دعونا نعطي تصنيفًا موسعًا ونشير إلى علامات اجتماعات المكتب. حسب النوع ، عادة ما يتم تقسيم اجتماعات العمل على النحو التالي:

• معلوماتية(إرشادي) - إحضار المعلومات والمعلومات وإصدار التعليمات والأوامر "من أعلى إلى أسفل" وفقًا لمخطط الإدارة إلى المنفذين ، ومراقبة تنفيذ التعليمات ؛
• التشغيل(غرف التحكم) - الحصول على معلومات "من الأسفل إلى الأعلى" من المرؤوسين ، حول الوضع ، ومراجعة التقارير ، وتحليل المشكلات الحالية وحلها ، وإصدار التعليمات ومراقبة تنفيذها ؛
• محزن(ظرفية) - تحليل جماعي جماعي للأوضاع ، وكذلك المواقف المعقدة ، والمشاكل التي تواجه الشركة وتطوير أفضل الحلول لهذه المشاكل.

عادة ، تظهر هذه الأنواع من الاجتماعات عند النظر في الموضوعات الفردية والقضايا المحددة على جدول أعمال واحد أو أكثر من الاجتماعات. الاجتماعات المركزة ممكنة أيضا ، وتركز بشكل كامل على نوع واحد أو آخر من القضايا قيد النظر.

يمكنك تحديد العديد من الميزات المميزة ، أو بالأحرى المتطلبات ، والتي تحدد معًا صورة اجتماعات المكتب:

• الاجتماع له تكوين واضح المعالميتم تنفيذها داخل شركة معينة (قسم ، مجموعة) أو بين عدة شركات ؛
• في الاجتماعات المحددة بالتأكيد هدفوالتركيز المواضيعي للمسائل قيد النظر جدول أعمال;
• هذه الأنشطة مختلفة انتظام(أسبوعيًا ، شهريًا ، إلخ) ، مع تحديد أيام وأوقات بدء الأحداث ؛
• اجتماعات الخدمة نسبيًا جدول أعمال مستدام، الموضوعات (الأقسام أو الأسئلة) التي يتم استنساخها من اجتماع إلى اجتماع ؛
• في الاجتماعات ، يتم تأسيسها واستقرارها ثم تغييرها قليلاً بمرور الوقت القيادة والأعضاء الأساسيين;
• لإصلاح التقدم والقرارات الصادرة عن الاجتماع ، يكون جدول الأعمال بروتوكول الاجتماعالتي تمت الموافقة عليها وإرسالها للتنفيذ ؛
• يتم وضع قرارات الاجتماعات المسجلة في المحاضر تحت السيطرة (هناك آلية التحكم في الاجتماعات).

إذا لم تُظهر اجتماعاتك هذه العلامات ، فربما تعقد اجتماعات أخرى. هنا عليك أن تقرر وتصلح رؤيتك في محاضر الاجتماعات أو في وثيقة أقصر ، على سبيل المثال ، مذكرة للمشاركين.

النواقص والأخطاء والخسائر في الاجتماعات

حتى في أفضل الشركات ، يمكنك العثور على عيوب وأخطاء وتكاليف تؤدي في النهاية إلى إضاعة الوقت وأعصاب لقاء المشاركين. نحتفظ بقائمة من عيوب الاجتماع النموذجية التي تضم الآن أكثر من 100 إدخال. لقد لاحظنا أنه يمكن تصنيف هذه الأخطاء وأوجه القصور في التسلسل التالي من العمليات التداولية:

• عيوب التحضير للاجتماعات(الاجتماعات غير مخططة ، قائمة المشاركين غير معروفة قبل الاجتماع ، جدول الأعمال محدد على الفور ، لا توجد لوائح ، غياب أو تأخر توزيع المواد ، حالات الغياب والتأخير ، المتحدثين غير المستعدين ، غرفة الاجتماعات غير المجهزة ، إلخ. ) ؛
• عيوب الاجتماعات(تجاوز وقت الاجتماعات ، والتشتت في محور المناقشة ، والانحرافات غير المعقولة عن جدول الأعمال ، وفقدان السيطرة على الاجتماع ، والقضايا التي تمت مناقشتها ليست ثابتة ، ولا يتم اتخاذ القرارات ، ولا يتم إصدار التعليمات ، فقط المحادثات تتم ، والمحاضر لا يتم الاحتفاظ بها أو يتم تحضير الدقائق من الذاكرة ، وما إلى ذلك) ؛
• عيوب مراقبة تنفيذ الاجتماع(لا يحدث شيء بعد الاجتماع ، ولا يتم التحكم في تنفيذ التعليمات ، ولا يتم تقييم انضباط الأداء ، ولا يتم الاحتفاظ بتاريخ حل المشكلات ، والموضوعات التي تمت مناقشتها بالفعل ، ولا يمكن العثور على مواد الاجتماع ، ولا توجد إحصاءات للاجتماع ، إلخ.).

المراحل الرئيسية للتحضير للاجتماعات وعقدها ومراقبتها

بناءً على مصادر الأخطاء والخسائر ، يمكنك تحديد المراحل الرئيسية لاجتماعات المكتب. يركز معظم المؤلفين ، بالنظر إلى اجتماعات المكتب ، على الإعداد لهذه الأحداث وعقدها ، بينما يتعاملون فقط مع قضايا مراقبة تنفيذ القرارات وعدم التأثير على المكونات المهمة الأخرى للاجتماعات الناجحة.

نقترح عقد اجتماعات مكتبية ، لإنشاء هيكلة أكثر وضوحًا وتفصيلاً. بناءً على تحليل الأخطاء النموذجية ، ومراجعة العديد من الوثائق - جداول أعمال محاضر الاجتماعات التي عقدت في مختلف المؤسسات والمنظمات ، ومع مراعاة المصادر الأدبية ، حددنا المراحل التالية من الاجتماعات:

المرحلة 1 - تنظيم الاجتماعات- تحديد دائرة المشاركين ، أهداف مواضيع الاجتماعات ، تشكيل خطة اجتماع للفترة (ربع ، سنة ، ...) ، تطوير قواعد الاجتماعات ؛

المرحلة رقم 2 - التحضير للاجتماعات- إرسال الإخطارات والتذكيرات والمواد لاجتماع محدد ، وتوضيح التوقيت وجدول الأعمال وقائمة المدعوين ، والتحقق من جاهزية المبنى ، وما إلى ذلك ؛

المرحلة 3 - الاجتماعات- مناقشة مواضيع وقضايا الاجتماع ، ووضع القرارات ، وإصدار التعليمات لفناني الأداء على جدول الأعمال ، وإعداد مشروع محضر الاجتماع.

المرحلة 4 - نهاية الاجتماعات- صنع القرار وتسجيل محضر الاجتماع ، بما في ذلك إعداد وتنسيق واعتماد وتوزيع المحاضر ؛

المرحلة رقم 5 - التحكم في الاجتماعات- مراقبة تنفيذ تعليمات الاجتماع ، وتحديد نتائج تنفيذ التعليمات ، وتقييم انضباط الأداء ، وإعداد الأسئلة للاجتماع المقبل ؛

المرحلة 6 - تحليل الاجتماع- التحليلات قواعد بيانات الاجتماع، وتاريخ إصدار ، والبحث عن السوابق في دقائق ، والحصول على إحصاءات الوقت والعمل ، وعرض مواد الاجتماعات ، وتقييم الجودة وتحسين الاجتماعات ؛

يعكس تسلسل الخطوات هذا بشكل أفضل الحقائق الموجودة في تنظيم الاجتماعات وتسييرها ، كما يوفر هيكلة واضحة ووصفًا شاملاً لعمليات اجتماعات المكتب على المستوى اللازم لتطوير الإجراءات وأتمتة إدارتها.

على فعالية وكفاءة الاجتماعات

الكفاءة هي نسبة النتيجة المفيدة وتكلفة تنفيذ عملية معينة. بالنسبة لاجتماع واحد ، يمكننا القول أنها فعالة إذا:

• تحقيق أهداف الاجتماع ؛
• تم النظر في جدول الأعمال بأكمله ؛
• المدة المقررة لا تتجاوز ؛
• يتم إبلاغ القرارات المعتمدة للمنفذين ؛
• فهم فناني الأداء وقبلوا كيفية تنفيذ القرارات.

نجاعة- الجانب الكمي للاجتماعات (كم عدد الساعات ، كم عدد الأسئلة ، كم عدد المشاركين ، ...) ، يمكن قياسها وتجميع البيانات لمزيد من التحليل.

نجاعة- لا يظهر الجانب النوعي للاجتماعات (الجاهزية ، وحسن التوقيت ، ومستوى وجودة القرارات المتخذة وتنفيذها) على الفور ، ولكن خلال فترة زمنية. لذلك ، يمكن أن تكون الاجتماعات فعالة من الخارج ، ولكنها في الأساس غير فعالة ، والعكس صحيح ، لكنها غير فعالة. يجب أن يبدأ ، بالطبع ، بالتخلص من الهدر وزيادة الكفاءة ، الأمر الذي سيؤدي تدريجياً إلى زيادة فعالية الاجتماعات.

بالنسبة للاجتماعات ، كمجموعة أدوات من ترسانة الإدارة ، يمكنك تحديد الشروط التالية للفعالية:

• يجب أن تكون الاجتماعات منظممن حيث الأهداف والموضوعات والمشاركين ، يجب التخطيط لها مسبقًا ؛
• يجب أن يكون لكل اجتماع مجموعة جدول الأعمال، وتحديد الغرض والموضوع والقضايا قيد النظر ؛
• في الاجتماع يجب أن يكون قائداوالسكرتير الذي يشكل البروتوكول والمشاركين المسؤولين عن بنود جدول الأعمال ؛
• يجب أن يكون جميع المشاركين أبلغت مسبقاحول التاريخ والوقت والمكان وجدول الأعمال ويتم تزويده بمواد الاجتماع ؛
• خلال الاجتماع يجب الاحتفاظ بالبروتوكولحيث ينبغي تسجيل القرارات والتعليمات المعتمدة على جدول الأعمال ؛
• في نهاية الاجتماع بروتوكوليجب الموافقة عليها والموافقة عليها و توجهجميع المشاركين وفناني الأداء ؛
• تنفيذ الأوامر يجب السيطرة عليها، يجب اكتشاف الانحرافات عن المواعيد النهائية في الوقت المناسب مع تقييم نظام الأداء ؛
• يجب تجميع محاضر الاجتماعات والمواد في قاعدة بيانات نظام إدارة الاجتماعاتلتحليل المواد ، والبحث عن السوابق في حل القضايا ، وما إلى ذلك ؛
• لتقليل إهدار الوقت ، ودعم المعلومات لمراحل الاجتماعات ، والتنفيذ المستقر وتحسين الاجتماعات ، فمن الضروري تسترشدذو صلة أنظمةواستخدام الأموال أتمتة إدارة الاجتماعات.

يتم تأكيد هذه الشروط من خلال نتائج استطلاع على الموقع http://am-meetingpoint.com/. على وجه الخصوص ، على السؤال ما الذي يمكن عمله لتحسين كفاءة الاجتماعات؟ "أجاب الزائرون (إجمالي الأصوات 53 ، الاختيار حتى 3 من أصل 6 قيم) على النحو التالي:

• تنظيم الاجتماعات بوضوح (42٪ ، 22 صوتًا)
• أتمتة إدارة الاجتماعات (36٪ ، 19 صوتًا)
• ضمان رقابة صارمة على القرارات (32٪ ، 17 صوتًا)
• تحسين انضباط الأداء (32٪ ، 17 صوتًا)
• - رفع مستوى قيادة الاجتماع (26٪ ، 14 صوتًا).
• إجراء تدريب (تدريب) للمدير والسكرتير والمشاركين في الاجتماع (25٪ ، 13 صوتًا)

في الوقت نفسه ، يجب الاعتراف بأن الشروط المذكورة أعلاه ضرورية ، لكنها بعيدة عن أن تكون كافية لعقد اجتماعات فعالة. بدون ما يسمى ثقافة الشركةيمكن أن تكون الاجتماعات بالفعل ، كما يقول الفولكلور الإداري ، "بديلاً جيدًا للعمل".

مكان الاجتماعات في نظام إدارة الشركة

اجتماعات الخدمة هي أحد العناصر المركزية في دائرة إدارة الشركة. الاجتماعات ، كمنصة للاجتماعات الشخصية ومناقشة قضايا الساعة ، كوسيلة لتفعيل القدرات ، وإزالة عدم المساواة المعلوماتية وتوحيد الموظفين ، هي جزء لا يتجزأ من الثقافة الإدارية ، على الرغم من وجود أجهزة الكمبيوتر والبريد الإلكتروني والهواتف ، والآن المؤتمرات عن بعد.

توفر الاجتماعات الجيدة الوقت للمديرين وتزيد من كفاءة الشركة من خلال العمل كأحزمة القيادة ومواد التشحيم لمختلف المحاور والعجلات التنظيمية للشركة. بدون اجتماعات فعالة معدة بعناية ، سيتم حتما إنفاق المزيد من وقت العمل في الاجتماعات العفوية للمديرين لحل جميع المشكلات نفسها (جزئيًا ، بفتور).

