Verslo laiškas yra savotiškas psichologinis vaizdas siuntėjas, jo vizitinė kortelė, taip pat įmonės įvaizdžio ir reputacijos dalis. Kaip apsisaugoti nuo perspektyvos viso to atsisakyti – mūsų straipsnyje.

Tatjana Nikolajeva,

vadovaujanti verslo etiketo ekspertė Derybų mokymo centre Maskvoje

Susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės verslo žmonėms tai savotiškas įrankis, leidžiantis „išlaikyti“ įmonės veidą ir atspindėti jos įvaizdį bendraujant su partneriais. Ką pagrindinės taisyklės Ar prekybininkai turėtų atsižvelgti į verslo el. pašto korespondenciją? Pažvelkime atidžiau, nes tai tikrai vaidina didžiulį vaidmenį.

1 taisyklė: nurodykite el. laiško temą

Būtent pagal šį kriterijų užimtas žmogus nusprendžia, kurį laišką atversti pirmiausia. Be to, ši elektroninio susirašinėjimo taisyklė leidžia pašnekovui rasti norimą laišką tarp susirašinėjimo srauto. Pavyzdžiui, patogu gauti el. laiškus, kurių temos eilutės atspindi skirtingus to paties proceso organizacinius aspektus.

Pvz.: „Dalyvio dokumentų paketas“, „Sąskaita apmokėjimui už dalyvavimą parodoje“, „Atmintinė parodos dalyviui“, „Parodos paviljonų išdėstymo schema“ ir tt Jei visa korespondencija vyko tema „Dalyvavimas parodoje“. parodą“, gausiame susirašinėjime rasti reikiamą laišką būtų daug sunkiau.

2 taisyklė. Nepamirškite adreso ir pasisveikinimo

Čia turėtų prasidėti laiškas. Tai geriau padaryti tokia forma: „Laba diena, adresato vardas (patronimas). Didelis dizainas „Laba diena! Geriau jo nenaudoti. Taip pat neteisinga nurodyti tokią formuluotę: „Sveiki, pone Ivanova“. Verslo aplinkoje apie sveikatą nekalbama. Jei laiškas skirtas grupei žmonių, galite naudoti bendrinį žodį: „Gerbiami ponai! arba „Kolegos! Be susisiekimo galite apsieiti tik esant intensyviam susirašinėjimui klausimų-atsakymų režimu, kaip bendraujant Skype.

Frazės, kurių nereikėtų vartoti susirašinėjant

Jei el. paštas yra svarbus jūsų organizacijos potencialių klientų generavimo kanalas, štai 11 frazių, kurio žurnalo „Komercijos direktorius“ redaktoriai rekomenduoja skubiai atsikratyti.

3 taisyklė. Atminkite, kad trumpumas yra talento sesuo

Jei laiško temą reikia paaiškinti ir detalizuoti, nurodykite reikiamus parametrus. Tačiau nepilkite ant jo per daug vandens; parašykite konkrečiai. Idealus variantas būtų mažas laiškas, kuriame sutinkate su adresatu pokalbis telefonu arba susitikimas, kuriame galėsite aptarti visas smulkmenas.

Taisyklė 4. Rašymo stilius – dalykiškas, tonas – neutralus

Skirtingai nuo bendravimo akis į akį ir pokalbių telefonu, kai turite scenarijų, jūsų gavėjas jūsų ne tik nemato, bet ir negirdi. Negalite savo žodžių papildyti veido išraiškomis, intonacija ar kitais neverbaliniais signalais. Todėl griežtai laikykitės šios verslo el. pašto korespondencijos taisyklės. Pavyzdžiui, pokalbyje tam tikra intonacija tariama frazė „ko tau dar reikia iš manęs?“ išreikš norą sužinoti visą pareigų ar veiksmų sąrašą. Ir į rašyme galima perskaityti ir taip: „Kiek tu gali man prikrauti? Turėkite sąžinės!"

Todėl, jei esate pasiruošę tolesniems veiksmams, geriau visada vadovaukitės šia susirašinėjimo el. paštu taisykle. Parašykite taip: "kaip dar galiu būti naudingas/naudingas?" Jei nenorite dalyvauti tolimesniame procese, turite tai pasakyti teisingai. Pavyzdžiui: „Kolegos, atsižvelgiant į mano didelį darbo krūvį kitam projektui, būčiau dėkingas, jei jūs...“ ir apibūdinkite savo norus: „išlaisvinkite mane nuo tolesnio darbo Šis projektas“, „apibūdinkite man visas pareigas, kad galėčiau planuoti savo darbą“. Kartu svarbu atsižvelgti ir į pavaldumą: jei susirašinėjate su vadovu, pasitarkite su juo šio darbo prioritetą.

5 taisyklė. Dozuokite jaustukų skaičių tekste

Tai pagrindinė verslo žmonių elektroninio susirašinėjimo taisyklė. Kai kurios įmonės griežtai draudžia naudoti jaustukus. Jei jūsų organizacija nėra viena iš jų, naudokite šias piktogramas, tačiau labai atsargiai. Juk „jaustukai“ yra emocijų simboliai, kuriuos reikia dozuoti verslo aplinkoje. Pakanka vienos piktogramos laiške, kad pašnekovas suprastų jūsų emocijas. Ši el. pašto korespondencijos taisyklė taip pat taikoma verslo komunikacijai Skype ir ICQ.

6 taisyklė. Nepamirškite apie elektroninį parašą

Bet kurio (ne tik pirmojo) laiško pabaigoje turi būti parašas su siuntėjo pavarde ir pareigomis, jo darbo kontaktais ir įmonės logotipu. Tai gera forma ir įmonės kultūros buvimo rodiklis.

7 taisyklė. Prieš siųsdami laišką dar kartą perskaitykite. Ištaisykite klaidas ir rašybos klaidas

Aplaidumas nėra geriausia kokybė verslo žmogui.

8 taisyklė. Atsakykite į korespondenciją per 24 valandas

Jei jums reikia daugiau laiko, turėtumėte apie tai parašyti per 24 valandas. Išsiuntus būtų naudinga susisiekti su laiško gavėju ir įsitikinti, ar jis jį gavo ir kada iš jo tikėtis atsakymo.

9 taisyklė. Patvirtinkite el. laiškų su priedais gavimą

Patikrinkite, ar jie tinkamai atsidaro. Atkreipkite dėmesį, kad įmonių vadovai neturėtų siųsti jiems jokių reklaminių pasiūlymų ar nuorodų (nebent jie yra diskusijos objektas).

Geriau tokius laiškus siųsti pardavimų vadybininko vardu su atitinkamu pranešimu laiško tekste.

10 taisyklė. Susirašinėjimas baigiamas tuo, kuris jį pradėjo

Paskutinį laišką siunčia susirašinėjimo iniciatorius. Net jei visi klausimai jau buvo aptarti, parašykite savo partneriui padėkos žodžius už efektyvų bendradarbiavimą ir greitus atsakymus. Pabaigoje galite palinkėti geros nuotaikos ir produktyvios savaitės. Tačiau tik tuo atveju, jei su gavėju palaikote artimus ir ilgalaikius santykius. Visais kitais atvejais geriau nurodyti: „Su geriausiais linkėjimais“.

Per pastaruosius dešimtmečius verslo korespondencija per El. paštasįgijo milžinišką populiarumą ir tapo vienu pagrindinių dalykinio bendravimo būdų. Šiandien tarpasmeninio bendravimo praktikoje sunku rasti žmogų, kuris nesinaudotų el. Nepaisant to, daugelis šiandien užduoda klausimą: ar būtų laikomasi visų taisyklių? Kaip panaudoti kompetentingą laišką formuojant adresatą geras įspūdis dėl siuntėjo?

Šiame straipsnyje aprašomos taisyklės verslo korespondencija paštu ir praktinių patarimų Straipsnyje pateikta informacija padės išmokti tinkamo dalykinio bendravimo kuriant el.

Daugelis žmonių savo darbo dieną pradeda tikrindami, ar pašto dėžutėje nėra naujų žinučių. Tačiau, deja, nepaisant šio keitimosi informacija būdo paplitimo, daugelis nemoka taisyklingai vartoti dalykinio susirašinėjimo kalbos, el. laiškus painioja su neformaliu bendravimo būdu.

