المذكرة هي مستند داخلي يتم من خلاله الاتصال بين الموظفين بشكل رسمي مكتوب. يتم تقليل محتواها إلى المهام ، وأداء أي مهام ، وما إلى ذلك ، أي قضايا العمل. على الرغم من أن كتابة المذكرة أمر بسيط ولا تخضع لقواعد صارمة للغاية ، إلا أنك تحتاج إلى معرفتها. في هذه المقالة ، سننظر في إجراءات تجميع هذه الوثائق والأنواع وما إلى ذلك.
صفة مميزة
طبيعة مذكرة الخدمة إعلامية ومرجعية ، مما يعني أنها تحتوي على إخطارات ورسائل وتعليمات معينة وما إلى ذلك. تتعلق القضايا المثارة فيها بالموظف المحدد الذي تم إرسال الرسالة إليه. بمعنى آخر ، المذكرة هي مجموعة أدوات للتواصل داخل المؤسسة.
ملاحظة: لم يثبت التزام المذكرة. هذه وثيقة إضافية ، على الرغم من أنه يمكن وضع الأوامر والتعليمات على أساسها.
يمارس
تعتبر المذكرة من الوثائق المستخدمة بكثرة ، وفي الوقت نفسه ، لا يتم تضمينها في قائمة أوراق الإدارة المصنفة رسميًا. على نطاق واسع ، يصبح اتصالًا على المستوى الأفقي: أي أنه يتم تجميعه بواسطة موظف في قسم ما لنقل طلب أو اقتراح إلى موظف آخر.
هام: يجب أن تكون حالات كائنات التحكم التي يتم الاتصال بينها بواسطة مذكرة الخدمة مكافئة. خلاف ذلك ، لا تعتبر الوثيقة مذكرة ، ولكن مذكرة. 
أغراض الاستخدام
يمكن استخدام مذكرة للعمل في حالات مختلفة.
وهنا بعض الأمثلة:
- لمكافأة موظف ؛
- لإرسال موظف في رحلة عمل ؛
- إبلاغ قسم اللوجستيات عن عطل في المعدات ؛
- إخطار رئيس الأمن من رئيس أي وحدة أخرى بضرورة دخول أشخاص غير مصرح لهم (غير موظفين) إلى مبنى الشركة ، مع بيان الأسباب ؛
- طلب في شكل مذكرة مرسلة إلى قسم المحاسبة لتخصيص موارد مادية لاحتياجات معينة ، إلخ.
حالات منفصلة لتجميع المذكرات
على الرغم من أن المذكرة تعتبر ورقة داخلية ، إلا أن أحد أنواعها هو مستند يتم إرساله إلى لجنة التصديق. ومع ذلك ، لا يزال استخدام الملاحظات حصريًا لاتصالات العمل أكثر شيوعًا. 
كيف تكتب مذكرة؟
القواعد الأساسية لتجميع المذكرة مماثلة لأي قواعد أخرى. وهي تشمل الكتابة على ورقة A4 ، والتعليمات من من وإلى من يتم إرسالها ، والتأكيدات مع التاريخ والتوقيع. ولكن كيف تكتب مذكرة تتوافق مع جميع المتطلبات؟
- في الوسط (من الممكن أيضًا وضعه على الجانب الأيسر من الورقة) ، اكتب العنوان المقابل للمستند ؛
- هناك خياران لكتابة التاريخ - كلاهما بالأرقام العربية بالكامل ، والإشارة إلى الشهر بالكلمات ؛
- في العنوان الرئيسي ، يمكنك إضافة وصف موجز لمحتوى المستند ؛
- يجب أن تكون المعلومات المتعلقة بالمرسل والمستلم كاملة: الاسم الأول واسم العائلة واسم العائلة والاسم الكامل للمنصب والقسم (القسم) الذي يرتبط به هذا المنصب.
ردًا على سؤال حول كيفية كتابة المذكرة ، لم يتم تضمين تفاصيل وسمات هذا المستند فحسب ، ولكن أيضًا المحتوى الذي يجب أن يكون عليه.
لا تتطلب الورقة المعنية عرضًا لجوهر المشكلة بلغة جافة جدًا ورسمية - يُسمح برواية حرة ، ومع ذلك ، تعكس على وجه التحديد سبب الكتابة.
المحتوى مقسم إلى جزئين. أولها يسمى الديباجة. يتحدث بإيجاز عما دفع المنشئ لكتابة مذكرة وإرسالها إلى موظف معين. 
يعتبر الجزء الثاني هو الجزء الرئيسي ، وهو أيضًا أكثر ضخامة من المقدمة. يتضمن هذا النص بيانًا بالطلب أو الاقتراح المباشر. يمكنك إضافة تحليل للوضع والاستنتاجات والنتائج إليها.
