Hramcovszkaja Natalja Alekszandrovna,
a dokumentumkezelés vezető szakértője,
a Guild of Records Manager és az ARMA International tagja,
"Elektronikus irodai rendszerek" (EOS)

CNews: Ön szerint milyen bonyolult az elektronikus dokumentumok tárolásának megszervezése?

Vitalij Shilov: A dokumentum adattárház megszervezésének nehézségei két részre oszthatók: technikai és vezetési. Ha az első ma már meglehetősen könnyen megoldható, és valójában csak a megrendelő hajlandóságán múlik, hogy a szükséges mennyiségű pénzügyi erőforrást befektesse egy hatékony hardver és szoftver infrastruktúra létrehozásába, valamint a problémát megoldó vállalkozó tapasztalata. A második – nevezetesen az emberek hajlandósága az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzésre és a különböző adatok egyetlen komplexumba való központosítására, amely teljes körű keresést és egységes dokumentumkezelést biztosít – szerintem a legnehezebb.

CNews: Milyen problémákkal szembesülnek egy ilyen adattár készítői? Általában hogyan oldják meg?

Vitalij Shilov: A fent leírt felosztást követve a technikai szintű problémákra példa a fogyasztók dokumentálásához szükséges sávszélességű kommunikációs csatornák hiánya, a meglévő hardver erőforrások hiánya az információközpontosításhoz, valamint a tárolókban található dokumentumok keresésére szolgáló kényelmes és hatékony mechanizmusok biztosítása.

Ezekre a problémákra ismertek a megoldások, ezért nem írom le őket részletesen. Csak annyit jegyzem meg, hogy az informatikai berendezések és szoftverek gyártói egyre aktívabban kezdenek dolgozni az információ hosszú távú tárolásának piacán, ami a megjelenéséhez vezet. érdekes rendszerek, mint például az EMC Centera - CAS (Content Address Storage) eszköz, amelyet kifejezetten megváltoztathatatlan adatok archiválására terveztek. Képes automatikusan áttelepíteni az adatokat modernebb adathordozókra, amint azok megjelennek és csatlakoznak a rendszerhez.

Nincsenek szabványos megközelítések a rendszer potenciális felhasználóinak lojalitásának növelésére, és itt mindegyikhez ki kell választania egy műveleti algoritmust. konkrét eset. Éppen ezért projektjeink gyakran nem korlátozódnak az elektronikus dokumentumok tárházának bevezetésére, fejlesztünk és lebonyolítunk felhasználói képzéseket, szemináriumokat, ahol elmondjuk, miért készül a rendszer, milyen előnyökkel jár, szervezünk. egyéni munka kiválasztott kulcsfelhasználókkal.

CNews: Ön szerint mennyire fontos megőrizni a dokumentum kontextusát. Mit tesznek lehetővé a rendszerek?

Vitalij Shilov: A kontextus tárolása az fontos feladat, mivel további információkat nyújt a dokumentumról, és megkönnyíti a döntések meghozatalát az alapján. De ha egy dokumentum kontextusáról beszélünk egy kötésben a DL rendszerekben, akkor ez csak attribútumadatok halmaza, amelyet leggyakrabban egy adatbázis-kezelő rendszerben tárolnak. Ezért technikailag nem nehéz ezeket az információkat a tényleges dokumentumfájl mellett tárolni. A fő feladat itt nem annyira magának a kontextusnak a megőrzése, hanem annak integritásának biztosítása.

CNews: Miben különbözik a hosszú távú dokumentumok tárolása a hagyományos adatközpontoktól?

Vitalij Shilov: uzhno összetéveszteni a hosszú távú dokumentumok tárolását és a DPC-t. Teljesen kettő különböző fogalmak, amelyek alig metszik egymást. A DPC szoftver és hardver komplexuma. Általában abból áll számítástechnikai rendszer, tárolási rendszerek, hálózati infrastruktúra és mérnöki rendszerek. A hosszú távú dokumentumok tárolása infrastruktúraként használhatja az adatközpont erőforrásait, de ezen felül tartalmaz egy, a munka logikáját biztosító alkalmazásrendszert vagy rendszereket, valamint egy előírás-, utasításkészlet részeként környezeteket. , a vele és a benne lévő dokumentumokkal való munkavégzés szabályai. a felhasználók munkaállomásai, amelyekre alkalmazásokat telepítettek a dokumentumfájlokkal való közvetlen interakcióhoz; Az EDS alrendszer működését biztosító PKI-infrastruktúra.

CNews: Egyetért azzal, hogy az EDS-t dokumentumokkal együtt tárolni nem szükséges? És elegendő a dokumentum megbízhatóságát a beépített tárolórendszerrel biztosítani?

