Pismo #1:

Dragi Ivan Ivanovich ,

Ovim vas obavještavam da su se od [datum] godine promijenile pravna i poštanska adresa [naziv organizacije].

Pravna adresa: [nova adresa].

Poštanska adresa: [nova adresa].

Molim vas da navedete gore navedene promjene u detaljima [naziv organizacije] u svim dokumentima. Ako su dokumenti izdati nakon [datum] prema starim detaljima, ljubazno vas molim da se prema njima odnosite s razumijevanjem i da ih prepravite.

Do [datum], dodatni ugovor uz ugovor će biti poslan na vašu adresu na potpisivanje.

S poštovanjem,

Petr Petrov

Pismo #2:

Dragi Ivan Ivanovich ,

Pismo o promjeni detalja

U slučaju promjene detalja organizacije nakon što se sve promjene odraze u osnivačkim dokumentima, advokat kompanije mora sastaviti pismo i poslati ga na adrese svih poznatih stranaka i kreditora. Pismo mora biti odštampano na memorandumu preduzeća u bilo kom obliku.

Civil Code Ruska Federacija obavezuje se da obavijesti o promjeni detalja, što se uvijek odražava u pripremi ugovora. Potreba da se napiše pismo o promjeni detalja diktira, prije svega, činjenica da se svaki ugovor obavezuje obavijestiti bilo koju od strana o značajnim promjenama uslova ugovora, a promjena detalja je takav uslov. .

U pismu je najbolje informaciju ne iznositi suhoparno, već u formi osloviti konkretnu osobu imenom, pa tek nakon toga formulirati samo značenje. Pismo se mora završiti potpisom ovlaštene osobe. izvršni organ u čije je ime napisano pismo.

Preuzmi uzorak pisma o promjeni detalja (Veličina: 27,0 KiB | Preuzimanja: 12 073)

Zastarjeli obrazac ili članak? Molimo kliknite!

Obavijest o promjenama bankovnih podataka ES-prom doo

U vezi sa promjenom banke servisera, došlo je do promjena u bankovnim podacima ES-prom doo. Molimo Vas da izvršite uplate po fakturama i postojećim ugovorima sa kompanijom LLC "ES-prom" na tekući račun u Filijali "Gazprombank" (OJSC) u Samari.

Ugledni partneri!

DOO "ES-prom" obavještava svoje ugovorne strane o promjeni bankovni detalji kompanije. U vezi sa prelaskom na obračun i gotovinske usluge u Samara filijali Gazprombank (OJSC), od 4. decembra 2013. godine, molimo Vas da izvršite plaćanja po fakturama i postojećim ugovorima sa kompanijom ES-prom LLC koristeći sljedeće podatke:

Seminari

Promjena bankovnih podataka.

Predstavljamo vam dopis u slučaju da vaša kompanija odluči promijeniti banku. Najteže kod promjene banke je na vrijeme obavijestiti o promjeni bankovnih podataka poreska uprava i sredstva. Umnogome ćete si olakšati život ako, bez čekanja na obavještenje kreditne institucije, provjerite kod zaposlenih u banci da li je otvoren novi tekući račun. Pravovremenim slanjem poruka fondovima i IFTS-u izbjeći ćete potraživanja od njih i kazne.

1. Potrebno je pripremiti dokumentaciju za otvaranje novog tekućeg računa. Ako je vaša firma odlučila da promeni banku koja servisira, bolje je da otvorite novi račun pre nego što zatvorite stari. Sve što je za to potrebno je pripremiti paket dokumenata i zaključiti ugovor sa bankom. Spisak svih potrebnih dokumenata je preciziran u Poglavlju 4 Uputstava Banke Rusije od 14. septembra 2006. br. 28-I.

Dokumenti potrebni za otvaranje tekućeg računa

Potvrda o državnoj registraciji.

Konstitutivni dokumenti.

Licence, ako utiču na sposobnost kompanije da zaključi ugovor o pružanju bankarskih usluga.

Kartica sa uzorcima potpisa i otiskom pečata.

Dokumenti koji potvrđuju ovlaštenja osoba navedenih u kartici uzorka potpisa.

Dokumenti koji potvrđuju ovlasti jedinog izvršnog organa organizacije.

Potvrda o registraciji kod poreske uprave.

Gotovo svi dokumenti se mogu dostaviti kao kopije, možete ih sami ovjeriti ili će to učiniti službenik banke. U svakom slučaju, sa sobom ćete morati imati originalne dokumente. Banka može tražiti da neka dokumenta budu ovjerena kod notara.

