Khramtsovskaya ناتاليا الكسندروفنا,
خبير رائد في إدارة الوثائق ،
عضو نقابة مديري السجلات و ARMA International ،
"أنظمة المكاتب الإلكترونية" (EOS)

CNews: ما هو برأيك مدى تعقيد تنظيم تخزين المستندات الإلكترونية؟

فيتالي شيلوف:يمكن تقسيم الصعوبات في تنظيم مستودع بيانات المستندات إلى جزأين: فني وإداري. إذا كان من الممكن حل المشكلة الأولى اليوم بسهولة تامة وتعتمد في الواقع فقط على رغبة العميل في استثمار المبلغ المطلوب من الموارد المالية في إنشاء بنية أساسية فعالة للأجهزة والبرامج وتجربة المقاول الذي يحل هذه المشكلة. والثاني - وهو استعداد الأشخاص للعمل مع المستندات الإلكترونية وتركيز البيانات المتباينة في مجمع واحد يوفر بحثًا شاملاً وإدارة موحدة للوثائق - هو الأكثر صعوبة في رأيي.

CNews: ما هي المشاكل التي يواجهها مبتكرو هذا المستودع؟ كيف يتم حلها عادة؟

فيتالي شيلوف:بعد الفصل الموصوف أعلاه ، من الأمثلة على مشاكل المستوى التقني عدم وجود قنوات اتصال لعرض النطاق الترددي المطلوب لتوثيق المستهلكين ، ونقص موارد الأجهزة الموجودة لمركزية المعلومات ، وتوفير آليات ملائمة وفعالة للبحث في المستندات في المستودعات.

حلول هذه المشاكل معروفة وبالتالي لن أصفها بالتفصيل. سألاحظ فقط أن مصنعي معدات وبرامج تكنولوجيا المعلومات قد بدأوا في العمل بشكل أكثر فاعلية في سوق تخزين المعلومات على المدى الطويل ، مما يؤدي إلى ظهور أنظمة مثيرة للاهتمام، مثل جهاز EMC Centera - CAS (تخزين عنوان المحتوى) المصمم خصيصًا لتخزين أرشفة البيانات غير القابلة للتغيير. إنه قادر على ترحيل البيانات تلقائيًا إلى وسائط تخزين أكثر حداثة عند ظهورها والاتصال بالنظام.

لا توجد طرق قياسية لزيادة ولاء المستخدمين المحتملين للنظام ، وهنا عليك اختيار خوارزمية الإجراءات لكل منها حالة محددة. لهذا السبب لا تقتصر مشاريعنا في كثير من الأحيان على إدخال مستودع للوثائق الإلكترونية ، فنحن نطور ونجري تدريبات للمستخدمين ، وندوات ، حيث نخبر عن سبب إنشاء النظام ، وما هي المزايا التي يوفرها ، وننظم العمل الفرديمع المستخدمين الرئيسيين المختارين.

CNews: ما مدى أهمية ، في رأيك ، الحفاظ على سياق الوثيقة. ما هي الأنظمة التي تسمح لك بفعل هذا؟

فيتالي شيلوف:تخزين السياق هو مهمة هامة، حيث يوفر معلومات إضافية حول المستند ويسهل اتخاذ القرارات بناءً عليه. ولكن إذا تحدثنا عن سياق مستند ما في ارتباط في أنظمة DL ، فهذه مجرد مجموعة من بيانات السمات التي يتم تخزينها ، في أغلب الأحيان ، في نظام إدارة قواعد البيانات. لذلك ، ليس من الصعب من الناحية الفنية تخزين هذه المعلومات بالإضافة إلى ملف المستند الفعلي نفسه. المهمة الرئيسية هنا ليست الحفاظ على السياق نفسه ، ولكن لضمان سلامته.

CNews: كيف يختلف تخزين المستندات طويلة الأجل عن مركز البيانات التقليدي؟

فيتالي شيلوف: uzhno للخلط بين تخزين المستندات طويلة الأجل و DPC. إنه اثنان تمامًا مفاهيم مختلفةالتي لا تكاد تتقاطع مع بعضها البعض. DPC عبارة عن مجمع من البرامج والأجهزة. يتكون عادة من نظام الحوسبةوأنظمة التخزين والبنية التحتية للشبكات والأنظمة الهندسية. يمكن أن يستخدم تخزين المستندات طويلة الأجل كبنية تحتية موارد مركز البيانات ، ولكنه يتضمن بالإضافة إلى ذلك نظام تطبيق أو أنظمة توفر منطق العمل ، بالإضافة إلى البيئات كجزء من مجموعة من اللوائح والتعليمات وقواعد العمل معها ومع المستندات المخزنة فيه ؛ محطات عمل المستخدمين التي تم تثبيت التطبيقات عليها للتفاعل مباشرة مع ملفات المستندات ؛ البنية التحتية للمفاتيح العمومية PKI التي تضمن عمل النظام الفرعي EDS.

CNews: هل توافق على أن تخزين EDS مع المستندات غير ضروري؟ وهل يكفي توفير موثوقية الوثيقة من خلال وسائل التخزين المدمجة؟

فيتالي شيلوف:من الصعب الآن الإجابة على هذا السؤال ، نظرًا لأن الغرض الرئيسي من استخدام EDS وبالتالي تخزينه هو القدرة ، إذا لزم الأمر ، على تقديم هذه الوثيقة في المحكمة أو الهيئات الأخرى حيث قد تكون هناك حاجة إلى دليل على أهميتها. نظرا للوضع الحالي للتشريعات في هذا المجال ، فضلا عن عدم وجود كمية كبيرة الممارسة القضائيةبشأن هذه القضايا ، سوف يستغرق الأمر وقتًا لتطوير الحل الصحيح الذي يحمي مصالح المستخدم. إذا لجأنا إلى الممارسات الغربية ، فهناك شهادات خاصة لأنظمة البرامج والأجهزة التي تضمن أن هذا المنتج قادر على ضمان صحة المستند. في روسيا ، لا توجد نظائر لمثل هذه الشهادة حتى الآن ، لذلك يجب على الشركات أن تقرر ما إذا كانت تثق بمثل هذا النظام أم لا.

