A következő követelmények adnak jogi erőt a dokumentumnak. A „választási” gáz felhasználásával készült dokumentumok jogerő adásának feltételei. Elektronikus dokumentumok bizonyítékként

Az irat jogerejét az egyes iratfajtákra megállapított részletezés és a szabványnak megfelelő nyomtatványon történő kivitelezés biztosítja.
Emlékeztetni kell arra, hogy a különböző dokumentumok különböző részletekből állnak, és egy dokumentum összeállításakor nem kell használnia a GOST-ban leírt összes részletet. Egyes kellékek kölcsönösen kizárják egymást, például a „Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok” csak betűkkel van feltüntetve, míg az „Ikmánytípus neve” nem szerepel a fejléces papíron. Az iratok készítése és feldolgozása során a kötelező adatok összetétele egyéb adatokkal is kiegészíthető, ha az irat célja, feldolgozása ezt megkívánja. Az egységesített dokumentumformákhoz további részleteket is hozzáadhat. Például az alkalmazottak felvételére és elbocsátására vonatkozó utasítások formájában adja hozzá a „személyzeti osztály vezetőjének aláírása”, „a közvetlen felettes aláírása” adatokat. Az egyesített adatlapokról azonban az egyes részletek eltávolítása nem megengedett.
A részletek összetétele, amely egy adott dokumentumot jellemez, a dokumentum létrehozásának céljai, célja, a jelen dokumentum tartalmi és formai követelményei, a dokumentálás módja határozza meg.
A részletek összetételét és végrehajtásukra vonatkozó követelményeket megállapító fő dokumentumok a GOST R 6.30-2003, az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályai.

Ezek a dokumentumok a szervezeti és adminisztratív dokumentumok - határozatok, végzések, parancsok, levelek, jegyzőkönyvek, aktusok és egyéb, az OK 011-93-ban (OKUD) szereplő dokumentumok - elkészítésekor és lebonyolítása során felhasznált alábbi részleteket rögzítik:
Dokumentum űrlap kódjaés a vezetési dokumentáció össz-oroszországi osztályozója (OKUD) szerint kell letenni. Az OKUD a Műszaki, Gazdasági és Társadalmi Információk Egységes Osztályozási és Kódolási Rendszerének szerves részét képezi, és lefedi a nemzetgazdasági felhasználásra engedélyezett egységes dokumentumrendszereket és dokumentumformákat.
Szervezet emblémája vagy védjegye(szolgálati jel) a szervezet fejlécére kerül az Alapszabálynak (a szervezetre vonatkozó szabályzatnak) megfelelően.
Szervezeti kód(OKPO) a vállalatok és szervezetek össz-oroszországi osztályozója szerint vannak elhelyezve.
OGRN- a jogi személy fő állami nyilvántartási számát az adóhatóság által kiállított dokumentumoknak megfelelően kell feltüntetni.
TIN/KPP- az adózó azonosítószáma / a regisztráció okának kódja az adóhatóság által kiállított okmányoknak megfelelően rögzítve van.
Cégnév, amely a dokumentum szerzője, meg kell egyeznie az alapdokumentumokban rögzített névvel. A szervezet neve felett tüntesse fel az anyaszervezet rövidített nevét, ennek hiányában pedig a szülőszervezet teljes nevét (ha van ilyen). A szervezet rövidített nevét azokban az esetekben adjuk meg, ha azt a szervezet alapító okiratai rögzítik. A rövidített név (zárójelben) a teljes név alatt vagy mögé kerül. Az Orosz Föderáció alanyai azon szervezeteinek neveit, amelyek az Orosz Föderáció államnyelvével (orosz) együtt az Orosz Föderáció alanyai államnyelvével rendelkeznek, két nyelven nyomtatják ki.
A fiók, területi kirendeltség, képviselet neve, ha a dokumentum szerzője, és a szervezet neve alatt kerül feltüntetésre.
A szervezetre vonatkozó hivatkozási információk tartalmazzák beleértve: postacím; telefonszám és egyéb, a szervezet döntése szerinti információ (faxszámok, telexszámok, bankszámlák, e-mail cím).
A szervezet által készített vagy közzétett dokumentum típusának megnevezését az alapszabálynak (a szervezetre vonatkozó szabályzatnak) kell meghatároznia, és meg kell egyeznie az OKUD által előírt dokumentumtípusokkal (0200000 osztály). Például "Belső munkaügyi szabályzat", "munkaköri leírás".
A dokumentum kelte a aláírásának, jóváhagyásának dátuma, jegyzőkönyvnél - az ülés (döntéshozatal) időpontja, aktusnál - az esemény időpontja.
A két vagy több szervezet által kiállított dokumentumoknak egy (egyetlen) dátummal kell rendelkezniük.
Engedélyezett kétféleképpen formázhatja a dokumentum dátumát: numerikus vagy szó-numerikus.
Digitális módszerrel a dokumentum kelte arab számokkal a következő sorrendben kerül kiírásra:
a hónap napja, hónap, év. A hónap napja és a hónap két pár arab számmal van megjelölve, amelyeket egy pont választ el egymástól; év - négy arab szám.
Például a 2011. február 5-i dátumot a következő bejegyzéssel kell írni: 2011.02.05.
A dátumot a következő sorrendben lehet formázni: év, hónap, hónap napja, például 2011.02.05.
Ezt a dátumregisztrációs módszert széles körben használják az archívumokban - a polcokon, mappákban és egyéb dokumentumokban a dátumok "fordított" sorrendben vannak írva.
Verbális-numerikus módszerrel a dátumot kell megírni: 2011. február 05.
Az okmány nyilvántartási száma a sorszámától, amely a szervezet döntése szerint kiegészíthető az ügyek nómenklatúrája szerinti esetmutatóval, a levelező, előadók adataival.
A két vagy több szervezet által közösen közzétett dokumentum iktatószáma az egyes szervezetek dokumentumának iktatószámaiból áll, a dokumentumban szereplők sorrendjében perjellel elválasztva.
Az irat iktatószámának hozzárendelése a vonatkozó regisztrációs lapon történt bejegyzés alapján történik.

A következő típusú regisztrációs űrlapok léteznek:

Regisztrációs és ellenőrző kártyák (RKK);

Regisztrációs folyóiratok (könyvek);

Képernyőformák (számítástechnika alkalmazásakor).

Egyes folyóiratok és könyvek nyomtatványait hivatalos szervek hagyják jóvá. Például az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i 69. számú, „A kitöltési utasítások jóváhagyásáról szóló rendelete” jóváhagyta a munkakönyvek és a hozzájuk tartozó betétek mozgásának elszámolási könyvének formáját. munkakönyvek”.
De a legtöbb forma saját belátása szerint fejlesztették ki munkáltató. A dokumentumok nyomtatványai a fenti dokumentumokban találhatók.

