Особиста картка працівника за формою Т-2 — це уніфікована форма первинного обліку відомостей про чинний та звільнений персонал підприємства. Є документом, що складається з одинадцяти розділів, з яких перший, другий, третій і дев'ятий (за наявності у людини відповідних прав) заповнюються при прийнятті на роботу. Інші розділи заповнюються в процесі трудової діяльності співробітника від руки або друкованим способом на підставі наданих під час працевлаштування та утворених у процесі роботи співробітника документів. Зразок заповнення картки Т-2, сторінки 1, 2, 3, 4 ви знайдете нижче.

Навіщо потрібна особиста картка працівника форми Т-2

Закон передбачає два випадки, коли особиста картка необхідна:

• для ознайомлення із записами у трудовій книжці;
• для обліку військовозобов'язаних.

В даний час, коли більшість процесів автоматизовано і виконується в електронному вигляді, даний документ, як нам здається, в принципі не потрібен і є рудиментом кадрового діловодства, що відволікає ресурси на його заповнення та зберігання. А зберігатись він повинен постійно, поки людина працює, і ще плюс 75 років після її звільнення.

Мінімально працівник розписується у картці тричі:

• за достовірність відомостей прийому працювати;
• при ознайомленні із записом про прийом на роботу у трудовій книжці;
• при звільненні.

У подальшому, якщо співробітник перекладається інші посади й у його трудову книжку вносяться відповідні зміни, людина щоразу розписується у картці навпроти дублюючої записи про ці відомості. Розберемо зразок заповнення особистої картки працівника (форма Т-2) 2019 року

Особиста картка працівника - форма Т-2: зразок заповнення

Пункт 1. Заповнюємо шапку

Зразок заповнення картки Т-2 починається з так званої шапки чи основних реквізитів організації.

Вписуємо найменування організації та восьмизначний код за ОКПО.

Вносимо відомості в таблицю, в якій вказуємо дату заповнення, табельний номер співробітника, його ІПН (за наявності) та СНІЛЗ, вид та характер роботи (як у трудовому договорі), пол.

У осередку «Алфавіт» ставиться перша буква прізвища працівника.

У осередку «Характер роботи» пишеться або постійна, або тимчасова (якщо терміновий трудовий договір).

Пункт 2. Загальні відомості

Вписуємо реквізити трудового договору.

Записуємо прізвище, ім'я, по батькові працівника та інші його персональні дані, включаючи коди по ОКАТО та ОКІН. Зразок заповнення або як заповнити особисту картку працівника Т-2 по даному розділу дивіться картинку

Код ОКАТО - це класифікатор за адміністративною та територіальною ознакою, у Москві свої коди, у Санкт-Петербурзі - свої, у Челябінську - свої. Знайти код можна в Інтернеті.

Код ОКІН – це класифікатор інформації про населення. Даний класифікатор включає 293 розділу, кожен з яких містить відповідний код.

Ступінь знання іноземної мови, в даному випадку англійської, особиста картка співробітника може містити:

• читає та перекладає зі словником;
• читає та може пояснюватися;
• має вільно.

Якщо людина має дві вищі освіти або співробітник додатково отримав післявузівську професійну освіту, у картці Т-2 є додаткові графи.

У пункті 7 вказуємо професію, яку працівник одержав у результаті підготовки в освітньому закладі. За наявності двох і більше професій вказуємо ту, за якою працівник прийнято працювати.

Вписуємо стаж роботи на дату заповнення особистої картки, тобто на момент прийому. Інформацію беремо із трудової книжки.

Загальний стаж - це період трудової діяльності, який дає право на пенсію за старістю.

Безперервний стаж - це період трудової діяльності, що враховується при розрахунку допомоги, у тому числі з тимчасової непрацездатності.

Стаж, що дає право на надбавку за вислугу років, — це час роботи у певних організаціях та установах та на певних посадах, наприклад:

• в апараті Ради Оборони РФ;
• в Адміністрації Президента РФ;
• у Судовому департаменті при Верховному суді і т. д. (повний список див. у Розділі II Положення, затвердженого Наказом МОЗ від 27.12.2007 № 808).

Картка Т-2 не містить розділу страхового стажу, тому наш приклад заповнення особистої картки працівника Т-2 містить лише загальний трудовий стаж, відомості про який можна взяти з трудової книжки працівника. Приклад заповнення особистої картки працівника Т-2 у частині трудового стажу:

У міру роботи в організації стаж працівника, природно, збільшуватиметься, тому, щоб не закреслювати чи не користуватися різними коректорами, спочатку заносите відомості про стаж олівцем, потім при звільненні працівника впишіть ручкою.

У пункті 9 вказуємо його сімейний стан та шлюб: одружений або неодружений (якщо неодружений, краще вказати олівцем, одружується - впишіть ручкою, якщо одружений, пишіть ручкою, якщо розлучиться - вкажіть документ, на підставі якого шлюб був розірваний).

Вказуємо код по ОКІН одруження:

• ніколи не був(а) у шлюбі;
• шлюб зареєстрований;
• шлюб не зареєстрований;
• вдівець чи вдова;
• розлучений офіційно;
• розійшлися (коли неофіційно).

До складу сім'ї вписуються чоловіки, дружини та діти.

У принципі можна вказати батьків та братів із сестрами, але це на ваш розсуд (дружини, до речі, не є близькими родичами, це спорідненість властива, а не кровна).

Дату реєстрації за місцем проживання можна переглянути у штампі у паспорті.

Номер телефону необхідний для зв'язку: наприклад працівник не вийшов на роботу, можна зателефонувати і дізнатися, що з ним. Бажано взяти у працівника другий телефонний номер для зв'язку (з практики).

Пункт 3. Відомості про військовий облік

Мабуть, найскладніший розділ у цьому документі заповнюється на підставі:

• посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу (призовники);
• або військового квитка (що у запасі).

Для прикладу заповнення відомостей про військовий облік в особистій картці буде будуватися за наступним принципом.

Перший пункт на офіцерів запасу не заповнюється.

Військове звання можна переглянути в пункті 5 військового квитка офіцера запасу.

Третій пункт заповнюється без скорочення, наприклад, склад (профіль) - командний чи солдати.

У четвертому пункті про кодове позначення ВУС (військово-облікова спеціальність) вписується повне цифрове позначення, як написано у військовому квитку, наприклад 021102 або 113195А.

• А (придатні до військової служби);
• р (тимчасово не придатні до військової служби).

За відсутності запису у військовому квитку про категорію придатності ставимо категорію А.

Найменування військового комісаріату переписуємо із військового квитка.

Сьомий пункт підлягає заповненню, якщо:

• є мобілізаційний припис (вклейка на останньому аркуші обкладинки) або штамп про видачу та вилучення мобілізаційного припису;
• працівника заброньовано за організацією на період мобілізації та на воєнний час.

Восьмий пункт заповнюється на підставі довідки з військкомату про зняття його з обліку.

Ось так виглядає зразок заповнення особистої картки співробітника Т-2 з військового обліку для призовників:

Перший, третій, четвертий та сьомий пункти не заповнюються.

У другому пункті слід написати, що працівник підлягає заклику.

У п'ятому пункті зазначаються відомості з приписного:

• А (придатні до військової служби);
• Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями);
• В (обмежено придатні до військової служби);
• Р (тимчасово не придатні до військової служби);
• Д (не придатні до військової служби).

У решті заповнення йде як у працівників, які перебувають у запасі.

Після заповнення цього розділу працівник кадрової служби та новий співробітник розписуються: перший – за внесення відомостей до особистої картки працівника, другий – за достовірність наданих відомостей.