يمكن للمؤسسات استخدام مستودعات المستندات الإلكترونية التي تسمح لك بأتمتة عملية إدارة المستندات والعمل المكتبي في الشركة. تتيح هذه الأنظمة إمكانية إنشاء قواعد بيانات موحدة للوثائق ، وتسهل البرامج عملية مسح الأوراق مع الحفظ التلقائي للنسخ الإلكترونية في قاعدة البيانات.

يجب أن توفر برامج محاسبة المستندات تخزينًا موثوقًا به الأوراق الإلكترونيةفي شكل سجلات في قاعدة البيانات مع إمكانية البحث الفوري عن المعلومات بمعايير مختلفة. تتم إدارة المستندات الإلكترونية عن طريق إنشاء سجل للمستندات يصف جميع المعلمات الضرورية ويرفق نسخًا ممسوحة ضوئيًا من المستند أو الملفات.

قواعد الأرشفة

مفاهيم سير العمل و إدارة المستندات الإلكترونيةترد في الفقرات 73 ، 74 من GOST R 7.0.8-2013 ، حيث تدفق المستندات هو حركة المستندات في الشركة من لحظة إنشائها أو استلامها حتى الانتهاء من التنفيذ أو الإرسال ، تدفق المستندات الإلكترونية هو تبادل للأوراق باستخدام آلي نظام معلومات. وفقا للفقرة 1 من المادة 6 قانون اتحاديبتاريخ 6 أبريل 2011 برقم 63-FZ " التوقيع الإلكتروني»يتم التعرف على المعلومات الموجودة على وسيط رقمي موقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل كمستند إلكتروني مكافئ لوثيقة ورقية موقعة بتوقيع بخط اليد. يمكن استخدام مثل هذا المستند في أي علاقة قانونية وفقًا للقانون ، باستثناء الحالة التي تنص فيها القوانين أو اللوائح الفيدرالية المعتمدة وفقًا لها على اشتراط إعداد المستند على الورق حصريًا.

يمكن للمنظمة في عملها استخدام كل من الأشكال الورقية والإلكترونية للوثائق. يمكن تخزين الأوراق على الورق والرقمي. ان يذهب في موعد أنظمة البرمجياتلا تسمح فقط بضمان سلامة المستندات الإلكترونية الموقعة بالتوقيعات الرقمية ، ولكن أيضًا بمسح المستندات الورقية ضوئيًا لتحويلها إلى تنسيق إلكتروني.

يرد وصف تنظيم التخزين الإلكتروني للأعمال والمعلومات الأخرى في GOST R 54471-2011 / ISO / TR 15801: 2009 ؛ على وجه الخصوص ، في الفقرات 5.7 و 5.8 و 5.10 و 5.12 من المعيار ، يتم النظر في إجراءات إنشاء نسخ إلكترونية من الأوراق ، وقواعد تخزين المعلومات ، وكذلك متطلبات ضمان أمن البيانات وحماية المعلومات.

إذا كانت هناك حاجة للحصول على نسخ مصدقة من البيانات الإلكترونية ، على سبيل المثال ، لاستخدامها كدليل ، فيمكن أن يتم هذا الإصدار من أنظمة التخزين الإلكترونية في شكل نسخ ورقية أو على وسائط إلكترونية. كقاعدة عامة ، يجب اعتماد هذه النسخ وفقًا للمتطلبات المحددة نسخ طبق الأصلأصلي من أجل تقليل احتمالية الرفض أو الطعن.

يجب توثيق إجراءات عمل نسخ من المعلومات المخزنة ، على سبيل المثال ، قد يكون من الممكن توفير استخدام أدوات النسخ القياسية وإنشاء تأكيد كتابي لعملية النسخ الصحيحة.

ملحوظة

وبالتالي ، حتى إذا تم تحويل المستند الورقي إلى تنسيق إلكتروني ، فلن يتم اعتبار هذا المستند على أنه مستند إلكتروني ولا يمكن تبريره لتأكيد صحة حساب ضريبة الدخل.

أيضًا ، بعد المسح الضوئي ، يمكن إتلاف المستندات الورقية ، ومع ذلك ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه قد تكون هناك حالات يجب فيها إجراء استثناء ويجب حفظ المستند الورقي.

يجب أن تأخذ إجراءات ضمان الحفاظ على المعلومات على المدى الطويل في الاعتبار فترات الاحتفاظ المطلوبة والعمر المتوقع لأنظمة تخزين البيانات.

لا تنسَ نسخ الملفات احتياطيًا وإنشاء نسختين محدّثتين على الأقل للاستخدام في حالة فقد أو تلف نسخة العمل من البيانات أو جزء منها. من المهم للغاية أن النسخ الاحتياطيةتضمين جميع المعلومات ذات الصلة ، بحيث في حالة الفقد الكامل للنظام الأصلي ، يمكن إعادة إنشاء نظام كامل. من الضروري أيضًا توفير تخزين آمن عن بُعد لهذه النسخ الاحتياطية.

مسح أو أصلي؟

تنص المادة 29 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة" على أنه في المحاسبة والوثائق الأساسية والسجلات والبيانات المالية ، تخضع تقارير التدقيق الخاصة بها للتخزين من قبل كيان اقتصادي للفترات المحددة وفقًا لقواعد تنظيم أرشيفات الدولة ، ولكن ليس أقل من خمس سنوات بعد سنة التقرير.