A nem iktatott iratnak nincs jogereje!!!
Link a regisztrációs számhoz és dátumhoz dokumentum tartalmazza a regisztrációs számot és annak a dokumentumnak a dátumát, amelyre választ kell adni. Ez az attribútum a betűkhöz szükséges.
Összeállítás helye vagy a dokumentum kiadásait a „Szervezet neve” és a „Szervezetre vonatkozó hivatkozási adatok” adatokkal jelzik, ha azt nehéz meghatározni. Az összeállítás vagy megjelenés helye az elfogadott közigazgatási-területi felosztás figyelembevételével kerül feltüntetésre, csak általánosan elfogadott rövidítések használhatók.
címzett lehetnek szervezetek, szervezeti egységeik, tisztviselők vagy magánszemélyek. Ha egy dokumentumot tisztviselőnek címeznek, a kezdőbetűket a vezetéknév előtt kell feltüntetni.
A szervezet és annak szerkezeti egysége neve névelőben kerül feltüntetésre. Az irat címzettjének pozíciója a datív esetben van feltüntetve.
Például:
vezérigazgatónak
JSC Parus
V.A. Laptev
vagy

LLC "Mayak"
Könyvelés
vezető közgazdász
V.M. Kochetova

A dokumentum legfeljebb négy címzettet tartalmazhat. A „Másolat” szó a második, harmadik, negyedik címzett előtt nincs feltüntetve. Nagyobb számú címzett esetén a dokumentum levelezési listája kerül összeállításra.
A szükséges "Cím" tartalmazhat egy postacímet. A postai cím elemei a postai szolgáltatásnyújtás szabályai által meghatározott sorrendben kerülnek feltüntetésre.
Dokumentum szervezetnek címezésekor fel kell tüntetni a nevét, majd a postai címet, továbbá megengedett a "Cím" attribútum minden sorának középre állítása a leghosszabb sorhoz képest.

Például:

kormányzati hivatal
Össz-orosz kutatás
Dokumentumtudományi és Archiválási Intézet
Profsoyuznaya st., 82, Moszkva, 117393
Az irat magánszemélynek címezésekor tüntesse fel a címzett vezeték- és keresztnevét, családnevét, majd postai címét,

Például:

Abramov Oleg Pavlovics
utca. Sadovaya, d. 5, apt. 12,
Lipki, Tula régió, 301264
Ha egy dokumentumot egyszerre intéznek szervezethez és magánszemélyhez („másolatban”), a címet a példa szerint kell kiadni:
A moszkvai régió Belügyi Osztálya
Szentpétervár
Tanszékvezető
S. M. Titov
Szviridov Petr Alekszejevics
utca. Portovaya, d.82, apt.17
Lomonoszov
Leningrádi régió, 196754
Dokumentum jóváhagyó bélyegző- a tartalomnak normatív vagy jogi jelleget adó hivatalos okirat követelménye. A dokumentum jóváhagyása a dokumentum hatályba lépésének speciális módja, amely lehetővé teszi annak terjesztését a szervezetek, tisztviselők és állampolgárok meghatározott köre számára.
Egy dokumentumot kétféleképpen lehet jóváhagyni:
tisztviselő (tisztviselők);
speciálisan kiadott dokumentum.
Mindkét jóváhagyási mód azonos joghatással bír.
A dokumentum jóváhagyási bélyegzője a dokumentum jobb felső sarkában található.
Ha egy dokumentumot tisztviselő hagy jóvá, a jóváhagyó bélyegzőnek tartalmaznia kell a JÓVÁHAGYOM szót (idézőjelek nélkül), a dokumentumot jóváhagyó személy beosztását, aláírását, kezdőbetűit, vezetéknevét és a jóváhagyás dátumát.

Például

JÓVÁHAGY
vezérigazgató
CJSC "Scarlet Sails"
Személyes aláírás I. S. Szergejev
12.01.2011
A dokumentum „Jóváhagyási bélyegzője” attribútumában az elemek középre helyezhetők a leghosszabb vonalhoz képest.

Például

JÓVÁHAGY
vezérigazgató
CJSC Lomonoszov Porcelángyár
Személyes aláírás I. S. Szergejev
12.01.2011
Ha egy dokumentumot több tisztviselő hagy jóvá, aláírásaik azonos szintre kerülnek.
Ha egy dokumentumot határozattal, határozattal, végzéssel, jegyzőkönyvvel hagynak jóvá, a jóváhagyó bélyegző a JÓVÁHAGYOTT (JÓVÁHAGYOTT, JÓVÁHAGYOTT vagy JÓVÁHAGYOTT) szóból, a jóváhagyó okirat műszeres megnevezéséből, keltezéséből, számából áll.

Például

JÓVÁHAGYOTT
Közgyűlés határozatával
részvényesek 2010.09.15. 14. sz
vagy
JÓVÁHAGYOTT
Az elnök parancsa
banktábla
kelt 2011.02.01. 12. sz
A jóváhagyó bélyegző nem található minden dokumentumon.

A jóváhagyandó dokumentumok mintalistája.
Cselekedetek (ellenőrzések, felülvizsgálatok; elkészült építési létesítmények, berendezések átvétele; leírások; vizsgálatok, ügyátadás; szervezetek, intézmények, vállalkozások felszámolása stb.).
Szerződések (munkavégzésről, anyagi és műszaki ellátásról, helyiségbérletről; szállításokról, szerződésekről, tudományos-műszaki együttműködésről, felelősségvállalásról stb.).
Megbízások (létesítmények, műszaki építmények tervezésére, tőkeépítésre; kutatási, tervezési és technológiai munkákra; műszaki stb.)
Utasítások (szabályok) - (hivatalos; irodai munka; biztonság; belső munkaügyi szabályzat stb.)
Szabványok (nyersanyag, anyag, villamos energia fogyasztás; technológiai tervezés; alkalmazottak száma stb.)
Beszámolók (termelési tevékenységről, üzleti utakról, kutatómunkáról stb.)
Listák (szabálytalan munkaidővel dolgozók beosztásai; bizonyos kedvezményben részesülő vállalkozások; minisztériumok, főosztályok és egyéb szervezetek tevékenysége során keletkezett, az anyagok eltarthatóságát feltüntető szabványos dokumentumanyagok stb.)
Tervek (gyártás; építés és szerelés, tervezés és felmérés, kutatómunka, új technológia bevezetése; kooperatív termékek szállítása; termékek forgalmazása a kialakult választék szerint; lakás- és kommunális bevételek, nagyjavítás; kollégiumi munka, tudományos ill. műszaki tanács, tudós tanácsok stb.)
Szabályzat (a szervezetről; szerkezeti egységről; bónuszokról, továbbképzésekről stb.)
Programok (munkák, rendezvények lebonyolítása; képzés stb.)
A művek előállítására vonatkozó becslések.
Becslések (az adminisztratív apparátus, épületek, helyiségek, építmények fenntartásának költségei; a vállalkozási alapból származó források felhasználása; új termékek gyártásának előkészítése és fejlesztése; tőkeépítés stb.)
Szabvány állapota, ága, specifikációi.
Szerkezet és személyzet.
Vámdíjak.
A szervezet alapszabálya.
Egységes dokumentumok formái.
Menetrendek és változtatások.
Felbontás.
Az állásfoglalás a dokumentumban szereplő kérdés megoldására (megoldás előkészítésére) utalást tartalmaz.
Az illetékes tisztviselő által a dokumentumra írt állásfoglalás tartalmazza az előadók nevét, kezdőbetűit, a megrendelés tartalmát (szükség esetén), a határidőt, az aláírást és a dátumot.