Пункт 4. Прийом на роботу та переклади

Цей розділ заповнюється виходячи з трудового договору та наказу прийому.

Усі формулювання та цифри необхідно брати з документів про прийом на роботу.

У шостому стовпці працівник має розписатися.

Взагалі розписуватися співробітнику необхідно щоразу, що він перекладається іншу роботу, переміщається іншу посаду тощо. буд., тобто, коли вноситься новий запис у його трудову книжку.

Припустимо, що наш працівник незабаром буде підвищений на посаді. У цьому випадку зразок, як заповнювати особисту картку працівника, та її третій розділ буде виглядати так.

Термін внесення запису – один тиждень.

Відомості про тимчасові перекази та про зміну окладів не вносяться.

Пункт 5. Атестація

Якщо атестація проводилася, сюди записуються рішення атестаційної комісії та реквізити наказу, у якому рішення атестаційної комісії затверджено рішенням роботодавця.

Наш працівник тільки влаштувався, тому це поле в нього буде поки що чистим.

Пункт 6. Підвищення кваліфікації, професійна підготовка та нагороди

Дані розділи заповнюються аналогічно до розділу «Атестація»: якщо роботодавець направляє когось кудись (підвищувати кваліфікацію, на перепідготовку) або оголошує подяку, все це підлягає внесенню до відповідного розділу картки Т-2.

Якщо роботодавець нічого не організовує і нікого не відправляє, ці розділи залишаються чистими.

Якщо співробітник сам, так би мовити, ініціативно навчиться чогось нового та принесе свідоцтво чи диплом, відомості про пройдене навчання необхідно буде вписати.

Пункт 7. Відпустки

Сюди вноситься інформація про всі відпустки:

• щорічних;
• навчальних;
• без збереження заробітної плати;
• додаткових оплачуваних та ін.

Виглядає це приблизно так:

Сюди заносяться відомості про заміну частини відпустки грошовою компенсацією.

Якщо працівник працює на підприємстві давно і у відпустку ходить періодично, рано чи пізно графи цього розділу закінчаться. У цьому випадку необхідно зробити додатковий аркуш, у якому буде продубльовано таблицю цього розділу. Аркуш треба вклеїти у картку Т-2.

На практиці бувають ситуації, коли дата виходу працівника з відпустки не збігається з датою, зазначеною у наказі (через хворобу чи відкликання з відпустки). У цьому випадку необхідно акуратно закреслити некоректний запис (але зробити це потрібно так, щоб старий запис був читаним!) і внести новий, коректний. На полях Т-2 при цьому треба написати «Виправленому вірити», вказати реквізити документа, у зв'язку з яким відбулося зсув термінів, підпис, розшифровку та посаду спеціаліста кадрової служби, який записав зміни.

Пункт 8. Соціальні пільги та додаткові відомості

Ці розділи заповнюються на підставі документів, що підтверджують права працівників на відповідні пільги та з посиланням на нормативні документи, якими ці пільги встановлені.

Не треба лякатися: якщо людина пільговик, вона сама принесе необхідні документи, в яких буде все написано, а якщо вона не належить до цієї категорії, то й заповнювати ці розділи не треба.

Пункт 9. Звільнення працівника

Сюди заносяться відомості з наказу про розірвання трудового договору у формулюваннях, зазначені у наказі про звільнення.

І на завершення кадровий фахівець та вже колишній працівник розписуються у Т-2. Ось і приклад заповнення картки Т-2 при звільненні.

Зберігання карток Т-2

Особисті картки зберігаються у спеціальних номенклатурних папках, окремо від особистих справ та наказів про прийом на роботу (хоча логічніше було б зберігати їх разом).

Картки повинні зберігатися таким чином, щоб ніхто сторонній не міг їх дістати та прочитати (забезпечення безпеки персональних даних працівників).

Т-2 чинного та звільненого персоналу зберігаються окремо один від одного.

Інших вимог щодо зберігання карток не встановлено.

Заповнений бланк форми Т-2

Бланк форми Т-2

Висловіть свою думку про статтю або запитайте експертів, щоб отримати відповідь

Чимало бізнесменів не розуміють навіщо потрібна особиста картка форми Т-2, якщо працівник і так приніс безліч і всі вони підшиті у його справу?

Навіщо необхідно додатково документувати дані на фахівця?

Навіщо потрібна Особиста картка

Особиста картка (Т-2), заведена кожного співробітника підприємства, – це форма, узагальнююча усі відомості про конкретного працівника:

Однак багато підприємств ігнорують ведення цього документа, посилаючись на те, що форма Т-2 не вказана в Трудовому кодексі РФ як обов'язковий документ. Проте Уряд РФ п.12 своєї Постанови «Про трудові книжки» від 16.04.2003г. №225 (потім за текстом – Постанова №225) вказало, що на роботодавця покладається обов'язок знайомити співробітника з кожним записом, що вноситься до , під розпис, який ставиться в особистій картціцього співробітника. Причому всі записи, що вносяться в трудову книжку, повинні точно дублюватися в особистій картці, про що також йдеться у зазначеній Постанові №225.

Але питання: законом «Про бухоблік» №402-ФЗ затверджено право організацій самостійно розробляти первинні документи і регістри. Тоді якою ж формою особистої картки слід користуватися?

Яку форму картки вибрати?

Перш ніж відповісти на питання про вибір форми, слід уточнити, що особиста картка – це регістр, що заповнюється на основі первинних документів (наказів, паспортів та інших документів).

Крім того, закон «Про бухоблік» поширює свою силу тільки на бухгалтерський облік, як систему формування інформації про об'єкти (факти господарської діяльності, активи, доходи, зобов'язання, витрати та інші об'єкти обліку) з метою подальшого складання на її базі бухгалтерської звітності.

А особиста картка є виключно кадровим документом, на основі якого узагальнюються відомості про конкретного співробітника з метою правильного виконання російського трудового законодавства. Звичайно, бухгалтер може користуватися особистою карткою для уточнення необхідних йому даних, але цей документ не є джерелом інформації, затребуваної для складання звітності.

Понад те, у Постанові №225, у його пункті 12, прямо зазначено, що затвердження форми особистої картки – обов'язок Федеральної служби держстатистики! І саме така форма цього документа має бути використана для реалізації підприємством вимог законодавства про працю.

Отже, необхідно використовувати картку форми №Т-2, затверджену Постановою №1 Держкомстату РФ 05.01.2004г. (Далі у тексті – Постанова №1).

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та заощадять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Основні правила оформлення

Картки Т-2 завжди заповнюютьсяпредставником кадрової служби, або особою, на яку покладено ці обов'язки. Заводиться картка всім співробітників, яких приймають працювати, але тільки по , навіть .

Заповнюється ця форма на основіряду обов'язкових документів:

1. приймання співробітника працювати (Т-1 чи Т-1а);
2. трудова книжка, чи інші документи, якими можна встановити стаж;
3. паспорт (або інший документ, що засвідчує особу, наприклад, військовий квиток);
4. свідоцтво про державне пенсійне страхування;
5. документи військового обліку (вони надаються особами, які підлягають військовому призову або є військовозобов'язаними);
6. документи про закінчення навчальних закладів;
7. документи про наявність кваліфікації чи спеціалізованих знань – якщо робота потребує особливої ​​підготовки та знань;
8. свідоцтво (про постановку на облік у податковій структурі).

Крім того, джерелом відомостей служить і сам співробітник, надаючи інформацію про дітей, сімейне становище тощо.

