A sajtótájékoztató tartása az újságírók gondosan megtervezett és jól megszervezett találkozója cégek, szervezetek vagy magánszemélyek képviselőivel. A sajtótájékoztatókat azért tartják, hogy a médiát tájékoztassák, és az a lehetőség, hogy egy céget vagy projektet ilyen vagy olyan módon pozicionálni lehet.

A sajtótájékoztatók megtartásának technológiája nem tartalmazhat beszélgetést és információcserét a fő előadók és a meghívott média képviselői között közvetlenül a sajtótájékoztató kezdete előtt.

Ha egy sajtótájékoztató közérdekű, akkor olyan napot és időpontot kell kiválasztani, amely minden sajtóorgánumnak megfelel. A reggeli újságok nem szeretnek olyan anyagokat közölni, amelyeket előző nap nyomtattak az esti újságokban, vagy amelyekről rádió- és televízióműsorok esti számaiban számoltak be. A sajtótájékoztatókat általában 11.00-11.30-ig vagy 14.30-16.00-ig tervezik. Ha technikai témáról van szó, érdemesebb délelőtt megtartani a sajtótájékoztatót, hogy legyen ideje a napilapoknak a részletes beszámoló elkészítésére.

Minden sajtótájékoztatónak megvan a maga terve, saját felépítése, beleértve az események sorozatát. A sajtótájékoztató forgatókönyve tartalmazza a jövőbeli találkozó összes eseményének listáját, feltüntetve a fellépőket és az egyes eseményekre szánt időt (legfeljebb perc):

Nyítás;

A sajtótájékoztató házigazdáinak (szervezőinek) bemutatása;

Az előadó nyitó beszéde;

Beszédek (tájékoztató üzenetek);

Kérdések és válaszok;

Záró;

Informális rész, beleértve a diákat, videókat stb.

A sajtótájékoztató teljes időtartama nem haladhatja meg a 30-60 percet. Kevesebb, mint 30 perc egy operatív eligazítás. A 60 perc végére az újságírók figyelme általában gyengíti a jelentőségérzetet, és fokozatosan elveszik a történések szilárdsága. Ezért még a kérdések sem száradtak ki, van értelme mesterségesen leállítani a sajtótájékoztatót. A sajtótájékoztatót érdemes több mint egy órán keresztül folytatni, ha a híradó még nem mondta ki, mit akar.

Fontos az is, hogy a sajtótájékoztató előkészítő szakaszában ellenőrizze az összes egység felkészültségét, ehhez minden résztvevő próbáját kell lefolytatni. A próba különösen fontos, ha a sajtótájékoztató résztvevői újoncok, akik először találkoznak újságírókkal. Azonban még a tapasztalt sajtótájékoztató ászoknál is szükség van egy próbára, ha televíziós közvetítést terveznek. A próba során ellenőrzik a kommunikációs eszközök készenlétét, kiválasztják a helyszín világítási módját, a belső teret (elnöki asztallal), a forgatási szögeket, a teremben mikrofonokat stb. Nagyon fontos a kérdések és válaszok elismétlése is, ez statiszták bevonásával is megtehető.

A sajtótájékoztatón elhangzott beszédeket előre elkészítjük. Egyszerűen elmondhatók, memorizálhatók, vagy azonnal kimondhatók. E beszédek jellege és szerkezete a sajtótájékoztató céljaitól függ. Társadalmi-politikai kérdésekhez az álláspontot indokoló részletes nyilatkozat, új információk, részletek, részletek közlése szükséges.

Jó ötlet lenne a hangszórókat egy megemelt emelvényre helyezni (bár nem szükséges). Fontos azonban, hogy az előadók előtt legyenek nevükkel ellátott táblák, és a betűk elég nagyok legyenek ahhoz, hogy a hátsó sorokból leolvashatók legyenek. Minden, a sajtótájékoztatón részt vevő dolgozónak rendelkeznie kell a nevével ellátott kitűzővel (ez a fontos részlet gyakran elfelejtődik).

A sajtótájékoztatót a sajtótitkár vagy az eseményért felelős munkatárs vezeti. Azt is meg kell említeni, hogy a sajtótitkár a sajtószolgálat vagy a sajtóközpont kulcsfigurája. Tevékenységének fő pontjai az újságírókkal való rendszeres kapcsolattartás, hogy a nyilvánosságot tájékoztassák egy szervezet, cég tevékenységének céljairól és tartalmáról, a döntések kommentálása, a vezetői akciók, a döntések jelentésének értelmezése és a cselekvések is a hatálya alá tartoznak. a sajtótitkár tevékenységét. A sajtótitkár minden nyilatkozatának objektívnek, megbízhatónak és információs szempontból elegendőnek kell lennie.

A sajtótitkár vagy a sajtótájékoztató felelőse általában csendre szólít fel, és megkezdi a beszédet. A sajtótitkár nyitóbeszédében a sajtótájékoztató témája és az újságírókkal való találkozó szervezőinek bemutatkozása hangzik el (név szerinti bemutatkozás, beosztás, beosztás, rang stb. megjelölése). A sajtótájékoztató előadója ismerteti a szabályzatot is, majd figyelemmel kíséri teljesítményét.

Ami pedig a céges képviselők beszédeit illeti, azok legyenek információkban gazdagok, tömörek és tömörek, főleg, ha várhatóan sok kérdés lesz. Az előadásokat gyakran diavetítés is kíséri.

Egyes moderátorok nem fordítanak kellő figyelmet a nyitóbeszédre. A nyitóbeszéd jelentősége azonban nagyon fontosnak tűnik számunkra. A bevezetővel egyfajta saját szabályait állítja fel az információs játékban (azaz az újságírókkal való interakcióban). A moderátor nyitóbeszéde tartalmazza a sajtótájékoztató résztvevőinek bemutatását, ismerteti a témát és a sajtótájékoztató lebonyolításának szabályait.

A sajtótájékoztató szervezői jogosultak a lebonyolítására vonatkozó előírásokat (kérdések formátuma és száma) kihirdetni. A jövőben, ha az újságírók a sajtótájékoztató szabályait megsértő kísérleteket fedeznek fel, a moderátornak azonnal le kell állítania azt. A legfontosabb szempont, hogy a sajtótájékoztató formátuma ne foglaljon magában vitát vagy akár véleménycserét. A sajtótájékoztató feladata a nyilvánosság tájékoztatása a médián keresztül. A kérdések sorrendjét általában az újságírók által felemelt kezek sorrendje szabályozza.

Az újságírók kérdéseit magának a híradó beszédének kell megelőznie. A sajtótájékoztatón elhangzott sikeres beszéd fő kritériuma az információtartalom (bár a beszéd információval való túlterhelése sem örvendetes: a médiában torzulások jelenhetnek meg). Ezért soha ne adjon meg számok, nevek, szervezetek és egyéb tényszerű információk széles körű listáját (az újságíróknak írásban adja meg a vonatkozó információkat).