Dėl pristatymo greičio tai supaprastina apsikeitimą svarbiais oficialius dokumentus, formas, pareiškimus, bet ir čia žmonės klysta siųsdami laiškus. Labai dažnai nutinka taip, kad kurdami el. laišką apsikeisdami kokiais nors failais, gavėjai kažkodėl neparašo lydimųjų rašinių ir neįveda temų, o tai gali apsunkinti gavėjų darbą. Šio straipsnio tikslas – atsakyti į klausimą: kaip išsiųsti laišką elektroniniu paštu ir laikytis visų dalykinio rašytinio bendravimo elektroniniu paštu taisyklių?

Rašant el. laiškus, būtina užpildyti visus pateiktus laukus

Darbo susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės įpareigoja laiško siuntėją užpildyti visus el. laiške pateiktus laukelius, tokius kaip laiško gavėjo ir siuntėjo adresas bei pavardė. Turi būti aprašyta tema, kuri trumpai apibūdintų siunčiamo laiško esmę. Labai dažnai nuo teisingai aprašytos temos priklauso išsiųsto laiško likimas ir jame nurodytos problemos sprendimo greitis. Verslo el. laiškas turėtų prasidėti sveikinimu – šis paprastas pagarbos parodymas gavėjui yra labai svarbus susirašinėjant. Po sveikinimo turėtų būti tekstas, vadinamas „laiško turiniu“, o pabaigoje turėtų būti paliktas parašas, pavyzdžiui, „Su pagarba Petras Ivanovičius Brisovas“.

Sveikinimai verslo korespondencijoje

Į šį klausimą verta skirti daugiau dėmesio, nes pagarbos gestas yra labai svarbus bet kuriuo verslo komunikacijos aspektu. Optimali pasisveikinimo frazė yra „Laba diena“ arba „Sveiki“. Verslo susirašinėjimas el. paštu riboja siuntėjui galimybę vartoti frazes „ Labas vakaras“ arba „Labas rytas“, nes gavėjas gali perskaityti laišką ilgai po jo gavimo. Taip pat nekorektiška sveikinimuose vartoti šnekamosios kalbos posakius.

Po sveikinimo žodžio ar frazės turėtumėte kreiptis į gavėją vardu ir tėvavardžiu, o jei siuntėjui vardas nežinomas, šį momentą galima praleisti. Tada galite pereiti prie laiško tikslo išdėstymo.

Prisegti failai verslo el. laiškuose

Jeigu Pagrindinis tikslas Kadangi laiškas yra ne tik rašytinis pasakojimas ir problemos esmės išdėstymas, bet ir failo išsiuntimas, geriau pirmiausia prisegti siunčiamą objektą. Dažnai atsitinka taip, kad daugelis siuntėjų dėl neatidumo, laiško tekste nurodę problemos esmę, pamiršta pridėti reikiamą priedą. Toks aplaidumas gali neigiamai paveikti siuntėjo dalykinę reputaciją verslo laiškas.

Pašto adresas turi būti atpažįstamas ir glaustas

Darbo susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės reikalauja, kad siuntėjas turėtų atpažįstamą elektroninį vardą, kuriame turi būti nurodyta teisinga informacija apie siuntėjo vardą ir pavardę. Jie atrodo labai neglaustai ir kvailai oficialius laiškus ir užklausos, kai el. pašto adresu yra neoficialių posakių ar žodžių, pvz., elektroninio pašto adresas"limon_petya". Suaugusiam žmogui tai atrodo labai negarbinga. Verslo korespondencijai geriau susikurti atskirą el. laišką ir laikytis dalykinio el. pašto etiketo.

Greito atsakymo (atsakymo) funkcijos naudojimas atsakyti į anksčiau gautus el

Funkcija Reply arba Response (sutrumpinta versija atrodo kaip Re:) padeda vartotojui greitu būdu Atsakyti į anksčiau išsiųstas siuntėjo žinutes. Ši funkcija taip pat turi universalią galimybę skaityti ankstesnį susirašinėjimą su pašnekovu tam tikra tema. Bet dalykinio susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės įpareigoja siuntėją pervardyti dalykinio laiško temą, jei susirašinėjimo metu pasikeičia diskusijos esmė.

Prieš siųsdami verslo laišką, turėtumėte patikrinti, ar nėra rašybos klaidų ir skyrybos ženklų.

El. paštas supaprastina apsikeitimą informacija, tačiau dalykinio susirašinėjimo metu neturėtumėte nepaisyti rusų kalbos taisyklių, nes neatsargiai padaryta klaida gali turėti įtakos siuntėjo autoritetui. Prieš siųsdami laišką, turėtumėte keletą kartų peržiūrėti tekstą ir atidžiai patikrinti, ar jame nėra rašybos ir skyrybos klaidų. Daugelis el. pašto programų turi rašybos tikrinimo funkciją, todėl turėtumėte atkreipti dėmesį į raudonai pabrauktus žodžius. Jei abejojate dėl teisingos rašybos, turėtumėte ieškoti pagalbos internete arba patikrinti rašybą naudodami rašybos žodyną.

Adresato laukas turi būti užpildytas paskutinis.

Kad būtų išvengta nebaigtų ar neredaguotų laiškų siuntimo, verslo laiško gavėjo adresą reikėtų įvesti paskutinę akimirką prieš išsiuntimą. Ši taisyklė taip pat įtraukta į verslo el. pašto korespondencijos pagrindus. Pasitaiko, kad pildant adresato laukelį el. laiškas gali pasiūlyti anksčiau naudotų gavėjų sąrašą, čia taip pat reikėtų sutelkti dėmesį, kad netyčia neišsiųstumėte sudaryto verslo laiško trečiajai šaliai.

Verslo laiško struktūrizavimas

Teksto struktūrizavimo taisyklės taikomos ne tik popierinėms laikmenoms, bet ir dalykinio susirašinėjimo el. paštu taisyklėms. Gavėjui ne visada patogu monitoriaus ekrane skaityti didelius raidžių tekstus. Norėdami supaprastinti šį dalyką, turėtumėte suskaidyti tekstą į logiškai suformuotas mažas pastraipas ir vengti sudėtingų sakinių rašydami verslo laiškų tekstą. Optimalus vieno sakinio ilgis verslo laiške turėtų būti ne daugiau kaip penkiolika žodžių.

Verslo laiško esmė turėtų būti išdėstyta iš esmės

Be nurodytos dalykinio laiško temos, gavėją turėtų dominti ir aiškiai suformuluotas pagrindinis teksto pirmasis ir antras sakiniai. Siuntėjo užduotis – laiško pradžioje nurodyti problemos ar klausimo, dėl kurio jis kreipiasi į gavėją, esmę. Pirmame sakinyje turėtų būti nurodytas verslo laiško siuntimo tikslas. Pavyzdys: „Informuojame, kad prievolės pagal 2017-02-01 sutartį Nr.45 „Dėl birių medžiagų tiekimo“ terminai baigiasi. Norėdami pratęsti sutartį, turite pateikti antrą dokumentų paketą. Dėl nurodyto tikslo gavėjas turi galimybę suprasti pagrindinę verslo laiško mintį. Jei laiško tekstas yra per didelis, geriau naudoti objekto pridėjimo kaip priedą tekstinio dokumento pavidalu funkciją, tačiau tuo pat metu teksto lauke turėtumėte palikti pridedamą esė. kuris pabrėžia verslo laišką. Pavyzdys: "Mes siunčiame jums elektroninę bendrovės Mak-Stroy LLC laiško kopiją, kad galėtumėte peržiūrėti." Apie priimtą sprendimą 2017-02-01 sutarties Nr.45 „Dėl birių medžiagų tiekimo“ pratęsimo klausimo prašome informuoti iki laiške nurodyto termino.

Kiekvienas verslo el. laiškas turi turėti atsakymą.

Yra neigiamų dalykinio susirašinėjimo pavyzdžių, kai gavėjas verslo laišką dėl kokių nors priežasčių ignoruoja. Kartais išties gali būti atvejų, kai dėl tam tikrų situacijų nepavyksta atsakyti, pavyzdžiui, problemos sprendimas gali užtrukti kelias dienas arba gavėjas susimąsto ir negali iš karto atsakyti į pateiktą klausimą. Šiuo atveju reikėtų trumpai pakomentuoti šį reikalą, pavyzdžiui, „Sveiki, Piotrai Ivanovičiau. Gavau jūsų laišką, bet šiandien man sunku atsakyti, nes turiu pasitarti su vyresniąja vadovybe. Pranešiu apie jūsų problemą mūsų įmonės generaliniam direktoriui ir iki savaitės pabaigos pateiksiu oficialų atsakymą. Pagarbiai, Pardavimų skyriaus vadovas Belovas Ivanas Gennadjevičius.

