Atmintinė yra vidinis dokumentas, per kurį tarp darbuotojų vyksta bendravimas oficialia rašytine forma. Jo turinys susiaurinamas iki užduočių, bet kokių užduočių atlikimo ir pan., tai yra darbo klausimai. Nepaisant to, kad atmintinės rašymas yra paprastas dalykas ir nereglamentuojamas labai griežtų taisyklių, vis dėlto turite jas žinoti. Šiame straipsnyje apžvelgsime šios dokumentacijos sudarymo tvarką, tipus ir kt.

Charakteristika

Tarnybinio rašto pobūdis yra informacinis ir nuoroda, o tai reiškia, kad jame yra tam tikri pranešimai, pranešimai, nurodymai ir pan. Jame keliami klausimai yra susiję su konkrečiu darbuotoju, kuriam jis siunčiamas. Kitaip tariant, atmintinė yra komunikacijos įmonėje įrankių rinkinys.

Pastaba: atmintinės pareiga nenustatyta. Tai yra papildomas dokumentas, nors jo pagrindu galima surašyti įsakymus ir instrukcijas.

Praktika

Atmintinė laikoma dažnai naudojama dokumentacija, tuo pačiu neįtraukta į oficialiai įslaptintų valdymo dokumentų sąrašą. Plačiai naudojamas, jis tampa jungtimi horizontaliu lygmeniu: tai yra, jį sudaro vieno skyriaus darbuotojas, norėdamas perduoti prašymą ar pasiūlymą kito skyriaus darbuotojui.

Svarbu: valdymo objektų, tarp kurių užmezgamas ryšys naudojant aptarnavimo pastabą, būsenos turi būti lygiavertės. Kitu atveju dokumentas laikomas ne memorandumu, o memorandumu.

Naudojimo tikslai

Atmintinė apie darbą gali būti naudojama įvairiais atvejais.

Štai keletas pavyzdžių:

• atlyginti darbuotoją;
• siųsti darbuotoją į komandiruotę;
• pranešti logistikos skyriui apie įrangos gedimą;
• bet kurio kito padalinio vadovo įspėjimas apsaugos viršininkui apie būtinybę įleisti pašalinius asmenis (ne darbuotojų) į įmonės pastatą, nurodant priežastis;
• prašymas atmintinės formos buhalterijai išsiųstas dėl materialinių išteklių tam tikroms reikmėms skyrimo ir kt.

Atskiri atmintinių sudarymo atvejai

Nors atmintinė yra laikoma vidiniu popieriumi, viena iš jo atmainų yra dokumentas, siunčiamas atestavimo komisijai. Tačiau pastabų naudojimas išskirtinai darbo komunikacijai vis dar dažnesnis.

Kaip parašyti atmintinę?

Pagrindinės atmintinės sudarymo taisyklės yra panašios į bet kurias kitas. Tai yra rašymas ant A4 lapo, nurodymai, kieno ir kam siunčiami, patikinimai su data ir parašu. Bet kaip parašyti atmintinę laikantis visų reikalavimų?

• centre (galima dėti ir kairėje lapo pusėje) parašyti atitinkamą dokumento pavadinimą;
• yra dvi datos rašymo parinktys - tiek visiškai arabiškais skaitmenimis, tiek nurodant mėnesį žodžiais;
• pagrindinės antraštės pavadinime galite pridėti trumpą dokumento turinio aprašymą;
• turi būti išsami informacija apie siuntėją ir gavėją: vardas, pavardė ir tėvavardis, visas pareigybės ir padalinio (padalinio), prie kurio yra priskirtos šios pareigos, pavadinimas.

Atsakant į klausimą, kaip parašyti atmintinę, įtraukiama ne tik šio dokumento detalės ir atributai, bet ir koks turėtų būti jo turinys.

Aptariamas darbas nereikalauja problemos esmės pristatymo labai sausa ir oficialia kalba – leidžiamas laisvas pasakojimas, tačiau konkrečiai atspindintis rašymo priežastį.

Turinys padalintas į dvi dalis. Pirmasis iš jų vadinamas preambule. Jame trumpai kalbama apie tai, kas paskatino iniciatorių ir parašyti atmintinę, ir išsiųsti ją konkrečiam darbuotojui.

Antroji dalis laikoma pagrindine, ji taip pat yra didesnė nei preambulė. Šiame tekste pateikiamas tiesioginio prašymo ar pasiūlymo pareiškimas. Prie jo galite pridėti situacijos analizę, išvadas ir rezultatus.

Forma

Kai kurios įmonės, paklaustos, kaip parašyti atmintinę, tiesiog pateikia savo darbuotojams specialią formą. Tačiau reikia pažymėti, kad tai nėra privalomas suvienodinimas - GOST pateikia tik patariamąsias nuostatas (dėl šriftų, matmenų ir intervalų) be patvirtinto pavyzdžio. Tačiau jei tai yra konkrečioje įmonėje, geriau to laikytis.

