المتطلبات التالية تعطي القوة القانونية للوثيقة. شروط إعطاء القوة القانونية للوثائق المعدة باستخدام غاز "الانتخابات". المستندات الإلكترونية كدليل

يتم ضمان القوة القانونية للوثيقة من خلال مجموعة التفاصيل المحددة لكل نوع من المستندات والتنفيذ على نموذج يلبي المعيار.
يجب أن نتذكر أن المستندات المختلفة تتكون من مجموعة مختلفة من التفاصيل وعند تجميع مستند واحد ، لا تحتاج إلى استخدام جميع التفاصيل الموضحة في GOST. بعض المتطلبات متنافية ، على سبيل المثال ، يشار إلى "البيانات المرجعية حول المنظمة" المطلوبة في أحرف فقط ، في حين أن "اسم نوع المستند" غير مكتوب على الورق ذي الرأسية. في عملية إعداد المستندات ومعالجتها ، يمكن استكمال تكوين التفاصيل الإلزامية بتفاصيل أخرى ، إذا كان الغرض من المستند ، يتطلب معالجته ذلك. يمكنك إضافة تفاصيل إضافية إلى النماذج الموحدة للوثائق. على سبيل المثال ، في شكل أوامر لتعيين الموظفين وفصلهم ، أضف التفاصيل "توقيع رئيس قسم شؤون الموظفين" ، "توقيع المشرف المباشر". ومع ذلك ، لا يُسمح بإزالة التفاصيل الفردية من النماذج الموحدة.
تكوين التفاصيل، الذي يميز مستندًا معينًا ، يتم تحديده من خلال أغراض إنشاء المستند والغرض منه ومتطلبات محتوى وشكل هذه الوثيقة وطريقة التوثيق.
الوثائق الرئيسية التي تحدد تكوين التفاصيل ومتطلبات تنفيذها هي GOST R 6.30-2003 ، قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية المعتمدة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477

تحدد هذه المستندات التفاصيل التالية المستخدمة في إعداد وتنفيذ المستندات التنظيمية والإدارية - القرارات والأوامر والأوامر والخطابات والبروتوكولات والأفعال والمستندات الأخرى المدرجة في موافق 011-93 (OKUD):
كود نموذج الوثيقةووضعها وفقًا لمصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا (OKUD). OKUD هو جزء لا يتجزأ من النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات الفنية والاقتصادية والاجتماعية ويغطي أنظمة موحدة للتوثيق وأشكال الوثائق المسموح باستخدامها في الاقتصاد الوطني.
شعار المنظمة أو العلامة التجارية(علامة الخدمة) موضوعة على ترويسة المنظمة وفقًا للميثاق (اللوائح الخاصة بالمنظمة).
كود المنظمة(OKPO) يتم إلصاقها وفقًا لمصنف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات.
OGRN- يتم لصق رقم تسجيل الدولة الرئيسي للكيان القانوني وفقًا للمستندات الصادرة عن السلطات الضريبية.
TIN / KPP- يتم تدوين الرقم التعريفي للمكلف / رمز سبب التسجيل وفقًا للوثائق الصادرة عن السلطات الضريبية.
اسم الشركة، وهو مؤلف المستند ، يجب أن يتوافق مع الاسم المحدد في المستندات التأسيسية له. فوق اسم المنظمة يشير إلى الاختصار ، وفي حالة عدم وجوده - الاسم الكامل للمؤسسة الأم (إن وجدت). يتم تقديم الاسم المختصر للمنظمة في الحالات التي يتم فيها تضمينه في الوثائق التأسيسية للمنظمة. يتم وضع الاسم المختصر (بين قوسين) أسفل الاسم الكامل أو بعده. تُطبع أسماء المنظمات التابعة لموضوعات الاتحاد الروسي ، والتي ، إلى جانب لغة الدولة في الاتحاد الروسي (الروسية) ، لغة الدولة لموضوعات الاتحاد الروسي ، تُطبع بلغتين.
يشار إلى اسم الفرع والمكتب الإقليمي والمكتب التمثيلي إذا كان مؤلف المستند ، ويتم وضعه أسفل اسم المنظمة.
تتضمن المعلومات المرجعية حول المنظمةبما في ذلك: العنوان البريدي. رقم الهاتف والمعلومات الأخرى حسب تقدير المنظمة (أرقام الفاكس وأرقام التلكس والحسابات المصرفية وعنوان البريد الإلكتروني).
يجب تحديد اسم نوع المستند الذي تم إعداده أو نشره من قبل المنظمة من خلال الميثاق (اللوائح الخاصة بالمنظمة) ويجب أن يتوافق مع أنواع المستندات التي توفرها OKUD (الفئة 0200000). على سبيل المثال ، "لوائح العمل الداخلية" ، "الوصف الوظيفي".
تاريخ الوثيقة هوتاريخ التوقيع أو الموافقة على البروتوكول - تاريخ الاجتماع (اتخاذ القرار) ، بالنسبة للقانون - تاريخ الحدث.
يجب أن يكون للوثائق الصادرة عن منظمتين أو أكثر تاريخ واحد (فردي).
مسموح طريقتان لتنسيق تاريخ المستند: رقمية أو كلمة رقمية.
باستخدام الطريقة الرقمية ، يتم كتابة تاريخ المستند بالأرقام العربية بالتسلسل:
يوم من الشهر والشهر والسنة. يتم رسم يوم الشهر والشهر بزوجين من الأرقام العربية مفصولة بنقطة ؛ عام - أربعة أرقام عربية.
على سبيل المثال ، يجب كتابة التاريخ 5 فبراير 2011 على أنه الإدخال التالي: 02/05/2011.
يُسمح بتنسيق التاريخ بالتسلسل: السنة ، الشهر ، اليوم من الشهر ، على سبيل المثال ، 2011.02.05.
تُستخدم طريقة تسجيل التاريخ هذه على نطاق واسع في المحفوظات - تتم كتابة التواريخ على الرفوف والمجلدات والوثائق الأخرى بالتسلسل "العكسي".
باستخدام الطريقة اللفظية الرقمية ، يجب كتابة التاريخ: 05 فبراير 2011.
رقم تسجيل المستند هومن رقمه التسلسلي ، والذي يمكن استكماله وفقًا لتقدير المنظمة مع فهرس الحالة وفقًا لتسمية الحالات ، ومعلومات حول المراسل ، وفناني الأداء.
يتكون رقم تسجيل المستند المنشور بشكل مشترك من قبل منظمتين أو أكثر من أرقام تسجيل وثيقة كل من هذه المنظمات ، مفصولة بشرطة مائلة بترتيب المؤلفين في المستند.
يتم تعيين رقم تسجيل المستند على أساس الإدخال الذي تم إجراؤه في نموذج التسجيل ذي الصلة.

هناك الأنواع التالية من نماذج التسجيل:

بطاقات التسجيل والتحكم (RKK) ؛

تسجيل المجلات (الكتب).

نماذج الشاشة (عند استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر).

نماذج بعض المجلات والكتب معتمدة من الجهات الرسمية. على سبيل المثال ، تمت الموافقة على شكل كتاب المحاسبة لحركة دفاتر العمل وإدراجها بموجب مرسوم وزارة العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69 "بشأن الموافقة على تعليمات ملء كتب العمل ".
لكن معظم الأشكال تم تطويره وفقًا لتقديركصاحب العمل. يمكن العثور على نماذج من الوثائق في الوثائق أعلاه.

