Ar galima naudoti Darbdavio ir Darbuotojo skaitmeninį parašą rengiant Personalo dokumentus (Įsakymai dėl darbo, atostogų, Darbo sutartys, DS, susipažinimas su Darbdavio LND, PVTR ir kt.) Ačiū.

Atsakymas

Atsakymas į klausimą:

Galima, bet tik nuotoliniu būdu dirbantiems darbuotojams (išskyrus darbo sutartis ir papildomus susitarimus).

Organizacija turi teisę surašyti pirminius apskaitos dokumentus tiek popieriuje, tiek įforminti elektroniniu formatu ( Federalinis įstatymas 2011 m. gruodžio 6 d. Nr. 402-FZ (toliau -). Naudoti juos valdymo tikslais galima tik tuo atveju, jei jie turi juridinę galią ().

Norėdami tai pasiekti, darbdaviai, surašydami atitinkamus dokumentus, privalo:

• remtis galiojančių teisės aktų normomis;
• kurti dokumentus pagal savo kompetenciją;
• laikytis nustatytų dokumentų rengimo taisyklių.

Elektroninis dokumentas, visų pirma, turi būti išduotas pagal Bendrosios taisyklės kanceliarinis darbas (). Antra, turėti reikalingos detalės, nustatytas panašiam dokumentui popieriuje (). Tai, pavyzdžiui, dokumento pavadinimas ir jo parengimo data, organizacijos pavadinimas, dokumento tipas, įvykio dydis ir matavimo vienetai ir kt.

Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas elektroninis dokumentas pripažįstamas lygiaverčiu popieriniam dokumentui, pasirašytam ranka rašytiniu parašu (). Išimtis yra atvejai, kai pagal juos priimti federaliniai įstatymai ar kiti teisės aktai teisės aktų reikalauti, kad dokumentas būtų surašytas tik popieriuje ( lentelę, pridėtą prie atsakymo žemiau). Visų pirma darbo sutartis ir papildomi susitarimai prie jos turi būti sudaromi popieriuje ( Art. 67, g. , Art. 312.2 Rusijos Federacijos darbo kodeksas).

Praktikoje, net jei organizacijoje įdiegta elektroninė dokumentų valdymo sistema, dalis dokumentų, kuriems pagal įstatymą reikalaujama gauti asmeninius darbuotojų parašus, yra surašomi popieriuje. Pavyzdžiui, Darbo knygelių ir įdėklų judėjimo apskaitos knyga. Juk jame yra stulpeliai „Atsakingo asmens, priėmusio ar užpildžiusio darbo knygelę, kvitas“ ir „Darbuotojo darbo knygos gavimo kvitas“.

Formaliai kvalifikuotas elektroninis parašas prilygsta ranka rašytam parašui. Tačiau darbo teisėje mainai elektroninius dokumentus teikiama tik nuotoliniu būdu dirbantiems darbuotojams. Bendraudamas su jais įstatymų leidėjas oficialiai leidžia darbdaviui naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą ribotam dokumentų skaičiui (). Tokio parašo pagalba kiekviena šalis patvirtins, kad susipažino su elektroniniu dokumentu.

Keisdamasis elektroniniais dokumentais nuotolinis darbuotojas gali ( , Rusijos Federacijos darbo kodeksas):

• susipažinti su organizacijos vietiniais reglamentais, susijusiais su ja darbo veikla, darbdavio įsakymai (nurodymai), pranešimai, reikalavimai ir kiti dokumentai;
• sudaryti darbo sutartį dėl nuotolinio darbo ir susitarimą pakeisti šalių nustatytas sąlygas darbo sutartis;
• kreiptis į darbdavį su pareiškimu, pateikti paaiškinimus ar kitą informaciją.

Tokiu atveju darbdavys privalo išsiųsti nuotolinį darbuotoją paštu registruotu paštu su įspėjimu:

• darbo sutarties kopiją – ne vėliau kaip per tris kalendorinių dienų nuo jo sudarymo momento ();
• įsakymo nutraukti darbo sutartį nuotoliniam darbui popierinę kopiją – darbo sutarties nutraukimo dieną ().

Išsami informacija Personalo sistemos medžiagoje:

Lentelė: Dokumentai, kurie turi būti rengiami (dubliuojami) popierine forma

dokumentas	Bazė
Pranešti kandidatui į laisvą darbo vietą apie atsisakymo sudaryti darbo sutartį priežastį	Art. 64 Rusijos Federacijos darbo kodeksas
Darbo sutartis	Art. 67 str. 312.2 Rusijos Federacijos darbo kodeksas
Darbo istorija	, str. 312.2 Rusijos Federacijos darbo kodeksas, Darbo knygelių pildymo instrukcijos, patvirtintos
Darbo knygų judėjimo knyga ir intarpai jose	Patvirtintos darbo knygų tvarkymo ir saugojimo taisyklės (toliau -)
Darbuotojo asmeninė kortelė	Taisyklė Nr.225
Atsakomybės sutartis	Art. 244 Rusijos Federacijos darbo kodeksas
Nedarbingumo atostogos	Art. 13 2006 m. gruodžio 29 d. federalinis įstatymas Nr. 255-FZ
Šalių nustatytų darbo sutarties sąlygų pakeitimas	Rusijos Federacijos darbo kodekso straipsniai
Prašymas dėl atostogų be taupymo darbo užmokesčio(išskyrus nuotolinius darbuotojus)	Art. 128 Rusijos Federacijos darbo kodeksas
Darbdavio įsakymas įtraukti darbuotoją į darbą savaitgaliais ir ne darbo dienomis atostogos	Art. 113 Rusijos Federacijos darbo kodeksas
Studento sutartis	Rusijos Federacijos darbo kodeksas
Darbdaviui žalą padariusio darbuotojo paaiškinimas materialinės žalos priežasčiai nustatyti	Art. 247 Rusijos Federacijos darbo kodeksas
Darbuotojo, padariusio drausminį nusižengimą, paaiškinimas	Art. 193 Rusijos Federacijos darbo kodeksas
Darbuotojo įspėjimas dėl darbo sutarties nutraukimo	Rusijos Federacijos darbo kodekso straipsniai
Įspėjimas darbdaviui dėl darbo sutarties nutraukimo	Straipsniai ,

Kokius apribojimus nustato dabartiniai teisės aktai, kuo turėtume vadovautis dabar ir kuo turėtume tikėtis skaitmeninimo ir automatizavimo ateityje?

Istoriją pasakoja DIRECTUM analitikas Michailas Aleksandrovas.

Kodėl reikalinga transformacija?

Nepopierinio dokumentų srauto privalumai yra akivaizdūs: sąnaudų mažinimas, brangių darbo valandų taupymas, darbo skaidrumas.

