A feljegyzés egy belső dokumentum, amelyen keresztül a munkavállalók közötti kommunikáció hivatalos írásos formában történik. Tartalma a megbízásokra, az esetleges feladatok elvégzésére stb., vagyis a munkahelyi kérdésekre redukálódik. Annak ellenére, hogy a feljegyzés írása egyszerű dolog, és nem szabályozzák nagyon szigorú szabályok, ennek ellenére ismernie kell őket. Ebben a cikkben megvizsgáljuk a dokumentáció összeállításának eljárását, típusait stb.

Jellegzetes

A szolgálati feljegyzés tájékoztató jellegű, hivatkozási jellegű, ami azt jelenti, hogy bizonyos értesítéseket, üzeneteket, utasításokat stb. tartalmaz. A benne felvetett kérdések arra a konkrét munkavállalóra vonatkoznak, akinek küldik. Más szóval, a feljegyzés a vállalaton belüli kommunikáció eszközkészlete.

Megjegyzés: feljegyzési kötelezettség nem került megállapításra. Ez egy kiegészítő dokumentum, bár ez alapján utasításokat és utasításokat lehet készíteni.

Gyakorlat

A feljegyzés gyakran használt dokumentációnak minősül, ugyanakkor nem szerepel a hivatalosan minősített vezetői papírok listáján. Széles körben elterjedt, horizontális szintű kapcsolattá válik: vagyis az egyik részleg alkalmazottja állítja össze, hogy egy másik részleg alkalmazottja felé kérést vagy javaslatot közvetítsen.

Fontos: azoknak a vezérlőobjektumoknak az állapotának, amelyek között szolgáltatási megjegyzés útján történik a kommunikáció, egyenértékűnek kell lennie. Ellenkező esetben a dokumentum nem feljegyzésnek, hanem feljegyzésnek minősül.

Felhasználási célok

A munkához szóló emlékeztető különféle esetekben használható.

Íme néhány példa:

• a munkavállaló jutalmazása;
• alkalmazottat üzleti útra küldeni;
• jelentés a logisztikai osztálynak a berendezés meghibásodásáról;
• a biztonsági vezető értesítése bármely más egység vezetőjétől, hogy illetéktelen személyeket (nem alkalmazottakat) kell beengedni a cég épületébe, az okok megjelölésével;
• a számviteli osztálynak küldött feljegyzés formájú kérelme anyagi források elkülönítésére bizonyos szükségletekre stb.

A feljegyzések összeállításának külön esetei

Bár a feljegyzés belső papírnak minősül, ennek egyik fajtája a tanúsító bizottsághoz küldött dokumentum. A jegyzetek kizárólag munkahelyi kommunikációra való használata azonban még mindig gyakoribb.

Hogyan írjunk feljegyzést?

A jegyzet összeállításának alapvető szabályai hasonlóak minden máshoz. Tartalmazza az A4-es lapra való írást, az utasításokat, hogy kitől és kinek küldje, dátummal és aláírással ellátott biztosítékokat. De hogyan írjunk feljegyzést az összes követelménynek megfelelően?

• közepére (lehetőség van a lap bal oldalára is elhelyezni) írja be a dokumentum megfelelő címét;
• két lehetőség van a dátum írására - mind teljesen arab számokkal, mind a hónap szavakkal történő feltüntetése;
• a főcím címében a dokumentum tartalmának rövid leírását adhatja hozzá;
• a feladóra és a címzettre vonatkozó adatoknak teljesnek kell lenniük: keresztnév, vezetéknév és családnév, annak a beosztásnak és részlegnek (részlegének) teljes neve, amelyhez ez a pozíció kapcsolódik.

Arra a kérdésre válaszolva, hogy hogyan írjunk feljegyzést, nemcsak a dokumentum részleteit és attribútumait tartalmazza, hanem azt is, hogy mi legyen a tartalma.

A szóban forgó dolgozat nem igényli a probléma lényegének nagyon száraz és hivatalos nyelvezetű bemutatását – megengedett azonban a szabad narratíva, amely kifejezetten tükrözi az írás okát.

A tartalom két részre oszlik. Ezek közül az elsőt preambulumnak nevezik. Röviden szól arról, hogy mi késztette a kezdeményezőt arra, hogy feljegyzést írjon és elküldje egy adott alkalmazottnak.

A második részt tekintik a főnek, ez is terjedelmesebb, mint a preambulum. Ez a szöveg tartalmazza a közvetlen kérés vagy javaslat nyilatkozatát. Hozzáadhatja a helyzet elemzését, a következtetéseket és az eredményeket.

