व्यक्तिगत उद्यमियों और संगठनों दोनों के लिए - विभिन्न व्यावसायिक संस्थाओं के लिए रोकड़ बही का पंजीकरण और रखरखाव आवश्यक हो सकता है। यदि बाद वाले को बहीखाता पद्धति के दो उपलब्ध रूपों में से चुना जाता है - इलेक्ट्रॉनिक और कागज - तो आपको इसे भरने और डिजाइन करने के मूल नियमों को जानना होगा।

रोकड़ बही एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है, जो उनके काम में नकदी की प्राप्ति से संबंधित है। इसका संचालन करते समय, आपको निम्नलिखित बुनियादी नियमों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए:

1. पुस्तक शुरू की गई है और उद्यम की गतिविधियों के दौरान उपयोग की जाती है एक कैलेंडर वर्ष .
2. किताब रखना या तो है मुख्य लेखाकार , या वह व्यक्ति जो उसकी जगह लेता है (अक्सर यह खजांची होता है) .
3. एक संगठन में केवल एक रोकड़ बही रखी जा सकती है - चाहे वह कितने भी प्रकार की गतिविधियाँ और कराधान प्रणाली लागू हो। एक अपवाद सहायक कंपनियों के साथ स्थिति है - वे अपनी अलग किताब रखते हैं, जिसकी शीट की एक प्रति वर्ष के अंत में कंपनी के प्रधान कार्यालय में स्थानांतरित कर दी जाती है।
4. रोकड़ बही प्रदर्शित करता है उद्यम के सभी संचालन आय और व्यय दोनों। डेटा दर्ज करने का आधार पीकेओ और आरकेओ (क्रमशः इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर) हैं।
5. यदि किसी निश्चित दिन उद्यम में कोई संचालन नहीं किया जाता है, तो किताब की शीट खाली छोड़ दी जाती है .
6. रोकड़ बही रखने के दो रूप हैं - इलेक्ट्रॉनिक और कागज . इसे भरने के नियम सीधे चुने हुए फॉर्म पर निर्भर करते हैं।
7. डेटा पुस्तक में दर्ज किया गया है धन की वास्तविक प्राप्ति या व्यय के तुरंत बाद.
8. रोकड़ बही कानूनी रूप से स्वीकृत है फॉर्म KO-4 .
9. प्रत्येक दिन के अंत में जिसमें ऑपरेशन किए गए थे, बुक में दर्ज किए गए सभी डेटा को कैश ऑर्डर के संकेतकों के खिलाफ चेक किया गया है। बाद में अंतिम प्रदर्शित किया जाता है, जिसे चेकआउट पर नकद की राशि के विरुद्ध चेक किया जाता है।

कुल राशि के तहत कैशियर या पुस्तक को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार अन्य व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है। साथ ही, प्रत्येक दिन के परिकलित संकेतकों की जाँच उद्यम के मुख्य लेखाकार द्वारा की जाती है, जिसकी पुष्टि शीट के अंत में उनके हस्ताक्षर से होती है।

सूचीबद्ध नियम बहीखाता पद्धति से संबंधित बल्कि संगठनात्मक मुद्दों से संबंधित हैं। अगला, इसके पंजीकरण के क्रम पर अधिक विस्तार से विचार करना उचित है।

कैश बुक को इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखते समय, कंप्यूटर पर सभी डेटा दर्ज किया जाता है, रिपोर्टिंग अवधि के अंत में पुस्तक को प्रिंट करना आवश्यक नहीं है। ऐसी पुस्तक को भरने में कोई विशेष कठिनाई नहीं है, इसलिए यह कागजी संस्करण पर अधिक विस्तार से विचार करने योग्य है।

इस प्रारूप में रोकड़ बही बनाए रखने के दो तरीके हैं:

1. तैयार किताब खरीदी जाती है (उदाहरण के लिए, एक प्रिंटिंग हाउस में मुद्रित)। इस तरह की एक मानक पुस्तक एक पत्रिका के रूप में बनाई जाती है और इसमें आमतौर पर 50 या 100 शीट होती हैं।

यदि वर्तमान कैलेंडर वर्ष के लिए एक पुस्तक पर्याप्त नहीं है, तो आपको एक नई पुस्तक शुरू करने और उसमें पहले से ही लेनदेन रिकॉर्ड करना जारी रखने की आवश्यकता है। इस मामले में, नई पुस्तक के शीर्षक पृष्ठ पर, आपको उस अवधि को इंगित करना होगा जिसके लिए लेन-देन पुस्तक में दर्ज किए गए हैं। वर्ष के अंत के बाद, आपको एक नई किताब शुरू करने की आवश्यकता है, भले ही पुरानी में अभी भी चादरें शेष हों।

पत्रिका में सभी पत्रक दो प्रकारों में विभाजित हैं:

• आवेषण - बॉलपॉइंट पेन से भरा हुआ;
• वियोज्य - एक कार्बन कॉपी के तहत किया जाता है, अर्थात, वे ढीली शीट पर दर्ज की गई जानकारी की पूरी तरह से नकल करते हैं।

दोनों प्रकार की शीटों की संख्या समान होनी चाहिए और उनमें समान डेटा होना चाहिए। भरने के बाद, पर्ची शीट बुक में रहती है, और आंसू बंद कैशियर इसे लेखा विभाग में जमा करता है। यह शीट उसकी है और अन्य दस्तावेजों के साथ वितरण के अधीन है: पीकेओ, आरकेओ, भुगतान के लिए विवरण, आदि।

2. पुस्तक की इलेक्ट्रॉनिक शीट तैयार की जा रही है, जिसके बाद उन्हें जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा मुद्रित और भर दिया जाता है। इन शीटों को हाथ और कंप्यूटर दोनों से भरा जा सकता है (बाद के मामले में, उन्हें भरने के बाद प्रिंट किया जाता है)।

चादरों की संख्या अंत से अंत तक है, उन्हें वर्ष की शुरुआत से आरोही क्रम में चिपकाया जाता है। प्रत्येक माह के लिए शीटों की कुल संख्या और अंतिम वार्षिक मूल्य को इंगित करना भी आवश्यक है।

रोकड़ बही में सुधार

पुस्तक को बनाए रखने की किसी भी विधि के साथ, किसी भी प्रकार के धब्बा या सुधार की अनुमति नहीं है। यदि पुस्तक भरते समय कोई गलती हो गई है, तो परिवर्तन करने के दो तरीके हैं:

1. इस घटना में कि त्रुटि नकद शेष राशि की कुल राशि को प्रभावित नहीं करती है, गलत मान को एक पंक्ति से काट दिया जाता है, और सही डेटा इसके ऊपर या नीचे रखा जाता है। किए गए सुधार को जिम्मेदार व्यक्तियों - कैशियर और मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।
2. यदि, शेष राशि को प्रतिबिंबित करने में त्रुटि के कारण, परिवर्तन दिखाई देते हैं, तो पृष्ठ को पूरी तरह से रद्द करना और नई कैश शीट तैयार करना आवश्यक है, पहले से ही दर्ज किए गए सही डेटा के साथ। गलत चादरें काट दी जाती हैं।

बाद के मामले में, गलती करने वाला व्यक्ति (कैशियर) मुख्य लेखाकार या निदेशक को संबोधित एक रिपोर्ट तैयार करता है। इसके अलावा, एक विशेष आयोग नियुक्त किया जाता है, जो रोकड़ बही में सुधार करने के लिए जिम्मेदार होता है। समायोजन किए जाने के बाद, कैशियर एक उपयुक्त प्रमाण पत्र तैयार करता है - की गई गलतियों और किए गए सुधारों को दर्शाता है।

कैश बुक में डेटा बदलते समय, सभी स्थापित आवश्यकताओं का कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए। अन्यथा, ऑडिट के दौरान कर निरीक्षणालय के कर्मचारी मौजूदा उल्लंघनों का पता लगा सकते हैं और उद्यम पर जुर्माना लगा सकते हैं। हालांकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि जुर्माना का अधिकार तभी है जब पता चला उल्लंघन और निरीक्षण की तारीख में दो महीने से अधिक का समय अंतर न हो।

रोकड़ बही का शीर्षक और खुला पत्ता

अधिकांश अन्य दस्तावेजों की तरह रोकड़ बही के शीर्षक पृष्ठ में व्यवसाय इकाई के बारे में जानकारी होती है। यह इंगित करना चाहिए:

• ओकेपीओ उद्यम;
• आईपी ​​​​का उपनाम और आद्याक्षर;
• वह वर्ष या समय अवधि जिसके लिए पुस्तक का रखरखाव किया जाता है;
• संरचनात्मक इकाई का नाम (यदि पुस्तक किसी सहायक कंपनी में रखी जाती है)।

ढीली शीट के लिए, यह कड़ाई से चिह्नित कॉलम वाला एक दस्तावेज है, जिनमें से प्रत्येक में प्रासंगिक जानकारी होती है। ढीली शीट दिन की शुरुआत में नकद शेष और नकद आदेशों के डेटा को इंगित करती है: उनकी संख्या और प्राप्तियों या खर्चों की राशि। इसके अलावा, राशि का भुगतान पूर्ण संख्याओं के रूप में किया जाना चाहिए - बिना कोप्पेक के रूबल में। इसके बाद, किए गए लेन-देन की कुल राशि और दिन के अंत में कुल की गणना की जाती है।

रोकड़ बही भरने का नमूना

एक रोकड़ बही को ठीक से कैसे बनाए रखा जाए, इसे बेहतर ढंग से समझने के लिए, आपको इसके रखरखाव के नमूने से खुद को परिचित करना चाहिए।

रोकड़ बही भरने का एक नमूना लिंक पर मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है:।

कैश बुक कैसे सिलाई करें?