Morate sami pripremiti uzorak potpisa. Za ovaj dokument utvrđeni obrazac je dat u Dodatku br. 1 Uputstvu br. 28-I.

Osim toga, banka može zahtijevati od vas da popunite upitnik sastavljen u skladu sa zahtjevima Uredbe Centralne banke Ruske Federacije od 19. avgusta 2004. br. 262-P. Kao i dodatna dokumenta, kao što je izvod iz Jedinstvenog državnog registra pravnih lica.

2. Sljedeće što ćete morati učiniti je prijaviti novi račun poreznoj upravi i fondovima.

O novom tekućem računu potrebno je obavijestiti poreznu upravu i fondove. To se mora učiniti u roku od sedam radnih dana (podtačka 1, tačka 2, član 23.). poreski broj RF i stav 3 čl. 28 savezni zakon 24. jula 2009. br. 212-FZ). bolje je donijeti obavještenja u duplikatu kako bi jedno od njih ostalo kod vas. Na drugom će radnik inspekcije ili fonda označiti da ste dostavili obavještenje. Također možete slati poruke vrijedno pismo sa opisom priloga.

Kako obavijestiti porezne organe. Obavijestiti inspekciju poseban obrazac br. C-09-1. Odobren je naredbom Federalne poreske službe Rusije od 9. juna 2011. br. MMV-7-6 / [email protected] Isti nalog utvrđuje elektronski format poruke. Ako kompanija kasni sa rokom, prijeti joj kazna od 5.000 rubalja. (član 118 Poreskog zakona Ruske Federacije). Direktor ili drugi odgovorni zaposlenik može biti kažnjen novčanom kaznom od 1.000 do 2.000 rubalja. (Član 15.4 Kodeksa Ruske Federacije upravni prekršaji).

O novom računu trebate samo obavijestiti poreznu upravu na lokaciji vaše kompanije. Dakle, nije potrebno slati obavještenja o otvaranju računa inspekciji u kojoj je filijala registrovana. Najveći poreski obveznici takođe treba da šalju poruke o otvaranju računa IFTS-u na svojoj lokaciji. A ne na mjestu registracije kao najveći poreski obveznici.

Međutim, ovdje se postavlja pitanje - od kojeg momenta treba računati rok od sedam dana za obavještavanje o inspekciji - od trenutka otvaranja računa ili primanja obavještenja od banke? Ne postoji jedinstveno mišljenje o ovom pitanju. A poreski službenici često pokušavaju da kazne kompanije zbog kršenja roka. Na primjer, ako od datuma otvaranja do dana kada kompanija dobije poruku od banke prođe više od sedam dana.

Iako u većini slučajeva sudije i dalje staju na stranu kompanija. Tako je Prezidijum Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije, u svojoj rezoluciji od 20. jula 2010. godine broj 3018/10, priznao gledište inspektora kao nezakonito i naznačio: rok od sedam dana se ne može računati pre kompanija dobija zvaničnu potvrdu od banke.

Da spor sa inspektorima ne bi došao do suda, bolje je unaprijed se pobrinuti. Da biste to učinili, nakon potpisivanja ugovora sa bankom, potrebno je nazvati tamo i razjasniti da li je račun otvoren. A ako je račun otvoren, pošaljite obavijest IFTS-u.

Kako obavijestiti FOJ. Preporučeni obrazac za prijavu nove fakture Penzioni fond Ruske Federacije, dostupno na web stranici odjela www. pfrf.ru u odjeljku "Za poslodavce/Uplata premija osiguranja i izvještavanje/Izvještavanje i postupak za njegovo podnošenje/Preporučeni uzorci dokumenata". Penzijski fond čak nudi dva oblika doprinosima. Jedan za poruku o otvaranju ili zatvaranju računa, drugi u slučaju da su se neki detalji računa promijenili.

Kako obavijestiti FSS Ruske Federacije. Obrazac poruke u socijalnom osiguranju dat je u pismu FSS Ruske Federacije od 28. decembra 2009. br. 02-10 / 05-13656. Ako je kompanija kasno obavijestila sredstva o novom računu, odgovorni zaposlenik može biti kažnjen novčanom kaznom od 1.000 do 2.000 rubalja. (član 15.33 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije). Također, zaposlenici fonda mogu kazniti organizaciju prema članu 48. Federalnog zakona br. 212-FZ za 50 rubalja. što se tiče nedostavljanja dokumenata.

