Khramtsovskaya Natalya Alexandrovna,
vodeći stručnjak za upravljanje dokumentima,
član Ceha rekordera i ARMA International,
"Elektronski uredski sistemi" (EOS)

CNews: U čemu je, po vašem mišljenju, složenost organizacije skladištenja elektronskih dokumenata?

Vitalij Šilov: Poteškoće u organizaciji skladišta podataka dokumenata mogu se podijeliti na dva dijela: tehnički i menadžerski. Da li se prvi danas može prilično lako riješiti i zapravo zavisi samo od spremnosti naručitelja da uloži potrebnu količinu finansijskih sredstava u stvaranje efikasne hardverske i softverske infrastrukture i iskustva izvođača koji rješava ovaj problem. Drugi, naime, spremnost ljudi da rade sa elektronskim dokumentima i centralizuju različite podatke u jedinstven kompleks koji omogućava pretragu od kraja do kraja i jednoobrazno upravljanje dokumentima - je, po mom mišljenju, najteži.

CNews: S kakvim se problemima susreću kreatori ovakvog repozitorija? Kako se oni obično rješavaju?

Vitalij Šilov: Nakon gore opisanog razdvajanja, primjeri problema na tehničkom nivou su nedostatak komunikacionih kanala potrebne propusnosti za dokumentovanje potrošača, nedostatak postojećih hardverskih resursa za centralizaciju informacija i obezbjeđivanje pogodnih i efikasnih mehanizama za pretraživanje dokumenata u skladištima.

Rješenja ovih problema su poznata i stoga ih neću detaljno opisivati. Napomenuću samo da proizvođači IT opreme i softvera počinju sve aktivnije raditi na tržištu dugotrajnog skladištenja informacija, što dovodi do pojave zanimljivi sistemi, kao što je EMC Centera - CAS (Content Address Storage) uređaj dizajniran posebno za arhivsko skladištenje nepromenljivih podataka. U stanju je automatski da migrira podatke na modernije medije za skladištenje kako se pojavljuju i povezuju na sistem.

Ne postoje standardni pristupi za povećanje lojalnosti potencijalnih korisnika sistema, a ovdje morate odabrati algoritam akcija za svaki konkretan slučaj. Zato se naši projekti često ne svode samo na uvođenje repozitorija elektronskih dokumenata, razvijamo i vodimo obuku korisnika, seminare, na kojima pričamo zašto sistem nastaje, koje prednosti pruža, organizujemo individualni rad sa odabranim ključnim korisnicima.

CNews: Koliko je, po vašem mišljenju, važno sačuvati kontekst dokumenta. Koji vam sistemi to dozvoljavaju?

Vitalij Šilov: Pohrana konteksta je važan zadatak, jer pruža dodatne informacije o dokumentu i olakšava donošenje odluka na osnovu njega. Ali ako govorimo o kontekstu dokumenta u povezivanju u DL sistemima, onda je to samo skup podataka o atributima koji se pohranjuje, najčešće, u sistemu upravljanja bazom podataka. Stoga, tehnički nije teško pohraniti ove informacije uz samu stvarnu datoteku dokumenta. Glavni zadatak ovdje nije toliko da se očuva sam kontekst, koliko da se osigura njegov integritet.

CNews: Po čemu se skladištenje dugoročnih dokumenata razlikuje od konvencionalnog data centra?

Vitalij Šilov: uzhno da zbuni skladištenje dugoročnih dokumenata i DPC. Potpuno su dva različiti koncepti, koji se jedva sijeku jedno s drugim. DPC je kompleks softvera i hardvera. Obično se sastoji od računarski sistem, sistemi za skladištenje podataka, mrežna infrastruktura i inženjerski sistemi. Skladištenje dugoročnih dokumenata kao infrastruktura može koristiti resurse data centra, ali pored toga uključuje sistem aplikacija ili sisteme koji obezbeđuju logiku rada, kao i okruženja kao deo seta propisa, instrukcija. , pravila za rad sa njim i sa dokumentima koji se u njemu čuvaju; radne stanice korisnika na kojima su instalirane aplikacije za direktnu interakciju s datotekama dokumenata; PKI-infrastruktura koja osigurava funkcionisanje EDS podsistema.

CNews: Slažete li se da je skladištenje EDS-a zajedno sa dokumentima nepotrebno? Da li je dovoljno da se obezbedi pouzdanost dokumenta pomoću ugrađenog sistema skladištenja?