कैश बुक का रखरखाव करते समय, एक महत्वपूर्ण बिंदु न केवल इसकी सही फिलिंग है, बल्कि सभी पंजीकरण आवश्यकताओं का अनुपालन भी है। सबसे पहले, यह चादरों की सिलाई और उनके बन्धन की चिंता करता है।

स्टेपलिंग ऑर्डररोकड़ बही इस बात पर भी निर्भर करती है कि इसका रखरखाव कैसे किया जाता है:

1. एक प्रिंटिंग हाउस में खरीदी गई किताब को तुरंत स्टेपल किया जाता है।इससे पहले कि आप इसे भरना शुरू करें, आपको यह करना होगा:

• सभी शीट नंबर;
• सभी चादरें सिलाई;
• अंतिम पृष्ठ पर चादरों की कुल संख्या का संकेत दें;
• एक सील (मोम या मैस्टिक) डालें;
• साइन (यह उद्यम के प्रमुख और मुख्य लेखाकार द्वारा किया जाना चाहिए)।

2. वर्ष के अंत में कंप्यूटर पर छपी एक किताब की सिलाई की जाती है।वर्ष के दौरान, कैशियर या एकाउंटेंट मुद्रित शीट को भरता है और उन्हें एक अलग फ़ोल्डर में संग्रहीत करता है, और फिर उन्हें तैयार पुस्तक के समान नियमों के अनुसार स्टेपल करता है (पृष्ठों की संख्या, मुहर और प्रबंधक और मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर को दर्शाता है) )

रोकड़ बही का रखरखाव और पंजीकरण करते समय कई महत्वपूर्ण बातों का ध्यान रखना चाहिए:

• पुस्तक की उपस्थिति उन संगठनों और उद्यमियों के लिए आवश्यक है जो अपनी गतिविधियों में नकदी का लेन-देन करते हैं।
• उपयोग के लिए, आप या तो तैयार रोकड़ बही खरीद सकते हैं या इसे कंप्यूटर पर स्वयं प्रिंट कर सकते हैं।
• रोकड़ बही का रखरखाव एक विशेष जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा किया जाता है: मुख्य लेखाकार या खजांची।
• कागजी संस्करण में, पुस्तक को हाथ से और तकनीकी साधनों (अर्थात, कंप्यूटर पर भरकर प्रिंट आउट) दोनों की सहायता से रखा जा सकता है।

रोकड़ बही को सही तरीके से कैसे भरें, इस पर एक वीडियो भी देखें:

अधिकांश संगठन या उद्यम गैर-नकद आधार पर काम करते हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि किसी भी ऑपरेशन में नकदी का उपयोग नहीं किया जाता है। और अगर नकद लेनदेन का कम से कम प्रतिशत है, तो आपको कैश बुक रखने की आवश्यकता है।

इसलिए, यह लेख कानूनी संस्थाओं, लेखाकारों और व्यक्तिगत उद्यमियों (बाद में - आईपी) के लिए प्रासंगिक है। 2014 से, एक व्यक्तिगत उद्यमी जिसके पास आय और व्यय की एक पुस्तक है, वह नकद आदेश जारी नहीं कर सकता है। तदनुसार, उन्हें कैश बुक रखने की भी आवश्यकता नहीं है। हालांकि कुछ ऐसा करना जारी रखना चुनते हैं।

इसके महत्व का एहसास न होने पर इसे "फिसलने वाला" माना जाता है। कर निरीक्षक के अप्रिय परिणामों और प्रतिबंधों से बचने के लिए, नकद लेनदेन पर ध्यान देना और पुस्तक भरना आवश्यक है। आइए कैश बुक के बारे में उठने वाले मुख्य प्रश्नों को देखें: इसका अर्थ, इसे कैसे भरना है, क्या सुधार करना संभव है और इसे सही तरीके से कैसे करना है।

यह पुस्तक क्या है और इसे क्यों रखते हैं

नकद खाता - एक विशेष पत्रिका जिसमें सभी नकद लेनदेन दर्ज किए जाते हैं. यह लेखांकन दस्तावेजों की सूची में भी शामिल है, जिसमें नकद प्राप्तियां और व्यय दर्ज किए जाते हैं। इसका प्रबंधन अनिवार्य हैवर्तमान कानून के मानदंडों के अनुसार। इसके अलावा, पुस्तक उन लोगों के लिए भी अनिवार्य है जो एक सरल कराधान प्रणाली पर हैं।

प्रति उद्यम या संगठन में केवल एक रोकड़ बही है। यही बात निजी उद्यमियों पर भी लागू होती है। एकमात्र अपवाद यह है कि कानूनी इकाई के प्रतिनिधि कार्यालय या शाखाएं हैं जो अपनी बैलेंस शीट के आधार पर काम करती हैं। इस मामले में, शाखा या प्रतिनिधि कार्यालय अपने संचालन को दर्शाते हुए अपनी पुस्तक रखता है। प्राथमिक आदेशों और पुस्तक के पन्नों की प्रतियां मुख्य कार्यालय को हस्तांतरित की जाती हैं। ऐसी इकाई की रोकड़ बही और उसके तुलन पत्र में शेष रोकड़ की राशि के बारे में जानकारी परिलक्षित होती है, फिर ऐसी जानकारी को पूरी कंपनी के समेकित तुलन पत्र में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

पुस्तक के एकीकृत रूप को राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया है। फॉर्म को KO-4 कहा जाता है।

उचित बहीखाता पद्धति बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि नियामक प्राधिकरण अक्सर इसकी जांच करते हैं। यदि अशुद्धियों या विसंगतियों की पहचान की जाती है, तो फर्म पर अनुचित लेखांकन रिकॉर्ड के लिए जुर्माना लगाया जा सकता है।

नकद खाता कैलेंडर वर्ष की शुरुआत से आयोजित किया जाना चाहिएतेजी से। अगले साल पूरे साल के लिए एक नई किताब है. यह पचास या एक सौ पृष्ठों की पत्रिका है। शीर्षक पृष्ठ में पुस्तक की समाप्ति तिथि है। यदि एक वर्ष में एक पत्रिका पर्याप्त नहीं थी, तो दूसरी शुरू हो जाती है - प्रविष्टियां कालानुक्रमिक क्रम में जारी रहती हैं और बाधित नहीं होती हैं। इसके रखरखाव की शुरुआत और समाप्ति की तारीख नई खुली किताब पर इंगित की गई है। इस प्रकार रोकड़ बहियों का क्रम निर्धारित करना सरल होगा।

आमतौर पर, एक प्रिंटिंग हाउस में मुद्रित, पंक्तिबद्ध स्तंभों और स्तंभों के साथ एक तैयार पुस्तक खरीदी जाती है। एक इलेक्ट्रॉनिक संस्करण भी संभव है।

पुस्तक की सभी शीटों को तुरंत क्रमांकित किया जाता है, अर्थात एक खाली शीट पर पहले से ही एक संख्या होती है। शीट की कुल संख्या अंतिम पृष्ठ पर इंगित की गई है और प्रमुख और मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षरों द्वारा प्रमाणित है। सिले हुए किताब को मैस्टिक या मोम की सील से सील कर दिया जाता है। अगर कोई गलती हुई है, तो आप उसे सुधार सकते हैं, उस पर और बाद में।

इसका प्रभारी कौन है

रोकड़ बही में सभी प्रविष्टियाँ खजांची लाता है. यह वह है जो पैसे देता है और स्वीकार करता है और पत्रिका में एक प्रविष्टि के साथ इस सब की पुष्टि करता है। उसे पूरी की गई शीट पर हस्ताक्षर करना चाहिए, जिससे प्रदर्शन किए गए कार्यों की पूरी जिम्मेदारी वहन कर सके।

कार्य दिवस के अंत में, कैशियर लेखा विभाग को धन की शेष राशि और सभी प्राथमिक दस्तावेजों - क्रेडिट और डेबिट ऑर्डर को स्थानांतरित करता है। लेखाकार भी पुस्तक से पत्रक पर हस्ताक्षर करता है. यदि कोई मुख्य लेखाकार नहीं है, तो उसे प्रमुख द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है। यह प्रक्रिया हर दिन दोहराई जाती है। उपरोक्त सभी व्यवसायों या संगठनों पर लागू होते हैं।

एकल स्वामित्व की कुछ विशेष विशेषताएं होती हैं। अगर वह अकेले काम करता है, तो वह कैशियर है। तदनुसार, मुख्य लेखाकार के कोई हस्ताक्षर नहीं होंगे।

नकद लेनदेन करने के लिए, कैशियर या प्रमुख द्वारा अधिकृत अन्य कर्मचारी को हस्ताक्षर के खिलाफ अपने आधिकारिक अधिकारों और कर्तव्यों से परिचित होना चाहिए। साथ ही, इस तरह के ऑपरेशन सीधे सिर द्वारा किए जा सकते हैं।

यह पत्रिका कैसे पूरी होती है?