A legoptimálisabb viselkedésforma sajtótájékoztatón:

Természetesség;

Mérsékelt érzelmesség;

Jóakarat.

A sajtótájékoztató befejezése után a szervezőknek értékelniük kell a rendezvény eredményességét. Ehhez a múlt sajtótájékoztatóval kapcsolatos, egy idő után a médiában megjelent anyagok teljes és részletes elemzésére van szükség - ezt általában a sajtótájékoztatót tartó szervezet PR-szakemberei végzik.

A sajtótájékoztató mellett a sajtó képviselőinek helyszíni látogatása is fontos a PR megfelelő megszervezéséhez.

Ha az újságírókkal való találkozó szervezői videós anyagok bemutatását tervezik, akkor a legjobb, ha azt a sajtótájékoztató lezárása után nézik meg. Ez azzal magyarázható, hogy a videoanyagok további, részletes információkat tartalmaznak, és sajtótájékoztatókon való megjelenítésük szükségszerűen befolyásolja a találkozó időpontját, ami nem mindig felel meg az újságíróknak.

A hivatalos rész végén az újságírókat szokás kezelni. És bár első pillantásra a büfé nem tűnik olyan fontos részének a találkozónak, ez korántsem így van. Az ilyen jellegű informális találkozóknak nagy értelme van és fontos szerepük van. Ez elsősorban azzal magyarázható, hogy itt óriási lehetőségek nyílnak meg a kölcsönös bizalmon alapuló üzleti kapcsolatok kialakítására, új információ- és szolgáltatáscsere-források nyílnak meg az újságírók és az üzleti szféra képviselői részéről egyaránt. , egyéni állami, kereskedelmi és kormányzati struktúrák .

A rendezvény napján (maximum másnap reggel) azoknak az érdeklődő újságíróknak, akik nem tudtak eljönni, anyagokra van szükségük. És küldjön köszönetet az érintett személyeknek. Szükséges továbbá egy találkozó megszervezése az elmúlt sajtótájékoztató erősségei és gyengeségei elemzésére.

Sajtótájékoztató - PR - újságíróknak szóló rendezvény, amelyen új projekteket mutatnak be, beszámolnak társadalmilag jelentős eseményekről, elmondják álláspontjukat egy aktuális témáról; Házasodik eligazítás.
Általában PC. a kereskedelmi vállalkozásokat sajtótitkárok vagy cégvezetők vezetik. PC. eligazítástól megkülönböztetve: PC. nagyobb számú újságírót fog össze, formálisabban vezetik, és csak komoly, széles közérdeklődésre számot tartó kérdésekkel foglalkozik.
PC vezetése. a következőképpen tervezze meg. Fogalmazd meg a rendezvény céljait, és készíts egy listát a megoldandó problémákról. Meghatározták azokat a médiaszerkesztőségeket (SOI), amelyek képviselőit meghívják a PC-be. Ugyanakkor „barátokra”, „semlegesekre” és „ellenségesekre” osztják őket (ez utóbbiakat általában PC-n próbálják megakadályozni). Sajtóközleményt és egyéb információs csomag anyagokat készítenek, amelyeket kiosztanak a PC-re érkezőknek. újságírókat, és elküldi azoknak a sajtóorgánumoknak, amelyek képviselői valamilyen okból nem jártak a PC-n, de figyelmük a PC szervezőire irányul. kívánatos.
PC-s forgatókönyvben. gyakran beírják „az ő” újságíróikat és azokat a kérdéseket, amelyeket fel kell tenniük a PC alatt. De még mindig előfordulhatnak akut helyzetek a PC-n, kellemetlen problémák, amikor nem minden médiát és újságírót „bekapnak” előre. Ezekben az esetekben a „Nincs megjegyzés” szokásos klisé kifejezést használják.
A médiának szóló meghívókat néhány nappal vagy akár 1-2 héttel a PC előtt küldik ki. Jobb, ha személyes meghívókat küldenek, de gyakran „szerkesztői” jellegűek (végül a szerkesztőség maga dönti el, melyik újságíró megy a PC-re.). PC-n történik. fiatal tehetség vagy más szabadúszó érkezik. A jelentésük ezután a kukába kerülhet. Még rosszabb, ha komoly újságírókat, televíziót és befolyásos sajtót hívnak meg, és a hírek PC-téma. nem túl érdekes vagy jelentős.
Szoba PC-k vezetésére. átvehető 10 nappal a rendezvény előtt. A terem ne tűnjön félig üresnek, a terem mérete arányos legyen a meghívott újságírók számával. PC-n teljesen rendben van. Felszerelésnek kell lennie: konnektorok a TV képviselői számára, mikrofonok, asztal a résztvevők regisztrációjához és nyomtatott tájékoztató anyagok kiadásához, ásványvíz.
A PC számára a legjobb napok a kedd, szerda és csütörtök. PC-t nem szabad elvégezni. délelőtt 10 óráig; Az újságírók nem szeretnek korán kelni, a tévécsatornák nehezen tudnak forgatócsoportot küldeni. Ha PC. nem vészhelyzethez kapcsolódóan hajtják végre, akkor a déli 12 óra az optimális időpont. Este a tévében videókat vetítenek, PC-n a napilapok tudósítanak. a következő nap. Plusz - spórolhat a svédasztalon.
A PC előestéjén. Hasznos utólagos hívást intézni a médiairodákhoz, emlékeztetni az eseményre, és tisztázni, hogy kik fognak eljönni. A résztvevők regisztrálásakor pontos listát kell kapnia az újságírók és az általuk képviselt médiumok nevéről. Nekik viszont ki kell osztaniuk azoknak a személyeknek a listáját, akik a szervezetet képviselik a PC-n, hogy később ne torzuljon el a nevük, vezetéknevük és beosztásuk a sajtóban (kivéve persze, ha nagyon híres emberek PC-iről van szó). .
Biztosítani kell a személyes interjúk lehetőségét az újságírók kérésére közvetlenül a helyszínen, a PC lejárta után. vagy a következő napokban. Általában PC. párbeszéd módjában zajlanak, a hallgatóság kérdései és az azokra adott válaszok. Bevezető mondatok a PC témában. a lehető legrövidebbnek kell lennie. A rendezvény végén mindenképpen köszönetet kell mondani az újságíróknak, akik eljöttek rá. Adhat nekik márkás ajándéktárgyakat vagy termékmintákat. A PC szervezői. meg kell várni, amíg a számítógépről. az utolsó vendég elmegy. A PC elől sietve menekülő cégvezetők rosszul néznek ki. Ha az elem PC. nem túl izgalmas, akkor 1 óra elegendő ennek a PR kampánynak a lebonyolításához. Hosszabb PC-khez. 10-15 perces szünetet javasolt tartani. PC résztvevők. Előzetesen kérje meg a mobiltelefonok és személyhívók kikapcsolását.