A nyomtatvány

Egyes cégek, amikor megkérdezik, hogyan írjanak feljegyzést, egyszerűen egy speciális űrlapot bocsátanak alkalmazottai rendelkezésére. De meg kell jegyezni, hogy ez nem kötelező egységesítés - a GOST csak tanácsadó rendelkezéseket tartalmaz (a betűtípusokra, méretekre és intervallumokra vonatkozóan), jóváhagyott minta nélkül. Ha azonban ez egy adott cégnél létezik, akkor jobb, ha ragaszkodunk ehhez.

Szerviz és feljegyzések

A jegyzetben valamivel feljebb jelezték, hogy miben különböznek a kézbesítési és a memorandum megjegyzések. De sokan még mindig hajlamosak összetéveszteni őket egymással.

A leggyakoribb hibák a következők:

• egy alkalmazott feljegyzése az alkalmazotttól a főnökhöz (sőt, memorandum);
• a béremelésekről;
• egy előléptetésről.

Az utolsó kettő nem vízszintes, hanem vertikális szintű hivatkozást jelent, ami tagadja a jegyzet definícióját.

Fontos: a feljegyzések feljegyzésekre és magyarázó megjegyzésekre való felosztása eleve helytelen.

Bejegyzés

Minden emlékeztető be van jegyezve a nyilvántartásba. Attól függően, hogy az egyes cégeknél hogyan szervezik meg a dokumentumáramlást, ezt vagy az, aki a papírt összeállította, vagy az, aki megkapta, megteheti. Ez minden esetben arra vezethető vissza, hogy a jegyzethez egyedi számot rendelnek, amelyet fel kell tüntetni a szövegében.

Minta emlékeztető

"Értékesítési osztály, V. A. Kutsak Informatikai osztály igazgatója
Memo
№ 19-43/102
2015. április 13
A számítógép állapotának teszteléséről a teljesítmény szempontjából
2015. 10. 04-től R. Maksimenko, az értékesítési osztály egyik alkalmazottja személyi számítógépe rendszeres meghibásodásokat tapasztal, nevezetesen: újraindítás a parancs kiadása nélkül, problémák a be-/kikapcsolással és a képernyővel. pislákoló. A fentiek alapján kérem, hogy osztálya szakemberei végezzék el a szükséges diagnosztikát a problémák okainak feltárása, illetve eredményes megszüntetése érdekében. Javaslom a vizsgálati eredmények írásos kiadását, a további teendők összegzésével: a gép javítása vagy cseréje.

Tegyük fel, hogy kiderült, hogy a számítógép nem javítható. Ebben az esetben feljegyzést adunk ki a berendezés leírásáról.

Példa a berendezés leírására vonatkozó megjegyzésre

"Értékesítési osztály, a logisztikai osztály igazgatója, M. A. Oleinik
Memo
№ 21-45/104
2015. április 16-tól
A nem működő PC leírásáról
2015.10.04-től R.D. Maksimenko, az értékesítési osztály munkatársa rendszeres meghibásodásokat tapasztalt a személyi számítógépben. Ennek eredményeként az informatikai osztály szakemberei által végzett diagnosztika a következőket mutatta ki: a számítógépet nem szabad tovább használni. Ezzel kapcsolatban kérem a fenti berendezések leírását üzemképtelenség miatt.

Osztályvezető L. A. Kudrjavcev"

Ezen kívül szüksége lesz még egy megjegyzésre - a leszerelt berendezések cseréjéhez.

Berendezés csere megjegyzés

"Értékesítési osztály, a logisztikai osztály igazgatója, M. A. Oleinik
Memo
№ 22-46/104
2015. április 17-től
Az elromlott PC cseréjéről
Az osztály szakemberének, Maksimenko R. D. személyi számítógépe üzemen kívül helyezésre került, működésképtelensége miatt cserére szorul (2015.04.15. 20-44/103 sz. dok. szerint). Kérem, hogy a leszerelt paramétereinek megfelelő új berendezést biztosítsanak. A teljesítést kérjük írásban jelezni. A jegyzethez mellékeljük az informatikai osztály jelentését az elvégzett diagnosztikáról és annak eredményeiről.

Osztályvezető L. A. Kudrjavcev"

Végül

A feljegyzés írása általában nem okoz problémát. Ez a belső dokumentum meglehetősen ismerős kommunikációs eszköz a különböző kormányzati szintek között. Feltételes akadályokat csak a feljegyzések és a szolgáltatási megjegyzések „összetévesztése” okozhat (a cikk bemutatja, hogyan különböznek egymástól).

Egyes cégeknél a feljegyzések elkészítése kizárólag a bevezetett és jóváhagyott minta szerint történik (ebben az esetben érdemes speciális nyomtatványokat felhalmozni számukra), máshol több mint ingyenes.

