Használható-e a Munkáltató és a Munkavállaló EDS-e a HR dokumentumok elkészítése során (Felvételi megrendelés, szabadság, Munkaszerződés, DS, Munkáltatói LND megismerése, PVTR stb.) Köszönöm.

Válasz

Válasz a kérdésre:

Ez lehetséges, de csak a távoli munkavállalók esetében (kivéve a munkaszerződéseket és a velük kötött kiegészítő megállapodásokat).

A szervezet jogosult elsődleges számviteli bizonylatokat papír és elektronikus formában is elkészíteni ( 2011. december 6-i 402-FZ szövetségi törvény (a továbbiakban -). Vezetési célokra csak jogerős () esetén lehetséges őket felhasználni.

Ennek eléréséhez a megfelelő dokumentumok elkészítésével a munkáltatók kötelesek:

• a hatályos jogszabályok normáin kell alapulnia;
• a hatáskörükön belül dokumentumokat készítenek;
• betartani a papírmunka megállapított szabályait.

Az elektronikus dokumentumot először is az irodai munka általános szabályai szerint kell elkészíteni (). Másodszor, hogy a szükséges adatokat egy hasonló dokumentumhoz papíron (). Ilyenek például a dokumentum megnevezése és összeállításának dátuma, a szervezet neve, a dokumentum típusa, az esemény nagysága, mértékegységei stb.

A minősített elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum egyenértékűnek minősül a kézzel írt aláírással () aláírt papíralapú dokumentummal. Kivételt képeznek azok az esetek, amikor a szövetségi törvények vagy az ezekkel összhangban elfogadott szabályozási jogi aktusok megkövetelik, hogy a dokumentumot csak papíron készítsék el ( táblázat a válaszhoz mellékelve). Különösen a munkaszerződést és az ahhoz kapcsolódó kiegészítő megállapodásokat papíron kell megkötni ( Művészet. 67, art , Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 312.2).

A gyakorlatban még akkor is, ha egy szervezet bevezetett elektronikus dokumentumkezelő rendszert, néhány olyan dokumentumot, amelyhez a törvény megköveteli a munkavállalók személyes aláírását, papíron készítik el. Például a munkakönyvek és a bennük lévő betétek mozgásának elszámolási könyve. Végül is tartalmazza a „Munkakönyvet elfogadó vagy kitöltő felelős személy nyugtája” és „A munkavállaló nyugtája a munkakönyv megszerzéséről” oszlopokat.

Formailag a minősített elektronikus aláírás egyenértékű a kézzel írt aláírással. De a munkaügyi jogszabályokban az elektronikus dokumentumok cseréjét csak a távoli munkavállalók számára biztosítják. A velük való kapcsolattartás során a jogalkotó hivatalosan lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy minősített elektronikus aláírást használjon korlátozott számú dokumentumhoz (). Egy ilyen aláírás segítségével mindegyik fél megerősíti, hogy elolvasta az elektronikus dokumentumot.

Az elektronikus dokumentumok cseréjével a távoli dolgozó , Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve):

• megismerje a szervezet munkaügyi tevékenységével kapcsolatos helyi szabályzatait, a munkáltató utasításait (utasításait), értesítéseit, követelményeit és egyéb dokumentumokat;
• távmunkára vonatkozó munkaszerződést és megállapodást köt a munkaszerződés feltételeinek a felek által meghatározott megváltoztatásáról;
• nyilatkozattal forduljon a munkáltatóhoz, adjon magyarázatot vagy egyéb tájékoztatást.

Ebben az esetben a munkáltató köteles a távoli alkalmazottnak ajánlott levélben, értesítéssel küldeni:

• a munkaszerződés másolata - legkésőbb a megkötésétől számított három naptári napon belül ();
• a távmunkavégzésre vonatkozó munkaszerződés megszüntetésére vonatkozó végzés papíralapú másolata - a munkaszerződés megszűnésének napján ().

Részletek a Rendszerszemélyzet anyagában:

Asztal: Papír formában elkészítendő (másolandó) dokumentumok

Dokumentum	Bázis
Üzenet a megüresedett állásra jelöltnek a munkaszerződés megkötésének megtagadásának okáról	Művészet. 64 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve
Munkaszerződés	Művészet. 67, art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 312.2
Foglalkoztatási előzmények	, Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 312.2. pontja, Útmutató a munkafüzetek kitöltéséhez, jóváhagyva
Munkakönyvek és a bennük lévő betétek mozgásának elszámolási könyve	Munkakönyvek vezetésének és tárolásának szabályai, jóváhagyva (a továbbiakban -)
Munkavállalói személyi igazolvány	rendelet 225. sz
Felelősségi megállapodás	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 244
Betegszabadság	Művészet. A 2006. december 29-i 255-FZ szövetségi törvény 13. cikke
A munkaszerződés felek által meghatározott feltételeinek megváltoztatása	Cikkek, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve
Kérelem fizetés nélküli szabadságra (kivéve a távmunkások)	Művészet. 128 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve
A munkáltató utasítása a munkavállaló bevonására a hétvégi és munkaszüneti napokon	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 113. cikke
hallgatói szerződés	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve
A munkáltatónak kárt okozó munkavállaló magyarázata az anyagi kár okának megállapítása érdekében	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 247
Fegyelmi vétséget elkövető alkalmazott magyarázata	Művészet. 193 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve
A munkavállaló figyelmeztetése a munkaszerződés megszűnéséről	Cikkek, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve
Munkáltatói felmondás a munkaszerződés felmondásáról	cikkek,

Milyen korlátozásokat támasztanak a jelenlegi jogszabályok, hogyan kell most irányítani, és mire számíthatunk a jövőben a digitalizálás és automatizálás során?

Mihail Alekszandrov, a DIRECTUM elemzője elmondja.

Miért van szükség átalakításra?

A papírmentes munkafolyamat előnyei nyilvánvalóak – ez a költségcsökkentés, az értékes munkaórák megtakarítása és a munka átláthatósága.

A vállalkozás igyekszik digitalizálni a jövedelmezőségét befolyásoló kulcsfontosságú folyamatokat. Ugyanakkor a tömeges projekteket is optimalizálják - a személyzet maximális bevonásával ez lehetővé teszi a vállalat költségeinek csökkentését. Ennek eredményeként több tonna papírt, több éves emberi időt és több millió ember több milliárd idegsejtjét mentik meg.

felülnézet

Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériuma szerint a vállalatok körülbelül 40 típusú személyi okmányt használnak különféle változatokban. A cég alkalmazottainak 100%-a érintkezik velük, így ezeknek a papíroknak az elektronikus formába állítása, majd a folyamatok ezt követő automatizálása azonnal rengeteg erőforrást takarít meg.