Fentebb a hírek főként sajtótájékoztatókon történő bemutatásáról volt szó. Valójában a tapasztalat azt mutatja, hogy az információs kommunikációnak ez a formája a legismertebb és legvonzóbb az újságírók számára, ezért érdemes részletesebben foglalkozni vele.

Tehát mi az a sajtótájékoztató? Ez az újságírók találkozója kormányzati szervek, társadalmi-politikai szervezetek és kereskedelmi struktúrák képviselőivel, azzal a céllal, hogy a médiát tényszerű, problémás és kommentár jellegű információkkal lássák el a bemutatott projektről. A sajtótájékoztató feltételezi a hírforrás (hírkészítő) tekintélyét, az első kézből származó információk megszerzését, az információk ellenőrzésének és a verziók kérdésekkel történő pontosításának képességét.

A sajtótájékoztató előkészítésének és lebonyolításának több szakasza van, amelyek mindegyike jellegzetes vonásokkal rendelkezik.

1. Tervezés és értesítés.

„Kell egyáltalán végrehajtani? - így kezdi D. Doty a sajtótájékoztatóról szóló beszélgetést a már említett „Publicity and Public Relations” című könyvében, és hozzáteszi: – Ahogy a „public relations” egyik jelentős szakembere szokta mondani: „Tízből kilenc esetben jobb lenne egy sajtóközlemény elküldésére szorítkozni.”

Aligha lehet feltétel nélkül egyetérteni egy ilyen állítással: az orosz PR-szolgáltatások piacának elemzése azt mutatja, hogy egy átlagos minőségű sajtótájékoztató lényegesen nagyobb mennyiségű anyagot biztosít a médiában, mint a legzseniálisabb sajtóközlemény. Ez utóbbi jó egy rendezvény előkészítésének szakaszában, ideértve a sajtótájékoztatót is (mint „bemelegítő” információ), annak átfutása során és a rendezvény befejezése után (kiegészítő anyagként). Rövidlátó azzal számolni, hogy egy jó sajtóközleménynek is komoly önálló szerepe lesz.

Mindig könnyebb egy sajtótájékoztatót „belekapni”, mint egy sajtóközlemény segítségével. Ami a hívószavakat illeti, egy másik gondolatot részesítünk előnyben: a konferenciaszervezésnek egyetlen jelentős hátránya van - évente 365 konferenciánál többet nem lehet megtartani.

Mikor kell sajtótájékoztatót tartani? Ugyanezen D. Doty szerint a sajtótájékoztatókra a legalkalmasabb napok keddtől péntekig, a legjobb órák 14.30 és 16.30 között vannak. S. Black szemszögéből a pénteki nap mindig rossz nap a központi lapokkal kapcsolatban, a legjobb időpont 11.00-11.30 vagy 14.30-15.00.

Próbáljuk meg összefoglalni az orosz viszonyokkal kapcsolatban megfogalmazott véleményeket. Ideális esetben a legjobb napok a kedd, szerda és csütörtök. A péntek már csak abból a szempontból rossz, hogy ha az anyag nem került be a szombati lapokba, akkor nagy valószínűséggel a következő számba (kedden, mivel vasárnap és hétfőn nem jelennek meg újságok) sem, mert az „nőni fog” régi." A hétfőnek pedig a jól ismert hátrányokkal együtt megvannak a maga előnyei is: a hétvégén kialakult relatív információéhség miatt a média már a hét elején is szívesen köt információs kapcsolatokat.

Időponttal kapcsolatban: ha sajtótájékoztatóval kapcsolatos anyagot szeretne látni a reggeli újságokban, akkor a sajtótájékoztatót 11.00-kor, 12.00-kor vagy legfeljebb 13.00-kor kell kezdenie; ha a televízióra, rádióra, heti- és havilapokra koncentrál, a sajtótájékoztató órái nem számítanak; ha nagyon „forró” hírek vannak a kezedben, akkor bármikor sajtótájékoztatót tartanak (reggel, este, este, szombat, vasárnap stb. - úgyis gyűlik a média), ha késik, akkor a hírek "Nyugodj le".

Mikor és hogyan kell értesíteni a médiát? Amikor van idő a „felszállásra”, az első bejelentést egy héttel, a dupla – két nappal a sajtótájékoztató előtt kell megtenni. A közlemény terjesztése a sajtótájékoztató előtt kevesebb, mint egy nappal a média részvételi nehézségeihez vezet, kivéve persze, ha a hír „forró”. Érdemesebb este és éjszaka (amikor a kommunikációs csatornák a legszabadabbak) küldeni a meghívásos bejelentéseket automatikus fax módban, e-mailben történő sokszorosítással.

Legkésőbb egy nappal a sajtótájékoztató előtt célszerű utóhívást intézni a médiához, legalább a kulcsfontosságúakhoz, hogy tisztázzuk a kérdéseket: megérkezett-e a meghívó? Tervez-e részt venni? Szükség van-e további információra?

Egyes szakértők úgy vélik, hogy a sajtótájékoztatót csak újságíróknak szánják. Például S. Black arról írt, hogy nem kívánatos „kívülállók” meghívása, mivel „az újságírók általában nem szeretik”. Teljesen elfogadható, hogy egy sajtótájékoztatóra tetszőleges számú olyan személyt hívjanak meg, akik nem újságírók, de kapcsolatban állnak a tárgyalt problémával, ez csak emeli a sajtótájékoztató státuszát, és növeli az anyagok megjelenését a médiában.

2. Egy órával a sajtótájékoztató előtt.

A média képviselője számára a sajtótájékoztató akkor kezdődik, amikor elmegy a meghívóban feltüntetett címre. Nyilvánvaló, hogy biztosan talál találkozási helyet, de az újságíró hangulata attól függ, hogy meddig keresi, ami viszont befolyásolhatja az anyag jellegét. Ezért nem szabad figyelmen kívül hagyni az olyan pillanatokat, mint a táblák kihelyezése: közlemények annak az épületnek a bejáratánál, ahol a sajtótájékoztatót tartják, jelezve az emeletet és a helyiséget; „sajtótájékoztató” feliratú nyíl az épületen belül, táblák a sajtótájékoztató terem ajtaján és „regisztrációs” tábla az asztalon, ahol az újságírók érkezését rögzítik.

Az „öltöző” tábla helyénvaló, különösen, ha nem jól látható, ellenkező esetben az újságírók felöltözve mennek be a terembe, és a ruhájukat a székekre akasztják. Minden szervezőnek rendelkeznie kell kitűzővel (kitűzővel), amelyen a sajtótájékoztatót megtartó szervezet neve, az alkalmazott vezetékneve, keresztneve és apaneve szerepel, hogy az újságírók láthassák, kihez fordulhatnak különböző eljárási és egyéb kérdésekben.

