Tam tikro pavyzdžio motyvacinio laiško sudarymas siunčiant dokumentus įmonėms ar vyriausybinėms institucijoms yra neprivalomas, bet pageidautinas žingsnis. Apie tai, kaip teisingai sukurti tinkamą tokio dokumento formą ir kai kuriuos darbo su juo niuansus - dabar.

Dokumentas sudaromas bet kokia forma, nes nėra vieningo pavyzdžio. Pagrindinis tikslas – suteikti adresatui teisingą supratimą apie tai, kokie dokumentai buvo išsiųsti ir, svarbiausia, kokio tikslo siuntėjas siekia.

Nors formaliai įmonė ir neprivalo rašyti motyvacinių laiškų, tačiau verslo dokumentų sraute tai yra gana nusistovėjusi norma, kuria reikėtų vadovautis. Tai leidžia vienu metu išspręsti kelias problemas:

1. Visų pirma, jame yra pagrindiniai siuntėjo paaiškinimai, kuriuos jis nori perduoti adresatui. Šiuo atveju tai svarbu, nes verslo susirašinėjimas yra netiesioginis bendravimas, kuris turėtų būti labai aiškus abiem pusėms.
2. Motyvaciniame laiške taip pat pateikiamas dokumentų sąrašas – iš tikrųjų yra dubliuojamas visų išsiųstų dokumentų sąrašas, pavardė ir skaičius. Tai pašalina galimas projektavimo klaidas.
3. Nurodžius dokumentų sąrašą, galima išvengti tam tikrų sunkumų juos atkuriant praradus. Be to, nurodo siunčiamų ir gaunamų dokumentų numerius, todėl juos galima lengvai rasti ir valdyti judėjimo kryptį.
4. Galiausiai adresatas, priėmęs ne tik dokumentus, bet ir jiems skirtą motyvacinį laišką, galės greitai suprasti siuntėjo pageidavimų esmę ir operatyviai į juos reaguoti pagal situaciją.

Todėl galime teigti, kad kompetentingas dokumentų lydraščio apipavidalinimas, savo vienodų pavyzdžių sukūrimas, kad procesas būtų vienodas, atitinka paties siuntėjo interesus.

Motyvacinio laiško pavyzdys 2019 m

Nepaisant to, kad nėra patvirtintos tokio dokumento formos, o kiekviena organizacija turi teisę nuspręsti, kaip jį sudaryti, yra visuotinai priimtų taisyklių, kurių reikia laikytis.

1. Antraštėje, kaip įprasta, nurodomi visi oficialūs adresato ("Kam ...") ir siuntėjo ("nuo ...") vardai.
2. Toliau pateikiamas užrašas apie numerį, kuriam laiškas užregistruotas siuntėjo įmonėje.
3. Tada ateina tikrasis dokumento tekstas. Labai svarbu teisingai pradėti frazę. Šiuo atveju yra 3 parinktys:

• "siunčiu tau"- tiems atvejams, kai dokumentacija siunčiama toms pačioms įmonėms (pavyzdžiui, sandorio šalims);
• „Pristatome jums“- laiškas siunčiamas į mokesčių inspekciją, teismus, pagrindinę buveinę - t.y. visos aukštesnes pareigas užimančios institucijos;
• "mes siunčiame tave"- jei kalbame apie dokumentus, kurie siunčiami, atvirkščiai, pavaldžiams padaliniams (pavyzdžiui, tos pačios įmonės skyriams, filialams).

1. Aprašius siuntimo tikslą, reikia pateikti pilną dokumentų sąrašą (inventorizaciją), kuris patogiai pateikiamas lentelės pavidalu. Jame turėtų būti šie stulpeliai:

• visas dokumento pavadinimas;
• kopijų skaičius;
• jei reikia, taip pat nurodoma, kokia forma buvo išsiųstas dokumentas – originalas ar kopija (patvirtinta ar nepatvirtinta).

1. Lentelės pabaigoje nurodomas bendras kartu su motyvaciniu laišku išsiųstų dokumentų skaičius.
2. Galiausiai nurodomas priedas, kuriame išvardyti papildomi dokumentai, jei tokių yra, taip pat siunčiami adresatui. Svarbu suprasti, kad žodis „Prašymas“ rašomas vienaskaita tik tada, kai yra tik vienas dokumentas. Jei dokumentai yra daugiskaita, tada rašoma „Priedai“. Kartu su dokumento pavadinimu yra:

• dokumento priėmimo data;
• bendras išsiųstų kopijų skaičius;
• kiekvieno dokumento puslapių skaičius (rašomas bendras visų egzempliorių lapų skaičius);
• jei reikia, nurodykite programinės įrangos poreikį.

Motyvacinį laišką prie dokumentų, nepaisant jo pavyzdžio, pasirašo ne tik generalinis direktorius, bet ir atitinkamas įgaliotas asmuo. Parašą tradiciškai deda darbuotojas, kurio veikla yra tiesiogiai susijusi su siunčiamais dokumentais:

1. Generalinis direktorius arba filialo, padalinio vadovas pasirašo bendro srauto dokumentus, iš karto susijusius su visa bendrove, taip pat ypač svarbius dokumentus (pavyzdžiui, metines ataskaitas, kurios siunčiamos į buveinę).
2. Vyriausiasis buhalteris pasirašo laiškus, kurie pridedami prie finansinių dokumentų – dažniausiai jie siunčiami mokesčių inspekcijai.
3. Įmonės teisininkas motyvacinius laiškus siunčia, jei yra dokumentų, susijusių, pavyzdžiui, su bylinėjimusi, sutarčių su potencialiomis sandorio šalimis sudarymu ir pan.

PASTABA. Tais atvejais, kai kalbame apie masinį to paties tipo dokumentų siuntimą paštu (pavyzdžiui, kelios tos pačios rūšies sąskaitos faktūros ar sutartys su sandorio šalimis), galite juos sujungti į vieną grupę ir įrašyti bendrą lapų skaičių visose kopijose vienu metu. .