De az ördög a részletekben rejlik. Az első dolog, amellyel szembe kell nézni, a személyi dokumentumok jelentőségének biztosításának szükségessége. Ezeket mind maga az alkalmazott, mind egy tucat külső szervezet (az orosz munkaügyi minisztérium, nyugdíj- és kötelező egészségbiztosítási alapok, bíróságok és más hatóságok) követelheti.

Papírral minden világos: kéznél kell lennie egy pecséttel és aláírással ellátott másolatnak. Ami az elektronikus dokumentumokkal való munkát illeti, még nincs sok gyakorlat.

Képkockák digitalizálása, hol kezdjem?

Az összes személyi dokumentum feltételesen két részre osztható:

1. Személyes jellegű munkaszerződésről és olyan végzésről van szó, amely csak egy munkavállalót érint (munkaszerződés rendelkezéseinek módosításáról, felmondásról, átvételről, áthelyezésről stb.).
2. Mass - mindenféle utasítás, utasítás, szabályzat, amelyet a szervezet vagy az illetékes osztályok minden alkalmazottja ismernie kell.

Nem olyan nehéz egy dokumentum elektronikus formáját létrehozni, mint a jövőben biztosítani a jogi jelentőségét. Egyrészt létezik az elektronikus aláírásról szóló, 2011. június 4-i 63. szövetségi törvény. Lehetővé teszi az elektronikus aláírás (ES) használatát, és kötelezi az általa aláírt és kézzel írt dokumentumok egyenértékűként való elismerését. Másrészt létezik az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve, amely csak a távoli alkalmazottak számára teszi lehetővé az elektronikus dokumentumok használatát, és csak továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírás - UKEP - használatával.

Az UKEP drága!

A minősített aláírási tanúsítvány megszerzéséhez fel kell vennie a kapcsolatot egy akkreditált tanúsító központtal (a továbbiakban: CA). Ez létrehoz egy kulcspárt, amellyel az aláírás létrejön és ellenőrzi.

A papír saját kezű aláírásával ellentétben az UKEP-tanúsítvány kiállítása fizetős szolgáltatás. Éppen ezért a vállalkozások az új szabályok értelmében nem sietnek áthelyezni a személyzetet távmunkára – hiábavalónak tűnik az elektronikus személyi dokumentumkezelésre való átállás.

Mind felállnak, a bíróság ülésezik

Vegye figyelembe a legújabb joggyakorlatot. Érdekes tények jegyezhetők meg az elektronikus eszközök munkajog területén történő használatával kapcsolatban:

• a bíróság jogosnak találta, hogy a munkavállalókat e-mailben megismertesse a helyi szabályozással (a továbbiakban: LNA): a Primorsky Regionális Bíróság 2014. március 6-i ítélete a 33-1126. sz. ügyben;
• megengedhető az egyszerű elektronikus aláírás használata az elektronikus dokumentumok olvasásakor: A kazanyi Novo-Savinovsky Kerületi Bíróság 2014. január 16-án kelt határozata a 2-1091/14. sz. ügyben.

Így a figyelmet a teljes személyi áramlás digitalizálásáról a tömeges dokumentumokra kell terelni. Legalábbis addig, amíg nem változtatják meg a Munka Törvénykönyvét.

Ismerkedés egy újdonsággal

Mire lesz szükség végül az LNA-val való, papír nélküli ismerkedés „legalizálásához”? E-mailben megszervezheti a folyamatot a helyi aktusokkal.

Ehhez szüksége van:

• jóváhagyja az e-mailekkel való munkavégzés eljárására vonatkozó vonatkozó rendelkezést;
• írásban megismertetni a munkavállalóval, aláírással;
• rögzítse az e-mail címeket a munkaszerződésben vagy a munkavállaló által aláírt egyéb dokumentumban.

A rendelkezésnek tartalmaznia kell:

• az alkalmazottak e-mail használatára vonatkozó előírások;
• a levélre adott válaszadás, a beérkezett és elküldött üzenetek tárolásának határideje;
• a munkavállaló azon kötelezettsége, hogy értesítse a feladót a levél átvételéről, és meghatározott ideig rendszeresen ellenőrizze az e-mailek beérkezését;
• záradék, amely kimondja, hogy a munkáltató és a munkavállaló közötti levelezés egyenértékű a papíralapú dokumentumok cseréjével.

Megbízhatóbb lesz az információk elektronikus aláírással történő rögzítése.

Aláírás. Elektronikus. Az

Az elektronikus aláírás olyan kiegészítő információ, amely az aláíró személyének, a dokumentum megváltoztathatatlanságának és részleteinek meghatározásához szükséges. Az ES fő előnye a vállalati rendszereken keresztüli megismertetéssel szemben, hogy a kulcs tulajdonosán kívül senki más nem képes ugyanazt az információhalmazt kialakítani.

A gazdaságosabb lehetőségek a továbbfejlesztett minősíthetetlen (UNEP) és az egyszerű elektronikus (SES) aláírások.

A 63. számú szövetségi törvény lehetővé teszi a minősítés nélküli elektronikus aláírás használatát a minősített aláírással egyenrangúan, de bizonyos eltérésekkel.

Az UNEP esetében előfordulhat, hogy a tanúsító központ nem akkreditált. Ugyanakkor a munkáltató önállóan telepíthet szolgáltatásokat az ES infrastruktúra karbantartására. Kulcspárokat generálnak és kiadnak az alkalmazottaknak, hogy az alkalmazottak aláírhassák a dokumentumokat az információs rendszerben.

Így a vállalat létrehozza „saját tanúsító hatóságát”. De ez önmagában nem elég az UNEP használatához. A munkáltatónak az elektronikus aláírás helyes alkalmazásához dokumentumcsomagot is el kell készítenie és hatályba kell léptetnie:

• a CA felelősségi területei és működési eljárásai;
• a kulcsok használatának szabályai;
• a képzés és ellenőrzés feltételei és módjai;
• a kérelmek nyilvántartásba vételének, az adathordozók és kulcsok kiadásának, visszavonásának és megsemmisítésének rendje.

A munkavállalónak viszont tudnia kell:

• az ES kulcsok megszerzésének eljárása;
• hol kell alkalmazni;
• hogy a rendszerben milyen műveletek képeznek majd elektronikus aláírást.

És azt is meg kell értenie, hogy ő személyesen felelős a számára kiadott kulcspárért, és az ES egy kézzel írott aláírás analógja.

Lehet könnyebb?

Az UNEP mellett a törvény előírja az egyszerű elektronikus aláírás (SES) használatát. Alkalmazásának feltételeit a 63-as szövetségi törvény 9. cikke írja le.