Įmonės bando suskaitmeninti pagrindinius procesus, turinčius įtakos jų pelningumui. Kartu optimizuojama ir masinė gamyba – maksimaliai įtraukiant personalą, tai leidžia įmonei sumažinti išlaidas. Dėl to išsaugomos tonos popieriaus, metų žmogaus laikas ir milijardai milijonų žmonių nervų ląstelių.

Vaizdas iš viršaus

Remiantis Rusijos Federacijos darbo ministerijos skaičiavimais, įmonės naudoja apie 40 rūšių personalo dokumentų. įvairios variacijos. Su jais bendrauja 100% įmonės darbuotojų, todėl konvertuojant šiuos popierius į elektroninę formą ir vėliau automatizavus procesus iš karto sutaupoma daug resursų.

Bet velnias slypi detalėse. Pirmas dalykas, su kuriuo reikia susidurti, yra būtinybė užtikrinti personalo dokumentų reikšmę. Jų gali pareikalauti ir pats darbuotojas, ir keliolika išorės organizacijos(Rusijos darbo ministerija, pensijų ir privalomojo sveikatos draudimo fondai, teismai ir kitos institucijos).

Su popieriumi viskas aišku: po ranka turi turėti kopiją su antspaudu ir parašu. Kalbant apie darbą su elektroniniais dokumentais, praktikos dar nėra daug.

Kadrų skaitmeninimas, nuo ko pradėti?

Visus personalo dokumentus galima suskirstyti į 2 dalis:

1. Asmeninis – tai darbo sutartis ir įsakymai, kurie liečia tik vieną darbuotoją (dėl darbo sutarties sąlygų pakeitimo, atleidimo, priėmimo, perdavimo ir pan.).
2. Masyvi – visokie nurodymai, įsakymai, nuostatai, su kuriais turi būti susipažinę visi organizacijos ar atitinkamų padalinių darbuotojai.

Sukurti elektroninę dokumento formą nėra taip sunku, kaip užtikrinti jo teisinę reikšmę ateityje. Viena vertus, yra 2011-06-04 Federalinis įstatymas Nr. 63 „Dėl elektroninių parašų“. Tai leidžia naudoti elektroninį parašą (ES) ir įpareigoja juo ir savo ranka pasirašytus dokumentus pripažinti lygiaverčiais. Kita vertus – Darbo kodeksas Rusijos Federacija, kuri leidžia elektroniniais dokumentais naudotis tik nuotoliniu būdu dirbantiems darbuotojams ir tik naudojant sustiprintą kvalifikuotą Elektroninis parašas- UKEP.

UKEP yra brangus!

Norėdami gauti kvalifikuoto parašo sertifikatą, turite susisiekti su akredituotu sertifikavimo centru (toliau – CA). Tai sudarys raktų porą, su kuria sukuriamas ir patikrinamas parašas.

Skirtingai nuo dokumento pasirašymo savo ranka, UKEP sertifikato išdavimas yra mokama paslauga. Būtent todėl verslas neskuba perkelti savo darbuotojų dirbti nuotoliniu būdu pagal naujas taisykles – perėjimas prie elektroninio personalo dokumentų valdymo atrodo bergždžias.

Viskas kyla, vyksta teismo posėdis

Apsvarstykite naujausią teismų praktika. Galite pastebėti Įdomūs faktai dėl elektroninių priemonių naudojimo darbo teisės srityje:

• teismas laikė teisėtu, kad darbuotojai su vietiniais teisės aktais (toliau – LNA) susipažino el. paštu: Primorsko apygardos teismo 2014 m. kovo 6 d. nutartis byloje Nr. 33-1126;
• Susipažįstant su elektroniniais dokumentais leidžiama naudoti paprastą elektroninį parašą: Novo-Savinovskio sprendimas Apylinkės teismas Kazanė 2014-01-16 byloje Nr.2-1091/14.

Taigi dėmesį reikėtų nukreipti nuo viso personalo srauto skaitmeninimo prie masinių dokumentų. Bent jau tol, kol nebus atlikti Darbo kodekso pakeitimai.

Nauja pažintis

Ko galiausiai reikės norint „įteisinti“ susipažinimą su LNA be popieriaus? Galite organizuoti procesą naudodami vietinius veiksmus el. paštu.

Norėdami tai padaryti, jums reikia:

• patvirtinti atitinkamus darbo su el. paštu tvarkos nuostatus;
• supažindinti darbuotoją su rašymas pasirašė su juo;
• saugiais adresais El. paštas darbo sutartyje ar kitame darbuotojo pasirašytame dokumente.

Į nuostatą turėtų būti įtraukta:

• darbuotojų naudojimosi el. paštu taisyklės;
• atsakymo į laiškus ir gautų bei išsiųstų žinučių saugojimo terminus;
• darbuotojo pareiga pranešti siuntėjui apie laiško gavimą ir tam tikrą laikotarpį reguliariai tikrinti el.
• punktas, nurodantis, kad darbdavio ir darbuotojo susirašinėjimas prilyginamas keitimuisi popieriniais dokumentais.

Patikimiau bus įrašyti informaciją naudojant elektroninį parašą.

Parašas. Elektroninė. Jo

Elektroninis parašas – tai papildoma informacija, reikalinga norint identifikuoti pasirašantįjį, dokumento nekintamumą ir jo duomenis. Pagrindinis elektroninio parašo pranašumas, palyginti su prieiga per įmonių sistemas, yra tas, kad niekas kitas, išskyrus rakto savininką, negali generuoti tos pačios informacijos.

Ekonomiškesnės galimybės yra sustiprintas nekvalifikuotas (UNEP) ir paprastas elektroninis (PEP) parašas.

Federalinis įstatymas Nr. 63 leidžia naudoti nekvalifikuotą elektroninį parašą tuo pačiu pagrindu kaip ir kvalifikuotą, tačiau su tam tikrais skirtumais.

UNEP atveju sertifikavimo centras gali būti neakredituotas. Tuo pačiu darbdavys gali savarankiškai diegti paslaugas elektroninei infrastruktūrai prižiūrėti. Jie leis jums sukurti raktų poras ir išduoti jas darbuotojams, kad darbuotojai galėtų pasirašyti dokumentus informacinė sistema.

Taigi įmonė sukuria „savo sertifikavimo instituciją“. Tačiau vien to neužtenka naudoti UNEP. Darbdavys taip pat turi parengti ir įgyvendinti dokumentų rinkinį, kad būtų galima teisingai naudoti elektroninį parašą:

• CA atsakomybės sritys ir veiklos procedūros;
• raktų naudojimo taisyklės;
• formavimo ir patikrinimo sąlygos ir priemonės;
• prašymų įrašymo, laikmenų ir raktų išdavimo, konfiskavimo ir sunaikinimo tvarka.

Savo ruožtu darbuotojas turi žinoti:

• elektroninio parašo raktų gavimo tvarka;
• kur jį naudoti;
• kokie veiksmai sistemoje suformuos elektroninį parašą.