Verta prisiminti, kad jei atsakymas nebuvo pateiktas per tris darbo dienas, tai tai, kad verslo laiško gavėjas tyli, gali būti vertinamas kaip ignoravimas ir atsisakymas bendrauti su siuntėju.

Rašydami atsakymo laiškus turėtumėte atsakyti į visus užduotus klausimus.

Jei gavėjui siunčiamas laiškas yra klausimojo pobūdžio, tai rašydami laišką turėtumėte atsakyti į klausimus tokia tvarka, kokia yra gautame verslo laiško tekste. Jei buvo užduodami klausimai, siuntėjas tikisi į juos gauti konkrečius atsakymus. Rašydami laišką neturėtumėte numeruoti atsakymų, tereikia išdėstyti savo mintis eilės tvarka. Norint atsakyti į visus pateiktus klausimus, pirmiausia reikia kelis kartus iš naujo perskaityti gautą dalykinį laišką, o jei klausimų per daug, geriau juos surašyti atskirai, kad nepraleistų. Jei neįmanoma atsakyti į kai kuriuos pateiktus klausimus, verta į tai atkreipti dėmesį Šis momentas kažkodėl negalima atsakyti.

Nenaudokite santrumpų, emocinio dizaino ir didžiųjų raidžių

Yra neigiamų verslo korespondencijos pavyzdžių, kai siuntėjai ją praskiedžia naudodami neoficialius ženklus šypsenėlių pavidalu. Jų naudojimas yra populiarus bendraujant socialiniuose tinkluose, tačiau dalykinio susirašinėjimo taisyklės tokios emocijų apraiškos nepritaria, nes gavėjas gali jų nežinoti. tikroji prasmė ir laikyti juos nesuprantamu skyrybos klaidų rinkiniu.

Taip pat turėtumėte nustoti rašyti tekstą. didžiosiomis raidėmis. Internete žodžių rinkinys, parašytas didžiosiomis raidėmis, vadinamas „ryškiomis frazėmis“ ir dažniausiai tokios frazės turi neigiamą konotaciją. Gavėjas, skaitydamas elektroninį verslo laišką, tokį šriftą gali įvertinti neigiamai, o tai neigiamai atsilieps prasmės suvokimui. Jei verslo laiške reikia pabrėžti kurio nors punkto svarbą, geriau naudoti įžangines frazes, pavyzdžiui, „Atkreipkite dėmesį, kad ne vėliau kaip iki 2017-10-02 turite pateikti dokumentų paketą sutarčiai atnaujinti. “ arba „Atkreipiame dėmesį, kad sutarties pratęsimo dokumentus reikia pateikti iki 2017-10-02“.

Neperduokite slaptos informacijos el. paštu

Perduodant asmeninę ar konfidencialią informaciją, geriau atsisakyti elektroninių pašto dėžučių, nes kyla grėsmė, kad informaciją perims užpuolikai ir panaudos savanaudiškais tikslais. Tokia informacija gali būti: telefono numeriai, slaptažodžiai nuo banko kortelės, asmeninės banko sąskaitos ir tt Svarbu atsiminti, kad informacija yra saugoma pašto agento serveryje ir gali būti pavogta, jei į ją įsilaužta.

Laiško pabaigoje turi būti siuntėjo parašas.

Kaip minėta anksčiau, kiekviename išsiųstame laiške turi būti konkretus parašas. Dažnai pašto dėžutės kūrėjai įdiegia parašo bloko funkciją, kurioje galite įvesti savo pareigas, vardą ir pavardę bei kontaktinį telefono numerį. Vėliau šis blokas bus automatiškai rodomas kiekvienos raidės pabaigoje, o tai palengvins spausdinimą. Svarbu taisyklingai parašyti parašą, kad atsakydamas į laišką gavėjas turėtų galimybę teisingai kreiptis į siuntėją. Parašo pavyzdys gali atrodyti taip: „Su pagarba, Nikolajus Aleksandrovičius Petrovas, +79810000000“.

Darant išvadas galima pastebėti, kad norint suprasti, kaip vesti dalykinį susirašinėjimą el. paštu, nereikia įsisavinti papildomų ir sudėtingų pagrindų. Jums tereikia laikytis pagrindinių etiketo taisyklių ir rusų kalbos normų.

• Kokie verslo susirašinėjimo tipai išskiriami?
• Kokių dalykinio susirašinėjimo taisyklių svarbu laikytis?
• Kokios yra elektroninio verslo korespondencijos ypatybės?

Priežiūra verslo korespondencija pagal taisykles – vienas iš svarbių sėkmės komponentų karjeroje ir versle. Šių taisyklių nežinojimas arba neteisingas jų taikymas praktikoje gali lemti partnerių ir klientų praradimą. Be to, tiksli ir kompetentinga verslo korespondencija yra svarbi verslo įvaizdžio sudedamoji dalis.

Kokie yra skirtingi verslo susirašinėjimo tipai?

Verslo susirašinėjimas – su partneriais, klientais, kolegomis, organizacijomis – yra viena iš svarbiausių bet kurios įmonės veiklų. Įvairių rangų vadovai ir darbuotojai priima ir siunčia laiškus, komercinius pasiūlymus ir kt. Priklausomai nuo formos, turinio ir dėmesio, bet kokia korespondencija skirstoma į šiuos tipus:

• pareigūnas;
• Asmeninis;
• vidinis;
• išorės.

Kiekvienam iš jų keliami atskiri rengimo ir pateikimo reikalavimai. Dažniausiai pasitaikantys oficialių verslo laiškų tipai yra šie:

• padėka;
• komercinė;
• laiškai, reikalavimai ir prašymai;
• paneigimai;
• sveikinu;
• užuojauta, nekrologai.

Atsižvelgiant į tai, kad šiandien dauguma verslo korespondencijos vyksta elektroniniu formatu, egzistuoja paruošti šablonai ir bet kokio tipo formos.

Verslo rašymo menas

Kiekvienas tekstas yra adresato įtakos mechanizmas. Jei neveikia, vadinasi, pažeidėte surinkimo taisykles: paėmėte netinkamas dalis ir neteisingai jas sutvarkėte. Norėdami gauti tai, ko norite iš gavėjo, turite pasirinkti tinkamus faktus, teisingai juos pateikti ir padaryti tai „teisingu veidu“ – tokiu, dėl kurio laiško gavėjas norėtų priimti jūsų pasiūlymą. Kaip tai padaryti?

Duomenys. Pasitaiko, kad chaotiškai pateikiant įvairias, kartais pašalines mintis, pasimeta racionalūs argumentai, galintys įtikinti adresatą. Tačiau pastačius struktūrą raidė tampa aiški ir įtikinama, net jei niekas joje nepasikeitė. Pagrindinė mintis(dažnai tai yra paskata veikti) dedamas pradžioje, eina iškart po pasisveikinimo. Toliau pateikiamas argumentų sąrašas (kiekvienas pažymėtas raudona linija ir kursyvu) su spalvingomis iliustracijomis (paaiškinimais). Pabaigoje pakartojamas raginimas veikti. Toliau seka parašas. Paprastas redagavimas net ir apgailėtiną ir nelabai aiškią žinią „į kaimą seneliui“ iš Čechovo apsakymo „Vanka“ paverčia argumentuotu, viliojančiu pasiūlymu seneliui.

Siuntėjo vaizdas. Atsakymas priklauso nuo to, kaip atrodo laiško siuntėjas. Laiške galite būti pareigūnas arba asmuo. Kartais pirmasis yra naudingas, o kartais antrasis. Pavyzdžiui, jei giriate adresatą, geriau naudoti asmeninį stilių (rašyti savo vardu, perteikti savo požiūrį į faktus, kalbėti kaip su lygiais). Dėl to gavėjas žinos ne tik, kad jis yra puikus, bet ir tai, kad esate apie jį geros nuomonės. Priešingai, geriau barti formaliomis frazėmis, nurodant plikus faktus. Šis patarimas, šiek tiek perdėtas, atrodo taip: vietoj „Tu esi kvailys“ reikia parašyti „Skaityte nerasta jokių intelekto ženklų“.