من يهتم بالاجتماعات الفعالة

بشكل عام ، يهتم كل فرد في المؤسسة بهذا ، وقبل كل شيء ، الإدارة:

• الإدارة العليا ، وكبار المديرين ، على سبيل المثال ، المدير العام ونوابه ؛
• الإدارة الوسطى ورؤساء الأقسام ورؤساء الأقسام ورؤساء الأقسام وورش العمل وما إلى ذلك ؛
• إدارة الخط ، القادة ، فرق المشروع ، مجموعات العمل ، إلخ.

يهتم هؤلاء القادة بتحقيق أهداف الشركة ، وهو ما يتم ، بما في ذلك من خلال الاجتماعات ، على مستويات إدارتهم.

الآن دعونا نطرح هذا السؤال بطريقة مختلفة. مع الفهم الكامل أن المتطلبات الأساسية جاهزة للتخلص الفوري من الأخطاء والخسائر في العمليات التداولية ، من هو في المؤسسة قادر حقًا على تنفيذ تدابير لتحسين فعالية الاجتماعات؟ الجواب واضح - فقط زعيم الاجتماع. لا يمكن لأي مبادرات من الأسفل ، من أجل التحسينات الخاصة والقضاء على أوجه القصور الفردية ، أن تعطي نتيجة منهجية إذا لم يكن القائد مهتمًا بذلك ولم يشارك.

إن القادة هم أصحاب المصلحة الرئيسيون في تحسين فعالية الاجتماعات ، وليس الأمناء والمساعدين والمشرفين والمتخصصين التقنيين ، الذين (مع كل الاحترام الواجب لهذه المهن) يفوضون أحيانًا مهمة تحسين عمليات الاجتماع. لن يستفيد الأمناء والمساعدين إلا إذا ساهموا بنشاط في جهود الرئيس للانتقال إلى تقنيات الاجتماعات الجديدة.

سيكون المشاركون العاديون ، المستوحون من مثال القائد ، داعمين نشطين لإدخال التقنيات الجديدة ، لأن نجاح هذه الأحداث ممكن فقط من خلال التعاون الودي من جميع الجهات الفاعلة ، وأيضًا لأن العديد من من المقرر أن يقودوا الاجتماعات بأنفسهم. من وجهة نظر عملية ، يرغب المشاركون أيضًا في توفير وقت عملهم ، والذي غالبًا ما يضيع في الاجتماعات ، مما يخلق حافزًا إضافيًا لدعم برامج تحسين الاجتماعات.

بنود جدول أعمال الاجتماع

بناءً على تحليل عدد كبير من جداول الأعمال المتاحة لنا ومحاضر الاجتماعات التي عقدت في أوقات مختلفة ، في مختلف الشركات والمؤسسات ، إذا استخلصنا من صيغ محددة ، فقد أثبتنا وجود مجموعة معينة (حوالي 20) من المشتركين. القضايا والمهام.

هذه المهام الإدارية ذات طبيعة بنية تحتية ، وهي ، بدرجة أو بأخرى ، من سمات معظم المؤسسات والشركات والمنظمات ، بغض النظر عن الملكية والتزام الصناعة. يتم توفير أجزاء من هذه القائمة أدناه ويمكن أن تكون بمثابة مصدر للأسئلة لجدول أعمال الاجتماعات:

• تحديد الأهداف والتخطيط والتحكم في العمل ،
• الترويج لمنتجات وخدمات الشركة ،
• توزيع المهام بين الموظفين ،
• تنسيق العمل داخل الشركة ،
• تفاعل الشركة مع البيئة الخارجية ،
• توفير مصدر واحد للحقيقة حول الوضع ،
• تبادل الخبرات والتدريب والتراكم واستخدام المعرفة ،
• قضايا تحفيز الموظفين والموظفين
• ………………………………

العلاقة بين التخطيط والاجتماعات

هناك وجهة نظر مفادها أنه في حالة وجود نظام تخطيط راسخ ، ليست هناك حاجة للاجتماعات ، فالجميع يعرف بالفعل من ومتى وما يجب القيام به. هو كذلك؟

هذا ليس صحيحا. أولاً ، في العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة (وليس فقط) لا يوجد نظام تخطيط على الإطلاق والإدارة في وضع التحكم اليدوي ، بما في ذلك من خلال الاجتماعات ، تستجيب على الفور للتغيرات في الموقف. ثانيًا ، هناك مشكلة حجم التخطيط ، عندما تتراجع دقة الأهداف المخططة وجدوىها مع زيادة فترة التخطيط ، الأمر الذي يتطلب تنقيحًا دوريًا للخطط ، الأمر الذي يتطلب اجتماعات. ثالثًا ، مستوى تفاصيل الخطط ، كقاعدة عامة ، لا يكفي للتواصل المباشر للمهام مع جميع فناني الأداء ؛ يتم تنفيذ هذا الصقل والتشكيل في الاجتماعات. من الضروري أيضًا مراعاة عوامل تقلب الموقف ، والتي غالبًا ما تقلب جميع الخطط رأسًا على عقب على الفور ، مما يتطلب مناقشة فورية للوضع في الاجتماع. أخيرًا ، هناك قضايا مراقبة تنفيذ الخطط وتفسير مؤشرات الأداء ، وهي ببساطة غير قابلة للحل خارج جمهور التداول بطريقة صحيحة.

لن يزداد قطاع إدارة المؤسسة إلا إذا تم تقديم عمليات التخطيط والتداول ذات الصلة في تفاعل على جميع مستوياتها.

إنها بسيطة: لكي تصبح اجتماعات العمل أداة فعالة لإدارة شركة (قسم ، مشروع) ، من الضروري إيجاد حل مترابط ومنهجي للمهام التالية:

أ) تحليل الاجتماعات وإزالة الأخطاء والخسائر الواضحة ؛

ب) تنظيم الاجتماعات.

ج) أتمتة الاجتماعات ؛

د) تدريب (تعليم) المشاركين في الاجتماع ،

هـ) تضمين الاجتماعات في تخطيط وإدارة الشركة ؛

ه) المراقبة المستمرة وتحسين الاجتماعات.

إن أهم مهمة للمدير في أزمة هي إدارة التغيير الفعالة: بدء عملية التحول وتنفيذها وإتمامها. من أجل إيجاد حلول للمشكلات بنجاح ، يحتاج المدير إلى أن يكون قادرًا على عقد الاجتماعات بكفاءة ، والحفاظ على مستوى عالٍ من المشاركة الشخصية لكل مشارك.

حتى في حالة الأسواق "الهابطة" وانخفاض القوة الشرائية للسكان ، كانت العديد من الشركات المحلية قادرة على تقديم منتجات وخدمات جديدة للمستهلكين - نظائر أرخص من النماذج الغربية التي ليست أدنى منهم من حيث الجودة. لم يسمح ذلك بالحفاظ على حجم المبيعات فحسب ، بل سمح أيضًا بزيادة الأرباح وحتى خلق وظائف جديدة.

كيف كان من الممكن القيام بذلك؟ من أجل البقاء والنمو خلال الأزمة ، كانت هذه الشركات قادرة على إجراء إعادة تنظيم كبرى ، والتغلب على المقاومة الحتمية للعمال. لإيجاد طرق فعالة للتخلص من الصعوبات ، يجب على القائد استخدام الإمكانات الإبداعية لفريق الإدارة والفريق بأكمله ، وبدء التغييرات ، واقتراح تحسينات على العمليات التجارية ، وتنفيذ التغييرات التنظيمية.

تعتبر الاجتماعات (اجتماعات التخطيط ، والاجتماعات الصيفية ، والاجتماعات التي تستغرق خمس دقائق) أداة إدارية مهمة: في العديد من الشركات ، يستحوذ حضورها على نصيب الأسد من وقت كبار المديرين. في الوقت نفسه ، لا يشارك المديرون في الاجتماعات فحسب ، بل ينظمونها أيضًا بأنفسهم.

إذا لم يتم التخطيط للاجتماع مسبقًا ، فغالبًا ما يكون مضيعة للوقت بالنسبة للمشاركين. الاجتماعات التي لا نهاية لها ، والأهم من ذلك ، أن الاجتماعات غير المجدية هي علامة مميزة لثقافة الشركة "البيروقراطية". في مؤسسة بهذه الثقافة ، غالبًا ما يرفض الموظفون ذوو الاحتراف العالي والقادرون على قيادة الناس أن يصبحوا قادة. وفي الوقت نفسه ، فإن الدافع المهم للغاية لعدم الرغبة في أن يتم تضمينهم في احتياطي الموظفين للتقدم الوظيفي هو عدم الرغبة في إضاعة الوقت في مثل هذه "الاجتماعات".

فعالالاجتماع هو عمل جماعي يقوم خلاله القائد بما يلي:

• يتلقى المعلومات اللازمة من المشاركين ؛
• يحدد الأهداف والغايات للمرؤوسين (يعطي التعيينات) ؛
• إبلاغ الموظفين بالقرارات المتخذة ؛
• ينظم اتخاذ القرار الجماعي.

لكي يكون الاجتماع فعالاً ، من الضروري:

• تحديد الهدف / صياغة النتيجة التي تريد الحصول عليها ؛
• تحديد الموظفين الذين يجب عليهم حضور الاجتماع ؛
• إبلاغ المشاركين في الاجتماع بجدول الأعمال في الوقت المناسب ؛
• تحديد ما يجب على المشاركين تحضيره للاجتماع ؛
• وضع المعايير التي سيتم من خلالها تقييم الحلول المقترحة.

يؤدي غياب مرحلة التحضير إلى حقيقة أن:

• يحضر الموظفون الذين لا يفهمون المشكلة / ليس لديهم المعلومات اللازمة إلى الاجتماع ؛
• يزيد بشكل كبير من وقت المناقشة ؛
• تتم مناقشة القرارات "العفوية" - تلك التي تتبادر إلى الذهن أولاً ؛
• لم يتم العثور على حل للمشكلة ؛
• لم يتم تنفيذ القرار المتخذ ؛
• يتم اتخاذ القرارات غير الفعالة من وجهة نظر العمل ؛
• لا يتم تضمين المشاركين في العمل المشترك.

أثناء الأزمات ، من المرجح أن يواجه المديرون مواقف غير متوقعة ومشكلات تجارية معقدة. لإيجاد حلول عملية في مثل هذه الحالات ، تكون اجتماعات "المشاكل" فعالة.

اجتماع المشكلة هو شكل من أشكال العمل الجماعي الذي يساعد:

• إيجاد طرق للتغلب على الصعوبات / حل المشكلات المعقدة (الإنتاج ، التقنية ، المالية ، إلخ) ؛
• النظر في آفاق تطوير المنظمة ؛
• مناقشة المشاريع المبتكرة ، إلخ.

يجب أن تكون نتيجة عمل المجموعة هي اتخاذ قرار جماعي. يجب أن تتضمن ميزات اجتماع المشكلة ما يلي:

1) عدم وجود خوارزميات جاهزة لحل المشكلات ؛
2) المشاركة النشطة لجميع المشاركين في عملية التغيير ؛
3) كقاعدة ، حدود زمنية صارمة.

لزيادة مستوى مشاركة المشاركين في عملية المناقشة والبحث عن الخيارات واتخاذ القرار ، يمكن للقائد:

• تحديد الأدوار المطلوبة 1 في الفريق واختيار المشاركين الذين يمكنهم القيام بها ؛
• تغيير أشكال العمل بمرونة (مناقشات جماعية ، يعبر المشاركون عن رأيهم في القضية قيد المناقشة ، العمل في مجموعات صغيرة) ؛
• توضيح مواقف المشاركين في المناقشة ، وإصلاح الاستنتاجات ، و "تصور" عملية المناقشة (استخدم الرسوم البيانية ، والرسوم البيانية ، والرسوم البيانية ، وما إلى ذلك) ، ولخص نتائج المناقشة ؛
• لدمج المشاركين في مجموعات صغيرة بحيث تقوم كل مجموعة بوضع إحدى نقاط خطة الاجتماع وتقديم نتائجها ؛
• قدم عنصر المنافسة: قم بدعوة العديد من المجموعات الصغيرة لتطوير حلول / سيناريوهات بديلة ، ثم مناقشتها معًا ، إلخ.

في خطة قم بصياغة موضوع الاجتماع ، وإجراء تحليل موجز للموقف ، ووصف جوهر المشكلة. حدد الغرض الدقيق للاجتماع. صياغة النتيجة المتوقعة ومعايير اتخاذ القرار. قم بعمل قائمة بالمشاركين في الاجتماع. تحديد مكان وزمان عقده ، وتنسيق الوقت مع المشاركين. ضع قواعد الاجتماع (جدول الأعمال والإطار الزمني). أبلغ المشاركين في الوقت المناسب بالاجتماع (عند إعداد خطاب المعلومات ، يجب إيلاء اهتمام خاص لوصف المهام الفردية للمشاركين). أثناء تحتجزيجب على قائد الاجتماع: التزم بجدول الأعمال. استمع إلى كل مشارك - وفقًا للوائح. تنظيم عملية المناقشة. مراقبة الامتثال للوائح. ناقش كل خيار من الخيارات. اتخاذ قرار نهائي (صياغة النسخة النهائية). امنح كل مشارك مهمة وحدد موعدًا نهائيًا لمراقبة تنفيذها.

