Dokumentui teisinę galią suteikia šie reikalavimai. Teisinės galios suteikimo dokumentams, parengtiems naudojant „rinkimų“ dujas, sąlygos. Elektroniniai dokumentai kaip įrodymas

Dokumento teisinę galią užtikrina kiekvienai dokumento rūšiai nustatytas rekvizitas ir įforminimas standartą atitinkančioje formoje.
Reikia atsiminti, kad skirtingi dokumentai susideda iš skirtingų detalių ir sudarant vieną dokumentą nereikia naudoti visų GOST aprašytų detalių. Kai kurie rekvizitai yra nesuderinami, pavyzdžiui, rekvizitas „Organizacijos nuorodos duomenys“ nurodomas tik raidėmis, o „Dokumento rūšies pavadinimas“ ant firminio blanko nerašomas. Rengiant ir tvarkant dokumentus, privalomų rekvizitų sudėtis gali būti papildyta kitais rekvizitais, jeigu to reikalauja dokumento paskirtis, jo tvarkymas. Prie vieningų dokumentų formų galite pridėti papildomų detalių. Pavyzdžiui, įsakymų dėl darbuotojų priėmimo ir atleidimo iš darbo pridėkite duomenis „personalo skyriaus vadovo parašas“, „tiesioginio vadovo parašas“. Tačiau atskirų detalių iš unifikuotų formų pašalinti neleidžiama.
Detalių kompozicija, charakterizuojantis konkretų dokumentą, lemia dokumento sukūrimo tikslai, paskirtis, šio dokumento turiniui ir formai keliami reikalavimai, dokumentavimo būdas.
Pagrindiniai dokumentai, nustatantys detalių sudėtį ir jų vykdymo reikalavimus, yra GOST R 6.30-2003, Biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės, patvirtintos Rusijos Federacijos Vyriausybės 2009 m. birželio 15 d. dekretu Nr. 477

Šie dokumentai nustato šiuos rekvizitus, kurie naudojami rengiant ir vykdant organizacinius ir administracinius dokumentus - nutarimus, įsakymus, įsakymus, raštus, protokolus, aktus ir kitus dokumentus, įtrauktus į OK 011-93 (OKUD):
Dokumento formos kodas ir įrašyti pagal visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD). OKUD yra neatskiriama Vieningos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikavimo ir kodavimo sistemos dalis ir apima vieningas dokumentų sistemas ir dokumentų formas, kurias leidžiama naudoti šalies ūkyje.
Organizacijos emblema arba prekės ženklas(paslaugos ženklas) dedamas ant organizacijos firminio blanko pagal Chartiją (organizacijos nuostatai).
Organizacijos kodas(OKPO) yra pritvirtinami pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių.
OGRN- juridinio asmens pagrindinis valstybinis registracijos numeris yra pritvirtintas pagal mokesčių inspekcijos išduotus dokumentus.
TIN / KPP- mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas yra įrašytas pagal mokesčių administratoriaus išduotus dokumentus.
Įmonės pavadinimas, kuris yra dokumento autorius, turi atitikti pavadinimą, nurodytą jo steigimo dokumentuose. Virš organizacijos pavadinimo nurodykite sutrumpintą pavadinimą, o jei jo nėra - visą pagrindinės organizacijos pavadinimą (jei yra). Sutrumpintas organizacijos pavadinimas pateikiamas tais atvejais, kai tai yra įrašyta organizacijos steigimo dokumentuose. Sutrumpintas pavadinimas (skliausteliuose) dedamas po visu vardu arba po jo. Rusijos Federacijos subjektų organizacijų, kurios kartu su valstybine Rusijos Federacijos (rusų) kalba turi valstybinę Rusijos Federacijos subjektų kalbą, pavadinimai spausdinami dviem kalbomis.
Filialo, teritorinio padalinio, atstovybės pavadinimas nurodomas, jei jis yra dokumento autorius, ir pateikiamas po organizacijos pavadinimu.
Įtraukiama informacinė informacija apie organizacijąįskaitant: pašto adresą; telefono numerį ir kitą informaciją organizacijos nuožiūra (fakso numeriai, telekso numeriai, banko sąskaitos, el. pašto adresas).
Organizacijos parengto ar paskelbto dokumento tipo pavadinimas turi būti nustatytas įstatuose (organizacijos taisyklėse) ir turi atitikti OKUD (klasė 0200000) numatytus dokumentų tipus. Pavyzdžiui, „Darbo vidaus taisyklės“, „Pareigybės aprašymas“.
Dokumento data yra jo pasirašymo ar patvirtinimo data, protokolui - susirinkimo (sprendimo priėmimo) data, aktui - įvykio data.
Dviejų ar daugiau organizacijų išduotuose dokumentuose turi būti viena (viena) data.
Leidžiama du būdai formatuoti dokumento datą: skaitinis arba žodis-skaitinis.
Taikant skaitmeninį metodą, dokumento data rašoma arabiškais skaitmenimis tokia seka:
mėnesio diena, mėnuo, metai. Mėnesio diena ir mėnuo pavaizduoti dviem poromis arabiškų skaitmenų, atskirtų tašku; metai – keturi arabiški skaitmenys.
Pavyzdžiui, data 2011 m. vasario 5 d. turėtų būti įrašyta taip: 2011-02-05.
Leidžiama datą formatuoti seka: metai, mėnuo, mėnesio diena, pavyzdžiui, 2011.02.05.
Toks datos registravimo būdas plačiai naudojamas archyvuose – lentynose, aplankuose ir kituose dokumentuose datos rašomos „atvirkščia“ seka.
Taikant žodinį-skaitinį metodą, data turėtų būti skaičiuojama: 2011 m. vasario 5 d.
Dokumento registracijos numeris yra nuo jo eilės numerio, kuris organizacijos nuožiūra gali būti papildytas bylų indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, atlikėjus.
Dviejų ar daugiau organizacijų bendrai paskelbto dokumento registracijos numerį sudaro kiekvienos iš šių organizacijų dokumento registracijos numeriai, atskirti pasviruoju brūkšniu dokumente autorių tvarka.
Dokumento registracijos numeris suteikiamas pagal atitinkamoje registracijos formoje padarytą įrašą.

Yra šių tipų registracijos formos:

Registracijos ir kontrolės kortelės (RKK);

Registracijos žurnalai (knygos);

Ekrano formos (naudojant kompiuterines technologijas).

Kai kurių žurnalų ir knygų formas tvirtina oficialios institucijos. Pavyzdžiui, darbo knygelių ir jų įdėklų judėjimo apskaitos knygos forma patvirtinta 2003 m. spalio 10 d. Rusijos Federacijos darbo ministerijos potvarkiu Nr. 69 „Dėl pildymo instrukcijos patvirtinimo“. darbo knygos“.
Tačiau dauguma formų sukurta jūsų nuožiūra darbdavys. Dokumentų formas rasite aukščiau pateiktuose dokumentuose.