Aptarnavimas ir atmintinės

Šiek tiek aukščiau raštelyje buvo nurodyta, kuo skiriasi paslaugų ir memorandumo rašteliai. Tačiau daugelis žmonių vis dar linkę juos painioti vienas su kitu.

Dažniausios klaidos yra šios:

• darbuotojo atmintinė darbuotojui viršininkui (iš tikrųjų memorandumas);
• apie atlyginimų didinimą;
• apie paaukštinimą.

Paskutiniai du reiškia nuorodą ne horizontaliu, o vertikaliu lygiu, o tai paneigia atmintinės apibrėžimą.

Svarbu: atmintinės skirstomos į atmintines ir aiškinamąsias pastabas a priori yra neteisingos.

Registracija

Visos atmintinės yra registruojamos registre. Priklausomai nuo to, kaip kiekvienoje konkrečioje įmonėje yra organizuojamas dokumentų srautas, tai gali padaryti tas, kuris parengė dokumentą, arba tas, kuris jį gavo. Bet kuriuo atveju tai priklauso nuo to, kad atmintinei priskiriamas unikalus numeris, kuris turėtų būti nurodytas jo tekste.

Atmintinės pavyzdys

„Pardavimų departamento Informacinių technologijų skyriaus direktorius V. A. Kutsakas
atmintinę
№ 19-43/102
2015 m. balandžio 13 d
Apie kompiuterio būsenos patikrinimą dėl jo veikimo
Nuo 2015-10-04 pardavimų skyriaus darbuotojo R. Maksimenko asmeninio kompiuterio gedimai, būtent: paleidimas iš naujo neišduodant šios komandos kompiuteriui, problemos su įjungimu/išjungimu, ekranu. mirgėjimas. Dėl to, kas išdėstyta, prašau Jūsų skyriaus specialistų atlikti reikiamą diagnostiką, siekiant nustatyti problemų priežastis, taip pat sėkmingai jas pašalinti. Bandymų rezultatus siūlau išduoti raštu, apibendrinus tolimesnius veiksmus: mašinos remontą ar keitimą.

Tarkime, kad paaiškėjo, kad kompiuterio negalima taisyti. Tokiu atveju išrašome pažymą dėl įrangos nurašymo.

Pažymos dėl įrangos nurašymo pavyzdys

„Pardavimo departamentas, Logistikos departamento direktorius M. A. Oleinik
atmintinę
№ 21-45/104
Nuo 2015 metų balandžio 16 d
Apie neveikiančio kompiuterio nurašymą
Nuo 2015-10-04 pardavimų skyriaus darbuotoja R.D.Maksiminka nuolat patyrė asmeninio kompiuterio gedimus. Dėl to informacinių technologijų skyriaus specialistų atlikta diagnostika parodė: kompiuteris neturėtų būti toliau naudojamas. Šiuo atžvilgiu prašau nurašyti minėtą įrangą dėl nedarbingumo.

Skyriaus vedėjas L. A. Kudryavcevas"

Be jo, jums reikės dar vienos pastabos – pakeisti nebeeksploatuojamą įrangą.

Pastaba apie įrangos keitimą

„Pardavimo departamentas, Logistikos departamento direktorius M. A. Oleinik
atmintinę
№ 22-46/104
Nuo 2015 metų balandžio 17 d
Apie sugedusio kompiuterio pakeitimą
Skyriaus specialisto Maksimenko R. D. asmeninis kompiuteris buvo nuimtas ir dėl jo nedarbingumo jį reikia keisti (pagal 2015-04-15 dok. Nr. 20-44/103). Prašau Jūsų pateikti naują įrangą, atitinkančią eksploatuojamo parametrus. Apie užbaigimą prašome pranešti raštu. Prie užrašo pridedama informacinių technologijų skyriaus ataskaita apie atliktą diagnostiką ir jos rezultatus.

Skyriaus vedėjas L. A. Kudryavcevas"

Pagaliau

Paprastai atmintinės rašymas nesukelia problemų. Šis vidinis dokumentas yra gana pažįstama skirtingų valdžios lygių komunikacijos priemonė. Sąlygines kliūtis gali sukelti tik atmintinių ir paslaugų pastabų „painiojimas“ (straipsnyje nurodoma, kuo jie skiriasi).

Vienose įmonėse atmintinės rengiamos tik pagal įvestą ir patvirtintą pavyzdį (tokiu atveju geriau kaupti specialias joms skirtas formas), kitose tai daugiau nei nemokama.

Rengdami šį dokumentą, turėtumėte vadovautis tomis pačiomis taisyklėmis kaip ir kitiems dokumentams - šrifto ir tarpų pagal GOST, data ir parašu, kad užrašas galioja.