Vitalij Shilov: Ezt a kérdést ma már nehéz megválaszolni, mivel az EDS használatának és így tárolásának fő célja az, hogy szükség esetén be lehessen mutatni ezt a dokumentumot bíróság előtt vagy más szervek előtt, ahol szükség lehet annak jelentőségének bizonyítására. Tekintettel az e területre vonatkozó jogszabályok jelenlegi állására, valamint annak hiányára jelentős mennyiségű bírói gyakorlat ezekben a kérdésekben időbe telik a megfelelő megoldás kidolgozása, amely védi a felhasználó érdekeit. Ha a nyugati gyakorlathoz fordulunk, akkor a szoftver és hardver rendszerek speciális tanúsítványai garantálják, hogy ez a termék képes biztosítani a dokumentum hitelességét. Oroszországban még nincs analógja az ilyen tanúsításnak, ezért a vállalatoknak maguknak kell eldönteniük, hogy megbíznak-e egy ilyen rendszerben vagy sem.

A szervezetek használhatnak elektronikus dokumentumtárakat, amelyek lehetővé teszik a dokumentumkezelés és az irodai munka folyamatának automatizálását a vállalaton belül. Az ilyen rendszerek lehetővé teszik a dokumentumok egységes adatbázisainak létrehozását, a programok megkönnyítik a papírok szkennelésének folyamatát az elektronikus másolatok adatbázisba való automatikus mentésével.

A bizonylatkönyvelő programoknak megbízható tárolást kell biztosítaniuk elektronikus papírok rekordok formájában az adatbázisban azzal a képességgel, hogy különféle kritériumok alapján azonnal keressen információkat. Az elektronikus dokumentumkezelés egy dokumentumrekord létrehozásával történik, amely minden szükséges paramétert leír, és csatolja a dokumentum vagy fájlok szkennelt másolatait.

Archiválási szabályok

A munkafolyamat fogalmai és elektronikus dokumentumkezelés a GOST R 7.0.8-2013 73. és 74. pontjaiban szerepel, ahol a dokumentumáramlás a dokumentumok vállalaton belüli mozgása azok létrehozásának vagy átvételének pillanatától a végrehajtás vagy elküldés befejezéséig, az elektronikus dokumentumáramlás pedig papírcsere. automatizált használatával tájékoztatási rendszer. A 6. cikk (1) bekezdésével összhangban szövetségi törvény 2011. április 6-án kelt 63-FZ „On Elektronikus aláírás» a minősített elektronikus aláírással aláírt digitális adathordozón lévő információ a kézírásos aláírással aláírt papíralapú dokumentummal egyenértékű elektronikus dokumentumnak minősül. Az ilyen dokumentum a törvénynek megfelelően bármilyen jogviszonyban felhasználható, kivéve azt az esetet, amikor az ezek alapján elfogadott szövetségi törvények vagy rendeletek előírják, hogy a dokumentumot kizárólag papíron kell elkészíteni.

A szervezet munkája során papír és elektronikus formátumú dokumentumokat egyaránt használhat. A papírok tárolása történhet papíron és digitálisan is. Randizni szoftverrendszerek lehetővé teszi nemcsak a digitális aláírással aláírt elektronikus dokumentumok biztonságának biztosítását, hanem a papíralapú dokumentumok beszkennelését is, hogy azokat elektronikus formátumba konvertálja.

Az üzleti és egyéb információk elektronikus tárolására vonatkozó szabályozás leírását a GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 tartalmazza; különösen a Szabvány 5.7., 5.8., 5.10., 5.12. pontjaiban figyelembe veszik az elektronikus papírmásolatok készítésének eljárásait, az információk tárolásának szabályait, valamint az adatbiztonság és információvédelem biztosításának követelményeit.

Ha szükség van az elektronikus adatok hiteles másolatának beszerzésére, például bizonyítékként való felhasználásra, akkor ez a kiadás elektronikus tárolórendszerekből történhet papíralapú másolatok formájában vagy elektronikus adathordozón. Általános szabály, hogy az ilyen másolatokat a megállapított követelményeknek megfelelően hitelesíteni kell pontos másolatok eredeti az elutasítás vagy megtámadás valószínűségének csökkentése érdekében.

Dokumentálni kell a tárolt információkról készült másolatok készítésének eljárásait, például lehetséges lehet szabványos másolóeszközök használatáról és a helyes másolási folyamat írásbeli megerősítéséről gondoskodni.

jegyzet

Így még ha egy papíralapú dokumentumot is elektronikus formátumba alakítanak át, az ilyen dokumentum nem minősül elektronikusnak, és nem igazolható a jövedelemadó-számítás helyességének igazolása érdekében.

Szkennelés után a papírdokumentumok is megsemmisülhetnek, azonban szem előtt kell tartani, hogy előfordulhatnak olyan esetek, amikor kivételt kell tenni, és a papírdokumentumot meg kell menteni.

Az információk hosszú távú megőrzését biztosító eljárások során figyelembe kell venni az adattároló rendszerek előírt megőrzési idejét és várható élettartamát.

Ne felejtsen el biztonsági másolatot készíteni a fájlokról, és legalább két naprakész másolatot készíteni az adatok vagy azok egy részének munkapéldányának elvesztése vagy megsérülése esetén. Rendkívül fontos, hogy biztonsági mentések minden kapcsolódó információt tartalmazott, így az eredeti rendszer teljes elvesztése esetén a teljes rendszer újra létrehozható. Ezen biztonsági másolatok biztonságos távoli tárolásáról is gondoskodni kell.

Szkennelés vagy eredeti?