الوثيقة غير المسجلة ليس لها قوة قانونية !!!
رابط إلى رقم التسجيل والتاريخيتضمن المستند رقم التسجيل وتاريخ المستند الذي يجب الرد عليه. هذه السمة مطلوبة للأحرف.
مكان التجميعأو طبعات من الوثيقة يشار إليها إذا كان من الصعب تحديد ذلك من خلال التفاصيل "اسم المنظمة" و "البيانات المرجعية حول المنظمة". يشار إلى مكان التجميع أو النشر مع الأخذ في الاعتبار التقسيم الإداري الإقليمي المقبول ، ويمكن استخدام الاختصارات المقبولة عمومًا فقط.
المرسل إليهقد تكون منظمات أو أقسامها الهيكلية أو مسئولين أو أفراد. عند توجيه مستند إلى مسؤول ، يشار إلى الأحرف الأولى قبل اللقب.
يشار إلى اسم المنظمة ووحدتها الهيكلية في الحالة الاسمية. يشار إلى موقف الشخص الذي يتم توجيه المستند إليه في حالة الجر.
فمثلا:
إلى الرئيس التنفيذي
JSC باروس
V.A. لابتيف
أو

LLC "Mayak"
محاسبة
كبير الاقتصاديين
في. كوتشيتوفا

يجب ألا يحتوي المستند على أكثر من أربعة مستلمين. لم يتم الإشارة إلى كلمة "نسخ" قبل المرسل إليهم الثاني والثالث والرابع. مع وجود عدد أكبر من المستلمين ، يتم تجميع قائمة بريدية للمستند.
قد يتضمن "العنوان" المطلوب عنوانًا بريديًا. يشار إلى عناصر العنوان البريدي في التسلسل الذي تحدده قواعد تقديم الخدمات البريدية.
عند توجيه مستند إلى مؤسسة ، يُشار إلى اسمها ، ثم العنوان البريدي ، ويُسمح أيضًا بتوسيط كل سطر من سمة "العنوان" فيما يتعلق بأطول سطر.

فمثلا:

وكالة حكومية
جميع البحوث الروسية
معهد علم الوثائق والأرشفة
شارع Profsoyuznaya ، 82 ، موسكو ، 117393
عند توجيه مستند إلى فرد ، حدد الاسم الأخير والاسم الأول ، ثم اسم الأب للمستلم ، ثم العنوان البريدي ،

فمثلا:

أبراموف أوليج بافلوفيتش
شارع. Sadovaya، د. 5، apt. 12 ،
ليبكي منطقة تولا 301264
عند توجيه مستند في نفس الوقت إلى مؤسسة وفرد ("في نسخة") ، يجب إصدار العنوان وفقًا للمثال:
قسم الشؤون الداخلية لمنطقة موسكو
سان بطرسبرج
رئيس القسم
اس ام تيتوف
سفيريدوف بيتر أليكسيفيتش
شارع. بورتوفايا ، ت 82 ، مناسب 17
لومونوسوف
منطقة لينينغراد ، 196754
ختم الموافقة على الوثيقة- شرط وجود وثيقة رسمية تعطي طابعًا معياريًا أو قانونيًا لمحتواها. الموافقة على الوثيقة هي طريقة خاصة لوضع الوثيقة موضع التنفيذ ، والسماح بتوزيعها على دائرة معينة من المنظمات والمسؤولين والمواطنين.
يمكن الموافقة على المستند بطريقتين:
مسؤول (مسؤولون) ؛
وثيقة منشورة خصيصا.
كلتا الطريقتين للموافقة لها نفس التأثير القانوني.
يقع ختم الموافقة على المستند في الركن الأيمن العلوي من المستند.
عند الموافقة على مستند من قبل مسؤول ، يجب أن يتكون ختم الموافقة من كلمة أوافق (بدون علامات اقتباس) ، ولقب الشخص الذي يوافق على المستند ، وتوقيعه ، والأحرف الأولى من اسمه ، ولقبه ، وتاريخ الموافقة.

فمثلا

يوافق
المدير التنفيذي
CJSC "الأشرعة القرمزية"
التوقيع الشخصي I.S. Sergeev
12.01.2011
يُسمح بتوسيط العناصر بالنسبة إلى السطر الأطول في السمة "ختم الموافقة" للمستند.

فمثلا

يوافق
المدير التنفيذي
مصنع CJSC Lomonosov للخزف
التوقيع الشخصي I.S. Sergeev
12.01.2011
عندما تتم الموافقة على وثيقة من قبل العديد من المسؤولين ، توضع توقيعاتهم على نفس المستوى.
عندما تتم الموافقة على مستند من خلال قرار أو قرار أو أمر أو بروتوكول ، يتكون ختم الموافقة من الكلمة موافق عليه (موافق عليه ، موافق عليه أو موافق عليه) ، اسم مستند الموافقة في علبة الأدوات ، تاريخها ، رقمها.

فمثلا

وافق
بقرار من الجمعية العمومية
المساهمين بتاريخ 15.09.2010 رقم 14
أو
وافق
وسام الرئيس
مجلس البنك
بتاريخ 01.02.2011 رقم 12
ختم الموافقة غير موجود في كل وثيقة.

قائمة عينة من الوثائق التي ستتم الموافقة عليها.
الأعمال (عمليات التفتيش والمراجعة ، قبول مرافق البناء المكتملة ، المعدات ، الشطب ، الفحوصات ، نقل القضايا ، تصفية المنظمات والمؤسسات والشركات ، إلخ).
العقود (على أداء العمل ، والتوريد المادي والتقني ، وإيجار المباني ، والتسليم ، والعقود ، والتعاون العلمي والتقني ، والمسؤولية ، وما إلى ذلك).
المهام (لتصميم المرافق ، الهياكل الفنية ، بناء رأس المال ؛ للبحث والتصميم والعمل التكنولوجي ؛ التقنية ، إلخ)
التعليمات (القواعد) - (الرسمية ، العمل المكتبي ، السلامة ، أنظمة العمل الداخلية ، إلخ.)
المعايير (استهلاك المواد الخام ، المواد ، الكهرباء ، التصميم التكنولوجي ، عدد الموظفين ، إلخ)
تقارير (عن أنشطة الإنتاج ، رحلات العمل ، العمل البحثي ، إلخ.)
القوائم (مناصب العمال الذين لديهم ساعات عمل غير منتظمة ؛ المؤسسات التي تخضع لمزايا معينة ؛ المواد الوثائقية القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة الوزارات والإدارات والمنظمات الأخرى التي تشير إلى العمر الافتراضي للمواد ، وما إلى ذلك)
الخطط (الإنتاج ؛ البناء والتركيب ، التصميم والمسح ، العمل البحثي ، إدخال التكنولوجيا الجديدة ؛ التسليم التعاوني للمنتجات ؛ توزيع المنتجات وفقًا للنطاق المحدد ؛ الدخل من الإسكان والخدمات المجتمعية ، الإصلاح ؛ عمل الكلية والعلمية و المجلس الفني ، مشورة العلماء ، إلخ)
اللوائح (على المنظمة ، الوحدة الهيكلية ، المكافآت ، التدريب المتقدم ، إلخ)
البرامج (تنفيذ الأعمال والفعاليات ، التدريب ، إلخ)
تقديرات لإنتاج الأعمال.
التقديرات (تكاليف صيانة الجهاز الإداري والمباني والمباني والهياكل ؛ استخدام الأموال من صندوق المؤسسة ؛ لإعداد وتطوير إنتاج منتجات جديدة ؛ لبناء رأس المال ، إلخ.)
حالة المعايير ، الفرع ، المواصفات.
الهيكل والتوظيف.
معدلات الرسوم الجمركية.
قوانين المنظمة.
نماذج الوثائق الموحدة.
الجداول الزمنية والتغييرات عليها.
القرار.
يحتوي القرار على إشارة تتعلق بالحل (إعداد حل) للمسألة المنصوص عليها في الوثيقة.
يتضمن القرار ، المكتوب على المستند من قبل المسؤول المختص ، الأسماء والأحرف الأولى لفناني الأداء ومحتوى الطلب (إذا لزم الأمر) وتاريخ الاستحقاق والتوقيع والتاريخ.

فمثلا:

زايتسيفا أ.
نيكيتين ب.
يرجى إعداد مشروع
عقود مع شركة "هيرمس"
إلى 21.01.2011
توقيع شخصي
التاريخ
يُسمح بإصدار قرار على ورقة منفصلة.
عنوان النصيتضمن ملخصًا للوثيقة. يجب أن يكون العنوان متسقًا مع اسم نوع المستند. قد يجيب العنوان على أسئلة مثل:
حول ماذا (عن من) ، ماذا (من)؟
فمثلا: الأمر بإنشاء لجنة تصديق ؛ الوصف الوظيفي للمصمم الرئيسي.
يُسمح بعدم الإشارة إلى العنوان الخاص بنص المستندات المرسومة على رؤوس خطابات بتنسيق A5.
علامة التحكملتنفيذ المستند ، يتم الإشارة إليها بالحرف "K" أو الكلمة أو الختم "التحكم".
أُعد نص الوثيقة بلغة الدولة في الاتحاد الروسي أو بلغات الدولة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي والكيانات المكونة للاتحاد الروسي.
يتم وضع نصوص الوثائق في شكل استبيان أو جدول أو نص متماسك أو في شكل مزيج من هذه الهياكل.
عند تجميع النص في شكل استبيان ، يجب التعبير عن أسماء سمات الكائن المميز من خلال اسم في الحالة الاسمية أو عبارة مع فعل الجمع بضمير الغائب من الفعل المضارع أو الماضي ("have" ، "تملك" أو "كانت" ، "كانت" ، إلخ.). يجب أن تكون الخصائص المعبر عنها شفهيًا متوافقة مع أسماء العلامات.
يجب أن تحتوي الأعمدة والصفوف في الجدول على عناوين يتم التعبير عنها بواسطة اسم في الحالة الاسمية. يجب أن تكون العناوين الفرعية للأعمدة والخطوط متسقة مع العناوين.