في نفس الوقت ، السياسات المحاسبية والمعايير كيان اقتصادي، المستندات الأخرى المتعلقة بتنظيم وصيانة المحاسبة ، بما في ذلك الأدوات التي تضمن استنساخ المستندات الإلكترونية ، وكذلك التحقق من صحة التوقيع الإلكتروني ، تخضع للتخزين لمدة خمس سنوات على الأقل بعد السنة التي تم استخدامها فيها لإعداد التقارير في آخر مرة.

إن ضمان الظروف الآمنة لتخزين المستندات وحمايتها من التغييرات منوط مباشرة بالمؤسسة. إن التزامات الشركة بتخزين المستندات منصوص عليها أيضًا في قواعد قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، ولا سيما الفقرة الفرعية 8 من الفقرة 1 من المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، حيث يتم تحديد أن الشركة ملزمة بضمان سلامة المحاسبة و محاسبة الضرائبوغيرها من المستندات المطلوبة لحساب الضرائب ودفعها ، بما في ذلك المستندات التي تؤكد استلام الدخل ، وتنفيذ النفقات ، وكذلك دفع الضرائب ، ما لم ينص قانون الضرائب للاتحاد الروسي على خلاف ذلك ، في غضون أربع سنوات.

تم النظر في مسألة مسك المستندات في المحاسبة والمحاسبة الضريبية من قبل وزارة المالية في خطاب بتاريخ 26 ديسمبر 2017 رقم 07-01-09 / 86857. لفتت الدائرة الانتباه إلى حقيقة أن تخزين المستندات في المحاسبة ينظمه القانون رقم 402-FZ ، وفي المحاسبة الضريبية - بموجب قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، تتمثل المهمة الرئيسية للمنظمة في ضمان سلامة الأوراق وحمايتها من التغييرات ، بينما لا يميز المسؤولون بين المستندات الورقية والإلكترونية.

السؤال الذي يطرح نفسه: هل يمكن ، على سبيل المثال ، تحويل الأوراق الأولية إلى تنسيق إلكتروني لتأكيد المصاريف المتكبدة في حالة فقدان النسخ الأصلية الورقية؟ وهل يمكن اعتبار نسخة ممسوحة ضوئيًا من مستند تم وضعه في أرشيف إلكتروني كمستند إلكتروني لأغراض المحاسبة الضريبية؟ كان رد الدائرة على النحو التالي: تم إنشاء دليل وثائقي للنفقات بموجب الفقرة 1 من المادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. وفقًا لوزارة المالية ، يتم الاعتراف بالوثائق الإلكترونية المتداولة في إطار الاتفاقيات بين المشاركين في التفاعل الإلكتروني ، الموقعة بتوقيع إلكتروني بسيط أو توقيع غير مشروط محسّن ، بناءً على أحكام القانون رقم 63-FZ ، لأغراض محاسبةوالضرائب تعادل وثيقة على الورق ، موقعة بتوقيع بخط اليد ، في الحالات التي تحددها الاتفاقية. وعند إصدار مستندات المحاسبة الأولية ، يمكن لأطراف الأعمال تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية باستخدام توقيع بسيط و (أو) محسّن غير مشروط ، وفقًا لمتطلبات القانون رقم.

في خطاب بتاريخ 13 أبريل 2015 رقم 03-03-06 / 20808 ، أوضحت وزارة المالية أن الفاكس أو النسخة الإلكترونية أو توقيع الرئيس المعاد إنتاجه عند استلام المستندات التي لها عواقب مالية ليست مستندات داعمة لأغراض المحاسبة عن ضريبة دخل الشركات. ينعكس موقف مماثل في قرار الفيدرالي محكمة التحكيممنطقة فولغا بتاريخ 20 يونيو 2012 برقم A12-13422 / 2011.

وبالتالي ، حتى إذا تم تحويل المستند الورقي إلى تنسيق إلكتروني ، فلن يتم اعتبار هذا المستند على أنه مستند إلكتروني ولن يكون من الممكن تبريره لتأكيد صحة حساب ضريبة الدخل.

أصبحت مشكلة الأرشفة والتخزين الموثوق للوثائق الإلكترونية أكثر إلحاحًا اليوم. ويرجع ذلك إلى ظهور أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية منذ عدة عقود ، والتي أصبحت أساس العمل المكتبي الحالي في جميع أنحاء العالم. في السنوات الاخيرةلقد اقتربت دولتنا من مسألة كيفية تنظيم التخزين ليس فقط للأفراد فرادىولكن أيضًا الوكالات والمؤسسات الحكومية.

معظم الدولة والمحفوظات البلدية في هذه اللحظةالنظر في طرق حل مشكلة تخزين المعلومات بتنسيق في شكل إلكتروني. في مثل هذا الموقف الدور الأساسيلا يلعب الإطار المادي والتقني دورًا فحسب ، بل يلعب أيضًا دورًا تنظيميًا ، حيث أنه من الضروري أولاً وقبل كل شيء تطوير قواعد وأنظمة خاصة تتعلق بخصائص عمل SEDO وتخزين المعلومات الرقمية.

التخزين الآمن للوثائق الإلكترونية

تعتبر سلامة جميع المعلومات المتاحة في المحفوظات المنشأة خصيصًا أهم مهمة يقوم بها أي أمين أرشيف. للنجاح في هذا المجال ، يحتاج هذا المتخصص إلى اختيار استراتيجية مختصة للعمل مع البيانات الموكلة إليه. لا تعتمد السلامة المادية للملفات والمجلدات فحسب ، بل تعتمد أيضًا على إمكانية استخدامها في المستقبل البعيد على مدى صحة الاختيار.