يعد تنظيم عمل مجموعة من المرؤوسين أثناء اجتماع إشكالي مهمة إبداعية ولكنها صعبة إلى حد ما. أخطاء المبتدئ الشائعة:

• الانخراط المفرط في عمل المجموعة (القائد مغرم بعملية المناقشة والبحث عن أفكار جديدة ، وينسى الحاجة إلى إدارة العملية) ؛
• قلة التحضير
• الالتزام غير المرن بالخطة المخطط لها مسبقًا (لم يتم تعديل عملية المناقشة لتأخذ في الاعتبار البيانات الجديدة والأفكار الجديدة وما إلى ذلك) ؛
• التنوع غير الكافي في اختيار المشاركين في الاجتماع ؛
• فقدان السيطرة (على الحالة العاطفية للمشاركين في الاجتماع ، بمرور الوقت ، وعملية المناقشة ، وما إلى ذلك).

لإجراء اجتماعات مشكلة بشكل فعال ، يحتاج القائد إلى تطوير الكفاءات والمهارات التالية:

• القدرة على تسجيل وتصور مادة المناقشات الجماعية في شكل رسوم بيانية تعكس جوهر المشكلة قيد المناقشة ؛
• القدرة على تسهيل عملية المناقشة باستخدام طرق الاستماع النشط ؛
• القدرة على تلخيص المناقشة وتلخيصها ؛
• القدرة على طرح أسئلة بناءة تساعد المجموعة على إيجاد حل ؛
• مهارات العرض.
• القدرة على إدارة حالتك العاطفية ؛
• القدرة على فهم الحالة العاطفية للآخرين.
• القدرة على كسب ثقة الموظفين ؛
• القدرة على إقناع الآخرين بالحاجة إلى التغيير ؛
• القدرة على التأثير على المشاركين في المناقشة ؛
• القدرة على دعم الموظفين - إلهام ، إلهام ، تحفيز ، إلخ.

هناك عدد من المعايير التي على أساسها يعتبر الاجتماع ناجحًا:

• شارك المشاركون بنشاط في مناقشة المجموعة ؛
• كان كل شخص قادرًا على إبداء رأيه ، واستمع إلى أفكاره واقتراحاته من قبل الباقين ؛
• لخص القائد الآراء والاقتراحات القيمة لجميع المشاركين في الاجتماع ؛
• وجدت طريقة لحل المشكلة ؛
• تم وضع خطة لمزيد من العمل ؛
• تمت الموافقة على نتيجة العمل الجماعي من قبل الإدارة العليا أو المساهمين أو موظفي الشركة.

يجب نقل القرارات التي يتم اتخاذها خلال اجتماع المشكلة إلى كبار المديرين والموظفين الآخرين.

يجب أن نتذكر أن أهم شرط لنجاح العمل الجماعي هو ثقة الناس في القائد ، والتي لا يمكن اكتسابها إلا من خلال الاحتراف والشخصية الأخلاقية العالية.
__________________
1 آر إم بيلبين (ريمون ميريديث بيلبين) - متخصص في مجال تقييم وتطوير فرق الإدارة ، يحدد وظيفة"كنموذج مفيد لسلوك الفريق". حدد المؤلف تسعة أدوار نموذجية:

دور	الخصائص الإيجابية	وظائف في فريق	نقاط الضعف المحتملة
منشئ الفكرة	الإبداع والخيال والمرونة والتفكير النقدي	يحل المشاكل الصعبة	الانغلاق الذهني ، الهوس بأفكار المرء
الباحث	الانبساط والحماس والتواصل الاجتماعي	يرى الفرص ويطور الاتصالات	مفرط في التفاؤل ، يفقد الاهتمام عندما يتلاشى الحماس الأولي
منسق	الحسم ، النشاط ، التركيز على النتيجة النهائية ، المهارات التنظيمية	يحفز الفريق ويوزع المهام ويحدد الأولويات ويضع الأهداف	غالبًا ما يُنظر إليه على أنه تلاعب
المنشئ	الطاقة ، القدرة على العطاء الذاتي تمامًا	التحدي ، التحدي ، التحدي	عرضة للاستفزاز وإيذاء مشاعر الآخرين
خبير	الحكمة والحصافة والفطنة	بتقييم الفرص وتقييم الوضع	عدم الحزم وعدم القدرة على إلهام الآخرين
دبلوماسي	مؤانسة وحسن نية ولطف في القرارات والبيانات	يحافظ على جو إيجابي في الفريق ، ويمنع النزاعات	التردد في المواقف الصعبة
المنفذ	الاجتهاد والتنظيم والحماس والقدرة على إنهاء الأمور	يترجم الأفكار إلى واقع ، ويراقب توقيت وجودة العمل	عدم المرونة؛ بطيئة في الاستجابة للفرص الجديدة
المنفذ	المحافظة والالتزام والأداء	ينهي الأمور	عرضة للقلق ، ويحجم عن تفويض السلطة
متخصص	العزيمة والتفاني	يوفر المعرفة والمهارات بشأن قضايا محددة	المختصة فقط في منطقة ضيقة ، والتركيز بشكل مفرط على الجانب التقني من المسألة

2 تسهيل(إنجليزي) يسهل- التسهيل والمساعدة والترويج) - ساعد المجموعة على تحقيق أهدافها ، وإكمال مهمة معينة ، وحل مشكلة أو التوصل إلى اتفاق ، وما إلى ذلك. يتمثل جوهر عمل الميسر في زيادة كفاءة المجموعة من خلال:

• المشاركة في عملية مناقشة جميع المشاركين ، وتعزيز اهتماماتهم ، وإطلاق العنان للإمكانات ؛
• مساعدة المشاركين على فهم وقبول وجهات النظر المختلفة ؛
• تطوير التعاون؛

نتيجة للاجتماع أو الاجتماع أو الاجتماع ، يتم دائمًا وضع بروتوكول وفقًا للنموذج المناسب. يمكن العثور أدناه على ميزات الملء ومثال جاهز للمستند.

يمكن تنزيل نموذج في نهاية المقالة.

أثناء الاجتماع ، يتم دائمًا وضع بروتوكول ، وتقرر الإدارة بنفسها النموذج الأفضل للاستخدام. يؤدي هذا المستند عدة وظائف في وقت واحد:

1. يسجل معلومات عن كل الحاضرين والمتحدثين.
2. يحتوي على جميع القرارات الرئيسية التي اتخذت خلال هذا الاجتماع.
3. إنه يعكس الحالة الفعلية لعملية التفاوض ، ويصلح الاتفاقات الرئيسية في هذه المرحلة.

وبالتالي ، فإن المهمة الرئيسية للوثيقة هي تسجيل حقيقة الاجتماع وجميع القرارات التي اتخذت نتيجة لذلك.

ملاحظة. لا يتم تسجيل جميع الاجتماعات ، لذلك يحق لإدارة الشركة أن تقرر بشكل مستقل في هذه الحالة إعداد وثيقة إبلاغ ، إذا لم يتم ذلك. عادة ، يتم استخدام المحاضر في تلك الاجتماعات التي تناقش القضايا التي تؤثر بشكل مباشر على التطوير المستقبلي للمنظمة.

لم يطور التشريع أي متطلبات لمحتوى الوثيقة ، والأكثر من ذلك أنه لا يوجد نموذج واحد. لذلك ، يمكن لكل شركة استخدام شكلها الخاص. بما في ذلك ، يمكنك استخدام أشكال مختلفة لحالات محددة (على سبيل المثال ، اجتماع قسم أو اجتماع غير عادي أو اجتماع مشترك مع ممثلي الطرف المقابل).

يحتوي المستند عادةً على المعلومات التالية:

1. الاسم الكامل للشركة ورقم البروتوكول وتاريخ تجميعه. يمكن تنفيذ الترقيم من خلال - مع بداية العد التنازلي من كل سنة تقويمية.
2. تكوين الحاضرين:

• رئيس الهيئة؛
• سكرتير تنفيذي يحدد الإدخالات في المحضر ؛
• بقية الحاضرين - عادة ما يتم وضع القائمة في نهاية المستند.

1. جدول الأعمال - أي قائمة القضايا التي سيتم مناقشتها. يتم تجميعها مسبقًا وإبلاغها لجميع الحاضرين (عادةً ما يتم إصدار إعلانات خاصة قبل أيام قليلة من الاجتماعات).
2. قائمة المتحدثين (الاسم ، المنصب ، موضوع الخطاب ، القضايا المثارة).
3. القرارات التي تم اتخاذها نتيجة الاجتماع.
4. توقيعات رئيس مجلس الإدارة والسكرتير ، ونسخ التوقيعات (اللقب والأحرف الأولى).
5. إذا تم إرفاق مستندات إضافية بالبروتوكول ، بالإضافة إلى مواد التسجيلات الصوتية وتصوير الصور والفيديو ، فيجب أن تنعكس هذه الحقيقة في المستند. في النهاية ، تكتب كلمة "ملاحق" وأسماء الوثائق والمواد الأخرى ، وعددها ونوعها (أصل أو نسخة) ، بالإضافة إلى عدد الصفحات المدرجة.

نموذج وعينة 2020

في أبسط الحالات ، يبدو الشكل هكذا.

وكمثال يمكنك اختيار هذا النموذج:

ملاحظة. في قسم "تم الحل" ، الذي يصف القرار ، غالبًا ما يتم تقديم نتائج إجراء التصويت ، إذا تم عقده في الاجتماع. يتم تسجيل النتائج من خلال جمع بسيط للأصوات "لصالح" و "ضد" والممتنعين عن التصويت.

أصناف قصيرة وكاملة

يمكن عقد اجتماعات مختلفة داخل نفس المنظمة. تعتمد أهمية الاجتماع على القضايا التي يتناولها. كما أنهم يحددون اختيار عينة أو أخرى ، والتي بموجبها سيتم وضع البروتوكول. بشكل عام ، هناك نوعان من المستندات:

مقتطف من البروتوكول

إذا كان من الضروري الحصول على بعض المعلومات من البروتوكول ، يتم إعداد مقتطف. هذه الوثيقة هي نسخة طبق الأصل من جزء من البروتوكول. يجب أن يسجل المستخرج تاريخ إعداد المستند الأساسي ورقمه واسم الشركة. يتم التصديق على دقة النسخة بالتوقيع الشخصي لسكرتير الاجتماع و / أو رئيس الاجتماع.

ميزات إجراء

في حالة الإبلاغ عن الاجتماعات في نهاية العام ، يتم عادةً اختيار الأشكال الموسعة للوثيقة. إذا كنا نتحدث عن اجتماع لوحدة هيكلية منفصلة ، فإن المديرين ، كقاعدة عامة ، يختارون أبسط قالب.

ميزات تسجيل الحقائق وتخزين البروتوكول هي كما يلي:

1. يتم اعتماد عينة من محضر الاجتماع من قبل إدارة الشركة أو وحدة هيكلية محددة في المنظمة.
2. أجريت مباشرة في وقت الاجتماع. يتم تعيين موظف خاص مسؤول عن تنفيذ المستند. في معظم الحالات ، يكون هذا هو السكرتير الذي يعمل أيضًا كسكرتير للاجتماعات.
3. من أجل تجنب عدم الدقة ، والتفسير غير الصحيح لعبارات المتحدثين ، يتم إجراء تسجيل إضافي لجميع الأحداث التي تحدث أثناء الاجتماع. استخدام وسائل تسجيل الصوت والفيديو. بعد ذلك ، إذا لزم الأمر ، يتم تقديم نصوص الخطب في ملحق البروتوكول - اقتباسات دقيقة لما قاله الموظفون والأشخاص المدعوون الآخرون.
4. يتم تجميع عدد النسخ الأصلية حسب الحالة. كقاعدة عامة ، يكفي أصل واحد. ومع ذلك ، في حالة الاجتماع بمشاركة شريك (ممثلين عن شركة أخرى) ، يصبح من الضروري إعداد نسختين أصليتين. عادة ما تعقد مثل هذه الاجتماعات في مراحل مختلفة من المفاوضات التجارية.
5. بالنسبة لنسخ المستند ، يمكنك عمل أي عدد منها. تنشأ مثل هذه الحاجة عند عقد الاجتماعات ، التي تكون قراراتها ملزمة لجميع إدارات المنظمة. ثم يتم إرسال النسخ إلى جميع الأقسام الهيكلية. كقاعدة عامة ، يتم اعتمادهم بواسطة الختم الأصلي والتوقيع بخط اليد على الرأس.

لتجنب الأخطاء المحتملة ، يتم استخدام أدوات تسجيل الصوت والفيديو لإعادة إنتاج خطاب كل موظف أو شخص مدعو بشكل دقيق لاحقًا.

تنزيل نماذج النماذج:

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

• جدول المحتويات
• مقدمة
• الفصل 1.دور وأهمية د شجرة التنوب س الاجتماعات العاشر
• 1.1 دور اجتماعات العمل
• 1.2 تصنيف اجتماعات العمل
• 1.3 مزايا وعيوب الاجتماع
• الفصل 2. تنظيم اجتماعات العمل
• 2.1 القواعد الأساسية لعقد اجتماع عمل
• 2.2 نصائح عملية وتوصيات
• الفصل 3
• استنتاج
• قائمة المؤلفات

مقدمة

بالإضافة إلى محادثات الأعمال والمفاوضات التجارية ، فإن اجتماعات العمل منتشرة على نطاق واسع في ممارسة الأعمال التجارية ، وهي وسيلة للمناقشة الجماعية المفتوحة لبعض القضايا. أشكال مثل هذه المناقشة متنوعة للغاية. هذه هي المؤتمرات والمؤتمرات والندوات والاجتماعات والجلسات والندوات. عادة ما تكون القرارات المتخذة في هذه الأحداث أكثر فعالية من تلك التي تتخذها دائرة ضيقة من المديرين. يتمثل جوهر اجتماع العمل في توفير مناقشة مجانية وتطوير حل مشترك يعتمد على مراعاة مجموعة متنوعة من الآراء.

