضيحية مضحكة ولكنها حقيقية من العمال الذين يتأخرون دائمًا

• زحمة السير

هناك عدة أسباب لتأخري. أولاً، أتيت إلى المكتب بالسيارة، والطريق مكان خطير حيث تكون المخاطرة من أجل 10 دقائق عمل هي قمة الحماقة، لذلك لا أحاول الالتفاف حول ازدحام المرور.

ثانيا أنا غير مدخن على عكس أغلب العاملين في شركتنا. لذا بدلاً من خمس فترات استراحة للتدخين لمدة 10 دقائق، لدي 50 دقيقة من وقت العمل بينما يفعل الجميع ما يريدون. في هذا الوقت أنا أعمل!

الشيء الثالث الذي سأوضحه في هذه المذكرة التوضيحية من الموظف هو أنني موظف مسؤول وقد تقبلت حقيقة أنه يجب علي البقاء في المكتب مرتين على الأقل في الشهر حتى الساعة 11 ليلاً (حتى يُغلق المبنى) واعمل! يحدث هذا لأن محبي استراحة الدخان يراكمون 16 ساعة من ركل الهراء في الشهر، ونتيجة لذلك يفشلون في التعامل مع مسؤولياتهم المباشرة ويخذلون الآخرين.

في المجمل، من خلال توفير 16 ساعة من الخروج للتدخين والعمل ثماني ساعات يوميًا، فإنني أعمل 24 ساعة أكثر من بقية أعضاء فريقنا. وفي الوقت نفسه، يستغرق إجمالي تأخيراتي ساعتين كحد أقصى كل شهر.

إذا كانت الشركة لا ترى أن تأخري لا يزال يمثل استثمارًا فعالاً من حيث التكلفة في الموظف، فيمكنك فصلي وتعيين متخصص آخر أكثر دقة. أتمنى لك أن يدخن، وعلى الرغم من بدء يوم العمل في الوقت المناسب، يسرق يومين من العمل من المؤسسة.

• ملاحظة توضيحية من أحد الموظفين حول الموضوع: نظرة في حالة سكر

أقسم أنني لم أشرب.

• مذكرة توضيحية من الموظف الذي اطال في النوم

أعترف أنني وصلت اليوم متأخرا ست ساعات، لأنني عدت بالأمس متأخرا من تذوق النبيذ والفودكا في المصنع. حتى الساعة الثانية بعد الظهر، حاولت أن أتذكر مكان عملي، حتى أخبرتني والدتي.

أؤكد لك أن هذا لن يحدث مرة أخرى لأن عنوان عملي ورقم سيارة الأجرة مكتوبان الآن على ثلاجتي.

• مذكرة توضيحية من الموظف لأسباب عائلية

لقد تأخرت بالأمس عن العمل لأن طفلي كان بحاجة لقضاء حاجته قبل الذهاب إلى روضة الأطفال. نظرًا لأن وقت مغادرة المنزل والطريق إلى روضة الأطفال والعمل تم حسابه بدقة، فقد بقيت بالضبط لوقت تلك الحاجة بالذات. ويمكن تصنيف هذه الأسباب على أنها ظروف قاهرة، والتي لا يمكن بأي حال من الأحوال أن تتأثر برغبتي في الحضور في الوقت المحدد.

• مذكرة توضيحية للمبتدئين

لقد كنت أعمل في شركتك لمدة يومين فقط. اليوم هو يوم الاثنين، ولم تكن عطلة نهاية الأسبوع سهلة، لذلك استقلت المترو في الصباح إلى مكان عملي السابق. وفقط وجه المخرج أوضح أنني لست في المكان الذي يجب أن أكون فيه.

• سبب تافه

في يوم الجمعة، وصلت إلى مكان عملي متأخرًا خمس ساعات، لأنني كنت متأكدًا من أن اليوم هو السبت.

ماذا يجب أن يفعل صاحب العمل وكيف سيكتب الموظف مذكرة توضيحية؟

المذكرة التوضيحية من الموظف هي وثيقة تتطلب التسجيل (يجب عليك تسجيل رقم الورقة الواردة وتاريخ الاستلام).

لتجنب الإجراءات غير القانونية من قبل رؤسائه، يجب على الموظف تسجيل مذكرته في نسختين لدى السكرتير أو في مكتب المؤسسة من أجل الاحتفاظ بنسخة واحدة لنفسه.