إذا تمت طباعة الجدول على أكثر من صفحة، يجب ترقيم أعمدة الجدول ويجب طباعة أرقام هذه الأعمدة فقط على الصفحات التالية.
نص متصلتتكون عادة من جزأين.
يشير الجزء الأول إلى أسباب وأسباب وأهداف تجميع الوثيقة ،
في الثانية (النهائية) - القرارات والاستنتاجات والطلبات والاقتراحات والتوصيات.
قد يحتوي النص على الجزء الأخير فقط (على سبيل المثال ، الأوامر - الجزء الإداري دون ذكر ؛ رسائل ، بيانات - طلب بدون تفسير).
في نص الوثيقة المعدة على أساس وثائق المنظمات الأخرى أو الوثائق المنشورة سابقًا ، يشار إلى تفاصيلها:
عنوان الوثيقة ؛
اسم المنظمة - مؤلف الوثيقة ؛
تاريخ الوثيقة
رقم تسجيل الوثيقة ؛
عنوان النص.
إذا كان النص يحتوي على عدة قرارات واستنتاجات وما إلى ذلك ، فيمكن تقسيمها إلى أقسام وأقسام فرعية وفقرات مرقمة بالأرقام العربية.
في المستندات (ترتيب ، ترتيب)المنظمات العاملة على مبادئ وحدة القيادة ، وكذلك الوثائق الموجهة إلى إدارة المنظمة ، يتم ذكر النص في صيغة المتكلم المفرد ("أنا أطلب" ، "عرض" ، "من فضلك").
في المستندات الهيئات الجماعيةالنص مذكور بضمير الغائب المفرد ("يقرر" ، "يقرر").
في الوثائق المشتركة ، يرد النص بصيغة الجمع بضمير المتكلم ("نحن نطلب" ، "قررنا").
يرد نص البروتوكول بصيغة الجمع بضمير الغائب ("استمع" ، "تكلم" ، "قرر" ، "قرر").
في الوثائق التي تحدد حقوق والتزامات المنظمات ، وأقسامها الهيكلية (اللوائح والتعليمات) ، وكذلك تحتوي على وصف وتقييم الحقائق أو الاستنتاجات (فعل ، شهادة) ، استخدم شكل عرض النص من الشخص الثالث المفرد أو الجمع ("القسم يؤدي وظائف" ، "الجمعية تشمل" ، "اللجنة أنشأت").
يتم استخدام أشكال العرض التالية في الحروف:
- من الشخص الأول بصيغة الجمع ("من فضلك أرسل" ، "أرسل للنظر") ؛
- من صيغة المتكلم الأول ("أنا أعتبرها ضرورية" ، "أطلب منك إبرازها") ؛
- من صيغة الغائب المفرد ("الوزارة لا تمانع").
بمناسبة حضور التطبيق، المسمى في نص الوثيقة ، على النحو التالي:
الاستعمال: 5 لترات. في نسختين.
إذا كان الحرف يحتوي على مرفق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ ؛ إذا كان هناك عدة تطبيقات ، يتم ترقيمها ,

فمثلا:

التطبيقات.
1. اللوائح الخاصة بإدارة الإقراض الإقليمي لمدة 5 سنوات. في نسخة واحدة.
2. قواعد لإعداد وتنفيذ وثائق دائرة الائتمان الإقليمية ل 7 أوراق. في نسختين.
يتم وضع العلامة من الفقرة من الهامش الأيسر للمستند عبر ثلاث فترات زمنية.
إذا كانت الملاحق ملزمة ، فلن تتم الإشارة إلى عدد الأوراق.

يجب على كل ضابط شؤون موظفين في عملية العمل إعداد الكثير من نفس النوع من المستندات ، ويجب إعداد هذه المستندات بشكل صحيح وموحد. وبالطبع يحدد التشريع الإجراء الأساسي لملء الاستمارات الموحدة وكتب العمل ومحتوى عقد العمل. ولكن من أجل تنظيم العمل مع المستندات في شركتك ، يُنصح بوضع تعليمات حول إدارة سجلات الموارد البشرية وجدول سير العمل.

القوة القانونية هي ملك لوثيقة رسمية يتم إبلاغها إليها بموجب التشريع الحالي ، واختصاص الهيئة التي أصدرتها ، والإجراءات المعمول بها للتسجيل. قد يؤدي عدم وجود التفاصيل الضرورية أو تنفيذها بشكل غير صحيح إلى حقيقة أن المستند لن يكون له قوة قانونية (على سبيل المثال ، لا يوجد توقيع أو تاريخ). إذا لم يكن يحتوي على عنوان للنص أو ملاحظة حول الفنان ، فسيؤدي ذلك فقط إلى بعض الصعوبات في العمل مع المستند ، ولكن لن يؤثر على أهميته القانونية.

المتطلبات الإلزامية التي تضمن القوة القانونية للوثائق هي:

اسم المنظمة (رسمي) - مؤلف الوثيقة ؛

اسم نوع الوثيقة ؛ تاريخ الوثيقة

رقم التسجيل؛

ختم الموافقة على الوثيقة ؛

نص؛ التوقيع؛

التوقيع شرط إلزامي لأي وثيقة. المسؤول الذي يوقع الوثيقة يتحمل المسؤولية: عن صحة الوثيقة ؛ لجميع العواقب المحتملة لتنفيذ (سن) المستند. يُمنح حق التوقيع لبعض الأشخاص ويمكن تحديده: في ميثاق الشركة ؛ في التنظيم الخاص بالمؤسسة (في الوحدة الهيكلية) ؛ في تعليمات العمل المكتبي ؛ في الوصف الوظيفي للموظف ؛ في توزيع الواجبات. وثائق المنظمة موقعة من المدير أو نوابه. وثائق التقسيمات الهيكلية موقعة من قبل رؤسائهم. في عدد من القضايا ، قد يكون للموظفين الآخرين ، على سبيل المثال ، كبار المتخصصين في المؤسسة ، الحق في التوقيع. يتم وضع التوقيع على النسخة الأولى من المستند ، إذا لزم الأمر ، على نسخ أخرى ، على سبيل المثال ، عند إبرام اتفاقية.

يعد تاريخ المستند أحد أهم تفاصيل المستند. عدم وجود تاريخ على الوثيقة يجعلها غير صالحة.

يعتبر الختم مطلبًا مهمًا من الناحية القانونية ويستخدم للمصادقة على توقيع المسؤول على أهم المستندات (أو المالية).

يشهد الختم: على صحة الوثيقة ، وانتماء الوثيقة إلى المنظمة المشار إليها على الختم. يتم لصق الختم على المستندات التي يستلزم نشرها:

- أي عواقب قانونية ، على سبيل المثال ، إنشاء المشروع أو إعادة تنظيمه ؛
- العواقب المادية ، على سبيل المثال ، نقل القيم المادية ، وإقرار حق منظمة أو فرد في شيء ما.

ختم الموافقة - تكتسب بعض المستندات القوة القانونية فقط من لحظة الموافقة عليها من قبل الرئيس أو سلطة أعلى. يعد ختم الموافقة شرطًا أساسيًا لوثيقة رسمية تضفي طابعًا معياريًا أو قانونيًا على محتواها. تخضع الموافقة الإلزامية لما يلي: المواثيق ، واللوائح الخاصة بالمؤسسات (الفروع) ؛ جداول الموظفين. عمليات التفتيش وأعمال القبول والتحويل ؛ وصف الوظيفة؛ التقديرات وخطط العمل والتقارير وما إلى ذلك. ص.