Apskritai atmintinė yra labai patogus įrankių rinkinys, kurį lengva įsisavinti, o tinkamai naudojant stebimas gerai koordinuotas ir aiškus organizacijų komandos darbas. Tai padeda palaikyti nuoseklų ryšį tarp skyrių ir taip pat sustiprina jų sudarytą struktūrą.

Dažniausiai daugiausia klausimų ir painiavos kelia vidinė dokumentacija, nes ji nėra oficialiai reglamentuota teisės aktais. Įvairiose veiklos srityse rašant biurą, atmintinę, aiškinamuosius raštus gali būti taikomos skirtingos taisyklės. Atmintinė yra viena iš labiausiai paplitusių vidinio verslo susirašinėjimo formų. Kuo jis skiriasi nuo kitų vidinių dokumentų, kokie elementai jam yra privalomi ar gali skirtis, kokiais atvejais gali prireikti, pabandysime paaiškinti šiame straipsnyje. Taip pat bus pateikti įvairiems tikslams sudarytų rašymo atmintinių pavyzdžiai.

Atmintinė: dokumento esmė

Atmintinė yra rašytinės komunikacijos organizacijoje forma. Ypatingas šio tipo susirašinėjimo skirtumas yra „horizontali“ orientacija - bendravimas vyksta tarp darbuotojų, kurių nesieja pavaldumo santykiai, tai yra, jie yra lygūs oficialiu statusu.

NUORODA! Jei raštelis siunčiamas aukštesnio rango darbuotojui, jis bus vadinamas ne tarnybiniu, o ataskaitiniu.

Šiame dokumente nurodoma informacija ir nuoroda, tai yra, jame yra konkretus klausimas, kurio siuntėjas negali išspręsti be gavėjo (kito darbuotojo ar įmonės padalinio). Kai kuriais atvejais užduotis gali būti tik informacinė: gavėjas supažindinamas su tam tikrais faktais.

Atmintinės tikslas

Pagrindinis bet kokio vidinio susirašinėjimo tikslas yra operatyvinis valdymas, tai yra greičiausias ir efektyviausias bet kokių iškilusių klausimų ir (arba) problemų sprendimas. Paslaugos pastabos ypatybės yra tai, kad ji skirta:

• inicijuoti bet kokio sprendimo priėmimą;
• perduoti tam tikrą informaciją gavėjui;
• pranešti apie tam tikrus klausimus, kurie galbūt buvo iškelti anksčiau;
• atsakyti į ankstesniame tarnybiniame rašte užduotą klausimą (tokiu atveju turite nurodyti originalaus raštelio numerį).

Kas turi būti atmintinėje, o ko negali būti

Kadangi atmintinė yra pagalbinis dokumentas, jos nereglamentuoja privalomos taisyklės ir nuostatai, išdėstyti OKUD ar kituose reglamentuose. Rašant jį patogu atsižvelgti į Rusijos Federacijos taisykles „Vieningos dokumentacijos sistemos“ GOST R 6.30-2003.

Privaloma atmintinės detalės daugeliu atžvilgių panašūs į tuos, kurių reikia bet kuriame verslo dokumente.

1. Informacija apie atmintinę išsiuntusį skyrių.
2. Skyriaus, kuriam siunčiamas dokumentas, pavadinimas.
3. Tiesioginio gavėjo vardas, pavardė ir pareigos.
4. Korespondencijos pavadinimas (šiuo atveju „atmintinė“).
5. Pastabos pavadinimas arba tema, kuri trumpai paaiškina jo temą.
6. Dokumento „kūnas“ yra tiesioginis situacijos išdėstymas, informacija, prašymai, sprendimai, pasiūlymai dėl problemos sprendimo ir kt.
7. Atmintinės data ir numeris.
8. Laiško siuntėjo pareigos, jo vardas, pavardė, parašas.

Galimi papildomi elementai gali apimti:

• kitų asmenų, suinteresuotų padėties sprendimu, vizos;
• programos (pastabos tekste turi būti nuoroda į jų prieinamumą).

Neįtraukta į atmintines:

• užsakymai;
• užsakymai;
• grifai „pritariu“, „leidžiu“ ir kt.

Tokį apribojimą pagrindžia adresato ir siuntėjo statuso lygiavertiškumas. Tačiau atmintinė, nebūdama tiesioginiu įsakymu, gali tapti pagrindu svarbiems valdymo sprendimams, kurie gali būti išreikšti ir įsakymo išdavimu.

Dekoras

Atminimams taikomi formatavimo reikalavimai, kurie galioja visai šios organizacijos dokumentacijai. Tai patogu, kai jie yra įtvirtinti vietiniuose teisės aktuose. Paprastai jie laikosi visuotinai priimtos verslo praktikos:

• A4 formato popierius;
• Spausdinimo šriftas Times New Roman 12 su pusantro tarpu;
• datos formatas "dd.mm.yy";
• „antraštės“ vieta puslapio centre arba kairiajame krašte;
• sudėtingų kalbos posūkių, nereikalingų žodinių konstrukcijų, emocinių momentų nebuvimas.