Az adataikat tartalmazó táblák az asztalra kerülnek, amelyhez a sajtótájékoztató résztvevői ülnek. Az ezeken a lemezeken szereplő szöveg kérdésének látszólagos egyszerűsége ellenére a legjobb lehetőségeket nem találják túl gyakran. Az optimum megsérül az „alulterhelés” irányában, amikor a keresztnév és az apanév helyett csak kezdőbetűket írnak; „túlterhelés” felé – amikor pozíciók és címek vannak feltüntetve. Vezetéknév, keresztnév és apanév híradó(angol hírkészítő - a hírt „készítő” személy, érdekes személy vagy hírvivő), teljes terjedelemben, kellően nagyra írva és a tábla hátoldalán ismételve (hogy a sajtótájékoztatón résztvevő könnyen megtalálja a helyét a a táblázat) a legelfogadhatóbb lehetőség .

A résztvevők asztala mögötti falon van logó a sajtótájékoztató szervezője, ebben az esetben nagy valószínűséggel a televíziós kamerák látókörébe kerül. Ha nincsenek kamerák, akkor is megéri a logót (vagy akár egy szépen elkészített feliratot a szervezet nevével) közzétenni – ez mintegy szerzői jogot biztosít erre a sajtótájékoztatóra.

Célszerű, hogy a sajtótájékoztató minden résztvevője kapjon egy személyes „úri készletet”, amely tartalmaz egy mikrofont, egy üveg ásványvizet, egy poharat, papírt és tollat ​​a jegyzetekhez.

Nos, végre minden készen áll, érkeznek az újságírók, és hamarosan megjelennek a főszereplők - a híradók. Számos kényes probléma merül fel itt. A válaszok: először találkozzunk velük, miután belépünk az épületbe; a második, hogy biztosítsanak egy helyiséget, ahol a sajtótájékoztató előtt „leülhetnek”, ihatnak egy csésze teát vagy kávét, és beszélgethetnek a szervezőkkel. Sőt, ez a beszélgetés nem csak egy kis beszélgetés egy szívesen látott vendég és egy vendégszerető házigazda között: világosan tisztázni kell olyan pontokat, mint a nyitóbeszéd(ek) időtartama, a beszédek sorrendje, és a kérdésekre szánt idő. és válaszol. Harmadszor, törekedjen arra, hogy a hírkészítők és az újságírók ne kommunikáljanak a sajtótájékoztató előtt, bár ez utóbbiak megpróbálhatják ezt megtenni annak érdekében, hogy először tájékozódjanak, azonban a média – az Ön információs partnerei – kivételek lehetnek.

Érdekes még a következő kérdés: hány főt kell beültetni az úgynevezett elnökségbe? A válasz egyértelmű: minél kisebb, annál jobb, különben a működő sajtótájékoztató egy ünnepi üléshez fog hasonlítani, és amikor nincs túl sok újságíró a teremben, az „elnökség” még viccesen is néz ki.

Az utolsó dolog, amiben meg kell állapodni, az a szereposztás a sajtótájékoztatón. Szervezeti szempontból három ilyen van: hírkészítő, műsorvezető és szakértő. Az első szerepkör felelősséget vállal az információért mint olyanért, a második - a sajtótájékoztató lebonyolításának eljárásáért, a harmadik - az információ teljességéért és gazdagságáért. Az első és a harmadik szerepkör kombinálható vagy szétválasztható (amikor kevésbé tekintélyes státuszú, de a probléma lényegében jól informált szakemberek ülnek a főhíradó mellé, vagy akár a teremben, és szükség esetén kiegészítik a kérdésekre adott válaszait) . Célszerű mindig elkülöníteni az első és a második szerepet.

3. A sajtótájékoztató elkezdődött.

Nézzük a műsorvezető szemszögéből, akit gyakran a „különleges kifejezéssel emlegetnek moderátor"(angol moderátor). El lehet halasztani a sajtótájékoztató megnyitását? Igen, a meghirdetett 5-10 perces eltérés elfogadható, sőt kívánatos – ebben az időszakban a késők utolérik. A több mint 15 perces kihagyás azonban bonyodalmakkal jár: a közönség kezd ingerült lenni.

Mennyi ideig kell sajtótájékoztatót tartani? Az „újságírói érdeklődéstől függően” általános válasz jobb, ha konkrétabb: a tervezett időtartam 30-60 perc, kevesebb mint 30 perc operatív tájékoztató (rövid sajtótájékoztató) „útközben”, és a végére. az órában az újságírók figyelme általában lecsökken, a televíziós kamerák kezdenek „eltávolítani”, és fokozatosan elveszik a történések szilárdságának érzete. Ezért, ha a kérdések nem is száradtak ki, van értelme a sajtótájékoztatót mesterségesen leállítani. Kivételes esetekben érdemes 60 percre „lelépni a mérlegről”, főleg akkor, ha a híradó még nem mondta ki, mit akar.

Hány percet kell hagynom az előzetes beszédre? Egyes híradók azonnal szarvánál ragadják a bikát: „Helló, készen állok válaszolni a kérdéseire.” Ez nem a legjobb viselkedési mód - az újságírók előzetes „bemelegítése” egy bevezető beszéddel szükséges és hasznos is. De nem szabad untatni az újságírókat egy hosszú bevezetővel, a normál időtartam 10-15 perc.

Mi a teendő, ha 2-3-4 kérdést tesznek fel? A sajtótájékoztató szervezői jogosultak annak lebonyolítására vonatkozó szabályokat bejelenteni. Ha sok kérdés várható, már az elején elmondhatja: „Tudjuk, hogy nagy a kérdezni kívánó újságírók száma, és a sajtótájékoztató ideje is korlátozott, ezért csak egyet kérünk. kérdés egyszerre." A jövőben, ha a szabályok megsértésére irányuló kísérleteket fedeznek fel, ezeket a „megegyeztünk, hogy egyszerre csak egy kérdést teszünk fel” kifejezéssel semlegesíteni lehet.

Mi a teendő, ha kérdés helyett egy újságíró vagy egy sajtótájékoztató egy másik résztvevőjének „önkifejezése” van, például: „Szeretném megragadni az alkalmat, hogy elmondjam...”? Megállíthatja a monológot azzal, hogy elmagyarázza, hogy a sajtótájékoztató formája nem jelent megbeszélést, sőt véleménycserét sem. Még jobb, ha mond egy rövid mondatot: „Kérjük, fogalmazza meg kérdését.”

A kérdések sorrendjét általában az újságírók által felemelt kezek sorrendje vagy a kapott feljegyzések sorrendje szabályozza.

Mi van, ha egyáltalán nincsenek kérdések? Nincs ok a pánikra! Megkérheti az előre ismert újságírókat, hogy tegyenek fel néhány kérdést. Ugyanezt hozzárendelheti a szervezet alkalmazottaihoz. Végül elmondhat egy olyan mondatot, mint például: „A sajtótájékoztató előtt több feljegyzést kaptunk (több hívás érkezett) kérdésekkel” stb.

Igaz, ahogy S. Black úgy véli, „nem kell előre elkészíteni a kérdéseket. Ha a platformon elhangzott beszédek annyira átfogóak, hogy kevés kérdés merül fel, akkor ezt a siker jelének kell tekinteni, nem pedig okként a gondolkodásra.” Ha a sajtótájékoztató meghiúsul, ezzel a gondolattal is megnyugtathatod magad.