Kaip užregistruoti motyvacinį laišką

Formuojant motyvacinius laiškus svarbu atsižvelgti į dalykinio etiketo ypatumus - pirmiausia geriau naudoti tą patį pavyzdį, dokumento šabloną, o ant dalies pasirašyti tas pats asmuo, kurio parašas yra ant paties laiško. siuntėjo.

Jis siunčiamas naudojant Rusijos paštą arba asmeninį paštą - kaip taisyklė, geriau tai padaryti registruotu paštu. Turi būti įrašytas siuntos numeris, kuris įrašomas į siunčiančios įmonės dokumentų srauto žurnalą. Po šiuo adreso numeriu jis jau įrašo savo numerį – taigi labai sumažėja rizika suklaidinti.

Paprastai motyvacinis laiškas išduodamas ne mažiau kaip 2 egzemplioriais – 1 adresatui, 1 siuntėjui. Toks dokumentas saugomas laikotarpį, kurio tikslingumą ir trukmę nustato pati įmonė. Paprastai šiuolaikinėje įmonių darbo eigoje visų dokumentų atsarginės kopijos daromos elektronine forma – tai leidžia greitai juos rasti ir saugiai saugoti, kol to prireiks.

Atsakymo laikas

Kalbant apie atsakymo laiką, tai ne toks aiškus klausimas. Viena vertus, galioja bendra taisyklė, pagal kurią bet kokio kreipimosi į valstybės institucijas, taip pat į firmas, bendroves, visuomenines asociacijas nagrinėjimo laikas neturi viršyti 1 mėn., t.y. 30 kalendorinių dienų. Skaičiavimas pradedamas skaičiuoti nuo kitos darbo dienos, einančios po tos dienos, kai paštas pasiekia adresatą.

Kita vertus, labai dažnai praktikoje pasitaiko atvejų, kai siuntėjas tikisi, kad adresatas į jo prašymą atsakys kuo greičiau. Tuomet tokį pageidavimą reikia surašyti atskirai, pvz.: „Prašome pasirašyti reikiamus dokumentus ir atsakyti iš esmės per 7 darbo dienas“. Jeigu kalbame apie filialą, struktūrinį padalinį, kuris yra tiesiogiai pavaldus siuntėjui, formuluotė kategoriškesnė: „Atsakymo terminas – 3 darbo dienos nuo oficialaus pranešimo apie šio lydraščio gavimą dienos“.

PASTABA. Jeigu įmonių sutartyje iš pradžių yra numatyta tam tikra darbo su pretenzijomis tvarka, ikiteisminis galimų nesutarimų sprendimas, reikia vadovautis jų tokių sutarčių tekstu. Teksto pavyzdys parodytas žemiau.

Sandėliavimo procedūra

Motyvaciniai laiškai yra privatūs organizacijos dokumentai, kurių turinį ji gali atskleisti arba įslaptinti savo nuožiūra (tai taikoma tiek gaunamiems, tiek siunčiamiems dokumentams). Todėl konkretaus saugojimo būdo pasirinkimas priklauso nuo vadovybės sprendimo.

Apskritai laikomasi šių taisyklių:

1. Kadangi pagrindinė teisinė reikšmė yra ne pats motyvacinis laiškas ir jo pavyzdys, o prieš jį esantys dokumentai, pagrindinis dėmesys skiriamas jų saugumui.
2. Atsiėmus visus priedus (t. y. pačius dokumentus), saugojimo terminas nustatomas individualiai.
3. Kai kuriais atvejais įmonės sukuria specialų aplanką „Motyvaciniai laiškai“, į kuriuos įdeda atitinkamą dokumentaciją. Ši parinktis tinka mažoms įmonėms, turinčioms mažą darbo eigą.
4. Jeigu dokumentų srautas per didelis, o įmonė turi kelis filialus, tuomet surašomos specialios bylų nomenklatūros – t.y. dokumentų sąrašai, sugrupuoti pagal bendrąją paskirtį, pavyzdžiui, „Tiekimo sutartys“, „Nuomos sutartys“, „Teismas“ ir kt.

Taigi geriausias variantas – sukurti savo vientisą motyvacinių laiškų pavyzdį dokumentams ir sutvarkyti saugyklos sistemą, atitinkančią įmonės dokumentų srauto apimtį.

Dėkojame už laišką nuo... Atsakydami informuojame...
Be mūsų laiško, datuoto... š.m. skelbiame, kad...
Atsakydami į Jūsų laišką informuojame, kad... Patvirtindami mūsų telefoninį pokalbį, įvykusį... šiais metais, informuojame, kad...
Patvirtindami mūsų telegramą nuo ... informuojame, kad ...
Atsižvelgdami į jūsų... laišką, informuojame, kad, apgailestaujame,...
Išreiškiame savo pasitenkinimą greitu atsakymu į mūsų užklausą.
Deja, vis dar negavome jūsų atsakymo į mūsų laišką ir turime dar kartą priminti (paklausti) apie...
Norime informuoti, kad...
Dėkojame (dėkojame) už paslaugą (pagalba, palaikymas).
Esame priversti jus informuoti (priminti)...
Esame nepaprastai nustebinti Jūsų... laišku, kuriame pranešate, kad...
Gavome Jūsų šių metų ... laišką, iš kurio su malonumu sužinojome, kad...
Gavome jūsų laišką iš... kartu su prie jo pridėtais dokumentais.
Apgailestaujame (atsiprašau) dėl jūsų atsisakymo (tyla) ...
Nustebome iš jūsų telegramos sužinoję, kad...
Dar kartą primename (pranešame), kad...
Patvirtiname, kad gavome Jūsų laišką... ir praneškite mums, kad...
Patvirtiname, kad gavote jūsų laišką iš... su visais priedais.
Jūsų pageidavimu siunčiame...
Prašome priimti mūsų atsiprašymą už...
Atsižvelgiame į Jūsų... laišką ir informuojame, kad...
Atsiprašome už vėlavimą atsakyti į jūsų el. laišką...
Informuojame... Informuojame...