في أغلب الأحيان ، تُعقد اجتماعات العمل: إذا كان من الضروري اتخاذ قرار جماعي على أساس الحق المتساوي للجميع في التعبير عن آرائهم وتبريرها ، إذا كان حل المشكلة يؤثر على مصالح العديد من الأقسام الهيكلية للمنظمة أو شركة في نفس الوقت ، إذا كانت هناك حاجة إلى آراء مجموعات مختلفة من الموظفين لحل مشكلة مهمة. يعد اجتماع العمل أحد أهم الأنشطة التي يقوم بها القائد وعامل مهم يؤثر على تنظيم نظام العمل للفريق بأكمله. الحاجة إلى اجتماعات واضحة. إنها ضرورية لتسريع عملية صنع القرار وزيادة صلاحيتها ، من أجل التبادل الفعال للآراء والخبرات ، لتسليم مهام محددة بشكل أسرع إلى المقاول ، ولكن الأهم من ذلك ، للتأثير العاطفي على المشاركين في الاجتماع ، و النتيجة على الفريق بأكمله. لذلك ، كان هذا الموضوع مناسبًا تمامًا لعدة قرون ، بينما لن يكون هناك حد لتحسين تقنية إجراء اجتماع عمل ، محادثة لفترة طويلة. إن الاجتماعات غير المحضرة بشكل جيد وسوء الإدارة ، التي تُعقد في كل مناسبة ، تسبب ضررًا كبيرًا ، لأنها "تلتهم" وقتًا ثمينًا ، وتمزق الناس من عملهم الرئيسي.

من ناحية أخرى ، فإن القدرة على إقناع مرؤوسيك أو دحض أفعالهم الخاطئة هي أيضًا عامل مهم جدًا.

الغرض من عمل هذا المقرر الدراسي هو دراسة الجوانب النظرية لطرق التحضير لاجتماع عمل وعقده.

سنثبت أهمية هذه النظرية لاجتماع عمل من خلال حل المشكلات التالية:

1) تحديد دور اجتماعات العمل ؛

2) دراسة تصنيف اجتماعات العمل.

3) تحديد جميع مزايا وعيوب الاجتماع ؛

4) دراسة القواعد الأساسية لعقد اجتماع عمل ؛

5) تحليل النصائح العملية والتوصيات ؛

6) استكشف المثال الكلاسيكي لتنظيم اجتماع عمل (على سبيل المثال لمنظمة تجارية ذات مسؤولية محدودة "تحالف").

موضوع البحث هو طرق وأساليب تنظيم اجتماع عمل في مؤسسة.

الهدف من الدراسة هو مثال كلاسيكي على تنظيم اجتماع عمل في منظمة "Alliance" ذات المسؤولية المحدودة.

الفصل 1

1.1 دور اجتماعات العمل

اجتماعات العمل (الجلسات) هي أهم مناقشة مشتركة لقضايا الإنتاج ، والتجارية ، والإدارية وغيرها ، وتبادل المعلومات ، وتحليل الوضع ، وكذلك وسيلة لتطوير واتخاذ القرارات الإدارية. يلعبون دورًا مهمًا للغاية في عملية أنشطة الإدارة ، ويتميزون بتنوع كبير في الأغراض والأشكال.

الاجتماعات والاجتماعات هي وسيلة للتبادل الجماعي للمعلومات ، وتنتهي باعتماد قرارات محددة. وهي تختلف:

1) دائرة المشاركين (في الاجتماعات يوجد متخصصون ، أشخاص مسؤولون أو مهتمون ، وفي الاجتماعات - جميع الموظفين) ؛

2) طبيعة المشاكل التي تمت مناقشتها (في الاجتماعات ، يتم النظر في القضايا المحددة الحالية ، وفي الاجتماعات - القضايا الأكثر عمومية التي تراكمت خلال فترة زمنية معينة) ؛

3) الغرض (الاجتماعات ذات طبيعة تشغيلية ومصممة لإجراء تعديلات لتحسين الأنشطة الحالية ؛ في الاجتماعات ، أولاً وقبل كل شيء ، يتم تلخيص النتائج وتحديد الخطط المستقبلية).

كما تظهر التجربة ، لا تحقق اجتماعات العمل دائمًا التأثير المطلوب نظرًا لحقيقة أن العديد من المديرين لا يتخيلون بوضوح تكنولوجيا تنظيمهم وسلوكهم.

اجتماع العمل هو وسيلة لإشراك العقل الجماعي في تطوير الحلول المثلى لأكثر القضايا إلحاحًا وتعقيدًا التي تنشأ في المؤسسة. يتم تقليل عملية الإدارة في هذا الصدد إلى ثلاث مراحل رئيسية:

1) جمع ومعالجة المعلومات ؛

2) تنسيق أنشطة جميع إدارات الشركة وجميع الموظفين ؛

3) اتخاذ القرار.

بالإضافة إلى غرضه المباشر ، فإن كل اجتماع منظم بشكل عقلاني يحل أيضًا مشكلة تعليمية مهمة. في الاجتماع ، يتعلم الموظفون العمل في فريق ، واتخاذ نهج شامل لحل المشكلات المشتركة ، والتوصل إلى حلول وسط ، واكتساب ثقافة التواصل ، وما إلى ذلك.

بالنسبة لبعض الموظفين ، فإن التواجد في اجتماع عمل هو الفرصة الوحيدة لرؤية وسماع قادة أعلى مستويات الإدارة. بالإضافة إلى ذلك ، في اجتماع عمل ، يُمنح المدير الفرصة لإظهار موهبته الإدارية.

1.2 تصنيف اجتماعات العمل

اجتماعات العمل هي نوع خاص من المنظمات العمالية التي تعمل في وقت قصير للغاية ولها تركيز معين.

يتم تصنيف الاجتماعات وفقًا للسمات الرئيسية التالية.

1. عن طريق التعيين:

تمهيدي (إصدار المهام ، التدريب المتقدم) ؛

معلوماتية (تعميم المعلومات ، دراسة وجهات النظر) ؛

توضيحي (إقناع الموظفين بشيء ما) ؛

إشكالية (البحث الجماعي عن حل للقضية) ؛

إرشادي (لفت انتباه المعلومات الضرورية وشرح مسار العمل) ؛

التنسيق (ضمان تفاعل الوحدات).

صنع واتخاذ القرارات ؛

تلخيص وتقييم القرارات التي تم اتخاذها سابقًا ؛

تشغيلية (الحصول على المعلومات الحالية حول حالة الشؤون و

تحديد الاختناقات).

2. حسب تردد (تردد) التوصيل:

مره واحده؛

عادي؛

دوري.

3 - بعدد المشاركين:

عدد قليل من الموظفين (حتى خمسة أشخاص) ؛

ممتد (حتى عشرين شخصًا) ؛

ممثل (أكثر من عشرين شخصًا).

4. حسب درجة ثبات تكوين المشاركين في الاجتماع:

بتركيبة ثابتة

مع المدعوين وفقًا للقائمة التي تم تجميعها لكل اجتماع ؛

مجموع.

5. عن طريق الملحقات:

الحزب (والمنظمات العامة الأخرى) ؛

إداري؛

العلمية والعلمية والتقنية ؛

متحد .

يتم استخدام اجتماع إعلامي أو إعلامي لنقل معلومات الخدمة. يُنصح باستخدامها في حالة عدم وجود وقت لأوامر مكتوبة أو إذا كان القائد يريد التأثير عاطفياً على المرؤوسين. إذا سمح الوقت ، فمن الأفضل تقديم المعلومات كتابيًا ، حيث يستغرق إتقانها وقتًا أقل. بالإضافة إلى ذلك ، يتم استيعاب المعلومات المقروءة بشكل أفضل من المعلومات التي يتم إدراكها عن طريق الأذن. الغرض من الاجتماعات التنفيذية هو الحصول على معلومات إدارية حول الوضع الحالي للأمور واتخاذ القرارات التشغيلية والتحكم في استخدامها. اجتماعات المشاكل هي اجتماعات تهدف إلى إيجاد الحلول المثلى ، وطرح المشاكل الاقتصادية للمناقشة ، والنظر في قضايا التنمية الواعدة ، ومناقشة المشاريع المبتكرة.

1.3 مزايا وأوجه القصور في الاجتماع

الاجتماع كشكل من أشكال صنع القرار الجماعي له مزايا وعيوب.

مزايا اجتماعات العمل على الأنواع الأخرى من الأنشطة الإدارية:

1) أثناء المناقشة ، تم اقتراح ودراسة مناهج مختلفة لحل المشكلة ؛

2) إظهار وتعزيز المسؤولية والتفاهم المتبادل بين المشاركين في الاجتماع ؛

3) في عملية تطوير القرار ، يتم استخدام قدر كبير من المعلومات والمعرفة للمشاركين في الاجتماع ؛

4) يتم استبعاد القرارات الفردية ، ويشعر الكثيرون بأنه تم اتخاذ قرار عادل ؛

5) اعتماد قرار جماعي يقلل بشكل كبير من مخاطر صياغة قرار غير صحيح أو خاطئ ؛

6) القرار الجماعي هو قرار عام ، مما يعني أنه موجه نحو القواعد القانونية المقبولة والتعليمات القائمة ؛

7) القرار الجماعي ، كقاعدة عامة ، قرار منطقي ومسبب.

مساوئ الاجتماع:

1) عدم وضوح المسؤولية عن القرارات المتخذة ؛

2) تأثير الشخصيات القوية - المديرون رائعون وليسوا في صالح جودة القرارات المتخذة ؛

3) في حالة اتخاذ قرار جماعي ، يتم إنفاق وقت أطول مما هو مطلوب من خلال اتخاذ قرار فردي "من أعلى" ؛

4) في حالة وجود عدد كبير من الأشخاص في الاجتماع ، قد لا يتم اتخاذ القرار على الإطلاق ؛

5) في الاجتماع هناك خطر حقيقي من "التحدث" عن القرار.

7) قد يكون القرار الجماعي بمثابة تسوية غير ضرورية ؛

8) غالبًا ما يركز القرار المتخذ في الاجتماع على الحفاظ على سير عمل الشركة ونادرًا ما يهدف إلى تغيير أنشطتها وتطويرها بشكل جذري.

تتأثر فعالية اجتماعات العمل بشكل مباشر بالإجراءات المترابطة بشكل وثيق: التخطيط للاجتماع ؛ وضع جدول الأعمال؛ تحديد تكوين المشاركين ؛ إعداد القائد والمشاركين للاجتماع ؛ تحضير المبنى لقاء مباشر. يتمثل الاتجاه الأكثر أهمية لزيادة كفاءة اجتماعات العمل في تقليل تكلفة إعدادها وعقدها. لهذا الغرض ، يوصى بما يلي:

1) تقليل مدة الاجتماعات وتواتر عقدها ؛

2) تقليل عدد المشاركين في الاجتماعات ؛

3) استخدام ، إن أمكن ، أنشطة بديلة للاجتماع (اجتماع غير رسمي ، اتصال داخلي ، إنترنت).

يوضح الشكل 1 بشكل مشروط مناطق اجتماعات العمل الفعالة وغير الفعالة وغير الفعالة.

أرز. 1. كفاءة اجتماعات العمل

يمكن تحديد تكلفة التحضير لاجتماع عمل وعقده بالصيغة التالية:

حيث Z هو متوسط ​​الأجر بالساعة للموظفين المشاركين في التحضير للاجتماعات ، روبل ؛

З 1 - متوسط ​​الأجر بالساعة للمشاركين في الاجتماع ، فرك ؛

T هو الوقت الذي يقضيه في التحضير للاجتماع ، ساعات ؛

T 1 - الوقت اللازم للمشاركة في الاجتماع ، بما في ذلك وقت الاجتماعات ووقت السفر إلى مكان الاجتماع والعودة ، ساعات ؛

أنا \ u003d 1 ، 2 ... H - عدد الموظفين المشاركين في التحضير للاجتماع ؛

ي = 1 ، 2 ... م - عدد المشاركين في الاجتماع ؛

ك - نفقات السفر لكل مشارك ، فرك ؛

يا - التكاليف العامة ، فرك.

يمكن التعبير عن الكفاءة الاقتصادية للاجتماعات المنعقدة بالصيغة التالية:

E \ u003d P - R ، (2)

حيث P هي تكلفة التحضير للاجتماع وعقده ، فرك ؛

ف- نتيجة إيجابية أو دخل محصل نتيجة الاجتماع فرك.

بفارق إيجابي ، أي. إذا تجاوزت النتائج التكاليف ، يمكن اعتبار الاجتماع فعالاً. ومع ذلك ، فإن قيمتها المطلقة الصغيرة تشير إلى انخفاض كفاءة الاجتماع.