Vitalij Šilov: Na ovo pitanje je sada teško odgovoriti, budući da je glavna svrha korištenja, a samim tim i čuvanja EDS-a mogućnost, ako je potrebno, da se ovaj dokument predstavi sudu ili drugim tijelima gdje se mogu zahtijevati dokazi o njegovom značaju. S obzirom na postojeće stanje zakonske regulative u ovoj oblasti, kao i nedostatak značajan iznos sudska praksa po ovim pitanjima biće potrebno vrijeme da se razvije pravo rješenje koje će štititi interese korisnika. Ako se okrenemo zapadnoj praksi, onda postoje posebne potvrde softverskih i hardverskih sistema koje garantuju da je ovaj proizvod u stanju da osigura autentičnost dokumenta. U Rusiji još ne postoje analozi takve certifikacije, tako da kompanije moraju same odlučiti hoće li ili ne vjerovati takvom sistemu.

Organizacije mogu koristiti elektronske repozitorije dokumenata koji vam omogućavaju automatizaciju procesa upravljanja dokumentima i kancelarijskog rada u kompaniji. Ovakvi sistemi omogućavaju stvaranje objedinjenih baza dokumenata, programi olakšavaju proces skeniranja papira sa automatskim čuvanjem elektronskih kopija u bazi podataka.

Računovodstveni programi za dokumente treba da obezbede pouzdano skladištenje elektronski papiri u obliku zapisa u bazi podataka sa mogućnošću trenutnog traženja informacija po različitim kriterijumima. Elektronsko upravljanje dokumentima se vrši kreiranjem zapisa dokumenta, koji opisuje sve potrebne parametre i prilaže skenirane kopije dokumenta ili fajlova.

Pravila arhiviranja

Koncepti toka rada i elektronsko upravljanje dokumentima dati su u paragrafima 73, 74 GOST R 7.0.8-2013, gdje je tok dokumenata kretanje dokumenata u kompaniji od trenutka kada su kreirani ili primljeni do završetka izvršenja ili slanja, elektronski tok dokumenata je razmjena papira korišćenjem automatizovanih informacioni sistem. U skladu sa stavom 1. člana 6 savezni zakon od 6. aprila 2011. br. 63-FZ „On elektronski potpis» informacija na digitalnom mediju potpisana kvalifikovanim elektronskim potpisom priznaje se kao elektronski dokument koji je ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom. Takav dokument se može koristiti u bilo kom pravnom odnosu u skladu sa zakonom, osim u slučaju kada je saveznim zakonima ili propisima donesenim u skladu sa njima utvrđen uslov da se dokument sastavlja isključivo na papiru.

Organizacija u svom radu može koristiti papirne i elektronske formate dokumenata. Čuvanje papira može se vršiti i na papiru i na digitalnom. Izlaziti s softverski sistemi omogućavaju ne samo da se osigura sigurnost elektronskih dokumenata potpisanih digitalnim potpisima, već i skeniranje papirnih dokumenata kako bi se pretvorili u elektronski format.

Opis regulacije elektronskog skladištenja poslovnih i drugih informacija sadržan je u GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009; posebno se u stavovima 5.7, 5.8, 5.10, 5.12 Standarda razmatraju postupci za izradu elektronskih kopija papira, pravila za čuvanje informacija, kao i zahtevi za obezbeđivanje bezbednosti podataka i zaštite informacija.

Ako postoji potreba da se pribave ovjerene kopije elektronskih podataka, na primjer, za korištenje kao dokaz, onda se ovo izdavanje može izvršiti iz elektronskih sistema za pohranu u obliku kopija na papiru ili na elektroničkom mediju. Takve kopije po pravilu moraju biti ovjerene u skladu sa utvrđenim zahtjevima kao tačne kopije original kako bi se smanjila vjerovatnoća odbijanja ili osporavanja.

Procedure za pravljenje kopija uskladištenih informacija treba da budu dokumentovane, na primer, može biti moguće predvideti upotrebu standardnih alata za kopiranje i kreiranje pisane potvrde o ispravnom procesu kopiranja.

Bilješka

Dakle, čak i ako se papirni dokument konvertuje u elektronski format, takav dokument se neće smatrati elektronskim i ne može se opravdati da bi se potvrdila ispravnost obračuna poreza na dohodak.

Također, nakon skeniranja, papirni dokumenti mogu biti uništeni, međutim, treba imati na umu da mogu postojati slučajevi u kojima treba napraviti izuzetak i sačuvati papirni dokument.

Procedure za osiguranje dugoročnog očuvanja informacija treba da uzmu u obzir potrebne periode čuvanja i očekivani vijek trajanja sistema za pohranu podataka.

Ne zaboravite na sigurnosnu kopiju datoteka i kreiranje najmanje dvije ažurirane kopije za korištenje u slučaju gubitka ili oštećenja radne kopije podataka ili njihovog dijela. Izuzetno je važno da rezervne kopije uključio sve povezane informacije, tako da se u slučaju potpunog gubitka originalnog sistema, kompletan sistem može ponovo kreirati. Takođe je neophodno obezbediti sigurno udaljeno skladištenje ovih rezervnih kopija.