Frazių, kurios gali būti verslo laiško pagrindas, pavyzdžiai

Jūsų užsakymas bus įvykdytas, jei...
Jūsų prašymas (pasiūlymas) svarstomas. Gavę peržiūros rezultatus nedelsdami informuosime.
Jūsų pasiūlymas bus priimtas su malonumu (dėkingumu), jei sutiksite atlikti pakeitimus...
Jūsų prašymas... patenkintas...
Atsakydami į jūsų ... laišką informuojame, kad jūsų prašymas pristatyti ... buvo išspręstas teigiamai.
Atsiliepdami į Jūsų prašymą (užsakymą), apgailestaujame pranešti (esame priversti Jus informuoti), kad negalime (negalime) jo įvykdyti dėl toliau nurodytų aplinkybių.
Deja, jūsų prašymas negali būti patenkintas dėl toliau nurodytų priežasčių.
Deja, turime atmesti jūsų pasiūlymą. Mums reikia daugiau informacijos apie...
Praneškite mums datas...
Informuojame, kad Jūsų pasiūlymas priimtas...
Prašome atsiųsti...
Praneškite mums apie...
Praneškite mums apie savo sprendimą...
Praneškite mums, jei mūsų pasiūlymas...
Prašome paspartinti savo įsipareigojimų įvykdymą...

Neatsiejama ir svarbi šiuolaikinio dalykinio susirašinėjimo dalis yra prašymo laiškas. Straipsnyje pateikti formuluočių pavyzdžiai ir pavyzdžiai bei nurodytos jo rašymo taisyklės padės teisingai sudaryti reikiamą tekstą ir sutvarkyti pagal biuro darbo papročius. Siūlome jums nuoseklų vadovą, kaip rašyti tokio tipo apeliaciją.

Bendra informacija

Prašymas yra aktualus tais atvejais, kai jo autoriui reikia gauti bet kokią informaciją, dokumentus, sudaryti sandorį ar kitus verslo veiksmus iš kitų asmenų. Jis gali būti siunčiamas tiek konkretaus asmens vardu (vadovas, direktorius, skyriaus vedėjas ir kt.), tiek visos organizacijos adresu. Jūsų pagalbos prašymas turi atitikti verslo susirašinėjimo taisykles.

Laiškas yra įmonės veidas, net smulkmenos yra svarbios. Atspausdinkite jį ant firminio blanko, pasirašyto įgalioto asmens ir antspauduoto (jei yra). Būkite atsakingas už šrifto pasirinkimą, jo dydį ir teksto vietą puslapyje. Nepaisykite paraščių, raudonos linijos ir pastraipų. Dažnai pirmasis įspūdis susidaro tik pažiūrėjus į dokumentą.

1 veiksmas: paskirties vietos nurodymas

Jei rašysite beasmenį laišką konkrečiai įmonei, greičiausiai jis nukeliaus į registratūrą ar biurą, tada pas vadovą ir galiausiai tiesioginį vykdytoją. Teksto „viršutėje“ nurodykite teisingą pilną organizacijos pavadinimą, geriausia pridėti ir juridinį adresą.

Kaip minėta aukščiau, geriausias pasirinkimas yra nurodyti konkretų adresatą, tai yra asmeniškai adresuotas pagalbos prašymas. Visada stenkitės kreiptis vardu ir patronimu. Pavyzdžiui, „Brangus Aleksandras Viktorovičius! arba „Gerbiamas pone Švarcai!“. Taigi jūs, pirma, išreiškiate pagarbą asmeniui, antra, konkrečiam asmeniui adresuotas prašymas jam nustato tam tikrus įsipareigojimus, atsakomybę už jo svarstymą ir įgyvendinimą.

Kai kuriose situacijose būtų logiška kaip adresatą naudoti žmonių grupę, tam tikrą komandą ar jos dalį. Tai aktualu ir tais atvejais, kai prašymo laiškas siunčiamas keliais adresais. Naudokite tokias formuluotes kaip: "Gerbiami kolegos!", "Gerbiami buhalteriai!" ir tt

2 etapas: komplimentas

Gerai, jei oficialiame prašymo laiške yra komplimentas jo adresatui. Tai darydami jūs, atrodo, atsakote į jo natūralų klausimą: „Kodėl kreipiatės į mane šiuo klausimu?“. Galite atkreipti dėmesį į praeities nuopelnus ir asmenines asmens savybes, įmonės statusą ir kt. Visų pirma, naudokite šias formuluotes: „Jūsų įmonė yra pirmaujanti tiekėja...“, „Daugeliui padėjote išspręsti sudėtingus šios srities klausimus...“, „Jūsų organizacija yra pirmaujanti šios srities rinkos ekspertė...“ ir kt. Nepamirškite, kad komplimentas bus tinkamas, kai užklausos laiškas (tekste pavyzdžiai ir pavyzdžiai) yra nestandartinio pobūdžio ir adresatą reikia nugalėti. Atkreipkite jo dėmesį į savybes ir nuopelnus, kurie yra svarbūs vykdant jūsų prašymą. Tačiau nerekomenduojame peržengti labai plonos ribos tarp gero ir teisingo komplimento bei grubaus glostymo.

3 etapas: pagrįskite prašymą

Bet koks prašymas turi būti motyvuotas, nes adresatas turi žinoti, kodėl kreipiatės būtent į jį. Taigi prasminga atkreipti dėmesį į reikalo esmę. Šiame etape rekomenduojame pasirinkti tris įtikinamiausius argumentus, kurie turėtų būti pastatyti laiško tekste pagal schemą: vidutinio stiprumo, silpni, stipriausi.