Most elemezzük a sajtótájékoztató részleteit a híradó pozíciójából. A sajtótájékoztatón elhangzott sikeres beszéd fő kritériuma az információtartalom. Ha a mikrofonhoz megy, köteles tájékoztatást adni. Soha nem fogja felváltani a „témában való érvelés”, vagy akár a legmagasabb szintű kompetencia. Másrészt az információs túlterheltség is káros. Ezért soha ne adjon meg számokat, neveket, szervezeteket stb. Vagy írásban kell megadnia az újságíróknak a vonatkozó információkat, vagy csak két-három példára kell szorítkoznia, különben szinte biztosan torzulások jelennek meg a médiában.

Meg kell próbálnia nem beszélni (még olyan fenntartásokkal sem, mint „nem vagyok itt szakértő, ezért arra kérem, vegye magánvéleménynek a szavaimat”) olyan kérdésekben, amelyekben Ön alkalmatlan. Az újságírót nem érdekli, hogy a hírkészítő hivatalnokként, üzletemberként vagy hétköznapi emberként érvel, felmentő kitételek nélkül ad ki idézetet, és egy hozzáértő olvasó vagy néző „kiegészíti” a képet nem a hírkészítő javára. Sőt, csak „illetéktelen” vélemények kerülhetnek be a médiába, és íme, hogyan. Például az N-napon a médiát különösen a Csecsenföld témája foglalkoztatja. Ennek megfelelően ezen a napon minden sajtótájékoztatón minden újságíró minden hírkészítőnek feltesz kérdéseket Csecsenföldről. És lehet, hogy nagyon fontos, tartalmas, hosszadalmas vitákat mondjuk az orosz ipar fejlődéséről (ezért kezdték a sajtótájékoztatót) egyáltalán nem sugározzák, miközben egy véletlenszerű 5 másodperces mondat Csecsenföldről elterjed az egész országban. Mi van, ha ezt a kifejezést nem illően mondják?!

A nemkívánatos kérdés megválaszolásakor a csend nem a legrosszabb megoldás, mivel a csendet nehéz kommentálni. A „Jelenleg nincsenek adataim” vagy „Nem tudom” válaszlehetőség lényegesen jobb, mint a „Nincs megjegyzés” vagy „Nem akarok válaszolni”.

Hogyan viselkedjünk: szigorúan, korlátozva vagy éppen ellenkezőleg, lazán? A természetesség, a mérsékelt érzelmesség és a jóindulat az optimális. Nem kell zavarba hozni a kínos, sőt provokatív kérdésektől, a válaszadást elkezdheti a következő mondattal: „Köszönjük ezt a sürgető kérdést” vagy: „Az Ön által felvetett probléma valóban létezik.” És akkor... beszéljen erről a témáról, és adja ki a szükségesnek tartott információkat, például: „De ahhoz, hogy a kérdését hozzáértően megértse, beszélnie kell erről...”.

Lehet papírról olvasni? Amennyit csak akarsz! A Leonyid Iljics Brezsnyevvel való összehasonlítás ma nem számít újságírói leletnek, mindenesetre nem árt, ha nyomtatott szöveg van a szemed előtt. Nagyon helytálló a sajtótájékoztatón jól ismert mondás: „A legjobb rögtönzött az, amelyet előre elkészítenek”. Csak azt kell figyelembe venni, hogy a folyamatos olvasás teljesen megszünteti a természetesség hatását, ami egy sajtótájékoztatón kívánatos.

4. A sajtótájékoztató után.

Amikor a műsorvezető azt mondja, „köszönöm és viszlát” az újságíróknak, a sajtótájékoztató nem ér véget - az újságírók általában (még akkor is, ha minden feltett kérdésre választ kaptak) felkeresik a hírkészítőt, hogy további információkat kapjanak. Ösztönöznünk kell-e az ilyen magatartást, vagy éppen ellenkezőleg, gyorsan el kell hagynunk a „csatateret”?

D. Doty ezt írja: "Ne ácsorogj, a sajtótájékoztató vége után addig folytatódik, amíg látható és hallható." És: „Ha a riporterek közül bármelyik kifejezi óhaját, hogy találkozzon Önnel a találkozó után, ne egyezzen bele... Etikátlannak tartják, hogy az egyik újságíró zártkörű sajtótájékoztatót tartson az előadóval.”

De akkor végül is mi a fő célja egy sajtótájékoztatónak? Legyen maximális a média megjelenése! Minél több megbeszélés és kérdés, annál több anyag, és ezek minősége nem a megbeszélések számától, hanem a közölt és feldolgozott információktól függ.

Vannak segédcélok is, ezek közül az egyik az újságírók megnyerése. De ezt a hajlamot nem lehet gyorsan elhagyni. Ezért idő hiányában is meg kell találni a lehetőséget, hogy néhány szót szóljak egy kitartó riporterhez, végső esetben pedig elérhetőségeket adjunk meg a jövőbeni kommunikációhoz.

Ám az újságírók megelégedésére a sajtótájékoztató szervezői a velük való találkozót egyidejűleg további feladatok megoldására is felhasználhatják: információkat gyűjthetnek a médiatérképre való felvétel céljából érkezőktől, szociológiai felmérést végezhetnek köztük érdekes kérdésekben stb. .

A sajtótájékoztató körüli események ciklusa véget ér újságkivágás- a médiában megjelent anyagok elemzése, amely rendkívül szükséges mind az akció hatékonyságának meghatározásához, mind a jövőre vonatkozó tervek megfogalmazásához.

A sajtótájékoztatókról szóló beszélgetés zárásaként hangsúlyozni kell: a sikert kísérő számos objektív tényező hiányában is a fejlett technológiák és kreatív megközelítések segítségével észrevehető eseménnyé varázsolható.

Az egyik leggyakoribb esemény a sajtótájékoztató.

Az RY nyugati szakértői úgy vélik, hogy a sajtótájékoztatók ideje, mint az RY fő eszköze, lejárt. Ennek oka a telekommunikáció fejlődése, valamint a médiában az információmegjelenítés stílusának megváltozása a „képek” és a dinamika irányába.

A „beszélő fejek” ideje lejárt.

Sajtótájékoztató lebonyolítását tanácsolják, ha az esemény valóban fontos és érdekes a lakosság többsége számára, ha a rendezvény helyszínén lehet sajtótájékoztatót tartani, és ha a problémának sok szempontja van, amely elegendő minden újságíró, ha valóban fontos a szervezet véleménye és kommentárja valamilyen vagy problémával kapcsolatban. Szerencsére a környezetvédelmi témák általában megfelelnek ezeknek a követelményeknek.