3. Sledeći korak- prebacite novac sa starog računa na novi.

Vjerovatno su na računu ostala sredstva koja više ne planirate koristiti. Stoga, unaprijed, čak i prije njegovog zatvaranja, prebacite stanje novca na nove detalje. Prilikom raskida ugovora, banka vam u svakom slučaju vraća stanje novca ili preko blagajne ili ga prenosi na drugi tekući račun. Ali imajte na umu da se to neće dogoditi odmah: zaposlenima u banci je dato sedam dana za ovu proceduru nakon zatvaranja računa.

4. Zatim zatvorite račun za poravnanje koji vam više nije potreban. Ukoliko odlučite da zatvorite tekući račun, onda morate raskinuti ugovor sa bankom. To možete učiniti u bilo koje vrijeme (član 859 Građanskog zakonika Ruske Federacije). Za ovo je dovoljna jednostavna izjava sa vaše strane.

Prilikom zatvaranja tekućeg računa, ne zaboravite da vratite banci sve neiskorištene gotovinske čekove sa preostalim neiskorištenim čekovima i čekovima (tačka 8.4 Uputstva br. 28-I).

Banka je dužna da zatvori račun i ako imate neispunjene isprave za poravnanje (tačka 8.5 Uputstva br. 28-I). Čak i ako su to zahtjevi porezne uprave ili sudskih izvršitelja. U takvoj situaciji banka će podnosiocima potraživanja vratiti dokumente za plaćanje, navodeći razlog zbog kojeg je nemoguće podići novac.

Ako na računu nema sredstava i niste izvršili nikakve operacije na njemu dvije godine, tada ga banka može jednostrano zatvoriti (klauzula 1.1 člana 859 Građanskog zakonika Ruske Federacije). Isto je moguće iu situaciji kada na vašem računu nema dovoljno sredstava za provizije predviđene ugovorom s bankom. U tom slučaju, banka će vam poslati obavijest u kojoj se traži da uplatite iznos koji nedostaje. A ako ga ne platite u roku od mjesec dana, sud ima pravo zatvoriti račun na zahtjev banke (klauzula 2, član 859 Građanskog zakonika Ruske Federacije).

5. Nakon toga, potrebno je ponovo obavijestiti poreznu upravu i fondove o gašenju računa. U roku od sedam dana potrebno je poslati obavještenje IFTS-u i vanbudžetskim fondovima, jer ih zakon obavezuje da ih obavještavaju o zatvaranju računa za poravnanje. Svi oblici dokumenata su identični gore opisanim (kada je u pitanju otvaranje računa). Ako je kompanija zaboravila da obavesti poresku upravu (fondove) o zatvaranju računa ili je to učinila kasno, onda su kazne za to iste kao u situaciji sa otvaranjem računa.

6. Sada ostaje da se saopšte novi podaci drugim stranama. Važno je ne zaboraviti obavijestiti druge strane o novim bankovnim podacima. U suprotnom, kompanija rizikuje da ne bude plaćena na vrijeme. Novi račun možete prijaviti pismom u kojem navedete sve nove podatke na tekućem računu.

Pismo o promjeni detalja

Pismo o promeni podataka je dokument koji je jedna od vrsta poslovne korespondencije u preduzeću. Potreba za pisanjem ovog dokumenta javlja se u slučaju promjena u sastavnim dokumentima preduzeća.

Podaci o kompaniji su preduslov zaključen ugovor. S tim u vezi, potrebno je obavijestiti sve ugovorne strane i kreditore o njihovoj promjeni. Ova obaveza u vezi sa obavještavanjem ugovornih strana je predviđena Građanskim zakonikom Ruske Federacije.

Pismo o promeni podataka sastavlja se u istom obliku za sve ugovorne strane, kao i poverioce preduzeća, bez obzira na njihovu delatnost i oblike vlasništva. Dokument mora biti pravno ovjeren.

Pismo o promjeni detalja pretpostavlja prikaz sljedećih informacija:

naziv organizacije (prema osnivačkim dokumentima) kojoj se pismo šalje

položaj, kao i prezime, ime i patronim lica kome je pismo direktno upućeno

pravna adresa (stara, nova)

poštanska adresa (stara, nova)

tekst pisma kojim se obavještava o promjenama u detaljima, kao i razlozi koji su poslužili za ove promjene (po pravilu je razlog promjena lokacije preduzeća)

datum kada kompanija planira da pošalje dodatni ugovor uz ugovor, u kojem će biti upisani novi detalji

datum ovog pisma

potpis osobe koja je poslala pismo o promjeni podataka.