रोकड़ बही के शीर्षक पृष्ठ में निम्नलिखित जानकारी है:

• उद्यम या संगठन का पूरा नाम - यदि यह एक कानूनी इकाई है;
• एक व्यक्तिगत उद्यमी का उपनाम, नाम और संरक्षक - यदि यह एक व्यक्तिगत उद्यमी है;
• समय की अवधि जिसके लिए यह शुरू होता है - एक वर्ष या एक विशिष्ट तिथि, यदि कई पुस्तकें हैं;
• अगर हम एक विभाजन के बारे में बात कर रहे हैं - विभाजन का नाम;
• ओकेपीओ।

पुस्तक के लिए ही, प्रविष्टियाँ तैयार रूप में की जाती हैं। एक दिन के लिए इनकमिंग और आउटगोइंग दोनों ऑपरेशन एक पेज पर दर्ज किए जाते हैं। प्रत्येक कार्य दिवस के बाद, कुल योग किया जाता है, शेष घटाया जाता है। इस सब की पुष्टि कैशियर या नकद जारी करने और प्राप्त करने में शामिल व्यक्ति की रिपोर्ट से होती है। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, इस सब के बाद, प्राप्त धन को लेखा विभाग को सौंप दिया जाता है।

आइए देखें कि किताब की शीट कैसी दिखती है। प्रत्येक शीट पर आंसू-बंद लाइन वाले दो भाग होते हैं। पहला भाग सीधे पुस्तक का पृष्ठ है, जो संचालन पर डेटा से भरा है, दूसरा भाग कैशियर की रिपोर्ट है।

यदि आप शीट को आंसू रेखा के साथ मोड़ते हैं, तो आप कार्बन पेपर के लिए दोनों भागों को एक साथ भर सकते हैं। यानी वे इन्सर्ट शीट पर बॉलपॉइंट पेन से लिखते हैं और उसी एंट्री को टियर-ऑफ शीट पर कॉपी किया जाता है।

शीट को लाइन के साथ काट दिया जाता है, इसका पहला भाग दर्ज किया जाना चाहिए, और संचालन की पुष्टि करने वाले दस्तावेज - प्राथमिक रिपोर्ट से जुड़े होते हैं। उदाहरण के लिए, एक आदेश से उद्धरण, अग्रिम भुगतान के लिए एक आवेदन, एक इनकमिंग कैश ऑर्डर, एक आउटगोइंग कैश ऑर्डर, एक पावर ऑफ अटॉर्नी, आदि।

आइए अब पुस्तक के रेखांकन पर करीब से नज़र डालें। पृष्ठ के शीर्ष पर, दिनांक, माह और वर्ष के साथ-साथ रोकड़ बही की शीट संख्या को नीचे रखा गया है। मैन्युअल रूप से पूरा करने के लिए, निर्देशों का पालन करें:

1. हम कॉलम भरना शुरू करते हैं "बाकी दिन की शुरुआत में", दिन की शुरुआत में रोकड़ रजिस्टर में शेष राशि को यहां दर्शाया गया है। इसका आकार पिछले पृष्ठ से स्थानांतरित किया गया है - कॉलम "दिन के अंत में शेष"।
2. गिनती करना "दस्तावेज़ संख्या"- नकद आदेश की क्रम संख्या।
3. अगला कॉलम उस व्यक्ति को समर्पित है जिससे यह दस्तावेज़ प्राप्त हुआ था या जिसे यह दस्तावेज़ जारी किया गया था। किसी व्यक्ति के बारे में जानकारी दर्ज करना आवश्यक है - उसका पूरा नाम या कानूनी इकाई के बारे में जानकारी - नाम।
4. उप-खाता या ऑफसेट खाता संख्या. यह डेटा को संदर्भित करता है जो धन खर्च करने या प्राप्त करने की विधि को इंगित करता है। एक उदाहरण होगा: 51 - चालू खाता, 70 - मजदूरी, 62 - खरीदार और ग्राहक। कृपया ध्यान दें कि व्यक्तिगत उद्यमियों को इस कॉलम में डेटा भरने की आवश्यकता नहीं है।
5. फिर पंक्तियाँ "अ रहे है"तथा "उपभोग", उनमें धन की राशि को रूबल में संख्या में डालना आवश्यक है, एक पैसा अल्पविराम से इंगित किया जाता है। उदाहरण के लिए, जारी किए गए फंड की राशि इस तरह दिखती है - 129.05.
6. प्रत्येक ऑपरेशन को उसके वास्तविक कार्यान्वयन के तुरंत बाद दर्ज किया जाना चाहिए और यह केवल प्राथमिक दस्तावेज के आधार पर किया जाना चाहिए।
7. गिनती करना "स्थानांतरण करना"पिछली सभी पंक्तियों के संचालन का योग शामिल है।
8. अंत में, आपको गणना करने और कॉलम भरने की आवश्यकता है "कुल प्रति दिन". अलग से प्राप्त धन के लिए और अलग से वितरित धन के लिए।
9. "दिन के अंत में शेष". पिछले दिन (कॉलम "दिन की शुरुआत में शेष राशि") से आने वाली सभी नकदी को सावधानी से जोड़ें और जारी किए गए धन को हटा दें। पुस्तक में राशि वास्तविक स्थिति से मेल खाना चाहिए - हाथ पर नकद।
10. खाली छोड़ी गई पंक्तियों को एक पेन से काट दिया जाता है ताकि खाली खेतों को पूरा नहीं किया जा सके। यह Z के साथ किया जाता है।
11. पृष्ठ के अंत में, लेखाकार और खजांची के नाम दर्ज किए जाते हैं। उन्होंने अपने हस्ताक्षर किए। और प्राप्त आवक और जावक आदेशों की संख्या को इंगित करना सुनिश्चित करें।

यदि उस दिन कोई नकद लेनदेन नहीं किया गया था, तो पुस्तक नहीं भरी जाती है, और दिन के अंत में शेष राशि को बिना किसी बदलाव के अगले दिन स्थानांतरित कर दिया जाता है।

आधुनिक तकनीकों और व्यापक कम्प्यूटरीकरण ने रोकड़ बही को दरकिनार नहीं किया है। इसके रखरखाव की सुविधा के लिए, एक इलेक्ट्रॉनिक संस्करण सामने आया है। इसके लिए, एक विशेष कार्यक्रम का उपयोग किया जाता है - पुस्तक को मॉनिटर पर प्रदर्शित किया जाता है, इसमें जानकारी दर्ज की जाती है, फिर इसे आसानी से मुद्रित किया जा सकता है।

निम्नलिखित वीडियो में 1C 8.2 कार्यक्रम में एक पुस्तक भरने के बारे में और पढ़ें:

इसके नियम अपरिवर्तित रहते हैं। कैशियर हर दिन एक नई शीट भरता है और दिन के अंत में उसे प्रिंट करता है। दो पेज छपे हैं: रिपोर्ट ही और स्लिप शीट। कैशियर शीट पर अपना हस्ताक्षर करता है। यदि कोई इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है, तो उसे इसका उपयोग करने की अनुमति है। प्रत्येक पृष्ठ को क्रमांकित किया जाता है, और वर्ष के अंत में एक पुस्तक बनाई जाती है, जिसके अंतिम पृष्ठ पर हस्ताक्षर और मुहरों द्वारा प्रमाणित शीटों की कुल संख्या होती है। ई-बुक के लिए साल नहीं, बल्कि हर तिमाही में जारी करना स्वीकार्य है। रिपोर्ट और संलग्न दस्तावेज लेखा विभाग को भेजे जाते हैं।

रोकड़ बही में सुधार

अगर किताब में कोई गलती हुई है तो उसे सुधारा जा सकता है। किसी भी स्थिति में आपको चादरें नहीं फाड़नी चाहिए, ब्लेड से पोंछना चाहिए या स्ट्रोक का उपयोग नहीं करना चाहिए। यदि टाइपो में किसी भी अवधि के लिए शेष राशि में बदलाव नहीं होता है, तो आपको यह करने की आवश्यकता है: गलत जानकारी को ध्यान से पार करें, इसके आगे सही जानकारी लिखें। सुधार को दो हस्ताक्षरों द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए - स्वयं खजांची और मुख्य लेखाकार। यदि शीट पर कई सुधार हैं, तो उनमें से प्रत्येक पर दोनों हस्ताक्षर किए जाते हैं।

यदि गलती गंभीर हो जाती है, जो फंड के टर्नओवर को बदल देती है और स्ट्राइकथ्रू द्वारा ठीक नहीं की जा सकती है, तो पूरी शीट को काट दिया जाता है और शब्द लिखा जाता है - रद्द कर दिया जाता है। फिर सही जानकारी के साथ एक नई शीट भर दी जाती है।

