Egy adott minta kísérőlevél összeállítása a cégeknek vagy kormányzati szerveknek történő dokumentumok megküldése esetén nem kötelező, de kívánatos lépés. Arról, hogy hogyan lehet helyesen kidolgozni egy ilyen dokumentum megfelelő formáját és a vele való munka néhány árnyalatát - most.

A dokumentumot bármilyen formában elkészítik, mivel nincs egységes minta. A fő cél az, hogy a címzett pontos képet kapjon arról, hogy milyen dokumentumokat küldtek, és ami a legfontosabb, milyen célt követ a feladó.

Bár a cégnek formálisan nem kötelező kísérőlevelet írnia, egy üzleti dokumentumfolyamatban azonban ez egy meglehetősen jól bevált norma, amelyet be kell tartani. Lehetővé teszi több probléma egyidejű megoldását:

1. Mindenekelőtt ez tartalmazza a feladó főbb magyarázatait, amelyeket át akar adni a címzettnek. Jelen esetben ez számít, mivel az üzleti levelezés közvetett kommunikáció, aminek mindkét fél számára rendkívül egyértelműnek kell lennie.
2. A kísérőlevél tartalmazza a dokumentumok listáját is – valójában a kiküldött dokumentumok teljes nevének és számának listája duplikált. Ez kiküszöböli az esetleges tervezési hibákat.
3. A dokumentumok listájának megadásával elkerülhetők bizonyos nehézségek azok elvesztése esetén történő helyreállításuk során. Ezen kívül jelzi a kimenő és bejövő bizonylatszámokat, aminek köszönhetően könnyen megtalálhatóak és szabályozható a mozgás iránya.
4. Végül a címzett, aki nemcsak az iratokat, hanem a hozzájuk küldött kísérőlevelet is elfogadta, gyorsan megértheti a feladó kívánságának lényegét, és a helyzetnek megfelelően gyorsan reagálhat rájuk.

Elmondhatjuk tehát, hogy az iratok kísérőlevelének hozzáértő megtervezése, saját egységes minták elkészítése a folyamat egységessé tétele érdekében magának a feladónak az érdeke.

Kísérőlevél minta 2019

Annak ellenére, hogy egy ilyen dokumentumnak nincs jóváhagyott formája, és minden szervezetnek joga van meghatározni, hogyan kell elkészíteni, vannak általánosan elfogadott szabályok, amelyeket be kell tartani.

1. A fejlécben szokás szerint fel van tüntetve a címzett („Címzett…”) és a feladó („feladó…”) teljes hivatalos neve.
2. Ezután jön egy megjegyzés arról a számról, amelyre a levelet a feladó cégében regisztrálták.
3. Ezután jön a dokumentum tényleges szövege. Nagyon fontos, hogy helyesen kezdjük el a mondatot. Ebben az esetben 3 lehetőség van:

• "küldöm neked"- azokban az esetekben, amikor a dokumentációt ugyanazoknak a cégeknek küldik meg (például szerződő feleknek);
• "Bemutatjuk neked"- a levelet megküldik az adóhivatalnak, bíróságoknak, székhelynek - i.e. minden magasabb beosztású intézmény;
• "küldünk neked"- ha olyan dokumentumokról beszélünk, amelyeket éppen ellenkezőleg, az alárendelt osztályoknak (például ugyanazon cég osztályainak, fiókjainak) küldenek.

1. A küldés céljának leírása után meg kell adnia a dokumentumok teljes listáját (leltár), amely kényelmesen, táblázatos formában kerül bemutatásra. A következő oszlopokat kell tartalmaznia:

• a dokumentum teljes neve;
• Másolatok száma;
• szükség esetén azt is feltüntetik, hogy a dokumentumot milyen formában küldték - eredeti vagy másolat (hiteles vagy nem hitelesített).

1. A táblázat végén a kísérőlevéllel együtt elküldött dokumentumok teljes száma szerepel.
2. Végül egy mellékletet jeleznek, amely felsorolja a további dokumentumokat, ha vannak, szintén elküldik a címzettnek. Fontos megérteni, hogy a „Pályázat” szót csak akkor írjuk egyes számban, ha csak egy dokumentum van. Ha a dokumentumok többes számban szerepelnek, akkor a „Függelékek” felirat kerül kiírásra. A dokumentum címével együtt:

• a dokumentum elfogadásának dátuma;
• az elküldött példányok teljes száma;
• az egyes dokumentumok oldalainak száma (az összes példányra vonatkozó lapok teljes számát írják);
• ha szükséges, jelezze a firmware szükségességét.

A kísérőlevelet nemcsak a főigazgató, hanem a megfelelő meghatalmazott is írja alá a dokumentumokhoz, annak mintájától függetlenül. Az aláírást hagyományosan az a munkavállaló írja le, akinek tevékenysége közvetlenül kapcsolódik az elküldött dokumentumokhoz:

1. A vezérigazgató vagy a fióktelep, alosztály vezetője írja alá az általános folyamat azonnali, a teljes társaságra vonatkozó dokumentumait, valamint a kiemelten fontos dokumentumokat (például a központi irodába eljuttatott éves beszámolókat).
2. A főkönyvelő aláírja a pénzügyi dokumentumokat kísérő leveleket - általában az adóhivatalnak küldik el.
3. A cég ügyvédje kísérőlevelet küld olyan iratok esetén, amelyek például peres eljáráshoz, potenciális partnerekkel való szerződéskötéshez stb.

JEGYZET. Azokban az esetekben, amikor azonos típusú dokumentumok tömeges küldéséről beszélünk (például több számla vagy azonos típusú szerződés a szerződő felekkel), összevonhatja őket egy csoportba, és egyszerre írhatja be a lapok teljes számát az összes példányban. .