Preporučljivo je u tekstu pisma navesti da promjena detalja ni u kom slučaju ne povlači za sobom promjenu prava i obaveza strana ili drugih odredbi prethodno zaključenog ugovora. Zabilježite i nevaljanost starih detalja sa određenog broja. Ova informacija služi kao mjera predostrožnosti za moguće nesuglasice između ugovornih strana.

Pismo o promjeni podataka nema specijaliziranu formu. S tim u vezi, ovaj dokument je sastavljen na memorandumu preduzeća, bilo u pisanoj formi ili na papiru u elektronskom formatu. Koristi proizvoljan oblik pisanja u formalni poslovni stil. Dokument se može dostaviti drugim ugovornim stranama u formi mail letter(poželjno je označeno kao primljeno), faksom ili e-poštom.

Svako pravno lice ima bankovne podatke. Bez tekućeg računa, proces plaćanja poreza i obračuna postaje komplikovaniji, a opterećenje na blagajni raste. Račun nije stalni rekvizit kompanije, kao što je PIB ili KPP. Kako komponovati pismo promjene bankovnog računa

Informisanje drugih strana: pravo ili dužnost?

Za kreditnu instituciju, preduzeće je isti klijent kao pojedinac. Zadržao je pravo promjene bankovnog računa u banci (zatvaranje starog i otvaranje novog) ili prelazak u drugu banku radi servisiranja. U svakom slučaju, postavlja se pitanje kako napisati informativno pismo o promjeni bankovnih podataka za zainteresirane strane.

Ako je obaveza pružanja bankarskih usluga pravnom licu kontroverzno pitanje Ruska pravna literatura, obavezno obavještenje o promjeni detalja o ugovornim stranama nije predmet rasprave. Forma obavještenja nije propisana zakonom. Prema poslovnom običaju koji se razvio u Rusiji, organizacija šalje pismo zainteresovanim licima o promeni bankovnih podataka.

Bitan! Treći stav člana 30. Zakona o bankama utvrđuje pravo klijenta da otvori bilo koji broj računa koji mu je potreban, bez ograničenja vrste računa ili valute.

Obaveza obaveštavanja druge strane sadrži član 165.1 Građanskog zakonika (prvi deo). Kodeks definiše ovu kategoriju informacija kao "pravno značajnu poruku koja povlači posljedice za drugu osobu".

Kao što vidite, krug adresata informativnog pisma zakonodavac definiše što je šire moguće. Oni mogu postati:

• poslovni projektni partneri;
• klijenti;
• kupci;
• dobavljači;
• druge zainteresovane strane.

Pismo o promjeni bankovnih podataka organizacije treba poslati na vrijeme, jer primalac ima odgovarajuće obaveze tek nakon što dobije nove podatke.

Pisanje informativnog pisma

Za ovu vrstu korespondencije ne postoje posebni zahtjevi. S obzirom na visoku aktivnost prevaranta, potrebno je pripremiti dopis o promjeni tekućeg računa na memorandumu s potpisom šefa ili glavnog računovođe. Zbog operativne prirode informacija, možete izvršiti preliminarnu distribuciju skenirane kopije pisma sa napomenom o umnožavanju poruke poštom.

U zavisnosti od relevantnosti informacija u trenutku prijema, druga strana će moći samostalno donositi odluke - čekati papirnu kopiju pisma ili razjasniti njegovu autentičnost s predstavnikom organizacije.

U slučaju promjene podataka na računu za poravnanje, bolje je da uzorak pisma o promjeni bankovnih podataka organizacije zajedno sastave pravne i ekonomske službe. Adresari, u zavisnosti od broja ugovornih strana, mogu se navesti:

• lično - u "zaglavlju" pisma navode se poštanski podaci primaoca, njegovo prezime i inicijali, kao i apel "Drago ime, patronim!";
• depersonalizovano - u "zaglavlju" pisma je ciljna grupa primalaca označena oznakom "(prema spisku)". Na primjer, "Klijenti LLC" LLC "(prema spisku)". U tom slučaju se uz pismo dodatno sastavlja mailing lista sa spiskom adresata.