Neįregistruotas dokumentas neturi juridinės galios!!!
Nuoroda į registracijos numerį ir datą dokumente nurodomas registracijos numeris ir dokumento, į kurį turi būti atsakyta, data. Šis atributas reikalingas raidėms.
Surinkimo vieta arba dokumento redakcijos nurodomos, jei sunku nustatyti rekvizitais „Organizacijos pavadinimas“ ir „Organizacijos nuorodos duomenys“. Sudarymo ar publikavimo vieta nurodoma atsižvelgiant į priimtą administracinį-teritorinį suskirstymą, gali būti naudojamos tik visuotinai priimtos santrumpos.
adresatas gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Adresuojant dokumentą pareigūnui, prieš pavardę nurodomi inicialai.
Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardininku. Duomenų byloje nurodoma asmens, kuriam skirtas dokumentas, pareigos.
Pavyzdžiui:
generaliniam direktoriui
UAB „Parus“.
V.A. Laptevas
arba

UAB "Mayak"
Apskaita
Vyriausiasis ekonomistas
V.M. Kočetova

Dokumente turi būti ne daugiau kaip keturi gavėjai. Žodis „Kopija“ prieš antrąjį, trečiąjį, ketvirtąjį adresatus nenurodytas. Esant didesniam gavėjų skaičiui, sudaromas dokumento adresų sąrašas.
Reikalingas „Adresas“ gali apimti pašto adresą. Pašto adreso elementai nurodomi pašto paslaugų teikimo taisyklių nustatyta tvarka.
Adresuojant dokumentą organizacijai nurodomas jos pavadinimas, po to – pašto adresas, taip pat leidžiama centruoti kiekvieną atributo „Adresas“ eilutę ilgiausios eilutės atžvilgiu.

Pavyzdžiui:

valstybės agentūra
Visos Rusijos tyrimai
Dokumentologijos ir archyvavimo institutas
Profsoyuznaya g., 82, Maskva, 117393
Siųsdami dokumentą asmeniui, nurodykite gavėjo pavardę ir vardą, patronimą, tada pašto adresą,

Pavyzdžiui:

Abramovas Olegas Pavlovičius
Šv. Sadovaya, d. 5, apt. 12,
Lipki, Tula regionas, 301264
Vienu metu adresuojant dokumentą organizacijai ir asmeniui („kopija“), adresas turi būti išduodamas pagal pavyzdį:
Maskvos srities vidaus reikalų departamentas
Sankt Peterburgas
Katedros vedėjas
S. M. Titovas
Sviridovas Petras Aleksejevičius
Šv. Portovaya, d.82, apt.17
Lomonosovas
Leningrado sritis, 196754
Dokumento patvirtinimo antspaudas- oficialaus dokumento rekvizitas, suteikiantis jo turiniui norminį ar teisinį pobūdį. Dokumento tvirtinimas yra specialus dokumento įgyvendinimo būdas, leidžiantis jį platinti tam tikram organizacijų, pareigūnų ir piliečių ratui.
Dokumentą galima patvirtinti dviem būdais:
pareigūnas (pareigūnai);
specialiai paskelbtas dokumentas.
Abu patvirtinimo būdai turi tą pačią teisinę galią.
Dokumento patvirtinimo antspaudas yra viršutiniame dešiniajame dokumento kampe.
Pareigūnui tvirtinant dokumentą, patvirtinimo antspaudą turi sudaryti žodis TINKU (be kabučių), dokumentą tvirtinančio asmens pareigos, jo parašas, inicialai, pavardė ir tvirtinimo data.

Pavyzdžiui

PATVIRTINTI
generalinis direktorius
UAB „Scarlet Sails“
Asmeninis parašas I. S. Sergejevas
12.01.2011
Dokumento atribute „Patvirtinimo antspaudas“ leidžiama centruoti elementus pagal ilgiausią eilutę.

Pavyzdžiui

PATVIRTINTI
generalinis direktorius
UAB Lomonosovo porceliano gamykla
Asmeninis parašas I. S. Sergejevas
12.01.2011
Kai dokumentą tvirtina keli pareigūnai, jų parašai dedami tame pačiame lygyje.
Kai dokumentas tvirtinamas nutarimu, sprendimu, įsakymu, protokolu, patvirtinimo antspaudą sudaro žodis PATVIRTINTA (PATVIRTINTA, PATVIRTINTA arba PATVIRTINTA), patvirtinančio dokumento pavadinimas instrumentinėje byloje, jo data, numeris.

Pavyzdžiui

PATVIRTINTA
Visuotinio susirinkimo sprendimu
akcininkai 2010-09-15 Nr.14
arba
PATVIRTINTA
Pirmininko įsakymas
banko valdyba
2011-02-01 Nr.12
Patvirtinimo antspaudas yra ne ant kiekvieno dokumento.

Pavyzdinis patvirtintinų dokumentų sąrašas.
Aktai (apžiūros ir revizijos; baigtų statybos objektų, įrenginių priėmimas; nurašymai; ekspertizės, bylų perdavimas; organizacijų, įstaigų, įmonių likvidavimas ir kt.).
Sutartys (dėl darbų atlikimo, materialinio techninio tiekimo, patalpų nuomos; dėl tiekimų, sutarčių, mokslinio techninio bendradarbiavimo, atsakomybės ir kt.).
Užduotys (patalpų, techninių statinių projektavimui, kapitalinei statybai; tyrimų, projektavimo ir technologiniams darbams; techniniams ir kt.)
Instrukcijos (taisyklės) - (oficialios; biuro darbas; sauga; vidaus darbo taisyklės ir kt.)
Standartai (žaliavų, medžiagų, elektros sąnaudos; technologinis projektavimas; darbuotojų skaičius ir kt.)
Ataskaitos (apie gamybinę veiklą, komandiruotes, tiriamąjį darbą ir kt.)
Sąrašai (darbuotojų, kurių darbo laikas nereguliarus, pareigybės; įmonės, kurioms taikomos tam tikros lengvatos; standartinė dokumentinė medžiaga, sukurta ministerijų, departamentų ir kitų organizacijų veikloje, nurodant medžiagų galiojimo laiką ir kt.)
Planai (gamyba; statyba ir montavimas, projektavimas ir apžiūra, tiriamieji darbai, naujų technologijų diegimas; produkcijos pristatymas kooperatyvais; produkcijos paskirstymas pagal nustatytą asortimentą; pajamos iš būsto ir komunalinių paslaugų, kapitalinio remonto; kolegijos darbas, mokslinis ir techninė taryba, mokslininkų patarimai ir kt.)
Nuostatai (dėl organizacijos; struktūrinis padalinys; premijos, kvalifikacijos kėlimas ir kt.)
Programos (darbų ir renginių vykdymas; mokymai ir kt.)
Darbų gamybos sąmatos.
Sąmatos (išlaidos administraciniam aparatui, pastatams, patalpoms, statiniams išlaikyti; įmonės fondo lėšų panaudojimui; naujų gaminių gamybai paruošti ir plėtoti; kapitalinei statybai ir kt.)
Standartų būsena, šaka, specifikacijos.
Struktūra ir personalas.
Tarifų įkainiai.
Organizacijos įstatai.
Vieningų dokumentų formos.
Tvarkaraščiai ir jų pakeitimai.
Rezoliucija.
Nutarime yra nuoroda dėl dokumente išdėstyto klausimo sprendimo (sprendimo rengimo).
Rezoliucijoje, kurią ant dokumento surašo atitinkamas pareigūnas, nurodomos atlikėjų pavardės, pavardės, inicialai, užsakymo turinys (jei reikia), terminas, parašas ir data.