ध्यान! चादर नहीं उतरती। कैशियर को मुख्य लेखाकार को घटना के बारे में एक बयान लिखना चाहिए।

प्रमुख या मुख्य लेखाकार समायोजन के लिए जिम्मेदार एक आयोग को इकट्ठा करता है। एक लेखा विवरण तैयार किया जाता है, जो त्रुटि और उसके सुधार का वर्णन करता है।

पुस्तक में दर्ज किए गए डेटा की सावधानीपूर्वक जांच करें। इसकी शेल्फ लाइफ 5 साल है।

स्थापित नियमों के अनुसार, प्रत्येक व्यावसायिक संस्था नकद अनुशासन के नियमों का पालन करने के लिए बाध्य है। इनमें से एक नियम उद्यमियों को रोकड़ बही रखने के लिए बाध्य करता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि 2014 में, रूसी संघ के सेंट्रल बैंक ने व्यक्तिगत उद्यमियों को इस दायित्व से छूट देने का एक फरमान जारी किया था। इसका मतलब यह है कि केवल कानूनी संस्थाओं के लिए कैश जर्नल रखना अनिवार्य आवश्यकता है। इस लेख में, हम इस प्रश्न पर विचार करने का प्रस्ताव करते हैं कि रोकड़ बही कैसे भरी जाती है।

सभी कानूनी संस्थाओं के पास एक कैश रजिस्टर होता है। व्यक्ति और व्यक्तिगत उद्यमी

रोकड़ बही क्या है और इसकी आवश्यकता क्यों है

उद्यमिता में लगे प्रत्येक व्यक्ति को एक कैश डेस्क से लैस करने के लिए बाध्य किया जाता है।यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि अधिकांश व्यावसायिक नौसिखिया कैश रजिस्टर और कैश रजिस्टर के बीच के अंतर को नहीं समझते हैं। केकेटी या कैश रजिस्टर उपकरण एक विशेष उपकरण है जिसका उपयोग नकद स्वीकार करते समय किया जाता है। स्थापित नियमों के अनुसार, इन उपकरणों का उपयोग विपणन योग्य उत्पादों को नकद में बेचते समय किया जाना चाहिए। यह भी उल्लेख किया जाना चाहिए कि इस नियम के कुछ अपवाद हैं। कुछ स्थितियों में, एक उद्यमी चेक के बजाय विशेष प्रपत्रों का उपयोग कर सकता है।

"नकद" शब्द का तात्पर्य नकदी से संबंधित सभी मौद्रिक लेनदेन की कुल राशि से है।इससे हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि कैश रजिस्टर एक विशिष्ट समय अवधि के लिए प्राप्त व्यय और लाभ दोनों को प्रदर्शित करता है। सेवाओं के प्रावधान या माल की बिक्री के माध्यम से प्राप्त वित्तीय संसाधनों को कैश रजिस्टर में दर्शाया जाना चाहिए। साथ ही, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि उद्यमी सीसीपी का उपयोग करता है या सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि नकद से संबंधित वित्तीय लेनदेन की अनुपस्थिति में भी, एक उद्यमी को नकद रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है।

जर्नल को पूरा करने के लिए कौन जिम्मेदार है

रोकड़ बही क्या है, इस प्रश्न पर विचार करने के बाद, हमें इस रजिस्टर को भरने की जिम्मेदारी के बारे में बात करनी चाहिए। सेंट्रल बैंक द्वारा वर्ष 2014 में जारी नियमों के अनुसार, निजी उद्यमियों को पुस्तक को प्रश्न में रखने के दायित्व से छूट दी गई है। सभी वित्तीय लेनदेन पेरोल और भुगतान आदेशों का उपयोग करके संसाधित किए जाते हैं, जिनका उपयोग वेतन और अन्य मौद्रिक प्रोत्साहनों के भुगतान में किया जाता है। व्यक्तिगत उद्यमियों के विपरीत, कानूनी संस्थाओं को पत्रिका को प्रश्न में रखने और नकदी के साथ बातचीत करते समय अतिरिक्त दस्तावेज तैयार करने की आवश्यकता होती है। उद्यम के कैशियर को रजिस्टर बनाए रखने के लिए जिम्मेदार नियुक्त किया जाता है।

यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि व्यक्तिगत उद्यमियों को नकद अनुशासन का पालन जारी रखने का कानूनी अधिकार है। लेकिन इस मामले में, नियंत्रण अधिकारी एक पत्रिका की अनुपस्थिति या गलत भरने के लिए दंडित नहीं कर सकते। सरल शब्दों में, आईपी मालिक कर योग्य आधार की गणना के लिए प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए कैश रजिस्टर का उपयोग कर सकते हैं।

नकद एक उद्यमी या संगठन के सभी नकद लेनदेन की समग्रता है

क्या कैश बुक रखना जरूरी है?

11 मार्च 2014 के सेंट्रल बैंक के डिक्री के अनुसार, कानूनी संस्थाओं की स्थिति में पंजीकृत सभी वाणिज्यिक संस्थाओं को विशेष रजिस्टर बनाए रखने की आवश्यकता होती है, जहां नकदी से संबंधित सभी वित्तीय लेनदेन दर्ज किए जाएंगे। रिपोर्टिंग के लिए प्रतियों या अतिरिक्त डुप्लिकेट का उपयोग करने की अयोग्यता पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है। रजिस्टर के प्रत्येक पृष्ठ पर, शीट संख्या के अनुरूप एक चिह्न लगाया जाना चाहिए। रजिस्टर को चालू करने से पहले, पूरी पत्रिका को फ्लैश करना आवश्यक है।

कमीशनिंग के लिए तैयार किया गया एक कैश रजिस्टर सामान्य निदेशक या किसी अन्य कर्मचारी द्वारा आवश्यक प्राधिकारी के साथ पृष्ठांकित किया जाना चाहिए। नकद रिकॉर्ड के रखरखाव को विनियमित करने वाले कानूनी कृत्यों से संकेत मिलता है कि कैश रजिस्टर में निहित जानकारी को कार्बन पेपर का उपयोग करके दोहराया जाना चाहिए। सूचना को शीट के आंसू-बंद हिस्से में स्थानांतरित करना आवश्यक है, जिसका उपयोग रिपोर्टिंग के लिए किया जाता है . नियंत्रण निकायों की एक महत्वपूर्ण आवश्यकता मूल पृष्ठों और आंसू प्रतियों की संख्या का संयोग है।

रोकड़ बही को कैसे रखा जाए, इस पर विचार करते समय, रजिस्टर में प्रविष्टियों को बदलने और समायोजित करने पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है। इस रजिस्टर में किए गए सभी सुधारों की पुष्टि खजांची और लेखा विभाग के प्रमुख के हस्ताक्षर से होनी चाहिए। आज, सभी संगठनों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से एक पत्रिका रखने का कानूनी अधिकार है। ऐसे विशेष कंप्यूटर अनुप्रयोग भी हैं जिनके साथ अभिलेखों को राज्य मानकों को पूरा करने वाले रूप में संकलित किया जाता है।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि वाणिज्यिक संरचनाएं दस्तावेजी साक्ष्य के बिना कैश डेस्क पर संग्रहीत नकदी खर्च नहीं कर सकती हैं। सभी मौद्रिक लेनदेन की पुष्टि प्राप्तकर्ता के हस्ताक्षर वाले व्यय नोट द्वारा की जानी चाहिए। हस्ताक्षर की अनुपस्थिति को धन की कमी के रूप में माना जाता है, जो जिम्मेदार व्यक्ति की कमाई के हिस्से को रोकने के रूप में जिम्मेदार है। सभी फंड जिनके लिए कोई प्रासंगिक दस्तावेज नहीं हैं, उन्हें कंपनी के मुनाफे के रूप में माना जाता है।

उद्यम के कैश डेस्क के रूप में उपयोग किए जाने वाले कमरे के उपकरणों पर भी विशेष ध्यान देना आवश्यक है। जिम्मेदार व्यक्तियों का मुख्य कार्य नकदी के सुरक्षित भंडारण को सुनिश्चित करना है. वित्तीय संस्थान को पैसा भेजते समय सुरक्षा नियमों का भी पालन करना चाहिए। यह दायित्व कंपनी के प्रमुख के पास रहता है। यह समझा जाना चाहिए कि उपरोक्त नियमों का उल्लंघन प्रशासनिक और आपराधिक दोनों तरह के दायित्व में हो सकता है। सेंट्रल बैंक के वर्तमान निर्देशों में वित्तीय संसाधन रखने के नियमों की विस्तृत जानकारी है। यहां यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि मौजूदा नियमों में एक विशेष अलार्म सिस्टम स्थापित करने के लिए उद्यमियों को बाध्य करने वाला विनियमन शामिल नहीं है। सेंट्रल बैंक के कर्मचारियों के अनुसार, कंपनी के मालिक के लिए एक विशेष तिजोरी खरीदना पर्याप्त है, जिसकी चाबी कैशियर को सौंपी जाएगी।