Šiuolaikiniame susirašinėjime mes dažnai kreipiamės tiesiai į reikalą, praleidžiame „kalbą apie orą“ tarp pasisveikinimo ir pagrindinės frazės. Atrodytų, kad pasirenkamas trumpas sakinys neturi didelės semantinės apkrovos. Tačiau skaitytojo akyse pirmiausia pasirodo žinutė, todėl ji nustato laiško toną ir nulemia, kokiomis akimis gavėjas žiūrės į likusį tekstą. Štai keli pavyzdžiai, kaip pradėti savo žinią pavaldiniams ir partneriams, siekiant skirtingų tikslų.

1. Norėdamas suteikti sau svarbą: „Atsižvelgiant į tai, kad projektą A asmeniškai kontroliuoja regiono gubernatorius, primename.
2. Užmegzti šiltus santykius su nepažįstama įmone: „Sužinoję, kad jūsų įmonė, kaip ir mes, yra konkurso „KVN of Sibiras“ rėmėja, nusprendėme ją pirmiausia pasiūlyti jums.
3. Norėdami gauti pagalbos: „Olya, jūs taip gerai ir, svarbiausia, profesionaliai kalbėjote konferencijoje! Manau, kad jūs, kaip ekspertas, galite man padėti.
4. Mobilizuoti pavaldinius: „Sveikiname - jau penktadienis. Belieka pateikti biudžeto pasiūlymus – ir galite ilsėtis“.

5 siaubingos pirmosios frazės, kurios nužudys jūsų rašymą

Amerikiečių kompanija „HubSpot“ išsiaiškino, kurie pirmieji sakiniai skaitytojo neįkvepia, o atvirkščiai – priverčia ištrinti laišką. Sužinokite, kas yra šios frazės, ir niekada nenaudokite jų pokalbio pradžioje.

Bendrosios dalykinės korespondencijos taisyklės

Jūsų įmonės reputacija netiesiogiai priklauso nuo to, kaip sukurtas ir parašytas verslo laiškas. Galime teigti, kad norint suformuoti sėkmingą įmonės įvaizdį ir kurti jos reputaciją, darbuotojams būtina laikytis dalykinio susirašinėjimo taisyklių tiek išorinėje, tiek vidinėje komunikacijoje.

Laiško forma. Būtų teisinga naudoti firminio stiliaus formas, kuriose yra detalių. Stiliaus dizainas reiškia logotipo buvimą, specialaus šrifto naudojimą, visos kontaktinės informacijos nurodymą ir pilnas vardas organizacijose.

Puslapio išdėstymas. Formatuojant verslo korespondencijos laišką, naudojamos paraštės (kairė paraštė - 2 cm, dešinė - 1 cm, viršutinė ir apatinė paraštės - po 2 cm). Jei laiške yra keli lapai, jie turi būti sunumeruoti (nustatyti lapo viršuje viduryje).

Stilius. Verslo laiškai rašomi oficialus verslo stilius, kuriame trumpai aprašoma laiško esmė, formuluotės tikslumas ir antspaudų bei standartinių frazių naudojimas. Be to, dalykinėje korespondencijoje galioja taisyklė: viena problema – viena raidė.

Teksto struktūra. Standartinį verslo korespondencijos laišką sudaro trys dalys:

1. Kreipimasis į adresatą.
2. Įvadas (laiško tikslai).
3. Pagrindinė dalis.
4. Santrauka.

Verslo korespondencijos anglų kalba taisyklės

Verslo korespondencija anglų kalba formuojama pagal bendruosius reikalavimus:

1. Tekstas paskirstomas pastraipomis nenaudojant raudonos linijos.
2. Formatuojant laišką viršutiniame kairiajame kampe turi būti asmeninė siuntėjo informacija ( pilnas vardas, arba organizacijos pavadinimas ir adresas).
3. Žemiau pateikiamas priešininko pavadinimas arba gavėjo įmonės pavadinimas su adresu (naujoje eilutėje).
4. Laiško sudarymo data nurodyta trimis eilutėmis žemiau arba viršuje, dešiniajame kampe.
5. Pagrindinė laiško dalis dedama lapo centre.
6. Pagrindinę mintį geriau pradėti nurodant prašymo priežastį: „Rašau...“
7. Standartinis laiškas turėtų baigtis posakiu: „Pagarbiai“, jei žinomas adresato vardas; „Pagarbiai“ – jei ne.
8. Po padėkos praleiskite keturias eilutes ir nurodykite savo vardą ir pareigas.
9. Parašas dedamas tarp vardo ir sveikinimo aukščiau.

Verslo korespondencijos „kalba“.

Verslo korespondencijai keliami specialūs reikalavimai. Visų pirma, laiškuose neturėtų būti emocinių poteksčių. Jie turėtų būti kuo santūresni, glaustesni ir tikslesni. Logiška ir nuosekli teksto konstrukcija visiškai pakeičia emocionalumą. Įterpimai, mažybiniai vardai, santrumpos, kurių nėra visuotinai priimtų sąraše – viso to reikėtų vengti dalykinėje korespondencijoje.

Viena iš svarbių sąlygų rašant laišką yra semantinis tikslumas, kuris parodo jo praktinę vertę.

Kitas svarbus kriterijus – logiškas teksto pateikimas. Žodžiai neturėtų būti interpretuojami dvigubai – tai gali pakeisti laiško turinio prasmę ir suteikti jam nepageidaujamą atspalvį.

Pagrindinis bet kurio verslo dokumento tikslas – įtikinamai išreikšti tam tikrą požiūrį. Pagrindinės taisyklės rašant ir rengiant dokumentą, atmintinę ar laišką yra raštingumas, argumentacija, teisingas kreipimasis, informacijos patikimumas ir pakankamas įrodymų kiekis.

Žemiau pateikiamos kelios verslo laiškų rašymo taisyklės:

Įvardžių vartojimas. Verslo korespondencija neturėtų atspindėti asmeninių emocijų ir suvokimo. Verslo informacija tradiciškai perduodama naudojant standartines formas. Paprastai tokio susirašinėjimo metu išreiškiami visos įmonės interesai, o ne individualus, taigi inversija kyla iš daugiskaita. Ir nors tai rodo įvardžio „mes“ vartojimą, turėtumėte vengti jo vartoti naudodami atitinkamas veiksmažodžių formas.

Užstato formos. Verslo korespondencijoje turėtumėte naudoti pasyvus balsas. Tokie apeliaciniai skundai atrodo švelnesni. Pavyzdžiui, jei frazę: „Remonto darbų neatlikote laiku“ pertvarkysite žodžiais „Sutartyje numatyti remonto darbai nebuvo atlikti“, tuomet galėsite konstatuoti patį neatlikimo faktą. užbaigti darbą be tiesioginių kaltinimų. Tai yra, nurodomas pažeidimo faktas, tačiau nenurodomi konkretūs kaltininkai, todėl laiško tonas tampa švelnesnis.

Aktyvus balsas naudojamas apibrėžiant laiške objektą, kuris yra tam tikrų veiksmų iniciatorius. Pavyzdžiui, „teisinis skyrius pateikia paaiškinimą...“. Pažymėtina, kad tokie sakiniai vartoja tikroji forma laikas.

Pasyvaus balso naudojimas taip pat lemia raidės pobūdį. Tokios formos leidžia sutelkti dėmesį į konkretų įvykį, o ne į veiksmo vykdytojus (pasiūlymas išsiųstas, ataskaita gauta). Pasyvus balsas taip pat naudojamas, jei objektas yra akivaizdus (nustatyta susitikimo data).

Veiksmažodžio forma. Jei reikia sutelkti dėmesį į nuolat pasikartojantį veiksmą, jiems apibūdinti naudojami nebaigtos formos veiksmažodžiai (specialistai nuolat pažeidžia terminus). Jei reikia pabrėžti proceso užbaigtumą, naudojama tobula veiksmažodžių forma (patruliai pradėjo savo pareigas).

Akcentų įvedimas. Nepaisant to, kad dauguma verslo korespondencijos yra neutralaus tono, kai kuriais atvejais reikia daugiau dėmesio skirti tam tikriems dalykams. Norėdami tai padaryti, įžanginės frazės naudojamos frazei sušvelninti. (Jei frazę „prašome atsiųsti turimą dokumentaciją“ perrašysite žodžiais prašome atsiųsti dokumentus, kurie, matyt, yra jūsų žinioje“, tada įtampos laipsnis joje gerokai sumažėja , ir tai labiau tinka dalykinio susirašinėjimo taktiškumo reikalavimams).