Sken ili original?

Član 29. Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“ utvrđuje da u računovodstvu primarni dokumenti, registri, finansijski izvještaji, revizorski izvještaji o njima podležu čuvanju od strane privrednog subjekta za periode utvrđene u u skladu sa pravilima o uređenju državnog arhiva, ali ne manje od pet godina nakon izvještajne godine.

Istovremeno, računovodstvene politike, standardi privredni subjekt, ostali dokumenti koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući alate koji osiguravaju reprodukciju elektronskih dokumenata, kao i provjeru autentičnosti elektronskog potpisa, podliježu čuvanju najmanje pet godina nakon godine u kojoj su koristi se za izvještavanje u zadnji put.

Osiguravanje sigurnih uvjeta za čuvanje dokumenata i njihova zaštita od promjena povjereno je direktno organizaciji. Obaveze kompanije da čuva dokumente su takođe sadržane u normama Poreskog zakona Ruske Federacije, posebno u podstavu 8 stava 1 člana 23 Poreskog zakonika Ruske Federacije, gde je utvrđeno da kompanija dužan je osigurati sigurnost računovodstva i poresko računovodstvo i drugi dokumenti potrebni za obračun i plaćanje poreza, uključujući dokumente koji potvrđuju prijem prihoda, izvršenje troškova, kao i plaćanje poreza, osim ako Poreskim zakonikom Ruske Federacije nije drugačije određeno, u roku od četiri godine.

Pitanje vođenja dokumentacije u računovodstvenom i poreskom računovodstvu razmatralo je Ministarstvo finansija dopisom od 26.12.2017. godine broj 07-01-09/86857. Iz Odeljenja su skrenuli pažnju da je čuvanje dokumentacije u računovodstvu regulisano Zakonom br. a elektronsku dokumentaciju ne rade službena lica.

Postavlja se pitanje: mogu li, na primjer, primarni papiri pretvoreni u elektronski format poslužiti kao potvrda troškova nastalih u slučaju gubitka papirnih originala? I da li se skenirana kopija dokumenta koji se nalazi u elektronskoj arhivi može smatrati elektronskim dokumentom za potrebe poreskog računovodstva? Odgovor odjela je bio sljedeći: dokumentarni dokazi o troškovima utvrđeni su stavom 1. člana 252. Poreskog zakona Ruske Federacije. Prema Ministarstvu finansija, elektronski dokumenti koji kruže u okviru sporazuma između učesnika u elektronskoj interakciji, potpisani jednostavnim elektronskim potpisom ili pojačanim nekvalifikovanim potpisom, na osnovu odredbi Zakona br. 63-FZ, priznaju se za svrhe of računovodstvo i oporezivanje ekvivalentno dokumentu na papiru, potpisanom svojeručnim potpisom, u slučajevima utvrđenim sporazumom. A prilikom sastavljanja primarnih računovodstvenih dokumenata, poslovne strane mogu organizirati elektronsko upravljanje dokumentima pomoću jednostavnog i (ili) poboljšanog nekvalifikovanog potpisa, u skladu sa zahtjevima Zakona br. 63-FZ (pismo Ministarstva finansija Rusije od 12. septembra, 2017. br. /58456).

U dopisu od 13. aprila 2015. godine broj 03-03-06/20808, Ministarstvo finansija je objasnilo da faksimil, elektronska kopija ili na drugi način umnožen potpis rukovodioca po prijemu dokumenata sa finansijskim posledicama, nisu prateći dokumenti za organizacije za obračun poreza na dobit. Sličan stav se ogleda iu rezoluciji Saveznog saveza arbitražni sud Volški okrug od 20. juna 2012. br. A12-13422/2011.

Dakle, čak i ako se papirni dokument konvertuje u elektronski format, takav dokument se neće smatrati elektronskim i neće se moći opravdati da bi se potvrdila ispravnost obračuna poreza na dohodak.

Problem arhiviranja i pouzdanog čuvanja elektronske dokumentacije danas je postao više nego hitan. To je zbog pojave sistema za elektronsko upravljanje dokumentima prije nekoliko decenija, koji su postali osnova postojećeg kancelarijskog rada širom svijeta. AT poslednjih godina naša država se približila pitanju kako organizovati skladištenje ne samo pojedinca pojedinci ali i vladine agencije i institucije.

Većina državnih i opštinskih arhiva na ovog trenutka razmotriti načine za rješavanje problema pohranjivanja informacija u u elektronskom formatu. U takvoj situaciji suštinsku ulogu ne samo materijalno-tehnički, nego i regulatorni okvir, jer je prije svega potrebno izraditi posebna pravila i propise koji se odnose na specifičnosti rada SEDO-a i skladištenja digitalnih informacija.