Pavyzdžiui:

Zaiceva A.V.
Nikitinas P.S.
Prašau parengti projektą
Sutartys su įmone "Hermes"
iki 2011-01-21
Asmeninis parašas
data
Nutarimą leidžiama išduoti atskirame lape.
Teksto pavadinimas apima dokumento santrauką. Pavadinimas turi atitikti dokumento tipo pavadinimą. Pavadinimas gali atsakyti į tokius klausimus:
apie ką (apie ką), ką (kam)?
Pavyzdžiui: įsakymas sudaryti atestavimo komisiją; vadovaujančio dizainerio pareigybės aprašymas.
Ant A5 formato blankų surašytų dokumentų teksto antraštės leidžiama nenurodyti.
Kontrolinis ženklas dokumento įforminimui jie žymimi raide „K“, žodžiu arba antspaudu „Kontrolė“.
Dokumento tekstas sudaromas valstybine Rusijos Federacijos kalba arba Rusijos Federaciją sudarančių subjektų valstybinėmis kalbomis pagal Rusijos Federacijos ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų įstatymus.
Dokumentų tekstai sudaromi anketos, lentelės, nuoseklaus teksto arba šių struktūrų derinio forma.
Rengiant tekstą anketos forma, charakterizuojamo objekto požymių pavadinimai turi būti išreikšti daiktavardžiu vardininko linkme arba fraze su antrojo asmens daugiskaitos esamojo ar būtojo laiko veiksmažodžiu („turėti“, „savas“ arba „buvo“, „buvo“ ir pan.). Žodžiu išreikštos charakteristikos turi atitikti ženklų pavadinimus.
Lentelės stulpeliuose ir eilutėse turi būti antraštės, išreikštos daiktavardžiu vardininko linkme. Stulpelių ir eilučių paantraštės turi atitikti antraštes.

Jei lentelė atspausdinta daugiau nei viename puslapyje, lentelės stulpeliai turi būti sunumeruoti ir tolesniuose puslapiuose spausdinami tik šių stulpelių numeriai.
Susietas tekstas paprastai susideda iš dviejų dalių.
Pirmoje dalyje nurodomos dokumento sudarymo priežastys, pagrindai, tikslai,
antroje (galutinėje) - sprendimai, išvados, prašymai, pasiūlymai, rekomendacijos.
Tekste gali būti tik baigiamoji dalis (pvz., įsakymai – administracinė dalis nenurodant; raštai, pareiškimai – prašymas be paaiškinimo).
Kitų organizacijų ar anksčiau paskelbtų dokumentų pagrindu parengto dokumento tekste nurodomi jų rekvizitai:
dokumento pavadinimas;
organizacijos pavadinimas – dokumento autorius;
dokumento data;
dokumento registracijos numeris;
teksto pavadinimas.
Jei tekste yra keli sprendimai, išvados ir pan., tuomet jį galima suskirstyti į skyrius, poskyrius, pastraipas, kurios numeruojamos arabiškais skaitmenimis.
Dokumentuose (užsakymas, instrukcija) vadovavimo vienybės principais veikiančioms organizacijoms, taip pat organizacijos vadovybei adresuotuose dokumentuose tekstas rašomas vienaskaitos pirmuoju asmeniu („užsakau“, „siūlau“, „prašau“).
Dokumentuose kolegialūs organai tekstas nurodomas vienaskaitos trečiuoju asmeniu („nusprendžia“, „nusprendė“).
Bendruose dokumentuose tekstas nurodomas daugiskaitos pirmuoju asmeniu („užsakome“, „nusprendėme“).
Protokolo tekstas nurodomas daugiskaitos trečiuoju asmeniu („išklausė“, „kalbėjo“, „nusprendė“, „nusprendė“).
Organizacijų, jų struktūrinių padalinių teises ir pareigas nustatančiuose dokumentuose (nuostatuose, instrukcijose), taip pat aprašuose, faktų vertinimuose ar išvadose (akte, pažymoje) naudokite teksto pateikimo iš vienaskaitos trečiojo asmens formą. arba daugiskaita („skyrius atlieka funkcijas“ , „asociacija apima“, „komisija įsteigė“).
Laiškuose naudojamos šios pateikimo formos:
- nuo daugiskaitos pirmojo asmens („prašome siųsti“, „siųsti svarstyti“);
- nuo vienaskaitos pirmojo asmens („Manau, kad tai būtina“, „Prašau paryškinti“);
– iš vienaskaitos trečiojo asmens („ministerija neprieštarauja“).
Paraiškos buvimo žymėjimas, įvardijami dokumento tekste, surašomi taip:
Naudojimas: 5 litrams. 2 egzemplioriais.
Jei laiške yra priedas, kurio tekstas neįvardytas, tada nurodykite jo pavadinimą, lapų skaičių ir kopijų skaičių; jei yra kelios paraiškos, jos sunumeruojamos ,

Pavyzdžiui:

Programos.
1. Regioninio skolinimo skyriaus nuostatai 5 metams. 1 egzemplioriuje.
2. Regiono kredito skyriaus dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės 7 lapams. 2 egzemplioriais.
Ženklas dedamas nuo pastraipos nuo kairiosios dokumento paraštės per tris intervalus.
Jei priedai įrišti, lapų skaičius nenurodomas.

Kiekvienas personalo pareigūnas darbo metu turi surašyti daug tos pačios rūšies dokumentų ir šie dokumentai turi būti surašyti teisingai ir vienodai. Žinoma, teisės aktai apibrėžia pagrindinę unifikuotų formų, darbo knygelių pildymo tvarką, darbo sutarties turinį. Bet norint organizuoti darbą su dokumentais savo įmonėje, patartina parengti Personalo įrašų valdymo instrukciją ir darbo eigos grafiką.

Teisinė galia yra oficialaus dokumento nuosavybė, kurią jam suteikia galiojantys teisės aktai, jį išdavusios institucijos kompetencija ir nustatyta registravimo tvarka. Reikalingų rekvizitų nebuvimas arba neteisingas jų įforminimas gali lemti tai, kad dokumentas neturės juridinės galios (pavyzdžiui, nėra parašo ar datos). Jei jame nėra teksto pavadinimo ar pastabos apie menininką, tai tik sukels tam tikrų sunkumų dirbant su dokumentu, bet neturės įtakos jo teisinei vertei.