A dokumentum összeállításakor ugyanazokat a szabályokat kell követnie, mint a többi papír esetében - a betűtípus és a térköz a GOST szerint, a dátum és az aláírás a megjegyzés érvényességéhez.

Általánosságban elmondható, hogy a feljegyzés egy nagyon kényelmes eszköztár, amelyet könnyű elsajátítani, és helyes használat esetén egy szervezeti csapat jól koordinált és világos munkája figyelhető meg. Segít fenntartani az összetartó kapcsolatot az osztályok között, és erősíti az általuk alkotott struktúrát is.

A legtöbb kérdést és zűrzavart általában a belső dokumentáció okozza, mivel azt hivatalosan nem szabályozzák jogszabályi aktusok. Különböző tevékenységi területeken eltérő szabályok vonatkozhatnak a hivatal, feljegyzés, magyarázó jegyzet írására. A feljegyzés a belső üzleti levelezés egyik leggyakoribb formája. Hogy miben különbözik a többi belső dokumentumtól, milyen elemek kötelezőek hozzá, vagy változhatnak, milyen esetekben lehet szükség, azt ebben a cikkben igyekszünk elmagyarázni. A különböző célokra készített írásbeli feljegyzések mintáit is átadják.

Emlékeztető: a dokumentum lényege

A feljegyzés a szervezeten belüli írásbeli kommunikáció egyik formája. Az ilyen típusú levelezés sajátos különbsége a „horizontális” orientáció - a kommunikáció olyan alkalmazottak között zajlik, akiket nem kötnek össze alárendeltségi viszonyok, azaz hivatalos státuszban egyenlőek.

REFERENCIA! Ha a feljegyzést magasabb beosztású alkalmazottnak küldik, akkor azt nem szolgálati jegynek, hanem jelentésnek nevezik.

Ez a dokumentum információra és hivatkozásra vonatkozik, azaz egy adott problémára vonatkozik, amelyet a feladó nem tud megoldani a címzett (a cég másik alkalmazottja vagy részlege) nélkül. Egyes esetekben a feladat pusztán tájékoztató jellegű is lehet: a címzett tudomást szerez bizonyos tényekről.

A feljegyzés célja

A belső levelezés fő célja az operatív irányítás, vagyis a felmerülő kérdések és/vagy problémák leggyorsabb és leghatékonyabb megoldása. A szolgáltatási megjegyzés jellemzői, hogy célja:

• kezdeményezni bármely határozat meghozatalát;
• bizonyos információkat közöl a címzettel;
• beszámolni bizonyos, esetleg korábban felvetett kérdésekről;
• válaszoljon az előző szervizjegyzetben feltett kérdésre (ebben az esetben az eredeti jegyzet számát kell feltüntetni).

Minek kell szerepelnie egy feljegyzésben, és mi nem

Mivel a feljegyzés segéddokumentum, nem szabályozzák sem az OKUD-ban, sem más szabályzatban foglalt kötelező szabályok és előírások. Megírásakor célszerű figyelembe venni az Orosz Föderáció "Egységes dokumentációs rendszerek" GOST R 6.30-2003 szabályait.

A feljegyzés kötelező adatai sok tekintetben hasonló bármely üzleti dokumentumban szükségeshez.

1. Információk a feljegyzést küldő osztályról.
2. Annak az osztálynak a neve, ahová a dokumentumot elküldték.
3. A közvetlen címzett neve és beosztása.
4. A levelezés neve (jelen esetben "jegyzet").
5. A jegyzet címe vagy tárgya, amely röviden ismerteti a témát.
6. A dokumentum "törzs" a helyzet közvetlen megfogalmazása, információk, kérések, megoldások, a probléma megoldására irányuló javaslatok stb.
7. A feljegyzés dátuma és száma.
8. A feljegyzés feladójának beosztása, teljes neve, aláírása.

Lehetséges kiegészítő elemek tartalmazhat:

• a helyzet megoldásában érdekelt más személyek vízumai;
• alkalmazások (a megjegyzés szövegében legyen link az elérhetőségükre).

Kizárva a feljegyzésekben:

• megrendelések;
• megrendelések;
• keselyűk „jóváhagyom”, „megengedem” stb.

Az ilyen korlátozást a címzett és a feladó státuszának egyenértékűsége indokolja. A feljegyzés azonban, nem lévén közvetlen megbízás, fontos vezetői döntések alapjává válhat, ami a megbízás kiadásában is kifejezhető.