Jis taip pat turi suprasti, kad už jam išduotą raktų porą yra atsakingas jis asmeniškai, o elektroninis parašas yra analogiškas ranka rašytam parašui.

Ar gali būti paprasčiau?

Be UNEP, įstatymas numato paprasto elektroninio parašo (SES) naudojimą. Jo naudojimo sąlygos aprašytos Federalinio įstatymo-63 9 straipsnyje.

Naudojant PEP, daroma prielaida, kad:

• tai informacija, pridedama arba susijusi su pasirašomu dokumentu;
• jos užduotis yra vienareikšmiškai identifikuoti pasirašantįjį;
• yra skirtumas nuo sustiprinto elektroninio parašo – neužtikrina informacijos vientisumo;
• kaip ir UNEP ar UKEP, jis formuojamas privačiu raktu;
• organizaciniu ir techniniu požiūriu dokumente turi būti įdiegtos tikrinimo taisyklės ir patvirtinimo veiksmas.

Visa tai turi būti aprašyta ir įtvirtinta Elektroninio parašo naudojimo taisyklėse, parengtose kartu su elektroninio parašo naudojimo sutartimi. Su šiais dokumentais darbuotojai turi būti supažindinti raštu ir pasirašyti.

Dabartiniai teisės aktai neleidžia skaitmeninti viso personalo darbo. Tačiau susipažinimą su vietiniais dokumentais perkėlus į elektroninę formą ir paruošus sistemas jūsų procesai jau bus efektyvesni.

2018 m. kovo 23 – spalio 1 dienomis Darbo ir socialinės apsaugos ministerija vykdė dokumentų ir informacijos apie darbuotojus konvertavimo į elektroninę formą eksperimentą klausimais. darbo santykiai. Jo įgyvendinimo taisykles reglamentuoja 2018-03-26 įsakymas Nr.194. Konkrečiai nurodyta, kad naujosios darbo taisyklės bus išbandytos su tokiais. svarbius etapus, pavyzdžiui, darbo sutarčių sudarymas ir komandiruočių organizavimas, leidimų dirbti išdavimas, darbuotojo supažindinimas su atostogų grafiku ir kai kuria darbdavio asmenine informacija.

Pilotiniame projekte dalyvavo 11 žmonių didelės įmonės: UAB „Rusų geležinkeliai“, UAB „Gazprombank“, PJSC AvtoVAZ, PJSC Rosbank, PJSC Mechel, UAB „Severstal Management“, PJSC Rostelecom, LLC SIBUR, UAB „Alfa-Bank“, PJSC Tatneft, LLC „Agrotorg“ Tarp jų užduočių buvo:

• išbandyti personalo dokumentų elektroninio tvarkymo mechanizmą;
• įvertinti naujų personalo apskaitos tvarkymo taisyklių sąnaudas ir poveikį;
• nustatyti problemas ir rizikas, susijusias su personalo dokumentų srauto palaikymu el. paštu. forma;
• rengti pasiūlymus dėl darbdaviams privalomų dokumentų optimizavimo;
• teikti iniciatyvas keisti teisės aktus, kad būtų galima tvarkyti elektroninius personalo dokumentus (EDF).

Remiantis 2018 m. spalio 19 d. Darbo ministerijos informacija, buvo nustatyti tam tikri sunkumai, kuriuos vyriausybė turės išspręsti, kol pasirodys konkretūs ESD reglamentai. Štai problemas, kurias nurodė įmonė:

1. Didelės skaitmeninio parašo įsigijimo ir naudojimo išlaidos. Manoma, kad elektroninis dokumentų valdymas kasmet reikės įsigyti bent 1 skaitmeninį parašą. Dabar jo kaina vienam asmeniui svyruoja nuo 1000 iki 5000 rublių. Jei ši kaina nesumažės, ekonominis ECD įvedimo efektas bus nereikšmingas.
2. Trūksta vieningų reikalavimų universaliam skaitmeniniam parašui. Šiuo metu įstatyme yra patvirtintos kelios skaitmeninių parašų rūšys, kurios naudojamos įvairiose situacijose. Populiariausias yra sustiprintas kvalifikuotas parašas, nes jis gali būti naudojamas įvairesniuose teisiniuose santykiuose. Tačiau personalo dokumentų tvarkymui įstatymas dar nenustatė, kokio tipo skaitmeninis parašas turėtų būti naudojamas ir jo ypatybės.
3. Techninės problemos. Eksperimente dalyvavusios įmonės priėjo išvados, kad dokumentų tvarkymas išskirtinai internetu darbdaviui yra nuostolingas dėl didelės rizikos būti nubaustam dėl techninių nesklandumų. Taigi už duomenų praradimą, neteisėtą trečiųjų šalių naudojimą, klaidas programinė įranga Perduodant ar apdorojant informaciją, atsakyti turės darbdavys. Jei prarastų dokumentų prireiks teismui ar priežiūros institucijoms, nukentės ne tik įmonė, bet ir darbuotojas, kurio informacija buvo prarasta. Tai reiškia, kad tiek darbuotojas, tiek kontrolės ir priežiūros institucijos galės patraukti juos atsakomybėn.
4. Jei darbdavys praranda dokumentus, kyla rizika ir darbuotojams. Be dokumentų jie negalės apginti savo teisių.

Kadangi problemos yra nemažos, Darbo ministerija, Rusijos pramonininkų ir verslininkų sąjunga bei Nepriklausomų profesinių sąjungų federacija pasiūlė iš pradžių ieškoti jų sprendimo būdų, o vėliau visas iniciatyvas palaipsniui įgyvendinti. Be to, valdininkų nuomone, pirmiausia reikia sulaukti pokyčių IT srityje, kad atsirastų taisyklės dėl universalaus elektroninio skaitmeninio parašo, archyvinių duomenų saugojimo, duomenų perdavimo apsaugos, elektroninių dokumentų teisinės reikšmės, taip pat ir teisme. . Pagal Vyriausybės planus atitinkami įstatymų projektai turėtų būti parengti per šiuos terminus:

• iki 2020 m. gruodžio mėn. – iniciatyvas, susijusias su elektroninio parašo formavimu, įsigijimu ir naudojimu, vieningų reikalavimų jam nustatymu, vizualizavimu elektroniniame dokumente;
• iki 2020 m. liepos mėn. – projektai, kuriuose bus patikslintos elektroninio dokumento sąvokos, elektroninių dokumentų ir jų dublikatų (elektroninių atvaizdų) saugojimo ir tvarkymo tvarka.

Darbo ministerija įsitikinusi, kad tik po visų šių Teisinė sistema galima pradėti aktyviai rengti įstatymo projektą, kuris leistų darbdaviams atlikti personalo dokumentacija tik elektronine forma. Pareigūnų teigimu, dokumentas pasirodys ne anksčiau kaip 2021 m.

Kodėl reikalingas dar vienas eksperimentas?