Privalomi rekvizitai, užtikrinantys dokumentų teisinę galią:

organizacijos pavadinimas (pareigūnas) - dokumento autorius;

dokumento tipo pavadinimas; dokumento data;

Registracijos numeris;

dokumento patvirtinimo antspaudas;

tekstas; parašas;

Parašas yra privalomas bet kurio dokumento rekvizitas. Pareigūnas, pasirašydamas dokumentą, prisiima atsakomybę: už dokumento tikrumą; už visas galimas dokumento vykdymo (įteisinimo) pasekmes. Pasirašymo teisė suteikiama tam tikriems asmenims ir gali būti nustatyta: įmonės įstatuose; reglamente dėl įmonės (dėl struktūrinio padalinio); raštinės darbo instrukcijose; darbuotojo pareigybės aprašyme; paskirstant pareigas. Organizacijos dokumentus pasirašo direktorius arba jo pavaduotojai. Struktūrinių padalinių dokumentus pasirašo jų vadovai. Kai kuriais klausimais parašo teisę gali turėti kiti darbuotojai, pavyzdžiui, vadovaujantys įmonės specialistai. Parašas dedamas ant pirmojo dokumento egzemplioriaus, jei reikia, ant kitų egzempliorių, pavyzdžiui, sudarant sutartį.

Dokumento data yra viena iš svarbiausių dokumento detalių. Jei dokumente nėra datos, jis negalioja.

Antspaudas yra teisiškai reikšmingas rekvizitas, kuriuo tvirtinamas pareigūno parašas ant svarbiausių (ar finansinių) dokumentų.

Antspaudas liudija: apie dokumento tikrumą, apie dokumento priklausymą antspaude nurodytai organizacijai. Antspaudu tvirtinami dokumentai, kurių paskelbimas reiškia:

- bet kokios teisinės pasekmės, pavyzdžiui, įmonės steigimas, reorganizavimas;
- materialinės pasekmės, pavyzdžiui, materialinių vertybių perdavimas, organizacijos ar asmens teisės į ką nors patvirtinimas.

Patvirtinimo antspaudas – kai kurie dokumentai įgyja juridinę galią tik nuo tada, kai juos patvirtina vadovas ar aukštesnė institucija. Patvirtinimo antspaudas yra oficialaus dokumento, suteikiančio jo turiniui norminį ar teisinį pobūdį, rekvizitai. Privaloma patvirtinti: įstatai, įmonių (filialų) nuostatai; personalo tvarkaraščiai; patikrinimų, priėmimo ir perdavimo aktai; pareigybių aprašymai; sąmatos, verslo planai, ataskaitos ir kt. P.

Registracijos numeris yra papildoma dokumento autentiškumo garantija. Tai rodo, kad dokumentas praėjo visus tvarkymo etapus, yra įregistruotas, taigi yra oficialus įmonės dokumentas. Elektroninis skaitmeninis parašas naudojamas elektroniniam dokumentui suteikti teisinę galią. Elektroninis dokumentas pripažįstamas teisiškai reikšmingu tik tuo atveju, jei elektroninio skaitmeninio parašo autentiškumo patikrinimo rezultatas yra teigiamas.

Elektroninis skaitmeninis parašas (EDS) yra elektroninio dokumento atributas, skirtas apsaugoti šį elektroninį dokumentą nuo klastojimo, gautas kriptografiškai transformuojant informaciją naudojant privatų elektroninio skaitmeninio parašo raktą ir leidžiantis identifikuoti parašo savininką. rakto sertifikatą, taip pat nustatyti, ar elektroniniame dokumente nėra informacijos iškraipymo.dokumentas. EDS elektroniniame dokumente prilygsta ranka rašytam parašui popieriniame dokumente, jei laikomasi šių sąlygų:

- sertifikavimo centro išduotas parašo rakto sertifikatas galioja elektroninio dokumento pasirašymo metu; patvirtinamas elektroninio skaitmeninio parašo autentiškumas elektroniniame dokumente;
- naudojamas elektroninis skaitmeninis parašas pagal parašo rakto sertifikate nurodytą jo informaciją. Šios technologijos dėka gaunamas elektroninis dokumentas: turintis juridinę galią; patvirtinantis dokumento autorystę; patvirtinantis, kad dokumente nėra iškraipytos informacijos. Kad popierinio dokumento kopija turėtų originalo juridinę galią, ji turi būti patvirtinta nustatyta tvarka. Šiuo tikslu uždedami rekvizitai „ženklas ant kopijos patvirtinimo“, kuriame yra: patvirtinimo užrašas „Teisingas“; kopiją patvirtinusio asmens pareigos; jo parašas; sertifikavimo data;
- spausdinimas (svarbiausių ar išorinių dokumentų). Sertifikavimą atlieka pati įmonė arba, jei reikia, notaras.

Pagal norminius teisės aktus arba šalių susitarimu popierinis dokumentas su antspaudu, paverčiamas elektroniniu dokumentu, gali būti patvirtintas elektroniniu skaitmeniniu pareigūno parašu. Įmonėms leidžiama sertifikuoti:

- piliečių pateiktų dokumentų kopijos kreipiantis dėl darbo, studijų;
- dokumentų, skirtų darbuotojų socialinėms problemoms spręsti, kopijas. Įmonėje kopijas tvirtina: organizacijos vadovas; pareigūnas (personalo skyriaus vedėjas).

vienas?. „Dokumento teisinės galios“ sąvoka, jos įtvirtinimas valstybiniame standarte.

GOST 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai". Dokumento teisinė galia yra oficialaus dokumento nuosavybė, kurią jam suteikia galiojantys teisės aktai, jį išdavusios institucijos kompetencija ir nustatyta registravimo tvarka.

2?. Informacija apie dokumento formą. Dokumento turinys, privalomumas. Dokumentų sertifikato sudėtis: patvirtinimas, parašas, antspaudas.

Kad dokumentas galiotų, jis turi būti:

Tinkamai įrėmintas;

Neprieštarauti galiojančių teisės aktų turiniui;

Paskelbti turi teisę tai daryti organizacija.

Reikalingų rekvizitų nebuvimas arba neteisingas jų įforminimas gali lemti tai, kad dokumentas neturės juridinės galios (pavyzdžiui, nėra parašo ar datos). Jei jame nėra teksto pavadinimo ar pastabos apie menininką, tai tik sukels tam tikrų sunkumų dirbant su dokumentu, bet neturės įtakos jo teisinei reikšmei.

Dokumento teisinę galią užtikrina kiekvienai dokumentų rūšiai nustatytas rekvizitų rinkinys - privalomi oficialaus dokumento įforminimo elementai. Pagrindinis dokumentas, nustatantis detalių sudėtį ir jų vykdymo reikalavimus, yra GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui". Privalomi rekvizitai, užtikrinantys dokumentų teisinę galią:

Organizacijos pavadinimas (pareigūnas) – dokumento autorius;

dokumento tipo pavadinimas;

Dokumento data;

Registracijos numeris;

Dokumento patvirtinimo antspaudas;

Parašas;

Taip pat, remiantis kai kuriais šaltiniais: patvirtinimo viza, ženklas ant kopijos sertifikato, informaciniai duomenys apie organizaciją.

Parašas yra privalomas bet kurio dokumento rekvizitas; pareigūnas, pasirašydamas dokumentą, prisiima atsakomybę už dokumento tikrumą ir už visas galimas dokumento vykdymo pasekmes.