A PEP alkalmazásakor feltételezzük, hogy:

• ez az aláírt dokumentumhoz csatolt vagy ahhoz kapcsolódó információ;
• feladata az aláíró egyértelmű azonosítása;
• különbség van a továbbfejlesztett ES-től – nem biztosítja az információ integritását;
• az UNEP-hez vagy az UKEP-hez hasonlóan privát kulcson van kialakítva;
• a szervezeti és műszaki szervezetnek érvényesítési szabályokkal és egy megerősítő művelettel kell rendelkeznie a dokumentumon.

A fentiek mindegyikét le kell írni és rögzíteni kell az elektronikus aláírás használatára vonatkozó szabályokban, amelyeket az ES használatáról szóló megállapodással egyenrangúan dolgoznak ki. Ezeket a dokumentumokat a munkavállalókkal írásban, aláírással meg kell ismerni.

A jelenlegi jogszabályok nem teszik lehetővé a személyzettel végzett összes munka digitalizálását. De a helyi dokumentumok megismerésének elektronikus formába helyezése és a rendszerek előkészítése már hatékonyabbá teszi folyamatait.

A Munkaügyi és Szociális Védelmi Minisztérium 2018. március 23. és október 1. között kísérletet végzett a munkavállalók munkaviszonnyal kapcsolatos dokumentumainak és információinak elektronikus formába történő konvertálására. Végrehajtásának szabályait a 2018. március 26-án kelt 194-es számú rendelet szabályozza, amely tartalmazza különösen, hogy az új munkavégzési szabályokat olyan fontos szakaszokban tesztelik, mint a munkaszerződések és az üzleti utak megkötése, a munkavégzésre vonatkozó munkavégzési szerződés kiadása. munkavállalási engedély, a munkavállaló megismertetése a szabadság ütemtervével és néhány LNA munkáltatóval.

11 nagyvállalat vett részt a kísérleti projektben: Russian Railways JSC, Gazprombank JSC, AvtoVAZ PJSC, Rosbank PJSC, Mechel PJSC, Severstal Management JSC, Rostelecom PJSC, SIBUR LLC , Alfa-Bank JSC, Tatneft PJSC, Agrotorg LLC. Feladataik között szerepelt:

• tesztelni a személyzeti dokumentumok elektronikus formában történő megőrzésének lehetőségét;
• értékelje a személyzeti nyilvántartások vezetésére vonatkozó új szabályok költségeit és hatásait;
• azonosítani a problémákat és kockázatokat a személyzeti munkafolyamat fenntartásával e-mailben. forma;
• javaslatokat készít a munkáltatók számára szükséges dokumentumok optimalizálására;
• kezdeményezéseket tegyen a jogszabály módosítására az elektronikus személyügyi dokumentumkezelés (EKD) lebonyolításának lehetővé tétele érdekében.

A Munkaügyi Minisztérium 2018. 10. 19-i tájékoztatása szerint bizonyos nehézségeket azonosítottak, amelyeket a kormánynak meg kell oldania, mielőtt az ECD-re vonatkozó konkrét szabályozás megjelenne. Íme néhány probléma, amelyre a vállalkozás rámutatott:

1. A digitális aláírás megszerzésének és használatának magas költsége. Feltételezhető, hogy az elektronikus dokumentumkezeléshez évente legalább 1 digitális aláírás beszerzése szükséges. Most személyenkénti költsége 1000-5000 rubel. Ha ez az ár nem csökken, akkor az ECD bevezetésének gazdasági hatása elhanyagolható lesz.
2. Az univerzális digitális aláírás egységes követelményeinek hiánya. Jelenleg számos típusú EDS-t engedélyez a törvény, amelyeket különféle helyzetekben használnak. A legkeresettebb a fokozottan minősített aláírás, mivel az a jogviszonyok szélesebb körében használható. A személyi nyilvántartások kezelésére azonban a törvény még nem állapította meg, hogy milyen típusú EDS-t kell használni és annak jellemzőit.
3. Technikai problémák. A kísérletben részt vevő cégek arra a következtetésre jutottak, hogy a dokumentumok kizárólag online formátumban történő kezelése a munkaadó számára veszteséges a technikai problémák miatti büntetés magas kockázata miatt. Tehát az adatok elvesztése, harmadik fél általi jogosulatlan felhasználása, az információtovábbítás vagy -feldolgozás szoftverhibái esetén a munkáltatónak kell válaszolnia. Ha a bíróságnak vagy a szabályozó hatóságoknak szüksége van az elveszett dokumentumokra, akkor nem csak a cég szenved kárt, hanem az a munkavállaló is, akinek az információi elvesztek. Ez azt jelenti, hogy mind a munkavállaló, mind a felügyeleti hatóságok felelősségre vonhatók lesznek.
4. Abban az esetben, ha a munkáltató elveszíti az iratokat, a munkavállalók számára is fennáll a kockázat. Dokumentumok nélkül nem tudják megvédeni a jogaikat.

Mivel a problémák jelentősek, a Munkaügyi Minisztérium, az Orosz Gyáriparosok és Vállalkozók Szakszervezete és a Független Szakszervezetek Szövetsége azt javasolta, hogy először találjanak megoldási lehetőségeket, majd fokozatosan hajtsák végre az összes kezdeményezést. Emellett az illetékesek úgy vélik, hogy először meg kell várni az informatika területén bekövetkezett változásokat, hogy legyenek szabályok az egyetemes elektronikus digitális aláírásra, az adatok archiválásra, az adattovábbítás védelmére, az e-dokumentumok jogi jelentőségére, a bíróságon is. A kormány tervei szerint a vonatkozó törvényjavaslatokat az alábbi határidőn belül kell elkészíteni:

• 2020 decemberéig - az elektronikus aláírás kialakításával, megszerzésével és használatával kapcsolatos kezdeményezések, az arra vonatkozó egységes követelmények megállapítása, elektronikus dokumentumban történő megjelenítése;
• 2020 júliusáig - olyan projektek, ahol tisztázódnak az elektronikus dokumentum fogalmai, az elektronikus dokumentumok és másolataik (elektronikus képek) tárolásának és feldolgozásának eljárásai.

A Munkaügyi Minisztérium biztos abban, hogy csak mindezen jogi keretek elfogadása után lehet aktívan elkezdeni egy olyan törvényjavaslatot, amely lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy csak elektronikus formában vezessenek személyi nyilvántartást. A dokumentum a tisztviselők előrejelzése szerint legkorábban 2021-ben jelenik meg.

Miért van szükség még egy kísérletre?