Rašydami dalykinius laiškus taip pat turėtumėte atkreipti dėmesį į pagarbą priešininkui. Taigi, jei frazė „jūsų pasiūlymas mūsų nedomina“ pakeičiama į „deja, šiuo metu jūsų pasiūlymas mūsų nedomina“, tai išlaisvinama nuo nereikalingo griežtumo, kuris netinka verslo susirašinėjimui.

Įvadinės struktūros taip pat yra svarbi verslo laiško sudedamoji dalis, nes dėl jų jis mažiau sausas. Pagal standartus verslo etiketas tiktų frazė „prašau, jei įmanoma, pateikite savo ekspertų pastabas apie mūsų medžiagų kokybę“. Įžanginės konstrukcijos – gera priemonė kategoriškumui mažinti, pagarbai ir dėmesingumui parodyti, draugiškam tonui išreikšti. Jų naudojimas leidžia išreikšti mintį nepažeidžiant priešininko pasididžiavimo.

Verslo susirašinėjimo etiketas: 5 patarimai, kaip padaryti gerą įspūdį iš toli

1. Atsakymo į laišką laikas rodo jūsų susidomėjimą bendravimu ir bendradarbiavimu. Į verslo laiškus turite atsakyti per trumpiausią įmanomą laiką: minutes, valandas, daugiausiai per dieną. Jei yra objektyvių vėlavimo priežasčių, atsiųskite laišką ir parašykite, kad pranešimą gavote ir netrukus atsakysite. Norėdami teisingai nustatyti prioritetus, turėtumėte atkreipti dėmesį į atitinkamas pastabas oponento laiške - „svarba“, „tema“ ir pan. Tokių ženklų buvimas rodo, koks svarbus jūsų atsakymas.

Atsakymo delsimas reiškia didelę kliento praradimo tikimybę. Jei įmanoma, nedelsdami atsakykite. Palikite tik laiškus „vėliau“, į kuriuos atsakyti prireiks laiko. CEO mokykla padės išmokti numatyti žmonių elgesį ir gerai derėtis.

2. Asmeninis kreipimasis. Pirmenybė teikiama asmeniniam adresui, nes taip parodoma pagarba adresatui.

Asmens adreso naudojimas yra viena iš privalomų dalykinio susirašinėjimo taisyklių. Asmeninis dėmesys – tai pagarbos individualumui ir geranoriškumo demonstravimas. Be to, tai padės jums išsiskirti iš pilkos atsakymų šablonų masės.

3. Padėkos žodžių reiškimas (už kreipimąsi). Laiške išreikštas dėkingumas yra savotiška padėkos išraiška už oponento ar kliento pasirinkimą jūsų įmonės naudai. Rašytinis atsakymas, prasidedantis žodžiais „Ačiū už laišką“, parodo jūsų oponentui, kad jis jums vertingas. Šis verslo laiško tonas yra teisingas, nes atspindi konstruktyvią poziciją. Pavyzdžiui:

Laba diena Pagarbiai Anatolijus Seosianas.
Nepavyko atsakyti	Sėkmingas atsakymas
Sveiki, Anatolijus! Norint išrašyti sąskaitą faktūrą, reikalingi jūsų įmonės duomenys. Atsiųskite juos atsakydami į šį laišką.	Sveiki, Anatolijus! Visų pirma, norime padėkoti, kad pasirinkote mūsų centrą. Taip pat norime išreikšti savo pasitikėjimą, kad būsite patenkinti bendradarbiavimu su mumis. Norėdami išrašyti sąskaitą faktūrą, mums reikia jūsų įmonės duomenų. Atsiųskite juos atsakydami į šį laišką.

Dėkingumas už pasitikėjimą Jūsų verslu išreiškiamas laiško pradžioje naudojant šias konstrukcijas:

• Dėkojame už Jūsų susidomėjimą…;
• Ačiū už Jūsų laišką...;
• Dėkojame tau už susisiekimą su mumis...;
• Dėkojame, kad pasirinkote mūsų įmonę...;
• Mes vertiname jūsų susidomėjimą...

4. Teigiama pabaiga. Galutinės konstrukcijos garantuotai atkreips oponento dėmesį perskaičius laišką. Todėl patartina šioje formoje įtvirtinti teigiamą dalykinio susirašinėjimo nuotaiką ir sukurti teigiamą nuotaiką bei norą korespondencijos partneriui tęsti bendravimą. Pvz.;

paskutinis dalykas, kuris lieka gavėjo dėmesiu skaitant jūsų laišką. Paskutinėmis frazėmis užsitikrinkite emocinę ir teigiamą dalykinio bendravimo atmosferą. Sukurkite gavėjui gerą nuotaiką – kad jis vėl norėtų su jumis bendrauti. Pavyzdžiui:

Laba diena Buvau apklaustas, kad galėčiau dalyvauti aukštesnio lygio mokymo kursuose jūsų centre. Mokestis už mokslą bus sumokėtas iš mano įmonės sąskaitos. Prašau atsiųsti man atitinkamą sąskaitą apmokėjimui. Pagarbiai Anatolijus Seosianas.
Blogas variantas	Geras variantas
Sveiki, Anatolijus! Visų pirma, norime padėkoti, kad pasirinkote mūsų centrą. Taip pat norime išreikšti savo pasitikėjimą, kad būsite patenkinti bendradarbiavimu su mumis. Norint išrašyti sąskaitą faktūrą, reikalingi jūsų įmonės duomenys. Atsiųskite juos atsakydami į šį laišką.	Sveiki, Anatolijus! Visų pirma, norime padėkoti, kad pasirinkote mūsų centrą. Taip pat norime išreikšti savo pasitikėjimą, kad būsite patenkinti bendradarbiavimu su mumis. Norint išrašyti sąskaitą faktūrą, reikalingi jūsų įmonės duomenys. Atsiųskite juos atsakydami į šį laišką. Visada mielai atsakome į klausimus, susijusius su mokymais mūsų centre.

Visada, baigdami laišką, sukurkite oponente teigiamą nuotaiką tęsti bendravimą. Šiems tikslams galite naudoti šias struktūras:

• Džiaugiamės galėdami bendradarbiauti;
• Pasiruošę atsakyti į jūsų klausimus;
• Jei turite klausimų, susisiekite su mumis;
• Tikimės abipusiai naudingo bendradarbiavimo;
• Džiaugiamės galėdami Jums padėti;
• Pagarbiai.

5. Parašas ir kontaktų blokas. Darbuotojas, vedantis verslo korespondenciją, turi žinoti, kas yra „kitoje monitoriaus pusėje“. Kitaip tariant, reikalinga informacija apie oponento vardą, pavardę, pareigas ir kontaktinę informaciją:

1. Vardas (pavardė) – suteikia galimybę asmeniniam adresui;
2. Pozicija – suteikia oponentui supratimą apie kompetencijos lygį
3. Koordinatės – prisideda prie papildomų komunikacijos kanalų atsiradimo.

Laba diena Buvau apklaustas, kad galėčiau dalyvauti aukštesnio lygio mokymo kursuose jūsų centre. Mokestis už mokslą bus sumokėtas iš mano įmonės sąskaitos. Prašau atsiųsti man atitinkamą sąskaitą apmokėjimui. Pagarbiai Anatolijus Seosianas.
Blogas variantas	Geras variantas
	Sveiki, Anatolijus! Visų pirma, norime padėkoti, kad pasirinkote mūsų centrą. Taip pat norime išreikšti savo pasitikėjimą, kad būsite patenkinti bendradarbiavimu su mumis. Norint išrašyti sąskaitą faktūrą, reikalingi jūsų įmonės duomenys. Atsiųskite juos atsakydami į šį laišką. Visada mielai atsakysime į visus klausimus apie mokymus mūsų centre. Pagarbiai Antonas Antonovas Pažangių studijų centro specialistė Tel. XXXXXXX Mobilusis Tel.ХХХХХХ

Norint optimizuoti darbą su verslo korespondencija, geriau prie standartinių nustatymų pridėti bloką su kontaktine informacija. Šis blokas turėtų būti pateikiamas laiškuose partneriams, kolegoms ir klientams kaip profesionalaus požiūrio į šį klausimą simbolis.