Dokumento data– viena iš svarbiausių dokumento detalių. Jei dokumente nėra datos, jis negalioja.

Antspaudas- juridinę reikšmę turintis rekvizitas, naudojamas pareigūno parašui ant svarbiausių (ar finansinių) dokumentų patvirtinti.

Patvirtinimo antspaudas- kai kurie dokumentai įgyja juridinę galią tik nuo tada, kai juos patvirtina vadovas ar aukštesnė institucija.

Registracijos numeris yra papildoma dokumento autentiškumo garantija. Tai rodo, kad dokumentas praėjo visus tvarkymo etapus, yra įregistruotas, taigi yra oficialus įmonės dokumentas.

Personalo dokumentų tvarkymo įstatyminė ir reguliavimo bazė

Personalo dokumentų tvarkymo teisinės ir reguliavimo sistemos struktūra:
1. Rusijos Federacijos įstatymai.
2. Rusijos Federacijos prezidento dekretai, Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimai; Organizacijų, vietos vykdomosios valdžios institucijų personalo apskaitos tvarkymo metodiniai dokumentai.
3. Rusijos Federacijos valstybinio standarto, ministerijų, departamentų, federalinės vykdomosios valdžios institucijų norminiai aktai.

Darbo ir pensijų teisės aktai dėl pareigos dokumentuoti darbą su personalu.

· Rusijos Federacijos darbo kodeksas. Tai yra pagrindinis dėsnis, kuriuo turėtų vadovautis personalo specialisto darbas bet kurioje organizacijoje. Darbo kodekso normos reglamentuoja darbuotojų priėmimo į darbą ir atleidimo iš darbo tvarką, jų darbo ir poilsio laiko organizavimą, darbo užmokesčio mokėjimo sąlygas, darbuotojų skyrimą įvairiomis išmokomis ir kompensacijomis.

· Vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikacinis žinynas (Patvirtintas Rusijos darbo ministerijos 1998 m. rugpjūčio 21 d. potvarkiu Nr. 37 (su 2001 m. balandžio 20 d. pakeitimais): viena iš personalo skyriaus vedėjo pareigų yra užtikrinti dokumentų apie pensiją rengimą. draudimas, taip pat jų pateikimas socialinio draudimo institucijai. Prašymo gauti pensiją, pensijos skyrimo ir pensijos dydžio perskaičiavimo, perėjimo iš vienos pensijos į kitą taisyklės pagal federalinius įstatymus „Dėl darbo pensijų Rusijos Federacijoje“ (2001 m. gruodžio 17 d. Nr. 173-FZ ) ir „Dėl valstybinių pensijų aprūpinimo Rusijos Federacijoje“ įstatymas( 2001 m. gruodžio 15 d. Nr. 166-FZ) (patvirtintas Rusijos darbo ministerijos ir Rusijos Federacijos pensijų fondo dekretu, 2002 m. vasario 27 d. Nr. 17 / 19pb; registruotas Rusijos teisingumo ministerijoje 2002 m. gegužės 31 d. (registracijos Nr. 3491), paskelbta Rossiyskaya Gazeta 2002 m. birželio 5 d.

Personalo dokumentacijos pateikimas Federalinės darbo inspekcijos, kitų federalinių ir viešųjų priežiūros ir kontrolės organų priežiūros ir kontrolės veiklos metu; prokuratūros institucijos.

· Pagal taisykles Rusijos Federacijos darbo kodeksas, Valstybinė darbo inspekcija yra įgaliota prižiūrėti ir kontroliuoti, kaip darbdaviai laikosi darbo įstatymų. Valstybiniai darbo inspektoriai, vykdydami priežiūrą ir kontrolę, turi plačias teises, turi teisę laisvai lankytis visų organizacinių ir teisinių formų bei nuosavybės formų organizacijose, taip pat darbdaviuose – asmenys, reikalauti iš darbdavių ir jų atstovų dokumentų, paaiškinimų, informacija, reikalinga priežiūros ir kontrolės funkcijoms atlikti.

· 2006 m. liepos 27 d. Rusijos Federacijos federalinis įstatymas Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“. Remiantis šiuo įstatymu, yra pastatytas visas personalo tarnybos darbas su darbuotojų asmens duomenimis. Pavyzdžiui, sprendžiamas klausimas, kaip bus tvarkoma ir kur bus saugoma informacija, gauta iš darbuotojo jam pradėjus dirbti.

· 2004 m. liepos 29 d. Rusijos Federacijos įstatymas Nr. 98-FZ „Dėl komercinių paslapčių“. Jame nustatomas informacijos, galinčios sudaryti organizacijos komercinę paslaptį, sąrašas, darbuotojų, galinčių su ja susipažinti, sąrašas, susipažinimo su slaptais duomenimis tvarka, atsakomybė už konfidencialios informacijos skleidimą.

· 1999 m. liepos 17 d. Rusijos Federacijos įstatymas Nr. 181-FZ „Dėl darbo apsaugos Rusijos Federacijoje pagrindų“. Šio dokumento nuostatos leidžia kompetentingai sukurti darbo apsaugos sistemą organizacijoje. Nustačius darbo apsaugos ir saugos taisyklių pažeidimą, darbo inspektorius kaltus pareigūnus patraukia administracinėn atsakomybėn.

· 2001 m. rugpjūčio 8 d. Rusijos Federacijos įstatymas Nr. 134-FZ „Dėl juridinių asmenų ir individualių verslininkų teisių apsaugos vykdant valstybinę kontrolę (priežiūrą)“. Įstatymas suteikia supratimą apie darbdavio teises ir pareigas atliekant įvairius patikrinimus organizacijoje. Pavyzdžiui, įstatyme nurodomi dokumentai, kurių darbdavys turi teisę reikalauti iš inspektoriaus, kai jis pasirodo organizacijoje, įmonės atstovo teisė asmeniškai dalyvauti atliekant patikrinimą, kaip organizacija gali apskųsti nepatenkinamus patikrinimo rezultatus. patikrinimą.

Organizacijose, kaip gamybos proceso dalį, darbuotojai susirašinėja tarpusavyje. Jie rašo pareiškimus, informuoja vieni kitus pranešimais apie atliktų darbų eigą ar apie tai, kaip juos reikia atlikti. Dažnai tokie dokumentai yra labai svarbūs, todėl turi turėti juridinę galią.

Norint suteikti dokumentui teisinę galią, reikia laikytis šių taisyklių:

darbdavys, kurdamas vidinio susirašinėjimo dokumentą, privalo laikytis galiojančių teisės aktų normų;

darbuotojas gali išduoti dokumentą tik pagal savo kompetenciją;

darbdavys privalo laikytis dokumentų rengimo ir įforminimo, taip pat darbuotojų supažindinimo su jomis taisyklių (jei reikia).