Hogyan kell motivációs levelet regisztrálni

A motivációs levelek megtervezésekor fontos betartani az üzleti etikett sajátosságait - mindenekelőtt jobb, ha ugyanazt a mintát, dokumentumsablont használja, és ugyanaz a személy írja alá, akinek az aláírása magán a levélen van. a feladótól.

Orosz postán vagy magánlevéllel küldik - általában jobb, ha ezt ajánlott levélben küldik. Fel kell írni a küldemény számát, amelyet a küldő cég iratfolyamatának naplójában rögzítenek. Ez a címszám alá már beírja a számát - és így az összetévesztés veszélye jelentősen csökken.

A kísérőlevelet általában legalább 2 példányban adják ki - 1 a címzettnek, 1 a feladónak. Az ilyen dokumentumot meghatározott ideig tárolják, amelynek célszerűségét és időtartamát maga a társaság határozza meg. Általában a vállalatok modern munkafolyamatában minden dokumentumról elektronikus formában biztonsági másolat készül - ez lehetővé teszi azok gyors megtalálását és biztonságos tárolását, amíg szükség van rá.

Válaszidő

Ami a válasz időzítését illeti, ez egy kevésbé egyértelmű kérdés. Egyrészt van egy általános szabály, amely szerint az állami szervekhez, valamint a cégekhez, társaságokhoz, állami egyesületekhez benyújtott fellebbezések feldolgozási ideje nem haladhatja meg a 1 hónap, azaz 30 naptári nap. A visszaszámlálás a levél címzetthez érkezését követő munkanaptól kezdődik.

Másrészt a gyakorlatban nagyon gyakran előfordulnak olyan esetek, amikor a feladó azt várja a címzetttől, hogy kérésére a lehető leggyorsabban válaszoljon. Ezután külön le kell írnia egy ilyen kívánságot, például: "Kérjük, hogy írja alá a szükséges dokumentumokat és 7 munkanapon belül adjon érdemi választ." Ha a feladónak közvetlenül alárendelt fióktelepről, szerkezeti egységről beszélünk, akkor a megfogalmazás kategorikusabb: "A válaszadás határideje a jelen kísérőlevél kézhezvételéről szóló hivatalos értesítéstől számított 3 munkanap."

JEGYZET. Ha a cégek közötti szerződés kezdetben bizonyos eljárást ír elő a követelésekkel való munkavégzéshez, az esetleges nézeteltérések tárgyalás előtti rendezéséhez, akkor az ilyen szerződéseik szövegéből kell kiindulni. Az alábbiakban egy példa szöveg látható.

Tárolási eljárás

A kísérőlevelek a szervezet magánokiratai, amelyek tartalmát saját belátása szerint nyilvánosságra hozhatja vagy minősítheti (ez vonatkozik a bejövő és a kimenő dokumentumokra egyaránt). Ezért a konkrét tárolási mód kiválasztása a vezetőség döntésétől függ.

Általában a következő szabályokat kell követni:

1. Mivel a fő jogi jelentősége nem maga a kísérőlevél és annak mintája, hanem az azt megelőző dokumentumok, ezek biztonságára fordítjuk a fő figyelmet.
2. Az összes melléklet (azaz maguk a dokumentumok) visszavonása után a megőrzési idő egyedileg kerül meghatározásra.
3. Egyes esetekben a cégek létrehoznak egy speciális „Kísérőlevelek” mappát, amelybe elhelyezik a vonatkozó dokumentációt. Ez az opció kis munkafolyamatokkal rendelkező kis cégek számára alkalmas.
4. Ha a dokumentumáramlás túl nagy, és a cégnek több fiókja van, akkor az esetek speciális nómenklatúráit állítják össze - pl. általános cél szerint csoportosított dokumentumok listája, például „Eladási szerződések”, „Bérleti szerződések”, „Bírósági” stb.

Így a legjobb megoldás az, ha létrehoz egy saját kísérőlevélmintát a dokumentumokhoz, és olyan tárolórendszert szervez, amely megfelel a vállalati dokumentumáramlás volumenének.

Köszönjük levelét... Válaszul tájékoztatjuk...
Az idén ... kelt levelünkön kívül. bejelentjük, hogy...
Levelére válaszolva tájékoztatjuk, hogy... Az idén... lezajlott telefonbeszélgetésünk megerősítéseként tájékoztatjuk, hogy...
... táviratunk megerősítéseként tájékoztatjuk, hogy ...
...-i levelével kapcsolatban tájékoztatjuk, hogy sajnálatunkra...
Elégedettségünket fejezzük ki a megkeresésünkre adott gyors válasz miatt.
Sajnos még mindig nem kaptuk meg válaszát a...-tól írt levelünkre, és még egyszer emlékeztetnünk kell (meg kell kérdeznünk) a...
Szeretnénk tájékoztatni Önöket, hogy...
Köszönjük (köszönjük) a szolgáltatást (segítséget, támogatást).
Kénytelenek vagyunk értesíteni (emlékeztetni)...
Rendkívül meglepett minket... küldött levele, amelyben tájékoztatja, hogy...
Megkaptuk az idei ... levelét, amelyből örömmel értesültünk, hogy ...
Megkaptuk levelét a...-tól a csatolt dokumentumokkal együtt.
Sajnáljuk (elnézést) az elutasításért (hallgatásért)...
Meglepődve értesültünk táviratából, hogy...
Ezúton ismételten emlékeztetünk (jelentjük), hogy...
Ezúton megerősítjük, hogy megkaptuk a... és tudassa velünk...
Visszaigazoljuk levelének kézhezvételét..., minden melléklettel együtt.
Kérésére küldjük...
Kérjük, fogadja elnézésünket...
Tudomásul vesszük...-i levelét, és tájékoztatjuk, hogy...
Elnézést kérünk a késedelmes válaszadásért e-mailjére...
Tájékoztatjuk... Tájékoztatjuk...