استمارة
عندما تُسأل بعض الشركات عن كيفية كتابة مذكرة ، ما عليك سوى تزويد موظفيها بنموذج خاص. ولكن ، تجدر الإشارة إلى أن هذا ليس توحيدًا إلزاميًا - يوفر GOST أحكامًا استشارية فقط (فيما يتعلق بالخطوط والأبعاد والفواصل الزمنية) بدون عينة معتمدة. ومع ذلك ، إذا كان هذا موجودًا في شركة معينة ، فمن الأفضل الالتزام به.
الخدمة والمذكرات
أعلى قليلاً في الملاحظة تمت الإشارة إلى كيفية اختلاف مذكرات الخدمة ومذكرات المذكرة. لكن الكثير من الناس ما زالوا يميلون إلى الخلط بينهم.
الأخطاء الأكثر شيوعًا هي:
- مذكرة لموظف من موظف إلى رئيس (في الواقع ، مذكرة) ؛
- حول زيادات الأجور ؛
- عن ترقية.
ويشير الأخيران إلى الإشارة ليس على المستوى الأفقي ، ولكن على المستوى الرأسي ، مما ينفي تعريف المذكرة.
هام: يعد تقسيم المذكرات إلى مذكرات وملاحظات توضيحية أمرًا غير صحيح مسبقًا.
تسجيل
يتم تسجيل جميع المذكرات في السجل. اعتمادًا على كيفية تنظيم تدفق المستندات في كل شركة معينة ، يمكن للشخص الذي قام بتجميع الورقة أو الشخص الذي استلمها القيام بذلك. في أي من الحالات ، يتلخص هذا في حقيقة أن المذكرة مخصصة لرقم فريد يجب الإشارة إليه في نصها. 
مذكرة عينة
"قسم المبيعات ، مدير قسم تكنولوجيا المعلومات V. A. Kutsak
مذكرة
№ 19-43/102
13 أبريل 2015
حول اختبار حالة جهاز الكمبيوتر لأدائه
اعتبارًا من 04/10/2015 ، يعاني الكمبيوتر الشخصي لـ R. الخفقان. نتيجة لما سبق ، أطلب منكم إجراء التشخيصات اللازمة من قبل المتخصصين في قسمكم من أجل تحديد أسباب المشاكل ، وكذلك القضاء عليها بنجاح. أقترح إصدار نتائج الاختبار كتابيًا ، مع تلخيص إجراءات أخرى: إصلاح أو استبدال الجهاز.
افترض أنه اتضح أنه لا يمكن إصلاح جهاز الكمبيوتر. في هذه الحالة ، نصدر مذكرة لشطب المعدات.
مثال على ملاحظة لشطب المعدات
"قسم المبيعات ، مدير إدارة اللوجستيات M. A. Oleinik
مذكرة
№ 21-45/104
من 16 أبريل 2015
حول شطب جهاز كمبيوتر لا يعمل
اعتبارًا من 04/10/2015 ، تعرض R.D. Maksimenko ، موظف في قسم المبيعات ، لأعطال منتظمة في الكمبيوتر الشخصي. نتيجة لذلك ، أظهرت التشخيصات التي أجراها متخصصون في قسم تكنولوجيا المعلومات ما يلي: لا ينبغي استخدام الكمبيوتر الشخصي. في هذا الصدد ، أطلب منك شطب المعدات المذكورة أعلاه بسبب عدم قابليتها للتشغيل.
رئيس القسم L. A. Kudryavtsev "
بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى ملاحظة أخرى - لاستبدال المعدات التي تم إيقاف تشغيلها. 
ملاحظة استبدال المعدات
"قسم المبيعات ، مدير إدارة اللوجستيات M. A. Oleinik
مذكرة
№ 22-46/104
من 17 أبريل 2015
حول استبدال جهاز كمبيوتر مكسور
تم إيقاف تشغيل الكمبيوتر الشخصي لأخصائي القسم ، Maksimenko R. D. ، ويحتاج إلى استبداله بسبب عدم قابليته للتشغيل (وفقًا للوثيقة رقم 20-44 / 103 بتاريخ 15/04/2015). أطلب منك توفير معدات جديدة تتوافق مع معايير الجهاز الذي تم إيقاف تشغيله. الرجاء الإبلاغ عن الانتهاء كتابة. مرفق بالمذكرة تقرير من قسم تكنولوجيا المعلومات عن التشخيصات التي تم إجراؤها ونتائجها.
رئيس القسم L. A. Kudryavtsev "
أخيراً
عادة لا تسبب كتابة المذكرة مشاكل. هذه الوثيقة الداخلية هي وسيلة مألوفة إلى حد ما للاتصال بين مختلف مستويات الحكومة. يمكن أن تحدث الحواجز الشرطية فقط بسبب "الخلط" بين المذكرات وملاحظات الخدمة (تشير المقالة إلى كيفية اختلافها).
في بعض الشركات ، يتم إعداد المذكرات حصريًا وفقًا للعينة المقدمة والمعتمدة (في هذه الحالة من الأفضل تخزين نماذج خاصة بها) ، وفي حالات أخرى يكون أكثر من مجاني.
عند تجميع هذا المستند ، يجب أن تسترشد بنفس القواعد المطبقة على الأوراق الأخرى - الخط والتباعد وفقًا لـ GOST والتاريخ والتوقيع لصحة الملاحظة. 