A lebonyolítás során figyelembe kell venni a legfontosabb szempontokat

sajtótájékoztatók

Egy ötlet (probléma, esemény) szóba kerül egy sajtótájékoztatón. Egy üzenet fut végig az egész sajtótájékoztatón, és minden résztvevő felfedi ennek különböző aspektusait.

Általánosságban elmondható, hogy a sajtótájékoztató egy mini-show, de komoly tartalommal. Az újságírók akkor jönnek a műsorodba, ha érdekli őket a téma vagy az emberek (vagyis a sajtótájékoztató résztvevői). A közös érdekek figyelembevételével szükséges a sajtótájékoztató témájának megfogalmazása és a résztvevők kiválasztása.

A sajtótájékoztatón 2-5 résztvevőnek kell lennie (legfeljebb öt fő). A sajtótájékoztató nem a Legfelsőbb Tanács Elnökségének ülése. A többiek, akik ha kell, tudnak segíteni a kérdés megválaszolásában, legyenek a közeli teremben. Az újságírók kérdéseit továbbíthatja nekik szakterületük alapján.

Jó, ha különböző előadókat hív meg – például szervezetének képviselőjét, tudományos szakértőt stb. A legfontosabb, hogy képviselniük kell azt, amit a szervezete állít. Jó, ha az emberek híresek, de meg kell felelniük a sajtótájékoztató témájának, és naprakésznek kell lenniük. Ha ezek az emberek nem túl híresek, akkor a dísztárgyaik leírásával jelentőséget tulajdoníthatunk nekik (például egy híres könyv, projekt szerzője, aki először vetette fel a problémát stb.).

Figyelembe kell vennie a sajtótájékoztatójára érkező média sajátosságait.

Ahogy már mondtuk, a televíziónak szüksége van egy képre, ezért gondoskodjon a vizuális anyagokról - térképekről, plakátokról, fényképekről, a mögötte lévő vagy az asztalhoz csatolt szervezet szimbólumairól. Ha lehetséges, ajánljon fel a televízió stábjának egy videokazettát, amely rögzíti a problémát és a munkáját.

A hírügynökségek képviselői, valamint a televíziós stábok ritkán maradnak a sajtótájékoztató végéig, mert időre van szükségük az anyagok benyújtására.

Tehát győződjön meg róla, hogy mindent megkapnak, amire szükségük van – sajtóközleményt, sajtócsomagot, fényképeket és videókat; Ha szükséges, készítsen interjút valakivel. Ezen túlmenően jobb, ha a sajtótájékoztató elején közöljük a főbb tényeket, téziseket, hogy a nagy frázisok kerüljenek a képernyőre és a hírfolyamokba.

A végén meg kell hagyni valami érdekeset is, hogy felkavarja a közönséget, hogy valami élénken emlékezzen.

Próba

Egy-két nappal a sajtótájékoztató előtt össze kell gyűjteni az összes résztvevőt (főleg, ha korábban nem beszéltek együtt), és meg kell beszélni a felszólalások sorrendjét, sőt, a beszédek tartalmát. Jobb minden nézeteltérést az esemény előtt rendezni, mint később problémákat okozni.

A leggyakoribb – különösen a kellemetlen – kérdésekre is meg kell beszélni a lehetséges válaszokat. A szakértők úgy vélik, hogy a kérdések több mint 2/3-a előre jelezhető. Ha pontosan tudja, melyik újságíró jön, akkor a kiszámíthatóság százaléka körülbelül 80% (az amerikai Fehér Ház sajtótájékoztatói). Jobb, ha előre átgondolja a szép, érdekes válaszokat a kérdésekre.

További szempontok, amelyeket figyelembe kell venni a lebonyolítás során

sajtótájékoztatók

Az újságíróknak fel kell készülniük a téma kezelésére. Ez azt jelenti, hogy már el kellett volna végeznie némi információs munkát a témában, amelyről beszélni szeretne, és szükséges, hogy az újságírók már érdeklődjenek iránta. Nyilvánvaló, hogy sürgős és szenzációs esetekben a téma magától működik - például egy nagyfőnököt rosszindulatú jogsértéseken kapnak, stb.

A sajtótájékoztató előkészítésekor fontos, hogy ne legyen átfedés más rendezvényekkel.

A médiafigyelés lehetővé teszi a közeljövőben tervezett hivatalos események, látogatások, találkozók figyelembevételét, és ezt az újságírók is megteszik. A sajtóközpontok monitorozása lehetővé teszi, hogy tisztában legyen a sajtótájékoztatók témáival, és ezt figyelembe vegye a sajtótájékoztató napjának kiválasztásakor.

A sajtótájékoztató időpontjának megfelelőnek kell lennie - a nap első felében, de nem túl korán - ideális esetben 11 és 13 óra között. Nap - kedd, szerda, csütörtök - ez a médiagyártási ciklusnak köszönhető.

A helyszín legyen könnyen elérhető és megtalálható. Ugyanakkor, ha az irodájában nincs külön helyiség a sajtótájékoztatókhoz, jobb, ha nem tartja azokat az irodában. Vagy több órára megbénul a szervezet munkája, vagy az újságírókat zavarják, zavarják a hívások, a látogatók, a rohangálás, az alkalmazottak közötti kommunikáció stb.

Ezért jobb, ha megállapodunk máshol, lehetőleg a központban.

A sajtótájékoztatón, mint sok más rendezvényen, legyen olyan ember, aki találkozik az újságírókkal, és a megfelelő helyre irányítja őket.

Sajtótájékoztató előkészítése:

világosan és vonzóan fogalmazza meg a témát;

^ nevezzenek ki előadókat, lehetőleg híres személyeket vagy olyanokat, akiknek részvételét meghirdethetik;

válasszon egy megfelelő időpontot és helyiséget a sajtó számára a sajtótájékoztató megtartására;

írjon és küldjön hirdetményt a sajtónak 1-2 nappal a rendezvény előtt, hívja meg személyesen (telefonon) az Ön által ismert újságírókat;

^ sajtóközlemények és sajtócsomagok készítése;

készítsen táblákat a résztvevők nevével és beosztásával;

^ nevezzen ki egy személyt, aki regisztrálja az idelátogató újságírókat (az elérhetőségek továbbra is jól jönnek);

A sajtótájékoztatót követően küldjön sajtóközleményeket azoknak a kiadványoknak, amelyek újságírói nem vettek részt.

Sajtótájékoztató előtt soha ne küldj ki sajtóközleményeket!!!

helyiségeket, anyagokat ad nekik - sajtóközleményeket, sajtócsomagokat stb., valamint regisztrálja is az érkezőket (lista - keresztnév, vezetéknév, kiadvány, elérhetőségek).

Ez a lista hasznos lesz további munkájához.

A sajtótájékoztató anyagai

Sajtótájékoztatón a hírtörvényeknek megfelelően megírt sajtóközleményt kell kiosztani. Jobb, ha további információkat tartalmaz a szervezetről, problémáról stb.

Az újságíróknak tudniuk kell, hogy ki beszél hozzájuk, ezért minden résztvevőnek kitűzőt kell kapnia, vagy ami még jobb, táblákat kell elé tennie, amelyekre nagy betűkkel felírják a nevét és beosztását.