تعتمد ميزات تخزين أي مستندات إلكترونية بشكل مباشر على المجموعة العوامل الحاسمة. يمكن تقسيم الإجراءات المتعلقة بضمان أرشفة البيانات بشكل مشروط إلى عدة مجموعات عالمية:

• اتخاذ تدابير لضمان السلامة المادية للبيانات على الوسائط ؛
• تهيئة جميع الشروط لإخراج المعلومات وقراءتها بعد فترة طويلة من لحظة كتابتها إلى وسائل الإعلام ؛
• إنشاء أجهزة عالمية من أجل الاستنساخ الكامل لأي بيانات على المدى الطويل.

دعونا نلقي نظرة فاحصة على كل مجموعة.

ضمان السلامة الجسدية

في مؤخرايمكن القول على وجه اليقين أن هذا السؤالتم حلها بالكامل تقريبًا لجميع أنواع الملفات. وهذا لا يرجع فقط إلى الاختيار الناجح للوسائط الصحيحة لنوع معين من المستندات ، ولكن أيضًا إلى شروط المكان الصحيح للمعلومات في ظروف مادية حقيقية.

واحد من القواعد الأساسيةتخزين أي معلومات: لتجنب ضياع أو تلف ملفات الكمبيوتر ، يجب تخزينها على وسيطتين أو أكثر. على سبيل المثال ، حدد وسائط العمل التي ستحتوي على الملفات الموجودة في في حركة مستمرةفي نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الخاص بالمنظمة ، ووسيلة احتياطية يمكن للجميع استخدامها معلومات جاهزة. إذا فشل الأول لسبب ما ، فإن الأخير سيخدم الخدمة الأكثر أهمية (إنشاء التكرارات) لاستعادة العمل.

تُظهر الممارسة الحديثة لتخزين المعلومات الإلكترونية أن المالكين يقومون في أغلب الأحيان بتخزين معلومات العمل على محركات الأقراص الثابتة أو خوادم شركاتهم. غالبًا ما يتم نقل النسخ الاحتياطية إلى وسائط مثل:

• اللافتات.
• لاصقات مغناطيسية؛
• خوادم النسخ الاحتياطي
• الأقراص الضوئية أو المغناطيسية الضوئية.

على الرغم من أن الوسائط الأكثر تقدمًا القادرة على تخزين تيرابايت من المعلومات قد بدأت تظهر مؤخرًا.

معظم الملاك مصادر المعلوماتوإدراكًا منا أن معدل الانخفاض في أسعار الأقراص الصلبة يسبق بشكل كبير معدل نمو حجم المعلومات المخزنة ، احتواء المعلومات الاحتياطية الموكلة إليهم على الوسائط الخارجية فقط.

الاختيار العقلاني للناقل المادي للمعلومات المخزنة

يعتمد تخزين المستندات في شكل إلكتروني على وسيط معين بشكل مباشر على نوعه ومتانته. يعتمد اختيار الناقل الصحيح على عدة عوامل حاسمة ، وهي:

• نوع التوثيق الإلكتروني والحجم الإجمالي للملفات ؛
• مدة التخزين المقصود للبيانات ودرجة الوصول إليها خلال هذه الفترة ؛
• جودة صناعة الوسائط وظروف الحفاظ عليها ؛
• متطلبات التأكد من شروط صحة المستندات الإلكترونية.

مثال: قم بتخزين الملفات ذات البنية المعقدة أو الملفات الكبيرة جدًا (التصميم والتصميم ، الوثائق الفنية، وقواعد البيانات المتكاملة ، وما إلى ذلك) على الوسائط التي تحتوي على قدر كبير من الذاكرة. وبالتالي ، سيتم الحفاظ على السلامة اللازمة لجميع الملفات والمجلدات.

يمكن الاحتفاظ بالمستندات التي يبلغ عمرها الافتراضي حوالي خمس سنوات على أبسط الوسائط الرقمية ، على سبيل المثال ، يستخدم بعض الأشخاص الأقراص المرنة. يوصى عند اختيار الوسائط الضرورية ، أولاً وقبل كل شيء ، الانتباه إلى تكلفتها. في هذه القضيةيتم بالفعل تحديد السعر تمامًا مع مستوى جودة إنتاج السلع المخصصة لتخزين البيانات الإلكترونية على المدى الطويل. إذا كنت تخطط لنقل بيانات النسخ الاحتياطي إلى قرص ضوئي ، فيجب أن تكون تكلفتها 30 روبل على الأقل.

تتراوح شروط تخزين المستندات الإلكترونية على أقراص مضغوطة ضوئية من 5 إلى 15 عامًا. تعتبر هذه الوسائط الخارجية واحدة من أكثر الوسائط تواضعًا من حيث التشغيل والتخزين ، فضلاً عن كونها واحدة من أكثر الأجهزة متانة مقارنة بالأجهزة الأخرى. يجب أن نتذكر أنه بعد انتهاء فترة التخزين المحددة ، يجب نسخ الملفات الموجودة على القرص إلى وسيط جديد في الوضع الحاليأو عن طريق تغييرها أولاً إلى واحدة حديثة (تحويل) ، بحيث يمكن فك تشفيرها في المستقبل وقراءتها على المعدات المتوفرة لهذه الأغراض.