Példák kifejezésekre, amelyek üzleti levél alapját képezhetik

Megrendelése teljesül, ha...
Kérelme (javaslata) elbírálás alatt áll. A felülvizsgálat eredményének kézhezvételét követően haladéktalanul tájékoztatjuk Önt.
Javaslatát örömmel (köszönettel) elfogadjuk, ha beleegyezik a változtatásokba...
Az Ön kérése... teljesítve...
...-i levelére válaszolva tájékoztatjuk, hogy ... kézbesítési kérelmét pozitívan teljesítettük.
Kérésére (megrendelésére) sajnálattal tájékoztatjuk (kénytelenek vagyunk közölni), hogy azt az alábbi körülmények miatt nem tudjuk (nem tudjuk) teljesíteni.
Sajnos az Ön kérése nem teljesíthető a következő okok miatt.
Sajnos el kell utasítanunk ajánlatát. További információra van szükségünk a...
Kérlek jelezd a dátumokat...
Ezúton tájékoztatjuk, hogy ajánlatát elfogadtuk...
Arra kérünk, hogy küldd el...
Kérjük, tájékoztasson minket a...
Kérjük, ossza meg velünk döntését...
Kérjük, tudassa velünk, ha ajánlatunk...
Kérünk benneteket, hogy kötelezettségeik teljesítését mielőbb...

A modern üzleti levelezés szerves és fontos része a felkérő levél. A cikkben bemutatott szövegminták és példák, valamint az írásra vonatkozó feltüntetett szabályok segítenek a szükséges szöveg helyes összeállításában és az irodai munka szokásainak megfelelő elrendezésben. Lépésről lépésre nyújtunk útmutatót az ilyen típusú fellebbezés megírásához.

Általános információ

A kérőlevél olyan esetekben releváns, amikor a szerzőjének bármilyen információt, dokumentumot, üzletet kell kötnie vagy más üzleti tevékenységet kell végrehajtania más személyektől. Mind egy adott személy nevére (vezető, igazgató, osztályvezető stb.), mind a szervezet egészének címére küldhető. Segítségkérésének követnie kell az üzleti levelezésben általánosan elfogadott szabályokat.

A levél a cég arca, az apróságok is számítanak. Nyomtassa ki egy felhatalmazott személy által aláírt és bélyegzővel ellátott fejléces papírra (ha van). Legyen felelős a betűtípus megválasztásáért, annak méretéért és a szöveg elhelyezéséért az oldalon. Ne hagyja figyelmen kívül a margót, a piros vonalat és a bekezdéseket. Az első benyomást gyakran már csak a dokumentum megtekintése okozza.

1. lépés: Cél megadása

Ha személytelen levelet ír egy adott cégnek, akkor nagy valószínűséggel a recepcióra vagy az irodába kerül, majd a vezetőhöz, végül a közvetlen végrehajtóhoz. A szöveg „capjában” tüntesse fel a szervezet helyes teljes nevét, célszerű a jogi címet is feltüntetni.

Amint fentebb említettük, a legjobb megoldás egy konkrét címzett megjelölése, vagyis a személyesen címzett segítségkérés. Mindig próbáljon névvel és családnévvel megszólítani. Például: „Kedves Alekszandr Viktorovics!” vagy "Tisztelt Schwartz úr!". Így Ön egyrészt tiszteletét fejezi ki a személy iránt, másrészt egy konkrét személyhez intézett megkeresés bizonyos kötelezettségeket ró rá, felelősséget annak mérlegeléséért és végrehajtásáért.

Bizonyos helyzetekben logikus lenne egy csoportot, egy bizonyos csapatot vagy annak egy részét használni címzettként. Ez olyan esetekben is lényeges, amikor egy kérőlevél több címre érkezik. Használjon olyan megfogalmazásokat, mint: "Tisztelt Kollégák!", "Tisztelt Könyvelők!" stb.

2. szakasz: Bók

Jó, ha a hivatalos megkereső levélben bók is szerepel a címzettjével kapcsolatban. Ezzel úgy tűnik, hogy természetes kérdésére válaszolsz: „Miért fordulsz hozzám ezzel a kérdéssel?”. Megjegyezheti egy személy múltbeli érdemeit és személyes tulajdonságait, a vállalat státuszát stb. Különösen használja a következő megfogalmazásokat: „Az Ön cége vezető beszállító…”, „Ön sokaknak segített összetett problémák megoldásában ezen a területen…”, „Az Ön szervezete a piac vezető szakértője ezen a területen…” stb. Ne felejtsd el, hogy bók akkor jár, ha a kérőlevél (minták és példák a szövegben) nem szabványos jellegű, és a címzettet meg kell nyerni. Hívja fel a figyelmét azokra a tulajdonságokra és érdemekre, amelyek lényegesek kérésének teljesítéséhez. Nem javasoljuk azonban, hogy átlépjen egy nagyon vékony határt a jó és helyes bók és a durva hízelgés között.

3. szakasz: Indokolja meg a kérést

Minden kérést meg kell indokolni, mert a címzettnek tudnia kell, miért éppen őt szólítja meg. Érdemes tehát a lényegre téríteni. Ebben a szakaszban azt javasoljuk, hogy válassza ki a három legmeggyőzőbb érvet, amelyet a séma szerint be kell építeni a levél szövegébe: közepes erősségű, gyenge, legerősebb.