Rekvizitai, suteikiantys dokumentui juridinę galią

Privaloma rekvizitų sudėtis, suteikianti sukurtiems dokumentams juridinę galią:

1. Dokumento autorius (organizacijos, įstaigos, įmonės pavadinimas, nurodant padalinį ar teisinę formą). Alternatyva būtų atspausdinti dokumentą ant firminio blanko. Kai kuriuose dokumentuose papildomai nurodomas miestas, kuriame šis dokumentas buvo paskelbtas.

2. Dokumento pavadinimas (įsakymas, reglamentas ir kt.).

3. Dokumento sukūrimo, patvirtinimo, įsigaliojimo data.

4. Šio dokumento registravimo indeksas (numeris) pagal įmonės priimtą registravimo sistemą.

6. Organizacijos vadovo ar jo įgalioto atsakingo asmens parašas. Galvos parašas gali būti tvirtinamas keliomis formomis, visų pirma:

6.1. Tiesioginis parašas (kaip pagal įsakymus unifikuotomis formomis - nurodant vietą, parašo dekodavimą ir patį parašą).

6.2. Tiesioginis patvirtinimo antspaudas, pasirašytas šios organizacijos vadovo (arba įgalioto pareigūno). Patvirtinimo antspaudas dedamas viršutinėje dokumento antraštėje dešinėje pusėje.

6.3. Netiesioginis patvirtinimo antspaudas, tarpininkaujant, pavyzdžiui, patvirtinant įsakymu. Toks antspaudas, kaip taisyklė, dedamas ir ant viršutinės dokumento antraštės dešinėje pusėje (kaip vieningoje formoje T-3 – Personalas).

6.4. Vadovo nutarimo forma, pavyzdžiui, darbuotojo pareiškime. Nutarimą turi sudaryti keturios dalys: nutarimo gavėjas, pats administracinis veiksmas ar nurodymas, vadovo parašas ir nutarimo išdavimo data. Rezoliucija, kaip taisyklė, priklijuojama ranka bet kurioje laisvoje dokumento vietoje, bet dažniausiai viršutinėje jo dalyje.

7. Vizų patvirtinimas tų tipų dokumentams, kurie be tokių vizų neturės visos teisinės galios. Pavyzdžiui, vizų tvirtinimas su pirminiu profesinės sąjungos organu, atsižvelgiant į atstovaujamojo organo nuomonę, susitarimas su advokatu, su vyriausiuoju buhalteriu ir kt. Dokumentai, kuriems reikalingas patvirtinimas, nustatomi pagal galiojančių teisės aktų reikalavimus, unifikuotas formas ir pačios organizacijos vidaus vietinius reglamentus, ypač biuro darbo instrukcijas ar skyrių nuostatas ir pan. (jei yra). Patvirtinimo viza gali būti šių formų:

7.1. Patvirtinimą patvirtinančio dokumento nuoroda (vieninga forma T-7). Patvirtinimo antspaudas paprastai dedamas apatinėje dizaino dalyje kairėje pusėje.

7.2. Nurodoma susitarimą patvirtinanti formuluotė, asmens ar asmenų, su kuriais buvo sudaryta sutartis, pareigos, parašas / parašai, jų nuorašai ir susitarimo datos. Patvirtinimo viza paprastai tvirtinama dokumento įforminamosios dalies apačioje arba bet kurioje laisvoje vietoje.

8. Susipažinimo vizos turi būti pagal visus personalo įsakymus ir kitus dokumentus, kurie iš esmės turi būti įteikti tam tikram darbuotojų ratui. Į šį rekvizitą taip pat įtraukiama ranka parašyta darbuotojų susipažinimo data po pasirašytu dokumentu. Susipažinimo viza klijuojama dokumento apačioje centre arba kairėje pusėje.

Valstybinio statistikos komiteto parengtos unifikuotos formos yra sudarytos atsižvelgiant į tai, kad dokumentai suteikia juridinę galią ir juose yra visi nurodyti rekvizitai (nors yra ir išimčių, pvz., darbuotojo asmens kortelė – vieningoje formoje T-2 nėra registracijos numerio). , nes šie dokumentai saugomi ne chronologiškai, o abėcėlės tvarka).

Visų nurodytų detalių vieningoje formoje pavyzdys pateikiamas žemiau, kaip pavyzdį naudojant vieningą formą T-6 – užsakymas atostogoms.

Teisinės galios suteikimas vidaus susirašinėjimo dokumentams

Vidinis susirašinėjimas organizacijoje sprendžia šias užduotis:

1. Raštu išreiškia ir dokumentuoja vienos iš šalių, darbdavio ar darbuotojo nuomonę, prašymą, pasiūlymą arba yra kitos šalies informavimo pobūdis.

2. Tai neatsiejama darbo sutarties nutraukimo, darbuotojų perkėlimo, atostogų įregistravimo ir kitų personalo procedūrų grandis.

3. Tarnauja kaip būtinas rašytinis įrodymas nagrinėjant darbo ginčą.

Kad vidinė korespondencija galėtų atlikti visas aukščiau nurodytas užduotis, turi būti įvykdytos šios sąlygos:

1. Dokumentas turi būti tinkamai įformintas, su visais jam reikalingais rekvizitais.

2. Dokumentas turi turėti registracijos numerį pagal gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų registrą.

3. Į šį dokumentą turi būti oficialiai atsakyta gaunančioji šalis. Pavyzdžiui, rezoliucijos forma.

4. Dokumentas turi būti saugomas atsižvelgiant į nustatytus archyvavimo reikalavimus.

Dažniausiai darbuotojas vidinį susirašinėjimą veda pareiškimų, tarnybinių ir atmintinių pagalba, o darbdavys – pranešimų forma. Vidaus susirašinėjimo dokumentai surašomi ne tik esant būtinybei keistis tarnybiniais pranešimais tarp darbuotojų, bet ir tarp padalinių vadovų bei darbuotojų, vieno skyriaus vadovų ir kitų ir kt.

Šiuo metu didžioji dalis šios korespondencijos vyksta elektroniniu formatu, žinutėmis elektroniniu paštu . Su tokiais pranešimais itin sunku įrodyti, kad šį elektroninį dokumentą sukūrė būtent šis darbuotojas (net ir nustatydami slaptažodžius turėsite įrodyti, kad niekas, išskyrus šį konkretų darbuotoją, nežinojo slaptažodžio norint pasiekti konkretų el. Todėl kilus konfliktui ar galimam konfliktui, rekomenduojama dokumentus surašyti popierine forma, patvirtinančius savo parašu, ir registruotis per pareigūną įmonėje, atsakingoje už dokumento registravimą.

Tokiai korespondencijai galima suteikti juridinę galią, jei darbuotojas elektroninius pranešimus atspausdina ir pareigūnas juos užregistruoja. Be to, vidiniuose įmonės dokumentuose (vidiniuose vietiniuose reglamentuose) kaip veikiantis komunikacijos mechanizmas turi būti užfiksuotas būtent toks informacijos mainų būdas, taip pat pranešimų tikrinimo dažnumas.

Apsvarstykite bendruosius teisinės galios suteikimo vidinio susirašinėjimo dokumentams – pareiškimams ir pranešimams – principus. Šie dokumentai dažnai yra pagrindinis įrodymas darbo ginčuose, todėl kompetentingas darbas su jais yra itin svarbus siekiant apsaugoti darbdavio interesus.