Užklausa gali būti skirtingo sudėtingumo lygio, todėl jūs turite būti pasirengę, kad adresatas ne visada bus suinteresuotas jos įgyvendinimu. Šiuo atžvilgiu jis turi būti įsitikinęs, kad jo įgyvendinimas gali atnešti jam naudos. Sudominkite adresatą, kad jis priimtų jūsų dokumentą visiškai rimtai.

Prašymo laiške gali būti pateiktas pasiūlymas įgyvendinti tam tikrą jam patrauklią galimybę.

Suformulavimo pavyzdžiai

• „Iniciatyvūs ir dalykiški žmonės visais laikais siekė ne tik materialinės sėkmės, bet ir asmeninio augimo, kad būtų amžinai žmonių prisiminti už savo gerus darbus, pelnytų pagarbą.
• „Žinoma, pagrindinis jūsų tikslas – gerinti miesto gyventojų gyvenimo lygį“. Visų pirma, ši formuluotė gali būti naudojama, kai surašomas prašymas pavaduotojui, pavyzdžiui, dėl patalpų suteikimo darželiui, žaidimų aikštelės sutvarkymo ir pan.

Taip pat galite įgarsinti adresatui aktualią problemą, parodyti, kaip jūsų prašymas gali jam padėti ją sprendžiant ar realizuojant tam tikras galimybes.

Taip atsitinka, kad jūs neturite ką pasiūlyti antrajai pusei arba tai yra netinkama šiame kontekste. Šiuo atveju optimaliausia išeitis – pasakojimas apie jūsų prašymo reikšmę. Apibūdinkite situaciją kuo patikimiau ir išsamiau, kad tai, kaip sakoma, užtruktų sielai. Jei sentimentalus momentas jūsų istorijoje nėra a priori, pateikite faktus ir sutelkite dėmesį į priežasties ir pasekmės ryšius. Papasakokite apie tai, kas nutiks, jei jums bus atsisakyta arba, priešingai, sutiksite padėti.

4 veiksmas: pateikite užklausą

Kai adresatas yra protiškai pasirengęs priimti jūsų prašymą, tai galima pareikšti. Tekstas turi būti trumpas, venkite ilgų ir sudėtingų sakinių, taip pat dviprasmiškumo ar sumenkinimo. Prašymo laiškas (tekste esančių formuluočių pavyzdžiai ir pavyzdžiai) turi būti glausta ir aiški. Taigi, jei prašote įsigyti įmonei kokios nors įrangos, nurodykite komplektaciją, kainą ir kiekį:

„Skubios pagalbos skyriui įrengti ligoninei reikia naujo automobilio, kurio kaina – 3,5 mln. Prašome padėti mums tai gauti“.

Arba, pavyzdžiui, reikėtų nurodyti prašymą sumažinti nuomos mokestį: „Prašome sumažinti patalpų nuomos mokestį iki 500 rublių. už kvadratinį metrą, kol ekonominė situacija stabilizuosis“.

5 etapas: apibendrinkite

Laiško pabaigoje turite apibendrinti savo prašymą. Pakartokite tai dar kartą ir sutelkite dėmesį į tai, kad adresatas bus naudingas, jei suteiks jums prašomą pagalbą. Tačiau prašymo tekstas turėtų būti šiek tiek pakeistas. Grįžtant prie to paties nuomos mokesčio mažinimo pavyzdžio, siūlome tokią formuluotę:

„Jei sutinkate sumažinti nuomos mokestį iki 500 rublių. kvadratiniam metrui, stabilizuojantis dabartinei ekonominei situacijai, galėsite prisidėti prie daugiau nei 20 darbo vietų išsaugojimo ir nepatirsite nuostolių dėl visiško atsiskaitymo nebuvimo.“

Atminkite, kad svarbu pakartoti ne tik prašymą, bet ir naudą, kurią galima gauti jį įgyvendinus, ir tai nebūtinai turi būti materiali. Daugelis didelių įmonių noriai veikia kaip rėmėjai, investuotojai ir užsiima labdara.

Manome, kad dabar, etapais išstudijavus procesą, jums nekils klausimų, kaip parašyti prašymo laišką. Pakanka atsižvelgti į visas dalykinio susirašinėjimo taisykles ir kai kuriuos niuansus. Taip pat siūlome ištirti kitą pavyzdį.

Pavyzdys

Gerbiamas Feliksas Petrovičiau!

Jūsų įmonė jau keletą metų organizuoja studentų gamybinę praktiką įmonėje, padedant praktiškai pritaikyti universitete įgytas žinias.

Jūs, kaip personalo skyriaus vadovas, esate žmogus, suinteresuotas pritraukti naujų darbuotojų, jaunų ir perspektyvių inžinierių, aukštos kvalifikacijos specialistų. Šiandien ši profesija yra viena paklausiausių. Daugelis mokinių norėtų sužinoti apie jo galimybes, subtilybes ir reikšmę.

Atsižvelgiant į tai, balandžio 25 d. 17 val. Jūsų įmonės pagrindu surengti vyriausiojo inžinieriaus susitikimą su 1-2 kursų pretendentais ir studentais.

Šiandien pasakoję apie profesijos privalumus ir paslaptis, dedate tvirtą pagrindą specialistų ir profesionalų rengimui rytoj. Galbūt po kelerių metų vienas iš jų pakels jūsų įmonę į naują plėtros lygį.

Su pagarba ir dėkingumu,

Universiteto rektorius I.Ž.Byčkovas

Išstudijavę informaciją apie tai, kokius reikalavimus turi atitikti prašymo laiškas, formuluočių pavyzdžius ir pavyzdžius, galite lengvai susidoroti su jo rašymu praktiškai.