A kérés összetettsége eltérő lehet, és fel kell készülnie arra, hogy a címzett nem mindig lesz érdekelt a végrehajtásában. E tekintetben meg kell győződnie arról, hogy végrehajtása potenciális előnyökkel jár számára. Érdekelje a címzettet, hogy teljes komolysággal fogadja el dokumentumát.

A felkérő levél tartalmazhat javaslatot egy számára vonzó lehetőség megvalósítására.

Példák a megfogalmazásra

• „A vállalkozó szellemű és üzletemberek mindenkor nem csak az anyagi sikerre, hanem a személyes fejlődésre is törekedtek, hogy az emberek örökre emlékezzenek rájuk jócselekedetükért, hogy elnyerjék tiszteletüket.”
• – Természetesen a fő cél a város polgárainak életszínvonalának javítása. Ez a megfogalmazás különösen akkor használható, ha felkérést írnak ki egy helyetteshez, például óvodai helyiségek biztosítására, játszótér kialakítására stb.

Hangot is adhat a címzett számára releváns problémának, megmutathatja, hogyan segítheti kérése annak megoldásában vagy bizonyos lehetőségek megvalósításában.

Előfordul, hogy nincs mit ajánlani a másik oldalnak, vagy ez nem megfelelő ebben az összefüggésben. Ebben az esetben a legoptimálisabb kiút egy történet a kérésed jelentőségéről. A lehető legmegbízhatóbban és legteljesebben írja le a helyzetet, hogy – ahogy mondani szokták – a léleknek kelljen. Ha történetedben egy szentimentális pillanat nem a priori, közölj tényekkel, és összpontosíts az ok-okozati összefüggésekre. Mondja el nekünk, mi történik, ha elutasítják, vagy éppen ellenkezőleg, beleegyezik, hogy segítsen.

4. lépés: Kérjen

Amikor a címzett mentálisan felkészült arra, hogy elfogadja kérését, akkor kijelenthető. Legyen rövid a szöveg, kerülje a hosszú és bonyolult mondatokat, valamint a kétértelműséget vagy az alulkifejezést. A felkérő levélnek (a szövegben szereplő megfogalmazások mintái és példái) tömörnek és világosnak kell lennie. Tehát, ha bármilyen berendezés vásárlását kéri a cég számára, akkor adja meg a teljességet, az árat és a mennyiséget:

„A sürgősségi osztály felszereléséhez a kórháznak új autóra van szüksége, amelynek költsége 3,5 millió rubel. Kérjük, segítsen nekünk megszerezni."

Vagy például meg kell határozni a bérleti díj csökkentésére irányuló kérelmet: „Kérjük, hogy csökkentse a helyiség bérleti díját 500 rubelre. négyzetméterenként, amíg a gazdasági helyzet stabilizálódik.”

5. szakasz: Összegzés

A levél végén össze kell foglalnia kérését. Ismételje meg, és összpontosítson arra a tényre, hogy a címzett számára előnyös, ha megadja Önnek a kért segítséget. A kérelem szövegét azonban kissé módosítani kell. Visszatérve a bérleti díj csökkentésére vonatkozó példához, a következő megfogalmazást javasoljuk:

„Ha beleegyezik abba, hogy a bérleti díjat 500 rubelre csökkenti. négyzetméterenként a jelenlegi gazdasági helyzet stabilizálódása során több mint 20 munkahely megőrzéséhez tud majd hozzájárulni, és a fizetés teljes elmaradása miatt nem keletkezik vesztesége.”

Ne feledje, nem csak a kérést fontos megismételni, hanem a megvalósításból származó előnyt is, és nem kell tárgyilagosnak lennie. Sok nagyvállalat szívesen vállal szponzort, befektetőt és jótékonysági munkát végez.

Úgy gondoljuk, hogy most, a folyamat szakaszos tanulmányozása után, nem lesz kérdése, hogyan írjon felkérő levelet. Elegendő figyelembe venni az üzleti levelezés összes szabályát és néhány árnyalatot. Javasoljuk, hogy tanulmányozzon egy másik példát is.

Példa

Kedves Felix Petrovich!

Vállalkozása több éve szervezi a hallgatók ipari gyakorlatát a vállalkozásnál, segítve őket az egyetemen megszerzett tudás gyakorlatba ültetésében.

Ön, mint a személyzeti osztály vezetője olyan ember, aki érdeklődik új munkatársak, fiatal és ígéretes mérnökök, valamint magasan képzett szakemberek vonzásában. Ma ez a szakma az egyik legkeresettebb. Sok diák szeretne tudni ennek lehetőségeiről, finomságairól és jelentőségéről.

Ezzel kapcsolatban kérjük, hogy vállalkozása alapján április 25-én 17:00 órakor szervezzen főmérnöki értekezletet a jelentkezőkkel és 1-2 szakos hallgatókkal.

Miután ma beszámolt a szakma előnyeiről és titkairól, szilárd alapot teremt a holnapi szakemberek és szakemberek képzéséhez. Talán néhány éven belül valamelyikük új fejlődési szintre emeli cégét.

Tisztelettel és hálával,

Az egyetem rektora I.Zh.Bychkov

Miután tanulmányozta az arra vonatkozó információkat, hogy a kérőlevélnek milyen követelményeknek kell megfelelnie, a minták és a megfogalmazás példái, könnyen megbirkózhat a gyakorlatban.