Elektroninio dalykinio susirašinėjimo taisyklės

Grigorijus Sizonenko, generalinis direktorius UAB „Informacijos diegimo įmonė“, Maskva

1. Naudokite mygtuką „Atsakyti visiems“. Jei susirašinėjime dalyvauja keli žmonės, atsakyti turi visi, o ne tik paskutinės žinutės siuntėjas.

2. Visada nurodykite laiško temą. Daugeliu atvejų gavėjas mato tik naujos žinutės antraštę. Vėliau informacija lauke Tema padės rasti ir rūšiuoti pranešimus. Antraštėje galite naudoti žymėjimo žodžius – pavyzdžiui, „SVARBU!“, tačiau tik tuo atveju, jei jie tikrai atitinka laiško turinį (tačiau patogiau tiesiog spustelėti mygtuką „Svarbu“, kuris yra prieinamas visose populiariose pašto programas, o žyma atsiras šalia lauko „Tema“). Sukurkite vienodą formulavimo stilių ir nuolat jo laikykitės. Atminkite, kad šiandien daugelis žmonių korespondencijai rūšiuoti naudoja automatinius filtrus. Todėl pavadinimas turi būti parinktas taip, kad mašina galėtų jį „perskaityti“.

3. Laiškas turi būti trumpas ir struktūrizuotas. Siekti maksimalaus prasmės skaidrumo ir pateikimo aiškumo, atskirti esmines ir smulkias detales. Jums rūpi, kad vieną kartą perskaitę verslo laišką lengvai suprastumėte tiek problemos esmę, tiek problemos istoriją, sakinių prasmę ir veiksmų, kurių tikimasi iš adresato, pobūdį. Papildomos medžiagos(dokumentus, lenteles, nuotraukas) geriausia siųsti kaip priedus, kad neišpūstų žinutės teksto; Tokiu atveju laiške turi būti nurodyta, kokius failus siunčiate.

4. Būkite mandagūs. Bet kuriame laiške turi būti vieta sveikinimui, adresui ir parašui (galite įjungti automatinį jo pridėjimą prie bet kurios savo žinutės). Taip pat reikia dėti semantinius ir emocinius akcentus – venkite telegrafinio stiliaus. Net jei susirašinėjimas susijęs su neatidėliotina problema ar konfliktu, išlaikykite pagarbų toną. Juk versle svarbu neįsižeisti, o rasti sprendimą. Santūrumas ir mandagumas yra geri pagalbininkai.

5. Į laiškus turi būti atsakyta! Ir greitai. Nesuvokimas šios elementarios tiesos sukelia daug nesusipratimų. Siuntėjas turėtų žinoti, kad laiškas perskaitytas ir po kurio laiko galima tikėtis prasmingo atsakymo. Tuo pačiu metu neturėtumėte visiškai pasikliauti automatiniais atsakikliais ir automatiniais pranešimais – rašykite trumpa frazė Stumti. Atvirkščiai, į kai kuriuos laiškus atsakyti nereikia. Pirma, tiems, kurių adresas yra lauke „Cc“: siuntėjas nori, kad žinotumėte apie jo susirašinėjimą su kitu asmeniu. Antra, tiems, kur jūsų adreso visai nėra: tai reiškia, kad laiško autorius įtraukė jūsų koordinates į lauką „Akloji kopija“ - tai yra, jis ketina supažindinti jus su korespondencija slapta nuo tiesioginio adresato. pranešimo.

6. Neištrinkite laiško, į kurį atsakote, teksto. Gali būti, kad po kurio laiko jūsų atsakymas bus perskaitytas iš naujo – gal net po kelerių metų. Daugelis įmonių jau turi el. pašto archyvavimo sistemas. Beje, šalyse, kur el pareigūnasįmonė pripažinta juridinę reikšmę turinčiu dokumentu, ilgalaikis korespondencijos saugojimas yra teisinis reikalavimas. Mes to dar neturime, bet praktika lenkia rašytinius reglamentus. Pažiūrėkite į kiekvieną laišką, kurį rašote gavėjo akimis. Tai pagrindinė dalykinio susirašinėjimo taisyklė. Jei laikysitės jo, gavėjai pradės paryškinti jūsų pranešimus sraute.

7. Rašykite taisyklingai. Pavienės laiške padarytos klaidos įžeidžia adresatą, nes suvokiamos kaip skubėjimo ar aplaidumo ženklas. O kelios klaidos rodo žemą siuntėjo kultūrinį lygį, o taip pat – nuo ​​tada mes kalbame apie apie dalykinę korespondenciją – jie taip pat nepalankioje šviesoje vaizduoja įmonę, kurioje dirba siuntėjas.

Naujas kursas „Generalinio direktoriaus mokykloje“

Neatsiejama daugelio organizacijų darbo dalis yra verslo korespondencija, kuri turi daugybę taisyklių ir ypatybių. Ne tik sekretorės, bet ir kiti darbuotojai turėtų turėti galimybę rašyti laiškus dėl kontakto su partneriais ir kitais darbuotojais.

Verslo korespondencijos koncepcija

Šis terminas reiškia keitimąsi komercine ir verslo informacija. Yra tam tikras dalykinio susirašinėjimo etiketas, kurio net dėstoma specialiuose kursuose. Laiškas turi būti surašytas pagal taisykles, nes jis sukurs ir išlaikys įmonės reputaciją, taip pat suformuos rimtą požiūrį į organizaciją. Verslo laiškas techniniu požiūriu yra įrankis, skirtas pagerinti komunikaciją tarp skirtingų įmonių ar padalinių.

Verslo korespondencijos rūšys

Yra keletas dokumentų tipų ir kiekviename iš jų yra nustatytos savo įforminimo ir pateikimo taisyklės. Darbo susirašinėjimo pagrindai naudojami ir bendraujant el. Specialistai išskiria tokius verslo laiškų tipus: padėkos laiškai, prašymai, reikalavimai, atsiprašymai, paneigimai, sveikinimai ir užuojauta. Be to, yra komercinių laiškų, kuriuose pateikiamos pretenzijos, atsisakymai, priminimai, garantijos ir pan.

Kaip teisingai vesti verslo korespondenciją?

Kuriant laišką svarbu atkreipti dėmesį į visas smulkmenas. Apibūdinant dalykinio susirašinėjimo taisykles, verta atkreipti dėmesį į šiuos aspektus:

1. Jei rašote laišką, kuriame reikia atsakyti į konkrečius autoriaus užduotus klausimus, tuomet būtų tikslinga kiekvieną iš jų cituoti atskirai. Norėdami tai padaryti, naudokite numeraciją ir suskaidykite tekstą į pastraipas.
2. Rašant laišką reikia trumpai pakomentuoti visus Jūsų ar Jūsų pašnekovo pridėtus dokumentus. Tai svarbu, kad gavėjas iš karto suprastų laiško esmę.
3. Laiškas turi būti pasirašytas vadovo ir antspauduotas.

Verslo korespondencijos vedimo taisyklės

Klaidos kuriant verslo laiškus yra nepriimtinos, todėl svarbu žinoti pagrindines jų rašymo taisykles:

1. Nevartokite žodžių, kurių reikšmė nežinoma, arba patikrinkite jų interpretaciją naudodami žodyną.
2. Vykdant verslo korespondenciją negalima naudoti specialios terminijos, nes kai kurie žodžiai gali būti nežinomi adresatui. Jei vartojami tokie terminai, pateikite paaiškinimą.
3. Išreikškite savo mintis trumpais sakiniais, kad nebūtų prarasta pagrindinė mintis.
4. Jei gerai nemokate rusų kalbos, geriau pirmiausia įvesti tekstą redaktoriuje arba kompiuteryje esančiame dokumente, kad patikrintumėte rašybą.
5. Verslo korespondencija neleidžia naudoti ištartus žodžius, literatūrinės raiškos ir pan. Prieš siųsdami laišką patikrinkite, ar jame nėra klaidų ir rašybos klaidų. Geriau po kurio laiko dar kartą patikrinti.

Laiško pradžia verslo korespondencijoje

Pirma, laiško struktūroje yra „antraštė“, kurioje yra adresato pareigos ir pilnas vardas. Verslo korespondencijos ypatybės apima standartinį adresą „Brangioji“, kuris daugeliu atvejų rašomas puslapio centre. Jei asmuo nepažįstamas, prieš pavardę rašomas žodis „ponas“. Pirmoje pastraipoje (preambulėje) pateikiamas laiško tikslas ir priežastis. Perskaitęs jį, adresatas turėtų suprasti pagrindinę pranešimo prasmę.