رقم التسجيل هو ضمان إضافي لصحة المستند. يشير إلى أن المستند قد اجتاز جميع مراحل المعالجة ، وتم تسجيله وبالتالي فهو مستند رسمي للمؤسسة. يستخدم التوقيع الرقمي الإلكتروني لإعطاء أثر قانوني للمستند الإلكتروني. لا يُعترف بالمستند الإلكتروني باعتباره ذا أهمية قانونية إلا إذا كانت نتيجة التحقق من صحة التوقيع الرقمي الإلكتروني إيجابية.

التوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS) هو سمة من سمات المستند الإلكتروني المصمم لحماية هذا المستند الإلكتروني من التزوير ، والذي تم الحصول عليه نتيجة للتحويل المشفر للمعلومات باستخدام المفتاح الخاص للتوقيع الرقمي الإلكتروني والسماح بتحديد مالك التوقيع شهادة المفتاح ، وكذلك لإثبات عدم وجود تشويه للمعلومات في المستند الإلكتروني. تعادل EDS في مستند إلكتروني توقيعًا بخط اليد في مستند ورقي ، وفقًا للشروط التالية:

- شهادة مفتاح التوقيع الصادرة عن مركز التصديق صالحة وقت توقيع المستند الإلكتروني ؛ التأكد من صحة التوقيع الرقمي الإلكتروني في المستند الإلكتروني ؛
- يتم استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني وفقًا لمعلوماته المحددة في شهادة مفتاح التوقيع. بفضل هذه التكنولوجيا ، يتم الحصول على مستند إلكتروني: له قوة قانونية ؛ تأكيد تأليف الوثيقة ؛ مؤكدا عدم وجود تحريف للمعلومات في الوثيقة. لكي تتمتع نسخة من المستند الورقي بالقوة القانونية للأصل ، يجب أن تكون مصدق عليها بالطريقة المنصوص عليها. لهذا الغرض ، يتم وضع الدعائم "علامة على شهادة النسخة" ، والتي تحتوي على: نقش الشهادة "صحيح" ؛ منصب الشخص الذي صدق على النسخة ؛ توقيعه تاريخ التصديق
- الطباعة (لأهم الوثائق الخارجية). يتم إجراء التصديق من قبل المؤسسة نفسها أو ، إذا لزم الأمر ، بواسطة كاتب عدل.

وفقًا للإجراءات القانونية التنظيمية أو باتفاق الطرفين ، يجوز اعتماد المستند الورقي الذي يحمل ختمًا ، عند تحويله إلى مستند إلكتروني ، من خلال توقيع رقمي إلكتروني لمسؤول. يُسمح للشركات بالمصادقة على:

- نسخ من الوثائق التي يقدمها المواطنون عند التقديم على وظيفة ، دراسة ؛
- نسخ من وثائق حل المشكلات الاجتماعية للموظفين. في المؤسسة ، يتم التصديق على النسخ من قبل: رئيس المنظمة ؛ مسؤول (رئيس قسم شؤون الموظفين).

واحد ؟. مفهوم "القوة القانونية للوثيقة" وترسيخها في معيار الدولة.

GOST 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات ". القوة القانونية للوثيقة هي ملك لوثيقة رسمية ، يتم إبلاغها إليها بموجب التشريع الحالي ، واختصاص الهيئة التي أصدرتها ، والإجراءات المعمول بها للتسجيل.

2 ؟. معلومات عن شكل الوثيقة. محتوى الوثيقة ، طبيعتها الملزمة. تكوين شهادة الوثائق: الموافقة ، التوقيع ، الختم.

لكي يكون المستند صالحًا ، يجب أن يكون:

مؤطرة بشكل صحيح

لا تتعارض مع محتوى التشريع الحالي ؛

أن يتم نشره من قبل منظمة يحق لها القيام بذلك.

قد يؤدي عدم وجود التفاصيل الضرورية أو تنفيذها بشكل غير صحيح إلى حقيقة أن المستند لن يكون له قوة قانونية (على سبيل المثال ، لا يوجد توقيع أو تاريخ). إذا لم يكن يحتوي على عنوان للنص أو ملاحظة حول الفنان ، فسيؤدي ذلك فقط إلى بعض الصعوبات في العمل مع المستند ، ولكن لن يؤثر على أهميته القانونية.

يتم ضمان القوة القانونية للوثيقة من خلال مجموعة من التفاصيل المحددة لكل نوع من المستندات - العناصر الإلزامية لإضفاء الطابع الرسمي على وثيقة رسمية. المستند الرئيسي الذي يحدد تكوين التفاصيل ومتطلبات تنفيذها هو GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية".المتطلبات الإلزامية التي تضمن القوة القانونية للوثائق هي:

اسم المنظمة (رسمي) - مؤلف الوثيقة ؛

اسم نوع الوثيقة ؛

تاريخ الوثيقة

رقم التسجيل؛

ختم الموافقة على الوثيقة ؛

التوقيع؛

ووفقًا لبعض المصادر أيضًا: تأشيرة الموافقة ، علامة على تصديق نسخة ، بيانات مرجعية عن المنظمة.

التوقيعهو شرط إلزامي لأي وثيقة ؛ مسؤول ، يوقع وثيقة ، يتحمل المسؤولية عن صحة الوثيقة وجميع العواقب المحتملة لتنفيذ الوثيقة.

تاريخ الوثيقة- أحد أهم تفاصيل الوثيقة. عدم وجود تاريخ على الوثيقة يجعلها غير صالحة.

ختم- شرط مهم من الناحية القانونية ، يستخدم للمصادقة على توقيع مسؤول على أهم المستندات (أو المالية).

ختم الموافقة- بعض الوثائق تكتسب القوة القانونية فقط من لحظة الموافقة عليها من قبل الرئيس أو سلطة أعلى.

رقم التسجيلهو ضمان إضافي لصحة المستند. يشير إلى أن المستند قد اجتاز جميع مراحل المعالجة ، وتم تسجيله وبالتالي فهو مستند رسمي للمؤسسة.

الإطار التشريعي والتنظيمي لإدارة سجلات الموظفين

هيكل الإطار التشريعي والتنظيمي لإدارة سجلات الموظفين:
1. قوانين الاتحاد الروسي.
2. المراسيم الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ، وقرارات حكومة الاتحاد الروسي ؛ الوثائق المنهجية للمنظمات والسلطات التنفيذية المحلية في إدارة سجلات الموظفين.
3. الإجراءات المعيارية لمعايير الدولة للاتحاد الروسي والوزارات والإدارات والسلطات التنفيذية الاتحادية.

قانون العمل والمعاشات التقاعدية بشأن واجب توثيق العمل مع الموظفين.

· قانون العمل للاتحاد الروسي. هذا هو القانون الأساسي الذي يجب أن يوجه عمل أخصائي شؤون الموظفين في أي منظمة. تنظم قواعد قانون العمل إجراءات تعيين الموظفين وفصلهم ، وتنظيم أوقات العمل ووقت الراحة ، وشروط دفع الأجور ، وتزويد الموظفين بمزايا وتعويضات مختلفة.

· دليل تأهيل مناصب المديرين والمتخصصين والموظفين الآخرين (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم وزارة العمل في روسيا بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37 (بصيغته المعدلة في 20 أبريل 2001): تتمثل إحدى واجبات رئيس قسم شؤون الموظفين في ضمان إعداد المستندات المتعلقة بالمعاشات التقاعدية والتأمين وتقديمها لهيئة الضمان الاجتماعي. قواعد التقدم بطلب للحصول على معاش تقاعدي ، وتحديد المعاش وإعادة حساب مبلغ المعاش ، والتحول من معاش تقاعدي إلى آخر وفقًا للقوانين الاتحادية "بشأن معاشات العمل في الاتحاد الروسي" (بتاريخ 17 ديسمبر 2001 رقم 173-FZ ) وقانون "بشأن معاشات التقاعد الحكومية في الاتحاد الروسي" "(بتاريخ 15 ديسمبر 2001 رقم 166-FZ) (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم وزارة العمل في روسيا وصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي بتاريخ 27 فبراير 2002 رقم 17 / 19pb ؛ مسجل لدى وزارة العدل الروسية في 31 مايو 2002 (رقم التسجيل 3491) ؛ نُشر في Rossiyskaya Gazeta في 5 يونيو 2002).

تقديم وثائق الموظفين أثناء تنفيذ أنشطة الإشراف والرقابة من قبل هيئات مفتشية العمل الاتحادية ، وهيئات الإشراف والرقابة الاتحادية والعامة الأخرى ؛ سلطات الادعاء.