في هذه الحالة، لن يتمكن أحد من الرجوع إلى المادة 193 من قانون العمل والادعاء بأن المذكرة التوضيحية للموظف لم يتم تقديمها إلى الإدارة في الوقت المحدد (في موعد لا يتجاوز يومين من لحظة تقديم الطلب).

بناءً على جميع المعلومات التي تم جمعها حول جريمة الموظف أو تقاعسه عن العمل، يتم اتخاذ إجراء تأديبي. يتم اتخاذ هذا القرار فقط من قبل صاحب العمل، أي المدير العام، ويضفي عليه طابعًا رسميًا كقرار.

يتم إعداد جميع المستندات المنفذة لقرار العقوبة على أساس هذا القرار الإداري.

• تأكيد أو نفي حقيقة الانتهاك؛
• وصف ظروف الحدث (التاريخ والوقت والمكان)، وأسبابه؛
• وصف الذنب: مقصود، بسبب الإهمال، وغيابه؛
• إحضار الشهود؛
• إبداء الرأي بشأن تقديمه إلى العدالة؛
• صف موقفك تجاه المزيد من العمل.

1. ارتفاع عبء العمل هو نتيجة لذروة عبء العمل ونقص الموظفين. الشرح جيد لأنه ينقل المسؤولية إلى صاحب العمل. مناسبة لوحدة صغيرة.

نموذج مذكرة توضيحية. كيف تكتب مذكرة توضيحية؟

مذكرة توضيحية عن خطأ في العمل

في هذه الحالة، هناك حاجة إلى وثائق تؤكد نية الموظف للقيام بكل شيء بشكل صحيح، وما منعه من القيام بذلك.

من غير المحتمل أن تكون هناك حاجة إلى المستندات الداعمة للتطبيقات.
ربما شهادة طبيب لمزيد من التعاطف. هنا تحتاج إلى إظهار البصيرة وتخزين الأوراق: حول التدهور المفاجئ في الصحة، حول تصرفات منظمات الطرف الثالث، حول الحالة الفنية للمعدات أو كفاية الدعم المادي.

مهم

حتى شهادة شهود العيان ستفي بالغرض. بعد تقديم مذكرة توضيحية، يكون لدى صاحب العمل 30 يومًا للنظر في العقوبة واتخاذ قرار بشأنها، المادة.

193 المعارف التقليدية. ميزات الملاحظات التوضيحية عندما يتعلق الأمر بقانون العمل، ينص على أن قرار تقديم أو عدم تقديم مذكرة توضيحية حول خطأ في العمل يتخذه الموظف بشكل مستقل.

الرجاء مساعدتي مع مذكرة توضيحية

ولكن هناك عدة شروط يجب توافرها عند الكتابة:

• في الجزء العلوي في الزاوية اليمنى تشير إلى من ستوجه المذكرة ومنه (مع الإشارة إلى الأسماء الكاملة والمناصب واسم الشركة).
• وفي وسط السطر: «توضيح».
• علاوة على ذلك، من الفقرة، يكون النص نفسه في شكل حر، مما يشير إلى الوقت الدقيق وتاريخ وظروف الحادث (في أول شخص).
• بعد نص المذكرة التوضيحية، يحق للموظف وضع مرفقات تجمع باختصار الحقائق التي تؤكد براءته.
• أدناه، بدءاً من الزاوية اليسرى: منصب الموظف، ثم التوقيع وكشف الدرجات.
• الأخير، في الزاوية اليسرى، هو التاريخ - اليوم الذي تم فيه إعداد المذكرة التوضيحية.

هام: عند شرح أسباب الحادثة، يستحسن أن يلتزم الموظف بأسلوب العمل الرسمي، دون استخدام الألفاظ النابية.

كيفية كتابة مذكرة توضيحية عن خطأ في العمل

إجراءات التقديم تتضمن إجراءات كتابة المذكرة التوضيحية وتقديمها للنظر فيها الخطوات التالية:

1. استلام الموظف لطلب تقديم إيضاحات حول مسألة معينة.
2. كتابة الشروحات الكتابية خلال يومين.
3. تقديم المذكرة التوضيحية إلى استقبال المدير أو مباشرة إلى اللجنة التي تقوم بالتحقيق.
4. النظر في جميع الحقائق الواردة في الوثيقة.
5. اتخاذ قرار بشأن العقوبة.