Prašymas verslo korespondencija

Viena iš populiariausių verslo korespondencijos rūšių yra prašymo laiškas. Tai gali būti taktiškas prašymas arba diplomatinis reikalavimas Dabartinė problema. Verslo rašymo įgūdžiai yra svarbūs rašant prašymus, nes jie turėtų paskatinti gavėją imtis veiksmų, kurių reikalauja rašytojas. Valgyk tam tikros taisyklės parašyti laišką:

1. Į adresatą reikia kreiptis asmeniškai, laikantis dalykinio etiketo pagrindų.
2. Norėdami paaiškinti gavėjui prašymo priežastį, galite pasakyti jam komplimentą, pabrėžti jo verslo ar asmenines savybes ir nuopelnus.
3. Nurodykite prašymo priežastis ir sudominkite adresatą jo įvykdymu. Problema turi būti aprašyta kuo trumpiau ir aiškiau.
4. Pateikus prašymą, jis turi būti pakeistas ir pakartotinai pakartotas, pabrėžiant galimą naudą.

Kaip priminti apie save verslo susirašinėjime?

Priminimo laiškas naudojamas, kai reikia priminti apie prisiimtų įsipareigojimų vykdymą, įstatymų laikymąsi, artėjimą svarbus įvykis ir taip toliau. Daugeliu atvejų prieš jį naudojamas žodinis priminimas. Dėl to laiškas yra tam tikras atliktų veiksmų įrodymas. Verslo korespondencijos priminimas apima:

1. Informacija apie siuntėją ir gavėją. Po to nurodoma priminimo priežastis.
2. Pateikiamos nuorodos į įstatymus ir kitus teisės aktus, susijusius su atšaukiama problema.
3. Verslo susirašinėjimo frazės turėtų būti aiškios, bet ne grėsmingos. Nebūtų neteisinga priminti, kad problemą galima išspręsti taikiai.
4. Laiškas neturi standartų, todėl gali būti rašomas laisva forma.

Kaip tinkamai atsiprašyti verslo susirašinėjimo metu?

Vienas iš sunkiausiai rašomų laiškų yra atsiprašymo laiškas, kuriame reikia ir atsiprašyti, ir išsaugoti veidą įmonei. Be to, juo siekiama atkurti pažeistus santykius. Verslo korespondencija rodo šias atsiprašymo ypatybes:

1. Laiško struktūra apima gavėjo, pranešimo temos ir žinutės nurodymą.
2. Atlikėjo nurodyti nereikia, nes vadovybė viską pasirašys.
3. Atsiprašymo frazės verslo korespondencijoje neturėtų būti aiškios, o laiško tema turėtų būti neutrali arba jos visai nebūti.
4. Poveikis, kurį reikia pasiekti, yra nuoširdus atsiprašymas ir informacija apie tai, kas nutiko, tai yra nemalonios situacijos priežasties nurodymas.

Verslo susirašinėjimo el. paštu taisyklės

Visos anksčiau paminėtos taisyklės yra svarbios ir elektroniniam susirašinėjimui, tačiau vis dar yra keletas funkcijų:

1. Darbo el. paštas turėtų būti naudojamas tik oficialiam susirašinėjimui, nes visi laiškai išsaugomi serveryje ir juos gali perskaityti kitas asmuo.
2. Verslo el. pašto korespondencijai reikalingas skaitomas šriftas ir geriausia rinktis Arial arba Times New Roman. Raidžių dydis turi būti vidutinis. Tekste neturi būti Caps Lock, šauktukų ar specialiųjų simbolių. Tam tikras frazes galima paryškinti kursyvu arba pusjuodžiu šriftu, tačiau tai naudokite tik esant būtinybei.
3. Kad būtų geriau skaitoma, naudokite paantraštes, tačiau nepamirškite, kad jų skaičius neturėtų būti didelis, todėl daugiausia 3-4 vienetai. Viena pastraipa neturi būti ilgesnė nei keturios eilutės.
4. Verslo el. pašto etika neleidžia temos lauko palikti tuščią. Čia parašykite laiško esmę, kuri turėtų būti konkreti, informatyvi ir glausta.
5. Pabaigoje turite nurodyti savo parašą ir kontaktinę informaciją, o tai neturėtų apimti daugiau nei šešias eilutes. Naudokite šią struktūrą: „Su pagarba“, vardas ir pavardė, įmonės pavadinimas, telefono numeris, el. paštas ir svetainės adresas.
6. Verslo korespondencijoje tikslinga naudoti firminį šabloną savo firminiu stiliumi. Dėl to bus galima išsiskirti iš kitų ir tuo pačiu laikytis dalykinio susirašinėjimo taisyklių. Svarbu nepamiršti, kad laišką galima perskaityti ne tik kompiuterio ekrane, bet ir telefone, todėl šablonas turi būti optimizuotas skirtingų ekranų raiškai.

Knygos apie verslo korespondenciją

Norėdami geriau suprasti visas verslo laiško rašymo subtilybes, galite perskaityti naudingos literatūros. Gerais laikomi šie darbai:

1. « Verslo rašymo menas. Įstatymai, gudrybės, įrankiai» S. Karepina. Autorius paaiškina, kas tai yra verslo stilius korespondencija, kaip teisingai ją palikti skirtingi tipai laiškus ir ataskaitas.
2. « Verslo korespondencija elektroniniu paštu. Penkios sėkmės taisyklės“ Autorius aprašo dalykinio susirašinėjimo formas ir siūlo priemones, padedančias efektyvinti bendravimą. Čia galite rasti naudingų patarimų ir gudrybės.

Verslo bendravimas elektroniniu paštu yra neatsiejama kiekvieno žmogaus gyvenimo dalis. šiuolaikinis žmogus: Rašome bendradarbiams, vadovybei, klientams, verslo partneriams, mus pažįstantiems ir dar nepažįstantiems žmonėms. Kas yra verslo etika elektroninėje korespondencijoje ir kiek ji reikalinga sėkmingam verslui?

Kiekviena raidė yra mūsų vizitinė kortelė ir mūsų verslo pozicijos atspindys. Ir jei mums svarbu, kad ši vizitinė kortelė atrodytų padoriai, o dalykinė pozicija prisidėtų prie bendravimo komforto ir produktyvumo, tai pagrindinių gero manierų taisyklių žinojimas ir jų laikymasis kasdieniame susirašinėjime yra svarbiausia sėkmės sąlyga.

Kalbant apie elektroninį verslo susirašinėjimą, galioja tos pačios taisyklės ir nuostatai, kaip ir verslo bendruomenė veikia bet kokiomis kitomis verslo sąveikos formomis: bendraujant telefonu, derantis ir pan. Mano nuomone, verslo el. pašto korespondencijos etika grindžiama keliais nepajudinamais principais:

1. Abipusė oponentų pagarba vienas kito asmenybei ir verslo pozicijai.
2. Dėmesys oponento verslo interesams.
3. Privatumo problemų svarbos supratimas.
4. Punktualumas keičiantis informacija.

Panagrinėkime praktines priemones šiems principams įgyvendinti

1. Kompetentingai ir aiškiai suprojektuotas laukas „Tema“ / „Tema“.

Nurodant temą taupomas adresato laikas, leidžiantis iškart įvertinti gauto laiško turinį ir greitai nuspręsti dėl jo prioriteto jį skaitant.

2. Sveikinimai ir asmeninis kreipimasis į adresatą/gavėjus

Sukuria pasitikėjimą ir suteikia laiškui asmeniškumo. Adresato vardo ignoravimas suvokiamas kaip neteisingumas.