وبالتالي ، تُستكمل إجراءات الإدارة للمدير باجتماعات العمل ، حيث يشارك العقل الجماعي في تطوير القرارات المثلى بشأن القضايا الأكثر إلحاحًا والأكثر تعقيدًا التي تنشأ في المؤسسة. لكن اجتماعات العمل لا تحقق دائمًا التأثير المطلوب. سيكون الاجتماع أكثر فاعلية إذا قام قائده والمشاركون بالتحضير جيدًا مسبقًا للاجتماع ، وبالتحديد: التخطيط للاجتماع ؛ وضع جدول الأعمال؛ تحديد تكوين المشاركين ؛ تحضير المبنى ، إلخ.

الفصل 2. تنظيم اجتماعات العمل

2.1 القواعد الأساسية لعقد اجتماع عمل

إذا قمنا بتحليل أنشطة الإدارة ككل ، فيمكننا تحديد عدد من المجالات التي تساهم في تحسين كفاءتها. واحد منهم هو عقد الاجتماعات والمفاوضات والمحادثات التجارية بشكل صحيح. يقضي المدير في هذا العمل ما يصل إلى 50 ٪ من وقت عمله.

بادئ ذي بدء ، قبل الاجتماع ، يجب على كل قائد تحديد الأهداف الرئيسية التي سيحققها باستخدام طريقة العمل هذه. يمكن عقد اجتماعات لحل مشاكل الإنتاج ، وتدريب وتثقيف المرؤوسين ، وظهور العمل المكثف

(والتي يمكن إثباتها من خلال الاجتماعات المتكررة) ، مظاهر صفات القائد الخاصة (التنظيم ، التواصل الاجتماعي ، العزيمة ، إلخ). تحديد الهدف الواضح هو نصف ضمان نجاح الاجتماع.

1. بادئ ذي بدء ، يتم تحديد أهداف واضحة ومهام مهمة للاجتماع.

2. تعيين المسؤولين عن التحضير للاجتماع وتوزيع المسؤوليات بينهم.

3. إعداد تقديرات التكلفة للتحضير للاجتماع وعقده.

4. تحديد موعد ووقت الاجتماع.

5. اختيار الغرفة المناسبة وحجزها.

6. إعداد واعتماد جدول أعمال محدد للاجتماع ، مع توضيح الوقت اللازم للنظر في كل قضية. رتب الأسئلة حسب الأهمية والصعوبة.

7. إعداد قائمة المشاركين في الاجتماع.

9. إعداد مشروع مقرر الاجتماع وإرساله إلى المشاركين.

10. إعداد الوسائل اللازمة للمعلومات المرئية والوسائل الفنية والإضافية.

11. إعداد الإعلانات والفهارس.

12. التحضير للمشاركين في الاجتماع لمواد العمل ، والدفاتر ، والأقلام ، وما إلى ذلك.

13. حجز أماكن في الفنادق للمشاركين من المدن الأخرى.

14. طلب ​​النقل لخدمة المشاركين في الاجتماع.

15. أمر خدمة في مؤسسة تموين عامة.

16. إعداد تسجيل المشاركين.

17. إعداد برنامج ثقافي للمشاركين في اللقاء.

لاحظ علماء النفس أن الاجتماعات التي تعقد بدقة وفقًا لجدول زمني محدد مسبقًا مع تاريخ ووقت محددين مسبقًا تكون أكثر إنتاجية ، وفي هذا الصدد ، يقترحون مراعاة "نظرية قابلية العمل" عند التحضير للاجتماع. تختلف قدرة الناس على العمل في فترات زمنية مختلفة. يكون بعض الناس أكثر إنتاجية في الصباح ، وبعضهم في فترة ما بعد الظهر ، والبعض الآخر في المساء. لكن في الوقت نفسه ، لا يمكن للمرء أن يقول إن بعضها يعمل بشكل أفضل والبعض الآخر يعمل بشكل أسوأ. كل ما في الأمر أن هؤلاء الأشخاص يتمتعون بأعلى أداء في أوقات مختلفة من اليوم. تختلف القمم والانخفاضات المطلقة للإنتاجية من شخص لآخر ، ولكن الشيء نفسه بالنسبة لجميع الأشخاص هو التقلبات النسبية والإيقاعية. يمكن وصف متوسط ​​التقلبات الإحصائية في القدرة على العمل خلال اليوم باستخدام المنحنى الموضح في الشكل. 2.

أرز. 2. تقلبات متوسط ​​في القدرة على العمل

يتضح من الشكل أن:

1) توقف لمدة ساعتين بجوار مراحل النشاط الأعلى ، والتي يعمل خلالها جسم الإنسان في وضع "تجنيب" ؛

2) ذروة الأداء تحدث في النصف الأول من اليوم ، وبالتالي يجب تنفيذ مهام الفئة أ في بداية اليوم ؛

3) بعد الغداء ، عندما يكون هناك انخفاض معروف في الإنتاجية ، فأنت بحاجة إلى استخدام هذه الفترة للاتصالات الاجتماعية والأنشطة الروتينية (مهام من الفئة C) ، وبعد ذلك يجب أن تنتقل إلى مهام الفئة B.

يوصى بجدولة الاجتماعات في النصف الأول من اليوم. يوصى بعقد الاجتماعات غير المجدولة بشكل غير منتظم قدر الإمكان. إنهم يمزقون الموظفين بعيدًا عن عملهم الرئيسي ، ويقللون بشكل حاد من ثقافة علاقات الخدمة ، وغالبًا ما يؤديون إلى انتهاك المواعيد النهائية المخطط لها.

بغض النظر عن الطبيعة المخطط لها للاجتماع ، يجب على القائد اتباع القاعدة الأساسية لإعداد أحداث من هذا النوع: تعريف جميع المشاركين مسبقًا بالأهداف والغايات وقائمة القضايا قيد النظر وقائمة المتحدثين. يؤدي عدم الامتثال لهذه القاعدة إلى انخفاض في فعالية الاجتماع ، وتعطيل العلاقات في الفريق.

إن صحة عرض المواد لها أهمية كبيرة أيضًا. معرفة القراءة والكتابة والمنطق والتلوين العاطفي - كل هذا إلزامي

حالة أي اتصال رسمي.

حتى لهجة المحادثة تلعب دورًا في اجتماع العمل. يظهر البحث النفسي أن الناس غالبًا لا يركزون على محتوى البيان ، ولكن على نغمة المتحدث.

كلما ارتفع منصب المدير ، زاد الوقت الذي يقضيه في الاجتماعات. حتى في المؤسسات ذات الهيكل التنظيمي الفعال ، غالبًا ما يضيع الوقت الثمين لأذكى القادة ، لأنه لم يتعلم أحد كيفية إجراء الاجتماعات بمهارة.

بعض النصائح التي تساعد المديرين على توفير وقتهم.

بادئ ذي بدء ، يجب أن تبدأ بإجابة السؤال الرئيسي: هل يستحق حقًا التفكير في هذا الموضوع في الاجتماع. في معظم الحالات ، لا يمكن تحقيق الميزة الرئيسية للاجتماعات - إمكانية الحوار بين المشاركين - لأن المدير يريد فقط نقل المعلومات ولا يقدم حتى إجابات لأسئلة الجمهور. إذا كانت المشكلة لا تتطلب حلاً فوريًا ، فمن الأفضل الاستغناء عن الاجتماع. ما تبقى هو توصيل المعلومات المهمة للموظفين ، إما عن طريق رسالة دائرية أو من خلال نظام كمبيوتر داخل المؤسسة. هذا ، على ما يبدو ، هو أحد مفارقات العمل في مؤسسة.

1) إذا كان من الضروري اتخاذ قرار جماعي بشأن هذه المسألة ، يتم إرسال المعلومات اللازمة لذلك إلى عدة إدارات ؛

2) شريطة أن يكون حل المشكلة مهمًا للعديد من الإدارات في نفس الوقت ؛

3) شريطة أنه من أجل حل المشكلة ، من الضروري استخدام الآراء المختلفة للمجموعات الفردية.

1) قبل بدء الاجتماع ، قم بتسجيل الحاضرين ؛

2) من المستحسن أن يبدأ الاجتماع بالضبط في الوقت المحدد ، بغض النظر عن عدد الأشخاص الذين لم يصلوا بعد ؛

3) الإبلاغ عن تكلفة الدقيقة للاجتماع ونيتك

إجراؤها بشكل عقلاني ، والتعبير عن ثقتك في المسار الناجح للاجتماع ؛

4) الاتفاق مع المشاركين على قواعد العمل المشترك: وقت إلقاء الكلمات ، فترات الراحة ، نهاية الاجتماع ، إجراءات اتخاذ القرارات ؛

5) تكليف أمين السر بمسك المحاضر ؛

6) خلال الاجتماع ، من المستحسن تدوين الملاحظات واستخدامها بشكل فعال ؛

7) التعرف على مثل هذه النقاط الحرجة في المناقشة وحظرها مثل المحادثات حول موضوع مجرد واستنتاجات متسرعة وقرارات خاطئة.

يحدد المدير الذي يقود اجتماع عمل النغمة ، مما يسمح للحاضرين بإدراك الموقف بشكل صحيح. الاجتماعات غير الفعالة والمطولة هي نتيجة لسوء الإعداد وتدني مستوى تنفيذها.

ثبت أن المدة المثلى للعملية هي 20-40 دقيقة (يُنصح بإجراءها 2-3 مرات في الأسبوع) ؛ اجتماع إشكالي مع جدول أعمال حافل - 1.5 - 2 ساعة ، ومناقشة قضية معقدة في إطاره - 40 - 45 دقيقة. يمكن وصف اعتماد حالة المشاركين في الاجتماع على مدته باستخدام المنحنى الموضح في الشكل 3. بعد 30-45 دقيقة من العمل ، يبدأ المشاركون في الاجتماع في فقدان الانتباه ؛ بعد 70 - 75 دقيقة يظهر التعب البدني ؛ بعد 90 - 120 دقيقة ، يتطور "النشاط السلبي" - تبدأ المحادثات والأنشطة الدخيلة ؛ بعد ساعتين من العمل المتواصل ، يكون الناس على استعداد لفعل أي شيء لتفريقهم بسرعة. في الوقت نفسه ، بعد 30-40 دقيقة من الإلهاء ، يتم تشغيل الانتباه تلقائيًا مرة أخرى.

تين. 3. اعتماد حالة المشاركين في الاجتماع على مدته

من الناحية العملية ، من الأفضل حل المزيد من القضايا في اجتماع واحد ، لأنه في المجموع سيستغرق وقتًا أقل ، ويتم ضمان إيقاع واضح للعمل ، ويكون الناس أقل تشتتًا عن الموضوع.

واجب القائد هو التفريغ النفسي للمشاركين ، بما فيهم في العمل النشط. يتم تحقيق ذلك من خلال خلق بيئة ودية ، وإقامة علاقات غير رسمية ، مما يسمح بالتبادل الحر للمعلومات ، والاستفادة القصوى من خبرة ومعرفة وكفاءة الأشخاص. يتم ضمان البيئة المريحة إلى حد كبير من خلال حقيقة أن أولئك الذين يرغبون في الحصول على فرصة للتعبير عن آرائهم بحرية ، والتعليق على وجهات النظر والأفكار المختلفة ، والتفكير بهدوء في الموقف ، والاستعداد للخطب والإجابات على الأسئلة المطروحة ، وتغييرها. وجهة نظر مع ظهور معلومات جديدة بشكل أساسي. للقيام بذلك ، يستمع القائد إلى المتحدثين ، ويراقبهم ، ويطفئ النزاعات ، ويقمع النقد ، واحتكار الحق في الحقيقة ، والمناقشات الفارغة ، ويحارب الإجماع. هنا تتمثل المهمة الرئيسية للرئيس في الحفاظ على مزاج العمل والتوازن ، وتلخيص الخطب ، واتخاذ موقف محايد.

يحدد الخبراء الأنواع التالية الأكثر شيوعًا من المشاركين في الاجتماعات والاجتماعات ، والتي يجب على القائد الانتباه إليها.

غير منطقي. إنه غير صبور وغير منضبط ويطالب بحماسة بالاعتراف بمنصبه ، لذلك يجب إيقافه طوال الوقت ويطالب برباطة جأش وإثبات للنقاط الخلافية ، إذا كانت معروفة قبل بدء المحادثة. من الأكثر أمانًا أن تجعل هؤلاء الأشخاص حلفاء لك ، ويجب أن تتحدث معهم وجهاً لوجه أثناء الاستراحة من أجل معرفة السبب الحقيقي للموقف السلبي وعرض المشاركة في تطوير حل. دحضهم بمساعدة الآخرين ، وفي الحالات القصوى من الضروري مقاطعة الاجتماع مؤقتًا أو دعوة مثل هذا المتحدث للجلوس في زاوية الغرفة أو على كرسي عميق بذراعين ، وهو أمر مريح نفسياً.

الوضعي. إنه حسن الطباع ، ويشارك بنشاط في المناقشة وفي التلخيص المشترك لنتائجها ، ويقدم الدعم في القضايا الصعبة والمثيرة للجدل. في الاجتماع ، يمكن وضعه في أي مقعد حر.

تعرف كل شيء. يظن أنه أفضل من الآخرين الواعين بكل شيء ، لذلك يتدخل في مناقشة أي مشكلة. يفضل أن يجلس بجانب الرئيس وأن يذكر الآخرين طوال الوقت برغبة الآخرين في التحدث علانية (من يستطيع دحضها) ، مع إعطاء الفرصة لصياغة استنتاجات وسيطة.