بشكل عام ، المذكرة عبارة عن مجموعة أدوات مريحة للغاية ، يسهل إتقانها ، وإذا تم استخدامها بشكل صحيح ، يتم ملاحظة عمل جيد التنسيق وواضح لفريق من المنظمات. يساعد في الحفاظ على علاقة متماسكة بين الإدارات ويقوي أيضًا الهيكل الذي تشكله.
عادة ما يسبب التوثيق الداخلي أكبر قدر من التساؤلات والارتباك ، لأنه لا يتم تنظيمه رسميًا من خلال قوانين تشريعية. في مجالات النشاط المختلفة ، قد تنطبق قواعد مختلفة لمكتب الكتابة والمذكرة والملاحظات التوضيحية. المذكرة هي واحدة من أكثر أشكال المراسلات التجارية الداخلية شيوعًا. كيف تختلف عن المستندات الداخلية الأخرى ، وما هي العناصر الإلزامية لها أو التي قد تختلف ، وفي الحالات التي قد تكون ضرورية ، سنحاول شرحها في هذه المقالة. كما سيتم إعطاء عينات من كتابة المذكرات المعدة لأغراض مختلفة.
مذكرة: جوهر الوثيقة
المذكرة هي شكل من أشكال الاتصال الكتابي داخل المنظمة. الاختلاف المحدد في هذا النوع من المراسلات هو الاتجاه "الأفقي" - يتم إجراء الاتصال بين الموظفين غير المرتبطين بعلاقات التبعية ، أي أنهم متساوون في الوضع الرسمي.
مرجع! إذا تم إرسال الملاحظة إلى موظف ذي رتبة أعلى ، فسيتم تسميتها ليس مذكرة خدمة ، ولكن تقرير واحد.
يشير هذا المستند إلى المعلومات والمراجع ، أي أنه يحتوي على تغطية لمشكلة معينة لا يستطيع المرسل حلها بدون المستلم (موظف آخر أو قسم في الشركة). في بعض الحالات ، قد تكون المهمة إعلامية بحتة: يتم إعلام المستلم بحقائق معينة.
الغرض من المذكرة
الهدف الرئيسي الذي تسعى إليه أي مراسلات داخلية هو الإدارة التشغيلية ، أي الحل الأسرع والأكثر فعالية لأي أسئلة و / أو مشاكل ظهرت. من ميزات مذكرة الخدمة أنها تهدف إلى:
- الشروع في اعتماد أي قرار ؛
- توصيل معلومات معينة إلى المستلم ؛
- للإبلاغ عن نقاط معينة ، ربما أثيرت في وقت سابق ؛
- أجب عن السؤال المطروح في ملاحظة الخدمة السابقة (في هذه الحالة ، يجب أن تشير إلى رقم الملاحظة الأصلية).
ما يجب أن يكون في المذكرة وما لا يمكن أن يكون
نظرًا لأن المذكرة هي وثيقة إضافية ، فهي لا تنظمها القواعد واللوائح الإلزامية المنصوص عليها في OKUD أو اللوائح الأخرى. عند كتابته ، من الملائم مراعاة قواعد "أنظمة التوثيق الموحدة" الخاصة بالاتحاد الروسي GOST R 6.30-2003.
التفاصيل الإلزامية للمذكرةمن نواحٍ عديدة تشبه تلك المطلوبة في أي مستند عمل.
- معلومات عن القسم الذي أرسل المذكرة.
- اسم القسم الذي تم إرسال المستند إليه.
- اسم ومنصب المتلقي المباشر.
- اسم المراسلات (في هذه الحالة "المذكرة").
- عنوان أو موضوع الملاحظة ، الذي يشرح موضوعها بإيجاز.
- "جسم" المستند عبارة عن بيان مباشر للموقف والمعلومات والطلبات والحلول والمقترحات لحل المشكلة وما إلى ذلك.
- تاريخ ورقم المذكرة.
- موقف مرسل المذكرة واسمه الكامل وتوقيعه.
عناصر إضافية محتملةقد يتضمن:
- تأشيرات الأشخاص الآخرين المهتمين بحل الموقف ؛
- تطبيقات (في نص الملاحظة يجب أن يكون هناك رابط لتوافرها).
مستبعد في المذكرات:
- طلبات؛
- طلبات؛
- النسور "أوافق" ، "أسمح" ، إلخ.
مبرر هذا التقييد هو التكافؤ بين حالة المرسل إليه والمرسل. ومع ذلك ، يمكن أن تصبح المذكرة ، وليست أمرًا مباشرًا ، أساسًا لقرارات إدارية مهمة ، والتي يمكن التعبير عنها أيضًا في إصدار الأمر.