Sigurno čuvanje elektronske dokumentacije

Sigurnost svih dostupnih informacija u posebno kreiranim arhivima najvažniji je zadatak svakog arhivista. Da bi uspio u ovoj oblasti, takav stručnjak mora odabrati kompetentnu strategiju za rad s podacima koji su mu povjereni. Ne samo fizička sigurnost datoteka i mapa, već i mogućnost njihove upotrebe u dalekoj budućnosti ovisi o tome koliko će izbor biti ispravan.

Značajke pohranjivanja bilo kojeg elektroničkog dokumenta direktno ovise o setu kritični faktori. Procedure vezane za osiguravanje arhiviranja podataka mogu se uvjetno podijeliti u nekoliko globalnih grupa:

• preduzimanje mjera za osiguranje fizičke sigurnosti podataka na medijima;
• stvaranje svih uslova za izlaz i čitanje informacija nakon dužeg perioda od trenutka kada je pisana medijima;
• stvaranje univerzalnih uređaja za potpunu reprodukciju svih podataka na dugi rok.

Pogledajmo pobliže svaku od grupa.

Osiguravanje fizičke sigurnosti

AT novije vrijeme može se sa sigurnošću tvrditi da ovo pitanje gotovo u potpunosti riješeno za sve tipove datoteka. I to zbog ne samo uspješnog izbora ispravnog medija za određenu vrstu dokumenta, već i uvjeta za ispravno postavljanje informacija u realnim fizičkim uvjetima.

Jedan od bitna pravila pohranjivanje svih informacija: kako bi se izbjegao gubitak ili oštećenje kompjuterskih datoteka, one moraju biti pohranjene na dva ili više medija. Na primjer, odredite radni medij koji će sadržavati datoteke u kojima se nalaze u stalnom kretanju u EDMS organizacije i rezervni medij na kojem se svi spremne informacije. Ako iz nekog razloga prvi ne uspije, onda će drugi poslužiti najvažnijoj usluzi (stvaranje duplikata) za obnavljanje rada.

Savremena praksa pohranjivanja elektronskih informacija pokazuje da vlasnici najčešće pohranjuju radne podatke na hard diskove ili servere svojih kompanija. Sigurnosne kopije se često prenose na medije kao što su:

• streamers;
• magnetne trake;
• backup serveri;
• optički ili magneto-optički diskovi.

Iako su se nedavno počeli pojavljivati ​​napredniji mediji koji mogu pohraniti terabajte informacija.

Većina vlasnika informacionih resursa, uviđajući da je stopa pada cijena hard diskova znatno ispred stope rasta obima pohranjenih informacija, sadrže rezervne informacije koje su im povjerene samo na vanjskim medijima.

Racionalan izbor fizičkog nosioca pohranjenih informacija

Čuvanje dokumenata u elektronskom obliku na određenom mediju direktno zavisi od njegove vrste i trajnosti. Odabir pravog prijevoznika ovisi o nekoliko kritičnih faktora, a to su:

• vrstu elektronske dokumentacije i ukupan obim dosijea;
• trajanje planiranog skladištenja podataka i stepen pristupa njima tokom ovog perioda;
• kvalitet izrade medija i uslovi njihovog čuvanja;
• zahtjevi za osiguranje uslova za vjerodostojnost elektronskih dokumenata.

Primjer: skladištiti složeno strukturirane ili vrlo velike datoteke (dizajn i dizajn, tehnička dokumentacija, integrirane baze podataka itd.) preporučuje se na medijima s velikom količinom memorije. Tako će biti sačuvan neophodan integritet svih datoteka i fascikli.

Dokumenti sa rokom trajanja od oko pet godina mogu se čuvati na najosnovnijim digitalnim medijima, na primjer, neki ljudi koriste diskete. Preporučuje se da pri odabiru potrebnog medija prije svega obratite pažnju na njegovu cijenu. AT ovaj slučaj cijena je zaista u potpunosti poistovjećena sa nivoom kvaliteta proizvodnje robe namijenjene za dugotrajno skladištenje elektronskih podataka. Ako planirate prenijeti sigurnosne kopije podataka na optički disk, onda bi njegova cijena trebala biti najmanje 30 rubalja.

Rokovi čuvanja elektronskih dokumenata na optičkim CD-ovima dosežu od 5 do 15 godina. Takvi vanjski mediji smatraju se jednim od najnepretencioznijih u smislu rada i skladištenja, kao i jednim od najizdržljivijih u odnosu na druge uređaje. Mora se imati na umu da se nakon isteka navedenog perioda skladištenja datoteke koje se nalaze na disku moraju kopirati na novi medij u trenutna drzava ili tako što ćete ih prvo promijeniti u modernije (konvertirati), kako bi se u budućnosti mogli dešifrirati i čitati na opremi predviđenoj za te svrhe.