A 2011. december 6-i 402-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény 29. cikke előírja, hogy a számvitel során az elsődleges dokumentumokat, nyilvántartásokat, pénzügyi kimutatásokat és az ezekre vonatkozó könyvvizsgálói jelentéseket a gazdálkodó egységnek meg kell őriznie a 2011-ben megállapított időszakokra. az állami levéltár megszervezésének szabályai szerint, de legalább öt évvel a tárgyévet követően.

Ugyanakkor a számviteli politikák, standardok gazdasági egység, a számvitel szervezésével és vezetésével kapcsolatos egyéb dokumentumokat, ideértve az elektronikus dokumentumok sokszorosítását, valamint az elektronikus aláírás hitelességének ellenőrzését biztosító eszközöket is, legalább öt évig meg kell őrizni az évtől számított legalább öt évig. bejelentésére használják utoljára.

A dokumentumok tárolásának biztonságos feltételeinek biztosítása és a változásokkal szembeni védelme közvetlenül a szervezetre van bízva. A társaságnak a dokumentumok tárolására vonatkozó kötelezettségeit az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének normái is rögzítik, különösen az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 23. cikke (1) bekezdésének 8. albekezdése, ahol meghatározzák, hogy a társaság köteles gondoskodni a könyvelés biztonságáról és adó számvitelés az adók kiszámításához és fizetéséhez szükséges egyéb dokumentumok, beleértve a bevétel megszerzését, a kiadások teljesítését, valamint az adók megfizetését igazoló dokumentumokat, ha az Orosz Föderáció adótörvénykönyve másként nem rendelkezik, négy éven belül.

A számviteli és adószámviteli bizonylatok vezetésének kérdését a Pénzügyminisztérium 2017. december 26-án kelt, 07-01-09 / 86857 számú levelében tárgyalta. A főosztály felhívta a figyelmet arra, hogy a számvitelben a bizonylatok tárolását a törvény szabályozza, az elektronikus bizonylatokat nem tisztviselők végzik.

Felmerül a kérdés: például az elektronikus formátumba konvertált elsődleges papírok szolgálhatnak-e igazolásul a felmerülő költségekről a papír eredeti elvesztése esetén? És az elektronikus archívumban elhelyezett dokumentum szkennelt másolata adóelszámolási szempontból elektronikus dokumentumnak tekinthető? Az osztály válasza a következő volt: a költségek okmányos bizonyítékát az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 252. cikkének (1) bekezdése állapítja meg. A Pénzügyminisztérium tájékoztatása szerint az elektronikus interakció résztvevői közötti megállapodások keretében forgalomban lévő, egyszerű elektronikus aláírással vagy fokozott minősítés nélküli aláírással aláírt, a 63-FZ törvény rendelkezésein alapuló elektronikus dokumentumokat ismerik el. nak,-nek könyvelésés papíralapú, kézírásos aláírással aláírt okirattal egyenértékű adózás a megállapodásban rögzített esetekben. Az elsődleges számviteli dokumentumok feldolgozása során pedig az üzleti felek egyszerű és (vagy) továbbfejlesztett minősítés nélküli aláírással is megszervezhetik az elektronikus dokumentumkezelést a 63-FZ törvény (Oroszország Pénzügyminisztériumának 2017. szeptember 12-i levele) követelményeinek megfelelően. /58456 sz.).

A Pénzügyminisztérium 2015. április 13-án kelt, 03-03-06 / 20808 számon kelt levelében kifejtette, hogy a vezető fax, elektronikus másolat vagy más módon sokszorosított aláírása olyan dokumentumok átvételekor, amelyek anyagi következményekkel járnak, nem minősülnek igazoló dokumentumnak. jövedelemadó elszámolási célú szervezetek. Hasonló álláspontot tükröz a szövetségi határozat is választottbíróság Volga kerület 2012. június 20-án kelt A12-13422/2011.

Így még ha egy papíralapú dokumentumot elektronikus formátumba is alakítanak át, az ilyen dokumentum nem minősül elektronikusnak, és nem igazolható a jövedelemadó-számítás helyességének igazolása érdekében.

Az elektronikus dokumentumok archiválásának és megbízható tárolásának problémája ma már több mint sürgetővé vált. Ez annak köszönhető, hogy több évtizeddel ezelőtt megjelentek az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek, amelyek világszerte a meglévő irodai munka alapjává váltak. NÁL NÉL utóbbi évekállamunk közel került ahhoz a kérdéshez, hogyan lehet megszervezni a nem csak az egyén tárolását magánszemélyek hanem a kormányzati szervek és intézmények is.

A legtöbb állami és önkormányzati levéltár Ebben a pillanatban fontolja meg, hogyan lehet megoldani az információ tárolásának problémáját elektronikus formában. Ilyen helyzetben lényeges szerepet nem csak az anyagi és technikai, hanem a szabályozási keret is szerepet játszik, hiszen mindenekelőtt a SEDO munkájának sajátosságaihoz és a digitális információk tárolásához kapcsolódó speciális szabályok, előírások kidolgozása szükséges.