ديكور
تخضع المذكرات لمتطلبات التنسيق الصالحة لجميع الوثائق في هذه المؤسسة. إنه مناسب عندما تكون منصوص عليها في اللوائح المحلية. عادة ما يتبعون ممارسات العمل المقبولة بشكل عام:
- ورق A4
- طباعة الخط Times New Roman 12 بمسافة واحدة ونصف ؛
- تنسيق التاريخ "dd.mm.yy" ؛
- موقع "الرأس" في وسط الصفحة أو على الحافة اليسرى ؛
- غياب المنعطفات الكلامية المعقدة ، التراكيب اللفظية غير الضرورية ، اللحظات العاطفية.
مذكرة على الانترنت
إذا كان لدى المنظمة سير عمل محوسب بدرجة كافية ، فيمكن إرسال المذكرات ليس في شكل ورقي ، ولكن في شكل إلكتروني. في بعض الأحيان يكون الأمر أسهل وأكثر ملاءمة ، لأن الوسط الورقي يمكن أن يضيع أو يتلف ، ويتم تخزين النص الإلكتروني بأمان في ذاكرة الكمبيوتر. عند إرسال نص المذكرة عبر الإنترنت ، يجدر التفكير في بعض النقاط الإضافية.
- يمكن إنشاء النماذج والقوالب ونماذج الملاحظات والموافقة عليها من قبل الإدارة وحفظها في ملف أو مجلد منفصل يمكن لأي مستخدم للشبكة المحلية الوصول إليه.
- لا تتم الإشارة إلى المرسل إليه في نص "رأس" المذكرة ، ولكن في السطر "العنوان" أو "الموضوع" ، إذا تمت مشاركة المورد الإلكتروني.
- يمكن إدراج التوقيع في نص الملاحظة تلقائيًا ، مما يوفر وقت المترجم.
- يوصى دائمًا بطلب إيصال بقراءة البريد الإلكتروني: سيكون هذا بمثابة تأكيد إضافي لاستلام المذكرة ، بالإضافة إلى إرسالها في الوقت المناسب.
مذكرة خدمة بدلا من وثائق السفر
بعد المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي رقم 1595 ، الذي دخل حيز التنفيذ في 08.01. في عام 2015 ، تم إلغاء قسائم السفر ، وتقرير المهام وتقرير مهام السفر ، والمذكرة وثيقة مهمة للمساعدة في تأكيد استخدام وقت السفر والموارد. إذا لم تحدد الإدارة مثل هذا الشرط في القانون المحلي ، فإن استخدام مذكرة لهذا الغرض ليس إلزاميًا. ومع ذلك ، قد يكون هذا المستند هو التأكيد الوحيد لحقيقة السفر واستخدام مركبة بشكل أو بآخر من قبل الموظف. إذا ذهب الموظف في رحلة ليست في الأماكن العامة ، ولكن على متن سيارة شخصية أو مستأجرة أو رسمية ، فسيُطلب منه على الأرجح الحصول على مذكرة عند عودته من رحلة عمل. سيشكل الأساس لحساب البدل اليومي الذي يتعين دفعه للموظف العائد ، وكذلك تأكيد النفقات التي تكبدها مقابل الطعام والإقامة وصيانة السيارة.
محتوى مذكرة "السفر"
يقدم الموظف بشكل حر المعلومات التالية عن رحلة عمله:
- تاريخ المغادرة والعودة ؛
- الغرض من الرحلة أو الإشارة إلى أمر السفر ؛
- معلومات حول السيارة (الاسم والطراز والعلامة التجارية ورقم التسجيل) ؛
- وصف الطلبات - بوليصة الشحن ، وشيكات أمين الصندوق ، ووثائق الإقامة ، وتزويد السيارة بالوقود ، وما إلى ذلك.
يتم تقديم المستند أولاً إلى قسم المحاسبة في المنظمة ، ثم إلى الإدارة للموافقة عليه.
لماذا تكتب عندما تستطيع أن تقول؟
يعتبر بعض الموظفين أن إعداد المذكرات مجرد إجراء شكلي ، وقد ضاع الوقت الذي يقضيه في إعدادها. ولكن في كثير من الحالات ، يمكن أن تكون المذكرة ليست فقط الوسيلة الأكثر فعالية لحل المشكلة التي نشأت ، ولكنها أيضًا رابط لا غنى عنه تمامًا في سلسلة الأدلة الضرورية. يحدث هذا عندما يجب أن تكون المعلومات التي يتم لفت انتباه شخص معين إليها وثيقة. قد تنشأ هذه الحاجة في المواقف التالية.
- لدى الشركة العديد من الأقسام الهيكلية ، وقد يكون الحل الشفهي للمشكلة أكثر استهلاكا للوقت من اتجاه المراسلات الرسمية.
- المذكرة هي تأكيد مباشر على حسن توقيت نقل المعلومات المهمة.
- يزيل الشكل الوثائقي لنقل المعلومات جزءًا من المسؤولية عن المرسل.
- تأكيد وقت رحلة العمل واستخدام وسيلة النقل الشخصية للموظف للرحلة.
- تؤكد المراسلات الرسمية إجراءات معينة للشركة ، على سبيل المثال ، تبرر النفقات قبل الضرائب (في الحالات المثيرة للجدل).