3. Kreipimosi tikslumas

Teisingas laukų „Kam“, „Cc“ ir „Bcc“ užpildymas yra svarbiausia efektyvaus ir etiško bendravimo priemonė. Norėdami išvengti klaidų dirbant su šiomis sritimis, turite žinoti jų paskirtį, kuri yra visuotinai priimta šiuolaikinėje verslo aplinkoje:

• jei jūsų vardas yra tiesioginio adresato laukelyje („Kam“), tai reiškia, kad laiško siuntėjas laukia iš jūsų atsakymo į savo klausimą;
• jei šiame laukelyje įrašyti keli adresatai, tai reiškia, kad laiško siuntėjas laukia atsakymo iš kiekvieno ar bet kurio iš adresatų;
• Jei jūsų vardas yra įdėtas lauke „Cc“, tai reiškia, kad siuntėjas nori, kad žinotumėte apie problemą, tačiau jis nesitiki iš jūsų atsakymo. Neturėtumėte įvesti korespondencijos temos, jei jūsų vardas yra lauke „Cc“. Jei vis dėlto nuspręsite susirašinėti, geros manieros ženklas būtų pradėti laišką viena iš šių frazių: „Leiskite man prisijungti prie šio klausimo diskusijos...“, „Atsiprašau už kišimąsi...“, „Leiskite išsakyti savo nuomonę...“.

Ypatingas dėmesys etikos požiūriu tenka sričiai „Akloji kopija“. Tai yra „pažeidžiamiausia“ požiūriu verslo etika pašto įrankis, nes šis laukas dažniausiai suvokiamas kaip slaptos kontrolės ir informacijos instrumentas. Bcc gavėjų nemato kiti gavėjai. Kai kurios įmonės, kurios jautriai reaguoja į etikos klausimus, draudžia naudoti šį įrankį korespondencijoje. Išimtis yra masiniai laiškai (pavyzdžiui, kvietimai). Jie išvyksta didelis skaičius gavėjų, tačiau el. pašto adresai neturėtų būti matomi visiems.

Yra įmonių, kurios „Bcc“ lauką traktuoja ramiau, laikydamosi šių universalių taisyklių:

• laukelyje „Akla kopija“ įrašomi gavėjai (paslėpti adresatai), kurie turėtų žinoti apie susirašinėjimą, tačiau jų žinojimas neturi būti akivaizdus tiesioginiams adresatams;
• laiško išsiuntimas su užpildytu laukeliu „Akloji kopija“ suponuoja išankstinį susitarimą arba vėlesnį laiško autoriaus ir paslėptų gavėjų supratimą apie šios formos informacijos priežastį ir tikslą;
• paslėptas gavėjas neturėtų patekti į korespondencijos temą iš BCC lauko.

4. Reagavimo operatyvumas

Atsakymo į laišką laikas yra vienas iš jūsų pozicijos rodiklių, susijusių su partnerių ir klientų verslo interesais. Šiuo atžvilgiu įmonės taiko skirtingus standartus. Priimtinas atsakymo / reakcijos į laišką laikas yra dvi ar trys valandos. Jei gavę laišką ir jį perskaitę suprantate, kad negalite į jį atsakyti per 24 valandas, tai geros formos taisyklė būtų išsiųsti adresatui informaciją, kad gavote jo laišką ir į jį atsakysite: "Gavau laišką. Aš atsakysiu šiandien per dieną" arba "Gavau laišką. Norint atsakyti, reikia papildomos informacijos. Pasistengsiu atsakyti ne vėliau kaip...“

Mes siūlome

5. Teisingas darbas su informacija (apimtis, kalba, struktūra, formatas)

Informacijos pateikimo laiško tekste pobūdis ir ypatumai taip pat yra jūsų gebėjimo ir noro kuo teisingiau ir pagarbiau susirašinėti su adresatu įrankis ir rodiklis:

• maksimalus komfortas skaitant laiško apimtis, kuri telpa „viename ekrane“, maksimalus – vieno A-4 formato lapo teksto apimtis;
• siunčiamų priedų apimtis neturi viršyti 3 MB (didesni failai gali sukelti problemų, nes gali nepereiti per gavėjo pašto serverį);
• Geriau „supakuoti“ siunčiamus failus universaliomis koduotėmis: Zip arba rar (kiti plėtiniai persiuntimo metu gali būti užblokuoti arba nutrūkti ir sukelti problemų gavėjui);
• atsakant į adresato laišką, jūsų atsakymo tekstas turi būti rašomas laiško viršuje (pradžioje), o ne apačioje (tai apsaugo adresatą nuo „slinkimo“ per ankstesnį susirašinėjimą ieškant atsakymo, kurį parašėte);
• Nereikėtų pradėti atsakyti į adresato laišką kaip naują laišką (neišsaugojus susirašinėjimo istorijos). Toks atsakymas privers priimantįjį gavėją gaišti laiką ieškant pradinio pranešimo;
• Būtina rašyti adresatui kiek įmanoma suprantama kalba. Kiekviename konkretus atvejis sprendžiamas profesinės, vidinės įmonės žodyno, slengo, santrumpų ir anglicizmų vartojimo (skolinimasis iš anglų kalbos bet kuria kita kalba) tinkamumo klausimas.

Jei slengo ir santrumpos vartojimas padidina susirašinėjimo greitį ir efektyvumą, tai slengo vartojimas yra priimtinas ir etiškas. Taigi vidiniame susirašinėjime įmonės viduje beveik visada gausu slengo: jis yra pažįstamas ir suprantamas visiems susirašinėjimo dalyviams ir leidžia sutaupyti laiko. Tačiau susirašinėjant su išorės verslo partneriais/klientais tai yra atsargumo reikalaujantis klausimas.

Būna, kad neapsieisite be terminijos. Pavyzdžiui, įmonė teikia klientams produktą/paslaugą, pvz., reklamą internete, ir tokias sąvokas kaip „medijos kontekstinė reklamjuostė“, „ raktinius žodžius“, „neigiami žodžiai“, „ctr“ negali būti pakeisti niekuo, jie turi būti įvesti į verslo kontekstą, o klientas turi būti išmokytas su jais elgtis. Šiuo atveju svarbu, kad abi pusės būtų kantrios ir nori paaiškinti bei mokytis.

Tačiau pasitaiko atvejų, kai galima ir reikia vengti vartoti santrumpas ir terminus.

PAVYZDYS:

Mano draugas praleido 2 dienas ieškodamas atsakymo į klausimą: kas yra ASAP. Ji ruošė medžiagą leidyklai ir paskutiniame laiške jai rašė: „ Maša, prašau kuo greičiau atsiųsti visas savo medžiagas“ Masha nusprendė, kad tai jai nežinomo formato pavadinimas, į kurį reikia „išversti“ tekstą. Laikas, kurį Maša praleido „iššifruodama“ ir tenkindama leidėjo prašymą, užtruko 2 dienas. Įsivaizduokite Mašinos susierzinimą, kai po 2 dienų ji sužinojo, kad už paslaptingo „asap“ slypi santrumpa, plačiai naudojama angliškai kalbančioje aplinkoje. kuo greičiau» – « kaip įmanoma greičiau».

PATARIMAS: nepiktnaudžiauti anglicizmais, specialiaisiais terminais ir vidaus santrumpos susirašinėjant su išorės klientais ir partneriais.

6. Parašo ir kontaktinės informacijos prieinamumas

Tai būtinas atributas, kuris turėtų baigtis kiekviena jūsų raidė. Parašo bloke turi būti:

1. Jūsų vardas ir pavardė.

Dėl to susirašinėjimas tampa personalizuotas, o tai turi įtakos bendravimo efektyvumui ir psichologiniam komfortui. Jūsų paraše neturėtų būti vartojamos santrumpos. Vietoj T. L. Vorotyntseva savo paraše parašysiu Tamara Leonidovna Vorotyntseva (arba Tamara Vorotyntseva), kad adresatas suprastų, kaip su manimi susisiekti atsakymo laiške.

1. Nurodykite savo poziciją.

Tai darydami leidžiate gavėjui suprasti jūsų valdžios ribas ir profesinę kompetenciją sprendžiant klausimus.

1. Kontaktinės koordinatės (telefonas, el. paštas, įmonės pavadinimas ir adresas, jos interneto svetainė).

Tai darydami suteiksite gavėjui galimybę prireikus papildomai bendrauti.

Apibendrindamas visa tai, kas išdėstyta aukščiau ir turėdamas ilgametę korespondencijos stebėjimo įvairiose įmonėse patirtį, galiu drąsiai teigti: etikos standartai šiuolaikinėje verslo bendruomenėje yra ne tik ir ne tik vardiniai gerų manierų atributai, bet ir praktiški įrankiai. į gyvenimą, kurie leidžia verslo komunikaciją padaryti teisingą, greitą, patogią ir galiausiai efektyvią.

Atkreipkite dėmesį į Tamaros Vorotyntsevos vedamus mokymus.

Straipsniai