Dekoráció

A jegyzetekre olyan formázási követelmények vonatkoznak, amelyek a szervezet összes dokumentumára érvényesek. Kényelmes, ha ezeket a helyi előírások rögzítik. Általában az általánosan elfogadott üzleti gyakorlatot követik:

• A4-es papír;
• Nyomtatási betűtípus Times New Roman 12 másfél szóközzel;
• dátumformátum "nn.hh.yy";
• a „fejléc” helye az oldal közepén vagy a bal szélén;
• bonyolult beszédfordulatok, szükségtelen verbális konstrukciók, érzelmi pillanatok hiánya.

Memo online

Ha a szervezet kellően számítógépes munkafolyamattal rendelkezik, akkor a feljegyzéseket nem papír, hanem elektronikus formában lehet elküldeni. Néha még egyszerűbb és kényelmesebb is, mert a papír adathordozó elveszhet vagy megsérülhet, az elektronikus szöveg pedig biztonságosan tárolódik a számítógép memóriájában. Amikor egy feljegyzés szövegét az interneten keresztül küldi, érdemes figyelembe venni néhány további szempontot.

1. Űrlapok, sablonok és mintajegyzetek létrehozhatók, a vezetőség jóváhagyja, és külön fájlba vagy mappába menthető, amelyhez a helyi hálózat bármely felhasználója hozzáférhet.
2. A címzettet nem a feljegyzés „fejlécének” szövegében kell feltüntetni, hanem a „Cím” vagy a „Tárgy” sorban, ha az elektronikus forrás megosztott.
3. Az aláírás automatikusan beilleszthető a jegyzet szövegébe, amivel a fordító időt takarít meg.
4. Javasoljuk, hogy mindig kérjen e-mail olvasási visszaigazolást: ez további visszaigazolásként szolgál a feljegyzés kézhezvételéről, valamint annak időben történő elküldéséről.

Úti okmányok helyett szolgálati jegyzet

Az Orosz Föderáció Kormányának 1595. számú rendelete után, amely 08.01.-én lépett hatályba. 2015-től megszűnnek az utazási utalványok, a szolgálati kiosztás és az utazási megbízási jelentés, a feljegyzés fontos dokumentum, amely segít igazolni az utazási idő és erőforrások felhasználását. Ha a vezetőség a helyi törvényben nem írt elő ilyen előírást, akkor erre a célra feljegyzés használata nem kötelező. Azonban egy ilyen dokumentum lehet az egyetlen megerősítése annak tényének, hogy a munkavállaló utazott és valamilyen járművet használ. Ha a munkavállaló nem közterületen, hanem személyes, bérelt vagy hivatali járművel indul útra, nagy valószínűséggel üzleti útról hazatérve feljegyzést kell készítenie. Ez képezi majd a visszatérő munkavállalónak fizetendő napidíj kiszámításának alapját, valamint igazolja az étkezési, szállás- és járműfenntartási költségeit.

Az "utazási" feljegyzés tartalma

A munkavállaló szabad formában az alábbi információkat adja meg üzleti útjáról:

• az indulás és a visszatérés dátuma;
• az utazás célja vagy utalás az utazási megbízásra;
• a járműre vonatkozó információk (név, modell, márka, rendszám);
• pályázatok leírása - fuvarlevél, pénztári csekk, szállás okmányai, gépkocsi tankolás stb.

A dokumentumot először a szervezet számviteli osztályához, majd a vezetőséghez kell benyújtani jóváhagyásra.

Miért írsz, ha mondhatod?

A dolgozók egy része pusztán formalitásnak tekinti a feljegyzések elkészítését, és az elkészítésére fordított idő elpazarolt. De sok esetben egy feljegyzés nemcsak a felmerült probléma megoldásának leghatékonyabb eszköze lehet, hanem a szükséges bizonyítékok láncolatának feltétlenül nélkülözhetetlen láncszeme is. Ez akkor történik, amikor egy bizonyos személy figyelmét fel kell hívni az információra dokumentum. Ez az igény a következő helyzetekben merülhet fel.

1. A cégnek sok strukturális részlege van, és a kérdés szóbeli megoldása időigényesebb lehet, mint a hivatalos levelezés irányítása.
2. A megjegyzés közvetlen megerősítése a fontos információk továbbításának időszerűségének.
3. Az információátadás dokumentált formája a felelősség egy részét mentesíti a küldőtől.
4. Az üzleti út időpontjának és a munkavállaló személyes szállítóeszközének az utazáshoz való igénybevételének igazolása.
5. A hivatalos levelezés megerősíti a vállalat bizonyos intézkedéseit, például igazolja az adózás előtti kiadásokat (vitatott esetekben).

PÉLDÁUL. Az adóhatóság tárgyi eszköz (reklámanyag) utáni adó elmulasztása miatt bírságot rótt ki a társaságra. A reklámosztály feljegyzései alapján megállapították, hogy ezek az anyagok (az emlékeztetőkben szerepelnek) egy évnél rövidebb ideig használtak, ami azt jelenti, hogy tárgyi eszközök közé nem sorolhatók.