Atmintinė internete

Jei organizacija turi pakankamai kompiuterizuotą darbo eigą, atmintinės gali būti siunčiamos ne popierine, o elektronine forma. Kartais tai būna net paprasčiau ir patogiau, nes popierinė laikmena gali būti pamesta ar sugadinta, o elektroninis tekstas saugiai išsaugomas kompiuterio atmintyje. Siunčiant atmintinės tekstą internetu, verta atsižvelgti į keletą papildomų punktų.

1. Formos, šablonai ir pastabų pavyzdžiai gali būti sukurti, patvirtinti vadovybės ir išsaugoti atskirame faile arba aplanke, prieinamame bet kuriam vietinio tinklo vartotojui.
2. Adresatas nurodomas ne atmintinės „antraštės“ tekste, o eilutėje „Adresas“ arba „Tema“, jei bendrinamas elektroninis išteklius.
3. Parašas į užrašo tekstą gali būti įterptas automatiškai, taupantis kompiliatoriaus laiką.
4. Rekomenduojama visada prašyti elektroninio laiško skaitymo patvirtinimo: tai bus papildomas atmintinės gavimo ir laiku išsiuntimo patvirtinimas.

Tarnybinis raštelis vietoj kelionės dokumentų

Po Rusijos Federacijos Vyriausybės dekreto Nr.1595, kuris įsigaliojo 08.01. 2015 m. panaikinami kelionės talonai, pareigų paskyrimas ir kelionės paskyrimo ataskaita, atmintinė yra svarbus dokumentas, padedantis patvirtinti kelionės laiko ir išteklių panaudojimą. Jei vadovybė tokio reikalavimo vietos akte nenustatė, tai šiuo tikslu naudoti atmintinę nėra privaloma. Tačiau toks dokumentas gali būti vienintelis darbuotojo kelionės ir naudojimosi vienokia ar kitokia transporto priemone fakto patvirtinimas. Jei darbuotojas į kelionę vyksta ne viešąja, o asmenine, nuomojama ar tarnybine transporto priemone, greičiausiai grįžus iš komandiruotės iš jo privalės turėti atmintinę. Jis sudarys pagrindą skaičiuoti grįžtančiam darbuotojui mokėtinus dienpinigius, taip pat patvirtins jo patirtas išlaidas maistui, nakvynei ir transporto priemonės išlaikymui.

„Kelionės“ atmintinės turinys

Laisva forma darbuotojas pateikia šią informaciją apie savo komandiruotę:

• išvykimo ir grįžimo data;
• kelionės tikslas arba nuoroda į kelionės užsakymą;
• informacija apie transporto priemonę (pavadinimas, modelis, markė, valstybinis numeris);
• prašymų aprašymas - važtaraštis, kasos čekiai, dokumentai nakvynei, automobilio degalų papildymui ir kt.

Dokumentas pirmiausia pateikiamas organizacijos buhalterijai, o tada vadovybei tvirtinti.

Kam rašyti, kai gali pasakyti?

Kai kurie darbuotojai atmintinių rengimą laiko tik formalumu, o jų rengimui skirtas laikas buvo sugaištas. Tačiau daugeliu atvejų atmintinė gali pasirodyti ne tik veiksmingiausia priemonė išspręsti iškilusią problemą, bet ir absoliučiai nepakeičiama grandis būtinų įrodymų grandinėje. Taip atsitinka, kai tam tikro asmens dėmesį reikia atkreipti į informaciją dokumentas. Toks poreikis gali kilti toliau nurodytose situacijose.

1. Įmonėje yra daug struktūrinių padalinių, o klausimo žodinis sprendimas gali užtrukti daugiau laiko nei oficialaus susirašinėjimo nukreipimas.
2. Pastaba yra tiesioginis svarbios informacijos perdavimo savalaikiškumo patvirtinimas.
3. Dokumentinė informacijos perdavimo forma nuima dalį atsakomybės nuo siuntėjo.
4. Komandiruotės laiko ir darbuotojo asmeninio transporto naudojimo kelionei patvirtinimas.
5. Oficialus susirašinėjimas patvirtina tam tikrus įmonės veiksmus, pavyzdžiui, pateisina išlaidas neatskaičius mokesčių (kontroversiškais atvejais).

PAVYZDŽIUI. Mokesčių administratorius bendrovei skyrė baudą už mokesčio už materialųjį turtą (reklaminę medžiagą) nesumokėjimą. Remiantis reklamos skyriaus pažymomis, nustatyta, kad šios medžiagos (jos nurodytos atmintinėse) buvo naudojamos trumpiau nei vienerius metus, todėl jos negali būti priskiriamos prie materialiojo turto.