الثرث بوكس. يتحدث كثيرا دون داع ، ولا يلتفت إلى الوقت. كما يوصى بوضعه بجانب الرئيس أو الشخص المسؤول حتى يمكن إيقافه بلباقة والمطالبة بالخصوصية عند "التنحي جانبًا".

جبان. إنه غير متأكد من نفسه ، صامت ، خائف من ارتكاب خطأ ، لذلك يحتاج إلى طرح أسئلة خفيفة بدقة ، والتشجيع ، والمساعدة في صياغة الأفكار ، وشكره.

نزيه. إنه أمر لا يمكن الوصول إليه دائمًا ، فأنت بحاجة إلى معرفة أسباب مثل هذا السلوك بأي شكل من الأشكال ، وطرح أسئلة إعلامية ، والاهتمام بالعمل ، وتحفيز النشاط.

طائر مهم. يجب إجباره على أن يكون على قدم المساواة مع الجميع ، باستخدام طريقة "نعم ، لكن ..." ، والتي تتكون من الاعتراف الرسمي وفي نفس الوقت التفنيد الفعلي لكلماته.

لماذا. عليك أن تطلب منه التعبير عن رأيه في جميع الأسئلة التي يطرحها أو إرسالها إلى الجمهور.

جوهر الاجتماع أو المؤتمر هو الخطاب الرئيسي (تقرير). يجب أن تكون مفيدة للمستمعين ، وتثير اهتمامهم ، وتجذب الانتباه ، وتتوافق مع اهتمامات الجمهور. إدارة هذا الأخير هو العمل الأكثر صعوبة. عند التحضير لخطاب عليك أن تسأل نفسك الأسئلة التالية: ما هي أسباب الخطاب ، أهدافه ، ما هي دائرة المستمعين وكيف تصوغ أفكارك ، لأنك تحتاج دائمًا إلى مراعاة مستوى الخطاب. الجمهور واستعداده لفهم المادة.

أثناء الخطاب ، لا ينبغي أن يقتصر المرء على المنطق المجرد والأسئلة العامة ؛ من الضروري تعريف الجمهور بكل "الإيجابيات" و "السلبيات" ، والبيانات العلمية المتاحة ، والحقائق ، والخبرة ، وآراء السلطات ، وإعطاء توقعات للوضع ، وإبرازها بشكل مفرط من أجل تركيز الانتباه على موضوع الخطاب ، ولكن لا تفرض على المرء أفكاره الخاصة ، ولا يكون قاطعًا ، ولا يُظهر تفوقه ؛ أخيرًا ، يجب اقتراح حل. يجب أن يكون الأداء متأصلاً في السطوع والوضوح ؛ الوضوح والوضوح في الصياغة ؛ التركيز على الشيء الرئيسي. الإيقاع والتكرار المستمر في أشكال مختلفة من الأحكام الرئيسية ؛ وجود عنصر المفاجأة (معلومات غير معروفة ، صياغة أصلية) ؛ تشبع مختلف للأجزاء الفردية. من أجل استيعاب المادة بشكل أفضل ، تحتاج إلى التحدث بلغة مألوفة للجمهور ، وإجراء مقارنات مع الأشياء المألوفة ، وتقديم المعلومات ليس في دفق مستمر ، ولكن في كتل دلالية ، لأن الإدراك محدود. لذلك يجب أن يتكون الخطاب من جمل قصيرة ، ولا ينبغي أن يحتوي الخطاب على أكثر من 10 أفكار جادة ، مصحوبة بـ 3-4 حجج لكل منها. في الوقت نفسه ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن العبارات الأولى والأخيرة يتم تذكرها بشكل أفضل ، فالكلام السريع جدًا أو البطيء جدًا متعب ومشتت ، وهدوء رتيب. أثناء الخطاب ، تحتاج إلى إظهار الاقتناع ، والنظر إلى الجمهور ، وتجنب النظر إلى نقطة واحدة ، والتحدث بعد إقامة الصمت ، ومراقبة رد فعل الجمهور ، وتطوير موضوع يحبه بدعم من الجمهور ، ولا تفعل ذلك. ادخل في مناقشة أثناء الخطاب ، ولا تلتفت إلى الصرخات الاستفزازية ، واشكر الحاضرين على اهتمامهم. من أجل أداء ناجح ، من الضروري الحفاظ على وقفة نفسية من أجل تركيز انتباه الجمهور على بعض الأفكار ، لإثارة المستمعين ، وإحداث خلاف مع المعلومات لفترة قصيرة ؛ طرح أسئلة على الجمهور دون إجابة ؛ التحدث عن مواضيع مثيرة بحماس وعاطفي مع تفاصيل وعناصر الدراما ؛ تبادل الخبرات والتجارب الخاصة بهم ؛ لا توبخ أي شخص على أي شيء ، ولكن لا تملق أو تهدد ؛ الجمع بين الكلمة والإيماءات ، لأنها تحمل ما يصل إلى 40٪ من المعلومات ؛ تغيير وتيرة الكلام حسب المحتوى ؛ استخدام أقل لكلمات "ينبغي" و "يجب" ؛ لديك قصص مضحكة في المخزون ؛ لا تتحدث عن نفس الشيء لأكثر من 15 دقيقة ؛ كن حذرا مع الأرقام. أخطاء المتحدثين هي الإسهاب في بداية الحديث ، وعدم وجود منطق داخلي في العرض ، وتأخر في الجزء الأخير أو نهاية مفاجئة. في عملية عقد اجتماع ، من أجل خلق جو من النقاش العملي والمهتم للمشاكل التي نشأت ، لا ينبغي للمدير:

1) إجراء محادثات هاتفية ؛

2) عرض أو التوقيع على أي وثائق ؛

3) التعليق وتقييم خطاب المشاركين في الاجتماع.

4) التعبير عن وجهة نظرهم بشأن المشكلة قيد المناقشة ؛

5) استخدم لغة سلبية ، على سبيل المثال: لم نفعل ذلك من قبل ؛ نعم ، ما زالت لا تعمل ؛ لا يمكننا أن نضيع وقتنا. لقد حاولنا بالفعل القيام بذلك ؛ حتى نكون مستعدين لها ، إلخ.

يتم تقييم نتائج الاجتماع أو الاجتماع من خلال كمية ونوعية قرارات الإدارة المختارة والتي يتم اتخاذها فيها ، والتي يتم فيها "الاستعدادات محلية الصنع" التي تم إجراؤها قبل بدايتها: المراجع ، الرسوم البيانية ، الرسوم البيانية ، إلخ. إذا لم يتم اتخاذ قرارات ، يعتبر الحدث عديم الفائدة ومضيعة للوقت.

1) تكرار القرارات المتخذة والتدابير المتفق عليها ؛

2) تلخيص وشرح: ماذا ، من قبل من ومتى ينبغي القيام به ؛

3) إعداد وتوزيع بروتوكول يتضمن القرارات المتخذة والمنفذين المسؤولين والمواعيد النهائية لتنفيذ القرارات المتخذة على المشاركين. يجب أن يكون إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد بالضبط ، بدلاً من تأمين سمعة كمنظم ماهر.

وبالتالي ، بالإضافة إلى التخطيط للاجتماع ، ووضع جدول الأعمال ، وإعداد القائد والمشاركين للاجتماع ، وإعداد المبنى ، فإن فعالية اجتماعات العمل تتأثر بالانعقاد المباشر للاجتماع. يتمثل الاتجاه الأكثر أهمية لزيادة كفاءة اجتماعات العمل في تقليل تكلفة إعدادها وعقدها. يقترح علماء النفس اتباع عدة قواعد عند التحضير للاجتماع وعقده:

- ينبغي عقد الاجتماعات بدقة وفقًا للجدول الزمني مع تحديد تاريخ وساعة محددين مسبقًا ، مع مراعاة "نظرية قابلية التطبيق" ؛

- مراعاة مدة الاجتماع (الاجتماعات الطويلة غير فعالة) ؛

- تحديد هدف واضح

تأخذ في الاعتبار خصوصية أنواع الاجتماعات للمشاركين في الاجتماعات والاجتماعات ؛

لتعريف جميع المشاركين مسبقًا بالأهداف والغايات وقائمة القضايا قيد النظر وقائمة المتحدثين ؛

- إنهاء الاجتماع بالضبط في الوقت المحدد.

يؤدي عدم الامتثال لهذه القواعد إلى انخفاض في فعالية الاجتماع.

الفصل 3

يمكن النظر في تنظيم اجتماع عمل على سبيل المثال لعقد مثل هذه الاجتماعات في Alliance LLC. هي شركة تجارة جملة بدأت نشاطها في عام 2000. منذ تأسيس هذه المؤسسة ، تم تنفيذ واجبات الرئيس من قبل المدير العام لشركة Alliance LLC V.A. ستاروستين. تتطور الشركة بنجاح وتحتل اليوم حصة كبيرة في السوق. بالنسبة لأي منظمة ، يعتمد النجاح إلى حد كبير على جودة الإدارة. V.A. Starostin هو مدير موهوب. إنه يعرف كيفية تنظيم عمل الأشخاص بطريقة تجعل كل شيء يتم دائمًا تقريبًا ليس فقط في الوقت المحدد ، ولكن بكفاءة وكفاءة. من المعتاد عقد اجتماعات في Alliance LLC مرتين في الأسبوع ، حيث يتم تقديم التعليمات ، وتوضيح الأهداف ، كما يتم تلخيص النتائج. محل الاهتمام هو طريقة V.A. Starostina تجري اجتماعات عمل. إحدى المهام الرئيسية لـ V.A. Starostin - لإشراك أكبر عدد ممكن من الحقائق من أجل تقييم مدى تعقيد المشكلة قيد المناقشة بشكل كامل ، وكذلك لإشراك الحاضرين في عملية حل المشكلة. بالطبع ، V.A. يجب أن يكون لستاروستين وجهة نظره الخاصة حول الوضع الحالي ، ولكن من الضروري أيضًا معرفة وجهة نظر الآخرين لفهم ما إذا كانوا على حق أم لا في فهمهم للمشكلة. إذا كانت وجهة نظر شخص آخر صحيحة ، يمكن لقائد الاجتماع تغيير رأيه في الموقف. إذا كان الزملاء مخطئين أو فاتهم شيء مهم ، فإن V.A. يمكن لـ Starostin تقديم الحقائق المفقودة. يعد طرح الأسئلة الصحيحة أداة رائعة لتوجيه الاجتماع في الاتجاه الصحيح.

في عملية عقد اجتماع عمل ، من المهم للغاية التحكم في تقدمه. لهذا ، V.A. يتبع Starostin القواعد:

1. كن محايدا. هذا له تأثير إيجابي على الحالة العاطفية للحاضرين.

2. استمر باستمرار المحادثة.

3. اتخاذ إجراءات فورية في حالة الإجهاد العاطفي.

4. الاستماع إلى آراء جميع المعارضين.

5. لا تتسامح مع الرحلات إلى الماضي والانحرافات عن الموضوع.

6. إذا لزم الأمر ، وضح رسائل المشاركين الأفراد: "ماذا تقصد بالضبط؟".

7. تلخيص النتائج الوسيطة في كثير من الأحيان لكي تثبت للمشاركين أنهم قريبون بالفعل من الهدف.

إذا شعر أي من المشاركين في الاجتماع بشغف لا يقاوم للحجة ، فإن القائد ، مع الحفاظ على الاتزان ، سيسمح للمجموعة بدحض تصريحات المجادل. المتنازعون الثرثارون بلا داع V.A. يقاطع Starostin بلباقة دون الاستماع إلى خطاباتهم حتى النهاية - كقاعدة عامة ، لا فائدة تذكر من مثل هذه الخطابات. إذا كان عليك التعامل مع شخص سلبي (أي شخص يحب التناقض) ، فأنت بحاجة إلى التعرف على معرفته وخبرته وتقديرها. يطرح المشاركون الخجولون أسئلة بسيطة لبناء الثقة. إذا كان المتنازع يطرح أسئلة باستمرار بدلاً من تقديم اقتراحات ، يتم توجيه أسئلته إلى المجموعة.

بادئ ذي بدء ، يجب أن نجتهد لإجراء نقاش جماعي بطريقة حضارية. وهذا يعني وجود رقة في العلاقات بين المتنازعين ، وبالتالي ، يستبعد استخدام مثل هذه الوسائل في مناقشة وجهة نظر المرء مثل السخرية ، ومقاطعة المعارضين ، والهجوم الحاد عليهم. V.A. تحرص Starostin بشكل خاص على التأكد من أن الخلاف التجاري بين المشاركين محدد وله حدود زمنية ، وكذلك لتجنب الصدامات الشخصية. يجب أن تكون مصطلحات النزاع واضحة لجميع الحاضرين.

استعدادًا للمناقشة ، يتم وضع خطة عامة للنضال من أجل الحقيقة واختيار الحجج الأكثر ثقلًا. ومما يثير الإعجاب بشكل خاص الأرقام الدقيقة التي لا يمكن دحضها.

يتكون صنع القرار من خمس خطوات:

1) إقامة اتصالات ؛

2) تعريف المشكلة ؛

3) تحديد الأهداف.