Példák feljegyzések írására

üzleti úti feljegyzés

A "Climatcontroltech" LLC vezérigazgatója
Nerubasszkij Szergej Nyikolajevics
Tyulpanov Alekszandr Lvovicstól,
hivatalban lévő menedzser
a szerviz részleg berendezéseinek karbantartása

MEMO
egy tulai üzleti útról.

Tájékoztatom, hogy a 2016. szeptember 10-én kelt 27. számú rendelet értelmében 2016. szeptember 11-én személyes autómmal (Skoda Octavia, állami rendszám: A869AB 267 RUS) indultam üzleti útra Moszkvából Tulába. ). 2016. szeptember 16-án 19:00-kor tértem vissza Moszkvába.
Az üzleti utam tényleges időtartama 6 naptári nap volt.
Mellékelem az utazási költségekről szóló igazolást:
- 2016.11.09. keltezett fuvarlevél 1 nyomtatott lapon.
– A Rosneft benzinkutak 2016. szeptember 11-i (Moszkva-Tula autópálya) és 2016. szeptember 16-i (Tula) pénztárbizonylatának másolata.
- A "Profit" szálloda 2016. szeptember 16-i nyugtája.

A szerviz részleg berendezés vezetője tulipánok A.L. Tulipán (aláírás) 2016.09.17

Szolgáltatási jegyzet a termékek kiadásáról

Kereskedelmi Marketing Osztály
Piontkovszkaja Regina Szemjonovna, osztályvezető
Értékesítési Osztály vezetője
LLC "Csoda"
Vetrov Szergej Afanasjevics

MEMO
11-TSN szám 2016.08.23
a termékek kiadásáról.

Arra kérem Önt, hogy koordinálja a TM "Frutonyanya" kampányát, amelynek célja a márka gyümölcsleveinek kiskereskedelmi értékesítésének növelése és a forgalmazás növelése.
Az akciót 2016 októbere és novembere között tervezik megtartani Rjazanban és Vlagyimirban, kiskereskedelmi egységek alapján. A működési mechanizmus további ajándékot biztosít 1 csomag Frutonyanya TM gyümölcslé formájában, ha több mint 3 csomagot vásárol. A nyereményalap felosztása az alábbiak szerint történik:
- Ryazan - 500 csomag 200 ml-es;
- Vladimir - 350 csomag 200 ml-es.

Az akcióban nem részt vevő többi terméket vissza kell juttatni a raktárba. Kereskedelmi Marketing Osztály vezetője Piontkovszkaja R.S. Piontkovskaya (aláírás) 2016. augusztus 23

Időt és erőfeszítést igénylő formalitás – sokan így kezelik a feljegyzéseket, szervizeket és magyarázó megjegyzéseket, és gyakran nem látják a különbséget közöttük. Általánosan elfogadott, hogy a jelentések és a magyarázó megjegyzések a fegyelmi szankciók alkalmazásához kapcsolódnak. Valójában nem csak erre használják. Megmondjuk, milyen helyzetben érdemes feljegyzést készíteni, és hogyan kell helyesen csinálni.

Miért van szükség jegyzetekre?

Mindenekelőtt minden megjegyzés információ és referencia dokumentum az operatív irányításhoz. Segítségükkel információcsere zajlik a vállalaton belül (például a különböző osztályok között, vagy a fiókok, képviseletek és a központi iroda között). A jegyzetekben szereplő információk nem tartalmaznak megrendeléseket, de alapul szolgálhatnak valamilyen vezetői döntés meghozatalához, vagy csak figyelembe vehetőek.

De ezek megírása nem egyszerű. Hiszen a szabályozó jogszabályokban nincsenek fogalommeghatározások, nincsenek szabályok a jegyzetek összeállítására. Próbáljuk meg magunk megfogalmazni őket.

Miben különböznek a hangjegyek?

Az érthetőség kedvéért a főbb különbségeket a táblázatban mutatjuk be.