Atmintinių rašymo pavyzdžiai

komandiruotės atmintinė

LLC "Climatcontroltech" generalinis direktorius
Nerubasskis Sergejus Nikolajevičius
iš Tyulpanovo Aleksandro Lvovičiaus,
pareigas einantis vadovas
aptarnavimo skyriaus įrangos priežiūra

MEMO
apie komandiruotę į Tulą.

Informuoju, kad pagal 2016-09-10 įsakymą Nr.27 2016-09-11 asmeniniu automobiliu (Skoda Octavia, valstybinis registracijos numeris A869AB 267 RUS) išvykau į komandiruotę iš Maskvos į Tulą. ). Į Maskvą grįžau 2016 m. rugsėjo 16 d. 19:00 val.
Tikrasis mano komandiruotės laikotarpis buvo 6 kalendorinės dienos.
Pridedu šiuos kelionės išlaidų įrodymus:
- 2016-11-09 važtaraštis ant 1 atspausdinto lapo.
– 2016 m. rugsėjo 11 d. (Maskva-Tula greitkelis) ir 2016 m. rugsėjo 16 d. (Tula) kasos kvitų iš „Rosneft“ degalinių kopijos.
- 2016-09-16 viešbučio „Profit“ kvitas.

Serviso skyriaus įrangos vadovas tulpės A.L. Tulpės (parašas) 2016-09-17

Serviso pažyma apie gaminių išdavimą

Prekybos rinkodaros skyrius
Piontkovskaja Regina Semjonovna, skyriaus vedėja
Pardavimų skyriaus vadovas
UAB "Stebuklas"
Vetrovas Sergejus Afanasjevičius

MEMO
Nr.11-TSN 2016-08-23
apie produktų išleidimą.

Prašau jūsų koordinuoti TM „Frutonyanya“ kampanijos, kuria siekiama padidinti šio prekės ženklo sulčių mažmeninę prekybą ir platinimą, rengimą.
Akciją planuojama surengti nuo 2016 m. spalio iki lapkričio Riazanėje ir Vladimire mažmeninės prekybos vietų pagrindu. Veiksmų mechanizmas numato papildomą dovaną 1 pakuotės Frutonyanya TM sulčių pavidalu perkant daugiau nei 3 pakuotes. Prizinį fondą planuojama paskirstyti taip:
- Riazanė - 500 pakuočių po 200 ml;
- Vladimiras - 350 pakuočių po 200 ml.

Likusi akcijoje nedalyvavusi produkcija turi būti grąžinta į sandėlį. Prekybos rinkodaros skyriaus vadovas Piontkovskaja R.S. Piontkovskaja (parašas) 2016 m. rugpjūčio 23 d

Formalumas, reikalaujantis laiko ir pastangų – taip daugelis elgiasi su atmintinėmis, paslaugomis ir aiškinamaisiais raštais ir dažnai nemato skirtumo tarp jų. Visuotinai pripažįstama, kad ataskaitos ir aiškinamieji raštai yra susiję su drausminių nuobaudų taikymu. Tiesą sakant, jie naudojami ne tik tam. Mes jums pasakysime, kokioje situacijoje tikslinga surašyti pažymą ir kaip tai padaryti teisingai.

Kodėl reikia užrašų

Visų pirma, visi užrašai yra informacija ir informaciniai dokumentai, skirti operatyviniam valdymui. Jų pagalba keičiamasi informacija įmonės viduje (pavyzdžiui, tarp skirtingų padalinių arba tarp filialų, atstovybių ir centrinės buveinės). Informacijoje pastabose nėra įsakymų, tačiau ji gali tapti pagrindu priimant kokį nors valdymo sprendimą arba į ją galima tik atsižvelgti.

Tačiau juos parašyti nėra lengva. Juk norminiuose teisės aktuose nėra sąvokų apibrėžimų, pastabų surašymo taisyklių. Pabandykime patys juos suformuluoti.

Kuo skiriasi užrašai?

Aiškumo dėlei lentelėje pateikiame pagrindinius skirtumus.