Якщо специфіка робіт цього вимагає, то чинне законодавство РФ може передбачити подання додаткових документів.

А ось надання фотографії – це вимога виключно роботодавця! Справа в тому, що фотокартка не обов'язковий документ для оформлення прийняття співробітника на роботу.

Крім того, сучасний бланк Особистої картки не містить навіть натяку на можливість вклеювання фото співробітника на відміну від колишнього бланка, що втратив силу.

Оскільки правила оформленняформи Т-2 ніде не затверджені, слід керуватися правилами заповнення трудових книжок, оскільки згідно з Постановою №225 записи у трудовій книжці та Особовій картці дублюються. Отже:

• всі дати вказуються арабськими цифрами. Рік вказується як чотиризначного числа, а місяці теж проставляються числом. Якщо лише у документі, з якого беруться дані, дати не проставлені іншим чином, або сама форма не передбачає іншу вказівку дат. Наприклад, місяці позначені назвою, а не цифрою;
• записи вносяться чорнилом, кульковою, гелевою ручкою або ручкою з пером, але обов'язково чорним, синім або фіолетовим кольором;
• записи вносяться так, як вони представлені у документах, на підставі яких складається особиста картка;
• Закреслення помилкових чи неточних даних заборонено.

Правила та порядок заповнення

Усі відомості до картки заносяться так, як вони вказані в документах, з яких усі ці дані беруться.

Зокрема, у розділі №1 прізвище та ім'я співробітника (по батькові за наявності), місце та дата його народження вносяться на підставі паспорта або іншого документа для посвідчення особи.

У пункті «Громадянство» вказується:

• громадянин РФ;
• іноземний громадянин "держави";
• громадянин РФ та «держави» (за наявності подвійного громадянства);
• особа без громадянства.

Пункт про іноземні мови розділу №1 може заповнюватися із зазначенням: «перекладаю і читаю зі словником», «вільно читаю і говорю», «вільно володію».

Пункти про освіту за наявності незакінченої освіти оформляється з урахуванням того факту, що співробітник навчається зараз чи ні. Наприклад, «який навчається у вищому навчальному закладі на такому курсі», і т.д. За наявності закінченої освіти (утворень) усі відомості про неї беруться із відповідних документів – дипломів, атестатів та інших документів.

Стаж роботи визначається за трудовою книжкою та (або) за іншими документами, що його підтверджують.

Стан у шлюбі може позначатися так: «ніколи не перебувала (не перебував) у шлюбі», «одружена», «розлучена (розлучений)», «вдівець (вдова»), «одружений».

Розділ №2 про військовий облік заповнюється відповідно до докладної інструкції, викладеної у Постанові №1, яка затверджує форму Т-2. А відомості до цього розділу вносяться на основі:

• військового квитка;
• посвідчення громадянина, який підлягає військовому призову.

Як тільки розділи №1 та №2 заповнені, кадровик проставляє свій підпис, його розшифровку та посаду. А співробітник, на якого оформляється цей документ, має ознайомитися з правильністю його складання та поставити підпис та дату.

Розділ №3 про прийом та переклади іншу роботу оформляється з урахуванням наказів Т-1, Т-1а, Т-5. Причому всі записи підтверджуються власноручним підписом співробітника, якого вони стосуються.

До розділу №8 заносяться відомості про всі види відпусток , які були надані протягом роботи у цій організації.

У розділі №10 "Додаткові відомості" відображається інформація про поточне навчання співробітників, про працюючих інвалідів (група інвалідності, причина її отримання тощо) та інше.

Загальні правила зберігання

Особисті картки зберігаютьсяу закритому для вільного доступу місці, як правило, у сейфах чи шафах під ключ. Їх класифікують за алфавітом, за звільненими і працюючими, та за іншими критеріями. У кадровій службі картки на звільнених співробітників зазвичай перебувають протягом терміну щонайменше 3-х (з терміну, який зазвичай піддається перевірці). А потім картки здаються до архіву для зберігання не менше 75 років.

Облік самих картокпроводиться у спеціальному журналі обліку особистих карток. Уніфікованої форми цього регістру немає, тому підприємство може самостійно розробити цей бланк.

Які кадрові документи необхідно заповнювати при прийомі на роботу нового співробітника дивіться в наступному відео сюжеті:

Особиста картка - основний обліковий документ, де містяться персональні дані співробітника. Форма особистої картки № Т-2 затверджено постановою Держкомстату РФ від 5 січня 2004 р. № 1. Особисті картки на співробітників повинні вести всі фірми незалежно від організаційно-правових форм. Особиста картка працівникаоформляється кожного співробітника, прийнятого у фірму за трудовим договором. Її заводять прийому працювати і ведуть протягом усього періоду його праці у підприємства. Зі звільненням співробітника особиста картка т 2закривається, але продовжує зберігатися у фірмі.

Чи не можна оформлювати особисті картки, а замість них вести особисті справи?

Ні, не можна. Фірма має оформляти на співробітників особисті справи, тоді як особиста картка форми № Т-2 - документ обов'язковий. Вона прямо згадана в «Правилах ведення та зберігання трудових книжок» (п. 12). Там сказано, що в особистій картці форми Т-2 повторюються всі записи з трудової книжки про прийом на роботу, переклади та звільнення. З кожним таким записом роботодавець зобов'язаний ознайомити співробітника під розписку в особистій картці.

Які документи необхідні для заповнення особистої картки

Для заповнення форми Т-2 потрібні наказ про прийом співробітника працюватита особисті документи співробітника, а саме:

• трудова книжка;
• паспорт;
• військовий квиток (для військовозобов'язаних);
• документ про закінчення навчального закладу;
• свідоцтво державного пенсійного страхування;
• свідоцтво про постановку на облік у податкових органах;
• інші документи (наприклад, медична книжка, посвідчення водія, документи, що підтверджують підвищення кваліфікації, нагородження державними нагородами, наявність інвалідності тощо). Крім того, будуть потрібні такі відомості, які не можна почерпнути з документів. Контактний телефон, склад сім'ї, дати народження родичів, рівень володіння іноземними мовами – всю цю інформацію співробітник має повідомити про себе сам. Тому необхідно, щоб він був присутній під час оформлення особистої картки.

Не довіряйте заповнення форми № Т-2самому співробітнику, а заповнюйте лише власноруч. Особиста картка - документ суворої звітності та відповідальність за її правильне оформлення несете ви.

Особиста картка складається з одинадцяти розділів:

1. Загальні відомості
2. Відомості про військовий облік
3. Прийом на роботу та переклади на іншу роботу
4. Атестація
5. Підвищення кваліфікації
6. Професійна перепідготовка
7. Нагороди (заохочення) та почесні звання
8. Відпустка
9. Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства
10. додаткові відомості
11. Підстава припинення трудового договору (звільнення).

У кожному із цих розділів є графи, куди потрібно записувати відомості про працівника. А в першому розділі (Загальні відомості) передбачені ще й вікна для кодування інформації. Коди для заповнення особистої картки можна знайти у класифікаторах інформації:

• ОКИН (Загальноросійський класифікатор інформації населення ОК 018-95), затверджений постановою Держстандарту РФ від 31 липня 1995 р. № 412;
• ОКСО (Загальноросійський класифікатор спеціальностей з освіти ОК 009-2003), затверджений постановою Держстандарту РФ від 30 вересня 2003 № 276-ст;
• ОКПДТР (Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК 016-94), затверджений постановою Держстандарту РФ від 26 грудня 1994 р. № 367;
• ОКАТО (Загальноросійський класифікатор об'єктів адміністративно-територіального поділу ОК 019-95), затверджений постановою Держстандарту РФ від 31 липня 1995 № 413.