Jellemzők	memorandum	Memo	Magyarázó jegyzet
A jegyzet lényege	tájékoztat az aktuális helyzetről, a megtörtént jelenségről vagy tényről, az elvégzett munkáról; tartalmazza az összeállító következtetéseit és javaslatait	<или>tájékoztat a működési problémák megoldásának szükségességéről. Ugyanakkor a szóban megoldható, dokumentációt nem igénylő kérdéseket nem szükséges a jegyzetbe belefoglalni; <или>kérést, kérésre tájékoztatást, feladat pontosítást, pontosítást, kérést, ajánlatot tartalmaz	Kifejti minden esemény, tény, cselekmény, esemény indokait, ideértve a munkafegyelem megsértését, az utasítások be nem tartása, a megállapított munkarendtől való eltérések, a rendkívüli helyzetek (baleset, baleset, lopás stb.) előfordulását. Igény szerint magyarázó jegyzetként a munkavállaló fegyelmi büntetés kiszabásához szükséges írásbeli magyarázat is kiadható, ill. Művészet. 192. cikk 1. része az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 193. cikke; Rostrud levele 2011. 01. 06. 1493-6-1.
Orientáció	Kapcsolatfelvétel a vezetőséggel: <или>a munkavállalótól az osztályvezetőig; <или>az osztályvezetőtől a cégvezetőig; <или>a fióktelep vezetőjétől a központi iroda vezetőjéig	Vezetők vagy alkalmazottak közötti levelezés a vezetés egyik szintje beosztásuk szerint nem egymásnak alárendelve, a hatáskörükbe tartozó kérdésekben	Alacsonyabb tisztségviselő magyarázata (magyarázata) magasabbnak
Jegyzettípusok megbeszélés szerint	<или>döntéshozatal kezdeményezése; <или>tisztán tájékoztató jellegű; <или>jelentés		<или>egy adott alkalmazott (részleg) cselekedeteinek magyarázata; <или>esemény leírása
Szerkezet	I. szakasz- a megírására okot adó okok, tények vagy események ismertetése; II szakasz- szükség esetén - a jelenlegi helyzet elemzése és lehetséges megoldási lehetőségek bemutatása a probléma megoldására; szakasz III- konkrét következtetések, vélemények, kérések vagy konkrét intézkedésekre vonatkozó javaslatok leírása, amelyeket az összeállító véleménye szerint meg kell tenni		I. szakasz- az írást megalapozó tények ismertetése; II szakasz- a jelenlegi helyzetet magyarázó okok leírása. Nem tartalmaz következtetéseket és javaslatokat
A jegyzetek típusai a hozzáférhetőség foka szerint	<или>dokumentum megnyitása; <или>bizalmas dokumentum
Jegyzetminta	Bónusz ajánlat egy adott alkalmazott számára	Tájékoztatás a biztonsági szolgálatnak arról, hogy be kell engedni az épületbe olyan munkavállalókat, akik szabadnapon dolgoznak	Magyarázat a gyártási és műszaki osztálynak az alapanyagok gyártási szabványokhoz képesti túllépésének okairól (M-29 számú nyomtatvány melléklete) jóváhagyott A Szovjetunió Központi Statisztikai Hivatalának 82.11.24-i 613. sz.

Adózási szempontból mindenféle megjegyzés fontos

Egyes esetekben a jegyzet más dokumentumokkal együtt elsődleges dokumentumként szolgálhat a költségek adóelszámolásában az alátámasztáshoz és az okmányos megerősítéshez. cikk (1) bekezdése. 252 Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve, például:

• Memo saját hirdetési szolgáltatása, amely szerint a promóciós videók tényleges felhasználási ideje nem haladta meg a 12 hónapot, segített a cégnek bebizonyítani, hogy a videók nem immateriális javak, és a költségeket egy összegben leírni. Az FAS MO 2012. március 16-i A40-100845 / 10-4-498 sz.;
• az autó futásteljesítményének megerősítéséhez a GPS-navigátor leolvasásával (a kilométer-számláló helyett) és az üzemanyagköltség felismeréséhez szükséges memorandum a közlekedési osztály vezetőjének a mestertől, hogy az utazás előtti ellenőrzés a kilométer-számláló meghibásodását, ill. cikk (1) bekezdése. 252, al. 5 p. 1 art. 254 Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve. E jelentés (vagy más dokumentum) alapján elrendeli az autó bekapcsolt navigátorral történő üzemeltetésének szükségességét, és ennek tanúskodását a fuvarlevélben rögzíti. A Szövetségi Adószolgálat 2010. július 16-i levele, ШС-37-3/6848;
• magyarázó jegyzet Hasznos lehet:

• <или>gyermek után személyi jövedelemadó-kedvezményben részesülni alatti. 4 p. 1 art. 218 Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve ha nincs 2-NDFL igazolás az előző munkahelyről. Ha egy személy hosszú ideig nem dolgozik, és újra munkát kap, szüksége van egy magyarázó megjegyzésre a jövedelem hiányáról, egy munkakönyvre és egy írásos levonási kérelemre. A Szövetségi Adószolgálat 2009. július 30-i levele, 3-5-04 / [e-mail védett] ;
• <или>hogy megoldja a nyaralás alatti utazási költség kifizetésének kérdését. Ha a munkavállaló több helyre kíséri, vagy áthaladó megállóhelyeken halad át, a munkavállaló magyarázó megjegyzése és úti okmányai szükségesek. Az Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztérium 2009. február 20-i levele 194-13..