Teljesítmény

Minden résztvevőnek ugyanazt a gondolatot kell osztania, vagyis nem szabad vitát indítania -

Nem kell összekeverni a kerekasztalt és a sajtótájékoztatót. A sajtótájékoztatón elmondja szervezetének véleményét ebben a kérdésben. Ha a résztvevők koherens beszéd helyett vitát indítanak egymással, akkor egyrészt az újságírók nem fogják tudni megérteni, hogy mit akartál nekik mondani, másrészt úgy döntenek, hogy bizonyos kérdésekben nincs egyetértés egy szervezeten/csoporton belül. Általában ilyenkor azt mondják: „Először döntsétek el egymás között, aztán cselekszenek” vagy „Nem tudnak megegyezni egymás között, de részt akarnak venni a döntéshozatalban”. Ezért ne hívja meg ellenfeleit a sajtótájékoztató résztvevőinek.

A véleménycseréhez, mint már említettük, konferenciák, szemináriumok és kerekasztal-beszélgetések zajlanak, és eseti alapon kell dönteni arról, hogy oda hívnak-e újságírókat.

Néha az ellenfelek, különösen a „rosszindulatúak”, megpróbálnak eljönni a sajtótájékoztatójára, és arra használják fel, hogy lejáratják Önt, és hangot adjanak véleményüknek. Néha újságírónak álcázzák magukat, vagy „az ő” újságíróikat használják.

Az ilyen helyzetekre, valamint a rendezvény általános összhangja és rendje érdekében egyszerűen előadót kell kijelölni. Jobb, ha az előadó nem beszél, hiszen lehetetlen önállóan beszélni, betartani a szabályokat, felállítani a kérdések sorrendjét, figyelni a hallgatóságot, megelőzni a konfliktusokat a kezdeti szakaszban, és mindezt egyformán jól csinálni.

Az előadó kezdi a sajtótájékoztatót, azaz megjelöli annak témáját, bemutatja az előadókat, és sorra átadja nekik a szót. A legnehezebb betartani a szabályokat, és észrevétlenül megállni, „szélre kényszeríteni” a dühös beszélőt, különösen, ha szeret spekulálni. Ez általában "1 perc" megjegyzéssel történik.

A műsorvezető az, aki megakadályozza, hogy az ellenfelek „eltérítsék” a sajtótájékoztatót. Vannak szabványos kifejezések: „Kérjük, fogalmazza meg kérdését” vagy „Mi a kérdése?”

Összességében az összes beszéd nem haladhatja meg a 20-30 percet, azaz átlagosan 5-7 percet beszélőnként. Ennek elegendőnek kell lennie egy érdekes tézis előterjesztéséhez és igazolásához a problémáról, a főbb tények felsorolásához vagy valami megjegyzéshez.

A legfontosabb az, hogy hogyan kezdjük el. Meg kell törni az elidegenedés és a bizalmatlanság jegét. Ehhez kreativitás kell, akárcsak egy ólomhoz. Kezdhetsz egy fülbemászó kijelentéssel, egy érdekes ténnyel, vagy közeledhetsz egy olyan példával, amely egy helyzetbe hozza Önt és az újságírókat.

Kerülje az összetett, zavaró kifejezéseket: hallgatói összezavarodnak, te pedig elfelejted, amit mondani akartál. Kerülje a kifejezések, tudományos, hivatalos és papi stílusok túlzott használatát – ez nem egy tudományos konferencián elhangzott beszéd, nem egy tudósítási és választási kongresszuson, hanem olyan emberekkel való beszélgetésről van szó, akik esetleg nincsenek tisztában az Ön problémájával.

Próbáljon szemkontaktust teremteni a közönséggel. Talán vannak olyan barátságos újságírók, akiket már ismer, képzelje el, hogy kapcsolatba lép velük. Figyelje a közönség reakcióját – függetlenül attól, hogy érdeklődve, unottan vagy zavartan hallgatják.

Ha a közönség „alszik”, sürgősen elő kell húzni valami érdekeset a készletből, de a témáról. Ha a közönség össze van zavarodva, próbálja meg gyorsan megérteni, mi a probléma – valószínűleg ez vagy sok tudomány, vagy homályos elképzelés. Próbáld meg korrigálni a helyzetet.

Beszéljen érzelmesen, de érzelmeit tényekre alapozza, ne klisékre. Használjon világos és érthető összehasonlításokat. Próbáld ötvözni a pozíciódat és az újságírók pozícióját (például mindannyian szeretnénk, ha gyermekeink biztonságos és tiszta világban nőnének fel).

Ne támadja az újságírókat: „Mindig mindent összekever”, „Miért ír olyan keveset az ökológiáról?” stb. A kapcsolat azonnal megszakad.

A beszéd befejezéséhez, különösen, ha az utolsó egy beszédsorozatban, valami világos, értelmes, összegző és egyben arra ösztönöz, hogy kérdéseket tegyen fel, cselekedjen és dolgozzon ebbe az irányba.

A beszédek után kérdések sora következik. A sajtótájékoztató résztvevőinek egyenként, egymásnak ellentmondó kérdésekre kell válaszolniuk. Ha úgy érzed, hogy kollégád pontatlanságot követett el, egészítsd ki azzal, hogy finoman javítsd ki az elmondottakat, de ne arra koncentrálj, hogy hibázott. Egy sajtótájékoztatón a kollégája hibája automatikusan a tiéd lesz, hiszen a sajtótájékoztató egy csapatmunka. Ha olyan kérdést tesznek fel, amely nem kapcsolódik a konferencia témájához, a sajtótájékoztató moderátorának jogában áll elmondani, hogy erre a témára az általános kérdések után külön is meg lehet válaszolni. A sajtótájékoztató a te rendezvényed, te rendezed.

Gyakran ahelyett, hogy kérdéseket tennének fel, a sajtótájékoztatón a vendégek egy egész beszédet mondanak. Néha egyszerűen azért, mert nem tudnak egyértelműen és világosan feltenni egy kérdést, de talán azért is, mert meg akarják zavarni az eseményt, vagy meghívni a sajátjukra. Az ilyen próbálkozásokat úgy kell megállítani, hogy udvariasan elmagyarázzuk, hogy jelenleg nem a beszédek, hanem a sajtótájékoztató témájával kapcsolatos kérdések vannak itt, és átadjuk a szót a következőnek, aki kérdezni szeretne.

sajtótájékoztató tisztségviselők (menedzserek, politikusok, kormányzati képviselők, PR-szakemberek, üzletemberek stb.) találkozója a sajtó, a televízió, a rádió képviselőivel, a nyilvánosság tájékoztatása érdekében az aktuális kérdésekről. Ez egy általánosan elfogadott és hatékony módja annak, hogy a sajtót olyan információkkal látjuk el, amelyek egy cég, szervezet, egyén megismertetésére és a PR megfelelő szintjének fenntartására szolgálnak.