Чи обов'язково кодувати інформацію в особистій картці?

Не обов'язково. Кодування призначається для автоматизованої обробки даних та статистичного обліку. Воно було введено, коли ще не було універсальних комп'ютерних програм для кадровиків. За допомогою ЕОМ, яка зчитувала з документів коди, можна було порахувати чисельність співробітників та розділити їх за категоріями (рівень освіти, професія тощо). Наразі така обробка практично ніде не ведеться. Навіть якщо кадровики використовують спеціальні комп'ютерні програми, які автоматично проставляють коди в особистій картці, коди втратили своє початкове значення. Але пам'ятайте, що з уніфікованих форм не можна видаляти графи. Тому якщо ви не кодуєте інформацію, не забирайте вікна для кодів, а просто залишайте їх незаповненими.

Початок форми та розділ «Загальні відомості»

Спочатку вказується найменування фірми відповідно до статуту та інших установчих документів. У верхньому правому кутку потрібно проставити код фірми по ОКПО (його знає ваш головний бухгалтер). Дату заповнення особистої картки пишіть у цифровий спосіб, наприклад, 11.08.2006.

• табельний номер (він присвоюється співробітнику при прийняті роботу і не змінюється при перекладах і переміщеннях всередині організації);
• ідентифікаційний номер платника податків - ІПН. Якщо співробітнику він не присвоювався, залиште осередок незаповненим;
• номер страхового свідоцтва про державне пенсійне страхування;
• алфавіт (перша буква прізвища співробітника);
• характер роботи (постійно чи тимчасово);
• вид роботи (основна або за сумісництвом);
• Стать Чоловіча Жіноча).

Тепер потрібно заповнити найоб'ємніший розділ форми Т-2 - Загальні відомості». Насамперед у спеціальному осередку вкажіть номер і дату трудового договору, укладеного із співробітником.

ПУНКТ 1. лФамілія, ім'я, по-батькові». Уважно перепишіть дані із паспорта співробітника. Ім'я та по батькові потрібно вказувати повністю. Намагайтеся залишати на рядках місце для майбутніх змін анкетних даних (це особливо актуально, якщо заповнюєте особисту картку жінки).

ПУНКТ 2. лДАТА НАРОДЖЕННЯ». Місяць народження пишеться літерами, а число та рік – цифрами. З правого боку в комірці коду напишіть дату народження цифровим способом.

ПУНКТ 3. лМІСЦЕ НАРОДЖЕННЯ». Записується відповідно до паспорта. Якщо ви кодуєте дані у формі Т-2, для заповнення пункту 3 вам знадобиться ОКАТО.

ПУНКТ 4. л Громадянство». Існують стандартні формулювання записів про громадянство. Вони містяться у ОКІН. І навіть якщо ви не кодуєте інформацію в особистій картці, запис у текстовому полі пункту 4 має суворо відповідати цьому класифікатору.

Формулювання записів про громадянство

Формулювання	Код по ВІКІН
Громадянин Російської Федерації	1
Громадянин Російської Федерації та іноземної держави (подвійне громадянство)	2
Іноземний громадянин	3
Особа без громадянства	4

Що писати у пункті 4 особистої картки, якщо працівник має подвійне громадянство?

В цьому випадку вкажіть у дужках другу країну, громадянином якої є працівник. Наприклад: «Громадянин Російської Федерації та іноземної держави (Польща)». У особистих картках іноземних громадян також необхідно вказувати країну: «Іноземний громадянин (Республіка Білорусь)».

ПУНКТ 5. «ЗНАННЯ ІНОЗЕМНОЇ МОВИ». При заповненні цього пункту також потрібно дотримуватись загальноприйнятих формулювань ОКІН, які наведені нижче. Краще вказувати ступінь знання мови від першої особи однини: «Владею вільно», читаю і перекладаю зі словником». Якщо ви проставляєте коди, врахуйте, що коди є не тільки в ступені знання мови, а й у самих мов. Наприклад, у англійської мови код 014, у французької - 213, у італійської - 070, у німецької - 135. Тому треба проставити обидва коди, розділивши їх кількома пробілами.

Формулювання записів про знання мови

ПУНКТ 6. ОСВІТА». Існує кілька рівнів освіти (їх ще називають освітніми цензами). Рівні освіти разом із кодами їх позначення перераховані у ОКІН. У таблиці нижче представлені рівні освіти з поясненнями та кодами. Якщо співробітник представив вам посвідчення про освіту після вузу, потрібно буде заповнити відповідний блок у пункті «Освіта». При цьому пам'ятайте, що аспірантуру, ординатуру, ад'юнктуру відповідає код 01, а докторантурі - код 02 (за ОКІН). Вікно для коду ОКСО залиште порожнім, оскільки в ОКСО немає кодів за спеціальностями післявузівської освіти.

рівні освіти (освітні цензи)

Рівень освіти	Що він означає	Код по ВІКІН
Початкова (загальна) освіта	Працівник закінчив три або чотири класи середньої школи і більше не навчався, або не довчився до закінчення 9-го класу (за 11-річної системи шкільної освіти) або 8-го класу (за 10-річної системи шкільної освіти)	02
Основна загальна освіта	Працівник закінчив 9 класів середньої школи (за 11-річної системи шкільної освіти) або 8 класів (за 10-річної системи шкільної освіти) та отримав свідоцтво	03
Середня (повна) загальна освіта	Працівник закінчив середню школу, гімназію чи ліцей (11 чи 10 класів) та отримав свідоцтво	07
Початкова професійна освіта	Працівник закінчив професійно-технічне училище (ПТУ) та отримав свідоцтво	10
Середня професійна освіта	Працівник закінчив середній спеціальний навчальний заклад (технікум, коледж чи училище) та отримав диплом	11
Неповна вища освіта	Працівник закінчив три і більше курсів вузу (інституту, університету чи академії) і більше не навчався чи продовжує навчання	15
Вища освіта	Працівник закінчив вуз (інститут, університет чи академію) та отримав диплом	18
Післявузівська освіта	Працівник закінчив ординатуру, аспірантуру, ад'юнктуру чи докторантуру та отримав диплом	19

Якщо на роботу влаштовується студент, який ще не закінчив вуз, як заповнювати пункт «Освіта» в особистій картці?

Якщо співробітник навчається на четвертому, п'ятому чи шостому курсі вишу, робиться запис про незакінчену освіту на підставі довідки навчального закладу, студентського квитка чи залікової книжки. А якщо студент тільки вступив до навчального закладу та навчається на початкових курсах, то в особисту картку потрібно записувати ту освіту, яка є у нього в момент влаштування на роботу. Допустимо, студент до вступу до вузу закінчив середню школу. Отже, він має основну загальну освіту. Так само заповнюється пункт «Освіта» і на студентів, які ще не закінчили навчальний заклад середньої професійної освіти.

ПУНКТ 7. лПРОФЕСІЯ». У цьому пункті відображається інформація про те, якою професією володіє співробітник. Причому потрібно вписати не лише основну, а й інші професії (за їх наявності). Як основна вказується зазвичай професія, що представляє найбільший інтерес для фірми, або професія, за якою співробітник набув найбільшого досвіду роботи. Для кодування професії вам знадобиться ОКПДТР.