Darbo ministerija nusprendė nelaukti, kol pasirodys kiti teisės aktų pakeitimai dėl elektroninio skaitmeninio parašo. Be to, pareigūnai įsitikinę, kad praktinė perėjimo prie elektroninių dokumentų patirtis įstatymo projekto rengėjams yra daug naudingesnė nei bet kokios kitos informacijos rinkimo galimybės. Todėl per artimiausius trejus metus planuojama atlikti dar vieną eksperimentą dėl perėjimo prie ECD. Atitinkamas įstatymo projektas jau parengtas ir netrukus turėtų būti pateiktas Valstybės Dūmai.

Antrojo tikslas bandomasis projektas— nustatyti ir, jei įmanoma, rasti problemų, susijusių su elektroninio parašo naudojimu, elektroninių dokumentų saugojimu archyvuose ir kitus darbo su elektroniniais skaitmeniniais parašais problemas, sprendimus. Be to, verslas, sutikęs dalyvauti eksperimente, turės dirbti tuo metu, kai keičiasi ir kiti reglamentai. Darbo ministerijos teigimu, šių federalinių įstatymų pakeitimai turi būti patvirtinti iki 2020 m.

• „Dėl privalomos dokumentų kopijos“;
• „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“;
• kitus norminius teisės aktus, kuriuose yra nuorodų į elektroninius dokumentus, dokumento ar paties dokumento elektroninio dublikato (elektroninio vaizdo) saugojimo ir naudojimo tvarką.

Kalbant apie projekto dalyvius, jie kol kas nežinomi, tačiau planuojama, kad pokyčiams savo darbe bus apie 10 organizacijų. Visos išlaidos, kurias turės padengti darbdaviai, yra jų atsakomybė. Kartu jie galės pasirinkti, kokius elektroninio parašo tipus naudoti ir kokius personalo dokumentus tvarkyti tik elektronine forma. Vienintelė taisyklė – būtinai naudokite patobulintą kvalifikuotą elektroninį parašą, jei:

• darbo sutartis;
• susitarimas dėl atsakomybės;
• studento sutartis.

Arba jei juose bus atlikti pakeitimai.

Taip pat išaiškinta, kad eksperimento metu įmonės turės sukurti ir užtikrinti savo informacinę sistemą, kuri leis saugoti elektroninius dokumentus ir suteikti prieigą prie jų įvairių kategorijų naudotojams. įvairių veiksmų(pakeitimų atlikimas, stebėjimas, išrašo (kopijos) gavimas ir pan.).

Pareigūnai nepamiršo ir darbuotojų teisių. Įmonės, kurios dalyvaus bandomajame projekte, kolektyvinėse sutartyse ar individualiose sutartyse su darbuotojais privalės numatyti, kad jos neprieštarauja dokumentų perkėlimui į internetinį formatą.

Pagal Darbo ministerijos planus eksperimentas turėtų vykti nuo 2019-01-01 iki 2022-12-31. Bet jei Valstybės Dūmos deputatai nespės patvirtinti įstatymo projekto, terminai gali keistis. Sekite mūsų naujienas.

Kas buvo nuspręsta naudojant elektroninę darbo knygą?

Iš pradžių valdininkai iniciatyvą pereiti prie elektroninės darbo knygos norėjo sujungti su idėja visiškai perkelti darbdavius ​​į EKD. Tačiau, kaip parodė pavyzdinis eksperimentas, elektroninis dokumentų valdymas personalo dokumentų tvarkyme turėtų būti plėtojamas atskirai. To reikalavo profesinių sąjungų sąjungos ir visos Rusijos darbdavių asociacijos.

Taigi Darbo ministerija nusprendė dabar reklamuoti įstatymo projektą dėl elektroninės darbo knygos, kad 2020 m. šalies įmonėse būtų įdiegtas internetinis dokumentas. Pareigūnų teigimu, iniciatyva yra parengta ir joje daroma prielaida, kad (citata iš 2018 m. spalio 19 d. Darbo ministerijos informacijos):

darbdaviai atsiųs į Pensijų fondas Rusija elektronine forma informacija apie darbuotojų darbo veiklą, tai yra apie įdarbinimą, perkėlimą kitam darbo vieta, atleidimas. Projektas yra didelio masto, nes paliečia visus darbdavius. Darbuotojai informacinėje sistemoje turės galimybę bet kada matyti darbdavio padarytus įrašus, taip pat elektroniniu būdu siųsti savo duomenis darbdaviui, pavyzdžiui, kreipdamiesi dėl darbo, taip pat ir dėl darbo nuotoliniu būdu kitoje vietoje.

Apie elektroninės darbo knygos privalumus ir trūkumus galite perskaityti mūsų medžiagoje

Kaip valdininkai apskritai vertina reformą?

Kaip anksčiau teigė darbo viceministras ir socialinė apsauga Rusijos Federacijos Lyubov Eltsova, Darbo ministerija yra pasirengusi išklausyti verslininkų ir profesinių sąjungų poziciją pereinamojo laikotarpio klausimu Rusijos įmonės ant ECD.

Liubovas Jelcova paaiškino (citata iš oficialios Darbo ministerijos svetainės – red. pastaba):

„Pagrindinė mūsų pasiūlymų esmė yra ta, kad kartu su popieriniu dokumentų srautu įmonės turi galimybę palaikyti elektroninį personalo dokumentų srautą. Visų pirma, siūloma suteikti darbdaviui teisę spręsti dėl visiško ar dalinio su personalo darbu susijusių dokumentų tvarkymo elektronine forma. Tokį sprendimą darbdavys priims tik atsižvelgdamas į nuomonę atstovaujamoji institucija darbininkų.

Visas išlaidas, susijusias su dokumentų tvarkymu elektronine forma, apmoka tik darbdavys. Darbuotojas neturėtų prisiimti jokių išlaidų, susijusių su daliniu ar visišku elektroninių personalo dokumentų tvarkymu. Be to, darbdavys įpareigotas darbuotojo prašymu pateikti jam elektronine forma popieriuje sukurtus dokumentus.

Kas pasiruošęs perėjimui?

Ministerija pabrėžia, kad bankinio sektoriaus ir IT technologijų įmonės pasisako už ECD įdiegimą, „kur vyrauja vertikaliai integruotos struktūros, o darbas susijęs su naudojimu. informacines technologijas“ Todėl jie tapo pirmaisiais pilotinio projekto dalyviais. Tuo pačiu metu daugelis įmonių jau įvertino elektroninio dokumentų valdymo privalumus, todėl valdžios institucijoms įteisinus jį personalo apskaitos tvarkyme, pamažu ims pereiti prie naujų darbo taisyklių.