Például:

Zaitseva A.V.
Nikitin P.S.
Kérjük, készítsen projektet
Szerződések a "Hermes" céggel
2011.01.21-ig
Személyes aláírás
dátum
Határozat kiadása külön lapon megengedett.
Cím a szöveghez tartalmazza a dokumentum összefoglalását. A címnek összhangban kell lennie a dokumentumtípus nevével. A cím olyan kérdésekre adhat választ, mint:
miről (kiről), miről (kiről)?
Például: tanúsítási bizottság létrehozásának elrendelése; vezető tervező munkaköri leírása.
Az A5-ös formátumú fejléces papírra készített dokumentumok szövegénél a fejléc feltüntetése nem megengedett.
Ellenőrző jel az okmány lebonyolításához "K" betűvel, szóval vagy az "Ellenőrzés" bélyegzővel jelölik.
A dokumentum szövegét az Orosz Föderáció államnyelvén vagy az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok államnyelvein állítják össze, az Orosz Föderáció és az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok jogszabályaival összhangban.
A dokumentumok szövegei kérdőív, táblázat, koherens szöveg vagy ezek kombinációja formájában készülnek.
A szöveg kérdőíves összeállítása során a jellemzett objektum jellemzőinek megnevezését egy névelős főnévvel vagy egy többes szám második személyű, jelen vagy múlt idejű igével kell kifejezni ("van", „saját” vagy „voltak”, „voltak” stb.). A szóban kifejezett jellemzőknek összhangban kell lenniük a jelek nevével.
A táblázat oszlopaiban és soraiban főnévvel, névelőben kifejezett fejlécekkel kell rendelkezni. Az oszlopok és sorok alcímeinek összhangban kell lenniük a címsorokkal.

Ha a táblázat egynél több oldalra van nyomtatva, a táblázat oszlopait meg kell számozni, és csak ezeknek az oszlopoknak a számait kell a következő oldalakra nyomtatni.
Kapcsolt szövegáltalában két részből áll.
Az első rész a dokumentum összeállításának okait, indokait, céljait,
a másodikban (végleges) - döntések, következtetések, kérések, javaslatok, ajánlások.
A szöveg csak a záró részt tartalmazhatja (például végzések - az adminisztratív rész kijelentés nélkül; levelek, nyilatkozatok - magyarázat nélküli kérés).
Más szervezetek dokumentumai vagy korábban közzétett dokumentumok alapján készített dokumentum szövegében fel kell tüntetni azok adatait:
a dokumentum címe;
a szervezet neve - a dokumentum szerzője;
a dokumentum kelte;
a dokumentum regisztrációs száma;
cím a szöveghez.
Ha a szöveg több határozatot, következtetést stb. tartalmaz, akkor szakaszokra, alfejezetekre, bekezdésekre osztható, amelyek arab számmal vannak számozva.
Dokumentumokban (megrendelés, rendelés) a parancsegység elve alapján működő szervezetek, valamint a szervezet vezetésének címzett dokumentumok, a szöveg egyes szám első személyben szerepel („megrendelem”, „ajánlom”, „kérem”).
Dokumentumokban kollégiumi testületek a szöveget egyes szám harmadik személyben mondják („dönt”, „döntött”).
A közös dokumentumokban a szöveget többes szám első személyben közöljük („megrendeljük”, „meghatároztuk”).
A jegyzőkönyv szövege többes szám harmadik személyben szerepel ("meghallgatta", "megszólalt", "elhatározta", "elhatározta").
A szervezetek jogait és kötelezettségeit, azok szerkezeti felosztását megállapító dokumentumokban (szabályzatok, utasítások), valamint leírást, tények vagy következtetések értékelését (törvény, bizonyítvány) tartalmazó dokumentumokban a szöveg egyes szám harmadik személyű bemutatási formáját kell használni. vagy többes szám ("az osztály funkciókat lát el" , "az egyesület magában foglalja", "a bizottság létrehozta").
A levelekben a következő megjelenítési formákat használjuk:
- többes szám első személyből ("kérem, küldje el", "küldje el megfontolásra");
- egyes szám első személyből ("szükségesnek tartom", "kérem, hogy emelje ki");
- egyes szám harmadik személyből ("a minisztérium nem bánja").
Az alkalmazás jelenlétének megjelölése A dokumentum szövegében megnevezett dokumentumok az alábbiak szerint vannak megfogalmazva:
Felhasználás: 5 literhez. 2 példányban.
Ha a levélhez a szövegben nem nevesített melléklet tartozik, akkor tüntesse fel a nevét, a lapok számát és a példányszámot; ha több pályázat van, azokat számozzuk ,

Például:

Alkalmazások.
1. A Területi Hitelezési Főosztály szabályzata 5 évre. 1 példányban.
2. A Regionális Hitel Osztály iratainak elkészítésének és lebonyolításának szabályai 7 lapra. 2 példányban.
A jelölés a bekezdéstől a dokumentum bal margójától három intervallumon keresztül kerül elhelyezésre.
Ha a mellékletek be vannak kötve, a lapok száma nincs feltüntetve.

Minden személyzeti tisztnek a munkafolyamat során sok azonos típusú dokumentumot kell elkészítenie, és ezeket a dokumentumokat helyesen és egységesen kell elkészíteni. Természetesen a jogszabályok meghatározzák az egységes nyomtatványok, munkafüzetek kitöltésének alapvető eljárását, a munkaszerződés tartalmát. De ahhoz, hogy cégében megszervezze a dokumentumokkal való munkát, célszerű egy HR iratkezelési utasítást és egy munkafolyamat ütemezést kidolgozni.

A jogerő a hivatalos okirat olyan tulajdonsága, amelyet a hatályos jogszabályok, az azt kibocsátó szerv hatásköre, valamint a nyilvántartásba vételre megállapított eljárás közöl vele. A szükséges adatok hiánya vagy hibás végrehajtása azt eredményezheti, hogy a dokumentum nem lesz jogerős (például nincs aláírás vagy dátum). Ha nem tartalmaz címet a szöveghez vagy megjegyzést a művészről, akkor ez csak bizonyos nehézségekhez vezet a dokumentummal való munka során, de nem befolyásolja annak jogi értékét.