السلطات التي تمر من خلالها المذكرة الرسمية في العمل المكتبي للمنظمة عمليا لا تختلف عن تلك التي تمر من خلالها جميع المستندات المكتوبة من قبل الموظفين (الكشوفات والمذكرات والمذكرات).
القواعد العامة للتسجيل يتم إعداد المذكرات التوضيحية وفقًا لنفس قواعد العمل المكتبي مثل المستندات الأخرى.

نكتب تفسيرا صحيحا عن خطأ في العمل

هدف المؤلف هو وصف نفسه بوضوح بأنه مواطن ملتزم بالقانون، ومستعد لأداء العمل المنصوص عليه في عقد العمل.
ليس للمدير الحق في التأثير على المستند: إملاء النص، والمطالبة بإعادة كتابته، والإشارة إلى "هذا ليس السبب".
يتم تحديد محتوى المذكرة التوضيحية من قبل الموظف. نص المذكرة مقتضب.

قد تثير المعلومات غير الإلزامية أسئلة غير ضرورية من الإدارة.

النكات والعبارات العامية غير مناسبة. لهجة القصة محترمة.

إذا ذهبت الإجراءات إلى المحكمة، فإن سمعة الفقير لن تساعد في كسب القضية. يتم تقديم السرد بالترتيب الزمني بضمير المتكلم.

كيف تكتب مذكرة توضيحية عن خطأ في العمل؟

هام: هناك رأي مفاده أن الموظف الذي يكتب مذكرة "تفسيرية" يوافق بالفعل على أنه سيتم إلقاء اللوم عليه في المستقبل لما حدث.
أما إذا كتبت "موضحا" أو "موضحا" فسيجد أنه بريء. وهذا اعتقاد خاطئ، لذا لا ينبغي أن تبتكر أسماء جديدة للمذكرة التوضيحية، بل عليك أن تؤلف نصها بشكل صحيح. يعتمد نجاح المذكرة التوضيحية على دقة الالتزام بالقواعد التالية:

• يجب أن تشرح المعلومات الوضع بوضوح ودقة.
• يجب أن يكون أسلوب المذكرة عمليًا.

مرحبًا! سنتحدث اليوم عن ماهية المذكرة التوضيحية وكيفية كتابتها وسنقدم العديد من الأمثلة والعينات لجميع المناسبات: للعمل، لطفل في روضة الأطفال، المدرسة، الجامعة، إلخ.

أنواع المذكرات التفسيرية

رسالة تفسيرية - وثيقة توضح أسباب أي واقعة (التغيب عن العمل، التأخير، الإخلال بالواجبات الرسمية، وما إلى ذلك).

الأنواع الأكثر شيوعًا:

• شرح أي أحكام (التقارير، وما إلى ذلك)؛
• شرح الظروف.

تتم كتابة المذكرة التوضيحية بخط اليد، ويكون المرسل إليه هو الشخص الذي طلبها.ويمكن أيضًا كتابتها على جهاز الكمبيوتر، وفقًا للنموذج المقبول في مؤسسة معينة. الطريقة التي يجب بها تدوين الملاحظة غير ثابتة بأي شكل من الأشكال في التشريع، وبالتالي، يُسمح باستخدام كل من الخيارات المكتوبة بخط اليد والمكتوبة على الآلة الكاتبة.

كيفية كتابة مذكرة توضيحية

عليك أن تفهم أن هذا ليس تقريرًا أو بيانًا، لذا فهو يحتاج فقط إلى أن يعكس حقيقة ما حدث بالفعل.

القواعد بسيطة:

• لا ينبغي أن تكون هناك مفردات عامية، ويجب أن يكون نص المذكرة التوضيحية بأسلوب عمل رسمي؛
• يجب أن تكون المعلومات المقدمة موثوقة؛
• يُكتب دائمًا بالنيابة عن الموظف؛
• يحتوي على التوقيع وتاريخ الإصدار.

المذكرة التوضيحية مكتوبة بشكل حر. ولكن لمزيد من الكتابة الصحيحة، يجب عليك التعرف على العينات أدناه.