・ حسب اللوائح قانون العمل للاتحاد الروسي، مفتشية العمل بالولاية مخولة للإشراف والرقابة على امتثال أصحاب العمل لقوانين العمل. مفتشو العمل الحكوميون لهم حقوق واسعة في ممارسة الإشراف والرقابة ، ولهم الحق في زيارة المنظمات بجميع أشكالها التنظيمية والقانونية وأشكال الملكية ، وكذلك أصحاب العمل - الأفراد ، لطلب وثائق وتوضيحات من أصحاب العمل وممثليهم ، المعلومات اللازمة لأداء وظائف الإشراف والتحكم.

· القانون الاتحادي للاتحاد الروسي المؤرخ 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ "بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات". بناءً على هذا القانون ، يتم بناء جميع أعمال خدمة شؤون الموظفين بالبيانات الشخصية للموظفين. على سبيل المثال ، يتم تحديد مسألة كيف ستتم معالجتها وأين سيتم تخزين المعلومات الواردة من الموظف عند دخوله الوظيفة.

· قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 29 يوليو 2004 رقم 98-FZ "بشأن الأسرار التجارية". يضع قائمة بالمعلومات التي قد تشكل سرًا تجاريًا للمنظمة ، وقائمة بالموظفين الذين يمكنهم الوصول إليها ، وإجراء للتعرف على البيانات السرية ، والمسؤولية عن نشر المعلومات السرية.

· قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 17 يوليو 1999 رقم 181-FZ "بشأن أساسيات حماية العمال في الاتحاد الروسي". تسمح لك أحكام هذه الوثيقة ببناء نظام حماية العمال بكفاءة في المنظمة. إذا تم الكشف عن انتهاك لقواعد حماية العمل والسلامة ، يقوم مفتش العمل بإحضار المسؤولين المذنبين إلى المسؤولية الإدارية.

· قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 8 أغسطس 2001 رقم 134-FZ "بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد في سياق سيطرة الدولة (الإشراف)". يعطي القانون فكرة عن حقوق والتزامات صاحب العمل عند إجراء عمليات التفتيش المختلفة في المنظمة. على سبيل المثال ، يشير القانون إلى المستندات التي يحق لصاحب العمل طلبها من المفتش عندما يظهر في المنظمة ، وحق ممثل الشركة في الحضور شخصيًا أثناء التفتيش ، وكيف يمكن للمنظمة استئناف النتائج غير المرضية لـ التفتيش.

في المنظمات ، كجزء من عملية الإنتاج ، يجري الموظفون المراسلات الداخلية مع بعضهم البعض. يكتبون البيانات ، ويبلغون بعضهم البعض بإخطارات حول تقدم العمل المنجز أو حول كيفية القيام به. غالبًا ما تكون مثل هذه الوثائق ذات أهمية عالية وبالتالي يجب أن يكون لها قوة قانونية.

لإعطاء الوثيقة القوة القانونية ، يجب مراعاة القواعد التالية:

يجب على صاحب العمل ، عند إنشاء وثيقة مراسلات داخلية ، الالتزام بالمعايير التشريعية الحالية ؛

يمكن للموظف إصدار مستند فقط ضمن اختصاصه ؛

صاحب العمل ملزم بالامتثال لقواعد إعداد وتنفيذ المستندات ، وكذلك تعريف الموظفين بها (إذا لزم الأمر).

المتطلبات التي تعطي الوثيقة القوة القانونية

التركيبة الإلزامية للتفاصيل التي تمنح المستندات المنشأة القوة القانونية:

1. مؤلف الوثيقة (اسم المنظمة أو المؤسسة أو المؤسسة ، موضحًا الانتماء الإداري أو الشكل القانوني). سيكون البديل هو طباعة المستند على ورق ذي رأسية. تشير بعض الوثائق بالإضافة إلى ذلك إلى المدينة التي نُشرت فيها هذه الوثيقة.

2. عنوان الوثيقة (أمر ، لائحة ، إلخ).

3. تاريخ إنشاء الوثيقة ، الموافقة عليها ، نفاذها.

4. فهرس التسجيل (رقم) لهذه الوثيقة وفقا لنظام التسجيل المعتمد من قبل الشركة.

6. توقيع رئيس المنظمة أو الشخص المسؤول المفوض من قبله. يمكن لصق توقيع الرأس بعدة أشكال ، وعلى وجه الخصوص:

6.1 التوقيع المباشر (كما هو مطلوب بموجب أوامر في نماذج موحدة - يشير إلى الموقف وفك تشفير التوقيع والتوقيع نفسه).

6.2 ختم مباشر للموافقة موقعة من رئيس (أو مسؤول مخول) لهذه المنظمة. يتم لصق ختم الموافقة على رأس المستند العلوي على الجانب الأيمن.

6.3 ختم الموافقة غير المباشر ، بوساطة ، على سبيل المثال ، من خلال الموافقة بأمر. يتم لصق هذا الختم ، كقاعدة عامة ، أيضًا على العنوان العلوي للمستند على الجانب الأيمن (كما في النموذج الموحد T-3 - التوظيف).

6.4. في شكل قرار المدير ، على سبيل المثال ، في بيان الموظف. يجب أن يحتوي القرار على أربعة مكونات: متلقي القرار ، الإجراء أو الأمر الإداري نفسه ، توقيع الرئيس وتاريخ إصدار القرار. يتم تثبيت الدقة ، كقاعدة عامة ، يدويًا في أي مساحة خالية من المستند ، ولكن عادةً في الجزء العلوي منه.

7. تأشيرات الموافقة لتلك الأنواع من الوثائق التي بدون هذه التأشيرات لن يكون لها القوة القانونية الكاملة. على سبيل المثال ، تأشيرات الموافقة مع الهيئة النقابية الأساسية ، مع مراعاة رأي الهيئة التمثيلية ، والاتفاق مع محام ، مع كبير المحاسبين ، إلخ. يتم تحديد المستندات التي تتطلب الموافقة وفقًا لمتطلبات التشريعات الحالية ، والنماذج الموحدة واللوائح المحلية الداخلية للمنظمة نفسها ، على وجه الخصوص ، تعليمات العمل المكتبي أو اللوائح الخاصة بالإدارات ، وما إلى ذلك (إن وجدت). يمكن أن تكون تأشيرة الموافقة بالأشكال التالية:

7.1. إشارة إلى الوثيقة التي تؤكد الموافقة (نموذج موحد T-7). يتم لصق ختم الموافقة ، كقاعدة عامة ، في الجزء السفلي من التصميم على الجانب الأيسر.

7.2 الإشارة إلى الصياغة التي تؤكد الاتفاق ، وموقف الشخص أو الأشخاص الذين تم الاتفاق معهم ، والتوقيع / التوقيعات ، ونسخهم وتواريخ الاتفاق. يتم وضع تأشيرة الموافقة ، كقاعدة عامة ، في الجزء السفلي من الجزء الرسمي من المستند أو في أي مساحة خالية.

8. يجب أن تخضع تأشيرات التعريف لجميع أوامر الموظفين والوثائق الأخرى ، والتي يجب في جوهرها نقلها إلى دائرة معينة من الموظفين. يتضمن هذا الشرط أيضًا التاريخ المكتوب بخط اليد لتعريف الموظفين بموجب المستند الموقع. يتم وضع تأشيرة التعريف في الجزء السفلي من المستند في الوسط أو على الجانب الأيسر.

تم تصميم النماذج الموحدة التي طورتها لجنة الإحصاء الحكومية مع مراعاة إعطاء المستندات القوة القانونية وتحتوي على جميع التفاصيل المحددة (على الرغم من وجود استثناءات ، على سبيل المثال ، البطاقة الشخصية للموظف - لا يحتوي النموذج الموحد T-2 على رقم تسجيل ، حيث لا يتم تخزين هذه المستندات ترتيبًا زمنيًا ، ولكن يتم تخزينها أبجديًا).

يرد أدناه مثال على جميع التفاصيل المحددة في نموذج موحد باستخدام النموذج الموحد T-6 كمثال - طلب إجازة.

إعطاء القوة القانونية لوثائق المراسلات الداخلية

تحل المراسلات الداخلية في المنظمة المهام التالية:

1. يصرح ويوثق كتابةً رأي أو طلب أو اقتراح أحد الطرفين أو صاحب العمل أو الموظف ، أو يكون في طبيعته إبلاغ الطرف الآخر.