4) عرض الأفكار.

5) الاستعداد للعمل.

الغرض من الاجتماعات التشغيلية لـ V.A. Starostin هو الحصول على معلومات حول الوضع الحالي ، واتخاذ القرارات التشغيلية والتحكم في استخدامها. اجتماعات المشاكل ل V.A. Starostin هي اجتماعات تهدف إلى إيجاد الحلول المثلى ، وطرح المشاكل الاقتصادية للمناقشة ، والنظر في قضايا التنمية الواعدة ، ومناقشة المشاريع المبتكرة.

Starostin ، في عملية التحضير للاجتماع ، يخطط بعناية لخطابه ، ويضع الخطوط العريضة للرسالة. في الوقت نفسه ، يأخذ في الاعتبار أنه بوتيرة طبيعية للكلام ، لا يمكنك في دقيقتين إعادة سرد أكثر من صفحة واحدة من النص المكتوب على الآلة الكاتبة. إنه يتعامل مع استخدام المعلومات الرقمية بحذر شديد ، مسترشدًا بحقيقة أنه لا يتم فهم وتحليل أكثر من 20 رقمًا جيدًا في 40 دقيقة من الكلام. من الأفضل تقديم المعلومات الرقمية كتابة: في جداول ورسوم بيانية. كقاعدة عامة ، يذكر جوهر الأمر من الذاكرة ، ولا يقرأ. في هذه الحالة يصل الاستيعاب مع العرض المجاني إلى 95٪ والقراءة فقط 35٪.

تمتلك Starostin "نظرية التوقف المؤقت" وتطبقها بمهارة في الممارسة العملية. تشغل فترات التوقف في الكلام 10-20٪. وفقًا للغرض منها ، تكون فترات التوقف المؤقت من أنواع ومدة مختلفة. لذلك ، هناك فترات توقف عاطفية يحتاجها المتحدث عندما يكون متحمسًا جدًا ليهدأ ، مليئًا بالثقوب - إذا كان لا يعرف ماذا يقول ، رد فعل عنيف - للزفير والاستنشاق ، دراماتيكي - للتأكيد على مأساة الموقف مع الصمت ، القواعد النحوية - يتم إجراؤها على علامات الترقيم ، والتعبئة - إعطاء وزن للرسالة ، والتربوية - لاستيعاب المادة بشكل أفضل.

تعلق أهمية كبيرة على صحة عرض المواد. محو الأمية والمنطق والتلوين العاطفي - كل هذا شرط أساسي لأي اتصال رسمي ، وفقًا لـ V.A. ستاروستينا. من الضروري مراقبة الاستخدام الصحيح للكلمات ، ونطقها ، والتوتر (عقد ، خبير ، توفير ، في نفس الوقت ، دعنا نسمي ، إجمالي ، جملة ، إلخ). لا يوصى باستخدام عبارات تحتوي على كلمات إضافية: "جديد تمامًا" بدلاً من "جديد" ، "التخطيط المسبق" بدلاً من "التخطيط" ، "التعاون معًا" بدلاً من "التعاون" ، "كل واحد" بدلاً من "كل ".

يختتم الاجتماع بقيادة المدير بملاحظة إيجابية ، حيث يتم الإعراب عن بضع كلمات من الامتنان للمتحدثين وجميع المشاركين والذين أعدوا الاجتماع. ينتهي الاجتماع بالضبط في الوقت المحدد ، وهذا يمنح المدير سمعة كمنظم ماهر. يظهر البحث النفسي أن الناس غالبًا لا يركزون على محتوى البيان ، ولكن على نغمة المتحدث. تنتقل الإثارة العاطفية للمتحدث إلى المستمعين. قرر عالم النفس P. Vatslavek أنه في عملية حل أي مشكلة ، تلعب العلاقات الشخصية دورًا مهيمنًا. إذا انقطعت العلاقات بين الناس ، فعندئذ حتى أفضل الحجج لا تؤدي إلى نتيجة إيجابية. هذه الظاهرة تسمى "نموذج فيض". إذا تم أخذ جميع المعلمات التي تؤثر على حل المشكلة على أنها "طوف جليدي كبير" - 100٪ ، ثم "جزء فوق الماء" (10-20٪) - يحتل مجال الموضوع ، و "في الماء" (80-90) ٪) - مجال العلاقات. لتجنب هذه الظاهرة ، وللتقليل منها فقط ، تتمثل إحدى القواعد في المواد التعليمية لمعهد فولكس فاجن التعليمي في التركيز على هدف التفاوض ، والمحادثة ، والاجتماع ، وليس على المشكلة ، على التعرف على الأمور المشتركة وتطويرها. المصالح والصبر والاخلاص.

استنتاج

الاجتماع هو شكل إلزامي لتنظيم عمل المديرين. تتمثل المهمة الرئيسية لاجتماع العمل في البحث عن قرارات إدارية إيجابية وإيجادها ، لتسريع عملية صنع القرار وزيادة صحتها ، لتبادل الآراء والخبرات بشكل فعال.

حلل عمل الدورة أهمية وضرورة عقد اجتماعات العمل ، وحدد جميع مزايا الاجتماع وعيوبه ، ودرس القواعد الأساسية لعقد اجتماع عمل ، وحلّل النصائح العملية والتوصيات التي يقدمها علماء النفس في التحضير لاجتماعات العمل وإدارتها.

سيكون الاجتماع أكثر فاعلية إذا قام قائده والمشاركون بالتحضير جيدًا مسبقًا للاجتماع ، وبالتحديد: التخطيط للاجتماع ؛ وضع جدول الأعمال؛ تحديد تكوين المشاركين ؛ التحضير للمباني وعقد الاجتماع مباشرة. يعد اجتماع العمل عملية معقدة ، ومن أجل إجراء اجتماع أو اجتماع بشكل صحيح ، تحتاج إلى التحضير بعناية.

يتم تسهيل نجاح اجتماعات العمل من خلال مراعاة القواعد البسيطة:

تحديد قائمة القضايا التي يتم عقد الاجتماعات بشأنها ودائرة الأشخاص المخولين القيام بذلك ؛

تطوير وإبلاغ جميع أصحاب المصلحة بجدول الاجتماعات المنتظمة ؛

إعداد قوائم الموظفين المطلوبين لحضور اجتماعات معينة ؛

إخطار المشاركين مسبقًا بالزمان والمكان وجدول الأعمال ؛

تعيين الأشخاص المسؤولين عن التحضير للاجتماع ، ووضع الجداول الزمنية ، والقوائم ، وإعداد المباني ، وإرسال الدعوات ، وتنسيق عملية الإعداد ؛

التعرف مقدما على وجهات النظر الرئيسية بشأن القضايا قيد المناقشة ؛

الإعداد الأولي لجدول الأعمال والتقيد الصارم به ؛

تحذير مسبق للمشاركين في الاجتماع بمحتواه وضرورة الالتزام به ؛

تعيين موعد بدء الاجتماع وانتهائه ؛

إذا كانت الكلمات متوقعة خلال الاجتماع ، فعليك اتباع ترتيبها.

يؤدي عدم الامتثال لهذه القواعد إلى انخفاض في فعالية الاجتماع. الشيء الأكثر أهمية هو أن مثل هذا الاجتماع يجب أن يكون مثمرا. تقع على عاتق قائد الاجتماع مسؤولية التفكير في جدول الأعمال حتى لا يضيع الناس الوقت. إذا كانت الفائدة من الاجتماع أقل مما تم إنفاقه عليه ، فإن سعر هذا الاجتماع غير مبرر ويمكن اعتباره غير فعال. في هذه الورقة ، اعتبرنا ، كمثال عملي ، طريقة عقد الاجتماعات في المؤسسة ذات المسؤولية المحدودة "ألاينس" للمدير العام ف. ستاروستينا. يعطي النشاط الناجح للشركة تحت قيادة هذا المدير سببًا للاعتقاد بأن هذه الطريقة في عقد اجتماع عمل يمكن التوصية بها للاستخدام من قبل الشركات الأخرى.

فهرس

Vikhansky O.S، Naumov A.I. الإدارة: كتاب مدرسي. - الطبعة الثالثة. - م: جارداريكي ، 2002. - 420 ثانية.

لادانوف آي. "إدارة عملية". سبع مذكرات إدارية // مجلة الخبراء. - 2001. - رقم 1. - ص7-15.

إدارة للجميع. حرره Z.P. بورشنيف وما. ذات مرة. - م: ID FBK-M، 2001. - 273 ص.

الإدارة: كتاب مدرسي للجامعات / إد. يو في. كوزنتسوفا ، ف. Podlesnykh. - سانت بطرسبرغ: دار النشر "Business Press" ، 2001. - 432 صفحة.

Nissinen I. Voutilainen E. وقت المدير: كفاءة الاستخدام / مترجم من الفنلندي / A.I. الحيتان. - م: Infra-M ، 2001. - 150 ثانية.

الإدارة الشخصية: Textbook / S.D. Reznik وآخرون - الطبعة الثانية. مراجعة وإضافية م: INFRA-M، 2002. - 263 ص.

بوبوف إس جي. أساسيات الإدارة: كتاب مدرسي. - م: Os-89 ، 2006. - 556s.

علم النفس وأخلاقيات الاتصال التجاري: كتاب مدرسي للجامعات / إد. في. Lavrinenko.-3rd ed. ، عبر. وإضافية. - م: UNITI-DANA ، 2001. - 319 ص.

روجوزين إس. آداب العمل // قواعد السلوك وقواعده. - م: OOO

"From Astrel" ، 2001. - 212 ص.

Reznik S.D.، Kukharev K.M. إدارة شؤون الموظفين (ورشة عمل): ألعاب تجارية ، اختبارات ، مواقف محددة. - 2002. - رقم 4. - س 78-83.

Sattarov R.G. أساسيات الإدارة للمديرين والمتخصصين في المؤسسات. - إيجيفسك ، 2003 - 315 ثانية.

سيمينوف إيه كيه ، نابوكوف ف. أساسيات الإدارة: كتاب مدرسي. - الطبعة الخامسة ، المنقحة. وإضافي - م: إد. شركة "Dashkov and K" ، 2007. - 556 ثانية.

شكاتولا ف. كتيب مدير شؤون الموظفين. م: INFRA-M ، 2001. - 90 ثانية.

وثائق مماثلة

التحضير لاجتماع عمل. الأساليب الدبلوماسية أو الاستبدادية في سلوكها. تنظيم المناقشات والأنواع النفسية للمشاركين في مناقشات الأعمال. مراحل اتخاذ القرار. الانتهاء من اجتماع العمل وإعداد محاضره.

الملخص ، تمت الإضافة 06/06/2010


مفهوم اجتماع العمل ، تصنيف الاجتماعات حسب الأهداف وطرق إجرائها. قواعد التحضير لاجتماع عمل. تنظيم وإجراء المناقشة. الأنواع النفسية للمشاركين في المناقشة. قواعد تجميع محضر الاجتماع.

الملخص ، تمت الإضافة في 12/19/2009


دراسة المهام الرئيسية لتنظيم اجتماع عمل. تحليل شروط التواصل التجاري المثمر. دراسة مراحل اتخاذ القرار. قواعد اجتماع العمل. نظرة عامة على التوصيات للمتحدث. ملامح أسلوب القيادة الأوتوقراطية.

عرض تقديمي تمت الإضافة بتاريخ 11/12/2013


الاجتماعات كأداة ضرورية لإدارة الأنظمة التنظيمية. الأهداف الرئيسية للاجتماع كطريقة للتواصل الرسمي. سمات عقد المؤتمرات والاجتماعات والاجتماعات والندوات ، إلخ. إجراءات التحضير للاجتماع وعقده.

الملخص ، تمت الإضافة في 09/30/2010


مفهوم اجتماع العمل. ملامح التحضير لاجتماع الخدمة. عملية عقد الاجتماع. أسلوب العلاقات التجارية. مناقشة القضايا الاستراتيجية والتشغيلية. التسوية في اجتماعات لقضايا العلاقات المؤسسية.

الملخص ، تمت الإضافة 07/27/2015


مزايا القرارات التي تتخذها المجموعات الصغيرة: الجودة والاتفاق والتنفيذ والمكانة. تصنيف اجتماعات العمل. مسؤوليات رئيس الاجتماع: تحديد الموضوع وجدول الأعمال ؛ تعيين الحدث والمشاركين ؛ تحضير الغرفة.

ورقة مصطلح ، تمت إضافة 2014/02/23


طرق الاتصال التجاري داخل الفريق. الأشكال التنظيمية للاتصالات الإدارية. عقد الاجتماعات والمؤتمرات. محادثات تجارية. المحادثات الهاتفية. وظائف تجاوز استقبال الزوار. تنظيم اجتماع عمل في LLC "Alliance".

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 03/07/2008


الخصائص والمهام والمراحل والتقنيات الأساسية لإجراء محادثة تجارية ومفاوضات واجتماعات. اختيار وسائل تنظيم الاتصالات التجارية. التكتيكات والتقنيات النفسية وأساليب الجدل. الأنماط الوطنية للمفاوضات التجارية.

عرض تقديمي ، تمت إضافة 08/23/2016


دور وأهمية الاتصالات التجارية وتنوعها وسماتها المميزة ومراحلها ومراحلها وعوامل زيادة الكفاءة. الخصائص العامة لـ OJSC "فندق" موسكو ، هيكله ، تقييم اجتماع العمل ، محادثة هاتفية ومحادثة فيه.