Pasak įdarbinimo agentūros „Ares“ KlubTK ekspertės ir teisininkės Tatianos Magera, elektroninio personalo dokumentų valdymo įdiegimas yra būtinas ir logiškas procesas. Galbūt pirmajame etape perėjimas prie jo iš tiesų galėtų būti visiškai savanoriškas tiek darbdaviams, tiek darbuotojams. Be to, iš tiesų personalo dokumentų kūrimas ir fiksavimas skaitmenine forma vyksta jau keletą metų. Dokumento spausdinimas ir dauginimas popieriuje yra privalomas dėl reikalavimo, kad jis būtų patvirtintas asmeniniu darbuotojo ir darbdavio parašu. Elektroninio skaitmeninio parašo įteisinimas darbo santykių šalims galėtų išspręsti šią problemą.

Tatjana Magera taip pat primena, kad naudojimasis tokiais portalais kaip nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru kasdien tampa vis populiaresnis ir efektyvesnis. Taigi niekas netrukdo personalo apskaitoje įdiegti elektroninį dokumentų valdymą, įskaitant esamų platformų ir patobulinimų naudojimą.

Ką dabar galima išversti į internetinį formatą?

Rusijos teisės aktuose yra daug taisyklių, leidžiančių įmonėms perkelti kai kuriuos personalo dokumentus į skaitmeninį formatą. Įmonės vadovybės sprendimu vidiniai dokumentai gali būti rengiami tiesiogiai darbo kompiuteriuose. Jei reikia, jie gali būti atspausdinti ir pasirašyti. Jei jie siunčiami skaitmeniniu būdu darbuotojams ar valstybinėms įstaigoms, jų autentiškumas turi būti patvirtintas elektroniniu skaitmeniniu parašu.

Elektros įrangos žurnalas ir kt.).

Asmeninės darbuotojų kortelės, užsakymai personalas, darbo knygos ir jų žurnalas, darbo sutartys ir papildomi susitarimai su jais, taip pat dauguma personalo žurnalų vis tiek turi būti tvarkomi popieriuje.

Organizacijos dokumentų srauto niuansai: ar teisiškai leistina įmonės personalo dokumentuose naudoti skaitmeninį parašą – skaitykite straipsnyje.

Klausimas: Ar galios dokumentai (personalo ir profesinės sveikatos), pasirašyti skaitmeninio parašo vadovo ir atspausdinti popieriuje?

Atsakymas: Informacija elektronine forma, patvirtinta elektroniniu parašu, pripažįstama elektroniniu dokumentu, lygiaverčiu ranka pasirašytam popieriniam dokumentui. Išimtis yra atvejai, kai pagal juos priimti federaliniai įstatymai ar teisės aktai nustato reikalavimą dokumentą surašyti tik popieriuje. Tai reiškia, kad teisės aktai leidžia darbdaviui naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą ribotam dokumentų skaičiui (Rusijos Federacijos darbo kodekso 312.1 straipsnio ketvirtoji dalis). Tuo pačiu Darbo kodeksas leidžia keistis elektroniniais dokumentais tik nuotoliniu būdu dirbantiems darbuotojams. Darbdavys privalo parengti dokumentus popieriuje, kur privalomas Pateikiami asmeniniai darbuotojų ir įgaliotų asmenų parašai. Tai darbo istorija, darbo sutartis, asmens kortelė, personalo įsakymai, pažymos, nedarbingumo pažymėjimai, žurnalai ir kiti (tokių dokumentų sąrašą žr. žemiau esančioje lentelėje). Taigi visi personalo dokumentai, kuriems darbo teisės aktai reikalauja darbuotojo sutikimo, turi būti saugomi popieriuje, su įgaliotų asmenų ir darbuotojo parašais. Tokiuose dokumentuose turi būti „gyvai“ darbuotojo ir įgalioto asmens parašai. Kituose personalo dokumentuose (pavyzdžiui, darbo laiko apskaitos žiniaraštyje) gali būti įrašytas įgalioto asmens (vadovo) skaitmeninis parašas.

Aleksandras Sorokinas atsako,

rekomendacijos“.

Loginis pagrindas

Situacija: Ar galima darbo laiko apskaitos žiniaraštį laikyti elektroniniu būdu, nepateikus jo popieriuje?

Tai įmanoma, bet tik tuo atveju, jei jis yra sertifikuotas elektroniniu skaitmeniniu parašu.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis (forma Nr. T-13 arba savarankiškai parengta forma) yra pirminis apskaitos dokumentas (Rusijos Federacijos Vyriausybės 1997 m. liepos 8 d. dekreto Nr. 835 2 punktas). Pirminiai ir suvestiniai apskaitos dokumentai gali būti surašomi popieriuje ir kompiuterinėse laikmenose. Perėjimas prie dirbtų valandų apskaitos tvarkymo mašina turi būti užfiksuotas akte apskaitos politika organizacija ().

Informacija elektronine forma, patvirtinta elektroniniu parašu, pripažįstama elektroniniu dokumentu, lygiaverčiu ranka pasirašytam popieriniam dokumentui. Išimtis yra atvejai, kai pagal juos priimti federaliniai įstatymai ar teisės aktai nustato reikalavimą dokumentą surašyti tik popieriuje. Tai nurodyta 2011 m. balandžio 6 d. įstatyme Nr. 63-FZ. Tokiu atveju organizacija, gavusi prašymą, privalo savo lėšomis pateikti popierines tokių dokumentų kopijas. vyriausybines agentūras(2011 m. gruodžio 6 d. įstatymo Nr. 402-FZ 9 straipsnio 6 dalis).

Taigi darbo laiko apskaitos žiniaraštis gali būti tvarkomas elektroniniu būdu, jeigu jame yra tinkamai įformintas už darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymą atsakingo asmens, vadybininko elektroninis parašas. struktūrinis vienetas ir žmogiškųjų išteklių pareigūnas. Esant poreikiui, remdamasis šiuo elektroniniu dokumentu, darbdavys gali parengti darbo laiko apskaitos žiniaraštį popieriuje.

Panašus požiūris pateiktas ir Rusijos finansų ministerijos 2012 m. sausio 11 d. rašte Nr. 03-02-07/1-1.

Darbo su elektroniniais dokumentais ypatumai

Su kokiais darbuotojais galima sudaryti darbo sutartį internetu?

Su nuotoliniais darbuotojais.

Ar galima išankstinę kelionės ataskaitą teikti elektroniniu būdu?

Taip, tai priimtina.

Kiek laiko personalo dokumentai turi būti saugomi elektroniniu būdu?

Tas pats kaip ir popieriniai.

Darbo kodekso pataisos dėl nuotolinio darbo leido darbo santykius įforminti internetu. Norėdamos neatsilikti nuo laiko, organizacijos stengiasi įvaldyti elektroninių dokumentų valdymą. Sunkumas yra tas, kad daugelis personalo pareigūnų nepasitiki virtualiais dokumentais. Kiek pagrįstas toks atsargumas? Kokie reikalavimai keliami personalo dokumentams elektronine forma? Kuris iš jų turi būti pakartotas popieriuje?