Az okiratok jogerejét biztosító kötelező kellékek:

a szervezet neve (hivatalos) - a dokumentum szerzője;

a dokumentumtípus neve; dokumentum kelte;

regisztrációs szám;

dokumentum jóváhagyási bélyegző;

szöveg; aláírás;

Az aláírás minden irat kötelező kelléke. Az okiratot aláíró tisztviselő felelősséget vállal: az irat hitelességéért; az okirat végrehajtásának (törvénybe vételének) minden lehetséges következményéért. Az aláírási jog bizonyos személyek számára biztosított, és rögzíthető: a vállalkozás alapító okiratában; a vállalkozásról (a szerkezeti egységről) szóló rendeletben; az irodai munkára vonatkozó utasításokban; a munkavállaló munkaköri leírásában; a feladatok elosztásában. A szervezet dokumentumait az igazgató vagy helyettesei írják alá. A szerkezeti felosztások dokumentumait vezetőik írják alá. Számos kérdésben más alkalmazottak, például a vállalkozás vezető szakemberei is aláírási joggal rendelkezhetnek. Az aláírást a dokumentum első példányára helyezik, ha szükséges - más példányokra, például megállapodás megkötésekor.

A dokumentum kelte a dokumentum egyik legfontosabb adata. A dátum hiánya érvényteleníti a dokumentumot.

A pecsét jogilag jelentős kellék, és a legfontosabb (vagy pénzügyi) dokumentumokon a hivatalos személy aláírásának igazolására szolgál.

A pecsét tanúskodik: az okirat valódiságáról, az okiratnak a pecséten feltüntetett szervezethez való tartozásáról. A pecsétet azokon a dokumentumokon helyezik el, amelyek közzététele a következőket foglalja magában:

- bármilyen jogi következmény, például a vállalkozás létrehozása, átszervezése;
- anyagi következmények, például anyagi értékek átadása, szervezet vagy magánszemély valamihez való jogának igazolása.

Jóváhagyási bélyegző - egyes dokumentumok csak attól a pillanattól szereznek jogi érvényt, amikor a vezető vagy egy magasabb hatóság jóváhagyja azokat. A jóváhagyási bélyegző olyan hivatalos dokumentum kelléke, amely normatív vagy jogi jelleget kölcsönöz annak tartalmának. A kötelező jóváhagyás feltétele: alapszabályok, vállalkozásokra (fióktelepekre) vonatkozó szabályzatok; személyzet ütemezése; ellenőrzések, átvételi és átadási aktusok; munkaköri leírások; becslések, üzleti tervek, jelentések stb. P.

A regisztrációs szám további garanciát jelent az okmány hitelességére. Azt jelzi, hogy a dokumentum átment a feldolgozás minden szakaszán, nyilvántartásba vették, így a vállalkozás hivatalos dokumentuma. Az elektronikus digitális aláírás az elektronikus dokumentum joghatályának megteremtésére szolgál. Az elektronikus dokumentum csak akkor minősül jogilag jelentősnek, ha az elektronikus digitális aláírás hitelességének ellenőrzése pozitív.

Az elektronikus digitális aláírás (EDS) egy elektronikus dokumentum attribútuma, amelyet az elektronikus dokumentum hamisítás elleni védelmére terveztek, és amelyet az elektronikus digitális aláírás privát kulcsának felhasználásával végzett kriptográfiai átalakítás eredményeként nyernek, és lehetővé teszi az aláírás tulajdonosának azonosítását. kulcstanúsítvány, valamint annak megállapítására, hogy az elektronikus dokumentumban nincs információ torzulás. Az elektronikus dokumentumban szereplő EDS egyenértékű a papíralapú dokumentumban lévő kézzel írt aláírással, a következő feltételekkel:

- a hitelesítő központ által kiadott aláírási kulcs tanúsítvány az elektronikus dokumentum aláírásának időpontjában érvényes; az elektronikus dokumentumban szereplő elektronikus digitális aláírás hitelességét megerősítik;
- elektronikus digitális aláírást használnak az aláírási kulcs tanúsítványában meghatározott információi szerint. Ennek a technológiának köszönhetően elektronikus dokumentumot kapunk: jogi erővel; a dokumentum szerzőségének megerősítése; megerősíti, hogy a dokumentumban nincs információ torzítás. Ahhoz, hogy a papír alapú dokumentum másolata az eredetihez képest jogi erővel bírjon, azt az előírt módon hitelesíteni kell. Ebből a célból a „másolat hitelesítésén található jelzés” kellékeket helyezzük el, amelyek tartalmazzák: a „Helyes” hitelesítési feliratot; a másolatot hitelesítő személy beosztása; aláírása; a tanúsítás dátuma;
- nyomtatás (a legfontosabb vagy külső dokumentumokhoz). Az igazolást maga a vállalkozás, vagy szükség esetén közjegyző végzi.

A szabályozó jogszabályoknak megfelelően vagy a felek megállapodása alapján a pecséttel ellátott papíralapú dokumentumot elektronikus dokumentummá alakítva a hivatalos személy elektronikus digitális aláírásával igazolhatja. A vállalkozások tanúsíthatják:

- az állampolgárok által munkára, tanulmányokra jelentkezéskor benyújtott dokumentumok másolata;
- dokumentumok másolata a munkavállalók szociális problémáinak megoldására. A vállalkozásnál a másolatokat hitelesíti: a szervezet vezetője; tisztviselő (a személyzeti osztály vezetője).

egy?. A "dokumentum jogi ereje" fogalma, megszilárdítása az állami szabványban.

GOST 51141-98 „Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások". Az okirat jogereje a hivatalos okirat olyan tulajdonsága, amelyet a hatályos jogszabályok, az azt kiállító szerv hatásköre, valamint a nyilvántartásba vétel megállapított rendje közöl vele.

2?. Információ a dokumentum formájáról. A dokumentum tartalma, kötelező jellege. A bizonylat összetétele: jóváhagyás, aláírás, pecsét.

Ahhoz, hogy egy dokumentum érvényes legyen, a következőknek kell lennie:

Megfelelően keretezett;

Ne mondjon ellent a hatályos jogszabályok tartalmának;

Az erre jogosult szervezet közzéteheti.

A szükséges adatok hiánya vagy hibás végrehajtása azt eredményezheti, hogy a dokumentum nem lesz jogi hatálya (például nincs aláírás vagy dátum). Ha nem tartalmaz címet a szöveghez vagy a művészre vonatkozó megjegyzést, akkor ez csak bizonyos nehézségekhez vezet a dokumentummal való munka során, de nem befolyásolja annak jogi értékét.

Az okirat jogi erejét az egyes okmánytípusokra megállapított részletezés - a hivatalos okirat formálásának kötelező elemei - biztosítja. A fő dokumentum, amely megállapítja a részletek összetételét és a végrehajtásukra vonatkozó követelményeket GOST R 6.30-2003 "Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei". Az okiratok jogerejét biztosító kötelező kellékek:

A szervezet neve (hivatalos) - a dokumentum szerzője;

a dokumentumtípus neve;

Dokumentum kelte;

Regisztrációs szám;

Dokumentum jóváhagyó bélyegző;

Aláírás;

Egyes források szerint is: jóváhagyási vízum, jelölés a másolat hitelesítésén, referencia adatok a szervezetről.