Elektronikus dokumentáció biztonságos tárolása

A speciálisan létrehozott archívumokban rendelkezésre álló összes információ biztonsága minden levéltáros legfontosabb feladata. Ahhoz, hogy sikeres legyen ezen a területen, egy ilyen szakembernek hozzáértő stratégiát kell választania a rábízott adatokkal való munkavégzéshez. Nemcsak a fájlok és mappák fizikai biztonsága, hanem a távoli jövőbeni felhasználásuk lehetősége is attól függ, hogy mennyire lesz helyes a választás.

Az elektronikus dokumentumok tárolásának jellemzői közvetlenül a készlettől függenek kritikus tényezők. Az adatarchiválás biztosításával kapcsolatos eljárások feltételesen több globális csoportra oszthatók:

• intézkedések megtétele az adathordozón lévő adatok fizikai biztonságának biztosítására;
• minden feltétel megteremtése az információk kiadásához és olvasásához a médiába való írástól számított hosszú idő elteltével;
• univerzális eszközök létrehozása bármilyen adat hosszú távú reprodukálására.

Nézzük meg közelebbről az egyes csoportokat.

A testi biztonság biztosítása

NÁL NÉL mostanában biztosan kijelenthető, hogy ez a kérdés szinte teljesen megoldott minden fájltípusra. És ez nem csak annak köszönhető, hogy sikeresen választották ki a megfelelő adathordozót egy adott dokumentumtípushoz, hanem az információk valós fizikai körülmények között történő helyes elhelyezésének feltételeit is.

Az egyik lényeges szabályokat bármilyen információ tárolása: a számítógépes fájlok elvesztésének vagy sérülésének elkerülése érdekében azokat két vagy több adathordozón kell tárolni. Például határozza meg a működő adathordozót, amely a benne lévő fájlokat tartalmazza állandó mozgásban a szervezet EDMS-ében, és egy biztonsági adathordozón, amelyen minden kész információ. Ha valamilyen okból az első meghiúsul, akkor az utóbbi szolgálja ki a legfontosabb szolgáltatást (másolatok létrehozása) a munka helyreállításához.

Az elektronikus információk tárolásának modern gyakorlata azt mutatja, hogy a tulajdonosok leggyakrabban cégük merevlemezein vagy szerverein tárolják a működési információkat. A biztonsági másolatok gyakran átvitelre kerülnek olyan adathordozókra, mint például:

• szalagok;
• mágnesszalagok;
• tartalék szerverek;
• optikai vagy magneto-optikai lemezek.

Bár a közelmúltban kezdtek megjelenni a fejlettebb, terabájtnyi információ tárolására alkalmas médiák.

A legtöbb tulajdonos információs források, felismerve, hogy a merevlemezek árcsökkenési üteme jelentősen megelőzi a tárolt információ mennyiségének növekedését, csak külső adathordozón tárolják a rájuk bízott biztonsági mentési információkat.

A tárolt információ fizikai hordozójának ésszerű megválasztása

A dokumentumok elektronikus formában meghatározott adathordozón való tárolása közvetlenül függ annak típusától és tartósságától. A megfelelő hordozó kiválasztása számos kritikus tényezőtől függ, nevezetesen:

• az elektronikus dokumentáció típusa és az iratok teljes mennyisége;
• az adatok tervezett tárolásának időtartama és az azokhoz való hozzáférés mértéke ezen időszak alatt;
• a médiagyártás minősége és megőrzésének feltételei;
• az elektronikus dokumentumok hitelességének feltételeinek biztosítására vonatkozó követelmények.

Példa: összetett szerkezetű vagy nagyon nagy fájlok tárolása (tervezés és tervezés, technikai dokumentáció, integrált adatbázisok stb.) nagy memóriával rendelkező adathordozókon ajánlott. Így az összes fájl és mappa szükséges integritása megmarad.

A körülbelül öt év eltarthatósági idejű dokumentumok a legalapvetőbb digitális adathordozókon is tárolhatók, egyesek például hajlékonylemezt használnak. Javasoljuk, hogy a szükséges adathordozó kiválasztásakor mindenekelőtt annak költségére figyeljen. NÁL NÉL ez az eset az árat valóban teljes mértékben azonosítják az elektronikus adatok hosszú távú tárolására szánt áruk előállításának minőségi szintjével. Ha biztonsági másolatot szeretne átvinni egy optikai lemezre, akkor annak költsége legalább 30 rubel legyen.

Az elektronikus dokumentumok optikai CD-n való tárolási ideje 5-15 év. Az ilyen külső adathordozókat a működés és a tárolás szempontjából az egyik legszerénytelenebbnek tartják, valamint az egyik legtartósabbnak a többi eszközhöz képest. Nem szabad elfelejteni, hogy a megadott tárolási idő lejárta után a lemezen található fájlokat át kell másolni egy új adathordozóra. jelen állapot vagy először korszerűre cserélve (átalakítva), hogy a jövőben visszafejthetőek és leolvashatók legyenek az erre a célra szolgáló berendezésen.