ПУНКТ 8. ЛСТАЖ РОБОТИ». Стаж - загальний, безперервний і дає право на пільги - розраховується на підставі записів у трудовій книжці або інших документів, що підтверджують (трудових договорів, довідок з місць роботи тощо). ЗАГАЛЬНИЙ ТРУДОВИЙ СТАЖ вважається так: спочатку потрібно виписати з трудової книжки співробітника всі дати прийомів на роботу та всі дати звільнень. Потім скласти окремо ці дати. Вийде дві суми – перша складатиметься з дат прийомів, а друга – з дат звільнень. Наступний крок - з другої суми віднімається перша. За такого підрахунку у кожному періоді втрачається по одному дню. Отже, після розрахунку потрібно додати до отриманого числа стільки днів, скільки було періодів прийому-звільнення. Якщо в результаті розрахунку стажу вийшло негативне число місяців або днів, то з-поміж років «на розбивку» займається 12 місяців, а з числа місяців - 30 днів. Отримане після всіх розрахунків число переводиться у роки, місяці та дні з урахуванням того, що у місяці в середньому 30 днів, а у році 12 місяців.

приклад

У інженера В.А. Данилова у трудовій книжці зафіксовано три періоди прийому-звільнення:
- з 27 травня 1996 року по 13 березня 2003 р. він працював інженером у ФГУП лКонтакт»;
- з 19 березня 2003 р. по 31 січня 2004 р. був керівником проекту в ЗАТ «Альбатрос»;
- з 1 лютого 2004 р. по 4 серпня 2006 р. обіймав посаду начальника відділу в ТОВ «Рим», а 11 серпня 2006 р. вступив на роботу в ЗАТ «Альфа».
Підсумовуємо дати прийомів на роботу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003 Потім підсумовуємо дати звільнень з роботи:
13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013 Тепер із суми дат звільнень віднімаємо суму дат прийомів:
48.12.6013 - 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 років, 2 місяці та 1 день).

До отриманого числа днів додаємо ще 3 дні, оскільки у працівника було 3 періоди прийому-звільнення. Виходить, що загальний стаж В.А. Данилова складає 10 років, 2 місяці та 4 дні.

Щоб розрахувати безперервний трудовий стаж, потрібно перевірити тривалість перерв між датами звільнення-прийому. При цьому треба керуватися «Правилами обчислення безперервного трудового стажу робітників і службовців при призначенні допомоги з державного соціального страхування», затвердженими постановою Радміну СРСР від 13 квітня 1973 р. №252. Якщо співробітника було звільнено з винної підстави (прогул, поява на роботі в стані сп'яніння тощо), стаж у будь-якому випадку переривається.

приклад

У трудовій книжці інженера Данилова (див. попередній приклад) ми бачимо, що він мав три перерви між звільненням і пристроєм на нову роботу: з 13 по 19 березня 2003 р., з 31 січня по 1 лютого 2004 р. і з 4 по 11 серпня 2006 р. У всіх трьох випадках перерви не перевищили 21 календарний день. Отже, безперервний стаж Данилова буде таким самим, як і загальний, - 10 років, 2 місяці та 4 дні. А якби, скажімо, співробітник влаштувався на нову роботу не 19 березня, а 19 травня 2003, стаж перервався б і почав текти заново. Тоді він дорівнював би останньому періоду безперервної роботи інженера - з 19 травня 2003 р. по 4 серпня 2006 р. - і склав би 3 роки, 2 місяці і 17 днів (розрахунок зроблений за схемою, наведеною в попередньому прикладі).

ПУНКТ 9. «СТАН У ШЛЮБІ». Заповнюється на підставі паспорта, а якщо там немає відповідних позначок, то за словами співробітника. У ОКІН містяться стандартні формулювання шлюбних статусів громадянина. Вони наведені в таблиці нижче разом із кодами.

Формулювання записів про стан у шлюбі

Шлюбний статус	Код за ВІКІН
Ніколи не перебував (не перебував) у шлюбі	1
Перебуває в зареєстрованому шлюбі	2
Перебуває у незареєстрованому шлюбі	3
Вдовець (вдова)	4
Розлучений (розлучений)	5
Розійшовся (розійшлася)	6

ПУНКТ 10. «Склад сім'ї». За загальним правилом, найближчими родичами, яких вказують у цьому пункті, вважаються батьки, подружжя, діти, рідні брати та сестри, а також особи, на вихованні яких перебував чи перебуває співробітник.

ПУНКТ 11. лПАСПОРТ». У цьому пункті зазначаються паспортні дані співробітника.

ПУНКТ 12. ЛАДРЕСА МІСЦЯ ПРОЖИВАННЯ». У цьому пункті міститься дуже важлива інформація. Вона неодмінно знадобиться вам для того, щоб, наприклад, знайти зниклого співробітника, відправити йому поштою якесь повідомлення або трудову книжку, а також для того, щоб терміново викликати його з відпустки. Попросіть співробітника дати якнайбільше контактних телефонів -домашній, мобільний, телефон роботи за сумісництвом.

Як заповнювати пункт 12, якщо працівник мешкає не там, де зареєстрований?

В цьому випадку залишайте порожній рядок для фактичної адреси – адже співробітник цілком може переїхати, не змінюючи реєстрації. Тоді ви просто впишете в цей рядок ту адресу, за якою він почав жити фактично.

Як правильно виправляти в особистій картці? Чи можна замазати неточності штрих-коректором?

Ні, в особистій картці не допускається замазувати інформацію рідиною, що коректує, заклеювати папером або зачищати гумкою. Якщо ви помилилися під час заповнення особистої картки, то краще її переробити. А якщо помилка виявлена ​​через деякий час після заповнення та переписувати картку недоцільно, виправте неправильний запис наступним чином. Спочатку акуратно закресліть однією рисою неправильний запис. Потім вище або поряд із цим записом зробіть правильну і напишіть слово виправлено». Поставте під виправленням свій підпис та попросіть розписатися співробітника. Не забудьте вказати дату виправлення трохи нижче.

При заповненні пунктів «Місце народження» та «Адреса місця проживання» першого розділу особистої картки користуйтеся загальноприйнятими скороченнями назв адресних об'єктів. Вони наведені у таблиці нижче.

Загальноприйняті скорочення
назв адресних об'єктів

Типи адресних об'єктів	Скороч.	Типи адресних об'єктів	Скороч.
Автономний округ	АТ	Слобода	сл.
Автономна область	Аобл.	Станція	ст.
Місто	м.	Хутір	х.
Край	край	Алея	алея
Область	обл.	Бульвар	б-р
Республіка	Респ.	В'їзд	в'їзд
Район	р-н	Дорога	дор
Улус	Вул	Тваринницька крапка	жт
Селище міського типу	смт	Заїзд	заїзд
Робоче (заводське) селище	рп	Квартал	кв-л
Курортне селище	кп	Кільце	кільце
Дачне селище	дп	Лінія	лінія
Волість	волость	Набережна	наб.
Аал	аал	Парк	парк
Висілки (ок)	вис.	Переїзд	переїзд
Аул	аул	Провулок	пров.
Селище сільського типу	п.	Планувальний район	п/р
Залізнична будка	залізнична будка	Майданчик	пл-ка
Село	буд.	Площа	пл.
Селище та (при) станція (і)	п/ст.	Починок	ремонт
Залізнична казарма	ж/д казарма	Проїзд	проїзд
Залізничний пост	ж/д пост	Просік	просік
Залізничний роз'їзд	ж/д рзд.	Проселок	путівець
Залізничний зупинний (обгінний) пункт	ж/д оп	Проспект	пр-кт
		Провулок	провулок
Залізнична станція	ж/д ст.	Роз'їзд	рзд
Промислова зона	промзона	Станиця	ст-ца
Село	с.	Територія	Стор.
Запозичення	запозичення	Будова	тер.
Казарма	казарма	Тракт	тракт
Кішлак	до.	Глухий кут	туп.
Містечко	м.	Вулиця	вул.
Мікрорайон	мкр.	Ділянка	уч-до
Населений пункт	нп	Шосе	ш.
Острів	острів

Розділ «Відомості про військовий облік»

Це єдиний розділ, заповнення якого докладно описано в «Вказівках щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» (затверджено постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. №1).