Charakteristikos	memorandumą	atmintinę	Aiškinamasis raštas
Užrašo esmė	informuoja apie esamą situaciją, įvykusį reiškinį ar faktą, atliktus darbus; pateikiamos rengėjo išvados ir pasiūlymai	<или>informuoja apie būtinybę spręsti veiklos klausimus. Tuo pačiu į pastabą nebūtina įtraukti klausimų, kuriuos galima išspręsti žodžiu ir kuriems nereikia dokumentų; <или>yra prašymas, informacija pareikalavus, užduoties patikslinimas, patikslinimas, prašymas, pasiūlymas	Paaiškina bet kokio įvykio, fakto, veiksmo, incidento priežastis, įskaitant darbo drausmės pažeidimus, nurodymų nevykdymą, nukrypimus nuo nustatytų darbo taisyklių, avarinių situacijų (nelaimingo atsitikimo, nelaimingo atsitikimo, vagystės ir kt.) atsiradimo priežastis. Jei pageidaujama, kaip aiškinamasis raštas gali būti išduodami ir rašytiniai paaiškinimai, kuriuos privaloma surašyti skiriant darbuotojui drausminę nuobaudą ir Art. 192, 1 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 193 straipsnis; Rostrudo raštas 2011-01-06 Nr. 1493-6-1
Orientacija	Susisiekti su administracija: <или>nuo darbuotojo iki skyriaus vedėjo; <или>nuo skyriaus vadovo iki įmonės vadovo; <или>nuo filialo vadovo iki pagrindinės buveinės vadovo	Vadovų ar darbuotojų susirašinėjimas vienas valdymo lygis nepavaldūs vienas kitam pagal pareigas, savo kompetencijos klausimais	Žemesnio pareigūno paaiškinimas (paaiškinimas) aukštesniajam
Užrašų rūšys pagal susitarimą	<или>sprendimų priėmimo inicijavimas; <или>grynai informatyvus; <или>ataskaitų teikimas		<или>konkretaus darbuotojo (skyriaus) veiksmų paaiškinimas; <или>aprašant įvykį
Struktūra	I skyrius- motyvų, faktų ar įvykių, dėl kurių jis buvo parašytas, pareiškimas; II skyrius- jei reikia - esamos situacijos analizę ir galimų problemos sprendimo variantų pateikimą; III skyrius- konkrečių išvadų, nuomonių, prašymų ar pasiūlymų dėl konkrečių veiksmų, kurių, rengėjo nuomone, turėtų būti imtasi, aprašymas.		I skyrius- faktų, dėl kurių jis buvo parašytas, pareiškimas; II skyrius- priežasčių, paaiškinančių esamą situaciją, aprašymas. Sudėtyje nėra išvadas ir pasiūlymus
Užrašų tipai pagal prieinamumo laipsnį	<или>atidaryti dokumentą; <или>konfidencialus dokumentas
Pavyzdiniai užrašai	Premijos pasiūlymas konkrečiam darbuotojui	Informacija saugos tarnybai apie būtinybę leisti į pastatą darbuotojus, kurie dirbs poilsio dieną	Paaiškinimas gamybos ir technikos skyriui dėl pagrindinių medžiagų viršijimo gamybos standartams priežasčių (formos Nr. M-29 priedas) patvirtino SSRS centrinio statistikos biuro instrukcija 82-11-24 613

Mokesčių tikslais svarbūs visokie užrašai

Kai kuriais atvejais pažyma kartu su kitais dokumentais gali būti pagrindinis dokumentas, pagrindžiantis ir patvirtinantis išlaidų mokesčių apskaitoje. 1 str. 252 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas, pavyzdžiui:

• atmintinę savo reklamos paslaugą, pagal kurią reklaminių vaizdo įrašų faktinio naudojimo laikotarpis neviršijo 12 mėnesių, padėjo įmonei įrodyti, kad vaizdo įrašai nėra nematerialusis turtas, ir nurašyti išlaidas vienkartine suma. 2012 m. kovo 16 d. FAS MO dekretas Nr. A40-100845 / 10-4-498;
• norint patvirtinti automobilio ridą GPS navigatoriaus rodmenimis (vietoj odometro) ir atpažinti degalų sąnaudas, reikia memorandumą transporto skyriaus vedėjui iš kapitono, kad prieš kelionę patikrinimas parodė odometro gedimą ir 1 str. 252, sub. 5 p. 1 str. 254 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas. Remiantis šiuo pranešimu (ar kitu dokumentu) bus išduotas nurodymas dėl būtinybės eksploatuoti automobilį su įjungtu navigatoriumi ir jo parodymus įrašant į važtaraštį. 2010 m. liepos 16 d. Federalinės mokesčių tarnybos raštas Nr. ШС-37-3/6848;
• aiškinamasis raštas Tai gali būti naudinga:

• <или>gauti gyventojų pajamų mokesčio nuolaidą už vaiką sub. 4 p. 1 str. 218 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas jei nėra 2-NDFL pažymos iš ankstesnės darbo vietos. Kai žmogus ilgą laiką nedirbo ir vėl įsidarbina, jam reikalingas paaiškinimas apie pajamų stoką, darbo knygelė ir raštiškas prašymas dėl išskaitos. 2009 m. liepos 30 d. Federalinės mokesčių tarnybos laiškas Nr. 3-5-04 / [apsaugotas el. paštas] ;
• <или>išspręsti kelionės atostogų atostogų išlaidų apmokėjimo klausimą. Jei darbuotojas jį palydi į kelias vietas arba tranzitu važiuoja per sustojimo vietas, reikalingas darbuotojo aiškinamasis raštas ir jo kelionės dokumentai. Sveikatos apsaugos ir socialinės plėtros ministerijos 2009 m. vasario 20 d. raštas Nr. 194-13.