Organizacija turi teisę rengti pirminius apskaitos dokumentus tiek popierine, tiek elektronine forma (2011 m. gruodžio 6 d. Federalinio įstatymo Nr. 402-FZ (toliau – Įstatymas Nr. 402-FZ) 9 straipsnio 5 dalis). galima naudoti juos valdymo tikslais tik su sąlyga, kad jie turi juridinę galią (GOST R 51141-98 2.1.25 punktas).

Norėdami tai pasiekti, darbdaviai, surašydami atitinkamus dokumentus, privalo:
- remtis galiojančių teisės aktų normomis;
- kurti dokumentus pagal savo kompetenciją;
- laikytis nustatytų dokumentų rengimo taisyklių.

Visų pirma, elektroninis dokumentas turi būti sudarytas pagal bendrąsias biuro darbo taisykles (GOST R 6.30-2003). Antra, panašaus dokumento popieriuje privalomi duomenys būtų nustatyti (Įstatymo Nr. 402-FZ 2 dalis, 9 straipsnis). Tai, pavyzdžiui, dokumento pavadinimas ir jo parengimo data, organizacijos pavadinimas, dokumento tipas, įvykio dydis ir matavimo vienetai ir kt.

Dokumentai, kurie rengiami tik popieriuje

Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas elektroninis dokumentas pripažįstamas lygiaverčiu popieriniam dokumentui, pasirašytam ranka rašytiniu parašu (Įstatymo Nr. 63-FZ 1 dalis, 6 str.). Išimtis yra atvejai, kai pagal juos priimti federaliniai įstatymai ar teisės aktai reikalauja, kad dokumentas būtų rengiamas tik popieriuje (lentelė žemiau).

Patarimas

Jūs turite teisę dubliuoti įrašus asmeninėje kortelėje, kuri laikoma popierine, su įrašais asmeninėje kortelėje, kuri saugoma elektronine forma.

Praktikoje, net jei organizacijoje įdiegta elektroninė dokumentų valdymo sistema, dalis dokumentų, kuriems pagal įstatymą reikalaujama gauti asmeninius darbuotojų parašus, yra surašomi popieriuje. Pavyzdžiui, Darbo knygelių ir įdėklų judėjimo apskaitos knyga. Juk jame yra stulpeliai „Atsakingo asmens, priėmusio ar užpildžiusio darbo knygelę, kvitas“ ir „Darbuotojo darbo knygos gavimo kvitas“. Bet darbo sutarčių registravimo žurnalas vedamas elektroniniu būdu.

Klaidos taisymas

Klaida Dalis darbdavių mano, kad gali priimti darbuotojų prašymus ir išmokoms vaikui skirti reikalingus dokumentus (informaciją) elektronine forma, jeigu jie yra patvirtinti kvalifikuotu elektroniniu parašu (Valstybės išmokų skyrimo ir mokėjimo tvarkos aprašo 5.1 p. , patvirtintas Rusijos sveikatos ir socialinės plėtros ministerijos 2009 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1012n (toliau – Tvarka)).

Kaip tai padaryti teisingai Tvarkos 5 punkte nustatyta, kad darbuotojas paštu siunčia pašalpas skiriančiai organizacijai įstatymų nustatyta tvarka, pavyzdžiui, notaro, patvirtintas dokumentų kopijas (Rusijos Federacijos notarų teisės aktų pagrindų 77 straipsnis). , patvirtintas Rusijos Federacijos Aukščiausiosios Tarybos 1993 m. vasario 11 d. nutarimu Nr. 4462-1, SSRS Aukščiausiosios Tarybos Prezidiumo 1983 m. rugpjūčio 4 d. dekretu Nr. 9779-X).

Kas atsitiks, jei... Jei įmonė moka išmokas pagal nuskaitytas ir nepatvirtintas dokumentų kopijas, Rusijos FSS nepriims jos įskaityti.

Kaip gauti patobulintą kvalifikuotą parašą Skiltyje „Darbo ginčai“.

Jūs rasite nuosprendį kad darbo santykius galima patvirtinti turiniu pašto korespondencija kuris buvo atliktas įdarbinant (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

Patobulintas kvalifikuotas parašas leidžia identifikuoti dokumentą pasirašiusį darbuotoją, taip pat nustatyti, ar dokumentas buvo pakeistas po jo pasirašymo (Įstatymo Nr. 63-FZ 5 straipsnio 4 dalis). Tokio elektroninio parašo patvirtinimo raktas nurodomas specialiame kvalifikuotame akredituoto sertifikavimo centro sertifikate. Norėdami gauti sustiprintą kvalifikuotą parašą, organizacijos ir darbuotojai turi susisiekti su akredituotu sertifikavimo centru (Įstatymo Nr. 63-FZ 15 straipsnis) ir pateikti rinkinį. reikalingus dokumentus(Įstatymo Nr. 63-FZ 18 straipsnio 2 dalis). Akredituotų sertifikavimo centrų sąrašas paskelbtas Rusijos telekomunikacijų ir masinių komunikacijų ministerijos svetainėje minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (Rusijos federalinės finansų rinkų tarnybos informacinis laiškas, 2013 m. birželio 6 d. Nr. 13-DP-10/21117).

Kiek ir kaip saugoti virtualius personalo dokumentus

Visi pirminiai dokumentai, išduotas organizacijos, gali būti saugomas elektroniniu būdu. Svarbiausia, kad jie būtų sertifikuoti kvalifikuotu elektroniniu parašu. Organizacijos elektroninio archyvo sudarymo tvarką nustato Archyvų veiklos taisyklės. Tuo pačiu metu ne specialūs būdai Elektroninių dokumentų saugojimo įstatymas nenumato. Įmonės gali juos saugoti kompiuteryje, „flash drive“, diske arba popieriuje spausdinta forma su užrašu apie elektroninį parašą: „Dokumentas pasirašomas elektroniniu skaitmeniniu parašu. Įspaudo Nr.

Patarimas

Organizacija turi teisę nekurti savo archyvo, o perduoti dokumentus nuolatiniam saugojimui į valstybės archyvą (2004 m. spalio 22 d. įstatymo Nr. 125-FZ 18 straipsnio 4 punktas)

Svarbu užtikrinti tokį saugojimo režimą, kuris neįtrauktų:
- informacijos praradimas, sunaikinimas ar iškraipymas. Pavyzdžiui, dokumentų perrašymas į naujas laikmenas, senosioms pasenus ir pan. (Archyvų eksploatavimo taisyklių 4.4.2.4 p.);
- neteisėta prieiga prie asmens duomenų. Pavyzdžiui, paskirti darbuotojus, atsakingus už asmens duomenų saugumo užtikrinimą informacinėje sistemoje ir pan. (Rusijos Federacijos Vyriausybės 2012 m. lapkričio 1 d. dekretu Nr. 1119 patvirtintų Reikalavimų 13-16 punktai).

Popierinių ir elektroninių standartinių archyvinių dokumentų saugojimo terminai yra vienodi. Jie buvo įsteigti Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558.