Soha nem szabad sajtótájékoztatót összehívni pusztán egy olyan dokumentum vagy információ nyilvánosságra hozatala érdekében, amelyet ugyanilyen könnyen lehet sajtóközleményen keresztül is közölni. Hatékony eszköze az információk „nem nyilvántartásból” való kiadásának is, amikor azokat nem szabad nyomtatott formában terjeszteni, és amikor az újságírók és a tisztviselők közötti személyes adatokkal való kapcsolattartás előnyösebb. A sajtótájékoztatók kezdeményezői általában kormányzati szervek, szervezetek, „fontos” személyek, de megtarthatók maguk az újságírók kezdeményezésére is, akik érdeklődnek az egyes eseményekhez kapcsolódó szakmai hozzászólások iránt. A sajtótájékoztató célja tehát az információs és menedzsment orientáció, vagyis a vállalat (szervezet) álláspontjának bemutatása valamilyen társadalmilag jelentős problémáról a stratégiai kommunikációs politika keretében, valamint az imázs- és reklámcélok támogatása. .

Annak érdekében, hogy magabiztosabban érezze magát egy sajtótájékoztatón, ne csak tájékoztassa a sajtót a közelgő konferenciáról, hanem maga is vegye fel a kapcsolatot az újságírókkal, próbálja meg jobban megismerni őket, és legyen értékes információforrása a riporternek. . Bármilyen elfoglalt is, mindig tartsa nyitva az ajtót a sajtó képviselői előtt, legyen elérhető, jelezze feléjük, hogy kérésükre elérhető, próbálja meg őket kötetlen keretek között megismerni, ha ilyen lehetőség adódik; Bátorítsa őket, hogy tegyenek fel Önnek kérdéseket, fogalmazzanak meg bármilyen panaszukat, amit hallottak vagy hallottak, és mondják el véleményüket az Ön számára fontos kérdésekben; Az újságírók sok kérdése primitívnek tűnhet Önnek, mert csak néhányan értik az üzleti kérdéseket, próbálják ezt nem demonstrálni, ne ecseteljék az ilyen kérdéseket, hogy ne kerüljenek kellemetlen helyzetbe; használja ki a lehetőséget, hogy bemutassa az újságírónak cégét, az általa előállított árukat és szolgáltatásokat; de ne felejtsd el – nincs titoktartás.

Válaszok a lehető legnyilvánosabban és legteljesebben készítsen elő különbözőeket. Lehetnek előzetesek vagy hipotetikusak; készítsen magyarázatot arra vonatkozóan, hogy ez mit takar; a lehető legritkábban használja a „Rögzítésen kívül” választ olyan esetekben, amikor a helyzetet anélkül szeretné megvitatni, hogy nyilvánosan beszélne az ügy lényegéről; ha bizalmas információkról van szó, egy másik válaszlehetőség az lenne, ha kijelentené, hogy jelenleg nem rendelkezik a kérdés megválaszolásához szükséges információkkal, de felveszi a kapcsolatot a kérdést feltevő riporterrel, és a lehető leghamarabb válaszol, ilyen helyzetek előre fel kell készülni rá, és ha később ígéri a választ, akkor ennek teljesülnie kell; A kérdések megválaszolásakor nem kívánatos olyan kifejezéseket használni, mint a „nincs megjegyzés”, minden esetre igyekezzen választ adni; gondolja át az összes kifejezést és azok megfelelő értelmezését, válaszaiban ne használjon szlengeket, argot szavakat, kifejezéseket, mert ez egy sajtótájékoztatón elfogadhatatlan; végül pedig játsszon egy potenciális sajtótájékoztatót jogi és műszaki szakértőivel, akiknek az a feladata, hogy szakmai és kommunikációs szempontból figyelemmel kísérjék üzenetét és a kérdésekre adott válaszait. Az ilyen próbák önbizalmat adnak.

Sajtótájékoztatót ajánlott egy speciális helyiségben tartani: tárgyalók, konferenciák, konferenciák teremben, de nem valakinek az irodájában vagy egy nagy gyülekezeti teremben, ahol mindenki a másik hátát nézi, vagy szétszóródik a hatalmas helyiségben. , ami kényelmetlenséget okoz a kommunikációban. Az előadók számára olyan kártyákat kell készíteni, amelyeken a kereszt- és vezetéknevüket fel kell írni, hogy a terem legtávolabbi sorából leolvashatóak legyenek. A PR-csapat minden tagja, ha van ilyen, rendelkezzen nevével ellátott kitűzővel a hatékonyabb kommunikáció érdekében. A szakértők azt javasolják, hogy a sajtótájékoztatót legfeljebb 60 percig tartsák. Időtartamát előre be kell jelenteni, hogy az újságírók tudják, mennyi idejük lesz a kérdésekre, és mennyi ideig lesznek elfoglalva. Nem sokkal a konferencia vége előtt érdemes erről tájékoztatni a hallgatóságot, például úgy, hogy a következő kérdés lesz az utolsó.

A sajtótájékoztató felépítése:

• bevezető rész (időtartam 3-4 perc);
• üdvözlet;
• a magatartás okainak magyarázata;
• program;
• előadók bemutatása;
• információk a sajtónak bemutatott anyagokról (sajtócsomag).

Beszédek (legfeljebb két felszólaló lehet, a jelentés vagy üzenet maximális időtartama 10 perc minden felszólaló esetében).

A sajtótájékoztató megtartásának szabályai. Minden sajtótájékoztatóra bizonyos szabályok vonatkoznak a lebonyolításra. Itt van néhány közülük:

• az előadó általában felolvassa egy rövid nyilatkozat szövegét, amelyben megindokolja az ilyen rendezvény megtartását;
• a riportereket felkérik, hogy kérdéseket tegyenek fel az előadónak (egy-két szakértő van a közelben, akikre speciális kérdések megválaszolásához szüksége lehet);
• sorra tesznek fel kérdéseket;
• A szakmai normák elvárják az újságíróktól, hogy ragaszkodjanak a feltett témához.

A sajtótájékoztató előadója kell:

1. Kerülje a túlzásokat, és nevezze a dolgokat a megfelelő nevükön.
2. Mutasson tiszteletet versenytársai, politikai ellenfelei és rosszakarói iránt.
3. Ne próbálj meggyőzni másokat arról, hogy a siker az Ön személyes eredménye, emlékezzen csapatára és mindazokra, akik a sikerért dolgoztak.
4. Kerülje a vitákba bocsátkozást és az egyszótagú válaszokat, például „IGEN”, „NEM”.
5. Ne érintsen olyan témákat, amelyekről nem szeretné, hogy a sajtó megjelenjen.
6. Ne mutasson részrehajlást vagy ellenségességet vendégeivel szemben.
7. Próbálja lassítani a feltett kérdések ütemét, és néhányra részletesebb választ adjon.
8. Ne vonja be magát vitába vagy vitába.