Akivaizdu, kad jei pastaba yra pirminis dokumentas, tada jame turi būti visi tokio dokumento duomenys ir 2 str. 1996 m. lapkričio 21 d. įstatymo Nr. 129-FZ 9 str.

Kaip teisingai rašyti pastabas

Daugeliui darbuotojų sunku rašyti užrašus, nes tai jiems neįprastas darbas. Norėdami palengvinti užduotį, vietos norminiame akte, pavyzdžiui, biuro darbo instrukcijoje, pateikite rengimo taisykles, taip pat pastabų formas ir supažindinkite su ja darbuotojus. Pavyzdžiui, instrukcijos fragmentas gali atrodyti taip.

Patvirtinta Alpha LLC įsakymu
2011-12-27 Nr.123

Biuro darbo instrukcijos LLC "Alpha"

4.10. Pastabos (ataskaitos, biuro, aiškinamieji)

4.10.4. Kiekvienas užrašas pateikiamas su tokia informacija:

• struktūrinio padalinio pavadinimas - užrašo rengėjas;
• dokumento rūšies pavadinimas - atmintinė, įteikimas ar aiškinamasis raštas;
• dokumento data - pasirašymo data (arabiškais skaitmenimis iš eilės: diena, mėnuo, metai);
• adresatas - f. ir. apie. ir asmens, kuriam skirtas raštelis, pareigos (datatyvo atveju);
• teksto pavadinimas, kuris turėtų prasidėti prielinksniu „Apie“ arba „Apie“;
• pastaba apie paraiškos buvimą (jei yra), pvz.: „Paraiška: 1 egz. už 3 litrus.“;
• rengėjo parašas (sudarytojo pareigos; asmeninis parašas ir jo nuorašas (pilnas vardas)).

4.10.5. Tekstas rašomas vienaskaitos pirmuoju asmeniu.

Pastabos tekste neturėtų būti sveikinimų ir paskutinių linkėjimų.

4.10.6. Ataskaitų, paslaugų ir aiškinamųjų raštų formos pateiktos Instrukcijos prieduose Nr.15, 16, 17.

Kai darbuotojui reikia parašyti pastabą, duokite jam paruoštą formą, tiksliau – pavyzdį. Pateikiame įvairių užrašų dizaino pavyzdžių.

Ribotos atsakomybės bendrovė „Alfa“.

Apskaita

generaliniam direktoriui
Alpha LLC
I.I. Stasovas

Žmogiškųjų išteklių vadovas
S.V. Klimova
Aiškinamajame rašte nurodytos priežastys
būti laikomas nepagarbiu.
Taikyti drausmines nuobaudas
pastaba T.I. Bogdanova

Vyriausiasis buhalteris
PRAGARAS. Žarovojus
Imkitės priemonių dujų turbinos varikliui atkurti

30.08.2012

AIŠKINAMASIS PASTABA
2012-08-30 Nr.12

Dėl originalaus GTD praradimo priežasčių

2012 m. rugpjūčio 29 d. pradinis žaliavų žirnelių partijos (Gatchinsky Customs Post) tiekimo pagal sutartį su Bonduelle, Prancūzija, 2012 m. balandžio 20 d. Nr. 0007/5 (Gatchinsky Customs Post), buvo pamestas, kai buvo nukopijuotas šis dokumentas.

Biuro kopijavimo aparatas nėra skirtas automatiškai kopijuoti šviesaus popieriaus dokumentus. Originalus GTD, kuris turėjo kalkinio popieriaus svorį, buvo automatiškai nukopijuotas kartu su kitais dokumentais, kurių popieriaus svoris didesnis. Dėl to originalus GTE įstrigo ir įstrigo tarp kopijavimo aparato ritinėlių. Bandant jį išgauti, dokumentas buvo suplėšytas į mažas, nepataisomas ir neįskaitomas dalis.

Dokumentas, susipažinęs su:

30.08.2012

Vyriausiasis buhalteris

Vykdydamas savo darbą, kasdien turiu ruošti įvairius dokumentus. Svarbu laisvai naršyti esamas griežtų ir savavališkų formų atmainas, taip pat turėti idėją, kaip parašyti konkretų dokumentą, kokius duomenis nurodyti ir kokią informaciją jame pateikti.

Atmintinės pavyzdį galima lengvai rasti internete ir naudoti šį pavyzdį kurdami.

Kadangi dokumento rašymui gali būti daug priežasčių, svarbu dokumentą parašyti teisingai ir paprastai, glaustai ir suprantamai išdėstyti klausimo esmę.