Mint már említettük, az optikai CD-ket az egyik legtartósabbnak tartják. Egyes gyártók termékeiknek több mint 200 éves élettartamot tulajdonítanak. Hogy ez igaz-e vagy sem, csak a valódi gyakorlat tudja megmutatni, és ez így van különféle feltételek nagyon ellentmondásos. Tehát bizonyos esetekben a sértett felhasználók azt mondják, hogy nehézségekbe ütközik az egyes fájlok optikai lemezekről történő beolvasása. Az ilyen hibák oka bármi lehet. Például:

Amikor kiválasztja a megfelelő típusú adathordozót bizonyos információk tárolására, nagyon óvatosnak kell lennie ezzel a problémával kapcsolatban. A termék integritása a kiválasztott termék minőségétől függhet. fontos információ, például, pénzügyi jelentés vállalkozások, eredmények orvosi vizsgálatok vagy kutatás, bizonyíték, amely befolyásolhatja a bíróság döntését.

Fontos: nincs lehetősége adni jogi hatályát tárolt dokumentumokat elektronikus digitális aláírással, majd a helyzet orvoslásához egyszerűen másolja át a szükséges információkat egy optikai CD-ROM-ra, amely egyszeri írási képességgel rendelkezik. A tárolás attól függ, hogy az adathordozó milyen körülmények között van elhelyezve. Általában biztosítják speciális eszközök védelem: csomagolás, tokok, borítékok.

Ésszerűtlen azt hinni, hogy az információk nagyszámú „üres helyre” történő másolása teljes mértékben biztosítja annak biztonságát. Az összes másolat költségének csökkentése érdekében létre kell hoznia megfelelő feltételeket az információhordozó biztonsága érdekében. Például ajánlott a mágneslemezeket speciálisan felszerelt helyiségekben tárolni, amelyek védenek a káros hatásoktól. külső környezet az elektronikus tároláshoz.

Olvasóberendezések és szoftverek elavultságának problémái

Mint látható, az információ fizikai biztonságával kapcsolatos problémák fokozatosan megszűnnek. Érdemes azonban emlékeztetni arra, hogy az elektronikus dokumentumok tárolásának formátumai, valamint a rögzítő berendezések és szoftverek közvetlenül befolyásolják a rögzített információk biztonságának fokát.

Az adatok rögzítésekor emlékezni kell arra, hogy minden évben megjelenik a számítástechnika új generációja és szoftver neki. Hiszen jó szándékkal, az értékes információk megmentése érdekében, lehet olyan kínos helyzetbe kerülni, amikor fel lehetett venni egy adathordozóra, de innovatív technológiákkal egy idő után nem lehetett reprodukálni.

Az elektronikus dokumentáció sokszorosítását leginkább a szükséges szoftvertermékek megválasztása befolyásolja, amelyekkel másolható vagy kiolvasható az adathordozóról. Soroljunk fel néhányat:

• a számítógépre telepített operációs rendszer;
• adatbázis kezelő rendszer;
• szövegszerkesztő vagy processzor;
• grafikus szerkesztő;
• speciális projektek stb.

Ha hosszú távon szeretné jóváhagyni a fontos dokumentumok elektronikus formában történő tárolásának eljárását, akkor ne feledje, hogy az olvasó rendszeres szoftverfrissítései az összes információ részleges vagy teljes elvesztéséhez vezethetnek, mivel új körülmények között lehetetlen reprodukálni. .

Döntsd el ez a probléma többféleképpen is megtehető:

• A migráció révén. Ez az ED időben történő átvitele a modern technológiai platformokra (a szervezeten belül használt egyéni formátumok). Ez a módszer nagyon drága, de általában hatékony. Itt az egyszerű konverterek használata nélkülözhetetlen. Különösen, ha beszélgetünkösszetett struktúrákról, például adatbázisokról.

A migráció csak azokra a legfontosabb dokumentumokra vonatkozik, amelyekkel állandó munkaés amely nélkül a vállalat teljes körű működése lehetetlen. Magasan fontos pont az archivált dokumentumok előzetes fordítása „nyílt” vagy „biztosítási” formátumba, amelyek a legalkalmasabbak a további átalakításhoz. Egyes esetekben a migráció egyszerűen nem lehetséges a rosszul kiválasztott szoftverplatform miatt.

• A beágyazási módszer az elektronikus dokumentáció beépítése olyan fájlokba, amelyek többplatformos formátumokhoz (XML és mások) tartoznak. A módszer jó, de nem oldja meg az összes problémát ezen a területen. Amerikai szakemberek ezt a módszert tartják a legoptimálisabbnak, amely hosszú távon lehetővé teszi az elektronikus dokumentumok cseréjét és tárolását.

Az elektronikus dokumentumok tokozásának alkalmazása terén hosszú távon túl keveset tettek tudományos kutatás, amely pontosan megerősítené e technikák széles körű alkalmazásának szükségességét. Éppen ezért a migráció a következő években is az elektronikus adatok tárolásának legmegbízhatóbb és legbeváltabb módja marad.

A dokumentumok biztonságának (hitelességének) biztosításának feltételei

Az elektronikus dokumentumok kényelmes cseréjének és tárolásának feltételei mellett problémák merülnek fel a dokumentumok hitelességének biztosításával kapcsolatban. Valódi papírok tárolása esetén minden egyszerű. Aláírásuk és pecsétjük jogerőt biztosít számukra.