Ahhoz, hogy egy magas pozíciót betöltő személynek írjon segítségkérő levelet a probléma megoldásához, ismernie kell az ilyen levél megírásának szabályait. Célszerű röviden és egyértelműen megfogalmazni a fellebbezés lényegét. Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan írhat segítséget kérő levelet a kormányzónak a probléma megoldásához. Írhat például a várossal, térséggel kapcsolatos problémák megoldásáról, legyen szó lakás- és kommunális szolgáltatások hiányosságairól vagy személyes jellegű kérésről. Fontos megjegyezni, hogy a kérés nem lépheti túl az arra jogosult személy lehetőségeit.

Általános információ

Egy ilyen segítőlevél a probléma megoldásához hasznos, ha információkat, dokumentumokat kell beszereznie vagy üzletet kell kötnie. Fellebbezést írhat bármely állami szervezet munkájának minőségének javítására. Általában az ilyen leveleket valaki más nevére küldik. Egyes esetekben közvetlenül a szervezethez fordulnak.

A kormányzóhoz írt, segítséget kérő levélnek teljes mértékben meg kell felelnie az üzleti levelezés szabályainak. Mindent felelősségteljesen kell venni: a szöveg betűtípusától a levél tartalmáig. Ha a probléma nem csak egy, hanem több állampolgárt is érint, aláírásokat és kapcsolódó dokumentumokat lehet gyűjteni. Minél meggyőzőbbek a benyújtott dokumentumok, annál valószínűbb, hogy az adminisztráció válaszol a megkeresésre. A probléma megoldásához szükséges ilyen segítő levél elfogadható vagy elutasítható. A kormányhivatal dolgozóinak mindenesetre részletes tájékoztatást és az elutasítás okainak magyarázatát tartalmazó választ kell küldeniük.

A levél írásához és küldéséhez a következő elemekre lesz szükség:

1. PC internet hozzáféréssel.
2. Papír.
3. Toll.
4. A boríték.
5. Nyomtató.

A nyomtatvány

Külön formanyomtatvány van a kormányzóhoz intézett segítségkérő levél írására, amelyen feltüntetik a kérelmező nevét, valamint a kormányzó nevét és beosztását, a levél összefoglalóját és egyéb fontos pontokat. A fellebbezést célszerű külön lapra nyomtatni. Az űrlapot megtalálja az adminisztráció honlapján vagy a kormányzói hivatalban. Egyes területeken előfordulhat, hogy hiányzik, akkor saját kezűleg kell megírnia számítógépről vagy manuálisan. Ha ilyen formanyomtatvány nélkül küld egy segítségkérő levelet egy probléma megoldásához, előfordulhat, hogy nem kap választ.

Nyilatkozat

Az űrlap kitöltése után el kell kezdenie magát a levelet írni.

1. Először egy kalap készül. A tisztviselő beosztása, vezetékneve, neve és családneve a jobb oldalon található. Alul a fellebbezés szerzőjének teljes neve és elérhetőségei (cím, telefon, e-mail) szerepel. A közalkalmazott minden adata a datív esetben van feltüntetve. Személyes adatok - genitív esetben.
2. Tovább egy kicsit hátralépve középen kezdje el a „tisztelt” szót megszólítani.
3. Ezek után elmondhatja a probléma lényegét.

A betűnek nem kell nagynak lennie. Nem szükséges a fő részt több oldalra írni. Ehhez elég egy A4-es lap. A lényeg az, hogy megfogalmazzuk a probléma lényegét, hogy olvasás közben az ember megértse, mi a tét. Az alkalmazásban minden szükséges információ megadható. Nem szabad tíz oldalra feszíteni, több lapot is írhat, teljesen feltárva a problémát. Ne írjon semmi extra dolgot a pályázatba.

A testület megírása határozza meg, hogy a kormányzó elolvassa-e a levelet vagy sem. A levél végén fel kell tüntetni a „Függelék” feliratot, és fel kell tüntetni a további információkat tartalmazó lapokat. A levél végén ismét le kell írnia a kérést két-három mondatban, és alá kell írnia. Írhat például egy levelet, amelyben segítséget kér egy városi probléma megoldásához.

Alkalmazás szerkezete

A levél a szabványos minta szerint van írva. Tartalmaznia kell:

1. A petíció oka. Az ok röviden le van írva: azzal kapcsolatban, hogy az állampolgár mire hivatkozik erre a tisztviselőre, és azt is, hogy miért hivatkozik erre a tisztviselőre.
2. Cél. Mire való a levél? Itt kell megfogalmazni a probléma lényegét, és azt is bemutatni, hogy a címzettnek miért kell válaszolnia a megkeresésre.
3. Link. A döntés eredményének ismertetése. Ha a kormányzó reagál a problémára, milyen változások következnek be a cégben, a közösségi életben stb. Ez a legfontosabb rész. Meggyőzi a címzettet a segítségnyújtás szükségességéről, tőle függ, hogy válaszolnak-e a megkeresésre.

Ha egynél több kérés van, a legjobb, ha mindegyik problémához több bekezdést készít. Minden részlet beírható, ahogy fentebb említettük, az alkalmazásban. Az alkalmazás szerkezete a fő részére íródott.

Küldés

A probléma megoldásához szükséges segítségkérő levéllel végzett munka befejezése után az összes bizonyítékot és hivatalos fellebbezést a borítékba kell helyezni, valamint magát a levelet. Minden további melléklet csak növeli annak valószínűségét, hogy a címzett elolvassa a levelet.

Miután mindent egy borítékba csomagolt, meg kell találnia a régió vagy a körzet közigazgatási címét, és levelet kell küldenie. Elküldése előtt készítsen másolatot minden papírról. A legjobb, ha elküldi őket, mert maga a levél a fontos dokumentumokkal elveszhet a postán vagy az adminisztrációban.