على سبيل المثال.فرضت السلطات الضريبية على الشركة غرامة بسبب عدم دفع الضريبة على أصل ملموس (مواد إعلانية). بناءً على مذكرات قسم الدعاية والإعلان ، تبين أن هذه المواد (المدرجة في المذكرات) تم استخدامها لمدة تقل عن عام واحد ، مما يعني أنه لا يمكن تصنيفها كأصول ملموسة.
أمثلة على كتابة المذكرات
مذكرة رحلة عمل
المدير العام لشركة "Climatcontroltech" ذات المسؤولية المحدودة
نيروباسكي سيرجي نيكولايفيتش
من Tyulpanov الكسندر لفوفيتش ،
المدير الحالي
صيانة معدات قسم الخدمة
مذكرة
عن رحلة عمل إلى تولا.
أود إبلاغكم أنه وفقًا للقرار رقم 27 المؤرخ في 10 سبتمبر 2016 ، في 11 سبتمبر 2016 ، غادرت في رحلة عمل من موسكو إلى تولا في سيارتي الشخصية (سكودا أوكتافيا ، رقم تسجيل الولاية A869AB 267 RUS ). عدت إلى موسكو في 16 سبتمبر 2016 الساعة 19:00.
كانت الفترة الفعلية لرحلة عملي 6 أيام تقويمية.
أرفق الدليل التالي على نفقات السفر:
- بوليصة الشحن بتاريخ 09/11/2016 على ورقة مطبوعة واحدة.
- نسخ من المقبوضات النقدية من محطات روسنفت للغاز بتاريخ 11 سبتمبر 2016 (طريق موسكو - تولا السريع) و 16 سبتمبر 2016 (تولا).
- إيصال "ربح" الفندق بتاريخ 16 سبتمبر 2016.
مدير معدات قسم الخدمة الزنبقأ. الزنبق (توقيع) 17/09/2016
مذكرة خدمة على اصدار المنتجات
قسم التسويق التجاري
بيونتكوفسكايا ريجينا سيميونوفنا ، رئيس القسم
رئيس قسم المبيعات
LLC "معجزة"
فيتروف سيرجي أفاناسييفيتش
مذكرة
رقم 11-TSN بتاريخ 2016/23/8
حول إطلاق المنتجات.
أطلب منكم تنسيق تنظيم حملة لـ TM "Frutonyanya" ، والتي تهدف إلى زيادة مبيعات التجزئة لعصائر هذه العلامة التجارية وزيادة التوزيع.
من المقرر عقد الحدث من أكتوبر إلى نوفمبر 2016 في ريازان وفلاديمير على أساس منافذ البيع بالتجزئة. توفر آلية الحركة هدية إضافية على شكل عبوة واحدة من عصير Frutonyanya TM عند شراء أكثر من 3 عبوات. من المقرر توزيع صندوق الجائزة على النحو التالي:
- ريازان - 500 عبوة 200 مل ؛
- فلاديمير - 350 عبوة 200 مل.
يجب إعادة باقي المنتجات التي لم تشارك في العرض الترويجي إلى المستودع. رئيس قسم التسويق التجاري بيونتكوفسكاياآر إس بيونتكوفسكايا (توقيع) 23 أغسطس 2016
إجراء شكلي يستغرق وقتًا وجهدًا - هذا هو عدد المذكرات ، والخدمة والملاحظات التوضيحية ، وغالبًا ما لا ترى الفرق بينهما. من المقبول عمومًا أن التقارير والمذكرات التفسيرية مرتبطة بتطبيق العقوبات التأديبية. في الواقع ، لا يتم استخدامها لهذا الغرض فقط. سنخبرك بالموقف المناسب لكتابة ملاحظة وكيفية القيام بذلك بشكل صحيح.
لماذا هناك حاجة إلى الملاحظات
بادئ ذي بدء ، جميع الملاحظات هي معلومات ووثائق مرجعية للإدارة التشغيلية. بمساعدتهم ، يتم تبادل المعلومات داخل الشركة (على سبيل المثال ، بين الإدارات المختلفة أو بين الفروع والمكاتب التمثيلية والمكتب الرئيسي). لا تحتوي المعلومات الواردة في الملاحظات على أوامر ، ولكن يمكن أن تصبح أساسًا لاتخاذ نوع من قرارات الإدارة ، أو يمكن أن تؤخذ في الاعتبار فقط.
لكن كتابتها ليست سهلة. بعد كل شيء ، لا توجد تعريفات للمفاهيم ، ولا توجد قواعد لتجميع الملاحظات في الإجراءات القانونية التنظيمية. دعنا نحاول صياغتها بأنفسنا.