कार्य दिवस की शुरुआत में आगे बढ़ने से पहले, उद्यम के कैशियर को चोरी के निशान की पहचान करने के लिए कमरे और तिजोरी का सावधानीपूर्वक निरीक्षण करना चाहिए। यदि तिजोरी को खोलने के प्रयास के निशान हैं, तो कंपनी प्रशासन को इस बारे में सूचित करना और कानून प्रवर्तन एजेंसियों को शामिल करना आवश्यक है।

कुछ आवश्यकताएं हैं जिन्हें पंजीकरण करते समय पूरा करने की आवश्यकता होती है

दस्तावेज़ भरने के नियम

रोकड़ बही एक छोटी पत्रिका होती है जिसमें पचास या एक सौ पृष्ठ होते हैं।कैश शीट के अलावा, इस रजिस्टर में एक शीर्षक पृष्ठ होना चाहिए, जो उस तारीख को इंगित करता है जब दस्तावेज़ को संचालन में रखा गया था। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि इन पत्रिकाओं के लिए कोई वित्तीय सीमा नहीं है।

शीर्षक पेज

मुख्य पृष्ठ पर, आपको निम्नलिखित जानकारी प्रदान करनी होगी:

1. कंपनी का नाम और विवरण, टिन और ओकेपीओ कोड सहित।
2. सामान्य निदेशक का पासपोर्ट डेटा।
3. संरचना विभाग का नाम।
4. पासपोर्ट विवरण, साथ ही पत्रिका रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति।
5. जिस तारीख को रजिस्ट्री को परिचालन में लाया गया था।

कैश शीट

कैश बुक को मैन्युअल रूप से बनाए रखने के लिए जर्नल को कमीशन के लिए प्रारंभिक तैयारी की आवश्यकता होती है।प्रत्येक पृष्ठ को क्रमांकित किया जाना चाहिए, जिसके बाद पूरी पत्रिका को सिला जाता है। रजिस्टर में की गई प्रत्येक प्रविष्टि को स्लिप शीट पर डुप्लीकेट किया जाना चाहिए। इस उद्देश्य के लिए कॉपी पेपर का उपयोग किया जाता है। रजिस्टर भरने के लिए जिम्मेदार खजांची दिन के दौरान नकदी प्रवाह की गणना करने और दिन के अंत में धन की शेष राशि की गणना करने के लिए बाध्य है। पृष्ठों की फाड़ प्रतियाँ लेखा विभाग को हस्तांतरित कर दी जाती हैं।

रोकड़ बही में की गई प्रत्येक प्रविष्टि की एक लेखा अधिकारी द्वारा जाँच की जानी चाहिए।यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रविष्टियों की संख्या को ढीली शीट (आदेश) की संख्या के अनुरूप होना चाहिए। दर्ज की गई जानकारी की शुद्धता की जांच करने के बाद, लेखाकार को अपने हस्ताक्षर के साथ पुस्तक को प्रमाणित करना होगा। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि सेंट्रल बैंक द्वारा स्थापित मौजूदा मानदंड सुधार और समायोजन की अनुमति देते हैं। जर्नल में किए गए सभी परिवर्तनों की पुष्टि लेखा विभाग के प्रमुख के हस्ताक्षर से होनी चाहिए।

रोकड़ बही को कैसे भरा जाए, इस प्रश्न पर विचार करते हुए, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस रजिस्टर में प्रविष्टियाँ प्रतिदिन की जानी चाहिए। एकमात्र अपवाद छुट्टियां और सप्ताहांत हैं। हर कारोबारी दिन एक नई जर्नल शीट का उपयोग किया जाता है। दिन भर में, यह सभी वित्तीय लेनदेन और कैश फ्लो को इंगित करता है जो कैश डेस्क से होकर गुजरा है। दिन के अंत में, शेष राशि पर मुहर लगाई जाती है, और पूरा पृष्ठ खजांची के हस्ताक्षर से प्रमाणित होता है। पत्रिका का उपयोग केवल एक वर्ष के लिए किया जा सकता है।रिपोर्टिंग अवधि के अंत में, कैशियर एक नया रजिस्टर खोलने के लिए बाध्य है, जिसे नए कैलेंडर वर्ष की शुरुआत के साथ चालू किया जाएगा।

आइए कैश शीट भरने की प्रक्रिया को देखें। पृष्ठ के शीर्ष पर, आपको इसकी क्रम संख्या, साथ ही वर्तमान तिथि का संकेत देना होगा। कॉलम "दिन की शुरुआत में शेष राशि" कैश डेस्क पर संग्रहीत नकदी की मात्रा के बारे में जानकारी को इंगित करता है। यह राशि पिछली शीट पर इंगित "दिन के अंत में शेष राशि" कॉलम से मेल खाना चाहिए। कॉलम "दस्तावेज़ संख्या" में आदेश की अनुक्रम संख्या इंगित की गई है।

अगला खंड कंपनी के नाम या आईपी के मालिक के उपनाम, नाम और संरक्षक को इंगित करता है। कॉलम "संबंधित खाता संख्या" और "उप-खाता संख्या" में आपको धन प्राप्त करने या जारी करने की विशिष्ट विधि को इंगित करने की आवश्यकता है। प्रत्येक विधि एक विशेष सिफर का उपयोग करके प्रदर्शित की जाती है। यह नोट करना महत्वपूर्ण है कि IP स्वामियों को इस अनुभाग को पूरा करने की आवश्यकता नहीं है।

कॉलम "व्यय" और "आगमन" में आपको नकदी प्रवाह की मात्रा को इंगित करना होगा जो नकदी रजिस्टर से गुजरा है। राशियों को संख्यात्मक मान में दर्शाया गया है। राशि को पूर्ण संख्या में पूर्णांकित करने की अनुमति नहीं है। "हस्तांतरण" अनुभाग में, आपको उपरोक्त कॉलम से कुल धनराशि का संकेत देना चाहिए। लेकिन वित्तीय कारोबार के मूल्य के आधार पर, "दिन के लिए कुल" कॉलम भरा जाता है। कार्य दिवस के अंत में, कैशियर को पिछले दिन से शेष राशि में नई नकदी जोड़ने की आवश्यकता होती है। परिणामी राशि से आपको "व्यय" अनुभाग में दर्ज धन को घटाना होगा। अंतिम परिणाम उद्यम के कैश डेस्क में संग्रहीत धन की कुल राशि के अनुरूप होना चाहिए।

खाली छोड़े गए क्षेत्रों को "Z" अक्षर से काट दिया जाना चाहिए। इन क्रियाओं से पूर्ण शीट में परिवर्तन करने की संभावना कम हो जाती है। प्रत्येक पूर्ण पृष्ठ पर कर्मचारी, कैश रजिस्टर के प्रमुख और लेखा विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।

कैश बुक एक दस्तावेज है जो किसी संगठन के कैश डेस्क से नकद प्राप्त करने और जारी करने के लिए सभी कार्यों को रिकॉर्ड करता है।

अंतिम पृष्ठ

रिपोर्टिंग अवधि के अंत में, जर्नल रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को रजिस्टर को तैयार करना होगा।अंतिम पृष्ठ के साथ एक इंसर्ट संलग्न है जिसमें निम्नलिखित जानकारी है:

1. शिलालेख "सजी और क्रमांकित"।
2. चादरों की संख्या पर ध्यान दें।
3. आधिकारिक और मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर।

विकल्प भरें

जैसा कि हमने ऊपर उल्लेख किया है, विचाराधीन रजिस्टर को मैन्युअल रूप से या विशेष अनुप्रयोगों का उपयोग करके भरा जा सकता है। बाद के मामले में, कैशियर को भरे हुए फॉर्म का प्रिंट आउट लेना होगा और उन्हें लेस करना होगा। इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप में रोकड़ बही बनाए रखने की भी अनुमति है। नीचे हम प्रत्येक लॉगिंग विकल्प की विशेषताओं पर विचार करने का प्रस्ताव करते हैं।

मैन्युअल

प्रश्न में जर्नल भरते समय नकद आदेश सूचना के मुख्य स्रोत के रूप में उपयोग किए जाते हैं। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि आने वाले आदेशों की जानकारी "आने वाले" अनुभाग में और व्यय से - "व्यय" में इंगित की गई है। जर्नल भरने के दौरान, शुरू में आने वाले आदेशों से जानकारी दर्ज की जाती है, जिसके बाद व्यय दस्तावेजों से जानकारी स्थानांतरित की जाती है। प्रति नकद आदेश केवल एक अंक होना चाहिए।

कैश डेस्क को बंद करने से पहले, कर्मचारी को ऑर्डर और की गई प्रविष्टियों को समेट कर दर्ज की गई जानकारी की शुद्धता की जांच करने की आवश्यकता होती है। "दिन के अंत में शेष राशि" कॉलम में इंगित शेष राशि को कार्यकर्ता के हस्ताक्षर द्वारा पृष्ठांकित किया जाना चाहिए। उसके बाद, प्राप्त धन को रजिस्टर में इंगित राशि के साथ समेटा जाता है। यह जाँच लेखा विभाग के प्रमुख की भागीदारी से की जानी चाहिए।