Registracijos ypatybės ir teisinės galios suteikimas pareiškimams

Darbdavys suinteresuotas, kad asmeniniai darbuotojų pareiškimai būtų pildomi ranka. Paprastai organizacijos naudoja šablonines formas, kuriose ranka turi būti užpildytas bent darbuotojo parašas ir prašymo pasirašymo data. Neretai toks pareiškimų vykdymas teisminiame konflikte interpretuojamas kaip spaudimo darbuotojui faktas.

Iš esmės paraiška gali būti sukurta ir automatiškai, tačiau vis dėlto po to ji atspausdinama ir pasirašo šią paraišką surašęs asmuo.

Pageidautina, kad prašyme, atsižvelgiant į pirmiau nurodytą teisinės galios suteikimo dokumentams tvarką, būtų nurodyta ši informacija:

1. Dokumento pavadinimas yra „Paraiška“.

2. Adresatas – kam siunčiama paraiška, nurodant pareigas konkrečioje organizacijoje, pilnas pavardė. pareigūnas.

3. Sudarytojas – iš kurio siunčiama, nurodant pareigas ir vardą. darbininkas.

4. Pareiškimo tekstas.

5. Prašymo rengėjo parašas.

6. Paraiškos pateikimo data.

7. Tvirtinimo parašai (dažniausiai su struktūrinio padalinio vadovu – jei reikia). Šis rekvizitas yra neprivalomas. Todėl jo buvimą lemia darbo su tokiais dokumentais principai konkrečioje organizacijoje.

8. Paraiškos registracijos numeris. Dokumentui suteikiamas numeris pagal gaunamų dokumentų žurnalą (arba kitą žurnalą, priklausomai nuo registracijos sistemos konstrukcijos konkrečioje organizacijoje), nurodant numerį, dokumento priėmimo datą ir atsakingo asmens parašą. (pavyzdžiui, sekretorius). Už šių dokumentų gavimą atsakingas asmuo užsirašo numerį.

9. Asmens, kuriam buvo kreiptasi arba kuris yra įgaliotas spręsti konkretų klausimą, sprendimas. Rezoliucijoje turi būti ranka rašytas parašas, data ir administracinis sprendimas dėl prašymo išdavimo, nurodant konkretų pareigūną (jo pavardę ar tiesiog skyrių), kuriam siunčiamas šis įsakymas ir (jei reikia) data, iki kada įsakymas buvo priimtas. nutarime nurodytas turi būti įvykdytas.

10. Pagal šią paraišką atlikus personalo procedūras, joje galima daryti žymes apie vadovo įsakymo vykdymą (žr. 8 pavyzdį). Paprastai jie tvirtinami dokumento dizaino dalies apačioje kairėje arba bet kurioje laisvoje vietoje.

11. Gali būti bylos, kuriai išsiųstas šis prašymas, numerio žymos.

Čia yra programos pavyzdys su visa reikalinga informacija.

Registracijos ypatybės ir teisinės galios suteikimas pranešimams

Darbdavys rašo pranešimus, kad apie ką nors informuotų darbuotoją. Pavyzdžiui, įspėti jį apie numatomą darbuotojų skaičiaus mažinimą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 180 straipsnis), apie artėjančias reguliarias kasmetines atostogas pagal įmonės atostogų grafiką (Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnis). , apie būsimą darbo sutarties sąlygų pakeitimą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 74 str.), apie tai, kad su darbuotoju trumpinama terminuota darbo sutartis (DK 79 str. Rusijos Federacija) ir kt.

Oficialūs pranešimai laikytis darbo teisės aktų nustatytos tvarkos turi būti surašomi tik popierine forma, nes šie dokumentai bus patvirtinimas, kad laikomasi nustatytos tvarkos, o darbuotojas, kaip taisyklė, patvirtina šio įspėjimo gavimą pats dokumentas.

Žemiau pateikiamos Darbo kodekso ištraukos, patvirtinančios rašytinės formos pranešimo reikalavimą tam tikrais darbo teisės aktų reikalavimų laikymosi atvejais.

Dokumento fragmentas

Rusijos Federacijos darbo kodeksas

74 straipsnis

(...) Darbdavys privalo pranešti darbuotojui apie būsimus šalių nustatytus darbo sutarties sąlygų pakeitimus, taip pat priežastis, dėl kurių buvo būtina atlikti tokius pakeitimus. rašymas ne vėliau kaip per du mėnesius, jeigu šiame kodekse nenustatyta kitaip.

Jei darbuotojas nesutinka dirbti naujomis sąlygomis, darbdavys privalo rašymas pasiūlyti jam kitą darbdavio prieinamą darbą (tiek laisvą ar darbuotojo kvalifikaciją atitinkantį darbą, tiek laisvą žemesnę pareigybę arba mažiau apmokamą darbą), kurį darbuotojas gali dirbti atsižvelgdamas į savo sveikatos būklę.

79 straipsnis. Terminuotos darbo sutarties nutraukimas

Terminuota darbo sutartis nutraukiama pasibaigus jos galiojimo laikui. Apie darbo sutarties nutraukimą dėl jos pasibaigimo darbuotojas turi būti įspėtas raštu likus ne mažiau kaip trims kalendorinėms dienoms iki atleidimo iš darbo, išskyrus atvejus, kai terminuotos darbo sutarties, sudarytos darbo pareigų vykdymo laikotarpiui, terminas. nesančio darbuotojo galiojimo laikas baigiasi.

123 straipsnis

Mokamų atostogų suteikimo tvarka nustatoma kasmet pagal atostogų grafiką (...).

Darbuotojas turi būti įspėtas apie atostogų pradžios laiką. pagal dažymą ne vėliau kaip prieš dvi savaites iki jos pradžios.

180 straipsnis

(...) Darbuotojus darbdavys įspėja asmeniškai ir pagal dažymą ne vėliau kaip prieš du mėnesius iki sutarties nutraukimo.

Visais šiais atvejais darbdavys turės patvirtinti įspėjimo darbuotojui faktą tam tikrą laiką, atitinkantį darbo teisės aktų reikalavimus. Todėl tokie pranešimai darbuotojui įteikiami asmeniniu parašu. O įteikiant pranešimą svarbiausia ne tiek darbuotojo pasirašymas, kiek tokio pranešimo gavimo datos nurodymas.

Pranešime yra ta pati informacija, kuri turėtų būti nurodyta bet kuriame personalo dokumente.

Vidaus susirašinėjimo dokumentų registravimo sistema

Darbdaviui bus lengviau apsiginti kilus darbo konfliktui (taip pat ir teisminiam), jei organizacija turės kompetentingai sukurtą dokumentų registravimo sistemą. Registracijos įmonėje sistema reikalinga:

fiksuoti dokumentų prieinamumą ir sekti jų judėjimą;

suteikiant teisinę galią įmonės dokumentams;

optimalus vidinio dokumentų srauto organizavimas įmonėje;

ginant darbdavio interesus teisminio konflikto atveju. Tokiu atveju žurnalo registravimo sistema patvirtins faktą, kad dokumentas buvo sukurtas tam tikrą dieną.