2. هو رابط لا يتجزأ في إجراءات إنهاء عقد العمل ، ونقل الموظفين ، وتسجيل الإجازة وإجراءات شؤون الموظفين الأخرى.

3. يعمل كأدلة مستندية ضرورية عند النظر في نزاع عمالي.

لكي تؤدي المراسلات الداخلية جميع المهام المذكورة أعلاه ، يجب استيفاء الشروط التالية:

1. يجب أن يتم تنفيذ الوثيقة بشكل صحيح ، مع جميع التفاصيل اللازمة لذلك.

2. يجب أن يكون للمستند رقم تسجيل حسب سجل الوثائق الواردة والصادرة.

3. يجب أن يتم الرد على هذه الوثيقة رسميًا من قبل الطرف المستلم. على سبيل المثال ، في شكل قرار.

4. يجب تخزين المستند مع مراعاة متطلبات الأرشفة المقررة.

في أغلب الأحيان ، يقوم الموظف بإجراء المراسلات الداخلية بمساعدة البيانات والمذكرات الرسمية وصاحب العمل - في شكل إخطارات. يتم إعداد وثائق المراسلات الداخلية ليس فقط إذا كان من الضروري تبادل الرسائل الرسمية بين الموظفين ، ولكن أيضًا بين رؤساء الأقسام والموظفين ورؤساء الأقسام وغيرهم ، إلخ.

في الوقت الحاضر ، يتم تنفيذ معظم هذه المراسلات في في شكل إلكتروني ، عن طريق المراسلة بالبريد الالكتروني . باستخدام مثل هذه الرسائل ، من الصعب للغاية إثبات أن هذا المستند الإلكتروني تم إنشاؤه بواسطة هذا الموظف المعين (حتى عند تعيين كلمات المرور ، سيتعين عليك إثبات أنه لا أحد باستثناء هذا الموظف المحدد يعرف كلمة المرور للوصول إلى بريد إلكتروني معين). لذلك ، في حالة وجود تعارض أو تعارض محتمل ، يوصى بإعداد المستندات في شكل ورقي ، والتصديق بتوقيعك ، والتسجيل من خلال مسؤول في الشركة المسؤول عن تسجيل المستند.

يمكن إعطاء مفعول قانوني لمثل هذه المراسلات إذا قام الموظف بطباعة رسائل إلكترونية وقام المسؤول بتسجيلها. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج المستندات الداخلية للشركة (اللوائح المحلية الداخلية) إلى إصلاح طريقة تبادل المعلومات هذه ، بالإضافة إلى وتيرة التحقق من الرسائل ، كآلية عمل للاتصال.

النظر في المبادئ العامة لإعطاء القوة القانونية لوثائق المراسلات الداخلية - البيانات والإخطارات. غالبًا ما تكون هذه المستندات هي الدليل الرئيسي في نزاعات العمل ، لذا فإن العمل الكفء معهم مهم للغاية لحماية مصالح صاحب العمل.

ميزات التسجيل وإعطاء القوة القانونية للبيانات

من مصلحة صاحب العمل استكمال البيانات الشخصية للموظفين يدويًا. عادةً ما تستخدم المؤسسات نماذج النماذج التي يجب أن يتم فيها ملء توقيع الموظف على الأقل وتاريخ توقيع الطلب يدويًا. غالبًا ما يتم تفسير هذا التنفيذ للبيانات في نزاع قضائي على أنه حقيقة ضغط على الموظف.

من حيث المبدأ ، يمكن أيضًا إنشاء التطبيق تلقائيًا ، ولكن بعد ذلك يتم طباعته وتوقيعه بواسطة الشخص الذي يقوم بإعداد هذا التطبيق.

من المرغوب فيه أنه في الطلب ، مع مراعاة الإجراء أعلاه لإعطاء القوة القانونية للوثائق ، يجب أن يكون هناك التفاصيل التالية:

1. اسم الوثيقة هو "التطبيق".

2. المرسل إليه - الذي يتم إرسال الطلب إليه ، مع الإشارة إلى الوظيفة في منظمة معينة ، الاسم الكامل. الرسمية.

3. المترجم - الذي تم إرساله منه ، مع الإشارة إلى الوظيفة والاسم الكامل. عامل.

4. نص البيان.

5. توقيع منشئ الطلب.

6. تاريخ التطبيق.

7. توقيعات الموافقة (غالبًا مع رئيس الوحدة الإنشائية - إذا لزم الأمر). هذه الدعامة اختيارية. لذلك ، يتم تحديد وجودها من خلال مبادئ العمل مع مثل هذه الوثائق في منظمة معينة.

8. رقم تسجيل الطلب. يتم تخصيص الرقم للمستند وفقًا لمجلة الوثائق الواردة (أو مجلة أخرى ، اعتمادًا على بناء نظام التسجيل في مؤسسة معينة) ، مع الإشارة إلى الرقم وتاريخ قبول المستند وتوقيع الشخص المسؤول (على سبيل المثال ، سكرتير). الشخص المسؤول عن استلام هذه المستندات يضع الرقم.

9. حل الشخص الذي تم توجيه الطلب إليه أو المخول بحل مشكلة معينة. يجب أن يحتوي القرار على توقيع بخط اليد والتاريخ والقرار الإداري بشأن إصدار الطلب الذي يشير إلى المسؤول المحدد (اسمه الأخير أو ببساطة القسم) الذي تم إرسال هذا الأمر إليه و (إذا لزم الأمر) تاريخ الطلب المحدد في القرار يجب الوفاء به.

10. بعد تنفيذ إجراءات شؤون الموظفين على أساس هذا الطلب ، يمكن وضع علامات عليها عند تنفيذ أمر الرئيس (انظر المثال 8). يتم تثبيتها ، كقاعدة عامة ، في الجزء السفلي من جزء التصميم من المستند على اليسار أو في أي مساحة خالية.

11. قد تكون هناك علامات على رقم الحالة التي تم إرسال هذا الطلب إليها.

فيما يلي مثال على تطبيق يحتوي على جميع التفاصيل اللازمة.

ميزات التسجيل وإعطاء الإخطارات القوة القانونية

يكتب صاحب العمل إخطارات لإبلاغ الموظف بشيء ما. على سبيل المثال ، لتحذيره بشأن التخفيض المقترح في عدد الموظفين (المادة 180 من قانون العمل للاتحاد الروسي) ، حول الإجازة السنوية العادية القادمة ، وفقًا لجدول إجازات الشركة (المادة 123 من قانون العمل للاتحاد الروسي) ، حول التغيير القادم في شروط عقد العمل (المادة 74 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ، حول حقيقة أنه يتم تخفيض عقد العمل محدد المدة مع الموظف (المادة 79 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) الاتحاد الروسي) ، إلخ.

يجب وضع الإخطارات الرسمية للامتثال للإجراء المنصوص عليه في قانون العمل في شكل ورقي فقط ، حيث ستكون هذه المستندات تأكيدًا للامتثال للإجراء المتبع ، ويؤكد الموظف استلام هذا الإشعار ، كقاعدة عامة ، في وثيقة نفسها.

فيما يلي مقتطفات من قانون العمل ، تؤكد متطلبات نموذج الإخطار الكتابي في بعض حالات الامتثال لمتطلبات تشريعات العمل.

جزء من المستند

قانون العمل للاتحاد الروسي

المادة 74

(...) يلتزم صاحب العمل بإخطار الموظف بالتغييرات القادمة في شروط عقد العمل التي يحددها الطرفان ، وكذلك الأسباب التي استدعت مثل هذه التغييرات. جاري الكتابة في موعد لا يتجاوز شهرين ، ما لم ينص هذا القانون على خلاف ذلك.

إذا لم يوافق الموظف على العمل في الظروف الجديدة ، فإن صاحب العمل ملزم بذلك جاري الكتابة عرض عليه وظيفة أخرى متاحة لصاحب العمل (وظيفة شاغرة أو وظيفة تتوافق مع مؤهلات الموظف ، ووظيفة شاغرة منخفضة أو وظيفة منخفضة الأجر) ، والتي يمكن للموظف القيام بها مع مراعاة حالته الصحية.