كيف تختلف الملاحظات؟
من أجل الوضوح ، نعرض الاختلافات الرئيسية في الجدول.
| صفات | مذكرة | مذكرة | رسالة تفسيرية |
| جوهر المذكرة |
|
|
يشرح أسباب أي حدث أو حقيقة أو فعل أو حادث ، بما في ذلك انتهاكات انضباط العمل ، وعدم الامتثال للتعليمات ، والانحرافات عن قواعد العمل المعمول بها ، وحدوث حالات الطوارئ (حادث ، حادث ، سرقة ، إلخ). إذا رغبت في ذلك ، يمكن أيضًا إصدار التفسيرات المكتوبة المطلوب وضعها لفرض عقوبة تأديبية على الموظف كملاحظة توضيحية و فن. 192 ، الجزء 1 من الفن. 193 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ؛ كتاب روسترود بتاريخ 2011/06/06 رقم 1493-6-1 |
| توجيه | إدارة الاتصال:
|
المراسلات بين المديرين أو الموظفين مستوى واحد من الإدارةلا يخضعون لبعضهم البعض من حيث الموقف ، في القضايا التي تقع ضمن اختصاصهم | شرح (شرح) من مسؤول أدنى إلى أعلى |
| أنواع الملاحظات عن طريق التعيين |
|
|
|
| بناء | الجزء الاول- بيان بالأسباب أو الوقائع أو الأحداث التي أدت إلى كتابته ؛ القسم الثاني- إذا لزم الأمر - تحليل الوضع الحالي وتقديم الخيارات الممكنة لحل المشكلة ؛ القسم الثالث- وصف الاستنتاجات أو الآراء أو الطلبات أو المقترحات المحددة لإجراءات محددة ينبغي ، في رأي المترجم ، اتخاذها |
الجزء الاول- بيان بالوقائع التي أدت إلى كتابته ؛ القسم الثاني- وصف للأسباب موضحا الوضع الراهن. لا يحتويالاستنتاجات والاقتراحات |
|
| أنواع الملاحظات حسب درجة إمكانية الوصول |
|
||
| ملاحظات عينة | عرض مكافأة لموظف معين | معلومات لدائرة الأمن حول الحاجة للسماح للعمال بدخول المبنى الذين سيعملون في يوم عطلة | شرح لقسم الإنتاج والتقنية حول أسباب تجاوز المواد الأساسية لمعايير الإنتاج (مرفق للاستمارة رقم M-29) موافقة تعليمات من المكتب الإحصائي المركزي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 24/11/82 رقم 613 |
للأغراض الضريبية ، تعتبر جميع أنواع الملاحظات مهمة
في بعض الحالات ، يمكن أن تكون الملاحظة ، إلى جانب المستندات الأخرى ، بمثابة مستند أساسي للإثبات والتأكيد الوثائقي في المحاسبة الضريبية للمصروفات في الفقرة 1 من الفن. 252 قانون الضرائب للاتحاد الروسي، على سبيل المثال:
- مذكرةمن خدمتها الإعلانية الخاصة ، والتي بموجبها لم تتجاوز فترة الاستخدام الفعلي للفيديوهات الترويجية 12 شهرًا ، ساعدت الشركة على إثبات أن مقاطع الفيديو ليست أصولًا غير ملموسة وشطب التكاليف دفعة واحدة مرسوم FAS MO بتاريخ 16 مارس 2012 رقم A40-100845 / 10-4-498;
- لتأكيد المسافة المقطوعة بالسيارة بقراءات GPS-navigator (بدلاً من عداد المسافات) والتعرف على تكلفة الوقود ، فأنت بحاجة مذكرةإلى رئيس قسم النقل من الربان أن فحص ما قبل الرحلة أظهر عطلًا في عداد المسافات و الفقرة 1 من الفن. 252 ، الفرعية. 5 ص 1 فن. 254 قانون الضرائب للاتحاد الروسي. بناءً على هذا التقرير (أو أي مستند آخر) ، سيتم إصدار أمر بضرورة تشغيل السيارة مع تشغيل الملاح وتثبيت شهادتها في بوليصة الشحن خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 16 يوليو 2010 رقم ШС-37-3 / 6848;
- رسالة تفسيريةيمكن أن يكون مفيدًا:
- <или>لتلقي خصم ضريبة الدخل الشخصي لطفل الفرعية. 4 ص 1 فن. 218 قانون الضرائب للاتحاد الروسيفي حالة عدم وجود شهادة 2-NDFL من مكان العمل السابق. عندما لا يعمل الشخص لفترة طويلة ويحصل على وظيفة مرة أخرى ، فإنه يحتاج إلى ملاحظة تفسيرية حول نقص الدخل وكتاب عمل وطلب مكتوب للخصم خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 30 يوليو 2009 رقم 3-5-04 / [بريد إلكتروني محمي] ;
- <или>لحل مسألة دفع تكاليف السفر في الإجازة. إذا كان الموظف يرافقه إلى عدة أماكن أو يمر عبر نقاط توقف أثناء العبور ، فيجب تقديم مذكرة توضيحية من الموظف ووثائق سفره. كتاب وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية مؤرخ في 20 فبراير 2009 رقم 194-13.
من الواضح أنه إذا كانت الملاحظة وثيقة أساسية ، فيجب أن تحتوي على جميع تفاصيل هذا المستند و الفقرة 2 من الفن. 9 من قانون 21 نوفمبر 1996 رقم 129-FZ.