Усі громадяни, які надходять на роботу, діляться на військовозобов'язаних та невійськовообов'язаних. У свою чергу, військовозобов'язані - це або вже відслужили громадяни, які перебувають у запасі, або майбутні призовники. Розділ про військовий облік заповнюється лише на військовозобов'язаних осіб.

Другий розділ форми Т-2 заповнюється по-різному на офіцерів запасу і тих, хто не дослужився до офіцерського звання. Які військові звання не належать до офіцерських?

В армії не є офіцерами солдати, сержанти і прапорщики, а на флоті - матроси, старшини і мічмани (ст. 46 Федерального закону «Про військовий обов'язок і військову службу» від 28 березня 1998 № 53-ФЗ).

Для заповнення другого розділу особистої картки вам знадобиться або військовий квиток (тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка), або посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу. Відомості, які потрібно вписати в пункти другого розділу, наведено в таблиці нижче.

Правила заповнення другого розділу особистої картки

Пункт	Як заповнювати
Категорія запасу	Не заповнюється на офіцерів запасу та на майбутніх призовників. В інших випадках ставиться цифра 1 або 2 відповідно до даних військового квитка.
Військове звання	Заповнюється усім військовозобов'язаних. У колишнього військового в особистій картці записується військове звання згідно з військовим білетом, а у майбутнього призовника робиться запис: «Підлягає призову».
Склад (профіль)	На призовників не заповнюється. Втіх, хто не дослужився до офіцерського звання, в цьому пункті пишеться склад, наприклад, «Солдати», «Матроси», «Прапорщики». У офіцерів замість складу потрібно вказати профіль «Командний», «Медичний» і т. п.
Повне кодове позначення ВУС	ВУС – це військово-облікова спеціальність. Її код ви знайдете у військовому квитку співробітника. На майбутніх призовників цей пункт не заповнюється.
Категорія придатності до військової служби	Ставиться лише літера, без розшифровки: А – придатні до військової служби; Б – придатні до військової служби з незначними обмеженнями; В – обмежено придатні до військової служби; Г – тимчасово не придатні до військової служби; Д – не придатні до військової служби.
Найменування військового комісаріату за місцем проживання	Назва військкомату, в якому співробітник перебуває на обліку.
Перебуває на військовому обліку	Заповнюється, якщо у військовому квитку є позначки про мобілізаційні розпорядження або якщо співробітник заброньований на період мобілізації та на воєнний час (у цьому випадку має бути відповідне посвідчення). Усі записи у пункті 7 потрібно робити простим олівцем.
Відмітка про зняття з військового обліку	Якщо співробітник досяг граничного віку перебування в запасі або визнаний не придатним до військової служби за станом здоров'я, у пункті 8 потрібно зробити позначку: «звільняють з військового обліку за віком» або «звільнять з військового обліку за станом здоров'я».

Розділ «Прийом на роботу,
переклади на іншу роботу»

Розділ починається із запису про прийом на роботу у фірму та заповнюється одночасно з трудовою книжкою співробітника. Записи вносяться відповідно до трудового договору, наказів про прийом та переклади. Тут потрібно вказати такі відомості:

• дату прийому (перекладу);
• структурний підрозділ, куди приймається чи переводиться співробітник;
• посаду (спеціальність, професію), розряд, клас (категорію) кваліфікації;
• оклад чи тарифну ставку, надбавку.

У графі «Оснування» необхідно написати дату та номер наказу про прийом на роботу (переклад). І на завершення ви повинні попросити співробітника розписатися в графі Особистий підпис власника трудової книжки».

Розділи «Атестація»,
лПідвищення кваліфікації»,
лПрофесійна перепідготовка»

Розділ «АТТЕСТАЦІЯ» потрібно заповнювати, якщо у фірмі проводиться атестація співробітників (див. розділ «Атестація»). Спочатку вказується дата атестації, потім коротко записується рішення атестаційної комісії, а також наводяться дата та номер протоколу засідання комісії. У графі «Підстава» слід написати дату та номер наказу про проведення атестації. Атестаційна комісія як приймає рішення про відповідність чи невідповідність співробітника займаної посади, а й дає генеральному директору рекомендації (наприклад, направити співробітника навчання, підвищити йому оклад, перекласти іншу посаду). Ці рекомендації також можна відобразити у цьому розділі.

До розділу «ПІДВИЩЕННЯ КВАЛІФІКАЦІЇ» зазвичай заносяться дані про тривале навчання в освітньому закладі підвищення кваліфікації (понад 100 годин). Пройшовши таке навчання, співробітник отримує посвідчення, свідоцтво чи диплом встановленого зразка.

ПРОФЕСІЙНА ПЕРЕПІДГОТОВКА - це отримання додаткової професії. Причому йдеться про навчання на базі вищої освіти та обсягом не менше 500 академічних годин. Шостий розділ особистої картки заповнюється на підставі диплома чи свідоцтва про професійну перепідготовку.

Чи відноситься до підвищення кваліфікації короткострокове навчання (одно- чи дводенні семінари, які відвідав співробітник)?

Так, належить («Типове положення про освітню установу додаткової професійної освіти», затверджено постановою Уряду РФ від 26 червня 1995 р. № 610). Однак у трудову книжку та особисту картку співробітника не потрібно записувати абсолютно всі семінари, які він відвідав, інакше у відповідних розділах може не вистачити місця.

Як заповнювати сьомий розділ особистої картки «Нагороди (заохочення), почесні звання»?

У цьому розділі враховуються як заохочення фірми, і державні нагороди. У відповідних графах необхідно вказати найменування заслуги, номер і дату наказу чи іншого нагородного документа (наприклад, указу Президента РФ про присвоєння державного почесного звання). Також у цьому розділі дублюються відомості про нагородження із трудової книжки співробітника. У пункті 24 «Правил ведення та зберігання трудових книжок» наведено повний перелік нагород, відомості про які потрібно вносити до трудової книжки, а отже, і до особистої картки співробітника.

Розділи «Відпустка», «Соціальні пільги», «Додаткові відомості»

У розділі «Відпустка» фіксуються всі види відпусток (щорічна, навчальна, без збереження заробітної плати тощо). Пам'ятайте, що у графі «Період роботи» у будь-якому випадку потрібно вказувати повний робочий рік, за який надається відпустка. Як підстава виступає або графік відпусток, або наказ про відпустку.

Якщо співробітник бере частину щорічної оплачуваної відпустки, то у графі «Від відпустки» зробіть про це позначку. Крім того, потрібно відзначати в особистій картці момент, коли відпустка за цей робочий рік використана повністю. Це допоможе вам точніше враховувати відпустки.

Якщо працівники пред'являють до відділу кадрів документи, відповідно до яких вони за законом мають право на будь-які соціальні пільги, пов'язані з трудовими відносинами, у вас є підстави для заповнення дев'ятого розділу особистої картки «Соціальні пільги». Це може бути довідка про інвалідність, довідка про наявність дитини-інваліда, посвідчення учасника війни, довідка про те, що співробітник є донором тощо. .