Aláírás minden dokumentum kötelező kelléke; az okiratot aláíró tisztségviselő felelősséget vállal az irat hitelességéért és az okirat végrehajtásának minden lehetséges következményéért.

Dokumentum kelte- a dokumentum egyik legfontosabb részlete. A dátum hiánya érvényteleníti a dokumentumot.

Fóka- jogilag jelentős kellék, amely a legfontosabb (vagy pénzügyi) okiratokon a hivatalos személy aláírásának igazolására szolgál.

Jóváhagyó bélyegző- egyes dokumentumok csak attól a pillanattól szereznek jogerőt, amikor a vezető vagy egy magasabb hatóság jóváhagyja azokat.

Regisztrációs szám további garanciát jelent a dokumentum hitelességére. Azt jelzi, hogy a dokumentum átment a feldolgozás minden szakaszán, nyilvántartásba vették, így a vállalkozás hivatalos dokumentuma.

A személyzeti iratkezelés jogszabályi és szabályozási keretei

A személyzeti iratkezelésre vonatkozó jogszabályi és szabályozási keret felépítése:
1. Az Orosz Föderáció törvényei.
2. Az Orosz Föderáció elnökének rendeletei, az Orosz Föderáció kormányának határozatai; Szervezetek, helyi végrehajtó hatóságok személyügyi iratkezelési módszertani dokumentumai.
3. Az Orosz Föderáció állami szabványának normatív aktusai, minisztériumok, osztályok, szövetségi végrehajtó hatóságok.

Munkaügyi és nyugdíjjogszabályok a személyzettel végzett munka dokumentálási kötelezettségéről.

· Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. Ez az az alaptörvény, amelynek a személyzeti szakember munkáját minden szervezetben irányítania kell. A Munka Törvénykönyvének normái szabályozzák a munkavállalók felvételének és elbocsátásának rendjét, munka- és pihenőidejük megszervezését, a munkabér kifizetésének feltételeit, valamint a munkavállalók részére nyújtott különféle juttatások és kompenzációk biztosítását.

· Vezetők, szakemberek és egyéb alkalmazottak szakképesítési jegyzéke (Jóváhagyva az Oroszországi Munkaügyi Minisztérium 1998. augusztus 21-i, 37. számú rendeletével (2001. április 20-án módosított): a személyzeti osztály vezetőjének egyik feladata a nyugdíjakkal kapcsolatos dokumentumok elkészítésének biztosítása. biztosítás, valamint a társadalombiztosítási hatósághoz történő benyújtásuk. A nyugdíj igénylésének, a nyugdíj kiosztásának és a nyugdíj összegének újraszámításának szabályai, az egyik nyugdíjról a másikra való áttérés az Orosz Föderáció munkaügyi nyugdíjáról szóló szövetségi törvényekkel összhangban (2001. december 17-én, 173-FZ sz. ) és „Az Orosz Föderáció állami nyugdíjbiztosításáról”” törvény( 2001. december 15-i, 166-FZ sz.) (az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának és az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának 2002. február 27-i, 17 / 19pb számú rendeletével jóváhagyva; az orosz igazságügyi minisztériumnál bejegyezve 2002. május 31-én (lajstromszám: 3491); megjelent a Rossiyskaya Gazeta-ban 2002. június 5-én.

Személyi dokumentáció bemutatása a felügyeleti és ellenőrzési tevékenységek végrehajtása során a Szövetségi Munkaügyi Felügyelőség szervei, más szövetségi és állami felügyeleti és ellenőrzési szervek; ügyészségi hatóságok.

· Az előírásoknak megfelelően Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve, az Állami Munkaügyi Felügyelőség jogosult felügyelni és ellenőrizni, hogy a munkáltatók betartják-e a munkaügyi jogszabályokat. Az állami munkaügyi felügyelők széles körű jogokkal rendelkeznek a felügyelet és ellenőrzés gyakorlása során, szabadon látogathatnak minden szervezeti és jogi formájú és tulajdonosi formát, valamint a munkáltatókat - magánszemélyeket, hogy a munkáltatóktól és képviselőiktől dokumentumokat, magyarázatokat kérjenek, a felügyeleti és ellenőrzési funkciók ellátásához szükséges információkat.

· Az Orosz Föderáció 2006. július 27-i szövetségi törvénye, 149-FZ "Az információról, az információs technológiákról és az információvédelemről". E törvény alapján épül fel a személyzeti szolgálat minden munkája a munkavállalók személyes adataival. Döntés alatt áll például az a kérdés, hogy hogyan dolgozzák fel és hol tárolják a munkavállalótól kapott információkat, amikor munkába lép.

· Az Orosz Föderáció 2004. július 29-i 98-FZ törvénye az üzleti titkokról. Megállapítja a szervezet üzleti titkát képező információk jegyzékét, az ahhoz hozzáféréssel rendelkező alkalmazottak listáját, a titkos adatok megismerésének rendjét, valamint a bizalmas információk terjesztéséért való felelősséget.

· Az Orosz Föderáció 1999. július 17-i 181-FZ törvénye "A munkavédelem alapjairól az Orosz Föderációban". Ennek a dokumentumnak a rendelkezései lehetővé teszik a munkavédelmi rendszer megfelelő felépítését a szervezetben. A munkavédelmi és biztonsági szabályok megsértésének feltárása esetén a munkaügyi felügyelő a vétkes tisztviselőket közigazgatási felelősségre vonja.

· Az Orosz Föderáció 2001. augusztus 8-i 134-FZ törvénye "A jogi személyek és egyéni vállalkozók jogainak védelméről az állami ellenőrzés (felügyelet) során". A jogszabály képet ad a munkáltató jogairól és kötelezettségeiről a szervezeten belüli különböző ellenőrzések lefolytatása során. Például a törvény hivatkozik azokra a dokumentumokra, amelyeket a munkáltatónak jogában áll megkövetelni az ellenőrtől, amikor az a szervezetben megjelenik, a cég képviselőjének jogára, hogy személyesen jelen legyen az ellenőrzés során, és hogy a szervezet hogyan fellebbezhet a nem kielégítő eredmények miatt. az ellenőrzésről.

A szervezetekben a termelési folyamat részeként az alkalmazottak belső levelezést folytatnak egymással. Nyilatkozatokat írnak, értesítésekkel tájékoztatják egymást az elvégzett munka előrehaladásáról, illetve a végrehajtás módjáról. Az ilyen dokumentumok gyakran nagy jelentőségűek, ezért jogi erővel kell rendelkezniük.

A dokumentum jogi ereje érdekében a következő szabályokat kell betartani:

a munkáltatónak a belső levelezési dokumentum elkészítésekor be kell tartania a hatályos jogszabályi normákat;

a munkavállaló csak a hatáskörén belül állíthat ki dokumentumot;

a munkáltató köteles betartani az iratok elkészítésére és lebonyolítására, valamint a munkavállalók megismertetésére vonatkozó szabályokat (szükség esetén).