Prisiminkite pagrindinį dalyką

Darbdavys privalo surašyti popierinius dokumentus, kuriems reikalingi darbuotojų ir įgaliotų asmenų asmeniniai parašai. Tai darbo knygelė, darbo sutartis, asmens kortelė, personalo įsakymai, išrašai, nedarbingumo pažymėjimai, apskaitos žurnalai ir kt.

Yra tam tikras prieštaravimas tarp Elektroninio parašo įstatymo ir Darbo kodekso. Formaliai dokumentas su elektroniniu kvalifikuotu parašu prilygsta dokumentui, pasirašytam savo ranka. Tačiau Darbo kodeksas leidžia keistis elektroniniais dokumentais tik nuotoliniu būdu dirbantiems darbuotojams.

Šiandien darbo teisės aktai nenumato darbdaviui sąlygų, kuriomis visi personalo dokumentai galėtų būti saugomi tik elektronine forma. Išimtis – dokumentai, susiję su nuotoliniu būdu dirbančių darbuotojų darbo santykiais.

2002 m. vasario 6 d. Rosarkhiv valdybos sprendimu (toliau – Archyvų eksploatavimo taisyklės)

Sužinokite apie elektroninių dokumentų saugojimo taisykles ir būdus

Aleksandras Sorokinas atsako,

Rusijos federalinės mokesčių tarnybos Operatyvinės kontrolės skyriaus viršininko pavaduotojas

„Mokėjimo grynaisiais pinigais sistemos turėtų būti naudojamos tik tais atvejais, kai pardavėjas pirkėjui, įskaitant savo darbuotojus, pateikia mokėjimo už prekes, darbus ir paslaugas atidėjimo ar išsimokėtinai planą. Būtent šie atvejai, pasak Federalinės mokesčių tarnybos, yra susiję su paskolos suteikimu ir grąžinimu apmokėti už prekes, darbus ir paslaugas. Jei organizacija išduoda grynųjų pinigų paskolą, gauna tokios paskolos grąžinimą arba pati gauna ir grąžina paskolą, nesinaudokite kasos aparatu. Kada tiksliai reikia permušti čekį, pažiūrėkite

Iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad elektroninio parašo naudojimas registruojantis ir toliau reguliuojant darbo santykius turėtų gerokai sumažinti personalo darbuotojų darbo sąnaudas. Tačiau ar tikrai taip ir į kokias ypatybes turėtų atsižvelgti specialistai, aiškina darbo teisės ekspertas Aleksandras Južalinas.

IN modernus pasaulis Yra daug techninių galimybių, kurios leidžia supaprastinti darbą įvairiose įmonės veiklos srityse. Vienas iš jų – galimybė palaikyti įmonės dokumentų srautą (ypač personalo dokumentų srautą) naudoti elektroninį parašą.

Elektroninio parašo naudojimo taisykles nustato 2011 m. balandžio 6 d. Federalinis įstatymas Nr. 63-FZ „Dėl elektroninių parašų“ (toliau – Įstatymas Nr. 63-FZ). Taigi pagal šio įstatymo 5 straipsnį elektroninis parašas skirstomas į:

• paprastas elektroninis parašas;
• sustiprintas nekvalifikuotas elektroninis parašas;
• patobulintas kvalifikuotas elektroninis parašas.

Paprastas elektroninis parašas – tai elektroninis parašas, kuris naudojant kodus, slaptažodžius ar kitomis priemonėmis patvirtina tam tikro asmens elektroninio parašo suformavimo faktą..

Specialių reikalavimų tokiam parašui nėra, o lyginant su kitomis elektroninio parašo rūšimis, jis išties pripažįstamas kaip paprasčiausias.

Dėl patobulintų parašų (kvalifikuotų ir nekvalifikuotų) daugiau griežtos taisyklės. Pagal įstatymą toks parašas:

1) turi būti gautas kriptografiškai transformuojant informaciją naudojant elektroninio parašo raktą;

2) leidžia identifikuoti elektroninį dokumentą pasirašiusį asmenį;

3) leidžia nustatyti elektroninio dokumento pakeitimų faktą po jo pasirašymo;

4) turi būti sukurti naudojant elektroninio parašo priemones.

Yra vienas, bet iš esmės svarbus skirtumas tarp kvalifikuotų ir nekvalifikuotų parašų:

kvalifikuotame sertifikate nurodytas elektroninio parašo tikrinimo raktas.

Tai yra, tokio parašo autentiškumas pripažįstamas, jei patvirtinama jo autorystė oficialus dokumentas(elektroninis ar popierinis), išduotas akredituoto sertifikavimo centro arba federalinis organas vykdomoji valdžia.

Atitinkamai, jo gavimo procedūros sudėtingumas ir tokios procedūros kaina priklauso nuo to, kokį parašą darbdavys ketina naudoti.

Išsamiau pakalbėkime apie galimybę iš esmės naudoti tokį parašą kaip alternatyvą ranka rašytam parašui.

2011 m. gruodžio 6 d. federalinio įstatymo N 402-FZ „Dėl apskaitos“ 9 straipsnio 5 dalyje nustatyta, kad pirminis apskaitos dokumentas surašomas popieriuje ir (ar) elektroninio dokumento, patvirtinto elektroniniu parašu, forma. Todėl pirminiai apskaitos dokumentai gali patvirtintas elektroniniu parašu.

Be to, elektroninį parašą galite tvirtinti visais įstatymų nedraudžiamais atvejais.

Svarbu atsižvelgti į tai, kad elektroninis dokumentas, patvirtintas paprastu ar nekvalifikuotu elektroniniu parašu, pripažįstamas lygiaverčiu popieriniam dokumentui, patvirtintam ranka rašytu parašu, kai tokią galimybę numato federaliniai įstatymai arba elektroninės sąveikos dalyvių susitarimas. (pavyzdžiui, tarp darbuotojo ir darbdavio).

Atitinkamai, daugeliu atvejų darbdaviui reikia sudaryti atitinkamą susitarimą su darbuotojais, kur viskas būtinas sąlygas naudojant paprastą arba nekvalifikuotą elektroninį parašą.

Pavyzdžiui, į privalomos sąlygos gali būti priskirta (Įstatymo Nr. 63-FZ 9 straipsnis):

1) asmens, pasirašančio elektroninį dokumentą paprastu elektroniniu parašu, nustatymo taisyklės;

2) paprasto elektroninio parašo raktą sukuriančio ir (ar) naudojančio asmens pareiga išlaikyti jo konfidencialumą.

Be to, galima susitarti ir dėl kitų sąlygų: dokumentų sąrašo pasirašant tokį parašą; papildomi reikalavimai elektroniniam dokumentui ir kt.

Taigi darome išvadą: kai nereikia dėti „gyvo“ parašo, darbo santykių šalys abipusius įsipareigojimus gali patvirtinti elektroniniu parašu.