المادة 79 - إنهاء عقد العمل المحدد المدة

ينتهي عقد العمل محدد المدة بانتهاء فترة صلاحيته. يجب إخطار الموظف كتابيًا بإنهاء عقد العمل بسبب انتهاء صلاحيته قبل ثلاثة أيام تقويمية على الأقل من الفصل ، باستثناء الحالات التي يتم فيها إبرام عقد العمل محدد المدة لفترة أداء واجبات تنتهي صلاحية الموظف الغائب.

المادة 123

يتم تحديد ترتيب منح الإجازات المدفوعة سنويًا وفقًا لجدول الإجازات (...).

يجب إخطار الموظف بوقت بدء الإجازة. تحت الرسم في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بدئه.

المادة 180

(...) يتم تحذير الموظفين من قبل صاحب العمل شخصيًا و تحت الرسم شهرين على الأقل قبل الإنهاء.

في جميع هذه الحالات ، سيحتاج صاحب العمل إلى تأكيد حقيقة إخطار الموظف لفترة زمنية معينة ، والتي تفي بمتطلبات تشريعات العمل. لذلك ، يتم تقديم هذه الإشعارات للموظف بموجب توقيع شخصي. والأهم عند تسليم الإخطار ليس التوقيع من قبل الموظف ، ولكن الإشارة إلى تاريخ استلام مثل هذا الإخطار.

يحتوي الإخطار على نفس التفاصيل التي يجب أن تكون موجودة في أي وثيقة موظفين.

نظام تسجيل المستندات للمراسلات الداخلية

سيكون من الأسهل على صاحب العمل أن يدافع عن نفسه في حالة حدوث نزاع عمالي (بما في ذلك نزاع قضائي) إذا كان لدى المنظمة نظام تسجيل مستندات مبني بكفاءة. نظام التسجيل في الشركة ضروري من أجل:

تسجيل توافر المستندات وتتبع حركتها ؛

إعطاء الأثر القانوني لوثائق الشركة ؛

التنظيم الأمثل لتدفق المستندات الداخلية في المؤسسة ؛

حماية مصالح صاحب العمل في حالة النزاع القضائي. في هذه الحالة ، سيؤكد نظام تسجيل دفتر اليومية حقيقة أن المستند قد تم إنشاؤه في تاريخ معين.

يعتمد عدد المجلات (دفاتر المحاسبة) التي يجب الاحتفاظ بها بشكل مباشر على خصائص أنشطة المنظمة. من أجل أن تؤدي دفاتر المحاسبة (الكتب) ليس فقط وظيفة تسجيل المستندات ، ولكن أيضًا لتكون بمثابة دليل في حالة حدوث تعارض على أن المستند قد تم إنشاؤه بالفعل في فترة زمنية معينة ولا يمكن إدخاله لاحقًا ، يوصى باتباع القواعد التالية لتسجيل هذه المجلات.

المجلات يجب أن:

لها غطاء صلب (يتوافق مع مدة الصلاحية) ؛

لديك رابط غراء (لإثبات استحالة أو صعوبة إزالة ورقة أو إضافة ورقة إلى مجلة موجودة) ؛

لها صفحات مرقمة من البداية إلى النهاية ؛

أن تكون مخيط

أن تكون مصدق عليها بختم الكيان القانوني وتوقيع رئيس المنظمة (باستثناء أول كتابين لمحاسبة دفاتر العمل ، والتي يجب أن تكون مصدق عليها بختم الشمع أو الختم (البند 41 من مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "في كتب العمل").

يتم تطوير العرض الداخلي للمجلات حيث يمكن تسجيل وثائق المراسلات الداخلية من قبل المنظمات نفسها ، حيث لا توجد أشكال موحدة من المجلات. فيما يلي مثال على شكلها.

نسخ وتكرارات

غالبًا ما يتم نقل مستندات المراسلات الداخلية إلى المسؤولين في شكل نسخ أو نسخ مكررة ، لا سيما إذا تم إرسال المستند الأصلي إلى مسؤول أعلى أو حفظه في ملف القضية ، ولكن يجب اتخاذ بعض الإجراءات الأخرى بشأن المستند.

ينسخ يمكن أن يكون المستند بالفاكس أو مجانيًا. نسخة الفاكسيعيد إنتاج محتوى المستند وجميع ميزاته الخارجية بالكامل - التفاصيل الواردة في الأصل (بما في ذلك التوقيع والختم) أو جزء منها ، وميزات موقعها. نسخة مجانيةتم إنشاؤه على الآلات الكاتبة ، ويحتوي على جميع تفاصيل المستند ، ولكن لا يكرر بالضرورة شكله.

الموظف المسؤول عن الوثائق يصادق على النسخ. يتم التصديق على النسخ عن طريق لصق كلمة "صحيح" أو "نسخة صحيحة" مع الإشارة إلى التوقيع ونسخة وتاريخ الشخص المسؤول. كقاعدة عامة ، يتم لصق ملاحظة الشهادة في الجزء السفلي من الجزء الرسمي من المستند في أي مساحة خالية.

إذا تم تقديم المستند إلى منظمات أخرى ، على نسخ من المستندات (مقتطفات منها) تأكد من الختم .

ينسخ - نسخة طبق الأصل من وثيقة رسمية لها القوة القانونية للأصل.

* * *

لذلك ، لا يمكن الاستهانة بمستندات المراسلات الداخلية - غالبًا ما يعتمد الاعتراف بشرعية الإجراء على تنفيذها ومعالجتها بشكل صحيح. لكن مع هذه المستندات ، لا يعرف أصحاب العمل في أغلب الأحيان كيفية التعامل معها. لا يتم تسجيل هذه الأوراق ، ولا يتم أخذها في الاعتبار ، ولا يتم الاتفاق عليها ، مما يؤثر سلبًا ليس فقط على القوة القانونية للوثيقة ، ولكن أيضًا على إجراءات الإدارة التي تتم في الشركة. في كثير من الأحيان ، لهذا السبب ، لا يستطيع صاحب العمل إثبات ذنب موظف معين ولا يمكنه تطبيق الأساليب القانونية لتطبيق عقوبة تأديبية أو إنهاء عقد عمل مع موظف. تبدأ العديد من الشركات في بناء نظام للعمل مع المستندات الموجودة بالفعل في أخطائها ، ولكن لا يزال من الأفضل منع النتائج السلبية بدلاً من التعامل مع نتائجها.

1 التاريخ المكتوب بخط اليد

2 التاريخ الشخصي

في المنظمات ، كجزء من عملية الإنتاج ، يجري الموظفون المراسلات الداخلية مع بعضهم البعض. يكتبون البيانات ، ويبلغون بعضهم البعض بإخطارات حول تقدم العمل المنجز أو حول كيفية القيام به. غالبًا ما تكون مثل هذه الوثائق ذات أهمية عالية وبالتالي يجب أن يكون لها قوة قانونية.

ميتروفانوفا في.

لإعطاء الوثيقة القوة القانونية ، يجب مراعاة القواعد التالية:

يجب على صاحب العمل ، عند إنشاء وثيقة مراسلات داخلية ، الالتزام بالمعايير التشريعية الحالية ؛
يمكن للموظف إصدار مستند فقط ضمن اختصاصه ؛
صاحب العمل ملزم بالامتثال لقواعد إعداد وتنفيذ المستندات ، وكذلك تعريف الموظفين بها (إذا لزم الأمر).

المتطلبات التي تعطي الوثيقة القوة القانونية

التركيبة الإلزامية للتفاصيل التي تمنح المستندات المنشأة القوة القانونية:

2. عنوان الوثيقة (أمر ، لائحة ، إلخ).

3. تاريخ إنشاء الوثيقة ، الموافقة عليها ، نفاذها.

4. فهرس التسجيل (رقم) لهذه الوثيقة وفقا لنظام التسجيل المعتمد من قبل الشركة.

6. توقيع رئيس المنظمة أو الشخص المسؤول المفوض من قبله. يمكن لصق توقيع الرأس بعدة أشكال ، وعلى وجه الخصوص:

6.1 التوقيع المباشر (كما هو مطلوب بموجب أوامر في نماذج موحدة - يشير إلى الموقف وفك تشفير التوقيع والتوقيع نفسه).
6.2 ختم مباشر للموافقة موقعة من رئيس (أو مسؤول مخول) لهذه المنظمة. يتم لصق ختم الموافقة على رأس المستند العلوي على الجانب الأيمن.