A dokumentumnak jogi erőt adó kellékek

Az adatok kötelező összetétele, amely a létrehozott dokumentumok jogerőt ad:

1. A dokumentum szerzője (a szervezet, intézmény, vállalkozás neve, osztályzati hovatartozás vagy jogi forma megjelölésével). Alternatív megoldás a dokumentum fejléces papírra történő kinyomtatása. Egyes dokumentumok ezenkívül jelzik azt a várost, amelyben ezt a dokumentumot kiadták.

2. A dokumentum címe (megrendelés, rendelet stb.).

3. A dokumentum keletkezésének, jóváhagyásának, hatálybalépésének időpontja.

4. Jelen dokumentum regisztrációs indexe (száma) a társaság által elfogadott regisztrációs rendszer szerint.

6. A szervezet vezetője vagy az általa megbízott felelős személy aláírása. A fej aláírása többféle formában is elhelyezhető, különösen:

6.1. Közvetlen aláírás (mint az egyesített formájú megbízásoknál - az aláírás pozíciójának, dekódolásának és magának az aláírásnak megjelölésével).

6.2. A szervezet vezetője (vagy felhatalmazott tisztviselője) által aláírt közvetlen jóváhagyó bélyegző. A jóváhagyás bélyegzője a dokumentum felső fejlécére van ragasztva a jobb oldalon.

6.3. Közvetett jóváhagyási bélyegző, közvetítve, például megbízással történő jóváhagyással. Az ilyen bélyegzőt rendszerint a dokumentum jobb oldali felső fejlécén is elhelyezik (mint a T-3 egységes formában - Személyzet).

6.4. Vezetői állásfoglalás formájában, például munkavállalói nyilatkozaton. A határozatnak négy elemet kell tartalmaznia: a határozat címzettjét, magát a közigazgatási intézkedést vagy utasítást, a vezető aláírását és a határozat kiadásának dátumát. A felbontást általában kézzel rögzítik a dokumentum bármely szabad helyére, de általában annak felső részére.

7. Jóváhagyási vízumok az olyan típusú dokumentumokhoz, amelyek e vízumok nélkül nem rendelkeznek teljes jogerővel. Például jóváhagyási vízumok az elsődleges szakszervezeti testülettel, a képviselő-testület véleményének figyelembe vételével, ügyvéddel való megállapodás, a főkönyvelővel stb. A jóváhagyást igénylő dokumentumokat a hatályos jogszabályok, az egységes formanyomtatványok és magának a szervezetnek a belső helyi szabályzatai határozzák meg, különösen az irodai munkára vonatkozó utasítások vagy az osztályokra vonatkozó előírások stb. (ha vannak). A jóváhagyási vízum a következő formákban lehet:

7.1. A jóváhagyást igazoló dokumentum megjelölése (T-7 egységes formanyomtatvány). A jóváhagyó bélyegzőt általában a minta bal oldali alsó részében kell elhelyezni.

7.2. A megállapodást megerősítő szöveg, a megállapodást megkötő személy vagy személyek álláspontja, aláírása/aláírásai, azok átirata és a megállapodás dátuma. A jóváhagyási vízumot rendszerint a dokumentum formális részének alján vagy bármely szabad helyen rögzítik.

8. Az ismerkedési vízumnak minden személyzeti utasításban és egyéb dokumentumban szerepelnie kell, amelyeket lényegében a munkavállalók meghatározott köréhez kell eljuttatni. Ez a feltétel tartalmazza az aláírt dokumentum alatt az alkalmazottak általi megismerkedés kézzel írt dátumát is. Az ismerkedési vízum az okmány alján középen vagy bal oldalon található.

Az Állami Statisztikai Bizottság által kidolgozott egységes formanyomtatványok a dokumentumok jogerőt biztosító dokumentumokat figyelembe véve épülnek fel, és tartalmazzák az összes meghatározott adatot (bár vannak kivételek, pl. a munkavállalói személyi igazolvány - az egységes T-2 nyomtatvány nem tartalmaz regisztrációs számot , mivel ezeket a dokumentumokat nem időrendi, hanem ábécé sorrendben tároljuk).

Az alábbiakban bemutatunk egy példát az összes megadott részletre egy egységes űrlapon, példaként a T-6 egységes formanyomtatványt használva - nyaralási megrendelés.

A belső levelezés iratainak jogerő biztosítása

A szervezeten belüli levelezés a következő feladatokat oldja meg:

1. Írásban kifejezi és dokumentálja az egyik fél, a munkáltató vagy a munkavállaló véleményét, kérelmét, javaslatát, vagy a másik fél tájékoztatása jellegű.

2. Elválaszthatatlan láncszem a munkaszerződés megszüntetésére, a munkavállalók áthelyezésére, a szabadságok nyilvántartására és egyéb személyzeti eljárásokra.

3. Szükséges okirati bizonyítékként szolgál munkaügyi vita elbírálásakor.

Ahhoz, hogy a belső levelezés a fenti feladatok mindegyikét elvégezze, a következő feltételeknek kell teljesülniük:

1. A dokumentumot helyesen kell elkészíteni, minden szükséges adattal együtt.

2. Az iratnak rendelkeznie kell a bejövő és kimenő iratok nyilvántartása szerinti iktatószámmal.

3. Ezt a dokumentumot a fogadó félnek hivatalosan meg kell válaszolnia. Például állásfoglalás formájában.

4. Az iratot a megállapított irattári követelmények figyelembevételével kell tárolni.

Leggyakrabban a munkavállaló belső levelezést folytat nyilatkozatok, hivatalos és feljegyzések segítségével, a munkáltató pedig értesítések formájában. A belső levelezés dokumentumait nemcsak akkor készítik el, ha hivatalos üzeneteket kell cserélni az alkalmazottak között, hanem az osztályvezetők és az alkalmazottak, az egyik osztály vezetői és mások között is.

Jelenleg e levelezés nagy része ben zajlik elektronikus formában, üzenetküldéssel emailben . Az ilyen üzenetekkel rendkívül nehéz bizonyítani, hogy ezt az elektronikus dokumentumot az adott alkalmazott készítette (még a jelszavak beállításakor is bizonyítania kell, hogy ezen az alkalmazotton kívül senki sem tudta az adott e-mail eléréséhez szükséges jelszót). Ezért ütközés vagy esetleges konfliktus esetén ajánlatos papír alapú, aláírásával hitelesítő dokumentumokat készíteni, és az iratnyilvántartásért felelős cégnél hivatalos személy útján bejelentkezni.

Az ilyen levelezésnek akkor lehet jogerőt adni, ha a munkavállaló az elektronikus üzeneteket kinyomtatja és a tisztviselő nyilvántartásba veszi. Ezen túlmenően a vállalat belső dokumentumaiban (helyi belső szabályzatokban) az információcsere éppen ilyen módját, valamint az üzenetek ellenőrzésének gyakoriságát kell rögzíteni a kommunikáció működési mechanizmusaként.

Fontolja meg a belső levelezés dokumentumainak – nyilatkozatoknak és értesítéseknek – jogerő adásának általános elveit. Ezek a dokumentumok gyakran a fő bizonyítékok a munkaügyi vitákban, így a velük való hozzáértő munka rendkívül fontos a munkáltató érdekeinek védelme érdekében.