नीचे रोकड़ बही को मैन्युअल रूप से भरने का एक उदाहरण दिया गया है:

रोकड़ बही का रखरखाव खजांची द्वारा किया जाता है (या उसकी जगह लेने वाला व्यक्ति)

कंप्यूटर पर

विशेष कंप्यूटर अनुप्रयोगों का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप में रोकड़ बही का रखरखाव किया जाता है। आज तक, "कानूनी संस्थाओं के करदाता" और "1सी" जैसे अनुप्रयोगों के उपयोग की अनुमति है। इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग विकल्प का उपयोग न केवल सूचना को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, बल्कि गणना को सरल बनाने के लिए भी करता है। एक नियम के रूप में, बड़े संगठन इस दृष्टिकोण का अभ्यास करते हैं।

पत्रिका के इलेक्ट्रॉनिक संस्करण का उपयोग करते समय, अपने कंप्यूटर को तृतीय पक्षों द्वारा एक्सेस से सुरक्षित रखना बहुत महत्वपूर्ण है।ऐसा करने के लिए, आप स्वयं एप्लिकेशन के लिए एक पासवर्ड सेट कर सकते हैं या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके फॉर्म को परिवर्तनों से बचा सकते हैं। आपको डेटा सुरक्षा का भी पहले से ध्यान रखना चाहिए। विश्वसनीय स्टोरेज मीडिया पर बैकअप स्टोर करना सिस्टम विफलताओं के कारण लॉग हानि के जोखिम को कम करता है। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित दस्तावेजों में समायोजन करना अस्वीकार्य है।

"डिजिटल" भरना

डिजिटाइज्ड फिलिंग में विशेष कंप्यूटर एप्लिकेशन का उपयोग किया जाता है, जिसमें भरे हुए फॉर्म की आगे की छपाई होती है। इस विकल्प का उपयोग करते समय, कार्य शिफ्ट की शुरुआत में दो फॉर्म बनाना आवश्यक है: "कैश रिपोर्ट" और "इन्सर्ट शीट"। इन प्रपत्रों में कैशियर द्वारा प्राप्त नकद राशि के रूप में समान पाठ होना चाहिए।

कैशियर कैलेंडर वर्ष के अंत तक आवेषण रखने के लिए बाध्य है। लेखा विभाग को प्रतिदिन रिपोर्ट प्रस्तुत की जाती है। इस तकनीक के साथ, सभी मुद्रित पृष्ठों को आरोही क्रम में क्रमांकित किया जाता है। महीने के अंत में, सभी प्रपत्रों को स्टेपल किया जाना चाहिए, और अंतिम प्रिंटआउट पर शीटों की कुल संख्या का संकेत मिलता है।

की गई गलतियों को कैसे सुधारें

रोकड़ बही भरने के उदाहरण को ध्यान में रखते हुए यह अवश्य कहा जाना चाहिए कि पत्रिका भरते समय गलती नहीं करनी चाहिए। यदि कोई त्रुटि की जाती है जो कुल राशि के मूल्य को प्रभावित नहीं करती है, तो गलत डेटा को एक सीधी रेखा से पार करना आवश्यक है। उनके ऊपर, सही जानकारी का संकेत दिया जाता है, जिसे कैश डेस्क कर्मचारी और एकाउंटेंट द्वारा प्रमाणित किया जाता है।

एक निश्चित अवधि के लिए कुल मूल्य का उल्लंघन करने वाली त्रुटियों को तिरछे पार किया जाना चाहिए।नीचे आपको "रद्द" नोट बनाना होगा। इसके बाद, कैशियर को सही जानकारी दर्ज करके एक नया पेज भरना होगा। यदि कोई गलती की जाती है, तो एक ज्ञापन तैयार किया जाना चाहिए, जिसे कंपनी के लेखाकार या सामान्य निदेशक को सौंपा जाएगा। रिपोर्ट के पाठ में, अशुद्धि का संकेत दिया जाना चाहिए। मसौदा अधिनियम का उपयोग एक कमीशन एकत्र करने के आधार के रूप में किया जाता है जो पुस्तक में समायोजन करेगा। इस प्रक्रिया के अंत में, कैशियर एक प्रमाण पत्र भरता है, जो किए गए सभी समायोजनों को इंगित करता है।

पुस्तक को कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूपों में रखा जा सकता है।

रोकड़ बही के अभाव की जिम्मेदारी

प्रश्न में जर्नल में भरने की शुद्धता पर नियंत्रण का कार्य कर निरीक्षणालय के कर्मचारियों के पास है। सकल त्रुटियों और उल्लंघनों के मामले में, कर कर्मचारी जुर्माना जारी कर सकते हैं।यहां यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि नियंत्रण अधिकारी उन त्रुटियों के लिए जुर्माना नहीं लगा सकते हैं जो उनके कमीशन की तारीख से साठ दिनों के बाद खोजी गई थीं।

आईपी ​​​​मालिकों के लिए जुर्माने की राशि चार से पांच हजार रूबल से भिन्न होती है। कानूनी संस्थाओं के लिए जुर्माना चालीस से पचास हजार रूबल से भिन्न होता है। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि यदि रोकड़ बही के अभाव का पता चलता है, तो व्यावसायिक संस्थाओं को भी दंड का सामना करना पड़ता है। प्रशासनिक अपराधों की संहिता के पंद्रहवें लेख में अधिकारियों के लिए स्थापित जुर्माने की राशि के बारे में जानकारी है।

निष्कर्ष (+ वीडियो)

कैश बुक को कैसे भरना है, इसके एक नमूने पर विचार करने के बाद, यह याद रखना चाहिए कि इस रजिस्टर का निर्माण सभी कानूनी संस्थाओं की जिम्मेदारी है। इससे पहले कि आप पत्रिका भरना शुरू करें, आपको किसी विशेष उद्यम के कानूनी रूप से जुड़ी सभी सूक्ष्मताओं का सावधानीपूर्वक अध्ययन करने की आवश्यकता है। निजी फर्मों के प्रमुखों को एक सक्षम विशेषज्ञ से परामर्श करने की सलाह दी जाती है जो इस मुद्दे को समझता हो।

संपर्क में

कैश बुक को आधुनिक कंपनियों के प्रमुख बहुमत द्वारा बनाए रखा जाना चाहिए, और यह वर्तमान कानून की आवश्यकता के रूप में संगठन के प्रभावी संचालन के लिए इतना उपकरण नहीं है।

उसी समय, कैश बुक भरना स्थापित मानकों के पूर्ण अनुपालन में किया जाना चाहिए, अन्यथा कंपनी न केवल अधिकृत राज्य निकायों को रिपोर्ट प्रदान करने में असमर्थ होगी, बल्कि इसकी प्रत्यक्ष गतिविधियों से संबंधित कई अन्य समस्याओं का भी सामना कर सकती है। .

प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। यदि आप जानना चाहते हैं कि कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- एक सलाहकार से संपर्क करें:

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यह तेज़ है और आज़ाद है!

इसलिए बेहतर है कि पहले से ही यह पता लगा लें कि रोकड़ बही को सही तरीके से कैसे भरा जाए और इस प्रक्रिया में किसे शामिल किया जाए।

यह क्या है

2019 से, सरलीकृत कर प्रणाली पर काम करने वालों सहित सभी उद्यमियों को कैश बुक को पूरा करना होगा। उसी समय, यह ध्यान देने योग्य है कि इस पत्रिका को भरना KO-4 फॉर्म के अनुसार सख्ती से किया जाना चाहिए, और इसे यथासंभव गंभीरता से लिया जाना चाहिए, क्योंकि इस दस्तावेज़ का संघीय कर सेवा के कर्मचारियों द्वारा सावधानीपूर्वक अध्ययन किया जाता है। टैक्स ऑडिट करने की प्रक्रिया में।

यदि कैश बुक गलत तरीके से या त्रुटियों के साथ तैयार की गई है, तो इसके परिणामस्वरूप उद्यमी को जुर्माना लग सकता है। यह आवश्यक रूप से कंपनी के सभी नकदी की आवाजाही को प्रतिबिंबित करना चाहिए, और दिन के अंत में अंतिम डेटा दर्ज करना चाहिए, जिसमें सीमा गणना और नकद कारोबार शामिल है।

पत्रिका में किसी भी आय और व्यय लेनदेन के बारे में जानकारी शामिल है, जो संगठन के काम में मौजूद हर चीज को नकद में तय करती है। यही कारण है कि रोकड़ बही अनिवार्य दस्तावेज की श्रेणी में आती है।

आधार और विनियमन

उद्यमियों द्वारा रोकड़ बही के रखरखाव को नियंत्रित करने वाला मुख्य कानूनी अधिनियम, संख्या संख्या 3210-यू के तहत मार्च 11, 2019 के बैंक ऑफ रूस का निर्देश है। इस निर्देश का मुख्य भाग 1 जून, 2019 को लागू हुआ, और इन आंकड़ों के अनुसार, इस दस्तावेज़ का निष्पादन किसी भी कंपनी के लिए प्रदान किया जाता है जो किसी तरह नकदी के साथ काम करता है।

कानूनी आधार पर, कैश बुक उन निजी उद्यमियों द्वारा नहीं भरी जा सकती है, जो कानूनों द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार, खर्चों, आय, साथ ही कराधान की अन्य वस्तुओं के लिए लेखांकन में लगे हुए हैं, जो उनके प्रकार की विशेषता रखते हैं। गतिविधि।

साथ ही, चूंकि निजी उद्यमियों को लगभग हमेशा खर्च और आय का रिकॉर्ड रखना पड़ता है, इसलिए इस नियम को सभी वाणिज्यिक आंकड़ों पर लागू माना जा सकता है।

उद्यम में रखरखाव के लिए कौन जिम्मेदार है?