Norėdami parašyti prašymą padėti sprendžiant problemą aukštas pareigas užimančiam asmeniui, turite žinoti tokio laiško rašymo taisykles. Patartina trumpai ir aiškiai išdėstyti kreipimosi esmę. Iš šio straipsnio galite sužinoti, kaip parašyti gubernatoriui prašymą padėti išspręsti problemą. Galite rašyti, pavyzdžiui, apie su miestu ir regionu susijusių problemų sprendimą, nesvarbu, ar tai būtų būsto ir komunalinių paslaugų trūkumai, ar asmeninio pobūdžio prašymas. Svarbu pažymėti, kad prašymas neturėtų viršyti įgalioto asmens galimybių.

Bendra informacija

Toks pagalbos raštas sprendžiant problemą praverčia, kai reikia gauti informaciją, dokumentus ar susitarti. Galite parašyti apeliaciją su prašymu pagerinti bet kurios valstybinės organizacijos darbo kokybę. Dažniausiai tokie laiškai siunčiami kieno nors kito vardu. Kai kuriais atvejais jie tiesiogiai susisiekia su organizacija.

Laiškas gubernatoriui, kuriame prašoma pagalbos, turi visiškai atitikti dalykinio susirašinėjimo taisykles. Į viską reikia žiūrėti atsakingai: nuo teksto šrifto iki laiško turinio. Jei problema paliečia ne vieną pilietį, o kelis, galima rinkti parašus ir atitinkamus dokumentus. Kuo įtikinamesni bus pateikti dokumentai, tuo didesnė tikimybė, kad administracija atsakys į prašymą. Toks pagalbos raštas sprendžiant klausimą gali būti priimtas arba atmestas. Bet kokiu atveju valstybinių įstaigų darbuotojai turi atsiųsti atsakymą su išsamia informacija ir paaiškinimu dėl atsisakymo priežasčių.

Norint parašyti ir išsiųsti laišką, reikės šių dalykų:

1. Kompiuteris su interneto prieiga.
2. Popierius.
3. Parkeris.
4. Vokas.
5. Spausdintuvas.

Forma

Yra speciali forma rašyti gubernatoriui laišką su pagalbos prašymu, kuriame nurodomas pareiškėjo vardas, pavardė, taip pat gubernatoriaus pavardė ir pareigos, laiško santrauka ir kiti svarbūs dalykai. Patartina kreipimąsi atspausdinti ant atskiro lapo. Formą galite rasti administracijos svetainėje arba gubernatoriaus biure. Kai kuriose srityse jo gali trūkti, tada turėsite jį parašyti patys naudodami kompiuterį arba rankiniu būdu. Siųsdami pagalbos sprendžiant problemą laišką be tokios formos, atsakymo galite ir negauti.

pareiškimas

Užpildžius anketą reikia pradėti rašyti patį laišką.

1. Pirmiausia pagaminama skrybėlė. Dešinėje pusėje rašomos pareigūno pareigos, pavardė, vardas ir patronimas. Apačioje parašytas visas kreipimosi autoriaus vardas ir pavardė bei visa kontaktinė informacija (adresas, telefonas, el. paštas). Datyvinėje byloje nurodyti visi valstybės tarnautojo duomenys. Asmens duomenys – gimininguoju atveju.
2. Toliau, šiek tiek atsitraukę, viduryje turėtumėte pradėti kreiptis į žodį „gerbiamas“.
3. Po to galite nurodyti problemos esmę.

Laiškas neturi būti didelis. Nebūtina rašyti pagrindinės dalies kelis puslapius. Tam pakanka vieno A4 lapo. Svarbiausia yra išdėstyti problemos esmę, kad skaitydamas žmogus suprastų, kas yra pavojuje. Visa reikalinga informacija gali būti nurodyta paraiškoje. Jis neturėtų būti ištemptas per dešimt puslapių, galite parašyti kelis lapus, visiškai atskleisdami problemą. Paraiškoje nieko papildomai nerašykite.

Nuo kūno parašymo priklauso, ar gubernatorius perskaitys laišką, ar ne. Laiško pabaigoje turite padaryti užrašą „Priedas“ ir nurodyti lapus su papildoma informacija. Laiško pabaigoje vėl reikia dviem ar trimis sakiniais apibūdinti prašymą ir jį pasirašyti. Pavyzdžiui, galite parašyti laišką, prašydami padėti išspręsti problemą mieste.

Taikymo struktūra

Laiškas parašytas pagal standartinį šabloną. Jame turėtų būti:

1. Peticijos priežastis. Priežastis trumpai aprašoma: dėl to, ką pilietis nurodo į šį pareigūną, ir kodėl jis nurodo būtent į šį pareigūną.
2. Tikslas. Kam skirtas laiškas? Čia būtina nurodyti problemos esmę, taip pat parodyti, kodėl adresatas turi atsakyti į užklausą.
3. Nuoroda. Sprendimo rezultato aprašymas. Jei valdytojas reaguos į problemą, kokie pokyčiai įvyks įmonėje, bendruomenės gyvenime ir pan. Tai yra svarbiausia dalis. Ji įtikina adresatą pagalbos būtinumu, nuo jos priklauso, ar į prašymą bus atsakyta.

Jei yra daugiau nei vienas prašymas, geriausia kiekvienai problemai sudaryti kelias pastraipas. Visa informacija gali būti įrašyta, kaip minėta aukščiau, paraiškoje. Paraiškos struktūra yra parašyta pagrindinėje jos dalyje.

Siuntimas

Baigę darbą su prašymu padėti išspręsti problemą, į voką turite įdėti visus įrodymus ir oficialius kreipimus, taip pat patį laišką. Visi papildomi priedai tik padidina tikimybę, kad gavėjas perskaitys laišką.

Viską supakavus į voką, reikia sužinoti regiono ar rajono administracijos juridinį adresą ir išsiųsti laišką. Prieš siųsdami, turėtumėte padaryti visų dokumentų kopijas. Geriausia juos siųsti, nes pats laiškas su svarbiais dokumentais gali būti pamestas pašte ar administracijoje.