Az elektronikus adatokkal a dolgok bonyolultabbak. Az elektronikus dokumentum hitelesítéséhez speciális digitális aláírást kell csatolni, amelyet szinte lehetetlen meghamisítani. A digitális aláírás nemcsak valódi dokumentumot készít egy normál adatállományból, hanem megfelelően védi is.

Korszerű és ígéretes tárolási módszerek - az információk biztonságának megőrzése

Így az értékes információk hosszú távú tárolásához létre kell hozni minden a szükséges feltételeket. Közülük a következőket kell kiemelni:

• gondoskodjon az adatok archív formátumokba való időben történő konvertálásáról;
• válasszon jó minőségű adathordozókat (hajlékonylemezek, mágnesszalagok, optikai és egyéb modern lemezek, szerverek stb.);
• szoftverplatform migráció végrehajtása;
• minden elektronikus dokumentáció hitelességét digitális aláírással megőrzi.

Gyakran és sokat beszélnek az elektronikus dokumentumkezelésről, de eligazodni nagy számbanúj kifejezéseket nehéz, és még nehezebb megérteni, hogyan működik mindez. A „Könyvelő és elektronikus dokumentum” című cikksorozat kifejezetten a hozzáférhető nyelv mondjon el mindent az ilyen típusú interakcióról, amit a könyvelőnek tudnia kell. Hogyan indítsunk cserét? Hogyan lehet az elsődleges számlákkal dolgozni és a jelentéseket elektronikusan benyújtani? Ezekre és másokra kérdésekre megtalálja a választ lapszámainkban.

Minden, amit az előző fejezetekben írtunk, így vagy úgy, az elektronikus dokumentumokkal végzett műveletekre vonatkozott. Kitaláltuk, hogyan szerveződik, hogyan, mi ez és hogyan néz ki az eljárás. De a dokumentumok feldolgozásának feladatai mellett szembesülünk azzal a feladattal is, hogy valahogy tároljuk azokat. Mindannyian régóta hozzászoktunk a papíralapú archívumokhoz, de amikor egy elektronikus dokumentum tárolásáról van szó, sok kérdés merül fel. Ezeknek a kérdéseknek szenteljük virtuális tankönyvünk új fejezetét.

Fontos pontok

Valójában az elektronikus dokumentumok (ED) törvény szerinti tárolása nem különbözik lényegesen a papírok tárolásától. Hasonló szabályozások szabályozzák. Általános rendelkezések törvény tartalmazza a 125-FZ „On archiválás ban ben Orosz Föderáció”, és a kifejezetten a számviteli bizonylatokra vonatkozó követelményeket a „Számvitelről” szóló 402-FZ törvény tartalmazza. Ezek a törvények nem tesznek alapvető különbséget a papír és az elektronikus dokumentum között, azonban fontos árnyalatokat figyelembe kell venni.

Hol kell tárolni? Az ED tárolása megköveteli egy bizonyos műszaki infrastruktúra fenntartását. El kell döntenie, hogy hol, milyen adathordozón tárolja a dokumentumokat, helyileg vagy a felhőben. Azt is figyelembe kell vennie, hogy a modern fizikai média hajlamos elöregedni, mint minden anyag ezen a világon. Az optikai és félvezető meghajtók idővel általában elveszítik a tartalmat, a mágneslemezek elhasználódnak. Nézze meg, mit használtunk fájlok átvitelére körülbelül 10 évvel ezelőtt? A legtöbben még mindig 3,5 hüvelykes hajlékonylemezeket használtunk. És most már nehéz olyan meghajtót találni a számítógépben, amely képes olvasni őket.

Hogyan kell játszani? Csak az ED megtartása nem elég. Szükséges továbbá az információ megfelelő reprodukálására, elolvasására, az elektronikus aláírásra (ES) vonatkozó adatok beszerzésére. A nehézség abban rejlik, hogy az elektronikus dokumentumok formátuma változó. Például a szöveges dokumentumok fő formátuma legutóbb .doc volt (a Wordben létrehozott fájlok kiterjesztése), most pedig .docx. Új szerkesztők jelennek meg, köztük ingyenesek és felhők is, nehéz megmondani, hogy holnap hogyan lesznek kompatibilisek velük a mai formátumok.

Az ED tárolásának és sokszorosításának felelőssége a törvény betűje szerint az adózót terheli. Például azzal kapcsolatban számviteli dokumentumok cikkének (1) és (2) bekezdése írja elő ezt a követelményt. 29 No. 402-FZ „A számvitelről”.

Hogyan biztosítható a hosszú távú tárolás? Van elég komoly probléma hosszú vagy állandó tárolási idejű dokumentumokkal. Hogyan tároljunk egy elektronikus dokumentumot 50 vagy 75 évig? Hogyan biztosítható az olvashatóság a tárolás teljes időtartama alatt? Milyen infrastruktúra kell ehhez? Hogyan biztosítható az ilyen dokumentumok jogi ereje?