Žurnalų (buhalterinių knygų) skaičius, kurį būtina vesti, tiesiogiai priklauso nuo organizacijos veiklos ypatybių. Kad apskaitos žurnalai (knygos) atliktų ne tik dokumentų registravimo funkciją, bet ir būtų įrodymas kilus konfliktui, kad dokumentas iš tikrųjų buvo sukurtas per tam tikrą laikotarpį ir vėliau negalėjo būti įvestas, registruojant šiuos žurnalus rekomenduojama laikytis šių taisyklių.

Žurnalai turi:

turėti kietą dangą (kad būtų laikomasi galiojimo laiko);

turėti klijų įrišimą (kad būtų įrodyta, kad neįmanoma arba sunku pašalinti lapą arba pridėti lapą prie esamo žurnalo);

turėti sunumeruotus puslapius nuo pradžios iki pabaigos;

būti susiūtas;

būti patvirtintas juridinio asmens antspaudu ir organizacijos vadovo parašu (išskyrus pirmas dvi darbo knygų apskaitos knygas, kurios turi būti patvirtintos vaškiniu antspaudu arba antspaudu (Dekreto 41 punktas). Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. Nr. 225 „Dėl darbo knygų“).

Žurnalų, kuriuose galima registruoti vidinio susirašinėjimo dokumentus, vidinį vaizdą kuria pačios organizacijos, nes nėra vieningų žurnalų formų. Žemiau pateikiamas jų formos pavyzdys.

Kopijos ir dublikatai

Dažnai vidinio susirašinėjimo dokumentai pareigūnams perduodami kopijų ar dublikatų pavidalu, ypač jei dokumento originalas siunčiamas aukštesniam pareigūnui arba įtraukiamas į bylą, tačiau su dokumentu reikia imtis tam tikrų tolesnių veiksmų.

Kopijuoti Dokumentas gali būti faksimilinis arba nemokamas. Fakso kopija pilnai atkuria dokumento turinį ir visus jo išorinius požymius – originale esančius duomenis (įskaitant parašą ir antspaudą) ar jų dalį, jų buvimo vietos požymius. nemokama kopija sukurta rašomosios mašinėlės, yra visos dokumento detalės, bet nebūtinai kartoja jo formą.

Už dokumentus atsakingas darbuotojas patvirtina kopijas. Kopijų tvirtinimas daromas įrašant žodį „Tiesa“ arba „Kopija teisinga“ ir nurodant parašą, jo nuorašą ir atsakingo asmens datą. Paprastai sertifikavimo raštas tvirtinamas oficialios dokumento dalies apačioje bet kurioje laisvoje vietoje.

Jei dokumentas pateikiamas kitoms organizacijoms, ant dokumentų kopijų (išrašų iš jų) būtinai uždėkite antspaudą .

Pasikartoti - oficialaus dokumento, turinčio originalo juridinę galią, dublikatas.

* * *

Taigi negalima nuvertinti vidinio susirašinėjimo dokumentų – dažnai procedūros teisėtumo pripažinimas priklauso nuo jų teisingo įforminimo ir įforminimo. Tačiau būtent su šiais dokumentais darbdaviai dažniausiai nežino, kaip elgtis. Tokie popieriai nėra registruojami, į juos neatsižvelgiama, nesutariama, o tai neigiamai veikia ne tik dokumento teisinę galią, bet ir įmonėje atliekamas valdymo procedūras. Dažnai dėl to darbdavys negali įrodyti konkretaus darbuotojo kaltės ir negali taikyti teisinių drausminės nuobaudos taikymo ar darbo sutarties su darbuotoju nutraukimo būdų. Daugelis įmonių pradeda kurti darbo su dokumentais sistemą jau remdamosi savo klaidomis, tačiau vis tiek geriau užkirsti kelią neigiamoms pasekmėms, nei kovoti su jų rezultatais.

1 Ranka parašyta data

2 Asmeninis pasimatymas

Organizacijose, kaip gamybos proceso dalį, darbuotojai susirašinėja tarpusavyje. Jie rašo pareiškimus, informuoja vieni kitus pranešimais apie atliktų darbų eigą ar apie tai, kaip juos reikia atlikti. Dažnai tokie dokumentai yra labai svarbūs, todėl turi turėti juridinę galią.

Mitrofanova V.V.

Norint suteikti dokumentui teisinę galią, reikia laikytis šių taisyklių:

darbdavys, kurdamas vidinio susirašinėjimo dokumentą, privalo laikytis galiojančių teisės aktų normų;
darbuotojas gali išduoti dokumentą tik pagal savo kompetenciją;
darbdavys privalo laikytis dokumentų rengimo ir įforminimo, taip pat darbuotojų supažindinimo su jomis taisyklių (jei reikia).

Rekvizitai, suteikiantys dokumentui juridinę galią

Privaloma rekvizitų sudėtis, suteikianti sukurtiems dokumentams juridinę galią:

2. Dokumento pavadinimas (įsakymas, reglamentas ir kt.).

3. Dokumento sukūrimo, patvirtinimo, įsigaliojimo data.

4. Šio dokumento registravimo indeksas (numeris) pagal įmonės priimtą registravimo sistemą.

6. Organizacijos vadovo ar jo įgalioto atsakingo asmens parašas. Galvos parašas gali būti tvirtinamas keliomis formomis, visų pirma:

6.1. Tiesioginis parašas (kaip pagal įsakymus unifikuotomis formomis - nurodant vietą, parašo dekodavimą ir patį parašą).
6.2. Tiesioginis patvirtinimo antspaudas, pasirašytas šios organizacijos vadovo (arba įgalioto pareigūno). Patvirtinimo antspaudas dedamas viršutinėje dokumento antraštėje dešinėje pusėje.

6.3. Netiesioginis patvirtinimo antspaudas, tarpininkaujant, pavyzdžiui, patvirtinant įsakymu. Toks antspaudas, kaip taisyklė, dedamas ir ant viršutinės dokumento antraštės dešinėje pusėje (kaip vieningoje formoje T-3 – Personalas).

6.4. Vadovo nutarimo forma, pavyzdžiui, darbuotojo pareiškime. Nutarimą turi sudaryti keturios dalys: nutarimo gavėjas, pats administracinis veiksmas ar nurodymas, vadovo parašas ir nutarimo išdavimo data. Rezoliucija, kaip taisyklė, priklijuojama ranka bet kurioje laisvoje dokumento vietoje, bet dažniausiai viršutinėje jo dalyje.

7.1. Patvirtinimą patvirtinančio dokumento nuoroda (vieninga forma T-7). Patvirtinimo antspaudas paprastai dedamas apatinėje dizaino dalyje kairėje pusėje.

Visų nurodytų detalių vieningoje formoje pavyzdys pateikiamas žemiau, kaip pavyzdį naudojant vieningą formą T-6 – užsakymas atostogoms.

Teisinės galios suteikimas vidaus susirašinėjimo dokumentams