A Munkaügyi Minisztérium úgy döntött, hogy nem várja meg az elektronikus digitális aláírással kapcsolatos jogszabályi változásokat. Emellett a tisztviselők biztosak abban, hogy az elektronikus dokumentumokra való átállás gyakorlati tapasztalatai sokkal hasznosabbak a törvénytervezet kidolgozói számára, mint bármely más információgyűjtési lehetőség. Ezért a következő három évben a tervek szerint újabb kísérletet hajtanak végre az ECD-re való átállásról. A vonatkozó törvényjavaslatot már elkészítették, és hamarosan be kell kerülnie az Állami Dumába.

A második kísérleti projekt célja az elektronikus aláírás használatával, az e-dokumentumok archiválási tárolásával és egyéb szempontokkal kapcsolatos problémák azonosítása és lehetőség szerint megoldása az ECD-vel való munka során. Sőt, azoknak a vállalkozásoknak, amelyek beleegyeznek, hogy részt vegyenek a kísérletben, akkor kell dolgozniuk, amikor más szabályozások változnak. A Munkaügyi Minisztérium szerint 2020-ig a következő szövetségi törvények módosításait kell jóváhagyni:

• „Az okmányok kötelező másolatáról”;
• „Az információról, az információs technológiákról és az információvédelemről”;
• egyéb szabályozási jogi aktusok, amelyek hivatkozást tartalmaznak az elektronikus dokumentumokra, a dokumentum vagy magának a dokumentumnak az elektronikus másolatának (elektronikus képének) tárolására és felhasználására vonatkozó eljárásokra.

Ami a projekt résztvevőit illeti, még nem ismertek, de a tervek szerint körülbelül 10 szervezet lesz készen a munka változásaira. Minden költséget, amelyet a munkáltatóknak kell viselniük, teljes mértékben ők viselik. Egyúttal választhatják majd, hogy milyen típusú elektronikus aláírást használjanak, és mely személyi dokumentumokat őrizzék meg kizárólag elektronikus formában. Az egyetlen szabály a továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírás használata, ha:

• munkaszerződés;
• felelősségi megállapodás;
• hallgatói szerződés.

Vagy ha változtatásokat hajtanak végre rajtuk.

Az is tisztázásra kerül, hogy a kísérlet keretében a cégeknek ki kell alakítaniuk és biztosítaniuk kell saját információs rendszerük működőképességét, amely lehetővé teszi az elektronikus dokumentumok tárolását, hozzáférést biztosítva azokhoz különböző felhasználói kategóriák számára különféle műveletekhez (módosításokhoz, ellenőrzés, kivonat (másolat) beszerzése stb.).

A tisztviselők nem feledkeztek meg a munkavállalók jogairól. A kísérleti projektben részt vevő vállalatoknak kollektív szerződésekben vagy az alkalmazottakkal kötött külön megállapodásokban ki kell jelenteniük, hogy nem ellenzik a dokumentumok online formátumba történő átvitelét.

A munkaügyi minisztérium tervei szerint a kísérletnek 2019. 01. 01-től 2022. 12. 31-ig kellene lezajlani. De ha az Állami Duma képviselőinek nincs idejük a törvényjavaslat jóváhagyására, a határidők változhatnak. Kövesse híreinket.

Mi alapján döntött az elektronikus munkafüzet mellett

Kezdetben a tisztviselők az elektronikus munkafüzetre való átállás kezdeményezését egyesíteni akarták azzal az ötlettel, hogy a munkáltatókat teljesen áthelyezzék az ECD-be. Amint azonban a kísérlet megmutatta - mintaként, az elektronikus dokumentumkezelést a személyi iratkezelésben külön kell fejleszteni. Ehhez ragaszkodtak a szakszervezetek és a munkaadók össz-oroszországi szövetségei.

Ezért a Munkaügyi Minisztérium úgy döntött, hogy most népszerűsíti az elektronikus munkakönyvről szóló törvényjavaslatot, hogy 2020-ban bevezessék a webdokumentumot a hazai cégeknél. Az illetékesek szerint a kezdeményezés készen áll, és feltételezi, hogy (idézet a Munkaügyi Minisztérium 2018.10.19-i tájékoztatójából):

A munkaadók elektronikus formában küldik meg az oroszországi nyugdíjalapnak az alkalmazottak munkatevékenységéről, azaz a felvételről, a másik munkahelyre való áthelyezésről, az elbocsátásról szóló információkat. A projekt nagyszabású, hiszen minden munkáltatót érint. A munkavállalók bármikor megtekinthetik majd az információs rendszerben a munkáltató által készített nyilvántartásokat, valamint elektronikus úton is elküldhetik adataikat a munkáltatónak például állásra jelentkezéskor, ideértve a más területen végzett távmunkát is.

Az elektronikus munkafüzet előnyeiről és hátrányairól anyagunkban olvashat.

Hogyan látják általában a tisztviselők a reformot?

Amint azt Ljubov Jelcova, az Orosz Föderáció munkaügyi és szociális védelmi miniszterhelyettese korábban elmondta, a Munkaügyi Minisztérium kész meghallgatni a vállalkozók és a szakszervezetek álláspontját az orosz vállalatok ECD-re való átállásának kérdésében.

Ljubov Jelcova kifejtette (idézet a Munkaügyi Minisztérium hivatalos honlapjáról – a szerk.):

„Javaslataink lényege, hogy a papíralapú dokumentumkezelés mellett a cégeknek lehetőségük legyen elektronikus személyi dokumentumkezelésre. Javasoljuk különösen, hogy a munkáltatónak jogot adjon dönteni a személyi munkával kapcsolatos dokumentumok teljes vagy részleges elektronikus formában történő karbantartásáról. Ezt a döntést a munkáltató csak a munkavállalói képviselő-testület véleményének figyelembevételével hozza meg.

A dokumentumok elektronikus formában történő kezelésének minden költsége kizárólag a munkáltatót terheli. A munkavállalót nem terhelheti semmilyen költség a részleges vagy teljes elektronikus személyzeti nyilvántartás vezetésével kapcsolatban. Ezen túlmenően a munkáltató köteles a munkavállaló kérésére átadni számára az elektronikus formában készített dokumentumokat papír alapon.

Aki készen áll a költözésre

A tárca kiemeli, hogy a bankszektor és az IT-technológiák vállalatai, „ahol elsősorban vertikálisan integrált struktúrák működnek, és a munka az információs technológiák alkalmazásához kapcsolódik”, az ECD bevezetése mellett állnak. Ezért ők lettek a kísérleti projekt első résztvevői. Ugyanakkor sok cég már felmérte az elektronikus iratkezelés előnyeit, így ha a hatóságok legalizálják a személyi iratkezelésben, lassan elkezdenek áttérni az új munkaszabályokra.