Obrazac dopisa o promjeni podataka možete preuzeti

Bolje je uzeti odvojene podatke u tekstu poruke iz sastavnih dokumenata:

• puni i kratki (ako je naveden) naziv organizacije,
• pravnu adresu.

Osim toga, trebali biste navesti:

• dokument koji je osnov za informisanje,
• novi detalji;
• datum kada su detalji promijenjeni.

Kliknite ovdje da vidite uzorak obrasca za 2018. I također preuzmite uzorak za korištenje u radu.

Za svaku organizaciju postoji određeni skup informacija koji se nazivaju "rekviziti", bez kojih ne može obavljati nikakve operacije. Oni moraju biti sadržani u svakom pismu, ugovoru, nalogu za plaćanje i drugom dokumentu kako bi se priznala njihova valjanost. U slučaju promjene takvih podataka, kompanija je dužna da svojim suradnicima pošalje odgovarajuće pismo o promjeni podataka.

Obavezne informacije

Rekviziti su podaci koje svaka kompanija dobije prilikom registracije. Oni su naznačeni u konstitutivnim dokumentima i preduvjet su za obavljanje različitih vrsta operacija. Takve pozadinske informacije mora sadržavati sve dokumente koje je izradila ova organizacija. U slučaju bilo kakvih prilagođavanja, ona treba odmah poslati pismo svojim partnerima o promjeni detalja.

Prilikom registracije, svakoj kompaniji se dodjeljuje:

• identifikacioni broj poreskog obveznika (PIB);
• pravnu adresu u skladu sa registracijom;
• glavno stanje matični broj(OGRN);
• fizička adresa (određena lokacija);
• poštanska adresa (mjesto na koje treba poslati prepisku);

• šifra razloga za registraciju (KPP);
• podatke o ovlašćenoj banci preko koje obavlja sve poslove poravnanja;
• identifikacioni kod banke banke platioca (BIC);
• obračunski i korespondentni računi.

U slučaju promjene barem jednog od ovih podataka, preduzeće mora odmah obavijestiti svoje dužnike i druge ugovorne strane. Kašnjenje može dovesti do prilično ozbiljnih posljedica. Kompanija im mora poslati pismo o promjeni detalja.

Pravila za sastavljanje dokumenta

U poslovnoj korespondenciji nema sitnica. Pogotovo ako se radi o tako važnim stvarima kao što su rekviziti. U životu se mogu dogoditi različite situacije: promjena uprave, ovlaštene banke ili jedne od dostupnih adresa. U svakom od ovih slučajeva, preduzeće je dužno da obavesti one sa kojima direktno sarađuje. To je čak zabilježeno i u Građanskom zakoniku Rusije. Pismo o promjeni detalja mora imati određeni ujednačen stil. Takav dokument, u pravilu, je izjava u određenom nizu sljedećih informacija:

1. Naziv organizacije kojoj je upućen.
2. Puno ime šefa.
3. Novi i stari rekviziti.
4. Razlog koji je podstakao kompaniju na takve promjene.
5. Dodatne informacije.
6. Datum ovog dokumenta.
7. Potpis čelnika kompanije.

Informacije se mogu poslati poštom uz obavezno obavještenje. To se mora učiniti unaprijed kako podaci u toku isporuke ne bi bili zastarjeli. U nekim slučajevima preporučuje se upotreba email biltene ili pošaljite informacije faksom.

Promjena adrese

Neke organizacije nemaju svoje prostorije i prinuđene su da ih iznajmljuju kroz zaključivanje odgovarajućih ugovora. Ali ponekad postaje potrebno promijeniti lokaciju. U tom slučaju može upasti neupućeni klijent teška situacija. Da se to ne bi dogodilo, potrebno je da napišete pismo o promjeni detalja organizacije i pošaljete ga svim postojećim partnerima.

Prije svega, to se odnosi na ugovorne strane i povjerioce, budući da je društvo sa njima u određenim ugovornim odnosima. Ovo pismo je obično napisano na memorandumu kompanije. U ekstremnim slučajevima možete koristiti A4 list, stavljajući na njega ugaoni pečat u gornjem lijevom dijelu. Prvo se sastavlja takozvani šešir. Nalazi se u gornjem desnom uglu i predstavlja informaciju kome se poruka šalje. Zatim slijedi naziv dokumenta (" Informativni mail” ili „O promjeni detalja”). Nakon toga se stavlja u glavni tekst potrebne informacije. Dokument se završava potpisom rukovodioca i ovjerava se okruglim pečatom.