كما ذكرنا سابقًا ، يتم التعرف على الأقراص المضغوطة الضوئية باعتبارها واحدة من أكثر الأقراص ديمومة. تنسب بعض الشركات المصنعة إلى منتجاتها مدة خدمة تقارب 200 عام. سواء كان هذا صحيحًا أم لا ، فإن الممارسة الحقيقية فقط هي التي يمكن أن تظهر ، وهي موجودة ظروف مختلفةمتناقضة جدا. لذلك ، في بعض الحالات ، يقول المستخدمون المستاءون إن هناك صعوبات في قراءة الملفات الفردية من الأقراص الضوئية. يمكن أن يكون سبب مثل هذه الإخفاقات أي شيء. على سبيل المثال:

عند اختيار النوع المناسب من الوسائط لتخزين معلومات معينة ، يجب أن تكون حذرًا جدًا بشأن هذه المشكلة. يمكن أن تعتمد سلامة المنتج على جودة المنتج المحدد. معلومات مهمة، على سبيل المثال، تقرير مالىالشركات والنتائج فحوصات طبيةأو البحث ، الأدلة التي يمكن أن تؤثر على قرار المحكمة.

هام: ليس لديك فرصة العطاء أثر قانونيتخزين المستندات باستخدام توقيع رقمي إلكتروني ، ثم لمعالجة الموقف ، ما عليك سوى نسخ المعلومات الضرورية إلى قرص مضغوط ضوئي مع إمكانية الكتابة مرة واحدة. يعتمد التخزين على الظروف التي توجد فيها الوسائط نفسها. يتم توفيرها عادة وسائل خاصةالحماية: التغليف ، الحقائب ، الأظرف.

من غير المعقول الاعتقاد بأن نسخ المعلومات إلى عدد كبير من "الفراغات" سيضمن سلامتها بشكل كامل. لتقليل تكلفة جميع النسخ ، تحتاج إلى إنشاء الظروف المناسبةمن أجل سلامة شركة المعلومات. على سبيل المثال ، يوصى بتخزين الأقراص المغناطيسية في غرف مجهزة خصيصًا للحماية من الآثار الضارة. بيئة خارجيةللتخزين الإلكتروني.

مشاكل تقادم أجهزة القراءة والبرمجيات

كما ترى ، فإن المشاكل المرتبطة بالسلامة المادية للمعلومات تختفي تدريجياً. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن تنسيقات تخزين المستندات الإلكترونية ، وكذلك أجهزة وبرامج التسجيل ، تؤثر بشكل مباشر على درجة أمان المعلومات المسجلة.

عند تسجيل البيانات ، يجب أن نتذكر أنه كل عام يظهر جيل جديد من تكنولوجيا الكمبيوتر و برمجةلها. بعد كل شيء ، من الممكن ، بنوايا حسنة لحفظ المعلومات القيمة ، الدخول في موقف حرج عندما كان من الممكن تسجيلها على وسيط ، ولكن لم يكن من الممكن إعادة إنتاجها بعد فترة بمساعدة التقنيات المبتكرة.

الأهم من ذلك كله ، أن استنساخ الوثائق الإلكترونية يتأثر باختيار منتجات البرامج الضرورية التي يمكن نسخها أو قراءتها من الوسائط. دعنا نذكر بعض:

• نظام التشغيل المثبت على الكمبيوتر ؛
• نظام إدارة قواعد البيانات؛
• محرر نصوص أو معالج ؛
• محرر رسومات
• مشاريع متخصصة ، إلخ.

إذا كنت ترغب في الموافقة على إجراء تخزين المستندات المهمة في شكل إلكتروني على المدى الطويل ، فعليك أن تتذكر أن تحديثات البرامج المنتظمة على القارئ يمكن أن تؤدي إلى فقدان جزئي أو كامل لجميع المعلومات بسبب استحالة نسخها في ظروف جديدة.

يقرر هذه المشكلةبعدة طرق:

• من خلال الهجرة. هذا هو نقل ED في الوقت المناسب إلى المنصات التكنولوجية الحديثة (التنسيقات المخصصة المستخدمة داخل المنظمة). هذا النهج مكلف للغاية ، ولكنه فعال عادة. هنا ، لا غنى عن استخدام المحولات البسيطة. خاصة إذا نحن نتكلمحول الهياكل المعقدة ، على سبيل المثال ، قواعد البيانات.

الترحيل ينطبق فقط على أهم الوثائق التي وظيفة بدوام كاملوالتي بدونها يكون التشغيل الكامل للشركة مستحيلاً. جداً نقطة مهمةهي أيضًا الترجمة الأولية للمستندات المؤرشفة إلى تنسيقات "مفتوحة" أو "تأمينية" ، وهي الأنسب لمزيد من التحويل. في بعض الحالات ، لا يكون الترحيل ممكنًا ببساطة بسبب نظام أساسي للبرنامج تم اختياره بشكل غير صحيح.

• طريقة التضمين هي إدراج الوثائق الإلكترونية في الملفات التي تنتمي إلى تنسيقات عبر الأنظمة الأساسية (XML وغيرها). الطريقة جيدة ، لكنها لن تحل كل المشاكل في هذا المجال. يعتبر الخبراء الأمريكيون أن هذه الطريقة هي الطريقة المثلى ، حيث تسمح بتبادل وتخزين المستندات الإلكترونية على المدى الطويل.

في مجال تطبيق تغليف المستندات الإلكترونية على المدى الطويل ، لم يتم عمل الكثير بحث علمي، مما يؤكد بدقة الحاجة إلى انتشار استخدام هذه التقنيات. هذا هو السبب في أن الهجرة ستظل الطريقة الأكثر موثوقية وثباتًا لتخزين البيانات الإلكترونية للسنوات القادمة.

شروط ضمان سلامة (صحة) الوثائق

إلى جانب توفير شروط التبادل المريح للوثائق الإلكترونية وتخزينها ، هناك مشاكل مرتبطة بضمان صحة المستندات. في حالة تخزين الأوراق الحقيقية ، كل شيء بسيط. توقيعهم وختمهم يمنحهم القوة القانونية.