एक अधिकृत कैशियर कैश बुक को बनाए रखने में लगा हुआ है, क्योंकि यह वह है जो विभिन्न फंडों को जारी करता है और स्वीकार करता है, सभी लेनदेन को उपयुक्त जर्नल में दर्ज करता है। नतीजतन, उसे पूरी की गई शीट पर हस्ताक्षर करना होगा, और वह प्रदर्शन किए गए कार्यों की शुद्धता के लिए पूरी तरह जिम्मेदार है।

कार्य दिवस के अंत में, कैशियर लेखा विभाग को शेष राशि के साथ-साथ प्राथमिक दस्तावेजों का एक पूरा पैकेज, यानी सभी प्रकार के व्यय और रसीद आदेश प्रदान करता है। उसके बाद, लेखाकार को पुस्तक की एक अलग शीट पर हस्ताक्षर करना होगा, और यदि कोई इस पद पर नहीं है, तो संगठन का प्रमुख अपना हस्ताक्षर करता है।

यह प्रक्रिया प्रतिदिन आवश्यक है, और यदि किसी निजी उद्यमी के पास कर्मचारी नहीं हैं, तो इस मामले में वह वह होगा जो रोकड़ बही का रखरखाव करेगा और, तदनुसार, इसमें दी गई जानकारी के लिए पूरी तरह से जिम्मेदार होगा।

रोकड़ बही भरने के निर्देश

वर्तमान कानून के अनुसार, रोकड़ बही के पंजीकरण के सामान्य और सरलीकृत प्रकार प्रदान किए जाते हैं। बाद वाला विकल्प सभी निजी उद्यमियों या छोटे व्यवसायों के लिए मान्य है, जबकि फॉर्म के अपवाद के साथ किसी भी कानूनी इकाई के लिए सामान्य प्रक्रिया प्रदान की जाती है।

कैश बुक में दर्ज की गई सभी जानकारी कई दस्तावेजों से ली जानी चाहिए:

• प्राप्त और प्रदान की गई धनराशि के लिए लेखांकन की एक पुस्तक, जिसमें से कार्य दिवस के दौरान धन की आवाजाही पर डेटा लिया जाता है;
• और , जिनका उद्देश्य नकद की प्राप्ति और उसके आगे नकद डेस्क पर हस्तांतरण को औपचारिक बनाना है;
• पेरोल, जो भुगतान की गई मजदूरी की राशि को ध्यान में रखता है;
• पेरोल रिकॉर्ड, जो काम के घंटे, वेतन भुगतान और सभी प्रकार के दंड का रिकॉर्ड रखता है।

उसी समय, यह कुछ महत्वपूर्ण नियमों को ध्यान देने योग्य है जिन्हें इस दस्तावेज़ को भरने की प्रक्रिया में माना जाना चाहिए:

• सभी नकद दस्तावेज इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किए जा सकते हैं, लेकिन इन दस्तावेजों की पुष्टि करने के लिए, आपको अलग से प्राप्त करने की आवश्यकता होगी;
• खजांची रिपोर्ट को पूरा करने की आवश्यकता नहीं है;
• आज एक आने वाले कैश ऑर्डर का पंजीकरण न केवल स्थापित कैश रजिस्टर के दैनिक नियंत्रण टेप के अनुसार किया जाता है, बल्कि डेटा के अनुसार भी किया जाता है;
• निपटान नकद आदेश तैयार करते समय प्राप्तकर्ता को प्राप्त नकदी की सटीक राशि को इंगित करने की आवश्यकता नहीं होती है;
• एक निश्चित कर्मचारी को एक रिपोर्ट के रूप में एक निश्चित राशि जारी करने के लिए, आपको किसी भी रूप में एक आवेदन तैयार करना होगा जिसमें नकदी की राशि और कुल अवधि जिसके लिए धन प्रदान किया गया है, के निष्पादन की तारीख को दर्शाता है। दस्तावेज़ और सिर के हस्ताक्षर;
• मजदूरी के विवरण में, उपनाम के विपरीत "जमा" शिलालेख को इंगित करना अनिवार्य है, लेकिन साथ ही जमा किए गए धन के संबंधित रजिस्टर को बनाए रखना आवश्यक नहीं है।

रोकड़ बही भरने का नमूना:

इलेक्ट्रोनिक

आप कैश बुक को इलेक्ट्रॉनिक रूप में कैसे रख सकते हैं, इसके लिए दो विकल्प हैं। पहला विकल्प यह है कि किसी पुस्तक को उसके आगे के संरक्षण के साथ कागज पर रखा जाए। इस मामले में, कैशियर कैश डेस्क पर नकद सीमा के अनुसार भरने में लगा हुआ है, और यह प्रक्रिया लेखा विभाग से आवश्यक नकद आदेश प्राप्त होने के बाद की जाती है।

कैश बुक को कैशियर द्वारा कार्य दिवस के दौरान भरा जाता है, और दिन के अंत में उसे प्राप्त प्राथमिक दस्तावेजों के अनुपालन के लिए प्रविष्टियों की जांच करनी चाहिए और कैश रजिस्टर में धन की शेष राशि का निर्धारण करना चाहिए। उसके बाद, आपको शीटों को प्रिंट करना होगा, उन पर अपना हस्ताक्षर करना होगा और उन्हें लेखा विभाग में ले जाना होगा।

आप 1सी जैसे विशेष लेखा कार्यक्रमों का उपयोग करके कैश बुक को पूरी तरह से इलेक्ट्रॉनिक रूप से भी भर सकते हैं। साथ ही, यह इस तथ्य पर ध्यान देने योग्य है कि इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण की प्रक्रिया में पहले से ध्यान रखना बेहतर है कि इस दस्तावेज़ से डेटा तीसरे पक्ष से सुरक्षित है, साथ ही नुकसान या किसी विकृति से भी।

इलेक्ट्रॉनिक रूप में रोकड़ बही आवश्यक रूप से एक उपयुक्त इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होनी चाहिए, अर्थात कुछ ऐसी जानकारी जिसका उपयोग किसी व्यक्ति की पहचान करने के लिए किया जा सकता है। प्रमाणीकरण प्राधिकारी द्वारा जारी किए गए कुंजी के प्रमाण पत्र द्वारा बाएं हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की पुष्टि की जाती है।

कागज के रूप में

कैश बुक को कागज पर रखने के लिए, तैयार, मुद्रित दस्तावेज़ खरीदना और फिर इसे मैन्युअल रूप से भरना पर्याप्त है।

यह ध्यान देने योग्य है कि पुस्तक को भरने से पहले, इसकी सभी शीटों को विस्तार से सिलाई और नंबर देना आवश्यक है, और उनमें से अंतिम पर पृष्ठों की कुल संख्या को इंगित करना और उन सभी को मैस्टिक या मोम सील के साथ जकड़ना आवश्यक है। , इसके अतिरिक्त कंपनी के मुख्य लेखाकार और निदेशक पर हस्ताक्षर करना।

कार्य दिवस के अंत में, कैश बुक को अंतिम रूप देने के बाद, तथाकथित पर्ची शीट को उसमें छोड़ दिया जाना चाहिए, जबकि कैशियर की रिपोर्ट को फाड़कर लेखा विभाग के कर्मचारियों को सौंप दिया जाना चाहिए ताकि वे इसे पूरा कर सकें। पूरे दिन तैयार किए गए शेष प्राथमिक दस्तावेजों के साथ एक उपयुक्त जांच और कागजात पर हस्ताक्षर करें।

फॉर्म और नमूना

मानक नमूना रोकड़ बही इस तरह दिखती है:

• शीर्षक पृष्ठ कंपनी का पूरा नाम इंगित करता है;
• एक उपयुक्त दर्ज किया गया है;
• दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ पर, यह इंगित करना आवश्यक है कि इसमें कुल कितनी शीट हैं, साथ ही जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर और पुस्तक की समाप्ति तिथि;
• प्रत्येक शीट पर इसकी संख्या और पूरा होने की तारीख इंगित की गई है;
• तालिका का पहला स्तंभ क्रम संख्या को इंगित करता है;
• इसके अलावा, जानकारी दर्ज की जाती है जो खाता संख्या सहित निर्दिष्ट राशि प्रदान करती है या प्राप्त करती है;
• सभी आवश्यक पंक्तियों को भरने के बाद, खाली लाइनों को डैश से भरना होगा, जो क्रॉसवाइज या "Z" के रूप में तैयार किए गए हैं;
• नीचे पंक्ति में दिन के अंत तक निर्धारित नकद रजिस्टर में धन का संतुलन लिखा है;
• इस दस्तावेज़ की तैयारी और सत्यापन में शामिल कैशियर और मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर लगाए जाते हैं।