Розділ особистої картки «Додаткові відомості» призначений для відомостей, які не увійшли до інших розділів. Тут можна згадати права водія, навчання, яке ще не закінчено, закордонний паспорт тощо.

Розділ лПідстава припинення
трудового договору (звільнення)»

Поки співробітник працює у фірмі, останній, одинадцятий, розділ особистої картки залишається незаповненим. А коли він звільниться, сюди потрібно буде вписати підставу звільнення з посиланням на відповідну статтю Трудового кодексу РФ, вказати дату звільнення, а також номер та дату наказу про розірвання трудового договору. Закривають особисту картку підпису кадровика та співробітника.

Співробітниця змінила прізвище у зв'язку із одруженням. Щоб змінити прізвище в особистій картці, чи потрібно укладати з нею додаткову угоду до трудового договору?

Ні не потрібно. Оскільки прізвище співробітника не є суттєвою умовою трудового договору, а відноситься до відомостей про співробітника, його зміна не тягне за собою обов'язок сторін укладати додаткову угоду. В даному випадку для внесення зміни до кадрових документів (особиста картка, табель обліку робочого часу тощо) та до бухгалтерських документів видається наказ про внесення змін до зазначених документів у зв'язку зі зміною прізвища працівника. Підставою для видання наказу є свідоцтво про шлюб, видане відділом загс.

Видаючи наказ про зміну прізвища співробітника в особистій картці та інших облікових документах, не використовуйте формулювання: лС такого числа Іванову вважати Петровою», оскільки вона не відображає суті змін.

Не можна також писати: «Змінити прізвище старшого інспектора відділу кадрів Іванової на прізвище Петрова», оскільки прізвище громадянина змінює відділ загс, а не кадрова служба. Правильне формулювання наказу про зміну прізвища (імені, по-батькові) звучить так: змінити в облікових документах прізвище старшого інспектора відділу кадрів Іванової Марії Іванівни на прізвище Петрова. Підстава: особиста заява старшого інспектора відділу кадрів Іванової М.І. та копія свідоцтва про укладання шлюбу».

Особиста картка співробітника зазнала природного старіння. Чи можна завести нову особисту картку?

Ви можете її переоформити. Особиста картка форми Т-2 оформляється прийому співробітника працювати. І відповідно до пункту 12 «Правил ведення та зберігання трудових книжок», ви зобов'язані ознайомити співробітника з кожним внесеним до трудової книжки записом під розписку в його особистій картці. Коли особисті картки стають старими і стають непридатними, рішення про їх переоформлення приймає керівник фірми. Таке рішення необхідно оформити наказом керівника та ознайомити з ним усіх співробітників під розписку.

Як зберігати особисті картки співробітників у відділі кадрів?

Оскільки особисті картки містять персональні дані співробітників, потрібно зберігати їх у сейфі або шафі, що замикається на ключ. Вільний доступ персоналу до цих документів має бути виключений.

Особисті картки працюючих співробітників з допомогою роздільників систематизуються по структурним підрозділам, а всередині - по алфавіту. Особисті картки звільнених вилучаються та зберігаються окремо. Вони розташовуються за роками звільнення, а всередині також за алфавітом. Термін зберігання особистих карток звільнених працівників складає 75 років.

Скачати безкоштовно програми для автоматизації обліку кадрів, розрахунок стажу, документообігу, обліку договорів та клієнтів (CRM-система)

Найменування програми	Опис програми	Обсяг програми

Особисті картки працівників використовуються установами з повного обліку персоналу. Закон зобов'язує керівників подбати про створення такої картки для кожного працівника. Бланком для цих документів є форма Т-2. Вона затверджена та уніфікована постановою №1 Держкомстату РФ та зберігає початкову структуру з січня 2004 року.

Зразок та порожній бланк особистої картки працівника

ФАЙЛИ

Як улаштована форма. Основні особливості

Особисті карти працівників – це необхідна база для створення картотеки всіх працівників установи. Вони зберігаються в картотеці за абеткою. Якщо працівників установі багато, то документи може бути структуровані по підрозділам. Чітких законних вимог щодо оформлення картотеки немає. Потрібно лише одне – щоб кожен працівник мав особисту картку за формою Т-2.

Форма Т-2 складається із 4 сторінок. Інформація у ній поділена на 11 тематичних блоків. Заповнювати картку необхідно людині з кадрової служби, а якщо це з якихось причин неможливо – керівнику установи

Форма Т-2 має кілька важливих особливостей:

• 1 та 2 сторінки заповнюються в момент взяття людини на посаду, а 3 та 4 – у процесі її роботи;(зображення нижче і сам зразок заточений саме під документ, який ви формуєте під час вступу співробітника до вас на роботу;
• картка створюється, з низки документів, пред'явлених самим працівником;
• для більш простого та зручного заповнення дозволено використання комп'ютерних програм;
• оформлення картки Т-2 самим працівником не допускається.

Важливо!Від зобов'язань щодо створення особистих карток звільнено лише підприємців. Але навіть вони найчастіше ведуть карти власним бажанням використовувати їх в управлінській роботі.

Загальні відомості про заповнення картки

Законодавство не встановлює чітких термінів створення картки Т-2. Оптимальний варіант - створити її в момент взяття людини на посаду, але можна і почекати. Головне – щоб позначку у трудкнижці про взяття на посаду було продубльовано у картці.

Для успішного створення картки Т-2 необхідний ряд паперів:

• договір про прийняття на роботу;
• наказ, виписаний роботодавцем;
• паспорт;
• трудова книжка (чи інший спосіб підтвердження стажу роботи);
• свідоцтво про пенсійне страхування;
• диплом чи інші підтвердження освіти, кваліфікації, спецзнань;
• для осіб, яких можуть призвати до армії – документи військового обліку;
• автобіографія (необов'язково – працівник може подати відомості та усно).

Важливо! Специфіка роботи, яку приймає людина, іноді викликає необхідність надання додаткових паперів. Роботодавець зобов'язаний запросити їх, щоб інформація у картці Т-2 була повною.

Щоб заповнити розділ 2, який містить інформацію про військовий облік, знадобляться такі документи:

• для людей, що перебувають у запасі, – тимчасове посвідчення або повноцінний військовий квиток;
• для людей, які можуть бути покликані, – підтвердження того, що людина підлягає заклику.

Наповнення. Докладний приклад

Форма Т-2 – це досить великий документ, тому ми розглянемо її заповнення окремо кожного з 11 підрозділів. Щоб краще зрозуміти структуру карти та дізнатися, які існують підрозділи, . Цей документ у форматі *.xls не містить помилок і може сміливо бути використаний як для ознайомлення, так і в безпосередній роботі служби кадрів.

Як заповнити шапку особистої картки працівника

Шапка містить коди ОКУД і . При цьому ОКУД – код самої картки, а ОКПО – код установи, що базується на статистичних даних. Крім цього, потрібно вписати повну назву установи (скорочення неприпустимі). Після назви потрібно поставити кому і написати адресу (краще фактичну, а не юридичну). Це на вашу думку, у прикладі ми вказувати не стали.

Дата ставиться у форматі ДД.ММ.РРРР (наприклад, 01.08.2016).
Табельний номер- Це порядковий номер присвоєний працівнику в установі.
ІПНвписувати необов'язково. Людина не зобов'язана її надавати під час працевлаштування, тому поле можна залишити порожнім.
(Номер страховки) є необхідним. Людина має надати його згідно з ч. 1 статті 65 ТК РФ. Якщо це його дебютне працевлаштування, то згідно з ч. 4 тієї ж статті СНІЛЗ має бути виданий роботодавцем.
"Алфавіт"– це поле для введення початкової літери із прізвища працівника.
Характер роботи вписують, виходячи з наказі роботодавця. Він буває постійним чи тимчасовим.
Підлогаможна вказати буквою М/Ж, а можна написати слово цілком.