Arra a kérdésre, hogy „hogyan tároljuk az ED-t 50 vagy több évig, biztosítva a jogi erejüket?” ma már csak elméleti válaszok vannak. Ennek ellenére az elektronikus dokumentumkezelés oroszországi története még nem büszkélkedhet sokéves gyakorlattal, így egyszerűen nem éltük meg azt a napot, amikor ténylegesen tesztelhetjük a meglévő megoldásokat. Ezért jelenleg azt javasoljuk, hogy minden előfizető csak azokat a dokumentumokat konvertálja elektronikus formára, amelyek tárolási ideje nem haladja meg a 15-20 évet. Ebben az esetben a tárolásuk kiszámítható és garantált lesz.

Ivan Agapov, elemzőSynerdocs

A dokumentumok tárolásának módjai

Nem számít, hány elektronikus dokumentummal rendelkezik, és milyen gyorsan megy a csere, mindenesetre meg kell szerveznie a tárolást. Fontolja meg több lehetőségét saját elektronikus archívum létrehozására.

helyi archívum. Csinos megfizethető módon tárolás. Nem számít, hogyan cseréli ki – e-mailben vagy EDI-kezelőn keresztül –, egyszerűen csak elhelyezi az összes elektronikus dokumentumot a számítógép mappájába. Ha a cége rendelkezik a helyi hálózat, akkor megkérheti az adminisztrátort, hogy hozzon létre egy speciális hálózati mappát az ED számára, és még hozzáférési jogokat is állítson be hozzá.

Az ED ilyen típusú tárolásának nagy hátránya, hogy nem tudja garantálni a biztonságát (nem olyan nehéz hozzáférni a helyi lemezekhez) és megbízhatóságát, Önnek kell szabályoznia a tárolási időket, gondoskodnia kell a lejátszási eszközökről (szerkesztőt tartson a címen). kéz, amelyben a dokumentumot létrehozták) és az elektronikus aláírás ellenőrzése (az Ön kriptográfiai szolgáltatója). És amint az archívum bővül, komoly nehézségekkel kell szembenéznie a dokumentumok megtalálása és hozzáférése terén.

Ivan Agapov, elemzőSynerdocs

Speciális elektronikus archívum. És itt speciális megoldások jöhetnek a segítségedre - elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS, ECM) vagy elektronikus archívumok. Kezdetben belső csere igényeire hozták létre, ami nem zavarja az ilyen programok használatát külső dokumentumok tárolására. Az EDMS egy teljes dokumentumkezelési megoldás, amely adatbázisban (vagy fájltárolóban) tárolja azokat, online hozzáférést biztosít hozzájuk, elmenti a hivatkozásokat, valamint lehetővé teszi a hozzáférés és a biztonság kezelését.

Tulajdonképpen, ezt a fajt a tárolás minden lehetséges problémákat az elektronikus archívum tartalma: minden dokumentum az Ön szerverein van tárolva, számos EDMS megjelenítőt biztosít, szabályozza a tárolási időket, és lehetővé teszi az adatok elektronikus aláírással történő beszerzését. A dokumentumok fel- és feltöltése az EDMS-be nem nehéz. Egyes megoldások már integrálva vannak a csereeszközökkel - email vagy EDI operátorok. Például a szolgáltatásban kapott dokumentumokA Synerdocs automatikusan feltölthető tárolásra a SED-benDIRECTUM.

Ivan Agapov, elemzőSynerdocs

Ha nem rendelkezik belső elektronikus dokumentumkezelési gyakorlattal, akkor az ilyen megoldások feleslegesek lehetnek az Ön számára. Megérik a pénzt, de nem mindegyik kis cég kész kifizetni a pénzt. Sokak számára jobb a felhőalapú tárolás.

Felhőbeli tárolás. Ez a dokumentumok tárolásának legígéretesebb és potenciálisan legnépszerűbb módja. Ha Ön már használja egy EDI szolgáltató szolgáltatásait, akkor a segítségével átvitt összes dokumentum közvetlenül a szolgáltatásban tárolható. Bármikor felveheti velük a kapcsolatot, a szolgáltatás biztosítja az ES tanúsítvány megtekintését és adatait - ha lenne internet hozzáférés.

Egyes szolgáltatók alapértelmezés szerint tárolják az átvitt dokumentumokat. Például beSynerdocs, az átutalt cselekményeket és számlákat a tárolás teljes időtartama alatt mindig megtalálja - az üzemeltető egyszerűen bónuszként további funkciókat biztosít Önnek. Ha szükséges a tárolási politika pontosabb meghatározása, a hozzáférési jogok körülhatárolása, a legfontosabb garanciák, akkor egyszerűen külön megállapodást kell kötni az üzemeltetővel, amelyben minden tárolási rendelkezés külön előírásra kerül. Ebben az esetben az üzemeltető teljes mértékben átveszi az elektronikus archívum feladatait.

Ivan Agapov, elemzőSynerdocs

Elvileg nem mindegy a jogszabály szempontjából, hogy melyik tárolási módot választja. A szabályozó hatóságok nem kötelezik Önt arra, hogy ezt vagy azt a megoldást használja, számukra sokkal fontosabb, hogy a dokumentumok átadására vonatkozó előírásokat hogyan tartják be, teljesülnek-e a formátumra vonatkozó követelmények, és melyik ES tanúsítványt használják az aláírásra.