Szállítási lehetőségek

A probléma megoldásához kérő levelet küldhet nemcsak hagyományos levélben. Ha aggódik a papírok biztonsága miatt, vagy ha a levél nem éri el, tegye a következőket:

1. Rendelje meg a kiszállítást a kormányzói hivatal képviselőjéhez. Ez a funkció az "orosz posta" és a kereskedelmi vállalkozások számára kínál leveleket. Így a levelet sokkal gyorsabban kézbesítik, és egyenesen a kormányzóhoz kerül.
2. Email. A 21. századon kívül. Bármilyen fellebbezést el lehet küldeni e-mailben. Csak meg kell látogatnia az adminisztrációs webhelyet, meg kell találnia a PR leveleit, és miután kitöltötte az összes űrlapot és űrlapot, be kell szkennelnie minden dokumentumot, el kell küldenie azokat fájl formájában levélben. Egyes oldalakon vannak elektronikus fogadások, ahol nem kell fájlokat csatolni, ott kitöltheti személyes adatait és fellebbezést is hagyhat.

A válaszidő a hivatalos adatok szerint 30 nap, de általában két-három napon belül érkezik a válasz.

Mi a legjobb módja az írásnak

Bármilyen probléma megoldásához írhat segítséget kérő levelet, de az, hogy segítséget nyújtanak-e, vagy a levelet archiválják, csak a címzetten múlik. Az ügy sikeres kimenetelének esélyének növelése érdekében jobb, ha megérinti a címzett pozitív személyes tulajdonságait. Szükséges, hogy az ember megértse, miért fordul hozzá.

Helyénvaló lenne néhány betét dicsérettel. A levélben érdemes egyértelművé tenni az érintett számára, hogy a lapban megfogalmazott probléma megoldásában csak ő tud segíteni. Például, ha a címzett levelet ír, hogy segítsen megoldani a lakhatási és kommunális szolgáltatások kérdését, akkor kimutatható, hogy egy ilyen probléma fontos, és a kormányzó, mint senki más, nem csak az adott állampolgárnak tud segíteni. aki a fellebbezést írta, hanem minden állampolgárt a probléma megoldásában.

Mindenképpen indokolja meg álláspontját. Célszerű több indoklást választani, hogy miért szükséges válaszolni a megkeresésre. Jobb ezeket az indoklásokat a séma szerint felépíteni: közepesen meggyőző, gyenge, legmeggyőzőbb - ez egy szabványos pszichológiai meggyőzési módszer az üzleti kommunikáció területén.

Érdekelni kell a címzettet a kérelem teljesítésében. Ezt a szempontot alaposan meg kell fontolni. Lehet, hogy az ajánlat valamilyen módon összekapcsolódik a címzett előnyével? Ha fontos probléma merül fel, megmutathatja, hogy a feltett kérés miként segít a probléma egészének vagy egy részének megoldásában.

Ha egyáltalán nincs mit ajánlani, ne essen kétségbe, ez is előfordul. Mutassa be a kérés fontosságát. Ez nyomást gyakorol az érzelmekre. A lényeget a lehető legvilágosabban és érthetőbben kell megfogalmazni, hogy egy levél olvasásakor az ember segíteni akarjon ennek a kérdésnek a megoldásában.

Hogyan lehet a legjobban kérni

Miután felkészítette a címzettet a kérelem elfogadására, nagyon tömören kell megfogalmazni a lényeget. A szöveg legyen rövid. A hosszú mondatok nem alkalmasak egy ilyen levélre. Minden számot és pontos adatot meg kell adni.

Ha a kérés például egy cég felszerelésének megrendelésére irányul, akkor az árat, a mennyiséget és a márkát tükröznie kell a levélben. A nem világos szavakat vagy adatokat a legjobban meg lehet magyarázni. A gondolatok kifejezése során nem szabad kettős jelentésű mondatokat írni. A lényegnek azonnal világosnak kell lennie. Ez egy üzleti levél.

Hogyan írjunk következtetést

Végül össze kell foglalni a fentieket. Érdemes megírni, hogy a kérés teljesítése esetén milyen juttatásban részesül a cég vagy az adott állampolgár. Sőt, jobb ezt logikai lánc formájában megtenni. Például 5 új gép megrendelésekor 5 állás jelenik meg, így mindegyikből sok adókedvezmény kerül a költségvetésbe, vagy egy adott vállalkozás ilyen-olyan nyereséghez jut.

Összefoglalva, fontos megismételni a kérést, és azt, hogy annak végrehajtása mire vezet. A levélben végig figyelni kell a narratíva üzleti stílusát. Ez mutatja a címzett hozzáállását a problémához és az ügy egészéhez.

Levélminta, amelyben segítséget kérnek egy rendezvény megtartásához

Kedves Ivan Ivanovics!

A cég *a cég neve* már több éve szervez szakmai gyakorlatot felsőoktatási intézmények hallgatóinak. Ez nemcsak a megszerzett ismeretek megszilárdítását, hanem a gyakorlati alkalmazását is segíti.

Ön, mint a személyzeti osztály vezetője új jelöltek felkutatásában érdekelt ember: fiatal, lendületes és ígéretes szakemberek. Erre a szakmára nagy a kereslet. A legtöbb diákhoz hasonlóan én is szeretnék megismerni az ilyen munka minden árnyalatát.

Ezzel kapcsolatban arra kérem Önt, hogy május 10-én 16.00 órára intézetünk oktatási épületében szervezze meg Petr Petrovich Petrov főmérnök úr találkozóját a jelentkezőkkel.

Azzal, hogy ma megmutatod a fiataloknak egy szakma kilátásait, segíted őket abban, hogy többet megtudjanak arról, és megalapozza a jövőbeni helyes választást. Valószínűleg, miután ezt a szakmát választották, néhányan az Ön vállalkozásánál fognak dolgozni, és új szintre emelik.