6.3 ختم الموافقة غير المباشر ، بوساطة ، على سبيل المثال ، من خلال الموافقة بأمر. يتم لصق هذا الختم ، كقاعدة عامة ، أيضًا على العنوان العلوي للمستند على الجانب الأيمن (كما في النموذج الموحد T-3 - التوظيف).

6.4. في شكل قرار المدير ، على سبيل المثال ، في بيان الموظف. يجب أن يحتوي القرار على أربعة مكونات: متلقي القرار ، الإجراء أو الأمر الإداري نفسه ، توقيع الرئيس وتاريخ إصدار القرار. يتم تثبيت الدقة ، كقاعدة عامة ، يدويًا في أي مساحة خالية من المستند ، ولكن عادةً في الجزء العلوي منه.

7.1. إشارة إلى الوثيقة التي تؤكد الموافقة (نموذج موحد T-7). يتم لصق ختم الموافقة ، كقاعدة عامة ، في الجزء السفلي من التصميم على الجانب الأيسر.

يرد أدناه مثال على جميع التفاصيل المحددة في نموذج موحد باستخدام النموذج الموحد T-6 كمثال - طلب إجازة.

إعطاء القوة القانونية لوثائق المراسلات الداخلية

تحل المراسلات الداخلية في المنظمة المهام التالية:

2. هو رابط لا يتجزأ في إجراءات إنهاء عقد العمل ، ونقل الموظفين ، وتسجيل الإجازة وإجراءات شؤون الموظفين الأخرى.

3. يعمل كأدلة مستندية ضرورية عند النظر في نزاع عمالي.

لكي تؤدي المراسلات الداخلية جميع المهام المذكورة أعلاه ، يجب استيفاء الشروط التالية:

1. يجب أن يتم تنفيذ الوثيقة بشكل صحيح ، مع جميع التفاصيل اللازمة لذلك.

2. يجب أن يكون للمستند رقم تسجيل حسب سجل الوثائق الواردة والصادرة.

3. يجب أن يتم الرد على هذه الوثيقة رسميًا من قبل الطرف المستلم. على سبيل المثال ، في شكل قرار.

4. يجب تخزين المستند مع مراعاة متطلبات الأرشفة المقررة.

في الوقت الحاضر ، يتم تنفيذ معظم هذه المراسلات في في شكل إلكتروني ،عن طريق المراسلة بالبريد الالكتروني. باستخدام مثل هذه الرسائل ، من الصعب للغاية إثبات أن هذا المستند الإلكتروني تم إنشاؤه بواسطة هذا الموظف المعين (حتى عند تعيين كلمات المرور ، سيتعين عليك إثبات أنه لا أحد باستثناء هذا الموظف المحدد يعرف كلمة المرور للوصول إلى بريد إلكتروني معين). لذلك ، في حالة وجود تعارض أو تعارض محتمل ، يوصى بإعداد المستندات في شكل ورقي ، والتصديق بتوقيعك ، والتسجيل من خلال مسؤول في الشركة المسؤول عن تسجيل المستند.

ميزات التسجيل وإعطاء القوة القانونية للبيانات

1. عنوان الوثيقة هو "التطبيق".

2. المرسل إليه - الذي يتم إرسال الطلب إليه ، مع الإشارة إلى الوظيفة في منظمة معينة ، الاسم الكامل. الرسمية.

3. المترجم - الذي تم إرساله منه ، مع الإشارة إلى الوظيفة والاسم الكامل. عامل.

4. نص البيان.

5. توقيع منشئ الطلب.

6. تاريخ التطبيق.

11. قد تكون هناك علامات على رقم الحالة التي تم إرسال هذا الطلب إليها.

فيما يلي مثال على تطبيق يحتوي على جميع التفاصيل اللازمة.

ميزات التسجيل وإعطاء الإخطارات القوة القانونية

جزء من المستند

قانون العمل للاتحاد الروسي

المادة 74

(...) يلتزم صاحب العمل بإخطار الموظف بالتغييرات القادمة في شروط عقد العمل التي يحددها الطرفان ، وكذلك الأسباب التي استدعت مثل هذه التغييرات. جاري الكتابةفي موعد لا يتجاوز شهرين ، ما لم ينص هذا القانون على خلاف ذلك.

إذا لم يوافق الموظف على العمل في الظروف الجديدة ، فإن صاحب العمل ملزم بذلك جاري الكتابةعرض عليه وظيفة أخرى متاحة لصاحب العمل (وظيفة شاغرة أو وظيفة تتوافق مع مؤهلات الموظف ، ووظيفة شاغرة منخفضة أو وظيفة منخفضة الأجر) ، والتي يمكن للموظف القيام بها مع مراعاة حالته الصحية.

المادة 79 - إنهاء عقد العمل المحدد المدة

المادة 123

يتم تحديد ترتيب منح الإجازات المدفوعة سنويًا وفقًا لجدول الإجازات (...).

يجب إخطار الموظف بوقت بدء الإجازة. تحت الرسمفي موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بدئه.

المادة 180

(...) يتم تحذير الموظفين من قبل صاحب العمل شخصيًا و تحت الرسمشهرين على الأقل قبل الإنهاء.

يحتوي الإخطار على نفس التفاصيل التي يجب أن تكون موجودة في أي وثيقة موظفين.

نظام تسجيل المستندات للمراسلات الداخلية

تسجيل توافر المستندات وتتبع حركتها ؛
إعطاء الأثر القانوني لوثائق الشركة ؛
التنظيم الأمثل لتدفق المستندات الداخلية في المؤسسة ؛
حماية مصالح صاحب العمل في حالة النزاع القضائي. في هذه الحالة ، سيؤكد نظام تسجيل دفتر اليومية حقيقة أن المستند قد تم إنشاؤه في تاريخ معين.

المجلات يجب أن:

لها غطاء صلب (يتوافق مع مدة الصلاحية) ؛
لديك رابط غراء (لإثبات استحالة أو صعوبة إزالة ورقة أو إضافة ورقة إلى مجلة موجودة) ؛
لها صفحات مرقمة من البداية إلى النهاية ؛
أن تكون مخيط
تحتوي على شهادة. وهو يتألف من بيان اسم المجلة ، وعدد الصفحات المخيطة والمرقمة (بالأرقام والكلمات) والموقع والتوقيع وفك تشفير توقيع رئيس المنظمة وتاريخ إصدار المجلة. يتم لصق توقيع الشهادة على الغلاف الخلفي للمجلة من الخارج أو من الخارج ؛

أن تكون مصدق عليها بختم الكيان القانوني وتوقيع رئيس المنظمة (باستثناء أول كتابين لمحاسبة دفاتر العمل ، والتي يجب أن تكون مصدق عليها بختم الشمع أو الختم (البند 41 من مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "في كتب العمل").

نسخ وتكرارات

غالبًا ما يتم نقل مستندات المراسلات الداخلية إلى المسؤولين في شكل نسخ أو نسخ مكررة ، على وجه الخصوص ، إذا تم إرسال المستند الأصلي إلى مسؤول أعلى أو تم إيداعه في ملف القضية ، ولكن يجب اتخاذ بعض الإجراءات الأخرى بشأن المستند.

ينسخيمكن أن يكون المستند بالفاكس أو مجانيًا. تُنسخ نسخة الفاكس بالكامل محتوى المستند وجميع ميزاته الخارجية - التفاصيل الواردة في الأصل (بما في ذلك التوقيع والختم) أو جزء منها ، وميزات موقعها. يتم إنشاء نسخة مجانية على الآلات الكاتبة ، وتحتوي على جميع تفاصيل المستند ، ولكنها لا تكرر شكلها بالضرورة.

إذا تم تقديم المستند إلى منظمات أخرى ، على نسخ من المستندات (مقتطفات منها) تأكد من الختم.

ينسخ- نسخة طبق الأصل من وثيقة رسمية لها القوة القانونية للأصل.

المؤلف دكتوراه.

المتطلبات التي تعطي الوثيقة القوة القانونية

إعطاء القوة القانونية لوثائق المراسلات الداخلية

ميزات التسجيل وإعطاء القوة القانونية للبيانات

ميزات التسجيل وإعطاء الإخطارات القوة القانونية

نظام تسجيل المستندات للمراسلات الداخلية

نسخ وتكرارات

* * *

ميزات التسجيل وإعطاء القوة القانونية للبيانات

ميزات التسجيل وإعطاء الإخطارات القوة القانونية

نظام تسجيل المستندات للمراسلات الداخلية

ربما ستكون مهتمًا