Eltarthatósági és jogi érvényességi ellenőrzés

A tárolási időszakokat Oroszország számviteli és adójogszabályai írják le. Ön jól tudja, hogy a számvitelről szóló 402-FZ törvény értelmében a számviteli elsődleges számviteli bizonylatokat az összeállítás évétől számított öt évig meg kell őrizni. pénzügyi kimutatások utoljára. Ezek a szabványok a papíralapú és az elektronikus dokumentumokra egyaránt vonatkoznak.

A számviteli és adószámviteli, archiválási jogszabályok különböző követelményeket támasztanak a számviteli és adószámviteli és beszámolási bizonylatok tárolási időtartamára vonatkozóan. A bizonylatok tárolási feltételeinek különbsége a bizonylat fontosságából, számviteli, adószámítási és adófizetési szükségességéből adódik.

Bármi legyen is az elektronikus dokumentum tárolásának időtartama, annak teljes hosszában egyértelműen meg kell tudni határozni annak jogi erejét, amelynek központi kezese az elektronikus aláírás. Itt felmerül a kérdés: hogyan ellenőrizhető a dokumentum legitimitása az ES tanúsítvány érvényességi idejének lejárta után.

Valójában az ES tanúsítvány csak egy évig érvényes, és a legtöbb számviteli bizonylatot, amint az az ábrán is látható, legalább 5 évig tárolják. Valójában kiderül, hogy az elektronikus aláírás egy év múlva már nem lesz érvényes, ezért kérdéses a dokumentum legitimitása. Az elektronikus aláírásról szóló 63-FZ törvény kimondja, hogy az aláírás ellenőrzésekor az ES tanúsítványnak vagy érvényesnek kell lennie, vagy bizonyítéknak kell lennie arra vonatkozóan, hogy az aláírás időpontjában az volt.

Ilyen bizonyítékok lehetnek például az időbélyegek és az ES érvényességére vonatkozó információk (OCSP válaszok vagy tanúsítvány visszavonási listák – CRL listák). Ha például a mi szolgáltatásunkat vesszük, akkor az elektronikus aláírás továbbításakor ez csak kiegészül ezekkel a bizonyítékokkal. Valójában a minősített ES-t továbbfejlesztett aláírássá (bővített ES-formátum) alakítjuk át, amely segít eloszlatni az ED legitimitásának biztosításával kapcsolatos minden jelenlegi aggályt.

A legtöbb legitimitási kérdést megszüntetik a minősített elektronikus aláírás meglévő adatai, csak érdemes újra elolvasni valamelyiket.

Ivan Agapov, elemzőSynerdocs

Sok olyan cég, amely archívumok szervezésébe kezd, aggodalmát fejezi ki azzal kapcsolatban, hogy mit kezdjen az ES-vel egy megszűnt tanúsító hatóságtól. A kérdésre a válasz az elektronikus aláírásról szóló 63-FZ törvényben található. Ha a minősített tanúsítványokat kibocsátó akkreditált tanúsító hatóság egy adott pillanatban megszűnik, akkor a tanúsítványokon lévő összes adat, különösen a tanúsítványok visszavonásának és kiadásának listája, átkerül a fő hitelesítő hatósághoz. Mindezek az információk tárolásra kerülnek, valamint a szükséges adatok már benne vannak az aláírási formátumban. Ez elég a problémák megoldásához jogi ereje hosszú távú dokumentumok.

Mindezek a meglehetősen bonyolult folyamatok természetesen nem esnek az elektronikus archívumok vagy az EDI-szolgáltatások hétköznapi felhasználóinak vállára.

Konklúzió helyett

Természetesen ma Oroszországban a jogilag erős elektronikus dokumentumok tárolásának témája még fejlesztés alatt áll. Rendelkezéseink egész sorával rendelkezünk, amelyek töredékes és elszórt ajánlásokat tartalmaznak az ED tárolására vonatkozóan, de nincs központi dokumentum. A 125-FZ „Az Orosz Föderáció archívumáról” szóló törvény nagyon elavult, még az EDI kidolgozása előtt készült.

Ez azonban nem akadályozza meg a vállalkozást saját praxis kialakításában. A törvények kellően általános utasításokat tartalmaznak, és konkrét követelmények, előírások megalkotását, azok érvényesítését a megfelelő helyiben előírások, nyugodtan átveheti. Most már nincsenek korlátozások az üzleti életre, az állam számára nem számít, hogyan tárolja a dokumentumokat - a felhőben vagy sem -, csak az a fontos, hogy biztosítsa azokat a pillanatokat, amelyekről fentebb beszéltünk. Minél jobban terjed ez a gyakorlat, annál többet fogunk tudni róla különféle árnyalatok tárolás, annál kevesebb megoldatlan probléma lesz.

A következő fejezetben

Oktatóanyagunk következő részében arról fogunk beszélni, hogy mi is az EDI operátorok roamingja, milyen jellemzői vannak, érdemes-e várni és milyen interakciós megoldások léteznek még ma.