مع البيانات الإلكترونية ، تصبح الأمور أكثر تعقيدًا. للمصادقة على مستند إلكتروني ، من الضروري إرفاق توقيع رقمي خاص به ، والذي يكاد يكون من المستحيل تزويره. لا يصنع التوقيع الرقمي مستندًا حقيقيًا من ملف بيانات عادي فحسب ، بل يحميه أيضًا بشكل صحيح.

طرق التخزين الحديثة والواعدة - حراسة سلامة المعلومات

وبالتالي ، من أجل التخزين طويل الأجل للمعلومات القيمة ، من الضروري إنشاء الكل الشروط اللازمة. من بينها ، يجب تسليط الضوء على ما يلي:

• الاهتمام بتحويل البيانات في الوقت المناسب إلى تنسيقات أرشيفية ؛
• اختر وسائط عالية الجودة (الأقراص المرنة والأشرطة المغناطيسية والأقراص الضوئية وغيرها من الأقراص الحديثة والخوادم وما إلى ذلك) ؛
• تنفيذ ترحيل النظام الأساسي للبرمجيات ؛
• الحفاظ على أصالة جميع الوثائق الإلكترونية ذات التوقيع الرقمي.

يتحدثون عن إدارة المستندات الإلكترونية كثيرًا ، ولكن للتنقل فيها بأعداد كبيرةالمصطلحات الجديدة صعبة ، بل إن فهم كيفية عمل كل شيء أكثر صعوبة. تم تصميم سلسلة من المقالات "محاسب ومستندات إلكترونية" خصيصًا لـ لغة يمكن الوصول إليهاأخبر عن هذا النوع من التفاعل كل ما يحتاج المحاسب أن يعرفه. كيف تبدأ التبادل؟ كيف يتم التعامل مع الحسابات الأولية وإرسال التقارير إلكترونياً؟ لهؤلاء وغيرهم أسئلة ستجد الإجابة عليها في قضايانا.

كل ما كتبناه في الفصول السابقة ، بطريقة أو بأخرى ، يتعلق بعمليات المستندات الإلكترونية. لقد اكتشفنا كيف يتم تنظيمه ، وكيف ، وما هو وكيف يبدو الإجراء. ولكن بالإضافة إلى مهام معالجة المستندات ، فإننا نواجه مهمة تخزينها بطريقة ما. لقد اعتدنا جميعًا على المحفوظات الورقية لفترة طويلة ، ولكن عندما يتعلق الأمر بكيفية تخزين مستند إلكتروني ، فإن العديد من الأسئلة تثار. هذه هي القضايا التي يخصص لها الفصل الجديد من كتابنا المدرسي الافتراضي.

نقاط مهمة

في الواقع ، لا يختلف تخزين المستندات الإلكترونية (ED) بموجب القانون اختلافًا كبيرًا عن تخزين الورق. يحكمها لوائح مماثلة. الأحكام العامةيحتوي على القانون رقم 125-FZ “On أرشفةالخامس الاتحاد الروسي"، وستجد متطلبات خاصة لوثائق المحاسبة في القانون رقم 402-FZ" بشأن المحاسبة ". لا تُحدث هذه القوانين اختلافات جوهرية بين المستند الورقي والإلكتروني ، ومع ذلك ، يجب مراعاة الفروق الدقيقة المهمة.

أين تخزن؟سيتطلب منك تخزين ED الحفاظ على بنية تحتية تقنية معينة. سيتعين عليك تحديد مكان تخزين المستندات ، وعلى أي وسائط ، محليًا أو في السحابة. سيتعين عليك أيضًا أن تأخذ في الاعتبار أن الوسائط المادية الحديثة تميل إلى التقدم في العمر ، مثل كل المواد الموجودة في هذا العالم. تميل محركات الأقراص الضوئية وأشباه الموصلات إلى فقد المحتوى بمرور الوقت ، وتتآكل الأقراص المغناطيسية. انظر إلى ما استخدمناه لنقل الملفات منذ حوالي 10 سنوات؟ لا يزال معظمنا يستخدم الأقراص المرنة مقاس 3.5 بوصات. والآن من الصعب بالفعل العثور على محرك أقراص في الكمبيوتر يمكنه قراءتها.

كيف ألعب؟مجرد الاحتفاظ بضعف الانتصاب لا يكفي. من الضروري أيضًا أن تكون قادرًا على نسخ المعلومات بشكل مناسب ، وقراءتها ، والحصول على بيانات عن التوقيع الإلكتروني (ES). تكمن الصعوبة في حقيقة أن تنسيقات المستندات الإلكترونية تميل إلى التغيير. على سبيل المثال ، كان التنسيق الرئيسي للمستندات النصية مؤخرًا .doc (امتداد الملفات التي تم إنشاؤها في Word) ، والآن .docx. تظهر برامج تحرير جديدة ، بما في ذلك المحررات المجانية والسحابة ، من الصعب تحديد كيف ستكون تنسيقات اليوم متوافقة معها غدًا.

تقع مسؤولية تخزين واستنساخ ED ، وفقًا لنص القانون ، على عاتق دافع الضرائب. على سبيل المثال ، بخصوص مستندات المحاسبة، يتم توضيح هذا الشرط في الفقرتين 1 و 2 من الفن. 29 رقم 402-FZ "في المحاسبة".