مذكرة توضيحية للعمل

عينة :

كما يتبين من العينة المقدمة، تم إعداد الوثيقة بشكل واضح حول القضية، مع الإشارة إلى سبب التأخير، ولا توجد معلومات غير ضرورية.

بعد الكتابة يتم تسليم المذكرة التوضيحية الخاصة بالتأخر عن العمل إلى المسؤول لاتخاذ القرار بشأن العامل المتأخر. وفي حالة اتخاذ قرار بتطبيق الإجراءات التأديبية، ترفق هذه المذكرة بالأمر التأديبي كدليل.

نموذج مذكرة توضيحية حول الغياب عن العمل

مثال:

بشكل عام، ووفقاً للقانون، يعتبر الغياب عن مكان العمل دون سبب وجيه لأكثر من 4 ساعات تغيباً، والذي قد يتبعه الفصل أو اتخاذ إجراءات تأديبية أخرى.

يمكن أن تكون أسباب هذا الغياب جدية وصحيحة، لذا فإن المذكرة التوضيحية في هذه الحالة ستساعد الموظف على تبرير نفسه للمدير.

قبل أن تبدأ في كتابة هذا النوع من المذكرة التوضيحية، عليك أن تحلل بعناية سبب غيابك.

مذكرة توضيحية عن خطأ في العمل

حتى الموظف الأكثر تحذلقًا وانتباهًا ليس محصنًا من الأخطاء في العمل. ولكن عندما يواجه المدير حقيقة حدوث مثل هذه الأخطاء، فغالبًا ما يريد توضيحًا لذلك.

سننظر في تنسيق هذه المذكرة التوضيحية أدناه.

بادئ ذي بدء، من المفيد أن نفهم أنه ينبغي وصف الوضع لفترة وجيزة، في نفس الوقت قدر الإمكان. من الضروري الإشارة إلى الأخطاء التي ارتكبت ولماذا ارتكبت وما هي العواقب المترتبة على ذلك.

التفاصيل الإلزامية للوثيقة:

• الاسم الأخير والأحرف الأولى والمسمى الوظيفي للمدير؛
• اسم الشركة؛
• عنوان؛
• شرح مباشر
• تاريخ؛
• إمضاء.

رئيسي: لا تحويل الوثيقة إلى مقال!

في النص، حدد سببًا وجيهًا لحدوث الأخطاء، لكن لا تلقي باللوم على الآخرين؛ فمن غير المرجح أن تحب الإدارة أن الموظف لا يريد الاعتراف بأوجه القصور في العمل الذي قام به بنفسه.

إذا اعترفت بالذنب، فتأكد من الإشارة إلى مدى أسفك وتوضيح أنك لن تسمح بحدوث ذلك في المستقبل.

عينة :

يتضح من المثال أن هذه المذكرة التوضيحية المقدمة إلى المدير تم إعدادها بكفاءة ودون تجاوزات.

نموذج مذكرة توضيحية حول الفشل في أداء الواجبات الرسمية

يتم تسجيل المسؤوليات الوظيفية لكل موظف في الوصف الوظيفي، ويحتفظ صاحب العمل بنسخة واحدة منه، والأخرى لدى الموظف.

يجب أن يكون كل موظف على دراية به، وهو ما يتم تأكيده من خلال التوقيع الشخصي، وعندها فقط يمكنهم المطالبة بتنفيذ التعليمات.

في مذكرة توضيحية، يحدد الموظف رؤيته للموقف، ويقرر المدير ما إذا كان سيقبل وجهة النظر هذه أو يتخذ قرارًا بشأن العقوبات.

مثال:

مثال على مذكرة توضيحية لرياض الأطفال

عادة ما يكتب الآباء مذكرة توضيحية موجهة إلى رئيس الروضة عندما يغيب الطفل عدة أيام لأسباب لا تتعلق بالمرض.

عينة :

مذكرة توضيحية لمعلم الصف

غالبًا ما يتعين على الآباء كتابة مثل هذه الملاحظات، نظرًا لأن المواقف التي يتغيب فيها الطالب عن الفصول الدراسية لأسباب وجيهة مختلفة ليست غير شائعة.

تعتبر المذكرة التوضيحية من أولياء الأمور (أو أولياء الأمور) بشأن الغياب عن الفصول الدراسية بمثابة دليل موثق على وجود سبب وجيه لغياب الطالب عن الفصول الدراسية.