Siuntimo parinktys

Prašymo laišką padėti išspręsti jūsų problemą galite siųsti ne tik paprastu paštu. Jei nerimaujate dėl popierių saugumo arba kad laiškas nepasieks, galite atlikti šiuos veiksmus:

1. Užsakymas pristatymas gubernatoriaus biuro atstovui. Ši funkcija turi "Rusijos paštą" ir komercines įmones, skirtas laiškams pristatyti. Taigi laiškas bus pristatytas daug greičiau ir pateks tiesiai į gubernatorių.
2. El. paštas. Už XXI a. Bet kokia apeliacija gali būti siunčiama el. Tereikia apsilankyti administracijos svetainėje, sužinoti paštą ryšiams su visuomene ir, užpildžius visas formas bei formas, nuskenavus visus dokumentus, išsiųsti juos failų pavidalu paštu. Kai kuriose svetainėse yra elektroniniai priėmimai, kuriuose nereikia pridėti failų, ten galite užpildyti asmens duomenis ir palikti apeliaciją.

Atsakymo laikas, oficialiais duomenimis, yra 30 dienų, tačiau dažniausiai atsakymas ateina per dvi-tris dienas.

Koks yra geriausias būdas rašyti

Galite parašyti laišką, prašydami padėti išspręsti bet kokią problemą, tačiau ar pagalba bus suteikta, ar laiškas bus archyvuojamas, priklauso tik nuo adresato. Norint padidinti sėkmingo bylos baigties tikimybę, geriau paliesti teigiamas asmenines adresato savybes. Būtina, kad žmogus suprastų, kodėl į jį kreipiasi.

Tiktų keli intarpai su komplimentais. Laiške žmogui verta aiškiai pasakyti, kad tik jis gali padėti išspręsti darbe iškeltą klausimą. Pavyzdžiui, jei adresatas parašo laišką dėl pagalbos sprendžiant būsto ir komunalinių paslaugų klausimą, galima įrodyti, kad tokia problema yra svarbi ir valdytojas, kaip niekas kitas, galės padėti ne tik konkrečiam piliečiui. kas parašė kreipimąsi, bet ir visi piliečiai sprendžiant šią problemą.

Būtinai pagrįskite savo požiūrį. Patartina pasirinkti kelis pagrindimus, kodėl būtina atsakyti į užklausą. Šiuos pagrindimus geriau statyti pagal schemą: vidutiniškai įtikinantis, silpnas, labiausiai įtikinantis – tai standartinis psichologinis įtikinėjimo metodas verslo komunikacijos srityje.

Būtina sudominti adresatą prašymo įvykdymu. Šis aspektas turėtų būti atidžiai apsvarstytas. Galbūt pasiūlymas kaip nors bus susietas su adresato nauda? Jei iškilo svarbi problema, galite parodyti, kaip nurodytas prašymas padės išspręsti visą problemą arba jos dalį.

Jei visiškai nėra ką pasiūlyti, nenusiminkite, taip pat atsitinka. Parodykite prašymo svarbą. Tai darys spaudimą emocijoms. Esmė turi būti išdėstyta kuo aiškiau ir suprantamiau, kad skaitydamas laišką žmogus norėtų padėti sprendžiant būtent šį klausimą.

Kaip geriausia pateikti prašymą

Paruošus adresatą priimti prašymą, būtina labai glaustai išdėstyti esmę. Tekstas turi būti trumpas. Ilgi sakiniai tokiai raidei netinka. Turi būti įvesti visi skaičiai ir tikslūs duomenys.

Jei prašymas yra užsakyti įrangą, pavyzdžiui, įmonei, tada laiške turi būti nurodyta kaina, kiekis ir prekės ženklas. Bet kokie neaiškūs žodžiai ar duomenys geriausiai paaiškinami. Išreiškiant mintis nereikėtų rašyti dvejopą reikšmę turinčių sakinių. Esmė turėtų būti aiški iš karto. Tai verslo laiškas.

Kaip parašyti išvadą

Pabaigoje būtina apibendrinti visa tai, kas išdėstyta pirmiau. Verta parašyti, kokią naudą gaus įmonė ar konkretus pilietis, jei prašymas bus įvykdytas. Be to, geriau tai padaryti loginės grandinės forma. Pavyzdžiui, užsakius 5 naujas mašinas, atsiras 5 darbo vietos, taigi iš kiekvienos į biudžetą nueis daug mokesčių nuolaidų arba konkreti įmonė gaus tokį ir tokį pelną.

Apibendrinant, svarbu pakartoti užklausą ir prie ko bus jos įvykdymas. Visame laiške turėtų būti laikomasi pasakojimo dalykinio stiliaus. Tai parodo adresato požiūrį į problemą ir visą bylą.

Laiško, kuriame prašoma padėti surengti renginį, pavyzdys

Gerbiamas Ivanas Ivanovičius!

Įmonė *įmonės pavadinimas* jau keletą metų iš eilės organizuoja praktikas aukštųjų mokyklų studentams. Tai padeda ne tik įtvirtinti įgytas žinias, bet ir jas pritaikyti praktikoje.

Jūs, kaip personalo skyriaus vadovas, esate žmogus, kuris domisi naujų kandidatų paieška: jaunų, energingų ir perspektyvių specialistų. Ši profesija yra labai paklausi. Aš, kaip ir dauguma studentų, norėčiau sužinoti apie visus tokio darbo niuansus.

Šiuo klausimu prašau Jūsų surengti vyriausiojo inžinieriaus Petro Petrovičiaus Petrovo susitikimą su pareiškėjais gegužės 10 d. 16 val. mūsų instituto mokymo pastate.