Kai kurios atmintinės „Atkreipiu jūsų dėmesį ...“ formos sudarymo ypatybės bus aptartos šiandien mano pastaboje.

Bet kurio dokumento rašymo pavyzdį šiandien galima rasti internete, rengiant oficialų kreipimąsi reikia remtis pagrindinėmis verslo korespondencijos sudarymo taisyklėmis ir rekomendacijomis.

Pagrindinis reikalavimas – dokumente neturėtų būti asmeninės piliečio nuomonės, taip pat įvairių pagražinimų, emocinio kolorito teksto, grasinimų.

Labai svarbus kreipimosi raštingumas, neleidžiama vartoti liaudiškos ir šnekamosios kalbos posakių. Ataskaitos ir atmintinės sudaromos pagal specialius šablonus ir paprastai turi tokią struktūrą:

• informacija apie dokumento rengėją ir gavėją;
• trumpa klausimo esmės santrauka;
• menininko parašas ir paraiškos pateikimo data.

Atsižvelgiant į aplinkybes, kuriomis dokumentas bus pateiktas, forma pridedama kai kurių papildomų elementų. Kaip rašomas atmintinė, bus išsamiau aptarta vėliau.

Kokiais atvejais surašomas atmintinė

Šis dokumentas skirtas įmonės ar konkretaus padalinio vadovui. Paprastai dokumentas naudojamas tobulinant gamybos procesą arba, esant reikalui, išspręsti keblią situaciją komandoje.

Kitaip tariant, remdamasis atmintine, darbuotojas naudoja savo vertikalios komunikacijos būdą, kai reikalinga informacija iš darbuotojo siunčiama tiesiai vadovui.

Pagrindinis tokio dokumento rašymo tikslas – atkreipti valdžios institucijų dėmesį į problemą ir paskatinti imtis reikiamų veiksmų jai išspręsti. Tam tikromis aplinkybėmis pastaba sudaroma ir pateikiama institucijai tik informaciniais tikslais.

Dokumentas yra griežtai vidinis ir neperžengia įmonės ribų. Keletą žodžių reikėtų pasakyti apie dokumento rašymo tikslą. Tiesą sakant, „paslaugos“ sudarymo pagrindas gali būti skirtingas:

1. Atleisti save nuo atsakomybės už padarytą pavaldinių pažeidimą. Gavęs tokį dokumentą vadovas ateityje negalės reikšti piliečiui pretenzijų.
2. Norėdami gauti apsaugą. Jei darbuotojas patiria neteisybę ir išrankų požiūrį iš aukštesnio rango personalo pusės, tokia kreipimosi forma gali būti panaudota problemai išspręsti taikiai. Jei nepavyksta, kita instancija yra teismas, kur atmintinė gali tapti papildomu įrodymu.
3. Siekdama ištaisyti situaciją, susijusią su gamybos proceso pažeidimu ir atsiskaitoma.
4. Siekiant pagerinti darbo efektyvumą.

Atsižvelgiant į tokios dokumentacijos sudarymo pagrindus ir tikslus, skiriasi ir atmintinių tipai.

Kokie yra atmintinių tipai

Nepaisant to, kad tokių formų klasifikacija yra labai paprasta, kartais kyla nesusipratimas, kokio tipo dokumentą naudoti konkrečiai situacijai. Visų pirma pabrėžiame garsiausius užrašų tipus:

1. Dokumentų turinys yra informatyvus, ataskaitinis ir iniciatyvus.
2. Atsižvelgiant į adresatą: vidinį ir išorinį.
3. Dokumentai skiriasi pagal juose išdėstytus faktus.

Atsižvelgta į aukščiau pateiktą klasifikaciją, verta pasirinkti tinkamą dokumento formatą ir surašyti pastabą pagal esamą pavyzdį.

Kas gali tapti „paslaugos“ autoriumi

Formaliai tokį dokumentą gali sudaryti bet kuris darbuotojas, tačiau čia privaloma griežtai laikytis pavaldumo. Kitaip tariant, neverta peržengti savo tiesioginio vadovo galvos, bet reikia pateikti jam pastabą.

Pilietis, pateikęs apeliaciją, neturėtų laukti rašytinio atsakymo, nes pagrindinė negauto dokumento reakcija yra viršininko nutarimo primetimas.

Išvada

Atmintinę rašyti įprasta didelėse įmonėse, kuriose dirba daug žmonių ir sunku sekti situaciją vietoje. Toks požiūris leidžia įmonės vadovybei neatsilikti nuo įvykių ir laiku imtis reikiamų priemonių sudėtingoms, o kartais ir konfliktinėms situacijoms išspręsti.

Rengiant apeliacinį skundą svarbu atsižvelgti į įvairius niuansus ir reikalavimus, kuriuos kelia dabartiniai standartai. Tik šiuo atveju dokumentas turės reikšmę.