مثال:

على هذا النحو، فإن تنسيق المذكرة ليس مهمًا بشكل خاص لمعلم الفصل؛ المهم هو أن يعلم الوالدان بغياب الطفل عن الفصول الدراسية في يوم معين.

مذكرة توضيحية لذهاب الطفل إلى المدرسة

يرفق من قبل معلمة الفصل تقرير الحضور الذي يتم إعداده كل شهر.

مذكرة توضيحية للمدرسة حول الغياب عن اجتماع أولياء الأمور

وكما يوضح المحامون، لا يحق لأحد أن يطلب مثل هذه المذكرة التوضيحية من أحد الوالدين. إن حضور اجتماع الوالدين أمر طوعي ولا تنظمه أي إجراءات قانونية.

مذكرة توضيحية للجامعة

الطلاب هم الأشخاص الذين يحبون النوم بضع ساعات إضافية، أو يتأخرون عن الفصول الدراسية بسبب ذلك، أو حتى لا يرغبون في الذهاب إلى المحاضرات على الإطلاق. ولكن هناك حالات تكون فيها أسباب الغياب صحيحة. الشيء الرئيسي هو نقل هذا بشكل صحيح إلى المعلمين والعميد.

عينة :

قد تكون العينات والأمثلة المذكورة أعلاه مطلوبة في مواقف الحياة المختلفة. لن تكون القدرة على إعداد مثل هذه الوثيقة بشكل صحيح زائدة عن الحاجة.

كما يتبين من الأمثلة، لا توجد اختلافات جدية بين أنواع مختلفة من الملاحظات.

ما يتطلبه القانون

وفقا للتشريع الحالي، يمكن لصاحب العمل فقط أن يطلب بيانا توضيحيا من الموظف. هذا إما المدير نفسه أو الشخص المفوض بأمر لفترة محددة.

بفضل المذكرة التوضيحية، يصبح من الممكن توضيح جميع الظروف التي ارتكبت بسببها الجريمة وما هو خطأ الموظف.

وفي الوقت نفسه، يجوز للموظف رفض كتابة مذكرة توضيحية. خاصة إذا أكدت إدانته بشكل مباشر أو غير مباشر. بعد كل شيء، لا أحد ملزم بالشهادة ضد نفسه، كما ينص القانون الجنائي للاتحاد الروسي.

لكن في بعض الأحيان يكون من الأفضل كتابتها على أي حال لتجنب الفصل من العمل أو غيرها من العقوبات الخطيرة.

إذا لم يقدم الموظف مذكرة توضيحية خلال يومين، أو لم يعلن رفضه كتابة مذكرة توضيحية، فسيتم اتخاذ الإجراء المناسب، ويتعرض الموظف لعقوبة تأديبية.

فترات التخزين الأرشيفية للملاحظات التوضيحية

يتم وضع الملاحظات التوضيحية في الملف الشخصي للموظف ويتم تخزينها معه لمدة 75 عامًا.

ماذا تريد أن تقول في الختام؟ بغض النظر عن مقدار الضغط الذي يمارسه المدير، قبل البدء في كتابة مذكرة، من المهم أن تهدأ، وفي جو هادئ، بعد تحليل كل الحقائق، قم بإعداد هذه الوثيقة.

تتيح كتابة مذكرة توضيحية للموظف التعبير عن رؤيته للموقف، ولا تسمح للإدارة بتفسير كل شيء حسب تقديرها الخاص وفرض عقوبة غير معقولة.

قد تكون هناك حاجة إلى مذكرة توضيحية في بعض المواقف. ستكون القدرة على صياغة الشرح بشكل صحيح مفيدة للجميع. ما هي السمات الأساسية التي يجب أن تكون موجودة في هذا النوع من المراسلات التجارية؟ كيف تكتب مذكرة توضيحية بشكل صحيح؟ ستجد أدناه إجابات لهذه الأسئلة، والقواعد الأساسية لإعداد مذكرة توضيحية، بالإضافة إلى أمثلة على الملاحظات التوضيحية للعمل والمدرسة.