كيف نضمن التخزين طويل الأمد؟هناك ما يكفي مشكلة خطيرةمع وثائق فترة التخزين الطويلة أو الدائمة. كيف يتم تخزين مستند إلكتروني لمدة 50 أو 75 عامًا؟ كيف تضمن سهولة قراءته خلال كامل فترة التخزين؟ ما هي البنية التحتية المطلوبة لهذا؟ كيف نضمن القوة القانونية لمثل هذه الوثائق؟

على السؤال "كيف تخزن ED لمدة 50 عامًا أو أكثر مع ضمان قوتها القانونية؟" اليوم هناك إجابات نظرية فقط. ومع ذلك ، لا يمكن لتاريخ إدارة المستندات الإلكترونية في روسيا أن يتفاخر بسنوات عديدة من الممارسة ، لذلك نحن ببساطة لم نرتقي إلى اليوم الذي يمكننا فيه بالفعل اختبار الحلول الحالية. لذلك ، في الوقت الحالي ، نوصي جميع المشتركين بالتحويل إلى شكل إلكتروني فقط تلك المستندات التي لا تتجاوز فترة تخزينها 15-20 عامًا. في هذه الحالة ، سيكون تخزينها مضمونًا ومتوقعًا.

إيفان أجابوف ، محللسينيردوكس

طرق تخزين المستندات

لا يهم عدد المستندات الإلكترونية التي لديك ومدى سرعة التبادل ، على أي حال ، ستواجه الحاجة إلى تنظيم التخزين. ضع في اعتبارك عدة خيارات لكيفية إنشاء أرشيف إلكتروني خاص بك.

الأرشيف المحلي. إنه جميل طريقة ميسورة التكلفةتخزين. لا يهم كيف تقوم بالتبادل - عبر البريد الإلكتروني أو من خلال مشغل التبادل الإلكتروني للبيانات - يمكنك ببساطة وضع جميع المستندات الإلكترونية في مجلد الكمبيوتر الخاص بك. إذا كانت شركتك تمتلك الشبكة المحلية، ثم يمكنك أن تطلب من المسؤول إنشاء مجلد شبكة خاص لـ ED وحتى إعداد حقوق الوصول إليه.

العيب الكبير لهذا النوع من تخزين ED هو أنه لا يمكنك ضمان سلامته (ليس من الصعب جدًا الوصول إلى الأقراص المحلية الخاصة بك) والموثوقية ، سيتعين عليك التحكم في فترات التخزين بنفسك ، وتوفير وسائل الاستنساخ (احتفظ بالمحرر في متناول اليد حيث تم إنشاء المستند) والتحقق من التوقيع الإلكتروني (مزود التشفير الخاص بك). وبمجرد نمو أرشيفك ، ستواجه صعوبات خطيرة في العثور على المستندات وإتاحة الوصول إليها.

إيفان أجابوف ، محللسينيردوكس

أرشيف الكتروني خاص. وهنا يمكن أن تساعدك الحلول المتخصصة - أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS ، ECM) أو المحفوظات الإلكترونية. في البداية ، تم إنشاؤها لتلبية احتياجات التبادل الداخلي ، والذي لا يتعارض مع استخدام مثل هذه البرامج لتخزين المستندات الخارجية. EDMS هو حل كامل لإدارة المستندات يخزنها في قاعدة بيانات (أو تخزين ملفات) ، ويوفر الوصول إليها عبر الإنترنت ، ويحفظ الروابط ، ويسمح لك بإدارة الوصول والأمان.

في الحقيقة، هذه الأنواعالتخزين هو كل شيء المشاكل المحتملةمحتويات الأرشيف الإلكتروني: يتم تخزين جميع المستندات على الخوادم الخاصة بك ، ويزودك العديد من EDMS بمشاهد ، ويتحكم في فترات التخزين ، ويسمح لك بالحصول على بيانات التوقيع الإلكتروني. تحميل وتحميل الوثائق إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ليس بالأمر الصعب. تم دمج بعض الحلول بالفعل مع أدوات التبادل - بريد إلكترونيأو مشغلي التبادل الإلكتروني للبيانات. على سبيل المثال ، المستندات الواردة في الخدمةيمكن تحميل برنامج Synerdocs تلقائيًا للتخزين في SEDالاتجاه.

إيفان أجابوف ، محللسينيردوكس

إذا لم تكن لديك ممارسة لإدارة المستندات الإلكترونية الداخلية ، فقد تكون هذه الحلول زائدة عن الحاجة بالنسبة لك. إنهم يستحقون المال ، لكن ليس كلهم شركة صغيرةعلى استعداد لدفع المال. بالنسبة للكثيرين ، التخزين السحابي أفضل.

سحابة التخزين. هذه هي الطريقة الواعدة والأكثر شيوعًا لتخزين المستندات. إذا كنت تستخدم بالفعل خدمات مشغل EDI ، فيمكن تخزين جميع المستندات المنقولة بمساعدته مباشرة في الخدمة. يمكنك دائمًا الاتصال بهم ، وستوفر الخدمة عرضًا وتوفير البيانات على شهادة ES - إذا كان هناك اتصال بالإنترنت فقط.

يقوم بعض المشغلين بتخزين المستندات المنقولة افتراضيًا. على سبيل المثال ، فيSynerdocs ، يمكنك دائمًا العثور على الأعمال والفواتير المنقولة خلال فترة التخزين بأكملها - يوفر المشغل ببساطة وظائف إضافية لك كمكافأة. إذا كان مطلوبًا تحديد سياسة التخزين بشكل أكثر وضوحًا ، وتحديد حقوق الوصول ، والضمانات الرئيسية ، فعندئذٍ يتم إبرام اتفاقية منفصلة مع المشغل ، حيث يتم تحديد جميع أحكام التخزين بشكل منفصل. في هذه الحالة ، يتولى المشغل بالكامل واجبات الأرشيف الإلكتروني.

إيفان أجابوف ، محللسينيردوكس

من حيث المبدأ ، لا يهم التشريع طريقة التخزين التي تختارها. لن تُلزمك السلطات التنظيمية باستخدام هذا الحل أو ذاك ، والأهم بالنسبة لهم هو كيفية مراعاة اللوائح الخاصة بنقل المستندات ، وما إذا كان يتم استيفاء متطلبات التنسيق وما هي شهادة ES المستخدمة للتوقيع.