Kao što je već spomenuto, optički CD-ovi su prepoznati kao jedni od najtrajnijih. Neki proizvođači svojim proizvodima pripisuju radni vijek od skoro 200+ godina. Da li je to istina ili ne, samo stvarna praksa može pokazati, i to je in raznim uslovima je veoma kontradiktorno. Dakle, u nekim slučajevima uvrijeđeni korisnici kažu da postoje poteškoće u čitanju pojedinačnih datoteka s optičkih diskova. Uzrok ovakvih kvarova može biti bilo šta. Na primjer:

Prilikom odabira odgovarajuće vrste medija za pohranjivanje određenih informacija, morate biti vrlo oprezni u vezi s ovim problemom. Integritet proizvoda može ovisiti o kvaliteti odabranog proizvoda. važna informacija, na primjer, finansijsko izvještavanje preduzeća, rezultati medicinske testove ili istraživanje, dokaz koji bi mogao uticati na odluku suda.

Važno: nemate priliku da date pravnu snagu pohranjene dokumente koristeći elektronski digitalni potpis, a zatim da popravite situaciju, jednostavno kopirajte potrebne informacije na optički CD-ROM s mogućnošću jednokratnog pisanja. Skladištenje zavisi od uslova u kojima se nalazi sam medij. Obično se obezbjeđuju specijalnim sredstvima zaštita: ambalaža, futrole, koverte.

Nerazumno je vjerovati da će kopiranje informacija u veliki broj "praznih mjesta" u potpunosti osigurati njihovu sigurnost. Da biste smanjili cijenu svih kopija, morate kreirati pravim uslovima radi sigurnosti nosioca informacija. Na primjer, preporučuje se skladištenje magnetnih diskova u posebno opremljenim prostorijama koje štite od štetnih učinaka. spoljašnje okruženje na elektronsku pohranu.

Problemi zastarelosti opreme i softvera za čitanje

Kao što vidite, problemi povezani s fizičkom sigurnošću informacija postepeno nestaju. Međutim, vrijedi podsjetiti da formati za skladištenje elektronskih dokumenata, kao i oprema za snimanje i softver, direktno utiču na stepen sigurnosti snimljenih informacija.

Prilikom snimanja podataka mora se imati na umu da se svake godine pojavljuje nova generacija kompjuterske tehnologije i softver za nju. Uostalom, moguće je, u dobroj namjeri da se sačuvaju vrijedne informacije, doći u nezgodan položaj kada ih je bilo moguće snimiti na medij, ali ih nakon nekog vremena nije bilo moguće reproducirati uz pomoć inovativnih tehnologija.

Najviše na reprodukciju elektronske dokumentacije utiče izbor potrebnih softverskih proizvoda pomoću kojih se ona može kopirati ili čitati iz medija. Nabrojimo neke:

• operativni sistem instaliran na računaru;
• sistem upravljanja bazom podataka;
• uređivač teksta ili procesor;
• grafički uređivač;
• specijalizovani projekti itd.

Ako želite dugoročno odobriti proceduru skladištenja važnih dokumenata u elektronskom obliku, onda morate imati na umu da redovno ažuriranje softvera na čitaču može dovesti do djelomičnog ili potpunog gubitka svih informacija zbog nemogućnosti reprodukcije u novim uvjetima .

Odluči se ovaj problem može se uraditi na nekoliko načina:

• Putem migracije. Ovo je pravovremeni transfer ED na moderne tehnološke platforme (prilagođeni formati koji se koriste unutar organizacije). Ovaj pristup je veoma skup, ali obično efikasan. Ovdje je neophodna upotreba jednostavnih pretvarača. Pogotovo ako mi pričamo o složenim strukturama, na primjer, bazama podataka.

Migracija je primjenjiva samo na najvažnije dokumente s kojima se stalni posao a bez kojih je nemoguće potpuno funkcionisanje kompanije. Visoko važna tačka je i preliminarni prevod arhiviranih dokumenata u "otvorene" ili "osigurane" formate, koji su najpogodniji za dalju konverziju. U nekim slučajevima migracija jednostavno nije moguća zbog pogrešno odabrane softverske platforme.

• Metoda enkapsulacije je uključivanje elektronske dokumentacije u datoteke koje pripadaju višeplatformskim formatima (XML i drugi). Metoda je dobra, ali neće riješiti sve probleme u ovoj oblasti. Američki stručnjaci ovu metodu smatraju najoptimalnijom, koja omogućava razmjenu i skladištenje elektronskih dokumenata na dugi rok.

Na polju primjene inkapsulacije elektronskih dokumenata na duži rok, premalo je urađeno naučno istraživanje, što bi tačno potvrdilo potrebu za širokom upotrebom ovih tehnika. Zato će migracija ostati najpouzdaniji i najprovjereniji način pohranjivanja elektronskih podataka u narednim godinama.