A KlubaTK szakértője, az Ares toborzóiroda ügyvédje, Tatiana Magera szerint a személyi elektronikus dokumentumkezelés bevezetése szükséges és természetes folyamat. Talán az első szakaszban az erre való áttérés valóban kizárólag önkéntes lehet mind a munkaadók, mind a munkavállalók számára. Sőt, tulajdonképpen a személyi okmányok létrehozása és könyvelése több éve digitális formában zajlik. A dokumentum nyomtatása és sokszorosítása a munkavállaló és a munkáltató személyes aláírásával való igazolása miatt kötelező. Ezt a problémát megoldhatná az elektronikus digitális aláírás legalizálása a munkaviszonyban álló felek számára.

Tatyana Magera arra is emlékeztet, hogy az olyan portálok használata, mint a nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru, minden nap egyre népszerűbb és hatékonyabb. Tehát semmi sem akadályozza az elektronikus dokumentumkezelés bevezetését a személyi nyilvántartásokban, beleértve a meglévő platformok és fejlesztések használatát.

Amit most le lehet fordítani online formátumra

Az orosz jogszabályok számos olyan szabályozást tartalmaznak, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára bizonyos HR-dokumentumok digitalizálását. A cégvezetés döntése alapján a belső papírmunka közvetlenül a működő számítógépeken is elkészíthető. Szükség esetén kinyomtathatók és aláírhatók. Ha digitálisan küldik meg az alkalmazottaknak vagy állami szerveknek, akkor hitelességüket elektronikus digitális aláírással kell megerősíteni.

Elektromos berendezések számviteli naplója stb.).

A dolgozók személyi igazolványait, a személyi állományra vonatkozó utasításokat, munkakönyveket és azok nyilvántartását, a munkaszerződéseket és a velük kötött kiegészítő megállapodásokat, valamint a személyi nyilvántartások többségét továbbra is papíron kell vezetni.

A szervezet munkafolyamatának árnyalatai: jogszerű-e az EDS használata egy vállalkozás személyi dokumentumaiban - olvassa el a cikket.

Kérdés:Érvényesek-e az EDS vezetője által aláírt, papírra nyomtatott dokumentumok (személyi és OT).

Válasz: Az elektronikus formátumú, elektronikus aláírással alátámasztott információ elektronikus dokumentumnak minősül, amely egyenértékű a saját kezűleg aláírt papíralapú dokumentummal. Kivételt képeznek azok az esetek, amikor a szövetségi törvények vagy az azokkal összhangban elfogadott rendeletek csak papíron írják elő a dokumentum elkészítését. Vagyis a jogszabályok lehetővé teszik a munkáltató számára, hogy minősített elektronikus aláírást használjon korlátozott számú dokumentumhoz (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 312.1 cikkének negyedik része). Ugyanakkor a Munka Törvénykönyve az elektronikus dokumentumok cseréjét csak a távolról dolgozók számára teszi lehetővé. A munkáltató köteles papír alapon dokumentumokat készíteni, ahol a munkavállalók és a meghatalmazott személyek személyes aláírása kötelező. Ezek munkakönyv, munkaszerződés, személyi kártya, személyzeti utasítások, kérelmek, betegszabadság-igazolások, nyilvántartások és egyebek (lásd az ilyen dokumentumok listáját az alábbi táblázatban). Így minden olyan személyi dokumentumot, amelyhez a munkaügyi jogszabályok a munkavállaló hozzájárulását írják elő, papíron kell tárolni, a felhatalmazott személyek és a munkavállaló aláírásával. Az ilyen dokumentumoknak tartalmazniuk kell a munkavállaló és a meghatalmazott személy "élő" aláírását. Más személyi dokumentumokban (például a munkaidő-nyilvántartásban) lehet egy felhatalmazott személy (vezető) EDS-e.

Alexander Sorokin válaszolt,

ajánlások".

Indoklás

Helyzet: Lehet-e papíron regisztráció nélkül elektronikus formában vezetni munkaidő-nyilvántartást?

Lehetséges, de csak akkor, ha azt elektronikus digitális aláírás igazolja.

A munkaidő-nyilvántartás (T-13-as nyomtatványon vagy saját fejlesztésű űrlapon) az elsődleges számviteli bizonylat (az Orosz Föderáció kormányának 1997. július 8-i 835. sz. rendeletének 2. pontja). Az elsődleges és összesítő számviteli bizonylatok papíron és számítógépes adathordozón is elkészíthetők. A gépi formában ledolgozott munkaórák nyilvántartására való átállást a szervezet számviteli politikájáról szóló törvényben ().

Az elektronikus formátumú, elektronikus aláírással alátámasztott információ elektronikus dokumentumnak minősül, amely egyenértékű a saját kezűleg aláírt papíralapú dokumentummal. Kivételt képeznek azok az esetek, amikor a szövetségi törvények vagy az azokkal összhangban elfogadott rendeletek csak papíron írják elő a dokumentum elkészítését. Ezt a 2011. április 6-i 63-FZ törvény írja elő. Ugyanakkor a szervezet köteles saját költségén másolatot készíteni az ilyen dokumentumokról az állami szervek kérésére (a 2011. december 6-i 402-FZ törvény 9. cikkének 6. része).

Így a munkaidő-nyilvántartás akkor tartható meg elektronikus formában, ha az tartalmazza a munkaidő-nyilvántartás vezetéséért felelős személy, a szerkezeti egység vezetőjének és a személyzeti referensnek megfelelően elkészített elektronikus aláírását. Szükség esetén ezen elektronikus dokumentum alapján a munkáltató papír alapon munkaidő-nyilvántartást készíthet.

Hasonló álláspontot tartalmaz Oroszország Pénzügyminisztériumának 2012. január 11-i 03-02-07 / 1-1 számú levele.

Az elektronikus dokumentumokkal való munka jellemzői

Mely munkavállalókkal köthető munkaszerződés az interneten keresztül?

távoli dolgozókkal.

Lehet-e elektronikus formában előre bejelenteni az üzleti útról?

Igen, megengedett.

Hány évig kell a személyzeti dokumentumokat elektronikus formában tárolni?

Annyira, mint a papír.

A Munka Törvénykönyvének távmunkára vonatkozó módosításai lehetővé tették a munkaügyi kapcsolatok internetes formalizálását. Hogy lépést tartsanak a korral, a szervezetek az elektronikus dokumentumkezelés elsajátítására törekednek. A nehézség az, hogy sok személyzeti tiszt nem bízik a virtuális dokumentumokban. Mennyire indokolt az ilyen óvatosság? Milyen követelmények vonatkoznak az elektronikus formátumú HR dokumentumokra? Melyiket kell papíron sokszorosítani?