Важливо!Вигляд роботи, що вказується в Т-2, може бути лише один – основний. Якщо людина працюватиме за сумісництвом, то карту для неї не створюють, адже вона є на основній роботі.

Заповнення форми Т-2 за розділами

Розділ 1. Загальні відомості

Цей розділ має бути заповнений інформацією із паспорта працівника. Вписувати інформацію потрібно розбірливо, нічого не скорочуючи. Є особливості, які обов'язково потрібно враховувати під час заповнення:

Дата народження вписується цілком (наприклад, 23 травня 1982 р.), а полі «Код» – дублюється у форматі ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запис про місце народження не може бути довшим за 100 символів. Використовувати географічні скорочення (гор., обл., сел. і т.д.) можна, але такі слова, як село, станиця, кишлак, аул треба писати цілком.
При подвійному громадянстві слід зазначати назву країни, громадянином якої є працівник.
Назва освітньої установи, яку закінчив працівник, можна скорочувати без шкоди сенсу.
Стаж потрібно розраховувати на підставі пункту 61 Інструкції, затвердженої постановою №192п Правління ПФР.
ПІБ членів сім'ї вписуються повністю, без скорочень.

Якщо прописка та місце фактичного проживання ідентичні, адресу не потрібно дублювати. Друга графа просто не заповнюється.

Найскладніший пункт розділу 1 – кодування. Помилки в них неприпустимі:

КАКАТО- Код населеного пункту, затверджений постановою № 413 Держстандарту РФ;
ВІКІН- Код громадянства працівника (громадянство РФ - 1, подвійне - 2, іноземець - 3, відсутність громадянства - 4);
ОКСО– код професії чи спеціальності, здобутої працівником у процесі освіти;
- Ще одна форма коду спеціальності.

Важливо! Працівник служби кадрів матиме доступ до всіх кодувань. Він не може вимагати ці коди з людини, на яку створюється картка.

Розділ 2. Відомості про військовий облік

Для заповнення цього розділу застосовуються документи військового обліку. Проблем при заповненні не повинно бути, адже вимоги карти Т-2 гранично зрозумілі. Втім, є кілька важливих особливостей:

Пункт 1 не потрібно заповнювати, якщо людина, яка влаштовується працювати – офіцер запасу.
Пункт 3 заповнюється без будь-яких скорочень.
Пункт 7 може змінитися, тому заповнюють його олівцем.
Розділ 2 має бути перевірений та підписаний інспектором з кадрів.
Крім підпису, має бути вказано її розшифрування та посаду перевіряючого.
Підписати цей розділ необхідно працівникові.

Розділ 3. Прийом працювати. Переклади

Від цього розділу залежить трудовий стаж працівника, тому помилки неприпустимі. Основний документ заповнення – наказ керівника. Вся інформація, зазначена в розділі 3, має бути продубльована у трудкнижці. Працівник повинен завірити підписом усі записи розділу.

Розділ 4. Атестація

Головний пункт цього розділу – «Рішення комісії». У цій графі має стояти офіційне формулювання, таке як «відповідає займаній посаді». У разі невідповідності пишеться «не відповідає», а за потреби переатестації це вказується у рішенні спеціальної комісії.

Дати проведення атестації та створення протоколу записуються у форматі ДД.ММ.РРРР. Підставою заповнення розділу служить документ, виданий людині на момент атестації.

Розділи 5-6. Підвищення кваліфікації. Професійна перепідготовка

Ці розділи заповнюються за документами людини, яка влаштовується працювати, або за інформацією відділу підготовки кадрів. Особливих труднощів у їхньому заповненні немає. Дати потрібно вказувати у форматі ДД.ММ.РРРР. Заповнення всіх розділів обов'язкове (крім випадків, коли написати нічого – наприклад, за відсутності кваліфікації чи перепідготовки).

Розділ 7. Нагороди

У цей розділ вписуються будь-які різновиди заохочень, які працівник отримав у процесі праці. Підставами служать стаття 191 ТК РФ та локальні акти. Крім позначок про нагороди та почесні звання, їх потрібно перерахувати. Скорочення допустимі, якщо вони не тягнуть у себе втрату сенсу.

Розділ 8. Відпустка

У цьому розділі зазначаються дані про кожну відпустку, яку було отримано працівником:

• чергова щорічна відпустка;
• відпустка без утримання;
• відпустку для догляду за дитиною.

Потрібно обов'язково вказувати тип відпустки, її тимчасові рамки, тривалість та підстави для надання. Якщо відпустку використали частинами, робочий рік все одно розраховують повністю.

Важливо! Якщо працівник працює у установі довгий час, то розділ відпусток переповниться. Після цього створюється "Додаток до особистої картки працівника". Це доповнення повинно мати шапку, аналогічну шапці основного документа, а також табличну частину розділу, що не вистачає.

Розділ 9. Соціальні пільги

Цей розділ включає всю інформацію про пільги, надані працівникові відповідно до законодавства РФ.

Розділ 10. Додаткові дані

У цьому розділі взагалі можна нічого не писати. Єдина підстава для його заповнення – бажання роботодавця. Тут може бути інформація про навчання працівника, про відвідування якихось курсів, про групу інвалідності тощо.

Розділ 11. Припинення трудового договору

Особливості заповнення цього розділу – такі самі, як і в розділі 3. Різниця лише одна – підпис має поставити не лише працівник, а й інспектор з кадрів. Датою звільнення вважається день, коли співробітник востаннє фактично виконував свою роботу.

Поширені помилки під час заповнення форми Т-2

Трапляється так, що співробітники кадрової служби припускаються помилок в особистій картці працівника. Особливих наслідків це немає, а самому працівнику – тим паче не шкодить. Але якщо помилок багато, то за зовнішньої перевірки кадрову службу можна оштрафувати за неякісну роботу.

Основні помилки, що зустрічаються найчастіше:

Використання спецсимволів

Коса риска (/) , двокрапка (:) , знак рівності (=) та інші спецсимволи не можна використовувати у формі Т-2. Особливо суворо вони заборонені у зоні кодування.
Неакуратне наповнення. Текст може виходити межі призначених полів, якщо це необхідно. Але в зону кодування він виходити не повинен. Якщо в цій зоні виявиться хоча б одна літера, формально картка вважатиметься зіпсованою, і її потрібно буде переписати заново.

Прочерки

Ця поширена помилка викликана тим, що у багатьох інших документах прочерки допустимі чи навіть необхідні. У формі Т-2 їх має бути. Якщо у графі нема чого написати, то її слід залишити повністю порожньою.

Заповнення форми на комп'ютері

Первинне заповнення Т-2 (при прийомі працювати) можна проводити на комп'ютері чи вручну. Але записи, зроблені в процесі роботиспівробітника, потрібно робити суворо від руки!З цими записами співробітника слід ознайомити під розписку.

Важливо!Зіпсовану картку (див. помилку 2) можна переписувати лише за первинному заповненні. Якщо документ був зіпсований при подальшому внесенні записів, переписувати або передруковувати його не можна.

Сподіваємося, цей матеріал допоміг вам оформити особисту картку працівника. Не забудьте зберегти сторінку в соціальних мережах – знадобиться!