Uslovi za osiguranje sigurnosti (autentičnosti) dokumenata

Uz obezbjeđivanje uslova za pogodnu razmjenu i čuvanje elektronske dokumentacije, postoje problemi u vezi sa obezbjeđivanjem autentičnosti dokumenata. U slučaju pohranjivanja pravih papira, sve je jednostavno. Njihov potpis i pečat daju im pravnu snagu.

Sa elektronskim podacima stvari su komplikovanije. Za ovjeru elektronskog dokumenta potrebno je uz njega priložiti poseban digitalni potpis, koji je gotovo nemoguće krivotvoriti. Digitalni potpis ne samo da čini pravi dokument od obične datoteke podataka, već ga i pravilno štiti.

Moderne i obećavajuće metode skladištenja - čuvanje sigurnosti informacija

Dakle, za dugotrajno skladištenje vrijednih informacija potrebno je kreirati sve neophodne uslove. Među njima treba istaći sljedeće:

• voditi računa o blagovremenom pretvaranju podataka u arhivske formate;
• odabrati visokokvalitetne medije (diskete, magnetne trake, optičke i druge moderne diskove, servere itd.);
• izvršiti migraciju softverske platforme;
• sačuvati autentičnost sve elektronske dokumentacije digitalnim potpisom.

Često i puno govore o elektronskom upravljanju dokumentima, ali da bi se snašli u velikom broju nove pojmove je teško, a još teže razumjeti kako sve to funkcionira. Serija članaka "Knjigovodstvo i elektronski dokumenti" osmišljena je posebno za pristupačan jezik reći o ovoj vrsti interakcije sve što računovođa treba da zna. Kako započeti razmjenu? Kako raditi sa primarnim računima i podnositi izvještaje elektronskim putem? Za ove i druge pitanja na koja ćete naći odgovor u našim izdanjima.

Sve što smo pisali u prethodnim poglavljima, na ovaj ili onaj način, ticalo se rada sa elektronskim dokumentima. Shvatili smo kako je to organizovano, kako, šta je i kako izgleda procedura. Ali pored zadataka obrade dokumenata, suočeni smo sa zadatkom da ih nekako uskladištimo. Svi smo odavno navikli na papirnu arhivu, ali kada je riječ o tome kako pohraniti elektronski dokument, postavljaju se mnoga pitanja. Upravo tim pitanjima je posvećeno novo poglavlje našeg virtuelnog udžbenika.

Važne tačke

Zapravo, skladištenje elektronskih dokumenata (ED) prema zakonu se ne razlikuje značajno od skladištenja papira. Uređuje se sličnim propisima. Opće odredbe sadrži Zakon br. 125-FZ „O arhiviranje in Ruska Federacija“, a posebne zahtjeve za računovodstvene dokumente naći ćete u Zakonu br. 402-FZ “O računovodstvu”. Ovi zakoni ne prave fundamentalne razlike između papirnog i elektronskog dokumenta, ali treba uzeti u obzir važne nijanse.

Gdje skladištiti? Pohranjivanje ED zahtijeva od vas da održavate određenu tehničku infrastrukturu. Morat ćete odlučiti gdje ćete pohraniti dokumente, na kojem mediju, lokalno ili u oblaku. Također ćete morati uzeti u obzir da moderni fizički mediji imaju tendenciju starenja, kao i sve materijalno na ovom svijetu. Optički i poluprovodnički uređaji s vremenom gube sadržaj, a magnetni diskovi se troše. Pogledajte šta smo koristili za prijenos datoteka prije nekih 10 godina? Većina nas je i dalje koristila 3,5-inčne diskete. A sada je već teško pronaći disk u računaru koji bi ih mogao čitati.

Kako igrati? Samo zadržavanje ED nije dovoljno. Takođe je potrebno biti u stanju adekvatno reprodukovati informacije, pročitati ih i dobiti podatke o elektronskom potpisu (ES). Poteškoća leži u činjenici da se formati elektronskih dokumenata teže mijenjaju. Na primjer, glavni format za tekstualne dokumente je nedavno bio .doc (ekstenzija datoteka kreiranih u Wordu), a sada .docx. Pojavljuju se novi uređivači, uključujući besplatne i one u oblaku, teško je reći kako će sutrašnji formati biti kompatibilni s njima.

Odgovornost za čuvanje i reprodukciju ED, prema slovu zakona, snosi poreski obveznik. Na primjer, u vezi računovodstvene isprave, takav uslov je naveden u stavovima 1. i 2. čl. 29 br. 402-FZ "O računovodstvu".

Kako osigurati dugotrajno skladištenje? Ima dovoljno ozbiljan problem sa dokumentima dugog ili trajnog čuvanja. Kako čuvati elektronski dokument 50 ili 75 godina? Kako osigurati njegovu čitljivost tokom cijelog perioda skladištenja? Koja će infrastruktura biti potrebna za to? Kako osigurati pravnu snagu ovakvih dokumenata?