एलएलसी और एकमात्र मालिक के लिए

एलएलसी और व्यक्तिगत उद्यमियों की गतिविधियों में कैश बुक एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है, जिसका काम नकदी की प्राप्ति से संबंधित है, और इसका रखरखाव कई नियमों पर आधारित होना चाहिए:

• पुस्तक की स्थापना और उपयोग एक वर्ष के लिए किया जाता है;
• पुस्तक मुख्य लेखाकार या खजांची द्वारा रखी जाती है;
• एक कंपनी में उसे केवल एक रोकड़ बही रखने की अनुमति है, चाहे उसके पास कितनी भी गतिविधियाँ हों और, तदनुसार, कराधान प्रणाली (एकमात्र अपवाद सहायक कंपनियाँ हैं, जिन्हें एक अलग पुस्तक रखनी चाहिए);
• पुस्तक में उद्यम के सभी कार्यों पर डेटा होना चाहिए, जिसमें व्यय और आय दोनों शामिल हैं;
• यदि दिन के दौरान कोई ऑपरेशन नहीं किया जाता है, तो पुस्तक की शीट को खाली छोड़ देना चाहिए;
• कैश बुक का पंजीकरण कागज और इलेक्ट्रॉनिक रूप में किया जा सकता है, और इसके पंजीकरण के नियम सीधे चुने गए प्रकार पर निर्भर करेंगे;
• नकदी की वास्तविक प्राप्ति या व्यय होने के तुरंत बाद जानकारी को पुस्तक में दर्ज किया जाता है;
• कैश बुक का पंजीकरण फॉर्म KO-4 के अनुसार किया जाना चाहिए;
• प्रत्येक दिन के अंत में, पुस्तक में डेटा की तुलना नकद आदेशों के संकेतकों के साथ की जानी चाहिए, साथ ही अंतिम शेष राशि की व्युत्पत्ति के साथ।

अंततः, पुस्तक पर उस व्यक्ति के हस्ताक्षर होने चाहिए जो इसके रखरखाव के लिए जिम्मेदार है। इसके अलावा, मुख्य लेखाकार द्वारा नियमित रूप से डेटा प्रविष्टि की शुद्धता की जाँच की जानी चाहिए।

इसे सही कैसे करें?

रोकड़ बही को अधिकृत खजांची या उसे बदलने वाले व्यक्ति द्वारा बनाए रखा जाना चाहिए। रसीद और व्यय नकद आदेशों से प्राप्त जानकारी को उसमें दैनिक रूप से इंगित करना चाहिए, लेकिन यदि दिन के दौरान कोई रसीद और व्यय लेनदेन नहीं किया गया था, तो इन तिथियों के लिए पुस्तक अब नहीं भरी जा सकती है।

प्रत्येक पुस्तक केवल एक कैलेंडर वर्ष के लिए जारी की जाती है, लेकिन यदि ऐसी पुस्तक की एक प्रति एक वर्ष के लिए पर्याप्त नहीं है, तो आप एक नई पुस्तक शुरू कर सकते हैं और सभी कार्यों को कालानुक्रमिक क्रम में करना जारी रख सकते हैं।

त्रुटि सुधार

रोकड़ बही एक दस्तावेज है जो नकदी के साथ काम करने वाले प्रत्येक उद्यम या व्यक्तिगत उद्यमी के लिए अनिवार्य है, जो संगठन की सभी नकद प्राप्तियों और व्ययों को ध्यान में रखता है।

रोकड़ बही का रूप (फॉर्म KO-4) एकीकृत होता है और यह क्रमांकित और सजी हुई चादरों वाली पुस्तक होती है। अंतिम पृष्ठ पर, पुस्तक में शीटों की संख्या का एक रिकॉर्ड बनाया जाता है और संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है। उद्यम के प्रमुख, मुख्य लेखाकार नीचे हस्ताक्षर करते हैं, और तिथि निर्धारित की जाती है।

खाली रोकड़ बही

2019 में रोकड़ बही भरने का नमूना

कैश बुक कैसे रखें KO-4

कैश बुक रोजाना रखी जाती है। पुस्तक एक अधिकृत कैशियर या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा रखी जाती है। रोकड़ बही पर नियंत्रण मुख्य लेखाकार को सौंपा गया है।

अपनी सभी गतिविधियों के लिए एक संगठन के पास एक रोकड़ बही होनी चाहिए। यदि किसी संगठन के विभाग हैं, तो वे अपनी स्वयं की रोकड़ बही रख सकते हैं। इसकी शीट की प्रतियां संगठन द्वारा स्थापित समय अवधि के भीतर प्रधान कार्यालय को हस्तांतरित की जाती हैं।

रोकड़ बही के पत्रक या तो हाथ से या इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर भरे जाते हैं।

• हस्तलिखित नोट कार्बन-कॉपी किए गए हैं; पहली प्रति रोकड़ बही में रहती है, और दूसरी को अंत में काट दिया जाता है और एक रिपोर्ट के लिए लेखा विभाग को सौंप दिया जाता है।
• इलेक्ट्रॉनिक रूप से भरते समय, पुस्तक में शीट को ऊपरी और निचले भागों में विभाजित किया जाता है, दोनों एक ही तरह से भरे जाते हैं, उद्यम के सभी डेटा होते हैं, आरोही क्रम में गिने जाते हैं। ऊपरी एक रोकड़ बही के निर्माण के लिए रहता है, निचला एक लेखा विभाग को किराए पर दिया जाता है। महीने की अंतिम शीट में इस महीने में कुल शीटों की संख्या के बारे में जानकारी होती है। वर्ष के लिए अंतिम पत्रक - वर्ष के लिए चादरों की संख्या। भविष्य में, शीट्स को स्टेपल किया जाता है, सिर और मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है, उनकी संख्या का संकेत दिया जाता है।

कैश बुक फॉर्म KO-4 को सही तरीके से कैसे भरें

कवर संगठन का नाम (व्यक्तिगत उद्यमी का पूरा नाम), ओकेपीओ कोड, संरचनात्मक इकाई, यदि कोई हो, इंगित करता है। अगला, जिस अवधि के लिए पुस्तक शुरू की गई है, वह इंगित की गई है (वर्ष या महीना और वर्ष)।

अंदर की चादरों पर:

• सबसे ऊपर वह तारीख है जब इसे पूरा किया गया था।
• लाइन में "दिन की शुरुआत में शेष राशि" दिन की शुरुआत में कैश रजिस्टर में धन की राशि संख्याओं में लिखी जाती है, जो पिछली शीट की "दिन के अंत में शेष राशि" से ली जाती है। .
• कॉलम 1 से 5 तक की प्रविष्टियां प्रत्येक पीकेओ और आरकेओ के आधार पर की जाती हैं।
• व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए "संबंधित खाते की संख्या, उप-खाता" कॉलम भरना वैकल्पिक है।
• "ट्रांसफर" कॉलम में उपरोक्त भरी हुई पंक्तियों से सभी आय और व्यय का योग संख्याओं में लिखा जाता है।
• कॉलम "दिन के लिए कुल" दिन के लिए प्राप्तियों और व्यय की कुल राशि संख्याओं में इंगित की गई है।
• फ़ील्ड में "दिन के अंत में शेष राशि" दिन के अंत में कैश डेस्क पर नकद शेष राशि को इंगित करता है। इसकी गणना सूत्र के अनुसार की जाती है: दिन की शुरुआत में शेष राशि + दिन के लिए कुल आय - दिन के लिए खर्च की कुल राशि। यदि इस शेष राशि में वेतन या सामाजिक भुगतान और छात्रवृत्ति के लिए धन है, तो उन्हें नीचे दर्शाया गया है।
• शीट के अंत में, पंजीकृत पीकेओ और आरकेओ की संख्या को शब्दों में दर्शाया गया है, फॉर्म भरने वाले कैशियर और एकाउंटेंट के हस्ताक्षर डाले गए हैं।

तालिका में अधूरी पंक्तियों को काट दिया जाता है।

फॉर्म भरकर, कैशियर इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेजों के डेटा की जांच करता है। एक लेखाकार (मुख्य लेखाकार, उनकी अनुपस्थिति में, प्रमुख) द्वारा पुस्तक की जाँच की जाती है और हस्ताक्षर भी किए जाते हैं।

यदि दिन के दौरान कैश रजिस्टर में पैसे की आवाजाही नहीं होती है, तो इस दिन की कोई प्रविष्टि पुस्तक में नहीं की जाती है।

पुस्तक में सुधार की अनुमति नहीं है। यदि, फिर भी, भरते समय कोई त्रुटि हुई थी, तो पुस्तक को भरने वाले कैशियर के हस्ताक्षर और मुख्य लेखाकार द्वारा सुधार की पुष्टि की जाती है।