كيف تكتب مذكرة توضيحية؟

المذكرة التوضيحية هي شكل خاص من وثائق الأعمال المستخدمة في الحالات التي يكون فيها التقييم الشامل للوضع الحالي ضروريا، والتي يتم من خلالها أخذ التوضيحات من المشاركين في الحادث. من المهم أن نفهم أن المذكرة التوضيحية ليست مثل التقرير أو البيان. أنت لا تعلن أي شيء، ولا تطلب من القيادة النظر في بعض المواقف المثيرة للجدل، ولا تستخلص استنتاجات، ولكن ببساطة تعكس ما حدث.

من أمثلة الحالات التي قد يُطلب منك فيها كتابة مذكرة توضيحية التأخر أو التغيب أو الفشل في إكمال مهمة أو انتهاك المواعيد النهائية وما إلى ذلك.

ومع ذلك، ليس الجميع يعرف كيفية كتابة هذه الوثيقة بشكل صحيح. لحل المشكلة يمكنك:

• قم بتعيين استعلام البحث "كيفية كتابة عينة توضيحية" وحاول تحديد الخيار المطلوب من النتائج؛
• أو ببساطة استخدم نصائحنا وأمثلتنا وتعلم كيفية كتابة ملاحظات توضيحية في مناسبات مختلفة.

وستكون القاعدة الأساسية هي أنه عند إعداد مذكرة توضيحية، يتم تطبيق القواعد القياسية للمراسلات التجارية:

• أسلوب العرض التجاري، وغياب الألفاظ النابية والمفردات العامية؛
• إيجاز العرض، وموثوقية المعلومات المقدمة؛
• الوثيقة مكتوبة بضمير المتكلم، والجمل مرتبة منطقيا، بالتتابع، حسب الترتيب الزمني؛
• وفي النهاية يجب إضافة التوقيع الشخصي وتاريخ الكتابة.

النموذج ونموذج الشرح - ما مدى ضرورتهما؟

لم تتم الموافقة رسميًا على النموذج التوضيحي، لذلك يتم كتابته عادةً بشكل حر. إذا كنت لا تعرف كيفية كتابة مذكرة توضيحية بشكل صحيح في العمل (أو في أي مكان آخر)، فقد تجد مثال الملاحظة التوضيحية المتاح على موقعنا مفيدًا.

ومع ذلك، من الضروري أيضًا مراعاة أن الأفعال المحلية للمنظمة قد تنشئ نموذج تفسير خاصًا بها. يحدث هذا نادرا، لكنه لا يحظره القانون، وإذا تم تثبيت هذا النموذج حيث تعمل، فسيتعين عليك استخدامه.

نموذج مذكرة توضيحية لرئيسك حول التأخر أو التغيب عن العمل

لقد قمنا بتفكيك القواعد، والآن سنخبرك على وجه التحديد بكيفية كتابة مذكرة توضيحية (عينة) لوظيفة ما. لنفترض أنك تأخرت كثيرًا أو لم تحضر للعمل على الإطلاق. كيف تكتب مذكرة توضيحية لرئيسك في هذه الحالة؟

لا تعرف حقوقك؟

1. في الزاوية اليمنى العليا، حدد اسم المدير أو المسؤول الآخر الذي تقدم له الشرح. على سبيل المثال: "إلى مدير شركة Romashka LLC، فاسيلي ليونيدوفيتش بولوشكين".
2. أدناه، تحت المرسل إليه، حدد اسمك ومنصبك: "من كبير المهندسين بيتر إيفانوفيتش سيدوروف".
3. تشير في الوسط إلى اسم المستند: "تفسيري".
4. الجزء الرئيسي من مذكرتك التوضيحية هو بيان حقائق محددة أدت إلى الموقف الذي يتطلب التوضيح. فيما يلي مثال على ملاحظة توضيحية: "01/09/2018 لم أذهب إلى العمل بسبب انفجار أنبوب إمداد الماء البارد في منزلي. وبعد الاتصال بخدمات الطوارئ، اتخذت التدابير اللازمة لوقف تدفق المياه وتقليل الأضرار. ولأسباب غير معروفة لي وصلت خدمة الطوارئ إلى الموقع بعد 4 ساعات فقط من المكالمة أي الساعة 12 ظهرا. قام طاقم الإصلاح بإغلاق إمدادات المياه وبدأوا أعمال الإصلاح الساعة 12:30 ظهرًا. نظرًا لحقيقة أن العاصفة كانت قوية، فقد استغرقت المدة الإجمالية للعمل 3.5 ساعة، أي أنها انتهت عند الساعة 16:00 فقط. كل هذا الوقت لم أستطع مغادرة الشقة لأنني أعيش وحدي، ولم يكن هناك أي شخص آخر لتزويد العمال بالوصول إلى الشقة. قام فريق الإصلاح بجمع المعدات ولم يغادر إلا الساعة 16:30. نظرًا لأن يوم العمل ينتهي الساعة 17:00، قررت عدم الذهاب إلى العمل في ذلك اليوم. لم أتمكن من الاتصال والإبلاغ عما حدث، لأنه بسبب تساقط الثلوج الأخيرة حدث انقطاع في خطوط الاتصال، والهاتف الأرضي لا يعمل، وليس لدي هاتف محمول. وأرفق طيه شهادة تؤكد وقوع الحادث وتم تنفيذ أعمال الإصلاح.
5. في نهاية المذكرة التوضيحية حول التأخر عن العمل، قم بتدوين تاريخ تقديم المستند وتوقيعك الشخصي: "01/09/2018، Sidorov P.I."