Tisztelettel és hálával,

Az Intézet rektora VV Astapov.

Milyen nyelvi konstrukciókat érdemes beilleszteni

Levélíráskor az alábbiakban leírt nyelvi konstrukciókat kell használni:

1. Bevezető rész. A segítő levélnek ebben a részében minden ügyben meg kell határozni az ügy lényegét, meg kell jelölni a fellebbezés okát és magát a kérést. Ehhez a legjobb az alábbi kifejezéseket használni. Az ok leírására: átvétel elmulasztása, figyelembevétele stb. A cél megfogalmazása: az eredmények alapján, célokra, megegyezésre stb.
2. Kérés. Első és harmadik személyben is elmondható. A leírására használt kifejezés meglehetősen szabványos, és a "kérem" szóval kezdődik.

A következő szempontokat kell figyelembe venni:

1. Előadáskor fel kell hívni a figyelmet arra, hogy mindkét fél érdeke a kérés teljesítése.
2. A levelet soha ne kezdje a „kérem” szóval, a legjobb, ha először megmagyarázza a fellebbezés indítékát, majd elmondja a kérés lényegét.
3. Nem kívánatos azonnal köszönetet mondani a címzettnek. Ez kellemetlen helyzetbe hozhatja. A legjobb, ha köszönetet mondasz a személynek, miután válaszolt a kérésre.
4. Ismertesse az adott probléma jelentőségét! Világossá kell tenni, hogy a kérdés megoldása nemcsak a címzett, hanem általában a többi ember igényeit is kielégíti. Ebben az esetben soha ne jelölje meg a kérés negatív oldalát.
5. A fellebbezés szövegébe nem lehet fenyegetőző mondatokat beilleszteni (például segítség megtagadása esetén más hatósághoz fordulni). Ez mindenképpen ellökni fogja a címzettet, és a levél az archívumba kerül.

Következtetés

Az üzleti történetmesélés stílusának részletesebb tanulmányozása, valamint a saját gondolatok felvázolása után könnyedén írhat levelet, amelynek elolvasása után a címzett válaszol az abban megfogalmazott kérésre.

Mindig emlékezni kell arra, hogy levelet írnak a menedzsernek, hogy segítsen a probléma megoldásában. Ráadásul ez a kérdés elsősorban a címzettet érdekli. És csak az ő hatalmában tehet meg mindent, hogy válaszoljon a levélre.

Így a fent leírt példa szerint megírhatja fellebbezését az összes kivonat és formázási szabály betartásával.

1. Ne felejtse el, hogy az űrlapot az adminisztrációnak le kell bélyegeznie. A legjobb, ha nyomtatványt vásárol a regionális közigazgatásban.
2. Használhatja az online jelentkezési lehetőséget is.
3. Minden lehetséges dokumentumot és igazolást, valamint aláírást össze kell gyűjteni, ha a probléma nem csak egy konkrét állampolgárt érint.
4. Ha egy probléma megoldásához szükséges segítségkérésről szeretne írni, használja az elbeszélés üzleti stílusát, és ne felejtse el tiszteletben tartani a levél hangnemét.
5. A levélnek már a kezdet kezdetén érdekelnie kell a tisztviselőt.
6. Az eredeti megírása után másolatot kell készítenie minden dokumentumról, igazolásról és aláírásról, valamint magáról a levélről, és a dokumentumok másolatát el kell küldenie az adminisztrációnak, miután korábban megismerte a jogi címét. Ebben az esetben a levelet eredetiben küldje el. Ennek legjobb módja a futár. Ekkor a dokumentum áttekintése sokkal kevesebb időt vesz igénybe.
7. A beküldés után várjon türelmesen a válaszra.

Ez egy üzleti levél, amelyben udvariasan, konkrét kéréssel fordulnak partnerekhez, ügyfelekhez, befektetőkhöz.A kérőlevél az üzleti levelezés egyik leggyakoribb típusa. A kérés teljesítése nagymértékben függ attól, hogy képes-e rávenni, hogy kifejezze kérését. Például:

. Tisztelt Uraim! negyedévente egyszer.

. További beszállítóink be Az Ön országa már elfogadta ezeket a feltételeket. Remélem, hogy kap. pozitív választ kap a kérésünkre. TÓL TŐL..

. Tisztelt Uraim!

. Portfóliónkból az alábbi értékpapírok értékesítésére kérjük Önt: részvények árfolyam szerint. A limit érvényes: (dátum) . Az értékpapírokat letéti számlánkról le kell vonni. Kérjük, az egyenértékű összeget is jóváírja számlánkon

. Tisztelettel.

. Tisztelt Uraim!(az ország neve) . Szükségesnek tartom személyesen megbeszélni. Kérdései vannak a tevékenységi területtel, jutalékokkal, az ügyfelek védelmét szolgáló garanciákkal kapcsolatban. szeretném javasolni. Találkozód dátuma:(dátum) óránként

. Kérem, tudassa velem, ha elégedett. Ön adja meg a találkozó dátumát és időpontját. maradok tisztelettel..

. kedves /

. Nemrég építettünk egy zöldségfeldolgozó üzemet, és sajnos nincs elég forrásunk zöldségfeldolgozó berendezések beszerzésére

. Hálásak lennénk, ha. összegű hosszú lejáratú kölcsönt nyújtott számunkra 200 000 (kétszázezer) hrivnya. A levélhez mellékeljük a szükséges dokumentumokat: felszerelés vásárlási megállapodás; megvalósíthatósági tanulmány a hitel visszafizetésére. Mivel ez a probléma azonnali megoldást igényel a kötéssel kapcsolatban, kérjük, hogy mielőbb válaszoljon. ...