مدة الصلاحية والتحقق من الصلاحية القانونية

يتم وصف فترات التخزين من خلال تشريعات المحاسبة والضرائب في روسيا. أنت تدرك جيدًا أنه وفقًا للقانون رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة" ، يجب تخزين مستندات المحاسبة الأساسية لمدة خمس سنوات بعد السنة التي تم استخدامها فيها لتجميع القوائم الماليةآخر مرة. تنطبق هذه المعايير بالتساوي على المستندات الورقية والإلكترونية.

يحدد التشريع المتعلق بالمحاسبة والمحاسبة الضريبية ، والمتعلق بالأرشفة ، المتطلبات المختلفة لشروط تخزين مستندات المحاسبة والمحاسبة الضريبية وإعداد التقارير. يرجع الاختلاف في شروط تخزين المستندات إلى أهمية المستند وضرورته للمحاسبة وحساب الضرائب ودفعها.

مهما كانت فترة تخزين المستند الإلكتروني ، من الضروري أن تكون قادرًا على تحديد قوته القانونية بوضوح ، والذي يكون التوقيع الإلكتروني هو الضامن المركزي له. هنا السؤال الذي يطرح نفسه: كيفية التحقق من شرعية الوثيقة بعد انتهاء فترة صلاحية شهادة ES.

في الواقع ، فإن شهادة ES صالحة لمدة عام واحد فقط ، ويتم تخزين معظم مستندات المحاسبة ، كما يتضح من الرسم التوضيحي ، لمدة 5 سنوات على الأقل. في الواقع ، اتضح أن التوقيع الإلكتروني لن يكون صالحًا بعد عام ، وبالتالي فإن شرعية الوثيقة موضع شك. ينص القانون رقم 63-FZ "بشأن التوقيع الإلكتروني" على أنه عند التحقق من التوقيع ، يجب أن تكون شهادة ES إما صالحة ، أو يجب أن يكون هناك دليل على أنها كانت كذلك وقت التوقيع.

يمكن أن تكون هذه الأدلة ، على سبيل المثال ، طوابع زمنية ومعلومات حول صلاحية ES (استجابات OCSP أو قوائم إبطال الشهادات - قوائم CRL). إذا أخذنا ، على سبيل المثال ، خدمتنا ، فعند نقل توقيع إلكتروني ، يتم استكماله بهذه الأدلة. في الواقع ، نقوم بتحويل ES المؤهل إلى توقيع محسن (تنسيق ES ممتد) ، مما سيساعد في إزالة جميع المخاوف الحالية حول ضمان شرعية ED.

تتم إزالة معظم مشكلات الشرعية من خلال التفاصيل الحالية للتوقيع الإلكتروني المؤهل ، الأمر يستحق فقط إعادة قراءة أحد ملفات.

إيفان أجابوف ، محللسينيردوكس

العديد من الشركات التي تبدأ في تنظيم المحفوظات لديها أيضًا مخاوف بشأن ما يجب فعله مع ES من سلطة التصديق التي لم تعد موجودة. يمكن العثور على إجابة هذا السؤال في القانون رقم 63-FZ "بشأن التوقيع الإلكتروني". إذا لم تعد سلطة التصديق المعتمدة التي أصدرت الشهادات المؤهلة موجودة في لحظة معينة ، فسيتم نقل جميع البيانات المتعلقة بالشهادات ، ولا سيما قوائم إبطال الشهادات ومشكلاتها ، إلى سلطة التصديق الرئيسية. يتم تخزين كل هذه المعلومات ، بالإضافة إلى البيانات الضرورية الموجودة بالفعل في تنسيق التوقيع نفسه. هذا يكفي لحل المشاكل مع قوة قانونيةوثائق طويلة الأجل.

بالطبع ، لن تقع كل هذه العمليات المعقدة إلى حد ما على عاتق المستخدمين العاديين للأرشيفات الإلكترونية أو خدمات التبادل الإلكتروني للبيانات.

بدلا من الاستنتاج

بالطبع ، اليوم في روسيا لا يزال موضوع تخزين المستندات الإلكترونية القوية قانونًا قيد التطوير. لدينا مجموعة كاملة من اللوائح التي تحتوي على توصيات مجزأة ومبعثرة لتخزين ED ، ولكن لا توجد وثيقة مركزية. القانون رقم 125-FZ "بشأن محفوظات الاتحاد الروسي" قديم جدًا ، وقد تم إنشاؤه حتى قبل تطوير التبادل الإلكتروني للبيانات.

ومع ذلك ، فإن هذا لا يمنع الشركة من بناء ممارساتها الخاصة. تحتوي القوانين على تعليمات عامة كافية ، وإنشاء متطلبات ولوائح محددة ، وانعكاسها في المحلية ذات الصلة أنظمة، يمكنك تولي الأمر بأمان. الآن لا توجد قيود على الأعمال التجارية ، لا يهم الحالة كيف تخزن المستندات - في السحابة أم لا - من المهم فقط ضمان تلك اللحظات التي تحدثنا عنها أعلاه. كلما انتشرت هذه الممارسة ، كلما عرفنا المزيد عنها الفروق الدقيقة المختلفةالتخزين ، قل عدد المشكلات التي لم يتم حلها.

في الفصل التالي

في الجزء التالي من البرنامج التعليمي الخاص بنا ، سنخبرك عن ماهية التجوال في مشغلي التبادل الإلكتروني للبيانات ، وما هي ميزاته ، وما إذا كان الأمر يستحق الانتظار وما هي حلول التفاعل الأخرى الموجودة اليوم.