A szervezetnek joga van elsődleges számviteli bizonylatokat papír és elektronikus formában is elkészíteni (a 2011. december 6-i 402-FZ szövetségi törvény 9. cikkének 5. része (a továbbiakban: 402-FZ törvény). csak akkor használható fel kezelési célokra, ha jogi erővel bírnak (GOST R 51141-98 2.1.25 szakasz).

Ennek eléréséhez a megfelelő dokumentumok elkészítésével a munkáltatók kötelesek:
- a hatályos jogszabályok normáin kell alapulnia;
- a hatáskörébe tartozó dokumentumokat készíteni;
- betartani a papírmunka megállapított szabályait.

Az elektronikus dokumentumot először is az irodai munka általános szabályaival (GOST R 6.30-2003) összhangban kell elkészíteni. Másodszor, meg kell határozni a kötelező adatokat egy hasonló dokumentumhoz papíron (a 402-FZ törvény 9. cikkének 2. része). Ilyenek például a dokumentum megnevezése és összeállításának dátuma, a szervezet neve, a dokumentum típusa, az esemény nagysága, mértékegységei stb.

Csak papír alapon kiállított dokumentumok

A minősített elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum egyenértékű a kézzel írt aláírással aláírt papíralapú dokumentummal (a 63-FZ. törvény 1. része, 6. cikk). Kivételt képeznek azok az esetek, amikor a szövetségi törvények vagy az azokkal összhangban elfogadott szabályozási jogi aktusok megkövetelik, hogy egy dokumentumot csak papíron készítsenek el (az alábbi táblázat).

Tanács

Önnek joga van a papír alapon vezetett személyi igazolvány bejegyzéseit az elektronikus formában őrzött személyi igazolvány bejegyzéseivel másolni.

A gyakorlatban még akkor is, ha egy szervezet bevezetett elektronikus dokumentumkezelő rendszert, néhány olyan dokumentumot, amelyhez a törvény megköveteli a munkavállalók személyes aláírását, papíron készítik el. Például a munkakönyvek és a bennük lévő betétek mozgásának elszámolási könyve. Végül is tartalmazza a „Munkakönyvet elfogadó vagy kitöltő felelős személy nyugtája” és „A munkavállaló nyugtája a munkakönyv megszerzéséről” oszlopokat. A munkaszerződések nyilvántartását azonban elektronikus formában vezetik.

A hiba javítása

Hiba Egyes munkáltatók úgy vélik, hogy a munkavállalók kérelmét és a gyermektámogatások kiutalásához szükséges dokumentumokat (információkat) elektronikus formában is elfogadhatják, amennyiben azt minősített elektronikus aláírással igazolják (Állami ellátások kijelölési és folyósítási rendje 5.1. pont). , amelyet Oroszország Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztériuma 2009. december 23-i 1012n számú rendelete hagyott jóvá (a továbbiakban: eljárás)).

Hogyan kell Az eljárás 5. pontja előírja, hogy a munkavállaló postai úton küldje el a juttatásokat kiosztó szervezetnek a törvényben előírt módon, például közjegyző által hitelesített dokumentumok másolatait (az Orosz Föderáció közjegyzői jogszabályainak alapjainak 77. cikke). határozatával, az Orosz Föderáció Legfelsőbb Tanácsának 1993. február 11-i 4462-1 számú határozatával; a Szovjetunió Legfelsőbb Tanácsa Elnökségének 1983. augusztus 4-i 9779-X számú határozatával jóváhagyva.

Mi történik, ha... Ha a vállalat a szkennelt és megfelelően nem hitelesített dokumentumok másolataiért fizeti a pótlékot, az oroszországi FSS nem fogadja el beszámításra.

Hogyan szerezhet be minősített aláírást A "Munkaügyi viták" részben

talál egy bírósági határozatot, amely szerint a munkaviszony megerősíthető a felvételi eljárás során folytatott elektronikus levelezés tartalmával (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

A továbbfejlesztett minősített aláírás lehetővé teszi a dokumentumot aláíró alkalmazott azonosítását, valamint annak megállapítását, hogy a dokumentum megváltozott-e az aláírása után (63-FZ törvény 4. rész, 5. cikk). Az ilyen elektronikus aláírás ellenőrző kulcsát egy akkreditált tanúsító központ speciális minősített tanúsítványa határozza meg. A fokozott minősített aláírás kiadásához a szervezeteknek és alkalmazottaknak fel kell venniük a kapcsolatot egy akkreditált tanúsító központtal (a 63-FZ törvény 15. cikke), és be kell nyújtaniuk a szükséges dokumentumokat (a 63-FZ törvény 18. cikkének 2. része). Az akkreditált tanúsító központok listája az Oroszországi Kommunikációs Minisztérium honlapján található minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (az Oroszországi Szövetségi Pénzügyi Piacok Szolgálatának 2013. június 6-i tájékoztató levele, 13. sz. DP-10/21117).

Mennyit és hogyan kell tárolni a virtuális személyzeti dokumentumokat

A szervezet által kiállított összes elsődleges dokumentum elektronikusan tárolható. A lényeg az, hogy minősített elektronikus aláírással igazolják őket. A szervezet elektronikus levéltárának kialakításának rendjét a levéltári működési szabályzat állapítja meg. A törvény ugyanakkor nem ír elő speciális módokat az elektronikus dokumentumok tárolására. A cégek számítógépen, pendrive-on, lemezen, papír alapon, nyomtatott formában, elektronikus aláírással ellátva tárolhatják: „A dokumentumot elektronikus digitális aláírással írják alá. Impresszum sz."

Tanács

A szervezetnek joga van nem saját archívumot létrehozni, hanem dokumentumait állandó megőrzésre az állami levéltárba továbbítani (a 2004. október 22-i 125-FZ törvény 18. cikkének 4. cikkelye)

Fontos olyan tárolási rendszert biztosítani, amely kizárja:
- információ elvesztése, megsemmisülése vagy eltorzulása. Például új adathordozón lévő dokumentumok felülírására, amint a régiek elavulnak, stb. (levéltári működési szabályzat 4.4.2.4. pontja);
- a személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés. Például az információs rendszerben található személyes adatok biztonságának biztosításáért felelős alkalmazottak kinevezése stb. (Az Orosz Föderáció kormányának 2012. november 1-i 1119. számú rendeletével jóváhagyott követelmények 13-16. pontja).

A papíralapú és az elektronikus szabványos irattári dokumentumok tárolási ideje megegyezik. Az oroszországi kulturális minisztérium 2010. augusztus 25-i, 558. számú rendelete alapján hozták létre.