Na pitanje "kako čuvati ED 50 i više godina uz osiguranje njihove pravne snage?" danas postoje samo teorijski odgovori. Ipak, istorija upravljanja elektronskim dokumentima u Rusiji se još ne može pohvaliti dugogodišnjom praksom, tako da jednostavno nismo dočekali dan kada možemo da testiramo postojeća rešenja. Stoga, u ovom trenutku svim pretplatnicima preporučujemo da pretvore u elektronski oblik samo one dokumente čiji rok čuvanja ne prelazi 15-20 godina. U ovom slučaju, njihovo skladištenje će biti predvidljivo i zagarantovano.

Ivan Agapov, analitičarSynerdocs

Načini skladištenja dokumenata

Nije važno koliko elektronskih dokumenata imate i kojom brzinom se odvija razmjena, u svakom slučaju ćete se suočiti s potrebom da organizirate skladištenje. Razmotrite nekoliko opcija kako možete kreirati vlastitu elektronsku arhivu.

lokalni arhiv. Lepo je pristupačan način skladištenje. Nije bitno kako razmjenjujete - putem e-pošte ili preko EDI operatera - jednostavno stavite sve elektronske dokumente u mapu svog računara. Ako vaša kompanija ima lokalnoj mreži, tada možete zamoliti administratora da kreira posebnu mrežnu fasciklu za ED i čak da joj postavi prava pristupa.

Veliki nedostatak ove vrste ED pohrane je što ne možete garantirati njegovu sigurnost (nije tako teško pristupiti vašim lokalnim diskovima) i pouzdanost, morat ćete sami kontrolirati periode skladištenja, osigurati alate za reprodukciju (imajte editor pri ruci u kojem je dokument kreiran) i verifikaciju elektronskog potpisa (vaš kripto provajder). A kada vaša arhiva poraste, suočit ćete se sa ozbiljnim poteškoćama u pronalaženju i omogućavanju pristupa dokumentima.

Ivan Agapov, analitičarSynerdocs

Posebna elektronska arhiva. I tu vam u pomoć mogu priskočiti specijalizirana rješenja - elektronski sistemi za upravljanje dokumentima (EDMS, ECM) ili elektronske arhive. U početku su kreirani za potrebe interne razmjene, što ne ometa korištenje ovakvih programa za skladištenje eksternih dokumenata. EDMS je kompletno rješenje za upravljanje dokumentima koje ih pohranjuje u bazu podataka (ili skladište datoteka), pruža im online pristup, čuva veze i omogućava vam upravljanje pristupom i sigurnošću.

zapravo, ovu vrstu skladište je sve mogući problemi sadržaj elektronske arhive: svi dokumenti se čuvaju na vašim serverima, mnogi EDMS vam pružaju preglednik, kontrolišu periode skladištenja i omogućavaju vam da dobijete podatke o elektronskom potpisu. Učitavanje i postavljanje dokumenata u EDMS nije teško. Neka rješenja su već integrirana sa alatima za razmjenu - email ili EDI operateri. Na primjer, dokumenti primljeni u servisuSynerdocs se može automatski učitati za skladištenje u SEDDIRECTUM.

Ivan Agapov, analitičarSynerdocs

Ako nemate praksu internog elektronskog upravljanja dokumentima, onda vam ovakva rješenja mogu biti suvišna. Vrijede novca, ali ne svaki mala kompanija spreman da plati novac. Za mnoge je pohrana u oblaku bolja.

Cloud storage. Ovo je najperspektivniji i potencijalno popularan način skladištenja dokumenata. Ako već koristite usluge EDI operatera, onda se svi dokumenti preneseni uz njegovu pomoć mogu pohraniti direktno u uslugu. Uvijek ih možete kontaktirati, servis će vam omogućiti pregled i dati podatke o ES certifikatu - samo da postoji pristup Internetu.

Neki operateri pohranjuju prenesene dokumente prema zadanim postavkama. Na primjer, uSynerdocs, uvijek možete pronaći prenesene akte i fakture tokom cijelog perioda njihovog skladištenja - operater vam jednostavno daje dodatnu funkcionalnost kao bonus. Ako je potrebno jasnije definisati politiku skladištenja, razgraničiti prava pristupa, ključna jamstva, onda se jednostavno sklapa poseban ugovor sa operaterom u kojem se posebno propisuju sve odredbe za skladištenje. U ovom slučaju, operater u potpunosti preuzima dužnost elektronske arhive.