. Tisztelt Uraim!

. Egy ügyfelünk nagy tétel szállítását kérte(Termék név) . Sajnos ez a termék nem szerepel a kínálatunkban, ezért szeretnénk kérdezni. hogy megfelelő ajánlatot tegyen ügyfelünknek, és küldje el nekünk a levél másolatát

. Által. Az Ön szolgáltatásai, kérjük, számoljon fel jutalékot összegben%

. Kérem, jelezze, ha tud. Ön már kiszállította a megrendelt árut és elfogadja. b felajánlott jutalékainkat

csak kapni. Ha pozitív választ kap, azonnal értesítjük ügyfelünk címét

. Cégeink kölcsönösen előnyös együttműködésére számítunk

. Tisztelettel és jókívánságokkal

. kedves /

. Egy új termék iránt érdeklődünk, amely Ön hirdet, ezért hálásak leszünk, ha. Részletes információkat és illusztrált hirdetési katalógust küld nekünk

. Örömmel fogunk együttműködni. Ön

JELLEMZŐ forgalom

1. Kérjük, tájékoztassa (küldje, fizesse, erősítse meg, fontolja meg)

3. Kérjük, küldje el nekünk. Az Ön képviselőjének tájékoztató anyagai és katalógusai. Az Ön új termékei

4. Nem találtunk hibát a legutóbbi (dátum) számlánkon. Hálásak leszünk, ha Újra ellenőrizni fogja

5. Kérjük, küldje el a megrendelt árut, amint azok elkészültek.

6 lesz. Nagyra értékeljük, ha. Ön

7. Bármilyen, kérjük, a lehető leghamarabb válaszoljon nekünk

8. Kérem. Gondosan át kell tekintenie új fizetési feltételeinket, amelyek a következőkben szerepelnek. A megállapodás általános feltételei (a dokumentum szövege hozzáadva), és adjon végleges választ

9 boldog lesz, ha. Ön beleegyezik, hogy együttműködjön velünk

10. Az n és a szerződésünk szerint kérem. Ön

11. Bármilyen lehetőség a számla mielőbbi kifizetésére (sürgősen, késedelem nélkül)

12. Nagyon hálásak leszünk, ha. Ön beleegyezik, hogy termékeit próba jelleggel eladja nekünk

13 lesz. Tartozik, ha. Meg fogja fontolni a módosításainkat

15. Ha lehetséges, kérem. Ön megadja az összes kezdeti adatot

16. Kérjük, ismerkedjen meg velünk. Műszaki adatokkal (terméknévvel)

17 még mindig nem tudta. Megadja a (terméknév) árait?

18. Örömmel tudnánk

19. Tegyen meg egy szívességet, fordítsa meg a kitöltött biztosítási papírokat

húsz *. Kérjük, az aláírt szerződés egy példányát azonnal küldje vissza

21. Kérjük, figyelmesen ellenőrizze a hozzáadott szerződést

22. Kérjük, erősítse meg érkezését a találkozóra

23. Ha. Ön elégedett a feltételeinkkel, kérjük, jelezze táviratban cégeink közötti szerződéskötési készségét. Reméljük gyors választ és sok sikert kívánunk

24. Kérjük, hogy javaslatainkat a lehető leghamarabb (a közeljövőben) fontolja meg, és döntéséről tájékoztasson bennünket

25. Kérem. Különös figyelmet fordítasz arra

26. Kis összegű adományozási kéréssel fordulunk Önhöz az alap számára

27. Először is, kérjük, tudassa velünk, milyen intézkedések segíthetnek. Leküzdöd ezeket a nehézségeket

28. A felmerült nehézségek miatt kérjük, hogy küldjön hozzánk néhány tapasztalt szakembert, aki tanácsot tud adni. Reméljük. Nem fogja megtagadni, hogy segítsen nekünk

29. Jó lenne, ha. Ön írásban megerősítette döntését

31. Hálásak leszünk, ha. Ön írásban tájékoztat bennünket arról

32. Komolyan kérdezzük. hívsz minket

33 hálás lennék, ha. Javaslatainkat a lehető legrövidebb időn belül megfontolja, és döntését a lehető leghamarabb tudatja velünk.

34. Ha ez egy ajánlat. Nem elégedett, mondja meg az okot

35. Nagyon fontos számunkra, hogy részletes információkat kapjunk a cégről (név), mivel szeretnénk együttműködni vele

36. Felbecsülhetetlen értékű szolgálatot tesz nekünk, ha objektív információkat ad a cégről (név)

37. Mivel ez az információ nagyon fontos számunkra, megtesszük. Köszönöm a részletes magyarázatokat

Az elvégzett munkáról szóló részletes beszámoló elkészítéséhez szükségünk van. Szeretnénk kapni. hamarosan a válaszod. Előre is kifejezzük köszönetünket

39. Elnézést a plusz gondokért. Nem lenne. Ön olyan szíves, hogy írásos magyarázatot ad nekünk erről

40 hálás lennék, ha. Képviselője eljön, hogy elvégezze a szükséges eljárást

41. Kérem. Megállapodásunk minden pontját betartja, és az ügyfelek megrendeléseit a megfelelő szinten teljesíti

42. Kérem. Gondosan tanulmányozza ezt a levelet, hallgassa meg tanácsainkat, és tegyen meg minden szükséges intézkedést a probléma megoldására.

43. Kérjük, gondosan tekintse át és ellenőrizze a kifizetett számlák összes listáját

44. Építkezéshez (szerkezethez) (tárgy megnevezése) kérjük %-os kedvezményt biztosítsunk részünkre anyag- és eszközellátásra