A regisztráció jellemzői és a nyilatkozatok jogi ereje

A munkáltató érdeke, hogy a munkavállalók személyes nyilatkozatait kézzel töltsék ki. A szervezetek jellemzően sablon űrlapokat használnak, amelyeken legalább a munkavállaló aláírását és a kérelem aláírásának dátumát kézzel kell kitölteni. A nyilatkozatok ilyen végrehajtását gyakran a bírói konfliktusban a munkavállalóra gyakorolt nyomás tényeként értelmezik.

A pályázat elvileg automatikusan is elkészíthető, azonban ezt követően kinyomtatják, és a pályázat készítője aláírja.

Kívánatos, hogy a kérelemben – tekintettel a fenti, az iratok jogerőt adására vonatkozó eljárásra – a következő adatok szerepeljenek:

1. A dokumentum neve: "Pályázat".

2. Címzett - akinek a pályázatot elküldik, az adott szervezetben betöltött pozíció megjelölésével, teljes név. hivatalos.

3. Fordító - akitől küldték, a beosztás és a teljes név feltüntetésével. munkás.

4. A nyilatkozat szövege.

5. A kérelem benyújtójának aláírása.

6. A kérelem benyújtásának dátuma.

7. Jóváhagyó aláírások (leggyakrabban a szerkezeti egység vezetőjével - szükség esetén). Ez a kellék nem kötelező. Ezért jelenlétét az ilyen dokumentumokkal való munka elvei határozzák meg egy adott szervezetben.

8. Pályázat nyilvántartási száma. A számot a dokumentumhoz a beérkező dokumentáció naplója (vagy egy másik napló, az adott szervezet regisztrációs rendszerének felépítésétől függően) szerint rendelik hozzá, feltüntetve a számot, a dokumentum elfogadásának dátumát és a felelős személy aláírását. (például titkár). Az ilyen dokumentumok átvételéért felelős személy írja le a számot.

9. Annak a személynek az állásfoglalása, akinek a kérelmet címezték, vagy aki jogosult konkrét kérdés megoldására. A határozatnak tartalmaznia kell egy kézzel írott aláírást, a dátumot és a kérelem kibocsátásával kapcsolatos közigazgatási határozatot, megjelölve azt a konkrét tisztviselőt (vezetéknevét vagy egyszerűen az osztályt), akinek a végzést elküldték, és (szükség esetén) azt a dátumot, ameddig a végzést megküldték. határozatban meghatározott teljesíteni kell.

10. A jelen kérelem alapján végrehajtott személyzeti eljárások lefolytatása után a vezető parancsának végrehajtását lehet rajta megjelölni (lásd a 8. példát). Ezeket általában a dokumentum tervezési részének alján, bal oldalon vagy bármely szabad helyen rögzítik.

11. Jelölhetőek az ügy száma, amelyhez ezt a kérelmet küldték.

Íme egy példa egy alkalmazásra, benne minden szükséges részlettel.

A regisztráció jellemzői és az értesítések jogi ereje

A munkáltató értesítéseket ír, hogy tájékoztassa a munkavállalót valamiről. Például figyelmeztetni őt a javasolt létszámcsökkentésre (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 180. cikke), a közelgő rendes éves szabadságra, a vállalat szabadságának ütemezése szerint (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke) , a munkaszerződés feltételeinek közelgő változásáról (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 74. cikke), arról, hogy a munkavállalóval kötött határozott idejű munkaszerződést csökkentik (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 79. cikke). Orosz Föderáció) stb.

A munkaügyi jogszabályokban előírt eljárás betartására vonatkozó hivatalos értesítéseket csak papír formában kell elkészíteni, mivel ezek a dokumentumok igazolják a megállapított eljárás betartását, és a munkavállaló az értesítés kézhezvételét általában a magát a dokumentumot.

Az alábbiakban a Munka Törvénykönyvének kivonatait közöljük, amelyek megerősítik, hogy bizonyos esetekben a munkaügyi jogszabályoknak való megfelelés esetén írásbeli bejelentés szükséges.

Dokumentumtöredék

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve

74. cikk

(...) A munkáltató köteles értesíteni a munkavállalót a munkaszerződés feltételeinek a felek által meghatározott várható változásairól, valamint azokról az okokról, amelyek a változtatást szükségessé tették. írás legkésőbb két hónapon belül, ha e kódex másként nem rendelkezik.

Ha a munkavállaló nem vállalja, hogy az új körülmények között dolgozzon, a munkáltató köteles írás felajánlani neki a munkáltató rendelkezésére álló másik munkakört (mind a megüresedett, akár a munkavállaló képzettségének megfelelő munkakört, valamint a megüresedett alacsonyabb beosztású vagy alacsonyabb fizetésű munkakört), amelyet a munkavállaló egészségi állapotára tekintettel elláthat.

79. cikk Határozott idejű munkaszerződés felmondása

A határozott idejű munkaszerződés az érvényességi idejének lejártával szűnik meg. A munkaszerződés érvényességi idejének lejárta miatti felmondásáról a munkavállalót legalább három naptári nappal a felmondás előtt írásban értesíteni kell, kivéve, ha a teljesítés idejére kötött határozott idejű munkaszerződés tart. a távollévő munkavállaló feladatai lejárnak.

123. cikk

A fizetett szabadság kiadásának rendjét évente a szabadságolási rend szerint határozzák meg (…).

A munkavállalót értesíteni kell a szabadság kezdetének időpontjáról. festés alatt legkésőbb két héttel annak megkezdése előtt.

180. cikk

(...) A munkavállalókat a munkáltató személyesen figyelmezteti és festés alatt legalább két hónappal a felmondás előtt.

Mindezekben az esetekben a munkáltatónak meg kell erősítenie a munkavállaló értesítésének tényét egy bizonyos ideig, amely megfelel a munkaügyi jogszabályok követelményeinek. Ezért az ilyen értesítéseket személyes aláírással adják át a munkavállalónak. És a legfontosabb dolog az értesítés kézbesítésekor nem annyira a munkavállaló aláírása, hanem az ilyen értesítés kézhezvételének dátuma.

Az értesítés ugyanazokat az adatokat tartalmazza, amelyeknek minden személyi dokumentumon szerepelniük kell.

Iratnyilvántartó rendszer a belső levelezéshez

A munkáltató könnyebben védekezhet munkaügyi konfliktus esetén (beleértve a bírósági konfliktust is), ha a szervezet szakszerűen kiépített okmánynyilvántartó rendszerrel rendelkezik. A cégbe történő regisztráció rendszere szükséges:

dokumentumok elérhetőségének rögzítése és mozgásuk nyomon követése;

a céges okiratok jogi hatályának megteremtése;

a belső dokumentumáramlás optimális megszervezése a vállalatnál;

bírói konfliktus esetén a munkáltató érdekeinek védelme. Ebben az esetben a napló-nyilvántartási rendszer megerősíti, hogy a bizonylat egy adott napon készült.