Tačiau lieka klausimas: ant kokių personalo dokumentų tvirtinti tokį parašą griežtai draudžiama?

Kada mes kalbame apie Kalbant apie darbo santykius, reikia atsižvelgti į tai, kad daugelyje darbo teisę reglamentuojančių norminių aktų reikalaujama naudoti tik popierines laikmenas.

Taigi Rusijos Federacijos darbo kodeksas numato griežtus reikalavimus rengiant daugybę personalo dokumentų.

Darbo sutartis

• Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 61 straipsniu, darbo sutartis įsigalioja nuo jos sudarymo dienos. pasirašymas darbuotojas ir darbdavys.
• Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 67 straipsnio pirmąja dalimi, darbo sutartis sudaroma parašyta forma, sudaryta dviem egzemplioriais, kurių kiekvienas ženklai vakarėliams.

Papildomi susitarimai prie darbo sutarties

• Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnio trečiąja dalimi ir 72 straipsniu, prie darbo sutarties turi būti sudaryti papildomi susitarimai. parašyta forma.

Perkelti į kitą darbą

• leidžiama tik su parašyta darbuotojo sutikimas (72.1 straipsnis Darbo kodeksas RF)

Darbdavio įsakymas (instrukcija) dėl priėmimo į darbą

• pranešė darbuotojuiuž parašą per tris dienas nuo faktinės darbo pradžios.
• darbuotojo prašymu darbdavys privalo jam duotitinkamai sertifikuotas minėto įsakymo (instrukcijos) kopiją.

Be to, pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnį darbdavys, prieš sudarydamas darbo sutartį, privalo supažindinti darbuotojąuž parašą su Vidaus darbo nuostatais, kitais vietiniais teisės aktais, tiesiogiai susijusiais su darbuotojo darbo veikla, ir kolektyvine sutartimi.

Taigi, jeigu įstatyme nurodyta, kad tam tikri dokumentai surašomi mparašyta forma ir Prenumeruoti darbuotojų, tuomet reikalingas „gyvas parašas“.

Vieningos dokumentų formos

Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimu N 1 patvirtintos vieningos pirminės formos. buhalterinė dokumentacija dėl darbo apskaitos ir apmokėjimo. Daugumoje jame išvardytų dokumentų pateikiamas skyrius« asmeninis darbuotojo parašas “ Tai yra, jei darbdavys personalo dokumentus surašo pagal aukščiau nurodytu nutarimu patvirtintus pavyzdžius, darbuotojas privalo juos pasirašyti savo ranka.

Tačiau verta paminėti, kad dauguma duomenų vieningos formosŠiandien jis nėra privalomas naudoti. Tai reiškia, kad darbdavys turi teisę savarankiškai parengti pirminės apskaitos dokumentų formas, patvirtindamas jas pagrindinės veiklos organizacijos įsakymu.

Svarbu atsižvelgti į tai, kad naujos formos turi atitikti 2011 m. gruodžio 6 d. federalinio įstatymo N 402-FZ „Dėl apskaitos“ 9 straipsnyje nustatytus reikalavimus. Atitinkamai, jei parengtose vietinių dokumentų formose nenumatytas privalomas darbuotojo parašas ranka, taip pat jei elektroninio parašo naudojimas neprieštarauja Rusijos Federacijos teisės aktų reikalavimams, darbuotojai gali su jomis susipažinti naudodami elektroninis parašas.

Nuotolinis darbas

Paprastai nuotoliniai darbuotojai ir darbdaviai keičiasi elektroniniais dokumentais internetu. Ir tada tikrai iškyla skubus elektroninio parašo poreikis.

Darbo kodeksas leidžia darbuotojams susipažinti su personalo dokumentais su elektroniniu parašu tik dirbant nuotoliniu būdu. Susipažinti su Vidaus darbo nuostatais ir kitais vietiniais teisės aktais galima pasikeičiant elektroniniais dokumentais su asmenimis, sudarančius darbo sutartį nuotoliniam darbui. (Rusijos Federacijos darbo kodekso 312.2 straipsnio 5 dalis).

Bet dėmesio! Nors įstatymai leidžia darbo sutartį su nuotoliniu darbuotoju sudaryti elektronine forma, darbdavys vis tiek turi įforminti teisinius santykius popieriuje! Per 3 dienas nuo faktinio darbo santykių įregistravimo dienos būtina nuotoliniam darbuotojui paštu (registruotu paštu su pranešimu) išsiųsti tinkamai surašytą popierinę darbo sutarties versiją ir įsitikinti, kad darbuotojas grįžo į darbo sutartį. įmonės antrąjį egzempliorių, patvirtintą jo paties parašu.

Ir dar vienas svarbus niuansas. Darbo teisės aktuose nėra tiesioginio draudimo naudoti elektroninį parašą pasirašant ir (ar) peržiūrint personalo dokumentus. Tačiau kai kuriais atvejais ši parinktis neįmanoma dėl techninių priežasčių.

Potencialūs darbuotojai turėtų susipažinti su vietos taisyklėmis prieš pasirašant darbo sutartį, tai yra prieš juos oficialiai įdarbinant įmonėje. Pasirodo, kad norint supažindinti kandidatą į pareigas vidaus dokumentai, darbdaviui jau reikia prie jo pasidaryti elektroninį parašą.

Archyvų saugykla

Be to, viskas labai sunku laikantis archyvų teisės aktų. Vietiniai reglamentai, įsakymai dėl personalo ir pagrindinės veiklos turi tam tikrus saugojimo terminus. Atitinkamai šie dokumentai turi būti sudaryti popieriuje ir su originaliais parašais.

Atsižvelgdami į Rusijos Federacijos teisės aktų reikalavimus, atsižvelgdami į galimą riziką naudojant elektroninį parašą, ypač supažindindami darbuotojus su vietiniais teisės aktais, padarysime galutines išvadas.

1. Jeigu įstatymai numato pareigą surašyti dokumentą į rašyme, arba supažindinti darbuotoją su dokumentu prieš parašą, būtina naudoti paties darbuotojo parašą.
2. Logiška, kad kitais tiesiogiai įstatymų numatytais atvejais ir atvejais (pavyzdžiui, dirbant nuotoliniu būdu) dokumentai gali būti tvirtinami elektroniniu parašu.

Žinoma, elektroninis dokumentų valdymas gali žymiai sumažinti darbo ir laiko sąnaudas, reikalingas popieriniams dokumentams parengti. Tačiau, deja, dar negalime visiškai atsisakyti biuro sistemos. Juk skubotas visų lokalinių norminių aktų pakeitimas elektroniniais, o ne laukiamos naudos, gali sukelti rimtų rūpesčių ir tapti pagrindu administracinei atsakomybei.

Yuzhalin Alexander, Valentinos Mitrofanovos įmonių grupės konsultantas, vadovaujantis specialistas darbo teisės aktų ir personalo dokumentų tvarkymo srityje