كيف تكتب الملاحظات بشكل صحيح
يجد العديد من الموظفين صعوبة في كتابة الملاحظات ، لأن هذه وظيفة غير عادية بالنسبة لهم. لتسهيل المهمة ، قم بتوفير قواعد الصياغة ، بالإضافة إلى نماذج الملاحظات في قانون تنظيمي محلي ، على سبيل المثال ، في تعليمات عمل المكتب ، وتعريف الموظفين بها. قد يبدو جزء من التعليمات هكذا ، على سبيل المثال.
تمت الموافقة عليها بأمر لشركة Alpha LLC
بتاريخ 27 ديسمبر 2011 رقم 123
تعليمات العمل المكتبي ذ م م "ألفا"
4.10. ملاحظات (تقارير ، مكتبية ، توضيحية)
4.10.4. تتكون كل ملاحظة من التفاصيل التالية:
- اسم الوحدة الهيكلية - مترجم الملاحظة ؛
- اسم نوع المستند - مذكرة أو خدمة أو ملاحظة توضيحية ؛
- تاريخ الوثيقة - تاريخ التوقيع (بالأرقام العربية بالتسلسل: اليوم والشهر والسنة) ؛
- المرسل إليه - f. و. س. وموقف الشخص الذي يتم توجيه الملاحظة إليه (في حالة dative) ؛
- عنوان النص ، والذي يجب أن يبدأ بحرف الجر "حول" أو "حول" ؛
- ملاحظة حول وجود تطبيق (إن وجد) ، على سبيل المثال: "التطبيق: في نسخة واحدة. ل 3 لترات. "؛
- توقيع المترجم (منصب المترجم ؛ التوقيع الشخصي ونسخته (الاسم الكامل)).
4.10.5. النص مكتوب بضمير المتكلم المفرد.
يجب ألا يحتوي نص الملاحظة على التحيات والرغبات النهائية.
4.10.6. يتم تقديم نماذج التقارير والمذكرات الخدمية والتفسيرية في الملاحق رقم 15 و 16 و 17 للتعليمات.
عندما يحتاج الموظف إلى كتابة ملاحظة ، أعطه نموذجًا جاهزًا ، أو بالأحرى عينة. نعطي أمثلة على تصميم الملاحظات المختلفة.
شركة ألفا المحدودة المسؤولية
محاسبة
إلى الرئيس التنفيذي
ألفا ذ
أنا. ستاسوف
رئيس الموارد البشرية
S.V. كليموفا
الأسباب الواردة في الشرح
يعتبر عدم الاحترام.
تطبيق الإجراءات التأديبية
في شكل ملاحظة إلى T.I. بوجدانوفا
رئيس الحسابات
جحيم. زاروفوي
اتخذ الإجراءات اللازمة لاستعادة محرك التوربينات الغازية
30.08.2012
رسالة تفسيرية
بتاريخ 30.08.2012 رقم 12
حول أسباب فقدان GTD الأصلي
في 29 أغسطس 2012 ، تم فقد CCD الأصلي للإمداد بموجب العقد المبرم مع Bonduelle ، فرنسا ، بتاريخ 20 أبريل 2012 ، رقم 0007/5 لمجموعة من البازلاء الخضراء (Gatchinsky Customs Post) عندما تم نسخ هذه الوثيقة.
لم يتم تصميم آلة التصوير المكتبية لنسخ المستندات الورقية الخفيفة تلقائيًا. تم نسخ GTD الأصلي ، الذي كان له وزن ورق تتبع ، تلقائيًا مع مستندات أخرى ذات وزن ورق أعلى. نتيجة لذلك ، تم تشويش GTE الأصلي وانحشاره بين بكرات آلة التصوير. عند محاولة استخراجه ، تم تقسيم المستند إلى أجزاء صغيرة لا يمكن إصلاحها وغير مقروءة.
وثيقة مألوفة مع:
30.08.2012
| رئيس الحسابات |
كجزء من وظيفتي ، يتعين علي إعداد العديد من المستندات على أساس يومي. من المهم التنقل بحرية بين الأنواع الحالية من الأشكال الصارمة والتعسفية ، وكذلك الحصول على فكرة عن كيفية كتابة مستند معين ، والبيانات التي يجب الإشارة إليها والمعلومات التي يجب تقديمها فيها.
يمكن العثور بسهولة على نموذج المذكرة على الإنترنت واستخدام هذا المثال عند التجميع.
نظرًا لوجود العديد من الأسباب لكتابة مستند ، فمن المهم كتابة المستند بشكل صحيح وتحديد جوهر المشكلة بطريقة بسيطة وموجزة ومفهومة.
ستناقش اليوم في ملاحظتي بعض ميزات تجميع شكل مذكرة "أوجه انتباهك إليكم ...".
يمكن العثور على مثال لكتابة أي مستند اليوم على الويب ، عند تقديم استئناف رسمي ، من الضروري أن تستند إلى القواعد والتوصيات الرئيسية لتجميع المراسلات التجارية.