Promjena detalja plaćanja

Ako preduzeće promijeni banku ili barem jedan od svojih postojećih računa, ono također mora obavijestiti sve zainteresovane strane o takvim radnjama. U tom slučaju se sastavlja dopis o promjeni bankovnih podataka u obliku obavijesti. Može se uputiti posebnoj drugoj ugovornoj strani ili biti jedan dokument, koji će se zvati “Obavijest o promjeni bankovnih podataka”.

Pravila dizajna ostaju ista. Istina, tekst je bolje sastaviti u sljedećem redoslijedu:

1. Razlog za promjenu, sa naznakom broja, datuma i naslova dokumenta na osnovu kojeg se to radi.
2. Određeni datum od kojeg će se izvršiti promjene.
3. Informacije o novim rekvizitima.
4. Saznajte više o praćenju. Ovdje treba napomenuti da li svi ranije sklopljeni ugovori ostaju na snazi.

Takve informacije se moraju prijaviti nekoliko dana prije njihovog pojavljivanja. Imajte na umu da će dostava takvog pisma potrajati neko vrijeme. Osim toga, partner će također morati napraviti odgovarajuće promjene kod kuće.

Pismo o promeni detalja jedan je od najvažnijih dokumenata svakog preduzeća. Nosi informacije bez kojih je nemoguća dalja normalna realizacija proizvodnje ili drugih aktivnosti kompanije. Da biste ispravno sastavili takvo pismo, pred sobom morate imati njegov približni uzorak. Obavijest o promjeni detalja mora sadržavati informacije potrebne za interakciju između partnera.

Vrsta dokumenta

Rekviziti je lista podataka koje primi bilo koje preduzeće (ili organizacija) prilikom registracije, uz pomoć kojih se može lako identifikovati. Oni su opšti i bankarski. Ove informacije se obično koriste prilikom sastavljanja ugovora i plaćanja. Ponekad se neki podaci iz objektivnih razloga moraju mijenjati. Menadžment preduzeća mora o tome obavezno obavestiti svoje ugovorne strane i poverioce. Postoji poseban obrazac za obradu takve korespondencije. Obavijest o promjeni detalja je pismo u kojem se moraju navesti sljedeće neophodne informacije:

• PUNO IME. i položaj odgovornog lica kome je upućen;
• podaci o kompaniji (stari i novi);
• tekst žalbe u kojem se navode razlozi za ove izmjene;
• datum od kojeg se planira uvođenje promjene detalja;
• potpis rukovodioca preduzeća i datum pisma.

Ako se kompanija ranije nije bavila takvim slučajevima, onda može posuditi približan uzorak od svojih partnera. "Obavijest o promjeni detalja" mora se poslati unaprijed kako bi primalac imao vremena da na to odgovori. Takvo pismo možete poslati na različite načine:

• dostaviti lično;
• poslati poštom;
• poslati telefonom.

Kako bi informacije bile što potpunije i razumljivije za partnere, bolje je koristiti indikativni uzorak za sastavljanje takvih pisama. Obavijest o promjeni podataka mora sadržavati samo pouzdane podatke. U suprotnom, mogu nastati ozbiljni problemi u radu preduzeća.

Pravila kompilacije

Obično se pismo obavještenja o promjeni detalja prvo šalje svim ugovornim stranama i kreditorima. Nema posebnog unificirani oblik. Tekst takvog dokumenta se po pravilu sastavlja proizvoljno, u zavisnosti od zadataka koje postavlja pošiljalac. Za pripremu takvog pisma koriste se uobičajena pravila izrada poslovnih dokumenata. Može biti napisano:

• na listu A4 formata;
• na memorandumu kompanije.

Posljednja opcija ukazuje na službenu prirodu prepiske, stoga je poželjnija. Sve informacije u pismu su prikazane u nizu. To olakšava razumijevanje.

Kao i svaki drugi poslovni papir, ovo pismo treba da se sastoji od nekoliko delova:

1. "Šešir". Sadrži pune informacije o tome kome je poruka namijenjena.
2. Naziv dokumenta, koji jasno navodi njegovu namenu.
3. Informativni dio.

Prilikom sastavljanja ovakvog pisma, neophodno je napomenuti kako će promjene koje su u toku uticati na dalju saradnju između ugovornih strana. Ovo je svojevrsna mjera predostrožnosti koja će pomoći da se izbjegnu moguće nesuglasice i neželjene posljedice u budućnosti.