ورقة المصطلح ، تمت إضافة 01/25/2011


مفهوم اجتماع العمل ومبادئ تنظيمه وتصنيفه وأنواعه وخصائصه الوظيفية وإجراءاته وتفاصيل عقده. تحليل عملية عقد اجتماع عمل في شركة OOO "Antipozh" ، أنماط سلوك القائد فيها.

• لماذا تجبر المتأخرين على كتابة خطة ورشة عمل من كلمات الزملاء
• لماذا يحتاج المدير للذهاب إلى اجتماعات القسم؟
• لماذا يوجد في ورشة العمل البلاستيسين ومُنشئ الليغو والهواتف المحمولة وبطاقات العمل والمال

يعقد القادة اجتماع عمل بطرق مختلفة. على سبيل المثال ، أحب ستيف جوبز ترتيب الاجتماعات أثناء التنقل. كما أثبت علماء من جامعة ستانفورد ، فإن نشاط المخ يكون أعلى بنسبة 60٪ عند المشي: يتحسن الإبداع والقدرة على توليد أفكار جديدة.

نادرًا ما يناقش ريتشارد برانسون موضوعًا واحدًا لأكثر من 10 دقائق. يساعد عقد اجتماع عمل أثناء الوقوف على اتخاذ القرارات بسرعة. يستخدم مدير إحدى شركات تكنولوجيا المعلومات في نيجني نوفغورود مؤقت المطبخ في الاجتماعات لمنع المناقشات من الاستمرار. وعلم صاحب مصنع للملابس بالتجربة أن أفضل يوم للاجتماعات هو الأربعاء.

في المقالة ، يشارك أربعة آخرين من زملائك القواعد والتفضيلات الشخصية التي تحكم سير ورش العمل.

بعد بدء اجتماع العمل ، أغلق الباب بمفتاح

أليكسي بوجاتكين ، المدير العام لشركة يونيتيلر ، موسكو

ثلاث طرق لجعل ورشة العمل الخاصة بك أكثر إنتاجية.

1. خطة الورشة - من وقت متأخر. الإدارة الصارمة للوقت هي مفتاح ورشة العمل الفعالة. أعين آخر موظف جاء إلى الاجتماع خذ محضر الاجتماعوالمتأخرون غير مسموح بهم. بعد بدء اجتماع العمل ، أقفل باب غرفة الاجتماعات بمفتاح. مثل هذا الإجراء ضروري حتى لا يضيع الوقت في الرسوم الطويلة. إذا سمحت للمتقدمين المتأخرين بالدخول ، فسأضطر إلى إعادة سرد كل ما فاتهم. سوف يرمي الآخرين بعيدًا عن الإيقاع. ومع ذلك ، فإن الغياب عن ورشة العمل لا يمنح الموظف الحق في عدم معرفة ما تمت مناقشته. لذلك ، يجب على المتأخر أن يرسل لي خطة الاجتماع في نفس اليوم ، والتي تم تجميعها من كلمات الزملاء. التقرير الوارد هو مؤشر على استيعاب المعلومات. إنه يوضح الاستنتاجات التي توصل إليها المشاركون في الاجتماع وما تعلمه المتأخر.

2. بيانات بديلة. لقد حددت موضوعًا أحتاج إلى جمع أقصى قدر من الآراء بشأنه (على سبيل المثال: "كيف تجذب شركة كبيرة للتعاون في جهة اتصال باردة؟") ، وخصص خمس دقائق للتفكير في الإجابة. ثم يقترح كل مشارك في الاجتماع بدوره حلاً ، ويعبر عن رأي أو ملاحظة. من المهم عدم مقاطعة المتحدث وعدم الدخول في مناقشة. تكمن قيمة الاستقبال في تنظيم تعدد الأصوات. يشارك جميع المشاركين في المناقشة ، ولا يجلس أحد في صمت. عندما تكون هناك حاجة إلى مناقشة لمناقشة قضية ما ، فإنني أقوم بعصف ذهني. القاعدة الأساسية هي عدم انتقاد رأي المحاورين ، ولكن المناقشة البناءة. على سبيل المثال ، خلال فترة ما قبل العطلة ، قمنا بعصف ذهني لأفكار كهدايا للشركاء.

3. أسئلة عن ورشة العمل الماضية. بالنسبة لاجتماع جديد ، يقوم الموظفون بإعداد أسئلة لم يفهموها في الاجتماع الأخير. هذه هي الطريقة التي أعرف بها أن ما شرحته غير واضح أو غير كامل. أجيب على الأسئلة في بداية اجتماع جديد.

• كيفية عقد الاجتماعات بحيث تكون مفيدة بنسبة مائة بالمائة

لجعل ورش العمل مفيدة ، اجعلها لا تنسى

أريادنا دينيسوفا ، رئيس رابطة المهنيين في مجال تحفيز الموظفين والتطوير التنظيمي ، موسكو

سأخبرك عن الأساليب التي أستخدمها حتى لا يرى الموظفون اجتماعات العمل على أنها واجب ثقيل ومضيعة للوقت.

4. حلول البلاستيسين. طور Lego لعبة للبالغين لحل المشكلات المعقدة (Lego Serious Play). أستخدمه في الاجتماعات لأن العمل بيدي ينشط ذهني. للقيام بذلك ، أقسم المشاركين إلى مجموعات وأقترح وصف المشكلة التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع في شكل بناء تخطيط من عناصر Lego.

على سبيل المثال ، ناقشنا فكرة إنشاء مدرسة عبر الإنترنت ، وقدمها الزملاء في شكل صاروخ يجب أن يثقف المشاركين بسرعة وفعالية ، وينقذهم من رحلة إلى موسكو. كان الصاروخ محاطًا بعوائق على شكل نيازك وحطام فضائي. سمح لنا ذلك بالنظر في القضية من وجهات نظر مختلفة والحصول على العديد من الحلول. أقترح أحيانًا عرض أفكار واستنتاجات الاجتماع على شكل صورة أو قولبها من البلاستيسين. أصور الرسومات والتماثيل وأرسلها بالبريد إلى الموظفين.

5. ورش عمل في الحلبة. نناقش القضايا العاجلة أثناء الوقوف. لذلك دعونا لا نضيع الوقت في مناقشات فارغة. أقوم أيضًا بعقد اجتماعات ميدانية في الحديقة ، على الدراجات ، في المقهى ، في نزهة ، في حلبة تزلج. الشيء الرئيسي هو عدم تأخير مثل هذا الاجتماع.

6. نصيحة سيئة. هذه هي تقنيتي المفضلة لجمع الأفكار الشيقة. أرتب لمسابقة: أسأل الفريق عما يجب فعله "لملء" المشروع. في محاولة للفوز بالمنافسة ، يأتي الموظفون بمواقف غير عادية ويقدمون أكثر الخيارات غير المتوقعة. يحصل الفائز على كعكة أو فاكهة كمكافأة. على سبيل المثال ، ناقشنا أحداث المشاركة في المعرض. من بين المقترحات حول كيفية "ملء" المشاركة ، كان هناك أيضًا ما يلي: "تأتي في شكل غير مناسب". بعد مناقشة هذا الخيار ، توصلنا إلى استنتاج مفاده أن استخدام نمط معين من الملابس يجذب الانتباه يمكنك من التميز بين العارضين.

7. دعوى شخص آخر. أستخدم هذه التقنية لمناقشة فكرة من وجهات نظر مختلفة. أقوم بخلط بطاقات العمل أو العناصر الخاصة بالمشاركين في ورشة العمل في صندوق. ثم يرسم الجميع شيئًا ويتحدثون عن موضوع الاجتماع من موقع ومصالح صاحبها.

8. اتصل بصديق. عندما تصل المناقشة إلى طريق مسدود ، اطلب من الموظفين الاتصال بالأصدقاء والعائلة واطلب رأيهم في الموضوع. أو أقترح مغادرة غرفة الاجتماعات وطرح سؤال على أول شخص تقابله. ذات يوم لم نتمكن من معرفة كيفية مفاجأة المشاركين في المؤتمر. اتصل أحد الزملاء بالمنزل وسأل الأسرة سؤالاً. من بين الأفكار التي توصلوا إليها كان برنامج حواري ، وهو ما فعلناه.

9. ليس بعد دقيقة. حدد موعدًا لاجتماع عمل في وقت غير معتاد ، مثل 9:33 أو 16:41. ثم لم يتأخر أحد.

10. الدفع مقابل الكلمات. إذا كان المشارك مشتتًا عن الموضوع ، أقترح شراء وقت للمحادثات الدخيلة. على سبيل المثال ، 10 دقائق مقابل 500 روبل.

• محاضر الاجتماع: فقط ما تحتاج لمعرفته حول هذا الموضوع

يجب على المدير مساعدة الموظفين على رؤية المشكلة بأعينهم

أندري تريتياكوف ، المدير التنفيذي لبنك Troika-D ، موسكو

11. مشاركة المدير في اجتماعات الدوائر. تؤدي ورشة العمل إلى نتائج إذا شارك فيها أول شخص من الشركة. الموظفون ، الذين يدركون وجود رئيسهم ، يسعون جاهدين لإظهار كل قدراتهم ، سواء كان ذلك عرضًا تقديميًا أو مناقشة مشكلة. خلاصة القول هي أن المدير يوسع نطاق البحث عن حلول ، ويساعد المشاركين على تقييم المشكلة بشكل شامل. من الناحية المجازية ، يرى المخرج فيلًا. يشعر المرؤوسون ، مثل الأعمى في المثل المعروف ، بشكل فردي بساق الحيوان أو جذعه أو جانبه.

تُلهم مشاركة المدير الموظفين للبحث عن حلول غير عادية. على سبيل المثال ، أستضيف اجتماعًا أسبوعيًا للبيع بالتجزئة. لقد قمت بتنظيمه لمناقشة نتائج عمل الأقسام خلال الأسبوع الماضي ووضع الخطوط العريضة لخطة للمستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، نقوم بحل المشكلات في تفاعل الإدارات التي لم يتمكنوا من حلها في الوضع الحالي. نظرًا لأن لدي فهمًا أوسع للوضع في البنك ، فمن الأسهل بالنسبة لي أن أقود المرؤوسين إلى القرار الصحيح للشركة.

12. نشرة موجزة. وراء صدقة جميلة يخفون نقصًا في الحقائق. يجب أن تكون النشرات قصيرة ، بدون كلمات غير ضرورية ، وألا تكون مكررة لنص التقرير الشفوي. النشرة الجيدة مفهومة حتى بدون مكبر صوت. إنه مثل الملخص ، والغرض منه هو تحديث المعلومات في الذاكرة. مثال على مثل هذه النشرة في البنك هو التقرير المنتظم والتعليق عليه. وتتضمن الوثيقة أرقامًا خاصة بالأسبوع ، بالإضافة إلى ملخص لأهم التغييرات وأسبابها. يتم نشر المساعدة على بوابة الشركة في وقت معين في شكل أخبار ، والتقرير متاح على الرابط. في هذا الشكل ، من الملائم أن تناقش ورشة العمل الاستنتاجات والقضايا والإجراءات المقترحة. النشرة المنتظمة التي يتم تنظيمها بهذه الطريقة تقلل من الوقت لفهم المعلومات.

• كفاءة الاجتماع: 5 طرق لتقليلها إلى الصفر

الرئيس التنفيذي يتحدث

الكسندر راجينيا ، المدير التنفيذي لمجموعة KSK ، موسكو

قبل بدء ورشة العمل ، أذكر الغرض منها وأوضحت متطلباتي لكل مشارك. في القيام بذلك ، ألتزم بثلاث قواعد.

13. لا تتحدث عما يدور في ذهنك أثناء حديث الموظفين. يرتكب المدراء خطأ التسرع في دعم موظف تلو الآخر. يجب على المدير الاستماع إلى جميع وجهات النظر دون دعم أي من الأطراف ، ودعوة الموظفين الذين ينتقدون رأي الزملاء لتقديم حل بديل.

14. استخدام الأنماط النفسية للموظفين. في اجتماع مجموعة العمل ، يلعب الجميع دورًا: مبدعًا ، إداريًا ، متشككًا ، ملهمًا. تحديد أي موظف هو أي نوع. استفد من هذه المعرفة عند ترتيب ترتيب التحدث. على سبيل المثال ، امنح العقل المدبر الكلمة في بداية اجتماع مجموعة العمل. ثم امنح الكلمة للمبدع - سيقدم حلولاً إبداعية. علاوة على ذلك - إلى المسؤول ، الذي سيقدم العقلانية. في نهاية المناقشة ، استشر المتشكك: عينه الناقدة ستساعدك على رؤية المخاطر في المقترحات المقدمة.

15. بعد اقتراح حل ، دع الموظفين يناقشونه. عندما يتبادل الموظفون الأفكار ، لخص كيف ترى حل المشكلة. ثم امنح المشاركين في الاجتماع 10 دقائق للتعليق ومناقشة اقتراحك. لاحظ أن هذه هي الفرصة الأخيرة للنقد والآراء. عندما يتحدث الجميع ، اتخذ قرارًا.

يُسمح بنسخ المواد دون موافقة إذا كان هناك رابط dofollow لهذه الصفحة