الشرط الرئيسي هو ألا تحتوي الوثيقة على الرأي الشخصي للمواطن ، وكذلك الزخارف المختلفة ، والنصوص ذات التلوين العاطفي ، والتهديدات.
إن معرفة القراءة والكتابة في الاستئناف أمر بالغ الأهمية ، ولا يُسمح باستخدام التعبيرات العامية والعامية. يتم تجميع التقارير والمذكرات وفقًا لنماذج خاصة وعادة ما يكون لها الهيكل التالي:
- معلومات عن المنشئ والمستلم للوثيقة ؛
- ملخص موجز لجوهر القضية ؛
- توقيع الفنان وتاريخ تقديم الطلب.
اعتمادًا على الظروف التي سيتم بموجبها تقديم المستند ، تتم إضافة بعض العناصر الإضافية إلى النموذج. ستتم مناقشة كيفية كتابة المذكرة بمزيد من التفاصيل لاحقًا.
في أي الحالات يتم وضع مذكرة
هذه الوثيقة موجهة إلى رئيس المؤسسة أو قسم معين. عادةً ما يتم استخدام المستند لتحسين عملية الإنتاج أو ، إذا لزم الأمر ، لحل موقف صعب في الفريق.
بمعنى آخر ، عند الإشارة إلى مذكرة ، يستخدم الموظف طريقته الخاصة في الاتصال الرأسي ، عندما يتم إرسال المعلومات الضرورية من الموظف مباشرة إلى المدير.
الغرض الرئيسي من كتابة مثل هذه الوثيقة هو لفت انتباه السلطات إلى المشكلة وتشجيعها على اتخاذ الإجراءات اللازمة لحلها. في ظل ظروف معينة ، يتم تجميع مذكرة وتقديمها إلى السلطة ، لأغراض إعلامية فقط.
الوثيقة داخلية بشكل صارم ولا تتجاوز حدود الشركة. يجب قول بضع كلمات حول الغرض من كتابة المستند. في الواقع ، قد تكون أسباب تجميع "الخدمة" مختلفة:
- تبرئة أنفسهم من المسؤولية عن مخالفة ارتكبها المرؤوسون. عند استلام مثل هذه الوثيقة ، لن يكون الرئيس قادرًا على رفع دعاوى ضد المواطن في المستقبل.
- للحصول على الحماية. إذا كان الموظف يعاني من الظلم والموقف الانتقائي من جانب الموظفين ذوي الرتب الأعلى ، فيمكن استخدام هذا النوع من الاستئناف لحل المشكلة وديًا. إذا فشل ذلك ، فإن الحالة التالية هي المحكمة ، حيث يمكن أن تصبح المذكرة دليلًا إضافيًا.
- من أجل تصحيح الوضع المتعلق بالمخالفة لعملية الإنتاج وقابلة للتسوية.
- لتحسين كفاءة العمل.
مع الأخذ في الاعتبار أسس وأهداف تجميع مثل هذه الوثائق ، تختلف أنواع المذكرات أيضًا.
ما هي أنواع المذكرات
على الرغم من أن تصنيف مثل هذه النماذج بسيط للغاية ، في بعض الأحيان يكون هناك سوء فهم لنوع المستند الذي يجب استخدامه في موقف معين. على وجه الخصوص ، نبرز أشهر أنواع الملاحظات:
- محتوى الوثائق هو: إعلامي ، وتقارير واستباقية.
- مع مراعاة المرسل إليه: داخلي وخارجي.
- تختلف المستندات بناءً على الحقائق الواردة فيها.
يتم أخذ التصنيف أعلاه في الاعتبار ، ومن الجدير اختيار تنسيق المستند المناسب وتجميع ملاحظة وفقًا للمثال الحالي.
من يمكنه أن يصبح مؤلف "الخدمة"
رسميًا ، يمكن لأي موظف وضع مثل هذه الوثيقة ، ولكن هنا يجب مراعاة التبعية بدقة. بعبارة أخرى ، لا يستحق تخطي رأس مشرفك المباشر ، ولكن عليك إرسال ملاحظة إليه.
بعد تقديم الاستئناف ، يجب ألا ينتظر المواطن ردًا مكتوبًا ، لأن رد الفعل الرئيسي لوثيقة لم يتم استلامها هو فرض قرار من الرئيس.
خاتمة
تعد كتابة المذكرات أمرًا شائعًا في المؤسسات الكبيرة حيث يعمل الكثير من الأشخاص ومن الصعب تتبع الموقف على أرض الواقع. يسمح هذا النهج لإدارة المؤسسة بمواكبة الأحداث واتخاذ التدابير اللازمة في الوقت المناسب لحل المواقف المعقدة وأحيانًا الصراع.
عند تقديم استئناف ، من المهم مراعاة الفروق الدقيقة والمتطلبات المختلفة التي تفرضها المعايير الحالية. فقط في هذه الحالة سيكون للوثيقة أهمية.