Parodydami jauniems žmonėms profesijos perspektyvas šiandien, jūs padedate jiems daugiau sužinoti apie šią profesiją ir padedate pagrindą teisingam pasirinkimui ateityje. Tikriausiai kai kurie iš jų, pasirinkę šią profesiją, dirbs jūsų įmonėje ir padės jai pasiekti naują lygį.

Su pagarba ir dėkingumu,

Instituto rektorius V. V. Astapovas.

Kokias kalbos konstrukcijas geriausia įterpti

Rašydami laišką turėtumėte naudoti toliau aprašytas kalbos konstrukcijas:

1. Įvadinė dalis. Šioje pagalbos rašto dalyje bet kokiu klausimu būtina nurodyti bylos esmę, nurodyti kreipimosi priežastį ir patį prašymą. Norėdami tai padaryti, geriausia naudoti toliau pateiktas frazes. Priežasčiai apibūdinti: dėl negavimo, atsižvelgimo ir pan. Nurodykite tikslą: remiantis rezultatais, tikslais, susitarimu ir pan.
2. Prašymas. Jis gali būti pasakojamas tiek pirmuoju, tiek trečiuoju asmeniu. Jai apibūdinti naudojama frazė yra gana standartinė ir prasideda žodžiu „prašau“.

Reikėtų atsižvelgti į šiuos dalykus:

1. Pristatant reikia atkreipti dėmesį į abiejų šalių suinteresuotumą, kad prašymą įvykdytų.
2. Niekada neturėtumėte pradėti laiško žodžiu „prašau“, geriausia pirmiausia paaiškinti kreipimosi motyvą, o tik tada nurodyti prašymo esmę.
3. Nepageidautina iš karto padėkoti adresatui. Dėl to jis gali patekti į nepatogią padėtį. Geriausia padėkoti asmeniui po to, kai jis atsakė į prašymą.
4. Apibūdinkite nagrinėjamos problemos svarbą. Būtina aiškiai suprasti, kad klausimo sprendimas tenkina ne tik adresato, bet ir apskritai kitų žmonių poreikius. Tokiu atveju niekada neturėtumėte pažymėti neigiamos užklausos pusės.
5. Į kreipimosi tekstą negalima įtraukti sakinių su grasinimais (pavyzdžiui, atsisakius pagalbos, kreiptis į kitą instituciją). Tai tikrai atstums adresatą, o laiškas pateks į archyvą.

Išvada

Išsamiau išstudijavę verslo istorijų pasakojimo stilių, taip pat nubraižę savo mintis, galite nesunkiai parašyti laišką, kurį perskaitęs adresatas atsakys į jame pateiktą užklausą.

Visada reikia atsiminti, kad vadovui rašomas laiškas dėl pagalbos sprendžiant problemą. Be to, šis klausimas pirmiausia domina adresatą. Ir tik jo galioje padaryti viską, kad atsakytų į laišką.

Taigi, pagal aukščiau aprašytą pavyzdį, galite parašyti apeliaciją, laikydamiesi visų ištraukų ir formatavimo taisyklių.

1. Nepamirškite, kad forma turi būti antspauduota administracijos. Formą geriausia įsigyti regiono administracijoje.
2. Taip pat galite naudoti internetinės programos parinktį.
3. Būtina surinkti visus įmanomus dokumentus ir pažymas bei parašus, jei problema liečia ne tik konkretų pilietį.
4. Rašydami apie pagalbos prašymą sprendžiant problemą, turėtumėte naudoti dalykišką pasakojimo stilių, taip pat nepamirškite gerbti laiško tono.
5. Laiškas pareigūnui turėtų būti įdomus nuo pat pradžių.
6. Parašius originalą, reikia pasidaryti visų dokumentų, pažymų ir parašų bei paties laiško kopijas, nusiųsti dokumentų kopijas administracijai, prieš tai sužinojus jos juridinį adresą. Tokiu atveju išsiųskite laiško originalą. Geriausias būdas tai padaryti yra per kurjerį. Tada dokumento peržiūra užtruks daug mažiau laiko.
7. Pateikę kantriai laukite atsakymo.

Tai verslo laiškas, kuriame mandagiai kreipiamasi į partnerius, klientus, investuotojus su konkrečiu prašymu.Užklausos laiškas yra viena iš labiausiai paplitusių dalykinio susirašinėjimo rūšių. Nuo sugebėjimo įtikinti jį išreikšti savo prašymą labai priklauso jo įvykdymas. Pavyzdžiui:

. Gerbiamieji! kartą per ketvirtį.

. Kiti mūsų tiekėjai Jūsų šalis jau sutiko su šiomis sąlygomis. Tikiuosi gauti iš. teigiamai atsakote į mūsų prašymą. NUO..

. Gerbiamieji!

. Kreipiamės į Jus su prašymu parduoti šiuos vertybinius popierius iš mūsų portfelio: akcijos pagal kainą. Limitas galioja iki (data) . Vertybiniai popieriai turi būti išimti iš mūsų depozitinės sąskaitos. Taip pat prašome įskaityti ekvivalentą į mūsų sąskaitą

. Pagarbiai.

. Gerbiamieji!(šalies pavadinimas) . Manau, kad būtina asmeniškai su. Turite klausimų dėl veiklos teritorijos, komisinių, klientų apsaugos garantijų. Norėčiau pasiūlyti. Jūsų susitikimo data:(data) per valandą

. Praneškite, ar esate patenkinti. Jūs nurodote susitikimo datą ir laiką. Likau su pagarba..

. Gerb /

. Neseniai pastatėme daržovių perdirbimo gamyklą ir, deja, neturime pakankamai lėšų daržovių perdirbimo įrangai įsigyti

. Būtume dėkingi, jei. Jūs suteikėte mums ilgalaikę paskolą suma 200 000 (du šimtai tūkstančių) grivinų. Prie laiško pridedame reikiamus dokumentus: įrangos pirkimo sutartį; paskolos grąžinimo galimybių studija. Kadangi šią problemą reikia nedelsiant išspręsti dėl mezgimo, maloniai prašome atsakyti kuo greičiau. ...