Nyilvánvaló, hogy ha a jegyzet elsődleges dokumentum, akkor annak tartalmaznia kell egy ilyen dokumentum összes részletét és cikk (2) bekezdése. Az 1996. november 21-i 129-FZ törvény 9. §-a.

Hogyan írjunk helyesen jegyzeteket

Sok alkalmazott nehezen ír jegyzeteket, mert ez szokatlan munka számukra. A feladat megkönnyítése érdekében helyi szabályozási aktusban, például irodai munkautasításban biztosítson szerkesztési szabályokat, valamint jegyzetlapokat, és ismertesse meg a dolgozókkal. Például egy utasítás töredéke így nézhet ki.

Az Alpha LLC megrendelésével jóváhagyva
2011. december 27-én kelt 123. sz

Útmutató az irodai munkához LLC "Alfa"

4.10. Megjegyzések (jelentési, irodai, magyarázó)

4.10.4. Minden feljegyzés a következő részletekkel készül:

• a szerkezeti egység neve - a jegyzet összeállítója;
• az irattípus megnevezése - feljegyzés, kézbesítés vagy magyarázó megjegyzés;
• a dokumentum dátuma - az aláírás dátuma (arab számokkal a következő sorrendben: nap, hónap, év);
• címzett - f. és. ról ről. és annak a személynek a pozíciója, akinek a feljegyzés címzett (datív esetben);
• a szöveg címe, amely a „Névjegy” vagy „About” előszóval kezdődik;
• megjegyzés a kérelem meglétéről (ha van), például: „Pályázat: 1 példányban. 3 literre.";
• a fordító aláírása (a fordító beosztása; személyes aláírás és annak átirata (teljes név)).

4.10.5. A szöveg egyes szám első személyben íródott.

A jegyzet szövege nem tartalmazhat üdvözletet és végső kívánságokat.

4.10.6. A jelentések, szolgáltatási és magyarázó megjegyzések formáit az Utasítás 15., 16., 17. számú melléklete tartalmazza.

Ha egy alkalmazottnak jegyzetet kell írnia, adjon neki egy kész űrlapot, vagy inkább egy mintát. Példákat adunk a különböző hangjegyek kialakítására.

Alfa Korlátolt Felelősségű Társaság

Könyvelés

vezérigazgatónak
Alpha LLC
I.I. Stasov

Emberi Erőforrások vezetője
S.V. Klimova
Az indoklás a magyarázatban
tiszteletlennek tekintendő.
Alkalmazzon fegyelmi eljárást
megjegyzés formájában T.I. Bogdanova

Főkönyvelő
POKOL. Zharovoy
Tegyen intézkedéseket a gázturbinás motor helyreállítására

30.08.2012

MAGYARÁZÓ JEGYZET
kelt 2012.08.30. 12. sz

Az eredeti GTD elvesztésének okairól

2012. augusztus 29-én a franciaországi Bonduelle-lel kötött, 2012. április 20-án kelt, 0007/5 számú zöldborsó-tétel (Gatchinsky Customs Post) szerződés szerinti szállításának eredeti CCD-je a dokumentum fénymásolásakor elveszett.

Az irodai másoló nem alkalmas világos papír dokumentumok automatikus másolására. Az eredeti GTD, amelynek pauszpapír súlya volt, automatikusan másolásra került más, nagyobb papírsúlyú dokumentumokkal együtt. Ennek eredményeként az eredeti GTE elakadt és beszorult a másológörgők közé. Kibontásakor a dokumentum apró, javíthatatlan és olvashatatlan részekre szakadt.

Ismert dokumentum:

30.08.2012

Főkönyvelő

Munkám részeként napi szinten kell elkészítenem különféle dokumentumokat. Fontos, hogy szabadon eligazodjunk a szigorú és tetszőleges formák létező változatai között, valamint legyen elképzelésünk arról, hogyan írjunk egy adott dokumentumot, milyen adatokat kell feltüntetni és milyen információkat kell feltüntetni benne.

Egy minta emlékeztető könnyen megtalálható az interneten, és használja ezt a példát a fordítás során.

Mivel egy dokumentum megírásának számos oka lehet, fontos, hogy a dokumentumot helyesen írjuk meg, és egyszerűen, tömören és érthetően fogalmazzuk meg a kérdés lényegét.

A „Felhívom a figyelmet…” feljegyzés formájának összeállításának néhány jellemzőjét a mai jegyzetemben tárgyaljuk.