هذا ما تبدو عليه عينة المذكرة التوضيحية. بعد ذلك، يتم تقديمه للنظر فيه إلى المدير (المسؤول المعتمد)، حيث يقدم قراره بشأن الإجراءات الإضافية المتعلقة بالموظف. إذا قرر المدير تطبيق إجراءات تأديبية ضد الموظف، يتم إرفاق المذكرة التوضيحية المقدمة بالقضية كدليل.

الآن أنت تعرف كيفية كتابة مذكرة توضيحية في العمل، وسيساعدك مثال الملاحظة التوضيحية أعلاه، إذا لزم الأمر، في إنشاء هذا المستند بشكل صحيح.

كيفية كتابة مذكرة توضيحية للمدرسة (مثال)

لا تختلف المذكرة التوضيحية للمدرسة كثيرًا عن تلك التي ذكرناها أعلاه. والفرق الوحيد هو المرسل إليه، والذي يمكن أن يكون أحد المسؤولين التاليين:

• معلم الصف؛
• مخرج؛
• مدير المدرسة

كيف تكتب مذكرة توضيحية بشكل صحيح في هذه الحالة؟

في "الرأس" تكتب، على سبيل المثال: "إلى مدير صالة الألعاب الرياضية رقم 1، سيرجي سيرجيفيتش باتالوف". منهم: "من طالب الصف العاشر "أ" إيفانوف مكسيم أناتوليفيتش" أو "من غرام. إيفانوفا سفيتلانا إيغوريفنا" - في حالة كتابة المذكرة التوضيحية من قبل أحد والدي الطالب.

يحدد الجزء الرئيسي الظروف التي تتطلب التوضيح. هام: إذا تم تقديم بيان توضيحي من قبل أحد الوالدين، فيجب أن يحتوي الجزء الرئيسي على شرح مناسب.

فيما يلي عينة من رسالة توضيحية إلى المدرسة: "أنا سفيتلانا إيجوريفنا إيفانوفا، والدة طالب في الصف 10 "أ" إيفانوف مكسيم أناتوليفيتش، بخصوص غيابه عن الفصول الدراسية بتاريخ 01/09/2019، يمكنني شرح ما يلي: . عندما بدأ ابني يستعد للذهاب إلى المدرسة، شعر بتوعك، وأخبرني عنه. وبعد قياس درجة حرارته وجدت أنها مرتفعة. وفي هذا الصدد، كان علي أن أذهب إلى سيارة الإسعاف. الطبيب الذي وصل قدم المساعدة ونصح ابنه بالراحة. ولهذا السبب أصررت على تخطي الدروس. ولتأكيد كلامي أرفق لكم شهادة صادرة عن أحد مسعفي الإسعاف”.

كما ترون، لا توجد فروق عالمية بين نوعي الملاحظات التوضيحية. الشيء الرئيسي هو ألا تنسى أنه قبل أن تكتب ملاحظة توضيحية، عليك أولاً معرفة الاسم الذي تمت كتابته به. في حالة حدوث انتهاكات بسيطة للوائح المدرسة الداخلية، يتم التواصل بين أولياء الأمور والمدرسة عادة من خلال معلم الفصل.