A vezetendő naplók (számviteli könyvek) száma közvetlenül függ a szervezet tevékenységének jellemzőitől. Annak érdekében, hogy a számviteli naplók (könyvek) ne csak bizonylatnyilvántartási funkciót töltsenek be, hanem ütközés esetén bizonyítékul szolgáljanak arra vonatkozóan, hogy a bizonylat egy bizonyos időszakban valóban létrejött, és később nem lehetett bevinni, Javasoljuk, hogy kövesse az alábbi szabályokat e folyóiratok regisztrálásakor.

A folyóiratoknak:

kemény burkolattal rendelkezik (az eltarthatóság betartása érdekében);

ragasztókötéssel rendelkezik (a lap eltávolításának vagy egy meglévő naplóhoz való hozzáadásának lehetetlenségének vagy nehézségének bizonyítására);

számozott oldalaik legyenek az elejétől a végéig;

varrni kell;

a jogi személy pecsétjével és a szervezet vezetőjének aláírásával igazolni kell (kivéve a munkakönyvek első két számviteli könyvét, amelyet viaszpecséttel vagy pecséttel kell igazolni (Kb. rendelet 41. pontja). az Orosz Föderáció kormánya, 2003. április 16., 225. sz. „A munkaügyi könyvekről”).

A folyóiratok belső nézetét, amelyben lehetőség van a belső levelezés dokumentumainak nyilvántartására, maguk a szervezetek alakítják ki, mivel a folyóiratoknak nincsenek egységes formái. Az alábbiakban egy példa a formájukra.

Másolatok és másolatok

A belső levelezés dokumentumait gyakran másolatok vagy másodpéldányok formájában adják át a tisztviselőknek, különösen akkor, ha az eredeti dokumentumot magasabb tisztviselőnek küldik meg, vagy az ügy irataiba iktatják, de az irattal kapcsolatban további lépéseket kell tenni.

Másolat A dokumentum lehet fax vagy ingyenes. Fax másolat maradéktalanul reprodukálja a dokumentum tartalmát és annak minden külső jellemzőjét - az eredetiben szereplő részleteket (beleértve az aláírást és a pecsétet is) vagy azok egy részét, azok helyének jellemzőit. ingyenes példányírógépeken készült, tartalmazza a dokumentum összes részletét, de nem feltétlenül ismétli meg annak formáját.

Az okmányokért felelős munkatárs a másolatokat hitelesíti. A másolatok hitelesítése a „Tény” vagy „A másolat helyes” szó feltüntetésével, valamint az aláírás, annak átirata és a felelős személy dátumának feltüntetésével történik. Az igazoló megjegyzést általában az okmány formai részének alján, tetszőleges szabad helyen kell elhelyezni.

Ha a dokumentumot más szervezetnek nyújtják be, akkor a dokumentumok másolatán (azok kivonatán) feltétlenül bélyegezzen .

Másolat - olyan hivatalos okirat másodpéldánya, amely az eredeti jogerővel rendelkezik.

* * *

A belső levelezés iratait tehát nem lehet alábecsülni – sokszor azok helyes lebonyolításán és feldolgozásán múlik az eljárás jogszerűségének elismerése. De ezekkel a dokumentumokkal a munkáltatók legtöbbször nem tudják, hogyan kell kezelni. Az ilyen papírokat nem veszik nyilvántartásba, nem veszik figyelembe, nem állapodnak meg, ami nemcsak a dokumentum jogi erejét, hanem a cégnél lefolytatott ügyviteli eljárásokat is negatívan érinti. Emiatt a munkáltató gyakran nem tudja bizonyítani az adott munkavállaló bűnösségét, és nem alkalmazhat jogi módszereket a fegyelmi büntetés kiszabására vagy a munkavállalóval kötött munkaszerződés felbontására. Sok cég már a hibái alapján kezdi el kiépíteni a dokumentumokkal való munka rendszerét, de még mindig jobb megelőzni a negatív következményeket, mint foglalkozni az eredményekkel.

1 Kézzel írt dátum

2 Személyes randevú

A szervezetekben a termelési folyamat részeként az alkalmazottak belső levelezést folytatnak egymással. Nyilatkozatokat írnak, értesítésekkel tájékoztatják egymást az elvégzett munka előrehaladásáról, illetve a végrehajtás módjáról. Az ilyen dokumentumok gyakran nagy jelentőségűek, ezért jogi erővel kell rendelkezniük.

Mitrofanova V.V.

A dokumentum jogi ereje érdekében a következő szabályokat kell betartani:

a munkáltatónak a belső levelezési dokumentum elkészítésekor be kell tartania a hatályos jogszabályi normákat;
a munkavállaló csak a hatáskörén belül állíthat ki dokumentumot;
a munkáltató köteles betartani az iratok elkészítésére és lebonyolítására, valamint a munkavállalók megismertetésére vonatkozó szabályokat (szükség esetén).

A dokumentumnak jogi erőt adó kellékek

Az adatok kötelező összetétele, amely a létrehozott dokumentumok jogerőt ad:

2. A dokumentum címe (megrendelés, rendelet stb.).

3. A dokumentum keletkezésének, jóváhagyásának, hatálybalépésének időpontja.

4. Jelen dokumentum regisztrációs indexe (száma) a társaság által elfogadott regisztrációs rendszer szerint.

6. A szervezet vezetője vagy az általa megbízott felelős személy aláírása. A fej aláírása többféle formában is elhelyezhető, különösen:

6.1. Közvetlen aláírás (mint az egyesített formájú megbízásoknál - az aláírás pozíciójának, dekódolásának és magának az aláírásnak megjelölésével).
6.2. A szervezet vezetője (vagy felhatalmazott tisztviselője) által aláírt közvetlen jóváhagyó bélyegző. A jóváhagyás bélyegzője a dokumentum felső fejlécére van ragasztva a jobb oldalon.

6.3. Közvetett jóváhagyási bélyegző, közvetítve, például megbízással történő jóváhagyással. Az ilyen bélyegzőt rendszerint a dokumentum jobb oldali felső fejlécén is elhelyezik (mint a T-3 egységes formában - Személyzet).

6.4. Vezetői állásfoglalás formájában, például munkavállalói nyilatkozaton. A határozatnak négy elemet kell tartalmaznia: a határozat címzettjét, magát a közigazgatási intézkedést vagy utasítást, a vezető aláírását és a határozat kiadásának dátumát. A felbontást általában kézzel rögzítik a dokumentum bármely szabad helyére, de általában annak felső részére.

7.1. A jóváhagyást igazoló dokumentum megjelölése (T-7 egységes formanyomtatvány). A jóváhagyó bélyegzőt általában a minta bal oldali alsó részében kell elhelyezni.

Az alábbiakban bemutatunk egy példát az összes megadott részletre egy egységes űrlapon, példaként a T-6 egységes formanyomtatványt használva - nyaralási megrendelés.

A belső levelezés iratainak jogerő biztosítása