Példa bármely dokumentum írására ma az interneten, a hivatalos fellebbezés elkészítésekor az üzleti levelezés összeállításának fő szabályaira és ajánlásaira kell alapozni.

A fő követelmény, hogy a dokumentum ne tartalmazzon állampolgár személyes véleményét, valamint különféle díszítéseket, érzelmi színezetű szöveget, fenyegetést.

A fellebbezés műveltsége rendkívül fontos, a köznyelvi és köznyelvi kifejezések használata nem megengedett. A jelentéseket és feljegyzéseket speciális sablonok alapján állítják össze, és általában a következő szerkezettel rendelkeznek:

• információk a dokumentum kibocsátójáról és címzettjéről;
• a kérdés lényegének rövid összefoglalása;
• a művész aláírása és a jelentkezés dátuma.

A dokumentum benyújtásának körülményeitől függően néhány további elem is hozzáadásra kerül az űrlaphoz. A feljegyzés megírásának módjáról később részletesebben lesz szó.

Milyen helyzetekben készül feljegyzés

Ezt a dokumentumot a vállalkozás vagy egy adott osztály vezetőjének címezték. Általában a dokumentumot a gyártási folyamat javítására, vagy szükség esetén a csapat nehéz helyzetének megoldására használják.

Más szóval, amikor egy emlékeztetőre hivatkozik, a munkavállaló a saját vertikális kommunikációs módszerét alkalmazza, amikor a szükséges információkat a munkavállalótól közvetlenül a vezetőhöz küldik.

Egy ilyen dokumentum megírásának fő célja, hogy felhívja a hatóságok figyelmét a problémára, és ösztönözze őket a megoldáshoz szükséges intézkedések megtételére. Bizonyos körülmények között egy feljegyzést állítanak össze és nyújtanak be a hatósághoz, kizárólag tájékoztatás céljából.

A dokumentum szigorúan belső, és nem lép túl a vállalaton. Néhány szót kell ejteni a dokumentum megírásának céljáról. Valójában a „szolgáltatás” összeállításának okai eltérőek lehetnek:

1. Felmenteni magukat a felelősség alól a beosztottak által elkövetett jogsértésért. Egy ilyen dokumentum kézhezvétele után a fej a jövőben nem támaszthat igényt az állampolgárral szemben.
2. Védelmet szerezni. Ha egy alkalmazott igazságtalanságot és válogatós hozzáállást tapasztal a magasabb beosztású alkalmazottak részéről, akkor a fellebbezés ezen formája használható a probléma békés megoldására. Ha ez nem sikerül, akkor a következő lépés a bíróság, ahol a feljegyzés további bizonyítékokká válhat.
3. A gyártási folyamat megsértésével kapcsolatos és elszámolás alá eső helyzet kijavítása érdekében.
4. A munka hatékonyságának javítása érdekében.

Figyelembe véve az ilyen dokumentáció összeállításának indokait és céljait, a feljegyzések típusai is eltérőek.

Milyen típusú feljegyzések vannak

Annak ellenére, hogy az ilyen nyomtatványok besorolása nagyon egyszerű, néha félreértés adódik, hogy egy adott helyzetben milyen típusú dokumentumot kell használni. Külön kiemeljük a leghíresebb jegyzettípusokat:

1. A dokumentumok tartalma: tájékoztató, jelentéskész és proaktív.
2. A címzettet figyelembe véve: belső és külső.
3. A dokumentumok a bennük szereplő tények alapján különböznek egymástól.

A fenti besorolást figyelembe vesszük, érdemes a megfelelő dokumentumformátumot kiválasztani és a meglévő példa szerint jegyzetet készíteni.

Ki lehet a "szolgáltatás" szerzője

Formálisan bármely alkalmazott elkészíthet ilyen dokumentumot, de itt szigorúan be kell tartania az alárendeltséget. Más szóval, nem érdemes átlépni a közvetlen felettesed feje fölött, hanem be kell mutatnod neki.

A fellebbezés benyújtása után az állampolgár nem várhat írásos választ, mivel a meg nem érkezett dokumentum fő reakciója a főnök határozatának kikényszerítése.

Következtetés

A feljegyzés írása elterjedt a nagyvállalatoknál, ahol sok ember dolgozik, és nehéz nyomon követni a helyzetet a helyszínen. Ez a megközelítés lehetővé teszi a vállalkozás vezetése számára, hogy lépést tartson az eseményekkel, és időben megtegye a szükséges intézkedéseket a bonyolult és esetenként konfliktusos helyzetek megoldására.

A fellebbezés elkészítésekor fontos figyelembe venni a jelenlegi szabványok által előírt különféle árnyalatokat és követelményeket. Csak ebben az esetben lesz jelentősége a dokumentumnak.