Ivan Agapov, analitičarSynerdocs

U principu, za zakonodavstvo nije bitno koji način skladištenja odaberete. Regulatorni organi vas neće obavezati da koristite ovo ili ono rješenje, njima je važnije kako se poštuju propisi za prenos dokumenata, da li su ispunjeni zahtjevi za format i koji ES certifikat se koristi za potpisivanje.

Provjera roka trajanja i pravne valjanosti

Periodi skladištenja opisani su računovodstvenim i poreskim zakonodavstvom Rusije. Dobro znate da, prema Zakonu br. 402-FZ "O računovodstvu", računovodstvene primarne računovodstvene dokumente treba čuvati pet godina nakon godine u kojoj su korišćene za sastavljanje finansijski izvještaji zadnji put. Ovi standardi se podjednako odnose na papirna i elektronska dokumenta.

Zakonodavstvo o računovodstvenom i poreskom računovodstvu, o arhiviranju utvrđuje različite zahtjeve za uslove čuvanja dokumenata računovodstvenog i poreskog računovodstva i izvještavanja. Razlika u rokovima čuvanja dokumenata je zbog važnosti dokumenta, njegove potrebe za računovodstvo, za obračun i plaćanje poreza.

Bez obzira na period čuvanja elektronskog dokumenta, u cijeloj njegovoj dužini potrebno je moći jasno odrediti njegovu pravnu snagu, čiji je centralni garant elektronski potpis. Ovdje se postavlja pitanje: kako provjeriti legitimnost dokumenta nakon isteka roka važenja ES certifikata.

Zaista, ES certifikat vrijedi samo godinu dana, a većina računovodstvenih dokumenata, kao što se može vidjeti na ilustraciji, čuva se najmanje 5 godina. Zapravo, ispada da elektronski potpis više neće važiti nakon godinu dana, pa je legitimnost dokumenta dovedena u pitanje. Zakon br. 63-FZ "O elektronskom potpisu" kaže da prilikom verifikacije potpisa, ES sertifikat mora biti važeći ili mora postojati dokaz da je bio takav u trenutku potpisivanja.

Takvi dokazi mogu biti, na primjer, vremenske oznake i informacije o valjanosti ES-a (OCSP odgovori ili liste opoziva certifikata - CRL liste). Ako uzmemo, na primjer, našu uslugu, onda se prilikom prijenosa elektronskog potpisa samo dopunjava ovim dokazima. U stvari, mi pretvaramo kvalifikovani ES u poboljšani potpis (prošireni ES format), koji će pomoći da se otklone sve trenutne zabrinutosti oko osiguranja legitimnosti ED.

Većina pitanja legitimiteta otklanjaju se postojećim detaljima kvalifikovanog elektronskog potpisa, samo je vredno ponovo pročitati jedan od njih.

Ivan Agapov, analitičarSynerdocs

Mnoge kompanije koje počnu da organizuju arhive takođe imaju brige o tome šta da rade sa ES od certifikacionog tela koje je prestalo da postoji. Odgovor na ovo pitanje može se naći u Zakonu br. 63-FZ "O elektronskom potpisu". Ako u određenom trenutku prestane da postoji akreditovano sertifikaciono telo koje je izdalo kvalifikovane sertifikate, tada se svi podaci o sertifikatima, a posebno liste opoziva i izdavanja sertifikata, prenose glavnom sertifikacionom organu. Sve ove informacije su pohranjene, plus potrebni podaci su već sadržani u samom formatu potpisa. Ovo je dovoljno za rješavanje problema pravnu snagu dugoročni dokumenti.

Naravno, svi ovi prilično komplikovani procesi neće pasti na pleća običnih korisnika elektronskih arhiva ili EDI servisa.

Umjesto zaključka

Naravno, danas je u Rusiji tema skladištenja pravno jakih elektronskih dokumenata još uvijek u razvoju. Imamo čitav set propisa koji sadrže fragmentarne i raštrkane preporuke za čuvanje ED, ali ne postoji centralni dokument. Zakon br. 125-FZ “O arhivima Ruske Federacije” je veoma zastario, stvoren je čak i prije nego što je razvijen EDI.

Međutim, to ne sprječava posao da izgradi vlastitu praksu. Zakoni sadrže dovoljno opštih uputstava, te stvaranje specifičnih zahtjeva, propisa, njihovo odraz u relevantnim lokalnim pravila, možete sigurno preuzeti. Sada nema ograničenja za poslovanje, državi nije bitno kako pohranjujete dokumente - u oblaku ili ne - važno je samo osigurati one trenutke o kojima smo gore govorili. Što se ova praksa više širi, više ćemo znati o njoj razne nijanse skladištenja, manje će biti neriješenih problema.

U sljedećem poglavlju

U sljedećem dijelu našeg tutorijala ćemo vam reći šta je roaming EDI operatera, koje su njegove karakteristike, da li se isplati čekati i koja druga rješenja za interakciju postoje danas.