. Gerbiamieji!

. Vienas iš mūsų klientų pateikė prašymą tiekti didelę partiją(Produkto pavadinimas) . Deja, šios prekės mūsų asortimente nėra ir norėtume paklausti. pateikti atitinkamą pasiūlymą mūsų klientui ir atsiųsti mums laiško kopiją

. Autorius. Jūsų paslaugos, prašome imti komisinį mokestį%

. Praneškite man, jei galite. Užsakytas prekes jau išsiuntėte ir sutinkate. b mūsų siūlomi komisiniai

gauti tik iš. Jei atsakysite teigiamai, mes nedelsdami informuosime savo kliento adresą

. Tikimės abipusiai naudingo bendradarbiavimo tarp mūsų įmonių

. Su pagarba ir geriausiais linkėjimais

. Gerb /

. Mus domina naujas produktas, kuris Jūs reklamuojate, todėl būsime dėkingi, jei. Atsiųsite mums išsamią informaciją ir iliustruotą reklaminį katalogą

. Mes mielai bendradarbiausime su. Tu

TIPINĖ apyvarta

1. Prašome informuoti (atsiųsti, sumokėti, patvirtinti, apsvarstyti)

3. Prašome atsiųsti mums per. Jūsų atstovo dalomoji medžiaga ir katalogai, atstovaujantys. Jūsų nauji produktai

4. Paskutinėje (data) sąskaitoje faktūroje neradome klaidų. Būsime dėkingi, jei Jūs dar kartą patikrinsite

5. Prašome išsiųsti užsakytas prekes, kai tik jos bus pagamintos.

6 bus. Esate labai dėkingas, jei. Tu

7. Jei norite, kuo greičiau atsiųskite mums atsakymą

8. Prašau. Atidžiai peržiūrėsite mūsų naujas mokėjimo sąlygas, kurios yra išdėstytos. Bendrosios sutarties sąlygos (pridedamas dokumento tekstas), ir pateikti galutinį atsakymą

9 bus laimingi, jei. Jūs sutinkate su mumis bendradarbiauti

10. Pagal n ir mūsų sutartį prašau. Tu

11. Bet koks būdas apmokėti sąskaitą kuo greičiau (skubiai, nedelsiant)

12. Būsime labai dėkingi, jei. Jūs sutinkate parduoti mums savo prekes bandomuoju pagrindu

13 bus. Jūs skolingas, jei. Jūs apsvarstysite mūsų pakeitimus

15. Jei įmanoma, prašome. Jūs pateikiate visus pradinius duomenis

16. Susipažinkite su mumis. Su techninėmis specifikacijomis (produkto pavadinimas)

17 vis tiek negalėjo. Ar pateikiate kainas (produkto pavadinimas)?

18. Mums būtų malonu žinoti

19. Padaryk man paslaugą, atversk užpildytus draudimo dokumentus

dvidešimt *. Nedelsdami grąžinkite vieną pasirašytos sutarties egzempliorių

21. Atidžiai peržiūrėkite pridėtą sutartį

22. Patvirtinkite savo atvykimą į susitikimą

23. Jeigu. Esate patenkinti mūsų sąlygomis, praneškite telegrafu savo pasirengimą pasirašyti sutartį tarp mūsų firmų. Tikimės greito atsakymo ir linkime sėkmės

24. Prašome kuo greičiau (artimiausiu metu) apsvarstyti mūsų pasiūlymus ir informuoti mus apie savo sprendimą

25. Prašau. Jūs skiriate ypatingą dėmesį

26. Rašome jums su prašymu skirti nedidelę auką fondui

27. Pirmiausia praneškite mums, kokios priemonės galėtų padėti. Jūs įveikiate šiuos sunkumus

28. Dėl iškilusių sunkumų prašome atsiųsti keletą patyrusių specialistų, kurie galėtų patarti. Tikėkimės. Jūs neatsisakysite mums padėti

29. Būtų gerai, jei. Savo sprendimą patvirtinote raštu

31. Būsime dėkingi, jei. Jūs informuojate mus raštu apie

32. Mes nuoširdžiai klausiame. tu mums paskambink

33 būtų dėkingas, jei. Mūsų pasiūlymus apsvarstysite kuo greičiau ir kuo greičiau pranešite apie savo sprendimą.

34. Jei tai pasiūlymas. Jūs nesate patenkintas, nurodykite priežastį

35. Mums labai svarbu gauti išsamią informaciją apie įmonę (pavadinimą), nes norėtume su ja bendradarbiauti

36. Mes padarysite neįkainojamą paslaugą, jei pateiksite objektyvią informaciją apie įmonę (pavadinimą)

37. Kadangi ši informacija mums labai svarbi, mes tai padarysime. Dėkojame už išsamius paaiškinimus

38 detaliai atliktų darbų ataskaitai parengti, mums reikia. Norėtume gauti. jūsų atsakymas netrukus. Iš anksto reiškiame dėkingumą

39. Atsiprašau už papildomus rūpesčius. Nebūtų. Jūs maloniai prašote pateikti mums rašytinius paaiškinimus apie

40 būtų dėkingas, jei. Jūsų atstovas atvyks atlikti reikiamos procedūros

41. Prašau. Jūs laikotės visų mūsų sutarties punktų ir vykdote klientų užsakymus tinkamu lygiu

42. Prašau. Turėtumėte atidžiai išstudijuoti šį laišką, įsiklausyti į mūsų patarimus ir imtis visų reikalingų priemonių problemai išspręsti.

43. Atidžiai peržiūrėkite ir patikrinkite visus apmokėtų sąskaitų sąrašus

44. Prašome suteikti mums % nuolaidą medžiagų ir įrangos tiekimui statybai (statiniui) (objekto pavadinimas)