Emlékezz a fő dologra

A munkáltató köteles papír alapon dokumentumokat készíteni, ahol a munkavállalók és a meghatalmazott személyek személyes aláírása kötelező. Ez munkakönyv, munkaszerződés, személyi kártya, személyzeti megbízások, kérelmek, betegszabadság igazolások, nyilvántartások stb.

Némi ellentmondás van az elektronikus aláírásról szóló törvény és a munka törvénykönyve között. Formailag a minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentum a saját kezűleg aláírt dokumentumnak felel meg. A Munka Törvénykönyve azonban csak a távmunkások számára teszi lehetővé az elektronikus dokumentumok cseréjét.

A munkaügyi jogszabályok a mai napig nem biztosítják a munkáltató számára azokat a feltételeket, amelyek mellett minden személyi dokumentumot csak elektronikus formában lehet tárolni. Kivételt képeznek a távmunkások munkaviszonyával kapcsolatos dokumentumok.

A Szövetségi Levéltár Kollégiumának 2002. február 6-i határozatával (a továbbiakban - a levéltári munka szabályzata)

Ismerje meg az elektronikus dokumentumok tárolásának szabályait és módszereit

Alexander Sorokin válaszolt,

Az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat Működési Ellenőrzési Osztályának helyettes vezetője

„A CCP-t csak olyan esetekben szabad használni, amikor az eladó halasztási vagy részletfizetési tervet ad a vevőnek, ideértve annak alkalmazottait is az áruk, munkák és szolgáltatások fizetésére. A Szövetségi Adószolgálat szerint ezek az esetek az áruk, a munka és a szolgáltatások fizetésére szolgáló kölcsön nyújtására és visszafizetésére vonatkoznak. Ha egy szervezet készpénzkölcsönt bocsát ki, visszakapja azt, vagy maga kap és fizet kölcsönt, ne használja a pénztárat. Pontosan mikor kell csekket ütnie, nézze meg

Első pillantásra úgy tűnhet, hogy az elektronikus aláírás alkalmazása a munkaügyi kapcsolatok kialakítása és további szabályozása során jelentősen csökkentheti a HR-esek munkaerőköltségeit. Azonban valóban így van-e, és milyen jellemzőket kell figyelembe venniük a szakembereknek – magyarázza Alekszandr Juzhalin munkajogi szakértő.

A modern világban számos technikai lehetőség kínálkozik, amely lehetővé teszi a munka egyszerűsítését a vállalat tevékenységének különböző területein. Az egyik az elektronikus aláírás használatának lehetősége a vállalati dokumentumfolyamat (különösen a személyzeti munkafolyamat) karbantartása során.

Az elektronikus aláírás használatára vonatkozó szabályokat a 2011. április 6-i N 63-FZ „Az elektronikus aláírásról” című szövetségi törvény (a továbbiakban: 63-FZ törvény) határozza meg. Tehát e törvény 5. cikke szerint az elektronikus aláírás a következőkre oszlik:

• egyszerű elektronikus aláírás;
• továbbfejlesztett minősíthetetlen elektronikus aláírás;
• továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírás.

Az egyszerű elektronikus aláírás olyan elektronikus aláírás, amely kódok, jelszavak vagy egyéb eszközök használatával megerősíti egy bizonyos személy elektronikus aláírásának tényét..

Az ilyen aláírással szemben nincsenek különleges követelmények, és más típusú elektronikus aláírásokhoz képest valóban a legegyszerűbbnek tartják.

A továbbfejlesztett aláírásokra (minősített és minősítetlen) szigorúbb szabályok vonatkoznak. A törvény szerint egy ilyen aláírás:

1) az információk elektronikus aláírási kulcs segítségével történő kriptográfiai átalakítása eredményeként kell beszerezni;

2) lehetővé teszi az elektronikus dokumentumot aláíró személy azonosítását;

3) lehetővé teszi az elektronikus dokumentum módosításának tényét annak aláírása után;

4) elektronikus aláírási eszközökkel kell létrehozni.

Egyetlen, de alapvetően fontos különbség van a minősített és a minősítés nélküli aláírások között:

az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcsot a minősített tanúsítvány tartalmazza.

Vagyis egy ilyen aláírás hitelességét akkor ismerik el, ha a szerzőségét egy hivatalos (elektronikus vagy papíralapú) dokumentum igazolja, amelyet egy akkreditált tanúsító központ vagy egy szövetségi végrehajtó szerv bocsátott ki.

Ennek megfelelően a beszerzési eljárás bonyolultsága, valamint az ilyen eljárás költsége attól függ, hogy a munkáltató melyik aláírást kívánja használni.

Foglalkozzunk részletesebben annak lehetőségével, hogy egy ilyen aláírást a kézzel írott aláírás alternatívájaként alkalmazzanak.

A 2011. december 6-i N 402-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény 9. cikkének (5) bekezdése megállapítja, hogy az elsődleges számviteli bizonylat papír alapon és (vagy) elektronikus aláírással hitelesített elektronikus bizonylat formájában készül. Ezért az elsődleges számviteli bizonylatok lehet elektronikus aláírással kell igazolni.

Ezen túlmenően az elektronikus aláírás minden olyan esetben elhelyezhető, amelyet jogszabály nem tilt.

Fontos figyelembe venni, hogy az egyszerű vagy minősítés nélküli elektronikus aláírással hitelesített elektronikus dokumentum egyenértékűnek minősül a kézzel írt aláírással hitelesített papíralapú dokumentummal, ha ezt a lehetőséget szövetségi törvények vagy az elektronikus interakció résztvevői közötti megállapodás előírja. (például munkavállaló és munkáltató között).

Ennek megfelelően a legtöbb esetben a munkáltatónak megfelelő megállapodást kell kötnie a munkavállalókkal, ahol megadják az egyszerű vagy minősítés nélküli elektronikus aláírás használatához szükséges összes feltételt.

Például a kötelező feltételek közé tartoznak (a 63-FZ törvény 9. cikke):

1) az elektronikus dokumentumot egyszerű elektronikus aláírással aláíró személy meghatározására vonatkozó szabályok;

2) az egyszerű elektronikus aláírási kulcsot létrehozó és/vagy használó személy bizalmas kezelési kötelezettsége.

Ezen túlmenően egyéb feltételek is megállapodhatnak: azon dokumentumok listája, amelyek aláírásakor ilyen aláírást használnak; elektronikus dokumentumra vonatkozó további követelmények stb.

Tehát levonjuk a következtetést: amikor nincs szükség „élő” aláírásra, a munkaviszonyban álló felek kölcsönös kötelezettségeiket elektronikus aláírással erősíthetik meg.

A kérdés azonban továbbra is fennáll, hogy milyen személyi okmányokon tilos ilyen aláírást elhelyezni?

A munkaügyi kapcsolatoknál figyelembe kell venni, hogy számos munkajogi normát tartalmazó jogszabály csak papírhasználatot ír elő.

Így az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve szigorú követelményeket ír elő számos személyi dokumentum végrehajtására.

Munkaszerződés

• Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 61. cikke szerint a munkaszerződés a megkötésének napján lép hatályba. aláírás munkavállaló és munkáltató.
• Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 67. cikkének első részével összhangban munkaszerződést kötnek írott formanyomtatvány, két példányban készült, amelyek mindegyike jelek a felek.

Kiegészítő megállapodások a munkaszerződéshez

• Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. cikkének harmadik része és 72. cikke szerint a munkaszerződéshez kiegészítő megállapodásokat kell kötni írott forma.

Áthelyezés másik munkára

• csak azzal engedélyezett írott a munkavállaló beleegyezése (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 72.1. cikke)

A munkáltató utasítása (utasítása) a foglalkoztatásról

• bejelentik a munkavállalónakfestés alatt a tényleges munkakezdéstől számított három napon belül.
• a munkavállaló kérésére a munkáltató köteles kiadnimegfelelően igazolt az említett végzés (utasítás) másolata.

Ezenkívül az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 68. cikkének megfelelően a munkáltató a munkaszerződés megkötése előtt köteles megismertetni a munkavállalóval.festés alatt a Belső Munkaügyi Szabályzattal, a munkavállaló munkavégzésével közvetlenül összefüggő egyéb helyi előírásokkal, a kollektív szerződéssel.

Így ha a törvény kimondja, hogy bizonyos dokumentumokat ben kell elkészíteniírott forma és Iratkozz fel dolgozói, akkor „élő aláírás” szükséges.

Egységes dokumentumformák

Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004.01.05-i N 1 rendelete jóváhagyja az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáit a munkaerő elszámolására és annak kifizetésére. A benne felsorolt ​​dokumentumok többsége tartalmaz egy szakaszt« alkalmazott aláírása ". Azaz, ha a munkáltató a fenti rendelettel jóváhagyott minták alapján személyi okmányokat készít, azokat a munkavállalónak saját kezűleg alá kell írnia.

Érdemes azonban megjegyezni, hogy ezeknek az egységesített nyomtatványoknak a többsége ma már nem kötelező. Ez azt jelenti, hogy a munkáltatónak joga van önállóan kidolgozni az elsődleges számviteli dokumentáció formáit, miután azokat a főtevékenységre vonatkozó szervezet megrendelésével jóváhagyta.

Ugyanakkor fontos figyelembe venni, hogy az új űrlapoknak meg kell felelniük a 2011. december 6-i N 402-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény 9. cikkében foglalt követelményeknek. Ennek megfelelően, ha a helyi dokumentumok kidolgozott formái nem írják elő a munkavállaló kötelező kézírásos aláírását, és ha az elektronikus aláírás használata nem mond ellent az Orosz Föderáció jogszabályaiban foglalt követelményeknek, az alkalmazottak megismerkedhetnek velük a egy elektronikus aláírást.

távmunka

A távoli alkalmazottak és a munkáltatók általában az interneten keresztül cserélnek elektronikus dokumentumokat. És akkor valóban sürgősen szükség van egy elektronikus aláírásra.

A Munka Törvénykönyve csak távmunka esetén teszi lehetővé a munkavállalók számára, hogy elektronikus aláírással ismerkedjenek meg a személyi dokumentumokkal. A Belső Munkaügyi Szabályzat és egyéb helyi előírások megismerése távmunkavégzésre munkaszerződést kötő személyekkel elektronikus okmánycserével valósítható meg (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 312.2. cikkének (5) bekezdése).

De figyelem! Bár a törvény lehetővé teszi, hogy távmunkavállalóval elektronikus formában is munkaszerződést kössön, a munkáltatónak továbbra is papíron kell rögzítenie a jogviszonyt! A munkaviszony tényleges bejegyzésétől számított 3 napon belül a távmunkásnak postai úton (értesítéssel ajánlott levélben) meg kell küldeni a munkaszerződés megfelelően kidolgozott papíralapú változatát, és gondoskodni kell arról, hogy a munkavállaló visszaküldje a második példánya a cégnek, saját aláírásával hitelesítve.

És még egy fontos árnyalat. A munkaügyi jogszabályok nem tartalmaznak közvetlen tilalmat az elektronikus aláírás használatára a személyi dokumentumok aláírásakor és (vagy) megismerésekor. Ez a lehetőség azonban bizonyos esetekben technikai okok miatt nem lehetséges.

A potenciális alkalmazottaknak meg kell ismerkedniük a helyi előírásokkal előtt munkaszerződés aláírása, vagyis még mielőtt hivatalosan felveszi őket a cég. Kiderül, hogy ahhoz, hogy egy pozícióra jelöltet megismertesse a belső dokumentumokkal, a munkáltatónak már elektronikus aláírást kell készítenie számára.

Archív tárhely

Ráadásul minden nagyon nehéz a levéltári jogszabályok betartásával. A helyi szabályozások, a személyzeti és alaptevékenységekre vonatkozó utasítások meghatározott megőrzési időszakokkal rendelkeznek. Ennek megfelelően ezeket a dokumentumokat papír alapon kell elkészíteni és eredeti aláírással kell ellátni.

Figyelembe véve az Orosz Föderáció jogszabályainak követelményeit, figyelembe véve az elektronikus aláírás használatának lehetséges kockázatait, különösen a munkavállalók helyi szabályozások megismerésekor, levonjuk a végső következtetéseket.

1. Ha a törvény előírja az irat írásbeli elkészítésének, vagy a munkavállaló aláírás ellenében történő megismerésének kötelezettségét, akkor a munkavállaló saját kezű aláírását kell használni.
2. Logikus, hogy a törvényben kifejezetten előírt egyéb esetekben és esetekben (például távmunka esetén) lehetőség van dokumentumok elektronikus aláírással történő hitelesítésére.

Természetesen az elektronikus dokumentumkezelés jelentősen csökkentheti a papíralapú dokumentumok feldolgozásához szükséges munka- és időköltségeket. De sajnos egyelőre nem tudjuk teljesen elhagyni az írószer rendszert. Hiszen az összes helyi szabályozás elhamarkodott elektronikusra cserélése a várt haszon helyett komoly bajokba torkollhat, és adminisztratív felelősségre vonás alapjául szolgálhat.

Yuzhalin Alexander, Valentina Mitrofanova cégcsoportjának tanácsadója, a munkajog és a személyi nyilvántartások vezető szakértője